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Sumrio

Sumrio ............................................................................................................................ 1 O AMBIENTE ................................................................................................................... 2 Objetivos instrucionais do curso .................................................................................. 3 Objetivos especficos do curso ..................................................................................... 4 FLUXO OPERACIONAL ................................................................................................... 5 DEFINIES .................................................................................................................... 9 CONFIGURAES DO SISTEMA ................................................................................. 10 CADASTROS .................................................................................................................. 17 Cargos e Funes ......................................................................................................... 21 Usurios ......................................................................................................................... 24 Assuntos ........................................................................................................................ 32 Palavras-chave .............................................................................................................. 34 Pastas ............................................................................................................................. 36 Normas ........................................................................................................................... 39 Tipos de documentos .................................................................................................. 42 LANAMENTOS ............................................................................................................. 52 Gravao dos documentos .......................................................................................... 65 Documentos .................................................................................................................. 69 Baixa de Pendncias .................................................................................................... 72 Questionrios ................................................................................................................ 75 Distribuio de documentos: ...................................................................................... 81 Solicitaes: .................................................................................................................. 87 Pendncias .................................................................................................................... 93 Devoluo reviso ........................................................................................................ 97 Follow-up leitura ........................................................................................................... 99 Treinamento ................................................................................................................ 100 Transferncia de Pendncias .................................................................................... 105 MISCLANEA ............................................................................................................... 110 Manuteno de distribuio ...................................................................................... 111 Ausncia temporria .................................................................................................. 116 GLOSSRIO ................................................................................................................. 119

O AMBIENTE
O ambiente Controle de Documentos tem como objetivo o gerenciamento dos documentos, utilizando os seguintes recursos: Cadastro e edio de todos os procedimentos, instrues, normas, desenho e demais documentos da empresa: cdigo e reviso. Controle do ciclo de aprovao: digitao, elaborao, validao, aprovao e distribuio das cpias eletrnicas ou em papel. Amarrao da referncia entre um documento e outro. Emisso do protocolo de recebimento. Integrao com o Word da Microsoft. Controle dos treinamentos nos documentos. Emisso de lista mestra e lista de documentos para cada destinatrio/pasta. Envio de e-mail, auxiliando o aviso de leitura de novos documentos e/ou revises.

Visualizao rpida dos documentos vigentes. Antes de iniciar os processamentos dirios, necessrio personalizar o sistema de acordo com a forma de trabalho de cada empresa. A definio das informaes bsicas chamada de implantao.

2 Controle de Documentos

Objetivos instrucionais do curso


So habilidades e competncias precisas e especficas, que propiciam uma indicao clara e completa sobre os conhecimentos pretendidos. Compreendem:

a) Conceitos a serem aprendidos: - PPrincpio epistemolgico do Protheus; - NNomenclatura Totvs; - PPrincpios da Administrao de Controle de Documentos; - IIntegraes.

b) Habilidades a serem dominadas: - DDomnio conceitual do Sistema; - PPropriedade de compreenso e emprego da nomenclatura Totvs - Controle de Documentos; - CCapacidade de articulao e relao entre as diversas informaes e dados que pressupem as funcionalidades do ambiente Controle de Documentos; - CCapacidade de anlise e adequao: NNecessidades X SSoluo Totvs; - DDomnio tcnico-operacional do Protheus; - CCapacidade para aes pr-ativas, tendo como ferramenta de soluo o Sistema. c) Tcnicas a serem aprendidas: - IImplantao do ambiente de Controle de Documentos; - OOperacionalizao do ambiente; - AAplicao e utilizao plenas das funcionalidades do sistema Controle de Documentos.

d) Atitudes a serem desenvolvidas: - CCapacidade de promover aes planejadas e pr-ativas, tendo como ferramenta de soluo o sistema Protheus Controle de Documentos; - CCapacidade para resoluo de problemas tcnico-operacionais do ambiente;

- CCapacidade de execuo.

Controle de Documentos - 3

Objetivos especficos do curso


Ao trmino do curso, o treinando dever ser capaz de: Conhecer e empregar adequada e eficazmente os conceitos e funcionalidades do Protheus Controle de Documentos. Dominar e articular com propriedade a linguagem prpria soluo Totvs; Implantar e operar o sistema no ambiente de Controle de Documentos. Vislumbrar as solues para as necessidades emergentes atravs do Protheus Controle de Documentos.

Texto conceitual a respeito do funcionamento do negcio


As Empresas e instituies so divididas em departamentos que realizam desde a criao e configurao de procedimentos e instrues at a emisso e divulgao dos mesmos para todos os membros envolvidos. O processo de criao controlado por todas as fases de elaborao com ou sem crticas para a aprovao de todos os usurios envolvidos, com acompanhamento de prazos das pendncias. Aps concludas as etapas de elaborao dever ser distribudo os documentos com compravao de entrega. Os documentos devem estar disposio para consulta eletrnica, com cpias controladas no papel. Com a possibilidade de solicitar alteraes e documentos para aprimorar o sistema da qualidade.

4 Controle de Documentos

FLUXO OPERACIONAL
A seguir, apresentada uma sugesto do fluxo operacional do ambiente Controle de Documentos que deve ser utilizado pelo usurio como um apoio quanto forma de implementao e operao do sistema. O usurio pode, no entanto, preferir cadastrar as informaes de forma paralela, uma vez que, nas opes do menu de Atualizao do ambiente Controle de Documentos, a tecla [F3] possibilita o subcadastramento em arquivos. Portanto, o usurio pode, por exemplo, cadastrar um assunto quando estiver atualizando o arquivo de "Documentos". Dessa forma, o fluxo operacional pode assumir algumas variaes em relao seqncia que o usurio adotar frente s suas necessidades e convenincias. O Sistema gerencia a elaborao dos Documentos da Qualidade, obedecendo a seguinte ordem de operao: Digitao * Elaborao * Reviso Aprovao * Homologao Distribuio * Leitura Solicitao de Alterao

Sendo que somente o elaborador do documento pode comentar a digitao e a crtica, podendo ser realizada a partir da etapa de digitao. Somente na etapa de leitura do documento ser possvel elaborar uma solicitao de alterao. * Preenchimento obrigatrio.

Controle de Documentos - 5

INICIO

Verificar Parmetro, Tabela, Dicionrio

SIM

Cadastrar Departamentos

Cadastrar Cargos

Cadastrar Usurios

Vincular Pasta x Depto

Cadastrar Pastas

SIM

Utiliza Pastas?
NO

NO

Utiliza PalavrasChave?
NO

SIM

Cadastrar PalvrasChave

Utiliza Norma?
NO

SIM

Cadastrar Norma

Cadastrar Assuntos Cadastrar Nveis Responsveis

Cadastrar Tipo de Documento

Cadastrar Responsaveis Importar Documento (Word) Cadastrar Documento/ Nova Revisao

6 Controle de Documentos

Gera as Pendncias dos Nveis de Responsveis

Devolve Documento para o Responsvel (Elaborador)

Baixar Pendncia?

NO

SIM

Ler Documento

SIM

Gera Critica?

NO

Gera Prxima Pendncia(s) e Aviso(s) dos Nveis de Responsveis

NO

Ultima Pendncia do Nveis de Responsveis

SIM

Utiliza Questionrio?

SIM

Cadastrar Questionrio

NO

Controle de Documentos - 7

Distribuir Documentos

Emite Registro de Treinamento


NO

SIM

Registro de Treinamento

Gera Pendncia(s) de Leitura e Aviso(s)

Reviso Anterior com Pendncias de Papel?

SIM

Gera Devoluo Reviso

Consultas

Cadastros Documentos (Palavras-Chaves) Lanamentos Pendentes Doctos Referenc.

NO

Ausncia Temporria Manut.Distribuio Status Gerais Miscelnea

Emite Protocolos?
NO

SIM

Protocolos Relatrios

Lista Mestra Pendncias Solicitaes Cadastros Treinamentos (Registros) Protocolos

Utiliza Treinamento?
NO

SIM

Cadastro de Treinamento/ Retreinamento

FIM

Emite Registro de Convocao?


NO

SIM

Registro de Convocao

8 Controle de Documentos

DEFINIES Introduo
O processo de gesto da qualidade requer um gerenciamento rigoroso de documentos que pode incluir o controle de formulrios utilizados na corporao, o acervo de normas ou procedimentos e bancos de conhecimento, auxiliando a empresa na gesto do conhecimento. Para que este processo seja feito de forma eficiente, importante centralizar as informaes e, se possvel, armazenar os doucmentos em arquivos eletrnicos, o que promove reduo de custos com material impresso e simplifica a troca de informaes entre os processos, principalmente nas etapas de localizao, consulta e recuperao dos documentos durante todo o seu ciclo de vida. A documentao eletrnica um recurso dinmico para as organizaes divulgarem suas regras, planejamentos, objetivos e aes, permitindo que todos os envolvidos cumpram seu papel no processo de forma padronizada. Entre os principais benefcios da soluo pode-se destacar: Melhoria no tempo de processamento e manuseio de papis; Satisfao do usurio e aumento da produtividade; Melhoria na qualidade de fluxo dos processos; Aumento na velocidade da localizao dos documentos; Melhor atendimento ao cliente por oferecer respostas mais rpidas; Padronizao dos modelos de documentos e alinhamento da estrutura da documentao; Segurana das informaes; Garantia de controle das revises com identificao dos responsveis e destinatrios; Garantia no controle do armazenamento dos documentos; Fcil manuseio para o controle de manuais do sistema de gesto da qualidade; Auxlio no controle de formulrios padronizados utilizados na empresa; Comunicao automtica entre os responsveis e leitores dos documentos; Incentivo melhoria contnua dos processos por meio das solicitaes e revises dos documentos; Ser facilmente distribudo, assegurando que todos posam usar a documentao do sistema para fins de referncia; Facilitar a implementao das atividades de atendimento uniforme em toda organizao.

Controle de Documentos - 9

CONFIGURAES DO SISTEMA
O ambiente Controle de Documentos possui uma srie de parmetros que determinam a forma de processamento de cada empresa. A Totvs envia os parmetros com contedos padres que podem ser alterados de acordo com a necessidade da empresa e so customizados no ambiente CONFIGURADOR.

10 Controle de Documentos

Os parmetros a seguir so os utilizados pelo ambiente de Controle de Documentos: Parmetros Tipo Descrio Contedo Padro

MV_QAVIREC

Caracter Caractter Caractter Carac ter Carac ter Carac ter Carac ter Carac ter Carac ter Carac ter Carac ter

Define se o relatrio de aviso de recebimento de documentos ser impresso, no ato da S distribuio. Informa se o sistema dever imprimir ou no o S aviso de recolhimento. Define se os questionrios relacionados ao documento estaro habilitados para leitura e N resposta. Define se a baixa da etapa dever ser aleatria, N quando houver mais de um usurio. Define se na etapa de leitura, o usurio consulta N o documento em HTML. Define o nome do arquivo .DOT, padro do ADVSIGA9 Word, utilizado para abertura/criao dos .DOT documentos. Define se grava o documento em HTML, 2 (1 - Sim / 2 No). Define a quantidade de dias limite para avisar 30 que a validade do documento est terminando. Quantidade de dias que uma reviso obsoleta permanece ativa em conjunto com a reviso 15 atual, em virtude da implantao da ltima. Define se dever ser impressa a data de vigncia N no relatrio de Lista Mestra de Documentos. Define se o contedo do "Motivo da Reviso" deve ser apagado a cada gerao de novas S revises.

MV_QAVISOR

MV_QAQUEST

MV_QDBXALE

MV_QDCHTM

MV_QDDOTPD

MV_QDHTML

MV_QDIALIM

MV_QDIATR

MV_QDIDTVG

MV_QDLHREV

Controle de Documentos - 11

MV_QDOAVEM

Carac ter Carac ter Lgi co Carac ter Carac ter Carac ter

Define se h envio de e-mail aos usurios com 2 lanamentos pendentes (1-Sim / 2-No). Define se haver remisso dos documentos, N definidos como cpias eletrnicas. Indica se deve ser impressa documentos cancelados. cpia de .T.

MV_QDOCPO

MV_QDOCPCN

MV_QDOPDEV

Define se aparecero apenas os lanamentos de devoluo de reviso de documentos N pendentes. Define se aparecero apenas os lanamentos de N solicitaes pendentes. Define se dever ser impresso, nos relatrios de aviso e protocolo de recebimento de N documentos, os destinatrios considerados como cpias eletrnicas ou ambas. "em Define o path/diretrio em que est instalado o branco" WordView. deve ser preenchido Define se o WordView ser utilizado para N consultar os documentos. Define qual verso, do editor do Word, ser utilizada para a abertura e criao dos WORD97 documentos. Indica se os ambientes Quality esto integrados com o ambiente Gesto Pessoal. Para que esta integrao seja possvel, a ativao deste parmetro deve ser realizada, SOMENTE se o mdulo de Controle de Documentos no tenha sido utilizado. Caso contrrio, se a utilizao desta integrao for necessria, deve-se entrar em contato com o departamento de Help-Desk da Totvs para que, mediante a realizao de alguns procedimentos, esta integrao seja possvel. (Consulte informaes detalhadas neste

MV_QDOPSOL

MV_QDOTPPR

MV_QDPVIEW

Carac ter Carac ter Carac ter

MV_QDVIEW

MV_QDTIPED

MV_QGINT

Carac ter

12 Controle de Documentos

documento na seo INTEGRAO). MV_QLEUDOC Carac ter Carac ter Lgi co Carac ter Define a obrigatoriedade documento. de leitura do S

MV_QLIBLEI

Define que qualquer usurio poder ler o N documento. Indica se devem apresentar mensagens de erro, T no envio de e-mails. Define se o nmero do documento ser seqencial, de acordo com a seqncia N especificada no cadastro de Tipos de Documento. \SYSTEM\ DOCS

MV_QMSGERM

MV_QNSEQDC

MV_QPATHW

Carac ter

"a Define o diretrio que contm os arquivos dos Obs.: partir do documentos. diretrio de instalao do sistema" \SYSTEM\ MODELOS

MV_QPATHWD

Carac ter

"a Define o diretrio que contm os arquivos Obs.: partir do modelo dos documentos. diretrio de instalao do sistema" \SYSTEM\ HTML

MV_QPATHWH Carac ter

"a Define o diretrio que contm os arquivos no Obs.: partir do formato HTML. diretrio de instalao do sistema" GETTEMP Define o diretrio que contm os arquivos PATH() temporrios do Windows. Obs.: esta

MV_QPATHWT

Carac ter

Controle de Documentos - 13

funo retorna o diretrio temporrio do Usurio logado no Windows. MV_QPROT Carac ter Carac ter Carac ter Define se o relatrio de Protocolo de Recebimento de Documentos ser impresso, S no ato da distribuio do documento. Define se a distribuio do documento dever emitir o Protocolo de Recolhimento dos S Documentos. Define a ltima data de verificao de envio de e-mails aos usurios com lanamentos, no 01/01/04 ambiente Controle de Documentos. "em Define a conta que deve ser utilizada para o branco" envio de e-mails dos relatrios. deve ser preenchido "em Define a senha da conta para o envio de e-mails branco" dos relatrios. deve ser preenchido "em Servidor de envio de e-mails utilizado nos branco" relatrios. deve ser preenchido "em Indica qual conta utilizada para envio de e-mails branco" automticos pelo sistema. deve ser preenchido Servidor de e-mail necessita de autenticao? .F.

