UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

ANA PAULA VINOTE ANALU IMPROTA ELIANE PEREIRA KELLY HELENA SILVA DUARTE VIVIANE LIMA

Controle Interno de Custos de Produo

VOLTA REDONDA 2013

ANA PAULA VINOTE ANALU IMPROTA ELIANE PEREIRA KELLY HELENA SILVA DUARTE VIVIANE LIMA

Controle Interno de Custos de Produo

Trabalho realizado no curso de graduao em cincias contbeis, Universidade Federal Fluminense, disciplina auditoria contbil I, ministrada pelo Professor Antnio Ranha.

VOLTA REDONDA 2013

SUMRIO

1. 1.1. 1.2. 2. 2.1 2.2

INTRODUO .................................................................................................................................. 4 Auditoria: Conceito e Objetivo .................................................................................................... 4 Controle Interno .......................................................................................................................... 4 EMPRESA ......................................................................................................................................... 5 Apresentao .............................................................................................................................. 5 Estrutura ...................................................................................................................................... 6

2.3 Organograma .................................................................................................................................... 6 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7 2.3.8 2.3.8.1 2.4 2.5 2.5.1 2.6 2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.7 Departamento Administrativo ................................................................................................ 6 Setor de Contas a Receber ...................................................................................................... 7 Setor de Contas a Pagar .......................................................................................................... 7 rea Comercial ........................................................................................................................ 7 rea de RH / Departamento Pessoal....................................................................................... 7 rea de Compras ..................................................................................................................... 8 Setor de Servios Gerais .......................................................................................................... 8 Departamento de Produo .................................................................................................... 8 Organograma da Produo ..................................................................................................... 8 Controles Internos no Custos de Matria Prima e Produtos .................................................... 10 Compras .................................................................................................................................... 11 Procedimentos de controle interno custo de compras de mercadorias e produtos ............ 11 Almoxarifado ............................................................................................................................. 13 Matria Prima........................................................................................................................ 13 Procedimentos de controle ................................................................................................... 14 Controle de perdas ................................................................................................................ 15 Mo de Obra ............................................................................................................................. 15

Procedimentos de controle ................................................................................................................... 15 2.8 3. 4. Custos Indiretos de Produo ................................................................................................... 15 CONCLUSO .................................................................................................................................. 16 REFERNCIAS ................................................................................................................................. 17

1. INTRODUO

Este trabalho refere-se ao processo de auditoria realizada no setor de vendas e faturamento da empresa Doces quero Mais. No seu desenvolvimento estao descritos o processo de controle interno do setor e em anexo a ele estao todas os documentos referentes ao processo de auditoria, que foi feita em 4 estapas: A entrega do documento aos auditores; A leitura do relatorio com as sugestoes dos auditores; A adequaao do trabalho conforme as sugestoes; A entrega do trabalho retificado aos auditores.

1.1. Auditoria: Conceito e Objetivo A auditoria uma reviso das demonstraes financeiras, sistema financeiro, registros, transaes e operaes de uma entidade ou de um projeto, efetuada por contadores, com a finalidade de assegurar a fidelidade dos registros e proporcionar credibilidade s demonstraes financeiras e outros relatrios da administrao. A auditoria interna realizada nos processos de controle da empresa tem por finalidade melhorar a eficcia dos processos de gerenciamento de riscos com o objetivo de adicionar valor e melhorar as operaes e resultados de uma organizao. 1.2. Controle Interno

O controle interno um processo desenvolvido pela administrao para garantir, com razovel certeza, que sejam atingidos os objetivos da empresa que so: eficcia e eficincia das operaes; confiabilidade das informaes financeiras; e cumprimento da legislao e regulamentos aplicveis. de suma importncia que o controle interno possua um alto grau qualitativo e informaes eficientes registradas em tempo real, para que os registros contbeis mostrem a veracidade e a fidedignidade das atividades analisadas.

