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Universidade Federal de Santa Catarina Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo

BASES PARA A IMPLANTAO DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GED. ESTUDO DE CASO

Geraldo Majela Ferreira de Macedo

Dissertao apresentada ao Programa de PsGraduao em Engenharia de Produo da Universidade Federal de Santa Catarina como requisito parcial para obteno do ttulo de Mestre em Engenharia de Produo.

FLORIANPOLIS

2003 Geraldo Majela Ferreira de Macedo

BASES PARA A IMPLANTAO DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GED ESTUDO DE CASO

Esta dissertao foi julgada adequada e aprovada para obteno do ttulo de Mestre em Engenharia de Produo, especialidade em Mdia e Conhecimento, no Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo da Universidade Federal de Santa Catarina. Florianpolis, 18 de fevereiro de 2003.

Prof. Edson Pacheco Paladini, Dr. Coordenador do Curso Banca examinadora: _________________________________ Prof. lvaro Guillermo Rojas Lezana, Dr. Universidade Federal de Santa Catarina Orientador _______________________________ ________________________________ Prof. Marison Luiz Soares, Dr. Universidade Federal de Santa Catarina ________________________________ Prof. Juarez Jonas Thives Jr, MSc. Universidade Federal de Santa Catarina

Prof. Juarez Perfeito, Dr. Universidad de Valencia


_______________________________ Prof. Jos Ferreira de Macedo, MSc. Universidade Federal de Santa Catarina

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Dedico esta dissertao aos meus familiares e a todos que me apoiaram, me incentivaram e acreditaram nos meus estudos.

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AGRADECIMENTOS

Agradeo...

A Deus por me conceder sade, discernimento e competncia para concluir mais este desafio e por ter colocado tantas pessoas boas e competentes em minha vida tornando possvel a realizao deste trabalho; Aos Mestres que com sabedoria souberam nos guiar na busca de novos conhecimentos; Ao meu orientador, Prof. Dr. lvaro Guillermo Rojas Lezana, pela forma brilhante que acompanhou e orientou este trabalho; Aos membros da banca, MSc. Jos Ferreira de Macedo, Prof. MSc. Juarez Jonas Thives Jr., Prof. Dr. Juarez Perfeito e Prof. Dr. Marison Luiz Soares que prontamente e gentilmente aceitaram o convite para participarem dessa defesa de dissertao; Ao meu irmo e amigo, MSc. Jos Ferreira de Macedo, presidente da Macedo, Koerich S.A., que me incentivou, acompanhou e colaborou em todos os sentidos para a realizao deste trabalho; A todos os funcionrios da Macedo, Koerich S.A. pelo compartilhamento de experincias; Ao meu genro e amigo Maurcio Pantaleo pela sua inestimvel colaborao; A toda equipe UFSC/ EPS pela organizao e realizao do curso; Aos meus familiares, pelo incentivo e pela compreenso.

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SUMRIO

RESUMO ...............................................................................................................................VII ABSTRACT......................................................................................................................... VIII LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS........................................................................... IX LISTA DE FIGURAS ..............................................................................................................X 1 INTRODUO ..................................................................................................................1 1.1 APRESENTAO........................................................................................................1 1.2 CRIANDO DIFERENCIAO COM GED ................................................................3 1.3 OBJETIVOS..................................................................................................................4 1.3.1 Geral........................................................................................................................4 1.3.2 Especficos ..............................................................................................................5 1.4 ESTRUTURA DO TRABALHO ..................................................................................5 1.5 LIMITAES ...............................................................................................................6 1.6 EVOLUO HISTRICA DA COMUNICAO.....................................................7 2 GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GED..........................14 2.1 INTRODUO...........................................................................................................14 2.2 DEFINIO................................................................................................................14 2.3 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS................................................................16 2.3.1 Definio de Documento ......................................................................................16 2.3.2 Tipos de Documentos ...........................................................................................17 2.3.3 Formato de documentos em sistemas de GED .....................................................17 2.3.4 Armazenamento ....................................................................................................24 2.4 PADRES E OBJETIVOS .........................................................................................25 2.5 APLICAES DO GED.............................................................................................26 2.6 ASPECTOS LEGAIS ..................................................................................................38 2.6.1 Periodicidade/Prazos.............................................................................................43 2.6.2 Criptografia ...........................................................................................................46 2.6.3 Autenticao de Documentos ...............................................................................48 2.6.4 Certificados Digitais .............................................................................................49 2.7 A AUTOMAO DE ESCRITRIO ........................................................................50 2.8 PROJETO PILOTO.....................................................................................................55 2.8.1 Avaliando as Necessidades ...................................................................................55 2.8.2 Instalao ..............................................................................................................56 2.8.3 Treinamento ..........................................................................................................56 2.8.4 Administrao do Sistema ....................................................................................57 2.8.5 Implementao de Consultoria .............................................................................57 2.9 BENEFCIOS DO GED ..............................................................................................57

TECNOLOGIA ASSOCIADA AO GED .......................................................................59 3.1 NOVAS TECNOLOGIAS UTILIZADAS PELO GED .............................................59 3.1.1 Enterprise Reports Manager ERM.....................................................................59 3.1.2 Knowledge Management KM............................................................................60 3.1.3 Forms Processing ..................................................................................................61 3.1.4 Content Management ............................................................................................61 3.2 INTEGRAO COM E-COMMERCE .....................................................................61 3.3 INTEGRAO COM ERP.........................................................................................63 3.4 WORKFLOW..............................................................................................................65 3.5 DISPOSITIVOS DE CAPTURA DE IMAGENS.......................................................69 3.6 DISPOSITIVOS DE ARMAZENAMENTO ..............................................................70

PROCEDIMENTOS PROPOSTOS PARA A PESQUISA..........................................72 4.1 A EMPRESA MACEDO, KOERICH S.A..................................................................72 4.2 ELABORAO DA PESQUISA ...............................................................................73 4.2.1 Reconhecimento e Formulao do Problema de Pesquisa....................................75 4.3 PLANEJAMENTO DA PESQUISA...........................................................................76 4.3.1 Definio dos Objetivos da pesquisa ....................................................................76 4.3.2 Estabelecimento das Questes de Pesquisa ..........................................................77 4.3.3 Estabelecimento das Necessidades de Dados e Definio das Variveis .............77 4.3.4 Determinao das Fontes de Dados ......................................................................81 4.3.5 Determinao da Metodologia..............................................................................81 4.3.6 Planejamento da Organizao, Cronograma e Oramento ...................................82 4.3.7 Redao do Projeto de Pesquisa ...........................................................................83 4.4 EXECUO DA PESQUISA.....................................................................................83 4.4.1 Preparao de Campo ...........................................................................................83 4.5 COMUNICAO DOS RESULTADOS ...................................................................84 4.5.1 Interao dos Departamentos com os Documentos ..............................................85 4.5.2 Formato Original do Documento Recebido..........................................................88 4.5.3 Meio Fsico original..............................................................................................94 4.5.4 Freqncia de Recebimento..................................................................................99 4.5.5 Freqncia de Acesso .........................................................................................101 4.5.6 Ciclo de Vida ......................................................................................................102 4.5.7 O Problema Especfico .......................................................................................103 4.5.8 Processo Atual ....................................................................................................103 4.5.9 Alternativa Proposta............................................................................................105

CONCLUSES E RECOMENDAES ....................................................................108 5.1 5.2 CONCLUSES .........................................................................................................108 RECOMENDAES PARA TRABALHOS FUTUROS........................................110

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS................................................................................113 ANEXOS................................................................................................................................124

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RESUMO

Este trabalho levanta as maneiras que os documentos so utilizados para buscar bases que venham auxiliar na implantao de um sistema de gerenciamento eletrnico de documentos GED em uma empresa agro-industrial de mdio porte. Uma anlise criteriosa sobre toda a documentao utilizada no dia-a-dia de uma empresa poder ser til quando da escolha de uma soluo GED. Certamente que aps conhecer melhor os seus processos e tendo em mos um diagnstico que exponha a realidade de todo o fluxo de documentos, a empresa estar mais preparada para escolher a tecnologia mais adequada sua realidade. A aplicao dos estudos est demonstrada atravs de uma pesquisa realizada na empresa Macedo, Koerich S.A. na qual busca-se mapear os principais documentos utilizados pela empresa em seus processos identificando o formato, o meio fsico, a freqncia de uso e o ciclo de vida de cada tipo de documento. Ao final, sugerida uma aplicao de GED para o fator identificado como mais importante no sistema atual de gerenciamento de documentos.

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ABSTRACT

This work identifies the ways the documents are used to pick up bases that could help an electronic document management EDM implementation system in a middle size agribusiness industry. A critic analysis about all the documentation used in a company routine can be useful when looking for a EDM solution. After know details of its processes and whit a diagnostic report expressing all the documents workflow, the company will better be able to choose the ideal technology to its case. A research was developed in Macedo, Koerich S.A. company to demonstrate the studies. It was to look for the main documents used in its process, identifying the format, the physical properties, the usage frequency and the shelf live of any kind of document. At last, an EDM appliance is suggested to the element identified as most important in actual document management.

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LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS


AIIM CD CD-RW CENADEM CIPA COLD COM CRM DI DLL DMS DPI EDI EDMS ERM ERP GED HTML ICMS ICR IP ISO KM KMS LAN LASER MPEG OCR PDF PDM SGBD SGML SQL SIM TCP/IP TI UNCITRAL WAN WORM WWW Association for Information and Image Management International Compact Disc Compact Disk Rewritable Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informao Comisso Interna de Preveno de Acidentes Computer Output to Laser Disk Computer Output to Microfilm Customer Relationship Management Document Imaging Dynamic Link Library - Biblioteca de Conexo Dinmica Document Management System Dots per inch (pontos por polegada) Electronic Data Interchange Engineering Document Management System Enterprise Reports Manager Enterprise Resource Planning Gerenciamento Eletrnico de Documentos Hypertext Markup Language Imposto sobre Circulao de Mercadorias Intelligent Character Recognition Internet Protocol International Organization for Standardization Knowledge Management Knowledge Management System Local Area Network Light Amplification by Stimulated Emission of Radiation Motion Pictures Experts Group Optical Character Recognition Portable Document Format Product Data Management Sistema de Gerncia de Banco de Dados Standard Generalized Markup Language Structured Query Language Sistema Integrado Macedo Transmission Control Protocol/Internet Protocol Tecnologia da Informao United Nations Commission on International Trade Law Wide Area Network Write Once Read Many World Wide Web

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LISTA DE FIGURAS
Figura 01 - Comparativo entre os tamanhos de arquivos ................................. Figura 02 - Comparao entre os formatos TIFF e PDF................................... Figura 03 - Comparativo entre as ferramentas para gerao de PDF................ Figura 04 - Etapas do ciclo de vida do documento............................................ Figura 05 - Algoritmos Simtricos..................................................................... Figura 06 - Algoritmos Assimtricos................................................................. Figura 07 - Arquitetura de um sistema ERM.................................................... Figura 08 - Mapa do site da Macedo................................................................. Figura 09 - As etapas para a elaborao de uma pesquisa................................. Figura 10 - Tipos de documentos utilizados....................................................... Figura 11 - Matriz relacional............................................................................... Figura 12 - Documentos enviados por pelo menos 50% dos departamentos.... Figura 13 - Documentos recebidos por pelo menos 50% dos departamentos... Figura 14 - Formato original dos documentos................................................. Figura 15 - Documentos no formato analgico................................................. Figura 16 - Volume de documentos analgicos................................................. Figura 17 - Documentos no formato digital....................................................... Figura 18 - Volume de documentos digitais...................................................... Figura 19 - Meio fsico original do documento.............................................. Figura 20 - Documentos em meio fsico CD................................................... Figura 21 - Documentos em meio fsico rede................................................ Figura 22 - Documentos em meio fsico Papel............................................... Figura 23 - Documentos em meio fsico internet............................................ Figura 24 - Freqncia de recebimento por ano.............................................. Figura 25 - Usurios que enviam e recebem os tipos de documentos............ Figura 26 - Recebimentos e acessos de documentos por ano.......................... Figura 27 - Documentos com maiores ciclos de vida...................................... Figura 28 - Formulrio A4 dividido em dois formulrios A5............................ Figura 29 - Comparao de custos de impresso................................................ 19 19 24 36 47 47 60 73 74 80 81 86 87 88 89 90 91 92 94 95 96 97 98 99 100 101 102 106 107

INTRODUO

1.1

APRESENTAO
O tratamento da documentao um componente fundamental para que as organizaes

encontrem maneiras para aumentar a produtividade tratando as informaes e otimizando o fluxo de trabalho, racionalizando processos e atendendo requisitos de qualidade total. A documentao, tradicionalmente em papel, proporciona perdas expressivas para a empresa, decorrentes da utilizao de espao para armazenamento, extravio, dificuldade e tempo para localizao do documento.

Lida-se com variadas formas de documentos1, no s em papel, e s vezes no se sabe fazer um bom uso do privilgio de dispor de tanta informao. A desorganizao dos documentos , normalmente, um problema, gerando insegurana e aumentando a margem de erros e o desperdcio de tempo. A aplicao e uso de ferramenta ou ferramentas especficas, podero trazer resultados excepcionais eliminando ou reduzindo drasticamente os pontos fracos existentes relacionados a documentos.

Com a popularizao da informtica, a quantidade de informao cresceu de forma exponencial e o uso de papel, que parecia que diminuiria, aumentou consideravelmente, pois parcelas significativas de documentos so simplesmente acumuladas, isto , armazenadas, muitas vezes, sem critrios definidos.

Conforme BALDAM (2002), a necessidade de perseguir novos e variados fatores de desempenho alterou profundamente a tomada de decises dentro das organizaes. O aumento da complexidade no ambiente social das organizaes (mercado, tecnologia,
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O documento o conjunto de informaes (em meio eletrnico ou no) que agrega dados estruturados, semiestruturados e no-estruturados e que representam o conhecimento produzido ao longo de um processo da organizao.

cidadania) induziu uma maior complexidade no prprio sistema organizacional, aumentando a incerteza e, conseqentemente, trazendo um maior risco na tomada de decises.

A falta de gerncia de documentos eletrnicos um problema que atinge hoje a quase totalidade das organizaes, com um agravante para o setor pblico, limitado em seu oramento para inserir solues tecnolgicas adequadas, em funo do alto custo para implantao das mesmas.

Tomar uma deciso urgente que necessite consultar um ou vrios documentos importantes mas que no se sabe exatamente onde esto ou encontram-se distante num arquivo permanente empilhado e empoeirado, uma tarefa difcil. LAUDON & LAUDON (1998), afirmam que em torno de 40% do tempo do trabalho num escritrio em organizaes de diversos setores utilizado com atividades de gerenciamento de documentos.

Acreditava-se que a informatizao e a implementao de sistemas de informao reduziriam o fluxo de papis, mas, segundo pesquisa realizada nos E.U.A em 1990 pela Avant Imaging & Information Management Inc.(AIIM), 95% dos documentos das organizaes eram impressos e guardados em papel. Hoje, dentro de um processo evolutivo de informatizao plena dos sistemas existentes, 92% dos documentos ainda so impressos. (CENADEM, 2002).

As empresas passaram a buscar novas formas de integrao atravs de sistemas de automao de escritrio para dar apoio na execuo de processos otimizando o tempo disponvel de seu pessoal e, com isso, aumentar a eficincia da organizao como um todo. a revoluo tecnolgica sendo direcionada para otimizar o binmio produtividade-qualidade.

Para BALDAM (2002), empresas aparentemente fortes e imbatveis podem perder o bonde da histria e serem ultrapassadas por empresas que compreenderam que a verdadeira batalha pela produtividade, neste incio de sculo, est sendo travada em torno da produtividade do conhecimento.

A velocidade com que as informaes chegam, cada vez mais instantneas, torna obrigatria uma adequada absoro das mesmas na capacidade de agir e, tambm, na estrutura de trabalho. A modernizao, a agilizao e o aumento de qualidade contnuos so requisitos bsicos de qualquer empresa.

Para FANTINI (2001) mtodos eficazes para derrotar a concorrncia, estratgias de marketing, tcnicas de gesto, absolutamente todo o universo das empresas sente hoje o peso de um desafio que adequar-se a um ambiente em que os concorrentes so companhias cada vez mais leves, geis e virtuais. H uma quebra total de paradigmas na forma de produzir, fazer negcios, gerar conhecimentos e se relacionar com o mundo. uma era movida pela propulso dos bits, que digitalizam2 tudo: livros, filmes, dados, voz, imagens, dinheiro e negcios.

Logo, a facilidade em armazenar, recuperar e conservar a integridade desse verdadeiro patrimnio intelectual torna-se um imperativo para manter as organizaes produtivas e competitivas nos dias atuais. Acrescente-se a isso as novas exigncias, em termos de volume de documentos e necessidades de controle, ditadas por normas tcnicas como as normas ISO 9000, e delineia-se um panorama altamente favorvel ao crescimento da utilizao de sistemas de GED.

1.2 CRIANDO DIFERENCIAO COM GED

A utilizao de um sistema GED pode levar as empresas a um diferencial competitivo, basicamente de trs maneiras: O do aumento da qualidade e da produtividade do trabalho: Com o GED, cria-se uma base corporativa de informaes de rpido e fcil acesso. Novos documentos podem ser
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Digitalizao - Processo atravs do qual um documento ou imagem transformado em um conjunto de bits (utilizando um escner) atravs da converso do sistema analgico para o digital.

gerados a partir de outros, bastando salv-lo com outro nome e alter-lo para as novas necessidades. Assim, a informao no fica somente restrita a poucos, mas passa a ser um ativo corporativo, acessado e compartilhado por todos. Reduo de custos proporcionada pelo aumento da produtividade. Com a facilidade de se consultar e aceira os documentos atravs do seu perfil, diminui-se o tempo de procura, de recuperao e de elaborao. Com isso, os servios acabam absorvendo menos tempo de trabalho e ficam potencialmente mais baratos.

Controle de documentos da certificao da certificao ISO 9000: As ferramentas de GED, por controlarem de forma sistemtica o acervo de documentos, sua localizao, utilizao, verses e principalmente a segurana dos documentos, tm sido muito utilizadas para dar suporte necessidade de registros demandada na certificao ISO 9000. Quando os auditores da ISO vo a uma empresa que usa o GED, o processo de auditoria da certificao fica simplificado, uma vez que uma ferramenta automatizada controla todo o processo de gerao, acesso e manuteno dos documentos.

1.3

OBJETIVOS

Pesquisar os tipos de documentos utilizados pela empresa Macedo, Koerich S.A com o intuito de se obter subsdios suficientes para auxiliar na implantao de um sistema de gerenciamento de documentos - GED - nessa empresa.

1.3.1 Geral
Atravs de pesquisa, buscar bases para a implantao de um sistema de gerenciamento de documentos GED.

1.3.2 Especficos
Apresentar os conceitos de GED e tecnologias envolvidas;

Pesquisar os documentos utilizados pela empresa, qualificando-os e quantificando-os;

Apresentar sugestes para aplicao de GED.

1.4 ESTRUTURA DO TRABALHO

O primeiro captulo apresenta a introduo, os objetivos deste trabalho assim como uma evoluo histrica do avano da tecnologia desde o nascimento do computador. Das tecnologias correlatas at a integrao do trabalho pelos sistemas de automao da atualidade alm da definio de documentos e como so gerados.

O segundo captulo apresenta uma definio de GED, tipos e o ciclo de vida dos documentos, formas e periodicidade de armazenamento, legislao e talvez o maior motivo que leva as empresas a adoo da tecnologia: as dificuldades de gerenciamento dos documentos.

O terceiro captulo lista e descreve as mais recentes inovaes tecnolgicas associadas ao GED e a integrao do GED com ERM, ERP, KM, Form Processing, Workflow alm de abordar dispositivos de captura e armazenamento de documentos.

O quarto captulo apresenta todas as etapas da pesquisa realizada na Macedo, Koerich S.A, desde o seu planejamento, recursos necessrios, execuo e apresentao dos resultados obtidos. Como trata-se de uma pesquisa cientfica, buscou-se ocorrncias ou fatos para

constituir o conhecimento, conforme MATTAR (ibid) (apud LAKATOS & MARCONI, 1983).

O quinto captulo elege um problema como o principal, na tica do mestrando, e que pode ser resolvido com a aplicao do GED. Descreve os procedimentos atuais e prope novos procedimentos para a sua realizao de maneira mais simples, moderna, econmica e segura.

Ainda o quinto captulo apresenta as concluses deste trabalho, recomendaes e tambm os assuntos relevantes que possibilitem uma continuidade do estudo.

1.5

LIMITAES

Este trabalho apresenta algumas limitaes e, por isso, no se poderia deixar de cit-las para que no fosse criada uma falsa expectativa em relao ao seu contedo. A primeira limitao est em no apresentar, em momento algum, os custos possveis para aquisio de softwares e hardwares, nem para treinamentos e outros possveis desembolsos requeridos em toda fase de projeto, implantao e manuteno do GED, por se tratar de custos especficos a cada projeto. A segunda limitao est na falta de indicao de modelos especficos de equipamentos a serem utilizados pelo GED, visto que, a gama de modelos e fabricantes muito extensa e cada aplicao de GED exigir um estudo personalizado. A terceira limitao est na falta de sugestes de solues para GED e indicao de seus respectivos fabricantes devido grande quantidade de opes no mercado. Torna-se necessrio, aps a elaborao do projeto de GED, tendo em mos todas as atribuies necessrias, analisar as opes disponveis.

1.6

EVOLUO HISTRICA DA COMUNICAO

Os avanos na comunicao da informao a partir da revoluo da escrita, quando o homem passa da comunicao oral e interativa direta das culturas tribais para a comunicao escrita, baseada em textos lineares e no uso de alfabetos, trouxeram uma nova perspectiva para a comunicao, j que, nas sociedades orais, seus participantes (emissor e receptor de mensagens) partilhavam do mesmo contexto, isto , a comunicao ocorria, por meio da linguagem, no mesmo tempo e espao em que ambos se encontravam. A comunicao baseava-se nas lembranas das pessoas; em especial, em sua memria auditiva. Os membros das sociedades sem escrita exploravam ao mximo artifcios como dramatizaes, rituais, danas e msicas, como forma de transmitir e perpetuar acontecimentos e histrias que consideravam relevantes. No havia, entretanto, qualquer garantia de que a mensagem oral seria a mesma aps vrios estgios de transmisso. Com a escrita, passou a ser possvel tomar conhecimento de fatos presenciados ou relatos feitos por pessoas que viveram em outras pocas ou lugares. Pela primeira vez na histria da humanidade, o discurso pde ser compreendido e analisado fora do contexto em que foi produzido. Segundo LEVY (1993), a comunicao puramente escrita elimina a mediao humana no contexto que adaptava ou traduzia as mensagens vindas de um outro tempo ou lugar.

Milhares de anos depois, o homem se deparou com outras duas revolues: a revoluo da imprensa e a revoluo do computador. Essa passagem da cultura tribal para a cultura escrita/tipogrfica foi, possivelmente, uma transformao to profunda para o indivduo e para a sociedade como est sendo a passagem da cultura escrita para a cultura eletrnica que ora presenciamos.

Por volta de 3000 a.C., na Mesopotmia, comearam a surgir formas de escrita utilizando ideogramas e fonemas. Tambm nesse perodo, no Egito, eram usados papiros e tintas rudimentares para representao de signos na comunicao escrita. Em diversas regies agrcolas, durante a antigidade, o uso da escrita era relacionado com a contabilidade e o inventrio dos templos. Com o surgimento dos primeiros Estados, a escrita servia para a gesto dos grandes domnios agrcolas e para a organizao da lavoura e dos impostos. Ao

longo dos sculos seguintes, surgiram o alfabeto norte-semtico (sia Ocidental, 1700-1500 a.C.), as escritas cuneiforme (Sria, 1400 a.C.) e aramaica (Oriente-prximo, 1000 a.C.) e o alfabeto grego (Grcia, 1000-900 a.C.). As inscries ainda eram feitas sobre cermica e outros materiais, como cera, argila, peles de animais e papiros (DIAS, 1999, p. 270).

No sculo III a.C., foi criada a Biblioteca do Museu de Alexandria, a qual tinha como ambio reunir, em um s local, todo o conhecimento do mundo. Surgiram, ento, o pergaminho, como outra opo de suporte, e o livro, como reunio de vrios pergaminhos ou papiros (ibidem, p. 270).

Estima-se que no sculo IX d.C. comearam a ser escritos os contos rabes Les Mille et Une Nuits, reunidos e traduzidos para a cultura ocidental por Antoine Galland no sculo XVIII. Essa obra compe-se de 12 volumes e apresenta um encadeamento contnuo de histrias, isto , uma histria contm outra histria, que por sua vez contm outra e assim por diante. Pode-se dizer que foi uma das primeiras obras a utilizar de forma consistente links em um mesmo documento (ibidem, p. 270).

O papel, introduzido no mundo ocidental em meados do sculo XII, difundiu-se na Europa entre os sculos XIII e XV. Em meados do sculo XV, Gutenberg inventou a imprensa e a tipografia. A Bblia de Gutenberg (UFJF, 2003) considerada a primeira publicao impressa. Passa-se da era dos manuscritos para a era do papel impresso. A comunicao escrita e o modo de transmisso dos textos sofreram profundas mudanas com a imprensa. A quantidade de livros e cpias produzidos aumentou significativamente e o leitor passou a ter maior acesso a teorias e conhecimentos, antes restritos aos mestres encarregados de interpretar os manuscritos e repassar seu contedo aos discpulos. A leitura e a interpretao adquiriram um carter mais individualizado, e as obras comearam a incluir representaes grficas mais precisas, tais como tabelas, desenhos, mapas etc (ibidem, p. 270).

O livro moderno passou a apresentar uma interface padronizada entre o contedo da obra e o leitor com a incorporao de inventos anteriores tipografia e o aparecimento

evolutivo de vrios elementos que conhece-se hoje em dia, tais como paginao, sumrios, citaes, captulos, ttulos, resumos, erratas, esquemas, diagramas, ndices, palavras-chave, bibliografias, glossrios etc. Todos esses elementos classificatrios e inter-relacionamentos lgicos so to corriqueiros que mal so notados. Porm, na poca em que foram inventados, possibilitaram uma interao entre o texto e o leitor completamente diferente daquela que ocorria com os manuscritos. Com esses elementos foi oferecida ao leitor a possibilidade de avaliar o contedo da obra de forma rpida a certas partes do livro que mais lhe interessavam, de modo seletivo e no-linear. Por meio das notas de rodap e das referncias bibliogrficas, o leitor passou a ter conhecimento de outros livros que tratavam do mesmo assunto. Essa nova forma de interao com o contedo da obra j mostrava uma certa tendncia no-linearidade (ibidem, p. 270).

No sculo XVIII, surgiram dois modos de organizao da informao em bibliotecas: um deles usava fichas catalogrficas classificadas em ordem alfabtica (formadas a partir dos ttulos e sumrios dos livros) e o outro utilizava ndices gerais em rvore (formados a partir de rvores do conhecimento). Ambos tinham como objetivo facilitar o acesso e a busca de informaes. Essa biblioteca moderna muito se assemelhava s bibliotecas atuais, apesar das linguagens documentrias s terem aparecido no final do sculo XIX. A partir desse sculo, muitos foram os avanos tecnolgicos no ramo da eletricidade. Vrios inventos comearam a influenciar a forma de comunicao da sociedade. Em 1837, o alfabeto foi digitalizado no cdigo Morse e, nos anos subseqentes, ainda no sculo XIX, foram inventados o daguerretipo3, o telgrafo, a mquina de escrever, o fongrafo , o telefone e o rdio. Em 1890, nasceu a mecanografia, com o carto perfurado de Hermann Hollerith. No incio do sculo XX, surgiram outros dispositivos relacionados, de alguma maneira, com a comunicao: o cinema falado, a televiso, o gravador, a caneta esferogrfica, a fotocopiadora e os primeiros computadores. Com essa evoluo apareceram tambm novos suportes: fotossensveis (filme, microfilme, fotografia e microficha), mecnicos (disco de vinil) e magnticos (filme polmero recoberto por xido de ferro ou cromo) (ibidem, p. 271).

Aparelho primitivo de fotografia.

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Em 1945, Vannevar Bush publicou, na revista americana Atlantic Monthly o artigo As we may think (Monthly, 2003), onde descreve uma mquina, chamada Memex4, capaz de propiciar leitura e escrita no lineares e armazenar uma biblioteca multimdia5 de documentos. Segundo Bush, a mente humana no funciona de forma linear, e sim por associao. Destaca que o homem no est mais preso a uma estrutura linear da informao, que passa a ser associativa em condies de um hipertexto. Bush segue dizendo ainda em seu artigo histrico que, apesar de ser muito difcil replicar o processo mental artificialmente, os homens devem certamente ser capazes de adquirir algum conhecimento a partir desse processo (ibidem, p. 271).

Na dcada de 50, foram inventados o rdio a transistor e o circuito integrado. No incio dos anos 60, as fitas magnticas, inventadas em 1956, comearam a ser usadas nos computadores e foi criado o satlite de telecomunicaes (ibidem, p. 272).

Em 1963, Douglas Engelbart escreveu o artigo A conceptual framework, no qual afirma que o computador poderia aumentar o pensamento humano. Em 1965, Engelbart inventou o mouse e Theodore Nelson criou o termo hipertexto no seu projeto Xanadu, cuja proposta era implementar uma rede de publicaes eletrnica, instantnea e universal um verdadeiro sistema hipertexto, um universo documental. O termo hipertexto, no conceito de Theodore, estava relacionado idia de leitura/escrita no-linear em sistemas informatizados (ibidem, p. 272).

Em 1968, foi apresentado ao mercado o sistema de editorao de texto Augment, desenvolvido pelo Stanford Research Institute, sob a direo de Engelbart. Finalmente, foram colocadas em prtica as ideias de Bush e Nelson. O Augment implementava links entre diferentes arquivos, filtros e mltiplas janelas controladas pelo usurio. Os pontos fortes desse sistema eram as inmeras facilidades que propiciavam o trabalho colaborativo e uma melhor interface entre o usurio e o computador. Dentre os mecanismos de colaborao implementados nesse sistema, pode-se citar: mensagens eletrnicas, teleconferncia, compartilhamento e arquivamento de mensagens. Para Shneiderman e Kearsley (1989), a
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Mtodo capaz de propiciar leitura e escrita no lineares e armazenar uma biblioteca multimdia de documentos. Termo utilizado para designar aquilo que emprega mais de um tipo de suporte ou veculo de comunicao.

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demonstrao do Augment, feita por Engelbart na Spring Joint Computer Conference, em 1968, foi a pedra fundamental da histria do hipertexto (ibidem, p. 272).

Ainda no final dessa dcada, foi criada a Arpanet. A informtica, nesse tempo, era utilizada apenas por grandes corporaes, instituies governamentais ou centros de pesquisa, j que servia basicamente para clculos de maior complexidade, processamento de grandes volumes de dados ou atividades de pesquisa cientfica. Nesse perodo, a Brown University, liderada por Andries Van Dam, desenvolveu pesquisas sobre sistemas hipertexto, estaes de trabalho, processamento de textos, computao grfica e desenvolvimento de software (ibidem, p. 272).

