Financial Delegated Authorities Policy 

Finance Policy Group 

1  Purpose 
To  provide  a  framework  of  financial  delegated  authority  within  which  Victoria  University  of 
Wellington  and  its  subsidiaries  (the  “University”)  can  effectively  manage  and  safeguard  its 
financial resources. Given the University is a Crown entity, this must be achieved with respect 
to the principles of public accountability, and compliance with legislation including, the Victoria 
University of Wellington Act 1961, Public Finance Act 1989, and the Education Act 1989. 
The  establishment  of  a  robust  financial  delegated  authority framework  is  necessary  to  ensure 
consistency  of  practices  amongst  Schools,  Central  Service  Units,  and  subsidiaries,  and  to 
prevent situations where mishandling of funds can arise. 
This  policy  is  the  authority  and  discretion  to  commit  University  funds,  and  the  subsequent 
payment for goods and services purchased in the course of University operations. This policy is 
an integral part of the University’s wider model of financial governance. 

2  Organisational Scope 
This  is  a  University­wide  policy  and  shall  apply to  all staff­members of  the University  and  its 
entities. 

3  Definitions 
For purposes of this policy, unless otherwise stated, the following definitions shall apply: 

Approved Budget:  The current or any supplementary or additional budget approved 
by Council. The budgets show revenue and expenditure targets by 
major cost­centre, i.e. Schools, Institutes/Centres and CSUs. 
Capital Expenditure:  Also known as “CAPEX”. A purchase of an item of property, plant 
or equipment, or the subsequent development or improvement of 
an existing asset at a cost exceeding the minimum capitalisation 
level. 
CEO:  Chief Executive Officer 
Crown Entity:  The University is defined as a Crown entity by the Public Finance 
Act 1989, by virtue of being an institution “established under Part 
XIV of the Education Act 1989”. 
CSU:  Central Service Unit 
Delegated Authority:  The granting of power to a staff­member to act on behalf of one or 
more others, for an agreed purpose.

© Victoria University of Wellington  Page 1  Effective From: 7 May 2008 

Financial Delegated Authorities Policy  Finance Policy Group 

Donations:  A gift of University funds or resources to an external party, 
without any obligation for that external party to provide goods or 
services in return. Includes sponsorship, ex­gratia payments, and 
the Māori custom of “koha”. 
Koha:  A gift of University funds or resources to an external party, 
without any obligation for that external party to provide goods or 
services in return, made in the context of Maori custom. 
Grants:  Internal grants and funds received from external parties for 
research purposes. Internal grants are only valid after approval of 
the appropriate Research Committee has been granted. 
Operating Expenditure:  Also known as “OPEX”. Expenditure incurred in the course of 
day­to­day University operations. 
Purchase:  A transaction involving release of University funds in exchange for 
goods or services. 
Staff:  Any person with an employment agreement with the University 
(or group entity) on a permanent basis (including full and part­ 
time), and any person with a fixed term contract with a term of 
greater than six months. 
All monetary amounts referred to in this statute are in New Zealand dollars and are exclusive of Goods 
and Services Tax. 

4  Policy Content and Guidelines: 

4.1  Staff 
Only  Council  and  staff  may  have  financial  delegated  authority.  Refer  to  4.10.1(1)(b)  for 
additional information. 

4.2  Compliance 
4.2.1  Monitoring of Compliance 

(a)  It is the responsibility of the Vice Chancellor and the Chief Financial Officer to ensure 
that  there  are  adequate  financial  controls  to  safeguard  the  financial  resources  of  the 
University. 
(b)  Full compliance with this policy is required by all staff. Compliance will be monitored 
and all deviations will be reported by the Chief Financial Officer to the Vice­Chancellor 
in the first instance, as soon as practicable. 
(c)  Periodic  reporting  of  compliance  will  be  delivered  by  the  Chief  Financial  Officer  to 
Audit Committee. 
4.2.2  Consequences of Non­Compliance 
(a)  Failure by a staff­member to fully comply with this policy may amount to misconduct or 
serious  misconduct  by  the  staff­member,  which  may  result  in  the  University  taking 
disciplinary action. 
(b)  Where a staff­member breaches the policy, the University may: 
(i)  seek reimbursement of costs directly from the staff­member; 
(ii)  refuse to use University funds to meet the purchase commitment.

