Unidad 3. Anlisis y elaboracin de procedimientos.

Lo primero que se debe hacer es realizar el mapa de procesos de la empresa. Este nos permitir la forma en el que cada proceso individual se vincula como vertical y horizontalmente, adems que revisa las relaciones e interacciones de la organizacin. Y de esta manera forma el proceso general de la empresa. MAPA DE PROCESOS. EMPRESA FRUTOS VELEOS S.A

PROCESOS DE DIRECCION REQUISITOS DEL CLIENTE

PROCESOS DE EVALUACION. VINCULADOS CON EL MEJORAMIENTO SATISFACION DEL CLIENTE

COMERCIALIZACION ASISTENCIA TECNICA FORMACION Y ASISTENCIA

PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

Objetivo: establecer los parmetros de prestar un mejor producto y servicio tanto a nuestros proveedores como clientes tanto minoristas como mayoristas, establecer los parmetros de documentacin para la creacin, revisin, Actualizacin de los sistemas integrados para la mejora continua de nuestra empresa FRUTOS VELEOS S.A

RESPONSABLE: EL presidente de la compaa, lderes de los procesos de la empresa. ALCANCE: LA IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES DE ANULACION DE LOS DOCUMENTOS, HASTA SU DISPOSICION. GENERALIDADES: Elaboracin y la revisin de los documentos del sistema integrado de mejoracion continua de la compaa. La realizacin de un diagrama de flujo donde se tiene encuenta la simbologa respectiva para la que sea comprendido, La descripcin o caracterizacin de los procesos que se deben realizar en la empresa. Los procesos que deben ser documentados. CREACION, MODIFICACION Y

Control de Registros: FRUTOS VELEOS S.A en cumplimiento a la Ley General de Archivo determina que a travs de las Tablas de Retencin Documental la entidad realizar el control de sus registros. En las TRD se determinar las condiciones para la identificacin, almacenamiento, proteccin, Tiempo de retencin y la disposicin final de los registros. La identificacin: Se establece a travs de series, sub-series y las series documentales. El almacenamiento: Corresponde en la TRD a la Tradicin Documental; en ella se establece si los Registros se almacenan en soporte fsico (original o copia) o si es en soporte electrnico. La proteccin: De acuerdo con la normatividad vigente el almacenamiento se debe realizar en Carpetas y cajas. El responsable de estos registros es el encargado del archivo de gestin de cada Proceso. La recuperacin: La consulta de los registros, se solicitar ante la persona encargada de dirigir el Archivo central de la entidad, mediante oficio el cual incluye el visto bueno del directivo de la respectiva dependencia. La retencin: Corresponde al tiempo en archivo de gestin como en archivo central. La disposicin final, en las TDR se establece si la eliminacin o conservacin, si este es el caso se determina este si es en soporte fsico o soporte electrnico, as como la tecnologa usada para la misma. Digitalizado o microfilmado.

Una excelente manera de planificar los procesos y de ah en adelante su gerenciamiento, es mediante la caracterizacin o descripcin de cada uno de ellos. Al caracterizar el proceso, el lder, clientes, proveedores y el personal que participa de la realizacin de las actividades, adquieren una visin integral, entienden para qu sirve lo que individualmente hace cada uno, por lo tanto fortalece el trabajo en equipo y la comunicacin. Esto favorece de manera contundente la calidad de los productos y servicios. La caracterizacin es la identificacin de todos los factores que intervienen en un proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo. Estos elementos son: Misin, lder, lmites, clientes, productos, subprocesos, insumos, proveedores, base documental, indicadores, cargos involucrados y los recursos fsicos y/o tecnolgicos A continuacin presento un breve significado de cada uno de los anteriores factores mencionados: Misin: Es describir el objetivo o para qu existe ese proceso dentro de la organizacin. Deben evitarse descripciones altruistas o soadoras. Simplemente es explicar la razn del proceso dentro de la organizacin. De aqu tambin puede surgir la necesidad de definirle el nombre en caso de que no se ajuste a las nuevas condiciones de la empresa. Lder: Es la persona que le ha sido asignada la responsabilidad y autoridad de gerenciar el proceso. Recordemos que esta persona puede ser el jefe de alguna de las reas o departamentos que intervienen en el proceso. Lmites: Es acordar con qu actividad se inicia el proceso y con cul termina. Clientes: Son tantos los internos como los externos que reciben directamente los productos y/o servicios que genera el proceso. Normalmente aqu se indican nombres de empresas, clientes individuales si es del caso y nombres de las reas o procesos internos. Productos: Son los entregables del proceso y que no sern objeto de ninguna otra transformacin por parte del proceso que lo genera y que son entregados a los clientes. Evitar describir productos o semielaborados que son para el mismo proceso, pues quiere decir que todava requieren que se les agregue valor para que otro cliente externo o interno est dispuesto a pagar por ellos. Subprocesos: Son las grandes etapas que el proceso requiere realizar para transformar los insumos o materias primas en los productos. Insumos: Son las materias primas y materiales directos que el proceso necesita para obtener sus productos. Proveedores: Son las entidades internas y externas que entregan los insumos. Base documental: Son todos aquellos manuales, reglamentacin legal, especificaciones de los clientes, procedimientos documentados que se requieren para un adecuado control y garantizar que los productos obtenidos cumplen los requisitos del cliente, de la misma empresa, del sector y de los entes gubernamentales.

Indicadores: Son medidores que deben establecerse en determinadas etapas del proceso. Tambin se les conoce como puntos de control. Estos indicadores deben disearse para asegurar los resultados (indicadores de producto), para controlar el proceso en s (indicadores de proceso) e indicadores a la entrada o inicio (indicadores de insumos). Los indicadores de producto y de insumos miden normalmente la EFICACIA (calidad, oportunidad, seguridad, costo) y los de proceso miden EFICIENCIA (cantidad producida por horas hombre u horas mquina, aprovechamiento de materiales, desperdicios, rendimientos, defectos por unidad de produccin, etc). Cargos involucrados: Es la identificacin o relacin de los cargos que intervienen en las diferentes atapas del proceso. Recursos: Para identificar los equipos, maquinaria, software, hardware que el proceso requiere para obtener los productos y servicios. La caracterizacin puede plasmarse en un esquema como el que se muestra a continuacin

La caracterizacin, como base para todo el despliegue de la gerencia de procesos, debe realizarse cuidadosamente, de manera que sta sea coherente y consistente. Por lo tanto es recomendable utilizar alguna metodologa que ayude a plasmar y manejar todos los conceptos all presentados y se pueda mantener un hilo conductor a travs de toda la caracterizacin. Presento a continuacin un mtodo que puede ayudar a realizar una caracterizacin del proceso, basado en el mismo principio de enfoque por procesos, que inicia con el cliente (interno y/o externo). Dicho de otra manera, aplicando el pensamiento de derecha a

izquierda anteriormente aplicada para identificar los procesos primarios en una organizacin.