Nos anos 70, a IBM inventou o disquete (como substituto da fita magntica), o qual se tornou um dos suportes mais difundidos na microinformtica. Com a comercializao do chip eletrnico, a informtica tomou outro rumo e se expandiu na indstria, com a automao industrial e a robtica, e no setor de servios, com a automao bancria. Com relao pesquisa sobre hipertextos, iniciou-se, em 1972, na Carnegie Mellon University, o desenvolvimento de um sistema hipertexto distribudo ZOG, mais tarde chamado de Knowledge Management System (KMS), onde no havia uma separao rgida entre autores e leitores, de forma que as alteraes feitas por cada usurio eram lidas por todos os outros (ibidem, p. 272).

No final da dcada de 70, Apple e IBM lanaram seus computadores pessoais. A informtica expandiu seu raio de ao, dos centros de processamento de dados para as mesas dos escritrios. Surgiram o primeiro videodisco hipermdia6 Aspen Movie Map, desenvolvido por Andy Lippman do MIT Architecture Machine Group, e o software de processamento de textos Wordstar (ibidem, p. 272). Ao longo dos anos 80, apareceram o videotexto, a rede francesa Minitel, a fibra tica, a primeira tela sensvel ao toque, o processador de texto do Macintosh da Apple, com Wysiwyg7,
6 7

memrias

ticas,

scanners,

videodiscos,

cd-roms,

Transport

Control

Tipo de hipertexto onde h links entre textos, sons e imagens. What You See Is What You Get impresso exatamente o que se v na tela do computador.

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Protocol/Internet Protocol protocolo de comunicao(TCP/IP) e a Internet. Esses avanos, o aumento da capacidade de armazenamento e processamento de dados dos computadores e o surgimento de interfaces grficas mais amigveis (com menus, janelas e cones acionados por um click do mouse) permitiram que a informtica passasse a fazer parte do cotidiano das pessoas comuns (ibidem, p. 273). A Web, isto , a World Wide Web8, foi proposta em 1989 por Tim Berners-Lee. Essa rede global nada mais do que uma imensa biblioteca multimdia, ou seja, um conjunto de documentos hipertexto, com informaes digitalizadas de textos, sons e imagens, conectados entre si e espalhados por computadores do mundo inteiro (ibidem, p.273). No incio da dcada de 90 foram desenvolvidos a linguagem Hypertext Markup Language (HTML) subconjunto da Standard Generalized Markup Language (SGML) e o protocolo de comunicao Hypertext Transfer Protocol (HTTP), os quais possibilitaram a produo e a disseminao de documentos hipertexto pela rede mundial de computadores a internet. Nesse perodo, a internet deixou o meio acadmico e ganhou adeptos das mais diferentes nacionalidades e profisses. Desde ento, o nmero de servidores Internet e de novos usurios vem aumentando exponencialmente a cada ano (ibidem, p. 273). Os sistemas hipertexto comearam a ser efetivamente utilizados, principalmente nas reas de educao, comunicao e organizao de dados. Em 1993, a venda de enciclopdias hipermdia ultrapassou seus equivalentes impressos. Algumas instituies governamentais passaram tambm a utilizar a Internet como dispositivo de divulgao de informaes estruturadas em hipertextos. Nessa poca, a baixa velocidade dos meios de telecomunicao (por onde trafegam os dados) e a pouca interatividade das ferramentas disponveis dificultavam o acesso s informaes na Web (ibidem, p. 273). Para melhorar a interface homem-mquina, tornando-a mais amigvel e intuitiva, foram desenvolvidos vrios projetos como o Mosaic e o Netscape9 para a navegao na rede global. Em 1995, vrias empresas comearam a anunciar e vender produtos pela Web. As aes da

8 Uma poro da internet que permite que as informaes sejam publicadas e vistas em arquivos com muitos grficos interativos. 9 Um browser WWW que veio para substituir o Mosaic. Est disponvel Para PC, Mac e UNIX.

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Netscape Corp. foram transacionadas em Wall Street, causando alvoroo no mercado. O comrcio chega Internet a era do eCommerce ou comrcio eletrnico (ibidem, p. 273). Os avanos apresentados na rea de telecomunicaes, nos anos subseqentes e essa interface mais amigvel fizeram com que a Internet explodisse. Dentre outros servios, a Internet passou a oferecer correio eletrnico, transferncia de arquivos, listas de distribuio, grupos de usurios e a web propriamente dita (WWW), com seus servios de busca de informaes e sua infinidade de hipertextos textos, sons e imagens em uma verdadeira rede de informaes. Para LEVY(1993), as tecnologias digitais surgiram, ento, como a infraestrutura do ciberespao, novo espao de comunicao, de sociabilidade, de organizao e de transao, mas tambm novo mercado da informao e de conhecimentos (ibidem, p. 274).

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GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GED

2.1

INTRODUO
Um sistema de gerenciamento de documentos um sistema de informao capaz de

armazenar, recuperar e manter a integridade de documentos, entre outras funcionalidades. Diversas razes explicam a atual efervescncia do mercado de gerncia de documentos. A principal delas a percepo da vital importncia que os documentos possuem como repositrio do conhecimento das organizaes, uma vez que a maior parte de suas informaes vitais esto contidas em documentos no-estruturados (SADIQ, 1997).

2.2

DEFINIO

O termo GED uma sigla criada no Brasil e representa uma ampla rea da informtica que trata de todo o gerenciamento de documentos em formato digital dentro das organizaes. Inicialmente, era aplicado simples digitalizao de documentos atravs de scanners e para a converso de imagens de documentos em arquivo texto atravs do Optical Character Recognition (OCR). Com a evoluo das tecnologias e dos sistemas de informao, houve a necessidade de integrao total entre processos e, hoje, o GED est genericamente embutido nas ferramentas de tomada de deciso alm de ter multiplicado-se para auxiliar em diversas reas como gerenciamento de documentos tcnicos, gerenciamento de documentos de normas de qualidade (ISO), reconhecimento inteligente de caracteres manuscritos (ICR), anlise e vetorizao de mapas, controle do fluxo de processos, gerenciamento de relatrios, entre outras (CENADEM, 2002).

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A AIIM10 o grande regulamentador mundial de todas ferramentas e tecnologias aplicadas ao gerenciamento de documentos (AIIM, 2002). No Brasil, o Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informao - CENADEM - exerce este papel, mas est voltado principalmente tarefa de divulgao e prestao de servios de consultoria, cursos, projetos etc., e no diretamente ao controle e tecnologias. O GED pode ser aplicado em vrias reas, desde o simples arquivamento de mensagens de correio eletrnico (e-mail), passando pelo gerenciamento de documentos tcnicos de engenharia. Na prtica, existem algumas tecnologias genricas que englobam as demais, representadas por termos internacionais que originaram tais ferramentas, conforme pode ser visto em CENADEM (2002) e AIIM (2002). A definio de AVEDON (1999) sobre gerenciamento eletrnico de documentos (GED) de uma configurao de equipamento, software e de recursos de telecomunicaes baseada em computador e automatizada, que armazena e gerencia imagens de documentos e seus ndices codificados, que podem ser lidos por mquinas e processados por computador para recuperao quando solicitados.

Usar o GED no obriga que as informaes estejam em meio eletrnico. Um documento em papel pode cumprir toda sua funo em qualquer processo mesmo em papel e ser arquivado neste mesmo meio ou de forma heterognea. Pode-se iniciar em papel e fluir pelos processos e ser arquivado em meio eletrnico. O universo GED portanto, muito abrangente englobando um universo de tecnologia que envolvem equipamentos, programas e conceitos (SML, 2002). Para KOCH (1998), GED a somatria de todas as tecnologias e produtos, isoladamente ou em conjunto, que visam a gerenciar informaes de forma eletrnica, podendo se apresentar na forma de voz, texto ou imagem.

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Association for Information and Image Management International

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2.3

GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS

No passado, os sistemas de gerenciamento de informao e documentos eram desenvolvidos e implantados separadamente para resolver problemas isolados do processo e gerenciamento de documentos em papel usando a tecnologia de document-imaging, ou ento o gerenciamento de texto atravs de processadores de texto e planilhas. Essa poltica trouxe alguns fatos indesejados, como o no compartilhamento dos documentos. Cada sistema, normalmente de fabricantes diferentes, usado para gerenciar tipos particulares de documentos. A utilizao de sistemas separados cria a necessidade de aprendizado de mltiplas interfaces de usurio. Atualmente, as tecnologias de gerenciamento de documentos esto presentes sempre que os documentos so criados, processados, distribudos, armazenados ou impressos (FANTINI, 2001). O GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informaes desde sua criao at o seu arquivamento. As informaes podem, originalmente, estar registradas em mdias analgicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Funciona com hardwares e softwares especficos e usa a tecnologia da informtica para captar, armazenar, localizar e gerenciar documentos.

2.3.1 Definio de documento


O documento o conjunto de informaes (em meio eletrnico ou no) que agrega dados estruturados, semi-estruturados e no-estruturados e que representam o conhecimento produzido ao longo de um processo da organizao. A principal diferena entre os dados formatados (arquivos de computador, bases de dados, relatrios e aplicaes) que os dados formatados prestam-se bem para as funes de registro, como armazenamento e recuperao de informaes sobre o estado de um processo. Os documentos, por outro lado, servem para armazenar informaes de carter gerencial, como estratgias, polticas, procedimentos, Product Data Management (PDM) e estrutura das atividades realizadas pela organizao. Os documentos, dessa forma, representam o repositrio de dados sobre a seqncia de passos necessrios realizao dos produtos ou servios oferecidos pela organizao (CENADEM, 2002).

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2.3.2 Tipos de documentos


Os documentos podem existir sob diferentes formas, como fac-smiles, e-mails, arquivos de processadores de texto, planilhas, documentos em papel, vdeo e udio, microfilmes, formulrios HTML, relatrios, informao de Electronic Data Interchange (EDI) e outros. Muitas pessoas criam, modificam ou visualizam esses documentos diariamente em uma organizao. Entretanto, os documentos no so usados exclusivamente por indivduos. Eles so tambm a base para a comunicao entre as pessoas e os processos de negcios. Deve ser enfatizado que de acordo com ISO 9000:2000, clusula 4.2, documentos podem estar em qualquer forma ou tipo de mdia e que a definio de documento na ISO 9000:2000 (documento = informao e o meio no qual ela est contida), clusula 3.7.2, d os seguintes exemplos: Papel Magntico Disco eletrnico ou tico de computador Fotografia Amostra padro

2.3.3 Formato de documentos em sistemas de GED

Um padro para o formato de armazenamento dos documentos em sistemas de GED poder ser utilizado. Originalmente, as primeiras ferramentas de gerncia de imagens de documentos utilizavam formatos proprietrios para armazenar estas imagens, sendo pioneiras as empresas Xerox e a IBM (CDIA MANUAL, 2000). A partir de uma maior difuso e disponibilidade de fornecedores de softwares de GED no mercado, um novo formato tornou-se padro de fato, o Tagged Image File Format (TIFF).

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Como a maior parte dos documentos armazenados era monocromtica (preto e branco) e, tambm por que a tecnologia do fax tradicional at hoje utiliza o formato TIFF grupo 311, foi adotado esse formato e melhorado o algoritmo de compactao, dando origem ao formato TIFF grupo 4 (CDIA MANUAL, 2000). As vantagens deste formato sobre os demais ficam evidentes quando levado em considerao a otimizao do tamanho das imagens e a garantia do seu contedo (ADOBE, 2002). A indexao textual deve ser realizada convertendo-se a imagem em um arquivo texto, por meio de Optical Character Recognition (OCR). Mas, quando se tem imagens coloridas, fica difcil de realizar a indexao textual por deficincia dos mecanismos de OCR em reconhecer estas imagens (ibidem, 2000). Em paralelo a essas tecnologias que so padres no mercado de GED, a empresa americana Adobe lanou o Portable Document Format (PDF), como um formato portvel e universal para o envio e pr-formatao de impresso de documentos, o qual est contido em uma linha de produtos denominada Adobe Acrobat. Os produtos da Adobe oferecem grandes facilidades, como indexao textual dentro do prprio documento PDF, tratamento homogneo por parte do algoritmo quanto ao uso de cores (documentos preto e branco e coloridos) e auto-ajuste na impresso. Outra caracterstica importante a possibilidade de criptografar a imagem criada, necessitando de uma senha para visualizar o documento (ADOBE, 2002). Logo depois de lanar o formato PDF no mercado e tendo conseguido difundir suas ferramentas geradoras de arquivos PDF em reas como documentao tcnica, catlogos, arte final etc., a Adobe disponibilizou a ferramenta Acrobat Reader gratuitamente, difundindo ainda mais a tecnologia PDF para distribuio de documentos e tambm levantando o interesse de desenvolvedores de ferramentas GED a portar seus produtos para este formato. Quanto ao tamanho de arquivos, BORGES (2000), foi realizado um estudo comparativo (Figura 01) do tamanho de diferentes tipos de arquivos de imagem, para pginas preto e branco e pginas coloridas, evidenciando outra vantagem do formato PDF, que ocupar pouco espao.
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Sub-formato do padro TIFF, com algoritmo de compactao do nvel 3, utilizado principalmente para interfaces de fax (CDIA MANUAL, 2000).

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Formato do Arquivo PDF (Portable Document Format) JPEG (Joint Picture Experts Group) TIF (Tagged Image File) GIF (Graphics Interchange Format) PSD (Photoshop format) PCX (Zsoft Paintbrush format) BMP (Windows Bitmap format) WMF (Windows Meta File) EPS (Encapsuled Post Script)

Pginas P&B 11,50cm x 17,80cm 34 Kb 34 Kb 74 Kb 76 Kb 82 Kb 97 Kb 280 Kb 282 Kb 573 Kb

Pginas Coloridas 7,14cm x 10,68cm 16 Kb 16 Kb 43 Kb 40 Kb 62 Kb 64 Kb 60 Kb 61 Kb 135 Kb

Figura 01 Comparativo entre os tamanhos de arquivos Fonte: (BORGES, 2000, p.22) Por essas e outras vantagens, o PDF tende a ser o novo padro de fato para a rea de GED. A Figura 02 apresenta comparaes entre os formato TIFF e PDF, demonstrando esta tendncia do mercado.

CARACTERSTICAS Indexao textual P/B Indexao textual Colorido Reproduo fiel do documento original Dimenses originais do documento na impresso Criptografia de acesso imagens

PDF SIM SIM SIM SIM SIM

TIFF SIM (depende do OCR) NO SIM (apenas P/B) NO Sim (depende do gerenciador) SIM SIM

Ferramentas gratuitas de visualizao SIM Ferramentas gratuitas para criao SIM Diminuio de tamanho quanto ao arquivo SIM NO original Figura 02 Comparao entre os formatos TIFF e PDF Fonte: (PDF WORLD, 2002) A melhor alternativa utilizar as ferramentas da prpria Adobe, porm, pode-se optar, na medida do possvel, por trabalhar com softwares de livre distribuio a fim de reduzir custos. Foram analisadas algumas ferramentas para realizar a converso de arquivos para o formato PDF, as quais so descritas a seguir.

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Amyuni PDF converter

Produto francs, desenvolvido pela Amyuni Consultants. Oferece um pacote completo de produtos, que vo desde drivers de impresso virtual at ferramentas para desenvolvimento e validao de formulrios PDF. uma das nicas ferramentas pela qual consegue-se criar um driver intermedirio temporrio capaz de receber parmetros de configurao (como o nome de uma pasta para criar o arquivo PDF, resoluo, tamanho do papel etc.). Com essas configuraes pode ser desenvolvida uma interface automatizada e transparente para o usurio, sem a necessidade de configuraes (AMYUNI, 2002). Oferece, ainda, recursos para fontes adicionais e caracteres internacionais especiais, empregados em idiomas como Russo, Japons etc., alm de direcionamento para e-mail ao invs de arquivo. No gratuito, o driver de impresso vendido em verses monousurio ou por nmero de usurios em rede. A automao da impressora, um recurso pr-configurado, permite gerar arquivos PDF de forma automtica, sem precisar escolher um diretrio e informar o nome do arquivo a cada vez que uma impresso realizada. A licena deste produto vendida somente para desenvolvedores, oferecendo melhor relao custo-benefcio. Outro produto vendido separadamente, o PDFCreator, usado para manipulao e criao de formulrios. uma boa soluo para grandes volumes de impresso e para ambientes multiusurios, como Windows Terminal Server e Citrix Metaframe.

Acrobat PDFWriter/Distiller

O Acrobat PDFWriter uma ferramenta desenvolvida pela Adobe, para gerao de documentos PDF dentro da suite de produtos Adobe Acrobat. o melhor driver de impresso virtual existente, pois foi desenvolvido pela prpria Adobe, criadora do formato PDF (ADOBE, 2002). Possui a maior taxa de compactao de arquivo final gerado quando

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comparado a seus concorrentes. Esse software no possui scripts de automao, ou seja, quando o usurio solicita a impresso, sempre aparece uma caixa de dilogo solicitando o local onde deve ser guardado o arquivo PDF gerado. O driver de impresso oferece as propriedades de configurao padro como resoluo, tamanho do papel etc. Apesar de ser erroneamente divulgado na Internet como produto gratuito, funciona somente se o Adobe Acrobat completo12 (ou Acrobat Full) estiver instalado no computador, pois depende de alguns arquivos (DLLs13) do produto. O Acrobat completo um produto de prateleira que fornece vrias ferramentas para criao de arquivos PDF, formulrios, alterao de documentos PDF, assinatura eletrnica, editorao em PDF etc. O Acrobat Distiller um driver de impresso como o PDFWriter, mas funciona como um redirecionador convertendo impresses para o formato PostScript PS. Alm do driver, configurado um agente de software para ficar monitorando determinada pasta do sistema operacional onde o spooler de impresso do Windows descarrega os arquivos no formato do driver da impressora utilizada, e, ao invs de imprimir na impressora, gera um arquivo PS (ADOBE, 2002). As diferena bsica entre o PDFWriter e o Distiller o formato de gerao dos arquivos aps a impresso, pois o Distiller, ao invs de gerar PDF diretamente, gera arquivos em formato de impresso PS, permitindo chamar automaticamente a ferramenta Acrobat instalada para visualizao ou exportar esses arquivos para outras ferramentas que trabalham com o formato PS ou converter para PDF.

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Utilizou-se aqui o termo Adobe Acrobat completo para diferenciar do Adobe Acrobat Reader, que um produto gratuito que permite apenas a leitura de arquivos PDF, no sendo possvel criar ou fazer alteraes em arquivos PDF. O desconhecimento destes dois produtos gera bastante confuso entre usurios leigos, interessados em criar arquivos PDF. 13 DLL (Dynamic Link Library): Biblioteca de Conexo Dinmica. Um conjunto de funes e rotinas de programao que podem ser acessadas dinamicamente por um programa. Isso significa que tais funes e rotinas so acrescentadas ao cdigo do programa na medida em que surge a necessidade de us-las.

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PDF995
Distribudo na Internet pela empresa de mesmo nome, fornece ferramentas para editorao e criao de formulrios PDF (PDF995, 2002). Sua interface muito semelhante ao Acrobat PDFWriter, bastando o usurio solicitar uma impresso, escolher o driver PDF995 e informar o destino do arquivo a ser gerado. O programa gratuito, permitindo a utilizao sem restries. Porm, a cada solicitao de impresso, tenta abrir o site do fabricante, perguntando ao usurio se no h interesse de registrar o produto e contar com mais alguns recursos adicionais como redirecionamento para e-mail entre outras funes. A verso registrada no gratuita. Existe tambm uma verso multiusurio para utilizao em rede.

RedMon

O RedMon Transparent PostScript printing from Windows, um redirecionador transparente de impresses para arquivos PostScript. distribudo pela empresa GhostScript, possuindo todas as opes de configurao de uma impressora normal e solicitando ao usurio selecionar o caminho (path) onde deseja armazenar o arquivo PostScript gerado. Para gerar arquivos em formato PDF, necessita de uma ferramenta conversora de PS para PDF. Gealmente usa-se o plug-in pstopdf que parte integrante do pacote GhostScript. um software gratuito, seguindo a General Public Licence (GPL), distribudo como um dos mdulos do GhostScript.

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GhostScript

Empresa especialista na criao de ferramentas para converter arquivos para o formato PDF e do formato PDF para outros formatos. Trabalha com aplicaes proprietrias e tambm com software livre como, por exemplo, o pacote GhostScript que distribudo sob a GPL. O pacote GhostScript funciona em conjunto com o driver de impresso RedMon, utilizando o plug-in pstopdf citado anteriormente. Outros plug-ins interessantes so disponibilizados no pacote GhostScript:

Pdftotiff Converte PDF em TIFF; Pdftotext Extrai o texto formatado de um arquivo PDF; Pdftobmp Converte PDF em imagem BMP.

PDF Livre
O PDF Livre uma soluo para se criar arquivos PDF gratuitamente. Todo o processo de converso para o formato PDF (que um formato da Adobe) feito pelo software GNU Ghostscript (que um software gratuito). Dessa forma, o PDF LIVRE um front-end (facilitador) para usurios que no tenham conhecimento em Ghostscript. Atende licena GPL (BACIOTTI, 2002). O PDFLivre distribuido completo e gratuitamente com todo o manual necessrio, totalmente em portugus, e pode ser encontrado e baixado no endereo <http://www.baciotti.com.br/html/downloads_pdf_livre.asp>. Requer o Adobe Acrobat Reader que poder ser baixado em sua verso em portugus no seguinte endereo: <ftp://ftp.adobe.com/pub/adobe/acrobatreader/win/4.x/ar405por.exe>.

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Resumo comparativo entre as ferramentas para gerao de PDF

Na figura 03, demonstra-se um comparativo entre as ferramentas geradoras de PDF pesquisadas, quanto ao tamanho do arquivo PDF criado. Ferramenta Dependente do Tamanho (KB) Aplicativo14 Amyuni PDF Converter NO 153 Acrobat PDFWriter NO Acrobat 293 Acrobat Distiller NO Acrobat 318 PDF995 SIM 190 15 RedMon SIM GhostScript 250 PDFLivre SIM GhostScript (includo) 320 Figura 03 Comparativo entre as ferramentas para gerao de PDF Gratuito

2.3.4 Armazenamento
Nos dias atuais ainda predomina o armazenamento dos documentos em papel, em funo de que a troca de grande volume de informaes ainda feita atravs desse mecanismo. Alguns documentos j so gerados a partir de um software especfico, como por exemplo o Autocad16 ou MS-Word17 e armazenados eletronicamente para fins de consultas nos vrios setores da empresa. Existem tambm outros documentos, como os vdeos que so armazenados em fitas prprias para esse fim.

Computer Output Laser Disc COLD


Esta tecnologia trata do armazenamento de grandes quantidades de dados em um gerenciador de rpido acesso. Foi inicialmente introduzida no mercado para substituir a tecnologia COM, Computer Output to Microfilm, devido reduo de custos quando se armazenam as informaes em discos pticos comparados ao microfilme. o grande
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Depende que o aplicativo citado esteja instalado no computador para funcionar. Trabalha integrado com qualquer aplicativo de linha de comando que possa receber um arquivo PS como parmetro. 16 Software utilizado por engenheiros para criar Desenho assistido por computador. 17 Processador de texto da Microsoft, parte integrante do pacote de programas Office.

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precursor do Enterprise Reports Manager (ERM). Nele enquadram-se ferramentas que possibilitam a digitalizao de documentos ou transferncia direta das informaes contidas nos documentos para um banco de dados. Alm de trabalhar com documentos em formatos especficos como notas fiscais e cheques, possui ainda ferramentas de consulta para esses documentos no banco de dados. Sua funo consiste em armazenar mscaras especficas dentro de um gerenciador de arquivos enquanto os dados so armazenados em um banco de dados relacional. Um visualizador fica responsvel por montar os dados solicitados dentro desta mscara e apresent-los ao usurio. Conforme o prprio nome sugere, os dados podem ser armazenados em mdias removveis como CDs ou discos pticos de maior capacidade de armazenamento, oferecendo excelente velocidade de consulta (KOCH, 1998).

2.4 PADRES E OBJETIVOS

Cada vez mais, com o avano tecnolgico, documentos so gerados diretamente a partir de sistemas digitais como, por exemplo, relatrios de sistemas especficos ou de Enterprise Resource Plainning (ERP)18, processadores de texto, planilhas eletrnicas etc. (KOCH, 1998). Com essa tendncia, a necessidade de localizao, atualizao, controle de verses e temporalidade19 dos documentos tambm se tornou fator imprescindvel nas organizaes. Os sistemas de GED, aplicados ao ERM e que oferecem buscas textuais especializadas, podem tambm representar solues para outros problemas existentes, permitindo, por exemplo, a reduo de custos com impresso. Atravs de recursos de impresso virtual, ou seja, captura das impresses para dentro do ambiente de GED, o usurio pode decidir melhor sobre a real necessidade da impresso em papel, reduzindo muitas vezes em at 90% o volume de impresses tradicionais (TORTELLI, 2002b). Outra soluo interessante, foca o armazenamento de documentos em um nico local evitando redundncias e controlando melhor as verses de documentos possibilitando
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Conjunto de programas integrados que gerenciam o sistema de informao de uma organizao. O controle da temporalidade trata da manuteno e preservao dos documentos de uma organizao dentro de um determinado perodo.

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tambm a criao de grandes bases de conhecimento (Knowledge Base) relacionando, por exemplo, manuais tcnicos com mensagens de e-mail enviadas por fornecedores e colaboradores que utilizam a tecnologia. Existem, ainda, aplicaes que focam a qualidade na busca das informaes, o que uma das exigncias para aquisio e manuteno de certificaes ISO. A rastreabilidade e a capacidade de gerenciamento em ambiente distribudo justificam investimentos dentro de um segmento das tecnologias de GED (LASERFICHE, 2002). Alm disso, o uso de GED pode auxiliar na integrao de informaes dentro das organizaes possibilitando a implementao de solues de Customer Relationship Management (CRM)20 para estudo do mercado, de gerncia de fluxos de trabalho (Workflow) e de imagens de documentos, bem como solues relacionadas com as diversas reas de Tecnologia da Informao (TI) da organizao. Ou seja, o GED uma das principais solues viabilizadoras de novos projetos de TI (CENADEM, 2002).

2.5 APLICAES DO GED

O grande nmero de solues existentes voltadas ao GED deve-se s inmeras necessidades levantadas pelas organizaes, envolvendo as mais diversas reas e ramos de negcios: (CENADEM, 2002). Armazenamento e busca (por ndices ou textual) em documentos digitalizados em geral - Document Imaging (DI); Gerenciamento de documentos com controle de verso e reviso, recursos de aprovao/reprovao/implementao e Workflow Document Management ; Gerenciamento de documentos tcnicos com controle de caractersticas Electronic Document Management System (EDMS); Gerenciamento de relatrios do ERP e demais sistemas de informao na organizao, atravs de dispositivos de impresso virtual (ERM, COLD);
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Ramo do marketing voltado ao gerenciamento das informaes ligadas diretamente ao cliente.

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Captura de dados em documentos externos atravs de Optical Character Recognition (OCR) e Intelligent Character Recognition (ICR), integrando-os diretamente ao banco de dados do sistema de informao da organizao ou a algum processo de automao no sistema (forms processing).

Muitas solues baseadas em GED so voltadas principalmente localizao de documentos com maior agilidade pela integrao de documentos em papel ou em meio eletrnico com os sistemas de informao das organizaes. So exemplos potenciais da aplicao do GED: Gerenciamento e busca otimizada de documentos pblicos (legislao, ofcios, decretos, portarias etc.); Gerenciamento de documentos contbeis e fiscais; Gerenciamento de documentos de recursos humanos e de fundos de penses; Gerenciamento, com suporte a reviso e controle de verso, para documentos de normalizao e certificao de qualidade (ISO); Gerenciamento de documentos tcnicos e suas caractersticas como documentos de AutoCad, CadMap e CorelDraw; Vetorizao21 de projetos arquitetnicos, mapas em papel ou fotos de satlite.

Dificuldades no gerenciamento
Informaes, s vezes caras e extremamente valiosas para uma organizao, podem desaparecer pela constante mudana no quadro de profissionais e, principalmente, pela falta de documentao dos processos de trabalho. Muitos documentos so arquivados de forma aleatria, sem uma estrutura que facilite a sua localizao quando se fizer necessrio. Outros so expostos a fatores que podem provocar danos irrecuperveis como, por exemplo, a deteriorao pela ao do tempo, umidade, fungos, ataques de pragas como ratos, traas, baratas e outros que costumam danificar os papis, fitas de vdeo, guias de recolhimento de impostos, recibos de pagamentos diversos etc.

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Mapeamento de linhas e regies de uma imagem atravs de quadros, para utilizao exata de coordenadas dentro de aplicativos grficos como AutoCad, CorelDraw etc.

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Os documentos eletrnicos geralmente so armazenados em microcomputadores que so acessados por vrios usurios. A localizao do arquivo ocorre de forma convencional, onde so estipulados os locais (pastas/diretrios) onde os mesmos esto armazenados. Esse mtodo demanda tempo na busca do documento, s vezes indeterminado, proporcional estrutura disponvel e capacidade de assimilao do conhecimento por parte dos usurios. Outro ponto crtico o controle de verses. Quando um documento sofre uma alterao, disponibilizado pela verso mais atual. Uma eventual necessidade de consulta a uma verso anterior normalmente provoca um backup inverso, visto que no mtodo convencional no existe a preocupao com o armazenamento de verses anteriores.

Gerenciadores de documentos
A tecnologia Document Management (DM) aborda o gerenciamento de documentos atravs de controle de verses no sistema. As ferramentas que se enquadram nesta rea oferecem o gerenciamento verdadeiro de documentos, ou seja, o controle de verses e revises juntamente com o registro histrico e de fatos importantes, gerenciando todas as modificaes em cada documento. So aplicadas no controle de normatizaes das organizaes e no gerenciamento de documentos e desenhos tcnicos. Neste ltimo caso, tambm conhecido como EDMS, gerencia na totalidade documentos e plantas de engenharia, sendo capaz at de comparar os desenhos de projetos dentro de formatos especficos para alguns aplicativos (CDIA MANUAL, 2000). O histrico dos processos de reviso de documentos uma informao muito importante no contexto do documento. Para isso, recursos de Document Imaging so empregados para armazenamento e recuperao. Geralmente, solues de Document Management trazem tambm recursos de Workflow, principalmente porque, na maioria dos casos, um documento revisado por mais de um usurio at chegar ao ponto ideal para se formular uma nova verso e, neste fluxo, esto disponveis recursos de aprovao e reprovao para possveis alteraes no documento.

