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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL

CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS


PROFESSOR: MAYKO GOMES
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AULA 02 Gesto de Documentos
Ol, meus queridos sofredores! Tudo bem?
Agora jogar aquela gua no rosto e encontrar animao! Estamos sem
notcias sobre o edital, mas no vamos perder o objetivo de vista!
A aula de hoje ser especialmente longa, visto que os assuntos so dos
mais populares nas provas, quando h Arquivologia. De acordo com nosso
plano, vamos aprender o seguinte:
Protocolos;
Classificao de Documentos;
Arquivamento e Ordenao de Documentos;
Tabela de Temporalidade.
Estarei disponvel a todos para solucionar suas dvidas. Contem sempre
com meu apoio. Podem me encontrar no frum do curso e no email:
mayko@pontodosconcursos.com.br.
Ento, sem perda de tempo, vamos arregaar as mangas e mos obra!

Prof. Mayko Gomes
Junho/2013











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Gesto de Documentos
O que h na prova?
Quando o assunto Gerenciamento da Informao, Gesto de
Documentos, Gesto de Documentos aplicada ao Setor Pblico, etc., a prova
pedir conhecimentos sobre atividades desenvolvidas nos arquivos. Em
resumo, na aula anterior ns aprendemos os conceitos de arquivo; agora
vamos aprender sobre as atividades do arquivo. Ocorre que, por conta de
todas as atividades de arquivo pertencerem Gesto de Documentos (nas
fases corrente e intermediria), as bancas costuma especificar quais atividades
devemos estudar. No caso deste concurso so as atividades-temas da aula,
listadas acima.
E vamos ao trabalho!
Noes Iniciais
Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Trs Idades, pois
fundamental o sem entendimento.
A Teoria das Trs Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de
Evoluo dos Arquivos (lembrem-se dessas expresses) afirma que os arquivos
podem ser divididos e tratados em trs fases distintas e complementares, que
so a corrente, a intermediria e a permanente.
Todos os documentos, quando so criados ou recebidos por uma
instituio, podem possuir dois valores distintos: o valor primrio, que dizemos
ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram
criao do documento; e o valor secundrio, que mediato, acessrio e no
est ligado diretamente aos objetivos que levaram sua criao.
Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primrio; se
no fosse assim, no seria sequer criado. Esse valor temporrio, ou seja,
quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perder esse valor. Mas
ao contrrio, nem todo documento possui valor secundrio. Este valor depende
de muita coisa para ser atribudo a um documento, e permanente, ou seja,
uma vez que o documento possua valor secundrio, vai durar para sempre (o
valor).
Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele
est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que guarda
documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo
principal, o documento vai para o arquivo intermedirio, que aquele que
guarda documentos no utilizados frequentemente, e que aguardam
destinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no possua
o valor secundrio, ser descartado; caso possua, ser preservado
permanentemente.

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Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos,
diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um grfico:



Transferncia Recolhimento Descarte

Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao
arquivo permanente, ele no pode ser descartado.
01 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos
permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente
possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica
correspondente esfera de competncia do rgo.
Resoluo
O item est incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de
valor permanente (valor secundrio) JAMAIS, EM HIPTESE ALGUMA, devem
ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido.
Dica de prova: Notem tambm que a passagem do documento de um
arquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam constantemente
confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar
errado. Assim, a passagem para o arquivo intermedirio sempre se chama
transferncia, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama
recolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer o nome do arquivo,
mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para
saber a qual arquivo se refere.
02 - (Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de
destinao.
Resoluo
O item est incorreto. A passagem de documentos para o arquivo
intermedirio denomina-se transferncia.

03 - (CVM/2010 Esaf) A passagem dos documentos dos arquivos
correntes e intermedirios ao arquivo permanente conhecida como:
Corrente
Descarte
Intermedirio Permanente

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a) recolhimento.
b) custdia.
c) transferncia.
d) destinao.
e) alienao.
Resoluo
Questo bem simples no concurso da CVM. Como acabamos de aprender,
as passagens de fases tem nomes especficos, e no caso de passagem para a
fase permanente o nome recolhimento. Portanto a alternativa correta a
de letra A.

04 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo
dos documentos ao arquivo permanente.
Resoluo
O item est incorreto. A conduo dos documentos ao arquivo
permanente denomina-se recolhimento.
Dica de prova: Notem ainda que no h obrigao de o documento
passar pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so recolhidos do
arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem
mesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda, h casos em que o
documento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo permanente ou
intermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum em provas,
mas pode ser pedido, ento no custa saber.
Para ilustrar a explicao sobre valores de documentos e Teoria das Trs
Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples.
O primeiro o Termo de Posse da atual Presidenta da Repblica. O
documento tem sempre valor primrio, valor imediato e ligado ao objetivo da
instituio: dar posse Presidenta. Quando o documento cumpriu sua
finalidade, ele perdeu seu valor primrio. No entanto, ele ainda possui o valor
secundrio, que permanente. Esse valor est ligado a outras finalidades,
como por exemplo, servir de fonte para pesquisas histricas ou culturais.
O segundo documento uma requisio de transporte para um
funcionrio se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A
referida requisio possui valor primrio, ligado ao objetivo de sua criao:
possibilitar o deslocamento do funcionrio. Quando cumprido esse objetivo,
perder seu valor primrio. Mas esse documento no possui valor secundrio,
no serve para pesquisa histrica ou cultural, nem parte importante da
histria da instituio ou da sociedade. Portanto ele pode at ser transferido

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para fins de prestao de contas, mas no ser recolhido por falta de valor
secundrio: ser descartado.
Lgico, os documentos tm seu valor atribudo pela Tabela de
Temporalidade, mas mesmo sem ela possvel determinar quais documentos
tero valor secundrio. So documentos relativos criao de entidades (leis,
estatutos, contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas,
projetos de alteraes, regimentos), e outros que se relacionem a fatos
importantes em sua histria.
05 - (Detran-PA/2006 Cespe/UnB) De modo geral, podem ser
eliminados os documentos que comprovem o modo de organizao e
funcionamento da instituio ao longo de sua existncia.
Resoluo
O item est incorreto. Documentos que comprovam a histria, origem e
evoluo das instituies devem ser preservados permanentemente.

06 - (TRE-PI/2009 FCC) Em relao avaliao, correto afirmar que
a) o valor mediato de um documento depende de sua vigncia jurdico-
administrativa.
b) os documentos produzidos pelas atividades-meio devem ser
totalmente eliminados.
c) a eliminao de documentos precede a elaborao de tabelas de
temporalidade.
d) deve ocorrer no fim da fase intermediria do ciclo vital dos
documentos.
e) so de valor permanente os documentos que comprovam a origem do
rgo produtor.
Resoluo
Fora os absurdos dos outros itens, o ltimo apresenta exatamente quais
documentos so fundamentais para uma instituio: aqueles que refletem sua
origem, evoluo e seus objetivos. Assim, esses documentos devem ser
preservados indefinidamente. Portanto a alternativa correta a de letra E.
A Gesto de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa
teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos
enquanto o mesmo possui valor primrio, ou seja, tem utilidade
administrativa. Assim, somente se fala em Gesto de Documentos nos
arquivos corrente e intermedirio, onde os documentos tm finalidades
meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem
outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histrica, por exemplo.

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A Lei (8.159/91) define a Gesto de Documentos como o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Reparem que a Gesto
de Documentos PRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAO no arquivo
intermedirio, pois quando o documento sofre sua destinao (eliminao ou
guarda permanente), a Gesto de Documentos j cumpriu seu objetivo.
07 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gesto de documentos o conjunto
de procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao
uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda
permanente.
Resoluo
O item est correto. exatamente o que preceitua o texto da Lei
8.159/91, transcrito acima.

08 - (Senado/2008 FGV) Acerca da gesto de documentos, nos termos
da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, assinale a afirmativa correta.
a) o conjunto de procedimentos e operaes referentes produo,
tramitao, uso, classificao, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
b) o conjunto de procedimentos e operaes referentes produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
c) o conjunto de procedimentos e operaes referentes produo,
uso, classificao, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
d) o conjunto de procedimentos referentes produo, tramitao,
uso, classificao, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando eliminao ou conservao para guarda permanente.
e) o conjunto de procedimentos referentes produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Resoluo
Esta questo foi uma das mais difceis nesse concurso do Senado. Uma
das caractersticas marcantes da FGV pedir do candidato o conhecimento
exato do texto da Lei. Mas serve para termos uma noo do que o
arquivamento. De acordo com o conceito de Gesto de Documentos, est
correta a alternativa B.

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A sua aplicao somente aos arquivos corrente e intermedirio se
justifica pelos seus objetivos: nesses arquivos que os documentos so mais
utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse excesso em
seu uso acarreta problemas como o acmulo desordenado de documentos
(massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a
responsabilizao dos usurios. Ainda, como objetivos secundrios, procura
reduzir os espaos ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos
e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperao da informao quando
necessrio.
A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo,
a utilizao e a destinao.
Produo: onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos
e so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas
atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de
formulrios, estabelecimento de padres, verificao da necessidade do
documento, etc.
09 - (STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produo, o arquivista pode,
entre outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios,
cpias ou vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e
participar da seleo de recursos humanos para rea arquivstica.
Resoluo
O item est correto. Na fase de produo aprendemos que so realizadas
atividades que viabilizem a criao do documento, como a elaborao de
normas, padres, estudos formulrios, ferramentas, etc. Inclui tambm a
definio de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitao, seus
conhecimentos e aptides.
Utilizao: a onde os documentos so utilizados com a finalidade
principal para que foram criados (valor primrio). Os documentos tramitam (se
movimentam) internamente na instituio, percorrendo todo o caminho
necessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As atividades so de
busca e localizao (protocolo), de classificao, de arquivamento, de consulta
e emprstimo, entre outras.
10 - (AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que
inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada
fase de utilizao de documentos.
Resoluo
O item est correto. A fase de utilizao abriga as atividades de controle
sobre o acesso, uso e guarda dos documentos, assim como sua localizao e

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recuperao. Todas as atividades que tratam do uso do documento encontram-
se nesta fase.
Destinao: onde os documentos sofrem o fim que lhes
determinado pelo processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos
quando os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo
intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste
arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de
Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente dois
destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o recolhimento
para o arquivo permanente.
11 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de
documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta
pelas atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e
equipamentos, e normatizao do acesso documentao.
Resoluo
O item est incorreto. As atividades acima tm a funo de subsidiar a
criao dos documentos. Portanto esto inseridos na fase de produo. A fase
de destinao engloba atividades que do o devido fim ao documento de
acordo com sua importncia. So elas: a avaliao, a elaborao de Tabela de
Temporalidade, a determinao de listas e editais de eliminao, de modos e
mtodos de eliminao de documentos, a possibilidade de doao dos
documentos, etc.

12 - (TRE-MT/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos engloba,
entre outras, as fases de
a) produo e destinao.
b) emulao e migrao.
c) conservao e restaurao.
d) eliminao e preservao.
e) criao e aquisio.
Resoluo
As fases da Gesto de Documentos so o conjunto de atividades,
agrupadas pelo seu objetivo (produzir, utilizar, dar um fim) em relao ao
documento. Essas fases so produo, utilizao e destinao. Portanto, a
alternativa correta a de letra A.

