INTRODUCERE

n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i comunicarea informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa tiinific, economic i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor administrative. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative. Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate. Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i roluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i n cazul societii romneti. Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului. Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul pentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere important ntr-o organizaie. n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de
1

activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden, protocol, arhivare de documente .a.). Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice, referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial. Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul i marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme romneti de drept administrativ i comercial. Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece n prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i asisten managerial adaptat la realitile romneti. Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent manager) i ale secretariatului. Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de ctre specialiti. Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti. Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru care va contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a secretariatelor i a secretarelor (asistent manager).

CAPITOLUL I CONCEPTUL DE BIROTIC

n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile, producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil. Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i economice cu multiple efecte sociale. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative. Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA BIROULUI. Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie de specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici i de mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine. n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.

n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica. Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate. ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic. Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante: 1. 2. 3. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti: 1. 2. 3. 4. 5. Managementul documentelor. Introducerea informaiilor n fiiere. Conducerea proiectelor. Coordonarea personalului. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]

Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup restul de 60% n mod egal. Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic. Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei manageriale n orice sistem i organizaie economico-social. O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris. n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen poate fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane: Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a dus la

crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional a calculatoarelor personale (PC). Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie prin

creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte echipamente informatice. Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile,

echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2] n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore: Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare (telefoane,

radio, TV). Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip reea.

n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii. n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor, echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului uria de hrtie din biroul clasic. Obiectivele biroticii Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea contemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare. Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de dezvoltarea biroticii. Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi: Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia. Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei. Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite sau

expediate. Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n activitatea

administrativ. Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de

regsire a informaiei.

Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se

fundamenteaz. Principiile biroticii: 1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul

de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr-o organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu informaii. 2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete numai

asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare. 3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap analizate,

simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate. 4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite

automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator. 5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i

informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil.

CAPITOLUL II ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZAII

1.1. Organizaia i structura ei organizatoric Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai multe funcii: a) b) c) d) e) funcia de cercetare-dezvoltare; funcia comercial i de marketing; funcia de producie; funcia financiar-contabil; funcia de personal.

Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele. O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram.
8

Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este alctuit din urmtoarele elemente: 1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie) 2. Postul 3. Ponderea ierarhic 4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale) 5. Nivelurile ierarhice 6. Relaiile organizatorice 7. Activitile La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate. Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.

ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1. La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui angajat n parte. Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la adoptarea ROF i a Statului de Funcii. 1.2. Activitatea de secretariat Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este i activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta. Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager. Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.

10

Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii. In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat. Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti. 1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,

stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea corespondenei). 2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului

(documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.) 3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a

secretarelor din subordine), 4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri

de afaceri, etc.) Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti. 1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor

11

Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului. Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i sarcini : executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea,

distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur. lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite,

prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor. atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului;

prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii. scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de

afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor. multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul

(folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial. traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea

unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit. probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea

n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament
12

i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete

referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale. pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel,

obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului. cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de

multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta. organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea

informaiilor. ntocmirea contabilitii primare a firmei primirea i transmiterea comunicrilor telefonice organizarea edinelor i a materialelor necesare. difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat. preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara

(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti persoanelor din subordine. perfecionarea permanent din punct de vedere profesional. supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea

posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

13

respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a prerogativelor dar i competena n a le realiza. Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi: un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz; un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb; un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut; un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor,

capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate; un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile

reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri; un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i

s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte compartimente ale unitii; strin; un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze, un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba

repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei; un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din

interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale;
14

un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s

claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc; un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare,

maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc); un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s

le prezinte sub form de grafice i tabele; un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze,

limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade. un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive

generale i a materialului documentar; un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n

curs de multiplicare. 1.4. Organizarea secretariatelor In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume: spaiul de lucru ; obiecte de iluminat; obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier; maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate

de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)

15

In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel: n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat; n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii

centralizata

conductorilor). Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje: maxima; pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate

influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor; posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de

operare n munca de birou; costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al

ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.

16

CAPITOLUL III Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar

O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn astzi: meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii

economico- sociale; tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i, confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic [1] . n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n comunicarea scrisa. Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc. Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea secretului profesional.

17

Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3] In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii. Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise. In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe. [4] n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. [5] Se contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia.

18

Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de baz, secretariatul. n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie. Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de opinie: [6] a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei; b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;

19

c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale. Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i oricum. n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan. 1. Funciile secretariatului modern Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate. Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al secretariatului. Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii manageriale. Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe elemente: degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind,

astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;

20

creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative

i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei; asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu

deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia; contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din

cadrul firmei (directori generali, directori executivi). Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului: Funcia de tratare a informaiilor; Funcia de documentare; Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii; Funcia de asistare direct a managerului; Funcia de reprezentare.

n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice, tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom trata distinct n exercitarea unei funcii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni.

21

CAPITOLUL IV ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE

Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti Prof. Maria Petre Arhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar. Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informaie sau o informaie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informaii, nregistrarea lor, suportul. Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel n Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind

22

orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric[1]. Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996 menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romani n strintate[2]. Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive naionale, departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colecii. Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific, cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a rii[3]. In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice[4]. Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor[5]. Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare.
23

S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu. Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare: A. B. C. D. Dup deinerea arhivelor: arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv; arhive ale Arhivelor Naionale; arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: arhive curente (de registratur); arhive de depozit; arhive istorice (permanente). Dup ornduirea social: arhive feudale; arhive moderne; arhive capitaliste; arhive socialiste. Dup etapele istoriei arhivelor:

24

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era

destinat i care beneficia de coninutul lui); arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz); arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i

eviden); copierea se fcea n registru; E. arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ). Dup creatorii arhivelor: arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat; arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare; arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curi cu

juri etc.; arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n sarcin

meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului; arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale

economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului; arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiinarea

oficiilor statistice (1859); arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat

Major; arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de

leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;

25

arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a-i

pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii); arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn,

biblioteci, muzee; arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri;

dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universiti; arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu

documentele cele mai vechi; arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i

totodat conservate contient de ctre o persoan; arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca

persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s-au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia. F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe: hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina

plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac. G. Dup modul de percepere de ctre om: arhive vizuale; arhive sonore; arhive audio-vizuale.

26

Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare. Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei nr.769/1991. Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Preedintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne. Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea constituie cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat. Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar, Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996. Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv,
27

conform complexitii i cantitii de arhiv precum i structura i competena compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv; Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de documente ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce se aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii. Evidena documentelor Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor. Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea precis a circuitului lor. Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8] nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.

28

n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde. Gruparea documentelor n dosare Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor. Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai
29

problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o instituie.[9] Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat. Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz. Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet. Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc. O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ.[11] Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare. El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]

30

n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane. n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule. n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc. n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite. Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc. La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele. n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se menioneaz C.S. (comisie de selecionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.

31

ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se pstreaz n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz ntr-un dosar separat cu meniunea cpii, cruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective. Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pstrare. Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor.[13] Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou.

32

De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14] Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor. eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare. Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui. Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare-ieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea. Constituirea dosarelor i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruciuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 25 cm. n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr-un an au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din aceast form sau desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului
33

de baz, adic de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15] Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni. Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse. Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin. nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect sau pe fie.

34

Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majoritii creatorilor de arhiv. Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16] Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va meniona acest lucru. Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i perioada la care se refer. Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se va reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor
35

importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar anii extremi. Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de probleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului.[18] Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19] Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic.[20] Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz: Numrul de ordine al inventarului Data prelurii documentelor din inventarul respectiv Denumirea compartimentului de la care provine inventarul Datele extreme ale documentelor

36

Totalul dosarelor din inventar Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ieiri se trec: Data ieirii documentelor din eviden Unde s-a predat Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden Totalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute.[21] Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz: Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22] Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23] Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a lipsei

acestora Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale.

