Tutorial Access PDF

ACCESS 2010
Tutorial orientado a la accin
http://dominandoaccess.com
Julio Infante
http://dominandoaccess.com/blog
CAPITULO I (Bases de Datos) Como crear una Base de Datos en Access 2010
Hay dos maneras de crear una Base de Datos en Access 2010. 1. La primera es buscar el siguiente cuadro en la parte inferior derecha de la pantalla inmediatamente se acceda al Access:
Paso 1: Le damos un nombre a la Base de Datos Paso 2: presionamos el botn crear
2. La segunda manera de crear una Base de Datos es la siguiente: Ubicamos el botn Base de Datos en Blanco y lo presionamos dos veces. Posteriormente tendremos que cambiarle el nombre, ( Ver siguiente grfica) ya que Access en este caso asigna un nombre por defecto.
Nos aparecer una ventana como la siguiente:
Nos ubicamos entonces en la opcin Archivo del men principal y le damos click.
Entonces nos aparece la siguiente pantalla, en la cual vamos a seleccionar la opcin Guardar base de datos como
Y le damos un nombre tal y como se detalla en la siguiente grfica:
Como abrir una Base de Datos en Access 2010

Podemos seleccionar la opcin Abrir, tal y como nos indica la flecha con el nmero 1 en la siguiente grfica, la cual nos abrir el directorio que tiene configurado el Access para sus documentos.
tambin podemos ver las ltimas Bases de Datos abiertas y seleccionar la que queremos abrir donde nos indica la flecha # 2.
CAPITULO II (Tablas) Los Cuatro Pasos Bsicos en el diseo de una Base de Datos
1. Debemos tener muy claro cul es nuestro objetivo principal al tomar la decisin de crear una Base de Datos, sobre todo los resultados que en materia de informacin esperamos obtener. Teniendo claro dicho objetivo ser ms fcil determinar acertadamente los conjuntos de datos que necesitamos proporcionarle a la Base de Datos, para que a partir de ellos cumplamos con nuestro propsito, aprovechando las herramientas que Access nos ofrece para tal fin. Por ejemplo: Deseamos crear una Base de Datos que nos ayude a controlar nuestro presupuesto familiar o de un pequeo proyecto. El objetivo de dicha Base de Datos es el permitirnos hacer un seguimiento a nuestros gastos mensuales de acuerdo a un presupuesto organizado por captulos. El sistema debe permitirnos mediante consultas informes una comparacin entre lo presupuestado y lo ejecutado para cada captulo del presupuesto en un momento especfico o al final de un periodo en particular. 2. Crear las Tablas Habiendo realizado detalladamente lo comentado en el punto anterior procedemos a la creacin de las tablas. Las tablas son los objetos ms importantes en una Base de Datos, los otros objetos (formularios, consultas, informes, etc.) se basan y necesitan de las tablas para cumplir su funcin. Una tabla debe contener datos sobre un tema especfico y no debe contener informacin duplicada. Volviendo al ejemplo de la Base de Datos de presupuesto, el tema especfico de los captulos del presupuesto nos lleva a crear una tabla llamada captulos, la cual cumple con los anteriores dos criterios (contiene datos sobre un tema especfico y no contiene informacin duplicada), veamos un ejemplo de los datos que contendra: 01 Alimentacin 02 Servicios pblicos 03 Transporte . . .
18. impuestos Otra tabla puede contener los meses del ao. 01 enero 02 febrero 03 marzo . . . 12 diciembre La cual tambin cumple con los dos criterios citados anteriormente (contiene datos sobre un tema especfico y no contiene informacin duplicada)
3.
Definir las Llaves principales. Cada tabla debe tener una llave principal nica. En caso de que el diseo nos arroje tablas que no la tengan, podemos suplirlo accediendo a que el Access genere un campo de tipo auto numrico para cada una de ellas o creando llaves compuestas (involucra ms de un campo). Las llaves principales son indispensables para relacionar las tablas.
4. Definir las relaciones entre las tablas. La relacin ms comn entre las tablas es la relacin 1 a n. Una relacin 1 a n quiere decir que para cada registro en la primera tabla pueden existir uno, varios o ninguno relacionado en la segunda tabla. En la siguiente grfica podemos observar: La tabla meses(1) se relaciona con la tabla presupuesto(n), lo cual quiere decir que cada mes en la tabla meses (enero, febrero, marzo, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla presupuesto. La tabla meses(1) se relaciona con la tabla egresos(n), lo cual quiere decir que cada mes en la tabla meses (enero, febrero, marzo, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla egresos.
La tabla captulos(1) se relaciona con la tabla presupuesto(n), lo cual quiere decir que cada captulo en la tabla captulos (alimentacin, educacin, servicios pblicos, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla presupuesto. La tabla captulos(1) se relaciona con la tabla egresos(n), lo cual quiere decir que cada captulo en la tabla captulos (alimentacin, educacin, servicios pblicos, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla egresos).
Como crear tablas en Access 2010

