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NOES DE ARQUIVOLOGIA

PROFESSOR: MAYKO GOMES


Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 00 - Apresentao
Ol, amigos concurseiros! uma grande satisfao estar aqui no Ponto
colaborando para que vocs alcancem seus objetivos!
Sou Mayko, professor de arquivologia, e estou aqui para convid-los a
preparar-se para o concurso do Tribunal Superior Eleitoral, que, ao que tudo
indica, no vai demorar a ser lanado.
Pretendo ajud-los na parte de noes de arquivologia, que tem grandes
chances de ser pedido como contedo da prova, especialmente para o cargo de
tcnico judicirio.
Este curso ser elaborado com base no contedo pedido no ltimo edital.
A proposta de distribuio das aulas a seguinte:
Aula Contedo Data
01
Conceitos fundamentais de arquivologia.
A ser definida
02
O gerenciamento da informao e a gesto de documentos:
Diagnsticos;
Arquivos correntes e intermedirios;
Protocolos;
Avaliao de documentos;
Arquivos permanentes.
A ser definida
03
Tipologias documentais e suportes fsicos:
Microfilmagem;
Automao;
Preservao, conservao e restaurao de documentos.
A ser definida

Como podem perceber, no um contedo extenso, pode ser aprendido
em pouco tempo. Tambm pode haver alterao do contedo acima e/ou da
quantidade de aulas caso o edital seja lanado durante o andamento do curso
ou houver alterao significativa do contedo.
Alm das aulas, contaremos com o frum do curso, onde devem postar
suas dvidas. Lembrem-se: no levem as dvidas para a prova! Elas devem
ficar aqui.
Estarei disponvel tambm no email: mayko@pontodosconcursos.com.br
Ento, sem mais demoras, vamos ao curso. Sejam todos muito bem-
vindos!

Prof. Mayko Gomes
Junho/2011

Exerccios Resolvidos

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Nesta primeira aula teremos a resoluo da ltima prova para o cargo de
Tcnico Judicirio do TSE, aplicada em 2006, alm outras questes sobre o
assunto, para que tenham uma noo de como ser o curso. Espero que
aproveitem bastante.
Como h uma grande tendncia de os tribunais superiores escolherem o
Cespe/UnB para realizar seus concursos, teremos um foco maior nas questes
desta banca. Mas ainda assim tambm resolveremos questes de outras
bancas, em vrios nveis de dificuldade.
Ento vamos prova e a outras questes. Observem que as questes
utilizadas na prova no so do tipo certo/errado, comum no Cespe/UnB.
(TSE/2006 Cespe/UnB) Julgue os itens abaixo, relativos a documentos
pblicos.

I So considerados documentos pblicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituies de carter pblico e por entidades
privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas
atividades.
II A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de
carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica
pblica, na sua especfica esfera de competncia.
III A gesto e o recolhimento dos documentos pblicos produzidos e
recebidos pelo Poder Judicirio federal de responsabilidade do Conselho
Nacional de Arquivos.
Assinale a opo correta.
A) Nenhum item est certo.
B) Apenas os itens I e II esto certos.
C) Apenas os itens I e III esto certos.
D) Todos os itens esto certos.
Resoluo
O primeiro item est correto. Essa definio de documentos pblicos
inclusive trazida pela lei de arquivos (Lei 8.159).
O segundo item est correto. Mais uma vez ocorre a observncia da lei
de arquivos, que afirma exatamente isso. Antes de eliminar documentos
pblicos, as instituies pblicas e de carter pblico necessitam de
autorizao da instituio arquivstica na sua esfera de competncia. No caso
da Unio, todas essas instituies necessitam da autorizao do Arquivo
Nacional para eliminar seus documentos.
O terceiro item est incorreto. O Conselho Nacional de Arquivos, ou
Conarq, um rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional e funciona como
rgo central do Sistema Nacional de Arquivos, ou Sinar. Sua funo
elaborar normas, polticas e diretrizes a serem observadas pelas instituies ao
tratar de seus arquivos. Portanto, no cabe a este rgo realizar atividades de
execuo da poltica, apenas de estabelecimento das mesmas.

