Direccin estratgica de sistemas y tecnologas de la informacin

Jos Ramn Rodrguez Ignacio Lamarca

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Direccin estratgica de sistemas y tecnologas de la informacin

Jos Ramn Rodrguez Profesor de Direccin de las TIC de los Estudios de Informtica, Multimedia y Telecomunicaciones y coordinador de esta rea de conocimiento en la UOC Business School. Es tambin consultor independiente. Licenciado en Filosofa y Letras, PDG de IESE, Cuerpo Tcnico de la Seguridad Social y diplomado por la Harvard Business School. Tiene ms de diez aos de experiencia en la gestin de servicios pblicos y ms de veinte como consultor y directivo de compaas de consultora y de servicios de sistemas de informacin. Ha sido gerente adjunto y CIO del Ayuntamiento de Barcelona, consejero delegado del Instituto Municipal de Informtica, y socio de Ernst & Young (actualmente CapGemini) y PricewaterhouseCoopers (actualmente IBM Business Consulting).

Ignacio Lamarca Directivo de la empresa Focus on Emotions, consultor independiente e inversor en negocios de base tecnolgica, y colaborador de la UOC y otras universidades catalanas. Tiene cerca de veinte aos de experiencia profesional como directivo y consultor. Licenciado en Medicina, mster of science en Poltica y gestin sanitaria por la Universidad de Illinois. Fue consultor en PricewaterhouseCoopers (actualmente IBM Business Consulting).

La revisin de este material docente ha sido coordinada por el profesor: Jos Ramn Rodrguez (2012)

Segunda edicin: septiembre 2012 Jos Ramn Rodrguez, Ignacio Lamarca Todos los derechos reservados de esta edicin, FUOC, 2012 Av. Tibidabo, 39-43, 08035 Barcelona Diseo: Manel Andreu Realizacin editorial: Eureca Media, SL Depsito legal: B-25.305-2012

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"IT management is about management" Robert Austin; Richard Nolan; Shannon O'Donnell

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Introduccin

El papel de la direccin de sistemas de informacin ha ido cambiando a lo largo de los ltimos aos desde una visin tcnica y de gestin de la infraestructura de operaciones (el jefe del departamento de proceso de datos) hasta una visin cada vez ms estratgica y de aportacin de valor al negocio. El trabajo del director de sistemas consiste en la actualidad en proporcionar al resto de los directivos la informacin que necesitan para gestionar el negocio y, en segundo lugar, administrar los sistemas informticos de la empresa. Sistemas y tecnologas son dos caras de la misma moneda. Por este motivo, hablaremos en toda la asignatura de sistemas y tecnologas de la informacin, abreviado (SI/TI). Al referirnos a una direccin estratgica queremos hacer nfasis en el papel ms proactivo y transformador que tienen las tecnologas de la informacin con relacin al negocio y en la necesidad de alinear los SI/TI con la estrategia de la empresa en conjunto. Por la influencia y por el volumen de inversin y gasto que ya representan en las empresas, los SI/TI forman parte cada vez ms de la agenda de la direccin general y del comit de direccin de las empresas. Y el xito o fracaso de una buena estrategia de SI/TI tiene que ver ms con cuestiones de liderazgo, organizacin, reingeniera de procesos y gestin de las personas, fuera y dentro de la organizacin de SI/TI, que con aspectos propiamente tecnolgicos. El concepto de alineamiento estratgico, y los temas principales de la direccin estratgica de SI/TI, y consiguientemente de la asignatura, se presentan en el mdulo "Decisiones estratgicas en sistemas y tecnologas de la informacin". Actualmente, los SI/TI no solo sirven para soportar las operaciones del da a da, sino que tambin permiten a la empresa relacionarse de manera diferente con proveedores, clientes y socios y explotar nuevas oportunidades de negocio. La utilizacin de la informacin y de la tecnologa atraviesa y puede transformar toda la cadena de valor de una empresa o de sectores industriales enteros. Es fuente de ventaja competitiva pero tambin de riesgo estratgico. Los conceptos de cadena de valor, ventaja competitiva y funcin doble de los SI/TI con relacin a la estrategia de la empresa fueron introducidos por Michael Porter, los presentamos en el mdulo "Tecnologas de la informacin y estrategia de empresa" y se desarrollan a lo largo de toda la asignatura. Las tecnologas de la informacin permiten soportar y transformar (reingeniera) los procesos de negocio de la empresa y las relaciones que tienen, dentro y fuera de la empresa. En los ltimos aos se han desarrollado modelos de informacin integrados (ERP) y aplicaciones que soportan de manera completa los procesos de negocio (la cadena de suministros, la gestin de clientes, etc.) e Internet ha transformado los modos de relacionarse de la empresa con su

