Unidad III. EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.

CLASIFICACIN DE LAS COMPRAS

Compras nacionales Son las que realizan dentro del territorio nacional las empresas privadas y del sector pblico. En nuestro pas, el estado realiza diversas operaciones con los recursos provenientes de las contribuciones que aportan los ciudadanos, lo que le obliga a establecer procedimientos y a reglamentarlos para hacerlos ms eficientes y as dar transparencia al gasto pblico. El artculo No. 134 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos indica: " Los recursos econmicos de que disponga el Gobierno Federal, Estatal o Municipal, as como sus respectivas administraciones pblicas, se llevar con eficiencia, eficacia y honradez, para satisfacer los objetivos a los que estn destinados. Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes, prestacin de servicios de cualquier naturaleza y la contratacin de obra que realicen, se adjudicarn o llevarn a cabo a travs de licitaciones pblicas y mediante convocatoria pblica para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que ser abierto pblicamente, a fin de asegurar al estado las mejores condiciones posibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y dems circunstancias pertinentes" Se crea la Ley de Adquisiciones y Obra Pblica publicada en el D.O. de la Federacin del 30 de diciembre de 1993, modificada por decreto publicado el 5 de agosto de 1994, as como su reglamento de Adquisiciones, arrendamientos y prestacin de servicios relacionados con bienes muebles y dems ordenamientos que desarrolla el procedimiento de licitacin pblica. Principios rectores de la licitacin: 1) La concurrencia: participacin abierta de un nmero no determinado de participantes. 2) La igualdad: equidad hacia todos los licitadores con apego estricto a todo el procedimiento de la licitacin. 3) La informacin: los licitadores deben conocer todo acerca de la licitacin a partir de la convocatoria. 4) La inconformidad: considera la intervencin de los licitadores cuando se contravienen las disposiciones establecidas en la ley para impugnar alguna de las propuestas y defender la propia.

Etapas del procedimiento de la licitacin: 1) Que exista presupuesto para tal fin. 2) Que se establezcan las bases de la licitacin. 3) Que se publiquen la licitacin y sus bases en el Diario Oficial de la Federacin o en el Peridico Oficial del Estado, segn corresponda, y en los peridicos de mayor circulacin del pas o de la entidad federativa. 4) Que los licitadores presenten sus ofertas en sobres cerrados. 5) Que se abran los sobre de las ofertas en presencia de los dems licitadores 6) Que se haga la adjudicacin al licitador que ofrece las mejores condiciones. 7) Formalizacin del contrato de compra-venta. Otros procedimientos citados en la Ley de adquisiciones y obra pblica son: a) La invitacin restringida: en la que participan por lo menos 3 proveedores que renen ciertas caractersticas que a juicio del estado y previa investigacin tengan los licitadores. Elaborado por: 1 Javier Rangel

b) La adjudicacin directa: Eleccin razonada del proveedor ms capaz e idneo para cumplir con la contratacin respectiva.

Compras internacionales: Cuando la proveedura nacional no cubre los requerimientos de la empresa, es necesario voltear a los mercados internacionales para satisfacer las necesidades de compras, lo cual implica contar con personal en el departamento de adquisiciones con una preparacin especializada, ya que deben planearse con mayor esmero, pues influyen factores diferentes relacionados con las condiciones especficas del pas de donde se pretenda importar los materiales, tales como: localizacin, distancias, aspectos polticos y legales, tipo de moneda, mtodos de pago, idioma, usos y costumbres de cada pas, etc.

La compra internacional generalmente implica la contratacin de otro tipo servicios tales como: Contrato de transporte Contrato de seguros Cartas de crdito bancarias Contratos de fianzas Etc. Otros aspectos que deben considerarse en la planeacin de las compras internacionales son: Condiciones de entrega pactadas entre comprador y vendedor Documentar mediante contratos las compras al exterior Apegarse a los lineamientos legales de los tratados y acuerdos internacionales que se hayan expedido para efectos de importaciones.

