Roteiro para orientar a elaborao da prestao de contas de convnios e contratos de repasse

Este documento um resumo dos procedimentos que devem ser observados durante as fases de execuo e prestao de contas de convnios e contratos de repasse. Tem por objetivo facilitar a elaborao da prestao de contas. Mas lembre-se que... o sucesso na aprovao da prestao de contas depende do cumprimento da legislao referente aos procedimentos que devem ser observados nas fases de proposio, celebrao e execuo dos convnios e contratos de repasse; somente a verificao dos itens constantes dos roteiros no suficiente para elaborar a prestao de contas; necessrio que voc estude cuidadosamente o contedo do curso e observe as normas contidas na legislao que rege a matria; e quando tiver dvida, consulte a legislao pertinente, recorra ao rgo ou entidade concedente ou ao Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto pelo e-mail convnios@planejamento.gov.br. Aqui voc ver primeiramente um resumo das informaes que deve obter antes de iniciar a elaborao da prestao de contas. Logo depois, so apresentados 6 roteiros, elaborados com base nas seguintes perguntas: 1. O objeto do convnio ou do contrato de repasse foi executado na forma e no tempo previstos? 2. O objeto foi executado com os recursos do convnio ou do contrato de repasse? 3. O convenente ou contratado aplicou a contrapartida conforme combinado? 4. Na execuo do objeto, foram observadas as regras legais de contratao de terceiros? 5. Na execuo do objeto, foram observadas as regras de direito financeiro? 6. Na execuo do objeto, foram observadas as regras de publicidade e controle? Por ltimo, apresentada uma relao dos documentos que devem compor a prestao de contas. Note que os itens de verificao dos roteiros nem sempre se aplicam a todos os casos. Por isso, a leitura desta lista deve ser feita em conjunto com a legislao. Bom trabalho.
Check list - Mdulo 3 [ 1 ]

Para elaborar a prestao de contas, voc precisa das seguintes informaes:

Informao Descrio completa do objeto do convnio ou do contrato de repasse Metas a serem atingidas com a execuo do convnio ou do contrato de repasse Etapas ou fases de execuo do objeto do convnio ou do contrato de repasse Cronograma de execuo Cronograma de desembolso Plano de aplicao dos recursos Obrigaes do concedente ou contratante Obrigaes do convenente ou contratado Obrigaes do interveniente, quando for o caso Prazo de vigncia do convnio ou contrato de repasse Valor da contrapartida acordada Forma de oferecimento da contrapartida, se em dinheiro ou em bens ou em servios Forma de aferio dos valores, caso a contrapartida tenha sido oferecida em bens e servios Definio do direito de propriedade dos bens remanescentes Prazo para apresentao da prestao de contas Eventuais alteraes ocorridas no plano de trabalho ou no termo de convnio/contrato de repasse As mudanas devem ter sido previamente aprovadas pelo concedente ou pelo contratante. Data da resciso do convnio ou do contrato de repasse, caso tenha ocorrido antes do trmino do prazo de sua vigncia Na hiptese de ter havido resciso, os participantes apenas respondero pelas obrigaes assumidas durante o perodo de vigncia do ajuste Dados sobre os procedimentos de licitao e de contratao com recursos do convnio ou do contrato de repasse Onde obter as informaes plano de trabalho e projeto bsico, se for o caso

plano de trabalho

plano de trabalho plano de trabalho plano de trabalho plano de trabalho termo de convnio/contrato de repasse termo de convnio/contrato de repasse termo de convnio/contrato de repasse termo de convnio/contrato de repasse termo de convnio/contrato de repasse termo de convnio/contrato de repasse

termo de convnio/contrato de repasse termo de convnio/contrato de repasse termo de convnio/contrato de repasse