MV_QPROTRE

MV_QUDQDO

MV_RELACNT

Carac ter

MV_RELAPSW

Carac ter

MV_RELSERV

Carac ter

MV_EMCONTA

Carac ter Lgi co Carac ter

MV_RELAUTH

MV_RELFROM

E-mail utilizado no campo FROM, no envio de "em relatrios por e-mail. branco"

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deve ser preenchido MV_QDUPEXT Carac ter Carac ter Carac ter Carac ter Carac ter Carac ter Carac ter Carac ter Define que, ao gerar reviso do documento tipo externo, copia-se o documento anterior (1-SIM 2 / 2-NO). Define se o digitador pode gerar reviso (1-SIM 2 / 2-NO). Define o uso da rotina de revalidao (1-SIM / 1 2-NO). Define se haver gerao de lanamentos de 1 avisos dos documentos (1-SIM / 2-NAO). Define o perodo em dias de envio de e-mail, em conjunto com o parmetro 0 MV_QUDQDO. Grava HTML para Workflow 1=Sim / 2=No. 2 Habilita clculo a partir da data de implantao 2 1=Sim / 2=No. Define se gera a verificao por data do aviso de vencimento 1=Sim / 2=No. 2

MV_QDOREVD

MV_QDREVAL

MV_QDOGEAV

MV_QUDQDON

MV_QDWHTML

MV_QDHDTIM

MV_QDXAVLI

MV_QGEMAIL

Carac ter

"em Define o e-mail do responsvel da qualidade branco" para comunicao de transferncia de deve ser funcionrio/usurios. preenchido

MV_QDOORPD

Define a ordem padro de apresentao dos dados na tela de pendncias do controle de Numrico 1 documentos de 1 a 11 (conforme boto Filtra Pendncias). Carac ter Define se pede confirmao de gerao de 2 reviso para aviso referenciado.

MV_QDBXARF

Controle de Documentos - 15

MV_QDSLDEX

Carac ter Carac ter

Bloqueio de solicitao de novos documentos.

MV_QDOCPUM

Define se imprime apenas uma copia do 2 documento na distribuio 1=Sim 2=No.

"em Envio de e-mail de pendncia de leitura na branco" MV_QDOEMCC Numrico distribuio do documento. deve ser preenchido. Valida doc. com status diferente de Leitura, para serem utilizados como referncia a outros documentos em elaborao. As opes possveis so: 1 para que o Sistema efetue a Numrico validao e permita somente que sejam 1 utilizados documentos com status Leitura como referncia; 2 para que o Sistema no efetue validao, permitindo a utilizao de documentos com qualquer status.

MV_QREFDC

Observao: Para utilizao do Office 2007, dever ser utilizado o arquivo ADVSIGA9.DOTX

16 Controle de Documentos

CADASTROS Departamentos
O cadastro de departamentos obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade, relacionada ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QAD - DEPARTAMENTOS/SETOR.

No cadastro de departamentos, devem ser cadastradas as informaes que definem a caracterstica de um determinado departamento da empresa.

Controle de Documentos - 17

Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos departamentos. Caminho para este exerccio: Atualizaes > Cadastros > Departamentos Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados. Cdigo = DPMON Descrio = Dept. de Montagem Cdigo = DPENG Descrio = Dept. de Engenharia Cdigo = DPQUAL Descrio = Dept. de Qualidade Cdigo = DPVEN Descrio = Dept. de Vendas Aps o cadastro de Usurios, teremos que vincular o usurio responsvel.

18 Controle de Documentos

Campos obrigatrios:
Cdigo (QAD_CUSTO): Cdigo identificador do departamento junto ao Sistema. Funciona como identificador nico do departamento: Pode ser criado por meio da ferramenta de cdigo inteligente.

O cdigo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Descrio (QAD_DESC): Descrio do departamento. Facilita a identificao do departamento. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas.

Demais campos:
Status (QAD_STATUS): Situao do departamento. o 1 - Ativo o 2 Inativo Indica a situao atual do departamento, em momentos de escolha do departamento durante o processo de criao/manuteno de um documento.

Fil Usr Res (QAD_FILMAT): Filial do responsvel do departamento. Indica a filial do usurio (filial/empresa so definidas na instalao do sistema Protheus) que responde (assume a responsabilidade) pelo departamento, no processo de distribuio de documentos como pasta (tipo de cpia do documento como papel). Quando a tabela QAD - DEPARTAMENTOS/SETOR possuir a situao do MODO como Exclusivo (este MODO consta no dicionrio de dados SX2), o Sistema possui uma validao para que o valor do campo Fil Usr Res NO fique diferente da filial corrente do cadastro, emitindo uma mensagem de aviso (HELP).

Cod Usr Res (QAD_MAT): Cdigo do responsvel do departamento. Indica o cdigo do usurio que responde (assume a responsabilidade) pelo departamento no

Controle de Documentos - 19

processo de distribuio de documentos como pasta (tipo de cpia do documento como papel). O Cod Usr Res ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT. Seguindo do fluxo operacional citado acima, o responsvel ser cadastrado somente aps o item Cadastrar Usurios.

Grp. Atend. (QAD_GRPTMK): Cdigo do grupo de atendimento no Call Center. Este campo dever ser preenchido quando houver integrao com o mdulo de Call Center.

Pastas X Departamentos
O vnculo de pastas no obrigatrio e tem como finalidade criar um filtro, associando vrias pastas ao departamento que est sendo cadastrado como facilitador do usurio na escolha (marcao) de departamento x pasta, no momento criao/manuteno do documento. Seguindo do fluxo operacional citado acima, as pastas sero vinculadas somente aps o item Cadastrar Pastas.

20 Controle de Documentos

Cargos e Funes
O cadastro de cargos obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade relacionada ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QAC - CARGOS.

Controle de Documentos - 21

Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos cargos. Caminho para este exerccio: Atualizaes > Cadastros > Cargos e Funes Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados. Funo = 1001 Descrio Funo = Engenheiro Funo = 1002 Descrio Funo = Tcnico I Funo = 1003 Descrio Funo = Supervisor I Funo = 1004 Descrio Funo = Tcnico de Qualidade

22 Controle de Documentos

Campos obrigatrios:
Funo (QAC_FUNCAO): Cdigo identificador da funo no sistema. Funciona como identificador nico da funo. Pode ser criado por meio da ferramenta de cdigo inteligente. A funo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Descrio Funo(QAC_DESC): Descrio da funo. Facilita a identificao da funo. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas.

Demais campos:
Cargo (QAC_CARGO): Cdigo identificador do cargo no sistema. Funciona como identificador nico do cargo. Descrio Cargo (QAC_DESCCG): Descrio do cargo. Facilita a identificao do cargo. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas.

Controle de Documentos - 23

Usurios
O cadastro de usurios obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade relacionada ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QAA - USUARIOS.

No cadastro de usurios, devem ser cadastradas as informaes que definem a caracterstica e permisses de processo de um determinado usurio da empresa.

24 Controle de Documentos

Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos usurios. Caminho para este exerccio: Atualizaes > Cadastros > Usurios Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados. Tipo = Funcionrio Cdigo = 001 Nome = Usurio01 Nome Reduz. = Usurio01 Cdigo Depto. = DPQUAL <F3> Cod. Cargo = 1004 <F3> Data Inicio = (HOJE) Login = USUARIO01 (conforme usurio do configurador) Recebe E-mail = SIM Tipo de E-mail = HTML End. E-mail = usuario01@totvs.com.br Distrib. Doc. = SIM T. Recebim. = Ambos Recebe FNC = SIM Tipo = Funcionrio Cdigo = 002 Nome = Usurio02 Nome Reduz. = Usurio02 Cdigo Depto. = DPENG <F3> Cod. Cargo = 1001 <F3> Data Inicio = (HOJE) Login = USUARIO02 (conforme usurio do configurador) Recebe E-mail = SIM Tipo de E-mail = HTML End. E-mail = usuario02@totvs.com.br Distrib. Doc. = SIM T. Recebim. = Ambos Recebe FNC = SIM Tipo = Funcionrio Cdigo = 003 Nome = Usurio03 Nome Reduz. = Usurio03 Cdigo Depto. = DPMON <F3> Cod. Cargo = 1002 <F3>

Controle de Documentos - 25

Data Inicio = (HOJE) Login = USUARIO03 (conforme usurio do configurador) Recebe E-mail = SIM Tipo de E-mail = HTML End. E-mail = usuario03@totvs.com.br Distrib. Doc. = SIM T. Recebim. = Ambos Recebe FNC = SIM Tipo = Funcionrio Cdigo = 004 Nome = Usurio04 Nome Reduz. = Usurio04 Cdigo Depto. = DPVEN <F3> Cod. Cargo = 1003 <F3> Data Inicio = (HOJE) Login = USUARIO04 (conforme usurio do configurador) Recebe E-mail = SIM Tipo de E-mail = HTML End. E-mail = usuario04@totvs.com.br Distrib. Doc. = SIM T. Recebim. = Ambos Recebe FNC = SIM

26 Controle de Documentos

Campos obrigatrios:
Tipo Usurio (QAA_TPUSR) - Tipo de usurio do Sistema: o 1 Funcionrio o 2 Outros Funciona como identificador do tipo de usurio, em que o tipo 2 outros, estes sero os usurios que no fazem parte da folha de pagamento (ambiente Gesto de Pessoal). Exemplo: Estagirios, gerentes com pr-labore etc. Sero restringidos ao tipo 2 outros, quando a integrao com o ambiente Gesto de Pessoal estiver ativa atravs do parmetro MV_QGINT, pois o tipo 1 funcionrio ser cadastrado apenas no ambiente Gesto de Pessoal.

Cdigo (QAA_MAT): Cdigo identificador do usurio no sistema. Funciona como identificador nico do usurio. Pode ser criado por meio da ferramenta de cdigo inteligente. O cdigo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Nome (QAA_NOME): Nome completo do usurio. Facilita a identificao do usurio. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em alguns relatrios e consultas. . O nome ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Nome Reduzid (QAA_APELIDO): Nome resumido do usurio utilizado em alguns relatrios. Facilita a identificao do usurio. Esta informao exatamente igual ao campo Login Usr. e apresentada junto ao cdigo em 95% dos relatrios, consultas e pesquisas. Cdigo Depto (QAA_CC): Cdigo do departamento do usurio. Funciona como identificador nico do departamento do usurio.

Controle de Documentos - 27

O cdigo Depto. ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Cd. Funo (QAA_CODFUN): Cdigo da funo do usurio. Funciona como identificador nico do cargo do usurio. O Cd. Cargo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Data Incio (QAA_INICIO): Data de incluso do usurio. Registra a data inicial de cadastro do usurio no Sistema. A informao, da data antecipada da database do Sistema, indica que o usurio estar ativo a partir desta data. A data incio ser alterada conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Demais campos:
Login Usr. (QAA_LOGIN): O login do usurio deve ser igual ao apelido cadastrado no configurador. Registra a identificao do usurio no Sistema por meio do login cadastrado no ambiente CONFIGURADOR. A informao essencial para apresentao e controle de pendncias do usurio e fluxo de criao do documento. O Login Usr ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Status Usr (QAA_STATUS): Situao do usurio. o 1 - Ativo o 2 - Inativo

28 Controle de Documentos

Este campo s habilitado para o uso da opo de alterao. Quando registrado o status 2: Inativo h um bloqueio do acesso do usurio ao Sistema, sendo necessria a transferncia de suas pendncias para outro usurio, via rotina de transferncia. O status Usr ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Receb E-mail (QAA_RECMAI): Usurio recebe e-mail? o 1 - Sim o 2 - No

Registra a permisso do usurio em receber e-mail de avisos e pendncias do sistema. O recebimento de e-mail ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Tipo E-mail (QAA_TPMAIL): Tipo do recebimento de e-mail? o 1 - HTML o 2 Texto Registra a permisso do usurio em receber o tipo de e-mail formatado na linguagem de internet HTML ou sem formatao em texto simples nos avisos e pendncias do sistema. Este campo geralmente utilizado quando h restries tcnicas nos servidores de email da empresa quanto ao tamanho ou aos programas de gerenciamento e leitura de e-mails. O tipo de e-mail ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Controle de Documentos - 29

End. E-mail (QAA_EMAIL): e-mail do usurio. Registra o endereo de correspondncia eletrnica via Internet (e-mail). Para uso deste campo pelo sistema, necessrio que o campo Receb E-mail esteja registrado com 1 - Sim. O endereo de e-mail ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Distrib.Doc (QAA_DISTSN): Usurio distribuidor de documentos? o 1 Sim o 2 No Registra a permisso do usurio em distribuir um documento. O uso deste campo permite ter vrios usurios responsveis em distribuio, usando o princpio de serem controlados no documento por departamento distribuidor. Exemplo: Departamento 01: Qualidade. Existem trs usurios com Distrib.Doc igual 1-Sim, portanto os trs recebero cada um, uma pendncia de distribuio do documento definido como tipo Tipo de Documento o departamento distribuidor (verifique no Cadastro de Tipo de Documento).

TP Recebim. (QAA_TPRCBT): Tipo de recebimento do documento? o 1 - Cpias Eletrnicas o 2 - Cpias em Papel o 3 - Ambos o 4 - No Recebe Registra a permisso do usurio em criar um padro ou tipo de destinatrio que o usurio dever se enquadrar, sendo possvel uma alterao do tipo de recebimento no momento da escolha do destinatrio ou no momento da distribuio.

Tipo Word (QAA_TPWORD) Tipo de visualizao para documentos em etapa de leitura.

30 Controle de Documentos

o 1 - HTML o 2 - WordView o 3 - Ms Word Registra a permisso do usurio em criar um padro ou tipo de programa/arquivo que o usurio dever utilizar para baixar a sua pendncia de leitura, em todos os documentos do tipo Interno.