Al crear una Base de Datos Access se activan las herramientas contextuales para las tablas (ver flecha # 1) y se abre la ventana tabla (ver flecha # 2) en la siguiente grfica:
El Access inmediatamente se crea una Base de Datos, crea una tabla por defecto llamada Tabla1.
En la siguiente grfica observamos la tabla en vista hoja de datos:
La vista hoja de datos muestra los registros de una tabla en las filas y los campos en las columnas.
Cambiemos el nombre a la tabla. Ubiquemos en la pestaa que muestra el nombre de la tabla o donde indica la flecha en la siguiente grfica y presionemos el botn derecho del ratn, y seleccionemos la opcin guardar.
Nos aparece entonces la siguiente pantalla, solicitndonos un nombre para la nueva tabla.
Y le asignamos un nombre, en este caso le he colocado Meses
Presionamos el botn Aceptar y nos colocamos en la pestaa del nombre de la tabla tal y como lo seala la flecha en la prxima grfica, presionando el botn derecho del ratn.
Seleccionamos entonces la opcin Vista Diseo del men. Vemos como Access ha creado un campo auto numrico de manera automtica, me refiero al campo Id el cual se indica en la siguiente grfica con la flecha # 1. Para este ejercicio lo vamos a dejar, note que el Access lo ha definido como clave principal (ver la llave que ha colocado a la izquierda del nombre del campo). Nos vamos entonces a la segunda fila y digitamos un nombre para el segundo campo, que en este caso le he asignado el nombre mes (ver flecha # 2)
En la columna tipo de datos de la fila donde se encuentra definido el campo mes vamos a seleccionar Texto.
Y en la ventana de las propiedades del campo le vamos a colocar en la propiedad Tamao del campo le vamos a decir que va a tener mximo 15 dgitos, tamao de campo suficiente para describir los meses del ao. Nos ubicamos nuevamente en la pestaa que contiene el nombre de la tabla, meses en este caso y presionamos el botn derecho del ratn; seguidamente seleccionamos la opcin guardar del men.
Nos ubicamos nuevamente en la pestaa que contiene el nombre de la tabla, meses en este caso y presionamos el botn derecho del ratn; seguidamente seleccionamos la opcin cerrar del men (ver siguiente grfica).
Entonces buscamos la tabla recin creada en el panel de navegacin del lado izquierdo de la pantalla y le damos doble click.
Y comenzamos a ingresar los registros. Hay que anotar que la columna o campo Id no se puede modificar, ya que es un campo autonumrico cuyo control lo tiene el Access. Luego nos ubicamos en la columna o campo mes y comenzamos a digitar los meses del ao.
Fijmonos como al digitar Enero en la primera fila sobre la columna mes Access le asigna el nmero 1 al campo Id automticamente, creando de esta manera el primer registro de la tabla. Nos ubicamos entonces en el segundo registro exactamente donde indica la flecha en la prxima grfica.
Y digitamos el segundo mes, y as sucesivamente hasta completar los meses del ao. As debe quedar la tabla meses:
Luego ubicamos la pestaa con el nombre de la tabla, presionamos el botn derecho del mouse y seleccionamos la opcin guardar para guardar la tabla meses.
Claves principales combinadas En la tabla que creamos en el ejercicio anterior la clave principal era un solo campo Id de tipo auto numrico. Miremos la siguiente tabla presupuesto definida en el siguiente ejemplo:
Esta tabla contiene 3 campos de los cuales la unin de los dos primeros: cod_mes y nom_cap por criterios de diseo forman la clave principal. Miremos: Cod_mes : representa un mes especfico en el ao. Nom_cap : representa un captulo del presupuesto. Valor: valor presupuestado para un captulo en un mes determinado Ejemplo: Cod_mes = 01 Enero Nom_cap = Alimentacin Valor= 250
Lo que quiere decir que si determinamos una clave compuesta como clave principal a cod_mes + nom_cap y digitamos estos datos (01, alimentacin, 250) El captulo alimentacin en el mes de enero ya no lo podemos incluir en otro registro, Ya que creara valores duplicados y Access no lo va a permitir Para definir la clave compuesta hacemos lo siguiente:
