La adquisicin de bienes informticos Fernando Escobar Ziga Presentacin El presente artculo es un intento por ofrecer algunos elementos que

den claridad y faciliten la adquisicin de bienes informticos, en especial en el entorno de los proyectos de integracin de tecnologas a las instituciones educativas. Este mercado, como muchos otros, tiene caractersticas especficas, las cuales han sido consideradas con la intencin indicada. La base Dicho de manera sencilla: queremos el mejor recurso posible para atender una funcin o tarea especfica al mejor precio. Esto nos permite identificar las variables clave en la adquisicin:

Adecuacin a la funcin o tarea. Para qu servir el equipo? Qu programas o aplicaciones debe correr? quin(es) lo usar(n)? Cunto tiempo por da o por semana? En qu condiciones? qu se espera del mismo? Qu tareas va a realizar, procesos? Tolerancia a fallasQu pasa si falla? Calidad. Los equipos no son iguales, an cuando tengan configuraciones similares, an dentro de las mismas marcas. Identificar con claridad qu nivel de calidad tiene cada equipo cotizado. Varias de las grandes compaas han desarrollado dos grandes lneas, que identifican como equipos para el hogar y para el trabajo. Estos ltimos cuentan con mayor tolerancia a fallas, menor consumo de energa, ms opciones de administracin remota y estn preparados para el uso intensivo. Un indicador frecuente, que permite discriminar entre una y otra lnea de productos, es la garanta. Los equipos para el hogar ofrecen por lo general un ao de garanta, los de trabajo intensivo, 3 aos. Precio. Todos queremos el mejor precio posible, sin duda importante. La clave es la mejor relacin costo-beneficio; qu me ofrece, a qu precio? Por ello es indispensable el ejercicio de hacer comparacin estricta entre un equipo y otro. Lo comentariemos ms adelante. Operabilidad: Se define como el tiempo en que nuestro equipo est disponible, operable, usable. Est funcionando correctamente. La afectan de manera directa calidad, garanta y servicio. Las primeras ya comentadas en forma breve. Insistir, en que no todos tienen la misma calidad, no nos extrae la presencia de fallas relativamente pronto y frecuentes- en equipos de bajo costo. No son fallas crticas muchas veces, pero se presentan. En garanta y servicio hay que considerar la manera en que se realizan por los proveedores: es en sitio, hay que llevarla, a qu se comprometen, qu aspectos de costo cubre la garanta, tamao y experiencia de sus reas de servicio. Obsolescencia. Relacionado con la operabilidad; el equipo est vigente, se puede usar. En este caso, no se refiere a una falla casual, sino a condiciones ms permanentes. El concepto es ms diverso de lo que se supone, hay diversas concepciones de obsolescencia, que en la prctica, representan niveles.

Obsolescencia tecnolgica: Refiere a la existencia de nuevas tecnologas que reemplazan a las anteriores. Un equipo es obsoleto porque existen otros con tecnologa ms avanzada. Este nivel poco afecta a nuestros proyectos educativos, sabemos que ocurrir en los meses siguientes (o semanas) posteriores a nuestra adquisicin, pero no afecta la operacin. De hecho la nica recomendacin ser, conociendo los hechos, quitarlo como un fantasma en nuestros procesos de seleccin. Evitar adems comprar lo ltimo en tecnologa (el ms reciente procesador, puede costar 30% ms que el inmediato anterior, y ambos sern igual de obsoletos dentro de 4 aos, que renovemos el equipo. Obsolescencia funcional: El equipo no nos permite realizar algunas tareas o tiene comportamientos inadecuados en la realizacin de las mismas (segn nuestras expectativas y necesidades). Se visualiza sobre todo en no poder correr algn tipo de aplicacin, o nuevas versiones de las mismas. En general entorpece o impide algunas tareas, pero sigue siendo utilizable. ste nivel es donde conviene valorar y realizar la actualizacin de los equipos. Obsolescencia operativa: El equipo presenta fallas, en forma permanente o intermitente, pero que impiden la operacin normal del mismo, afectan gravemente las tareas del usuario. No debemos permitir que se alcancen estos niveles de obsolescencia.