Los INCOTERMS (Trminos comerciales internacionales) por sus siglas en ingls, son los lineamientos que se han establecido con carcter internacional y formulados por la Cmara Internacional de Comercio para regular las operaciones comerciales entre los pases. A continuacin se enuncian estos trminos: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) ExWork (EXW) En fabrica Free Carrier (FCA) Libre transportista Free Along Side Ship (FAS) Libre al costado del buque Free on Board (FOB) Libre a Bordo Cost and Freight (C&F) Costo y Flete Cost Insurance and Freight (CIF) Costo Seguro y Flete Carriage Paid To (CPT) Transporte Pagado hasta el lugar convenido Carriage and Insurance Paid To (CIP) Transporte y Seguro Pagado hasta el Lugar de destino convenidos. Delivered at Frontier (DAF) Entregado en Frontera, Lugar Convenido Delivered Ex Ship (DES) Entregado Sobre Buque Puerto de Destino Convenido Delivered Ex Quay (DEQ) Entregado en Muelle con Derechos Pagados en el Puerto de Destino Convenido. Delivered Duty Unpaid (DDU) Entregado con Derechos no Pagados en el Lugar de Destino Convenido. Delivered Duty Paid (DDP) Entregado con Derechos Pagados en el Lugar de Destino Convenido

Elaborado por: Javier Rangel

DETERMINACIN DE LA CANTIDAD A COMPRAR

Cunto ha de comprarse de productos -materia prima, artculos semiterminados, refacciones, implementos, etc.- a fin de satisfacer los programas de produccin y de las reas operativas? Es la primera pregunta que se manifiesta cuando se requiere reducir al mnimo el costo de las inversiones en adquisiciones que se tienen que hacer. Lo que se debe considerar en la empresa para determinar la cantidad de unidades que se han de comprar, es importante sealar los siguiente: Las existencias en el almacn La fecha y la magnitud de uso probable Los costos de almacenamiento La obsolescencia El costo del manejo y el transporte Costo de la inversin Costo de la compra Condiciones del mercado (oferta y demanda) Tiempo de entrega

Lote econmico de compra. Planes para la determinacin de cantidad a comprar: Plan de compra para necesidades exactas. La produccin es en base a pedidos ya fincados, se compra solo lo que se va requerir para la produccin con un margen de seguridad. Plan en base al tiempo de produccin

Este plan reclama cantidades que cubren un periodo determinado. La cantidad se puede basar en la que habra de utilizarse en cierto numero de ciclos de produccin ligados a las condiciones cambiantes del mercado, localizacin diferente de las zonas de almacenamiento y otros factores. Los pedidos no son de carcter repetitivo, ya que el volumen puede variar. La determinacin de las existencias que cubran determinado tiempo no es fcil, se debe tomar en consideracin: - pedidos futuros estimados - mermas - deterioro - obsolescencia - descuentos por cantidad - costos de almacenamiento Tambin se le llama plan de pedidos abiertos Plan con base en precios del mercado Se procuran reservas para necesidades futuras apropiadas al ciclo productivo de materias primas sujetas a variaciones sbitas de precios por la ley de la oferta y la demanda. Plan en base cantidad indeterminada Se compra en base a una estimacin del historial de consumo y en la buena fe del comprador. Elaborado por: Javier Rangel 3

 Plan de compra mximo Basado principalmente en el control de inventarios y aplicado a artculos de uso repetitivo en la produccin y en la reas operativas. Principia con una cantidad mxima que se va utilizando hasta llegar a un punto llamado de pedido, que es superior a una cantidad mnima que tiene por objeto garantizar la seguridad de continuar ininterrumpidamente la produccin. Costos que aumentan al elevarse el nivel de stock - Intereses - Obsolescencia - Depreciaciones - Prdidas - Mermas - Gastos de almacenaje - Vigilancia - Control Costos que disminuyen al aumentarse el nivel de stock - Descuentos logrados por cantidad - Gastos de compra diluidos en pedidos mayores - Fletes de transporte El lote econmico de compra ms conveniente ser aquel que represente el justo equilibrio. Tomando en cuenta los costos de adquisicin, almacenamiento e intereses, la cantidad a comprar es igual a:

