Poltica de Viagem Quatro Estaes

Construindo Uma Poltica De Viagens Mais Efetiva

Gesto De Viagens Corporativas

O documento em questo visa difundir informaes, consolidar as prticas de mercado que ns consideramos importantes na gesto de viagens corporativas. O foco maior ser na importante atividade de elaborar, desenvolver, executar e principalmente, acompanhar os resultados da implementao de uma poltica de viagem para sua empresa. As informaes contidas nesse material foram retiradas de exemplos internos da nossa empresa, clientes, parceiros, associaes nacionais e internacionais entre outras fontes que esto diretamente ligadas a atuao no mercado de viagens corporativas. Acreditamos que informao e conhecimento devem ser compartilhados com o mercado, temos certeza que ao desenvolvermos essa cultura estamos contribuindo para o amadurecimento e desenvolvimento do mesmo.
Atenciosamente, Rafael Magela Coordenador de P&S rafael@quatroestacoes.tur.br

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ndice

- O que viagem corporativa? - O que poltica de viagem? - Quais os objetivos da poltica de viagem? - Os elementos de uma poltica de viagem
Denio dos objetivos Diretrizes gerais - Denio do uxo de solicitao e aprovao Poltica de viagem (deslocamento = tkt + car) Denio da poltica de viagem (hospedagem) Denio da poltica de viagem (adiantamento de viagem) Deniao do expense management (conciliao das despesas) Denio da poltica de reembolso Denio dos servios que estaro disponveis aos usurios Gerenciamento de risco Gerenciamento da emisso de co2

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- Denio dos meios de pagamento - Customizaes e parametrizaes dos servios - Desenvolvimento dos indicadores - Desenvolvimento da poltica de comunicao - Concluso

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O que viagem corporativa?

Viagem Corporativa aquela realizada em nome da empresa com o objetivo de executar trabalhos para o qual o colaborador, prossional liberal, terceiros ou convidados tenham sido designados a participarem de cursos e/ou outros eventos de carter prossional, podendo envolver passagens areas, hospedagens, alimentao, transportes terrestres como txis, nibus, locao de veculos, estacionamento e outros procedimentos ans. Exemplo: buscar novos negcios, fazer manuteno de clientes, participar de treinamentos, visitar a sede da empresa em outra cidade, participar de eventos e reunies de equipes.

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O que poltica de viagem?

A poltica de viagem de uma empresa o documento mais importante para criar e gerenciar um programa de viagens. Uma poltica de viagem serve como um manual para todos os colaboradores e convidados de uma organizao, so regras de como eles devem proceder na compra de produtos tursticos, como passagens areas, dirias em hotis, locao de veculos, entre outros produtos e servios que os viajantes geralmente precisam e demandam nas suas viagens.

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Quais os objetivos da poltica de viagem

Obter economia signicante nas compras de produtos e servios de viagens; Ofertar aos viajantes de maneira segura e ordenada produtos e servios que atendam suas necessidades; Desenvolver servios que facilitem a mobilidade corporativa dos viajantes; Prezar pela segurana e bem estar dos colaboradores enquanto eles realizam as viagens;

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Os elementos de uma poltica de viagem

DEFINIO DOS OBJETIVOS: Para iniciar a elaborao de uma poltica de viagem, primeiramente importante que os objetivos estejam claros, podendo ser objetivos subjetivos e/ou quantitativos.

Seguem exemplos de objetivos que podem ser includos: Reduzir os custos com viagens em x%; Ofertar aos viajantes mais conforto; Entender o perfil dos viajantes; Melhorar as condies comerciais; Agilizar o processo de compra.

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DIRETRIZES GERAIS: Apontar e orientar os viajantes sobre as linhas gerais da poltica de viagem da empresa, como ela deve ser interpretada, em quais condies essa poltica deve ser aplicada, sob quais colaboradores, esclarecimento dos termos, entre outros itens que a organizao julgar importante. O que no pode faltar? Se a poltica tem carter de SUGESTO ou se ela de carter OBRIGATRIO.

DEFINIO DO FLUXO DE SOLICITAO E APROVAO: Analisar as necessidades internas assim como os processos e denir o uxo das solicitaes e aprovaes das viagens, esse uxograma tem que ser claro para os colaboradores e tambm para a agncia corporativa.
Exemplos: Viajante > Solicitante > Aprovador > Agncia Viajante > Solicitante > Agncia > Aprovador > Agncia Viajante > Aprovador > Agncia

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POLTICA DE VIAGEM (DESLOCAMENTO AREO E TERRESTRE): Quando se trata de deslocamento, necessrio que seja analisado tanto a distncia, como a necessidade da viagem em questo para decidir a MELHOR LOGSTICA.

