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INTRODUO A maioria das pessoas que no lidam diretamente com projetos empresariais tem uma noo errnea, se no noo alguma sobre o que um projeto, sua sistematizao, sequenciamento, sua gesto e analise. Mal sabem elas que os projetos fazem parte do cotidiano de suas vidas profissionais e pessoais, e que se as mesmas tivessem conhecimento acerca das questes tcnicas que permeiam a gesto e analise de projetos, estas poderiam tornar tanto sua vida pessoal mais rentvel quanto os resultados de seu labor mais eficientes e eficazes. Logo surge uma fundamental duvida na cabea: o que um projeto? Segundo Mathias (1986), projeto o conjunto de informaes internas e/ou externas empresa, coletadas e processadas com o objetivo de analisar-se uma deciso de investimento. J para Maximiano (2002), os projetos esto associados mais a certos atributos como: inovao, desenvolvimento, renovao, busca, construo, explorao e descoberta. Tendo estas informaes como norteadoras, equivale a dizer que um projeto um empreendimento, onde sua data de inicio e termino so previsveis, onde ser necessrio demandar certos tipos e quantidades de recursos e onde h um resultado final determinado. Logo vem cabea, como modelo e forma de projeto, a construo de um grande transatlntico, de uma ponte fenomenal, dentre outras grandes obras; mas falta campo de viso para dizer, desde que dentro das circunstncias acima expostas, que a simples deciso de se ingressar em um curso superior, que o show de sua banda favorita que vai tocar na sua cidade tambm so projetos. Suponhamos um jovem que acabou de concluir o ensino mdio e que atravs de pesquisas idealizou o seu ingresso num determinado curso da faculdade, este j sabe quando pretende iniciar o curso, quando o curso se encerrara (caso no haja nenhuma outra questo que estenda o curso), o custo que o mesmo ter

mensalmente e at o final do curso, e como resultado final aspira sua concluso com xito. Pronto, a esto todas as caractersticas de um projeto. Desta forma se faz possvel visualizar o que um projeto, ora demonstrado sem tanta complexidade, e que existem trs questes fundamentais para que se consiga chega concluso de que se est lidando com um projeto: - que produto, servio ou processo ser fornecido? - o empreendimento temporrio e tem seu comeo e fim determinados? - qual sua previso de custo?