Nos ubicamos en el cuadro gris al lado izquierdo del primer campo (cod_mes) que va a formar la clave principal, presionamos el botn izquierdo del ratn y sin soltar el botn arrastramos el ratn hasta que cubra el siguiente campo (nom_cap).
Presionamos el botn derecho del ratn en cualquier parte del rea seleccionada y escogemos la opcin clave principal, Microsoft Access entiende que se est creando una clave principal
compuesta y la manera de identificarlo es con una llavecita a la izquierda de cada campo. Ver siguiente grfica.
Tipos de Datos en Access 2010
Un tipo de datos determina como va a ser el almacenamiento de datos en un campo de una tabla, y esto va a depender de la funcin que quieres que cumpla cada dato en particular. Tenemos que analizar muy bien la escogencia del tipo de datos para cada campo, y de las relaciones que pueda tener con otras tablas, ya que el cambiarlo cuando la base de datos entre en produccin puede representarte perdida de datos sobre todo en aquellos que sean claves principales. Miremos las opciones que ofrece Microsoft Access en cuanto a tipos de datos:
- Texto: se utiliza para introducir datos que incluyan texto, valores numricos que no requieran clculos matemticos o combinacin de texto y nmeros. (acepta hasta 255 caracteres) - Memo: El tipo memo acepta hasta 63.999, ideal para descripciones muy completas con ms de 255 caracteres. - Nmero: Datos numricos que vayan a ser utilizados para realizar clculos matemticos.
- Fecha/Hora: Es importante utilizar este tipo para introducir datos de fecha (del ao 100 al ao 9999).
- Moneda: Ideal para datos numricos que representen valores en moneda, que vayan a utilizarse para clculos matemticos y que necesitemos que lo preceda el signo de moneda. Acepta hasta 15 dgitos para la parte entera del nmero y hasta 4 dgitos en su parte decimal, se recomienda utilizar en datos en donde se requieran hasta 4 dgitos decimales.
- Auto numrico: El valor que contenga este campo se va air incrementando cada vez que se agregue un registro a la tabla que lo contenga. , luego este tipo de datos es utilizado para llevar una secuencia de los registros ingresados a una tabla. (No permite modificaciones)
- Si/No: Ideal para seleccionar registros de acuerdo a este criterio.
- Objeto OLE: Este tipo de datos es usado para enlazar o adjuntar archivos creados en otros programas, como pueden ser archivos Word, Excel, etc. (el archivo ocupa espacio en la base de datos.
- Hipervnculo: Es usado para campos que contienen enlaces a pginas web, direcciones de correo, o archivos que abren con un navegador web.
- Datos adjuntos: a diferencia del tipo objeto OLE, cada documento, grafico, hoja de clculo, etc que se adjunte a un campo de este tipo se ejecutar en el programa que fue creado, sin requerir ms espacio adicional en la base datos del que necesita el solo enlace.
- Calculado: Este tipo de datos en nuevo con Microsoft Access 2010, el cual usa datos en la misma tabla para hacer clculos.
- Asistente para bsquedas: Te permite buscar datos en otra tabla o en una lista de valores predeterminada para el campo.
Para el tipo de Datos nmero existen las diferentes opciones para el tamao del campo
Tamao del campo Byte Entero Entero largo
Valores permitidos Nmeros enteros entre 0 y 255 Entre el nmero -32,768 hasta el nmero 32,767 Entre el nmero -2,147,483,648 y 2,147,483,647 Entre el nmero -3.4 x 10^38 al nmero 3.4 x 10^38 Entre el nmero -1.797 x 10^308 y el 1.797 x 10^308 No soportado por archivos .accdb Entre el nmero -9.999 x 10^27 y el nmero 9.999 x 10^27
Precisin decimal ninguna ninguna ninguna
Tamao almacenamiento 1 byte 2 bytes 4 bytes
Simple Doble Id. de rplica Decimal
7 15 N/A 28
4 bytes 8 bytes 16 bytes 12 bytes
Relaciones entre Tablas en una Base de Datos Access