Componentes do controle interno: Avaliao dos riscos; Ambiente de controle; Informaes e comunicao; Monitorao; Atividades de controle. 2. EMPRESA

2.1 Apresentao A Doces quero Mais j atua no mercado de doces h mais 40 anos, mas ainda uma empresa pequena e sua estrutura organizacional bem simples. A empresa est sempre investindo em equipamentos modernos e possui um rigoroso controle em toda sua linha de produo, sempre preservando a qualidade e o sabor delicioso do doce mineiro. Com muita dedicao e um rigoroso controle de qualidade a Doces Mais conquistou o Mercado Mineiro e vem se expandindo a cada ano, inclusive em outro estado, para conseguir atender a toda a demanda.

Misso: Produzir, fornecer e distribuir doces com elevado padro de qualidade, prezando pela excelncia no atendimento e respeito pelos seus clientes. Viso Doces quero mais pretende estar entre as melhores, mais lembradas e

respeitadas Empresas de seu segmento. Valores: Busca constante da melhoria e qualidade de seus produtos, na logstica e no atendimento s necessidades de seus clientes. Comprometimento tico e valorizao dos colaboradores, distribuidores e fornecedores.

tica,

Empreendedorismo,

Transparncia,

Responsabilidade

Social

ambiental, Credibilidade nos servios, e Total higiene com produtos fabricados. 2.2 Estrutura

A empresa possui uma estrutura organizacional simples. As reas so divididas em: Administrativo-financeira, onde possui os setores de contas a pagar e a receber; RH/departamento pessoal, comercial, sendo que para este ltimo, existem representantes de vendas que fazem visitas aos seus clientes; e Produo, onde possui o setor de servios gerais, compras,Almoxarifado e Informatica. Alm disso, alguns servios so feitos por uma empresa de contabilidade, que contratada como terceirizada. Servios como: folha de pagamento, clculo de impostos, admisso e demisso de funcionrios, frias, 13 salrio, etc. 2.3 Organograma

Diretoria

Conatabilidade

Departamento Administrativo

Departamento de produo

informatica

Contas a receber

Contas a pagar Comercial

Compra

Almoxarifado

Servios gerais

Representante comercial

2.3.1

Departamento Administrativo

A rea administrativa da empresa composta pelo setor de contas a pagar, contas a receber e o setor comercial, sendo um dos proprietrios o responsvel pelo departamento administrativo. Para auxili-los nas tarefas rotineiras, eles contam com a ajuda de um

novo software adquirido que faz o controle financeiro: Contas a Pagar/Receber e Fluxo de Caixa. Alm de cadastrarem os clientes, fornecedores, emitem notas fiscais e boletos bancrios. O Diretor responsvel por todas as tomadas de decises da empresa. 2.3.2 Setor de Contas a Receber

Principais atividades: Recebimento dos pedidos de compra, feitos pelos clientes; Emisso de Nota Fiscal de sada; Emisso de boleto bancrio; Recebimento de pagamento feito pelos clientes, em dinheiro e em cheque; Baixa no sistema das contas recebidas. 2.3.3 Setor de Contas a Pagar

Principais atividades: Pagamento de todas as contas da empresa; Depsitos bancrios; Pagamento dos salrios de todos os funcionrios. 2.3.4 rea Comercial

Principais atividades: Efetuar as vendas dos produtos; Visitar os clientes; Buscar novos clientes; Realizar o ps venda. 2.3.5 rea de RH / Departamento Pessoal

Principais atividades: Contratao de funcionrios; Folha de pagamento;

Resciso, frias e 13 salrio dos funcionrios. 2.3.6 rea de Compras

Principais atividades: Compras de matrias primas; Compras de matrias de limpeza e de escritrio; Compras de novas mquinas e equipamentos, quando houver necessidade; Negociao com os fornecedores. Setor de Servios Gerais

2.3.7

Principais atividades: Efetuar a limpeza de todas as dependncias da fbrica; Organizar a escala dos dias em que cada funcionrio ficar responsvel por

essas atividades. 2.3.8 Departamento de Produo

2.3.8.1 Organograma da Produo

Departamento de Produo

Informtica

Compra

Almoxarifado

Servio Gerais

2.3.8.2 Hierarquia

Coodenador de Produo Supervisor Caldeireiro

Auxiliar de produo

Auxiliar de produo

Auxiliar de produo

Coordenador de produo- ser o responsvel pelo controle de custos de produo , programao da quantidade a ser produzida e comprada, emitir relatrios para Diretoria.