37

Selecionarea documentelor Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv. Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentaristoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect. Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor. Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribuiei .a).[24] Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.[25] Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n documente. Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient de
38

cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26] Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea C.S. (comisa de selecionare). Dac comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesulverbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic[27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt selecionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte uniti i pstrate n depozitul acesteia. Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale.[28] Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat astfel pierderea unor informaii importante. Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare. Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29] Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de
39

proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nsoit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze) i anul confecionrii. Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea intrrii lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s judece documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32] Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art. 37: Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.[33] Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete.

40

Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special. Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentartiinific.[34] Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat. Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare. Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond (fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.[35]

41

n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare. Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana tiinific i practic. n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice), poziia n nomenclator i termenul de pstrare.[36] Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn. Folosirea documentelor Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate. Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37]
42

Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar). Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare. n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot. Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur, reinnduse la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i

43

data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.[39] Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntrun registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii. n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data. Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv.

44

Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de procesverbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44]. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale: Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate,

instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare. Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor arhivistice

n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator. Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor

arhivistice din zona geografic n care au fost create. Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori

diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este

45

necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor).[45] Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale. Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46] Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.[47] Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie (cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate.
46

Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu liber de 0,70,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea. Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii. Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit. Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani. Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat a incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene. n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de

47

pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poliele se numeroteaz.[48] Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile, poliele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv. Depunerea documentelor la Arhivele Naionale Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional se depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel: Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor; Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor; Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor; Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale, n acest caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein, al Arhivele Naionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale, urmtoarele instituii: Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, Academia Romn.[49] Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n prezena reprezentatului Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de membrii comisiei de lichidare; un

48

exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Naionale. Documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale. Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50] Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional, crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritii lor sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de mputerniciii Arhivelor Naionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se face n termen de 15 zile de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia. Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate n spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala Naional de Perfecionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii activiti arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.

49

CAPITOLUL V MANAGEMENT I MARKETING

Prof. univ. dr. Magdalena Platis Directorul Departamentului de Administraie Public Universitatea din Bucureti 1. Management Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: activitate, grup de oameni care conduc o ntreprindere i tiin. Termenul de management este preluat din limba englez, dar izvorul su este cuvntul manus din latin care nseamn mn i implic aciunea de manevrare. n italian, s-a format apoi cuvntul mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a aprut termenul francez mange cu semnificaia de loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut n limba englez cuvntul manage care exprim activitatea de administrare, de conducere i are substantivul management, care nseamn conductor. n acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai nti n sfera sportiv. Ulterior, a fost adoptat n tiina militar, n politic, ziaristic, administraie public. Termenul de management s-a impus n activitatea economic prin rspndirea lucrrii The Managerial Revolution a lui James Burnham, n anul 1941. Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare a activitii colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a diviziunii muncii. Coninutul activitii de management poate fi neles dac se ncearc o analiz comparativ ntre aceasta i activiti cu care se confund: organizare, ndrumare, dirijare, administrare, leadership. Prin urmare:

50

managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca un sistem

economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n acest sens, dar pentru a beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizare corespunztoare; managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv

supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n condiiile n care munca este perceput ca aciune uman necesar pentru existen dar lipsit de contiin i devotament profesional; managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune orientarea unui

sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i reprezint un segment al activitii manageriale; managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta presupune o

abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de birou, n timp ce activitatea de management urmrete capacitatea ntreprinderii de a se adapta la schimbri; Managementul, ca grup de oameni care conduce un sistem economic (o direcie, un departament, o secie, o ntreprindere, un minister etc.) se difereniaz cel puin dup dou criterii i anume: domeniul de activitate n care lucreaz managerul; nivelul ierarhic din cadrul organizaiei n care activeaz.

Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu de activitate i nici n acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc dac se situeaz pe trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desfoar aceeai activitate cu un rector sau un director de spital sau un preedinte de banc. n plus, rectorul nu desfoar o activitate identic cu un decan sau ef de catedr sau ef de lucrri. Cu ct managerul se situeaz pe o treapt mai nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea funciilor tehnice, de execuie scade i crete ponderea funciilor manageriale.

51

Ca tiin, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca i marketingul. Locul su n cadrul sistemului tiinelor economice nu este central, dar coninutul su se dezvolt prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiine economice pe care le interpreteaz ntr-o manier proprie i la rndul su, ofer idei, teorii i principii care pot fi preluate de alte tiine ale sistemului. Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu al tiinei managementului l reprezint relaiile de conducere adic totalitatea raporturilor dintre elementele implicate ntr-o organizaie i dintre acetia i factorii exteriori. n acest fel, managementul privete att firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i procesele care se deruleaz n interiorul unei organizaii, ct i conjunctura n care acioneaz firma, respectiv factorii extrinseci care nseamn elementele de micro i macromediu ale ntreprinderii. n concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activiti desfurate cu scopul de a se asigura funcionalitatea normal, eficient a sistemelor economice de ctre unul sau mai muli indivizi i care fac obiectul unei tiine. 2. Procesul de management n orice ntreprindere procesul muncii n sens larg cunoate dou laturi: de execuie, prin care resursele umane acioneaz asupra elementelor materiale; de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupra celeilalte pri de

factor uman. Prin urmare, procesul de management const ntr-un ansamblu de aciuni prin care managerul individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia decizii i controleaz activitatea salariailor n vederea realizrii obiectivelor ntreprinderii. Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere: a) sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea urmtoarelor etape:

52

 b)

definirea scopului, adic a strii dorite sistemului analiza situaiei actuale, adic nelegerea strii sistemului n prezent determinarea problemei, respectiv a contradiciei dintre situaia actual i scopul propus adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradiciei din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice care vizeaz

corelaia nevoi-resurse i anume: c) determinarea necesitilor ntreprinderii analiza resurselor disponibile repartizarea resurselor folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n toate

segmentele activitii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de atragere i administrare a resurselor; d) din punct de vedere informaional, procesul de management vizeaz parcurgerea

urmtoarelor etape: cercetarea informaiilor disponibile completarea informaiilor utile prelucrarea informaiilor transmiterea informaiilor

53

e)

sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatea regulilor de

funcionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer raionalitate aciunilor omului i anume: f) ansamblul reglementrilor i normelor totalitatea metodelor de instruire principiile de stabilire a rspunderii ansamblul relaiilor de cooperare ntre diverse verigi ale organizaiei din punct de vedere funcional, procesul de management include: previziunea organizarea coordonarea decizia controlul

n practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificat distinct, dintr-un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un caracter complex care se manifest prin multiple ntreptrunderi ale zonei economicului cu socialul, juridicul, informaionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se manifest dup anumite reguli comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau mai puin eficient. Aceast diversitate se explic pe de o parte n funcie de factorii obiectivi care influeneaz ntreprinderea (resursele disponibile, informaia cunoscut, calitatea factorului uman etc.) iar pe de alt parte n funcie de abilitatea ntreprinztorului de a face fa conjuncturii, respectiv schimbrilor din mediul de afaceri al ntreprinderii.

54

Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte trsturi ale sale i anume: dinamism; stabilitate; continuitate; consecven; ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organizaii, relaiile de conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este n acelai timp i stabil deoarece urmrete folosirea unor structuri cunoscute n preluarea informaiilor i adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu avndu-se n vedere continuitatea activitilor de producie, reparaii, schimb i consum. Totodat, procesul de management se caracterizeaz prin consecven, n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin ciclicitate, deoarece n urma unei decizii este posibil ca scopul atins s devin noua situaie fa de care se stabilesc noi obiective i are loc astfel, reluarea procesului de management. H. Fayol a identificat funciile managementului sub forma succesiunii urmtoare: prevedere, organizare, coordonare, comand, control. n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de previziune, iar comanda nlocuit cu decizia prin asigurarea motivrii salariailor. A. Previziunea Previziunea nseamn funcia managementului prin care se asigur activitatea de anticipare a viitorului. Realizarea activitii de previziune pornete de la cunoaterea resurselor disponibile, a rezultatelor activitii trecute, situaia actual i obiectivele urmrite. Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente:
55

diagnoz; prognoz; planificare i programare.