Una Base de Datos relacional es un contenedor que alberga mltiples tablas que guardan informacin relacionada, permitiendo una estructura centralizada y eliminando los problemas de redundancia y control de los datos, veamos unas recomendaciones: Crear tablas independientes para cada entidad para evitar la redundancia de datos. Asignar una llave primaria a cada tabla para evitar que la tabla contenga registros duplicados y valores nulos, y que adems nos permita relacionar tablas. Incluir llaves forneas, necesarias para crear relaciones entre tablas en la base de datos. Una llave fornea debe ser del mismo tipo, tamao y debe contener los mismos datos que la llave primaria con la cual se ha relacionado. La relacin ms comn entre las tablas es la relacin 1 a n. Una relacin 1 a n quiere decir que para cada registro en la primera tabla pueden existir uno, varios o ninguno relacionado en la segunda tabla. En la siguiente grfica que representa un programa para controlar un presupuesto podemos observar: La tabla meses(1) se relaciona con la tabla presupuesto(n), lo cual quiere decir que cada mes en la tabla meses (enero, febrero, marzo, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla presupuesto. La tabla meses(1) se relaciona con la tabla egresos(n), lo cual quiere decir que cada mes en la tabla meses (enero, febrero, marzo, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla egresos. La tabla captulos(1) se relaciona con la tabla presupuesto(n), lo cual quiere decir que cada captulo en la tabla captulos (alimentacin, educacin, servicios pblicos, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla captulos). La tabla captulos(1) se relaciona con la tabla egresos(n), lo cual quiere decir que cada captulo en la tabla captulos (alimentacin, educacin, servicios pblicos, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla egresos).
Miremos como se crea una de estas relaciones: Ubiquemos la opcin Herramientas de base de datos y le damos click.
Y presionamos el icono relaciones.
Si es la primera vez que entramos a crear relaciones seguramente nos aparecer la pantalla sin ninguna tabla, entonces procedemos a presionar el botn derecho sobre cualquier parte de esta rea y le podemos dar la opcin mostrar todo, o mostrar tabla por tabla.
Despus que tenemos todas las tablas en pantalla, procedemos a crear las relaciones,. Supongamos que ya hemos creado tres de ellas como aparece en la prxima grfica. Vamos a crear entonces la relacin 1 a n meses(1) presupuesto(n). Hay que aclarar que el campo cod_mes de la tabla mes debe ser del mismo tipo y tamao del campo cod_mes en la tabla presupuesto. Seleccionamos con el botn izquierdo del ratn el campo cod_mes de la tabla meses y sin soltarlo lo trasladamos hacia la tabla presupuesto, soltndolo sobre el campo cod_mes de la tabla presupuesto, ver siguientes dos grficas.
Al soltar el botn izquierdo, Microsoft Access muestra una pantalla entendiendo que pretendemos crear una relacin uno a n entre estas dos tablas (flecha #2) mediante los campos cod_mes (flecha
# 1)de cada una de ellas. El campo cod_mes de la tabla presupuesto se convierte entonces en una llave fornea de la llave primaria de la tabla meses (cod_mes).(ver siguiente grfica).
El cuadro nos permite seleccionar tres opciones:
Integridad referencial quiere decir que al definir cod_mes de la tabla presupuesto como una llave fornea de la llave primaria cod_mes de la tabla meses , sus datos deben primero existir en la tabla meses , o lo que es lo mismo, hay que crear los meses del ao en la tabla meses antes de intentar digitar datos en el campo cod_mes de la tabla presupuesto. Las otras dos opciones (actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados) se refiere a que cualquier cambio en la tabla que contiene la llave primaria, lo va a reproducir en las tablas que tienen llaves forneas dependiente de dicha llave primaria.
Seleccionamos entonces las tres opciones (exigir integridad referencial, actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados) y presionamos el botn crear. De esta manera hemos creado la relacin 1 a n entre estas dos tablas.
CAPITULO III (Formularios) Como crear un formulario Automtico en Access

