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UNIVERSIDAD CATLICA LOS ANGELES DE CHIMBOTE

Facultad de Derecho y Ciencias Politicas

ESCUELA PROFESIONAL DE DERECHO

ORGANIGRAMAS

CURSO CATEDRATICO CICLO ALUMNOS

: : : :

ADMINISTRACION DE EMPRESAS LIC. KAREN PICON FERMIN IV JULIO DAVILA SALDAA NAOMI CHAMORRO CLAUDIO JULIA GUERRA REATEGUI BETSY VELA CACHIQUE CLENDI VALQUI CARDENAS LEVIS PIMCHIS PANDURO

PUCALLPA PERU 2014

2 INTRODUCCIN

El organigrama es una representacion grafica que expresa en terminos concretos y accesibles la estructura, jerarquia e interrelacion de las distintas areas que componen una empresa u organizacin, resulta muy comveniente que todos los que las componen conozcan cual es su definicion de este sencillom pero valioso recurso. Los organigramas, tambien conocidos como carta o graficas de organizacin, son representaciones graficas de la estructura firmal de una organizacin, que deben ser muy claros, por ello se recomienda que no contengan un numero excesivo de cuadros y puestos. Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos revelan: "La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma."

3 CAPITULO I 1. EL ORGANIGRAMA 1.1. Concepto: El Organigrama. Es la representacin grfica de la estructura de una empresa. Se le denomina tambin: organigrama, diagrama de organizacin, diagrama de estructura, pirmide de cargos, etc. 1.2. Importancia La importancia de estos esquemas radica en que mediante ellos, se puede conocer en forma precisa el sitio o lugar que le corresponde a cada individuo dentro de la organizacin; as, tanto los altos ejecutivos como el resto del personal, (especialmente el recientemente incorporado), podr apreciar dnde encaja en la organizacin dnde est ubicado, cul es la estructura general de la empresa, a quines tiene en un nivel superior y a quines tiene bajo su nivel; es decir, a quien debe obedecer y a quines puede mandar, facilitando la orientacin con respecto a lo que sern sus relaciones de interaccin laboral, determinando las jerarquas existentes en la organizacin. Es importante para toda empresa, porque indica el papel o rol que va a desempear todo integrante al precisar a cada individuo, el lugar que le corresponde dentro de la organizacin general. Para cumplir con mayor efectividad esta funcin en un organigrama, sea cual fuere su tamao, deber hacerse una exhibicin del organigrama en un lugar visible para todo el personal. Esta exhibicin adems de cumplir con su misin principal y primordial de orientar al personal, permitir a la vez orientar a aquellas personas, clientes, visitas que tienen alguna relacin con la empresa. Es un esquema que toda empresa (grande, mediana o pequea; industrial, comercial o de servicio; estatal, privada o de propiedad social), debe tener porque representa su estructura administrativa, proporcionando una imagen formal de la organizacin, siendo fuente de consulta e informacin. Es decir, que a travs de los organigramas se indican entre otras cosas, la desagregacin y el agrupamiento de funciones, la estructura y niveles jerrquicos, la naturaleza de las unidades orgnicas, las relaciones de autoridad-responsabilidad, los canales formales de comunicacin, las jefaturas y las relaciones entre los cargos, etc. Como es obvio, su utilidad es variada: - Para analizar y mejorar la organizacin; - Para comprender los procesos y tomar decisiones; - Como elemento instructivo y de divulgacin. En resumen, se puede decir que la importancia de los organigramas, radica en que: - Da a conocer con sencillez, claridad y precisin. el sitio que ocupa un cargo o dependencia, dentro del conjunto organizado; - Permite visualizar los niveles jerrquicos y de ejercicios del poder de decisin;