Diagnoza cuprinde ansamblul operaiunilor de diagnosticare a situaiei ntreprinderii n vederea cunoaterii strii sistemului la un moment dat. n acest sens se utilizeaz date statistice i informaionale din evidena contabil. Prognoza reprezint totalitatea operaiunilor de investigare n timp a activitii ntreprinderii n vederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemului i fundamentrii deciziilor strategice. Planificarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea activitii curente a ntreprinderii n tendinele de dezvoltare a acestuia i a economiei n general. Componentele planificrii sunt: planul care este un instrument managerial prin care se stabilesc obiective, direcii de

aciune i se asigur coordonarea activitilor din ntreprindere folosindu-se factorii de producie disponibili; timpul este o variabil important a planificrii n funcie de care se asigur: previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte eseniale cum ar fi

retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing; previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puin ample, care

deriv din cele strategice; previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an);

56

procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre ele care

urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organizaiei. Schematic, etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3. n faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri. Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt, mediu i lung, respectndu-se corelaiile dintre acestea. n cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategie de rezerv la care ar putea s apeleze n cazul unor schimbri de mediu care nu i mai permit aciunile lansate potrivit planurilor iniiale. Faza implementrii se refer la declanarea activitii n conformitate cu planurile elaborate. Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii, i reluarea unui nou proces de planificare. Programarea reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i

intercondiionarea activitilor unui sistem economic n intervale scurte de timp (sptmni, mai multe zile, o zi sau pe or, pe schimb de lucru, etc.). n practic, se ntlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei, prefernd s lase piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sau produs. Iat cteva motive pentru care nu se face planificare microeconomic n cadrul unor ntreprinderi: este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc; managerul nu are cunotine despre cum s fac previziunea; viitorul intuit de manager este prea nesigur; decidenii au comportamente care susin c triesc pentru prezent;

57

exist teama de eec n ceea ce privete relaia efort-efect al procesului de previziune.

B. Organizarea Organizarea reprezint o funcie a managementului prin care se delimiteaz procesele de munc pe componente (operaii, lucrri, etc.) i se grupeaz pe formaii de lucru i compartimente de munc. Organizarea este considerat cea mai vizibil funcie a managemen-tului. Ea se manifest prin folosirea urmtoarelor instrumente manageriale: autoritatea; responsabilitatea; rspunderea; delegarea.

Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influena aciunile subordonailor si. n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns legtur cu puterea pe care o exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea conductorului de a convinge sau influena aciunile salariailor, adic de a-i determina pe alii s fac ceea ce vrei tu. n schimb, autoritatea const n abilitatea managerului de a convinge i de a da dispoziii pentru manifestarea unei aciuni, adic de a decide. Autoritatea se poate clasifica astfel: a) dup relaiile care o genereaz, exist: autoritate tradiional (ce apare ca o consecin a relaiilor generate de poziia n societate a

indivizilor);

58

autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de caliti deosebite,

aproape mistice); autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit poziie sau rang

oficial, ntr-o ntreprindere). b) dup natura ei exist: autoritate profesional (care este o consecin a recunoaterii meritelor i rezultatelor

nregistrate de un individ, nu neaprat manager); autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de lucru unor

subalterni care astfel, capt autoritate i rspund de executarea obligaiilor lor); autoritate funcional (ce apare n cadrul funciunilor ntreprinderii, adic la nivelul unor

activiti omogene care sunt reglementate prin activitatea unui manager). Responsabilitatea const n obligaia membrilor unei organizaii de a realiza n cele mai bune condiii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit activitate trebuie s fac eforturi pentru finalizarea ei manifestnd clar interesul i preocuparea pentru executarea acestei obligaii. Rspunderea const n obligativitatea indivizilor de a rspunde de realizarea sau nendeplinirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n faa superiorilor si de stadiul lucrrii respective. Delegarea este un instrument al organizrii procesului de management prin care se permite trecerea temporar a autoritii sale unei alte persoane. Delegarea autoritii conduce automat i la delegarea responsabilitii, n timp ce rspunderea revine ambilor subieci, adic i managerului iniial i delegatului su. Delegarea reprezint o necesitate la o firm complex deoarece permite ncrcarea echilibrat cu sarcini a managerului i executanilor, printr-o distribuie raional a sarcinilor de lucru.

59

n procesul organizrii se asigur aciuni de stabilire a structurii organizatorice a ntreprinderii, de creare a unui sistem informaional adecvat care s permit un flux de informaii rapide i complete, de identificare a atribuiilor i responsabilitilor salariailor care vor fi incluse n regulamentul de organizare i funcionare a ntreprinderii, de coordonare ntre activitatea de conducere i cea de execuie. C. Coordonarea Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor, deciziilor i activitilor dintr-o ntreprindere prin adaptarea ei la condiiile mediului de afaceri. Desigur, complexitatea vieii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor perturbri ale funcionrii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor prime sau recepia unor materiale necorespunztoare din punct de vedere calitativ, rezilierea unor contracte etc. Toate acestea fac necesar adaptarea la dinamismul economic i confer ntreprinderii un caracter flexibil n ceea ce privete organizarea subsistemelor sale. De aceea, coordonarea activitilor poate contribui la evitarea unor dereglri n funcionarea firmei. Aceast corelare de activiti se realizeaz prin mai multe modaliti, ntre care: coordonarea prin politica de personal; coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate; coordonarea prin instruciuni; coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.

D. Antrenarea Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asupra factorului uman n scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor i obiectivelor care i revin. Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea.
60

Comanda reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i capt forma deciziei n managementul democratic. Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei factori care o fac necesar: managerul cu autoritatea sa; executantul cu pregtirea i calificarea sa; sarcinile i obiectivele de ndeplinit.

Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerine ale sale: ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune; ordinele s nu depeasc competena salariailor; ordinele s nu contravin principiilor managementului.

Motivarea reprezint aciunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentru realizarea obiectivelor cu maxim de eficien. Exist numeroase studii cu privire la teoria motivaiei, dar punctul de plecare este ntotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea urmtoare: nevoi fiziologice; nevoi de securitate; nevoia de contacte umane i afiliere la grup; nevoia de stim i respect; nevoia de autorealizare.

61

Desigur c n lipsa motivaiei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitare a responsabilitii, o nstrinare a indivizilor de procesul muncii. Motivaiile pot fi: intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma contiinei sau plcerii de a

muncii; extrinseci i reprezint totalitatea determinanilor care influeneaz randamentul i interesul

muncii unui individ. Acetia pot fi pozitivi sub forma premiilor, primelor, prestigiului, laudelor, promovrilor etc., sau negativi sub forma sanciunilor, penalizrilor, retrogradrilor, criticilor etc. E. Controlul Controlul reprezint ansamblul activitilor prin care se compar performanele nregistrate de un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele propuse i se acioneaz pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urmrite. Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informaii corecte, precise i clare, s foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cu costuri mici. n situaia n care verificarea rezultatelor dovedete atingerea scopurilor procesul de management se reia, dar dac exist o contradicie ntre acestea, se impune o intervenie ntr-una din variantele urmtoare: fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele depesc scopurile propuse; fie se mbuntesc performanele dac rezultatele obinute sunt inferioare scopurilor.

Controlul poate fi: a) n funcie de momentul realizrii: preventiv (se ncearc evitarea dereglrilor sistemelor organizaiei);

62

 b) c)

feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice): autocrectiv (problemele aprute se corecteaz automat); non-autocrectiv (problemele se rezolv prin intervenia managerului); n funcie de natura lui: ierarhic (se realizeaz de sus n jos); financiar (se verific utilizarea disponibilitilor bneti); bugetar (se utilizeaz declaraiile de rezultate anticipate); tehnic (se urmrete calitatea produselor i serviciilor); n funcie de subiectul care l lanseaz: direct (iniiat de manager); indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor obinute); autocontrol (realizat de executant).