© Victoria University of Wellington  Page 2  Effective From: 7 May 2008 

Financial Delegated Authorities Policy  Finance Policy Group 

4.3  Financial Delegated Authority 
The Education Act 1989 charges Council with the responsibility for the ultimate approval of all 
expenditure  of  University  funds.  Section  200(3)  Bank  Accounts  prescribes  that:  “The  Council 
shall properly authorise every withdrawal and payment of money from any of the institution’s 
bank  accounts.”  Section  222  Delegation  by  Council  empowers  the  Council  to  delegate  this 
responsibility. 

4.4  Delegated Authorities Specifically Excluded 
Delegated authorities specifically excluded from the scope of this policy are: 
(a)  Power  to:  open  bank  accounts,  use  financial  instruments  or  enter  into  a  financial 
arrangement,  establish  a  debt  arrangement,  set  funding  requirements,  hedge  foreign 
currency receipts or expenses, or approve counterparties. Refer to the Treasury Statute. 
(b)  Power  to:  establish  preferred  supplier  agreements,  or  enter  into  significant  purchase 
contracts. 
(c)  Power to: make employment related decisions. Refer to the Human Resources Toolkit. 
(d)  Power to: establish or modify student fees. Refer to the Fees Statute. 

4.5  Levels of Financial Delegated Authority 
4.5.1  Staff Levels 

(a)  The  financial  delegated  authority  framework  has  been  established,  with  financial 
authority being delegated to levels of staff: 
(i)  Level 1  Vice­Chancellor 
(ii)  Level 2  Individual SMT members 
(iii)  Level 3  Heads of Schools; Heads of CSUs; CEOs of Subsidiaries 
(iv)  Level 4  CSU Managers; Institute/Centre Directors 
(v)  Level 5  Supervisory Staff; Administrators 
(vi)  Level 6  All staff with nil financial delegated authority 
(b)  The levels of staff used in the financial delegated authority framework are based on the 
Human Resources Delegation Framework. 
(c)  For  the  OPEX  financial  delegated  authority  framework,  sub­levels  have  been  set  for 
staff levels 4 and 5. These sub­levels allow appropriate financial delegated authority to 
be assigned to staff with a staff level 4 or 5 classification. 
4.5.2  Approval of Financial Authority 
(a)  The financial delegated authority for the Vice­Chancellor (staff level 1) is approved by 
the Council, and is outlined in the Financial Delegated Authorities Statute. 
(b)  The  financial  delegated  authority  for  staff  levels  2,  3,  4,  5,  and  6  of  the  OPEX  and 
CAPEX frameworks are approved by the Vice­Chancellor.

© Victoria University of Wellington  Page 3  Effective From: 7 May 2008 

Financial Delegated Authorities Policy  Finance Policy Group 

4.6  Financial Delegated Authority for Operating Expenditure 
4.6.1  OPEX Financial Delegated Authority Framework 

Staff Level  Financial Delegated Authority 
2  $500k 
3  $100k 
4(a)  $75k 
4(b)  $50k 
4(c)  $35k 
4(d)  $20k 
5(a)  $10k 
5(b)  $2k 
5(c)  $500 
6  No authority 

4.6.2  Commitment and Approval 

(a)  The delegated authority framework for OPEX establishes the authority and discretion to 
commit and approve payment of University funds. 
(b)  The financial delegated authority for each staff level represents the maximum value of 
an  individual  OPEX  purchase  that  may  be  committed  to,  and/or  approved  by  a  staff­ 
member belonging to that staff level. 
4.6.3  Approved Budget 
(a)  The Approved Budget for a budget­centre is the primary authority over OPEX. A staff­ 
member  must  only  commit  University funds  where  there  is  sufficient  budget  to  cover 
the purchase, regardless of their financial delegated authority. 
(b)  Where there is insufficient Approved Budget to cover an OPEX purchase, approval for 
the  resulting  variance  to  the  Approved  Budget  must  be  obtained  from  the  Vice­ 
Chancellor prior to any commitment of University funds. 

4.7  Financial Delegated Authority for Capital Expenditure 
4.7.1  CAPEX Financial Delegated Authority Framework 

Staff Level  Financial Delegated Authority 

2  $500k 
3  $100k 
4  No authority 
5  No authority 
6  No authority 

4.7.2  Commitment and Approval 

(a)  The delegated authority framework for CAPEX establishes the authority and discretion 
to commit and approve payment of University funds.

© Victoria University of Wellington  Page 4  Effective From: 7 May 2008 

Financial Delegated Authorities Policy  Finance Policy Group 

(b)  The financial delegated authority for each staff level represents the maximum value of 
an individual CAPEX purchase that may be committed to, and/or approved by a staff­ 
member belonging to that staff level. 
4.7.3  Approved Budget 
(a)  The Approved Budget for a budget­centre is the primary authority over CAPEX. A staff­ 
member  must  only  commit  University funds  where  there  is  sufficient  budget  to  cover 
the purchase, regardless of their financial delegated authority. 
(b)  Where there is insufficient Approved Budget to cover a CAPEX purchase, approval for 
the  resulting  variance  to  the  Approved  Budget  must  be  obtained  from  the  Vice 
Chancellor prior to any commitment of University funds. 