4 - Identifica a travs de nomenclaturas, las unidades, (oficinas, secciones, departamentos, divisiones, etc.) y a los cargos; - Se utiliza como medio de estudio y consulta a efecto de analizar los aspectos convenientes o inconvenientes de la estructura. - Ayuda a descubrir posibles repeticiones o vacos existentes. Al punto de vista de la asignacin de personal es importante porque adems del organigrama oficial, ste permitir exhibir otro similar, donde se indique los nombres y apellidos del personal que labora en cada dependencia graficada. En algunos casos, se le agrega hasta el nmero del Anexo telefnico que se utiliza interiormente dentro de la empresa. 1.3. Tipos de Organigramas A. Por la extensin: Analticos: Contiene todas las unidades hasta el ltimo nivel jerrquico. Sintticos: Contiene slo las unidades bsicas (hasta el tercer nivel). B. Por el Contenido: Estructural: Representa las diversas unidades orgnicas segn su naturaleza. Funcional: Contiene las funciones de cada rgano. Personal: Incluye el nombre de las personas que integran cada unidad orgnica. (por lo menos el nombre del jefe) Mixta: Combina el estructural con cualquier otro. C. Por la disposicin: (o forma) Vertical: La lnea de mando va en forma descendente. Horizontal: La lnea de mando va de izquierda a derecha. Circular: Las unidades orgnicas se representan en crculos concntricos (de adentro-afuera) segn su jerarqua. Semicircular: Es una derivacin del anterior en base a semicrculos. Radial: Se asigna segn un sector circular a cada tipo de rgano, en el cual se grafican todas sus unidades dependientes. Escalar: Mediante rectngulos de manera descendente de acuerdo al nivel jerrquico de cada unidad orgnica.

Organigrama Vertical

Organigrama Horizontal

Semicircular

Organigrama Circular

7 Algunos organigramas circulares no traen los crculos concntricos que representan los niveles jerrquicos cuando la posicin de los rganos (en rectngulos o crculos) define por s misma los niveles de la organizacin. 1. Presidencia del consejo 2. Fabricacin 3. Finanzas 4. Ventas 5. Relaciones pblicas 6. Investigaciones y estudios 7. Servicio comercial 8. Personal 9. Compras 10. Estudios de mercado 11. Especificaciones y estndares 12. Compras 13. Fabricacin 14. Planeacin de construcciones 15. Preparacin del trabajo 16. Control de rdenes de produccin 17. lanzamiento 18. Produccin en serie 19. Transporte 20. Control de produccin 21. Control de mtodos 22. Coordinacin del mercado 23. Control de calidad 24. Seguridad 25. Servicios financieros 26. Presupuestos 27. Control financiero 28. Finanzas externas 29. Seguros 30. Patentes 31. Aplicacin de las leyes 32. Licencias 33. Relaciones con rganos pblicos 34. Empleados 35. Accionistas 36. Comunicaciones 37. Nuevos canales de distribucin 38. Estudios y control

8 39. Diseo de nuevos productos 40. Oficina 41. Construccin e instalaciones 42. Mantenimiento de material 43. Informacin y promocin 44. Canales de distribucin 45. Precios 46. Estudio de mercado 47. Direccin y control 48. Formacin del personal 49. Remuneracin y asuntos sociales 50. Contratacin, reclutamiento 51. Relaciones sindicales

1.4. Elaboracin de Organigramas 1.4.1. Pautas Generales: -Todas las lneas de los rectngulos tienen el mismo grosor, las del ms alto nivel jerrquico deben ser de trazo ms acentuado. -La lnea de mando (canal jerrquico) debe ser ligeramente ms gruesa que la de los rectngulos para diferenciar el canal o cadena de mando. -Utilizar rectngulos de igual tamao para unidades de igual rango o nivel jerrquico, independiente de su ubicacin en el organigrama. Identificar y ubicar debidamente las relaciones de autoridad (arriba abajo), de responsabilidad (abajo arriba), apoyo (izquierda), asesora (derecha). -Para un diseo ms sobrio y de mayor simplicidad se debe evitar: El entrecruzamiento de lneas o el uso de lneas oblicuas. El uso de diversos colores o el sombreado de algn rectngulo. La tipografa de difcil lectura. -Todo organigrama debe llevar en la parte superior y con maysculas un ttulo que indique el tipo de organigrama y el nombre de la entidad. -Asimismo en cada rectngulo debe precisarse el nombre de la unidad respectiva. -De ser necesario elaborar una pequea leyenda en la parte inferior. 1.4.2. Smbolos Representa unidad orgnica, cargos, funciones o personas Representa relaciones de autoridad, responsabilidad y coordinacin

9 rgano de funcionamiento peridico o estacional rgano por crearse, o en proyecto Representa desconcentracin de rganos

1.4.3. Tamao: Variable, dependiendo del empleo que se desea dar. En papel A-4 el rectngulo superior (rgano de mayor nivel) debe medir 40mm x 20mm e ir reduciendo en 2mm por lado en cada nivel jerrquico inferior, sucesivamente. 1.4.4. Representacin: La relacin entre rectngulo se hace siempre con lneas rectas, horizontales y verticales, uniendo los puntos medios de sus respectivos lados.

