Excel Intermedio 2007

2010
Informtica II
ANGEL BALLESTEROS MORALES
[EXCEL 2007]
www.sterosinformatic.com
www.SterosInformatica.com
Frmulas y Funciones
Qu es una frmula? Una Formula es: La representacin de una operacin aritmtica en una hoja de calculo. Una frmula comienza por un signo igual (=), seguido del clculo que realiza. Por ejemplo, la siguiente frmula resta 1 de 5 =5-1. A continuacin, se te presentar en la celda el resultado de la frmula. Referencias de celda La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar tambin la celda que contiene la frmula. La siguiente frmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volver a calcular la frmula. =B15*5 Operadores de clculo de las frmulas Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos. Operador aritmtico + (signo ms) - (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo) Significado Suma Resta Negacin Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponente Ejemplo 3+3 31 1 3*3 3/3 20% 3^2 (el mismo que 3*3)
Los operadores de comparacin comparan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO. Operador de comparacin = (igual) > (mayor que) < (menor que) >= (mayor o igual que) <= (menor o igual que) <> (distinto) Operador de texto & (y comercial) Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Significado Conecta o concatena dos valores para producir un valor de texto continuo. Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1 Ejemplo Viento" & "norte" genera "Viento norte"
Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos.
Operador de referencia :(dos puntos)
Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas. Operador de unin que combina varias referencias en una sola.
Ejemplo B5:B15
, (coma)
SUMA(B5:B15,D5:D15)
Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas Operador : (dos puntos), (coma) % ^ *y/ +y & = < > <= >= <> Descripcin Operadores de referencia Negacin (como en 1) Porcentaje Exponente Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas (concatenacin) Comparacin de texto
Creacin de una frmula