Controlul ndeplinete urmtoarele funcii: calitative; funcia recuperativ prin care se permite eliminarea dereglrilor din activitatea firmei funcia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control are ca punct de

plecare estimarea situaiei concrete a firmelor, cunoaterea performanelor sale cantitative i

odat ce au fost descoperite neajunsurile; funcia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se intervine

naintea producerii unor evenimente;

63

funcia informativ care evideniaz rolul controlului n adoptarea deciziilor ulterioare; funcia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentru ameliorarea

activitii i rezultatelor sale n scopul obinerii unor concluzii favorabile n urma controlului.

64

CAPITOLUL VI NOIUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV

Utilizate n activitatea managerial a unei instituii Lector univ. dr. Oana IUCU Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti 1. Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia Romniei din 1991 1.1. Noiunea de Constituie Termenul de constituie deriv din latinescul constitutio, care nseamn aezare cu temei. Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mprat numindu-se constituii imperiale. Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale. Poziia dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex, dar i nsemnate efecte pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acestei poziii dominante, Constituia este izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i juridic. 1.2. Analiza Titlului III din Constituie din perspectiva principiului separaiei i echilibrului puterilor Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data, mai metodic i ntr-o lumin nou, principiul separaiei puterilor. n lucrarea sa, Essay on civil guvernment, Locke susinea existena a trei puteri : legislativ trebuie s aparin parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general obligatorii, executiv limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi
65

prevzute i determinate prin lege, urma s fie ncredinat monarhului, federativ era ncredinat tot regelui i avea n competena sa dreptul de a declara rzboi, de a face pace i de a ncheia tratate. Elaborarea acestei teorii aparine, ns, lui Montesquieu, care n lucrarea Despre spiritul legilor, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului sunt independente. Atunci cnd n minile aceleiai persoane sau aceluiai corp de dregtori, puterea legislativ este ntrunit cu puterea executiv, nu exist libertate, deoarece se poate nate teama ca acelai monarh sau acelai senat s fac legi tiranice pe care sa le aplice n mod tiranic. In Constituia Romniei, Titlul III este consacrat autoritilor publice i el are o structura care determina concluzia c, dei Constituia nu consacra expresis verbis principiul separaiei puterilor n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substana reglementarilor sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urmtoarele capitole: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Parlamentul puterea legiuitoare Preedintele puterea executiv Guvernul puterea executiv Raporturile Parlamentului cu Guvernul Administraia public puterea executiv Autoritatea judectoreasc puterea judectoreasc

Important n organizarea statal este independena autoritilor statale, independena care nu poate fi total, dar poate fi foarte larg. Organele de stat trebuie s depind unele de altele numai att ct este necesar formrii sau desemnrilor i eventual exercitrii unor atribuii. Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului n accepiunea ei ancestral tradiional, utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceeai realitate

66

politico-juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n accepiunea sa tradiional este art.80, care consacra funcia de mediere a Preedintelui ntre puterile statului i ntre stat i societate. Constatam din structura Titlului III, ca regsim un capitol de sine stttor intitulat Administraia public. Se pune astfel problema, dac autoritile pe care le consacr acest capitol sunt singurele care nfptuiesc administraie public. Rspunsul este negativ, n sensul c i alte autoriti publice care sunt plasate n alte pri ale Constituiei au sarcini de natura administrativa. Ins, autoritile grupate n capitolul 5 nfptuiesc exclusiv administraie publica rupta de jocul politic, cu excepia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere). n ceea ce privete regimul politic pe care l consacra actuala Constituie, acesta este semiprezidenial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribuiile ce i incumb preedintelui ntr-un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament n calitatea lui de organ suprem reprezentativ al populaiei. Conform prevederilor constituionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale sale astfel: a) puterea legislativ, nfptuit de ctre Parlament cu cele dou camere: Senatul i Camera

Deputailor; b) puterea executiv, exercitat de Preedinte, Guvern, ministere, organe de specialitate ale

administraiei publice centrale i organele administraiei publice locale; c) puterea judectoreasc, realizat de ctre instanele judectoreti: judectorii, tribunale, curi de apel, Curtea Suprem de Justiie. 2. DEFINIIA i TRSTURILE ADMINISTRAIEI PUBLICE Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, alturi de dreptul constituional, dreptul internaional public i altele*. Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administraie cuvnt care deriv din limba latin, respectiv prepoziia ad care nseamn la, ctre i minister care nseamn
67

supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administraie a evocat o activitate n supuenie, executat la comand, activitatea n sine aprnd atunci cnd societatea s-a mprit n comandani i comandai. Administraia public este o dimensiune a executivului, fr a fi ns singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz, respectiv : Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul unei

ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaii internaionale. Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.

Administraia public, n mod tradiional, presupune dou elemente de baz: Executarea legii cuvntul lege fiind neles n accepiunea lato sensu, de act normativ

cu fora obligatorie i nu n accepiunea stricto sensu, de act juridic al Parlamentului. Prestarea de servicii publice n limitele legii.

Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat noiunea cheie a dreptului administrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se nelege activitatea organizat sau desfurat de o autoritate a administraiei publice pentru a satisface nevoi sociale n interes public. Nu orice nevoie social reprezint n acelai timp i o nevoie de interes public. Pentru a cpta un asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i transpus ntr-o norm de drept. Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate realiza pe dou ci: Printr-un organ public (o universitate de stat). Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie n prestarea

serviciilor publice (serviciul public de nvmnt prestat ntr-o instituie privat). Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se nelege un minimum de condiii necesare pentru o via social acceptabil. Ordinea public este

68

ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror nclcare nu antreneaz dect ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic. Expresia n limitele legii evoc principiul de drept potrivit cruia totul este permis, dac nu este interzis de lege. Subliniem, ns, c activitatea administraiei este guvernat de principiul legalitii, care este nscris n mai multe texte din Constituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 nimeni nu este mai presus de lege; art. 51 instituie ca obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a supremaiei sale i a legilor). Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz, concret sau cu valoare de principiu, relaiile sociale din sfera administraiei publice, precum i pe cele de natur conflictual dintre autoritile publice sau structuri private, investite cu autoritate public, pe de o parte i cei vtmai n drepturile lor prin actele administrative ale acestor autoriti, pe de alt parte. In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de relaii sociale: Relaii de administrare activ administraie n lucru, care se caracterizeaz prin punerea

n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii. Relaii de administraie conflictual care vizeaz litigiile aprute ntre administraie i

administrai. Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta nsemnnd clauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite autoritile administrative publice i prin intermediul crora fac s prevaleze interesul public (general), atunci cnd vine n contradicie cu interesul particularilor. Administraia public reprezint ansamblul activitilor desfurate de Preedintele Romniei, Guvern, autoritile administrative autonome centrale, autoritile administrative autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de putere public, se duc la ndeplinire legile sau, n limitele legii, se presteaz servicii publice. Rezult din definiie urmtoarele trsturi ale administraiei publice:

69

Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare de

servicii publice, n limitele legii. Activitate desfurat n regim de putere publica, concretizat prin investirea autoritilor

care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i prin intermediul crora ele reuesc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n contradicie cu cel particular. Activitate desfurata de anumite autoriti executive i administrative, denumite generic

autoriti de administraie publice. Potrivit actualului sistem constituional i legal, aceste autoriti sunt de dou categorii: De natur statal (etatica) De natur autonom, local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret, liber

exprimat de colectivitatea politico-teritorial. Dac n regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de stat erau sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administraia nsi, inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoriti statale, ci i unele de natura autonoma care funcioneaz n unitile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i unele autoriti ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul rnd i cu precdere, o autoritate autonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot dintr-o comuna (ora, municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribuii de stare civila, de autoritate tutelara, n domeniul alegerilor ). Din punct de vedere al izvorului care le consacr, distingem ntre : autoriti consacrate de Constituie : Preedinte, Guvern, consiliul judeean, local i primar autoriti consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constituie :

subprefectul, comisia administrativ a judeului, preedintele i vicepreedintele consiliului judeean etc..