No possvel uma alterao do tipo de recebimento no momento da escolha do


destinatrio, ou no momento da distribuio. Para o uso de cada tipo, devero ser seguidas as instrues de instalaes e parmetros abaixo: HTML: Para executar esta rotina, deve-se editar o arquivo SMARTCLIENT.INI e incluir a expresso "BrowserEnabled=1" abaixo da seo "[CONFIG]".

Aps concluir o cadastro de usurio, acessar o cadastro de Departamento e realizar a amarrao do Departamento X Usurio Responsvel.

Controle de Documentos - 31

Assuntos
O cadastro de assuntos obrigatrio para a utilizao da funcionalidade na pesquisa de documentos relacionado ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QD3 - CADASTRO DE ASSUNTOS.

32 Controle de Documentos

Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos assuntos. Caminho para este exerccio: Atualizaes > Cadastros > Assuntos Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados. Cod. Assunto = ASS001 Des Assunto = Desenhos Tcnicos Cod. Assunto = ASS002 Des Assunto = Procedimentos de Vendas Cod. Assunto = ASS003 Des Assunto = Controles de Engenharia Cod. Assunto = ASS004 Des Assunto = Procedimentos de Medio Cod. Assunto = ASS005 Des Assunto = Inspeo de Processos

Campos obrigatrios:
Cod. Assunto (QD3_CODASS): Cdigo do assunto do documento. Des Assunto (QD3_DESCAS): Descrio do assunto do documento.

Controle de Documentos - 33

Palavras-chave
O cadastro de palavras-chave realizado para a utilizao da funcionalidade na pesquisa de documentos relacionados ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QDK - LOCALIZADORES - PALAVRA CHAVE.

No cadastro de palavras-chave, devem ser cadastradas as informaes que definem as caractersticas do documento como facilitador de pesquisar/localizar documentos por usurios em necessidade de leitura/consulta a documentos.

34 Controle de Documentos

Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro das palavras chaves. Para realizar esse exerccio, v em: Atualizaes > Cadastros > Palavras Chave Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados. Palavra Chave = Desenho Palavra Chave = Produto Palavra Chave = Medio Palavra Chave = Processos Palavra Chave = Tcnicas

Campo obrigatrio:
PalavraChave (QDK_CHAVE) Cdigo da palavra chave. Funciona como identificador nico da palavra-chave. Exemplos: PRODUO, ADMINISTRATIVO, VENDAS etc.

Controle de Documentos - 35

Pastas
O cadastro de pastas obrigatrio para a utilizao da funcionalidade de documentos com cpias em papel relacionado ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QDC - CADASTRO DE PASTAS.

No cadastro de pastas, devem ser cadastradas as informaes que definem as caractersticas de distribuio de documentos com vias em papel e filtros de departamento, como facilitador do cadastro da pasta no documento.

36 Controle de Documentos

Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro das pastas. Caminho para este exerccio: Atualizaes > Cadastros > Pastas Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados. Cd. Pasta = 001 Desc. Pasta = Pasta da Produo Departamentos X Pasta Filial= 01 Depto. Usr.= DPMON Cd. Pasta = 002 Desc. Pasta = Pasta da Engenharia Departamentos X Pasta Filial= 01 Depto. Usr.= DPENG Cd. Pasta = 003 Desc. Pasta = Pasta de Vendas Departamentos X Pasta Filial= 01 Depto. Usr.= DPVEN Cd. Pasta = 004 Desc. Pasta = Pasta da Qualidade Departamentos X Pasta Filial= 01 Depto. Usr.= DPQUAL

Controle de Documentos - 37

Campos obrigatrios:
Cod Pasta (QDC_CODMAN): Cdigo da pasta utilizada para agrupar os documentos destinados aos usurios de um mesmo departamento com vias em papel. Funciona como identificador nico da pasta. Pode ser criado por meio da ferramenta de cdigo inteligente. Des Pasta (QDC_DESC): Descrio do departamento. Facilita a identificao da pasta. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas.

Demais campos:
Cod Assunto (QDC_CODASS): Cdigo do assunto relativo a esta pasta. Funciona como identificador nico do assunto associado a esta pasta, criando filtros de assunto como facilitador do cadastro da pasta no documento. Des Assunto (QDC_DESCAS): Descrio do assunto. Facilita a identificao do assunto. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas. Cod Tipo Doc (QDC_CODTP): Cdigo do tipo de documentos relacionados a esta pasta. Funciona como identificador nico do tipo de documento associado a esta pasta, criando filtros de assunto como facilitador do cadastro da pasta no documento. Des Tipo Doc (QDC_DESCTP): Descrio do tipo de documento. Facilita a identificao do tipo de documento. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas.

Departamentos X Pastas
O vnculo de departamento no obrigatrio e tem como finalidade criar um filtro, associando vrios departamentos pasta que est sendo cadastrada como facilitador do usurio na escolha (marcao) de departamento x pasta, no momento criao/manuteno do documento.

38 Controle de Documentos

Normas
Devem-se cadastrar as normas para a utilizao da funcionalidade na pesquisa de documentos relacionados ao ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QAK - CADASTRO DE NORMAS.

Controle de Documentos - 39

Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro das pastas. Caminho para este exerccio: Atualizaes > Cadastros > Normas Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados. Norma = NBR-ISO9001 Desc. Norma = NBR-ISO9001

40 Controle de Documentos

Campos obrigatrios:
Norma (QAK_NORMA): Cdigo da norma para ser utilizado no cadastro de documentos. Funciona como identificador nico da norma que poder ser associada a um documento. Des Norma (QAK_DESC): Descrio da norma. Facilita a identificao da norma. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e consultas.

Controle de Documentos - 41

Tipos de documentos
O cadastro de Tipo de Documentos obrigatrio para a utilizao da funcionalidade no cadastro de documentos relacionado ao ambiente Controle de Documentos, formando uma famlia de documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QD2 TIPOS DE DOCUMENTO QD5 NIVEIS OBRIGATORIOS QDD RESPONSVEIS POR TIPO DE DOCUMENTO.

No cadastro de tipos, devem ser cadastradas as informaes que definem as caractersticas dos tipos de documentos (como uma famlia ou um grupo) utilizados. Devem ser informadas as caractersticas muito importantes como: matriz de responsabilidade, departamento distribuidor e cdigo automtico do documento.

42 Controle de Documentos

Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos tipos de documentos. Caminho para este exerccio: Atualizaes > Cadastros > Tipos de Documento Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados. Cd. Tipo Doc. = PQPR01 Des. Tipo Doc = Procedimentos de Qualidade Dept. de Produo Fil Dep Dst = 01 Cod Dep Dst = DPQUAL Modelo Doc= ADVSIGA9.DOT Qtde Num Seq = 5 Sigla Doc = PQPR01No campo Txt. Protoc., digite Este protocolo, depois de preenchido, deve ser enviado ao departamento de Qualidade. Clique no boto Aes Relacionadas em seguida Niv. Resp., localizado no topo da janela, e informe os dados a seguir:
Nvel Elaborao Reviso Aprovao Nr. Mnimo 1 1 1 Altera Doc SIM NO NO Baixa Pen SIM SIM SIM Gera Ver SIM NO NO

Confira os dados e confirme o cadastro de Nveis Responsveis; e o cadastro do Tipo de Documento; Cd. Tipo Doc = ITMD01 Des. Tipo Doc = Instruo de Trabalho da Metrologia Fil Dep Dst = 01 Cod Dep Dst = DPENG Modelo Doc= ADVSIGA8.DOT Qtde Num Seq = 5 Sigla Doc = ITMD01No campo Txt. Protoc., digite Este protocolo, depois de preenchido, deve ser enviado ao departamento de Engenharia; Clique no boto Aes Relacionadas em seguida Niv. Resp., localizado no topo da janela, e informe os dados a seguir:

Controle de Documentos - 43

Nvel Elaborao Reviso Aprovao

Nr. Mnimo 1 1 1

Altera Doc SIM NO NO

Baixa Pen SIM SIM SIM

Gera Ver SIM NO NO

Confira os dados e confirme o cadastro de Nveis Responsveis; e o cadastro do Tipo de Documento;

44 Controle de Documentos

Campos obrigatrios:
Cd Tipo Doc (QD2_CODTP): Cdigo do tipo de documento. Identifica uma famlia de documentos que possuem a mesma formatao e finalidade. Dever ser associado a um documento, cdigo do tipo de documento como sugesto (prtica de mercado) e o prefixo do cdigo do documento. Exemplos: o Cd Tipo Doc: IT o Des Tipo Doc: Instruo de trabalho. o O documento que ser usado ficar com o cdigo IT-001. o Cd Tipo Doc: MQ o Des Tipo Doc: Manual da qualidade. o O documento que ser usado ficar com o cdigo MQ-001. o Cd Tipo Doc: PQ o Des Tipo Doc: Procedimento da qualidade. o O documento que ser usado ficar com o cdigo PQ-001. Des Tipo Doc (QD2_DESCTP): Descrio do tipo do documento. Facilita a identificao do tipo de documento. Normalmente, a informao apresentada juntamente com cdigo em relatrios e consultas. Fil Dep Dst (QD2_FILDEP): Filial a qual est associado o departamento responsvel pela distribuio deste tipo de documento. Indica a filial do departamento (filial/empresa so definidos na instalao do Sistema Protheus 8) que responde (assume a responsabilidade) pelo o processo de distribuio de documentos. Cod Dep Dst (QD2_FILDEP): Departamento responsvel pela distribuio deste tipo de documento. Indica o departamento que responde (assume a responsabilidade) pelo o processo de distribuio de documentos. Exemplo: o Fil Dep Dst: 00

Controle de Documentos - 45

o Cod Dep Dst: 0000001 O departamento 0000001 responsvel por todas as distribuies dos futuros documentos criados e todos os funcionrios associados a esse departamento. Como o campo Distrib.Doc (descrito acima na tabela de usurios) foi preenchido com 1Sim, foi recebida uma pendncia via sistema e um aviso via e-mail para realizar a distribuio. O primeiro usurio distribuidor que baixar a pendncia, ou seja, distribuir o documento, baixa as pendncias de todos os outros usurios distribuidores. O Cod Dep Dst ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Demais campos:
Modelo Doc (QD2_MODELO): Nome do arquivo gerado como modelo deste tipo de documento. (.DOT). Indica o nome e a extenso do arquivo utilizado como modelo Word da Microsoft (xxxxxxxx.DOT), ou seja, a capa do documento. Este campo tem como validador uma pesquisa, seguindo o MV_QPATHWD a existncia do arquivo cadastrado. NO um campo obrigatrio e, quando for gravado em branco (sem o nome do arquivo), o Sistema utiliza o arquivo padro cadastrado no MV_QDDOTPD advsiga9.DOT. O arquivo (xxxxxxxx.DOT) dever conter as variveis importantes do Sistema que so (varivel de cancelamento, varivel de cpia controlada, varivel de documento obsoleto) e os dados da capa do documento.

46 Controle de Documentos

Sugerimos que estas variveis sejam alteradas/copiadas baseadas no arquivo padro descrito no parmetro MV_QDDOTPD (advsiga9.DOT). Esta alterao/cpia dever ser realizada por um usurio conhecedor do funcionamento dos modelos Word da Microsoft, para evitar erros de grafia e sistmicos no preenchimento da varivel.

Para customizaes (personalizao) das variveis da capa, devero ser usados os pontos de entrada QDOM710.PRW (criao/processo de elaborao do documento) e QDOM720.PRW (distribuio do documento). Esses dois pontos de entrada so padres e sero instalados junto com o sistema.

Qtde Num Seq (QD2_QSEQ): Quantidade de dgitos seqenciais do cdigo do documento. Indica a quantidade de dgitos numricos na formao do cdigo do documento. Para a utilizao da criao do cdigo seqencial do documento, necessrio ativar o parmetro MV_QNSEQDC igual a S.

Sigla Doc (QD2_SIGLA): Sigla do tipo de documento. Indica a sigla de dgitos alfanumricos na formao do cdigo do documento. Exemplo: o Qtde Num Seq: 3 o Sigla Doc: ITO cdigo seqencial do documento ser IT-001, IT-002, IT-003 etc.

Qtd Dias Val (QD2_QDIASV): Quantidade de dias de validade do documento. Indica a validade do documento em DIAS e ser calculado conforme parmetro MV_QDHDTIM. A data da vigncia mais (+) a quantidade de dias vlidos, sugerindo a data de validade na distribuio do documento.

Controle de Documentos - 47

Txt Protoc. (QD2_PROTOC: QD2_MEMO1) Texto do protocolo. Indica o texto do protocolo de entrega do documento em sua distribuio. Acum. Reviso (QDD_GREV): Acmulo de responsveis ao gerar reviso. No momento da gerao da reviso, o Sistema deve verificar se existem novos responsveis cadastrados no departamento, para este tipo de documento e que no esto includos na lista de distribuio. Assim, esses novos funcionrios sero tambm considerados como responsveis pela nova reviso. Alm disso, o Sistema verificar se existem funcionrios do departamento com statuts Inativo. Neste caso, eles no sero includos como responsveis na gerao da reviso.

Botes obrigatrios:

Niv.Resp. (Nveis de responsveis): Cria a matriz de responsabilidade de elaborao do documento.

Nvel (QD5_AUT) Nvel de responsabilidade perante o documento.Com quatro nveis fixos: -Elaborador -Revisor -Aprovador -Homologador E=Elaborador:

48 Controle de Documentos

Nvel responsvel pela elaborao, criao, digitao, definio estrutural, definio de usurios responsveis e usurios leitores do documento. R=Revisor: O nvel responsvel pela reviso de todos os itens e textos do documento. A=Aprovador: O nvel responsvel pela aprovao de todos os itens e textos do documento. H=Homologador: O nvel responsvel pela homologao de todos os itens e textos do documento. Nr Mnimo (QD5_NMIN): Nmero mnimo de responsveis para este nvel de responsabilidade. Necessrios para este tipo de documento. Altera Doc (QD5_ALT): Define se este nvel de responsabilidade possui autorizao para alteraes. Indica SIM ou No para a permisso de alterao do documento. Baixa Pend (QD5_BXP): Caso seja atingido o nmero mnimo de pendncias baixadas para este nvel de responsabilidade, as demais pendncias podero ser "baixadas" automaticamente pelo sistema. Indica SIM ou No para a baixa de pendncia de todos os usurios do mesmo nvel pelo primeiro usurio a baixar a pendncia. A utilizao deste campo afetada pelo parmetro MV_QDBXALE igual a S que define a criao e baixas das pendncias seqncias (pendncias criadas e baixadas conforme matriz, uma a uma) ou aleatrias (todas as pendncias criadas por nvel e baixadas aleatoriamente).