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Segurana adequada
As organizaes utilizam sistemas GED para arquivar uma enorme variedade de documentos, tanto pblicos como privados, e, para tanto, um sistema de controle de acesso necessita estar presente. Um adequado sistema de segurana deve permitir ao administrador do sistema controlar que pastas e documentos os usurios podem visualizar, que aes podem executar nesses documentos (editar, copiar, apagar etc). Esse sistema deve controlar acesso s pastas, aos documentos e at s imagens com tarjas e textos de uma maneira simples. A habilidade de desenvolver GED para uma grande variedade de usurios requer um robusto sistema de segurana combinado com a interface do usurio (LASERFICHE, 2002). Um bom sistema de acesso ir fazer um sistema GED disponvel para todas as pessoas autorizadas tanto em um escritrio como em uma localidade remota pela web. Tudo sem comprometer a segurana do sistema.

Indexando documentos
Quando documentos em papis so recebidos em um escritrio, devem ser organizados para serem utilizados. Eles so normalmente etiquetados, organizados, indexados, grampeados e localizados em pastas em armrios. Sem esses passos nada poderia ser encontrado em um local de trabalho. Documentos eletrnicos no so diferentes. Um sistema GED deve prover diferentes mtodos de organizar as informaes para um uso futuro. No importando qual o tipo de combinao de metodologia de indexao utilizada, necessita ser fcil de usar e de fcil entendimento por pessoas que recuperam os documentos bem como por aqueles que armazenam os mesmos (ibidem, 2002). Existem vrias idias de como introduzir a metodologia para adicionar os documentos no sistema GED. Em geral, quanto mais um sistema GED puder adaptar-se ao sistema atual da empresa, menor sero as mudanas internas e a necessidade de treinos. Segundo LASERFICHE (2002), existem trs maneiras primrias para organizar documentos em sistemas GED:

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Arquivos de ndices Indexao de texto Estrutura de pastas

Arquivos de ndices
Indexando documentos utilizando campos e palavras-chaves um mtodo tradicional utilizado com papel que traduz muito bem os sistemas eletrnicos. Um sistema GED deve permitir que os usurios customizem modelos de ndices, criem vrios modelos e tenham diferentes tipos de ndices de dados com cada um desses modelos como data e caracteres numricos e alfabticos. Campos de indexao podem ser usados para criar categorias de documentos, rastrear data de criao e/ou reteno, ou descrio do documento entre usurios. Em adio, um sistema GED deve permitir caractersticas de caixas de opes para acelerar a entrada de dados nos campos e ter ferramentas disponveis para auxiliar a entrada automtica de dados nos ndices de informao (ibidem, 2002).

Indexao de textos full-text


Provendo indexao de texto, os sistemas GED eliminam o tempo necessrio para pessoas qualificadas lerem e manualmente indexarem documentos usando palavras-chaves. Para fazer isso, o software deve ter a capacidade de executar OCR Optical Character Recognition. Esse processo l uma pgina escanerizada e ento indexa cada palavra. Com as indexaes de texto completo pode-se localizar os documentos utilizando qualquer palavra, mesmo quando a palavra no est contida em um ndice de palavras (ibidem, 2002). Para prevenir trabalho extra, um bom sistema GED deve permitir o OCR e indexao de texto automtico sem requerer envolvimento humano.

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Estrutura de pastas
Com campos indexados e texto completo indexado, um sistema GED deve prover um mtodo visual para localizar documentos. Na maioria dos escritrios, arquivos so localizados procurando por pastas ou gavetas especficas. Um sistema GED deve ter a habilidade de, eletronicamente, recriar esse sistema atravs de vrios nveis de pastas (ibidem, 2002). A flexibilidade da estrutura de pastas facilita o preenchimento dos documentos eletrnicos e faz o sistema de GED mais eficiente.

Recuperando documentos
na recuperao de documentos que um potente sistema de indexao se paga. Usurios necessitam utilizar ferramentas para encontrar documentos entre sistemas, baseados no que eles conhecem. Em alguns casos, isso significa procurar atravs de pastas, em outros casos pode significar fazer buscas em campos de indexao. Se tudo que se sabe sobre o documento que se quer buscar uma palavra que ele contm, uma indexao de texto completa ir auxiliar a encontrar esse arquivo. Entretanto, o mtodo de recuperao deve ser simples e de fcil utilizao (ibidem, 2002). Usurios que so familiarizados com documentos textos devem ser capazes de utilizar as informaes para encontrar o que eles necessitam. Alguns sistemas podem apenas encontrar pginas baseadas em palavras chaves. Esse mtodo no sempre o melhor porque a pessoa que seleciona as palavras chaves no necessariamente a mesma pessoa que faz a busca. Para ser totalmente til, um sistema GED deve utilizar recuperao de texto completo. Utilizar as informaes de campos de indexao para encontrar um documento em particular pode ser til. Um sistema com caractersticas completas ir possuir campos de modelos definidos pelo usurio. Campos de indexao para encontrar um documento especfico pode ser til. Campos de indexao permitem que os usurios combinem milhes de registros em segundos para encontrar seus documentos. Claro que uma pessoa necessitar conhecer como o documento foi categorizado e que campos de modelo foram associados a ele.

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Para maximizar a eficcia da busca, um sistema de busca inteligente deve ser capaz de combinar buscas pelos modelos com textos completos com os nomes dos documentos e a localizao nas pastas. Um bom sistema GED faz a recuperao de documentos relevantes rpida, fcil e eficientemente.

Controlando acesso
O componente final e obrigatrio de um sistema GED o controle de acesso. Em muitos ambientes de computadores, diferentes pessoas utilizam diferentes tipos de computadores em diferentes localidades para buscar informaes. Um sistema GED completo deve prover a esses diferentes usurios apropriados nveis de acesso sem comprometer confidencialidade e/ou segurana. Para fazer isso, um sistema deve possuir duas caractersticas fundamentais (ibidem, 2002): Ampla disponibilidade Segurana adequada

Um sistema GED deve oferecer diferentes caminhos para acessar arquivos. Um amplo nvel de acesso economiza recursos financeiros, capital intelectual e sistema de rede. O mtodo mais comum de acesso pelo computador do usurio. Todo sistema GED deve prover uma interface cliente-servidor que permita escanerizao, indexao e recuperao de documentos. Sem essa interface bsica, o sistema no pode funcionar (ibidem, 2002). Para prover ampla disponibilidade e flexibilidade de acesso, sistemas GED, hoje em dia, devem combinar as necessidades dos escritrios com suas diversas utilidades e lotaes remotas. Sistemas GED no so mais um processo dentro do escritrio. Muitos usurios requerem portabilidade para trocar documentos com outros colegas e com outros escritrios em outra localidade. Isso freqentemente feito atravs de CDs, notebooks e/ou documentos via e-mail. Sistemas GED sem essa flexibilidade criam limitaes aos usurios (ibidem, 2002).

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Em adio, compartilhar documentos atravs da Internet e Intranet permite aos administradores de sistema desenvolverem um sistema GED atravs da rede corporativa e/ou para o pblico. Usurios devem ser capazes de buscar, recuperar e visualizar documentos com um navegador. Acessar documentos pelo browser remove as limitaes de localizaes e de plataformas de computadores como Windows, Macintosh , Unix, etc.

Segurana
Dentre os questionamentos feitos por todos que acessam a Internet e que por esse meio fazem negcios ou estabelecem relaes de qualquer nvel, a segurana a que mais preocupa pois, como qualquer outro compromisso, ele pode ser desvirtuado e comprometer as partes envolvidas. Por isso da preocupao em resguardar os meios de segurana dos documentos e a necessidade do meio tcnico absolutamente pessoal para o sucesso dessas relaes. bem verdade que, mesmo no mundo real, assinaturas so falsificadas e documentos so forjados porque o ser humano falho e ser sempre assim; tanto no campo real como no campo virtual. H sistemas de proteo para todo o tipo de fraudes nos documentos materiais e a legislao, tanto civil quanto penal, dispe de normas inibidoras e repressoras para defender a sociedade, como deve ser. Mas, e no mundo virtual? Segundo AVEDON (1999), Historicamente os doutrinadores tm definido o documento como algo material, uma representao exterior do fato que se quer provar e sempre conhecemos a prova documental como a maior das provas pois consistente da representao veraz do acontecido. Na esteira desses pensamentos, ao ligar indelevelmente o fato jurdico matria como uma coisa tangvel, surgem dificuldades em conceituar o documento eletrnico, pois esse intangvel e etreo, e muito longe se encontra do conceito de coisa como matria.

Partindo-se do conceito conhecido de que o documento uma coisa representativa de um fato, no ensinamento de Moacyr Amaral Santos (apud BRASIL, 2002):

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No se pode dizer que o documento eletrnico um documento porque ele no uma coisa e, portanto, no pode ser representativa de um fato. Mas, se olhar pelo prisma do registro do fato, ver-se- que ele vem a se adequar perfeitamente a este conceito porque, como uma seqncia de bits, ele pode ser traduzido por meio de programas de informtica que vai revelar o pensamento ou a vontade daquele que o formulou, exigindo do intrprete uma concepo abstrata para compreend-lo. Como um escrito que pode ser reproduzido, se o documento eletrnico for copiado na mesma seqncia de bits, ele ser sempre o mesmo, tal qual o documento fsico que se reproduz por meio de vrios sistemas tais como cpia xerox ou a fotografia. Na verdade no h cordo umbilical entre o trabalho feito eletronicamente e o meio onde foi criado. Evidentemente que ele pode ser reproduzido por uma srie de processos, sendo o mais usual o CD, que armazena dados retirados dos computadores e os guarda fora do disco rgido. A nica diferena existente nesse aspecto que no podemos falar em original e cpia entre os dois se no houver uma identificao pessoal do seu autor porque, no programa de computador, os dados ali existentes so sempre os mesmos, no se podendo dizer nunca qual a fonte original deles sem a necessria autenticao. No se pode fazer, por exemplo, um exame grafotcnico para conferir determinada pessoa a autoria de um texto. Por isso que se, por acaso, houver diferena entre o material apresentado e o que foi registrado no Computador, o documento eletrnico ter que ser analisado e a assinatura do seu autor pode e deve ser reconhecida pela figura de uma autoridade aertificadora. Diante dessas colocaes, temos que o documento eletrnico a representao de um fato concretizado por meio de um computador e armazenado em programa especfico capaz de traduzir uma seqncia da unidade internacional conhecida como bits. A United Nations Commission on International Trade Law (UNCITRAL), parte integrante da ONU, fez a minuta de uma lei sobre as relaes comerciais por meio da Internet como suporte de aconselhamento para que os diversos pases possam seguir uma nica diretriz. No projeto, a UNCITRAL sugere que as leis nacionais sejam aproveitadas ao mximo, com o uso das leis civis que do validade e reconhecem a existncia dos atos jurdicos, bem como a questo da sua prova (DIREITONAWEB, 2003).

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O documento escrito, tal qual se conhece, est descrito em nossos cdigos e, por sua materialidade e reconhecimento, garantem a existncia da vontade das partes bem como a sua inalterabilidade. Com um simples exame pericial, apura-se a veracidade de sua originalidade bem como a autenticidade de sua assinatura. A UNCITRAL estabelece que para que o documento eletrnico tenha o mesmo valor probatrio dos documentos escritos preciso que eles tragam o mesmo grau de segurana contido nestes, sendo que para que isto acontea necessrio o uso de recursos tcnicos, que ser mostrado a seguir, que se trata do mtodo cifrado. Diz a comisso que, para que o documento virtual tenha a mesma funo e considerado como documento escrito tal qual o documento convencional, preciso que ele fique disponvel para consultas posteriores sendo que o objetivo desta norma a possibilidade de reproduo e leitura ulterior. Para o reconhecimento da assinatura no documento eletrnico, a UNCITRAL prescreve que ela deve permitir identificar a pessoa por algum mtodo, como pela Criptografia, pois uma das formas seguras de garantir a autenticidade do assinante. Vrios pases j adotaram o modelo da UNCITRAL, e outros esto ultimando as suas legislaes. O Brasil, ainda que seja um dos pases que mais utiliza a Internet, ainda no tomou a iniciativa de legislar sobre o assunto (DIREITONAWEB, 2003). reconhecido que no documento eletrnico no h como distinguir o original da cpia e para contornar esse obstculo, a regra da Comisso afirma que um documento eletrnico ser original quando houver a garantia de que ele chegou ntegro ao destinatrio e aqui da mesma forma, temos o problema da segurana. Alis esta a chave para resolver a grande maioria das questes cibernticas e o passo que est faltando para que as questes jurdicas, no seu passo, tambm sejam solucionadas.

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Ciclo de vida de um documento


O ciclo de vida de um documento define as atividades que sero realizadas sobre esse documento, incluindo quem pode execut-las (SADIQ, 1997). Esse conceito encontra-se presente em diversos sistemas de gerncia de documentos, particularmente naqueles produtos classificados neste trabalho como Document Management System (DMS) estendidos para workflow. Para CARG (1990), existem vrias maneiras diferentes de se descrever o ciclo de vida de um documento. ETAPAS Pesquisa Autoria Aprovao Publicao Armazenamento contida nos documentos. Criao dos novos documentos. Reviso dos documentos com a finalidade de faz-los conformantes com uma certa estrutura e padro de contedo. Transformao dos documentos em uma forma de apresentao especfica (por exemplo: papel, CD-ROM, internet). Nesta etapa os documentos devem ser guardados em um meio de armazenamento que oferea confiabilidade e facilidade de localizao e acesso aos documentos. Figura 04 Etapas do ciclo de vida do documento. Fonte: FANTINI (2001). A diviso nas cinco etapas anteriores ajuda a diferenciar os passos que envolvem o processo automatizado daqueles que envolvem interaes humanas com a informao contida nos documentos. Os custos para gerao de documentos crescem devido a inmeras razes durante o processo de autoria. A anlise de documentos, o desenvolvimento das DTDs (Document Type Definitions regras que definem a estrutura lgica de um documento), os requisitos para novas ferramentas e treinamento, e a converso dos dados legados constituem despesas significantes. A imposio de novos requisitos de controle de qualidade tambm aumenta os custos durante as fases de autoria e edio. Se os autores e editores no utilizarem ferramentas PASSOS A aquisio de informao, incluindo a interpretao da informao

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estruturadas, custos adicionais de converso so acrescidos durante a fase de formatao do documento. Modelos de documentos estruturados fornecem maneiras eficientes para publicar, armazenar, recuperar, visualizar, e interagir com os documentos. Alguns desses benefcios so relacionados com a eficincia mecnica, outros com a interao humana. A escolha feita pela organizao no momento da avaliao dessas medidas tem grande impacto em como e mesmo se os benefcios pretendidos e alcanados so percebidos. Os metadados22 representam outro grande peso levado em considerao por todas essas escolhas. A informao sozinha no possui grande valor, pois no se consegue representar as caractersticas semnticas associadas a ela. Os metadados, ao contrrio, fornecem as informaes necessrias ao computador para determinar como processar e como classificar o dado. As marcas de SGML23 dentro de uma instncia de um documento, por exemplo, so metadados. Elas descrevem o papel de cada elemento dentro do contexto do documento. Os atributos de cada uma das marcas so tambm considerados como metadados, pois eles descrevem caractersticas especficas do dado dentro da instncia de SGML. Os ttulos, nomes de autor, datas de publicao e numerao de ndice so meta-dados, assim como anotaes, bookmarks e outros recursos para navegao do documento. Por fazer a recuperao mais simples e eficiente, os modelos estruturados de documentos melhoram a maneira pela qual as pessoas interagem com os documentos para enriquecer a colaborao, o aprendizado, a tomada de deciso, a aquisio e o desenvolvimento do conhecimento. Nos processos tradicionais de autoria e publicao, os vrios passos envolvidos no ciclo de vida do documento so finitos e descritos, e cada fase produz um artefato que requer o envolvimento humano. Com a introduo da informtica na automatizao do processo de produo de documentos, h um aumento de eficincia significativo mas o envolvimento humano continua sendo exigido para integrar e interpretar pedaos individuais de informao atravs do ciclo de vida do documento. Embora as grandes quantidades de papel sejam substitudas por procedimentos automatizados, os diferentes formatos proprietrios sempre oferecem barreiras ao intercmbio e reuso de documentos. As abordagens de gerncia de documentos, por outro lado, tm provado reduzir a necessidade de interao humana e
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dados a respeito de outros dados. sistema padronizado de organizao de documentos, desenvolvido pela ISO.

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permitem que os autores se concentrem em atividades mais especficas, como a prpria autoria.

2.6 ASPECTOS LEGAIS

Os avanos tecnolgicos ocorreram graas ao desenvolvimento do computador funcionando como uma engrenagem para novas descobertas. Nos anos 80, a cincia jurdica via o computador como uma simples mquina, protegendo o hardware e o software pela legislao referente propriedade intelectual. Os litgios envolvendo computador e seus acessrios resumiam-se apenas a causas de direitos de patentes e autoral (FANTINI, 2001). A crescente informatizao, com o advento de caixas eletrnicos nos bancos, a substituio das antigas mquinas de escrever por avanados editores de texto, faz com que as discusses jurdicas referentes a essa mquina no possam se resumir aos assuntos debatidos nas dcadas passadas. Segundo LIMA NETO (2000), a Internet um dos meios de comunicao mais completos, e tornou possvel a comunicao em nvel global. Uma verdadeira praa pblica onde todos tm direito ao uso da palavra. Por isso, no pode estar subtilizado em virtude de entendimentos arraigados e inflexveis de antigos dogmas jurdicos. O direito no pode ficar alheio ao fato de que o reconhecimento do uso da internet como meio hbil para a realizao de atividades comerciais reconhecidas como vlidas e eficazes em sede de direito comparado (ocasionando o incremento da dinmica comercial e o aumento da circulao de riquezas) sinal inconteste de sua legitimidade como instrumento de progresso social (ibidem, 2000). A validade do documento eletrnico em si no deve ser questionada pois, se um contrato verbal admitido como vlido desde 1916, o contrato realizado em meio eletrnico por maior razo dever ser considerado como vlido. Entretanto, o meio eletrnico, por sua prpria natureza, um meio bastante voltil, pois possvel modificar um documento

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elaborado originariamente em meio eletrnico sem que seja vivel, ao menos facilmente, comprovar a existncia das adulteraes porventura realizadas e, alm disso, como se pode comprovar a autoria de um documento eletrnico, por no apresentar, normalmente, consignado qualquer trao de cunho personalssimo, tais como assinatura para o documento escrito, que possa ligar o autor obra (ibidem, 2000). prefervel, portanto, por falta de um disciplinamento especfico, relacionar o documento eletrnico com uma espcie de prova sui generis, arrolada fora do captulo destinado a regulamentao da prova documental. De acordo com o art. 332 do Digesto Processual Civil: Todos os meios legais, bem como moralmente legtimos, ainda que no especificados neste Cdigo, so hbeis para provar a verdade dos fatos, em que se funda a ao ou defesa.. MIRANDA (2002) considera que o documento eletrnico um meio de prova no elencado especificamente no Digesto Processual Civil mas reconhecido por este diploma legal de forma genrica, como um meio vlido desde que no esteja eivado de ilicitude. O Ministro de Estado da Fazenda e os Secretrios de Fazenda, Finanas ou Tributao dos Estados e do Distrito Federal firmaram a possibilidade de emisso de documentos fiscais e a escriturao de livros por processamento de dados, mediante a assinatura do convnio ICMS n 75, de 13 de setembro de 1996 e posteriormente alterado pelo convnio 31 de 23 de julho de 1999, no esteio dos avanos da Informtica. Neste incio de sculo, o meio magntico vem substituindo paulatina e decisivamente o meio papel como suporte de informaes. Por isso, o registro da concesso, cobrana e cumprimento do crdito comercial no fica margem desse processo. Segundo KOCH (1998), a tecnologia mais rpida que a legislao: no adianta se fazer uma legislao rgida quando se atropelado pela tecnologia.

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Em 1995, a ISO elaborou uma sugesto do que deveria ser uma legislao que permitisse aos pases a troca de imagens de documentos com valor legal, j que as exigncias seriam parecidas, embora no tivesse muito sucesso. No Brasil, surgiu a legislao especfica para juntas comerciais (Lei 8.934 /94) e para cartrios (Lei 8.935/94). O Ministrio do Trabalho autorizou o uso de meios pticos para efetuar o registro de empregados pela Portaria 1.121/95. No Cdigo Brasileiro de Trnsito, j existe amparo para a guarda dos documentos relativos a habilitao em meios magnticos ou pticos atravs da Lei 9.503/97. O Projeto de Lei 22/96, do Senador Sebastio Rocha, sobre o assunto, foi aprovado no Senado e tramita na Cmara dos Deputados sob nmero 3.173/97 que, mesmo que entre em vigor, dever ser complementada por decretos regulamentadores especficos (KOCH,1998). Entretanto, h uma preocupao freqente quanto ao uso exclusivo de sistemas GED como forma de armazenamento de documentos e seu valor legal. Questiona-se at onde uma aplicao dever ter apoio legal. KOCH (1998) sugere: a) digitalizar e guardar o original; b) digitalizar e microfilmar (microfilme tem valor legal, um bom backup e ocupa menos espao que o papel); c) digitalizar e destruir o original (em algumas aplicaes possvel, pois o original no possui valor legal). Para AVEDON (1999), no que tange dvida se as informaes armazenadas em discos pticos so aceitas numa corte judicial, acrescenta que h restries. Nos Estados Unidos, os cinqenta estados tm leis que fornecem uma base legal slida para admisso de registros armazenados em discos pticos pelas cortes judiciais com divergncias de um estado para outro. A legalidade discutida de acordo com as Regras de Evidncia ou estatutos da maioria dos Estados. As Regras de Evidncia Federais e Uniformes autorizam a aceitao de uma compilao de dados, sob qualquer forma que tenha sido mantida no curso regular das

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atividades. Compilao de dados, aqui, so as informaes armazenadas magneticamente e deve-se aplicar aos registros armazenados em discos pticos. Ainda segundo AVEDON (1999), os requisitos de legalidade, arquivamento e qualidade so questes isoladas. Deve-se fazer uma distino entre legalidade da mdia e legalidade do sistema. Existe uma base legal slida para a admisso de discos pticos mas no h garantias de que seu sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documentos ser aceito. A legalidade dos sistemas de GED varia de cada agncia federal, estado, pas e departamento envolvido. Organizaes devem consultar advogados para especificar os estatutos de governo para sua rea. A seguir so apresentadas algumas Leis, Portarias e Projetos de Lei sobre Processo de Digitalizao de Documentos. (POWER BRASIL, 2002): Lei n 8.934 de 18/11/94 Dirio Oficial da Unio (21/11/94) (Juntas

Comerciais). Dispe sobre o uso do arquivamento eletrnico pelos Registros Pblicos de Empresas Mercantis e atividades afins. Artigo 57- Os atos de empresas, aps microfilmados ou preservada sua imagem por meios tecnolgicos mais avanados, podero ser devolvidos pelas Juntas Comerciais, conforme dispuser o regulamento; Lei n 8.935 de 18/11/94 Dirio Oficial da Unio (Cartrios). Dispe sobre o uso do arquivamento eletrnico pelos Servios Notariais e de Registros (Cartrios); Nos Servios Notariais de Registros, os notrios e oficiais de registro podero se utilizar dos sistema de: computao, microfilmagem, discos pticos, e outros meios de reproduo, independente de autorizao; Lei n 9.492 de 10/09/97 Dirio Oficial da Unio (11/09/97) (Tabelionatos). Dispe sobre a definio da competncia, regulamentao dos servios concernentes ao protesto de ttulos e outros documentos de dvida. Para os servios nela previstos, os tabelies podero adotar e substituir, independente de autorizao, sistema de computao, microfilmagem, gravao eletrnica de imagem e quaisquer outros meios de reproduo; Lei n 52/94 de 05/04/94 Dirio do Congresso Nacional (Judicirio).

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Dispe sobre o arquivamento eletrnico de processos judiciais, atravs de mdias pticas e sistemas eletrnicos; Portaria n 1121 de 08/11/95 Dirio Oficial da Unio (09/11/95) (Ministrio do Trabalho). Dispe sobre a utilizao do armazenamento eletrnico de documentos na rea trabalhista. Autoriza as empresas em geral a: efetuarem registro de empregados, em observncia s exigncias legais relativas ao contrato de trabalho, atravs dos sistemas informatizados que utilizem meios magnticos ou pticos. Portaria n 1799 de 30/01/96 Dirio Oficial da Unio. Parecer n 16/97 de 04/11/97 (Conselho Nacional de Educao). Regulamenta a atividade de arquivamento eletrnico de documentos; Dispe sobre o arquivamento eletrnico em CDs ou outros meios, dos documentos escolares das Instituies de Ensino (Ministrio da Educao); Art. 1. O arquivamento de documentos escolares, das instituies de ensino, observar as seguintes modalidades: Resoluo CFM n 1.331/89 Dirio Oficial da Unio (25/09/89) (Conselho Federal de Medicina). Dispe sobre a preservao da documentao mdica em geral por meios eletrnicos, magnticos ou pticos; Art. 2. Aps decorrido prazo no inferior inferior a 10 (dez) anos, a fluir da data do ltimo registro de atendimento do paciente, o pronturio pode ser substitudo por mtodos de registro capazes de assegurar a restaurao plena das informaes nele contidas; Projeto de Lei n 22 de 1996 (Senador Sebastio Rocha). Aprovado pelo Congresso Nacional em 23/04/97. Dispe sobre o valor jurdico do arquivamento eletrnico de documentos (uso geral).

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2.6.1 Periodicidade/prazos
Alguns documentos que so gerados a todo momento dentro de uma organizao possuem uma periodicidade definida de acordo com as necessidades burocrticas do processo administrativo ou so regidas por uma legislao especfica que determina por quanto tempo devem ser guardados e deixados disposio de uma eventual auditoria pelos rgos competentes. mostrado, a seguir, como exemplo, uma lista de alguns documentos e seus respectivos perodos que devem ser guardados. Deve-se ressaltar, entretanto, que o perodo determinado pelo rgo oficial ao qual o documento est subordinado (FISCODATA, 2003). 3 Anos Caged cadastro geral de admitidos e demitidos Folha de votao da CIPA 5 Anos Atestado mdico Aviso de dbito e crdito Aviso e recibo de frias Aviso prvio Balancete Carta de advertncia Carto de ponto Comunicao de dispensa Conhecimento de frete Conta de gua, luz e telefone Contrato de estgios Contribuio sindical DAR - documento arrecadao estadual Despesas de viagens DIRF - declarao imposto de renda na fonte

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Duplicata a pagar Duplicatas recebidas Extratos bancrios ICMS - guia de recolhimento imposto circulao de mercadorias IPI - imposto sobre produtos industrializados IPTU - imposto predial territorial urbano IPVA - imposto sobre veculos automotores IRPF - imposto de renda pessoa fsica ISSQN - imposto sobre servios de qualquer natureza ITR - imposto territorial rural Livro registro de entradas Livro registro de inventrio Livro registro de ICMS Livro registro de IPI Movimento de caixa Notas fiscais de entrada e transferncia Pedido de dispensa Recibo de depsito bancrio Recibo de penso alimentcia 10 Anos Atestado de afastamento e salrios Atestado de vacina Auto de infrao do INSS Autorizao para desconto em folha DARF - documento arrecadao recursos federais DCTF - declarao contribuio tributos federais Ficha salrio famlia IRPJ - imposto de renda pessoa jurdica Lalur - livro de apurao lucro real Livro registro de sadas Notas fiscais de sada

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PIS - programa de integrao social. PIS - guia de recolhimento PAT - programa de alimentao ao trabalhador - guia de recolhimento. RAIS - relao anual de informaes sociais Recibo de pagamento Salrio educao - guia de recolhimento Salrio famlia Salrio maternidade Seguro desemprego 20 anos Adicional de periculosidade Atestado Admissional Comprovante de acidente de trabalho Contrato de trabalho Equipamento de proteo individual Processo trabalhista Resciso contrato de trabalho Pronturio mdico (Resoluo CFM n 1639, 10/07/2002) 30 anos Alterao cadastral de empregado Auto de infrao do FGTS - fundo de garantia por tempo de servio AM - autorizao para movimentao conta vinculada FGTS Declarao de opo FGTS Discriminao de parcelas salrio contribuio INSS Ficha financeira individual Folha de pagamento GRPS - guia recolhimento previdncia social Guia recolhimento FGTS Notas fiscais de servio Recibo de pr-labore

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Relao de empregados RPA - recibo de pagamento a autnomo Permanente Ata reunio da CIPA Balano patrimonial Dissdio coletivo Ficha registro de empregados Livro de registro de inspeo do trabalho Livro de registro de patrimnio Livro dirio Livro razo

2.6.2 Criptografia
A criptografia consiste na cifragem de dados de maneira a se ocultar a informao contida na mensagem. Atravs do uso de algoritmos criptogrficos funes matemticas usadas para cifrar e decifrar dados possvel tornar a informao incompreensvel aos olhos de um estranho ou de qualquer entidade que no possua o segredo necessrio para a correta transformao e compreenso do dado ilegvel. Apesar do uso de algoritmos restritos (onde o segredo criptogrfico se estende tambm ao algoritmo utilizado) ser muito utilizado em sistemas pequenos (redes hierrquicas e estanques), tal soluo no oferece um real servio de segurana de dados para redes pblicas ou abertas. Se o algoritmo for revelado por algum, ou mesmo descoberto atravs de tcnicas de engenharia reversa, a informao protegida passa a ficar comprometida. Alm disso, a abordagem dessa soluo impossibilita a padronizao do uso de produtos de hardware e software, uma vez que h a necessidade de implementao de algoritmos e uso de equipamentos com cdigos proprietrios que no devam ser de conhecimento pblico (SSL3, 2002). A criptografia moderna baseia-se na utilizao de uma chave como segredo fundamental nas operaes de cifragem e decifragem. A variedade de possveis valores de

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uma chave (espao-de-chave), computados na gerao das mesmas, atravs do tamanho da chave, constitui fator importante na dimenso da segurana fornecida, posto o custo de mquina e tempo necessrios para desvendar o segredo (ataque por fora bruta). Atualmente, existem dois tipos principais de algoritmos criptogrficos utilizados: os algoritmos simtricos e assimtricos. Os algoritmos simtricos baseiam-se na utilizao de uma mesma chave tanto para o processo de cifragem quanto para o de decifragem de uma informao (simetria de chaves) como mostra a figura 05.

Figura 05 Algoritmos Simtricos. Fonte: (SSL3, 2002) Alm disso, por basearem-se em processos de transposio e substituio dos dados, esses algoritmos so de baixa complexidade e rpida execuo, o que faz com que o tamanho da entrada a ser computada no seja fator de preocupao em questes de performance (SSL3, 2002).

Os algoritmos assimtricos, ou de chave pblica, utilizam duas chaves diferentes nestes processos.

Figura 06 Algoritmos Assimtricos. Fonte: (SSL3, 2002) Estas duas chaves, geralmente chamadas de chave pblica (por ser de conhecimento geral) e de chave privada (mantida em segredo), formam um par nico, isto , para uma chave

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pblica s existe uma chave privada correspondente e so utilizadas de modo que um texto cifrado com uma chave s possa ser decifrado por outra, e vice-versa (figura 06). Alm disso, empregando-se um tamanho de chave considervel, pode-se tornar invivel, para um perodo considervel de tempo, a descoberta da chave privada a partir da chave pblica. Por utilizarem funes matemticas modulares e de exponenciao, geralmente esses algoritmos possuem custo operacional elevado e no so muito empregados para a cifragem de dados em larga escala (SSL3, 2002).