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Como somente os dois primeiros itens esto corretos, a alternativa
correta a de letra B.
(TSE/2006 Cespe/UnB) O arquivo intermedirio uma das fases do
ciclo de vida dos documentos de arquivo. Constitui objetivo do arquivo
intermedirio
A) evitar a manuteno de documentos por um longo perodo nos
escassos espaos dos setores de trabalho.
B) guardar os documentos histricos.
C) diminuir os custos com a duplicao de documentos.
D) manter os documentos de maneira descentralizada.
Resoluo
O arquivo intermedirio foi criado com o propsito de guardar aqueles
documentos que no so freqentemente utilizados, mas ainda aguardam
prazo a ser cumprido. Como esses documentos no so mais utilizados com
freqncia, sua presena no arquivo corrente pode prejudicar a gesto
documental pelo elevado volume, maior custo de manuteno e maior
ocupao de espao. Por este raciocnio percebemos que a alternativa correta
a de letra A. No cabe ao arquivo intermedirio guardar documentos
histricos, e sim ao arquivo permanente. Nenhum arquivo diminui custos com
duplicao de documentos. Os arquivos descentralizados podem ser somente
os arquivos correntes, os arquivos intermedirios sero sempre centralizados.
(TSE/2006 Cespe/UnB) possvel estabelecer uma srie de diferenas
entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenas, assinale a opo correta.
A) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com
objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais.
B) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas e os
de biblioteca, por atividades organizacionais.
C) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos
predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades
geradoras.
D) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e
os de biblioteca, em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias.
Resoluo
Em nossa primeira aula veremos essas diferenas com maiores detalhes,
ento no vou me adiantar muito. Mas a alternativa que melhor coloca as
diferenas entre esses dois rgos de documentao a de letra A. Nos
demais itens o examinador inverteu as caractersticas dos dois rgos, arquivo
e biblioteca.
(TSE/2006 Cespe/UnB) Julgue os itens a seguir, acerca da fase
corrente do ciclo de vida dos documentos.

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I Uma boa organizao dos arquivos correntes permite aumentar a
eliminao dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total.
II Prevalece, nessa fase, o valor secundrio dos documentos, pela
importncia administrativa que eles tm.
III A ausncia de normas que guiam a organizao dos arquivos
correntes pode provocar a m utilizao do espao e do equipamento.
Assinale a opo correta.
A) Nenhum item est certo.
B) Apenas os itens I e II esto certos.
C) Apenas os itens I e III esto certos.
D) Todos os itens esto certos.
Resoluo
O primeiro item est correto. A organizao permite maior controle e
gesto dos documentos, sendo possvel identificar e eliminar aqueles que no
possuem mais nenhum valor para a instituio, mesmo em fase corrente.
O segundo item est incorreto. Na fase corrente prevalece o valor
primrio do documento (valor administrativo). O valor secundrio refere-se ao
valor histrico ou cultural, e deve prevalecer no arquivo permanente.
O terceiro item est correto. Caso no haja normas ou mesmo um
padro, vai ocorrer descontrole na gesto de documentos, e
conseqentemente aumento dos recursos necessrios para administrar a
situao, incluindo ocupao de maior espao do que o realmente necessrio e
de mais equipamentos.
Portanto, como somente o segundo item est incorreto, a alternativa
correta a de letra C.
(TSE/2006 Cespe/UnB) As atividades tpicas do protocolo no incluem
o(a)
A) recebimento de correspondncia.
B) abertura de processo.
C) distribuio de documentos.
D) preparao de instrumento de descrio.
Resoluo
Veremos em nosso curso que o protocolo, pela natureza de suas
atividades, ligado intimamente ao arquivo corrente. Como no arquivo
corrente esto os documentos em uso, ento conclumos que as atividades de
protocolo esto ligadas a documentos em uso. Das atividades listadas nas
alternativas, a nica que no est ligada a documentos em uso a elaborao
de instrumento de descrio. De fato, a descrio atividade do arquivo
permanente. Portanto, a alternativa correta a de letra D.
(TSE/2006 Cespe/UnB) O instrumento de destinao que determina
prazos e condies de guarda o(a)

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A) plano de classificao.
B) listagem de eliminao.
C) tabela de temporalidade.
D) plano de preservao.
Resoluo
Na aula sobre avaliao de documentos veremos que os documentos so
mantidos em diferentes fases de arquivos de acordo com o seu valor. Esse
valor tambm determinar o tempo em que o documento permanecer em
cada arquivo. Os documentos de arquivo corrente possuem alto valor
administrativo, so necessrios para a realizao de atividades da instituio;
os documentos de arquivo intermedirio possuem pouco valor administrativo,
mas so prova de direitos e obrigaes das partes envolvidas; os documentos
de arquivo permanente no possuem valor administrativo, mas possuem alto
valor para a Histria ou para a Cultura, servindo de fonte de pesquisa. Em
geral funciona assim: um documento criado para uma finalidade (valor
administrativo); depois de cumprida essa finalidade, dever aguardar um
prazo para observncia de direitos e obrigaes (valor de prova ou
informao); em seguida dever ser eliminado (caso no tenha valor histrico
ou cultural) ou mantido no arquivo permanente (caso possua esses valores).
Ento o que vai determinar o prazo de guarda dos documentos em cada
arquivo, assim como sua destinao a Tabela de Temporalidade. Portanto, a
alternativa correta a de letra C
(TSE/2006 Cespe/UnB) A ordenao alfabtica de documentos ou de
dossis uma das possibilidades para a disposio de documentos em um
arquivo. Nesse sentido, julgue as propostas de ordenao alfabtica
apresentadas nos itens abaixo.
I Campos, Milton de Sousa
Ferreira, Andr
Muller, Paul
Sousa, Antnio Jos
II Almeida, Pedro de
Almeida Filho, Joo Almeida
So Paulo, Carlos
Braga Sobrinho, Antnio
III I Conferncia de Gesto de Documentos
Quarto Workshop sobre Avaliao
Segundo Congresso Nacional de Arquivologia
Terceiro Seminrio sobre Preservao de Documentos
Assinale a opo correta.
A) Apenas um item est certo.
B) Apenas os itens I e II esto certos.
C) Apenas os itens I e III esto certos.