Q = ___2GS___ CI + 2BE

Donde : Q = Cantidad total a comprar para obtener el costo unitario mnimo de compra, en unidades. G = Costo total de preparar el pedido de compra medido en dinero (gastos de funcionamiento del departamento de compras, costo de formas impresas y otros materiales, viajes y tiempo de ejecutivos en relacin con el pedido, etc.). S = Consumo del material en unidades por ao. C = Precio total de compra de una unidad del material, incluido los costos de flete. I = Tipo de inters sobre el dinero, en porcentaje. B = Espacio neto de piso de almacenaje ocupado por una unidad de material, en m2. E = Costo anual por almacenamiento por m2 de rea de suelo. Punto de reorden equivale a : Elaborado por: Javier Rangel 4

P=LR Donde : P =Punto de reordenamiento L = Tiempo que tarda en llegar el pedido R = Demanda diaria Tambin tenemos la ecuacin del lote econmico de compra con el rendimiento mximo sobre el capital de trabajo empleado en el material comprado

2S P-T Q=

(F-1) Z Z

Donde: P: T: F: Z: Q: S: Rendimiento neto de efectivo deseado sobre la unidad o partida de material dispuesto en el costo que se prepara para la venta, cuando sta se realiza con el producto acabado a los clientes. Tiempo necesario para recibir un nuevo lote, en aos, expresado en decimales de ao. Relacin del punto de pedido efectivo al de pedido terico (sin reserva), expresado en unidades. Ganancia bruta anual deseada sobre el capital de trabajo en tanto por uno. Cantidad total a comprar. Consumo del material en unidades por ao.

Las muestras, diseos y modelos: primas se hace generalmente sobre la base de una muestra tendremos a nuestra disposicin varias alternativas de los a suministrar, y se puede establecer una comparacin de la y posteriormente una comparacin de los artculos recibidos

La compra de artculos o materias presentada por el proveedor. Siendo as, diferentes proveedores que estn dispuestos calidad y precio antes de realizar el pedido contra la muestra original.

Algunas veces las compras se fundamentan en diseos y modelos, los cuales deben reunir los siguientes requisitos: 1) Definir en forma sencilla la forma de la pieza. 2) Los materiales deben ser de fcil montaje. 3) Se debe prever una existencia mxima de las piezas de uso constante.

PROCEDIMIENTO DE ABASTO Y FORMATOS UTILIZADOS

La intencin de esta unidad es que el alumno conozca cada uno de los formatos que se utilizan en el proceso de compra, independientemente del tipo de empresa. Requisicin de materiales Elaborado por: Javier Rangel 5

La requisicin de compra es simplemente una peticin formal dirigida al departamento de compras para que ste adquiera ciertos materiales de una clase particular y en cantidad especificada. La requisicin de compra es una forma de uso por medio de la cual la administracin de abastecimientos hace llegar sus necesidades al departamento de compras de los distintos materiales que se necesitan para la alimentacin de las lneas de produccin, mantenimiento y mobiliario de la empresa. * Comprobaciones a efectuar antes del manejo de las requisiciones Traer las firmas de aprobacin necesarias Indicar las fechas de entrega solicitadas Estar indicada la cantidad y la unidad Venir acompaada la requisicin de plano y/o especificacin para la identificacin correcta del material o servicio. Traer la cuenta de aplicacin correcta. * Recomendaciones al solicitante del material o servicio en la elaboracin de la requisicin. Escriba correctamente y de preferencia a mquina para que pueda leerse fcilmente sin prestarse a confusin. nicamente artculos similares adquiribles de un solo proveedor debern ser incluidos en cada requisicin. El solicitante recibir para su control una copia de la requisicin sellada por compras como referencia de la fecha que recibi la requisicin. Elementos bsicos de la requisicin: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) Persona que solicita el material Departamento Sucursal Fecha elaboracin de la requisicin Nmero Cantidad requerida Descripcin clara, precisa y detallada del material solicitado Clave (si hay catlogo de proveedores) Unidad de medida (metros, cajas, kilos, litros, etc.) Nombre y firma de quien formula la requisicin y el visto bueno (Vo.Bo.) del departamento correspondiente. 11) Observaciones.