2.6.3 Autenticao de documentos


A autenticao consiste em obter confiana sobre a identidade de agentes ou integridade de dados em comunicao. Os mecanismos digitais de autenticao mais utilizados hoje baseiam-se em: posse de informao sigilosa (senha), dispositivos (smartcard), dado biomtrico (impresso digital, retinal, etc) ou combinaes destes elementos. Quanto mais aberto e inseguro o permetro de comunicao de dados que requer proteo (contra vazamento, fraude, perda, acesso ou bloqueio indevido) mais importante torna-se a autenticao e mais severas tornam-se as restries quanto s premissas para implementao de mecanismos autenticadores. O estabelecimento de um canal sigiloso (cifrado) entre dois pontos numa rede, por exemplo, no pode garantir, sem autenticao prvia, o sigilo da informao transmitida (SSL3, 2002). Uma rede pblica e aberta com roteamento inerentemente inseguro, como a Internet, impe as condies mais severas possveis, j surgidas na prtica, criao de mecanismos de autenticao e distribuio de chaves. O uso de um servidor de autenticao uma soluo para redes privadas que pressupe uma hierarquia prvia de confiana (exrcito, servio diplomtico, redes bancrias etc) no um modelo adequado para a internet, cuja topologia aberta, no possui hierarquia e apresenta demanda por infra-estrutura para comrcio eletrnico de varejo.

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Atualmente, a tecnologia mais vivel (porm no totalmente segura) para mecanismos de autenticao e distribuio de chaves na internet, a padronizao do uso de certificados de chave pblica (SSL3, 2002).

2.6.4 Certificados digitais


Certificados digitais so utilizados com a inteno de evitar que uma chave pblica seja forjada durante uma transao. A autenticao da assinatura digital pressupe confiana na identidade do proprietrio do par de chaves, usado para assinar (privada) e verificar (pblica). Com o uso de certificados digitais, a credibilidade inicial deixa de ser depositada sobre a chave pblica a ser usada e passa para um terceiro participante do processo, a autoridade certificadora (Certificate Authority CA). Ao expedir um certificado, um CA autentica a relao entre entidade e sua chave pblica, garantindo que o nome da entidade presente dentro do certificado o nome do proprietrio da chave pblica que o mesmo carrega. A garantia de autenticidade do certificado baseia-se principalmente na verificao do nome contido no mesmo, da assinatura do CA (ou qualquer entidade sob a qual exista confiana presente no certificado), do tempo de validade do certificado, e da confiana na autenticidade da chave pblica da autoridade certificadora. Com formatos codificados sob a notao ASN.1, os certificados apresentam um leque de opes de uso, oferecendo possibilidade de emprego de diversos tipos de algoritmos assimtricos conhecidos tanto para troca de chave quanto para assinatura tais como RSA, DSA (Digital Signature Algorithm) e Diffie-Hellman (derivao de chaves). Alm disso, esses certificados possibilitam a customizao nas estratgias de autenticao de clientes e servidores atravs da incluso de campos extensivos (SSL3, 2002).

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2.7 A AUTOMAO DE ESCRITRIO

A automao de escritrio o conjunto de tecnologias de informtica e comunicaes e conceitos envolvendo aplicaes, equipamentos, software e servios destinados a aumentar a produtividade dos recursos dos escritrios afim de agilizar os processos crticos da organizao de forma a otimizar o binmio produtividade-qualidade. Atualmente, o trabalho com papel est trazendo a necessidade de desenvolver mtodos para o aumento da produtividade de funcionrios de escritrio e de melhorar a qualidade de sua produo. Para isso, importante rever metas e todo o processo de negcio de uma organizao. Segundo KOCH (1998), o que mais tem sensibilizado as organizaes para investir em sistemas GED a possibilidade de aumento da produtividade e competitividade numa economia cada vez mais globalizada. As mdias analgicas (papel e microfilme) so mdias que em situaes de freqente acesso no conseguem trazer ganhos de produtividade aos processos tradicionais de negcios. A rpida localizao de documentos ajuda a tornar mais eficiente o servio prestado por uma empresa. Entretanto, existem outros fatores complementares que ajudam a justificar ou viabilizar a implantao de projetos desse tipo, tais como proteo contra catstrofes. difcil fazer cpias de segurana de arquivos de papel, enquanto em arquivos eletrnicos o procedimento de backup mais simples. Outra justificativa para implantar um sistema GED atender s exigncias de programas de certificao, como ISO 9000, que cobra controle efetivo dos documentos e processos. A reduo de custos bastante significativa. A implementao de um processo administrativo automatizado implica em uma grande mudana na rotina de uma empresa devido ao fato de criar novos procedimentos administrativos, auxiliando na consulta a documentos que antes pareciam inacessveis. A introduo de um sistema de armazenamento eletrnico de documentos (imaging) tem por objetivos:

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uniformizar a fonte de consulta de documentos: papel, microfilme ou arquivos gerados em computador; economizar espao de armazenamento de papel; permitir a consulta simultnea de pastas de documentos por diversas pessoas; manter a integridade dos documentos.

Os sistemas de grupos de projetos permitem que um projeto seja desenvolvido por um grupo de trabalho sem a necessidade de os participantes estarem permanentemente reunidos, sem perder o controle do que foi feito anteriormente e por quem. Para isso, esses sistemas possuem controle de verso e interface possibilitando a edio dos documentos envolvidos no projeto, alm de ter o acesso remoto. Workflow a ferramenta de maior complexidade quanto interface com o usurio. Ela possui funes de implementao de tomada de deciso, de desvio de processo e de atividades correlatas. Os produtos oferecidos no mercado rumaram para a especializao ou para um excesso de generalizao devido variao de atividades de trmite de documentos de empresa para empresa. A transio do processo em papel para o totalmente informatizado especialmente difcil para os funcionrios, requerendo, portanto, uma interface. Para KOCH (1998), deve-se fazer uma pesquisa nas diversas reas a fim de se identificar o que cada uma precisa, de acordo com a seguinte classificao: gerenciamento eletrnico de documentos, cujo objetivo organizar os documentos da empresa de forma que a consulta seja feita em rede; armazenamento eletrnico ou imaging, cujo objetivo a substituio do documento papel para o meio eletrnico; fluxo de trabalho, cujo objetivo gerenciar processos administrativos; grupos de projetos, cujo objetivo o de permitir o desenvolvimento de um projeto por uma equipe atravs da rede; troca entre empresas, cujo objetivo o de eliminar o papel e economizar tempo nas transaes entre empresas.

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Somente aps essa pesquisa que possvel escolher a soluo ideal de automao. Alm disso, deve-se considerar: interface amigvel: a substituio de um processo de trabalho tradicional por um sistema automatizado gera grande impacto na empresa. Muitos funcionrios envolvidos no usam computador intensamente, por isso, uma interface amigvel essencial no ganho de produtividade; performance em rede: alm da compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em condies normais de trabalho em rede. Com a transferncia de boa parte das atividades para o computador, a baixa performance em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema; formatos proprietrios: antes da transferncia de boa parte do acervo de documentos de uma empresa para o meio eletrnico, deve-se verificar a portabilidade dos arquivos gerados evitando formatos proprietrios; flexibilidade: no que diz respeito a fluxo de trabalho e grupos de projetos, a escolha de um software flexvel reduzir o custo da adaptao a pequenas mudanas nos processos da empresa. Muitas empresas adotam solues hbridas no gerenciamento do seu acervo documental: documentos com valor legal e/ou histrico ficam em papel; documentos com longo prazo de reteno mas com baixo volume de acesso ficam em mdias microgrficas; documentos com alto ndice de acesso ficam em mdias eletrnicas; e, ainda, o mesmo documento pode estar em papel e mdia eletrnica ou ento, em mdia microgrfica e eletrnica. Primariamente, o GED indicado para informaes com alto ndice de acesso. Em segundo plano, entra o valor da informao onde, principalmente, as informaes estratgicas (Knowledge Management) possuem condies de justificar o emprego de tecnologias eletrnicas. No restante, mantm-se a mdia que vem sendo empregada, pois praticamente impossvel conseguir justificar a adoo de outra sem um estudo real de custo/benefcio (KOCH, 1998).

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Os sistemas de GED que utilizam discos pticos oferecem outras vantagens. Entretanto, deve haver uma base de comparao se for considerado que os sistemas de documentao em papel, microfilme e mdia magntica servem de linha de base. Deve-se considerar que, em relao a: densidade dos pacotes: o contedo (imagens bitmap) de dez arquivos com quatro gavetas cada (200 mil pginas) pode ser armazenado num nico disco de 12 polegadas em vez de 1.200 microfichas, 40 rolos de microfilme de 16 mm (com reduo 24:1), 40 rolos de fita magntica ou 2 mil disquetes; recuperao de voz: qualquer documento (de um arquivo entre centenas de milhares) pode ser localizado em alguns segundos; de um arquivo com milhes de pginas, a recuperao no deve exceder os 30 segundos. O papel num arquivo local pode exigir 5 minutos; de um local remoto, a recuperao pode levar horas. A recuperao em microfilme leva mais tempo que a do disco ptico, porm menos que a do papel; velocidade de transmisso: uma pgina de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco ptico para a estao do usurio numa rede em 2 a 3 segundos. A transmisso a partir do papel e de sistemas fac-smile leva 15 a 20 segundos; workflow (seqenciamento, rastreamento, gerao de relatrios): com o gerenciamento do fluxo de papis, as pessoas podem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o prximo procedimento; os documentos sensveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos atravs do sistema. Podem-se estabelecer trilhas eletrnicas de autoria alm de relatrios de gerenciamento gerados para a reviso do andamento do trabalho; indexao e referncia cruzada: utilizado um computador como controlador ou gerenciador eletrnico de sistemas, podendo definir referncias cruzadas para os documentos. A pesquisa de um documento pode ser feita por nome, nmero de conta, palavra-chave ou outra combinao de descritores. Essa funo tambm pode ser feita por

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papel, microfilme ou mdia magntica. Entretanto, nos sistemas GED h uma integrao dessa funo; integrao com outros sistemas: os sistemas de discos pticos permitem fazer interface com outros sistemas eletrnicos como o processamento de dados e o fac-smile. possvel recuperar documentos de um disco ptico enquanto o usurio acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organizao e, por meio de janelas, exibe as imagens e os dados.

Segundo KOCH (1998), somente aps uma clara definio das necessidades e premissas do projeto que o processo de seleo de produtos dever ser iniciado, levantando-se quais os recursos necessrios. Somente nesse momento possvel analisar custo-benefcio com alguma preciso diante de todas as variveis tangveis, alm de algumas variveis intangveis, que devero ser analisadas com viso estratgica, quanto vale o arquivo existente, no caso desse no possuir backup; qual o impacto do sistema a ser implementado num processo de certificao ISO 9000; qual a situao do seu nicho de mercado em termos de atendimento ao cliente ou; como vai a competitividade de seus servios. Deve-se analisar essas questes juntamente com as puramente financeiras. Em resumo, no se justifica o emprego dessas tecnologias para arquivos inativos. Devese obter o mximo de informaes sobre a recuperao/acesso (quantas vezes se recupera por dia, quanto tempo leva cada recuperao, quanto custa cada funcionrio que recupera, quanto tempo se perde quando no se acha um documento, o que se faz quando no se acha, quanto custa refazer um documento no achado etc.). Tudo isso de grande importncia para a anlise custo/benefcio, principalmente se for necessria a converso do acervo existente, quando os custos totais do projeto aumentam consideravelmente.

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2.8 PROJETO PILOTO


Muitas vezes, escritrios encontram a melhor maneira de iniciar um projeto piloto envolvendo um ou mais departamentos antes de expandir o sistema por toda a empresa. Muitas empresas iniciam com Departamentos de Documentao mas o GED pode ser implementado em qualquer departamento que seja necessrio. Projetos pilotos permitem s organizaes desenvolver e testar completamente os procedimentos de imagens antes de comprometer-se com uma soluo empresarial (LASERFICHE, 2002).

2.8.1 Avaliando as Necessidades


A escolha por um sistema GED consiste em um nmero significativo de questes que podem ser consideradas: (ibidem, 2002). Quantos documentos devem ser armazenados, considerando tanto o nmero de documentos existentes como os documentos adicionados manualmente? Essa informao determina quanto espao de armazenamento necessrio, a configurao de hardware e o custo do sistema; Quantos usurios iro utilizar o sistema ao mesmo tempo? Isso determina os custos de softwares preliminares e o tamanho do servidor; Quais departamentos iro utilizar o sistema e a que o pblico ter acesso? Isso determina quais caractersticas de especificao e nveis de segurana que sero necessrios; Quais os problemas srios devem, absolutamente, ser resolvidos e quais itens devem ser encaminhados para especificar caractersticas e nveis de segurana necessrios. Qual a necessidade de uma soluo padro ou customizada? Isso determina o nmero de consultores, instalaes, treinos, configuraes e suporte que sero necessrios;

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Que tipo de rede est sendo atualmente utilizada? Esse tipo de rede ser mantido? Isso determina restries, configuraes de sistemas e atualizaes de estaes de trabalho.

2.8.2 Instalao
O primeiro passo de uma instalao deve ser a inspeo do local pelo revendedor do software para determinar o equipamento necessrio e os problemas de conectividade de redes. Instalar hardware envolve em desempacotar, conectar e configurar todos os componentes como instalao de sistemas operacionais e drivers. Isso tambm inclui testar os equipamentos para assegurar a funcionalidade adequada do hardware e a conectividade da rede (ibidem, 2002). Depois de testar o hardware, a instalao de software consiste em instalar o sistema GED no servidor e nas estaes clientes e test-lo. Normalmente o revendedor que executa essas atividades.

2.8.3 Treinamento
O programa de treinamento deve direcionar diferentes nveis de usurios e diferentes preocupaes. Requer ensinar aos usurios finais os mecanismos do sistema. Esse treino deve ser no local de trabalho. Cada grupo de usurios deve receber instrues necessrias para assegurar conforto com o novo sistema GED. O tempo de treinamento necessrio ir depender do nvel dos usurios em utilizar aplicaes Windows. O sistema GED facilita o uso das nova mudanas para procedimentos existentes fornecendo uma operao amigvel e poucas mudanas nos procedimentos. A maioria dos usurios aprende muito rpido. aconselhado montar grupos com at 10 usurios e que os participantes no sejam interrompidos durante o treinamento (ibidem, 2002).

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2.8.4 Administrao do sistema


Para assegurar que o sistema GED funciona satisfatoriamente importante treinar alguns indivduos como administrar o sistema. O treinamento no prprio ambiente de trabalho o mais recomendado porque aumenta a familiaridade com detalhes especficos do sistema GED (ibidem, 2002).

2.8.5 Implementao de consultoria


Envolve aqueles que so responsveis por gerenciamento de registros e documentos, e que desenvolvem estratgias para traduzir os documento existentes em papel para sistema eletrnico. Os gerentes de atividades como registros de documentos necessitam entender a diferena dessa atividade entre papel e eletrnico, decises de retenes de tempos, armazenamento e metodologias de trabalho devem ser definidas antes de iniciar o trabalho. A durao do treinamento depende da complexidade do sistema (ibidem, 2002).

2.9 BENEFCIOS DO GED

Milhes de organizaes ao redor do mundo utilizam GED todos os dias ao invs de sistemas de papis. GED oferece um grande nmero de benefcios em relao a papel e microfilmes (LASERFICHE, 2002): Recuperao Rpida permite que voc encontre documentos rapidamente sem deixar a sua mesa de trabalho. Papel e microfilme so lentos porque os usurios devem ir at os arquivos e acess-los manualmente; Indexao Flexvel pode indexar documentos em vrias diferentes maneiras simultaneamente. Por outro lado, indexar papel e microfilme em mais de uma maneira inoportuno, caro e consome tempo;

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Busca em texto - full text GED pode recuperar arquivos por qualquer palavra no documento, recurso impossvel com papel e microfilme; Sem perda de arquivos documentos escanerizados mantm-se nas suas pastas quando so visualizados. Nenhum perdido ou no localizado. Ainda mais, modelos de ndice e buscas no texto completo podem localizar documentos se eles foram acidentalmente movimentados. Perdas de documentos so caras e consomem tempo para replos; Arquivo Digital - o risco de perda ou danificao de papel para documento eletrnico reduzido com um sistema GED. Mantendo as verses de arquivos em sistemas GED, evita o manuseio dos documentos em papel que sofrem desgastes; Compartilhar arquivos facilmente sistemas de GED fazem o compartilhamento facilitado de documentos entre colegas de trabalho e clientes pela mesma rede de computadores, por um CD ou pela WEB. Documentos de papel normalmente requerem uma fotocpia para serem compartilhados e microfilmes requerem converso para papel; Melhora de Segurana GED pode prover melhor e mais flexibilidade de controle sobre documentos. Controles de segurana nas pastas, documento individual, nvel de palavras e/ou para diferentes grupos ou indivduos. Em contraste, todos documentos de papis arquivados em um armrio possuem o mesmo nvel de segurana; Economia Espao GED ir ajudar a recuperar valioso espao fsico no escritrio e arquivo permanente, reduzindo drasticamente as pilhas de papis; Recuperao de desastres GED prov um fcil caminho para fazer um backup dos documentos que podem ser localizados fora do escritrio. Papis so caros e fazer cpia de documentos tambm uma maneira cara, sendo vulnerveis a incndios, enchentes e roubos.

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3 TECNOLOGIA ASSOCIADA AO GED

A bibliografia disponvel mostra que o GED no uma tecnologia e sim um sistema que faz uso de tecnologias para solucionar os problemas de gerenciamento de documentos.

3.1 NOVAS TECNOLOGIAS UTILIZADAS PELO GED


As quatro tecnologias citadas a seguir so as mais importantes e formaram, originalmente, a essncia do GED. Mas, com a constante evoluo, surgiram novas necessidades do mercado e a integrao entre os sistemas de informaes das organizaes, possibilitando que outras tecnologias fossem criadas (CENADEM, 2002).

3.1.1 Enterprise Reports Manager ERM


Contempla ferramentas que trabalham diretamente com o gerenciamento de relatrios dos sistemas de gesto e ERP das organizaes, atravs da captura da fila de impresso de servidores e uso de drivers de impresso virtual24, disponibilizando os documentos dentro de um ambiente de consulta com armazenamento em banco de dados textual. O ERM representa uma grande mudana na cultura das organizaes, contemplando a diminuio de custos com impresso em papel e consumveis (cartuchos, peas de impressora etc), alm de disponibilizar ferramentas de busca textual (TORTELLI, 2002b). Devido a necessidade de buscas textuais nos documentos, sistemas de ERM trazem ferramentas de Document Imaging para completar a soluo.

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So drivers de impresso que geram arquivos de documentos em formatos grficos pr-definidos, como TIFF ou PDF, ao invs de envi-los diretamente impressora.

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O funcionamento do ERM demonstrado na Figura 07.

Figura 07 Arquitetura de um sistema ERM. Fonte: CENCI (2002)

3.1.2 Knowledge Management KM


Engloba ferramentas para o gerenciamento do conhecimento (knowledge management) nas organizaes. Esta tecnologia formada por produtos hbridos das demais tecnologias citadas neste captulo, principalmente aquelas que so ncoras do GED: Document Imaging, Document Management e Workflow. Consiste de mecanismos para organizao da documentao e de processos, permitindo a formulao de uma grande base de conhecimento nas organizaes. Combina a digitalizao de documentos com sistemas de informao, criando uma potente ferramenta de suporte para as organizaes (CENADEM, 2002). bastante utilizado em processos de Call Center25, Help Desk26 e suporte a equipes de produo nas mais variadas reas. Por exemplo, um provedor de servios que possui suporte on-line utiliza-se de uma Knowledge Base27, com informaes sobre como dar suporte a seus clientes, principais problemas relatados e possveis solues.

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Centro de atendimento telefnico automtico, oferecido geralmente por grandes empresas prestadoras de servios como provedores de internet, fabricantes de computadores e softwares, indstria , bancos etc. 26 Centro de suporte para atendimento direto a usurios de uma organizao. 27 Base do conhecimento, o produto final do Knowledge Management.

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3.1.3 Forms processing


Esta tecnologia trata da captura de dados de formulrios impressos. empregada juntamente com recursos de OCR e ICR. Consiste-se em ferramentas que oferecem recursos para reconhecimento de caracteres em regies determinadas de um formulrio, transpondo para um banco de dados ou identificando alguma marca em um formulrio, direcionando-o para uma operao especfica no sistema. Esses caracteres podem estar impressos ou manuscritos, dependendo do tipo de documento processado. Tais recursos so bastante empregados em empresas com equipes de vendas diretas que preenchem formulrios de pedidos; na apurao de resultados de pesquisas; no processamento de passagens areas etc.

3.1.4 Content management


uma tecnologia que surgiu do Knowledge Management. Engloba ferramentas capazes de combinar todo o contedo de informaes da organizao canalizadas em uma nica viso, ou seja, todas as informaes referentes a determinado assunto podem ser buscadas diretamente de uma s vez. Por exemplo, pesquisando-se determinado cliente, tem-se e-mails referentes a negociaes efetuadas, pedidos e notas fiscais de venda dos produtos. Para utilizar uma ferramenta de Content Management a organizao deve estar culturalmente organizada, utilizando os conceitos de centralizao e controle de fluxo das informaes, evitando redundncias ou deficincias de dados (CENADEM, 2002).

3.2 INTEGRAO COM E-COMMERCE

Tradicionalmente, a tecnologia de gerenciamento de documentos tinha um enfoque nas necessidades organizacionais internas. No final dos anos 70 e incio dos anos 80, o comrcio eletrnico espalhou-se pelas empresas sob a forma das tecnologias de transmisso de

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mensagens eletrnicas: intercmbio eletrnico de dados (EDI) e correio eletrnico. Essa tecnologia no se difundiu muito devido ao custo envolvido na montagem de redes privadas entre fornecedores e clientes, infra-estrutura acessvel, hoje, via internet. As tecnologias de transmisso de mensagens eletrnicas simplificam os processos comerciais porque diminuem a papelada e aumentam a automao. As trocas comerciais, tradicionalmente feitas atravs de papis como cheques, ordens de compra e documentos de embarque, passam a ser realizadas eletronicamente (FANTINI, 2001). No final dos anos 80 e incio dos anos 90, as tecnologias de transmisso de mensagens tornaram-se parte integrante tanto do fluxo de trabalho (workflow) como dos sistemas de computao cooperativos (groupware). Os consumidores passaram a ter uma tecnologia comercial eletrnica sob a forma de servios on-line, o que possibilitou uma nova forma de interao social e compartilhamento de conhecimentos. Essa interao social criou o sentimento de comunidade virtual entre os habitantes do ciberespao dando origem ao conceito de aldeia global. Como conseqncia, o acesso a informaes e seu intercmbio tornaram-se economicamente mais acessveis. Essa tecnologia pode tanto diminuir custos operacionais como aumentar receitas. O aspecto de gerenciamento de transaes do comrcio eletrnico pode capacitar as empresas para diminurem seus custos operacionais atravs de melhor coordenao em processos de vendas, produo e distribuio (ou melhor gerenciamento da cadeia de suprimento), alm de consolidar operaes e reduzir custos administrativos (ibidem, 2001). Nos ltimos anos, o boom da Internet j se refletiu no mundo do GED e j comum ter solues operando na rede. Os produtos partiram da consulta de imagens de documentos via browser para workflow distribudo, captao remota de documentos e transaes seguras. As empresas de software geraram as partes clientes de seus produtos para serem executadas em browsers de Internet. Tudo comeou com a disponibilizao dos documentos digitalizados e relatrios de COLD na Web. Inicialmente, o mtodo adotado por quase todos os fornecedores de GED era o de habilitar o programa j existente para oper-lo na Internet, transformando os arquivos dos documentos digitalizados e os relatrios de COLD em HTML.

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Em seguida, foram desenvolvidas verses otimizadas com recursos para a rede (ibidem, 2001). Com o comrcio eletrnico, estabelecem-se novos sistemas para manter os registros e atender as mesmas finalidades. Isso feito atravs de sistemas COLD, um mtodo simples e eficiente. O dados digitais como transaes eletrnicas podem ser indexadas e registradas em discos pticos para atender tais necessidades (ibidem, 2001). Os fornecedores de GED, Workflow e COLD j oferecem solues de eBusiness28, e alguns, os produtos eCommerce29. Nesses produtos, a caracterstica bsica de eBusiness a disponibilizao dos mesmos recursos no ambiente local, agora na Internet. Um ambiente de eCommerce gera uma necessidade de gerenciamento de processos, de pedidos, de notas fiscais e de outros documentos utilizados no processo. A integrao de eCommerce com o ambiente legado um dos grandes desafios, pois alguns produtos oferecem uma estrutura prpria para banco de dados e gerenciamento, ficando a cargo de terceiros o processo de integrao. Outros produtos j oferecem integrao com softwares de ERP. Os produtos de GED, Workflow e COLD so imprescindveis para a manuteno dessas informaes, principalmente pelo gerenciamento de reclamaes no CRM, que utilizar o GED ou o COLD como base para o atendimento (ibidem, 2001).

3.3 INTEGRAO COM ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning ou Tecnologia de Gesto Empresarial) um aplicativo de informtica formado por mdulos que abrangem todas as reas e funes da empresa, trata as informaes estruturadas da empresa, as informaes armazenadas em banco de dados e oriundas de transaes como dados de um pedido de compras, nota fiscal etc.

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Eletronic business, comrcio eletrnico empresarial, pela rede. Eletronic commerce, comrcio eletrnico no varejo, pela rede.

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As informaes no-estruturadas no constam nos sistemas ERP como, por exemplo, contratos, cheques, plantas de engenharia e outros documentos. Face a isso, de extrema importncia integrar-se GED, COLD e workflow ao ERP. Alguns fornecedores de ERP j esto disponibilizando interfaces para integrao com softwares de GED. O ERP reduz atividades duplicadas e disponibiliza informaes de forma corporativa e transparente. Tambm agrega valor final aos produtos, seja na qualidade do atendimento, no custo do produto ou no aumento de lucratividade. O uso de GED em sistemas de ERP permite que documentos estejam disponveis no apenas para os usurios do ERP, mas a todos os profissionais da empresa. A integrao do ERP ao GED e workflow possibilita organizar seus processos atravs de um fluxo de trabalho. Ela permite o arquivamento, o gerenciamento e a recuperao das informaes no-estruturadas como imagens de documentos e arquivos oriundos de processadores de texto, planilhas etc dentro de um ambiente integrado ao ERP. A partir do pacote de gesto, a consulta e recuperao dessas informaes so geis e precisas. Alm disso, o workflow um componente imprescindvel para solues de Call Center, CRM, Business Intelligence e eBusiness. A implantao de um sistema de ERP numa empresa requer fundamentos bsicos de administrao. Os profissionais de Organizao, Sistemas e Mtodos (O&M), devem se envolver na formao da equipe de trabalho, no estudo do projeto, na elaborao de um relatrio tcnico, na seleo de um fornecedor e na anlise do investimento, alm de desenhar o sistema de informao pensando nos sistemas de forma integrada; estudar as caractersticas dos negcios da empresa e projetar uma estrutura organizacional adequada; classificar as atividades separando os processos; elaborar workshop entre todos os envolvidos; reunir a documentao gerada em todo o processo e outras atividades importantes. Tudo isso antes de tentarem automatiz-los.

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3.4 WORKFLOW

Workflow pode ser definido com um conjunto de tarefas para o controle do fluxo de processos de forma ordenada na organizao. Corresponde s ferramentas que gerenciam o fluxo dos documentos, disponibilizando critrios para o controle desse fluxo, ou seja, oferecendo recursos de incluso, aprovao ou rejeio de informaes no documento. Existem basicamente dois tipos de workflow (KOCH, 1998): Ad-Hoc que oferece um controle de fluxo simples para os dados, ou seja, o documento enviado do ponto inicial ao final diretamente, sem nenhum critrio de consenso, como uma mensagem de correio eletrnico;

Colaborative que disponibiliza todos os recursos possveis de um sistema de workflow,


como aprovao e rejeio do documento, atravs do consenso dos usurios na rota do fluxo do processo. Possibilita, ainda, a incluso de comentrios ou novos recursos ao documento. Geralmente, as ferramentas que oferecem este tipo de workflow disponibilizam um ambiente grfico para elaborao do trmite do processo pelo qual o documento ser posto prova, utilizando recursos do tipo drag-and-drop30 para montagem do fluxo e seus recursos condicionais de avaliao. Para CRUZ (2001) workflow a ferramenta que tem a finalidade de automatizar processos, racionalizando-os e, conseqentemente, aumentando a produtividade por meio de dois componentes implcitos: organizao e tecnologia. Para MASSON (apud THIVES Jr., 2000) workflow replica a forma como as pessoas trabalham: suas tarefas, eventos e prazos, e atravs da tecnologia da informao possibilita o gerenciamento automtico e a integrao dessas tarefas bem como a integrao com sistemas existentes e tecnologias envolvidas com o tratamento da informao dentro da organizao.

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Arrastar e soltar - recurso de aplicativos grficos que possibilitam realizar aes orientadas interface.

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Recursos de workflow so facilmente encontrados como uma ferramenta importante dentro de sistemas ERP, seja controlando o processo de compra, fornecedores ou estoque, seja auxiliando nas tomadas de deciso. A utilizao de sistemas de gerncia de documentos e de sistemas de gerncia de workflow no so apenas ferramentas para nichos especficos de mercado. So indispensveis para o desenvolvimento de modernos sistemas de informao devido necessidade de novas formas de gesto das organizaes. Workflow refere-se ao modo como os documentos so processados. Um sistema de GED integra e roteia automaticamente o fluxo de documentos em formato eletrnico de estao de trabalho para estao de trabalho ao longo de uma organizao. Os documentos e arquivos no so simplesmente armazenados e recuperados mas utilizados na conduo de transaes de negcios. O trabalho processado mais rapidamente numa LAN, em que todos compartilham documentos e arquivos (AVEDON, 1999). Assim, o workflow redefine o fluxo de documentos e das tarefas para a melhoria geral da qualidade e produtividade em todos os nveis de uma organizao permitindo que vrias pessoas trabalhem com um mesmo documento ou arquivo ao mesmo tempo. Com o software de workflow, os usurios podem elaborar programas (scripts) que detalham para onde cada documento deve seguir numa organizao, mapeiam e controlam todos os documentos que entram no sistema. Os scripts podem especificar em quais estaes de trabalho a imagem de um documento deve aparecer e que outras imagens devem estar junto com ela na tela, em todas as categorias de documentos. Os menus do software de workflow ajudam os usurios a seqenciar e programar documentos para que sejam processados de maneira que o sistema colete e distribua automaticamente as imagens dos documentos para caixas de entrada eletrnicas na ordem adequada. Quando cada pessoa termina de processar uma imagem de documento, ela enviada automaticamente para a prxima estao de trabalho e assim sucessivamente. No final do processo, o arquivamento realizado quando o documento foi digitalizado e indexado. Todos os documentos gerados posteriormente, ou seja, todas as adies, anotaes etc. so colocados automaticamente no arquivo apropriado.