Supervisor de produo - ser responsvel pelo controle da produo de acordo que foi solicitado pelo coordenador de produo, instruindo o caldeireiro e auxiliares de produo. Ser tambm responsvel pelo controle de perdas.

Caldeireiro ser responsvel pela elaborao dos doces de acordo com as quantidades solicitadas. Auxiliares de produo execuo das atividades solicitadas pelo supervisor.

A rea da produo composta pela maioria dos funcionrios, em torno de 18 pessoas. Existe o coordenador de produo ,o supervisor subordinado a ele, est o doceiro (caldeireiro) e os auxiliares de produo. A produo corresponde a uma rea razoavelmente adequada. L ficam as mquinas (atualmente, eles utilizam mquinas para embalar e cortar alguns doces. Os outros so todos feitos manualmente), mesas grandes de granito e de inox, onde os doces so despejados para esfriarem e serem cortados.O processo de fabricao de cada doce bem

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parecido. A matria-prima colocada no tacho e existe uma pessoa que fica mexendo at que ele atinja o ponto ideal. Em seguida, despejado em uma das grandes mesas para esfriar. Quando j est frio, ele cortado manualmente e, em seguida, embalado. Somente a paoca, que, ao sair do tacho, vai direto para uma mquina que a corta no formato rolha e, em seguida, embalado. Principais atividades: Produzir e embalar os doces. 2.4 Controles Internos no Custos de Matria Prima e Produtos A apurao/controle dos custos uma importante ferramenta que contribui para o sucesso da empresa e uma das melhores opes para sua sobrevivncia no mercado, uma vez que ela possibilita que importantes decises sejam tomadas a partir dessas informaes, como a formao dos preos de vendas, que afeta diretamente o resultado da organizao. A empresa utiliza o custo por absoro. A fim de melhorar e controlar seus custos a empresa adquiriu um novo software para controle de custos de produo, que ter suporte 24 horas de uma informtica terceirizada. Caractersticas do software adquirido: Este Software de "Controle de Custos, Lucros e Preos", foi desenvolvido com o objetivo de facilitar s empresas (Indstria, Comrcio ou Prestao de Servios), na apurao dos seus custos, na formao dos preos de venda dos seus produtos e na anlise da sua lucratividade e rentabilidade. Apurao dos custos das rvores de composio das matrias primas por produto, considerando os crditos fiscais e os custos financeiros envolvidos; Apurao dos custos dos processos de transformao industrial por produto; Formao dos preos de venda por produto ou demonstrao das margens de lucro lquidas, com base no preos de venda j praticados; Facilidade na elaborao de oramentos, nos casos de empresas que trabalham por encomendas, com base em informaes precisas dos custos de materiais e mo de obra; Simulao de preos, descontos e prazos, facilitando a comparao com o mercado, uma vez que permite a visualizao imediata, das margens de lucro lquidas e das quantidades mnimas ou objetivas a serem vendidas para cada preo simulado;

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Anlise da perfrmance do "MIX" de produtos da empresa, fornecendo o Faturamento, a Margem de Contribuio e a Lucratividade Lquida, por item ou por grupo (famlias) dos produtos vendidos;

Clculo do "Break-even-point" (Ponto de Equilbrio): Faturamento mnimo ou objetivo da empresa, partindo-se de um lucro mnimo desejado, no geral ou por produto, considerando-se, neste caso, a perfrmance de cada um;

Apurao dos gastos fixos por Centros de Custo, calculando inclusive, o custo hora/minuto/homem ou mquina das diversas fases da produo; Apurao da representatividade das Despesas Fixas e Variveis; Relatrios Gerenciais de custos e despesas detalhados por Centros de Custo e/ou por Contas; Listas de Preos, a vista ou nos prazos de venda praticados, calculadas em funo de uma taxa efetiva de juros, previamente definida; Avaliao da utilizao das horas produtivas disponveis, por Centros de Custo/Fases da produo; Demonstrativo de Resultados da Empresa - DRE Gerencial, mensal ou por perodo desejado, avaliando inclusive, a capacidade ociosa da produo;

2.5 Compras

2.5.1

Procedimentos de controle interno custo de compras de mercadorias e produtos

Todas as compras da empresa, devem ser efetuadas com a emisso de uma ordem de compras formal. Cada ordem de compra deve ser suportada por uma requisio de material devidamente aprovada por pessoas autorizadas. Excees a esta regra devem ser expressamente aprovadas por escrito pela Diretoria.