LA REQUISICIN

Elaborado por: Javier Rangel

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON

BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256 LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322 FECHA CLAVE CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA

REQUISICIN
NOMBRE Y DESCRIPCIN

No.
PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

SOLICITADO POR: NOMBRE

AUTORIZADO POR: NOMBRE

Vo.Bo. NOMBRE

RECIBIDO POR DEPTO. COMPRAS NOMBRE: FIRMA: OBSERVACIONES:

CONTROL DE INVENTARIOS MXIMO:____________________ MINIMO :____________________ EXISTENCIAS: _______________

FIRMA FIRMA FIRMA C.C.P. COMPRAS, ALMACEN, CONTABILIDAD Y SOLICITANTE Localizacin de fuentes proveedoras Se deben buscar alternativas de proveedura en las diferentes fuentes de informacin de posee la empresa: 1) Base de datos interna (proveedores actuales, tarjetas de proveedores que nos han visitaqdo y que por el momento no se les ha requerido) 2) En la gua o seccin amarilla. 3) Cmaras industriales y de comercio. 4) Visitar ferias y exposiciones afines a los productos que consume la empresa. 5) Revistas y directorios especializados. 6) Internet.

Solicitud de cotizacin Una vez elegido el proveedor se procede a solicitar la cotizacin, que debe contener los siguientes datos: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) No. de la solicitud Cantidad Unidad de medida Precio unitario y precio total Lugar de entrega donde se requieren los materiales Condiciones de pago Fecha, nombre y firma de la persona que solicit la cotizacin Nombre de la persona que proporcion la cotizacin (cuando es telefnica) Nombre, domicilio y telfono del proveedor a quien se solicit la cotizacin. Observaciones.

FORMATO DE SOLICITUD DE COTIZACION

Elaborado por: Javier Rangel

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256 LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322 FECHA No. SOLICITUD DE COTIZACIN NOMBRE DEL PROVEEDOR:_________________________________________________ R.F.C.___________________________ DOMICILIO:_________________________________________________________________________________________________ TELEFONO:_________________________________________ e-Mail__________________________________________________ CLAVE CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA NOMBRE Y DESCRIPCIN PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

DISPONIBILIDAD PARA ENTREGAR:______________________ _________________________________

CONDICIONES DE CONDICIONES DE DESTINO FINAL GARANTIAS: PAGO:_______________ ENTREGA:________ _______________ _______________ _____________________ __________________ _______________ _______________ OBSERVACIONES:______________ _______________________________ _______________________________

SOLICITADO POR: __________________________________________________________ NOMBRE: __________________________________________________________________ FIRMA: ____________________________________________________________________

La cotizacin Es el documento que envan los proveedores y en el que indica a los compradores el precio, las condiciones de entrega, su disponibilidad para hacerlas, las condiciones de pago y la garanta que ofrecen. A continuacin se indican los elementos que integran este documento: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Precio unitario y total. Condiciones de entrega Disponibilidad de los materiales (para entrega inmediata o el tiempo que tardar en surtirlos) Condiciones de pago (de contado, a crdito de 30, 60, 90 das, etc.). Calidad Garantas. Servicios postventa. Fecha, nombre y firma de la persona que enva la cotizacin.

FORMATO DE COTIZACION
Elaborado por: Javier Rangel 8

JR COMPONENTES ELECTRNICOS, S.A. DE C.V. HIDALGO No. 20 , COL. EL FRESNO, CELAYA, GTO. TEL: 745-47-98
CLIENTE:

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON

BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256 LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322 CONTACTO: HUMBERTO GUTIERREZ GERENTE DE COMPRAS CLAVE CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA COTIZACIN No. FECHA:

NOMBRE Y DESCRIPCIN

PRECIO UNITARIO

PRECIO TOTAL

CONDICIONES DE PAGO: ________________________________________________________________ CONDICIONES DE ENTREGA: ____________________________________________________________ VIGENCIA DE COTIZACIN_______________________________________________________________ GARANTIAS:____________________________________________________________________________ DESCUENTOS:__________________________________________________________________________ OBSERVACIONES:_______________________________________________________________________

ATENTAMENTE

GERENTE DE VENTAS ROBERTO PLANT

Cuadro o tabla comparativa de cotizaciones Elaborado por: Javier Rangel 9

Este documento es en realidad un resumen o compendio de las principales caractersticas que ofrecen los proveedores respecto a sus productos, y de esta forma, el departamento de compras estar en condiciones de elegir la mejor decisin de compra. Los principales elementos que debe contener la tabla comparativa de cotizaciones son: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) Descripcin detallada del artculo cotizado ( modelo, nmero de serie, marca, etc.). Cantidad Unidad de medida Precio unitario y precio total Garantas Condiciones de entrega Condiciones de pago Nmero de cotizacin, fecha y vigencia Nombre del proveedor (fabricante, distribuidor, nacional o extranjero) Fecha nombre y firma de la persona que elabor el cuadro comparativo. Nmero y fecha de la requisicin que se est atendiendo. Observaciones.