70

In actualul sistem constituional i legal, administraia public este nfptuit de dou mari categorii de autoriti: 1. Autoriti de natur statal: Preedintele i Guvernul reprezint cei doi efi ai executivului n actualul sistem

constituional i legal. Ministerele i alte organe reprezint centrele de specialitate subordonate Guvernului. Autoriti centrale nesubordonate Guvernului numite generic autoriti centrale

autonome. Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unitile administrative

teritoriale. Prefectul reprezentantul Guvernului n teritoriu.

2. Autoriti autonome locale: Consiliul local autoritate autonom local cu caracter deliberativ. Primarul ca autoritate autonom executiv. Consiliul judeean care este autoritate administrativ public judeean cu caracter

deliberativ. Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organ unipersonal (Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de natur administrativ ale Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Preedintelui. Potrivit art. 101 din Constituie, Guvernul exercit conducerea general a administraiei publice. Potrivit art.110 din Constituie, este calificat expres ca un organ al administraiei publice de rang central. n exercitarea rolului de conductor al administraiei publice, Guvernul intr n urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalte autoriti administrative:

71

Raporturi de subordonare n ceea ce privete ministerele i celelalte autoriti centrale

subordonate lui. Raporturi de colaborare i coordonare fa de autoritile centrale autonome. Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale. Acestea se exercit

prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalitii activitii autoritilor autonome locale.

3. NORMELE DE DREPT ADMINISTRATIV Norma de drept, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin forta coercitiva a statului. Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura trihotomic ( trei pri), fiind format din: 1. Ipoteza : norma de drept administrativ poate arta (cuprinde): Imprejurarile, condiiile, situaiile n care se aplic norma juridic, subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub incidena normei; explicaia semnificaiei unor termeni; definiii, principii, scopul activitii unui organ.

Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o complexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie absolut determinat sau relativ determinat dup modul n care sunt reglementate mprejurarile n care ea se aplic.

72

Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n care se va aplica dispoziia, situaie n care autoritatea administraiei publice nu poate dect s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aa numita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic). Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general, mprejurarile n care se aplic norma, existena lor concret urmnd a fi stabilit de organul care o aplic. Este vorba de compena de apreciere. 2. Dispozitia : cuprinde aciunile i inaciunile prilor, stipulate de o manier imperativ,

categoric, determinat de regimul de putere public specific administraiei. Un act normativ cuprinde, de regul, mai multe categorii de dispoziii. Dispoziia este, n general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care fac obiectul reglementrii dreptului administrativ se desfoar n procesul de realizare a puterii. Astfel principalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracter onerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit, la o anumit prestaie. O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispoziie prohibitiv, cuprinznd reguli de interzicere a unor aciuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter contravenional. Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevznd numai facultatea de a aciona sau nu, lsnd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu anumite aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocate prin verbul a putea, introdus n expresii ca autoritatea administrativ poate, ceteanul poate. La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i relativ determinat. 3. Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar n momentul n care dispoziia

normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de drept administrativ nu ar avea sanciune n sensul existenei unor situaii n care nu sunt prevzute urmrile juridice ale

73

nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la ndeplinire nu numai datorit consecinelor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n ansamblul sau avnd i un caracter educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie ntre sanciune ca element structural al normei juridice i sanciunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele de rspundere specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanciuni: Sanciuni specifice primei forme de rspundere pe care o cunoate dreptul administrativ:

rspunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din funcie, revocarea alegerii, mutarea disciplinara etc.) Sanctiuni specifice rspunderii administrativ contraventionale (ex. amenda,

avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.) Sanciuni specifice rspunderii administrativ patrimoniale care vizeaz repararea

prejudiciilor produse prin actele administrative. 4. RAPORTURILE DE DREPT ADMINISTRATIV

Raportul juridic n general este o relaie social reglementat prin norma de drept. Raportul de drept administrativ reprezint acea relaie social care a fost reglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin intervenia unui fapt juridic. n doctrin sau exprimat urmtoarele preri cu privire la categoriile de rapoarte de drept administrativ: 1. Opinia potrivit creia ele nu pot mbrac dect forma raportului de subordonare fiind

vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul unul administrativ. 2. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot mbrca pe lng prima form i forma

raportului de colaborare cnd ele se stabilesc ntre subieci aflai pe aceeai poziie juridic.

74

3.

Recunoaterea, pe lng celelalte dou, a nc unei categorii raportul de participare

recunoscut a fi prezent n situaiile existenei unui organ colegial i privind membrii acelui organ. n realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de sine stttoare pentru ca membrii organului colegial nu particip la formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca membri ai autoritii respective. In concluzie, n mod tradiional se recunoate existena raportului de drept administrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constituia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ care se stabilete ntre Guvern i autoritile autonome locale din unitile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constituionale pe care le exercit n baza programului su de guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume: Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii. De a exercita conducerea general a administraiei publice. n aceast ultim calitate el

vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publice alese n unitile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul ei sunt denumite tradiional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n faa instanelor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept. Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al Consiliului Judeean asupra Consiliului Local n vederea realizrii serviciilor publice de interes judeean. Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalitile de concretizare, le sunt caracteristice urmtoarele trsturi: 1) Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au n mod obligatoriu

un purttor al autoritii publice, care, potrivit Constituiei ar putea fi: statul, prin organele sale, unitile administrativ teritoriale, un organ al administraiei publice, dar poate fi i o alt autoritate public, potrivit art.48 din Constituie.
75

2)

Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept administrativ

prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor care particip la procesul de nfptuire a administraiei, respectiv executarea legii i prestarea de servicii publice n limitele legii, precum i emiterea de acte normative cu fora juridic inferioar legii. 3) Trstura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma obiectului lor este

aceea c aciunea sau inaciunea lor, n general conduita prilor, se realizeaz ntr-un regim de putere public, raporturile de drept administrativ fiind raporturi de putere.

76

CAPITOLUL VII NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL

Utilizate n activitatea managerial a unei instituii 1. NOIUNEA DE DREPT COMERCIAL Denumirea drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o reglementare juridic, adic un ansamblu de norme juridice care privete comerul. n sens etimologic, expresia de comer provine din latinescul commercium, care la rndul sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor cum i merx, ceea ce nseamn cu marfa. Deci, comerul ar consta n operaiuni cu mrfuri. n sens economic, comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin aceasta, circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect, comerul ar consta n operaiunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii mrfurilor i intrrii lor n circulaie, pn n momentul ajungerii acestora la consumatori. n sens juridic, noiunea de comer are un coninut mai larg dect cel al noiunii definite n sens economic. Ea cuprinde nu numai operaiunile de interpunere i circulaia mrfurilor, pe care le realizeaz negustorii, ci i operaiunile de producere a mrfurilor, prin transformarea materiilor prime, materialelor, etc. i obinerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz fabricanii sau, n general, ntreprinztorii. Avnd n vedere accepiunea juridic a noiunii de comer, dreptul comercial are o sfer mai cuprinztoare, acesta reglementnd activitatea comercial, definit ca o activitate de producere i circulaie a mrfurilor. 1.1. Obiectul dreptului comercial Potrivit concepiei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit determinarea sferei dreptului comercial.
77

n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supui comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale activitii comerciale, anterioare marii codificri franceze de la nceputul secolului al XIX- lea. Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile comerului, adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca fapte de comer, indiferent de persoana care le svrete. Acest sistem a constituit fundamentul Codului comercial francez de la 1807. Codul comercial romn are la baz, ca principiu, sistemul obiectiv. 1.2. Definiia dreptului comercial Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile raporturilor juridice izvorte din actele juridice, faptele i operaiunile considerate de lege ca fapte de comer, precum i raporturilor juridice la care participa persoanele care au calitatea de comerciant. Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comerului si, implicit a dezvoltrii societii omeneti. La nceputurile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale, fie de proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe alte meleaguri. n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i astzi n vigoare. La elaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradiiei, dar i a tot ce era nou n doctrina francez, belgian i german, n anul 1882 s-a reuit adoptarea Codului comercial italian. 1.3. Izvoarele dreptului comercial