Gera Reviso (QD5_GREV): Determina se este nvel de responsabilidade pode gerar revises de documentos. Indica SIM ou No para a permisso de gerar nova reviso do documento vigente.

Exemplo: Campo Nr Mnimo: O Sistema ir validar a quantidade de no mnimo 1 (um) usurio para cada nvel, porm com o cadastro de responsveis no documento poder conter at 99 usurios. Campo Altera Doc: Como sugesto, esta uma matriz de responsabilidade com todos os nveis e com a montagem, permitindo que todas as alteraes/crticas do documento fiquem SEMPRE disponveis para todos os nveis.

Controle de Documentos - 49

Campo Baixa Pend: As baixas das pendncias sero realizadas por apenas um usurio de cada nvel (conforme contedo do campo Nr Mnimo). Nos demais usurios do mesmo nvel, o sistema no registra e dirige-se para o prximo nvel. Campo Gera Reviso: O controle das revises ser centralizado no(s) elaborador(es). Nvel Elaborador Revisor Aprovador Homologador Nr Mnimo 1 1 1 1 Altera Doc SIM NO NO NO Baixa Pend NO NO NO NO Gera Reviso SIM NO NO NAO

Demais botes:

Respons. (Responsveis): Nesta opo, o usurio pode definir os departamentos/cargos/filiais responsveis pelas fases de criao dos documentos da qualidade, sendo elas: o Elaborador o Revisor o Aprovador o Homologador

50 Controle de Documentos

A definio da matriz no obrigatria; porm, se informada no cadastro de documentos, o sistema permitir a associao somente dos responsveis que estiverem relacionados na matriz. Alm disso, quando utilizada, sero apresentados de forma automtica todos os usurios relacionados ao departamento/cargo/filial.

Controle de Documentos - 51

LANAMENTOS Documentos
O cadastro de documento obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade relacionada ao ambiente Controle de Documentos. As principais tabelas utilizadas no sistema so: QA2 - Texto Gerais QA4 - Tabela de Cdigos Internos QAA - Usurios QAD - Departamento/Setor QAG - Questionrios QD0 - Responsveis pelo Documento QD1 - Distribuio por Usurio QD2 - Tipos de Documentos QD3 - Assuntos QD4 - Crticas por Documento QD5 - Nveis Obrigatrios QD6 - Localizadores QDB - Referncias QDC - Pastas QDD - Responsveis por Tipo de Documento QDG - Destinatrios QDH - Documentos QDJ - Destinos QDK - Palavras-Chave QDZ - Distribuidores do Documento

No cadastro de Documento, devem ser cadastradas as informaes que definem a caracterstica e as opes para a criao/elaborao no processo de implantao de um documento na empresa.

52 Controle de Documentos

Controle de Documentos - 53

Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos lanamentos dos documentos Caminho para o exerccio Documento Interno: Atualizaes > Lanamentos > Documentos Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
Tipo de Doc Cod. Doc Revisao Doc Int/Ext As Geral Tipo de Doc PQPR01 <F3 Dsponivel> PQPR01 000 Interno ASS004 Padroes de medidas do corpo da caneta

Real. Trein.= SIM Real. Quest.= SIM Selecione a Pasta Opes. Clique no boto Objetivo e digite o texto a seguir:

Realizar medies de comprimento, dimetro interno e externo da caneta esferogrfica. Confirme o Objetivo. Clique no boto responsveis:

Responsabil Ordem Elaborador 01 Revisor 01 Aprovador 01

Filial 01 01 01

Cod. Usurio 002 001 003

Nome Usurio Usurio02 Usurio01 Usurio03

Clique no boto Destinatrios, para cadastrarmos todas as Pessoas que iro receber este documento; Clique no boto Departamentos; D um clique duplo sobre o departamento Qualidade , selecione as opes Usurios e Pastas e confirme, selecione o usurio Usurio01;

54 Controle de Documentos

Repita o procedimento; d um clique duplo sobre o departamento Engenharia , selecione as opes Usurios e Pastas e confirme, selecione o usurio Usurio02; Selecione as pastas de Engenharia e Qualidade e confirme o cadastro. Clique no boto Sumrio e informe os dados a seguir:

Digite Exemplo de Sumrio e confirme a incluso do Sumrio; Clique no boto Medio (F3 Disponvel); Localizadores, pressione <Enter> e inclua o localizador

Clique no boto Motivo Reviso e digite Reviso Inicial: 000 Documento digitado por usurio01. Clique no boto atravs do Word; Documento, para que o Sistema gere o documento atual

OBSERVAO: Note que o Protheus abriu o Word com o modelo de documento cadastrado no Tipo de Documento, que ser a capa deste documento; Este modelo, geralmente, est gravado na pasta \System\Modelos, ou no caminho especificado no Parmetro MV_QPATHWD. Neste documento, aberto pelo Word, dever ser digitado, ou colado, o contedo do Documento da Qualidade. Digite os dados a seguir (no necessria a tabela):
Comprimento: Dimentro Externo: Dimentro Interno: Medidas da Caneta Esferogrfica 1250 MM 75 MM 55 MM

Salve o documento, feche o Word e retorne ao Protheus. clique no boto do documento. Finalizar Documento, para confirmar a incluso

Note que o documento est com status na cor Amarela, ou seja, o documento est em fase de Elaborao.

Controle de Documentos - 55

Campos obrigatrios (PASTA Documentos):


Tipo Doc (QDH_CODTP): Define, entre outras informaes, o modelo a ser utilizado pelo editor de textos. Funciona como identificador nico do tipo de documento. Dever ser associado a um documento, cdigo do tipo de documento como sugesto (prtica de mercado) e prefixo do cdigo do documento. Cod Doc (QDH_DOCTO): Cdigo identificador do documento junto ao Sistema. Funciona como identificador nico do documento. Pode ser criado automaticamente por meio de parmetro e cadastros do tipo de documento ou inserido manualmente. Para no haver duplicidade de nmeros ou para consultar a seqncia numrica padro dos documentos j criados, clique no boto de consulta do campo ou pressione a tecla [F3] para localizar os documentos j existentes neste cadastro. Reviso (QDH_RV): Cdigo identificador da reviso do documento junto ao sistema. Funciona como identificador nico do documento. A reviso pode ser controlada pelo sistema ou inserida manualmente. Doc Int/Ext (QDH_DTOIE): Este campo informa se o documento interno (digitado) ou externo (cadastrado). Funciona como identificador do tipo de editor de textos a ser utilizado no processo de elaborao.

56 Controle de Documentos

o Interno: Utiliza o programa Word da Microsoft. O tipo interno cria um arquivo no ambiente do servidor Totvs (Server) com garantia de segurana de senha. O acesso a esta cpia deve ser evitado por meio da segurana de acesso ao servidor da Totvs.

o Externo: Utiliza o programa associado pelo sistema operacional. Exemplos: AutoCad, Power Point etc. O tipo externo mantm uma cpia do arquivo no ambiente do servidor Totvs (Server) sem garantia de segurana de senha. O acesso a essa cpia deve ser evitado via segurana de acesso ao servidor da Totvs.

As Geral (QDH_CODASS) Cdigo do assunto principal do documento. Selecione o cdigo do assunto geral do qual trata o documento. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos e, assim, preencher automaticamente o prximo campo "Des. As. Geral." com a descrio do assunto selecionado, conforme cadastro. Este campo referente ao assunto tem como funo detalhar em at cinco nveis o assunto para o qual o documento se destina, facilitando a tarefa de localizao de documentos, bem como da verificao de existncia de documentos similares no momento da elaborao dos novos.

Titulo Doc (QDH_TITULO) - Ttulo do documento. Este campo referente ao ttulo do documento limitado a 100 caracteres alfanumricos.

Demais campos (Pasta Documentos):


Norma (QDH_NORMA) - Cdigo da norma. Selecione o cdigo da norma da qual trata o documento. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de normas e, assim, preencher automaticamente o prximo campo "Desc. Normal." com a descrio da norma selecionada, conforme cadastro. Fil Dep Dist (QDH_FILDEP) Cdigo da filial distribuidor. Cod Dep Dist (QDH_DEPTO) Departamento responsvel distribuidor. Des Dis Dist (QDH_NDEPTO) Departamento distribuidor. Os trs campos acima citados so definidos no cadastro de tipo de documento.

Controle de Documentos - 57

AsSecundario (QDH_CODAS1) Cdigo do assunto secundrio do documento. Selecione o cdigo deste assunto. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro. As Detalhe 1 (QDH_CODAS2) Primeiro nvel de detalhamento do assunto do documento. Selecione o cdigo do detalhe 1 do qual trata o documento. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro. As Detalhe 2 (QDH_CODAS3) Segundo nvel de detalhamento do assunto do documento. Selecione o cdigo do assunto detalhe 2 do qual trata o documento. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro. As Detalhe 3 (QDH_CODAS4) Terceiro nvel de detalhamento do assunto do documento. Selecione o cdigo do assunto detalhe 3 do qual trata o documento. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro. Dat Vigncia (QDH_DTVIG) Data de vigncia do documento. Dat Validade (QDH_DTLIM) Data de validade do documento. Dat Implanta (QDH_DTIMPL) Data de implantao do documento.

Os trs campos acima citados so definidos no momento da distribuio do documento. Real.Trein. (QDH_TREINA) Realizar treinamento. Funciona como identificador para gerar um aviso ao responsvel de nvel Elaborador que dever gerar um treinamento atravs da resposta deste mesmo aviso ou no cadastro de treinamento. Real.Quest. (QDH_QUEST) Realizar questionrio. Funciona como identificador para gerar um aviso ao responsvel de nvel Elaborador que dever gerar um questionrio atravs da resposta deste mesmo aviso ou no cadastro de questionrio.

Botes obrigatrios (PASTA Opes):

58 Controle de Documentos

Motivo da Reviso (Utiliza a tabela QA2) Texto do motivo da reviso. O sistema apresenta uma caixa de texto na forma de um campo memo para digitao do texto sobre o motivo da reviso do documento.

Exemplo do texto na reviso 000: Reviso inicial ou reviso de implantao do documento. Responsveis (Utiliza a tabela QD0) Esta rotina permite a definio dos responsveis por todas as fases de elaborao do documento. Preenchimento obrigatrio, conforme os nveis de responsabilidade informados no cadastro de tipos de documentos. Ordem Filial Cdigo Usurio 01000001 01000002 01000003 Nome Andr Silva Departamento Usurio do Usurio Inativo 11036

Responsabilidade

Elaborador Revisor Aprovador

01 01 01

01 01 01

Gustavo 11036 Mariza 01000

Controle de Documentos - 59

Homologador

01

01

01000004

Juliana Paes

01001

Neste momento, define-se que o documento deve ser elaborado, revisado, aprovado e homologado, exatamente nesta ordem. Se o parmetro MV_QDBXALE estiver definido com "Sim" e houver mais de um responsvel para a etapa atual, so geradas pendncias para todos os responsveis, seguindo os nveis de responsabilidade e permitindo a baixa paralelo-aleatria por qualquer responsvel desta etapa. Neste caso, no seguida a ordem dos responsveis na matriz de responsabilidade. Caso contrrio, segue-se a ordem dos responsveis definidos nos nveis de responsabilidade.

Destinatrios (Utiliza as tabelas QAD, QAA, QDG, QDJ) - Esta rotina permite a definio dos destinatrios dos documentos, podendo ser um usurio ou uma pasta. O sistema apresenta uma nova tela na qual devero ser informados os departamentos/destinatrios.

1. Clique sobre o boto Departamentos para selecionar o departamento destino. Neste momento, o Sistema permite a escolha do(s) destinatrio(s) por funo. Essa possibilidade atualizada em conjunto com os departamento(s), ou seja, no momento da escolha da funo, o Sistema rastreia e seleciona o(s) departamento(s) em que esto inclusos a(s) funes(s) escolhida(s). 2. Se um departamento estiver cadastrado como "Inativo", continuar sendo acessado pelos documentos j cadastrados, mantendo-os como histricos e validados, apenas nos prximos documentos a serem includos. 3. Posicione o cursor sobre o departamento desejado ou utilize o boto Pesquisa Depto. para localiz-lo. 4. Para copiar destinos e destinatrios de documentos j existentes (vigentes), selecione o boto Copia Destino. Preencha os dados solicitados para a cpia de destino e selecione o boto Cadastro para consultar os dados do prprio cadastro de documentos. 5. D duplo clique para marc-lo ou utilize o boto Marcar/Desmarcar Todos para selecionar todos os departamentos.

60 Controle de Documentos

Observe, porm, que ao selecionar o departamento, o Sistema apresenta uma nova tela para a definio da distribuio do documento. 6. Marque as opes de destino: Usurios/Pastas. 7. Usurio - envia o documento eletronicamente, em papel ou ambos para os usurios responsveis. 8. Pastas - envia o documento em papel para arquivar na pasta do departamento. 9. Confirme.

Na coluna "Tipo Destino", o Sistema apresenta o usurio e a pasta. Dessa forma, o documento ser distribudo para os usurios responsveis pelo departamento (eletronicamente ou em papel) e arquivado em sua respectiva pasta.

1. No quadro "Destinatrios - Usurios", o Sistema apresenta os usurios que recebero o documento e suas formas de distribuio. Selecione o usurio e o tipo de distribuio, dando duplo clique sobre o registro desejado ou, ainda, para marcar todos os usurios, utilize o boto Marcar/Desmarcar Todos. O usurio pode tambm utilizar o boto Pesquisa Usurio para posicionar o cursor no registro desejado.

Para editar os dados do usurio ou pasta, clique no boto Edita Usurio. Neste item, podemos alterar as configuraes definidas no cadastro de usurios, tais como:

Nmero de cpias. Usurio recebe documento (Sim ou No). Tipo de cpia (eletrnica, papel, ambas ou no recebe). 1. Relatrio de Destinatrios de Documentos. Disponvel no menu por meio da opo Relatrios/Documentos, cujo objetivo listar por departamento os usurios que receberam o(s) documento(s) e de que forma os receberam: impresso ou via e-mail.

Controle de Documentos - 61

Se o destino for "Pasta", o Sistema apresenta os destinatrios marcados conforme relacionamento efetuado no cadastro de "Pasta", opo "Departamentos X Pastas".