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entorno. En el mdulo "Tecnologas de la informacin y procesos de negocio" presentamos los conceptos relacionados con la reingeniera de procesos y los componentes y la utilizacin de este tipo de aplicaciones. El papel de las tecnologas ha sido el de aumentar y acelerar el procesamiento y el trnsito de informacin, ponerlo en valor y transformarlo en conocimiento. Pero son la informacin y el conocimiento los que lo explican. La generacin, el tratamiento, la explotacin, la difusin y la utilizacin de la informacin y el conocimiento han aflorado en los ltimos aos como disciplinas cada vez ms importantes para la empresa y para el personal de SI/TI. En el mdulo "Gestin de la informacin y el conocimiento en la empresa" presentamos los conceptos bsicos de estas disciplinas y la relacin con la direccin de SI/TI. El objetivo de este material no es describir funcional y tcnicamente los componentes y el funcionamiento de los sistemas de informacin de la empresa (las aplicaciones y los productos), a pesar de que se pueda recordar brevemente en algunos casos, porque ya se ha hecho en otras asignaturas. En esta asignatura se pretende proponer una reflexin sobre las estrategias, las polticas y los procesos de gestin de las empresas y los aspectos prcticos referentes a la implantacin de este tipo de herramientas; no tanto desde el punto de vista tcnico como desde la interseccin entre los requisitos de negocio y las soluciones tcnicas. La aplicacin ms relevante y conocida de la direccin estratgica de SI/TI es el plan estratgico de SI/TI. En el plan estratgico se produce el alineamiento con las prioridades de negocio de la empresa, se definen los modelos de informacin y tecnologa que estarn vigentes en la organizacin por muchos aos y se establecen las prioridades de inversin en tecnologa. En el mdulo "Planificacin estratgica de sistemas y tecnologas de la informacin" se establecen los conceptos y contenidos del plan y un marco metodolgico para abordarlo. Aun as, el xito o fracaso del plan y, en conjunto, de la direccin estratgica de SI/TI tiene que ver, en sentido amplio, con aspectos de la organizacin, la relacin del departamento de SI/TI con el conjunto de la empresa y la manera de distribuir y proveer los servicios (junto con aspectos culturales y de gestin de las personas, que no tratamos en esta asignatura). En el mdulo "Transformacin de la funcin informtica en la empresa" introducimos los temas de la organizacin y distribucin de los procesos de SI/TI dentro de la empresa y las formas de provisin de servicios, incluidas las externalizaciones o outsourcing. Tambin analizamos los modelos avanzados de gobierno y gestin de la funcin informtica, cada vez ms extendidos, y el uso que se hace de ellos para el alineamiento entre informtica y negocio, en orden a proporcionar al negocio la informacin y los servicios que necesita y para mejorar la productividad, la calidad y los costes de la informtica en la empresa.

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Enfoqueyconsideracionesparalosestudiantes La disciplina de la direccin estratgica de sistemas y tecnologas de la informacin en la empresa y, en particular, el concepto de alineamiento estratgico en el que se basa toda la asignatura son temas muy nuevos en Espaa y, sobre todo, en los programas acadmicos de las ingenieras y licenciaturas de informtica. Tampoco han sido suficientemente estudiados en las escuelas de negocios e, incluso, en el mbito de direccin de empresas es un rea de conocimiento que ha recibido menos atencin que el resto. La literatura disponible es principalmente anglosajona y se basa en general en el estudio de casos de empresa. A pesar de que se pueden establecer modelos conceptuales y, en algunos casos, teoras elaboradas y consolidadas en el tiempo, no es posible establecer una aproximacin como la de las disciplinas fundamentales (las matemticas o la fsica) ni tampoco la aproximacin tcnica o tecnolgica de otras disciplinas (el anlisis o la construccin de aplicaciones, por ejemplo). Se relaciona ms con la aproximacin emprica propia de algunas ciencias sociales y, en particular, con la gestin de empresas. Y, muchas veces, tiene ms de arte que de ciencia. Tambin en el mbito acadmico, la direccin de sistemas de informacin es una disciplina relativamente reciente, a medio camino entre el mundo de la gestin y el del estudio del uso social y empresarial de los sistemas (y las tecnologas) de la informacin. Este es el enfoque que hemos adoptado aqu, fundamentado en la codificacin que han hecho de esta materia los autores y los manuales ms conocidos y utilizados en el mundo anglosajn, en las webs y blogs que se publican sobre estos temas, en la tarea de las empresas de prospectiva y, a veces, en el material entre tcnico y comercial que producen los fabricantes y las compaas de servicios. En segundo lugar, intentamos mostrar ejemplos y consideraciones prcticas, que provienen de nuestra experiencia y la de otros colegas en este campo, como directivos de SI/TI en empresas y tambin consultores de esta disciplina que trabajan en empresas multinacionales. A lo largo de los aos de rodaje de esta asignatura en la UOC, ha sido muy importante la aportacin efectiva de los consultores, autores y colaboradores docentes, que han puesto siempre un punto de realismo y sentido prctico y otro de actualizacin permanente en los materiales que hemos utilizado en esta revisin. Queremos agradecer especialmente el trabajo de Daniel Puig y Jorge Garca Mnguez, entre los colaboradores docentes externos, y el de los profesores Maria Jess Marco y Josep Maria Marco, que han contribuido a la evolucin de la asignatura en este periodo.

