Você está na página 1de 20

Produtividade em 6 Lies LICENA CREATIVE COMMONS

Produtividade em 6 lies Organizadores: Anderson Costa @andersoncosta e Debora Batello @deborab Ano de publicao: 2012 Capa: Teo, via Flickr (http://www.flickr.com/photos/teo/66712369/) Imagens (via Flickr, Creative Commons): http://www.flickr.com/photos/plindberg/4204847960/, http://www.flickr.com/photos/sean_hickin/4319839458/, http://www.flickr.com/photos/jonee/23463004/, http://www.flickr.com/photos/zipckr/4688416205/, http://www.flickr.com/photos/benchristen/3902110/, http://www.flickr.com/photos/davidreber/4235031833/ Esta obra licenciada por uma licena CREATIVE COMMONS Atribuio Uso nocomercial Compartilhamento pela mesma licena 3.0 Voc pode: interpretar, copiar, distribuir e exibir a obra somente para fins no comerciais; criar e distribuir obras derivadas desde que seja mantida essa mesma licena;

Sob as seguintes condies: Atribuio. Voc deve dar crdito ao autor original. Uso no comercial Compartilhamento pela mesma licena. Se voc alterar, transformar ou criar outra obra com base nesta, somente poder distribuir a obra resultante com uma licena idntica a esta. Para cada novo uso ou distribuio, voc deve deixar claro para outros os termos da licena desta obra.

Qualquer uma das condies acima pode ser renunciada, desde que voc obtenha permisso do autor. Qualquer direito de uso legtimo (ou fair use) concedido por lei ou qualquer outro direito protegido pela legislao local no so em hiptese alguma afetados pelo disposto acima. GTD ou Getting Things Done so marcas registradas de David Allen & Co (http://www.davidco.com/). Todos os direitos reservados. Esta obra uma interpretao livre dos ensinamentos adquiridos.
Verso 1.0 Atualizado em 11/07/2012

Produtividade em 6 Lies

Sobre este e-book

Voc est lendo neste momento o primeiro e-book gratuito que o Movebla disponibiliza. um agradecimento aos nossos leitores pela fidelidade e audincia nestes ltimos 2 anos. A srie sobre produtividade foi muito bem avaliada, ento fazia sentido disponibiliz-la em um nico volume digital. Ser um brinde para todos os leitores que assinam a newsletter do Movebla. O download do e-book totalmente gratuito. Se voc adquiriu este contedo de forma paga em algum lugar, por favor nos avise. No nossa inteno cobrar por este contedo. As lies sobre produtividades so fixas, mas voc pode acompanhar outros posts e se juntar a ns no blog, no endereo www.movebla.com. Muito obrigado pelo download e boa leitura!

Anderson Costa Editor, Movebla anderson@movebla.com

Produtividade em 6 Lies

ndice
Sobre este e-book

1 - A lgica do sistema e a coleta de informaes 2 - Processando as informaes 3 - Como administrar seus projetos 4 - Sistemas de referncias 5 - Rotina de atualizao do sistema 6 Fazendo Acontecer

Bibliografia Fonte dos Posts

Produtividade em 6 Lies Parte 1

A Lgica do Sistema e a Coleta de Informaes

Para quem deseja iniciar o uso de uma metodologia de organizao pessoal, uma das mais utilizadas Getting Things Done (GTD ou Fazendo as Coisas Acontecerem), criada por David Allen. A lgica do sistema muito simples e ser transmitida aqui numa srie de seis lies, mas recomendo para os que se interessarem de fato a lerem o livro completo (disponvel em portugus com o ttulo A Arte de Fazer Acontecer), pois muitas das questes que podem surgir durante a implementao da metodologia so respondidas pelo livro. Allen pensou o GTD baseado em uma descoberta originada por sua observao profissional ele era um coach de grandes executivos o crebro uma tima mquina criativa, mas uma pssima ferramenta de armazenamento. Fazendo uma analogia, um timo processador, mas um pssimo HD. Com base nesse pensamento, a metodologia consiste em deixar tudo o que precisa ser executado POR ESCRITO, da forma que voc preferir digital ou em papel, o importante que esteja sempre mo a qualquer momento. Para comearmos a implementao do sistema, a primeira lio a seguinte: - ESCREVER TUDO (MAS TUDO MESMO), QUE EST EM SUA CABEA E QUE VOC SABE QUE PRECISA FAZER, por exemplo:

comprar presente para sua me preparativos para o casamento 5

Produtividade em 6 Lies

procurar apartamento para alugar comprar refil para a impressora matricular na academia levar bike para arrumar cortar cabelo pagar conta do carto no banco

Perceba que a lista acima um brainstorming e voc est tirando tudo o que est na sua cabea e dependente da sua memria e transferindo para um meio mais apropriado, por exemplo, um papel. Sinta-se a vontade para colocar nesse brainstorming tudo, desde obrigaes profissionais s pessoais. Voc precisa fazer isso para passar para segunda lio, que a do processamento dessas informaes. a que as coisas comeam realmente a ser feitas. Esse primeiro processo pode parecer doloroso na primeira vez que feito, e ser repetido para sempre. No entanto, por se tratar de uma manuteno, ser mais fcil.

Produtividade em 6 Lies Parte 2

Processando as Informaes

Na primeira lio, ensinei uma coisa que parecia bvia, que coletar informaes. Basicamente, voc descarregou em um papel as coisas que esto em sua cabea, mas que nunca surgem como lembrana no momento apropriado. Quantas vezes voc no se cobrou por ter passado em frente a farmcia mas esqueceu que precisava comprar aquele remdio? Esses tipos de coisas s lembramos ao por os ps em casa. Esses pensamentos geram a ansiedade, provocada pela nossa cobrana todas as vezes que no conseguimos realizar tarefas simples e no sabemos o porqu. Mas agora voc vai descobrir por que certas atividades precisam de um pouco de planejamento para serem realizadas. Fazendo da maneira certa, reduzir sua ansiedade, porque de acordo com a lgica da metodologia, o crebro uma mquina de pensar e no de guardar. Com a sua lista em mos e siga o roteiro abaixo para cada uma dos itens que anotou, na ordem que eles se apresentam na lista (no pule itens): 1) Posso realizar esse item AGORA em at DOIS MINUTOS? Se sim, ento FAA IMEDIATAMENTE. Se no, pois leva mais de dois minutos, voc deve continuar investigando de acordo com o roteiro abaixo.

Produtividade em 6 Lies 2) um item possvel de ser realizado? Se sim, coloque em um papel chamado lista de PRXIMAS AES. Se no, pule para a prxima pergunta. 3) um item que tem dia e tem hora para acontecer? Se sim, coloque na AGENDA. Se no, pule para a prxima pergunta. 4) um item que voc pode delegar para algum fazer por voc? Se sim, encaminhe para a pessoa certa e anote em uma lista AGUARDANDO. Se no, pule para a prxima pergunta. 5) uma item que precisa ser desmembrado em vrias aes para poder ser executada? Se sim, transforme o item em um PROJETO (que ser tratado parte). Se no, pule para a prxima pergunta. 6) um item que no pode ser feito to cedo por conta de algum impedimento maior? Se sim, coloque numa lista chamada UM DIA/TALVEZ. Se no, pule para a prxima pergunta. 7) um item que deve ser armazenado para consulta futura? Se sim, crie um espao de armazenamento SISTEMA DE REFERNCIAS para todas as suas referncias. IMPORTANTE s anote na AGENDA os compromissos que tem DIA eHORA para acontecer. Aes que devem acontecer assim que possvel, devem estar pelas listas: Prximas aes, Aguardando, Um Dia/Talvez, Projetos ou Sistema de Referncias. Ento, de acordo com a lista proposta na lio anterior, ficaria assim:

comprar presente para sua me no d para ir agora, colocar na lista PRXIMAS AES preparativos para casamento destrinchar PROJETOS procurar apartamento para alugar destrinchar PROJETOS comprar refil para a impressora lista de PRXIMAS AES matricular na academia destrinchar PROJETOS levar bike para arrumar lista de PRXIMAS AES cortar cabelo item possvel de ser realizado agora ligue AGORA PRA MARCAR e COLOQUE A DATA NA AGENDA pagar conta do carto no banco lista de PRXIMAS AES