2. GESTO DE PROJETOS A gesto de projetos a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas adequadas s atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos. (PMI 2008, p.6). Diante o exposto a gesto de projetos composta por cinco fases: iniciao, planejamento, execuo, controle e finalizao; todas essas fases sero exploradas a seguir. Tomemos como exemplo, para as fases que se seguem, o show de uma banda musical que ocorrera em sua cidade. 2.1. INICIAO Tudo se inicia com uma idia, seja ela para um investimento, seja a fim de sanar uma necessidade ou por outras questes. Todas as fases do projeto vo depender tambm de sua magnitude e complexidade avaliadas na iniciao. Essa fase inicial deve ser relatada (documentada) buscando demonstrar o porqu da elaborao do projeto, o que ele visa, impactos e benefcios esperados. 2.1.1. Indicao de um lder O principio comea com a nomeao de uma pessoa que ser responsvel pelos primeiros estudos sobre a idia e seu desenvolvimento. Este lder poder ou no ser o futuro gerente do projeto e responsvel por: definir os objetivos gerais do projeto, elaborar os documentos iniciais do projeto, apresentar a documentao inicialmente adquirida e obter autorizao para prosseguir. No caso em tela esse lder seria o empresrio (produtor executivo) da banda, que o responsvel por aceitar convites ou buscar locais para a apresentao da banda, expor as exigncias bsicas da banda, apresentar as propostas para a equipe/banda e fechar os contratos. 2.1.2. Definio da oportunidade/necessidade Nesta etapa inicial, apesar de ser uma visualizao geral, sua correta identificao de extrema importncia para o desenvolvimento das outras etapas do projeto, e pode consistir em:
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- prestar servios mais eficientes; - reduzir custos; - gerar mais lucros; - oferecer um novo produto, servio ou processo; etc. No caso da banda, o empresrio ouviu vrios rumores de que na cidade pretendida para realizao do show, predomina o gosto pelo estilo musical que a banda apresenta, bem como nas cidades ao redor. Logo o mesmo pesquisou e visualizou a possibilidade da realizao de um show lucrativo e de boa performance. Na sua pesquisa foram levantados os shows anteriores, dentro de um certo perodo, realizados na cidade, os locais de realizao desses shows, a media do publico participante, os valores cobrados pelos ingressos, a estrutura dos shows, a repercusso ps shows etc. 2.1.3. Identificao das premissas e restries As premissas so os fatores positivos que contribuem como caractersticas verdadeiras, de certeza e de disponibilidade para a realizao do projeto pretendido. J as restries so o inverso das premissas e impe os limites e entraves que podem haver para a realizao do projeto. Um estudo pr-definido para as premissas e restries se faz muito importante para que na fase de planejamento e execuo do projeto no haja nenhuma surpresa que possa vir a inviabilizar a realizao do mesmo. No caso do show da banda a de se levantar a agenda da banda, a disponibilidade do ambiente de realizao do show na data pretendida, os equipamentos necessrios ao show e ambiente, a disponibilidade de vos ou veculos para o transporte e viagem, o limite oramentrio, se existente, para a realizao do show etc., todos estes quesitos aliados a data pretendida e outros fatores podem ser tanto premissas como restries e o seu levantamento de extrema importncia. 2.2. PLANEJAMENTO
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Esta fase onde se detalha todo o projeto, suas tarefas a serem realizadas e seu sequenciamento. Aqui tambm so determinados os prazos, custos, levantamento e alocao de recursos etc. O planejamento tem como ferramentas dois documentos que o estrutura, cada um composto por varias fases e informaes que sero detalhadas a seguir, so eles: o termo de referncias (project charter) e o anteprojeto (Documento Inicial do Projeto DIP). 2.2.1. Termo de referncia (project charter) Termo de referncia um documento criado para comunicar de maneira formal a existncia de um novo projeto. O seu teor deve estar voltado a demonstrar as necessidades que o projeto esta incumbido de tratar e a descrio do produto, servio ou processo. Seu contedo composto pelo escopo do projeto, autoridade do gerente do projeto e fatores crticos de sucesso. 2.2.1.1. Escopo do projeto Nesta etapa se visualiza um todo do projeto de forma a demonstrar do que este se trata, o que o deu origem, qual sua finalidade, que resultados so esperados do mesmo, qual sua dimenso em termos de pblico alvo, qual o volume de recursos ser investido etc. O escopo a visualizao do projeto de cima para baixo, onde se observa todo o seu contexto de existncia, investimentos e resultados. Sendo assim, o escopo para o show, sabendo-se que a atividade principal da banda se apresentar gerando resultado econmico (lucro) e se manter em ascenso no mundo da musica; o show em evidencia, com sua data prdeterminada aps a pesquisa, busca atrair o publico local e regional, a fim de fincar o nome e apreo pela banda, ofertando um show com qualidade e dentro das expectativas do pblico pagante, vislumbrando que os mesmos faam uma divulgao positiva da banda. Para isso o local foi escolhido dentro de um padro de conforto, bem estar e tranqilidade para o pblico, com um amplo e seguro estacionamento, com seguranas, ofertando as bebidas e marcas mais cotadas na regio para este tipo de evento. Tambm o repertorio foi pesquisado e escolhido dentre as musicas da banda que so mais tocadas na regio e em outras
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localidades. Os recursos de som, instrumentos, iluminao e transportes utilizados sero os da prpria banda, o restante ser terceirizado e alugado. 2.2.1.2. Autoridade do gerente do projeto Dentro do termo de referncia nomeado um gerente e formalizada a sua relao com a administrao da organizao bem como com outros stakeholders (interessados no projeto). No caso da banda musical, desde seu inicio foi fundado um contrato no qual designa todos os poderes de gesto, comercial e financeiro ao empresrio. 2.2.1.3. Fatores crticos de sucesso Para haver certo grau de garantia no alcance, com xito, do resultado final determinado para o projeto necessrio que sejam estipuladas metas com prazos pr-definidos para seu cumprimento, desta forma possvel medir o progresso do projeto, comparando o resultado das metas com os objetivos estipulados, e por consequncia possvel decidir pela continuidade ou parada do projeto. Neste caso o empresrio da banda procura ter uma folga de 20 a 30 dias para a realizao de um show, assim possvel garantir o aluguel do ambiente, as contrataes dos servios terceirizados para o dia do show (seguranas, apoio tcnico especializado, bar etc.), a disponibilidade do transporte da banda e equipamentos, o hotel onde a banda descansara antes e aps o show etc. E assim possvel garantir os fatores crticos de sucesso para o show. 2.2.2. Anteprojeto ou documento inicial do projeto (DIP) O anteprojeto o documento que define o que deve ser feito, porque deve ser feito, os benefcios trazidos pelo projeto, as fases do projeto divididas numa seqncia de atividades etc. um documento que no geral fornece as bases para se iniciar a execuo do projeto e para medir o sucesso do mesmo ao seu termino. O anteprojeto composto por: objetivos, descrio do produto (servio ou processo), viabilidade do projeto (estimativa de prazos, custos e riscos potenciais), indicao do