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Objetivos

El objetivo general de la direccin estratgica de sistemas y tecnologas de la informacin es alinear la estrategia de la empresa y la estrategia de los SI/TI. Al acabar el estudio de la asignatura, los estudiantes debern ser capaces de comprender los conceptos bsicos de la estrategia de empresa y el papel que tienen los SI/TI en el logro de los objetivos del negocio y, en particular:

1. Entender el concepto de alineamiento estratgico de los SI/TI y los temas principales de la direccin estratgica de SI/TI, en particular, la evolucin del papel de la direccin de informtica y el de la direccin general y el comit de direccin en la definicin de las estrategias de sistemas y tecnologas. 2. Entender los conceptos principales de estrategia de empresa, tal como han sido expuestos por Michael Porter y otros autores: la cadena de valor, las estrategias competitivas y el atractivo de un mercado; el rol doble de la tecnologa (a la vez fuente de ventaja y de riesgo competitivo) y particularmente de Internet. 3. Comprender el funcionamiento operativo de la cadena de valor mediante la gestin de los procesos de negocio y la utilizacin de la tecnologa para soportar y transformar los procesos, el concepto de reingeniera y las nuevas aplicaciones de gestin por procesos. 4. Comprender las estrategias, las polticas, los procesos y las herramientas principales de la gestin de la informacin y el conocimiento en la empresa, as como el valor de la informacin como activo estratgico principal de las empresas en el entorno competitivo actual. 5. Entender el proceso y los contenidos de la planificacin estratgica de SI/ TI y disponer de una aproximacin metodolgica para emprenderla en la empresa. 6. Comprender la evolucin y transformacin de la funcin informtica en la empresa, los factores que la han producido y las formas que adopta, tanto en cuanto al negocio como en cuanto a la relacin con proveedores y socios.

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Contenidos

Mdulo didctico1 Decisiones estratgicas en sistemas y tecnologas de la informacin Jos Ramn Rodrguez e Ignacio Lamarca 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Los sistemas de informacin en la empresa Evolucin del modelo de SI/TI Estrategia de SI/TI. Alineamiento estratgico Decisiones estratgicas de SI/TI Decisiones en materia de sistemas de informacin que han de ser compartidas El nuevo papel del director de sistemas de informacin La direccin estratgica de sistemas de informacin desde el punto de vista terico Mdulo didctico2 Tecnologas de la informacin y estrategia de empresa Jos Ramn Rodrguez e Ignacio Lamarca 1. 2. 3. 4. Tecnologas de la informacin y entorno econmico: la era de la informacin Estrategia de empresa. Anlisis de empresas y sectores industriales Impacto de los SI/TI sobre la estrategia y las operaciones Importan los sistemas y tecnologas de la informacin?

Mdulo didctico3 Tecnologas de la informacin y procesos de negocio Jos Ramn Rodrguez e Ignacio Lamarca 1. 2. 3. 4. La gestin de la empresa por procesos Reingeniera de procesos Los sistemas de informacin de las empresas Los sistemas de empresa basados en la colaboracin en Internet

Mdulo didctico4 Gestin de la informacin y el conocimiento Jos Ramn Rodrguez e Ignacio Lamarca 1. 2. 3. La gestin de la informacin y el conocimiento Sistemas de informacin para la toma de decisiones Sistemas para la gestin del conocimiento y la colaboracin en la empresa Mdulo didctico5 Planificacin estratgica de sistemas de informacin Jos Ramn Rodrguez e Ignacio Lamarca 1. Planificacin estratgica de SI/TI. Concepto y contenidos

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2. 3. 4. 5. 6.