Una frmula se captura en la misma forma en que se captura cualquier otro tipo de informacin en una celda. Por ejemplo, si tuviramos la siguiente tabla:
La columna de TOTAL es el resultado de la multiplicacin de PRECIO por CANTIDAD. Por lo tanto, es aqu donde se puede crear una frmula en lugar de hacer varias multiplicaciones. Para este ejemplo la frmula se escribe en la celda E2 porque es donde va a estar el resultado de la operacin , es decir el total y se tiene que hacer la multiplicacin de la celda C2 por la celda D2, porque son las celdas donde se encuentran los valores de
PRECIO Y CANTIDAD. La forma de escribir esa frmula es =C2*D2. Para crear la frmula de debe realizar de la siguiente forma: 1.Siempre para comenzar una frmula se debe hacer con el signo (=), y con esto le indicamos a Excel que lo que viene a continuacin es el contenido de la frmula. Despus, se debe escribir el contenido de la frmula, es decir, sus referencias y operaciones. Se puede escribir directamente en la celda, pero con la ayuda del ratn se le puede dar un click a la celda deseada. Despus de que la celda ya est escrita, se escribe el signo, que en este caso es *, y se repite el paso 2 para la siguiente celda.
2.-
3.-
4.-
La frmula ya est lista, solo falta aceptarla. Se puede aceptar con la tecla <Intro> o con el botn de la barra de frmula.
En la celda E2 aparece el resultado de la operacin que se indica en la frmula, pero sin embargo, sabemos que es una frmula porque en la barra de frmulas sigue apareciendo la frmula tal y como se escribi. Esa frmula que se escribi en la celda E2, tambin puede servir para las siguientes filas sin necesidad de volverla a escribir en cada fila. Tan slo tiene que copiarse hacia abajo con cualquiera de los mtodos vistos anteriormente, pero el ms rpido y sencillo es con el apuntador del ratn, y copiando rpidamente el contenido hacia abajo.
Al copiar una frmula automticamente van a cambiar las Filas si se copia hacia arriba o abajo, y sus columnas si se copia hacia la izquierda o derecha. Por lo que en cada fila o columna se tendra la frmula correspondiente y sera equivalente a escribir la frmula celda por celda, slo que ms rpido y ms sencillo. Referencias relativas y absolutas.
Una referencia son coordenadas que tienen una o varias celdas en la hoja de clculo, las cuales se forman de acuerdo al nombre de la celda, por ejemplo: la referencia D8 se refiere a la celda que est en la columna D y la fila 8. Hay dos tipos de referencia: absolutas y relativas. La diferencia de una y otra se observan al copiarlas o moverlas de posicin.
Referencia ABSOLUTA Es aquella que representa una direccin especfica y cuando la frmula se copia, se conserva la frmula ntegra. La referencia absoluta se determina colocando un signo de pesos ($) antes de la letra de la columna y antes del nmero de la fila. Ejemplo: $D$3. Excel proporciona automticamente las combinaciones de smbolos $ segn se desee. Se presiona la tecla de funcin F4 hasta obtener la combinacin deseada.
Referencia RELATIVA Esta localiza relativamente, de acuerdo a la posicin en que se encuentre la celda donde se escribi la frmula. Es decir, indica a la hoja de clculo la distancia de celdas hacia abajo, arriba, izquierda y derecha. De este modo al copiar una frmula hacia la derecha o izquierda, cambian las columnas, y al copiar una frmula hacia abajo, cambian las filas Copiar una frmula Antes de aprender cmo copiar frmulas debe saber lo que son las Referencias relativas y absolutas. Una referencia son coordenadas que tienen una o varias celdas en la hoja de clculo, las cuales se forman de acuerdo al nombre de la celda, por ejemplo: la referencia D8 se refiere a la celda que est en la columna D y la fila 8. Hay dos tipos de referencia: absolutas y relativas. La diferencia de una y otra se observan al copiarlas o