gerente e da equipe do projeto, e a identificao dos stakeholders (interessados no projeto). 2.2.2.1. Objetivos Os objetivos tem a determinao de definir quais so os resultados finais esperados com o projeto. No caso do show da banda j foram estipulados que seriam trs os objetivos determinados: a lucratividade, obter o domnio da fatia de mercado regional e a possibilidade de manter a banda viva e em ascenso no mercado musical. 2.2.2.2. Descrio do produto, servio ou processo Esta etapa responsvel por descrever as caractersticas do produto (servio ou processo) a ser criado pelo projeto. Nesta etapa j esto definidos que o produto no to somente o show em si, mas todo o entretenimento e o que est atrelado a ele, ou seja: o ambiente, as luzes, a qualidade no som e repertorio, as bebidas etc. 2.2.2.3. Viabilidade do projeto A viabilidade se caracteriza primeiro em definir e adquirir algumas informaes como: o prazo de inicio e termino do projeto, a estimativa de uma seqncia de durao de cada macro-atividade desenvolvida, a elaborao de um cronograma, a relao dos recursos necessrios para realizar as atividades, a elaborao dos custos por atividade, por meta e por total do projeto. Aps este levantamento possvel fazer um estudo mais aprofundado com ferramentas de finanas, economia, contabilidade e/ou administrao com vistas a obter um resultado que determine a viabilidade do projeto. Nesta etapa o empresrio dever levantar os custos com alugueis, hospedagens, terceirizaes, depreciao de instrumentos, equipamentos e veculos, remuneraes entre a equipe e confront-los com o faturamento previsto para o show. Caso haja em uma mesma data o convite ou possibilidade de dois shows, s sendo possvel optar por um, o empresrio deve comparar alem do
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faturamento previsto x custo de cada possibilidade, qual deles o mais rentvel e/ou vivel, para isso ele deve utilizar-se de comparativos em percentagens, calculo da lucratividade etc. 2.2.2.4. Indicao do gerente e da equipe do projeto O gerente do projeto quem define os objetivos, levanta os fatores crticos de sucesso, desenvolve as estimativas de custos e prazos para o projeto etc. J a equipe deve ser baseada nas necessidades da complexidade, atividades e etapas do projeto. No caso do show, vemos na figura do empresrio da banda o gerente, a equipe fixa para os projetos realizados pela banda (cantores, instrumentistas, equipe tcnica e motorista) e os integrantes que s fazem parte do projeto determinado, do show em si (seguranas e pessoal do bar). 2.2.2.5. Identificao dos stakeholders (interessados no projeto) Aqui devem ser citados os indivduos e organizaes envolvidos ou afetados direta e indiretamente pelo projeto ou pelo seu produto (servio ou processo). No caso do show temos os integrantes da banda e equipe tcnica, o empresrio, os terceirizados e o pblico pagante. 2.3. EXECUO Nesta fase colocado em pratica tudo o que foi planejado at o momento. O objetivo agora realizar o produto (servio ou processo) que o foi proposto no projeto, utilizando-se dos planos desenvolvidos na fase de planejamento. Neste momento a banda se prepara para pegar a estrada com fins a realizar o show. 2.4. CONTROLE