Con el fin de ahorrar espacios, horizontal o verticalmente, o cuando no se necesita representar toda la estructura se puede simplificar as:

Se pueden disear representaciones equivalentes de la siguiente manera:

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Es necesario diferenciar un rgano adjunto (sin capacidad decisoria) de un rgano con autoridad, responsabilidad y funciones propias. Ejemplo: DIRECCION GENERAL Es diferente a DIRECCION GENERAL ADJUNTA SUB DIRECCION

DIRECCION GENERAL

1.4.5. Tipos de rganos: En la administracin pblica peruana se ha institucionalizado un tipo de departamentalizacin funcional representando rganos especializados segn el tipo de funcin prioritaria que realicen.

11 Adicional a estos rganos y dependiendo del tamao, importancia, mbito y complejidad de la entidad se pueden representar otros rganos como:

Las unidades estructurales de mayor jerarqua. Se colocan en la parte ms alta de los espacios funcionales. Sin embargo, confeccionar un organigrama implica algo ms que la graficacin de funciones y responsabilidades; en este sentido. Las Unidades que por lo general forman parte de una organizacin, son las siguientes: - rganos de Direccin. - rganos de Lnea u Operacin. - rganos Tcnico-Administrativos. - rganos de Ejecucin. - rganos de Control, - rganos Consultivos, - rganos de Asesoramiento, - rganos de Apoyo,

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13 CAPITULO II 2. LOS MANUALES Toda empresa bien organizada, debe contar necesariamente con diversos documentos de carcter normativo, tcnicamente elaborados, en las cuales se establezcan las polticas, se describan la organizacin y funciones, los procedimientos, as como los derechos, obligaciones y deberes de los integrantes de la misma, con los cuales se busca dar una mayor eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos. 2.1. ELABORACIN Para su elaboracin se deben tener en cuenta algunas pautas en base al objetivo o naturaleza del mismo: 1. Ubicar la fuente de informacin a utilizar: normas legales, reglamentos, organigramas, descripcin de puestos, descripcin de procedimientos, formularios, informes, catlogos, folletos, etc. 2. Se debe elaborar por partes y someter a su aprobacin por parte de los responsables de su aplicacin. 3. La redaccin debe ser la ms sencilla posible, acompaando grficos como organigramas, flujogramas, etc. 4. El tamao lo ms prctico y manuable 23x 17cm. (1/2 A4) preferentemente con hojas movibles. (Anillado) 5. Hacer siempre una adecuada distribucin, de ser posible en forma individual, as como su peridica actualizacin. 2.2. FINES QUE SE PERSIGUEN Los fines que persiguen los manuales dependern de lo que se pretende llevar a cabo; por ejemplo puede haber un Manual General en el que se incluyen los aspectos de organizacin y funciones; pueden haber otros manuales que especficamente tratan un slo aspecto administrativo, tcnico, contable, de personal, etc. Los manuales deben estar siempre presentes en cualquier tipo de empresa, pero es ms apremiante su necesidad en las empresas grandes, debido a que su Administracin es ms compleja, los niveles y las divisiones son ms numerosas, ya que un ser humano, el empleado, se siente ms aislado que en las empresas pequeas, sintiendo la necesidad de tener algo que lo gue y eso es el manual. Adems, la Direccin o Gerencia mediante estos instrumentos sustituyen el contacto personal por un medio ms formal y puede controlar el desempeo de los hombres basndose en el cumplimiento de lo indicado en el manual. Es necesario que la Direccin o Gerencia tenga en cuenta la necesidad de un manual, que ste sea bien estructurado en su contenido, con lo que se podr lograr 'lila situacin Ideal, donde todos hablen el mismo lenguaje, piensen y acten en forma sincronizada y tengan presente la misin que se persigue para la empresa o reparticin. Diversos son los fines que cumplen estos documentos, as:

14 Al ser utilizados como medios de comunicacin en toda la entidad, sirven para proporcionar instrucciones e informaciones para el desarrollo de las actividades institucionales. Pueden servir como medios de adiestramiento y orientacin del personal al precisar funciones, definir mbitos jurisdiccionales o jerrquicos y estandarizar procedimientos. Permiten armonizar el funcionamiento institucional. Permite controlar el desempeo y la evaluacin, as como el mantenimiento de la disciplina laboral.