4.8  Purchase Cards 
(a)  The financial delegated authority frameworks at 4.6 and 4.7 apply to all purchases made 
with a University Purchase Card. 
(b)  A  Purchase  Card  can  only  be  issued  to  a  staff­member  with  the  approval  of  a  staff­ 
member from staff levels 1, 2, or 3. 
(c)  As an exception, individual SMT members’ Purchase Card expenses are to be approved 
by  the  Vice  Chancellor.  A  monthly  Purchase  Card  report  detailing  SMT  members’ 
expenses is to be prepared by Finance and given to the Vice Chancellor. 

4.9  Purchase Splitting 
(a)  Purchase transaction amounts may not be split into smaller amounts, nor across time 
periods, in an attempt to suit the financial delegated authority of a staff­member. 
(b)  Any attempt to split a purchase transaction amount will be considered a breach of the 
policy and 4.2 will apply. 

4.10  Sub­Delegation of Financial Delegated Authority 
4.10.1  Sub­Delegation 
(a)  Individuals with financial delegated authority have the right to sub­delegate, all or part­ 
of that authority to another staff member. 
(b)  Financial  delegated  authority  cannot be  sub­delegated  to non­University  staff without 
the prior approval of the Vice­Chancellor. 
(c)  Sub­delegation can be made on a short­term or long­term basis. 
(d)  Where financial delegated authority is vested in a group, this cannot be sub­delegated to 
either  another  group  or  an  individual  staff  member,  without  the  consensus  of  that 
group. The rules of consensus operating for that group will apply. 
(e)  Sub­delegation  of  financial  delegated  authority  is  a  transfer  of  authority  but  not  of 
responsibility, hence the  onus  is on the  staff  member to  ensure  that  sub­delegation  is 
made with due care. 
(f)  Where financial delegated authority is sub­delegated to an individual staff member with 
existing financial delegated authority, the effect is not cumulative. Their effective level 
of financial  delegated  authority will be the  financial  delegated  authority  prevailing for 
the staff level the sub­delegation notionally places them in. 
(g)  Sub­delegation of financial delegated authority does not constitute a promotion.

© Victoria University of Wellington  Page 5  Effective From: 7 May 2008 

Financial Delegated Authorities Policy  Finance Policy Group 

(h)  A  staff  member  with  sub­delegated  financial  authority  cannot  further  delegate  that 
authority to another staff member. 
(i)  Financial delegated authority and sub­delegated financial authority are assigned to an 
individual  staff  member  and  are  directly  linked  to  their  employment  position.  All 
authority remains with the position if a staff member leaves. 
4.10.2  Notification 

(a)  Written notice of a sub­delegation must be sent to the Chief Financial Officer using the 
designated notification method. 
(b)  The  staff  member  being  granted  sub­delegated  financial  authority  must  be  advised  of 
this in writing. 

4.11  Revocation 
(a)  The  Vice­Chancellor  has  the  right  to  revoke  the  financial  delegated  authority  or  sub­ 
delegated authority from any staff member, without prior notice. 
(b)  Staff  in  the  level  2  or  3  classification  have  the  right  to  revoke  the  financial  delegated 
authority or sub­delegated authority from any staff member within their School or CSU, 
without prior notice. 
(c)  A staff member who has sub­delegated financial authority to another staff member, has 
the right to revoke that sub­delegated financial authority, without prior notice. 
(d)  Written notice of a revocation must be sent to the Chief Financial Officer. 

4.12  Limitation of Application of Financial Delegated Authority Framework 
(a)  The  Vice­Chancellor  may  at  any  time  resolve  to  limit  the  application  of  the  financial 
delegated framework for OPEX or CAPEX to a particular expense or transaction type. 
(b)  The  Vice­Chancellor  has  deemed  that  a  number  of  expenses  and  transactions  are  not 
covered  by  the  financial  delegated  framework  for  OPEX  or  CAPEX,  and  as  such  they 
have their own specific financial delegated authority. 