FORMATO DE CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES:

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256 LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

REQUISICIN No.
CLAVE CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA

FECHA:
NOMBRE Y DESCRIPCIN

PROVEEDOR No. 1
PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

PROVEEDOR No. 2
PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

PROVEEDOR No. 3
PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

SUBTOTAL IMPUESTO FLETE DE A IMPORTE VALOR TOTAL NETO GARANTIA LUGAR DE ENTREGA CONDICIONES DE ENTREGA CONDICIONES DE PAGO No. DE COTIZACIN: FECHA DE COTIZACIN VIGENCIA COTIZACION DESCUENTOS OFRECIDOS ELABOR:________________________________________________ REVIS:__________________________________________________ APROB:_________________________________________________ FECHA: __________________________________________________

OBSERVACIONES:_____________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________

La negociacin Elaborado por: Javier Rangel 10

Es la parte ms importante de todo el proceso de compras, ya que el comprador debe tomar la mejor decisin, pensando siempre en el beneficio mutuo. Las buenas negociaciones son siempre producto de las buenas relaciones humanas y comerciales de cualquier empresa. Se debe considerar a los proveedores como socios , de tal forma que obtenga la mejor negociacin comercial posible y con una relacin de largo plazo. La orden de compra Es el documento que maneja el departamento de compras y puede variar en forma y extensin de acuerdo con las necesidades de cada empresa; sin embargo en la prctica comercial es un documento formal que entrega el responsable de compras al proveedor elegido, que al aceptarlo y firmarlo de conformidad tcitamente se convierte en un contrato de compra-venta, generando consecuentemente derechos y responsabilidades para ambas partes. Los elementos que constituyen este documento son los siguientes: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) Nmero de la orden de compra. Fecha de formulacin. Nombre o razn social del comprador y proveedor. Cantidad Unidad de medida. Descripcin de los artculos. Precio unitario y total Condiciones de entrega de los productos. Condiciones de pago. Firmas correspondientes. Observaciones. Clusulas a las que se sujetar tanto comprador como proveedor.

En algunos formatos y en busca de mayor seguridad tambin se incluyen documentos que sirven de base a la orden de compra ( muestra, diseo, catlogo, lista de precios, boletines, etc.)

FORMATO DE LA ORDEN DE COMPRA

Elaborado por: Javier Rangel 11

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256 LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322 PROVEEDOR: DOMICILIO:

ORDEN DE COMPRA
REQUISICIN No.______________ FECHA: CONDICIONES DE PAGO: CONDICIONES DE ENTREGA: FACTURAR: ORDEN DE COMPRA No._________ FECHA:

CLAVE

CANTIDAD

UNIDAD DE MEDIDA

NOMBRE Y DESCRIPCIN

PRECIO UNITARIO

PRECIO TOTAL

ELABORO: NOMBRE FIRMA

ACEPTACIN PROVEEDOR NOMBRE FIRMA FECHA LAS INSTRUCCIONES Y CONDICIONES DE LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA ESTAN AL REVERSO.

AUTORIZO: NOMBRE FIRMA

Vo.Bo. NOMBRE FIRMA

Pedido. Este documento manejado frecuentemente por las empresas se considera un tanto informal en virtud de que no hay sanciones de trascendencia sobre todo para el proveedor cuando existe incumplimiento en el compromiso, se emplea para compras de poco valor y se elabora y finca por va telefnica o fax, ya tambin se hace por internet o e-mail . Sin embargo el comprador debe llevar un registro minucioso de los pedidos, ya que al final tambin se reflejan en las inversiones de la empresa. El pedido puede convertirse en un contrato cuando sus especificaciones se amplifican. para evitar posibles equivocaciones se acostumbra que el comprador defina con toda claridad, precisin y con buena redaccin las especificaciones de los productos, auxiliado por el rea jurdica de la empresa, para evitar malas interpretaciones.