A autoridade de assinar uma ordem de compra deve estar formalizada e obedecer a limites de valor, de acordo com as determinaes da Diretoria.

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Uma ordem de compra no deve nunca ser emitida aps o fato ter-se consumado, ou seja, aps a compra j ter sido efetuada. No mnimo trs cotaes de diferentes fornecedores devem ser obedecidas, para compras em que os valores e quantidades envolvidas sejam substanciais. A coleta de novas cotaes de preos de itens de compra contnua deve ser efetuada de acordo com a periodicidade estabelecida pela Diretoria da rea. Os processos de seleo de cotaes devem ser documentados e arquivados de maneira adequada para eventual reviso posterior pela administrao e auditoria interna.

Decises de escolher outro fornecedor que no o mais competitivo devem ser suportadas e aprovadas devidamente. Os contatos com os fornecedores de materiais, tanto diretos como indiretos, devem ser feitos pelo pessoal de compras. Preenchimento correto no sistema adequado quando os recebimentos forem parciais nas ordens de compra em aberto, dando baixa e mantendo o saldo atualizado. Ajustes de preo solicitados pelos fornecedores devem ser previamente analisados e aprovados pelos gerencia de compras. Relatrios mensais devem ser extrados do sistema mostrando as alteraes de preo do perodo. Departamento de Produo dever certificar-se de que foram processados somente ajustes de preo devidos e previamente aprovados pela Diretoria. Os relatrios devem ser revistos pela gerncia de compras assinados e autorizados no sistema e posteriormente devem ser arquivados. Quando houver diferenas entre as condies efetivamente negociadas com os

fornecedores e as condies reais das compras devem ser devidamente analisadas pela gerencia de compras, e assim a aplicao de uma ao corretiva cabvel. A gerncia de compras dever analisar as diferenas de preo, quantidade e condies de pagamento ocorridas no recebimento de mercadorias, mediante relatrios, obtidos do sistema. Tal anlise dever ser evidenciada pelo visto do gerente. Antes de pagas, as contas de fretes sobre compras devem ser analisadas adequadamente pelo departamento fiscal, a fim de verificar sua exatido em confronto com as condies contratadas.

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A incluso ou excluso de um fornecedor no arquivo de fornecedores autorizados deve efetuar-se por meio de um processo formal devidamente aprovado pela Gerncia de Compras.

Dentro das possibilidades, deve existir um rodzio dos compradores em suas vrias reas de compras, no departamento. Toda alterao de dados das ordens de compra deve ser formalmente aprovada pelo gerente de compras antes de efetivada. A funo de desenvolvimento de novos fornecedores deve questionar continuamente a possibilidade de fornecedores alternativos. No permitido compras de itens pessoais, para uso dos funcionrios, pelos canais de compras da empresa. As compras das filiais ser centralizada e feita pelo departamento de compras. Quando houver casos de fornecedores exclusivos, devem estar suportados por estudo formal do Setor de compras, e aprovado pelo Diretor. No caso de devolues de materiais, ou quaisquer alteraes que implicam dedues de valores a favor da empresa devem ser devidamente informadas ao Setor de Contas a Pagar.

Deve ser evitada a formao de estoques de materiais a serem devolvidos aos fornecedores, nas dependncias das empresas de transportes. A compra de servios deve ser suportada por coleta e anlise de preos de vrios fornecedores, sempre que aplicvel. Quando no houver cotao de preos, a escolha de determinado fornecedor deve ser aprovada pelo Diretor.