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Protocolo
O protocolo o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o
trmite, isto , a movimentao interna do documento no ambiente interno da
instituio. O protocolo um conjunto de atividades que est inserido na fase
de utilizao da Gesto de Documentos.
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam
controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra
protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar:
O nmero atribudo ao documento quando capturado
pelo sistema da instituio. Neste caso chamamos de
protocolo o nmero de registro que o documento recebe. Este
nmero ser a identificao do documento dentro da
instituio. muito utilizado em processos.

O caderno, ou outro equivalente,
onde se registra as movimentaes internas do
documento. Neste caso o protocolo o caderno onde
so feitas as anotaes sobre a movimentao do
documento. O espao destinado para anotaes como
o nmero do documento, a data de recebimento e a
assinatura do destinatrio.
A unidade ou setor responsvel pela
distribuio e movimentao de documentos dentro
da instituio. O protocolo a porta de entrada e
sada de documentos da instituio. Todos os
documentos so recebidos, registrados e distribudos
aos destinatrios. O mesmo ocorre com as
movimentaes internas: antes de seguir de um
setor a outro, o documento deve passar pelo
protocolo antes. E ainda, o documento deve passar
pelo protocolo tambm antes de ser enviado a outra
instituio ou pessoa.
As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e
classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a
expedio como atividade de protocolo. Mesmo assim, quando uma banca
considera a expedio como atividade de protocolo, ela a menciona nas
questes. Caso no considere, no mencionar tal atividade.


Documento com
n de protocolo
Protocolo para
recebimento e envio
de documentos
Setor de Protocolo:
responsvel pelo
recebimento, distribuio e
envio de documentos.

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So atividades de recebimento e classificao:
Recebe o documento;
Separa os documentos oficiais dos particulares;
Envia os documentos particulares aos seus destinatrios;
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios;
Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao.
As atividades de registro e movimentao so as que tratam da
distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio.
As atividades de expedio tratam da sada de documentos e
correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial,
mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve
cuidar de envi-los para o ambiente externo instituio.
Dica de prova: As atividades de protocolo esto associadas s funes
de arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os arquivos correntes guardam
documentos que esto em uso frequente ou constantemente consultados.
Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos.
Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que
as atividades de protocolo tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e
permanente.
Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolo
somente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada e
controle de documentos dentro da instituio.
Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes: Protocolo,
Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao, etc. Ento
importante ter em mente que protocolo a atividade de controle! O nome do
setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.
13 - (EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de
recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes
e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de
antecedentes.
Resoluo
O item est correto. Segundo os procedimentos descritos, as
correspondncias ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificao
dos documentos quanto natureza do assunto) devem ser abertas, lidas e
enviadas a seus destinatrios atravs do registro e movimentao.

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14 - (ANEEL/2006 Esaf) Assinale o item que no faz parte das rotinas
do Protocolo.
a) Receber a correspondncia.
b) Abrir a correspondncia ostensiva.
c) Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios.
d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primrio e
secundrio.
e) Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos.
Resoluo
Todas as atividades de protocolo tm o objetivo de identificar o
documento para recuper-lo e garantir o seu acesso. Ento todas as atividades
do protocolo devem ocorrer enquanto o documento est em trmite, ou seja,
quando est na fase de utilizao. E sabemos que no est na fase de
utilizao, e sim de destinao, a atividade de Avaliao de documentos. Alm
disso, a avaliao deve ser realizada pela Comisso Permanente, que
estudaremos mais adiante, e no pelo protocolo. Portanto, a alternativa
correta a de letra D.

15 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de
responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo
intermedirio para a realizao dessa atividade.
Resoluo
O item est incorreto. Sabemos de nossa primeira aula que geral (ou
central) e setorial so duas classificaes que podem ser atribudas ao arquivo
corrente, de acordo com a extenso de sua atuao. At a o item est correto.
Contudo, vimos que o protocolo vinculado somente ao arquivo corrente, e
no ao intermedirio e permanente.

16 - (TJ-CE/2002 Esaf) O controle da correspondncia em trmite na
instituio efetivado por meio da adoo de um instrumento denominado:
a) livro de protocolo.
b) agenda diria.
c) livro de autenticaes.
d) livro de registro.
e) lista de pendncias.
Resoluo

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Uma das denominaes do termo protocolo. Como vimos, ele
polissmico, e seu significado vai depender do contexto. Neste caso temos a
segunda situao, onde devem ser registrados os documentos que tramitam
pela instituio para cumprirem suas finalidades. Portanto a alternativa correta
a de letra A.

17 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo
funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo
momento do trmite documental.
Resoluo
O item est incorreto. Mais uma questo da prova dos Correios, tentando
induzir ao mesmo erro. O protocolo uma das atividades da Gesto de
Documentos, e sabemos que a Gesto de Documentos s vai at o arquivo
intermedirio. Ainda, mesmo o protocolo est limitado e estritamente
vinculado s atividades do arquivo corrente. Alm disso, os documentos do
arquivo permanente no esto em trmite, pois no tem utilidade
administrativa (sem valor primrio). Portanto no h nenhuma ligao entre
protocolo e arquivo permanente.

18 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca das atividades de protocolo,
assinale a opo correta.
a) Somente os processos recebem um nmero de protocolo.
b) A atividade de registro consiste na identificao de pontos de acesso
aos documentos.
c) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o
cumprimento de sua funo conhecido como distribuio.
d) A expedio de documentos no necessita de registro.
e) Todos os setores de um rgo pblico podem autuar e abrir um
processo.
Resoluo
A nica alternativa correta a de letra B, pois registrar o documento
significa identificar os seus principais pontos (produtor, assunto, data, nmero,
destinatrio, etc.). Esses dados devem ser anotados para permitir o controle
da tramitao do documento.

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19 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos
no protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar
na organizao.
Resoluo
O item est correto. Os metadados so os dados do documento, como
nmero, assunto, destinatrio, procedncia, data do recebimento ou produo,
etc. A fase de registro consiste em inserir essas informaes no sistema de
controle de documentos, para facilitar sua localizao e recuperao, alm de
controlar seu trmite.

Classificao de Documentos de Arquivo
No confundam a Classificao dos Documentos de Arquivo, estudada na
aula 01, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora so
as atividades de Classificao de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao
documento um cdigo que corresponda ao seu ingresso no sistema de
documentos de uma instituio.
Alm disso, a atividade de Classificao, assim como o protocolo, uma
das atividades de Gesto de Documentos, inserida na fase de utilizao. A
classificao do documento feita no momento em que este chega ao
protocolo e pelo profissional que o recebeu.
20 - (STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de
classificao entendida como identificao do assunto no documento,
localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no
documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por
arquivistas.
Resoluo
O item est incorreto. A classificao do documento realizada por
qualquer profissional que esteja atuando no protocolo. no momento de sua
entrada ali que o mesmo recebe o cdigo de classificao.
A Classificao de Documentos o ato de atribuir um cdigo ao
documento de acordo com o assunto de que ele trate.
O cdigo dever ser aquele em vigor na instituio, e estabelecido pela
Comisso Permanente de Avaliao. Esta comisso deve ser formada por
profissionais das diversas reas do conhecimento e de atuao da instituio.
Quando se tratar de documento ou correspondncia de carter ostensivo,
a classificao deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a
correspondncia ou documento, tomar conhecimento de seu contedo e de seu

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destinatrio, proceder classificao e encaminhar os documentos ao
destinatrio.
Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao erro
afirmando que a atribuio de classificar os documentos do arquivista, como
na questo acima, o que no verdade: responsabilidade do setor de
protocolo.
O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento a
serem utilizados pela instituio. Todos os documentos sero arquivados e
ordenados seguindo a lgica e a orientao do Plano. Portanto, este deve ser o
mais abrangente possvel, sempre abarcando todos os assuntos que
interessam instituio. Ainda, este deve ser flexvel, capaz de atender as
necessidades de mudanas das instituies, e sempre reservar espaos para
assuntos e situaes que so desconhecidos, mas com possibilidade de
ocorrer.
Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma comisso
constituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos. Os planos podem seguir trs critrios: o estrutural
ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura
da instituio; o temtico ou por assunto, que classifica os documentos de
acordo com seu contedo; e o funcional, que classifica os documentos de
acordo com a funo e as atividades desenvolvidas pela instituio.
21 - (CVM/2010 Esaf) Quais so os trs tipos de mtodo de
classificao?
a) Funcional, organizacional e por assuntos.
b) Funcional, numrico e alfabtico.
c) Por assunto, numrico e automtico.
d) Cronolgico, organizacional e por assunto.
e) Estrutural, por assunto e cronolgico.
Resoluo
As questes da Esaf, apesar de poucas, so suficientes para percebermos
que a banca no procura dificultar muito nessa disciplina. Talvez seja diferente
agora, que o peso de avaliao maior, mas mesmo assim essas questes
foram retiradas de provas para cargos de nvel superior. No h mistrios
nesta questo, pois sabemos que os tipos de classificao so estrutural ou
organizacional, funcional e temtico ou por assuntos, sendo a alternativa de
letra A a correta.
Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se utilize o critrio
de classificao funcional, por ser mais flexvel. Caso uma instituio tenha
optado por utilizar o critrio estrutural, ter que fazer mudanas no plano toda
vez que criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo.

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Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que se modifique a estrutura de
uma instituio, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi
definido no momento de sua criao.
Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O primeiro
classifica os documentos de acordo com as funes da instituio que os
produziu (uma Secretaria Estadual do Meio Ambiente), e o segundo classifica
os documentos de acordo com o assunto que tratam independente da rea de
atuao da instituio.

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Como podem perceber, os documentos recebem cdigos de acordo com
a funo da instituio. Esta funo dividida em subfunes, atividades e
tarefas. Sempre se vai do geral para o especfico.

Reparem que os assuntos so subdivididos do geral para o particular.
22 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional
pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo.
Resoluo
O item est incorreto. Vimos que a opo pelo critrio estrutural
pressupe o agrupamento pela estrutura da organizao, ou pelo assunto.

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Dica de prova: Por fora da Resoluo CONARQ n 14, todas as
entidades integrantes do Poder Executivo Federal devem adotar o Cdigo de
Classificao para documentos da atividade meio, institudo para eles, e ainda
elaborar um cdigo para documentos das atividades fim nos mesmos moldes
daquele adotado para a atividade meio.
No caso da Polcia Federal, deve ser adotado o plano e o cdigo desta
resoluo, que foi mencionado no exemplo acima. Portanto, muito
aconselhvel que o candidato conhea a referida resoluo para responder s
questes com mais segurana.
Simplificando: todos os entes integrantes do Poder Executivo Federal
devem adotar, para os documentos relativos atividade meio, o Cdigo
elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada
instituio dessas tem autonomia para elaborar o prprio, contanto que siga o
mesmo padro daquela adotada para os documentos da atividade meio. o
caso da Polcia Federal. Os demais rgos e entidades podem adotar o modelo,
mas no h a obrigatoriedade de faz-lo.
A classificao deve ser realizada por profissional habilitado para este
fim, e seguir algumas operaes e rotinas. As operaes so:
ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob
que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe
correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o
contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao
assunto de que trata o documento.
E as rotinas de classificao so as seguintes:
1. Receber o documento para classificao;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)
secundrio(s) de acordo com seu contedo (estudo);
3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de
arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio;
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento (codificao);
5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios.
Lembrando que estas diretrizes so estabelecidas pelo documento anexo
Resoluo CONARQ n 14. Portanto importante conhecer um pouco mais o
seu contedo: mesmo que no tenha sido pedido no edital, pode ajudar a
todos a responder muitos itens sobre o assunto.
23 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so
organizados a partir de um plano de classificao nos arquivos correntes,
desnecessrio elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio.