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O modelo de transformao do conhecimento apresentado por NONAKA e TAKEUCHI (apud THIVES, 2000) representa uma perspectiva conceitual e organizacional gesto do conhecimento. Eles consideram que o workflow uma tecnologia potencial transformao do conhecimento tcito em conhecimento explcito; entretanto, no descrevem como essa transformao ocorre, limitando-se a conceitu-los: Conhecimento Tcito o conhecimento representado pelas experincias individuais, que trocado e compartilhado diretamente atravs do contato pessoal, e certamente mais difcil de ser transmitido;

Conhecimento Explcito o conhecimento formal da organizao, que pode ser


encontrado nas formalizaes que a organizao tem sobre si mesma, tais como organogramas, fluxos internos, estatutos e misso, reas de atuao etc. Tambm representa o conhecimento que tradicionalmente tem sido manipulado atravs da tecnologia da informao e pode ser encontrado nos documentos de qualquer organizao, como relatrios, artigos, manuais, bancos de dados, vdeos etc. O software workflow controla eletronicamente as imagens de documentos, automatiza vrias outras tarefas de gerenciamento tais como avaliaes de produtividade, gerao de relatrios, ajustes de cargas de trabalho e cronograma de funcionrios. Se a imagem do documento no tiver progressos numa estao dentro de seu perodo atribudo, ela ser encaminhada automaticamente ateno de um supervisor. Com isso, eliminam-se gargalos, e o script tambm pode alertar o supervisor de que um usurio em particular pode estar precisando de ajuda. Essas informaes contribuem para a criao de grficos de workflow. Por exemplo, uma fatura no pode ser processada at que o produto chegue. O workflow, atravs do recurso rendezvous31, suspende a imagem do documento at que o sistema seja informado da chegada do produto. O software do sistema junta a imagem do documento com as novas informaes e despacha automaticamente o arquivo completo para a estao de trabalho de contas a pagar. Entretanto, um programa no pode ser adequado a todas as necessidades e ambientes de negcios devido a uma flexibilidade personalizada (AVEDON, 1999).

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encontro em hora e lugar marcado.

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Segundo AVEDON(1999), aps a implantao da tecnologia, o prximo passo mudar os procedimentos que j esto enraizados h dcadas para que os funcionrios comecem a se adaptar ao sistema. Nesse caso, entra o conceito de organizao e mtodos dos procedimentos de automao, o Workflow, pois no adianta substituir papel por disco ptico e continuar a manter processos antigos de organizao e mtodos. KOCH (1998) ensina que os tipos de processos de trabalho podem ser classificados em processos no estruturados (ad-hoc) e em processos estruturados. Os processos ad-hoc no tm como ser fluxogramados, por no ser possvel prever, de forma antecipada, a seqncia das atividades. Os processos estruturados so pr-definidos e permitem a fluxogramao. Ferramentas voltadas a processos estruturados possuem at interfaces grficas para o monitoramento das caixas de entrada, o que no existe para processos ad-hoc. As ferramentas de workflow de produo possuem interfaces grficas para o desenvolvimento da aplicao, em que o fluxo definido atravs do uso de cones. Possuem, ainda, o papel de automatizar a disponibilizao das ferramentas necessrias para a execuo das diversas atividades. Os produtos de workflow, voltados a processos estruturados, trouxeram a preocupao com o fluxo da informao dentro de um processo. A difuso do uso dessa tecnologia e o aumento das alternativas de integrao dos mais diversos produtos do aos usurios uma interface nica, passando para uma ferramenta a responsabilidade de oferecer os produtos necessrios ao desempenho de suas funes. Dessa forma, com o workflow, todos os produtos necessrios execuo de uma tarefa so chamados conforme a necessidade a partir de uma interface nica com o usurio. Um determinado campo de um formulrio eletrnico significa um acesso a um banco de dados em mainframe, o segundo campo obtm seus dados de uma planilha eletrnica, o terceiro campo de um sistema de terceiros, e o formulrio todo enviado a algum, por fax, na sua concluso. O produto de workflow passa a se responsabilizar pela obteno destes recursos, fazendo ele o papel ativo e o usurio passando a ser passivo (KOCH, 1998).

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3.5 DISPOSITIVOS DE CAPTURA DE IMAGENS

A tecnologia Document Imaging trata da digitalizao e armazenamento de documentos. Engloba as ferramentas de escaneamento, captura e armazenamento de documentos, tendo como objetivo principal a sua recuperao atravs de ndices pr-definidos ou ndices textuais, que so gerados a partir de OCR ou drivers de impresso virtual, descrito em CDIA MANUAL (2000).

Chama-se de digitalizao ou escaneamento32 o processo de converter imagens em papel para arquivos no computador. Os documentos so preparados e submetidos ao scanner que os fotografa gerando um arquivo imagem do documento em papel. O arquivo gerado pode conter a imagem de uma nica folha de papel ou ser um arquivo com vrias imagens.

Cada produto de gerenciamento de imagem possui suas caractersticas de como administrar esses detalhes. Dependendo da necessidade, utiliza-se um tipo de arquivo para guardar as imagens. Atualmente o padro mais utilizado para as imagens comerciais o TIF com um fator de compactao denominado de Grupo IV digitalizadas em 200 dpi preto e branco.

O tipo do arquivo deve ser escolhido de acordo com o que queremos fazer mas geralmente os produtos de gerenciamento de documentos se encarregam desta misso organizando ou convertendo os arquivos quando necessrio.

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Processo atravs do qual um documento ou imagem transformado em um conjunto de bits (utilizando um

escner) atravs da converso do sistema analgico para o digital. O mesmo que escanear.

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3.6 DISPOSITIVOS DE ARMAZENAMENTO

A Era da Informao vem trazendo uma expanso explosiva dos recursos necessrios para o armazenamento de milhes de registros de informao nas suas diversas formas: cartas, documentos legais, relatrios, memorandos, correio eletrnicos e bancos de dados. Se, por um lado, essa quantidade imensa de dados uma vantagem competitiva, por outro, dificulta a procura e recuperao das informaes necessrias.

Hoje, mais do que nunca, voc precisa de um plano de reteno para seus registros de informao que tenha credibilidade legal e que deixe claro o que deve ser mantido e por quanto tempo. Um programa bem elaborado reduz muito seu risco litigioso e em alguns casos diminui pela metade o custo de manuteno desses registros.

Tambm nesse campo, existiu uma evoluo enorme que abrange tecnologia, espao disponvel e principalmente custo. Os meios de armazenamento disponveis atualmente e aplicveis ao gerenciamento de imagens e documentos so: CD-ROM Os CDs so universais e largamente utilizados. A capacidade de cada CD de 650 ou 700MB, e pode ser utilizado individualmente, em torres de CD ou jukebox; DISCOS TICOS So mdias largamente utilizadas para o arquivamento de documentos, imagens e relatrios. A capacidade atual de cada mdia de 5.2GB e mais utilizada em jukebox a um baixo custo. WORM significa Write Once Read Many, ou seja, grave uma vez e leia vrias. uma tecnologia de disco ptico que permite que grave dados em um disco apenas uma vez. Os dados so permanentes e podem ser lidos inmeras vezes. Esse formato de mdia requer um dispositivo especial de hardware e software para execut-lo. Diferente dos CDROMS eles apenas podem ser lidos em drivers compatveis. No existe muita aceitao, embora tenham encontrado um pequeno mercado de arquivo de mdia. Por motivo de um limitado nmero de empresas que provem materiais e suporte para tecnologia WORM, no altamente recomendado; DVD So tambm mdias com alto poder de armazenamento. O DVD uma

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evoluo do formato de CD-ROM com alta capacidade, criado por um consrcio de produtores de material de vdeo (Warner) e fabricantes de produtos de informtica (SONY, Toshiba), para principalmente fornecer a prxima gerao de vdeos caseiros digitais e vdeo games. Existem quatro variaes de capacidade a que o DVD poder suportar, isso porque ele pode vir na condio de lado nico, a exemplos dos CD-ROMs de hoje, dupla face e multi-camada. O DVD j possui padro de sistema de arquivos como o CD-ROM (ISO9660), ele se chama UDF (Universal Disk Format). Este padro, alm de ser universal como o ISO9660, no possui as mesmas limitaes permitindo nome de arquivos extensos, mais que 8 sub-nveis de diretrio e capacidades variveis. Porm, para discos DVD gravveis e regravveis o padro fsico da mdia ainda no est definido. Cada grupo de fabricante possui o seu padro, como DVD-R, DVD-RW, DVD-RW+ , DVD-RAM; JUKEBOX So equipamentos que permitem armazenar near-line33 muitos discos em seus slots e quando uma informao solicitada, o disco conduzido por um brao mecnico para um drive para leitura ou gravao. As jukeboxes podem ser utilizadas com discos pticos, DVDs ou CDs. A capacidade de armazenamento near-line varia de equipamento para equipamento. A capacidade de poder recuperar informao de mdias que estejam fora do equipamento faz das jukeboxes um poderoso meio de armazenamento e recuperao disposio dos principais produtos de GED. Os softwares de gerenciamento de imagens e relatrios ou j possuem interface para gerenciar jukebox ou utilizam software padro para faz-lo; FITAS Largamente utilizados como back-up de segurana. , atualmente, o meio mais barato para armazenamento da informao. necessrio avaliar que as informaes guardadas em fitas (ex. DLT) no esto disposio on-line dos softwares de gerenciamento de imagens e documentos mas podem ser recuperados.

33

Quase on-line, pois a informao est a disposio de quem a necessita sem interveno humana mas no em tempo real, necessitando de alguns segundos, pois a mdia precisa ser localizada e instalada pelo brao robotizado.

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4 PROCEDIMENTOS PROPOSTOS PARA A PESQUISA


Como poder ser visto na figura 09, o procedimento adotado para a pesquisa foi baseado na obra Pesquisa de Marketing conforme MATTAR (1994). Embora a pesquisa aqui apresentada no seja conceitualmente uma Pesquisa de Marketing, foi utilizada a sua metodologia por estarem configurados todos os aspectos descritos pelo autor e citados em seu livro no captulo 2, pgina 57.

4.1 A EMPRESA MACEDO, KOERICH S.A.


A Macedo, Koerich S.A. uma empresa totalmente catarinense, fundada em 13 de julho de 1973, sob a denominao de Frios Macedo Ltda. A empresa iniciou suas atividades abatendo 300 frangos por dia e contando com a participao de sete colaboradores funcionais. Com o ingresso do Grupo Koerich na sociedade, em 1974, a empresa passou a ter a denominao de Macedo, Koerich & Cia Ltda. Inicia-se uma trajetria de muito trabalho e tambm muitas conquistas. Com sede em So Jos, Santa Catarina, na regio sul do Brasil e corao do Mercosul, a Macedo, Koerich S.A. constitui- se, hoje, num grande complexo industrial que compreende granja de matrizes, incubatrio, granjas de frango de corte, frigorfico, fbrica de rao, centrais de distribuio e uma central de compras e armazenagem de gros. Com uma capacidade de produo aproximada de 9.000 frangos por hora, a Macedo, Koerich S.A. possui um processo de produo verticalizado e integrado. Os investimentos em estrutura e desenvolvimento de novos processos e tecnologias so constantes. Informaes adicionais podero ser buscadas no site www.macedo.com.br, conforme figura 08 abaixo.

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Figura 08. Mapa do site da Macedo, Koerich S.A. Fonte: Macedo, Koerich. S.A.

4.2 ELABORAO DA PESQUISA

O processo de pesquisa compreende quatro diferentes etapas. Para conduzi-la adequadamente essencial que todas as etapas sejam planejadas antes que tenha incio. Para tanto, foi feito um levantamento de todos os departamentos da empresa baseado num organograma que precisou ser readequado, pois no estava atualizado devido a mudanas recentes na estrutura da empresa, desde a superintendncia at os nveis de gerncia e chefia O que se levou em conta foi a informao relativa ao uso de documentos decorrente do fluxo de trabalho, concluiu-se que a grande maioria dos documentos transitavam pelo escritrio central da empresa, mesmo aqueles utilizados pelas outra unidades instaladas em outras localidades, como fbrica de rao, incubatrio, granjas, centrais de distribuio e central de estocagem de gros. Optou-se, ento, por concentrar a pesquisa em dez departamentos que representariam toda a empresa para fins de GED.

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A figura 09, apresenta as quatro etapas com suas respectivas fases e passos para a elaborao de uma pesquisa: As etapas, fases e passos para a elaborao de uma pesquisa so as seguintes:
Reconhecimento e formulao do problema de pesquisa. 2. Planejamento da pesquisa:
1.

Etapas

3.

Execuo da pesquisa:

4.

Comunicao dos resultados:

Figura 09- As etapas para a elaborao de uma pesquisa. Fonte:MATTAR (1994),

Formulao, determinao ou constatao de um problema de pesquisa; Explorao inicial do tema. Definio dos objetivos; Estabelecimento das questes de pesquisa e (ou) formulao de hipteses; Estabelecimento das necessidades de dados e definio das variveis e de seus indicadores; Determinao das fontes de dados; Determinao da Tipo de pesquisa; metodologia; Mtodos e tcnicas de coleta de dados; Populao de pesquisa; Tamanho da amostra; Processo de amostragem; Planejamento da coleta de dados; Previso do processamento e anlise dos dados. Planejamento da organizao, cronograma e oramento; Redao do projeto de pesquisa e (ou) de proposta de pesquisa. Preparao de campo; Construo, pr-teste e reformulao dos instrumentos de pesquisa; Impresso dos instrumentos; Formao da equipe de campo; Distribuio do trabalho no campo; Campo; Coleta de dados; Conferncia, verificao e correo dos dados; Processamento e anlise. Digitao; Processamento; Anlise e interpretao; Concluses e recomendaes. Elaborao e entrega dos relatrios de pesquisa; Preparao e apresentao oral dos resultados.

Fases

Passos

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4.2.1 Reconhecimento e formulao do problema de pesquisa


A definio clara do problema para todos os envolvidos no projeto fundamental para estabelecer as bases para o planejamento e o desenvolvimento da pesquisa no sentido de se chegar s informaes teis evitando despender esforos e recursos de forma intil e desnecessria.

Formulao, determinao ou constatao de um problema de pesquisa


O reconhecimento do problema ocorreu analisando-se o gerenciamento de espao fsico de armazenamento de arquivos na rede e de documentos em papel depositados no arquivo permanente. A gerncia de informtica da Macedo, Koerich S.A. foi em busca de novas solues, procurando conhecer os aspectos da tecnologia GED. Buscou fornecedores obtendo apresentaes conceituais e prticas. Os profissionais dessa rea foram a eventos que tratavam do tema, entrando em contado com fornecedores. Devido ao pouco conhecimento sobre as tecnologias utilizadas pelo GED, foi considerado mais interessante pesquisar segundo a realidade da empresa e levantar a real necessidade do gerenciamento dos documentos que circulam pela corporao. Dessa forma, o problema de pesquisa foi formulado como sendo o seguinte: obter, de forma confivel, informaes sobre todos os tipos de documentos utilizados pela empresa para que servissem de base para a definio do projeto GED da Macedo, Koerich S.A. As questes sobre os recursos tecnolgicos de informtica disponveis foram levantados com os responsveis pelo departamento de informtica simultaneamente aplicao da pesquisa junto aos departamentos. A princpio, concluiu-se que a demanda sobre os recursos tecnolgicos disponveis seriam minimizados em virtude da organizao e da eliminao de redundncias que o GED traria. Por outro lado, sabia-se de antemo, que seriam necessrios investimentos especficos em equipamentos e sistemas para GED. O trfego de imagens viria a exigir novos servidores com grande capacidade de armazenamento.

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Explorao inicial do tema


Foi feita a fundamentao terica alicerada em pesquisa bibliogrfica para o aprofundamento dos conhecimentos a respeito da tecnologia. Discutiu-se com o departamento de informtica e com a superintendncia da Macedo, Koerich S.A considerando aspectos passveis de verificao para a adoo da soluo GED. Nessa etapa, levantou-se a maior parte da fundamentao terica do GED citada no captulo 02 e 03 dessa dissertao.

4.3 PLANEJAMENTO DA PESQUISA

Uma vez conhecido o problema de pesquisa e tendo sido feita a explorao cientfica, foram definidos os objetivos e determinadas as variveis do trabalho de pesquisa.

4.3.1 Definio dos objetivos da pesquisa


Definiu-se como objetivo geral da pesquisa: tipos de documentos utilizados; tamanho da demanda gerada por tipo de documento; informaes segundo os principais departamentos da empresa. Objetivos especficos (outras informaes consideradas relevantes para o projeto a respeito dos documentos): relao de cada departamento com os documentos (envio ou recebimento); formato original (analgico ou digital); meio fsico original; freqncia de recebimento e acesso; ciclo de vida.

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4.3.2 Estabelecimento das questes de pesquisa


Com os objetivos definidos, foram estabelecidas as questes da pesquisa: a) Quais os tipos de documentos so utilizados com volume importante na empresa? b) Como eles so recebidos e tratados dentro da empresa, ou seja, qual o fluxo?

4.3.3 Estabelecimento das necessidades de dados e definio das variveis


As questes necessrias para atender aos objetivos da pesquisa foram elaboradas e organizadas em dois diferentes instrumentos de coleta de dados: a) Questionrio para entrevista pessoal; b) Formulrio para anotao das respostas e relao dos tipos de documentos com cada uma das caractersticas estudadas. O primeiro serviu para orientao das perguntas a serem feitas, possibilitando que todos os entrevistados fossem argidos da mesma forma. As questes abordadas foram as seguintes: 1- Tipos de documentos utilizados34: A figura 10 apresenta os tipos de documentos utilizados e sua conceituao mais utilizada dentro da empresa em que foi realizado o estudo. Essa descrio serve para um melhor entendimento deste trabalho e no tem o intuito de conceituar tecnicamente de forma completa cada um dos documentos. As descries foram fornecidas pelos entrevistados. Arte final Avaliao de experincia Etapa posterior ao esboo e ao layout na criao de um material. Imagem de trabalho a ser produzido, totalmente preparado para ser enviado para a produo. Formulrio de verificao do desempenho de um funcionrio. Normalmente utilizado como base de deciso sobre a permanncia do colaborador na empresa aps o perodo de experincia que, na maioria dos casos, de noventa dias. Documento relativo a uma despesa realizada e com fins de pagamento em instituio bancria. Normalmente est vinculado a uma nota fiscal ou fatura.

Boleto de pagamento

34

Essa questo serviu como base para a resposta das demais. Cada um dos outros questionamentos foi realizado relativamente a cada um dos diferentes tipos de documentos utilizados por cada departamento.

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Carta Certido negativa

Cheque Contra cheque Contrato Cromo CTP (fotolito digital) Curriculum vitae Desenho tcnico Diagnstico E-mail Enfoque Entrevista de desligamento Estudo tcnico Extrato bancrio Fax Recibo de frias Ficha tcnica de mquina Filme Fita cassete de udio Fluxograma Formulrio

Escrito, fechado em envelope, que se dirige a algum, missiva. Designao de diversos ttulos ou documentos oficiais. Escrito ou objeto que serve de testemunho ou prova, constituindo um elemento de informao legal em que o serventurio oficial certifica fielmente o registro feito anteriormente em cartrio. Ordem de pagamento, vista, sobre banco ou casa bancria, para pagar certa soma, nominalmente ou ao portador, por conta de fundos existentes e de propriedade de quem d a ordem. Demonstrativo de pagamento de salrio com a descrio dos proventos e descontos. Acordo ou conveno entre duas ou mais pessoas, para a execuo de alguma coisa, sob determinadas condies. Documento em que se registra esse acordo ou conveno. Filme fotogrfico revelado com imagem normalmente utilizada para produo de pea publicitria. Arquivo com montagem de pea grfica finalizada pronta para utilizao em impresso. Apresentao das qualificaes de um profissional. Arte de representar objetos por meio de linhas e sombras, normalmente utilizado pela engenharia. Qualificao dada por um especialista, com base em observao; diagnose. Mensagem que podemos enviar para outras pessoas que iro acessar na hora que quiserem, como numa espcie de correio eletrnico, ou do ingls eletronic mail. Nome do jornal eletrnico da Macedo disponvel na intranet que aborda assuntos ou questes internas consideradas relevantes. Entrevista realizada com o colaborador no momento de seu desligamento da organizao. Documento com informaes tcnicas e cientficas a respeito de um determinado assunto. Cpia resumida da movimentao bancria de um indivduo ou instituio. Mensagem enviada/recebida por aparelho eletrnico que codifica/decodifica sinais eltricos atravs de linha telefnica. Tempo de repouso a que fazem jus funcionrios etc. Documento em formato de ficha com as especificaes tcnicas de uma mquina ou equipamento. Qualquer seqncia de cenas cinematogrficas (drama, comdia, documentrio etc); fita, pelcula. Estojo equipado com fitas magnticas prontos para entrar em funcionamento. Representao grfica de um processo. Modelo impresso de frmula em que apenas se preenchem os dados.

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Fotografia

Arte ou processo de produzir pela ao da luz ou qualquer espcie de energia radiante, sobre uma superfcie sensibilizada, imagens obtidas mediante uma cmara escura. Fotolito Matriz para impresso em formato de filme dividido em cada uma das cores utilizadas em uma impresso. Grfico Representao grfica; diagrama, esquema. Guia de impostos Documento oficial para recolhimento de imposto. Layout Esboo bem acabado de uma pea publicitria, com determinao da colocao do texto e das ilustraes. Lei Preceito emanado da autoridade soberana. Prescrio do poder legislativo. Livros dirio Livro em que as empresas lanam o dbito e o crdito das suas transaes dirias. Livro fiscal Livro onde so registrados todas as entradas e sadas contbeis. Livro razo Livro onde se lana o resumo da escriturao do dbito e do crdito. Manual Livro pequeno e porttil, contendo o resumo de alguma cincia ou arte; compndio. Memorando Participao ou aviso por escrito. Microfilme Filme de documentos e livros em tamanho reduzido. Monografia Trabalho escrito, pormenorizado, sobre tema restrito. Multa Ato ou efeito de multar; pena pecuniria a quem infringe leis ou regulamentos. Msica Qualquer conjunto de sons. Negativo de filme Chapa ou pelcula fotogrfica em que os claros e escuros aparecem invertidos em relao ao original. Norma Regra de procedimento. Nota fiscal de entrada Relao das mercadorias adquiridas, com designao da quantidade, espcie e preo. Nota fiscal de sada Relao das mercadorias vendidas, com designao da quantidade, espcie e preo. Ofcio Participao em forma de carta expedida pelas autoridades sobre assunto de servio pblico ou particular. Ordem de compra Autorizao para a realizao de determinada compra. Organograma Esquema de qualquer organizao ou servio no qual se assinalam as disposies e inter-relaes de suas unidades constitutivas, o limite de suas atribuies etc. Padro de sistema (PS) Documento composto de fluxograma e tabela que descreve o padro com que determinado processo deve acontecer. Padronizao (PO) Procedimento Operacional escrito com as atividades crticas a respeito de uma determinada tarefa. Planta ou CAD Desenho que representa todas as particularidades de um edifcio projetadas numa superfcie horizontal. Polticas Conjunto dos princpios ou opinies polticas. Processo administrativo Conjunto das peas que servem instruo da organizao. Processo jurdico Conjunto das peas que servem instruo do juzo; autos. Questionrio Conjunto ou srie de quesitos ou problemas; rol de perguntas. Registro de funcionrio Ficha individual com dados do funcionrio; pronturio. Relatrio Descrio minuciosa de fatos de administrao pblica ou de sociedade.

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Resciso Solicitao de compra Solicitao de viagem

Anulao de um contrato. Pedido para a autorizao de uma determinada compra. Requerimento de aprovao e recursos para a realizao de uma viagem Solicitao treinamento Requerimento de aprovao e recursos para a realizao de um treinamento especfico, podendo ser externo ou interno. Figura 10 - tipos de documentos utilizados 2- Ocorrncia de envio dos documentos; 3- Ocorrncia de recebimento; 4- Formato original: Analgico ou Digital 5- Meio fsico original: CD, Rede, E-mail, Papel ou Internet; 6- Freqncia de recebimento (em dias, meses ou anos); 7- Freqncia de acesso (em dias, meses ou anos); 8- Durao do ciclo de vida (em dias, meses, anos ou indefinido). O segundo instrumento de coleta de dados caracterizou-se em uma matriz relacional que, preenchida com o somatrio das quantidades respondidas, conforme figura 11, serviu como base para a tabulao dos dados.

Figura 11 - matriz relacional. (seccionada propositadamente para caber na pgina)

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4.3.4 Determinao das fontes de dados


Considerando as orientaes passadas pela empresa, ficou definido que as informaes seriam buscadas em 10 diferentes departamentos da empresa atravs de seus principais responsveis. Caracterizou-se assim, a busca em fontes primrias. As reas escolhidas representam a maior utilizao de documentos em diversidade e volume. Assim, foram consideradas: Departamento Pessoal; Suprimentos; Produo; Secretaria; Qualidade; Custos Marketing; Financeiro-Contbil; Recursos Humanos; Jurdico. Anexo A Anexo B Anexo C Anexo D Anexo E Anexo F Anexo G Anexo H Anexo I Anexo J

Essas abordagens foram suficientes para levantar os tipos de documentos utilizados e suas caractersticas de utilizao.

4.3.5 Determinao da metodologia


Consultando a necessidade de informaes e as referncias tcnicas, foi decidida a metodologia ideal para a pesquisa. Foi decidido pela utilizao de uma pesquisa quantitativa junto aos responsveis pelas 10 principais reas da empresa (citadas anteriormente) atravs de entrevistas pessoais em abordagens realizadas nas dependncias da Macedo, utilizando-se um questionrio estruturado caracterizando aspectos numricos e lgicos relacionados aos tipos de documentos utilizados.

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A coleta de dados foi planejada e conduzida atravs do agendamento prvio com os respondentes, procurando melhor adequar os horrios dos entrevistados, e do pesquisador.

4.3.6 Planejamento da organizao, cronograma e oramento


Decidiu-se que o trabalho de levantamento de dados seria realizado pelo prprio mestrando. Esse mostrou-se como o mais indicado para isso por estar informado a respeito de GED, por conhecer a empresa desde sua fundao e por ter contato facilitado com todas as pessoas a serem entrevistadas. Em virtude de mudanas na estrutura do departamento de informtica da empresa, rea parceira no desenvolvimento do projeto, durante o trabalho de estruturao da pesquisa, o trabalho teve seu ritmo alterado. O prazo interno da organizao para anlise da soluo GED passou a ser o incio de 2003. O planejamento passou a prever a entrega dos relatrios finais at final de 2002. Foi agendado para o incio de janeiro de 2003 uma apresentao dos resultados obtidos com a pesquisa para todas as pessoas envolvidas, inclusive os entrevistados e a superintendncia da empresa. Deseja-se obter, com isso, um feedback sobre o trabalho realizado e colher sugestes para serem includas na concluso desta dissertao. Poderemos saber at que ponto este trabalho foi til para a empresa Macedo Koerich no sentido de facilitar a deciso de como, quando e quanto investir na tecnologia GED. Como o trabalho tinha, por parte do seu realizador, um interesse acadmico, no foi repassado empresa nenhum custo. Quanto aos custos de realizao, resumiram-se ao tempo investido nas entrevistas e nos estudos a respeito do tema.

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4.3.7 Redao do projeto de pesquisa


Aps o estudo do problema e aprofundamento nos assuntos relativos a GED e pesquisa, foi elaborada a proposta da pesquisa para apreciao da empresa. Esse projeto contemplou todas as consideraes a respeito do problema de pesquisa, objetivos e metodologia citados neste captulo. Tambm nessa etapa foi confirmada a possibilidade de utilizao do estudo como base para este trabalho de mestrado.

4.4 EXECUO DA PESQUISA

Com todo o planejamento realizado, foi iniciado o trabalho de realizao da pesquisa junto aos entrevistados. O tempo mdio gasto em cada entrevista foi de duas horas, variando entre uma hora e meia a duas horas e meia, dependendo do fluxo de documentos de cada departamento. Alguns entrevistados forneceram tempo exclusivo para a pesquisa e outros, infelizmente, no puderam se ausentar de suas atividades, interrompendo por diversas vezes o ritmo da pesquisa.

4.4.1 Preparao de campo


Foi realizado um pr-teste atravs da aplicao da pesquisa junto ao responsvel da rea jurdica da empresa. Concluiu-se que eram necessrias algumas alteraes no questionrio e no formulrio: a) Incluso de questo para levantamento da ocorrncia de utilizao simultnea de documentos por diferentes usurios da rede corporativa da empresa;

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b) Incluso de questo para levantar o nmero de pessoas envolvidas no fluxo de circulao de cada documento; c) Na questo de definio do tempo do ciclo de vida do documento, foi includo a opo indefinido. Os itens (a) e (b) citados acima no foram includos na pesquisa pois concluiu-se que, apesar de relevantes, haveria necessidade de consulta a todos os processos que envolvessem documentos para conhecermos com exatido o fluxo de cada documento. Isso tornaria a pesquisa invivel de aplicao de acordo com o seu concebimento. A informao referente ao item (c) foi acrescentada e j levantada junto a esse departamento. As respostas da entrevista de pr-teste foram validadas para a pesquisa. O pr-teste serviu tambm para ajuste da redao de cada uma das perguntas do questionrio. O trabalho de campo aconteceu do dia 29 de julho ao dia 24 de setembro de 2002. O processamento e a anlise dos dados aconteceu at o ms de dezembro do mesmo ano. Como os dados tabulados, foram gerados as tabelas e os grficos correspondentes aos resultados da pesquisa. Esses dados foram analisados de forma objetiva e conclusiva. Todas as informaes foram organizadas em um relatrio para facilitar a apresentao dos resultados.

4.5 COMUNICAO DOS RESULTADOS

O relatrio com os resultados e anlises, acrescido dos dados da pesquisa bibliogrfica e a metodologia utilizada, foi elaborado com foco nos objetivos que o trabalho se props. Os resultados foram apresentados para todos os entrevistados, para o departamento de informtica e para a superintendncia da Macedo. As informaes serviro de auxlio na

85

tomada de decises quanto ao projeto GED. Sero relatadas as consideraes resultantes da discusso dessa apresentao para elaborao de um documento de feedback da empresa em relao pesquisa. A seguir, os resultados constantes no documento, em cada uma das questes de anlise, fazendo referncia ao percentual de departamentos envolvidos com cada tipo e com a quantidade de documentos.