Os contratos de servio devem ser analisados e aprovados previamente pelo Diretor. A funo de compras indiretas deve ser suportada por uma relao das pessoas autorizadas a requisitar materiais

2.6 Almoxarifado 2.6.1 Matria Prima

Buscando preos e descontos melhores para a empresa, a compra de matria-prima feita no intervalo de 45 dias, com o intuito de comprar em maior quantidade, consequentemente com valor reduzido. A base de quantidade a ser comprada feita com um planejamento da necessidade de produo. Os materiais de escritrio e de limpeza so recolocados em estoque

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sempre que necessrios, seguindo uma tabela de quantidade mnima e mxima de cada produto. 2.6.2 Procedimentos de controle

Aberta a ordem de produo, os funcionrios faro as requisies de matrias-primas ao Almoxarifado, devendo constar o seguinte na requisies:

Data Numerao seqencial Constar o nmero da Ordem de produo, pois o sistema vai baixar o custo para a respectiva Ordem de Produo Dados e quantidades da matria-prima requisitada Autorizao do responsvel pelo Setor Assinatura do funcionrio requisitante O Coordenador de produo responsvel pela entrada da matria prima no sistema de informao da empresa. A entrada de material no estoque s ser realizada, perante nota fiscal, contendo a assinatura do responsvel pelo recebimento. O sistema j faz a segregao dos impostos a recuperar, mantendo somente o custo efetivo da matria prima. O sistema faz a atualizao do estoque de matria prima quando inserida a quantidade e o valor da matria prima. O sistema calcula custo unitrio a partir do ultimo valor lanado , e a quantidade em estoque. O coordenador de produo deve controlar o estoque de matria prima em termos de quantidade e valor e fornecer informaes sobre sua posio; Manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiais estocados; Identificar e retirar do estoque os itens danificados

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2.6.3

Controle de perdas

Em cada etapa da produo, a empresa reconhece em percentual a perda de matria, acompanhando o ndice estabelecido. Atravs de estatsticas do Setor de Produo, procurar implementar vez por vez novos procedimentos que visem evitar desperdcio. Aps a fabricao do produto dado entrada da ordem de produo no Estoque de Produtos Acabados, o qual faz parte do Setor de Produo. As baixas so efetuadas mediante o faturamento. So aplicadas as mesmas regras de controle do almoxarifado e do Estoque de Matrias-Primas.

2.7 Mo de Obra A rea da produo composta pela maioria dos funcionrios, em torno de 18. Existe o coordenador de produo e, subordinado a ele, est o doceiro (caldeireiro)e os auxiliares de produo. Procedimentos de controle

O setor de Recursos humanos ira emitir um relatrio com os funcionrios que so efetivos da produo, este relatrio ser mensalmente enviado ao Coordenador de Produo.

O setor de Contabilidade enviara a folha de pagamento total do ms referentes as funcionrios da produo. Os dados sero inseridos no software que ira calcular funcionrio. o custo/hora de cada

2.8 Custos Indiretos de Produo

Procedimentos de controle

O sistema de rateio ser por kg/homem produzido.

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Os custos sero lanados no sistema pelo coordenador que ir gerar o calculo do custo unitrio. Todos os custos so respaldados por notas e clculos advindos da Contabilidade.

Estes custos sero monitorados regularmente afim de no exceder o programado.

3. CONCLUSO

Os objetivos propostos foram atingidos, foram feitas as mudanas sugeridas pela auditoria interna, mas o processo contnuo, sempre h necessidade de averiguar se o que foi planejado na teoria est sendo concretizado na prtica. O dinamismo e a flexibilidade deve ser a caracterstica marcante da entidade. A globalizao, a tecnologia e as inovaes vem fazendo com que as empresas tenha uma viso mais apurada do seu negcio e adquira sempre o conhecimento necessrio para est atualizada. Vale ressaltar que as alteraes realizadas produziram um resultado benfico para a entidade e ao longo do perodo resultou melhoras na sua performance produtiva.

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4. REFERNCIAS Attie,William ,Auditoria conceitos e aplicaes 6 edio- So Paulo Atlas, 2011. Paulino, Oliveira J., IMPLANTAO DO CONTROLE DE CUSTOS NA EMPRESA DOCES MAIS , Universidade Pedro Leopoldo, 2012.
http://www.portaldeauditoria.com.br/auditoria-interna/CONCEITO-E-A-IMPORTANCIA-DAAUDITORIA-INTERNA.asp http://www.portaldecontabilidade.com.br/guia/auditoria.htm

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