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Pro Mujer Instructivo: Programar Reuniones en GoToMeeting - Outlook

Instructivo: Programar Reuniones en GoToMeeting - Outlook

Paso 1 (Crear Grupo de Contactos) 1) En Contactos, en la ficha Inicio, en el grupo uevo, haga clic en uevo grupo de contactos.

2) En el cuadro om!re, escriba un nombre para el grupo de contactos. Ej. L eres e Iniciativas! T"# $inance %ommittee! E&ecutive Team! ME' %onsejo (irectivo! "OL %onsejo (irectivo! etc.

3) En la ficha Grupo de contactos, en el grupo Integrantes, haga clic en "gregar miem!ros y, a continuacin seleccione alguna de las tres opciones: #e los contactos de Outlook, #e la li!reta de direcciones o uevo contacto de correo electr$nico. Se recomienda elegir #esde la li!reta de direcciones, ya que el ser idor de !ro "u#er incluye todos los correos electrnicos de la institucin. a. Si a a agregar un contacto en uevo contacto de correo electr$nico, escriba la informacin de la persona en el cuadro de di$logo "gregar nuevo integrante%

b.

Si a a agregar a un integrante #esde la &i!reta de #irecciones, busque en la lista de nombres a la persona y haga doble clic% o haga clic% en Integrantes. &epita esta accin para todas las personas que desee agregar al grupo de contactos creados y haga clic en 'ceptar.

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() El grupo de contactos se guarda en la carpeta Contactos con el nombre que especificado. )) *ambi+n es posible agregar integrantes desde un mensa#e de correo electrnico en iado o recibido. Se abre el mensa#e, se seleccionan los correos electrnicos, se hace clic% en el botn secundario y luego se hace clic% en Copiar.

,uego, ol emos a la ficha Contactos, se selecciona uevo Grupo de contactos, en la enta que aparece se selecciona "gregar miem!ros y, a continuacin, haga clic en #esde la li!reta de direcciones% En la parte inferior, en el cuadro Integrantes, haga clic con el botn secundario y, a continuacin, haga clic en Pegar y luego "ceptar.

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-) "gregar o 'uitar contactos del Grupo: En Contactos de .utloo%, se busca el nombre del Grupo, se selecciona con doble clic%. ,uego, se abre una entana.

En la ficha Grupo de contactos, en el grupo /ntegrantes, haga clic% en "gregar miem!ros si e0iste un nue o miembro. Si desea eliminar, seleccione el nombre de la persona y luego haga clic% en 'uitar integrante.

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Paso ( (Instalar e Iniciar GoToMeeting) Tengo GoToMeeting Instalado: 1) En la barra de herramientas inferior derecha de la pantalla, seleccionar Mostrar )conos ocultos.

2) ,uego seleccionar el )cono de GoToMeeting y hacer clic% con el botn derecho del mouse para isuali1ar el men2 de opciones. Seleccionar Programar reuni$n*

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Pro Mujer Instructivo: Programar Reuniones en GoToMeeting - Outlook o tengo GoToMeeting Instalado: 1) 3escargar e instalar el soft4are 5o*o"eeting en el siguiente lin%: https:66do4nload.citri0online.com6launcher26helper7to%en8e9: 4'3t!fe3l;E5q.*&'/<=S-S1c>q?!S@u>Aa'*;mp?bA#ysdBC3l5)hmo!1o9*<#:;t;:!/;lB,0"1&&9p2);<: l*=/r#3D3E-&&#gi,FlE,<EAdASG".A*d4Hm1C(nAS@HEfpl<0l!4!1!*0e;,0@&4u>F"E1fhsIoJn)E&<o"m 9A!#S*=* Bt.<m.rip=3@iub?3?@*"""HDJFy!eKlc,3agEm@KfKC;5@E(11IGF!uE0&t)E& I"c<oiaACt"a!;3ah5t0"nEJp, s#4C5oliKo3-Gru<BbbGKK"hLr c>FrIf%Gnms!LFuI2");baBl,Joa.p)c: 3,&lKC134= u%"-@c.GhablfnJ*@%1BC2gua0F<Ep>rS,,ifl1pBF4/y,EBqs(L*l&@anap1l'em?J qgMdo4nload*rigger8f ailsafe Seleccionar +,ecutar.

Esperar a que la descarga del soft4are concluya.

2) 'l iniciar el programa, se pide el correo y la contraseNa.

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3) /"!.&*'D*E: !ara todo !ro "u#er el correo y la contraseNa son los siguientes: Se debe deshabilitar la opcin Recordarme en este e-uipo.

Gorreo: GontraseNa:

gotomeeting.promu,er%org donati!o(/11

() ,uego, seleccionar Programar Reuni$n.

Paso 0 (Programar Reuni$n por GoToMeeting) 1) ,uego de seleccionar Programar Reuni$n aparece una entana. 2) ,lenar "sunto con el nombre de la reunin. OT": !ara las Huntas de 3irectorio se requiere utili1ar los siguientes nombres estandari1ados: )RG: *unta (irectiva "OL: *unta (irectiva ME': *unta (irectiva +I%: *unta (irectiva PER: junta (irectiva 3) ,uego seleccionar la 1ec2a y las horas de Inicio y 1in O erificar 3uso 2orario local). En 'udio seleccionar 4tili5ar con6erencias con audio integrado y "m!os% Do requerir contraseNa. !or 2ltimo, clic en Programar.

OT": !ara las Huntas de 3irectorio considerar la hora de Due a =or% OLS* :)).

