Instructivo para Cierre Anual y Traspaso de Saldos de Contabilidad y Cartera

Previo al cierre Anual, tenga en cuenta las siguientes consideraciones: Haber registrado todas las transacciones (ingresos, egresos, transferencias, etc.) del periodo a cerrar (ao 2012). Haber contabilizado todos los interfaces de los !dulos del "iste a #l$ po: %nventarios, &artera $ pro$ectos, Activos 'i(os, )oles de Pago, 'acturaci!n, &uentas por &obrar, *i+ticos, ,arant-as, etc. Haber creado la e presa para el e(ercicio econ! ico del 201.. Consulte con el administrador del sistema en su institucin.

Para realizar el proceso de &ierre Anual, al .1 de /icie bre del 2012, usted debe seguir los siguientes pasos en el orden establecido, para asegurar 0ue todos los datos se encuentren total ente cuadrados: 1. *erifi0ue 0ue las &uenta de )esultados del 1(ercicio en &urso $ 1(ercicio Anterior sean las correctas en Contabilidad =>Inicializaciones =>Parmetros:

2. 2ransferir todos los eses, de enero a dicie bre del 2012, en el &ontabilidad. 34 Procesos 5 2ransferir 6es:

!dulo de

.. Asegurarse 0ue est7 realizado la contabilizaci!n de todas las interfaces de los !dulos del "iste a #l$ po:

PRINCIPAL: J. Villalengua OE 4-67 y Av. Amrica Edificio Bedn Piso !elfs." #$%& %4'-$((% )%44-*6+% )%44-(% 7 )%44-%46% ) #$+& 4*+-*77% ) #$+& %7%-+7$7 Email" olym,o.sis-emas.gmail.com /ui-o 0 Ecuador

Inter aces por mdulo

Inventarios "i utiliza el !dulo de %nventarios, debe tener realizados las respectivas interfaces. Procesos =! Control Contable =! Inter aces =! A &ontabilidad A &artera Asientos contables de /onaciones, A(ustes, 1greso por &onsu o $ otros conceptos. &uentas por Pagar (&o pras) $ &uentas por &obrar (8otas de &r7dito 9 /evoluciones). #ecaudacin

"acturacin 9

"i utiliza el !dulo de 'acturaci!n o )ecaudaci!n verifi0ue 0ue las opciones de: Procesos =! Cierre de Ca$a "e encuentren realizados los cierres de ca(a al .1 de /icie bre. Procesos =! Inter ase Contable Se encuentren generadas las interfaces. %l asiento &enerado es: &uentas por &obrar 5 *entas afectaci!n presupuestaria. Cuentas por Cobrar *erifi0ue 0ue en la opci!n de: Procesos =! Inter ase Contable "e encuentren generadas las interfaces. %l asiento &enerado es: &a(a )ecaudadora 9 &uentas por &obrar $ su respectiva afectaci!n presupuestaria. #oles de Pa&o "i utiliza el !dulo de roles de pagos $ realiza interfaces :acia la base de contabilidad: Procesos =! Inter ase Contable

$ su respectiva

Activos i$os "i utiliza el !dulo de activos fi(os $ realiza interfaces :acia la base de contabilidad para registrar co pras, ba(as, depreciacin' $ no olvide realizar las interfaces correspondientes. (arant)as "i utiliza el !dulo de garant-as, registre las respectivas interfaces.

PRINCIPAL: J. Villalengua OE 4-67 y Av. Amrica Edificio Bedn Piso !elfs." #$%& %4'-$((% )%44-*6+% )%44-(% 7 )%44-%46% ) #$+& 4*+-*77% ) #$+& %7%-+7$7 Email" olym,o.sis-emas.gmail.com /ui-o 0 Ecuador

*ota %n s)ntesis debe tener claro +ue una vez +ue se cierre el a,o en curso en la empresa de contabilidad' no podr a&re&ar re&istros' por lo tanto ase&-rese de .aber realizado asientos de cada uno de los mdulos del sistema /lympo. ;. *erificar 0ue no e0istan documentos pendientes de contabilizar en el !dulo de &artera $ Pro$ectos. 1n este !dulo no debe e<istir ninguna transacci!n pendiente de contabilizar, con el ob(eto de 0ue las siguientes verificaciones 0ue a continuaci!n enciona os, no uestren diferencias. =a ventana 0ue se uestra a continuaci!n no debe ostra ning>n registro:

5. *erificar 0ue los saldos de las cuentas contables del 1dulo de Contabilidad 21ayor au0iliar %stado de Situacin "inanciera3 se encuentren cuadrados, con el is o valor, con el detalle de los saldos del 6!dulo de &artera $ Pro$ectos (ane<os). #eportes => Control Contable => Saldos Contables Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pa&ar

Concepto Anticipos Por cobrar Por cobrar a,os anteriores 4epsitos de terceros Por pa&ar Por pa&ar a,os anteriores

(rupo 1.1.2. 1.1... 1.2.;. 2.1.2. 2.1... 2.2.;.