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Resoluo
O item est correto. Os documentos, nos dois arquivos, tm a mesma
funo: servir administrao. A classificao pode ser alterada quando o
documento recolhido ao arquivo permanente, pois agora sua funo outra:
servir de fonte de pesquisa. Desde que respeitado o princpio da Provenincia,
da Organicidade e da Ordem Original (aula 01), nada impede a reclassificao,
ou arranjo do conjunto documental.

24 - (ATA-MF/2012 Esaf) A classificao de documentos de arquivo
acumulados pelas atividades-meio da Administrao Pblica Federal feita
com qual instrumento?
a) O Quadro de Arranjo do Ministrio do Planejamento.
b) O Plano de Destinao do Arquivo Nacional.
c) O Cdigo de Classificao do Conselho Nacional de Arquivos.
d) A Tabela de Temporalidade do Ministrio da Justia.
e) O Inventrio Sumrio do Arquivo Nacional.
Resoluo
Mais um ponto dado pela banca. Aprendemos que os documentos da
atividade meio da Administrao Pblica Federal deve adotar o Cdigo de
Classificao de Documentos elaborado pelo CONARQ. Ento a resposta correta
a de letra C.
A Resoluo n 14 do CONARQ estabelece que a classificao dos
documentos seguir o mtodo decimal. Assim, o sistema dividido em dez
classes, sendo nove especficas e uma para generalidades. Ento temos,
segundo a resoluo:
Classe 000 010 - Administrao
Classe 100 020 - Pessoal
Classe 200 030 - Material
Classe 300 040 - Patrimnio
Classe 400 050 - Oramento e Finanas
Classe 500 060 - Documentao
Classe 600 070 - Comunicao
Classe 700 080 - Pessoal Militar (Res. 21)
Classe 800 090 - Outros Assuntos da Adm.
Classe 900
As classes 000 e 900 j foram destinadas aos documentos da atividade
meio, cabendo a cada rgo e entidade desenvolver as demais classes (de 100
a 800) de acordo com suas atividades fim.

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25 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que
adotarem o cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s
suas atividades especficas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas
pela instituio arquivstica pblica federal.
Resoluo
O item est incorreto. A parte que nos interessa est certa, pois as
entidades devem desenvolver as demais classes de acordo com suas atividades
fim. Contudo, o item est incorreto por que afirma que esse desenvolvimento
deve ser aprovado pela instituio arquivstica federal, no caso o Arquivo
Nacional, quando na verdade deve ser aprovado pela instituio arquivstica na
respectiva esfera de competncia (federal, estadual, do DF ou municipal,
conforme for o caso). Como exemplo, o Plano obtido a partir do
desenvolvimento das classes para o Ministrio da Sade deve sim ser aprovado
pelo Arquivo Nacional. Mas o Plano obtido a partir do desenvolvimento das
classes para uma Secretaria Estadual de Sade de um determinado estado fica
sujeito aprovao do arquivo pblico deste estado.

26 - (TSE/2012 Consulplan) O Cdigo de Classificao de Documentos
de arquivos tem como objetivo
I. agrupar documentos com mesmo assunto e tipologia.
II. agrupar documentos de mesmo gnero.
III. agrupar documentos de mesmo tema.
IV. facilitar a avaliao e eliminao de documentos.
Assinale
a) se apenas as alternativas I, II e III estiverem corretas.
b) se apenas as alternativas I e III estiverem corretas.
c) se apenas as alternativas II, III e IV estiverem corretas.
d) se apenas as alternativas III e IV estiverem corretas.
Resoluo
O objetivo da classificao facilitar a organizao, arquivamento e
destinao dos documentos (avaliao). E para tal, deve agrupar os
documentos que tratam do mesmo assunto. Seria invivel agrupar pelo gnero
ou tipologia, pois esses elementos no servem para determinar o valor e a
importncia do mesmo. Portanto a alternativa correta a de letra D.

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Arquivamento e Ordenao de Documentos de Arquivo
O arquivamento o conjunto de tcnicas e procedimentos que visa ao
acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo.
Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a
vertical.
Arquivamento Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre os
outros, deitados, dentro do mobilirio (pilha). indicado para arquivos
permanentes e para documentos de grandes dimenses, pois evitam marcas e
dobras nos mesmos.
Arquivamento Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dos
outros dentro do mobilirio (fileira). indicado para arquivos correntes, pois
facilita a busca pela mobilidade na disposio dos documentos.
Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemos
considerar tantos os mtodos quanto os sistemas.
Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibilidade ou
no de recuperao da informao sem o uso de instrumentos.
Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto de
busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico e
geogrfico.
Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de
busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos.
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para
agregar o mtodo alfanumrico. Este mtodo se caracteriza pela necessidade
parcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos
de uma tabela para localizar uma estante, mas no para localizar uma gaveta
ou prateleira: a partir da localizao da estante, a prateleira ser localizada de
forma direta.
Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam o
modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca
dos mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de arquivamento
so divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no confundir
com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto).
Pertencem classe dos bsicos quatro mtodos: alfabtico, numrico,
geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados pertencem outros cinco
mtodos: variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo. Vamos
observar (e guardar) os esquemas:

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27 - (Senado/2008 FGV) Acerca dos mtodos de arquivamento,
assinale a afirmativa correta.
a) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes:
alfabticos e numricos.
b) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em dois grandes
sistemas: o geogrfico e o ideogrfico.
c) O mtodo alfanumrico considerado do sistema semi-indireto.
d) Variadex e soundex so considerados mtodos dgito-terminais.
e) O sistema direto aquele em que, para se localizar o documento,
preciso apenas consultar o ndice.
Resoluo
Um exemplo de como esse assunto pode confundir o candidato. Apesar
da simplicidade, perceba que no possvel deduzir uma resposta sem um
conhecimento prvio do assunto. Se no soubermos que as classes so
bsico e padronizado, e que os sistemas so direto, indireto e
semidireto, no h muitas chances de acerto. Vamos nos aprofundar mais no
assunto, mas o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto. Portanto
a alternativa correta a de letra C.

MTODOS BSICOS

MTODO ALFABTICO
O candidato deve prestar especial ateno a este mtodo, pois o mais
pedido em provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar um
arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, necessrio
seguir um conjunto de regras para a organizao de um arquivo com esse
mtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o
examinador procura saber se o candidato tem o domnio dessas regras.
Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custo
baixo, de fcil implantao e assimilao.

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Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do
arquivamento.
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas
para recuperao da informao/documento.
A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou
palavra por palavra. A escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, no
exemplo, arquivar os documentos para os nomes Alfredo Del Frete e Carlos
De Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes do
nome e preferencialmente em CAIXA ALTA. Vamos arquivar utilizando os dois
critrios:

Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas as
regras de alfabetao so muito fceis. Isso mais um motivo para que vocs
as tenham decorado. Vamos a elas:
Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e
depois o prenome.
Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira
Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga
Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes
Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica
considera-se a ordem do sobrenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem
antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA
Dica de prova: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem
alfabtica do prenome.
Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos
Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo
Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel
Como os sobrenomes so iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem
antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL.
Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou
ligados por hfen no se separam.
Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique
Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur
Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor
Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So no
se separam.

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Ex: Sidney Santa F ------------------------SANTA F, Sidney
Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos
Pedro Carlos So Domingos ----------- SO DOMINGOS, Pedro Carlos

Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedncia na
classificao de sobrenomes iguais.
Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S.
Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro
Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo
Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um, uma NO
SO considerados parte integrante do ltimo nome.
Ex: Joo dAlencar ------------------------------ ALENCAR, Joo d
Silveira dAlmeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d
Jos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de
Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto
e Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO
considerados na ordenao alfabtica.
Ex: Laura Barros Neto ---------------------- BARROS NETO, Laura
Ricardo Barros Filho -------------------- BARROS FILHO, Ricardo
Alencar Manfredo Sobrinho ------------ MANFREDO SOBRINHO, Alencar
Camila Pitanga Jnior ------------------ PITANGA JNIOR, Camila
Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados na
ordenao analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R
de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO.
Dica de prova: A exceo a esta regra se d quando no h outro
elemento para fazer a ordenao alfabtica.
Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato
Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato
Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato
Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F de
FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de
SOBRINHO.
Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Eles
devem ficar entre parnteses aps o nome completo.
Ex: Ministro Guido Mntega ----------------- MNTEGA, Guido (Ministro)
Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor)
Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel)
Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, so
considerados pelo ltimo sobrenome.
Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles
John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John
Jill Valentine --------------------------------- VALENTINE, Jill

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Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO ser
consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome
quando comeadas com letra maiscula.
Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di
Sandra De Penedo ---------------------------- DE PENEDO, Sandra
Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta
July OBrien ----------------------------------- OBRIEN, July
Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,
que indica a famlia do pai.
Ex: Sanches Camacho Guerra ------------ CAMACHO GUERRA, Sanches
Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria
Mercedez Lopez Hernandes ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez
Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes)
so registrados exatamente como se apresentam.
Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED
Deng Yutang ----------------------- DENG YUTANG
Omar Saad ------------------------- OMAR SAAD
Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os
ARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estes
devem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao.
Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE
Fundao So Martinho ------------------ FUNDAO SO MARTINHO
O Globo ----------------------------------- GLOBO (O)
The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The)
El Pas ------------------------------------ PAS (El)
Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e
assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem
aparecer no fim, entre parnteses.
Ex: 3 Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3)
XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII)
Nona Reunio de Veteranos --- REUNIO DE VETERANOS (Nona)
Essas regras no so absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor
atender as necessidades do usurio. No caso de pessoas fsicas ou jurdicas,
registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva.
Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO)
Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PEL)
28 - (BNDES/2010 Cesgranrio) Considerando o mtodo alfabtico e as
regras de alfabetao utilizadas nesse mtodo, analise os nomes a seguir.

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1 - Luis Otvio Teixeira Amaral Filho
2 - Vinicius Cerqueira Santo Aleixo
3 - Pedro Augusto Rocha Alonso
4 - Antonio Henrique de Amaral Neto
5 - Paulo Ricardo da Costa Almeida
A ordem correta de arquivamento desses nomes :

a) 2 - 3 - 1 - 4 - 5
b) 2 - 5 - 4 - 1 3
c) 5 - 1 - 4 - 3 2
d) 5 - 3 - 4 - 1 2
e) 5 - 4 - 1 - 2 - 3
Resoluo
Quando se trata de regras de alfabetao, esse tipo de questo muito
comum. A primeira coisa a ser feita e colocar os nomes segundo as regras,
para depois orden-los. Nesse caso ficaria:
1 Amaral Filho, Luis Otvio Teixeira (regra 06)
2 Santo Aleixo, Vincius Cerqueira (regra 03)
3 Alonso, Pedro Augusto Rocha (regra 01)
4 Amaral Neto, Antnio Henrique de (regra 06)
5 Almeida, Paulo Ricardo da Costa (regra 01)
Em seguida devemos ordenar alfabeticamente pelos sobrenomes:
5 Almeida, Paulo Ricardo da Costa (regra 01)
3 Alonso, Pedro Augusto Rocha (regra 01)
4 Amaral Neto, Antnio Henrique de (regra 06)
1 Amaral Filho, Luis Otvio Teixeira (regra 06)
2 Santo Aleixo, Vincius Cerqueira (regra 03)
E colocando os nomes em sua devida ordem, temos tambm a ordem da
numerao, e a resposta da pergunta, sendo a alternativa D a correta.
Vejam que no difcil, mas sim um pouco trabalhoso. necessrio
conhecer as regras e ter certa habilidade com as palavras para no perder
tempo em responder. Alm disso, muito cuidado, pois errando alguma das
regras, errar tambm a ordenao dos nomes, e consequentemente toda a
questo.