DOCUMENTOS
Para Incluir documentos ou baixar pendncias da matriz de responsabilidades: Checar os parmetros: MV_QPATHW, MV_QPATHWD, MV_QPATHWT. O sistema apresenta uma pequena janela, processando os dados do documento e atualizando as variveis, conforme documento modelo. Quando o campo Doc Int/Ext (Internos) Este boto ir abrir um aplicativo editor de textos (Word, WordView ou Visio). Carregue o modelo .DOT definido no cadastro de tipos de documentos e atualize as variveis do documento, permitindo a edio do documento ou sua leitura. Configure os dados restantes do documento, se necessrio, e salve o arquivo. Encerre o Word para que o sistema retorne pasta "Opes". Quando o campo Doc Int/Ext (Externos) Este boto ir abrir um aplicativo associado ao arquivo disponvel no sistema operacional e permitir, caso o usurio tenha acesso ou pertena etapa atual do documento, a edio do documento ou sua leitura. Configure os dados restantes do documento, se necessrio, e salve o arquivo. Encerre o aplicativo para que o sistema retorne pasta "Opes".

possvel visualizar os documentos tambm pelo Microsoft Visio. Para essa integrao, existe a seguinte funo QDOVIEW(), sendo:

QDOVIEW (cFilDoc,cCodDoc,cRevDoc)

Parmetros: CFilDoc Filial do sistema do documento

62 Controle de Documentos

cCodDoc cRevDoc

Cdigo do documento Reviso do documento

Caso no seja informado o parmetro "cRevDoc", o Sistema assume a ltima reviso vigente do documento. Essa funo prev a abertura dos documentos em Word e WordView. Para tanto, existe um ponto de entrada com o mesmo nome da funo "QDOVIEW" para realizar as customizaes. Para configurao e criao dos objetos no Microsoft Visio, deve ser consultado o help que o editor oferece e seguir as instrues de configurao do Protheus para conexo com o Server.

Demais botes (PASTA Opes):


Objetivo (Utiliza as tabelas QA2) - Esta rotina permite escrever um texto descritivo sobre os objetivos do documento, ou seja, a que se destina o documento, quais reas podero utiliz-lo, qual a sua importncia, quais as conseqncias de efetuar um processo sem ler o documento previamente etc. O Sistema apresenta uma caixa de texto, na forma de campo memo, para digitao do texto sobre o objetivo. Descrito o objetivo, confira-o e confirme. O sistema retorna pasta "Opes". Sumrio (Utiliza as tabelas QA2). Esta rotina permite a digitao do sumrio do documento. O Sistema apresenta uma caixa de texto, na forma de campo memo, para digitao do texto sobre o SUMRIO. Referencias (Utiliza a tabela QDB). Esta rotina permite definir referncias internas e/ou externas para o documento. possvel criar documentos com referncia a outro documento, ou seja, utilizando um documento como base. Neste caso, devem-se informar os documentos referenciados nas etapas de leitura. Caso a referncia for interna, possvel visualiz-la por meio do boto Doc. Localizadores (Utiliza a tabela QDK). Esta rotina permite associar localizadores (palavras-chave) ao documento.

Controle de Documentos - 63

Os localizadores permitem uma fcil localizao do documento. possvel cadastrar mais de um localizador por documento e interessante que sejam palavras envolvidas com o propsito do documento. Crticas (Utiliza a tabela QD4). Esta rotina permite cadastrar as crticas efetuadas nas etapas de elaborao do documento. o Criar uma crtica: Adicione uma linha, caso j existam crticas cadastradas. Em seguida, clique no boto Aes Relacionadas em seguida Texto da Crtica para definio da crtica. O Sistema apresenta uma caixa de texto, na forma de campo memo, para digitao do texto sobre a crtica ao documento. Em seguida, clique no boto Devolver Documento.

Se o documento estiver na etapa do elaborador e este for diferente do digitador, a devoluo do documento ser feita para o digitador. Se o documento estiver nas etapas de elaborao (reviso, aprovao e homologao), a devoluo do documento ser feita para o primeiro elaborador.

Baixar uma crtica: Clique na Opo Crticas em seguida no boto Aes Relacionadas e Txt. Crit, verifique a crtica em seguida clique no boto Baixa Critica para encerrar (baixar) a crtica. Em seguida, clique no boto Finalizar Documento. Solicitaes (Utiliza a tabela QDP). Esta opo ser executada apenas pelos usurios destinatrios que podero levantar todos os pontos questionveis do documento ou fazer sugestes de melhoria, acessando a rotina atravs do boto "Solicitao de Alterao". A solicitao de alterao estar disponvel apenas se o documento estiver com o status de leitura.

Para verificar execuo da rotina Solicitao de Alterao de Documentos, observe o tpico Solicitaes. Finalizar Documento: Esta rotina grava o documento e finaliza sua incluso. Clique no boto "Finaliza Documento" e retorne tela de manuteno.

64 Controle de Documentos

Gravao dos documentos


Em razo da distncia entre as instalaes das filiais da empresa, h a necessidade de gravao dos documentos em locais diferentes e, dessa forma, deve-se configurar o Sistema para que os documentos gerados pelo ambiente Controle de Documentos sejam alocados na prpria filial, tornando mais rpido seu acesso e leitura. Para essa configurao, deve-se observar a "mscara de rede" de cada filial, onde o acesso aos documentos realizado, e defini-la na tabela QX (via ambiente Configurador). A busca das localizaes do Client automtica, facilitando a localizao de mais de um lugar, independentemente de estarem na mesma rede. Para visualizar os documentos gravados, so alocados no diretrio temporrio do sistema operacional os arquivos temporrios responsveis pela leitura dos documentos, tornando mais flexvel a utilizao de ambientes de conexo remota. Se o parmetro MV_QDBXALE estiver definido com "Sim" e houver mais de um responsvel para a etapa atual, so geradas pendncias para todos os responsveis, seguindo os nveis de responsabilidade e permitindo a baixa paralelo-aleatria por qualquer responsvel desta etapa. Dessa forma, no seguida a ordem dos responsveis na matriz de responsabilidade. Caso contrrio, segue a ordem dos responsveis definidos nos nveis de responsabilidade.

Deixar Documento Pendente: Esta rotina deixa o documento pendente para o usurio atual, gravando as alteraes efetuadas, mas no liberando para a prxima etapa. O documento permanece com a pendncia no usurio atual at ser baixada. Devolver Documento: Esta rotina permite devolver o documento quando ele possuir crticas, gerando pendncia para o usurio elaborador nas etapas de elaborao (reviso, aprovao e homologao). Caso o usurio da crtica seja o elaborador, ser gerada pendncia de crtica para o usurio digitador. Esta rotina s poder ser executada se existirem crticas ao documento.

Distribuidores (Utiliza a tabela QDZ). Na criao do documento, possvel definir os usurios que realizaro a distribuio de documentos, indicando mais de um departamento para este procedimento. Na distribuio, pode ser indicado mais de um departamento, alm de definir usurios especficos para efetuar sua distribuio. o Para definir distribuidores de documentos:

Controle de Documentos - 65

1. No momento do cadastro de documentos, clique no boto "Distribuidores. 2. O sistema apresenta uma pergunta se gostaria de preencher os usurios automaticamente de acordo com o cadastro de tipo de documento, caso responda no, o Sistema apresenta uma tela para seleo do departamento e depois dos usurios. 3. O Sistema retorna tela do cadastro de documentos. Revalidao Histrico da revalidao. O processo de revalidao est detalhado no tpico Pendncias.

Opes do menu documentos:


Cancelar: Esta rotina permite cancelar documentos vigentes, podendo ser executado somente pelos usurios que geram revises. Na janela de Manuteno de Documentos, posicione o cursor sobre o registro desejado e selecione a opo "Cancelar. O Sistema apresenta a mensagem para que o usurio certifique-se sobre o cancelamento. Em seguida, o Sistema apresenta uma caixa na forma de um campo memo para digitao do texto sobre o motivo da reviso. Este campo obrigatrio. Ser apresentada a tela para a visualizao do documento. No boto "Finalizar Documento", grave o cancelamento. O cancelamento do documento ser concludo aps sua distribuio. Dessa forma, todos os usurios envolvidos tomam conhecimento sobre o cancelamento. Ao finalizar, ser gerado um aviso de pendncia de documento cancelado aos destinatrios. O documento cancelado poder ser reativado, impresso ou visualizado atravs da opo "Manuteno de Distribuio", tpico documentos cancelados.

Duplicar: A opo "Duplicar" permite lanar novo documento com base nos dados de um documento j existente. Na janela de manuteno de documentos, posicione o cursor sobre o documento desejado e clique na opo "Duplicar". O Sistema apresenta a tela de incluso de documentos. Gerar reviso: O usurio pode gerar uma "Nova Reviso do Documento" quando o elaborador recebe uma solicitao de alterao ou quando o usurio que possui acesso para alterar o documento, definido na matriz de responsabilidade no cadastro de tipo de documento, necessite atualiz-lo.

66 Controle de Documentos

So geradas novas revises apenas para documentos que j foram concludos, portanto, esto em status de leitura. Na reviso do documento, o Sistema traz todos os campos preenchidos, podendo alter-los nas etapas de elaborao, mantendo o mesmo nmero do documento original e incrementando o nmero da reviso. Ao concluir uma nova reviso, o documento de origem torna-se obsoleto e o novo documento estar em fase de elaborao, conforme legenda. Detalhe: Todo documento pode passar por diversos processos desde a sua elaborao at a reviso, aprovao etc. Por uma melhor organizao das informaes relativas ao documento, o ambiente Controle de Documentos mantm um histrico de todas as pendncias geradas e baixadas at o momento atual.

Para consultar histricos de documentos


Na janela de manuteno de Documentos, posicione o cursor sobre o registro desejado e selecione a opo "Detalhe. O Sistema apresenta o histrico do documento. Observe ainda que possvel visualizar o histrico de outros documentos, basta posicionar o cursor no documento desejado. O boto "Parmetros" configura os filtros na visualizao do documento. Selecione: Tipo de documento (todos ou selecione um tipo especfico). Assunto (todos ou selecione um assunto especfico). Ordem (documento, chave, status, tipo de documento ou assunto). Status do documento (todos, aprovado, digitao, elaborao etc.). ltima reviso (Sim ou No).

Verifique a apresentao do histrico conforme filtros selecionados. O boto "Histrico de Revises" permite a visualizao de todas as revises geradas para este documento. Clique no boto "Visualizar" e selecione se deseja visualizar: Documento; Cadastro de documentos; Visualize os dados e confirme.

Controle de Documentos - 67

Somente ser permitida a visualizao do documento ao usurio que tiver acesso a sua leitura ou elaborao. Caso contrrio, o Sistema apresenta a mensagem "Documento no liberado".

Soluo de problemas
Observe: Joo estava operando o sistema normalmente. No entanto, ao verificar o cadastro de Solicitaes, no conseguiu baixar uma solicitao de um documento novo, o sistema avisa que o usurio no tem acesso a esta rotina. Soluo: No ambiente configurador no cadastro de usurios nas opes de acessos uma delas baixa de Solicitaes, o qual deve estar habilitada para um usuario responsvel por baixar as Solicitaes de documentos, uma vez que por ser novo no um responsvel pela elaborao por motivo de segurana o sistema restringe o acesso pelo cadastro de senhas/usurios.

68 Controle de Documentos

Documentos
O cadastro de documento obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade relacionada ao ambiente Controle de Documentos. As principais tabelas utilizadas no sistema so:

Controle de Documentos - 69

Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos lanamentos dos documentos. Caminho para o exerccio Documento Externo : Atualizaes > Lanamentos > Documentos Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
Cod. Doc Revisao Doc Int/Ext As Geral Tipo de Doc ITMD01 000 Externo ASS004 Vistoria do corpo de bombeiros

Selecione a Pasta Opes. Clique no boto Objetivo e digite o texto a seguir:

Realizar as vistorias peridicas do corpo de bombeiros. Confirme o Objetivo. Clique no boto responsveis:

Responsabil Ordem Elaborador 01 Revisor 01 Aprovador 01

Filial 01 01 01

Cod. Usurio 004 003 001

Nome Usurio Usurio 04 Usurio 03 Usurio 01

Clique no boto Destinatrios, para cadastrarmos todas as Pessoas, que iro receber este documento; Clique no boto Departamentos; D um clique duplo sobre o departamento DPMON , selecione as opes Usurios e Pastas e confirme, selecione o usurio Usurio 03; Repita o procedimento; d um clique duplo sobre o departamento DPVEN , selecione as opes Usurios e Pastas e confirme, selecione o usurio Usurio 04;

70 Controle de Documentos

Selecione as pastas de Produo e Vendas e confirme o cadastro. Clique no boto Sumrio e informe os dados a seguir:

Digite Exemplo de Sumrio e confirme a incluso do Sumrio; Clique no boto Processos (F3 Disponvel); Clique no boto Localizadores, pressione <Enter> e inclua o localizador

Motivo da Reviso e informe os dados a seguir:

Reviso Inicial 000 - Documento digitado por usurio 01. Clique no boto Documento, como se trata de um Documento Externo procure o Documento Word o qualquer outro documento na raiz C:

Note que o Protheus abriu o caminho para a seleo do documento;

Salve o documento e confirme.

clique no boto do documento.

Finalizar Documento, para confirmar a incluso

Note que o documento est com status na cor Amarela, ou seja, o documento est em fase de Elaborao.

O parmetro MV_QDLRREV define se ao incluir uma nova reviso, o motivo da reviso atual ser apagado.

Controle de Documentos - 71

Baixa de Pendncias
Com o documento j digitado, devemos agora baixar as pendncias geradas por tal, de acordo com a consulta feita. Consulta > Historico Lanamento

Depois s entrar com a senha de cada um dos usurios.

72 Controle de Documentos

Fazer o login com o usurio 02.

Baixa de pendncias.

Controle de Documentos - 73

Pasta de opes.

Clique no cone documentos e abra o documento.

Confirme o documento em seguida finalize o documento. Depois faa o mesmo procedimento com os outros usurios.

74 Controle de Documentos

Questionrios
O cadastro de questionrios ir tornar-se obrigatrio depois que o parmetro MV_QAQUEST estiver ativo no ambiente Controle de Documentos. A tabela a ser utilizada no sistema : QAG QUESTIONARIOS QAH - PERGUNTAS QAI RESPOSTAS.

Esta opo utilizada para cadastrar questionrios com o objetivo de relacion-los ao Documento. Este recurso possibilita que na leitura do Documento o leitor responda ao questionrio vinculado. Neste caso, alm da necessidade da resposta, existe tambm a pontuao mnima que deve ser obrigatoriamente atingida para a finalizao satisfatria do mesmo.

Questionrio somente ser acionado quando o parmetro MV_QAQUEST estiver ativo. Para que os usurios recebam uma cpia em papel e treinamento de documentos, ser necessria a impresso do questionrio por meio do relatrio "Questionrio".