2.3. VENTAJAS Y DESVENTAJAS a. Ventajas - Son una fuente permanente de informacin sobre las prcticas generales y sectoriales de la empresa. - Ayudan a institucionalizar y a hacer efectivos los procedimientos. Las normas no escritas son por lo general de difcil institucionalizacin. En cambio, no ocurre lo mismo si estn incluidas en el manual. ya que nadie podr aducir su desconocimiento. - Facilitan la fijacin de estndares. - Posibilitan la normalizacin de actividades. - Evitan discusiones y malentendidos, hechos frecuentes en aquellas organizaciones en las cuales no se ha establecido por escrito la versin oficial de la organizacin, sobre los temas susceptibles de entrar en conflicto. - Aseguran continuidad y coherencia en las prcticas y normas a travs del tiempo. - Uniforman la terminologa tcnica bsica del trabajo administrativo. - Son herramientas utilsimas en el entrenamiento y capacitacin de nuevos empleados; as como tambin de todos aquellos ascendidos de categoras o asignados a cumplir funciones en otros sectores de la misma. - Aumentan la eficacia en la realizacin de actividades. - Su utilizacin trae aparejado importantes reducciones de tiempo inactiva. - Son una gua de trabajo efectiva y un valioso elemento de consulta. - Incentivan la moral del empleado, ya que al ubicar sus actividades dentro del procedimiento. le permite ver cmo contribuye a la obtencin del producto total. - Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas seguimiento por parte del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin. - Son un elemento importante de revisin y evaluacin objetiva de las prcticas institucionalizadas. - Al estar claramente establecido por escrito qu es lo que hay que hacer, existe una mayor predisposicin por parte del personal a asumir responsabilidades. - Son un legado histrico de la evolucin administrativa de la empresa. - Son un freno importante para la improvisacin. En sus distintas manifestaciones. - Posibilitan un ahorro real de tiempo al evitar las preguntas de rutina. Ya que la respuesta rpida a las mismas se obtiene a travs de la lectura del manual.

15 b. Desventajas - Constituyen una herramienta, pero no la solucin para los problemas administrativos que se pueden presentar. - Su mala o poco cuidadosa preparacin, trae aparejado serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones. - El costo de confeccin y de revisin puede ser alto. - Si no se los actualiza permanentemente, pierden vigencia con rapidez. - Son en general poco flexibles. - Incluyen slo los aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria. - Muy sintticos, carecen de utilidad; muy detallados, pequeos cambios los convierten en obsoletos. - Quitan discrecionalidad al personal, convirtindose muchas veces en un freno para la iniciativa individual. - Una redaccin mala o deficiente, puede hacer muy engorroso su uso. c. De anlisis de las ventajas e inconvenientes de la utilizacin de manuales podemos concluir que para que los mismos cumplan con eficiencia sus propsitos, debern llenar los siguientes requisitos: (1) Que su preparacin tenga por objeto la satisfaccin de una necesidad real. (2) Que tengan una diagramacin adecuada y su redaccin sea clara y sencilla. (3) Que su utilizacin sea racional y que se acte con flexibilidad cuando las circunstancias as lo requieran. (4) Que se revise continuamente su contenido, con el objeto de mantenerlo actualizado. (5) Que se Instruya al personal para obtener los mejores resultados de su contenido. Los manuales son muy importantes porque permiten un buen trabajo dentro de la empresa

2.4. TIPOS DE MANUALES Sobre este aspecto no existe una clasificacin precisa. Sin embargo, a fin de metodizar su clasificacin se puede considerar: a. Manuales Generales (de propsitos mltiples) Llamados tambin Reglamento Interno o Manual de Normas Generales. Son de aplicacin muy general, de uso en empresas o reparticiones de estructura simple y en l, se incluyen todas las actividades por realizarse, debido a que no se justificara la preparacin y utilizacin de manuales especializados. Los Manuales Generales son elaborados por una entidad o empresa donde se incluyen todas las normas generales y disciplinaras que deben de observar todos los integrantes de la empresa, sin