MTODO GEOGRFICO
Esse mtodo considera como elemento principal para recuperao da
informao o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poder optar por

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usar o termo arquivstico PROCEDNCIA, que significa tambm o local;
portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, no se preocupem.
Vantagens: ordenao alfabtica, fcil de usar.
Desvantagens: uso de duas classificaes, o que pode gerar confuses.
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas
para busca e recuperao.
Existem trs formas de ordenao. Vamos a elas.
Forma 1: Estado Cidade Correspondente: considera a ordenao por
estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes deve vir primeiro, e as
cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabtica.
Ex: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo
Acre Assis Brasil SILVRIO, Jorge
Acre Capixaba SANTANA, Joo
Acre Porto Acre ARAGO, Vilas Boas
Bahia Salvador SANGALO, Ivete
Bahia gua Fria AMADEO, Srgio
So Paulo Campinas DOLORES, Maria
Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em
ordem alfabtica, depois suas cidades, priorizando as capitais. Rio Branco
vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes das
demais pelo mesmo motivo.
Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecer a
ordem dos nomes, comeando pelo sobrenome e depois pelo prenome.
Ex: Bahia Salvador GIL, Gilberto
Bahia Salvador GIL, Preta
Bahia Salvador VELOSO, Caetano
Forma 2: Cidade Estado Correspondente: considera a ordenao por
cidades. Nesta forma de ordenao, no h necessidade de priorizar as
capitais.
Ex: Areal Rondnia VALENTIN, Mrcio
Diadema So Paulo CAVALCANTI, Roberto
Ilhus Bahia SILVA, Joo
So Paulo So Paulo ALEXANDRINO, Marcelo

Forma 3: Pas Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabtica dos
pases. Nesta forma tambm obrigatria a prevalncia da capital sobre as
demais cidades.
Ex: Brasil Rio de Janeiro GLOBO (O)
Portugal Lisboa FERREIRA, Manoel
Portugal Coimbra VAZ, Joaquim

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29 - (IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos em
arquivos pode obedecer a uma variedade de mtodos. Quando o elemento
principal a ser considerado a procedncia ou o local, o melhor mtodo para
organizao o geogrfico. A esse respeito, nas correspondncias trocadas
com outros pases, como Portugal, aparecem os seguintes nomes:
1 - Jos de Oliveira - Lisboa
2 - Maria Albuquerque Coimbra
3 - Manoel Ferreira Aveiros
4 - Augusto Silveira - Porto
Por meio do mtodo geogrfico, ficam eles organizados na seguinte
ordem:
a) 1 , 2 , 3 , 4
b) 1 , 3 , 2 , 4
c) 2 , 3 , 1 , 4
d) 3 , 1 , 2 , 4
e) 3 , 2 , 1 , 4
Resoluo
Mesmo no contendo o elemento estado, perceptvel que se trata de
uma ordenao que inicia pela cidade. O que devemos fazer organizar as
nomenclaturas de acordo com as regras:
1 - Lisboa Oliveira, Jos de
2 - Coimbra Albuquerque, Maria
3 - Aveiros Ferreira, Manoel
4 - Porto Silveira, Augusto
Ento em seguida devemos colocar as cidades em estrita ordem
alfabtica:
3 - Aveiros Ferreira, Manoel
2 - Coimbra Albuquerque, Maria
1 - Lisboa Oliveira, Jos de
4 - Porto Silveira, Augusto
A sequncia correta 3,2,1 e 4, tornando a alternativa de letra E a
correta.

MTODO NUMRICO
Considera como elemento principal o nmero para busca e recuperao
da informao/documento.

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Vantagens: diminui os erros de arquivamento.
Desvantagens: exige pesquisa em ndices ou tabelas, o que diminui a
agilidade na busca e recuperao da informao.
Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas
para recuperao da informao (tabela ou ndice).
Est dividido em trs formas: numrico simples, numrico cronolgico e
dgito terminal. Vamos a eles.
Numrico Simples: no requer qualquer planejamento inicial, bastando
arquivar os documentos em ordem numrica. Deve-se apenas cuidar de
elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo
nmero. O documento receber um nmero da pasta + um nmero sequencial
(ou tambm nmero de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu
rearquivamento, evita extravios e possibilita a utilizao de pastas que venham
a vagar (ficar sem uso).
Ex: 1026 518
(o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o
sequencial dentro da pasta)
Numrico Cronolgico: considera a data como principal elemento de busca e
recuperao. Aqui se numera o documento, e no a pasta. mais utilizado em
sistemas de protocolos. Os documentos so ordenados em sequncia
cronolgica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro
que venha a ser desocupado somente se houver coincidncia de data.
Ex:
01-02-2001/027
(o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. O
formato pode variar, sendo a data colocada depois do sequencial ou de forma
reduzida, por exemplo)
Numrico Dgito-Terminal: considera o nmero do prprio documento como
elemento principal de ordenao. usado principalmente quando h grande
volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua
recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, que atribuem um
nmero ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo, como
j dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma releitura.
O nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita da
direita para a esquerda.
Ex:
Circular n 256.741 (mtodo numrico simples).
O nmero de arquivamento ser: 25-67-41
41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta
67 grupo secundrio, indicando a guia
25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia
(posio).

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Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio.
Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo
secundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se tambm for
repetido, devemos observar o grupo tercirio e repetir o procedimento.
Ex:
GT GS GP
25 85 95
86 92 95
06 07 98

30 - (MPE-GO/2010 Funiversa) A atribuio de um nmero a cada
cliente (pessoa fsica ou jurdica), por exemplo, obedecendo ordem de
entrada ou de registro, sem preocupao alguma com a ordem alfabtica
caracterstica do mtodo
a) numrico cronolgico.
b) numrico alfabtico.
c) numrico simples.
d) dgito-terminal.
e) variadex-cronolgico.
Resoluo
Tambm uma questo sem muitos mistrios e dvidas. Sabendo que os
mtodo numrico cronolgico considera a data, e que o mtodo dgito-terminal
considera o nmero do prprio documento, resta-nos considerar certa a
alternativa de letra C, uma vez que alfabtico e variadex no esto certos.

MTODO IDEOGRFICO
Este mtodo tambm requer uma ateno especial do concursando. No
to frequente em provas quanto o mtodo alfabtico, mas possui muitas
subdivises, o que facilita sua confuso e induo ao erro por falta de ateno.
Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas usado
principalmente em arquivos especializados.
Desvantagens: muitas subdivises
Sistema: Como possui muitas subdivises, pode pertencer aos dois
sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas est sendo utilizada.
O mtodo ideogrfico est dividido em duas classes, quais sejam a
alfabtica e a numrica. A numrica, por sua vez, est dividida em duas
subclasses, quais sejam: o dicionrio e a enciclopdica; e a classe numrica
est dividida em trs subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a
unitermo. Vamos observar o esquema:
O GP 95 SE REPETE, ENTO CONSIDERAMOS QUE O GS 85
MENOR DO QUE O GS 92, E POR ISSO VEM PRIMEIRO.
APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES, DEVEMOS
PRIORIZAR O GP 98, QUE O MAIOR E POR ESSA RAZO EST
POSTERIOR AOS DEMAIS.

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Mtodo alfabtico dicionrio: nesse mtodo, os documentos so colocados
em rgida ordem alfabtica CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento
principal a ser ordenado. Essa a principal diferena entre este e mtodo
alfabtico: aquele considera o correspondente como principal elemento de
ordenao, enquanto este considera o assunto.
Ex:
Arquivo Corrente
Arquivo Intermedirio
Arquivo Permanente
Compras
Distribuio
Estoque
Informtica
Livros
Manuais
Manuteno de Computadores
Protocolo
Publicaes

Os temas esto divididos em ordem alfabtica por assunto. Esses
assuntos so colocados na guia que separa os documentos.
Mtodo alfabtico enciclopdico: esse mtodo similar ao alfabtico, com
a diferena de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O
ESPECFICO! Nesse caso, no basta classificar os assuntos em ordem
alfabtica, mas tambm haver uma subclassificao.
Ex:
ARQUIVO CORRENTE
Protocolos
ARQUIVO INTERMEDIRIO
ARQUIVO PERMANENTE
ESTOQUE
Compras
Distribuio
INFORMTICA
Manuteno de computadores
PUBLICAES
Livros
Manuais

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Vocs devem ter uma ateno especial a esse mtodo, pois pode ser
difcil realizar essa atividade. A ideia escolher uma classe que seja comum a
outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuio, que se referem a
materiais, so comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a
classe comum s outras.
Mtodo numrico duplex: esse mtodo uma variao do enciclopdico.
No apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um ndice numrico
antes das classificaes. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada
de classes.
Ex:
1. ARQUIVO CORRENTE
1-1. Protocolos
2. ARQUIVO INTERMEDIRIO
3. ARQUIVO PERMANENTE
4. ESTOQUE
4-1. Compras
4-2. Distribuio
5. INFORMTICA
5-1. Manuteno de computadores
6. PUBLICAES
6-1. Livros
6-2. Manuais
Vocs devem se atentar para o acrscimo da notao numrica. Os
nmeros com traos indicam que o assunto se trata de uma subclasse,
pertencendo a uma classe maior.
Mtodo numrico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil
Dewey foi um bibliotecrio dos Estados Unidos que viveu no sculo XIX.
conhecido nas cincias da documentao e informao por dividir o saber
humano em nove classes principais e uma dcima, que de conhecimento
geral. Essas classes so divididas em subclasses, que por sua vez so divididas
em grupos, subgrupos, etc. A classe principal composta por trs algarismos e
se separa das subclasses por um ponto. Quanto parte decimal (subdiviso),
ela pode ou no existir.
Ex: Classes
0 Geral
1 Departamento Pessoal
2 - Arquivo

Com as divises das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria:

100 DEPARTAMENTO PESSOAL
110 Admisso
111 Exame mdico
112 Documentos
112.1 Documentos recebidos

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112.2 Documentos pendentes
113 Assinatura do contrato
120 Frias
130 Demisso
200 ARQUIVO => Subdiviso da classe 2
Esse mtodo apresenta grandes desvantagens, como a limitao a
apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das
atividades das instituies, o que pode gerar muito trabalho.
Vocs tambm devem saber que esse o mtodo adotado em TODA A
ADMINISTRAO PBLICA E ENTIDADES DO SINAR, por fora da Resoluo n
14 do Conselho Nacional de Arquivo CONARQ.
Mtodo numrico unitermo: tambm conhecido como indexao
coordenada, esse mtodo tem como base a analogia, e usado em arquivos
especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e
atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para cada documento temos
uma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a que
se refere.