O PMBOK define controle como o seguinte: assegurar que os objetivos do projeto esto sendo atingidos, atravs da monitorao e da avaliao do seu progresso, tomando aes corretivas quando necessrias. aqui que so criados e gerados relatrios e informaes condizentes com as necessidades do projeto, buscando de maneira tempestiva e eficaz, caso haja algum contratempo ou desvio de ao do que foi planejado, criar solues rpidas minimizando seus efeitos. A utilizao dessas informaes tambm tem carter de comparar a eficincia do projeto (planejado x executado). Eventos e situaes indesejadas podem acontecer, e nesta altura o empresrio e a banda j devem ter pensado nas possibilidades negativas mais cabveis de ocorrncia e suas provveis solues. Podemos ter como exemplo um defeito no veiculo de transporte e possvel atraso do show, problemas com instrumentos e equipamentos da banda no momento do show, problemas com falta de bebida etc. As possveis solues para os problemas elencados poderiam ser convidar uma banda ou dupla local para abrir o show, caso a banda principal atrasasse o problema seria minimizado, sempre ter instrumentos e suprimentos extras no caso de problemas com instrumentos e equipamentos, deixar tratado com uma convenincia local a possibilidade do fornecimento de bebidas etc. Fora o controle dos canhotos dos ingressos vendidos, da consumao de bebidas, e de uma pergunta simples efetuados pelos prprios seguranas na sada do show e anotado em planilha: o que o espectador achou do show; com as opes: timo, regular ou ruim. Assim haveria informaes suficientes a uma razovel comparao com o planejado. 2.5. FINALIZAO O fechamento do projeto consiste em encerrar todos os contratos ora abertos, exercer direitos e obrigaes contratuais e legais acerca do projeto, efetuar os pagamentos e recebimentos financeiros ora estabelecidos e acordados, fazer o levantamento e ajuntamento final das informaes buscando obter o resultado final de avaliaes dos stakeholders e por conseqncia do desempenho do projeto e da equipe. Por fim pode ser elaborado o Relatrio de Avaliao de Ps Implementao

(RAPI) que objetiva documentar o sucesso ou o fracasso do projeto analisando o nvel de aceitao do projeto, o gerenciamento do cronograma, do oramento, do risco e da qualidade, e por fim as lies aprendidas. No caso do show a de se observar o cumprimento das exigncias legais impostas ao volume do som, da segurana do pblico em geral, das contrataes, compras, alugueis e seus pagamentos. No quesito juntada de informaes j foi citado no tpico anterior; aps certo perodo de tempo da realizao do show devese levantar a repercusso que este obteve na cidade e regio.

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3. ANALISE DE PROJETOS Agora ser explorado um pouco mais fundo a analise de projetos, assunto que se insere especificamente dentro do planejamento de projetos e que est atrelada a viabilidade do projeto, j vista no item 2.2.2.3. deste trabalho. A analise, dependendo da magnitude e complexidade do projeto, no deve s visualizar sua viabilidade sob o enfoque microeconmico, mas tambm no contexto setorial e macroeconmico. Sendo assim vislumbra enfocar a analise de projetos nos seus cones mais relevantes, sendo eles: padro de concorrncia do mercado do projeto, avaliao da organizao e sua estratgia, o projeto e seus impactos micro e macroeconmicos. Para maior compreenso, continua como exemplo, o caso da banda musical. 3.1. PADRO DE CONCORRNCIA DO MERCADO DO PROJETO Num primeiro aspecto a realizao de um projeto permitir que a organizao expanda sua base de gerao de lucros, mas para que esta gerao ocorra com eficincia deve ser levado em conta o crescimento do mercado no qual a mesma atua e a concorrncia direta e indireta que a mesma enfrenta e poder enfrentar no futuro. Para que essa eficincia alcance um nvel timo o gerente e equipe do projeto devem conhecer a fundo a estrutura de mercado a qual o projeto ira ser empregado e identificar seus fatores determinantes, quais sejam: os preos praticados e suas competies no mercado, a diferenciao de produtos idnticos, similares e substitutos, bem como o esforo de vendas empregado neste tipo de produto (custos devido a propaganda, marketing etc.). Nesta primeira etapa da analise se torna possvel projetar a demanda pelo produto proposto no projeto, a oferta do mercado atual e a reao dos concorrentes com a execuo de tal projeto. Ao enquadrar essa primeira etapa da analise dentro do projeto com a banda, dependendo do seu estilo musical, a banda deve levantar as regies que tem preferncia por este tipo de musica, como est economia local e o quanto da renda dos moradores locais esta sendo empregada em entretenimento e lazer, e com que freqncia. Outra questo ver quais outras bandas do mesmo estilo musical ou no fazem shows pela regio e com que freqncia. A media do valor
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cobrado para os shows da mesma magnitude na regio. E por fim o custo dos servios terceirizados necessrios ao show, os custos legais a incorrer e os custos com publicidade e propaganda local e os meios mais utilizados para este fim. 3.2. AVALIAO DA ORGANIZAO E SUA ESTRATGIA Nesta fase da analise deve-se ter em mente que o projeto a deciso de um investimento (dispndio financeiro com vistas a um retorno desejado futuro) e de que existe uma concorrncia direta ou indireta com o produto (servio ou processo) fornecido pelo projeto no mercado. Sobre o aspecto citado acima necessrio saber claramente quem obtm o total comando das decises relacionadas ao projeto a ser analisado, a cultura predominante na organizao e sua influencia sobre os assuntos estratgicos da mesma, a situao financeira da organizao e sua evoluo passada levando-se em conta as influencias externas e internas organizao nestes resultados e por fim a capacidade da concorrncia para se manter neste mercado. Em se tratando da banda musical, neste estagio deve-se saber quem toma a maioria das decises da banda, se elas so feitas em conjunto ou isoladamente e de que forma, para isso devem ser analisados os aspectos legais de poder concedido aos membros e empresrio, e como estruturada a cultura do grupo e at que ponto ela influencia positiva e/ou negativamente nas decises. Como um show inicialmente um investimento o mesmo despende recursos financeiros para sua realizao, ento se deve analisar a situao financeira atual do grupo e como vem sendo o desempenho financeiro dos ltimos shows apresentados; estas informaes da situao financeira so capazes de demonstrar a situao econmica do mercado, a assertividade das decises e estratgias passadas, quais foram e at que ponto foram os resultados influenciados por caractersticas do ambiente externo e interno ao grupo etc. E to mais importante devem ser levantadas informaes acerca dos concorrentes que, se possvel, vo desde seus custos por show, tecnologias utilizadas, preos mdios cobrados por show, lucratividade etc.