16 excepcin. Incluyen normas como por ejemplo: Todos los empleados de la empresa, (sean estables o eventuales), debern cumplir con las disposiciones siguientes: 1. El horario de ingreso y salida para todo el personal es el siguiente: De.. a. .. .. .. .. .. .. . . . . . . .. .. 2. El horario de refrigerio o almuerzo es: De. ... .... ... .... .. a. .. .. .. . .. . .. .. . .. .. .. . 3. Todo empleado deber registrar su hora de ingreso y salida correspondiente Tomando como referencia la estructura general dada por Carlos Terry (Administracin y Control de Organismos), y adecundola a nuestras necesidades se podra tomar como modelo, el siguiente: a. 1. Titulo, Prlogo, Importancia e Instrucciones para su Uso: Esta parte es muy importante porque se aprovecha para informar al lector, porque el contenido le interesa, qu necesidad va a satisfacer y cmo l podr alcanzar los beneficios con su aplicacin. Aqu se informa al lector el por qu y los propsitos bsicos que dieron origen al manual y la forma cmo debe ser empleado correctamente. a. 2. ndice de materia: Es la enumeracin detallada de los distintos Captulos e tems que comprende el manual, con la especificacin del nmero de pgina, Es el ndice que podemos encontrar en cualquier libro o texto, Cuanto ms detallado sea, ms rpida ser la localizacin de la informacin deseada. a. 3. Historia y antecedentes de la empresa: Aunque no es muy necesaria su inclusin, es de muy buen efecto hacer un recuento histrico de la empresa o reparticin y visualizar en forma cronolgica cmo ha sido su desarrollo y la base legal que lo origin. a. 4. Poltica General de la empresa: Se fija la Misin y los Objetivos que se pretende alcanzar, los resultados que se esperan y la participacin de los hombres en estos objetivos y resultados, as como la actitud de la Direccin para lograrlos. a. 5. Estructura Orgnica de la empresa: Es un prrafo muy importante porque da idea muy clara del total de la empresa, de cmo est estructurada su Direccin, con los elementos de ayuda personal, los elementos individuales y corporativos de este nivel y si existe Grupo Asesor de Coordinacin, (Staff o Estado Mayor); de cmo est estructurado el nivel ejecutivo, con sus departamentos, divisiones, secciones y unidades de trabajo, las lneas de coordinacin necesarias, los elementos planeados pero que no

17 estn en funciones, as como la diferencia de autoridad entre el nivel Ejecutivo y el de Asesoramiento, la terminologa y las denominaciones a emplearse. a. 6. Procedimiento General de Trabajo: Especificaciones para cada tipo de trabajo, las funciones, los procedimientos, normas y sistemas a emplear, la responsabilidad y autoridad a tenerse y la obligacin en el cumplimiento de tareas y funciones. En forma especfica para la tramitacin de la documentacin, la lnea de autoridad o responsabilidad que debe seguirse y la actuacin de los jefes de cada nivel para su opinin o simple tramitacin. a. 7. Procedimientos de documentacin: Trminos para dirigirse en los documentos, al personal que est subordinado o que es superior en jerarqua o categora; formato a usarse en los oficios o cartas; numeracin, siglas, distribucin, flujogramas, etc. a. 8. Procedimiento de Personal: Se incluyen algunos principios disciplinarios en el trato diario entre personal, deberes y obligaciones para con la empresa y de la empresa para con el personal, uso de unidades de asistencia social y derechos Inherentes al empleo de instalaciones y servicios. a. 9. Solucin de Conflictos Jerrquicos: Cuando se crean como consecuencia de una mala coordinacin o por una deficiente delimitacin de lmites de autoridad y responsabilidad. a. 10. Varios (Otros problemas Administrativos]: Esto es, cuando hay algunos aspectos no tratados en los prrafos anteriores y que sea necesario contemplados para un mejor funcionalismo dentro de la empresa o reparticin. b. Manuales Especializados Son formulados para aplicarse en aspectos especficos o en algunas dependencias de la empresa, de acuerdo a sus propias necesidades, siendo los ms utilizados: - Manual de Organizacin y Funciones. - Manual de Polticas. - Manual de Procedimientos y Normas. - Manual para Especialistas. - Manual del Empleado. etc. Algunas caractersticas de ellos, son las siguientes: b. 1. Manual de Organizacin y Funciones (MOF) El manual de organizacin recapitular la estructura y las funciones en forma de cuadros con un resumen de los objetivos, del papel de las responsabilidades de cada divisin, departamento,