Los formularios ofrecen una interface amigable a los usuarios de una Base de Datos en el momento de ingresar los datos, de tal manera que la informacin que es suministrada a travs del formulario va quedando almacenada en la tabla que se ha definido como fuente de datos de ese formulario en particular, mejorando ostensiblemente la presentacin en pantalla de los datos y generando un entorno grfico amigable a los usuarios que van a interactuar con la BD. Seleccionamos la tabla que va a ser la fuente de los datos en el panel de navegacin ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, tal y como podemos ver en la siguiente figura:
Posteriormente seleccionamos en la cinta de opciones la pestaa crear y escogemos la opcin formulario.
Vemos entonces como Access genera un formulario automtico de esta manera, enlazando los datos del formulario al contenido de la tabla origen de los datos.
Podemos entonces comenzar a ingresar, modificar, borrar, etc. Los datos de la tabla Facturas por medio del formulario Facturas.
Podemos navegar por los registros que contiene la tabla Facturas a travs del selector de registros ubicado en la parte inferior izquierda del formulario.
CAPITULO IV (Consultas) Como Crear Consultas en Access

Para Crear consultas sencillas en Access seleccionas la opcin crear y luego presionas el botn Asistente para consultas de la seccin Consultas en la cinta de opciones.
Selecciona entonces la opcin Asistente para consultas sencillas tal y como podemos ver en la siguiente grfica.
Escoges la tabla origen de los datos a consultar y los campos que quieres que aparezcan en la consulta. Si quieres seleccionar todos los campos entonces presionas el botn escoger solo unos campos los vas seleccionando uno a uno con el botn >.
>> .
Si quieres
Para el ejemplo actual los he seleccionado todos los campos con el botn >> tal y como puedes ver en la siguiente grfica.
Luego seleccionamos la opcin Detalle (muestra cada campo de cada registro)
Le damos un ttulo a la consulta:
Y aqu tenemos el resultado de la consulta, todos los registros de la tabla Facturas.
Como le hemos dado un nombre, podemos ejecutar esta consulta cuando queramos, buscndola en el panel de navegacin de la siguiente manera: Seleccionar consultas en el panel de navegacin (flecha # 1). Localizar la consulta por su nombre. Dar doble click en la consulta
CAPITULO V (Informes) Como Crear Informes en Access

Crear Informes en Access es muy sencillo. Miremos como hacer un informe sencillo basado en una sola tabla con el asistente: (te recomiendo hacerlo t mismo utilizando la Base de Datos Northwind que viene con Access) Escoge la opcin Crear en el men y en la seccin Informes seleccionas Asistente para Informes
Escoges la tabla origen del Informe, en este caso escoger la tabla empleados.
Seleccionamos los campos que queremos que aparezcan en el Informe con el botn desde la columna campos disponibles. En este caso seleccion (Id, Compaa, Apellidos y Nombre)
>
Por el momento no vamos a agregar ningn nivel agrupamiento, entonces presionamos siguiente (ver siguiente grfico)
Tampoco vamos a aplicar ningn criterio de ordenacin. Entonces, Pulsamos siguiente
La siguiente ventana permite seleccionar la forma en que va a estar distribuida la informacin en el informe y la orientacin. En este caso escojo la distribucin tabular y orientacin vertical.
Y le damos un nombre a nuestro informe.
Y listo, ya tienes tu informe, que puedes ver en la pantalla o enviarlo a la impresora.

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Paso 1: Le damos un nombre a la Base de Datos Paso 2: presionamos el botn crear

Nos aparecer una ventana como la siguiente:

Y le damos un nombre tal y como se detalla en la siguiente grfica:

Como abrir una Base de Datos en Access 2010

Como crear tablas en Access 2010

En la siguiente grfica observamos la tabla en vista hoja de datos:

Y le asignamos un nombre, en este caso le he colocado Meses

Tipos de Datos en Access 2010

- Si/No: Ideal para seleccionar registros de acuerdo a este criterio.

Tamao del campo Byte Entero Entero largo

Precisin decimal ninguna ninguna ninguna

Tamao almacenamiento 1 byte 2 bytes 4 bytes

Simple Doble Id. de rplica Decimal

4 bytes 8 bytes 16 bytes 12 bytes

Relaciones entre Tablas en una Base de Datos Access

Y presionamos el icono relaciones.

El cuadro nos permite seleccionar tres opciones:

CAPITULO III (Formularios) Como crear un formulario Automtico en Access

Posteriormente seleccionamos en la cinta de opciones la pestaa crear y escogemos la opcin formulario.

CAPITULO IV (Consultas) Como Crear Consultas en Access

Luego seleccionamos la opcin Detalle (muestra cada campo de cada registro)

Le damos un ttulo a la consulta:

Y aqu tenemos el resultado de la consulta, todos los registros de la tabla Facturas.

CAPITULO V (Informes) Como Crear Informes en Access

Tampoco vamos a aplicar ningn criterio de ordenacin. Entonces, Pulsamos siguiente

Y le damos un nombre a nuestro informe.

Y listo, ya tienes tu informe, que puedes ver en la pantalla o enviarlo a la impresora.

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