Alguns pontos de reexo no momento de realizar as denies: Quando optar por deslocamento areo ou terrestre? Por que no utilizar o terrestre? Carro, nibus, Trem, Vans, etc. Importante analisar tempo do deslocamento X custo; Como melhorar as condies comerciais? Qual o valor do Ticket mdio? (geral, por cia area, por rota, regio, etc) Como analisar e denir os parceiros preferenciais? Por que ter parceiros preferenciais?

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DEFINIO DA POLTICA DE VIAGEM (HOSPEDAGEM): No momento de realizar as denies no quesito hospedagem, a empresa tem que ter claro as regies de atuao, uma mdia de consumo de dirias, compreender as diferenas entre as redes hoteleiras e suas caractersticas, conhecer bem o perl dos seus viajantes, etc.

Alguns pontos de reexo no momento de realizar as denies: Qual a mdia de consumo em dirias (anual)? Qual a mdia de consumo em reais ou dlar (anual)? Qual o ATP (Average Ticket Price)? Por que, e como denir parceiros preferenciais? Quais canais de distribuio sero utilizados? Quais os produtos e servios so importantes para os hspedes?

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DEFINIO DA POLTICA DE VIAGEM (ADIANTAMENTO DE VIAGEM): Quando se trata de uma viagem corporativa, existem outras necessidades que precisam ser analisadas alm dos produtos bsicos (deslocamento e hospedagem), como por exemplo, o adiantamento de viagem. Muitas vezes pelo fato da empresa no analisar esse item, os viajantes cam confusos com relao aos procedimentos correto, podendo at mesmo causar algum tipo de constrangimento.
Alguns pontos de reexo no momento de realizar as denies: Quanto tempo antes da viagem deve ser solicitado o adiantamento de viagem? Como o adiantamento ser realizado? Qual o valor que ser permitido por viajante? (denir o melhor indicador) Quais tipos de despesas o adiantamento de viagem deve cobrir? (denir os itens e deixar claro na poltica de viagem) Para quem ou qual departamento o adiantamento deve ser solicitado? Quais os canais utilizados para realizar a solicitao?

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DEFINIO DO EXPENSE MANAGEMENT (CONCILIAO DAS DESPESAS): O Expense Management nada mais do que a prtica do viajante de comprovar as suas despesas (de maneira mais transparente e detalhada) durante a sua viagem corporativa. Principalmente para empresas que sofrem auditorias esse um item de muita importncia, uma vez que a falta de transparncia e clareza nas informaes prejudicam os trabalhos, a denio do Expense Management no pode car de fora.
Alguns pontos de reexo no momento de realizar as denies: Depois de quantos dias da viagem a prestao de conta deve ser feita? Para qual departamento ou pessoal deve ser feito? Quais tipos de documentos sero considerados? (notas scais e/ou recibos simples, original e/ou xerox); Ser desenvolvido um documento prprio ou serp utilizados aplicativos especcos para expense?

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DEFINIO DA POLTICA DE REEMBOLSO: Outro item muito sensvel nas organizaes e que geralmente deixado de lado na anlise da poltica de viagem. Os viajantes e as empresas precisam ter claro quais os itens que so REEMBOLSVEIS e principalmente, os NO REEMBOLSVEIS.
Alguns pontos de reexo no momento de realizar as denies: Denio das despesas REEMBOLSVEIS e NO REEMBOLSVEIS; Qual o procedimento/canal para solicitao dos reembolsos? Qual o prazo para pagamento dos mesmos? Como ser realizado os reembolsos das despesas? (em depsito, dinheiro ou crditos futuros) Como ser lanado no sistema de gesto da organizao?

Importante balancear os impactos do processo de reembolso no uxo de caixa da empresa assim como os devidos impactos no viajante.

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DEFINIO DOS SERVIOS QUE ESTARO DISPONIVIS AOS USURIOS: Aps analisar as necessidades internas da organizao, dos viajantes e desenvolver a poltica de viagem, denir quais servios estaro disponveis o prximo passo. Nessa etapa, importante ter claro quais sero os servios que estaro disponveis, de que maneira estaro dispostos, quais os custos, restries, etc.
Consultoria na compra dos produtos bsicos (passagem, hospedagem, locao de veculos) Consultoria na compra de produtos/servios alternativos (passagens de nibus, passagens de trem, transfer, seguro viagem, etc) Planto emergencial aos solicitantes e viajantes (bilngue ou no) Servio de Self-Booking (em quais idiomas) Servios MOBILE (Solicitao de viagens, aprovao, conversor de moedas, mapas, etc) Servio de Aeroporto (Bilngue ou no) Servios de relatrios gerenciais (on-line e off-line) Gesto dos acordos comerciais Gesto de bilhetes no voados (no show) Alertas de viagem Rastreamento dos viajantes