Controle de Documentos - 75

76 Controle de Documentos

Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro do questionrio Caminho para eate exerccio: Atualizaes > Lanamentos > Pendncias Logo em seguida, clique na pasta avisos e gere o questionrio.
Cod Quest Revisao Ttulo Quest Cod. Docto Rev. Docto Pont. Mnima Selecione Perguntas. QUESTPQPR01 000 QUESTIONARIO DOC PQPR01 PQPR01 000 10

NR Pergunta 0001 0002

Pergunta Pergunta A Pergunta B

Selecione a pergunta 001 e clique no boto Aes Relacionadas em seguida Respostas;

1 A 2 B

5 ,00 0 ,00

Repita o procedimento com a pergunta 0002 considerando resposta "A" com valor 0,00 e resposta "B" com valor 5,00.

Controle de Documentos - 77

Campos obrigatrios:
Cd Quest (QAG_QUEST) - Cdigo de identificao do questionrio no sistema. Funciona como identificador nico do questionrio. Reviso (QAG_RV) - Reviso do questionrio. Funciona como identificador nico do questionrio. Titulo Quest (QAG_TITULO) - Ttulo do questionrio. Cd Docto (QAG_DOCTO) - Documento responsvel pela criao do questionrio. Funciona identificador para criar o vnculo do questionrio com o documento. Rev Docto (QAG_RVDOC) - Documento reviso do documento responsvel pela criao do questionrio. Funciona como identificador para criar o vnculo do questionrio com o documento - reviso.

Demais campos:
Pont.Mnima (QAG_PONTMI) - Pontuao mnima exigida para o usurio baixar o documento na etapa de leitura.

Perguntas
Para incluir uma nova pergunta, clique "Seta para Baixo" na rea perguntas. Ser apresentada uma nova linha para digitao.

Nr Pergunta (QAH_SEQPER) - Nmero seqencial automtico da pergunta. Pergunta (QAH_DESPER - QAH_MEMO1) Descrio da pergunta.

Boto "Respostas" Obrigatrio:


Nesta rea, so informados os dados relacionados s perguntas.

Nr Pergunta (QAI_SEQRES) - Nmero seqencial manual da resposta. Define o nmero da resposta. O sistema permite que seja alfanumrico. o Exemplo: A, B, C ou 01, 02, 03 etc.

Descr Resp. (QAI_DESRES) - Descrio da resposta. Pontos (QAI_PONTO) - Pontuao da resposta.

78 Controle de Documentos

A soma de todos os pontos das respostas deve ser maior ou igual ao campo Pont.Mnima.

Boto "Duplicar"
Esta opo est disponvel no menu do cadastro de questionrios com o objetivo de duplicar um questionrio j existente, aproveitando as questes e respostas j criadas. Mediante a opo pesquisar do questionrio, possvel selecionar a qual questionrio corresponde a duplicao.

Aplicao prtica: 1 - HTML


No diretrio de instalao do sistema, localize a pasta de arquivos de configurao de acesso, sendo: \BIN\SMARTCLIENT\ Utilizando uma ferramenta para edio de textos (como o Notepad da Microsoft, por exemplo), selecione o arquivo solicitado, sendo: SMARTCLIENT.INI Na seo "[CONFIG]", inclua a linha: BrowserEnabled=1 Salve o arquivo. Configurar os quatro parmetros descritos no incio deste documento: MV_QPATHWH MV_QDHTML MV_QDCHTM MV_QPATHWT valor: \SYSTEM\HTML\ valor: 1 valor: S valor: GETTEMPPATH()

GETTEMPPATH() Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no Windows.

Controle de Documentos - 79

2 WordView:
Para executar esta rotina, deve-se instalar o programa WordView da Microsoft em cada estao de trabalho no qual os usurios devero baixar a sua pendncia de leitura. Configurar os trs parmetros descritos no incio deste curso: MV_QDPVIEW MV_QDVIEW MV_QPATHWT valor: C:\WORDVIEW\ (exemplo) valor: S valor: GETTEMPPATH()

GETTEMPPATH() Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no Windows.

3 Ms Word:
Para executar esta rotina, deve-se instalar o programa Word da Microsoft em cada estao de trabalho a partir do qual os usurios devero baixar a sua pendncia de leitura. Configurar os trs parmetros descritos no incio deste curso: MV_QPATHW MV_QPATHWD MV_QPATHWT valor: \SYSTEM\DOCS\ valor: \SYSTEM\MODELOS\ valor: GETTEMPPATH()

GETTEMPPATH() Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no Windows.

80 Controle de Documentos

Distribuio de documentos:
Com o Documento Aprovado, realizaremos a Distribuio dos Documentos. O Documento poder ser distribudo a todos os usurios cadastrados no cadastro de Responsveis. A distribuio pode ser tanto em meio fsico (papel) como em meio eletrnico, ou seja, ser enviado um e-mail ao Leitor, a respeito da pendncia de Leitura e assim que o mesmo entrar no Sistema, ser exibida a tela j conhecida de pendncias. O Sistema abrir a tela de Distribuio, para que se possa escolher quem receber cpias do Documento. Perceba que esto aparecendo no quadro Destinatrios, os usurios cadastrados por ocasio do cadastro do Documento. Note tambm que por meio desta tela possvel cadastrar um novo destinatrio ou Pasta e ainda excluir um destinatrio. Esta rotina realiza o controle da distribuio de documentos. Aps finalizar todas as etapas de elaborao do documento, realizada a distribuio das cpias para os usurios cadastrados como destinatrios. A distribuio dos documentos pode ser realizada por usurios definidos no tipo de documento, alm de poder ser distribudo a mais de um departamento definidos no boto Distribuidores no documento. As principais tabelas utilizadas so:

QAA - Usurios QAD - Departamento/Setor QD1 - Distribuio por Usurio QD2 - Tipos de Documentos QDC - Pastas QDE - Log de Cpias Emitidas QDG - Destinatrios QDH - Documentos QDJ - Destinos QDS - Avisos QDT - Pastas X Departamentos QDU - Devoluo de Reviso Anterior

Controle de Documentos - 81

Parmetros da rotina:

MV_QDIATR MV_QDOCPNC MV_QDOTPPR MV_QPROTRE MV_QDOCPUM MV_QDHDTIM MV_QAQUEST MV_QPATHW MV_QPATHWD MV_QPATHWH MV_QPATHWT MV_RELACNT MV_RELPSW MV_RELSERV MV_EMCONTA

82 Controle de Documentos

Tipo Cpia/Tipo Recebe


Este campo define o tipo de cpia do documento que ser enviada ao responsvel definido para o departamento. Os tipos de cpia possveis so:

o Eletrnica - Esta definio deve ser informada no cadastro de usurios, no campo "Tipo de Recebimento", como "Cpias Eletrnicas", para que o documento seja distribudo via e-mail para os responsveis. o Papel - Esta definio deve ser informada no cadastro de usurios, no campo "Tipo de Recebimento", como "Cpia Papel", para que o documento seja impresso manualmente e enviado e/ou arquivado, conforme configurao de parmetros necessrios para este procedimento.
As cpias sero impressas de acordo com o nmero especificado. O protocolo de entrega ser impresso logo aps todos os documentos/cpias serem impressos. Essas cpias geram pendncia de devoluo de reviso anterior de documento para que os distribuidores do documento possam controlar a devoluo das cpias pela rotina de reviso anterior. Quando distribudos os documentos cancelados, o sistema checa a configurao do parmetro MV_QDOCPNC para verificar se sero impressas cpias em papel na quantidade definida, no envio de impresso via Word, para aqueles destinatrios que possuem "Cpia em Papel".

o Ambos - Esta definio tambm deve ser informada no cadastro de usurios, no campo "Tipo de Recebimento", como "Ambos", para que o documento seja enviado por e-mail e impresso para envio e/ou arquivo, conforme configurao de parmetros necessrios para este procedimento. o No Recebe - Definido no campo "Tipo de Recebimento" do cadastro de usurios para que este no receba os documentos gerados.

Para efetuar a distribuio de documentos:


1. Ao acessar a opo de distribuio, o sistema apresenta a janela de "Distribuio de Documentos" dividida em reas: rea "Documentos" - relaciona os documentos finalizados e prontos para distribuio. rea "Destinatrios" - apresenta os usurios destinatrios que devem receber os documentos. 2. Posicione o cursor sobre o documento a ser distribudo. 3. Caso seja necessrio incluir outro destinatrio, posicione o cursor no documento e, em seguida, clique no boto "Incluir". O sistema abre uma nova janela "Destinatrios-Incluir" para a escolha do tipo de destino:

Controle de Documentos - 83

Usurios Nesta opo so informados: filial, usurio, departamento, nmero de cpias, recebe documentos e tipo cpia. Pastas Nesta opo so informados: pasta, nmero de cpias, tipo cpia e departamento. Ao selecionar a pasta desejada, sero selecionados todos os departamentos a ela relacionados, conforme amarrao definida no cadastro de pastas ou no cadastro de departamentos. 4. Caso seja necessrio alterar os dados do destinatrio, clique no boto "Editar. Neste item, o usurio poder alterar o nmero de cpias, o tipo da cpia e se recebe documento. 5. Para "Pesquisa Departamento", informe a filial e o departamento. 6. Para "Excluir" destinatrios, clique no boto. 7. Confirme a distribuio do documento. O Sistema apresenta uma nova tela "Distribuio", informando: a data de vigncia a data de implantao dias de validade data de validade 8. Preencha os dados conforme orientao dos helps de campo. 9. Confirme. 10. Ao confirmar, o Sistema finaliza o documento mantendo-o em status de leitura, gerando os lanamentos de leitura de documento para os destinatrios e comunicados atravs de e-mail, caso esteja assim configurado.

84 Controle de Documentos

Controle de Documentos - 85

Exerccio
Agora efetuaremos a distribuio do documento Caminho para este exerccio:

Atualizaes > Lanamentos > Distribuio

Logo em seguida, verifique os botes voc pode alterar incluir e excluir os destinatrios.

nos quais

O sistema abrir a tela de Distribuio, para que se possa escolher quem receber cpias do Documento. Perceba que esto aparecendo no quadro Destinatrios, os usurios cadastrados por ocasio do cadastro do Documento. Note tambm que por meio desta tela possvel cadastrar um novo destinatrio ou Pasta e ainda excluir um destinatrio. Clique no boto e distribua o documento.

No campo Dias Validade, digite 5 e confirme a distribuio;

Note que o sistema processar a Distribuio do Documento e apresentar uma tela, para emisso do Relatrio do Protocolo. Confirme a Distribuio;

86 Controle de Documentos

Solicitaes:
O cadastro de solicitaes permite incluir solicitaes para a alterao de documentos j existentes ou para a incluso de novos documentos. As principais tabelas utilizadas so:

QA2 - Texto Gerais QA4 - Tabela de Cdigos Internos QAA - Usurios QDP - Solicitaes QDH - Documentos QD0 - Responsveis pelo Documento QDS - Avisos

Controle de Documentos - 87

Exerccio
Agora efetuaremos a Solicitao de documentos. Caminho para este exerccio:

Atualizaes > Lanamentos > Solicitaes


Logo em seguida, clique no boto incluir e verifique a tela.

Selecione a opo Documentos Existentes PQPR01-000 e confirme;

D e s c ri o A lte ra o d e p arm e tro s


Confirme o cadastro.

R azo A lt. P arm e tro s d o le iau te

88 Controle de Documentos

Apenas os responsveis pelas etapas de elaborao do documento, definidos na matriz de responsabilidade, possuem o direito de alterar os documentos existentes. Por isso, se outro usurio, ao ler um documento, discordar do seu contedo ou por qualquer motivo levantar a necessidade de alterao neste documento, poder efetuar uma solicitao de alterao.

Solicitao (QDP_NUMSEQ) Nmero seqencial da solicitao.


Observe que este campo seqencial; porm, as duas primeiras posies so fixas, utilizando como prefixo as expresses:

o SI - para novos documentos.


Esta simbologia utilizada para representar a solicitao de incluso de novo documento.

o SA - para documentos existentes.


Esta simbologia utilizada para representar a solicitao de alterao de documentos existentes. Se necessrio, o usurio poder anexar documentos a esta solicitao por meio do boto Anexo ou, ainda, poder criar documentos utilizando o boto Criar Docto. Assim, o sistema executa o Word para a digitao do documento. Quando selecionado o boto "Anexo", na alterao do documento, o Sistema apresenta na tela uma mensagem de alerta. Para visualizar o documento, clique no boto Visualizar para que o editor de textos Word seja aberto e o documento apresentado. Podemos anexar documentos, exemplos (sugestes) ou at mesmo normas que referenciam as solicitaes de alterao/incluso de documentos.

Baixar
Finalizada a solicitao que ficar pendente no sistema at ser baixada por mwio da opo baixar disponvel no menu, em que possvel tambm, fazer manuteno s solicitaes existentes. A solicitao no poder ser excluda caso esteja vinculada a movimentaes em aberto ou pendentes.

Controle de Documentos - 89

Somente os usurios que tenham acesso rotina "Baixa Solicitaes", definidos no ambiente Configurador pela opo "Senhas de Usurio" e "Acesso", podero baixar as solicitaes de incluso de documentos.

Muda seleo
Esta opo depende da configurao do parmetro MV_QDOPSOL. O contedo informado pode ser:

"No
Ao acessar a rotina "Solicitaes", sero apresentadas todas as solicitaes, classificadas com status que definem sua situao atual, conforme legenda. Ao selecionar a opo "Muda Seleo", o sistema filtrar somente as solicitaes em anlise, executando novamente. Em seguida, volta para o status inicial, apresentando todas as solicitaes.

"Sim
Ao acessar a rotina, sero apresentadas somente as solicitaes em anlise. N no haver a opo "Muda Seleo".

90 Controle de Documentos

A incluso de novos documentos.

A alterao de documentos existentes.

Controle de Documentos - 91

Para gerar a solicitao de alterao de um documento, ele deve ter seu registro classificado com a marcao na cor verde, ou seja, deve estar em status de leitura, conforme boto legenda. Ao concluir uma solicitao, o sistema gera uma pendncia para o elaborador que deve, por sua vez, ler os motivos e crticas. Se aprovar a alterao do documento ou se rejeitar, deve justificar no boto Mot. Reprovao.

92 Controle de Documentos

Pendncias
As pendncias do usurio podero ser visualizadas na entrada do sistema ou podero ser baixadas a qualquer momento pela rotina de pendncias. Na interface MDI, a rotina de pendncias inicializada antes da abertura do primeiro item do menu acessado.

Para realizar a manuteno de pendncias:


Ao acessar a opo de manuteno de "Pendncias", o sistema apresenta a tela de baixa de pendncias subdividida em pastas que facilitam o gerenciamento das informaes, sendo:

Pasta Pendncias
Selecione uma das pastas e escolha a pendncia. Utilize o boto baixa pendncia. Para baixar a pendncia, d duplo clique sobre o registro selecionado ou clique no boto "Baixa Pendncia". O sistema apresenta a tela de cadastro de documentos, permitindo a alterao dos dados.