De acordo com o exerccio acima, no primeiro setup temos muitos projetos que precisam ser desmembrados. Foi-se aquela poca da nossa vida que tirvamos dois dias pra resolver um problema. Daquele jeito era fcil, matava de ponta a ponta. 8

Produtividade em 6 Lies Atualmente, temos problemas mais complexos, que temos que resolver durante um dia a dia repleto de trabalho e outros compromissos, como namoro, famlia E a ansiedade tambm fruto daquela sensao de que a vida est parada porque voc no tem tempo para resolver os problemas. Ao executar pequenas aes de um projeto maior, voc se v resolvendo esse projeto. O importante resolver uma tarefa por dia, que acabamos por resolver um grande projeto no decorrer do tempo. Essa metodologia ideal para resolver pequenos problemas, porque os grandes andam por conta prpria.

Produtividade em 6 Lies Parte 3

Como Administrar Seus Projetos

Depois de aprender sobre coleta de informaes e process-las, hoje vamos falar de administrao dos seus projetos com o mtodo GTD. Os projetos basicamente so itens formados por diversas tarefas. Por exemplo:

Pagar conta no banco uma nica ao. Comprar um apartamento um projeto: envolve uma srie de aes, que devem ser destrinchadas e colocadas em um papel a parte, para regularmente conferir e identificar o que voc pode cumprir naquela semana.

Por isso, tenha uma lista de tarefas para cada projeto. Todas as semanas voc deve eleger algumas tarefas para resolver. No se preocupe se essa lista de acompanhar por muito tempo! Vamos ao exemplo de projeto Comprar um apartamento com meu companheiro (a): Para comprar um apartamento, em primeiro lugar preciso checar as finanas com seu companheiro e definir o quanto vocs podem formar de poupana. preciso definir um prazo para isso ser realidade. preciso tambm definir o quanto vocs querem pagar. preciso montar o briefing do apartamento ideal para a vida a dois (ou pelo menos para o incio).

10

Produtividade em 6 Lies Ento, a lista ficaria mais ou menos assim:

Fazer contas pessoais e descobrir quanto consigo economizar por ms sem comprometer minhas finanas Definir com meu companheiro o prazo para morarmos juntos. Avisar meu companheiro para fazer as contas dele Fazer simulao de valores de apartamentos no site do Banco X e quais os valores das entradas e parcelas mensais Conversar com meu companheiro sobre o assunto do briefing do apartamento ideal Buscar apartamentos no site XXX

Esse o set up bsico do seu projeto. A medida que esse projeto progride, outras aes vo sendo definidas e includas na lista. Por isso, no se prenda a questo de sair com o projeto perfeito listado. Voc deve conferir a lista semanalmente e ver o que pode progredir. Por exemplo, as duas nicas aes imediatas que pode acontecer so:

Fazer contas pessoais e descobrir o quanto consigo economizar por ms sem comprometer minhas finanas Avisar meu companheiro para fazer as contas dele

S depois disso vocs podem se reunir para fazer um briefing e simulao de valores. E se agora no for o melhor momento de comprar um apartamento (ou de iniciar um projeto X)? No tem problema, a lista de projetos no foi feita para ser cumprida no momento que finalizada. Ela s foi feita para voc planejar e saber exatamente o que voc precisa para iniciar aquele projeto. Se no for a hora ideal, voc saber que no pode realizar aquele projeto simplesmente porque no a hora ideal. De outra forma, estaria ansioso e perturbado porque tem um projeto na cabea que nunca tem incio. Se olhar cada lista de projeto regularmente, uma hora vai chegar a hora de coloc-lo em prtica. Ou voc estar tranquilo sabendo que a hora no chegou ainda. Outro exemplo de um projeto menos complexo, Planejar feriado. As aes qu e pensei seriam as seguintes:

Fazer as contas de quanto eu posso gastar para passar um feriado Pedir recomendaes de lugares a amigos Pesquisar custos dos lugares recomendados

Para David Allen, a maneira ideal de fazer projetos utilizando a tcnica do MIND MAP. 11

Produtividade em 6 Lies Com esse processo, voc conclui um projeto complexo fazendo uma tarefa por vez, entre um job e um cafezinho. POR QU? Se no souber qual a prxima tarefa que pode cumprir imediatamente num dia de pouco servio, vai perder tempo navegando no Youtube, sendo que poderia passar a mo no telefone e ligar pra sua gerente e agendar uma conversa sobre financiamento.

12

Produtividade em 6 Lies Parte 4

Sistema de Referncias

O arquivo de referncias um componente importante do GTD e muitas vezes negligenciado. Trata-se de pastas para arquivar todos os materiais que no so passiveis de aes. Por exemplo, uma matria sobre passeios interessantes em Buenos Aires que saiu em um jornal, mas gostaria de guard-la at que chegue o momento da viagem. Essa organizao faz com que voc no fique soterrado no excesso de informao e s usar o material quando realmente precisar. O segredo do arquivo de referncias voc guardar em apenas um lugar tudo o que precisa ser consultado, pois caso contrrio, mais difcil achar onde voc guardou uma coisa. Alis, todo o sucesso da metodologia consiste nisso Cada coisa em seu lugar e poucos lugares para buscarmos. Isso o que torna o sistema confivel. O arquivo recomendado por David Allen um sistema com pastas de A-Z, portanto uma pasta para cada letra do alfabeto. Assim, voc no teria muitas chances de errar na hora da busca. Por exemplo, voc guardaria a referncia de Buenos Aires na letra B, ou ento V de viagens. Anualmente, preciso revisar essas referncias e fazer uma limpeza das coisas que no necessitar mais, que voc pode jog-las no lixo ou ento arquivar definitivamente em algum lugar. O importante ter seu sistema de referncias sempre mo . O sistema que eu escolhi como ideal para minha realidade hbrido, tenho uma pasta para o pouco material fsico que tenho. Alm disso, uso o Microsoft OneNote, que um sistema ideal para que eu possa armazenar referncias de textos, print-screens. 13

Produtividade em 6 Lies

14

Produtividade em 6 Lies Parte 5

Rotina de Atualizao do Sistema

O sistema para ser confivel deve ser sempre revisto e atualizado. Afinal, uma coisa que era importante acontecer, se no aconteceu e no tem mais pertinncia acontecer, deve sumir da sua lista, para que voc deixe de achar que tem muitas pendncias mas boa parte delas so invlidas. Uma lista muito grande tambm gera ansiedade. Por exemplo, voc tinha um projeto frias. A mudou de emprego e esse plano caiu das prioridades. Ento, as aes do projeto Frias no precisam figurar na sua lista de Prximas Aes, Aguardando, Um dia Talvez ou Projetos. Ento, o ideal que: DIARIAMENTE COLETE todas as coisas que esto em sua cabea, como voc fez no seu brainstorming, para que no dia seguinte voc:

Faa as aes que levam menos de dois minutos Processe, aquelas que levam mais de dois minutos ou no dependem de voc, categorizando o que voc coletou no dia anterior em PRXIMAS

15

Produtividade em 6 Lies AES, AGENDA, AGUARDANDO, UM DIA/TALVEZ ou ARQUIVANDO (quando se trata de uma referncia).

E claro, verifique o pode ser realizado de suas listas, quem deve ser cobrado etc.