Dica de prova: Vocs no devem se aprofundar muito no estudo desse
mtodo, pois muito difcil de ser cobrado em prova. Mas, caso aparea, a
dica muito simples: basta observar quais os nmeros se repetem nas fichas.
Eles sero a resposta do item. No nosso exemplo, so os nmeros 55 e 95
(destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relao
com outros assuntos.
Dica de prova: Vocs tambm devem ter em mente que, devido ao
tamanho do nome, os mtodos ideogrficos costumam vir com seus nomes
mais simples (dicionrio, enciclopdico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o
mtodo duplex consiste em... Assim, cuidado para no confundir com outros
mtodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o mtodo
unitermo pertence ao numrico, quando na verdade pertence ao ideogrfico.
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
15 55 18 26 05
24 26 32 14 23
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
55 25 17 95
07 48 33 47
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
58 95 06 15
12 01 82
So Paulo
Admisso
RAMOS, Edson, Carvalho

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MTODO ALFANUMRICO
O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodo
alfabtico com a rapidez do mtodo numrico.
Como o mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e o mtodo
numrico pertence ao sistema indireto, o mtodo alfanumrico pertence ao
sistema semidireto. Quanto sua aplicao e funcionamento, no h com o
que se preocupar, pois as bancas no costumam pedir nada que v alm das
informaes acima. Basta que o candidato saiba que um mtodo que
combina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto.

MTODOS PADRONIZADOS

Os mtodos padronizados no devem ser objeto de preocupao do
concursando, pois eles raramente caem em concursos. So cinco tipos que se
enquadram. Vamos a eles;
Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de se
acrescentar CORES ordenao alfabtica. Contudo, devemos observar alguns
procedimentos: as cores devem ser atribudas em relao segunda letra do
nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias.
Ex:
MIRANDA JNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE
No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser
da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARQ:

A D e abreviaes = ouro ou laranja
E H e abreviaes = rosa ou amarelo
I N e abreviaes = verde
O Q e abreviaes = azul
R Z e abreviaes = palha ou violeta
No precisam decorar essa tabela. Alm dessas definies de cores no
serem definitivas (so cambiveis de acordo com as convenincias da
instituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma questo que trate
desse assunto.
Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo alfabtico,
apenas acrescentando cores.
Mtodo Automtico: utilizado para arquivar nomes, fazendo uma
combinao de letras, nmeros e cores para evitar o acmulo de pastas com

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sobrenomes iguais. muito utilizado em empresas que possuem vrios
fornecedores e clientes.
Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se utiliza da
semelhana sonora entre eles.
Ex:
FERREIRA, Paulo Duque.
PEREIRA, Ricardo Santos.
Como se pode observar, os nomes possuem semelhana sonora (rima).
Por isso ficam arquivados prximos.
Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao do assunto por
combinao de letras e nmeros. Aqui, as letras so consideradas smbolos,
cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse mtodo tem o
objetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a recuperao da
informao.
Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo automtico. Funciona
da mesma forma, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores.
Dica de prova: a razo para falar to pouco sobre os mtodos
padronizados que no so comuns em provas de concursos. O mtodo
automtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao Pblica,
somente em empresas privadas. O mtodo soundex no aplicado no Brasil,
apenas nos Estados Unidos e alguns pases da Europa. Os mtodos mnemnico
e rneo eram usados com frequncia, mas ficaram obsoletos com os avanos
tecnolgicos. Ento para concursos de nvel mdio, A NO SER QUE SE
CONCORRA PARA UM CARGO ESPECFICO NA REA DE ARQUIVO, OU PARA UM
CARGO EM RGO DE ARQUIVO, OS MTODOS PADRONIZADOS NO
APARECEM! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero com isso
chamar a ateno do concursando para mostrar que O NICO MTODO
PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO
O VARIADEX. Caso os outros apaream em algum item, suficiente que o
concursando saiba seu nome, sua definio (como funciona) e a que classe
pertence (padronizados) para no confundi-los com os mtodos bsicos.
31 - (DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento
do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos
documentos.
Resoluo
O item est incorreto. Vimos que o tipo horizontal adequando para
arquivos permanentes, pois ali no h frequncia em consulta a documentos, e
para documentos em grandes dimenses, pois ajuda na sua preservao.

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32 - (FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem
alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema
numrico.
Resoluo
O item est incorreto. O mtodo alfabtico no considera de forma
alguma nenhum sistema numrico para sua ordenao. Ainda, o mtodo que
considera o assunto o ideogrfico. O alfabtico considera apenas o nome do
correspondente.

33 - (MPE-GO/2010 Funiversa) A respeito do mtodo variadex,
assinale a alternativa correta.
a) um tipo de mtodo cronolgico.
b) Utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o
arquivamento e a localizao dos documentos.
c) baseado no sistema decimal.
d) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura ilimitada de classes.
e) Dispe os documentos na ordem dicionria.
Resoluo
O mtodo variadex uma tcnica que utiliza cores para auxiliar o
arquivamento. Portanto pode ser considerado como um mtodo acessrio, uma
vez que para sua aplicao deve existir outro mtodo e arquivamento j
aplicado. No h nada de mais a saber sobre, pois somente aparece questes
como esta, perguntando sobre sua aplicao. A alternativa correta a de letra
B.

34 - (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto
corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.
Bezerra, Alberto Luiz
Moreira, Maria Madalena
Santos Cruz, Antnio.
Resoluo
O item est incorreto. A ordenao dos nomes est em desacordo com o
que ditam as regras de alfabetao, especialmente a regra 03.

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35 - (STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de
documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva pra
nomes de pessoas.
Resoluo
O item est incorreto. Algumas regras se aplicam a nomes de instituies
e nomes de eventos.

Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo
Na fase de destinao de documentos realizada a mais complexa
das atividades: a Avaliao de Documentos. Essa atividade tambm
realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A
comisso deve ser formada por arquivistas, profissionais da rea de
contabilidade, direito, administrao, por representantes da direo e
profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da
instituio. Ela deve ser convocada quando da elaborao da Tabela de
Temporalidade e do Plano de Classificao, assim como quando for
necessrio programar mudanas nessas ferramentas.
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao
so resultado direto dos trabalhos da Comisso Permanente de
Avaliao.
36 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) No mbito da administrao
pblica, a comisso de avaliao de documentos deve ser formada por
um grupo multidisciplinar, encarregado da avaliao de documentos de
um arquivo, que tenha como uma de suas atividades o estabelecimento
de prazos de temporalidade para os documentos arquivsticos.
Resoluo
O item est correto. A Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos CPAD tem como a sua principal atividade a elaborao
da Tabela de Temporalidade e do Cdigo de Classificao de
documentos, e deve ser composta por uma equipe multidisciplinar.
Ento, por definio, a Tabela de Temporalidade a ferramenta da
Gesto de Documentos resultante da atividade de avaliao documental.
Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo,
assim como sua destinao final (se sero eliminados ou recolhidos ao
arquivo permanente). Para tanto, necessrio que vocs observem mais

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uma vez o esquema grfico da Teoria das Trs Idades, apresentado no
incio da aula.
Voltando Resoluo CONARQ n 14, a Tabela de Temporalidade
para os documentos da atividade meio j est definida, cabendo aos
rgos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade
fim.
Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ:

Observem que a Tabela traz o assunto, o cdigo de classificao, o prazo
de guarda nos arquivos corrente e intermedirio, e sua destinao final.
37 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A classificao ajuda a definir a
organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial
para a sua recuperao.
Resoluo
O item est correto. A partir da classificao, podemos ter noes da
disposio fsica dos mobilirios no arquivo para melhor organizar os
documentos.

38 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A elaborao da tabela de
temporalidade deve fundamentar - se nas funes e atividades
desempenhadas por determinado rgo.
Resoluo
O item est incorreto. O que deve basear-se nas funes e atividades,
como vimos, o Plano de Classificao de Documentos.

39 - (TRF-2/2012 FCC) O mais completo instrumento de destinao de
documentos de arquivo

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a) a tabela de equivalncia.
b) o inventrio topogrfico.
c) o edital de eliminao.
d) o diagnstico do acervo.
e) a tabela de temporalidade.
Resoluo
Sem dificuldades para esta questo. Somente pode ser a Tabela de
Temporalidade, instrumento que determina os prazos de guarda e destinao
de todos os documentos de uma instituio. Ento letra E nesta questo!

40 - (TRT-23/2011 FCC) O perodo durante o qual os documentos
permanecem no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, de acordo com
a tabela de temporalidade, constitui o chamado prazo de
a) prescrio.
b) recolhimento.
c) transferncia.
d) reteno.
e) destinao.
Resoluo
Esta questo traz uma curiosidade sobre a Tabela de Temporalidade. De
acordo com o aprendido no incio da aula, podemos chamar esses prazos de
prazos para transferncia, recolhimento e destinao, ou ainda podemos
chamar de prazos de reteno, relativo s fases corrente e intermediria,
pois so os intervalos de tempo em que os documentos ficaro retidos ali.
Ressaltando, mais uma vez, que no existe prazo para guarda e nem Gesto
de Documentos no arquivo permanente. letra D nesta aqui!

41 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de
guarda e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de
avaliao, denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da
atividade-meio.
Resoluo
O item est incorreto. O instrumento que determina os prazos a Tabela
de Temporalidade de Documentos.

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42 - (MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um
instrumento de destinao que determina prazos para transferncia,
recolhimento e eliminao de documentos.
Resoluo
O item est correto. A Tabela de Temporalidade determina todos os
prazos em relao aos documentos, e tambm sua destinao.

43 - (STM/2011 Cespe/UnB) O ano a unidade de tempo utilizada na
tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.
Resoluo
O item est correto. Pela observao do exemplo da figura acima, que
uma parte da tabela elaborada pelo CONARQ, todos os prazos de guarda nos
arquivos corrente e intermedirio so expressos em anos. Mesmo com a
ocorrncia, em alguns casos, do termo enquanto vigora, o tempo ainda
considerado em anos. A utilizao desse termo s explica pela incapacidade de
se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poder
permanecer no arquivo corrente. Ento, caso algum documento deixe de ter
frequncia em seu uso na metade do perodo de ano, ele ainda ser corrente
at que se feche o ciclo do ano.
O prazo de guarda dos documentos comea a contar da data da sua
produo. No arquivo corrente, que onde o documento criado, o prazo de
guarda comea a contar de sua produo, mesmo que ainda no tenha sido
utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermedirio,
o prazo de guarda comea a contar do momento da sua transferncia.
Dica de prova: No se esqueam de que a Tabela no define prazos de
guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram
devero ser mantidos indefinidamente, pelo mximo de tempo possvel. Alm
disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade resultado da Avaliao de
Documentos, que atividade da Gesto de Documentos; e a Gesto de
Documentos para no arquivo intermedirio.
44 - (STM/2011 Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de
temporalidade, so precedidos das unidades de classificao.
Resoluo
O item est correto. Vimos que os elementos da tabela so: o assunto, o
cdigo de classificao, o prazo de guarda nos arquivos corrente e
intermedirio, e sua destinao final.

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Exerccios
01 - (INSS/2008 Cespe/UnB) No que se refere ao documento, valor
mediato corresponde a valor primrio ou administrativo.
02 - (MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um
instrumento de destinao que determina prazos para transferncia,
recolhimento e eliminao de documentos.
03 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Na tabela de temporalidade, o campo que
indica a destinao final dos documentos apresenta as possibilidades de
eliminao, de guarda eventual e de guarda permanente.
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da
segunda metade do sculo XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto
quanto a concepo terica e os desdobramentos prticos da gesto ou a
administrao de documentos estabelecidos aps a Segunda Guerra Mundial.
Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvrsias e ainda
restrito, como experincia, a poucos pases.
Jos Maria Jardim. O conceito e a prtica da gesto de documentos.
Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptaes).
Tendo como referncia inicial o texto acima e a respeito da gesto de
documentos, julgue os itens que se seguem (04 a 07).
04 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos surgiu com o
objetivo de resolver os problemas de preservao dos documentos de valor
primrio dos arquivos permanentes das organizaes pblicas e privadas.
05 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Os documentos que formam os
arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os
setores de trabalho de uma organizao e so caracterizados pela possibilidade
de terem valor administrativo, tcnico ou legal.
06 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A implantao de um sistema
informatizado de gesto arquivstica de documentos torna desnecessria a
manuteno das atividades tpicas de um protocolo.
07 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) O volume geral atual dos conjuntos
documentais e seu ndice de acumulao anual tm pequena ou quase
nenhuma influncia na deciso de eliminao ou preservao permanente dos
documentos de arquivo.
08 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A fase de utilizao e manuteno dos
documentos de um programa de gesto de documentos inclui uma das
atividades mais complexas dessa gesto: a avaliao.