Seguimiento de las rdenes de compra El departamento de compras debe verificar que el proveedor cumpla con todas las condiciones sealadas en la orden de compra, en cuanto a calidad, cantidad y garantas de los productos referidos en la orden de compra. Es costumbre hacerlo a travs de formatos especiales (hojas de control) y que son requisitados generalmente por va telefnica. La hoja de control para el seguimiento de la orden de compra contiene: 1) Nmero de la orden de compra Elaborado por: Javier Rangel 12

2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

9)

Nombre del proveedor Fecha en que se emiti la orden de compra Nmero de la requisicin a que se refiere. Fecha en la que se prometi la entrega. Descripcin del artculo. Persona con quien se hablo. Espacios para observaciones. Nombre y firma de la persona que realiz el seguimiento.

FORMATO DE SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA:

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256 LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322

SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA

REQUISICIN No.______________ FECHA: ORDEN DE COMPRA No._________ FECHA:

PROVEEDOR:________________________________ DOMICILIO:_________________________________ TELEFONO, FAX, e-mail:_______________________ PROMESA DE ENTREGA______________________ CLAVE CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA

NOMBRE Y DESCRIPCIN

ENTREGAS PARCIALES

FECHA

SALDO

QUIEN DA EL SEGUIMIENTO: NOMBRE: FIRMA:

OBSERVACIONES:

Estas hojas de control sirven para determinar: Si ya fueron enviados los productos Si va a ser entregado en la fecha pactada Si ser entregado en fecha posterior Si existen problemas para su entrega.

Recepcin y comprobacin de los materiales

Elaborado por: Javier Rangel

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La recepcin de los materiales corresponde al departamento de almacn o trfico. Estos departamentos verifican que lo entregado por los proveedores sea lo sealado en la orden de compra. Existen hojas de control para la recepcin de materiales que normalmente contienen los siguientes datos: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Nmero de la orden de compra o pedido. Cantidad entregada Descripcin del artculo entregado. Procedente de..... (nombre del proveedor) Unidad de medida. Observaciones (indicando si hubo faltantes, mermas, o alguna otra variacin en las entregas) Nombre y firma del empleado que recibe la mercanca Fecha de recepcin, nombre y firma de la persona que entrega el material.

FORMATO DE HOJA DE CONTROL PARA RECEPCION DE MATERIALES: HOJA DE CONTROL PARA RECEPCIN DE MATERIALES
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON
BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256 LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322 NOMBRE DEL PROVEEDOR No. DE ORDEN DE COMPRA CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA DESCRIPCIN OBSERVACIONES (MERMAS, FALTANTES, DETERIOROS, ETC.)

FECHA DE RECEPCIN: NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ENTREG

DEPARTAMENTO DE ALMACEN NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO QUE RECIBE

Elaborado por: Javier Rangel

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FORMATO DEL COMPROBANTE DE ENTRADA AL ALMACEN

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON
BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256 LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322 COMPROBANTE DE ENTRADA AL ALMACEN No. ORDEN DE COMPRA No. PROVEEDOR: FECHA DE ENTRADA DIA MES AO

No. DE CONOCIMIENTO DE EMBARQUE: CLAV CANTIDAD UNIDAD E DE MEDIDA

IMPORTE DE FLETE PAGADO: NOMBRE Y DESCRIPCIN

No. PLACAS DEL CAMION

PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

HACEMOS CONSTAR QUE FUERON RECIBIDOS LOS MATERIALES QUE SE CONSIGNAN EN LA NOTA No.

INSPECCIN DE CALIDAD:

OBSERVACIONES:

NOMBRE , FIRMA Y SELLO DEL ALMACENISTA LA RECEPCIN

NOMBRE Y FIRMA

Acuse de recibo Este documento se maneja en el almacn para dar aviso de las mercancas que est recibiendo por parte de proveedor, mismo que deber coincidir con la descripcin que se seala en la orden de compra que origin la entrega a almacn, todo esto con el fin de sealar si hubo alguna falla en cuanto a los materiales que se solicitaron, por ejemplo: mermas considerables, defectos, retraso en la entrega u otros. Tambin se considera el acuse de recibo cuando se reciben documentos para su revisin y para efectuar el pago correspondiente. Revisin de documentos y pago de facturas El departamento de compras debe participar tambin en el cierre y vigilancia de las compras. El departamento de contabilidad por medio del rea de cuentas por pagar, recibe las facturas para su revisin y pago correspondiente. Generalmente el proveedor presenta sus facturas al cobro antes de su vencimiento. El rea de cuentas por pagar extiende contra-recibo al proveedor en el que se indica la fecha exacta en la que debe presentarse el proveedor para que se le pague, en concordancia a las condiciones de pago pactadas en la orden de compra.