%$emplos 1.1.2.01., 1.1.2.02.,1.1.2.0.., etc. 1.1...1., 1.1...1;, 1.1...1?, etc. 1.2.;.@., 1.2.;.AB, 1.2.;.A@, etc. 2.1.2.01, 2.1.2.0., etc. 2.1...?1, 2.1...?., 2.1...B1, etc. 2.2.;.@., 2.2.;.AB, etc.

*ota %0cepto las cuentas contables: 1.1...@1, 2.1...@1 (cuentas del %*A), 1.1...@., 1.1...AB, 1.1...A@, 2.1...@., 2.1...AB, 2.1...A@ (cuentas co ple ento), $ todas las au<iliares de retenciones en la fuente 2.1..... (1C, @C, etc.)

%5%1P6/ 4%6 P#/C%S/ 4% C/1PA#ACI7* 4% SA64/S C/*TA8I6I4A4 9 CA#T%#A : P#/:%CT/S.

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Contabilidad => #eportes => Contabilidad => 1ayor Au0iliar

Cartera =>#eportes => Control Contable => Saldos Contables

Como puede darse cuenta en este e$emplo' la cuenta contable ;.;.<.=>.=;.==; A*TICIP/S A P#/?%%4/#%S 4% 8I%*%S : S%#?ICI/S D 21,A0;.A0 en &artera $ Pro$ectos (*alor con el detalle de proveedores) D ?;,E?@.E; en &ontabilidad 1"2A &F182A 1"2A /1"&FA/)A/A ;.;.<.=>.=;.==< 4%?/6@CI/* 4% 4%SP/SIT/S D EE,@?B..@ en &artera $ Pro$ectos (*alor con el detalle de proveedores) D EE,@?B..@ en &ontabilidad 1"2A &F182A 1"2A &FA/)A/A

Para identificar las diferencias de las cuentas 0ue no cuadran, ingrese al !dulo de Cartera y Proyectos, $ utilice la siguiente opci!n, seleccionando las
cuentas en las cuales e<isten diferencias entre los dos !dulos: #eportes => Control Contable => 4i erencias Cartera 9 Contabilidad,

PRINCIPAL: J. Villalengua OE 4-67 y Av. Amrica Edificio Bedn Piso !elfs." #$%& %4'-$((% )%44-*6+% )%44-(% 7 )%44-%46% ) #$+& 4*+-*77% ) #$+& %7%-+7$7 Email" olym,o.sis-emas.gmail.com /ui-o 0 Ecuador

01/01/2011 31/12/2011

Procedimiento "eleccione las cuentas contables, es inicial: enero $ es final: diciembre

01/01/2011 31/12/2011

1l valor de la >lti a colu na (diferencias) debe ser C%#/ en todas las cuentas 0ue est+n cuadradas.

E. *erifi0ue 0ue el %stado de %$ecucin Presupuestaria se encuentre cuadrado, es decir sin diferencias entre la e(ecuci!n &ontable $ Presupuestaria. #eportes =>Presupuesto => %stado de %$ecucin Presupuestaria ingresa con un clicG en el icono , despliega la siguiente pantalla:

PRINCIPAL: J. Villalengua OE 4-67 y Av. Amrica Edificio Bedn Piso !elfs." #$%& %4'-$((% )%44-*6+% )%44-(% 7 )%44-%46% ) #$+& 4*+-*77% ) #$+& %7%-+7$7 Email" olym,o.sis-emas.gmail.com /ui-o 0 Ecuador

B. 1l %stado de "lu$o del % ectivo debe estar cuadrado. Ftilice el siguiente reporte: #eportes => Tesorer)a => %stado de "lu$o del % ectivo

"i el icono de la ano con el dedo pulgar :acia arriba, este reporte se encuentra cuadradoH caso contrario

"i aparece el dedo :acia aba(o, indica el valor de la diferencia al lado derec:o del icono antes encionado. Para encontrar las diferencias del 1stado de 'lu(o del 1fectivo seleccione el siguiente reporte #eportes => Tesorer)a => 4i erencias %"% @. 2odos los bancos deben estar las conciliados $ cerrados, de 1nero a /icie bre.