El proceso de adquisicin. 1. Sin duda lo primero es contestarse las preguntas planteadas en el inciso a) de la seccin anterior, definir la funcin y tarea del equipo, con todos los detalles posibles. 2. Muy recomendable: Hacer un pequeo texto para los proveedores, donde expliquemos nuestras necesidades y establezcamos las caractersticas que debe tener su cotizacin y los equipos y programas, toda la informacin que solicitamos. En inciso aparte, ms adelante, detallo esta tarea. 3. Solicitar cotizaciones, de preferencia a varios proveedores, a manera de concurso, aunque no se formalice del todo el mismo. Establecer tiempos y fechas para el proceso. Publicar las cotizaciones, si la propuesta de concurso fue abierta. En la otra modalidad (cerrado), la informacin es slo del conocimiento nuestro, no se difunde para nadie ms. 4. Retroalimentar las cotizaciones recibidas, aclarar dudas, comentarios, desacuerdos, pedir mayor informacin o ajustes en las mismas. Dar opcin de rplica a los proveedores. 5. Realizar comparacin equitativa de las cotizaciones, de acuerdo con las bases del concurso, criterios y caractersticas establecidas. Igualar para ello todos los elementos de la cotizacin, se sugiere establecer una tabla en la cual visualizar caractersticas y diferencias. Importante identificar los aspectos que consideramos ms relevantes para la toma de la decisin. Se pueden calificar ponderar- los diversos factores para dar mayor peso a uno que a otro. 6. Comunicar resultado a TODOS los proveedores que cotizaron. Puede darse o no informacin detallada del resultado (empresa ganadora, variables que pesaron en la decisin), pero s debe informarse al menos si fueron o no ganadores y que el concurso termin.

7. Realizar orden de compra, segn los procedimientos de la institucin. Ratificar con proveedor condiciones de la misma: caractersticas de los equipos, precio, tiempo de entrega, garantas. 8. Monitorear la entrega, segn condiciones establecidas. 9. Recibir y verificar con proveedor que lo recibido corresponde a lo pactado. Si es necesario pedir garanta de que as es, abrir equipos, revisar, conectar todos, probar, encender y revisar software pactado. 10. Una clave fundamental en esta verificacin es que la factura coincida con la cotizacin y con lo recibido. La factura constituye, por lo general, el documento legal con mayor peso, compromete al proveedor, que se entreg lo cotizado y se cumplen tambin las condiciones de servicio y garanta. Una garanta acordada slo va cotizacin, sin otro documento, no tiene peso legal. De la misma manera, verificar documentacin complementaria, la referente al equipo, licencias de software. Cuidar que se llenen stas ltimas (es frecuente que vengan en blanco y se llenan en la entrega, con datos especficos de la compra). 11. Solicitar cualquier ajuste necesario en los equipos, documentacin y programas. Cotizaciones. Cotizar es un mecanismo bsico en el proceso de adquisicin, lo conocemos bien. Solicitar adems cotizaciones mltiples es una sana prctica, a condicin de que puedan en verdad compararse, por presentar informacin similar o porque nosotros igualemos esa informacin, para realizar el anlisis, segn se dijo. Es fundamental por tanto exigir a los proveedores que las cotizaciones contengan toda la informacin necesaria para la toma de decisiones. Las cotizaciones de computadoras en particular se han centrado en pocos componentes y caractersticas de los equipos. El nombre y velocidad del procesador, tamao de la memoria principal (ram), capacidad de almacenamiento en disco y, en ocasiones, detalles muy generales de otros dispositivos (unidad de CD o DVD, monitor, teclado, ratn). Por desgracia estos datos, analizados de manera aislada, no son suficientes. El comportamiento (performance) de un equipo depende de otras variables, descritas en lo que se identifica como la arquitectura del equipo. Por ello sugerimos solicitar una informacin mnima1 (20092). An cuando en la descripcin de la informacin a solicitar de cada componente, que se presenta a continuacin, se establecen algunos criterios mnimos para facilitar el anlisis de la informacin, puede no ser suficiente y requerir de apoyo tcnico, no dude en solicitarlo, ste es el punto crtico del proceso.