4.5.1 Interao dos departamentos com os documentos


O primeiro aspecto levantado quanto aos documentos foi de que forma cada departamento relaciona-se com eles. O questionrio de pesquisa apresenta uma lista dos principais documentos utilizados pela empresa (figura 10, p. 79) com o intuito de facilitar ao entrevistado e, com isso, reduzir o tempo gasto em cada entrevista. O entrevistado era solicitado a acrescentar qualquer documento utilizado por ele em suas atividades e que ainda no fizesse parte da listagem. Conforme conceituado no item 2.3.1, foi esclarecido aos entrevistados que os documentos servem para armazenar informaes de carter gerencial, como estratgias, polticas, procedimentos e estrutura das atividades realizadas pela organizao. Os documentos, dessa forma, representam o repositrio de dados sobre a seqncia de passos necessrios realizao dos produtos ou servios oferecidos pela organizao. Cabe esclarecer que foram considerados como documentos enviados e/ou recebidos todos os documentos que saem e/ou chegam na empresa como tambm aqueles que circulam entre os departamentos da empresa. Quanto totalizao dos documentos, levou-se em considerao o volume fsico final, independente de seu fluxo. Assim, foi respondido que tipos de documentos eram enviados e que tipos eram recebidos e sua freqncia para que pudssemos distinguir detalhes especficos de importncia, manuseio e armazenamento dos mesmos. Embora a maioria dos documentos nasam no formato digital, como as notas fiscais de sada, estas precisam ser impressas em formulrios de papel para que possam acompanhar o produto desde a sua origem at o seu destino, atendendo a legislao.

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Documentos enviados

Apesar da considerao a respeito dos elementos e-mail e fax na conceituao dos documentos estudados, esses aparecem entre os mais utilizados na empresa. O correio eletrnico o nico elemento tido como documento utilizado por todos os departamentos da empresa. Isso deve-se tecnologia implantada na empresa e disponvel para toda a rea administrativa. A intranet amplamente utilizada como meio de comunicao substituindo, por vezes, o telefone e o fax. Serve ainda de gerenciador de documentos eletrnicos e de ferramenta de recebimento e envio de mensagens tambm para outras organizaes e pessoas de fora da empresa.

Documentos enviados
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Fi Esc M ai ai s l En tra da Pa dr on C ar iz a ta s e s ( PO Q ue ) st io n rio So Fo s lic rm ita ul r o io de s co m pr a C on tra So to lic s ita N o Pa o tre rma dr in s o am de e nt si So st o em lic ita a (P S) o de vi ag em Fa R x el at r io s M an ua is

100% 70% 70% 70% 70% 70% 70%

60% 60% 60% 60% 60% 60%

50% 50%

documentos Notas fiscais de entrada, Relatrios, Cartas, Padronizaes e Questionrios tambm so enviados por sete entre dez departamentos. Na figura 12 esto os documentos mais citados nessa questo.

N ot as

Figura 12 Documentos enviados por pelo menos 50% dos departamentos. O fax utilizado para envio de documentos por 70% dos departamentos da empresa. Os

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Documentos recebidos

Quanto ao recebimento de documentos, o e-mail novamente o mais comum, tambm utilizado por todos os departamentos. Cartas e Ofcios so recebidos por 90% dos departamentos. Em seguida, com 80%, aparecem Padronizaes, Contratos, Normas e Polticas.

Documentos recebidos
100% 90% 80% 70% 60% 50% 100% 40% 30% 20% 10% 0%
EM a C il ar ta O s Pa fc io dr s on iz Fa a e x s C (PO on tra ) N tos N or ot m as Po as Fi sc lt ic ai a s En s R trad Pa el at a Q dr u o e s rio tio s de n si r st em i o s Bo a le to For (P m S s de ul ) pa rio s O ga rg Pr m a e oc es nog nto ra so m s Ju as rd ic os Le is M an ua is
90% 90% 80% 80% 80% 80% 80% 70% 70% 70% 70% 60% 60% 60% 50% 50% 50%

Figura 13 Documentos recebidos por pelo menos 50% dos departamentos. As Notas Fiscais de Entrada vm junto com os Relatrios, os Questionrios e os Padres de Sistema. Na figura 13, pode-se conhecer todos os documentos recebidos por pelo menos metade dos departamentos estudados.

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4.5.2 Formato original do documento recebido

O GED tem por objetivo principal facilitar o acesso aos documentos. Como todo documento apresenta-se em forma de imagem, pode estar no formato digital ou analgico. Para diferenciar os documentos digitais dos documento analgicos, j que os computadores s trabalham com o formato digital, precisamos antes de tudo conceituar a palavra imagem. Imagem uma matriz de nmeros inteiros, ou um conjunto de matrizes, se forem consideradas as diferentes bandas espectrais. Esta caracterizada pelo nmero de linhas multiplicado pelo nmero de colunas, ou nmero de pixels. As imagens podem ser produzidas nos formatos analgico e digital. No formato analgico se produzem imagens em papel e em transparncia. No formato digital, os meios mais comuns so de armazenamento so as fitas, HDs, Disquetes e CD-ROM.
A nalgic os

Formato origin al do docume nto


100 80 60 40 20 0
a d Sa

Digitais qtde de doc tos x 1.000 por ano


100 86 50

100
338

1 0 0 100

100

100

400 54 300 200 100


2
io s

50 14
5
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50

50

46

0
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Do cu m e n to s

Figura 14 Formato original do documento. O formato original dos documentos foi levantado, primeiramente, para se conhecer o nvel em que a empresa se encontra a respeito de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED). Considerou-se apenas o formato original dos documentos recebidos em funo de que, ao se enviar um documento, este enviado no mesmo formato disponvel, ou seja, no formato em que est sendo manuseado. J os documentos recebidos so includos naqueles gerados ou criados dentro da organizao, principalmente aqueles em papel que podem ser convertidos para o formato digital com o intuito de disponibiliz-los na intranet da empresa, garantindo sua integridade, criando uma organizao que venha a facilitar o seu acesso, ajudar no controle de verses e eliminar redundncias.

Bo

le

rd

em

Fi

de

el

at

89

Formato analgico

Os documentos que mais comumente apresentam-se no formato analgico so as cartas. Nove entre dez departamentos as recebem ou as enviam analogicamente. Contratos, faxes, notas fiscais de entrada e ofcios esto presentes dessa forma em 80% dos departamentos. Nenhum fax recebido ou enviado pela empresa atravs de modem. Com a implantao da intranet e o uso intensivo de e-mails, praticamente todos os modems foram retirados das estaes de trabalho, visto que este dispositivo, alm de encarecer a estao de trabalho, tambm era motivo de muitas chamadas tcnicas.

Documentos no formato analgico


1 0 0% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

90%

80%

80%

80%

80%

70%

60%

60%

60%

50%

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Figura 15 Documentos no formato analgico. Cartas, ofcios, memorandos e outros tipos de documentos so enviados por e-mail devido facilidade, rapidez, segurana e ao feedback garantido sobre o recebimento. Com isso, fica difcil distinguir os documentos e anexos utilizando o e-mail, sendo a maioria especificados como tal sem diferenciao conceitual.

ot

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90

A figura 16 demonstra que a grande maioria de documentos na forma de papel so representados pelas notas fiscais, sendo que 76% de notas fiscais de sada e 12% de notas fiscais de entrada restando apenas 12% para todos os outros documentos analgicos.

D OC U M E N TOS AN AL GIC OS : % de P articipao por Tip o


1% 2% 12% 2% 79%
Notas Fiscais Sada Notas Fiscais Entrada Fax Contra cheques Boletos de pagamento Ordem de compra Outros dctos

1%

3%

Figura 16 Volume de documentos analgicos. Com relao s notas fiscais de entrada poderemos aplicar o GED no sentido de escane-las e disponibiliz-las na rede para todos os usurios. J as notas fiscais de sada requerem um estudo em separado (ver concluso) devido ao seu grande volume, ao custo elevado de produo e estocagem e s constantes consultas feitas pelos departamentos financeiro, contbil e comercial. Pode-se, aqui, pensar em uma aplicao que possa vir a atender a todos esses departamentos e principalmente ao departamento comercial e ao departamento de marketing, oferecendo recursos de CRM.

91

Formato digital
Os documentos que mais comumente apresentam-se no formato digital so os e-mails. Cem por cento dos departamentos os recebem ou os enviam digitalmente. Padronizaes e Polticas esto presentes dessa forma em 80% dos departamentos seguidos por contratos, normas, padres de sistemas, questionrios, relatrios, solicitao de compras e solicitao de treinamentos em 70% dos departamentos.

Documentos no formato digital


100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Pa dr on E iz a -M e ai l s (P O Po ) lt ic a C Pa on s dr t ra o to de s N or si st m em a a s Q (P ue S) st i on So r lic io ita R s So ela o lic t d ri ita e co os o m tre pr a in am en Fo to rm O u l rg r an io s og ra m as C D ar ia gn tas s tic os Le is M So an lic ua ita is O o f de cio s vi ag em
100% 80% 80% 70% 70% 70% 70% 70% 70% 70% 60% 60% 50% 50% 50% 50% 50% 50%

Figura 17 Documentos no formato digital. Apesar de j se encontrarem no formato digital, no devemos pensar que esses documentos podem ser ignorados pela tecnologia GED. O controle de verses, a disponibilizao a todos os usurios, a eliminao de redundncias de arquivos e a segurana em rede dos mesmos so questes fundamentais a serem consideradas. A figura 17 demonstra que e e-mail um documento utilizado por 100% dos entrevistados e a figura 18 indica a importncia deste tipo de documento que atualmente atinge 81% de todos os documento digitais da empresa. Isso nos mostra que ainda falta quase

92

tudo por fazer em relao GED. O e-mail alcana hoje um volume de 67.000 documentos ano contra um total de mais de 510.000 documentos ano que transitam pela empresa, sem contar outros acessos posteriores aos mesmos que se fazem necessrios.
DOCUMENTOS DIGITAIS: % de Participao por Tipo
82% 3% 2% 2% 2% 9%

E-Mail Formulrios Curriculum vitae Solicitao de compra Relatrios Outros dctos

Figura 18 Volume percentual de documentos digitais Devido certificao ISO, os procedimentos operacionais so acessados com bastante frequncia apesar de no apresentarem um grande volume proporcional. Hoje, todos os procedimentos operacionais de cho de fbrica so impressos e disponibilizados em diversos locais, distribudos dentro da indstria de acordo com as atividades de cada setor produtivo. Como alguns procedimentos requerem a associao de imagens para facilitar o entendimento pelos funcionrios e com a disponibilizao e barateamento dos computadores, talvez fosse interessante incluir na proposta GED a instalao de totens informatizados em substituio aos procedimentos impressos que demandam muita mo-de-obra em funo de atualizaes e de substituio devido ao desgaste por manuseio. As polticas esto disponveis na rede para aqueles que dispem de acesso. Para os outros, as polticas so divulgadas atravs de material impresso e em reunies e encontros.

93

O acesso a contratos est praticamente restrito aos funcionrios ligados administrao da empresa, possuindo cada um uma estao de trabalho, podendo acess-los quando disponibilizado na rede. Apesar de apresentar um volume menor que 500 unidades ao ano, esse tipo de documento requer um tratamento especial no GED em funo de sua importncia para a organizao. Deve-se considerar que os mesmos ainda requerem assinatura do prprio punho dos envolvidos e, alm de digitalizados, requerem uma ateno especial em relao a sua segurana e estocagem. Outros documentos representam 10% de tudo o que j nasce no formato digital na empresa e so compostos, em ordem de volume por ano (nos parnteses) pelos seguintes documentos: Boletos de pagamentos (4442); Relatrios (2327); Cartas (1767); Ofcios (1357); Memorandos (1215); Procedimentos operacionais PO (967); Grficos (941); Fotografias (913); Guias de impostos (660); Extratos bancrios (605); Frias (450); Artes finais (401); Desenhos tcnicos (365); Registro de funcionrios (203); Layouts (365); Contratos (383); Leis (316); Solicitao de viagem (90).

94

4.5.3 Meio fsico original


O meio fsico original pode ser: CD, rede, e-mail, papel e internet. Apesar de outros meios terem sido citados na pesquisa, no foram considerados pois tratavam-se de quantidades irrelevantes para este estudo. Essas outras mdias citadas, em operaes mais recentes, j tinham sido substitudas por uma daquelas que fazem parte de nosso escopo.

Meio fsico original (10 documentos mais freqentes)


PAPEL
100 100 100

REDE
100

EMAIL
100

INTERNET

CD
100

% de utilizao

80
50 50 50 50

60 40
11

89

100

33 40

30

38 27 0

20
0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0

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Tipo de documento
Figura 19 Meio fsico original do documento. A figura 19 revela que o meio fsico mais utilizado o papel. A grande maioria dos documentos, exceto o e-mail, so utilizados por 100% dos entrevistados no meio fsico papel. 50% dos formulrios j circulam na rede com tendncias a evoluir neste sentido. Os currculos j so enviados em 50% pela internet anexados a e-mail, passando brevemente a 100% para este meio fsico devido poltica implantada pela empresa. Os relatrios ainda so impressos em papel, contudo, o formato digital vem sendo bem utilizado. Apesar de no serem especificados individualmente nesse grfico, 38% de outros documentos circulam na forma de papel.

Bo

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de

el

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ro

28

95

CD
CD-ROM - acrnimo de Compact Disc - Read Only Memory que, em uma traduo livre, significa "disco compacto apenas de leitura", ou seja, um disco onde as informaes podem ser lidas, mas no gravadas pelo usurio (so gravadas apenas pelo fabricante), o que, sem dvida, um grande inconveniente. Existem, porm, muitas vantagens - dentre as quais sobressaem o baixssimo custo. Existe tambm uma opo de discos ticos que regravvel Compact Disk Rewritable (CD-RW). Esse CD possui caractersticas equivalentes ao CDROM tradicional: mesma capacidade porm permite regravao e tem custo maior da mdia.

Meio fsico original CD


100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Fo to gr af ia s fin
20% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%

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M ic ro fil m es

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Figura 20 Documentos em meio fsico CD. Poucos departamentos utilizam este meio fsico para armazenar seus documentos e 100% dos documentos em Cd esto no grfico, sendo que 20% destes so fotografias digitais. A falta de treinamento e de unidades de gravao de CD-RW so os responsveis por esta estatstica na empresa, contudo, a quase totalidade das estaes de trabalho dispem de unidades de CD-ROM (somente leitura) utilizadas principalmente para a instalao e atualizao de aplicativos e sistema operacional.

C TP

Pr oc es so s

D es en ho s

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96

Rede
Os documentos mais citados so documentos oficiais da empresa. Podemos afirmar que j funciona um sistema de GED, mesmo no tendo sido buscado conceitualmente na sua implantao, pelo simples fato de uma grande quantidade de documentos nascerem, circularem e serem armazenados de forma digital. Como vimos anteriormente na fundamentao terica, que o conceito de GED vai alm do digital.

Meio fsico original rede


100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

90% 70% 70% 70% 70% 60% 60%

Fo rm ul r io s

Pa dr on iz a e s

si st em a

Figura 21 Documentos em meio fsico rede. Apesar de haver redundncias de arquivos de todos os formatos nos HDs das estaes de trabalho e da rede, esse procedimento, apesar de apresentar pontos negativos, tambm uma forma que o usurio encontra para se garantir de que os seus arquivos estaro disponveis se houver algum problema na sua base de dados. Certamente que a implantao de um sistema GED vir organizar esta questo, minimizando as redundncias e maximizando o espao total em discos, dando uma sobrevida aos recursos de hardware e aumentando a segurana dos dados, desde que haja percepo disso pelos usurios.

Pa dr o

So lic ita o

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R el at r io s

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97

Papel
Cartas, faxes, notas fiscais de sada e ofcios so utilizados atravs desse meio fsico por 80% dos entrevistados. Mais de 50% dos entrevistados ainda utilizam esse meio fsico para os documentos citados na figura 22. Para tanto a empresa tem que manter em funcionamento vrias impressoras que imprimem a laser, a jato de tinta e matriciais para os formulrios contnuos. A manuteno destas impressoras demanda em um custo considervel se levarmos em considerao o custo de tonner, cartuchos de tinta, fitas e manuteno constante.

Meio fsico original PAPEL


(apenas 17% em mdia de outros documentos)
100% 90% 80% 70%

80%

80%

80%

80% 70% 70% 60% 60% 50% 50%

Usurios

60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

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Fa x

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Documentos

Figura 22 Documentos em meio fsico papel. Devemos considerar ainda a grande quantidade de papel que utilizada nesse processo. A reviso de processos envolvendo documentos na forma de papel poder trazer rapidez e economia se os mesmos puderem ser convertidos para processos utilizando o formato digital. Como a nota fiscal de sada o documento no formato de papel mais utilizado, representando 66% de todos os documentos que circula na empresa, ser apresentado na concluso desta dissertao uma alternativa para aumentar o ndice de digitalizao e, conseqentemente, a reduo desse documento no formato de papel.

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98

Internet
Rede de computadores por meio da qual qualquer comunidade, desde especialista em fsica quntica at interessados em games, pode se comunicar e trocar informaes. O inter vem de interligado e o net de net-work, formando uma malha de comunicao. Este conceito se amplia com a implantao da intranet disponibilizada atravs da internet para todos os funcionrios cadastrados. Informaes j podem ser acessadas de casa ou de outro local remoto, permitindo a disponibilizao de documentos que antes s era possvel na empresa.

Meio fsico original INTERNET


100% 80%

100%

Usurios

60% 40% 20% 0%


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40% 20% 20% 20% 20% 20% 10% 0%


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Documentos

Figura 23 Documentos em meio fsico internet. O e-mail , hoje, o nico tipo de documento que utilizado neste meio fsico por 100% dos departamentos entrevistados na empresa Macedo Koerich. A internet, por sua facilidade e baixo custo operacional, vem conquistando espao importante na movimentao de outros tipos de documentos, como mostra a figura 23.

Fi

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99

4.5.4 Freqncia de recebimento


A freqncia de recebimento foi levantada para saber que documentos tm maior volume de entrada na empresa. Esse aspecto foi respondido considerando-se como base de tempo dias, meses ou anos. Na tabulao, os resultados foram convertidos para a base ano para permitir a sua exposio no grfico. Aqueles documentos que se originam na prpria empresa, ou seja, so criados para inicializar os processos internos, tambm foram considerados nesta pesquisa como documentos recebidos, pois no momento seguinte estariam sendo enviados e recebidos indistintamente e, muitas vezes, acompanhados de documentos de origem externa.
F reqncia de Recebim ento ao A no
400 350 Q ua ntid a d e (e m 1 .0 0 0 ) 300 250 200 150 100 50 0
da da l ai a ra -M F nt S E E is
66 ,1 %

3 3 7 ,7

6 7 ,5
13 ,2 %

5 1 ,7
10 ,1 %

9 ,2
1,8%

8 ,4
1,6%

4 ,9
1,0%

4 ,4
0,9%

3 ,8
0,8%

3 ,7
0,7%

2 ,3
0,5%

1 7 ,3
3,4%

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T ipo de Docum ento

Figura 24 Freqncia de Recebimento por ano. Observando o grfico, notamos que o documento com maior freqncia de recebimento a nota fiscal de sada. Com um volume de 337.700 notas por ano, representa 66% de todos os documentos movimentados na empresa. Alm disso, esse documento gerado e recebido de forma analgica, apesar de seus dados estarem armazenados em banco de dados, demandando grande mo-de-obra para sua digitalizao. Torna-se, assim, o item que requer maior ateno do analista de TI ao aplicar o GED.

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100

O documento e-mail o segundo com maior volume, porm, representa apenas 13% da totalidade dos documentos da empresa e 20% em relao quantidade de notas fiscais de sada. Esse documento requer mais ateno quanto ao volume de recebimento. Devemos considerar o e-mail como um documento em si, independente de seu contedo ou importncia. Apesar de muitos e-mails serem spams ou de cunho particular, vem gradativamente ocupando lugar de destaque nas comunicaes internas e externas da empresa, substituindo com vantagens formas at ento tradicionais de comunicao em funo da facilidade, simplicidade e baixssimo custo operacional, levando em considerao que j existe uma infraextrutura disponibilizada.
% de usurios que enviam

% de Usurios que enviam e recebem

% de usurios que recebem qtde de doctos x 1000 por ano

100 80
% Usurios

100 100 338 70 70 70 60 60 40 20 68 52 9


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40

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Documentos

Figura 25 Usurios que enviam e recebem os tipos de documentos. Comparando-se a freqncia de recebimento com o ndice de departamentos que utilizam cada documento, pode-se notar que no h correspondncia entre eles. As notas fiscais de sada, tipo de documento com maior ndice de recebimento, so enviadas por 40% dos departamentos e recebidas por apenas 20% dos mesmos. Na anlise isolada do envio ou do recebimento (figuras 12 e 13), no se percebe a importncia das notas fiscais de sada para um projeto GED na empresa.

Bo le to s

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101

4.5.5 Freqncia de acesso


Para efeito estatstico, foi considerado na tabulao que o recebimento do documento tambm um acesso pois os documentos recebidos no formato digital requerem a utilizao de recursos computacionais. Deves-se, ento, considerar que os acessos posteriores a esses documentos a diferena entre a frequncia de recebimento e a frequncia de acesso. Observando o grfico da figura 26, notamos que o maior volume de manuseio de notas fiscais de sada, contudo, a maior frequncia de acesso aps o recebimento se d nas notas fiscais de entrada com um volume de 9.400 (61.100 51.700) acessos ano, seguido de perto pelas Notas Fiscais de Sada com 9.100 (346.800 337.700) acessos ano. Em torno de 92% dos e-mails so acessados apenas uma vez, ou seja, so lidos e/ou eliminados no recebimento. Os outros 8%, apesar de lidos e devidamente respondidos, so mantidos para futuros acessos, devido sua importncia ou so assuntos que ficaram pendentes para deciso posterior.

Recebimentos/Acessos por ano


400
338 347

Recebimentos Acessos

300 Qtde x 1000 200

100 0

68

74

52

61 9 10
Fax

74 8 17 36

Notas Fiscais Sada

E-Mail

Notas Fiscais Entrada

Contra cheques

Outros documentos

Documentos
Figura 26 Recebimentos e acessos de documentos por ano.

102

4.5.6 Ciclo de vida


O ttulo 2.6.1 apresenta uma vasta lista com a periodicidade e prazos dos documentos de acordo com a legislao vigente. Podemos notar que os prazos so muito variados, passando por 3, 5, 10, 20, 30 anos e chegando a prazo indefinido ou permanente, dependendo da importncia do documento para o rgo fiscalizador especfico. Como pudemos notar na figura 26, o item que mais preocupa a Macedo, Koerich S.A. o de notas fiscais de sada, devido ao seu grande volume e ao prazo de dez anos de guarda de uma das vias de cada nota fiscal impressa, por exigncia do fisco (ver periodicidade/prazos na p. 43). Isso implica em espao para estocagem com segurana contra traas, umidade, incndio, extravios e ainda o acesso fsico aos documentos quando necessrio ou por solicitao dos rgos fiscalizadores. A figura 27 apresenta os documentos com maiores ciclos de vida na empresa Macedo, Koerich S.A.

Documentos com Maiores Ciclos de Vida


35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0
Fa Re x la tra t to Re rio s la ba s t nc rio No r s ta io C s o Fi nt sc b ai ei s s En Bo Fo trad le a to rm s ul de r io pa ga s m en to Co nt ra to s Ex G ui as de Pr oc Im es po so st os s Ju rd i Re cos sc is e s O fc No io s ta s M Fi ul sc ta s ai s Sa d a

30,0

20,0 20,0

10,0 10,0 10,0 6,0 6,0 6,0 6,0 5,0 5,0 5,0 5,0

Figura 27 Documentos com maiores ciclos de vida (em anos).

103

4.6

SUGESTO DE UMA APLICAO DE GED NA EMPRESA

4.6.1 O Problema especfico


Pela descrio do captulo anterior, acredita-se que um dos maiores problemas que a empresa Macedo, Koerich S.A tem atualmente em relao a documentos est relacionado com a emisso, manuseio, acesso, guarda e eliminao de notas fiscais de sada. Trata-se de um documento de uso dirio e com grande volume, comparado com todos os outros documentos.

4.6.2 Processo atual


Atualmente as notas fiscais de sada so impressas em quatro vias em papel tamanho A4 (21,0cm por 29,7cm) carbonados quimicamente, em impressoras matriciais que utilizam, em sua maioria, oito agulhas metlicas que so projetadas sobre o papel em que deixam suas marcas, auxiliadas por uma fita de tecido embebido em tinta. Esse processo, por se tratar de impresso em multivias, requer impressoras rpidas e, por isso, caras, alm de serem barulhentas e requerem manuteno constante em funo do esforo do tracionamento que o formulrio contnuo exige. Os formulrios utilizados so pr-impressos em grficas credenciadas pelos rgos governamentais e podem ser impressos em apenas trs vias quando para envio de mercadorias para dentro do Estado, acrescentada de uma quarta via se for para fora do Estado. Se o destino for zona franca ou exterior, deve-se emitir uma quinta via. Ele distribudo da seguinte maneira: 1 via Destinatrio; 2 via Remetente (arquivo permanente); 3 via Destinatrio; 4 via Destinatrio (se fora do Estado); 5 via rgo federal (se exportao).

104

O primeiro problema j foi citado anteriormente.So as impressoras matriciais. O segundo problema a disposio das vias em relao ao seu destino. As primeiras e as terceiras vias, em qualquer circunstncia, so enviadas ao destinatrio, causando um grave problema operacional pois a segunda via, que fica com o remetente, deve ser extrada manualmente do conjunto de vias, obrigando os funcionrios a realizarem uma operao trabalhosa. Isso poderia ser evitado se a mesma fosse a primeira ou a ltima via do conjunto. Todo o processo de impresso gerenciado por um sistema computadorizado integrado conhecido pela sigla SIM (Sistema Integrado Macedo), multiusurio, disponibilizado na intranet e rene mdulos de cadastro de clientes, contas a receber e faturamento, dentre outros. Os representantes comerciais percorrem suas praas visitando clientes, em mdia duas vezes por semana, retirando os pedidos que so digitados diretamente em um computador de mo (palm) que dispe de informaes cadastrais e comerciais dos clientes, como compras anteriores e a situao de crdito. Os pedidos so transferidos do palm para o servidor atravs de processo em lote, por comunicao atravs de telefonia celular ou diretamente na central de distribuio de sua regio. Aps processadas, impressas e destacadas as segundas vias, as notas fiscais de sada so separadas por vendedor e ordenadas pela rota de entrega previamente determinada no cadastro de cada cliente. As segundas vias so enviadas por malote para o escritrio central em So Jos, devidamente conferidas e enviadas ao arquivo permanente, onde devero ficar por um perodo mnimo de dez anos, acondicionadas em caixas de papelo com capacidade para 1000 unidades, especialmente feitas para esse fim, com etiqueta de identificao da origem, tipo de documento, data de emisso e nmeros de srie dos documentos. Todos os dados relativos s notas fiscais de sada esto disponveis no banco de dados na intranet da empresa, contudo nenhuma imagem dessas notas guardada no formato digital. Qualquer solicitao de conferncia por parte do fisco, ir exigir consulta ao arquivo permanente e emisso de cpias atravs de fotocopiadoras tipo xerox.

105

4.6.3 Alternativa proposta


Apresentar-se- aqui uma proposta que possa eliminar ou ento minimizar os pontos negativos do processo atual, citado anteriormente. Esse processo que passamos agora a descrever requer impressoras laser em substituio s impressoras matriciais. Estas impressoras no usam fita embebidas em tinta e sim, tonner na cor preta. So mais silenciosas e rpidas. Sua impresso homognea desde a primeira at a ltima pgina. Cada tonner possibilita imprimir em mdia, 4 mil folhas de tamanho A4. Por se tratar de impresso laser, o impresso torna-se muito mais legvel possibilitando uma reduo no tamanho da fonte utilizada, permitindo assim uma reduo no tamanho da folha ou ento, um maior nmero de produtos por nota fiscal. Das cinco vias, no mximo, se for exportao, apenas a primeira precisar ser impressa em papel moeda especial denominado de formulrio de segurana, conforme Convnios ICMS 58/95 e 131/95 (Decreto n 2.870/2001 - RICMS-SC) (ver Anexo M) que dever ser solicitado na forma regime especial. Conforme anexo N, a Instruo Normativa n 45/98. da Secretaria da Fazenda, Captulos XI e XVI, permitem a adoo de regime especial para armazenagem de documentos fiscais atravs de processos de armazenamento eletrnico. A segunda via ser gravada em meio magntico utilizando a tecnologia COLD (conforme descrito na pgina 24). Sua funo consiste em armazenar mscaras especficas dentro de um gerenciador de arquivos, enquanto os dados so armazenados em um banco de dados relacional. As grandes vantagens dessa alternativa encontram-se em no haver necessidade de imprimir a segunda via de cada nota fiscal de sada assim como, por esse fato, evita o manuseio complicado desta via e elimina todo o processo de armazenamento fsico em arquivo permanente. As trs vias seguintes, dependendo do destino da mercadoria, podero ser impressas em papel A4 comum (folha branca) s impressoras laser. Note-se que, alm das vantagens citadas anteriormente, todas as vias ficaro dispostas em ordem correta para envio, permitindo, opcionalmente, a insero de um grampeador automtico acoplado impressora.

106

Na modalidade de formulrio contnuo preciso criar formulrios com quatro vias para atender tambm o mercado interestadual aumentando os custos operacionais j que para o mercado estadual no h a necessidade da quarta via ser impressa. A opo por impressora laser permite, atravs do cdigo de operao fiscal, programar a impresso ou no desta via, assim como a quinta via, nos casos de exportao. Conforme estudos realizados pela empresa especializada em desenvolvimento e implantao de sistema de GED, Tortelli Informtica Ltda, situada em Lages - SC, os custos operacionais com essa modalidade de emisso de notas fiscais de sada se equiparam ao tradicional, podendo ser um pouco menor. Apesar de todas as vantagens citadas, importante lembrar que esta modalidade de impresso de notas fiscais requer investimentos em hardwares como impressoras laser, unidade para o armazenamento (Storage) das segundas vias e em reengenharia ou aquisio de softwares especficos para todas as atividades correlacionadas.

Figura 28. Formulrio A4 dividido em dois formulrios A5. Pode-se, ainda, otimizar toda a operao de impresso imprimindo os boletos bancrios em papel A4 comum na mesma impressora, que sero anexados s notas fiscais de sada, necessitando estes de picotes para facilitar o desmembramento de suas vias.

107

A viabilidade de implantao dessa modalidade de impresso de notas fiscais de sada depender do volume dirio a ser impresso o que tornar o custo benefcio mais ou menos atrativo. A figura 28 apresenta uma opo de transformao de uma folha A4 em duas A5, otimizando os custos com papel, sendo que em apenas duas folhas A4 possvel emitir at quatro vias da Nota Fiscal. A segunda via seria guardada diretamente no formato digital. A figura 29 apresenta uma comparao de custos de impresso por tipo de impressora. Pode-se notar que o custo da impresso laser quase a metade da impresso matricial.

Tipo de impressora Impressora laser Impressora jato de tinta Impressora matricial Impresso virtual35

Figura 29. Comparao de custos de impresso. Fonte: (TORTELLI, 2002a)

Custo por pgina Custo total por 700.000 pgs (US$) (US$) 0,08 56.000 0,24 168.000 0,14 98.000 0,00082 574

35

Consiste do custo de armazenamento em disco, podendo ser reaproveitado posteriormente o espao ocupado.