78

Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune se aplic Codul civil.. Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale Codul comercial i Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoare ale dreptului comercial sunt i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea reglementarii legale l au obiceiurile, jurisprudena i doctrina dreptului comercial. 1) Izvoarele legislative ale dreptului comercial Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer, comercianii, obligaiile comerciale i falimentul. Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu modificrile ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legea privind combaterea concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc. Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile generale (specialia generalibus derogant). Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult din dispoziiile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privind materia obligaiilor, n special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor, precum i cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul de vnzare-cumprare, contractul de mandat etc.). 2) Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu exist uzuri legislative, doctrina recunoate uzurile interpretative (convenionale). Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. De asemenea, dispoziiile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a ncheiat contractul. 3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol important n interpretarea legilor comerciale.

79

2. FAPTELE DE COMER Codul comercial romn stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care le clasific fapte de comer. Prin svrirea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi juridice care sunt reglementate de legile comerciale. Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer: 1) cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie n natur, fie dup ce se

vor fi lucrat sau pus n lucru, 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) vnzrile de producte, vnzrile i nchirierile de mrfuri n natur sau lucrate, cumprrile sau vnzrile de pri sau de aciuni ale societilor comerciale, orice ntreprindere de furnituri, ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agenii i oficii de afaceri, ntreprinderile de construcii, ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie, ntreprinderile de editur, librrie i obiecte de art, operaiunile de banc i schimb, operaiunile de mijlocire n afaceri comerciale, ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat, cambiile i ordinele de producte sau mrfuri . pct. 20.

Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer, iar nu actele de comer.

80

Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din actele juridice (manifestrile de voin svrite n scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub incidena legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbogirea fr justa cauz, plata nedatorat) i faptele ilicite svrite de comerciani n legtura cu activitatea lor comerciala. Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ, exemplificativ i nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i operaiuni care constituiau baza activitii comerciale la data adoptrii reglementarii. Aceasta nseamn c la lista faptelor de comer prevzute expres de lege se pot aduga i alte fapte de comer, adic alte acte i operaiuni, cu condiia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres recunoscute de lege. Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list a actelor juridice i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. n absena unei definiii legale a faptei de comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formuleze o definiie general a faptei de comer. Aceasta prezint interes practic sub mai multe aspecte: a) ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios necesar s

se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile, b) enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ i nu limitativ,

astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul crora judectorul s poat recunoate i alte acte sau operaii ca fapte de comer, chiar dac ele nu sunt expres prevzute de lege; c) o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, la determinarea

sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil. Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i operaiunile economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea de lucrri ori prestarea de servicii sau o interpunere n circulaia mrfurilor, cu scopul de a obine profit.
81

Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte. 2.1. Faptele de comer obiective Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute n principal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber s svreasc ori s nu svreasc asemenea acte sau operaiuni. n aceast situaie, persoana n cauz intr sub incidena legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi mprite n trei mari grupe: 2.1.1. Operaiunile de interpunere n schimb sau circulaie Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, n sensul de activitate de vnzare cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator. a. Cumprarea i vnzarea comercial Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cumprarea comercial este asemntoare vnzrii cumprrii civile. Este vorba de un contract n temeiul cruia o parte (vnztorul) se oblig s transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebete vnzarea-cumprarea comercial de cea civil este funcia economic a contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd contractul ndeplinete aceasta funcie, vnzarea-cumprarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale. Trstura caracteristic a cumprrii i vnzrii comerciale o constituie intenia de revnzare; cumprarea este fcut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este precedat de o cumprare fcut n scop de revnzare. Intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condiii: intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cumprrii;

82

intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cumprtor, adic s fie

cunoscut contractantului; intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cumprat.

Cumprarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte, mrfuri, titluri de credit. Productele sunt produsele naturale ale pmntului care se obin prin cultura sau exploatare direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele). Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele). Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza crora titularii lor pot s exercite drepturile specificate n cuprinsul lor. Nu sunt fapte de comer cumprrile de producte sau de mrfuri care s-ar face pentru uzul sau pentru consumaia cumprtorului ori a familiei sale. b. Operaiunile de banc i schimb: Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile de banc i schimb. Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i titlurilor negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare de pli, de acordare de credite, operaiuni asupra titlurilor de credit. Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete de banc naionale sau strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea de fonduri prin evitarea transferului de numerar. 2.1.2. Intreprinderile: In concepia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei activiti (un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept.
83

ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorul factorilor de producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre ntreprinztor i pe riscul su, n scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n vederea obinerii unui profit. Aceast definiie privete numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect operaiunile prevzute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer. Din definiia dat rezult urmtoarele caracteristici ale ntreprinderii: a) b) existena unei organizri autonome a unei activiti cu ajutorul factorilor de producie; asumarea de ctre ntreprinztor a coordonrii ntregii activiti i implicit a riscului acestei

activiti; c) scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea

obinerii unui ctig; 2.1.3. Faptele de comer conexe: Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau operaiuni care dobndesc comercialitate datorit strnsei legturi pe care o au cu acte sau operaiuni considerate de lege fapte de comer. Din categoria faptelor de comer conexe fac parte: a) b) c) d) e) f)
84

contractele de report asupra titlurilor de credit; cumprrile sau vnzrile de pri sociale sau aciuni ale societilor comerciale; operaiunile de mijlocire n afaceri; cambia sau ordinele n producte sau mrfuri; operaiunile cu privire la navigai; depozitele pentru cauza de comer;

g) h) i)

contul curent i cecul; contractele de mandat, comision i consignaie; Contractele de gaj i fidejusiune.

2.2. Faptele de comer subiective: Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute n art. 3 nota n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unui comerciant, dac nu sunt de natur civil sau dac contrariul nu rezult din nsui actul. Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a cror comercialitate este independent de calitatea persoanei care le svrete, Codul comercial reglementeaz i faptele de comer subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei care le svrete. 2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte: Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care proprietarul sau cultivatorul le are dup pmntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci, vnzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act civil pentru agricultor. Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentru asigurtor. Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt fapte de comer numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau mixte. Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele pari, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).

85

3. COMERCIANII 3.1. Noiunea de comerciant: Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att comercianii, ct i necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoane care svrete fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le svrete are sau nu calitatea de comerciant. Dac svrirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com). Dac ns, svrirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracter accidental, dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale, totui, persoana care lea svrit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com). In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c sunt comerciani aceia care fac fapte de comer, avnd comerul ca profesiune obinuit, i societile comerciale. (art. 7 C.com) Precizarea noiunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de comerciant implic un statut juridic diferit de cel al necomercianilor, cu consecine deosebite asupra raporturilor juridice la care particip: a. legea instituie anumite obligaii pentru comerciani, considerate obligaii comerciale,

astfel, nainte de nceperea comerului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n registrul comerului, iar n cursul exercitrii i la ncetarea comerului s cear nscrierea n registru a meniunilor privind actele i faptele a cror nregistrare este prevzut de lege; orice comerciant are obligaia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea s desfoare activitate comerciala n condiiile unei concurente loiale; b. legea instituie o prezumie de comercialitate; toate actele i operaiunile svrite de

comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4 C.com);
86

c.

actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale, derogatorii de

la regimul actelor juridice civile; d. n cazul ncetrii plailor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi declarat n

faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercianilor ea nu se aplic necomercianilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale; e. comercianii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca organizaii

autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor; f. comercianii sunt supui impozitului pe profitul realizat prin activitatea comercial;

Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comerciale nu se aplic colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sau acelor al cror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale. 3.2. Calitatea de comerciant: In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobndete n mod diferit, dup cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic. 3.2.1. Dobndirea calitii de comerciant: a. Dobndirea calitii de comerciant de ctre o persoan fizic: sunt comerciani aceia care

fac fapte de comer avnd comerul ca profesiune obinuita, potrivit art. 7 C. com. Pentru dobndirea calitii de comerciant sunt necesare trei condiii: 1. 2. 3. s svreasc anumite fapte de comer obiective; s svreasc fapte de comer ca profesiune; s svreasc fapte de comer n nume propriu;

87

Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseriai, pe cei care exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseriaul este considerat comerciant n cazurile n care cumpr mrfuri n vederea prelucrrii i revnzrii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind fora de munc strin, i organizeaz o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea de comerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii publici). n cazul n care pentru exercitarea activitii, cel care ndeplinete o profesiune liberal (dentistul) cumpr i folosete anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i deci persoana n cauz nu devine comerciant. ntruct vnzarea produselor pe care proprietarul sau cultivatorul le are de pe pmntul sau ori pe care le-a cultivat nu este fapta de comer, ci act juridic civil, nseamn ca agricultorii nu au calitatea de comerciani. b. Dobndirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art. 7 C. com. pe

lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societile comerciale. Sunt avute n vedere societile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n nume colectiv, societatea n comandita simpla, societatea pe aciuni, societatea n comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitata. Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie n scopul de a desfura o activitate comercial; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prevzut obligatoriu n actul constitutiv consta n svrirea uneia sau mai multor fapte de comer obiective. Exercitarea activitii comerciale este raiunea de a fi a societii comerciale. n consecin, pentru a dobndi calitatea de comerciant, societatea comercial trebuie s se constituie cu respectarea condiiilor prevzute de lege n acest sens. c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:

1. Statul i unitile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c: Statul, judeul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a codului comercial era justificata la data adoptrii sale, cnd activitatea statului i a unitilor sale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul svrete pe lng actele de autoritate necesare funcionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n doctrina s-a considerat ca el este subiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poate svri anumite fapte de comer.
88

2. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparine statutului sau unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n condiiile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori instituiilor publice sau pot fi concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i funcioneaz n ramurile strategice ale economiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobndete din momentul nfiinrii sale, dup caz, prin hotrre a guvernului sau prin decizia organului administraiei publice locale. 3. Organizaiile cooperatiste: ntruct prin desfurarea unor activiti de producere i desfacere de mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinerea de profit, aceast activitate are caracter comercial. n consecin organizaiile cooperatiste au calitatea de comerciant. 4. Asociaiile i fundaiile: potrivit legii, scopul nfiinrii asociaiilor i fundaiilor este desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deci asociaiile i fundaiile nu au calitatea de comerciant. 3.2.2. Dovada calitii de comerciant: In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobndete prin svrirea faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a svrit efectiv una sau mai multe fapte de comer prevzute de art. 3 C.com. ca o profesiune obinuit i n nume propriu. In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobndete prin nsi constituirea societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poate proba prin dovedirea constituirii societii n condiiile prevzute de lege. Un mijloc de dovada care ar putea fi folosit este copia certificat de pe nmatriculare n registrul comerului a societii comerciale. 3.2.3 ncetarea calitii de comerciant

89

In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul n care nu mai svrete fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i din ea s rezulte intenia de a renuna la calitatea de comerciant. In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care societatea nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz existena prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea termenului stabilit pentru durata societii, imposibilitatea realizrii obiectului societii sau realizarea acestuia, hotrrea adunrii generale, faliment. Dizolvarea societii nu atrage dup sine pierderea automat a personalitii juridice a societii. n aceasta situaie, societatea nu mai poate face operaiuni comerciale, dar poate face operaiunile necesare lichidrii.

90

CAPITOLUL VIII ELEMENTE DE PROTOCOL

Necesare activitii de secretariat 1. Rolul protocolului Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui obiect este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiecreia dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de afaceri. Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri. 2. Eticheta Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii in afaceri n special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n cauz. Nu se pot concepe relaii ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet. Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional.

91

A. inuta fizic (pe strad i n societate) Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de sptarul unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetele pe braele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nlime trebuie, de asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe scaun i cum i ncrucieaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l aprobi btndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, un rs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.) B. Salutul Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Cteva reguli de baza n legtur cu salutul: brbaii salut primii femeile; persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst; subalternii salut pe superiorii in grad.

Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl

92

nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie fcut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica imediat, este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana cunoscut este mpreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: bun dimineaa, bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#. Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii. n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe care dorete s-o onoreze n mod special. Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite, de soii de nali demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este greit s se srute mna nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun. C. Prezentrile n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n care se fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli:
93

brbatul este prezentat femeii;

persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst; persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permitei s v prezint pe. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: soul meu sau soia mea. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepnduse ntotdeauna cu soul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent. Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este cunoscut n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna , adugnduse, eventual, funcia sau calitatea. n unele situaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul crilor de vizit. Unele excepii de la regulile de prezentare: fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va pronuna numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc. D. Conversaia Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin plictisitoare n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere plcute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin formaia lor intelectual.

94

Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o component principal a muncii de informare i de relaii. Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fi obinute printr-o munc struitoare, permanent de pregtire multilateral. n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n conversaie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezele interlocutorului su. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas, dar ferm, n explicarea poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o prere contrarie s nu se fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc. Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea fcndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte fa de interlocutor. La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din stnga sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu strinii, iar reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri. E. Convorbirea telefonic

95

Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente, ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se fac indicndu-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i instituia la care lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia. n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite raiuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat. n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicarea. n cazul transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise. F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor aciuni protocolare (mese, recepii, cocktailuri). inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare menionate prezint o deosebit importan. inuta i comportarea n timpul unei mese inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, se va mbrca un costum adecvat ocaziei respective. inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s fie puin aplecat

96

deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mncrii la gur se execut cu antebraul i minile fr a antrena micarea braului i a umerilor. La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n rscroiala hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se mnnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se mnnc nu este recomandabil. Lingura i cuitul se folosesc numai cu mna dreapt. Furculia se ine ns cu mna stng cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se mnnc, tacmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau unul lng altul, cuitul n partea dreapt iar furculia cu dinii n sus. Dup terminarea fiecrui fel de mncare, furculia i cuitul se pun n prealabil pe farfurie, n aceeai poziie: furculia va avea ns, de ast dat, dinii n jos. Este nepoliticos s se mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgraioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n dini etc. De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun cretere. Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie. La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre osptar din partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng. Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat, ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspeii s serveasc. Brbatul gazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas va fi fcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c toi invitaii au terminat de mncat.

97

Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul mesei. ntr-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic de pe scaune, femeile pot rmne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu brbaii. Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile (bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese alturate special amenajate n acest scop. Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu ajutorul ctorva osptari. G. Fumatul n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac tie c toi acetia nu suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea mi permitei s fumez?, mai ales cnd este nsoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat, deoarece interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea de a fuma, n asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte cteva reguli eseniale: nu se salut cu igara n gur;

98

nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur

pufind din ea; grad. Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor si; invitaii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur. H. inuta vestimentar n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula de etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia corpului i mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a se demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma curat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s-i evidenieze i mai mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei note de mai mult elegan, ci dimpotriv. inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza)
99

nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul superiorilor n

La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele sugestii: Pentru femei: rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite sezonului

(ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel); mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea; accesorii discrete; poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea; pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se recomand

pantofi din piele lucioas); palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.

Pentru brbai: costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit; cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum; cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului; mnui numai cnd se poart i plrie; palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.