Controle de Documentos - 93

Essa operao permitida somente aos responsveis pelas etapas de elaborao do documento, conforme matriz de responsabilidade definida no cadastro de tipos de documentos. Os tipos de pendncias possveis:

Digitao
Uma pendncia de digitao ocorre quando o digitador comea a digitar o documento e, por qualquer motivo, no termina. Assim, ele deixa o documento pendente (por meio da opo "Deixar Documento Pendente") para finaliz-lo posteriormente, gerando uma pendncia de digitao. Para baixar esta pendncia, necessrio abrir o documento.

Elaborao
Esta pendncia ocorre logo aps a etapa de digitao e, caso o digitador seja o mesmo responsvel pela elaborao, ser gerada a etapa de elaborao j baixada. A etapa de elaborao obrigatria e principal na fase de criao/elaborao dos documentos/revises.

Reviso
Se a empresa trabalha com reviso, ao finalizar o documento, o Sistema gera uma pendncia de reviso. O revisor deve ler o documento e finaliz-lo, gerando pendncia para a prxima etapa (aprovao, homologao ou distribuio) ou critic-lo, gerando pendncia de elaborao com crtica para o elaborador do documento.

Aprovao e homologao
Semelhante pendncia de reviso, deve-se finalizar, gerando uma pendncia para a prxima etapa (homologao e distribuio), ou criticar, gerando uma pendncia de elaborao com crtica para o elaborador.

Pasta Avisos
Para baixar o aviso, d duplo clique sobre este registro ou clique sobre o boto "Editar". O sistema apresenta a tela correspondente ao registro, ou seja, abre-se a tela referente rotina daquele documento. Por exemplo: cadastro de questionrio, cadastro de treinamento etc. Tipos de avisos possveis:

Aviso de documento referenciado.


Informa ao usurio que obrigatria a reviso do documento, pois trata-se de um documento referenciado, definido para gerar reviso sempre que o documento principal passar por novas revises. O aviso somente ser baixado quando o usurio gerar nova reviso do documento.

Aviso de agendamento de treinamento

94 Controle de Documentos

Informa ao usurio que h um treinamento agendado. O aviso ser baixado quando o usurio acessar a rotina "Pendncias/Avisos" e visualiz-lo ou na confirmao do treinamento a partir do cadastro de treinamentos.

Aviso de necessidade de treinamento


Informa a necessidade de efetuar um treinamento para o documento, conforme definio do campo "Real. Trein." no cadastro de documentos. O aviso somente ser baixado quando o usurio incluir um treinamento para o documento.

Aviso de documentos cancelados


Informa ao usurio que o documento foi cancelado. O aviso somente ser baixado quando o usurio acessar a rotina "Pendncias/Avisos", visualizar o documento e efetuar a baixa.

Aviso de documento vencido


Informa ao usurio que o documento est vencido e que necessrio gerar nova reviso. O aviso somente ser baixado quando a nova reviso do documento estiver vigente. Os avisos de documentos vencidos/a vencer so gerados com base no parmetro MV_QDIALIM que indica a quantidade de dias necessria para aviso do prazo limite de vencimento de um determinado documento (contedo padro = 30 dias).

Processo de Revalidao
A partir da configurao do parmetro MV_QDREVAL, o processo de revalidao para documentos vencidos ou que estejam prestes a vencer define se este tratamento deve ser utilizado ou no.

Exemplo:
Ao vencer um documento, o responsvel pela pendncia faz uma avaliao e decide por sua revalidao ou gerao de uma nova reviso. Dessa forma, na janela de manuteno de documentos, ser apresentado o aviso de documento vencido/a vencer. O usurio deve dar um duplo clique sobre o item para responder sobre a revalidao do documento vencido/a vencer. Caso o usurio no queira revalidar o documento, deve clicar no boto Cancelar; o sistema ir perguntar sobre a gerao da reviso do documento, que poder ser confirmada ou cancelada. Caso o usurio queira revalidar o documento, deve clicar no boto OK. O sistema apresentar a janela para a informao dos dados da revalidao.

Controle de Documentos - 95

O histrico da revalidao pode ser consultado na rotina de Cadastro de Documentos, por meio do boto Revalidao, na barra de ferramentas. Para impresso do histrico de revalidao na capa do documento, foi disponibilizada a varivel cRevalid, que deve ser includa nos rdmakes padres QDOM710.PRW e/ou QDOM720.PRW e no arquivo modelo exemplo ADVSIGA9.DOT. O processo de revalidao tambm pode ser executado na rotina de Cadastro de Documentos, por meio da opo Gerar Reviso. Caso o usurio responsvel pela pendncia esteja ausente temporariamente, o sistema transferir o aviso de documento vencido/a vencer para o responsvel substituto. O sistema consiste em o responsvel substituto possuir permisso para gerar revises, caso no possua, somente ser possvel efetuar a revalidao do documento. Este processo de revalidao est sendo utilizado, por alguns clientes, com o objetivo de atender norma NBR ISO 9001:2000 e tambm ao item de melhoria contnua do sistema de gesto da qualidade.

Aviso de solicitao de incluso de documentos


Informa ao usurio que existe uma solicitao de incluso de documento. O aviso somente ser baixado quando o usurio finalizar a solicitao.

Aviso de solicitao de alterao de documentos


Informa ao usurio que existe uma solicitao de alterao do documento. O aviso somente ser baixado quando o usurio finalizar a solicitao.

Aviso de ausncia temporria


Informa que o responsvel pela etapa indicou o usurio como substituto para a baixa da etapa, enquanto ele estiver temporariamente afastado da responsabilidade.

Aviso da necessidade de questionrio


Informa a necessidade de incluir um questionrio para o documento, pois o campo "Realiza Questionrio", no cadastro de documentos, est preenchido com "Sim". O aviso/pendncia somente desaparecer para o usurio quando incluir um questionrio para o documento.

96 Controle de Documentos

Devoluo reviso
Esta rotina utilizada para efetuar a devoluo de documentos, de forma que o distribuidor possa controlar as cpias devolvidas. As principais tabelas utilizadas so:

QDU Devoluo de reviso anterior QD1 Distribuio por usurio

Parmetros da rotina:

MV_QDOPDEV

Controle de Documentos - 97

Baixar
Para baixar a devoluo das cpias, necessrio que o nmero de cpias devolvidas seja igual ao nmero de cpias pendentes, havendo excees:

Devoluo das cpias parcial


O usurio deve informar o nmero de cpias devolvidas e no preencher o campo com a "justificativa da no devoluo das cpias". Ao finalizar a baixa, o nmero de cpias devolvidas ser baixado e a devoluo continuar pendente para a baixa das cpias restantes.

Devoluo de cpias total


Mesmo faltando cpias, necessrio justificar a "no devoluo das cpias". Para isso, foi criado o boto "Justificativa".

Muda seleo
Esta opo depende da forma que foi configurado o parmetro MV_QDOPDEV. Verifique seu contedo:

"No Ao acessar a rotina "Reviso Anterior", sero apresentados todos os lanamentos: pendentes ou baixados, conforme legenda. Ao selecionar a opo "Muda Seleo", o sistema filtrar somente os lanamentos pendentes. Ao executar novamente, volta para o status inicial apresentando todos os lanamentos. "Sim Ao acessar a rotina, sero apresentados somente os lanamentos pendentes e no existir a opo "Muda Seleo.

98 Controle de Documentos

Follow-up leitura
O follow-up de leitura de documentos permite a cada usurio efetuar o gerenciamento dos documentos que devem ser lidos. Dessa forma, o usurio no corre o risco de ler o mesmo documento duas vezes ou, ainda, deixar de ler um documento de suma importncia por no ter certeza de t-lo lido anteriormente ou no, visualizando apenas o cdigo dos documentos. Atravs desta rotina, os documentos lidos so automaticamente identificados por um semforo que assume a cor verde. Todos os documentos que ainda no foram lidos ficam marcados em vermelho. Principais tabelas utilizadas:

QD1 - Distribuio por Usurio QDH - Documentos MV_QDVIEW MV_QDPVIEW

Parmetros da rotina:

Controle de Documentos - 99

Baixar
Ao execut-la, o sistema apresenta uma janela com a relao dos documentos.

Treinamento
A rotina de treinamento considerada a fase final, ou seja, aps ter criado o documento e dado baixa nas pendncias de cada usurio, o sistema possibilita a criao de um registro de treinamento por documento, podendo gerenciar as convocaes de cada usurio e confirmar os treinamentos j realizados.

100 Controle de Documentos

Exerccio
Agora efetuaremos a Solicitao de Treinamentos. Caminho para este exerccio:

Atualizaes > Lanamentos > Treinamentos


Os treinamentos sero gerados a partir da criao do documento.

Ano tre in a Cod. D oc Re visa o Da ta In icio Da ta fina l Hora In cio Hora Fina l Loc al T re in a

ano atual P QP R0 1 0 00 D ata de HO JE + 1 dia D ata de HO JE + 1 dia 0 8:00 1 2:00 T OTV S

Logo em seguida, clique na pasta treinando e selecione por departamentos. Dep. De Engenharia e Qualidade e confirme.

Controle de Documentos - 101

Ao incluir um treinamento, o sistema mantm os dados cadastrados at que o usurio realize os procedimentos de:

Confirmar
Os dados do treinamento devem ser confirmados, informando sua data de realizao. Devem ser justificadas as faltas dos usurios.

Retreinar
Os treinamentos j confirmados podem ser aproveitados para a gerao de novo treinamento.

Imprimir (emitir os dados dos treinamentos cadastrados)


Ao finalizar a incluso do treinamento, o Sistema envia uma mensagem (e-mail) aos treinandos, informando que existe um agendamento de treinamento, enquanto os parmetros para envio de e-mail estiverem configurados e o campo "Recebe e-mail", do cadastro de usurios, esteja definido como "Sim". Alm disso, o Sistema gera uma pendncia de aviso de agendamento de treinamento aos treinandos.

102 Controle de Documentos

Para incluir treinamentos:


1. Na janela de manuteno de treinamento, selecione a opo "Incluir". O sistema apresenta a tela de incluso subdividida em pastas que facilitam o gerenciamento das informaes: Pasta "Treinamento - Incluir". Pasta "Treinandos". 2. Na pasta "Treinamento", preencha os campos conforme orientao dos helps de campo. Na pasta "Treinandos", so sugeridos os usurios/cargos/departamentos, conforme definio dos destinatrios no cadastro de documentos. possvel selecionar outros participantes para o treinamento:

Na rea "Departamento", selecione os departamentos envolvidos. Na rea "Cargos", selecione os cargos dos usurios que participaro do treinamento.

Verifique que o Sistema traz selecionados todos os usurios e seus respectivos cargos.

Verifique que o sistema traz selecionados todos os departamentos e usurios relacionados.

Controle de Documentos - 103

Na rea "Usurios", selecione os usurios. 1. Na barra de ferramentas, esto disponveis os seguintes botes: Pesquisa por Usurio. Este boto permite consultar usurios cadastrados no Sistema para inform-los no treinamento. Pesquisa por Departamento. Este boto permite consultar departamentos cadastrados no Sistema para inform-los no treinamento. 2. Pesquisa por Funo. Este boto permite consultar as funes cadastradas no Sistema para inform-las no treinamento. Utilize-os conforme necessidade e confirme.

Verifique que o sistema traz selecionado o departamento e o cargo relacionado.

Retreinar
A qualquer momento, pode-se selecionar um treinamento e clicar na opo "Retreinar". O sistema gerar automaticamente um novo treinamento, selecionando todos os usurios que por ventura estavam planejados para realizar o treinamento anterior e que no realizaram, permitindo a seleo de outros usurios mesmo que j treinados anteriormente. Se houver necessidade de realizar um novo treinamento para um documento que j sofreu treinamento, o sistema permite que ele seja realizado de forma prtica, sem que haja necessidade de redigitar todos os dados.

Para efetuar retreinamentos:


1. Na janela de manuteno de treinamento, posicione o cursor sobre o treinamento que deseja usar como base para o novo treinamento e clique na opo "Retreinar. O sistema apresenta uma nova tela semelhante tela de incluso, porm com alguns dados j preenchidos. Confira e preencha os dados necessrios, conforme orientao do help de campo. 2. Em seguida, na pasta "Treinandos", selecione usurios/cargos/departamentos que participaro de novo treinamento. Confirme. Ao finalizar, o sistema envia uma mensagem (e-mail) aos usurios, informando que existe um agendamento de treinamento. os

3.

Alguns dos campos que j vm preenchidos no podero ser alterados, pois a alterao descaracterizaria o treinamento-base.

104 Controle de Documentos

Transferncia de Pendncias Opo do menu "Transferir"


Esta opo permite realizar a transferncia de usurios/pendncias de local (filial ou departamento), possibilitando transferir as pendncias para um nico usurio ou para usurios diferentes. Se o documento estiver em fase de elaborao (digitao, elaborao, reviso, aprovao, homologao ou distribuio), poder ser transferido.

Para transferir usurios:


Na janela de manuteno de usurios, posicione o cursor sobre o usurio desejado em seguida clique no boto Aes Relacionadas e selecione a opo "Transferir". O sistema apresenta a tela de transferncia de usurios dividida em pastas que facilitam o gerenciamento das informaes:

Usurio
Subdividida nos seguintes quadros:

Controle de Documentos - 105

Tipos de pendncia
Indica os tipos de pendncias que podero ser transferidas, obedecendo seguinte legenda:

A primeira coluna indica o tipo de pendncia selecionada para transferncia. Observe que foram selecionados os nveis "Digitao", "Elaborao", "Reviso" e "Homologao", conforme definio no "Tipo de Documento". A segunda coluna indica a existncia de pendncias. Se a marcao estiver em vermelho ( ) significa que no h pendncias a serem transferidas, caso contrrio ( ), elas existem e podero ser transferidas. Observe os nveis "Reviso" e "Aprovao'; suas marcaes esto em verde ( ), indicando a existncia de pendncias a serem transferidas nesta fase. A terceira coluna indica se foi selecionado o "Usurio Destino" para receber os lanamentos de pendncias. Se a marcao estiver em verde ( ), h usurio selecionado.

Documentos/Pastas
Relaciona os documentos/departamentos de acordo com o tipo de pendncia selecionado.

A parte superior indica que o documento/departamento foi selecionado para a transferncia. Observe que foi selecionado o documento "ITMD01".

106 Controle de Documentos

A seleo de documento da "Segunda Coluna" somente estar disponvel se a opo "Por documento", indicada pelo quadro , estiver selecionada. Caso no haja usurio selecionado, ser assumido o "Usurio Destino", selecionado no tipo de pendncias.