termos de aditamento, acaso existentes

termo de resciso, acaso existente

processos de licitao e de contratao

[ 2 ] Prestao de contas de convnios: dever do gestor, direito da sociedade

Agora, passe ao exame dos seguintes itens de verificao. O objeto do convnio ou do contrato de repasse foi executado na forma e no tempo previstos?
() ( ) Pontos a se verificar O objeto foi executado de acordo com o descrito no plano de trabalho e/ou no projeto bsico, quando for o caso, consideradas eventuais alteraes previamente autorizadas. O objeto foi executado de acordo com as etapas ou fases de execuo previstas no plano de trabalho e/ou no projeto bsico, quando for o caso. O objeto foi executado de acordo com o cronograma de execuo previsto no plano de trabalho e/ou no projeto bsico, quando for o caso. Eventuais alteraes no cronograma de execuo, ou nas etapas ou fases de execuo, foram previamente justificadas pelo convenente/contratado e aprovadas pelo concedente/contratante. As aes relativas execuo do objeto do convnio ou contrato de repasse ocorreram durante o prazo de sua vigncia, considerando eventuais prorrogaes. A destinao dos bens remanescentes observou a destinao prevista no termo de convnio ou no contrato de repasse. As metas descritas no plano de trabalho foram atingidas. As aes do convnio ou do contrato de repasse se reverteram em benefcios concretos para a comunidade. As aes de publicidade realizadas estavam previstas no plano de trabalho. As aes de publicidade realizadas tiveram carter educativo, informativo ou de orientao social. As aes de publicidade realizadas no continham nomes, smbolos ou imagens que pudessem caracterizar promoo pessoal do gestor.

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O objeto foi executado com os recursos do convnio?

() ( ( ( ) ) ) Pontos a se verificar Os recursos foram movimentados em conta bancria especfica. Os valores no foram transferidos para outras contas bancrias. No foram movimentados valores estranhos execuo do objeto do convnio ou do contrato de repasse na conta bancria especfica. No houve saque de recursos para pagamento de despesas estranhas ao convnio ou ao contrato de repasse, mesmo com posterior devoluo. Os saques na conta especfica destinaram-se exclusivamente ao pagamento de despesas constantes do plano de trabalho ou para aplicao no mercado financeiro.

Check list - Mdulo 3 [ 3 ]

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Pontos a se verificar Todos os lanamentos a dbito na conta corrente especfica esto suportados por comprovantes de despesa no mesmo valor (empenho, nota fiscal, recibo, cpia de cheque, entre outros). As faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatrios de despesa esto dentro do prazo de validade para sua emisso. As faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatrios de despesa so originais. As faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatrios de despesa esto sem rasuras. As faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatrios de despesa foram emitidos em nome do convenente ou do contratado. As faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatrios de despesa esto identificados com referncia ao ttulo e ao nmero do convnio ou do contrato de repasse. As faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatrios de despesa contm especificao detalhada dos materiais adquiridos e/ou dos servios prestados. As faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatrios de despesa esto devidamente atestados. Os pagamentos foram feitos mediante crdito na conta bancria do fornecedor ou do prestador de servio. Em carter excepcional, o pagamento no foi efetuado mediante crdito em conta bancria do fornecedor ou do prestador de servio, mas houve permisso da autoridade mxima do concedente/contratante. Em carter excepcional, o pagamento no foi efetuado mediante crdito em conta bancria do fornecedor ou do prestador de servio, mas os dados do beneficirio final da despesa foram includos no Siconv pelo convenente/contratado. No foram realizados pagamentos em dinheiro. Caso tenham sido realizados, em carter excepcional, pagamentos em dinheiro, foram observadas todas as seguintes condies: o beneficirio era pessoa fsica; o beneficirio no tinha conta bancria; o valor devido foi de, no mximo, R$ 800,00 por fornecedor ou prestador de servio; o banco pode identificar o beneficirio; o pagamento foi feito uma nica vez durante toda a vigncia do convnio. Os recursos foram liberados de acordo com o cronograma de desembolso previsto no plano de trabalho. Os recursos foram usados de acordo com o plano de aplicao previsto no plano de trabalho. Os recursos foram aplicados durante o perodo de vigncia do convnio ou do contrato de repasse, consideradas as eventuais prorrogaes. Os pagamentos realizados, em carter excepcional, em data posterior vigncia do convnio ou do contrato de repasse foram previamente autorizados pelo concedente/contratante. Os pagamentos realizados, em carter excepcional, em data posterior vigncia do convnio ou do contrato de repasse decorreram de despesas empenhadas durante a sua vigncia.

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[ 4 ] Prestao de contas de convnios: dever do gestor, direito da sociedade

O convenente ou o contratado aplicou a contrapartida conforme o combinado?