Unele precizri: costumul uni se poart cu cma uni i cravat cu dungi discrete; la cma n dungi se poart i cravat uni;

100

 grij;

cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu mult

culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei; nu se poart cravat la cma cu mnec scurt; toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele care impun

elegan. inuta de sear sau inuta de culoare nchis La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand: Pentru femei rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime obinuit

sau dac moda impune, mai lung; mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie fr

mneci); bijuterii de pre, dar discrete i n numr redus; poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, mrgele etc.), de

culoare asortat cu mbrcmintea; pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate cu

mbrcmintea; n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis. Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recepii,

gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior

101

sau deux-pieces, confecionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni. Pentru brbai costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof uni sau

cu dungi discrete din acelai fir); cma alb; cravat argintie sau asortat la culoarea costumului; ciorapi negri; mnui, cnd se poart i plrie; pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui).

inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar: Pentru femei
102

mbrcminte de sezon, de culoare neagr; ciorapi negri subiri; poet neagr; pantofi negri; batist alb, ndoliat; plrie i mnui de culoare neagr; palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n funcie de anotimp.

Pentru brbai La nmormntri: costum de culoare neagr; cma alb; cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr; palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n funcie de anotimp); fular alb, de mtase.

b) La prezentarea de condoleane hain neagr sau inut de culoare nchis. La prezentarea de condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie. c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis. inuta de ceremonie sau inuta special n practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendina de renunare la mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosete costumul negru sau nchis. De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invitaie. n cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea corespunztoare practicii locale pentru toate aciunile prevzute n programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte a practicii locale n vederea confecionrii din timp a vetmintelor necesare. De reinut: dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr mneci, fr

plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung);

103

dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei), partenera

va purta rochie scurt cu plrie i mnui; dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i cu

mnui lungi. Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese, recepii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de invitaie. n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri: Portul mnuilor Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate mnua din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea este fixat dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile publice care au loc n interior, brbaii i vor scoate mnuile, n timp ce femeile dac doresc pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr n sufragerie cu mnuile n mn. Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii. Alte reguli de etichet: Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului, cel mai

n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior. Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad (cu

excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru interlocutori). La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n

vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: brbatul sau persoana mai tnr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst.

104

n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup

care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou femei i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a brbailor n fa. Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta

din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa. 3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti A. Organizarea meselor (dejun, dineu) Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti locale, a ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n care se desfoar, poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participani, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc. Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea aciunii i de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i se ocup de invitai. a) Oportunitatea organizrii meselor n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitii organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate. b) Alegerea invitailor Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de:
105

importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este oferit masa; scopul care se urmrete;

nivelul la care are loc aciunea respectiv.

Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s existe un echilibru ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al reprezentanilor gazdei, astfel ca participanii s poat gsi subiecte de discuie de interes comun. La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre ei ntr-o limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoate nici o limb de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu translatorul su. c) Trimiterea invitaiilor Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reuita aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaia este un semn de respect i consideraie fa de cel invitat. Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe invitaii va fi indicat i inuta dorit la aciune. n cazul protocolului romnesc se folosete, n special, inuta de ora, la dejun i haina de culoare nchis, pentru dineu. n funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest gen de aciuni: tenue de ville informal dress costum de ora habit fonc dark suit costum de culoare nchis cravate noire black tie smoking.

106

Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui invitat vor purta meniunea RSVP (repondez s'il vous plait). De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr-o formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu onora invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiinarea i asentimentul prealabil al gazdei. Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea aciunii. d) Plasamentul la mas Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere, privirii ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua i fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg. Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a brbailor ct i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel de reprezentare egal, vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza crora se poate realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau divorate au precdere n principiu asupra celor necstorite, atunci cnd nu au funcie. Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor este mare, pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas, se folosete al doilea rnd de cartonae pe care este schiat planul general al mesei i este marcat locul invitatului. n funcie de numrul participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se pot avea n vedere i soluii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul invitailor. n situaia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda
107

locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei s fie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dorete s se acorde oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit, locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos. n funcie de nivelul la care are loc aciunea, n situaia n care exist, locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n stnga ei. Masa Bufet Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. Mncrurile vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament. e) Aranjarea mesei Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite[1]. Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s se

jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct discuiile s fie stnjenite. Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc). nainte

de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent clcat, astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin perceptibil. Sub faa de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete.

108

n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute dintr-o

pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect lustruit. erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau triunghiular,

fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n form triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine sau chifle. Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din

argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a se ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu: la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne; la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne; n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert. lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie. Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor depinznd

de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete direct la mas, se pune n plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei, se umple nainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai nainte. Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri.

Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate scurt, puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s se poat vedea cu uurin. Ca
109

ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar. Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur. Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar sau alte

diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s se pun cte un bol cu ap, n care oaspeii i vor putea clti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de lmie etc. f) Meniul Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau care presupun un consum exagerat de alcool. La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n funcie de restul meniului: un desert mai uor (salat de fructe, ngheat), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat. Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie. Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii n salonul respectiv. Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate

110

n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine ca cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea din vestiar, ajutndu-i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obicei confecionat din piele sau material plastic, n care se introduc buci mici de carton, pe care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n mijlocul plcii; Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n vedere c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la mas. inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, n funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brbaii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung, dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac. Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se obinuiete s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul personal. Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din sufragerie.

111

nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu se cunosc. Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre brbai. Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor fi servii oaspeii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.). Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng altul nu se cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute. Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cnd igrile sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens. Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, n mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast privin nu exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca: atmosfera existent i natura discuiilor care se poart, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au obligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor putea prsi locuina, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de gazd. B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional, prezena n ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai puin oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter mai oficial, n

112

cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai persoane s nu i se ridice probleme similare de ctre diferii membri ai instituiei. C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea o ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele 10.3011.30 sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n ncheiere diferite sucuri.

113

ANEXA

TEHNICI DE SECRETARIAT
Lector univ. Nina VRGOLICI Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZAII 1.1. Organizaia i structura ei organizatoric Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai multe funcii: a) b) c) d) e) funcia de cercetare-dezvoltare; funcia comercial i de marketing; funcia de producie; funcia financiar-contabil; funcia de personal.

Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.
114

O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram. Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este alctuit din urmtoarele elemente: 1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie) 2. Postul 3. Ponderea ierarhic 4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale) 5. Nivelurile ierarhice 6. Relaiile organizatorice 7. Activitile La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.

115

Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate. Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective. ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1. La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui angajat n parte. Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la adoptarea ROF i a Statului de Funcii. 1.2. Activitatea de secretariat Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este i activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta. Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.
116

Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul. Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii. In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat. Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti. 1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,

stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea corespondenei). 2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului

(documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.) 3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a

secretarelor din subordine), 4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri

de afaceri, etc.) Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti.
117

1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului. Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i sarcini : executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea,

distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur. lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite,

prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor. atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului;

prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii. scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de

afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor. multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul

(folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial. traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea

unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.

118

probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea

n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete

referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale. pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel,

obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului. cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de

multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta. organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea

informaiilor. ntocmirea contabilitii primare a firmei primirea i transmiterea comunicrilor telefonice organizarea edinelor i a materialelor necesare. difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat. preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara

(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti persoanelor din subordine. perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.

119

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea

posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor. respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a prerogativelor dar i competena n a le realiza. Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi: un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz; un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb; un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut; un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor,

capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate; un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile

reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri; un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i

s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte compartimente ale unitii; strin; un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze, un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba

repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei;

120

un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din

interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale; un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s

claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc; un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare,

maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc); un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s

le prezinte sub form de grafice i tabele; un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze,

limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade. un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive

generale i a materialului documentar; un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n

curs de multiplicare. 1.4. Organizarea secretariatelor In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume: spaiul de lucru ; obiecte de iluminat;

121

obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier; maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate

de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.) In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel: n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat; n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii

centralizata

conductorilor). Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje: maxima; pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate

influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor; posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de

operare n munca de birou; costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al

ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.

122