4.13  Specified Financial Delegated Authorities 
4.13.1  People Expenses 

(a)  The Director, Human Resources has been delegated the financial authority to approve 
and release payment of people expenses. 
(b)  The Director, Human Resources has the right to sub­delegate this financial authority to 
appropriate Human Resources staff. 
4.13.2  Bonus and Additional Emolument Payments 
(a)  If a manager wishes to make a bonus payment to an employee not provided for in the 
employment agreement or an additional bonus payment over the amount provided for 
in the employment contract of greater than 5% of base remuneration, approval must be 
received from that manager’s own reporting manager. 
(b)  If a manager wishes to pay an employee an additional emolument over and above their 
normal  salary  for  additional  duties  completed,  this  will  require  the  approval  of  their 
Level 2 or above manager.

© Victoria University of Wellington  Page 6  Effective From: 7 May 2008 

Financial Delegated Authorities Policy  Finance Policy Group 

4.13.3  Grants 
(a)  A grant­holder has the financial delegated authority to spend the total balance of their 
grant within the constraints of the terms and conditions of the grant. 
(b)  The rules of sub­delegation outlined at 4.10 apply to grants. 
4.13.4  Travel 
(a)  Due to the element of personal benefit that may be associated with both domestic and 
international  work­related  travel,  a  staff  member  cannot  approve  their  own  travel 
arrangements. 
(b)  All travel arrangements must be approved by the staff member’s line manager. 
(c)  As an exception: 
(i)  Travel  bookings  and  expenses  less  than  $500  for  the  Chancellor  and  Council 
members will be administered and approved by the Secretary to Council. 
(ii)  If the Chancellor’s travel booking is greater than $500, approval may be granted 
by  Council  resolution  or  with  the  approval  of  the  Chief  Financial  Officer,  with 
subsequent notification to Council via the Secretary to Council. 
(iii)  If  the Chancellor’s travel  expenses  are  greater  than $500,  approval  for  payment 
processing  may  be  granted  by  the  Chief  Financial  Officer  and  final  approval  by 
the Chair of the Audit Committee. 
(iv)  For Council members’ travel booking and expenses greater than $500, approval is 
given by the Chancellor or, in his/her absence, the Pro Chancellor. 
(v)  The  Vice­Chancellor  and  SMT  members  can  approve  their  own  local  travel 
(including  trans­Tasman)  up  to  a  commitment  of  $2,500  within  the  approved 
budget. 
(vi)  Overseas travel bookings (excluding trans­Tasman) for the Vice Chancellor are to 
be approved by the Chancellor or, in his/her absence, the Pro Chancellor. 
(vii)  All  travel  expenses  incurred  by  the  Vice  Chancellor  are  to  be  approved  by  the 
Chancellor on the recommendation of the Chief Financial Officer, with a copy of 
documentation  (including  a  monthly  printout  of  purchase  card  transactions)  to 
the Chair of the Audit Committee. 
(viii)  Overseas  travel bookings  (excluding trans­Tasman)  for  SMT members  are to be 
approved  by  the  Vice  Chancellor  or,  in  his/her  absence,  the  Deputy  Vice 
Chancellor. 
(ix)  Travel  expenses  incurred  by  SMT  members  are  to  be  approved  by  the  Vice­ 
Chancellor. 
(d)  The rules of sub­delegation outlined at 4.10 apply to travel. 
4.13.5  Reimbursement of Expenses 
(a)  During  the  course  of  University  operations  a  staff  member  may  be  required  to  use 
personal  funds  to  pay  for  University  related  expenditure.  A  staff  member  cannot 
approve their own request for reimbursement of that expenditure. 
(b)  Reimbursement  of  expenditure  is  limited  to  expenditure  that  was  wholly  related  to 
University operations.

© Victoria University of Wellington  Page 7  Effective From: 7 May 2008 

Financial Delegated Authorities Policy  Finance Policy Group 

(c)  Reimbursement of expenditure is limited to expenditure where the goods or services in 
question have already been received and/or consumed. 
(d)  All  requests  for  reimbursement  must  be  approved  by  a  direct  manager  (or  a  staff 
member of a staff level at least equal to the direct manager) who has sufficient financial 
delegated authority to cover the transaction amount. 
(e)  The rules of sub­delegation outlined at 4.10 apply to reimbursement of expenses. 
4.13.6  Funds in Advance 
(a)  During  the  course  of  University  operations  a  staff­member  may  require  funds  in 
advance,  in  anticipation  of  University  related  expenditure.  This  situation  is  typically 
when  a  staff  member  will  be  away  from  University  Campus  and  they  cannot  have 
knowledge of the exact amount or nature of expenditure required. 
(b)  Granting of funds in advance is limited to situations where expenditure will be wholly 
related to University operations. 
(c)  All  requests  for  funds  in  advance  must  be  approved  by  a  direct  manager  (or  a  staff 
member of a staff level at least equal to the direct manager) who has sufficient financial 
delegated authority to cover the transaction amount. 
(d)  The  rules  of  sub­delegation  outlined  at  4.10  apply  to  reimbursement  of  funds  in 
advance. 
4.13.7  Professional Membership Fees 