moverlas de posicin. Direccionamiento de Celdas Al copiar una frmula hacia la derecha o izquierda, cambian las columnas, y al copiar una frmula hacia abajo, cambian las filas; a esto se le conoce como celdas con referencias relativas (Esta localiza relativamente, de acuerdo a la posicin en que se encuentre la celda donde se escribi la frmula. Es decir, indica a la hoja de clculo la distancia de celdas hacia abajo, arriba, izquierda y derecha). Pero esto, en ciertos casos puede ser una desventaja; porque se desea tener algn dato constante y la referencia de su celda no debe cambiar a esto se le denomina celdas con referencias absolutas (Es aquella que representa una direccin especfica y cuando la frmula se copia, se conserva la frmula ntegra).
La operacin es muy sencilla, una simple divisin. Pero qu sucede cuando esta frmula se copia hacia abajo?.
Como se copia hacia abajo, los valores de las filas cambiaron. En la barra de frmulas se puede ver que el contenido de la celda D10 es la frmula que divide a C10 entre C6, no es el resultado esperado, la operacin adecuada debera ser C10 entre C2. Sin embargo, podemos ver que la operacin realizada en la celda D6 est correcta, la frmula en esta celda es C6 entre C2. Todos los valores en este caso, deben de multiplicarse por C2 que es el valor del dlar, por lo tanto, la celda que no debe cambiar es la C2. La frmula que est en la celda D6 est correcta, lo nico que debemos hacer es indicarle que no cambie su columna o fila al momento de copiarse y la forma de hacerlo es anteponiendo el signo $ antes de la referencia de la celda para convertirla en celda absoluta. =C6/$C$2 Excel proporciona automticamente las combinaciones de smbolos $ segn se desee. Se presiona la tecla de funcin F4 hasta obtener la combinacin deseada. Si utilizamos la primera combinacin, tendramos lo siguiente:
Las referencias absolutas ($) y relativas, se pueden utilizar con cualquier tipo de frmulas. Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar operaciones con datos de carcter constante.
Funciones de Excel
Una funcin es: una frmula predefinida por Excel 2000 que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida. La sintaxis de cualquier funcin es:
Para las Funciones se siguen las siguientes reglas: 1) 2) 3) 4) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por ";". Ejemplos: =SUMA(A1:C8) El operador " : " nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+ C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
En el ejemplo podramos colocar en la celda A10 la frmula: =A3+A4+A5+A6+A7+A8, pero esto mismo resultara tedioso si en lugar de 5 celdas hubiese que sumar 100. En lugar de esa frmula, utilizamos la funcin =SUMA(A3:A8) que realizar exactamente la misma operacin; sumar el rango de celdas A3:A8.
Funciones =PROMEDIO(Nmero1;Nmero2;......) Ejemplos: =PROMEDIO(12,12,13) devolver 12.33333
Funcin que nos devolver la media aritmtica de los nmeros o el rango encerrado entre parntesis =PROMEDIO(A1:D13) devolver el promedio del rango A1:D13 =MAX(Nmeros) =MIN(Nmeros)
Estas funciones devuelven los valores mximo y mnimo respectivamente de una lista de nmeros. =MODA(Nmeros) Valor que ms se repite en un rango
=CONTAR(Rango) Cuenta las veces que aparece un elemento numrico en una lista. =CONTARA(Rango) Cuenta las veces que aparece un elemento de texto en una lista =CONTAR.SI(Rango,criterio)
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado. =SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma) Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Funcin
=BUSCARV
Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de un rango de celdas y devuelve el valor en la misma fila y n columnas a la derecha.