108

5 CONCLUSES E RECOMENDAES

5.1 CONCLUSES

Em relao a GED, o maior dilema enfrentado pelas empresas hoje em dia pode ser o de saber exatamente o que GED e em quais situaes ele pode ser til. No to simples como pode parecer. Implantar um sistema completo de GED envolve no apenas clculos de custos e benefcios (o que sempre um ponto importante visto pelas empresas), mas clculos de utilizao, volumes e reteno dos documentos. Em outras palavras, preciso saber exatamente quantos documentos a empresa pretende digitalizar pois, se o volume for pequeno demais, no justifica o esforo e o custo da digitalizao, somando ao nvel de consulta desses documentos, que deve ser de mdio para alto, e o tempo que devero ficar arquivados para efeitos legais. Em algumas situaes, solues tradicionais so mais vantajosas do que a implantao de um GED como, por exemplo, a microfilmagem, que tem um custo bem mais baixo e pode atender satisfatoriamente pequenos volumes de consultas. O GED bom mas no um milagre. iluso uma empresa achar que todo o seu volume de papel pode ser eliminado sem que antes seja feito uma correta avaliao e aplicao da tecnologia para que o custo/benefcio seja o melhor e haja um real aumento de produtividade. Da mesma forma, no se pode achar que o trmite de papel ser eternamente o mesmo e que nunca iro precisar de um gerenciamento eletrnico.

Um projeto de GED pode gerar vrios benefcios para a empresa: Os dados ficam armazenados de forma organizada, facilitando o acesso e seu processamento por pessoas, transformando dados em informaes. Esse armazenamento pode ocorrer de maneira que cada documento tenha dois formatos: um no formato original do documento e outro em um formato padro para todos os documentos gerenciados (TIFF, PDF ou outro);

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A segurana maior quanto a acesso autorizado e quanto ao controle de verses. Pode-se determinar o nvel de acesso de cada usurio por importncia do documento e por hierarquia. Grupos podem ser criados com acesso a documentos de determinadas caractersticas;

A economia d-se pela maior eficincia propiciada s operaes que precisem de consultas a documentos existentes na empresa. Alm da acessibilidade aos documentos, a organizao do workflow agiliza os processos burocrticos. Acontece de forma natural a reduo de at oitenta porcento de consumo de papel e suprimentos relacionados com impresso e manuteno de equipamentos.

Qualquer usurio autorizado poder consultar em seu prprio terminal e/ou imprimir o documento, caso seja necessrio, atravs da intranet sem necessidade de locomover-se at o arquivo permanente em que se encontra um determinado documento no formato analgico. Esse fator implica em ganho de tempo e no expe o original ao manuseio constante que possibilita desgastes e extravios.

Utilizando o exemplo do e-mail, que incorretamente classificado como documento, todos os usurios devem ter o correto discernimento de cada tipo de documento para o funcionamento ideal do GED. Deve ser incutido que o e-mail uma ferramenta da internet ou da intranet para troca de mensagens e que cada uma dessas mensagens deve ser classificada corretamente. A padronizao formal dos processos e fluxos de documentos imprescindvel para melhor aplicao do GED. S se pode automatizar o que est organizado com um padro adequado e definido explicitamente. Muitos documentos podem estar sendo armazenados em multiplicidade e utilizados em verses ultrapassadas por inexistncia de um processo formal de fluxo de documentos (workflow) que permitiria a disponibilizao centralizada dos documentos com controle de verses. Uma verificao da possvel redundncia de documentos dever ser realizada pela equipe responsvel pelo projeto antes da implantao do GED junto a cada usurio da rede para definir as verses em uso.

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A pesquisa na empresa identificou que a nota fiscal de sada o documento com maior demanda de gerenciamento, pois ocupa maior espao de armazenamento, maior tempo de impresso e de manuseio. Esse documento o que mostra maior potencial de gerao de benefcios com a adoo de solues GED, no se esquecendo de considerar todas as questes legais pertinentes. A sugesto para incio do projeto GED na Macedo a adoo de solues digitais, como a tecnologia COLD/ERM, para a emisso de notas fiscais de sada. Assim, estar sendo gerenciado eletronicamente o item que representa 76% dos documentos analgicos e 66% de todos os documentos que transitam na empresa.

5.2 RECOMENDAES PARA TRABALHOS FUTUROS

Os desenvolvedores do projeto GED devem esclarecer de forma clara e objetiva administrao da empresa os benefcios que podem ser gerados e os obstculos existentes e futuros que devero ser superados. Dessa forma, os dirigentes da empresa entendero a dimenso do trabalho e viabilizaro pessoas com maior potencial de envolvimento para apoiar e participar de forma efetiva do projeto. Uma pesquisa mais abrangente do que a realizada pode incrementar informaes s apuradas nesse trabalho. Recomendamos que sejam entrevistados os responsveis de todos os departamentos da empresa, ou seja, realizar um censo. Se possvel, mais pessoas do mesmo departamento com funes distintas. O questionrio pode ser aprimorado a partir do utilizado levantando, por exemplo, informaes sobre a criao do documento quanto ao autor, quanto verso e origem (dentro ou fora da empresa). Tambm pode ser perguntado o tamanho mdio de cada tipo de documento para uma previso de espao de armazenamento, levando em considerao o espao requerido em disco e dimenses fsicas dos documentos com formato analgico, que venham a requerer espao no arquivo permanente. Realizar um seminrio para debater cada aspecto necessrio para o projeto GED. Isso deve ocorrer antes de qualquer deciso de investimento e definio final do processo ideal a

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ser adotado. Processos obsoletos devem ser eliminados e/ou substitudos por outros mais eficazes. Os principais participantes desse encontro seriam os representantes dos seguintes departamentos36: a) b) Informtica: gerencia os recursos tecnolgicos requeridos pelo GED; Contbil: responsvel pelo manuseio e armazenamento de grande volume de documentos analgicos; c) Financeiro: detm informaes sobre disponibilizao de recursos financeiros para implantao do GED e est, normalmente, ligado ao departamento de contabilidade; d) Comercial: gera grande volume de documentos fiscais e lida com muitas informaes dos clientes que podem servir para aes de Gerenciamento do Relacionamento com os Clientes (CRM); e) Marketing: responsvel por grande volume de documentos no formato digital e pode servir-se de informaes de diversas reas, principalmente comercial, para aes de Gerenciamento do Relacionamento com os Clientes (CRM); f) O&M: desenvolve padres para fluxos de processos e para documentos,

importantes para a implantao do GED no que se refere implantao do workflow; g) Suprimentos: fonte alternativa de informaes sobre despesas com materiais que o GED pode auxiliar no gerenciamento, otimizando o consumo. Tambm pode beneficiar-se do sistema para buscar e enviar informaes e arquivos para fornecedores; h) Recursos Humanos: lida com grande quantidade de informaes dos

funcionrios e seus aspectos legais a serem observados. Estudo especfico


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Esta sugesto de departamentos participantes foi idealizada segundo esse estudo e vivncia profissional e acadmica do mestrando.

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sobre pagamento digital poder ser realizado, eliminando por completo ou em parte a emisso dos contracheques em papel; i) Superviso da Qualidade: normalmente responsvel pela padronizao de informaes atravs de procedimentos e manuais. Essas informaes so utilizadas em certificaes diversas, como a ISO e o HACCP37. Essas certificaes, devido exigncia dos rgos certificadores, demandam grande quantidade de procedimentos e manuais gerando uma maior organizao para a implantao do GED. Por outro lado, esse departamento poder se beneficiar bastante da facilidade que o GED oferecer na divulgao e distribuio de informaes; j) Produo: a atividade fim de uma indstria e lida com muitos manuais tcnicos de mquinas e equipamentos podendo beneficiar-se da utilizao do GED para acessar facilmente figuras e textos para o manuseio e manuteno.

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Hazard Analysis and Critical Control Points - Anlise dos Perigos e Pontos Crticos de Controle: sistema de controle sanitrio de alimentos implantados em indstrias para garantir a segurana alimentar para os consumidores. Tambm conhecido no Brasil por APPCC.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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GLOSSRIO

Acuracidade de OCR - Preciso. Porcentagem de caracteres que foram interpretados corretamente por um software de ICR/OCR. Amostragem - Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado por meio de critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplific-la, revelar especificidades ou alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, ou registrar ocorrncias em momentos marcantes. Aquisio - Aquisio de imagens, digitalizar. Arpanet - Rede precursora da Internet, implementada pelo Departamento de Defesa Americano com objetivo de que tcnicos e cientistas envolvidos com projetos militares nos EUA pudessem compartilhar computadores e informaes. Arquivo - um ou mais conjuntos de documentos, de qualquer poca, forma e suporte material, produzidos, recebidos e acumulados em processo natural por uma Unidade no exerccio de suas funes ou conservados para servir de referncia, prova, informao ou fonte de pesquisa. Autenticao - Configurao por meio da qual o acesso aos recursos da Internet ou Intranet requer o uso de um nome de utilizador e uma palavra - passe. Avaliao de documento - Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. Base de dados - Uma forma organizada e sistematizada de organizar conjuntos de dados. Bitonal - Termo usado para indicar imagens de duas cores, normalmente preto e branco. bmp (bit mapped image) - Uma representao de imagem em dados em que cada pixel tem um elemento de memria correspondente. Cada pixel de uma imagem representado por um conjunto de bits que varia entre 1 e 32 bits.

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Catalogrficas - fichas usadas para catalogao de livros. CCITT - Consultative Committee for International Telegraph and Telephone. Normas internacionais para compresso e descompresso para imagens e para comunicao de dados. CD - Compact Disc. Identifica genericamente os discos pticos. Certificado Digital (Identidade Digital ou ID digital) - Permite a codificao e assinatura, autenticidade, integridade e inviolabilidade Ciclo de vida dos documentos - Sucesso de fases por que passam os documentos (corrente, intermediria, permanente), desde o momento em que so produzidos at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). COM (Computer Output to Microfilm) - Processo de microfilmagem no qual a informao gerada em um computador, armazenada eletrnica ou magneticamente e convertida em sinais gravados em filme por meio de uma microfilmadora COM. Compresso de dados - Processo pelo qual os dados passam a ocupar menos espao numa rea de armazenamento. Criptografia - a tcnica para codificar mensagens ou arquivos, tornando-os inviolveis, e permitindo que apenas sejam decodificados por seus destinatrios. Daguerretipo - Aparelho primitivo de fotografia. Decompression - Descompresso. Reconstruo de uma imagem comprimida para exposio ou impresso. Oposto de compresso. De-skewing - Ajustes feitos em uma imagem para compensar as distores provenientes do processo de captao no escner ou por outro meio. Despeckle - Ajustes feitos em uma imagem para compensar os pontos soltos que aparecem como sujeiras. Digitalizao - Processo atravs do qual um documento ou imagem transformado em um conjunto de bits (utilizando um escner) atravs da converso do sistema analgico para o digital. O mesmo que escanear. Disco magntico - disco com superfcie magntica na qual podem ser armazenados dados pela magnetizao de reas de sua superfcie.

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Disco ptico - mdia que aceita e mantm informaes sob a forma de marcas numa camada de gravao que pode ser lida com um raio ptico. Dithering - Uma tcnica de digitalizao de zonas cinzas mesclando pixels brancos e pretos. Document Imaging - Tecnologia de gerenciamento de documentos estticos. Documentrias - Listas de termos de indexao destinadas a descrever e organizar o contedo dos documentos. Documento - Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, Toda informao registrada num suporte material (papel, fita, disco ptico, etc.).Segundo a Portaria MF 528/96, de 2/9/96, do Ministrio da Fazenda. Qualquer que seja o suporte, o conjunto de informaes que registre o conhecimento humano de forma que possa ser utilizado como elemento de consulta, estudo e prova. Dpi - Dots per inch ou pontos por polegada. Indica o nvel de resoluo de uma imagem. Endosso - Marca feita no documento aps a captao pelo escner. Escaner (scanner) - dispositivo que converte de maneira eletro-ptica um documento em cdigos binrios (digitais) pela deteco e medida da intensidade da luz refletida ou transmitida. Fongrafo - Antigo aparelho destinado a reproduzir sons gravados em cilindros ou discos metlicos. Gray scale - Normalmente refere-se a imagens em tons de cinza. Groupware - Conjunto de ferramentas e aplicaes que permitem o compartilhamento participativo de informaes entre funcionrios e/ou participantes de determinado grupo de trabalho; incorpora e-mail, desenvolvimento colaborativo de documentos, programao e rastreamento. hipermdia - Tipo de hipertexto onde h links entre textos, sons e imagens. Hipertexto - Ligao de texto com outros documentos contendo mais informaes sobre o mesmo tpico ou sobre tpico correlato. HTML (HyperText Markup Language) - um conjunto de especificaes (smbolos) que determinam como o browser ir formatar o texto, e qual a funo que cada pedao do texto ter no documento Web.

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HTTP - Protocolo de comunicao que viabiliza as ligaes entre os clientes WWW e os Web sites. Image Capture - Uma srie de operaes necessrias para codificar documentos em forma legvel por computador, em forma digital. Imagem - representao digital de um documento. Imaging - Processo de capturar, armazenar e retirar documentos independentemente do formato original, utilizando micrografia e/ou imaging eletrnico. Imaging enable - So bibliotecas de sub-rotinas de produtos de document imaging que podem ser integradas programas tradicionais de processamento de dados, permitindo o acesso a documentos a partir destes. Indexao - Numa soluo de imagens o termo tcnico para indicar a criao de ndices que permitiro recuperar um documento normalmente armazenado em discos pticos. Os ndices ficam no disco rgido. Intranet - Rede projetada para organizar e compartilhar informaes, e realizar transaes digitais dentro de uma empresa. A intranet emprega aplicativos associados Internet, tais como pginas WEB, browsers, e-mail, news groups e mailing lists, mas s acessvel aos que fazem parte da organizao. IP (Internet Protocol) - O mais importante dos protocolos em que se baseia a Internet. ISO - International Organization for Standardization. Organizao Internacional de Normas. JPEG (Joint Photographic Experts Group) - Padro de formato de compresso de imagens. JPEG foi criado para comprimir imagens tiradas do mundo real. Funciona bem com fotos e desenhos, mas no to eficiente com letras, linhas e cartoons. Jukebox - dispositivo para acomodar diversos discos pticos para acesso por meio de um sistema de computador. LAN (Rede Local) - Rede de computadores ligados por cabos especiais e limitados por uma distncia fsica. Normalmente esto localizados em um mesmo prdio ou andar, e compartilham recursos comuns. Mbps (Megabits por Segundo) - Velocidade de trfego de dados equivalente a 10 milhes de bits por segundo.

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Memex, mtodo capaz de propiciar leitura e escrita no lineares e armazenar uma biblioteca multimdia de documentos. Microficha - uma folha de filme transparente e flexvel, contendo mltiplas microimagens dispostas em fileiras horizontais e colunas verticais. Geralmente contm um ttulo que pode ser lido sem ampliao. MPEG (Motion Pictures Experts Group) - Algoritmo de compresso de arquivos de udio e vdeo. Multimdia - Termo utilizado para designar aquilo que emprega mais de um tipo de suporte ou veculo de comunicao. Near-line - Armazenamento de mdias de modo que as mesmas possam ser acessadas via comando de computador, sem interferncia humana. Exemplo clssico: jukebox. OCR (Optical Character Recognition) - Processo atravs do qual so utilizadas ferramentas para se obter dados processveis por sistemas de processamento de dados a partir de imagens digitais. Optical Disc - Disco ptico. Disco coberto com uma camada que permite gravao ptica. Optical Storage - Armazenamento ptico. Tecnologias, equipamentos e meios que utilizam a luz - especificamente a luz gerada por laser - para gravar e/ou recuperar informaes. Pixel (Picture Element) - Nome dado para elemento de imagem. a menor rea retangular de uma imagem. Cada pixel uma cor diferente. Com essa combinao de cores, possvel mostrar todas as combinaes de cores possveis vai depender da qualidade e da configurao do monitor do usurio. Ppm - Pginas por minuto. Tambm usado para se medir a velocidade de captao dos escners. Prazo de Prescrio - Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa, ou qualquer interessado, pode invocar o Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado. Prazo de Vigncia - Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produo.

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Prefetching - Processo de montar uma seqncia ou fila de imagens para posterior processamento. Protocolo - o conjunto de regras que especificam o formato, a sincronizao, o seqenciamento e a verificao de erros na comunicao entre computadores, para que esta possa ser efetuada. O protocolo bsico utilizado na Internet o TCP/IP. Proxy - Utilizado junto com um firewall, um proxy ou servio de proxy um servidor que atua como um intermedirio entre os computadores que esto dentro e fora da rede em uma empresa. O servio de proxy determina se uma solicitao de conexo entre um computador na rede interna e outro remoto permitida. Se a conexo for autorizada, o firewall a supervisionar. Raster image - Imagem obtida por digitalizao. Recolhimento - Passagem de documentos do Arquivo Intermedirio para o Arquivo Permanente. Rotao - Mudar a posio de uma imagem no monitor de vdeo. Search tools - Conjunto de ferramentas ou sub-rotinas que permitem a pesquisa, a localizao e a recuperao de arquivos, documentos e informaes armazenadas em dispositivos eletrnicos. SGML - Abreviatura de Standard Generalized Markup Language, sistema padronizado de organizao de documentos, desenvolvido pela International Organization for Standards (ISO). Sistema - coleo organizada de hardware, software, telecomunicaes, suprimentos, pessoas, manuteno. Tabela de Temporalidade - Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores legais, fiscais, administrativos, etc. e determina prazos para sua transferncia, recolhimento e eliminao. TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Internet Protocol) - Protocolo de Controle de Transmisso/Protocolo Internet. TIFF - Tagged Image File Format. . Alguns consideram como o padro de fato para representao de imagens em bits.

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Transferncia - Passagem de documentos dos arquivos correntes para o Arquivo Intermedirio. Trilha - Caminho percorrido pelo raio laser de gravao ou leitura. WAN (Wide Area Network) - So redes locais de computadores interligadas por cabos especiais (normalmente de fibra tica) e localizadas fisicamente distantes. Workflow - a definio ou descrio de um fluxo de trabalho, normalmente usado para descrever algum processo que permite o controle eletrnico do fluxo de documentos dentro de uma organizao. World Wide Web - Sistema ou servio de recuperao de informaes por meio da Internet, tambm conhecido pela sigla WWW. WORM (Write Once Read Many) - So os discos pticos que so gravados por drives especiais e apenas podem ser lidos. Wyiwyg - What You See Is What You Get impresso exatamente o que se v na tela do computador.

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ANEXOS

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ANEXO A - Matriz de respostas - Departamento Pessoal


Tipos de documentos Artes finais Avaliao experincia Boletos de pagamento Cartas Certides negativas Cheques Contra cheques Contratos Cromos CTP (fotolito digital) Curriculum vitae Desenhos tcnico Diagnsticos E-Mail Enfoque Entrevista desligamento Extratos bancrio Fax Frias Fichas tc mquinas Fluxogramas Formulrios Fotografias Fotolitos Grficos Guias de Impostos Layouts Leis Livros Dirio Livros Fiscais Livros Razo Manuais Memorandos Microfilmes Multas Msicas Negativos de filme Normas Notas Fiscais Entrada Notas Fiscais Sada Ofcios Organogramas Padro de sistema (PS) Padronizaes (PO) Penses juduciais Plantas ou CAD Polticas Processos admin. Processos Jurdicos Processos operacionais Questionrios Registros Funcionrios Relatrios Relatrios Contbeis Relatrios folha pgto Rescises Solicitao de compra Solicitao de viagem Solicitao treinamento Controle de ponto Ordem de compra

E R
0 1 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0 1 1 1 1 0 1 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 1 0 0 1 1 1 0 1 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 1 0 0 1 0 1 1 0 1 0 1 0 0 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 1 1 1 1 0 0 1 1 1 0 1 1 1 0 0 0 0 0 1 0 0

Dcto

Formato Ana Dig CD 0 1 1 1 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 1 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 1 1 1 0 0 0 0 0 1 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 1 1 0 0 1 1 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Meio fsico original do dcto Freq.Receb. Freq.Acesso Ciclo de vida Rede Disco Email Papel int dia ms ano dia ms ano dias meses anos indef 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 1 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 1 1 0 0 1 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 1 1 0 1 0 0 1 1 1 1 1 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 1 1 0 0 0 1 1 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 23 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 5 0 0 0 0 40 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 0 1 0 0 0 0 0 0 20 0 0 5 3 0 0 0 1 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 12 0 0 0 0 0 0 2 0 0 6 0 0 0 0 0 5 0 2 0 0 0 0 0 5 0 4 0 1 5 6 0 0 5 0 2 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 46 0 0 0 0 0 0 0 20 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 8 0 0 0 0 0 0 150 0 36 0 8 0 5 0 0 0 0 120 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 30 0 2 3 0 0 0 0 0 20 0 0 10 6 0 0 0 1 0 9 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 6 0 0 0 0 0 5 0 2 0 0 0 0 0 15 0 4 0 0 15 18 0 0 15 0 2 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 203 0 202

0 200

0 200

0 203

0 600

126

ANEXO B - Matriz de respostas - Suprimento


1
Tipos de documentos Artes finais Avaliao experincia Boletos de pagamento Cartas Certides negativas Cheques Contra cheques Contratos Cromos CTP (fotolito digital) Curriculum vitae Desenhos tcnico Diagnsticos E-Mail Enfoque Entrevista desligamento Extratos bancrio Fax Frias Fichas tc mquinas Fluxogramas Formulrios Fotografias Fotolitos Grficos Guias de Impostos Layouts Leis Livros Dirio Livros Fiscais Livros Razo Manuais Memorandos Microfilmes Multas Msicas Negativos de filme Normas Notas Fiscais Entrada Notas Fiscais Sada Ofcios Organogramas Padro de sistema (PS) Padronizaes (PO) Penses juduciais Plantas ou CAD Polticas Processos admin. Processos Jurdicos Processos operacionais Questionrios Registros Funcionrios Relatrios Relatrios Contbeis Relatrios folha pgto Rescises Solicitao de compra Solicitao de viagem Solicitao treinamento Controle de ponto Ordem de compra

E R
0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 1 1 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 1 0 0 1 0

Dcto

Formato Meio fsico original do dcto Freq.Receb. Freq.Acesso Ciclo de vida Ana Dig CD Rede Disco Email Papel int dia ms ano dia ms ano dias meses anos indef 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 10 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 3 1 3 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 12 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 12 0 0 0 0 0 1 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 5 2 3 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 5 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 1 0

127

ANEXO C Matriz de respostas - Produo


1
Tipos de documentos Artes finais Avaliao experincia Boletos de pagamento Cartas Certides negativas Cheques Contra cheques Contratos Cromos CTP (fotolito digital) Curriculum vitae Desenhos tcnico Diagnsticos E-Mail Enfoque Entrevista desligamento Extratos bancrio Fax Frias Fichas tc mquinas Fluxogramas Formulrios Fotografias Fotolitos Grficos Guias de Impostos Layouts Leis Livros Dirio Livros Fiscais Livros Razo Manuais Memorandos Microfilmes Multas Msicas Negativos de filme Normas Notas Fiscais Entrada Notas Fiscais Sada Ofcios Organogramas Padro de sistema (PS) Padronizaes (PO) Penses juduciais Plantas ou CAD Polticas Processos admin. Processos Jurdicos Processos operacionais Questionrios Registros Funcionrios Relatrios Relatrios Contbeis Relatrios folha pgto Rescises Solicitao de compra Solicitao de viagem Solicitao treinamento Controle de ponto Ordem de compra

E R
0 0 1 0 0 1 0 1 0 0 1 0 1 1 0 0 0 1 0 0 1 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 1 1 1 0 1 0 0 0 1 0 1 0 1 0 1 1 0 0 1 1 1 0 0 0 0 1 1 1 1 0 1 0 0 1 0 1 1 0 0 0 1 0 1 1 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 0 1 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0

Dcto

Formato Meio fsico original do dcto Freq.Receb. Freq.Acesso Ciclo de vida Ana Dig CD Rede Disco Email Papel int dia ms ano dia ms ano dias meses anos indef 0 0 1 1 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 1 1 1 0 1 1 0 0 1 0 1 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 1 1 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 1 0 0 1 1 0 0 0 1 0 1 1 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 1 1 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 30 5 10 50 0 5 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 5 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 3 0 0 1 0 1 0 0 0 0 1 0 0 4 0 0 12 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 4 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 5 0 0 0 2 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 50 0 0 0 20 0 0 0 0 12 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 50 50 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 30 10 10 50 0 15 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 8 0 20 0 0 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 12 0 0 6 0 0 0 0 2 0 0 0 0 1 0 0 50 0 0 22 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 60 0 0 0 0 0 0 0 24 0 0 0 0 0 0 48 0 0 0 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 24 50 0 0 0 24 0 8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 5 2 2 0 0 0 0 0 1 4 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 1 0 1 1 1 0 0 1 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0

0 50

0 20

0 25 0 25 1 1 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0

128

ANEXO D Matriz de respostas Secretaria


1
Tipos de documentos Artes finais Avaliao experincia Boletos de pagamento Cartas Certides negativas Cheques Contra cheques Contratos Cromos CTP (fotolito digital) Curriculum vitae Desenhos tcnico Diagnsticos E-Mail Enfoque Entrevista desligamento Extratos bancrio Fax Frias Fichas tc mquinas Fluxogramas Formulrios Fotografias Fotolitos Grficos Guias de Impostos Layouts Leis Livros Dirio Livros Fiscais Livros Razo Manuais Memorandos Microfilmes Multas Msicas Negativos de filme Normas Notas Fiscais Entrada Notas Fiscais Sada Ofcios Organogramas Padro de sistema (PS) Padronizaes (PO) Penses juduciais Plantas ou CAD Polticas Processos admin. Processos Jurdicos Processos operacionais Questionrios Registros Funcionrios Relatrios Relatrios Contbeis Relatrios folha pgto Rescises Solicitao de compra Solicitao de viagem Solicitao treinamento Controle de ponto Ordem de compra

E R
0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0

Dcto

Formato Meio fsico original do dcto Freq.Receb. Freq.Acesso Ciclo de vida Ana Dig CD Rede Disco Email Papel int dia ms ano dia ms ano dias meses anos indef 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 3 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 20 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 0 0 0 0 0 0 3 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

129

ANEXO E Matriz de respostas - Qualidade


1
Tipos de documentos Artes finais Avaliao experincia Boletos de pagamento Cartas Certides negativas Cheques Contra cheques Contratos Cromos CTP (fotolito digital) Curriculum vitae Desenhos tcnico Diagnsticos E-Mail Enfoque Entrevista desligamento Extratos bancrio Fax Frias Fichas tc mquinas Fluxogramas Formulrios Fotografias Fotolitos Grficos Guias de Impostos Layouts Leis Livros Dirio Livros Fiscais Livros Razo Manuais Memorandos Microfilmes Multas Msicas Negativos de filme Normas Notas Fiscais Entrada Notas Fiscais Sada Ofcios Organogramas Padro de sistema (PS) Padronizaes (PO) Penses juduciais Plantas ou CAD Polticas Processos admin. Processos Jurdicos Processos operacionais Questionrios Registros Funcionrios Relatrios Relatrios Contbeis Relatrios folha pgto Rescises Solicitao de compra Solicitao de viagem Solicitao treinamento Controle de ponto Ordem de compra

E R
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 1 1 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0

Dcto

Formato Meio fsico original do dcto Freq.Receb. Freq.Acesso Ciclo de vida Ana Dig CD Rede Disco Email Papel int dia ms ano dia ms ano dias meses anos indef 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 40 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 25 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 20 0 0 0 0 0 0 0 0 8 0 0 0 0 0 3 0 0 0 3 12 0 0 1 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 13 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 40 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 40 0 0 0 0 0 0 0 0 20 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 3 0 0 0 20 0 0 0 0 0 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 240

0 120

0 800

0 300

130

ANEXO F Matriz de respostas - Custos


1
Tipos de documentos Artes finais Avaliao experincia Boletos de pagamento Cartas Certides negativas Cheques Contra cheques Contratos Cromos CTP (fotolito digital) Curriculum vitae Desenhos tcnico Diagnsticos E-Mail Enfoque Entrevista desligamento Extratos bancrio Fax Frias Fichas tc mquinas Fluxogramas Formulrios Fotografias Fotolitos Grficos Guias de Impostos Layouts Leis Livros Dirio Livros Fiscais Livros Razo Manuais Memorandos Microfilmes Multas Msicas Negativos de filme Normas Notas Fiscais Entrada Notas Fiscais Sada Ofcios Organogramas Padro de sistema (PS) Padronizaes (PO) Penses juduciais Plantas ou CAD Polticas Processos admin. Processos Jurdicos Processos operacionais Questionrios Registros Funcionrios Relatrios Relatrios Contbeis Relatrios folha pgto Rescises Solicitao de compra Solicitao de viagem Solicitao treinamento Controle de ponto Ordem de compra

E R
0 1 0 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 0 0 1 0 1 0 1 0 1 1 0 0 1 1 1 0 0

Dcto

Formato Meio fsico original do dcto Freq.Receb. Freq.Acesso Ciclo de vida Ana Dig CD Rede Disco Email Papel int dia ms ano dia ms ano dias meses anos indef 0 1 0 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 1 1 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 1 1 1 1 0 0 0 0 1 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 4 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 20 0 0 0 2 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 3 1 1 3 0 0 0 0 0 0 1 0 10 2 0 0 2 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 2 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 12 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 20 0 0 0 5 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 3 2 3 6 0 0 0 0 0 0 1 0 20 4 0 0 2 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 2 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 5 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 6 0 5 0 2 1 0 0 0 0 6 0 1 0 2 0 0 0 1 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 10

0 100

0 100

131

ANEXO G Matriz de respostas - Marketing


1
Tipos de documentos Artes finais Avaliao experincia Boletos de pagamento Cartas Certides negativas Cheques Contra cheques Contratos Cromos CTP (fotolito digital) Curriculum vitae Desenhos tcnico Diagnsticos E-Mail Enfoque Entrevista desligamento Extratos bancrio Fax Frias Fichas tc mquinas Fluxogramas Formulrios Fotografias Fotolitos Grficos Guias de Impostos Layouts Leis Livros Dirio Livros Fiscais Livros Razo Manuais Memorandos Microfilmes Multas Msicas Negativos de filme Normas Notas Fiscais Entrada Notas Fiscais Sada Ofcios Organogramas Padro de sistema (PS) Padronizaes (PO) Penses juduciais Plantas ou CAD Polticas Processos admin. Processos Jurdicos Processos operacionais Questionrios Registros Funcionrios Relatrios Relatrios Contbeis Relatrios folha pgto Rescises Solicitao de compra Solicitao de viagem Solicitao treinamento Controle de ponto Ordem de compra

E R
1 0 1 1 0 0 0 1 1 1 1 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 0 1 0 1 0 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 0 1 1 1 1 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 1 1 0 1 0 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0

Dcto

Formato Meio fsico original do dcto Freq.Receb. Freq.Acesso Ciclo de vida Ana Dig CD Rede Disco Email Papel int dia ms ano dia ms ano dias meses anos indef 1 0 1 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 1 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 1 0 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 40 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 3 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 3 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 20 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 15 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 6 0 0 0 0 0 6 15 0 0 6 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 6 0 0 0 0 0 0 12 0 0 0 0 0 0 8 0 0 0 10 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 2 25 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 24 30 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 0 0 0 0 0 8 20 0 0 8 0 0 0 20 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 3 0 2 0 0 0 2 0 0 0 3 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 2 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 6 0 0 0 1 1 0 0 2 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 30