Elaborado por: Javier Rangel

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Sistema automatizado de compras Es una serie de pasos que forman una actividad o procedimiento para el logro de una meta, mediante el manejo de datos, en una referencia de tiempo, para proporcionar informacin relativa a compras. Un buen sistema de informacin permitir tomar decisiones correctas en el rea de compras. El sistema de informacin digitalizada de compras sigue los mismos pasos que los mtodos manuales, solo que reduce el esfuerzo en la realizacin de los registros de los datos, lo que permite tener informacin disponible de manera instantnea. Este sistema permite contar con los informes de compras, de proveedores, grficas, etc. de manera ms precisa y rpida. Registro de proveedores La organizacin de las compras se basa en informes completos de todas las fuentes de abastecimiento, por lo que conviene tomar en consideracin los siguientes puntos: 1) Desarrollar un directorio pormenorizado de proveedores en forma alfabtica, cronolgica, geogrfica, por asuntos , numrico o combinado; que incluya los siguientes datos: Nombre y direccin. Giro a que se dedica Si es fabricante, distribuidor o de servicios. Condiciones de pago que ofrece Descuentos 2) Armar un expediente para cada proveedor y archivarlo con la siguiente informacin: Catlogos Listas de precios Cotizaciones Copia de las ordenes de compra Copia de las requisiciones Copias de facturas Seguimiento de ordenes de compra Toda la correspondencia relacionada con el proveedor.

3) Llevar una relacin de las operaciones consumadas con los proveedores, la que deber contener: Registros de control El departamento de compras normalmente lleva los siguientes registros: 1) Registro de compras: En expedientes o tarjetas se anotan todos los pedidos hechos a los diferentes proveedores, cantidades compradas, descuentos obtenidos, condiciones de pago, formas de entrega, incumplimientos y fallas detectadas, calificando a los proveedores segn sea el caso como: a) Excelente b) Bueno c) Regular d) Malo Fecha de la orden de compra Condiciones del embarque Clase y cantidad de producto requerido Precios concentrados Fecha de entrega Condiciones de pago, etc.

Elaborado por: Javier Rangel

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2) Registro de proveedores: Registrar el nombre de la empresa, domicilios, telfonos, giro, fabricante, distribuidor o de servicios, nombre de los representantes y funciones; calificndolo de acuerdo a la experiencia vivida en cuanto a precio, calidad, condiciones de entrega y pago, etc. como: a) Excelente b) Bueno c) Regular d) Malo 3) Registro de contratos: Deben conservarse en expedientes (por proveedores) las copias de los contratos, convenios y circulares que se han manejado con los proveedores, as como copia de las rdenes de compra. 4) Registro de precios o cotizaciones: Se lleva un archivo de todas las listas de precios, cotizaciones, catlogos, perfectamente actualizados y en orden, se recomienda que sea por proveedor.

SELECCIN, DESARROLLO Y EVALUACIN DE PROVEEDORES

Cuando el departamento de compras recibe las requisiciones, debern registrarse, clasificarse y turnarse a los compradores a fin de que puedan localizar a los proveedores, para lo cual se deben consultar los registros internos, as como catlogos, revistas especializadas, folletos, con el propsito de obtener la informacin necesaria. No se debe olvidar que un buen proveedor es aquel que en todo momento es honesto, ntegro, equitativo y justo con sus clientes y empleados; que dispone de las instalaciones y los conocimientos tcnicos para el abastecimiento de los materiales, que se encuentra financieramente bien, que ofrece precios razonables y establece polticas progresistas, innovacin permanente, que acta bajo e l principio de beneficio mutuo y aplica adecuadamente las relaciones humanas y comerciales. Ver archivo anexo en power point.

Elaborado por: Javier Rangel

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