18 seccin y unidad; definir criterios de evaluacin de los resultados y describir las tareas para cada puesto de la direccin y las subdivisiones que de l dependen. Es el texto que contiene la estructura orgnica y las funciones de las unidades orgnicas de ms alto nivel de apoyo o profesional especializado, de apoyo general y de los rganos de lnea. Es la versin detallada por escrito de la organizacin formal, tomando como base las funciones establecidas en el Reglamento Orgnico a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura, es decir, normando estos objetivos. Para que este manual cumpla con eficiencia los objetivos para los cuales ha sido creado, deber contener: Organigrama o Diagrama de Estructura de la Organizacin, o sea la representacin grfica simplificada de la estructura formal. Podr contener uno o ms diagramas de acuerdo con el grado de detalle y extensin de los mismos. Una definicin clara de los objetivos generales (misiones), de la organizacin, as como tambin, los objetivos bsicos de las reas departamentales. Funciones a ser cumplidas en los distintos puestos de trabajo. Es decir, se debe dar respuesta en forma genrica al qu se debe describir, qu debe hacer cada persona, en cada nivel de todas las dependencias de la Organizacin, para cada cargo o puesto que se prevea. Descripcin detallada de las atribuciones y limitaciones correspondientes a los distintos miembros del personal jerrquico, en aspectos tales como: Jerarqua, funciones, alcance de la autoridad que recibe y puede delegar responsabilidad asignada, su integracin en el sistema de informacin, relaciones de lnea y staff que los vincule con otros sectores de estructura. etc. Algunas veces es necesario preparar un flujograma en el que se precise el proceso general para formular este tipo de manual. Su presencia se hace imprescindible en organizaciones de considerable magnitud, donde son fenmenos comunes la superposicin de tareas y funciones, los conflictos de autoridad y la dilucin de responsabilidades. En este documento se describe detalladamente la estructura y funciones de una entidad (si es pequea) o de cada dependencia (Gerencia, rea, Oficina de Ministerio) llegando hasta el nivel de cargo, especificando sus objetivos, la organizacin interna, las funciones y las relaciones de autoridad, responsabilidad y coordinacin inherentes.

19 Objetivos: Este documento cumple diversos objetivos en la entidad, a saber: o Describe las funciones generales de cada dependencia, delimitando su amplitud y naturaleza. o Describe las funciones especficas de cada cargo. o Determina la ubicacin de los cargos dentro de la estructura. o Precisa los lmites jurisdiccionales y jerrquicos de cada unidad orgnica, estableciendo las interrelaciones funcionales. Ventajas: En concordancia con estos objetivos presenta una serie de ventajas, entre otras: Ofrece una visin panormica de la estructura, funciones y cargos. Evita duplicidades, interferencias o superposiciones. Permite la orientacin y capacitacin al personal nuevo. Posibilita el control de la ejecucin de las actividades. Define con precisin el canal jerrquico o lnea de mando. En sntesis, es un instrumento de ordenamiento organizativo y de control para toda entidad. 2.5. Esquema del Manual Todo Manual de Organizacin y Funciones (MOF) debe contener informacin referente a: Objetivos Estructura Funciones Generales Funciones Especficas Las Relaciones Funcionales 2.6. Manual de Polticas Es la descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la toma de decisiones, para el logro de los objetivos. Una correcta definicin de polticas seguida de un registro efectivo de las mismas en el manual correspondiente, permitir: a. Agilizar el proceso decisorio; b. Facilitar la descentralizacin. al suministrar a los niveles intermedios, lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. c. Servir de base para una constante y efectiva revisin. Es conveniente que este manual contenga, adems de las polticas generales, aquellas que se relacionen con aspectos especficos. en reas tales como: finanzas, personal, comercializacin, investigacin, produccin, relaciones externas, etc.