Procesador: Compaa (Intel o AMD); tipo de procesador, nmero de ncleos (core 2, 3, 4); velocidad (ciclo de operacin, en MHz), tamao del cach (memoria interna del procesador que acelera su funcionamiento), tamao del bus (canal de comunicacin de datos). Mayores valores en todos los parmetros en general representan mayor rendimiento, si bien hay algunos aspectos que relativizan esta informacin, se puede tomar como base para el anlisis. Chipset. Determina muchas de las caractersticas de una tarjeta madre, refiere a los circuitos principales de esta tarjeta, completados por otros que realizan funciones especficas para el manejo de red, sonido, alimentacin elctrica y control de las

temperaturas. Normalmente se ofrece un nmero o nombre identificador del mismo. Es necesario conocerlos para sopesar caractersticas. Memoria Principal: Cantidad de memoria (en Gigabytes), tecnologa utilizada (las ms usuales en la actualidad: DRAM, SDRAM, DDR SDRAM, DDR2 SDRAM, RDRAM; los trminos SIMM y DIMM refieren ms al tipo de mdulos que utiliza tarjetas en que viene la memoria- ) frecuencia, velocidad (se mide en MHz; aunque vara mucho actualmente se encuentran valores que van de 333 MHz a 1333 MHz). Misma afirmacin que en el caso del procesador, mayores valores en todos los parmetros en general representa mayor rendimiento. La lista de tecnologas est enunciada tambin en orden de menor a mayor rendimiento. Disco duro: Capacidad (cantidad de Gigabytes), revoluciones por minuto (rpm, velocidad de rotacin, afecta velocidad de acceso a la informacin), tasa o velocidad de transferencia (Mb/s), cach, interfaz o tipo de conexin (Las comunes en discos internos: IDE/ATA, SATA, SCSI3, SAS4, en discos externos: USB, Firewire). En el anlisis del disco duro, debe integrarse por supuesto la capacidad, pero adems las velocidades de acceso y transferencia. La interfaz, tecnologa utilizada afecta de manera radical. Las comunes en mquinas de escritorio comunes son las dos primeras, SCSI y SAS, como se indica en la nota a pie de pgina se utilizan en aplicaciones especiales o servidores; las dos ltimas en conexin de discos externos. Monitor: Tamao (en pulgadas, ojo: el rea til, medida real de comparacin, es diferente en los CRT que en los dems, en este caso es inferior a la declarada), tecnologa utilizada (CRT, LCD, plasma). Resolucin (va en combinacin con la tarjeta de video). CRT. Los tradicionales. Ventajas: tecnologa estable, buena calidad de imagen, baratos. Desventajas: espacio, parpadeo, consumo de energa, nivel de radiacin elctrica y magntica que generan LCD. Ventajas: poco peso y tamao, buena resolucin y calidad de color, no parpadean, menor consumo de energa, no genera radiaciones. Desventajas: Mayor costo, ngulo limitado de visibilidad, brillo limitado (problema en sitios con mucha luz), contienen mercurio. Los hay de varios tipos Dual Scan (DSTN), HPA y TFT (el ms recomendable). Plasma. Ventajas: Excelente brillo, alta resolucin, amplio ngulo de visin, no contiene mercurio. Desventajas: vida til corta, costo elevado, consumo elevado, poca pureza del color Sistema operativo: El ms comn en mercado es Windows. Detallar, no slo decir XP o Vista, hay mltiples versiones de cada uno, con diferencias importantes. Para aplicaciones en entornos educativos se sugiere no utilizar versiones Home, pues tienen limitantes que afectan la operacin en el contexto de la escuela. Conviene comparar las versiones en el momento de la adquisicin. Recomendable consultar las siguientes referencia tiles donde se ofrece informacin de las diferentes ediciones de Win Vista y Win XP: - Windows Vista: Elige una edicin - Pgina principal de Windows XP Software. Adems del sistema operativo, se integran en los equipos otras aplicaciones; pro ejemplo antivirus, para grabacin de discos, lbumes fotogrficos,