Marca/Desmarca Usurios

Para marcar o "Usurio Destino", basta clicar no boto "Marcar/Desmarcar Usurios depois de selecionado o usurio no quadro Usurio Destino.

Usurios Destino/Pesquisar Usurio/Ordenao de Usurio

Neste quadro, so relacionados todos os usurios cadastrados disponveis para seleo, sendo vlido apenas os ativos.

Boto Pesquisar Usurio


Este boto est disponvel para realizar a busca de usurios, operando de forma idntica tecla [F3] de consulta, em que sero apresentados todos os usurios cadastrados.

Boto Ordenao Usurios


Este boto permite ordenar a apresentao dos usurios no quadro "Usurio Destino", sendo classificados na seguinte ordem: Matrcula Nome Apelido Departamento

Opes
Esta opo permite a seleo por filial/departamento ou por pendncias.

Controle de Documentos - 107

Filial/Departamento
O Sistema transferir as pendncias marcadas para o filial/departamento especfico. Ao selecionar esta opo, ser apresentada a janela "Departamentos" para a escolha do usurio/departamento/filial destino.

Pendncias
O Sistema permitir transferi-las para filiais/usurios/departamentos distintos. Esta opo permite marcar todas as pendncias de uma nica vez ou selecionar, classificando-as conforme seu tipo ou usurio/departamento destino.

Nesta opo, definimos se podemos transferir pendncias:

Ambas Baixadas - j lidas pelo usurio. Pendentes - ainda no lidas.

Ao transferir as pendncias/documentos, podemos selecionar:

Transferir e ativar
Transfere as pendncias selecionadas, ativando-as como "leitura". Assim, o usurio-destino poder ler os documentos recebidos.

Transferir sem baixar


Transfere as pendncias selecionadas sem baixar os lanamentos pendentes, no sofrendo qualquer alterao. Se o documento estiver pendente, continuar pendente para o usurioorigem e ser transferido como pendente ao usurio-destino.

Transferir e baixar
Transfere as pendncias selecionadas, baixando os lanamentos pendentes de qualquer tipo.

Baixar sem transferir


Baixa os lanamentos pendentes de qualquer tipo sem transferi-los, sendo utilizado quando o funcionrio demitido. Esta opo dever ser atualizada conforme os tipos de pendncias e/ou documentos, para que eles sejam transferidos/baixados a usurios com mesmo nvel de hierarquia da administrao.

108 Controle de Documentos

Departamento
Subdivida em duas reas distintas:

Transferncia de departamento
Ser apresentado a filial/usurio origem e o cdigo/departamento destino.

Histrico de transferncias de departamento


Sero relacionadas as transferncias efetuadas anteriormente. Selecione uma das opes para transferncia de pendncias. O Sistema apresenta a tela de confirmao da transferncia.

Informe o motivo da transferncia e confirme. O Sistema apresenta a tela para preencher o motivo da transferncia.

Controle de Documentos - 109

MISCLANEA Importar documentos


Esta rotina permite importar documentos j existentes para o formato utilizado no ambiente Controle de Documentos, facilitando o processo de digitao. Ao execut-la, o sistema atualiza o cadastro de documentos.

Para importar documentos:


1. Na janela de Importao de Arquivo Documentos, preencha os campos conforme orientao dos helps. 2. Em seguida, clique no boto "Abre arquivo documento" para selecionar o arquivo existente. 3. Selecione um arquivo do tipo ".DOC" ou ".TXT". 4. Confirme. O sistema executa o Word, gerando o documento a ser gravado no formato utilizado pelo ambiente Controle de Documentos. 5. Verifique e finalize a rotina. Ao finalizar, o sistema apresenta a mensagem que a importao foi realizada com sucesso, gerando o registro no cadastro de documentos e gerando pendncias de leitura para os usurios envolvidos.

110 Controle de Documentos

Manuteno de distribuio
A manuteno de distribuio possui como funcionalidade principal ativar/desativar destinatrios e distribuir documentos aos usurios que no receberam.

Para realizar a manuteno da distribuio de documentos:


1. Na janela Manuteno de Distribuio, o sistema apresenta vrios quadros com opes de distribuio, ativao e desativao de documentos. 2. Selecione a opo desejada:

Distribuir por destinatrio.


Esta rotina permite realizar a distribuio dos documentos por destinatrios, configurando e selecionando os documentos, os usurios ou pastas e forma de recebimento.

Para distribuir documentos por destinatrios:


Ao selecionar esta rotina, o sistema apresenta a janela para a definio do destinatrio:

Usurios Pastas

Selecione o destinatrio e confirme.

Controle de Documentos - 111

O Sistema abre a janela para a "Seleo do Usurio" ou "Seleo da Pasta". Se a opo escolhida for "Usurio", posicione o cursor sobre o usurio desejado e confirme. Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar seus detalhes. Se a opo escolhida for "Pasta", selecione a pasta desejada, os departamentos envolvidos e confirme. Pode-se utilizar o boto "Marca/Desmarca Todos" para selecionar todos os departamentos. Em seguida, o sistema abre uma nova janela para a "Seleo dos Documentos". Selecione os documentos a serem distribudos, dando duplo clique sobre o registro e confirme.

Distribuir por documento


Esta opo permite realizar a distribuio por documentos, configurando e selecionando os documentos, os usurios e a forma de distribuio e recebimento.

Para distribuir documentos:


1. Ao selecionar esta rotina, o sistema apresenta a janela para a "Seleo de Documentos". 2. Posicione o cursor sobre o documento desejado e confirme. Marque os usurios destinatrios dando duplo clique sobre o registro ou utilize o boto para marcar/desmarcar todos. Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar seus detalhes. 3. Confirme. Ao finalizar, o Sistema apresenta a mensagem para a confirmao da execuo da baixa de leitura dos documentos. Confirme.

Inativar por destinatrio


Esta opo permite desativar destinatrios dos documentos para que no recebam pendncias de leitura na prxima reviso.

Para inativar por destinatrio:


Ao selecionar esta rotina, o Sistema apresenta a janela para a definio do destinatrio:

Usurios Pastas

Selecione o destinatrio e confirme.

112 Controle de Documentos

O sistema abre a janela para a "Seleo do Usurio" ou "Seleo da Pasta". Se a opo escolhida for "Usurio", posicione o cursor sobre o usurio desejado e confirme. Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar os detalhes. Se a opo escolhida for "Pasta", selecione a pasta desejada, os departamentos envolvidos e confirme. O usurio poder utilizar o boto "Marca/Desmarca Todos" para selecionar todos os departamentos. Em seguida, o sistema abre uma nova janela para a "Seleo dos Documentos". Marque os documentos a serem inativados, dando duplo clique sobre o registro e confirme a operao.

Inativar por documento:


Esta opo permite desativar destinatrios dos documentos para que no recebam pendncias de leitura na prxima reviso.

Para inativar por documentos:


Nesta opo, o sistema apresenta a janela para a "Seleo de Documentos". Posicione o cursor sobre o registro desejado e confirme. Marque os usurios, dando duplo clique sobre o registro desejado ou utilize o boto para marcar/desmarcar todos. Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar os detalhes do mesmo. Confirme a operao.

Ativar por destinatrio:


Esta opo permite ativar destinatrios aos documentos para que recebam as pendncias de leitura na prxima reviso, configurando usurios ou pastas e a forma de distribuio e recebimento.

Para ativar documentos por destinatrios:


Ao acessar esta opo, o Sistema apresenta a janela para a definio do destinatrio:

Usurios Pastas

Selecione o destinatrio e confirme.

Controle de Documentos - 113

O Sistema abre a janela para a "Seleo do Usurio" ou "Seleo da Pasta". Se a opo escolhida for "Usurio", posicione o cursor sobre o usurio desejado e confirme. Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar os detalhes. Se a opo escolhida for "Pasta", selecione a pasta desejada, marque os departamentos envolvidos e confirme. O usurio poder utilizar o boto "Marca/Desmarca Todos" para selecionar todos os departamentos. Em seguida, o Sistema abre uma nova janela para a "Seleo dos Documentos". Marque os documentos a serem ativados dando duplo clique sobre o registro. Confirme a operao

Ativar por documento:


Esta opo permite ativar destinatrios aos documentos para que recebam as pendncias de leitura na prxima reviso, configurando usurios ou pastas e a forma de distribuio e recebimento.

Para ativar por documentos:


Ao selecionar esta opo, o Sistema apresenta a janela para a "Seleo de Documentos". Posicione o cursor sobre o documento desejado e confirme. Em seguida, marque o usurio destinatrio dando duplo clique sobre o registro. Poder ser utilizado o boto "Marca/Desmarca Todos" para selecionar todos os usurios. Para verificar os detalhes do usurio, clique no boto "Editar Usurio".

Documentos cancelados
Esta opo permite verificar, imprimir ou reativar documentos que foram cancelados no sistema.

Para consultar documentos cancelados:


Ao acessar esta opo, o Sistema apresenta a janela "Seleo de Documentos Cancelados". Nesta opo, pode-se visualizar o documento cancelado, clicando no boto, e imprimi-lo. Posicione o cursor sobre o documento desejado e clique no boto Reativa para reativlo. Aps a confirmao, ser exibida a janela para a descrio do "Motivo da Reviso". Digite o texto correspondente. Em seguida, o Sistema apresenta os dados cadastrais do documento.

114 Controle de Documentos

Confira-os e finalize o documento. Somente os usurios que tenham acesso s rotinas "Imprime" e "Reativa" documentos cancelados, definidos no ambiente Configurador por meio da opo "Senhas de Usurio" e "Acesso", podero imprimir, visualizar e reativar os documentos cancelados.

Controle de Documentos - 115

Ausncia temporria
Esta rotina utilizada para controlar a ausncia temporria dos usurios durante um perodo predeterminado, permitindo a escolha de usurios substitutos por etapa/pendncia e definindo as datas previstas para incio e fim da ausncia. A ausncia temporria somente ser vlida para aquele usurio que j possua documentos na fase de "pendncia", atualizando a tabela QD1 - Pendncias de Documentos. Principais tabelas:

QAE Ausncia Temporria Origem QAF Ausncia Temporria Destino QD0 - Responsveis pelo Documento QD1 - Pendncias de Documentos QDS Avisos

Exemplo:

116 Controle de Documentos

Um documento em digitao, cuja matriz de responsabilidade "Responsveis" esteja preenchida, no ser afetado em qualquer uma das demais fases de elaborao do documento. A forma alternativa de definir um usurio com ausncia temporria pela transferncia de usurios/pendncias. A manuteno da ausncia temporria permitida ao usurio responsvel pela etapa/pendncia ou por outro usurio que possua acesso manuteno de todos os registros de ausncia temporria, conforme definido no ambiente Configurador em Senhas de Usurios.

Para cadastrar a ausncia temporria:


Na janela de manuteno da rotina Ausncia Temporria, clique na opo "Incluir". O Sistema apresenta a janela de incluso dividida em reas:

Cabealho Nesta rea so definidos os dados relacionados ao usurio origem como: filial, usurio, departamento, data prevista incio da ausncia, data prevista fim da ausncia, motivo etc. Usurio Destino (Itens)
Aps selecionar a linha do usurio destino, a tela permite escolher os dados do nico usurio destino para todas as opes como: tipo de pendncia, filial, usurio e departamento.

Controle de Documentos - 117

Para incluir outro usurio destino, posicione "Seta para Baixo" Destino", onde ser apresentada uma nova linha para digitao.

na rea "Usurio

Para verificar o status dos registros de ausncia temporria, selecione a opo "Legenda" disponvel no menu da rotina. Ao finalizar, o sistema apresenta uma validao no momento da criao de ausncia temporria. O sistema pesquisar todos os documentos para evitar cadastramentos de usurios de mesma responsabilidade no mesmo documento. Apesar da rotina ausncia temporria ser vlida somente para as pendncias, nesta validao esto includos tambm os documentos em criao como ao preventiva, ou seja, em fase de elaborao, mas sem as pendncias criadas. Se a validao encontrar algum caso, ser apresentada uma tela que indica a(s) pendncia(s), responsabilidade(s), usurio(s) e documento(s). Assim, ser necessrio escolher outro destinatrio. Conforme a resposta da pergunta, "Atualizar Lanamentos, esta Atualizao pode ser um processo demorado. Confirma?"

SIM. O Sistema rodar a rotina de transferncias das pendncias entre o usurio ausente e o substituto. NO. O Sistema aguardar o Login (Entrada) do prximo usurio, no ambiente Controle de Documentos (SIGAQDO), para rodar a rotina de transferncias das pendncias entre o usurio ausente e o(s) substituto(s).

Na "data incio", as pendncias sero transferidas automaticamente para os usurios substitutos. Na "data fim", as pendncias retornaro automaticamente ao usurio origem, aps o Login (Entrada) do prximo usurio, no ambiente Controle de Documentos. Se necessrio, possvel efetuar a finalizao antecipada da Ausncia Temporria. Para isso, basta preencher o campo "Data Fim", apresentado na rea "Cabealho".

118 Controle de Documentos

GLOSSRIO
Procedimentos: Conjunto de passos e condutas para atingir o objetivo dentro da empresa/instituio regida pelas normas da qualidade, geralmente baseados em normas da ISO-9001 e/ou outras normas da qualidade. Intrues de Trabalho: Conjunto de passos e condutas para atingir o objetivo de produzir ou reliazar um produto ou servio dentro da empresa/instituio regida pelas normas da qualidade, e normas de segurana, leis e etc, geramente baseados em normas da ISO-9001 e/ou outras normas da qualidade. Manual da Qualidade: Conjunto de condutas para especificar qual a direo e comprometimento da alta direo da instituio/empresa a atingir os objetivos regidos pelas normas da qualidade geramente baseados em normas da ISO-9001 e/ou outras normas da qualidade. Elaborao do Documento: o processo de criao do documento (digitao/pesquisa e adequao), geralmente realizado pelo(s) responsvel (is) da rea com a superviso da equipe da qualidade. Distribuio do Documento: o processo de exposio do documento criado aos usurios leitores e participantes do processo de qualidade da empresa/instituio, no sistema controle de Documento a duas maneiras de expor o documento via eletrnica ou via papel. Lista Mestra: Um relatrio criado como base de uma auditoria no controle de documentos da empresa/instituio, por conveno neste relatrio consta apenas a ultima verso vigente de cada documento e onde este atinge (rea/depto.) e est fisicamente, no caso de cpias em papel, geralmente usado pelo Auditor para questionar usurios, se esto utilizando o documento correto e na verso correta.

Controle de Documentos - 119