El proceso de planificacin estratgica de SI/TI Fase 1. Comprensin de la estrategia de negocio Fase 2. Anlisis de los SI/TI actuales Fase 3. Formulacin de la estrategia Fase 4. Plan de implantacin

Mdulo didctico6 Transformacin de la funcin de gestin de los sistemas y tecnologas de la informacin Jos Ramn Rodrguez e Ignacio Lamarca 1. 2. 3. 4. 5. 6. Gestin estratgica de los sistemas y tecnologas de la informacin La cadena de valor de SI/TI Distribucin de los SI/TI en la empresa Alternativas de provisin de servicios. La externalizacin El rol de la direccin de SI/TI en la empresa Modelos avanzados de gobierno y gestin de la IT

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Bibliografa
En cada mdulo se proporciona al estudiante, tanto a lo largo del texto como en el apartado especficamente dedicado a este cometido, bibliografa especfica y lecturas recomendadas. A continuacin, presentamos algunos manuales y textos generalistas que pueden ser tiles como material de consulta y ampliacin de lo que se expone en este material o como lecturas recomendadas. Los manuales de direccin de sistemas de informacin estn desapareciendo porque profesores y estudiantes cada vez utilizan ms otras frmulas de trabajo y aprendizaje. No obstante, un buen manual suele ser una fuente ordenada de consulta duradera en el tiempo. Los manuales que recomendamos son los siguientes: Linda Applegate; Robert Austin; Debora Soule (2008). Corporate Information Strategy and Management: Text and Cases (8. edicin revisada). McGraw Hill-Irwin. Esta edicin es ms corta que las anteriores. Este manual es el que se utiliza en la Harvard Business School, est basado en las notas tcnicas y los casos de los autores y de los fundadores del departamento (entre los que se encuentran James McKenny y Warren MacFarlan) y otros profesores de la escuela. A pesar de estar orientado a la formacin de una escuela de negocios, cubre todos los temas, incluidos los referentes a infraestructura tcnica. James O'Brien; George Marakas (2010). Management Information Systems (10. edicin). Pearson. Es un autntico best-seller, un manual de referencia. Sus autores, James O'Brien (Northern Arizona) y George Marakas (Kansas), han conseguido confeccionar un texto muy estructurado, sencillo y entretenido, con muchas notas, casos y ejercicios. Kenneth Laudon; Jane Laudon (2011). Management Information Systems: Managing the Digital Firm. Prentice Hall. l es profesor en la Universidad de Nueva York y ella, consultora. Es el manual ms moderno tanto en la actualizacin de contenidos como en la aproximacin metodolgica. Se basa en el estudio de casos, pero ofrece un conjunto muy extenso de herramientas y materiales interactivos en una web. Podramos decir que el material terico son "lecciones aprendidas" del anlisis de los casos. Tiene mucho xito y aparece una edicin cada ao. John Ward; Joe Peppard (2002). Strategic Planning for Information Systems (3. edicin). Wiley. Los autores son profesores en Cranfield, Reino Unido. Este es el nico manual europeo de la compilacin y es el ms tradicional y acadmico tanto en cuanto

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al contenido como al mtodo y la presentacin. Contiene casos y ejemplos cortos y una extensa revisin bibliogrfica. Stephen Alter (2002). Information Systems: The Foundations of E-Business. Prentice Hall. La edicin referenciada es la ltima que se hizo y es muy difcil de encontrar. El manual, una pequea rareza, est a mitad camino entre el libro de texto europeo y el libro de casos americano. Alter, profesor de la Universidad de San Francisco, construy un modelo propio que relacionaba procesos y tecnologa y lo ha hecho evolucionar con xito en varios libros y artculos. Probablemente, este manual, junto con el de Ward y Peppard, es el ms crtico con la mitologa sobre sistemas de informacin. Donald A. Marchand; Thomas H. Davenport; Tim Dickson (2000). Mastering Information Management. Financial Times - Prentice Hall. Una coleccin muy interesante de artculos publicados en el Financial Times que tratan todos los aspectos de la disciplina. Robert D. Austin; Richard L. Nolan; Shannon O'Donnell (2009). The Adventures of an IT Leader. Harvard Business Press. Este libro es un cambio en el formato, el contenido, la extensin y las maneras respecto a los manuales tradicionales. Est hecho como una novela en la que un nuevo CIO (el primer ejecutivo de los sistemas y las tecnologas de la informacin), que, adems, no viene del mundo de la tecnologa, va repasando los temas principales de la materia mientras se los va encontrando. Es ameno y apasionante. Michael Porter (1985). Competitive Advantage. The Free Press. No hay nada mejor que leer a Porter directamente. Rafael Andreu; Joan Ricart; Josep Valor (1966). Estrategia y Sistemas de Informacin (2. edicin). McGraw Hill. De la produccin en castellano, este manual hecho por unos profesores del IESE es la aproximacin ms parecida a la que seguimos en este material. Pginas web recomendadas www.acm.org www.aisnet.org www.cio.com http://informatica.blogs.uoc.edu/author/jose-ramon