etc. Es importante atender tres cosas en este rubro. a) Est considerado el software de inters para nosotros. b) Que no se trate slo de software de prueba, que caduca normalmente en periodos de 30 a 90 das (en especial si es un sw necesario para nosotros); por ltimo, c) Que est considerado en la cotizacin de manera formal, incluido en el precio, o mejor an, desglozado con su costo. Algunos proveedores recurren a una estrategia sucia de integrar software, lo incluyen en su oferta, y lo instalan en los equipos, pero sin la licencia necesaria. Se trata simplemente de un acto de piratera que de aceptarlo nos hace responsables. La manera de protegerse de estas tcticas es asegurar que tenemos un nmero de licencia, pero sobre todo, que el producto aparece registrado en la factura, en este caso, si hubiera algo irregular, la responsabilidad es del proveedor. Recuerde adems que muchas aplicaciones tienen precios especiales para instituciones educativas, asegrese de que est accediendo a tales programas acadmicos. Mouse y Teclado. Aunque afectan en menor medida al precio del equipo, es importante que tengan un nivel de calidad adecuado, no olvidar que de ellos dependen en buena medida la interaccin del usuario. Los dispositivos de poca calidad, fallan rpidamente. Deben ser reemplazados y con frecuencia, esto nos toma por sorpresa, lo que retrasa la sustitucin y afecta por semanas y meses la actuacin del usuario. Los ratones pticos no tienen prcticamente elementos mecnicos y sufren poco desgaste y fallas, en general son ms recomendables. Del teclado busque que sea estndar, tenga todos los grupos de teclas en el lugar ordinario. Un teclado no estndar afecta la operacin del usuario. Unidades de almacenamiento externo. Las unidades de diskette, estn prcticamente fuera de uso. Slo se instalan ya cuando se tiene de antemano material en ese formato que an es necesario leer. Adems tenemos lectores y grabadores de CD y DVD. Existen todas las funciones de combinar estas dos categoras: lector de CD, grabador de CD, lector de DVD o grabador de DVD. Los dispositivos en general combinan en uno slo varias de estas funciones, son los llamados combos. En la actualidad los ms comunes incluyen a) lector/quemador de CD + lector de DVD y b) lector/quemador de CD y DVD. Las diferencias en precio son muy pequeas, en general ms vale ir por un dispositivo con todas las funciones. Las otras variables relacionadas con estos equipos son la velocidad de acceso y de grabacin, en general tambin poco significativas a menos que tengamos en mente grabacin constante y numerosa de discos. Los tamaos actuales de las memorias porttiles (tipos USB) y las condiciones de las redes y su creciente velocidad de transferencia ha hecho poco tiles estos lectores. Conviene valorar si sern o no utilizados. Las memorias USB ms comunes (1 y 2 Gb) sobrepasan en capacidad a los CDs (700 Mb) y las de mayor capacidad (4, 8, 16, 32 o ms Gb) sobrepasan a los DVDs (4.7 GB, los ms comunes, single-sided single-layer, y 8.54 GB single-sided double-layer).

Prcticas no ticas Hay que advertir de una prctica, a la que me atrevo a calificar como poco tica. Algunas personas muestran en forma discrecional las cotizaciones de un proveedor para presionar a