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09 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Os gestores dos sistemas de
informao e de tecnologia da informao so os responsveis, em todos os
nveis, pela produo e pelo uso dos documentos arquivsticos, de acordo com
o programa de gesto de documentos.
10 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A gesto documental e a proteo a
documentos de arquivo so deveres do poder pblico definidos na legislao
brasileira porque tais documentos, alm de teis como instrumento de apoio
administrao, so elementos de prova e informao, valiosos para a cultura e
o desenvolvimento cientfico.
11 - (STM/2011 Cespe/UnB) Fatores ligados preservao devem ser
considerados na produo documental. Por exemplo, documentos de valor
permanente devem ser produzidos em papel alcalino.
12 - (MS/2010 Cespe/UnB) Nos rgos ou instituies pblicas,
protocolo geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento,
expedio, registro, distribuio e controle da movimentao de documentos
em trmite.
13 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O setor de protocolo tambm
responsvel pelo recebimento, pela movimentao e expedio dos
documentos.
14 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O registro, uma das operaes tcnicas
do sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos de arquivo,
desenvolvido pelo setor de protocolo.
15 - (MPU /2010 Cespe/UnB) A tramitao uma atividade
desenvolvida pelos setores de trabalho responsveis pela demanda contida nos
documentos, no sendo uma atividade de protocolo.
16 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A correspondncia particular recebida
nos servios de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuda ao
destinatrio.
17 - (MS/2010 Cespe/UnB) A adoo de um ou mais critrios de
classificao para uma srie documental permite agilizar a consulta aos
documentos, evitando que seja necessrio consultar dezenas de documentos
com a finalidade de localizar um especfico; os critrios mais utilizados so o
temtico, o alfabtico, o cronolgico e o numrico.
18 - (STJ/2008 Cespe/UnB) A organizao e a classificao dos
documentos de uma organizao devem ser feitas por tipo documental.
19 - (STM/2011 Cespe/UnB) A classificao arquivstica uma
sequncia de operaes que visa organizar os documentos de um arquivo ou
de uma coleo segundo um plano de classificao.

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20 - (TRT-16/2005 Cespe/UnB) Datas-limites corresponde ao elemento
de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so
indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido.
21 - (MEC/2009 Cespe/UnB) Quando as pastas que contm
documentos de arquivo de determinado setor so dispostas pelo nome dos
correspondentes, isso caracteriza a utilizao do mtodo de arquivamento do
tipo unitermo.
22 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) A localizao dos documentos de
arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice
ou de um cdigo.
23 - (MEC/2009 Cespe/UnB) O arquivamento horizontal permite
consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos.
24 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo
mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de
documentos.
25 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O recolhimento a passagem dos
documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios e tem
como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localizao dos
documentos, liberando espaos e economizando recursos materiais.
26 - (STM/2011 Cespe/UnB) Gesto de documentos o sistema de
controle sobre a produo e manuteno de documentos nas fases corrente e
intermediria, por meio de registros, listagens, ndices e planos de
arquivamento.
27 - (STM/2011 Cespe/UnB) Os mtodos bsicos de arquivamento so
alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.
28 - (STM/2011 Cespe/UnB) O mtodo alfanumrico um mtodo do
sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde
este se encontra guardado.
29 - (STJ/2008 Cespe/UnB) O mtodo de ordenao dos documentos a
partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex.
30 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O mtodo numrico simples determina
a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs
grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.
31 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Na ordenao geogrfica de
documentos relativos correspondncia com outros pases, deve-se alfabetar
em primeiro lugar o pas, seguido da cidade e do correspondente. Por
exemplo: Frana Paris - Duchein, Michel.

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32 - (ANEEL/2004 Esaf) De acordo com o conhecimento arquivstico
sistematizado, nas organizaes, os documentos mais recentes e
frequentemente consultados localizam-se nos
a) arquivos permanentes.
b) arquivos histricos.
c) arquivos correntes.
d) arquivos intermedirios.
e) arquivos de segurana.
33 - (CVM/2010 Esaf) Com relao s vantagens do arquivamento
intermedirio, analise os itens a seguir:
I. Evita a acumulao de documentos pouco consultados nas unidades
administrativas.
II. Faculta, a todos os interessados, o acesso aos documentos sob sua
guarda.
III. Reduz os custos de manuteno de documentos com prazo de
guarda no concludo.
IV. Evita o recolhimento de documentos destitudos de valor primrio.
A quantidade de itens corretos igual a:
a) 0
b) 1
c) 2
d) 3
e) 4
34 - (TRT-8/2010 FCC) O mtodo estrutural usado no processo de
a) descarte.
b) restauro.
c) classificao.
d) digitalizao.
e) atendimento ao pblico.
35 - (CVM/2010 Esaf) A teoria das trs idades tem uma aplicao
direta nas estratgias de qual funo arquivstica?
a) Classificao.
b) Descrio.
c) Criao.
d) Preservao.
e) Avaliao.
36 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Assinale a opo correta a respeito da
avaliao de documentos.

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a) O processo de avaliao, de acordo com a literatura da rea,
precedido pela classificao dos documentos, isto , no se avaliam
documentos que no esto organizados.
b) A macroavaliao, proposta pelos canadenses, est fundamentada na
teoria dos valores de Schellenberg.
c) Hilary Jenkinson era um dos grandes defensores da avaliao de
documentos de arquivo e via no arquivista o sujeito dessa importante
operao.
d) A principal funo da avaliao a eliminao de documentos.
e) O princpio da pertinncia fundamenta o processo de avaliao.
37 - (Senado/2008 FGV) Acerca do mtodo decimal de arquivamento,
assinale a alternativa correta.
a) A diviso dos assuntos sempre do particular para o geral.
b) A Classificao Decimal de Dewey, publicada em 1876, constava de
uma tabela com dez assuntos e um ndice.
c) Apenas as nove primeiras divises so chamadas de classe, uma vez
que a dcima diviso destinada a generalidades.
d) Como no h uma classificao universal para os arquivos, cada
arquivo poder adotar a sua prpria classificao
e) O esquema com a classificao adotada tem o nome de classificador
ou cdigo, o que dispensa um ndice alfabtico.
38 - (ATA-MF/2012 Esaf) Quando os documentos esto em curso ou
so consultados com frequncia e so mantidos nos escritrios, podemos
afirmar que eles esto na idade documental
a) semi-ativa.
b) permanente.
c) inativa.
d) intermediria.
e) corrente.
39 - (IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos de arquivo
de primeira idade requer a escolha racional do melhor mtodo para uma
eficiente e posterior recuperao da informao. Nesse sentido, considerando-
se o agrupamento de assuntos correlatos por entradas gerais que subordinam
entradas secundrias, e que so organizados de acordo com a rigorosa
sequncia das letras, a ordem utilizada a
a) automtica
b) decimal
c) dicionria
d) enciclopdica
e) duplex

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40 - (ANA/2009 Esaf) Os arquivos correntes tm as seguintes
caractersticas:
I. documentos com pequena possibilidade de uso.
II. documentos com valor primrio elevado.
III. documentos que ficam prximos aos usurios diretos.
IV. documentos com valor informativo.
Os itens corretos so
a) I e II
b) I e III
c) I e IV
d) II e III
e) II e IV
41 - (BNDES/2010 Cesgranrio) Em mtodo por assunto alfabtico, no
qual os assuntos correlatos so grupados sob ttulos gerais e dispostos
alfabeticamente, os assuntos seguem a ordem
a) enciclopdica
b) dicionria
c) duplex
d) variadex
e) decimal
42 - (TJ-CE/2002 Esaf) O setor de expedio de documentos tem por
funo:
a) arquivar os documentos.
b) encaminhar os documentos acompanhados dos respectivos anexos.
c) desmembrar os processos realizando a juntada, quando necessrio.
d) classificar os documentos de acordo com a procedncia.
e) ter acesso aos documentos sigilosos.
43 - (DPU/2010 Cespe/UnB) No que concerne o valor secundrio,
assinale a opo correta.
a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que so
usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento.
b) o valor que um documento possui para a atividade cultural que
representa.
c) o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um
fato ou constituir um direito.
d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor informativo e
valor probatrio.
e) A existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza
como pertencente ao arquivo intermedirio.

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44 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Indique, entre as opes a seguir, qual o
conceito ou princpio arquivstico que fundamenta a avaliao de documentos.
a) Princpio da provenincia.
b) Trs idades documentais.
c) Organicidade.
d) Autenticidade.
e) Princpio da pertinncia.
45 - (ATA-MF/2012 Esaf) A gesto de documentos um conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas. Assinale a opo que identifica uma de
suas fases bsicas.
a) Primria.
b) Utilizao.
c) Aquisio.
d) Difuso.
e) Descrio.
46 - (TJ-CE/2002 Esaf) Alm da fase intermediria, em que no so
muito consultados, os documentos de arquivo passam pela fase:
a) de organizao, em que so arrumados.
b) de seleo, em que so descartados.
c) corrente, em que no podem ser eliminados.
d) temporria, em que no podem ser consultados.
e) permanente, em que so abertos consulta pblica.
47 - (ATA-MF/2012 Esaf) Indique qual a justificativa para a existncia
do arquivo intermedirio.
a) Histrica.
b) Cultural.
c) Econmica.
d) Orgnica.
e) Imparcialidade administrativa.
48 - (ANEEL/2006 Esaf) Quanto ao arquivo intermedirio podemos
afirmar que
a) subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo corrente.
b) a economia a razo principal para sua criao.
c) os documentos nessa fase tm uma classificao diferente da que lhes
foi dada nos arquivos correntes
d) armazenam, principalmente, documentos de valor histrico e
secundrio.
e) o acesso aos documentos pblico, no havendo nenhuma restrio
ao seu uso.

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49 - (Fiocruz/2010 FGV) Segundo GONALVES, tanto a classificao
quanto a ordenao esto a servio da organizao dos documentos. Para
compreender tal afirmativa correto considerar que:
a) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s funes
e s atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao facilitar e
agilizar a consulta aos documentos.
b) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade e s
funes e atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao
estabelecer a ordem original dos documentos.
c) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade estrutura
e s atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao
estabelecer a lgica da classificao.
d) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade estrutura
e s atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao de facilitar e
agilizar a consulta aos documentos.
e) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade estrutura
e s atividades do organismo produtor e da ordenao estabelecer a ordem
original dos documentos.
50 - (ATA-MF/2012 Esaf) Os documentos sigilosos, quando chegam ao
protocolo, devem
a) ser expedidos.
b) ser abertos e tramitados.
c) ser eliminados.
d) ser encaminhados aos destinatrios.
e) ser recolhidos ao arquivo permanente.
51 - (ATA-MF/2012 Esaf) Quando eu preciso de um mtodo de
ordenao de documentos simples e direto para a pesquisa no depender de
um ndice auxiliar, posso utilizar o mtodo
a) Alfabtico.
b) Numrico.
c) Duplex.
d) Decimal.
e) Assunto.
52 - (MPU/2007 FCC) No mtodo dgito-terminal,
a) as unidades de arquivamento so divididas em grande classes
temticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes
subordinadas mediante o uso de nmeros justapostos aos dos assuntos
principais.
b) cada documento recebe um nmero de ordem crescente, de acordo
com sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os
descritores ou palavras-chave a ele relacionados.