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GERENCIAMENTO DE RISCO: Ter previamente elaborado um plano de ao em situaes emergenciais algo importante e que, com certeza, pode ajudar seus viajantes a passarem por situaes complicadas.
Alguns pontos de reexo no momento de realizar as denies: Realizar um mapeamento das regies que a empresa costuma voar assim como os possveis riscos do destino O que fazer em desastres naturais? Acidentes areos? Analisar os possveis cenrios e denir os planos de ao Como orientar e comunicar os viajantes? Existe um ponto de apoio? Quais medidas a empresa e a agncia devem tomar?

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GERENCIAMENTO DA EMISSO DE CO2: Sabemos da importncia do quesito sustentabilidade em pleno sculo XXI e que cada vez mais as empresas esto adotando esse item em seus valores organizacionais. Em viagens esse quesito no pode car de fora, atualmente j possvel mapear a emisso de CO2 gerada em cada trecho voado pelo viajante.
Mapeamento da emisso de CO2 Desenvolvimento de alguma ao para neutralizar o CO2 gerado Desenvolvimento do plano de comunicao com os viajantes sobre o assunto

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Denio dos meios de pagamento

Denir os meios de pagamento que sero utilizados nas compras de produtos e servios um item altamente estratgico no desenvolvimento de uma poltica de viagem. Alguns fatores tem que ser analisados para realizar essas denies, mas o mais importante encontrar alternativas de pagamento que ajudem a realizar uma gesto transparente das transaes, de maneira eciente e principalmente de fcil controle e conferncia.

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Qual a melhor maneira de processar a compra de cada produto? (areo terrestre) Faturado Carto de Crdito Corporativo Carto de Crdito Virtual Carto de Crdito Pessoal

Em quais canais de compra esto disponveis? Quais as vantagens e benefcios? Quais as possveis restries e diculdades? Quais os impactos no uxo de caixa? Como implementar? Quais sero os processos?

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Customizaes e parametrizaes dos servios

Aps denir todos os itens da poltica de viagem, o prximo passo parametrizar as ferramentas corporativas para que realizem as operaes de acordo com o desejado, implementar os processos que envolvem a gesto de viagens e principalmente, testar toda a estrutura desenvolvida. fato que com o incio das transaes possivelmente algumas correes tero que ser realizadas, novos processos podero ser criados e eliminados, por isso importante que todos os detalhes sejam discutidos para que o nmero de imprevistos no seja to elevado.

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Desenvolvimento dos indicadores

To importante quanto implementar uma poltica de viagem acompanhar e mensurar os resultados, a performance e inclusive os impactos. Relatrios gerenciais, pesquisas de satisfao com os viajantes, solicitao de feedbacks da agncia e parceiros, entre outros instrumentos podem ser utilizados para mensurar os resultados. Os principais indicadores so:
ATP ATP ATP ATP Ticket mdio Ticket mdio Ticket mdio Diria mdia geral do areo por cia por rota/techo geral de hospedagem

ATP Diria mdia por cidade Market share das companhias areas Market share das redes hoteleiras Economia obtida por transao Percentual das transaes x Canal de atendimento Percentual das transaes x Meio de pagamento Quantidade de viajantes frequentes

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Desenvolvimento da poltica de comunicao

No menos importante do que os demais itens expostos nesse material, o quesito COMUNICAO fundamental em todas as fases do processo de implantao e gesto da poltica de viagem. Existem muitos cases em que o cliente e agncia no tiveram um resultado muito positivo, neles, o fator COMUNICAO foi apontado como um dos fatores crticos no projeto. Todos os pontos tm que ser bem ajustados e a avaliao se faz necessria com frequncia. Alguns itens importantes: Que tipo de informao comunicar? Como sero publicados os informativos? Quais pessoas devem ser comunicadas? Quais os canais de comunicao? Qual a frequncia?

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Concluso
Denir uma poltica de viagem dentro de uma organizao no um papel fcil, porem muito importante para que se tenha uma gesto eciente desses gastos. Alm da gesto desses gastos e a preocupao em reduzir os custos muito importante que o gestor de viagens nunca deixe de se preocupar na qualidade e a segurana na prestao dos servios, anal de contas, todas as empresas so feitas de pessoas. Para nalizar o assunto, um ponto muito importante e altamente estratgico na gesto das viagens corporativas em uma organizao, a denio de uma TMC (Travel Managment Comapany) que tenha o conhecimento, a tecnologia e a estrutura necessria para atender todas as suas demandas e auxilia-lo na resoluo dos problemas que permeiam o segmento de viagens.

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