132

ANEXO H Matriz de respostas - Financeiro/Contbil


1
Tipos de documentos Artes finais Avaliao experincia Boletos de pagamento Cartas Certides negativas Cheques Contra cheques Contratos Cromos CTP (fotolito digital) Curriculum vitae Desenhos tcnico Diagnsticos E-Mail Enfoque Entrevista desligamento Extratos bancrio Fax Frias Fichas tc mquinas Fluxogramas Formulrios Fotografias Fotolitos Grficos Guias de Impostos Layouts Leis Livros Dirio Livros Fiscais Livros Razo Manuais Memorandos Microfilmes Multas Msicas Negativos de filme Normas Notas Fiscais Entrada Notas Fiscais Sada Ofcios Organogramas Padro de sistema (PS) Padronizaes (PO) Penses juduciais Plantas ou CAD Polticas Processos admin. Processos Jurdicos Processos operacionais Questionrios Registros Funcionrios Relatrios Relatrios Contbeis Relatrios folha pgto Rescises Solicitao de compra Solicitao de viagem Solicitao treinamento Controle de ponto Ordem de compra

E R
0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 1 1 1 1 0 0 0 1 1 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 1 1 1 0 0 0 0 1 1 1 0 0 1 0 0 1 0 1 1 0 0 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0

Dcto

Formato Meio fsico original do dcto Freq.Receb. Freq.Acesso Ciclo de vida Ana Dig CD Rede Disco Email Papel int dia ms ano dia ms ano dias meses anos indef 0 0 1 1 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 1 1 0 1 0 1 0 0 1 1 1 1 0 0 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 1 0 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 1 0 0 1 1 1 1 0 0 1 0 0 1 1 1 1 1 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 1 0 0 1 0 0 1 0 1 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 1 1 0 1 0 1 0 0 1 1 1 1 0 0 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 20 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12 0 0 0 0 0 0 0 20 0 15 0 0 0 0 2 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 12 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 5 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 2 0 1 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 20 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12 0 0 0 0 0 0 0 0 30 0 0 0 0 2 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 12 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 18 0 0 0 0 0 5 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 1 3 0 0 0 0 0 3 2 5 20 0 0 5 3 5 0 15 3 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 6 6 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 2 0 0 6 0 0 0 6 10 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 6 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 1 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 120

0 100 0 900 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 100 0 900 3 2 5 20 0 0 5 3 5 0 15 3 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

133

ANEXO I Matriz de respostas - Recursos Humanos


1
Tipos de documentos Artes finais Avaliao experincia Boletos de pagamento Cartas Certides negativas Cheques Contra cheques Contratos Cromos CTP (fotolito digital) Curriculum vitae Desenhos tcnico Diagnsticos E-Mail Enfoque Entrevista desligamento Extratos bancrio Fax Frias Fichas tc mquinas Fluxogramas Formulrios Fotografias Fotolitos Grficos Guias de Impostos Layouts Leis Livros Dirio Livros Fiscais Livros Razo Manuais Memorandos Microfilmes Multas Msicas Negativos de filme Normas Notas Fiscais Entrada Notas Fiscais Sada Ofcios Organogramas Padro de sistema (PS) Padronizaes (PO) Penses juduciais Plantas ou CAD Polticas Processos admin. Processos Jurdicos Processos operacionais Questionrios Registros Funcionrios Relatrios Relatrios Contbeis Relatrios folha pgto Rescises Solicitao de compra Solicitao de viagem Solicitao treinamento Controle de ponto Ordem de compra

E R
0 0 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 0 1 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0

Dcto

Formato Meio fsico original do dcto Freq.Receb. Freq.Acesso Ciclo de vida Ana Dig CD Rede Disco Email Papel int dia ms ano dia ms ano dias meses anos indef 0 0 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 1 1 0 0 1 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 1 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 10 0 2 700 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 30 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 6 0 5 0 0 5 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12 0 0 10 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 50 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 10 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 32 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 6 0 5 0 0 5 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12 0 0 30 0 0 0 0 20 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 50 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 1 1 0 1 0 0 0 1 1 0 0 1 1 1 0 1 0 0

0 1420

0 15

0 18

0 450

0 450

0 100

0 100

0 200

0 100 0 200 3 0 0 0 0 0 0 3 0 0

0 100 0 230 3 0 0 0 0 0 0 3 0 0

134

ANEXO J Matriz de respostas - Jurdico


1
Tipos de documentos Artes finais Avaliao experincia Boletos de pagamento Cartas Certides negativas Cheques Contra cheques Contratos Cromos CTP (fotolito digital) Curriculum vitae Desenhos tcnico Diagnsticos E-Mail Enfoque Entrevista desligamento Extratos bancrio Fax Frias Fichas tc mquinas Fluxogramas Formulrios Fotografias Fotolitos Grficos Guias de Impostos Layouts Leis Livros Dirio Livros Fiscais Livros Razo Manuais Memorandos Microfilmes Multas Msicas Negativos de filme Normas Notas Fiscais Entrada Notas Fiscais Sada Ofcios Organogramas Padro de sistema (PS) Padronizaes (PO) Penses juduciais Plantas ou CAD Polticas Processos admin. Processos Jurdicos Processos operacionais Questionrios Registros Funcionrios Relatrios Relatrios Contbeis Relatrios folha pgto Rescises Solicitao de compra Solicitao de viagem Solicitao treinamento Controle de ponto Ordem de compra

E R
0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 1 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Dcto

Formato Meio fsico original do dcto Freq.Receb. Freq.Acesso Ciclo de vida Ana Dig CD Rede Disco Email Papel int dia ms ano dia ms ano dias meses anos indef 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 1 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 5 0 4 0 0 0 0 5 0 0 0 0 1 0 0 15 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 20 0 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 5 0 10 0 0 15 0 0 15 0 0 0 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

135

ANEXO K Matriz de respostas Totais com a Consolidao dos dez questionrios


1
Tipos de documentos Notas Fiscais Sada E-Mail Notas Fiscais Entrada Fax Contra cheques Formulrios Boletos de pagamento Curriculum vitae Ordem de compra Relatrios Cartas Solicitao de compra Ofcios Memorandos Padronizaes (PO) Grficos Fotografias Processos Jurdicos Guias de Impostos Cheques Extratos bancrio Frias Artes finais Contratos Desenhos tcnico Layouts Leis Processos admin. Relatrios Contbeis Avaliao experincia Registros Funcionrios Entrevista desligamento Rescises Questionrios Certides negativas Normas Relatrios folha pgto Penses juduciais Solicitao de viagem Solicitao treinamento Fichas tc mquinas Polticas Controle de ponto Enfoque Padro de sistema (PS) Fluxogramas Manuais Processos operacionais Organogramas Diagnsticos Multas Cromos Fotolitos Plantas ou CAD CTP (fotolito digital) Livros Fiscais Negativos de filme Msicas Livros Dirio Livros Razo Microfilmes

QUESTIONRIO DE PESQUISA - TOTAIS 3 4


Freq.Receb. dia ms ano 0 0 0 0 0 0 0 4 0 4 5 0 6 3 3 3 2 1 0 0 2 0 2 6 1 1 5 0 2 0 0 0 0 6 2 3 0 0 6 7 1 1 0 1 3 3 3 0 5 2 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 7 1,5 925 185 140 24 0 13 10 10 10 5 3 3 2 3 0 1 1 2 0 0 1 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 925 22,0 3 0 43 37 700 13 66 15 0 41 56 22 52 10 10 48 44 0 55 52 20 0 3 30 0 0 26 20 19 0 0 0 0 9 14 11 3 0 7 5 5 3 4 4 1 2 1 2 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 700 23,9 0 100 0 0 0 0 5 0 10 0 0 3 0 847 0 20 10 0 0 0 450 0 23 0 0 4 3 0 204 406 200 200 85 18 9 100 100 6 16 0 21 0 0 35 5 17 0 10 20 8 15 12 0 10 6 6 5 1 1 1 49,1 TOT ANO 67525 51716 9204 8400 4901 4442 3835 3650 2327 1767 1359 1357 1215 967 941 913 740 660 624 605 450 401 383 365 365 316 243 228 204 203 200 200 193 186 141 136 100 90 76 60 57 48 48 47 29 29 24 22 20 20 15 12 12 10 6 6 5 1 1 1

5
Freq.Acesso dia ms ano 950 202 165 26 0 23 10 0 12 17 5 3 4 5 25 2 12 6 0 0 2 0 3 0 4 3 1 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 0 950 3 12 63 40 1420 35 70 177 0 31 77 32 76 10 16 105 130 0 37 52 20 0 5 50 0 0 44 20 68 0 0 0 0 20 22 37 3 0 1 14 9 17 4 8 3 5 3 2 5 37 12 0 0 2 0 0 0 2 0 0 0 1420 0 100 0 0 0 0 5 0 310 0 0 3 0 68 0 40 16 120 0 0 450 0 64 0 0 48 3 0 204 603 200 230 105 30 258 100 100 6 21 0 59 0 0 202 27 84 0 31 81 3 30 12 0 15 5 8 0 0 0 1 TOT ANO 73874 61081 9970 17040 8815 4490 2129 4380 6887 2749 1479 2375 1945 9385 1990 5980 2206 564 624 970 450 1155 664 1460 1095 941 243 816 204 2428 200 230 345 294 702 136 100 2208 189 108 263 48 96 238 87 120 24 91 525 147 30 12 24 15 370 8 24 365 365 1 9549,9

6
Ciclo de vida dias meses anos indef 7 7 7 1 0 0 7 0 0 0 0 5 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 0,9 54 0 6 0 6 0 4 1 0 3 1 6 3 3 6 0 2 0 0 0 1 0 0 0 0 3 2 0 0 6 0 0 0 0 6 6 0 0 0 4 2 0 0 0 0 0 6 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 1,4 83 5 1 6 6 0 5 5 1 0 6 1 1 10 1 1 1 0 20 30 0 6 0 2 5 0 0 1 0 6 0 0 0 20 3 0 2 0 0 1 1 1 2 0 0 2 1 2 0 1 1 10 0 2 1 2 0 0 0 0 0 0 30 2,8 172 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 0 1 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 0,8 49

Dcto 4 10 7 7 1 6 4 3 1 7 7 6 4 4 7 3 4 2 3 2 0 1 1 6 1 1 3 1 4 2 0 1 1 7 2 6 1 1 5 6 0 4 1 1 6 3 5 0 0 4 1 1 0 0 1 2 1 1 1 1 1 10

R
2 10 7 8 1 6 6 4 0 7 9 2 9 4 8 4 4 5 2 2 2 1 2 8 1 1 5 2 4 1 3 1 1 7 3 8 1 1 2 3 2 8 1 1 7 3 5 1 6 4 3 1 2 1 1 0 1 1 0 0 1 10 3,4

Formato Meio fsico original do dcto Ana Dig CD Rede Disco Email Papel int 4 0 8 8 1 6 6 4 1 6 9 0 8 3 3 1 4 5 3 2 2 1 2 8 0 1 5 2 3 2 3 1 1 7 4 4 2 1 2 3 2 3 0 1 2 2 3 1 1 1 3 1 2 0 0 2 1 1 1 1 0 9 0 10 0 0 0 6 1 4 0 7 5 7 5 3 8 4 4 0 1 0 2 1 2 7 1 1 5 1 4 0 3 0 1 7 2 7 1 1 5 7 1 8 1 1 7 4 5 1 6 5 0 0 0 1 1 1 0 1 1 1 1 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 1 0 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 2 10 0 0 1 0 0 6 0 0 0 6 0 7 1 0 9 3 4 1 0 0 0 1 2 3 1 1 2 1 4 0 3 0 1 3 0 7 1 1 0 0 0 7 1 1 7 3 4 1 4 3 0 0 0 1 0 1 0 1 1 1 0 9 1,7 105 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0,2 10 4 0 8 8 1 6 6 4 1 5 8 0 8 3 5 3 3 3 3 2 2 1 1 7 0 1 4 2 4 2 3 1 1 7 4 4 2 1 0 0 2 2 0 1 4 3 3 1 2 1 2 1 2 0 0 2 1 0 1 1 0 8 2,6 157

4 337665

4 346790

Maior nmero Nmero mdio Somatria geral

847 337665

603 346790

2,9

2,7 2,8 0,2 164 169

8356,8 24,5

45,9 59,8

176 206

94 1341 1459 2996 509766 1494

2799 3646 582544

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ANEXO L Formulrio de levantamento de dados com as perguntas que foram feitas durante a entrevista.

FORMULRIO DE LEVANTAMENTO DE DADOS GED EMPRESA: MACEDO, KOERICH S.A. DEPARTAMENTO:_______________________________________________________ NOME DOENTREVISTADO:______________________________________________
LOCAL, DATA E HORA DA ENTREVISTA:____________________________________________

1. Tipos de documentos que envia(E) e/ou recebe (R) Pergunta: Quais dos tipos de documentos relacionados so utilizados por sua equipe no cumprimento de suas atribuies profissionais? Aps responder a pergunta acima, perguntar: Algum tipo de documento utilizado em seu departamento e no faz parte desta lista? Se a resposta for SIM, quais? 2. Formato original do documento Pergunta: Em que formato a sua equipe recebe esse documento. (Analgico ou Digital)?
Obs: Original = formato com que o destinatrio recebe o documento; Analgico = em papel ou em qualquer outro meio impresso; Digital = em arquivo editvel.

3. Meio fsico original do documento Pergunta: Em que meio a sua equipe recebe esse documento. ( CD, Rede/Servidor, Disquete, E-mail, Papel, Internet)? 4. Freqncia de recebimento de cada documento Pergunta: Com qual freqncia a sua equipe recebe os documentos do tipo (*) (quantificar em: dias, meses ou anos)? 5. Freqncia de acesso a cada documento Pergunta: Com qual freqncia a sua equipe acessa os documentos do tipo (*) (quantificar em: dias, meses ou anos)? 6. Ciclo de vida do documento Pergunta: Por quanto tempo esse tipo de documento til aps o seu recebimento (quantificar em: dias, meses, anos ou indefinido)?

Obs: Deve-se levar em considerao a normalidade, ou seja, ao que acontece na maioria dos casos.

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ANEXO M - Decreto n 2.870/2001 - RICMS-SC SISTEMA DE EMISSO DE DOCUMENTOS FISCAIS E ESCRITURAO DE LIVROS FISCAIS POR CONTRIBUINTE USURIO DE EQUIPAMENTO DE PROCESSAMENTO DE DADOS E REGIME ESPECIAL PARA IMPRESSO E EMISSO SIMULTNEA DEDOCUMENTOS FISCAIS - (Convnio ICMS 57/95) CAPTULO I DAS DISPOSIES PRELIMINARES Seo IV Regime Especial para Impresso e Emisso Simultnea de Documentos Fiscais (Convnios ICMS 58/95 e 131/95) Subseo I Da Autorizao Art 13. O contribuinte usurio de equipamento eletrnico de processamento de dados poder ser autorizado a realizar a impresso e a emisso de documentos fiscais simultaneamente, em impressora "laser". Pargrafo nico. O contribuinte autorizado passa a ser designado de "impressor autnomo". Art. 14. A condio de impressor autnomo ser solicitada ao Diretor de Administrao Tributria, mediante requerimento para obteno de regime especial, instrudo com: I - cpia do documento referente entrada da impressora "laser" no estabelecimento; II - material tcnico sobre o equipamento impressor e todo sistema envolvido. Art. 15. A solicitao para aquisio do formulrio de segurana junto ao fabricante, atender o disposto no art. 21 (Convnio ICMS 55/96). Art. 16. Antes de iniciar a impresso e emisso dos documentos fiscais de cada lote de formulrio de segurana adquirido, o impressor autnomo entregar, na Gerncia Regional da Fazenda Estadual que autorizou a aquisio, para homologao (Convnio ICMS 55/96): I - cpia reprogrfica do Pedido para Aquisio de Formulrio de Segurana - PAFS devolvida pelo fabricante; II - um jogo completo de cada modelo que ser impresso, com o "lay-out" do documento fiscal nos primeiros formulrios de segurana do lote recebido, cuja numerao do documento ser composta de zeros. Art. 17. Aps o cumprimento do disposto no art. 16, a Gerncia Regional da Fazenda Estadual

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emitir AIDF, devendo reter a primeira e terceira vias, entregando a segunda via para o arquivo do impressor autnomo, a partir do que estar habilitado a realizar a impresso e emisso de que trata esta seo. Subseo II Dos Formulrios de Segurana Destinados Emisso da Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A Art. 18. A impresso da Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A nos termos desta seo, fica condicionada utilizao de papel com dispositivos de segurana, denominado formulrio de segurana. 1 O formulrio de segurana: I - ser dotado de estampa fiscal, com recursos de segurana impressos e localizados na rea do campo Reservado ao Fisco, prevista no Anexo 5, art. 36, VII, "b"; II- ter numerao seqencial de 000.000.001 a 999.999.999, reiniciada a numerao quando atingido esse limite, e seriao de "AA" a "ZZ", que suprir o nmero de controle do formulrio previsto no Anexo 5, art. 36, VII, "c". 2 Relativamente s especificaes tcnicas, o formulrio de segurana atender ao seguinte: I - quanto ao papel: a) b) c) d) ser apropriado a processos de impresso calcogrfica, "off-set", tipogrfico e no impacto; ser composto de 100% (cem por cento) de celulose alvejada com fibras curtas; ter gramatura de 75 g/m2; ter espessura de 100 +/- 5 micra (Convnio ICMS 55/96);

II - quanto impresso, deve ter: a) estampa fiscal com dimenso de 7,5cm x 2,5cm impressa pelo processo calcogrfico, na cor azul pantone n 301, tarja com Armas da Repblica, contendo microimpresses negativas com o texto "Fisco" e positivas com o nome do fabricante do formulrio de segurana, repetidamente, imagem latente com a expresso "Uso Fiscal" (Convnio ICMS 55/96); b) numerao tipogrfica, contida na estampa fiscal, que ser nica e seqenciada, em carter tipo "leibinger", corpo 12, adotando-se seriao exclusiva por estabelecimento fabricante do formulrio de segurana, conforme autorizao da COTEPE/ICMS (Convnio ICMS 55/96); c) ter fundo numismtico na cor cinza pantone n 420, contendo fundo anticopiativo com a palavra "cpia" combinado com as Armas da Repblica com efeito ris nas cores

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verde/ocre/verde com as tonalidades tnues pantone 317, 143 e 317, respectivamente, e tinta reagente a produtos qumicos; d) ter, na lateral direita, nome e CNPJ do fabricante do formulrio de segurana, srie, numerao inicial e final do respectivo lote; e) conter espao em branco de 1 (um) centmetro, no rodap, para aposio de cdigo de barras, de altura mnima de 0,5cm (cinco dcimos de centmetro). 3 As especificaes tcnicas estabelecidas no 2 devero obedecer aos padres do modelo disponibilizado pela COTEPE/ICMS, que ter uso exclusivo em documentos fiscais. 4 Relativamente AIDF, aplicam-se aos formulrios de segurana as disposies dos art. 11 e 12. 5 O disposto neste Captulo aplica-se Nota Fiscal/Conta de Energia Eltrica, modelo 6, ao Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas, modelo 8, ao Conhecimento de Transporte Aquavirio de Cargas, modelo 9, ao Conhecimento Areo, modelo 10, e ao Conhecimento de Transporte Ferrovirio de Cargas, modelo 11, observado o disposto no 1. Art. 19. O impressor autnomo dever obedecer aos seguintes procedimentos: I - emitir a primeira e a segunda vias dos documentos fiscais utilizando o formulrio de segurana, em ordem seqencial de numerao e emitindo as demais vias em papel comum, vedado o uso de papel jornal; II - imprimir em cdigo de barras, conforme "lay- out" previsto em portaria do Secretrio de Estado da Fazenda, em todas as vias do documento fiscal, os seguintes dados: a) tipo do registro; b) nmero do documento fiscal; c) inscrio no CNPJ dos estabelecimentos emitente e destinatrio; d) unidade da Federao dos estabelecimentos emitente e destinatrio; e) data da operao ou prestao; f) valor da operao ou prestao e do ICMS; g) indicador da operao envolvida em substituio tributria.

Subseo III Do Fabricante de Formulrios de Segurana

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Art. 20. O fabricante do formulrio de segurana dever ser credenciado junto COTEPE/ICMS, mediante ato publicado no Dirio Oficial da Unio. 1 O fabricante credenciado dever comunicar Diretoria de Administrao Tributria a numerao e seriao do formulrio de segurana, a cada lote fabricado. 2 O descumprimento das normas desta seo sujeita o fabricante ao descredenciamento, sem prejuzo das demais sanes. Art. 21. O fabricante fornecer o formulrio de segurana, mediante apresentao do Pedido para Aquisio de Formulrio de Segurana - PAFS, autorizado pela Gerncia Regional da Fazenda Estadual que jurisdiciona o estabelecimento encomendante, conforme regime especial deferido ao impressor autnomo (Convnio ICMS 55/96). 1 O PAFS dever: I - conter, no mnimo, o seguinte: a) denominao Pedido para Aquisio de Formulrio de Segurana - PAFS; b) nmero com 6 (seis) dgitos; c) nmero do pedido para uso do fisco; d) identificao do fabricante, do contribuinte e da repartio fazendria; e) quantidade solicitada de formulrio de segurana; f) quantidade autorizada de formulrio de segurana; g) numerao e seriao inicial e final do formulrio de segurana fornecido, informadas pelo fabricante; II - ser impresso em formulrio de segurana, em 3 (trs) vias, com a seguinte destinao: a) primeira via para o fisco; b) segunda via para o usurio; c) terceira via para o fabricante. 2 As especificaes tcnicas estabelecidas no 1 devero obedecer aos padres do modelo disponibilizado pela COTEPE/ICMS. Art. 22. O fabricante do formulrio de segurana enviar Diretoria de Administrao Tributria, at o 5 (quinto) dia til do ms subseqente ao fornecimento do formulrio, as seguintes informaes (Convnio ICMS 55/96):

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I - nmero do PAFS; II - nome ou razo social, nmero de inscrio estadual e no CNPJ do fabricante; III - nome ou razo social, nmero de inscrio estadual e no CNPJ do estabelecimento solicitante; IV - numerao e seriao inicial e final do formulrio de segurana fornecido. Seo V Das Disposies Comuns Art. 23. No caso de impossibilidade tcnica para a emisso dos documentos a que se refere o art. 1, por sistema eletrnico de processamento de dados, em carter excepcional, poder o documento ser preenchido de outra forma, hiptese em que dever ser includo no sistema (Convnio ICMS 31/99). Art. 24. Os documentos fiscais sero emitidos no estabelecimento que promover a operao ou prestao. Art. 25. As vias dos documentos fiscais que devem ficar em poder do estabelecimento emitente sero encadernadas em grupos de at 500 (quinhentas), obedecida sua ordem numrica seqencial (Convnio ICMS 31/99). Art. 26. O fisco poder autorizar que o impressor autnomo fornea as informaes de natureza econmico-fiscais, por intermdio de sistema eletrnico de tratamento de mensagens, fazendo uso, para isto, de servio pblico de correio eletrnico ou de servio oferecido pela Secretaria de Estado da Fazenda. 1 A natureza das informaes a serem fornecidas, bem como o prazo para seu fornecimento sero definidas em portaria do Secretrio de Estado da Fazenda. 2 O impressor autnomo arcar com os custos decorrentes do uso e instalao de equipamentos e programas de computador destinados viabilizao do disposto neste artigo, bem como com os custos de comunicao. Art. 27. O impressor autnomo estabelecido em outra unidade da Federao, encaminhar Diretoria de Administrao Tributria, arquivo eletrnico das operaes destinadas a este Estado, no prazo e forma prevista no art. 8. Art. 28. Aplicam-se aos formulrios de segurana, as demais disposies relativas aos formulrios destinados emisso de documentos fiscais por sistema eletrnico de processamento de dados. Art. 29. O Secretrio de Estado da Fazenda poder editar portaria, estabelecendo outras condies para adoo da sistemtica prevista na Seo IV.

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ANEXO N - ASPECTOS LEGAIS DO GED


Aqui voc tem a indicao da legislao que esclarece os aspectos legais sobre o armazenamento e a guarda eletrnico de documentos. Lei n 8.934 18/11/94 - Dirio Oficial da Unio Dispe sobre o uso do Arquivamento Eletrnico sobre o Registro Pblico de Empresas Mercantis e Atividades Afins. Lei n 8.935 18/11/94 - Dirio Oficial da Unio Dispe sobre o uso do Arquivamento Eletrnico sobre Servios Notoriais e de Registros. Projeto de Lei n 52/94 05/04/94 - Dirio do Congresso Nacional Dispe sobre Arquivamento e Eliminao de Processos Judiciais, atravs de Mdias pticas e Sistemas Eletrnicos. Portaria 1121 08/11/95 - Dirio Oficial da Unio Dispe sobre a utilizao de Armazenamento Eletrnico de Documentos da rea Trabalhista. Decreto 1799 30/01/96 - Dirio Oficial da Unio Regulamenta as Atividades de Arquivamento de Documentos Projeto de Lei n 22, 1996, do Senador Sebastio Rocha, j aprovado no Senado. Instruo Normativa n 45/98. da Secretaria da Fazenda, Captulos XI e XVI, que permitem a adoo de Regime Especial para armazenagem de documentos fiscais atravs de processos de armazenamento eletrnico. Parecer CP 16/97 - Conselho Nacional de Educao Dispe sobre as Normas para a Simplificao dos Registros e do Arquivamento de Documentos Escolares.

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ANEXO O - SENADOR SEBASTIO ROCHA PL 22 DE 1995 DOCUMENTO ELETRNICO - PROJETOS DE LEI DO SENADO N 22, DE 1995. Atribui valor jurdico digitalizao de documentos e d outras providncias. O CONGRESSO NACIONAL decreta: Art. 1 Fica autorizado, em todo o territrio nacional, o armazenamento de informaes, dados e imagens que constituem o acervo documental das empresas privadas e rgos pblicos federais, estaduais, municipais e do Distrito Federal, em sistemas eletrnicos digitais que, uma vez gravados, garantam o nvel de segurana exigido. Pargrafo nico. A utilizao do sistema depender de disciplinamento no respectivo regimento interno da instituio pblica ou sistemtica de arquivamento da empresa privada, desde que ambos atendam ao decreto regulamentador especfico. Art. 2 As unidades da administrao pblica e as empresas privadas que se utilizem do arquivamento digitalizado procedero ao controle desses mesmos documentos submetidos converso. 1 O controle dos documentos digitalizados ser feito em livro, sistema de fichas, sistema eletrnico, ou outro, da convenincia da unidade administrativa ou da empresa, desde que permita sua rpida localizao. 2. Os documentos digitalizados utilizaro obrigatoriamente um sistema de indexao que permita sua rpida recuperao. Art. 3 Tero valor jurdico as cpias em papel obtidas do sistema de armazenamento digitalizado, quando chancelados pelo rgo competente da repartio pblica ou empresa privada que as produziram. Art. 4 Ressalvados os temas codificados como segredo de justia, garantido a qualquer cidado o direito de acesso s informaes digitais armazenadas em rgos pblicos, delas podendo ser extradas certides ou reproduzidos os documentos, a requerimento do interessado. Art. 5 Os originais dos documentos convertidos ao sistema digitalizado sero destrudos por meio de comprovada eficcia, respeitando-se os prazos previstos para a prescrio dos documentos mencionados nas tabelas oficiais de temporalidade definidas pelo governo e pelo CONARC. Pargrafo nico. permitida a destruio dos documentos antes do prazo prescricional se o mesmo estiver contido em outra mdia de valor legal como o microfilme. Art. 6 O art. 365 da Lei n 5.869, de 11 de janeiro de 1973 - Cdigo de Processo Civil, fica acrescido do seguinte inciso IV: "Art. ..................................................................................." IV - Os documentos pblicos reproduzidos a partir de arquivo digitalizado, desde que chancelados pelo rgo competente e pelo servidor designado para esse fim." Art. 7 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 8 Revogam-se as disposies em contrrio. JUSTIFICAO Os sistemas de informao e transmisso de dados, hoje disponveis, apresentam-se sem precedentes na histria do homem. A explicao para to notvel evoluo se encontra no somatrio das conquistas tecnolgicas e nas constantes e diversificadas pesquisas cientficas, em todo o mundo. Ao lado dessa condio, porm, encontra-se o desafio de tornar oficiais os modernos processos tecnolgicos, especialmente os que se propem ao armazenamento de dados.

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A perplexidade que circunda os novos equipamentos, porm, gradativamente tem cedido lugar sua utilizao. Assim, entre muitos outros equipamentos, ocorreu aos aparelhos telefnicos e aos primeiros computadores. Hoje, no limiar do novo sculo, quotidiana e imprescindvel a utilizao dessas mquinas, que se tornaram portteis e, simultaneamente, mais eficientes. O sistema de discos pticos, assim como os telefones celulares e tantos outros modernos equipamentos, nada mais so que a derivao direta dos conhecimentos cientficos alicerados nos chips dos computadores, em associao aos novos materiais oferecidos pela Qumica. A proposio que ora submetemos apreciao dos ilustres Pares tem, portanto, o objetivo de normatizar o tema e assim evitar a aceitao e uso insulares. Como forma de superar a relutante aceitao do sistema de arquivamento digitalizado, meio eficaz de armazenamento de informaes, e torn-lo desde logo exeqvel, de acesso a todos os rgos da administrao pblica, o texto ora proposto no obriga, mas apenas faculta aos rgos da administrao se utilizem dessa tecnologia. A verdade que o grande nmero de documentos produzidos diariamente pela administrao pblica no mais se compatibiliza com os mtodos de arquivamento adotados no sculo passado. Nem mesmo os processos judiciais de maior relevncia encontram justificativa para o arquivamento perene, em caixas empilhadas em galpes. No bastasse a fragilidade do mtodo que se pretende substituir, de armazenamento de documentos em volumosas caixas, de difcil acesso, empilhadas sob controle numrico, em locais distantes do prprio rgo em que tramitaram os documentos, deve-se ressaltar a ao de microorganismos e da umidade, que constantemente danificam processos e similares, tornando-os definitivamente imprestveis produo de qualquer prova. De outra parte, a nica questo constitutiva de obstculo ao sistema de arquivo digitalizado seria a de aceitao dos documentos reproduzidos, que haver de ter o mesmo valor jurdico dos originais. Essa dificuldade, porm, pode ser facilmente superada pela da chancela do rgo, lanada no documento que vier a reproduzir, acompanhada da identificao dos servidores responsveis pelo procedimento, e de todas as demais cautelas exigveis, estabelecidas e disciplinadas em norma prpria. As razes expendidas nos levam a solicitar a convergncia dos ilustres Pares, a quem submetemos a proposio objetivando seu aprimoramento e aprovao. SEBASTIO ROCHA Senador (PDT-AP)