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c) os assuntos secundrios ficam subordinados aos assuntos principais,
distribudos ambos conforme a seqncia das letras do alfabeto.
d) cada nmero de ordem atribudo aos documentos decomposto em
pequenos grupos de dois ou trs dgitos que, lidos da direita para a esquerda,
passam a constituir chaves para sua localizao fsica.
e) as letras correspondem s classes principais dos documentos,
reservando-se os nmeros s suas subdivises temticas.
53 - (MPE-GO/2010 Funiversa) De acordo com as regras de
alfabetao utilizadas no mtodo alfabtico, assinale a alternativa em que os
nomes a seguir esto arquivados de maneira correta.
Joo Antnio Silva
Alberto Monte Azul
William d'Almeida
Roberto Carlos Sousa Jnior
a) Almeida, William d'
Monte Azul, Alberto
Silva, Joo Antnio
Sousa Jnior, Roberto Carlos
b) Alberto Monte Azul
Joo Antnio Silva
Roberto Carlos Sousa Jnior
William d'Almeida
c) Almeida, William d'
Azul, Alberto Monte
Jnior, Roberto Carlos Sousa
Silva, Joo Antnio
d) D'Almeida, William
Monte Azul, Alberto
Jnior, Roberto Carlos Sousa
Silva, Joo Antnio
e) Azul, Alberto Monte
D'Almeida, William
Jnior, Roberto Carlos Sousa
Silva, Joo Antnio
54 - (ATA-MF/2012 Esaf) Indique qual o instrumento arquivstico que
operacionaliza a avaliao de documentos.
a) Cdigo de classificao.
b) Quadro de arranjo.
c) Tabela de temporalidade.
d) Lista de eliminao.

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e) Inventrio analtico.
55 - (ATA-MF/2012 Esaf) Assinale a opo que identifica qual a rotina
do protocolo que retira do documento elementos para sua localizao.
a) Movimentao.
b) Tramitao.
c) Classificao.
d) Expedio.
e) Registro.
56 - (ANEEL/2004 Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto,
a) receber a correspondncia e separar a correspondncia oficial da
particular.
b) eliminar a correspondncia destituda de valor secundrio.
c) controlar o trmite dos documentos na organizao.
d) receber a correspondncia para expedio.
e) ler a correspondncia e verificar a existncia de antecedentes.
57 - (ATA-MF/2012 Esaf) Assinale a opo que identifica qual a
primeira rotina a ser realizada no protocolo.
a) Recebimento e classificao.
b) Registro e distribuio.
c) Distribuio.
d) Movimentao.
e) Tramitao e anotao.
58 - (CVM/2010 Esaf) Qual a justificativa para a criao do arquivo
intermedirio?
a) Preservar os documentos de valor primrio.
b) Eliminar os documentos de valor secundrio.
c) Economizar no armazenamento de documentos.
d) Preservar os documentos de valor histrico.
e) Manter os documentos passveis de eliminao.
59 - (ANEEL/2004 Esaf) A atividade de avaliao documental tem por
finalidade:
I. orientar o usurio sobre o acesso aos documentos de seu interesse.
II. permitir a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e
secundrio.
III. distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificao.
IV. otimizar recursos humanos e materiais.
A quantidade dos itens corretos igual a

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a) 0
b) 1
c) 2
d) 3
e) 4
60 - (ANA/2009 Esaf) A gesto de documentos vitais determina a
necessidade de duas atividades principais:
a) descrio e preservao.
b) identificao e proteo.
c) difuso e indexao.
d) classificao e arranjo.
e) transferncia e recolhimento.
61 - (CVM/2010 Esaf) Quando a estrutura orgnica fornece a base
para grandes agrupamentos de documentos, estamos falando de qual tipo de
classificao?
a) Funcional
b) Por assuntos
c) Por atividades
d) Organizacional
e) Temtica
62 - (ANEEL/2006 Esaf) Assinale a opo que se refere ao instrumento
de trabalho resultante do processo de avaliao de documentos de arquivo.
a) Tabela de temporalidade.
b) Plano de classificao.
c) Quadro de arranjo.
d) Inventrio sumrio
e) Catlogo seletivo
63 - (CVM/2010 Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto:
a) separar a correspondncia oficial da particular e distribuir a
correspondncia particular, sem submet-la s demais rotinas de controle.
b) separar a correspondncia ostensiva da sigilosa e encaminhar a
correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios.
c) interpretar e classificar a correspondncia, com base no plano de
classificao da instituio, se existente.
d) ler a correspondncia ostensiva e verificar a existncia de
antecedentes.
e) atender aos pedidos de emprstimo de documentos das unidades
administrativas.

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Gabarito Comentado
Item Resposta Comentrio
01 Errado
O valor mediato o valor secundrio, posterior, diferente daquele original, que o motivo
para a criao do documento.
02 Certo
A Tabela de Temporalidade fruto da avaliao, e ferramenta que determina os prazos de
guarda e destinao de todos os documentos da instituio.
03 Errado
Na destinao de documentos no existe a possibilidade de guarda eventual, temporria,
uma vez que a destinao um fato definitivo.
04 Errado
Os documentos do arquivo permanente j no possuem mais utilidade administrativa, que
o valor primrio (administrativo, legal, fiscal ou jurdico).
05 Certo
Os documentos do arquivo corrente so caracterizados como ferramentas essenciais ao
desenvolvimento das rotinas administrativas.
06 Errado
As atividades de protocolo so as relativas ao controle do trmite, e mesmo que sejam
informatizadas, sempre sero necessrias.
07 Errado
Esses fatores influenciam na deciso sobre eliminar ou no um documento, assim como a
repetio da informao e os recursos necessrios para tal.
08 Errado
A avaliao, atividade mais complexa da Gesto de Documentos, se encontra na fase de
destinao.
09 Errado
Os responsveis pela produo, utilizao, arquivamento, conservao e preservao dos
documentos so todas as pessoas ligadas instituio.
10 Certo
Segundo a Constituio e Lei 8.159/91 (que estudaremos em nossa ltima aula) este
um dever do Estado.
11 Certo
Os papis alcalinos, com pH neutro (no cidos), devem ser utilizados para documentos
permanentes, uma vez que estes sero mantidos indefinidamente.
12 Certo
Estas so as atribuies do setor de protocolo: atividades de identificao, controle e
recuperao de documentos em trmite.
13 Certo O setor de protocolo a porta de entrada e sada dos documentos da instituio.
14 Certo
O setor de protocolo deve registrar o documento recebido em sistema prprio, designado
para este fim.
15 Errado
A tramitao deve ser realizada pelo setor de protocolo, e este deve manter total controle
sobre este trmite.
16 Errado
A correspondncia particular deve ser recebida e encaminhada diretamente ao
destinatrio, sem qualquer registro ou anotao deste fato.
17 Errado Os critrios mais utilizados so o alfabtico, o geogrfico, o numrico e o ideogrfico.
18 Errado
A organizao e classificao de documentos devem ser feita de acordo com o assunto,
funo ou estrutura da instituio.
19 Certo
A classificao uma operao que organiza os documentos tanto lgica quanto
fisicamente, segundo critrios preestabelecidos.
20 Certo
As datas-limite so indicadores de prazos para a guarda dos documentos, bem como para
sua destinao, estabelecidos na Tabela de Temporalidade.
21 Errado
Pastas com documentos de arquivo dispostas pelos nomes dos correspondentes
caracterizam a adoo do mtodo alfabtico.
22 Errado
A localizao de documentos, quando utilizado o sistema direto, no depende de
ferramentas auxiliares, e a busca pode ser feita diretamente.
23 Errado
O arquivamento horizontal dispe os documentos uns sobre os outros, o que obriga a
sua remoo para a busca de um especfico.
24 Certo
Como este mtodo combina conjuntos numricos e assuntos, as possibilidades de
aberturas de classes so ilimitadas.
25 Errado
O recolhimento a passagem dos documentos para o arquivo permanente. Alm disso, o
item descreve a transferncia.
26 Certo
A Gesto de Documentos o conjunto de tcnicas, ferramentas e operaes que
controlam o fluxo dos documentos desde sua produo.
27 Certo
So mtodos bsicos os apresentados no item, e so padronizados os mtodos rneo,
variadex, soundex, automtico e mnemnico.
28 Errado
Por ser uma combinao dos mtodos alfabtico e alfanumrico, esse mtodo pertence ao
sistema semidireto, ou semi-indireto.
29 Errado
O mtodo de ordenao dos documentos a partir do nome da cidade, estado ou pas o
geogrfico.
30 Errado
O mtodo numrico simples considera o prprio nmero do documento para sua guarda.
O item apresenta o mtodo numrico dgito-terminal.
31 Certo
Na correspondncia com outros pases ou estados, deve-se coloc-los antes da cidade, e
nesta, deve-se priorizar as capitais.
32 Letra C Os documentos frequentemente consultados esto nesta fase do arquivo.
33 Letra C Esto corretos os itens II e III, pois a justificativa dessa fase a economia.

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34 Letra C Estrutural, funcional e temtico ou por assunto so formas de classificaes.
35 Letra E A avaliao considera a aplicao prtica da teoria das trs idades.
36 Letra A Como dito na aula, avaliao e classificao andam sempre de mos dadas.
37 Letra D As instituies so diferentes, ento seus arquivos tambm sero diferentes.
38 Letra E Essas so caractersticas de documentos da fase corrente.
39 Letra D Esse mtodo agrupa os assuntos do geral para o particular, em ordem alfabtica.
40 Letra D Esses documentos tem alta importncia administrativa e esto perto do produtor.
41 Letra B Esse mtodo ordena os assuntos em estrita ordem alfabtica.
42 Letra B Esse setor tem a funo de enviar os documentos para fora da instituio.
43 Letra D O valor secundrio pode provar sobre uma ao ou informar sobre o produtor.
44 Letra B A Teoria das Trs Idades representa a guarda dos documentos pelo seu valor.
45 Letra B As fases da Gesto de Documentos so produo, utilizao e destinao.
46 Letra E Os documentos permanentes devem ser abertos a todos os interessados.
47 Letra C O arquivo intermedirio tem a principal funo de economizar recursos.
48 Letra B Essa fase existe para desafogar o fluxo de documentos no arquivo corrente.
49 Letra A A classificao deve facilitar a localizao do documento e refletir o seu produtor.
50 Letra D Esses documentos devem ser entregues aos destinatrios ainda lacrados.
51 Letra A O mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e dispensa o uso de ndices.
52 Letra D Os nmeros dos documentos so decompostos em grupos de 2 algarismos.
53 Letra A Essa ordenao est de acordo com as regras de alfabetao.
54 Letra C A Tabela de Temporalidade a ferramenta utilizada para avaliar documentos.
55 Letra E O registro consiste em anotar dos dados do documento.
56 Letra B No cabe ao protocolo fazer descarte de documentos.
57 Letra A A primeira rotina do protocolo receber e classificar o documento.
58 Letra C A principal justificativa para esta fase a economia de recursos.
59 Letra B A avaliao deve identificar os valores nos documentos, ou a falta deles.
60 Letra B Identificao e proteo dos documentos so os principais objetivos da gesto.
61 Letra D Estrutural ou organizacional so classificaes com base no produtor.
62 Letra A Da avaliao surge a Tabela de Temporalidade, que define prazos de guarda.
63 Letra E Cabe ao protocolo somente controlar o trmite de documentos, e nada mais,









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E mais uma aula chegando ao fim, com aquela sensao de dever
cumprido!
Alis, que dever, hein?! Esta aula foi pedreira, muito extensa. Mas,
claro, devemos considerar a grande quantidade de questes abordadas.
Novamente afirmo que, apesar das questes antigas, o nosso
aprendizado est a todo vapor. Percebam que pouco h de mudanas na forma
de tratar dos assuntos!
Relembro ainda que nosso curso aberto suas sugestes e crticas!
Estou sempre disponvel para solucionar dvidas, analisar e discutir as crticas
e sugestes. Fiquem vontade para se manifestar!
Estarei disposio de todos para ajud-los em seus estudos. Conte
comigo e no desanime na luta! Estarei esperando suas mensagens no frum
do curso e no email: mayko@pontodosconcursos.com.br.
Vamos seguindo nossos estudos at o momento sem maiores notcias
sobre o edital... O jeito aguardar e no perder o foco!
Forte abrao, bons estudos e at a prxima!