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3.3. O PROJETO E SEUS IMPACTOS MICRO E MACROECONMICOS Nesta etapa da analise levantada de que forma o projeto impactara tanto positiva como negativamente na organizao (sua estrutura, finanas, cultura, evoluo etc.) como em seu ambiente externo (consumidores, concorrncia, economia e governo local etc.). nesta etapa que tambm so feitos os testes de viabilidade mais aprofundados, levando-se em conta tcnicas como o VPL, payback, TIR, analise da sensibilidade etc., essas ferramentas ajudam a organizao a ter uma certeza mais concreta da execuo ou no do projeto. No caso do show se faz necessrio muito cuidado com o local onde a banda se apresentar, pois cada regio tem sua preferncia musical, e o grupo pode vir a ter um prejuzo com um de seus shows por projetar mal o local de apresentao. Outra questo importante de que o show deve oferecer justamente aquilo que foi divulgado a fim de satisfazer as expectativas de seu publico. Um ponto crucial o grupo estar atento aos incentivos fiscais a cultura e se o grupo se enquadra aos incentivos. Procurar parcerias publicas com cidades tursticas e estar atento a datas comemorativas, bem como no marcar shows prximos de datas ou onde haja na regio em mesma data outros shows mais cotados. Aplicar analises financeiras mais aprofundadas a seus projetos/shows como: - os j relacionados no tpico 2.2.2.3. (viabilidade do projeto); - a projeo de resultados e o levantamento das necessidades de capital de giro do show; - o custo de oportunidade que retrata quanto o grupo sacrificou por ter tomado a deciso de aplicar seus recursos no show e quanto ganharia se tivessem aplicado este valor em outro investimento de risco semelhante; - a analise da sensibilidade que busca demonstrar o quanto o resultado econmico do investimento se modificara mediante alteraes em variveis capazes de influenciar no show etc.

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CONCLUSO A gesto e analise de projetos, ate outrora uma ferramenta utilizada pelos profissionais de engenharia, veio tomando espao em outras esferas profissionais e demonstrando que sua complexidade infinita era s uma lenda. No obstante, hoje, possvel sua aplicao at em decises da vida pessoal, sendo que tal ferramenta capaz de demonstrar os riscos e retornos envolvidos em um investimento, traar uma rota perfeita para que o resultado almejado seja alcanado, demonstrar exatamente o quanto necessrio investir, o quanto pode se esperar como retorno de tal investimento e quanto tempo leva esta transio etc. Assim possvel afirmar que a gesto e analise de projetos uma macroferramenta capaz de tornar mais assertiva as decises relacionadas a investimentos de um modo geral.

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REFERNCIAS HELDEMAN, K.; Gerncia de Projetos: Guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro: Editora Campos, 2005. KEELING, R.; Gesto de Projetos: uma abordagem global. So Paulo: Editora Saraiva, 2002.

BIBLIOGRAFIA NETO, A. A.; LIMA, F. G.; Fundamentos de Administrao Financeira. So Paulo: Editora Atlas, 2010. FOINA, P. R.; Tecnologia de Informao: Planejamento e Gesto. So Paulo: Editora Atlas, 2009. CORRA, H. L.; CORRA, C. A.; Administrao de Produo e de Operaes. So Paulo: Editora Atlas, 2009.

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