(a)  Due  to  the  element  of  personal  benefit  that  may  be  associated  with  the  University 
meeting  the  cost  of  membership  fees  to  a  professional  body,  a  staff  member  cannot 
approve payment of their own professional membership fees. 
(b)  All  professional  membership  fees  must  be  approved  by  a  direct  manager  (or  a  staff 
member of a staff level at least equal to the direct manager) who has sufficient financial 
delegated authority to cover the transaction amount. 
(c)  The rules of sub­delegation outlined at 4.10 apply to professional membership fees. 
4.13.8  Club Memberships 
The cost of membership to a general club would not normally be paid for by the University and 
will require the prior approval of the Vice Chancellor. 
4.13.9  Professional Development 
(a)  Due  to  the  element  of  personal  benefit  that  may  be  associated  with  the  University 
meeting the cost of professional development, a staff member cannot approve payment 
of their own professional development costs. 
(b)  All  professional  development  costs  must  be  approved  by  a  direct  manager  (or  a  staff 
member of a staff level at least equal to the direct manager) who has sufficient financial 
delegated authority to cover the transaction amount. 
(c)  The rules of sub­delegation outlined at 4.10 apply to professional development. 
4.13.10  Fines 
Parking  infringements  and towage fees  would not  normally be  paid for  by the  University  and 
will require the prior approval of the Vice Chancellor.

© Victoria University of Wellington  Page 8  Effective From: 7 May 2008 

Financial Delegated Authorities Policy  Finance Policy Group 

4.13.11  Non­Monetary Recognition of Staff (Staff Welfare) 
When  providing  non­monetary  recognition  to  staff  it  is  important  to  exercise  discretion  and 
sensitivity to ensure the gift is appropriate to the situation. 
4.13.12  Donations 
(a)  Due  the  potential  impact  on  the  reputation  of  the  University,  commitment  to  and 
payment of any: 
(i)  donation (excluding koha) of over $400 to a third­party requires the approval of 
the Vice­Chancellor; 
(ii)  koha greater than $400 requires the approval of the Pro Vice­Chancellor Māori. 
(b)  A  written  request  for  approval  of  the  proposed  donation  must  be  sent  to  the  Vice­ 
Chancellor or Pro Vice­Chancellor Māori, providing the following details: 
(i)  name and nature of the recipient of the donation; 
(ii)  amount of the donation; 
(iii)  anticipated exposure to the University as a result of the donation. 
4.13.13  Audit Fees 
Commitment to, and payment of an external audit fee requires the approval of the Council. 
4.13.14  Directors Fees 

Commitment to, and payment of directors fees of University subsidiaries requires the approval 
of Council. 
4.13.15  Debt Write­Off 
(a)  Any write­off of commercial debt over $50 requires the approval of the Chief Financial 
Officer. 
(b)  Any  write­off  of  student  debt  over  $50  requires  the  approval  of  the  Chief  Financial 
Officer or the Director, Central Student Administration. 

5  Legislative Compliance 
Though  the  University  is  required  to  manage  its  policy  documentation  within  a  legislative 
framework; there is no specific legislation directing this policy. 

6  References 
Financial Delegated Authorities Statute 
Discretionary Expenditure on Gifts and Event Guidelines 
Human Resources Delegation Framework 
Conduct Policy 
Treasury Statute 
Fees Statute 
Travel and Expenses Policy 
Previous Version: archived_FinancialDelegatedAuthoritiesPolicy_20080506.pdf

© Victoria University of Wellington  Page 9  Effective From: 7 May 2008 

Financial Delegated Authorities Policy  Finance Policy Group 

7  Appendices 
None 

8  Approval Agency 
Vice Chancellor. 

9  Approval Dates 
This policy was originally approved on:  20 October 2003 

This version was approved on:  6 December 2006 

This version was amended on:  7 May 2008 

This version takes effect from:  7 May 2008 

This policy will be reviewed by:  6 December 2009 

10  Policy Sponsor 
Chief Financial Officer 

11  Contact Person 
The following person may be approached on a routine basis in relation to this policy: 
Marianna Nicolaou 
Manager – Finance Business Processes and Procurement Operations 
Extension 5910

© Victoria University of Wellington  Page 10  Effective From: 7 May 2008