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() Se abre una entana de Cita de Outlook. )) En el cuadro "sunto, edite el nombre de la &eunin, borrando el te0to PInvitaci$n de GoToMeeting :Q. OT": !ara las Huntas de 3irectorio se requiere utili1ar los siguientes nombres estandari1ados: )RG: *unta (irectiva "OL: *unta (irectiva ME': *unta (irectiva +I%: *unta (irectiva PER: junta (irectiva -) En el cuadro 4!icaci$n, escriba el lugar donde se reali1ar$ la reunin. Ej. GoToMeeting.

>) En las listas Inicio y 1inali5aci$n, re ise si la fecha de la reunin es correcta. Si desea programar reuniones bas$ndose en una 1ona horaria diferente, en la misma ficha Cita, haga clic en 7onas 2orarias.

@) En el cuerpo de la con ocatoria de reunin, escriba: a. Saludo: Ej. #e,ores-as b. Guerpo: Ej. Me iante la .resente se los convoca a la *unta (irectiva e PM) /-01/2. c. Cecha: Ej. Mi3rcoles 04 e mar5o. d. Aorario: Ej. 16:11 a //:11 7ora e +8 e. 'gendaR Ej. /. ).ro9aci:n e In;orme e )u itora! 0. %am9ios en los Estatutos! etc. OT": !ara las Huntas de 3irectorio utili1ar la estructura de la siguiente figura:

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F) ,uego, en la misma ficha Cita, en el grupo "sistentes, haga clic en Invitar a los "sistentes% Se habilitar$ el cuadro Para de correo electrnico. En esta opcin podr$ agregar el Grupo creado en !aso 1 u otros Contactos.

19) 'hora, en la misma ficha Reuni$n, en el grupo +ti-uetas, seleccionar Categori5ar para asignar un color a la reunin y luego el Scono para definir el ni el de importancia "lta. ,uego, seleccionar la opcin +nviar.

OT": !ara las Huntas de 3irectorio Gategori1ar con color 'JL,.

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11) Cinalmente, re isar el Calendario .utloo% para isuali1ar la reunin. Seleccionar ficha Inicio y en el grupo Organi5ar seleccionar Mes.

Paso 8 (Reprogramar 1ec2as 9 3orarios en GoToMeeting) IMPORT" T+: Guando se desee modificar la fecha y6u horario de una reunin se debe modificar dos eces: una en GoToMeeting y otra en Outlook. Cam!ios en GoToMeeting 1) En la barra de herramientas inferior derecha de la pantalla, seleccionar Mostrar )conos ocultos.

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2) ,uego seleccionar el )cono de GoToMeeting y hacer clic% con el botn derecho del mouse para isuali1ar el men2 de opciones. Seleccionar Mis reuniones*

3) ' continuacin, buscar la reunin, seleccionarla y presionar +ditar Opara cambiar hora y6o fecha) o +liminar Opara cancelar la reunin).

() Si selecciona +ditar, le aparece la entana en la que puede cambiar la fecha y horario. !ara finali1ar clic en Guardar.

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)) Si selecciona +liminar, le aparece la entana en la que debe hacer clic en "ceptar.

Cam!ios en Outlook -) Seleccionar Calendario. ,uego, en el fichero Inicio buscar grupo Organi5ar y seleccionar Mes. >) ,uego, seleccionar con doble clic la reunin a modificar

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&eunin a modificar

@) "odificar Inicio y 1inali5aci$n. !ara terminar hacer clic en +nviar actuali5aci$n.

3atos a modificar

Paso : ("lternativa: Convocar a Reuni$n por Outlook sin GoToMeeting) 1) .pcin 1: En Calendario, seleccione la fecha deseada y haga doble clic%. 2) .pcin 2: En Calendario, en la ficha Inicio, en el grupo uevo, haga clic en ueva reuni$n.

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3) En el cuadro "sunto, escriba el nombre de la &eunin. OT": !ara las Huntas de 3irectorio se requiere utili1ar los siguientes nombres estandari1ados: )RG: *unta (irectiva "OL: *unta (irectiva ME': *unta (irectiva +I%: *unta (irectiva PER: junta (irectiva () En el cuadro 4!icaci$n, escriba el lugar donde se reali1ar$ la reunin. Ej. #ala e Reuniones! #k<.e! etc.

)) En las listas Inicio y 1inali5aci$n, seleccione la fecha de la reunin y desacti e la casilla Todo el d)a, para seleccionar los horarios. Si desea programar reuniones bas$ndose en una 1ona horaria diferente, en la misma ficha Cita, haga clic en 7onas 2orarias.

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-) En el cuerpo de la con ocatoria de reunin, escriba: f. Saludo: Ej. #e,ores-as g. Guerpo: Ej. Me iante la .resente se los convoca a la *unta (irectiva e PM) /-01/2. h. Cecha: Ej. Mi3rcoles 04 e mar5o. i. Aorario: Ej. 16:11 a //:11 7ora e +8 j. 'gendaR Ej. /. ).ro9aci:n e In;orme e )u itora! 0. %am9ios en los Estatutos! etc. OT": !ara las Huntas de 3irectorio utili1ar la estructura de la siguiente figura:

>) ,uego, en la misma ficha Cita, en el grupo "sistentes, haga clic en Invitar a los "sistentes% Se habilitar$ el cuadro Para de correo electrnico. En esta opcin podr$ agregar el Grupo creado en !aso 1 u otros Contactos.

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@) Cinalmente, en la misma ficha Reuni$n, en el grupo +ti-uetas, seleccionar Categori5ar para asignar un color a la reunin y luego el Scono para definir el ni el de importancia "lta. ,uego, seleccionar la opcin +nviar.

OT": !ara las Huntas de 3irectorio Gategori1ar con color 'JL,.