PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y MANUALES

Toda empresa necesita en algn momento documentar el trabajo que realizan los empleados para poder responder a las interrogantes: quin?, cmo?, cundo?, con que frecuencia?, o por autorizacin de quien? Se llevan a cabo los procesos. La necesidad de establecer manuales administrativos surge de varias razones y conllevan a las organizaciones a elaborar todos los procedimientos que se siguen en el trabajo diario. Con frecuencia se conoce que en muchas empresas desconocen el trabajo de cada uno de sus funcionarios por esta razn cuando se enferman, se despide o se retiran de la institucin hay la dificultad que no se puede reemplazar a la persona. Esta debilidad se da aun ms en el departamento contable ya que muchas instituciones tienes periodos de cierre de la informacin ya sea mensual o anual donde el tiempo de cumplimiento es corto e inflexible. Esta es una de las razones por la cual los manuales dentro de una institucin tienen importancia como herramienta para el manejo y planificacin de los recursos organizacionales, sean estos recursos humanos o materiales.

Importancia de la Documentacin La necesidad de documentacin surge como una respuesta para reflejar el trabajo realizado por los empleados en algn tipo de instrumento organizacional. Mediante el proceso de documentacin, todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha informacin. La documentacin de los sistemas se realiza por las siguientes razones:

Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organizacin. Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, polticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad. Servir de gua para la ejecucin de las tareas de los empleados. Servir de gua para la evaluacin de la eficiencia operacional.

 Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa. Normalizar el desarrollo de las tareas. Servir de gua para el entrenamiento de personal de reciente ingreso.

COSTOS DE LOS MANUALES. Al principio de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios tangibles de los manuales, sin embargo, a medida que el proceso se va desarrollando la organizacin debe ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudara en la evaluacin, control y anlisis de la empresa en trminos, por ejemplos, de la eficiencia operacional. Tres tipos de costos podemos distinguir en el desarrollo de los manuales: De desarrollo. De implantacin. De mantenimiento.

Costos de desarrollo: Estn representados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentacin tales como: planificacin del personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de software a utilizar, tiempo adicional en que deben incurrir los empleados en sus horas laborables diarias para participar en el proyecto y cualquier otro costo necesario para iniciar y desarrollar el plan de documento.

Costos de implantacin: Estn representados por todos aquellos costos necesarios para dar a conocer el contenido de los manuales y darles vigencias a todos los niveles que apliquen en la organizacin. Dentro de esta categora se debe incluir las horas de entrenamiento al personal los ejemplares que se elaboran para cada uno de los empleados que lo requieran, el manual como herramienta de trabajo y cualquier otro costo necesario para ponerlo en vigencia y uso.

Costos de mantenimiento: Estn representados por las actualizaciones peridicas que normalmente tienen los manuales sean stos por cambios menores o revisiones totales a su contenido, por innovacaciones tecnolgicas, cambios operativos o promulgacin de leyes y reglamentos que impliquen el desarrollo de nuevos procedimientos o la actualizacin de los ya existentes.

TIPOS DE MANUALES Dentro de las tcnicas para documentar una empresa se pueden encontrar distintos tipos de manuales, cada uno para un determinado fin. En el manual de los contextos de la organizacin estos se clasifican en: De sistemas, mtodos y procedimientos manuales Sistemas computarizados

MANUALES MANUALES

DE

SISTEMAS,

MTODOS

PROCEDIMIENTOS

Estos a su vez se pueden subdividir en: Especficos Manuales de tcnicas: se explican las pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna tcnica especfica. Manual de actividades: muestra los pasos a seguir en diferentes situaciones de trabajo. Genricos Manual de organizacin: incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones y las responsabilidades de cada empleado. Ejemplo del contenido de un manual de organizacin: ndice numrico Introduccin - Breve resea departamento

histrica

de

la

empresa

- Justificacin de la realizacin del manual Instrucciones para el manejo y modificaciones del manual Definicin de conceptos bsicos - Objetivos - Polticas - Responsabilidades - Relaciones de trabajo Objetivos de la empresa Estructura organizativa Deberes y responsabilidades de los niveles directivos Descripcin detalladas de cargo

Descripciones de cargo: es un narrativo que explica las responsabilidades y deberes para cada cargo definido en los organigramas.

Manual de poltica: este documenta las guas de accin generales en diferentes reas de una empresa.

Manual de normas y procedimientos: detalla todos los procedimientos que se realizan en la empresa.

Norma: detalla la forma como se debe llevar a cabo un procedimiento.

Un manual de normas de procedimiento debe tener al menos lo siguiente: ndice numrico Introduccin Instrucciones para el manejo y modificaciones de los aspectos tratados en el manual Definicin de conceptos bsicos

Normas Procedimientos Formularios Instructivos de los formularios

MANUAL DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS Estos documentan los sistemas que contemplan el uso de un computador en un alto nmero de operaciones o procedimientos. Estos se pueden clasificar en:

a) Usuario: explican en forma general como funciona un sistema mecanizado b) De operacin: presentan mayor nivel de detalle que los manuales de usuario c) De documentacin de sistemas: plasman todo el proceso de anlisis de sistema. Estos a su vez se sub. Dividen en: -De diseo fsico: especifica la organizacin de los datos en la computadora. Estos manuales deben incluir aspectos como: - Tipo de almacenamiento (disco duro, unidad de cinta etc.) - Nombre del archivo - Diseo del registro - Periodicidad de actualizacin - Etiqueta que lo identifica en el medio de almacenamiento - Forma de organizacin

-De procesos: muestran todos los aspectos referentes al procesamiento de los datos. -De salidas: muestran los reportes y como fueron diseados.

MANUALES DE CONTABILIDAD Dentro del rea contable, los manuales tienen una aplicacin sumamente amplia ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad. Especficamente los manuales aplicables en el rea contables son: De polticas contables De cdigo contable De normas y procedimientos contables

MANUALES DE POLTICAS CONTABLES Detallan las polticas contables que se siguen respecto a los registros contables. Estos a su vez tienen dos subdivisiones: a) Polticas generales de contabilidad: declaraciones que enuncian la aceptacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados, tales como: - Entidad - Realizacin - Periodo contable - Costo histrico - Negocio en marcha - Unidad econmica - Revelacin suficiente - Importancia relativa b) Polticas especificas de contabilidad: tratamientos contables aplicables a operaciones especificas en los estados financieros.

MANUAL DE CDIGO CONTABLE

Este detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza u la forma en que se debitan o acreditan. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Detalla bajo el esquema de responsable/accin todos los procedimientos contables. Este tipo de manuales debe establecer las normas que sean aplicables a cada uno de los procedimientos previamente definidos.