PRINCIPAL: J. Villalengua OE 4-67 y Av. Amrica Edificio Bedn Piso !elfs." #$%& %4'-$((% )%44-*6+% )%44-(% 7 )%44-%46% ) #$+& 4*+-*77% ) #$+& %7%-+7$7 Email" olym,o.sis-emas.gmail.com /ui-o 0 Ecuador

"i no realizan la conciliacin bancaria en el "iste a #=I6P#, ingrese en la opci!n => 1dulo Contabilidad => Inicializaciones => Tesorer)a => 8ancos , en cada banco, presione el bot!n 6odificar $ 0uite la arca del ca po conciliaci!n $ grabe. Para 0ue no le e<i(a realizar la conciliaci!n bancaria.

A. Asegurese 0ue :a$an subido o enviado la infor aci!n :asta el es de 4iciembre <=;< al SI(%", $ a todas las instituciones 0ue esten obligadas de :acerlo. 10. Haber realizado la declaraci!n al S.#.I. 9 Ane<o 2ransaccional :asta el de 4iciembre <=;<. es

11. 1n el 1dulo de Cartera 34 Inicializaciones => Parmetros => Traspaso de Saldos. /ebe seleccionar las cuentas de cierre para los siguientes grupos.

Procedimiento "eleccione el grupo a para etrizar $ pulse odificar.

1n la opci!n debe seleccionar las cuentas contables 0ue establece la nor ativa contable para el JPr!<i o Per-odoK (ao 201.), a donde se trasladar+n los saldos finales del ao 2012. Para cada cuenta contable 0ue el siste a uestra en la colu na JPer)odo ActualK (2012), debe seleccionar una cuenta de traspaso para el siguiente e(ercicio econ! ico, en la colu na JPr0imo Per)odoK (201.). "i desea agregar +s cuentas debe crearlas pri ero en el plan de cuentas contables, en la opci!n 34 %nicializaciones 34 &ontabilidad 34 &at+logo de &uentas. Fna vez 0ue seleccion! las cuentas contables para el pr!<i o per-odo, presione el bot!n (rabar. /ebe realizar este proceso para cada uno de los siguientes grupos:
PRINCIPAL: J. Villalengua OE 4-67 y Av. Amrica Edificio Bedn Piso !elfs." #$%& %4'-$((% )%44-*6+% )%44-(% 7 )%44-%46% ) #$+& 4*+-*77% ) #$+& %7%-+7$7 Email" olym,o.sis-emas.gmail.com /ui-o 0 Ecuador

*ota 6as cuentas contables +ue se muestran en este instructivo son solamente re erenciales' para ilustrar el proceso de cierre anual. %l criterio correcto lo debe aplicar el contador de cada institucin ri&iAndose en la norma tAcnica del #e&istro / icial suministrado por el 1%".

I1P/#TA*T% Si a&re&a cuentas en el <=;<' no olvide crearlas tambiAn en el a,o <=;B' ya +ue es indispensable para el traspaso de saldos de a,o a a,o +ue el plan de cuentas del <=;< y <=;B sean idAnticos.

12.

Sa+ue un respaldo de las bases de datos del a,o <=;<' antes de proceder con el Cierre Anual.

P#/C%S/ 4% CI%##%
Fna vez 0ue todas las cuentas de traspaso .an sido parametrizadas correcta ente en el !dulo de &artera $ Pro$ectos. (nu eral 10)
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1.

%nicia os con el proceso del &ierre 6ensual, para lo cual debe ingresar al 1dulo de Contabilidad Procesos => Cierres => Cierre mensual. 1arcar cada uno de los meses 2%nero a 4iciembre3.

2.