( ) ( ) ( ) ( ) Pontos a se verificar A contrapartida acordada foi efetivada, seja em dinheiro ou em bens e servios. A efetivao da contrapartida observou os prazos previstos no cronograma de desembolso. A contrapartida financeira foi movimentada na conta bancria especfica do convnio ou do contrato de repasse As receitas das aplicaes financeiras no foram computadas como contrapartida.

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Na execuo do objeto, foram observadas as regras legais de contratao de terceiros?

( ) ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) Pontos a se verificar Foi realizada licitao para aquisio de bens e/ou contratao de obras ou servios, quando obrigatria. A contratao de bens e servios comuns foi precedida de licitao na modalidade prego. Deu-se preferncia ao uso do prego eletrnico. H justificativa da autoridade competente para no ter sido utilizado o prego eletrnico. Na licitao, foram observados os princpios e procedimentos previstos nas Leis 8.666/1993 e 10.520/2002, quando for o caso. As informaes sobre os participantes e respectivas propostas das licitaes foram includas no Siconv. As atas das licitaes realizadas foram registradas no Siconv. As aquisies realizadas mediante dispensa ou inexigibilidade de licitao foram formalizadas de acordo com as exigncias previstas no pargrafo nico do art. 26 da Lei n 8.666/1993. Os dados referentes a dispensas e inexigibilidades de licitao foram registrados no Siconv. A formalizao dos contratos observou as regras previstas na Lei n 8.666/1993. As alteraes contratuais observaram as regras e limites previstos na Lei n 8.666/1993. A execuo do contrato observou os preceitos contidos na Lei n 8.666/1993. Os valores dos bens e servios contratados so compatveis com os preos de mercado.

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Na execuo do objeto, foram reservadas as regras de direito financeiro?

( ) ( ) ( ) Pontos a se verificar O valor transferido foi includo no oramento do convenente ou do contratado. Os pagamentos esto suportados por comprovantes de despesa no mesmo valor (empenho, nota fiscal, recibo, cpia de cheque, entre outros).

Check list - Mdulo 3 [ 5 ]

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Pontos a se verificar Os pagamentos apenas foram efetuados aps a regular liquidao da despesa ( vedada a realizao de pagamento antecipado). Antes de cada pagamento, foi includa no Siconv a destinao do recurso. Antes de cada pagamento, foram includos no Siconv o nome e CNPJ ou CPF do fornecedor. Antes de cada pagamento, foi includo no Siconv o nmero do contrato referente despesa. Antes de cada pagamento, foi includa no Siconv a meta, etapa ou fase do plano de trabalho relativa despesa. Antes de cada pagamento, foram includos no Siconv as faturas, notas fiscais, recibos ou documentos contbeis que comprovam o recebimento definitivo do objeto do contrato. Os recursos no foram utilizados para pagamento de despesas com taxa de administrao, de gerncia ou similar. Os recursos no foram utilizados para o pagamento de despesas com taxas bancrias (as contas correntes dos convnios e dos contratos de repasse esto isentas da cobrana de tarifas bancrias). No foram destinados recursos para o pagamento de despesas com multas, juros ou correo monetria. Excepcionalmente, realizou-se pagamento de multa, devido ao atraso na transferncia dos recursos pelo concedente/contratante. Excepcionalmente, realizou-se pagamento de multa, devido ao atraso na transferncia dos recursos pelo concedente/contratante, mas os prazos para pagamento e os percentuais aplicados foram os mesmos praticados pelo mercado. O valor correspondente ao pagamento de multa, no provocado pelo atraso na liberao dos recursos pelo concedente/contratante, foi restitudo conta bancria especfica do convnio ou do contrato de repasse. O valor correspondente ao pagamento de juros e correo monetria foi restitudo conta bancria especfica do convnio ou do contrato de repasse. Os recursos no foram utilizados para pagar a folha de pessoal do convenente/contratante. Os recursos no foram utilizados para pagar remunerao extra aos servidores do convenente/contratante. Os recursos no foram utilizados para pagar servidor ou empregado pblico por servios de consultoria ou assistncia tcnica, ressalvadas as excees previstas em leis especficas ou na Lei de Diretrizes Oramentrias. Os recursos foram utilizados exclusivamente na finalidade estabelecida no plano de trabalho do convnio ou do contrato de repasse. Obs: permitido o uso dos recursos para implementar medidas de preservao ambiental, mesmo que no estejam previstas no plano de trabalho. Os recursos foram aplicados no mercado financeiro. Os recursos com previso de uso superior a 30 dias foram aplicados em caderneta de poupana. Os recursos com previso de uso inferior a 30 dias foram aplicados em fundo de aplicao financeira de curto prazo ou operao de mercado aberto, lastreada em ttulo da dvida pblica federal.