Es decir, buscar el valor de una celda en un rango de celdas y retornar el contenido de n columnas a su derecha. =BUSCARV(valor_buscado,Rango de comparacin,Indicador_Columna,ordenado) Valor_buscado: Indicador_columna: Ordenado: Es el valor que se busca en la primera columna del Rango. No. de columna del Rango de_comparacin desde la cual debe devolverse el valor coincidente Es un valor lgico que indica si desea que la funcin busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, Si ordenado es FALSO.
Rango de comparacin: Es el conjunto de informacin donde se buscan los datos.
Suponte que es un lista sper larga de artculos en almacn. Observa que en la parte superior hemos preparado tres casillas de colorines. Estas celdas servirn para nuestro propsito. En la celda C2 colocaremos la frmula: =BUSCARV(C1,A7:C15,2,FALSO) Para qu servir esta hoja? Lo que haremos ser escribir un cdigo de artculo en la celda C1 (amarilla) y Excel har que aparezca automticamente la descripcin y la cantidad disponible en las dos celdas inferiores. Este tipo de hojas va perfecto para hacer una consulta a un listado. La frmula mirar lo que hay en la celda C1, y lo buscar en el rango A7:C15. Una vez que lo encuentre, (lo encontrar en la 1 columna), mostrar lo que hay 2 columnas a su derecha, es decir, la descripcin del producto. Observa detenidamente los tres argumentos que nos pide la funcin =BUSCARV, primero la celda donde estar lo que intentamos buscar (el cdigo), luego el rango donde ha de buscarlo, y por ltimo el nmero de columna que queremos mostrar. Ahora, escribiremos la frmula para la celda C3. Bsicamente es igual a la anterior, pero ahora el nmero de columna ser el 3, es decir, mostrar la cantidad:
=BUSCARV(C1,A7:C15,3,FALSO) Ahora slo faltar comprobar las dos frmulas escribiendo cualquier cdigo de la lista de artculos en la celda C1.
Funcin
=BUSCARH
=BUSCARH(valor_buscado,Rango de comparacin,Indicador_Columna,ordenado) Busca un valor en la fila superior de un rango de datos y a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en el rango de datos. Use esta funcin cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Valor_buscado: Indicador_fila: Ordenado: Es el valor que se busca en la primera columna del Rango. No. de fila del Rango de comparacin desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Es un valor lgico que indica si desea que la funcin busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, Si ordenado es FALSO.
Rango de comparacin: Es el conjunto de informacin donde se buscan los datos.
La funcin =SI( )
Definicin y Sintaxis
La funcin =SI( ) es una de las ms potentes que tiene Excel. Esta funcin comprueba si se cumple una condicin. Si sta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condicin no se cumple, da como resultado FALSO. Obseva la sintaxis: =SI(Condicin,Verdadero,Falso) Esta es la forma ms simple de representar esta funcin, porque la misma se puede complicar que no veas. De momento vamos a proponer un ejemplo: Observa la hoja de la derecha. se trata de colocar una funcin =SI( ) en la celda E15 (celda rosa del descuento).
Ejemplo
Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga un descuento del 10% slo en el caso de cobrar al contado. La frmula se colocar en la celda E15 y ser la siguiente: =SI(A17="Contado",E14*10%,0) Esta frmula mirar si en la casilla A17 (celda amarilla) existe la palabra Contado. En tal caso, ejecutar una frmula (10% de descuento), en caso contrario, colocar simplemente un cero en la celda E15, es decir, no realizar ningn clculo. Observa el resultado:
La funcin =SI( )
En el siguiente ejemplo vamos a ver una variacin de la funcin =SI En el ejemplo anterior vimos que la funcin =SI deba cumplir una condicin, que era la de controlar si en una celda determinada haba un texto. Pero, qu pasara si se tuviesen que cumplir ms de una condicin? Supongamos que la funcin =SI debe tener en cuenta dos condiciones. Estas dos condiciones podran ser:

Que la funcin =SI hiciese algo slo si se tuvieran que cumplir las dos Que la funcin =SI hiciese algo si se cumpliese una de las dos
Controlaremos una u otra forma con dos operadores lgicos: el Y y el O La sintaxis de la orden sera la siguiente =SI(Y(Condicin1,Condicin2............ todas las condiciones =SI(O(Condicin1,Condicin2............ una Caso en el que se deban cumplir Caso que se deba cumplir slo
En el siguiente ejemplo hemos diseado una hoja de control de flujo de caja en un hipottico caso en el que debamos controlar entradas y salidas adems del saldo. En las columnas C y D introduciremos las cantidades segn sea un gasto (extraccin) o un ingreso (depsito). Sera muy fcil colocar en la celda E5 (saldo) la siguiente frmula: =E4+C5-D4, que calculara el saldo anterior, ms la cantidad de la celda del depsito, menos la cantidad de la celda de la extraccin. El problema viene cuando copiamos la frmula varias celdas hacia abajo. A partir de la celda www.SterosInformatica.com
del ltimo saldo, siempre nos mostrara el saldo anterior, hubisemos o no, introducido cantidades en las celdas de depsito o extraccin. Observa el resultado que se obtendra: Evidentemente, no queda muy esttico a la vista. En la ilustracin superior utilizamos la funcin =SI, la cual ha de controlar que se cumplan dos condiciones: que introduzcamos una cantidad en la celda del depsito o de la extraccin. Slo en uno de los dos casos se ejecutar la funcin. De esa forma, si todava no hemos introducido nada en las celdas de la izuqierda, la funcin no se ejecutar. Observa a continuacin las partes de la frmula: =SI(O La letra O controla que se cumpla una de las dos condiciones (C5>0: Primera condicin: que en C5 haya algo mayor de cero, es decir, un nmero positivo D5>0) Separada por dos puntos, la segunda condicin controla lo mismo: que en D5 haya algn nmero. ,E4+C5-D5 caso de cumplirse una de las dos condiciones, se ejecutar esta frmula. ,"") caso de no cumplirse ninguna condicin, no saldr nada. Las dos comillas quieren decir caracter nulo.
Ejemplo SI( )
En el siguiente ejemplo vamos a ver una variacin de la funcin =SI En el ejemplo anterior vimos que la funcin =SI deba cumplir una condicin, que era la de controlar si en una celda determinada haba un texto. Pero, qu pasara si se tuviesen que cumplir ms de una condicin? Supongamos que la funcin =SI debe tener en cuenta dos condiciones. Estas dos condiciones podran ser: Que la funcin =SI hiciese algo slo si se tuvieran que cumplir las dos Que la funcin =SI hiciese algo si se cumpliese una de las dos Controlaremos una u otra forma con dos operadores lgicos: el Y y el O La sintaxis de la orden sera la siguiente =SI(Y(Condicin1,Condicin2............ Caso en el que se deban cumplir todas las condiciones =SI(O(Condicin1,Condicin2............ Caso que se deba cumplir slo una Ejemplo:
FUNCION DIASEM
Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento num_de_serie. El da se devuelve como un numero entero segn tipo entre domingo y sbado. Sintaxis DIASEM(num_de_serie,tipo) Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para los clculos de fecha y hora.
Tipo es un nmero que determina que tipo de valor debe ser devuelto. Tipo 1 u omitido 2 3 A 30/03/02 30/03/02 30/03/02 B 7 6 5 Numero devuelto 1 domingo al 7 sbado 1 lunes al 7 domingo 0 lunes al 6 domingo
1 2 3
En el ejercicio se presenta la misma fecha donde en la columna B se aplica la funcin DIASEM, pero empleando un tipo diferente en cada celda, donde se verifica que el da es el mismo de acuerdo al numero que corresponde. Celda B1=DIASEM(A1,1) l numero 7 corresponde a sbado Celda B2=DIASEM(A2,2) l numero 6 corresponde a sbado Celda B3=DIASEM(A3,3) l numero 5 corresponde a sbado
Calculo de edades
En este ejercicio se podr determinar, partiendo de la fecha actual e incorporando la fecha de nacimiento, la edad de la persona y el da de la semana que se produjo el nacimiento. A 110 111 112 113 114 115 116 En la celda C 110 se incluye la funcin HOY(), y en la celda D112 para trasladar hasta la celda D115. Celda D112=AO($C$110)-AO(C112)-SI(MES($C$110)*100+DIA($C$110)< MES($C$112)*100+DIA($C$112),1,0)) La primera parte de la formula resta el ao de nacimiento al ao actual. Eso no determina la edad exacta, si no solamente la diferencia entre el ao de nacimiento y el ao actual a su finalizacin. Fecha de Nacimiento Fecha de Nacimiento Fecha de Nacimiento Fecha de Nacimiento 23/01/51 6/09/42 14/04/47 21/11/38 B C 14/06/02 Edad 51 59 55 63 Da nacim. martes domingo lunes lunes D E
Fecha Actual
En la segunda parte se incluye la condicin que: si la fecha actual es anterior a la fecha de nacimiento le resta un ao, para ello se incluye la expresin Mes*100+Dia. Son los casos de las fechas de las celdas C113 y C115 Para determinar el da de la semana que corresponde al da de nacimiento se incorpora la formula:
Celda E 112=SI(DIASEM(C112,1)=1,domingo ,SI(DIASEM(C112;1)=2,lunes, SI(DIASEM(C112,1)=3,martes, SI(DIASEM(C112,1)=4,mircoles, SI(DIASEM(C112,1)=5,jueves, SI(DIASEM(C112,1)=6,viernes,sbado)))))))

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Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos.

Operador de referencia :(dos puntos)

Creacin de una frmula

Funciones =PROMEDIO(Nmero1;Nmero2;......) Ejemplos: =PROMEDIO(12,12,13) devolver 12.33333

Rango de comparacin: Es el conjunto de informacin donde se buscan los datos.

Rango de comparacin: Es el conjunto de informacin donde se buscan los datos.

Celda E 112=SI(DIASEM(C112,1)=1,domingo ,SI(DIASEM(C112;1)=2,lunes, SI(DIASEM(C112,1)=3,martes, SI(DIASEM(C112,1)=4,mircoles, SI(DIASEM(C112,1)=5,jueves, SI(DIASEM(C112,1)=6,viernes,sbado)))))))

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