20 2.7. Manual de Procedimientos y Normas Recordar todos los principios en vigor para orientar al personal de mando en las decisiones que debe tomar diariamente con el fin de asegurar la marcha normal de la empresa; son verdaderos cuadros de seales que facilitan sobremanera la marcha de la empresa. Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, as como tambin la enunciacin de normas de funcionamiento bsicas, a las cuales debern ajustarse los miembros de la misma. Evitan la repeticin constante de Instrucciones y rdenes de rutina por parte de los jefes o superiores. En el manual de procedimientos (llamado tambin Gua de Procedimientos o Procedimiento Operativo Vigente: POV), se describen las distintas operaciones o pasos del proceso en forma LGICA, SECUENCIAL, CRONOLGICA ORDENADA y DETALLADA, de manera que pueda ser utilizado por las diferentes unidades orgnicas a travs de acciones correctas, para la ejecucin de tareas, ahorrando tiempo y esfuerzo. Los elementos constitutivos de un manual o gua de este tipo son: a. Normas o Gua de Procedimientos: Es la relacin secuencial y detallada de los procedimientos que constituyen -el aparato circulatorio de la organizacin, con la indicacin de los distintos sectores a travs de los cuales, los mismos se desenvuelven. Ac se debe dar respuestas en forma clara y precisa al CUNDO, al DNDE y al CMO, deben realizarse cada una de las funciones especficas en el Manual de Organizacin y Funciones, para lo cual ser necesario emplear Anexos y/o Apndices. b. Formularios: Todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro del circuito administrativo. Es de utilidad, adicionar a la descripcin escrita de las caractersticas de los mismos, ejemplos que permitan una ms rpida individualizacin y aplicacin. Generalmente se incluye al final del manual, a manera de Anexos. c. Flujogramas: Llamados tambin Cursogramas. Son grficos de los distintos procedimientos descritos, conocidos tambin como Diagramas de Procedimientos. d. Tiene una serie de ventajas, entre las que se pueden anotar: - Facilita la supervisin y control de las acciones. - Provee elementos de juicio para la realizacin de estudios de Racionalizacin de Mtodos y Simplificacin de Trabajos. - Sirve como medio de capacitacin e informacin para el personal que interviene en el procedimiento, eliminando los INDISPENSABLES. - Contribuye a la ejecucin correcta de las tareas asignadas y propicia la uniformidad de mtodos de trabajo. - Ahorra tiempo y esfuerzo en la ejecucin de trabajos, evitando repeticiones constantes de instrucciones y rdenes de rutina.

21 2.8. Manual para Especialistas Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicacin especfica a determinado tipo de actividades o tareas, como Manual del Vendedor, Compendio de la Secretaria, etc. Se puede decir que es un Manual Tcnico. La preparacin de este tipo de manuales, por parte de la misma empresa, slo es recomendable cuando el nmero de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo. De otra parte, por su carcter de generalidad, (a pesar de ser manuales para especialistas), muchos autores y editores han dado a estos manuales cierto carcter de comercializacin. El objetivo bsico perseguido con su preparacin, es el de entrenamiento y capacitacin de empleados, as como tambin servir de elemento de consulta para la realizacin de tareas asignadas. 2.9. Manual del Empleado Se observa cada vez con mayor frecuencia, la tendencia en ciertas empresas de envergadura, a entregar a los empleados que se incorporan a las mismas, un tipo especial de manual, que tiene por objeto lograr una rpida asimilacin del personal nuevo, as como tambin su posterior entrenamiento. Los manuales de este tipo contienen informacin, generalmente referente a lo siguiente: a. Actividades desarrolladas por la empresa. b. Breve resea histrica. c. Objetivos generales que se persiguen. d. Autoridades. e. Rgimen de Incentivos. f. Derechos y obligaciones de los empleados en general. g. Rgimen de sanciones y sus causales. h. Instancias a seguir ante conflictos que se presentan. i. Normas de comportamiento bsicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal. j. Servicios que la empresa presta a sus empleados, etc. Este manual, a veces se presenta en forma de cartillas y es especialmente til para niveles intermedios e inferiores. En general se imprimen en sistema offset, poniendo especial atencin en la diagramacin y terminacin. Por lo comn, la entrega del mismo se realiza el da del ingreso. Es una forma de dar la bienvenida a los empleados nuevos y tratar de crear una buena predisposicin para con la empresa.

22 El uso de modernas tcnicas de redaccin, como son la introduccin de grficos sencillos y de dilogos y dibujos humorsticos, da excelentes resultados, ya que proporciona toda la informacin necesaria en forma amena, lo cual, en general, es una garanta de su total lectura. Los manuales son muy importantes porque permiten un buen trabajo dentro de la empresa

23 3. CONCLUSIN El organigrama es un instrumento metodolgico de la ciencia administrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de una organizacin; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad. El organigrama es el resultado de la creacin de la estructura de una organizacin la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerrquicos existentes en una empresa u organizacin. En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos. Entre la ventaja ms resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la organizacin. As como existen mltiples factores positivos, tambin se detallan las desventajas, considerndose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organizacin como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organizacin lo cual hace que un organigrama sea obsoleto. La jerarqua constituye un principio bsico de la organizacin y tambin lo es de la direccin.

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