&ontinua os con el cierre anual, para lo cual ingresa os al 1dulo de Contabilidad Procesos => Cierres => Cierre Anual. a) ,enerar el asiento relacionado con el cierre de las 4onaciones. Procesos => Cierre Anual => Cuentas por Cobrar. b) ,enere el asiento relacionado con el cierre de las Cuentas por Cobrar ("ubgrupo 1.1...LL), en el en> Procesos => Cierre Anual => Cuentas por Cobrar. c) A continuaci!n proceda a generar el asiento relacionado con el cierre de las Cuentas por Pa&ar ("ubgrupo 2.1...LL), en> Procesos => Cierre Anual => Cuentas por Pa&ar. d) ,enere el asiento relacionado con el cierre de las Cuentas de Inversin en Proyectos yCo Pro&ramas ("ubgrupo 1.?.L.), en> Procesos => Cierre Anual => Acumulacin de Proyectos y Pro&ramas. e) 'inal ente proceda a generar el asiento relacionado con el cierre de las Cuentas de In&resos y (astos de (estin ("ubgrupos E.2 $ E..), en> Procesos => Cierre Anual => In&resos y (astos de (estin.

..

Traspaso de Saldos.9 Fna vez 0ue usted realiz! el &ierre de &uentas descrito en el nu eral anterior, enseguida debe proceder a pasar (copiar) los saldos finales del e(ercicio 2012 :acia el e(ercicio econ! ico 201., $ realice los siguientes pasos:
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a) %ngresar al siste a co o usuario Administrador del siste a #=I6P#, en la

e presa de la contabilidad 201. Procesos => Copia de Catlo&os

"eleccione el ao de la e presa origen desde la cual usted va a copiar los saldos finales. Presione el bot!n Copia de Saldos de Contabilidad "eleccione &ontabilidad 6a0ue: &arga inicial de /ocu entos Mancarios Asiento inicial de contabilidad

Pulse el bot!n

para iniciar la copia de saldos. uestra la siguiente ventana:

Fna vez finalizada la copia, el siste a

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 Copia Saldos Cartera y Proyectos

"eleccione &artera $ Pro$ectos 6a0ue: "aldos &artera $ Pro$ectos.

Pulse el bot!n Fna vez finalizada la copia se

para iniciar la copia de saldos. uestra la siguiente ventana:

*ota =a copia de los saldos se realizar+ sin proble as sie pre $ cuando los Proveedores 0ue consten en el 2012 sean e0actamente los mismos 0ue consten en el 201..

Si sale algn mensaje de error verifique que el listado de proveedores sea igual en ambos aos.
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b3 @na vez realizado el proceso de copia de saldos:

*erifi0ue 0ue los saldos finales del

!dulo de Cartera y Proyectos del ao 2012, sean iguales a los iniciales del ao 201.. A,o <=;< A,o <=;B

#eportes => Cuentas por Cobrar => #eportes => Cuentas por Cobrar => Car&a Saldos pendientes de cobro Inicial

#eportes => Cuentas por Pa&ar => #eportes => Cuentas por Pa&ar => Car&a Saldos pendientes de Pa&o Inicial 'iltrado por proveedor

c) 1n la e presa del ao 201. cuadre los saldos del de &artera.

!dulo de &ontabilidad con el

1odulo Cartera y Proyectos

)eportes 34 &uentas por &obrar 34 &arga %nicial

)eportes 34 &uentas por Pagar 34 &arga %nicial

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d) Para ter inar ingrese a la e presa del 201. en el !dulo de contabilidad: Inicializaciones => Parmetros => Secuenciales *erifi0ue en la colu na *-mero 0ue frente a los co probantes de ingreso, egreso, diario $ transferencia este &1)# ( 0 ), si es 0ue desea e pezar la nu eraci!n de dic:os co probantes desde el n> ero 1. "i desea iniciar con otra nu eraci!n, digite el n> ero anterior al 0ue desea iniciar. 1(e plo: si el pri er co probante de egreso del 201. es el 20;0, usted debe escribir el n> ero 20.A. e) ,enere el asiento de diario en el 0ue cierra la cuenta de )esultados de 1(ercicios de Aos Anteriores, contra la cuenta del Patri onio, seg>n lo indica la nor ativa. @. 1n el !dulo de &artera $ Pro$ectos:

Inicializaciones => parmetros => Cuentas Complemento "eleccione la Cuenta Complemento para cada cuenta contable $ ,rabe la opci!nH de igual for a proceda a arcar las Cuenta Complemento Proyectos. =as cuentas 0ue a0u- seleccione son las 0ue saldr+n en los asientos, en los 0ue contabilice Pagos $ &obros de aos anteriores, as- co o las cuentas del asiento de ,astos de %nversi!n $ la Aplicaci!n a ,astos de ,esti!n.

D. "in del proceso.

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