Observe que tudo depende de voc coletar diariamente, no momento que o pensamento surge, no momento que a conta para pagar chega etc. O que coletou hoje ser realizado ou processado amanh. SEMANALMENTE

Revise suas listas de PRXIMAS AES e AGUARDANDO, reescrevendo todos os itens que no foram realizados (por voc ou continuam no status de aguardando). No perodo de uma semana, voc ter realizado boa parte da sua lista de prximas aes, ento, os itens realizados devem sumir da lista. Revisar todos os seus projetos, para ver o que pode ser feito na prxima semana Revisar sua lista de Um dia/Talvez ver se algo pode ser feito

Dessa forma, voc manter seu sistema em dia e sempre atualizado.

16

Produtividade em 6 Lies Parte 6

Fazendo Acontecer

Agora voc j sabe a importncia de coletar informaes e process-las, para que finalmente se transformem em tarefas que podem ser cumpridas. Mas normalmente andamos por a com uma lista de mais de 50 itens, se somarmos os pessoais e profissionais. E agora, qual desses itens voc vai comear a realizar? Qual critrio para ser eficiente quando h tanta coisa a fazer? No livro A Arte de Fazer Acontecer esto sugeridos alguns modelos para ajudar a priorizao desse monte de tarefas que est a sua frente, e deles destaco dois. 1o.) Modelo dos critrios Alguns critrios para voc avaliar se uma tarefa pode ser realizada: 1. Contexto costumam ser casa, rua, computador. Ento, foque nas tarefas que fazem parte do contexto que voc est vivendo. Antes de sair para a rua, veja quais tarefas voc pode cumprir nesse local. 2. Tempo disponvel veja se a tarefa que precisa executar est de acordo com o tempo que voc tem. Por exemplo, se tem apenas 2 minutos livres, talvez a tarefa de marcar consulta mdica seja a mais apropriada pa ra o momento. 3. Energia Disponvel - avalie sua disposio para comear uma tarefa. Observe sempre quais so seus horrios de maior produtividade para realizar trabalhos intelectuais, braais etc.

17

Produtividade em 6 Lies 4. Prioridade qual a prioridade daquela tarefa na sua vida. Faa o que for mais importante primeiro, sempre. 2o.) Modelo para revisar seu trabalho Sempre que estiver planejando o seu dia, defina o que prioridade. O ideal que as decises das prioridades de hoje estejam alinhadas com o seu projeto mais alto, o seu projeto de vida. Para esse modelo, Allen faz uma analogia aeroespacial, onde o ponto mais alto sua vida. Reflita sempre se suas aes esto norteando seus objetivos pessoais e profissionais. Allen recomenda a analise da seguinte forma:

50 mil ps: Vida 40 mil ps: Viso para trs a cinco anos 30 mil ps: Metas para um a dois anos 20 mil ps: reas de Responsabilidade 10 mil ps: Projetos Atuais Decolagem: Aes Atuais

Se quiser aprofundar na analise das suas tarefas, esse tipo de perspectiva foi aprofundada pelo autor brasileiro Christian Barbosa, no livro a Trade do Tempo, mas isso assunto para uma nova srie de posts.

18

Produtividade em 6 Lies

Bibliografia:
ALLEN, David. A Arte de Fazer Acontecer. Brasil, Ed. Campus, 2005

19

Produtividade em 6 Lies

Fonte dos posts:


http://www.movebla.com/1653/gtd-em-6-licoes-logica-sistema-coleta-informacoes/ http://www.movebla.com/1654/gtd-em-6-licoes-processando-informacoes/ http://www.movebla.com/1655/gtd-administrar-projetos/ http://www.movebla.com/1656/gtd-em-6-licoes-sistema-referencias/ http://www.movebla.com/1657/gtd-em-6-licoes-rotina-atualizacao-sistema/ http://www.movebla.com/1683/gtd-em-6-licoes-fazendo-acontecer/

20