GESTIN POR PROCESOS

CDIGO: PMASSF003

PROCESO: Ejecucin de Alternativas de Solucin
SUBPROCESO: Servicio Farmacutico
VERSIN Nro: 01
PROCEDIMIENTO: Destruccin de Medicamentos
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ESTADO
DOCUMENTAL:
VIGENTE
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1. APROBACION
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORO Hctor Javier Castro Cruz
Responsable del Servicio
Farmacutico

VALIDO
Carmen Marina Snchez de
Salazar
Subgerente de Servicios de
Salud


APROBO

Gilberto Rodrguez Daza Gerente
2. OBJETIVO
Normalizar un procedimiento para realizar la destruccin de medicamentos de control especial y/o fiscalizacin a travs del Fondo Nacional de
Estupefacientes Ministerio de la Proteccin Social, cuando se establezca la razn y justificacin para la misma.
3. BASE LEGAL
Ley 30 de 1986
Ley 100 de 1993 Por la cual se reglamenta el Sistema Nacional de Seguridad Social
Resolucin 1478 de 2006 del Fondo Nacional de Estupefacientes. Por la cual se expiden normas para el control, seguimiento y vigilancia de la importacin,
exportacin, procesamiento, sntesis, fabricacin, distribucin, dispensacin, compra, venta, destruccin y uso de sustancias sometidas a fiscalizacin,
medicamentos o cualquier otro producto que las contengan y sobre aquellas que son Monopolio del Estado.
4. PUNTOS DE AUTO CONTROL
- Llevar un control estricto sobre las Fechas de Vencimiento, Condiciones, Estado y funcionamiento de las Farmacias y de los Medicamentos para evitar
tener que realizar las destrucciones de los mismos
- Verificar la razn y justificacin para realizar la destruccin de los medicamentos
- Realizar la diferenciacin entre los Medicamentos de Control Especial y los medicamentos que no lo son
- Informar oportunamente a las autoridades competentes sobre la destruccin de los medicamentos
- Capacitacin continua a los responsables de cada una de las Farmacias que componen el servicio Farmacutico.
5. ALCANCE
5.1 DESDE: El procedimiento inicia su ejecucin en las Farmacias de los Centros de Atencin en la Bodega Central cuando el Responsable de la misma
solicita a su superior inmediato la destruccin de los medicamentos

5.2 HASTA: El procedimiento termina su ejecucin en la Subgerencia Administrativa y Financiera con el archivo de los documentos que soportan la destruccin
de los medicamentos por parte de la Subgerente Administrativa y Financiera.




























































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6. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS ANEXO
Control de Fechas de Vencimiento


7. CONTROL DE REGISTROS
IDENTIFICACIN
RESPONSABLE
FRECUENCIA DE
GENERACIN
ACCESO
ALMACENAMIENTO CONSERVACIN
DISPOSICION FINAL
NOMBRE CODIGO SITIO AREA ACTIVO MUERTO
Acta de Reunin General Comit de Farmacia
Cuando se ejecute el
procedimiento
Gerencia
Subgerencias
Estupefacientes
Tcnico BC.
Archivo de
Gestin
Subgerencia de
Servicios de
Salud
2 aos 5 aos Microfilmacin
Resolucin de Baja General Comit de Farmacia
Cuando se ejecute el
procedimiento
Gerencia
Subgerencias
Estupefacientes
Tcnico BC.
Archivo de
Gestin
Subgerencia de
Servicios de
Salud
2 aos 5 aos Microfilmacin
Formato de
Solicitud de
Destruccin de
Medicamentos
del Fondo
Nacional de
Estupefacientes.
Documento
Externo
Comit de Farmacia
Cuando se ejecute el
procedimiento
Gerencia
Subgerencias
Estupefacientes
Tcnico BC.
Archivo de
Gestin
Subgerencia de
Servicios de
Salud
2 aos 5 aos Microfilmacin
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Nro.
QUE DEBE
HACER
FLUJO / RUTA
QUIEN LO DEBE
HACER
COMO LO DEBE HACER
CUANDO LO DEBE
HACER
DOCUMENTO
GENERADO
1
Realizar la solicitud
de destruccin de
medicamentos
Tcnico
Responsable de la
Farmacia y
Coordinador de
Centro
Solicitar al Comit de Farmacia y Teraputica con
Comunicacin interna acompaada de Formato de
Devolucin de Medicamentos a Farmacia Central a
travs del Responsable del Servicio Farmacutico, la
Destruccin de medicamentos. Para la BC, la solicitud
deber realizarla el Tcnico de la Farmacia; para el
caso de los Centros de Atencin la solicitud debe ser
realizada por el Responsable de Farmacia y el
Coordinador mismo.
Inmediatamente se
detecte la necesidad de
destruccin
Formato Devolucin
medicamentos a
Bodega Central.
2
Los medicamentos
se encuentran en los
Centros de
Atencin?
S. Pasa a la actividad No. 3
No. Pasa a la actividad No. 5

INICIO
A




























































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3
Enviar los
medicamentos a la
Sede Administrativa
Coordinador de
Centro de
Atencin
Enviar los medicamentos a la Sede Administrativa
adjuntando el Formato Devolucin medicamentos a
BC y comunicacin interna
Inmediatamente se
detecte la necesidad de
destruccin
Formato Devolucin
medicamentos a
Bodega Central
4
Recibir y almacenar
los medicamentos
Tcnico de
Almacn
Recibir los medicamentos provenientes de los Centros
de Atencin y almacenarlos en cuarentena en el sitio
dispuesto para tal fin, entregar documentacin al
Responsable del Servicio Farmacutico quien a su vez
verificar y comunicar a Subgerente Servicios de
Salud.