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[ 6 ] Prestao de contas de convnios: dever do gestor, direito da sociedade

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Pontos a se verificar Os rendimentos da aplicao dos recursos no mercado financeiro foram aplicados no objeto do convnio ou do contrato de repasse. Os rendimentos da aplicao dos recursos no mercado financeiro no foram aplicados no objeto do convnio/ contrato de repasse, mas foram restitudos ao concedente/contratante. H saldo de recursos no utilizados, includos os rendimentos da aplicao financeira. O saldo de recursos no utilizados foi restitudo ao concedente/contratante no prazo estabelecido para apresentao da prestao de contas. Houve resciso do convnio ou do contrato de repasse. O saldo de recursos foi restitudo no prazo de 30 dias a contar da assinatura do termo de resciso.

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Na execuo do objeto, foram observadas as regras de publicidade e controle?

( ) ( ( ) ) Pontos a se verificar O cadastro do convenente ou contratante est atualizado no Siconv. O conselho local ou instncia de controle social da rea vinculada ao programa de governo que originou a transferncia foi notificado da celebrao do convnio ou do contrato de repasse. Os partidos polticos, os sindicatos de trabalhadores e as entidades empresariais, com sede no municpio, foram notificados da liberao dos recursos no prazo de 2 dias teis, a contar da data do recebimento. O extrato do convnio/contrato de repasse foi disponibilizado no site do municpio na internet. O extrato do convnio/contrato de repasse publicado contm: o objeto, a finalidade, os valores e as respectivas datas de liberao, o detalhamento da aplicao dos recursos e as contrataes realizadas para a execuo do objeto pactuado. O municpio no tem site na internet, mas o extrato do convnio/contrato de repasse foi disponibilizado na sede do convenente, em local de fcil visibilidade. Os locais de execuo do objeto, as informaes e os documentos relativos ao convnio ou ao contrato de repasse esto disposio do concedente/contratante, da Controladoria-Geral da Unio e do Tribunal de Contas da Unio. Nos contratos celebrados para execuo do objeto foi includa clusula que permite o livre acesso dos servidores do concedente/contratante e dos rgos de controle aos documentos e registros contbeis das empresas contratadas. As medidas corretivas determinadas pelo concedente/contratante durante o acompanhamento da execuo do convnio/contrato de repasse foram adotadas. Os documentos comprobatrios de despesa esto arquivados, em boa ordem, disposio do concedente/ contratante, da Controladoria-Geral da Unio e do Tribunal de Contas da Unio. Obs: Os documentos comprobatrios de despesa devem ser mantidos pelo prazo de dez anos, contados da aprovao da prestao de contas do convnio/contrato de repasse.

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Check list - Mdulo 3 [ 7 ]

Com base nas informaes obtidas e nas verificaes realizadas, elabore a prestao de contas, que deve ser composta dos seguintes documentos:
() ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Documentos Relatrio de cumprimento do objeto. Declarao de realizao dos objetivos a que se propunha o instrumento. Relao de bens adquiridos, produzidos ou construdos, quando for o caso. Relao de treinados ou capacitados, quando for o caso. Relao dos servios prestados, quando for o caso. Comprovante de recolhimento do saldo de recursos, quando houver. Termo de compromisso pelo o qual o convenente/contratado se obriga a manter os documentos relacionados ao convnio em arquivo pelo prazo de 10 anos.

Conforme voc deve ter notado, grande a sua responsabilidade ao prestar contas de recursos de transferncias voluntrias. Neste momento, sua atuao deve ser marcada por: iniciativa, para prestar contas independentemente de qualquer cobrana do rgo ou entidade federal repassador dos recursos ou dos rgos de controle; comprometimento, para buscar todas as informaes necessrias elaborao da prestao de contas, ainda que a execuo do objeto no tenha ocorrido na sua gesto; responsabilidade, para empregar corretamente os recursos e demonstrar sua regular aplicao, pois a prestao de contas um dever do gestor e um direito da sociedade.

[ 8 ] Prestao de contas de convnios: dever do gestor, direito da sociedade