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Junho/2013




















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Exerccios Resolvidos na Aula

01 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos
permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente
possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica
correspondente esfera de competncia do rgo.
Item incorreto
02 - (Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de
destinao.
Item incorreto
03 - (CVM/2010 Esaf) A passagem dos documentos dos arquivos
correntes e intermedirios ao arquivo permanente conhecida como:
a) recolhimento.
b) custdia.
c) transferncia.
d) destinao.
e) alienao.
04 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo
dos documentos ao arquivo permanente.
Item incorreto
05 - (Detran-PA/2006 Cespe/UnB) De modo geral, podem ser
eliminados os documentos que comprovem o modo de organizao e
funcionamento da instituio ao longo de sua existncia.
Item incorreto
06 - (TRE-PI/2009 FCC) Em relao avaliao, correto afirmar que
a) o valor mediato de um documento depende de sua vigncia jurdico-
administrativa.
b) os documentos produzidos pelas atividades-meio devem ser
totalmente eliminados.
c) a eliminao de documentos precede a elaborao de tabelas de
temporalidade.
d) deve ocorrer no fim da fase intermediria do ciclo vital dos
documentos.
e) so de valor permanente os documentos que comprovam a origem do
rgo produtor.

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07 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gesto de documentos o conjunto
de procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao
uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda
permanente.
Item correto
08 - (Senado/2008 FGV) Acerca da gesto de documentos, nos termos
da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, assinale a afirmativa correta.
a) o conjunto de procedimentos e operaes referentes produo,
tramitao, uso, classificao, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
b) o conjunto de procedimentos e operaes referentes produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
c) o conjunto de procedimentos e operaes referentes produo,
uso, classificao, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
d) o conjunto de procedimentos referentes produo, tramitao,
uso, classificao, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando eliminao ou conservao para guarda permanente.
e) o conjunto de procedimentos referentes produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
09 - (STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produo, o arquivista pode,
entre outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios,
cpias ou vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e
participar da seleo de recursos humanos para rea arquivstica.
Item correto
10 - (AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que
inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada
fase de utilizao de documentos.
Item correto
11 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de
documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta
pelas atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e
equipamentos, e normatizao do acesso documentao.
Item incorreto

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12 - (TRE-MT/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos engloba,
entre outras, as fases de
a) produo e destinao.
b) emulao e migrao.
c) conservao e restaurao.
d) eliminao e preservao.
e) criao e aquisio.
13 - (EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de
recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes
e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de
antecedentes.
Item correto
14 - (ANEEL/2006 Esaf) Assinale o item que no faz parte das rotinas
do Protocolo.
a) Receber a correspondncia.
b) Abrir a correspondncia ostensiva.
c) Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios.
d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primrio e
secundrio.
e) Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos.
15 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de
responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo
intermedirio para a realizao dessa atividade.
Item incorreto
16 - (TJ-CE/2002 Esaf) O controle da correspondncia em trmite na
instituio efetivado por meio da adoo de um instrumento denominado:
a) livro de protocolo.
b) agenda diria.
c) livro de autenticaes.
d) livro de registro.
e) lista de pendncias.
17 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo
funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo
momento do trmite documental.
Item incorreto
18 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca das atividades de protocolo,
assinale a opo correta.

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a) Somente os processos recebem um nmero de protocolo.
b) A atividade de registro consiste na identificao de pontos de acesso
aos documentos.
c) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o
cumprimento de sua funo conhecido como distribuio.
d) A expedio de documentos no necessita de registro.
e) Todos os setores de um rgo pblico podem autuar e abrir um
processo.
19 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos
no protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar
na organizao.
Item correto
20 - (STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de
classificao entendida como identificao do assunto no documento,
localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no
documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por
arquivistas.
Item incorreto
21 - (CVM/2010 Esaf) Quais so os trs tipos de mtodo de
classificao?
a) Funcional, organizacional e por assuntos.
b) Funcional, numrico e alfabtico.
c) Por assunto, numrico e automtico.
d) Cronolgico, organizacional e por assunto.
e) Estrutural, por assunto e cronolgico.
22 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional
pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo.
Item incorreto
23 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so
organizados a partir de um plano de classificao nos arquivos correntes,
desnecessrio elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio.
Item correto
24 - (ATA-MF/2012 Esaf) A classificao de documentos de arquivo
acumulados pelas atividades-meio da Administrao Pblica Federal feita
com qual instrumento?
a) O Quadro de Arranjo do Ministrio do Planejamento.
b) O Plano de Destinao do Arquivo Nacional.

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c) O Cdigo de Classificao do Conselho Nacional de Arquivos.
d) A Tabela de Temporalidade do Ministrio da Justia.
e) O Inventrio Sumrio do Arquivo Nacional.
25 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que
adotarem o cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s
suas atividades especficas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas
pela instituio arquivstica pblica federal.
Item incorreto
26 - (TSE/2012 Consulplan) O Cdigo de Classificao de Documentos
de arquivos tem como objetivo
I. agrupar documentos com mesmo assunto e tipologia.
II. agrupar documentos de mesmo gnero.
III. agrupar documentos de mesmo tema.
IV. facilitar a avaliao e eliminao de documentos.
Assinale
a) se apenas as alternativas I, II e III estiverem corretas.
b) se apenas as alternativas I e III estiverem corretas.
c) se apenas as alternativas II, III e IV estiverem corretas.
d) se apenas as alternativas III e IV estiverem corretas.
27 - (Senado/2008 FGV) Acerca dos mtodos de arquivamento,
assinale a afirmativa correta.
a) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes:
alfabticos e numricos.
b) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em dois grandes
sistemas: o geogrfico e o ideogrfico.
c) O mtodo alfanumrico considerado do sistema semi-indireto.
d) Variadex e soundex so considerados mtodos dgito-terminais.
e) O sistema direto aquele em que, para se localizar o documento,
preciso apenas consultar o ndice.
28 - (BNDES/2010 Cesgranrio) Considerando o mtodo alfabtico e as
regras de alfabetao utilizadas nesse mtodo, analise os nomes a seguir.
1 - Luis Otvio Teixeira Amaral Filho
2 - Vinicius Cerqueira Santo Aleixo
3 - Pedro Augusto Rocha Alonso
4 - Antonio Henrique de Amaral Neto
5 - Paulo Ricardo da Costa Almeida
A ordem correta de arquivamento desses nomes :

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a) 2 - 3 - 1 - 4 - 5
b) 2 - 5 - 4 - 1 3
c) 5 - 1 - 4 - 3 2
d) 5 - 3 - 4 - 1 2
e) 5 - 4 - 1 - 2 - 3
29 - (IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos em
arquivos pode obedecer a uma variedade de mtodos. Quando o elemento
principal a ser considerado a procedncia ou o local, o melhor mtodo para
organizao o geogrfico. A esse respeito, nas correspondncias trocadas
com outros pases, como Portugal, aparecem os seguintes nomes:
1 - Jos de Oliveira - Lisboa
2 - Maria Albuquerque Coimbra
3 - Manoel Ferreira Aveiros
4 - Augusto Silveira - Porto
Por meio do mtodo geogrfico, ficam eles organizados na seguinte
ordem:
a) 1 , 2 , 3 , 4
b) 1 , 3 , 2 , 4
c) 2 , 3 , 1 , 4
d) 3 , 1 , 2 , 4
e) 3 , 2 , 1 , 4
30 - (MPE-GO/2010 Funiversa) A atribuio de um nmero a cada
cliente (pessoa fsica ou jurdica), por exemplo, obedecendo ordem de
entrada ou de registro, sem preocupao alguma com a ordem alfabtica
caracterstica do mtodo
a) numrico cronolgico.
b) numrico alfabtico.
c) numrico simples.
d) dgito-terminal.
e) variadex-cronolgico.
31 - (DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento
do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos
documentos.
Item incorreto
32 - (FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem
alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema
numrico.
Item incorreto

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33 - (MPE-GO/2010 Funiversa) A respeito do mtodo variadex,
assinale a alternativa correta.
a) um tipo de mtodo cronolgico.
b) Utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o
arquivamento e a localizao dos documentos.
c) baseado no sistema decimal.
d) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura ilimitada de classes.
e) Dispe os documentos na ordem dicionria.
34 - (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto
corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.
Bezerra, Alberto Luiz
Moreira, Maria Madalena
Santos Cruz, Antnio.
Item incorreto
35 - (STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de
documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva pra
nomes de pessoas.
Item incorreto
36 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) No mbito da administrao
pblica, a comisso de avaliao de documentos deve ser formada por
um grupo multidisciplinar, encarregado da avaliao de documentos de
um arquivo, que tenha como uma de suas atividades o estabelecimento
de prazos de temporalidade para os documentos arquivsticos.
Item correto
37 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A classificao ajuda a definir a
organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial
para a sua recuperao.
Item correto
38 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A elaborao da tabela de
temporalidade deve fundamentar - se nas funes e atividades
desempenhadas por determinado rgo.
Item incorreto
39 - (TRF-2/2012 FCC) O mais completo instrumento de destinao de
documentos de arquivo
a) a tabela de equivalncia.

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b) o inventrio topogrfico.
c) o edital de eliminao.
d) o diagnstico do acervo.
e) a tabela de temporalidade.
40 - (TRT-23/2011 FCC) O perodo durante o qual os documentos
permanecem no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, de acordo com
a tabela de temporalidade, constitui o chamado prazo de
a) prescrio.
b) recolhimento.
c) transferncia.
d) reteno.
e) destinao.
41 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de
guarda e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de
avaliao, denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da
atividade-meio.
Item incorreto
42 - (MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um
instrumento de destinao que determina prazos para transferncia,
recolhimento e eliminao de documentos.
Item correto
43 - (STM/2011 Cespe/UnB) O ano a unidade de tempo utilizada na
tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.
Item correto
44 - (STM/2011 Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de
temporalidade, so precedidos das unidades de classificao.
Item correto