5
Citar al Comit de
Farmacia
Subgerente
Administrativo y
Financiero
Citar mediante comunicacin interna al Comit de
Farmacia.
Comunicacin interna
6
La informacin est
correcta?
Responsable del
Servicio
Farmacutico
S. Pasa a la actividad No. 8
No. Pasa a la actividad No. 7

7
Enviar oficio al
responsable
solicitando
aclaracin
Responsable del
Servicio
Farmacutico
Enviar oficio al Coordinador del Centro de Atencin
solicitando aclaracin sobre la informacin consignada
en el Formato Devolucin medicamentos a Bodega
Central.

8
Estudiar Solicitud
de Destruccin de
Medicamentos
Comit de
Farmacia
Estudiar Formato Devolucin medicamentos a
Farmacia Central, verificando la razn y la
justificacin para la destruccin. Para el Hospital
Nazareth son razones para la destruccin: 1.- Fecha de
Vencimiento; 2.- Estado del Medicamento y 3.-
Comunicado de Autoridad Competente. La
justificacin ser sobre alguna de las razones expuestas
anteriormente.

9
La justificacin para
la destruccin es
clara?
Comit de
Farmacia
S. Pasa a la actividad No. 11
No. Pasa a la actividad No. 10.

10
Remitir a la
Subgerencia
Administrativa y
Financiera
Comit de
Farmacia
Remitir a la Subgerencia Administrativa y Financiera
para que se adelante la respectiva investigacin

B
A




























































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11
Informar al Gerente
sobre la decisin
adoptada
Subgerente
Servicios de Salud
Informar al Gerente mediante Comunicacin Interna
sobre la decisin adoptada por el Comit de Farmacia,
remitiendo copia del Acta respectiva.
Comunicacin interna
12
Expedir Acto
Administrativo para
la baja de los
medicamentos
Gerente Expedir Acto Administrativo para la baja de los
medicamentos, tomando como soporte el Acta del
Comit de Farmacia.
Resolucin
13
Citar a la empresa
que realiza la
destruccin
Subgerente
Administrativo y
Financiero
Citar a la empresa que realiza la destruccin. De
acuerdo al valor de la destruccin determinar si se
requiere realizar contrato se puede pagar por Caja
Menor.

14
La destruccin ser
de medicamentos de
Control Especial?
S. Pasa a la a actividad No. 15
No. Pasa a la actividad No. 17

15
Enviar Oficio al
Fondo Nacional de
Estupefacientes
Ministerio de
Proteccin Social
Subgerente de
Servicios de Salud
Enviar Comunicacin Oficial al Fondo Nacional de
Estupefacientes Ministerio de Proteccin Social,
informando del procedimiento y solicitando un
funcionario para la misma y anexando el Formato de
Solicitud de Destruccin de Medicamentos del Fondo
Nacional de Estupefacientes.
-Comunicacin Oficial
-Formato de Solicitud
de Destruccin de
Medicamentos del
Fondo Nacional de
Estupefacientes.(docu
mento externo)
16
Reunir la
documentacin
correspondiente
Subgerente SS Reunir el Formato de Destruccin de Medicamentos -
Solicitud y Registro, Verificacin de la J ustificacin
(Concepto del comit de Farmacia Resultado de la
Investigacin de Control Interno), Resolucin de Baja
de los Medicamentos, Oficio remitido al Fondo
Nacional de Estupefacientes y Contrato con la
Empresa de Destruccin.

17
Preparar los
medicamentos a
destruir
Tcnico de BC Organizar los medicamentos segn la forma
farmacutica para su destruccin.

18
Realizar la
Destruccin
Empresa
Contratada
Realizar la destruccin.
B
C




























































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19
Generar Acta de
Destruccin para
anexar a la
documentacin
anterior
Subgerente
Administrativo y
Financiero
Generar Acta de Destruccin UAE FNE para anexar
a la documentacin anterior, la cual debe ser firmada
por Gerente, Subgerente Administrativo y Financiero,
Funcionario del Fondo Nacional de Estupefacientes (si
est presente), responsable de la empresa que realiza la
destruccin
Acta destruccin
20
Archivar los
documentos
Subgerente SS Archivar los documentos
9. IDENTIFICACION DEL RIESGO
Nro. DEFINIR EL RIESGO A B C TOTAL
5 No realizar las verificaciones de la razn y de la justificacin de la destruccin de medicamentos 5 3 3
11 No informar al Gerente sobre la decisin adoptada por el Comit de Farmacia 3 3 3
15 No informar a la autoridad competente sobre la destruccin de los medicamentos de control especial 5 3 3

Nro. NMERO DE RIESGO SEGN LA MATRIZ DE RIESGOS DEL HOSPITAL NAZARETH I NIVEL ESE

A. EFECTO O IMPACTO.
B. PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
C. GRADO DE CONTROL.

CALIFICACION

5 ALTO
3 MEDIO
1 BAJO
FIN
C