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D) Todos os itens esto certos.
Resoluo
Na aula sobre mtodos de arquivamento, veremos que o mtodo
alfabtico possui regras que devem ser seguidas para a ordenao dos
documentos. Observando essas regras, podemos perceber que o item I est
correto. Assim, a alternativa correta a de letra A.
(TSE/2006 Cespe/UnB) Os suportes dos documentos de arquivo
incluem
A) papel, papel fotogrfico, pelcula videogrfica.
B) plantas, mapas, fotografias.
C) mdia eletrnica, pelcula filmogrfica, iconogrfico.
D) negativo fotogrfico, diapositivo, audiovisual.
Resoluo
Veremos em nossa prxima aula que o suporte o meio fsico onde se
encontra registrada a informao. J sabendo disso, vemos que a nica
alternativa que apresenta materiais fsicos para registro de informao a de
letra A, sendo esta a correta. Os elementos da alternativa B no fazem
referencia a suporte; o elemento iconogrfico (na alternativa C) e o
elemento audiovisual (na alternativa D) se tratam de gneros documentais,
que veremos em nossa prxima aula.
(TSE/2006 Cespe/UnB) A conservao compreende os cuidados
restados aos documentos e ao seu local de armazenamento. As principais
operaes de conservao so
A) higienizao, exausto, congelamento e preservao.
B) umidificao, limpeza, calafetao, restaurao.
C) laminao, refrigerao, evaporao e encapsulamento.
D) desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao.
Resoluo
Em nossa ltima aula trataremos de conservao de documentos.
Existem aes de conservao que so corretivas e que so preventivas. As
aes corretivas, as que mais aparecem em provas, so a desinfestao, a
limpeza, o alisamento e a restaurao. Esses elementos encontram-se listados
na alternativa D, sendo esta a correta.
(TSE/2006 Cespe/UnB) Uma das espcies documentais mais utilizadas
nos rgos do Poder Judicirio o processo. comum a juntada de processos,
que pode ocorrer por anexao ou por apensao. A juntada por anexao
significa

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A) a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais
antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias
semelhantes, com o mesmo interessado ou no.
B) a unio definitiva de um ou mais processos a um outro processo
(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e
que contenham o mesmo assunto.
C) a unio provisria de um ou mais processos a um outro processo,
desde que pertencentes atividade-meio.
D) a unio, por at um ano, de processos que envolvam questes
recursais relativas a um mesmo interessado.
Resoluo
Observando o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, vemos que a
definio de anexao a juntada de documento ou processo a outro processo
em carter definitivo. Existem mais coisas para determinar a juntada por
anexao, que trataremos em nossa prxima aula, mas apenas com esse
conceito j podemos responder a questo. A nica alternativa que traz o
conceito de unio definitiva a de letra B, sendo esta a correta.
Bem, estas so as questes que apareceram na ltima prova para
tcnico judicirio do TSE. Como perceberam, houve questes fceis, algumas
exigiram raciocnio, outras um conhecimento mais gravado (decorado), mas
o que surpreende a quantidade, revelando a importncia da disciplina para
aprovao. cada vez maior a quantidade de questes sobre o assunto que
aparece em provas.
Vamos agora resolver algumas questes de outras bancas.
(MinC/2006 FGV) A passagem de um conjunto documental do arquivo
intermedirio para o arquivo permanente denomina-se:
(A) recolhimento.
(B) expedio.
(C) transferncia.
(D) recebimento.
(E) remanejamento.
Resoluo
Em nossa segunda aula, onde trataremos da gesto de documentos,
veremos que existem definies especficas para a passagem dos documentos
de um arquivo a ouro. O nome que se d a passagem do arquivo corrente para
o intermedirio transferncia, e do arquivo corrente ou intermedirio para o
permanente recolhimento. Portanto, a alternativa correta a de letra A.
(MinC/2006 FGV) De acordo com o Decreto 5.301/2004, os prazos de
durao da classificao de documentos sigilosos vigoram a partir da data de
produo do dado ou da informao. Os prazos em vigor para a
desclassificao, estabelecidos pelo decreto, so:

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(A) ultra-secreto mximo de 100 anos.
(B) secreto mximo de 20 anos.
(C) confidencial 15 anos.
(D) reservado mximo de 10 anos.
(E) ostensivo mximo de 5 anos.
Resoluo
Acredito que seja oportuno comentar esta questo aqui pelo fato de
estar ligada ao contedo de atualidades. H discusso no Congresso, j
aprovado na Cmara dos Deputados e em debate no Senado Federal, sobre o
tempo total de durao dos sigilos de documentos. uma questo que est
dividindo opinies e deve ser objeto de prova. Voltando a questo, o decreto
estabelece o prazo para que o documento, material, dado ou informao seja
considerado sigiloso e de acesso restrito. Conforme os diferentes graus de
sigilo, o documento receber tratamento diferente, assim como tempos
diferentes que devero permanecer nesta condio. Os tempos determinados
pelo decreto so: ultra-secreto- 30 anos, secreto 20 anos, confidencial 10
anos, e reservado 05 anos. A alternativa correta, ento, a de letra B.
Pode ocorrer dvida quanto ao fato de o mencionado decreto admitir a
possibilidade prorrogao dos prazos por igual perodo. Assim, a alternativa
D tambm poderia estar correta, pois se o documento reservado pode
permanecer assim por at 5 anos, com a prorrogao seria o mximo de 10
anos, como afirma a alternativa.
(Cam. Dep/2007 FCC) Segundo o Dicionrio brasileiro de terminologia
arquivstica, decreto exemplo de espcie e decreto sem nmero
exemplo de tipo documental. Consoante normas de elaborao de atos
normativos, sabe-se que somente so numerados os decretos que contm
regras jurdicas de carter geral e abstrato; as de carter singular produzem
documentos em que a numerao dispensada.
Os exemplos que ilustram corretamente os conceitos de espcie e tipo
so:
(A) decreto sem nmero (espcie) e decreto numerado (tipo).
(B) decreto (espcie) e decreto de nomeao (tipo).
(C) decreto de exonerao (espcie) e decreto de reintegrao (tipo).
(D) decreto singular (espcie) e decreto geral (tipo).
(E) decreto de promoo (espcie) e decreto (tipo).
Resoluo
Como j mencionado, o tipo a espcie acrescida da funo. No caso em
questo, temos que a espcie a forma de organizao da informao no
documento, que permite reconhec-lo como este ou aquele documento. Ento
somente decreto a espcie; qualquer outra informao acrescida ao termo
decreto ser a sua funo: de nomeao, de exonerao, de promoo, etc.
Assim, decreto a espcie, e decreto de nomeao o tipo (espcie +
funo). Portanto, a alternativa correta a de letra B.

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(Cam. Dep/2007 FCC) Nas instituies em que h descentralizao das
atividades de controle (protocolo) e de arquivos, recomenda-se
(A) o uso do mtodo numrico decimal para ordenao dos documentos.
(B) a adoo de tabelas auxiliares para classificao dos conjuntos
documentais.
(C) a criao de uma coordenao central, com funes normativas e
orientadoras.
(D) a elaborao de tabelas de temporalidade especficas para cada
rgo setorial.
(E) a microfilmagem sistemtica dos documentos produzidos, com sua
posterior digitalizao.
Resoluo
Devemos considerar que, mesmo havendo descentralizao, preciso
manter uma unidade nos procedimentos, pois estes serviro para toda a
instituio. Para evitar a disperso, as instituies devero estabelecer padres
de atuao em seus procedimentos. Ento necessrio criar um rgo que
centralize essa coordenao, ou que seja atribuda a um que j exista. O
importante que se tenha um padro a ser seguido e algum responsvel por
monitorar as atividades de gesto de documentos. Portanto, a alternativa
correta a de letra C.
Bom, paramos aqui por enquanto. Esta aula demonstrativa foi apenas
para mostrar a vocs o quo importante ser este contedo para a sua
aprovao, especialmente neste concurso do TSE que promete ser bem
concorrido.
Espero que vocs, que desejam ocupar uma vaga no TSE, tenham
percebido a importncia desse contedo para o seu sucesso.
Ns, do Ponto, estaremos sua disposio para ajudar nesse caminho,
colaborando com o melhor material e servio de assistncia para seus estudos.
Conte sempre conosco, e continue lutando sempre!
Um forte abrao a todos, e at nossa prxima aula!

Prof. Mayko Gomes
Junho/2011

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