otro. Dar a conocer los datos de otras cotizaciones debera ser un acuerdo general, un concurso abierto, donde todos conocen las propuestas de todos, es correcto. Pero cuando se realiza en forma discrecional (slo con algunos) se les est dando una ventaja sobre los dems. Adems, un riesgo inherente a esta prctica es llevar a los proveedores al lmite. En apareciencia logramos el beneficio de precios ms bajos, importante para todos. Sin embargo hay que considerar que los equipos de cmputo tienen en la actualidad mrgenes de ganancia muy pequeos, cuando un proveedor no tiene un margen mnimo adecuado o baja sus precios demasiado con tal de ganar el concurso, difcilmente contar con los recursos para darnos atencin ante cualquier eventualidad que se presente. Son problemas a futuro. Las computadoras armadas Es posible integrar una computadora adquiriendo sus partes por separado. Algunos proveedores recurren a la estrategia de ofrecer este tipo de equipos, pues en general tienen un menor precio, lo cual les hace atractivos para el cliente. Es necesario tener en cuenta que esta baja de precio se debe a dos factores no uno slo como argumentan algunos proveedores- Por un parte en efecto, las marcas tienen costos de operacin mayores, que repercuten necesariamente en sus equipos, aunque tambin ofrecen ms servicios y certeza, adems de mi proveedor est la compaa fabricante que puede respaldar. Un segundo factor del nivel costo es el tipo de componentes que integro en la computadora. De acuerdo con los conceptos analizados, hay muchos tipos de memorias, discos, procesadores, pero adems, tienen tambin variantes. stas determinan precios y rendimientos diferentes. Si utilizo esas variantes de menor rendimiento o calidad, disminuyo el costo del equipo. Por desgracia, hay adems proveedores que no disminuyen el precio en proporcin a la calidad y rendimiento de los componentes, es en realidad una estrategia para obtener mayor utilidad ante la ignorancia de la mayora de sus clientes. Si en todos los casos hemos insistido en la comparacin equitativa de las cotizaciones, es an ms crtico hacerlo cuando se trata de equipos armados. Una y otra vez se repite la escena de equipos adquiridos a precio muy bajo que despus se convierten en un problema para la institucin. No siempre es as, de acuerdo, los equipos armados s son una opcin. La nica manera de asegurarlo es estableciendo el tipo de componentes (marcas incluso) aceptables a integrar en un equipo armado. Procesadores, memorias, de qu tipo, caractersticas; rangos si se quiere, pero que cumplan con especificaciones. Esto requiere mayor conocimiento tcnico. Los proveedores y sus caractersticas Los proveedores de equipo de cmputo venden, es su funcin, obvio. Algunos pocos ofrecen servicios de mantenimiento, formalmente estructurados, constituye otra lnea de negocio para ellos. Algunos ms ofrecen asesora sobre procesos especialmente gestin, administracin de las organizaciones- Curiosamente estas tres lneas de negocio, en apariencia, las ofrecen todos. Confunden o nos hacen confundir- un servicio de asesora

con darnos algunas opiniones sobre nuestros proyectos. Confunden o nos hacen confundir: ayudarnos a instalar el equipo, o ver algn pequeo problema con el mismo, con ofrecer un verdadero servicio de mantenimiento. Clave pues conocer de ellos. Algunos parmetros a considerar en esta evaluacin de un proveedor:

Tiempo en el mercado, antigedad de la empresa. Nivel de instalacin, formalidad en su estructura, ubicacin fsica, oficinas. Relacin de clientes. A quin ms atiende, que nos permita contactar con ellos y preguntar un poco por su experiencia con el proveedor. Ubicacin en la cadena de comercializacin. Es un vendedor final, el ltimo eslabn de la cadena, es representante o mayorista de una marca o tipo de equipos (normalmente afectar el precio que nos puede ofrecer). Servicios y garantas. Los ofrece directamente? Los deriva a otra compaa o al fabricante? Lo dicho antes, revisar en qu condiciones se ofrece. Facturacin y procesos administrativos. Asegurarse de que cumple nuestros requerimientos y los del fisco tambin.

Un concepto que se integra cada vez con mayor frecuencia en este campo, es el desarrollo de proveedores. Aunque tiene diversos significados, muchos con alcances ms amplios, en este espacio referimos a la asociacin que se hace con algunos de ellos, para trabajar de manera estrecha. El cliente, busca servicios con determinadas caractersticas, que no estn necesariamente incluidas en lo que ofrecen actualmente los proveedores. El ejercicio es construir juntos esa definicin de servicios y la adecuacin de los proveedores para ofrecerlos tal como se requieren, a condicin de construir una relacin de negocio de largo plazo, que enriquece a ambas partes. Como siempre, deben revisarse peridicamente servicios y condiciones, hay proveedores que en esta condicin se sienten seguros y bajan el nivel de calidad pactado o suben sus precios. En sntesis Los procesos de adquisicin de bienes informticos tienen muchas aristas. He intentando cubrir la mayora de ellos proporcionando informacin especfica, sugiriendo un procedimiento de realizacin. Cada institucin, como siempre, adecuara estas ideas a su realidad. Se ha intentado realzar en sntesis, la importancia de no improvisar este proceso, si queremos al final, encontrar satisfechos nuestros requerimientos, con el nivel de calidad, servicio y precio aceptables.