Organizacion del recurso humano y organigrama general de la empresa

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vapores corrosivos a la atmosfera, etc. Cuando se detecte que el proceso productivo genera algun tipo de desecho 0 subproducto contaminante, debed. preverse un area suficiente para su tratamiento 0 disposicion de manera que cumpla con cierta reglamentacion para el control y manejo de este tipo de basura. Se considera que estas son las areas mfnimas con que debe contar una empresa. Pueden existir muchas otras, tales como expansion, recreacion, cocina, comedor, auditorio 0 vigilancia, pero solo se debed.n considerar en un proyecto con la aprobacion previa de los promotores, ya que no son areas estrictamente necesarias y que implican una erogacion adicional, aparentemente no productiva.

Organizacion del recurso humane y organigrama general de la empresa

El estudio de organizacion no es suficientemente analftico en la mayo ria de los casos, 10 cual impide una cuantificacion correcta, tanto de la inversion inicial como de los costos de administracion. En la fase de anteproyecto no es necesario profundizar totalmente en el tema, pero cuando se lleve a cabo el proyecto definitivo, se recomienda encargar el analisis a empresas especializadas, aunque esto depended. de cuan grande sea la empresa y su estructura de organizacion. Desde el momenta en que los recursos monetarios en un proyecto son escasos y se fijan objetivos por alcanzar, es necesario asignar esos recursos de la mejor manera, para optimizar su uso. Esta asignacion pd.ctica de recursos desde las etapas iniciales de una empresa solo la hace un administrador eficiente. Las etapas iniciales de un proyecto comprenden actividades como constitucion legal, td.mites gubernamentales, compra de terreno, construccion de edificio (0 su adaptacion), compra de maquinaria, contratacion de personal, seleccion de proveedores, contratos escritos con clientes, pruebas de arran que, consecucion del credito mas conveniente, entre otras muchas actividades iniciales, mismas que deben ser programadas, coordinadas y controladas. Todas estas actividades y su administracion deben ser previstas adecuadamente desde las primeras etapas, ya que esa es la mejor manera de garantizar la consecucion de los objetivos de la empresa. Sefialar que las actividades mencionadas deben ser programadas, coordinadas y controladas, no implica necesariamente que to do deb a hacerse internamente en la empresa. Las actividades son tan complejas 0 variadas, que con frecuencia es necesario contratar servicios externos, no solo en las etapas iniciales, sino de forma rutinaria. Ejemplo de esto es la contratacion de auditorfas, el servicio de mantenimiento preventivo, los estudios especiales y los curs os de capacitacion, pues resulta imposible que una sola entidad productiva cuente con todos los recurs os necesarios para desarrollar adecuadamente tales actividades. Como se puede observar, la decision de plantear en el estudio la contratacion de de term inados servicios externos iniciales y permanentes had. variar en gran medida los calculos iniciales sobre inversion y costos operativos. Por otro lado, debe aclararse que seria erroneo disefiar una estructura administrativa permanente, tan dinamica como 10 es la propia empresa. Si al crecer esta ultima se considera mas conveniente desistir de ciertos servicios externos, 10 mejor sed. hacerlo asf y no pensar en la perman en cia de las estructuras actuales, disefiadas para cierto estado temporal de la empresa. Es decir, se debe do tar ala organizacion de la flexibilidad suficiente para adaptarse d.pidamente a los cambios de la empresa. Esta flexibilidad tambien cuenta en 10 que se refiere a las instalaciones y los espacios administrativos disponibles.

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CAPiTULO TRES: Estudio tecnico

No hay que olvidar que mientras en algunas empresas pequenas las actividades como la seleccion del personal y contabilidad las realizan entidades externas, en las gran des empresas existen departamentos de planeacion, investigacion y desarrollo, comercio internacional y ottos. Lo que esas empresas grandes indican es que al ir creciendo, les resulto mas conveniente absorber todos los servicios externos en vez de conrratarlos, pero eso solo fue posible gracias a una estructura administrativa flexible y facilmente adaptable a los cambios. Es necesario presentar un organigrama general de la empresa. De entre todos los tipos de organigrama que existen, como eI circular, de escalera, horizontal, vertical, etc., se debe seleccionar eI organigrama lineo-funcional 0 simplemente funcional. La razon es que se debe presentar ante eI promotor del proyecto todos los puestos que se estan proponiendo denrro de la nueva empresa; por tanto, no basta con presentar un organigrama que muestre todas las areas de actividad, ni todos los niveles jerarquicos, que a juicio del investigador son los mas apropiados al tamano y tipo de empresa. Existen puestos como los de secretarias, asistentes, ayudantes, etc., que podran ser mostrados mediante un organigrama funcional. Incluso las actividades de staff o de asesorfa 0 servicio externo, que deben estar incluidas en cl organigrama. El objetivo de presentar un organigrama es observar la cantidad total de personal que trabajara para la nueva empresa, ya sean internos 0 como servicio externo, y esta cantidad de personal, sera la que se va a considerar en eI analisis economico para incluirse en la nomina de pago. El investigador deb era analizar perfectamente la cantidad de personal directivo que se va a considerar. En [a fase de planeacion e instalacion de la empresa, seguramente habra mucho personal de servicio externo, pero en la fase de operacion normal, este tipo de personal podra aparecer, 0 podra ser personal interno ala empresa. A mayor tamano de la organizacion, mayor cantidad de puestos directivos. Un error es considerar demasiado personal directivo, como gerentes, subdirectores, directores, etc., y demasiadas areas como recursos humanos, investigacion y desarrollo, planeacion y diseno, control de calidad, mantenimiento, etc., en empresas muy pequenas. Si no se consideran, no significa que actividades como seleccion de personal, mantenimiento y control de calidad, no vayan a existir como actividades dentro de la empresa, 10 que significa es que se podra contratar como servicio externo (outsourcing). Incluso, una de las tendencias de la empresa moderna, es contratar a los servicios de limpieza y vigilancia como servicio externo. La base para decidir si determinada actividad debe ser interna 0 extern a, es analizar si eI personal que ocupe determinado puesto tiene suficientes actividades como para mantenerlo ocupado todo eI dia, durante todos los dias laborables del ano. Por ejemplo, si se considera que la persona que ocupe eI puesto de contador general, tiene tal numero de actividades que realmente va a estar ocupado la mayor parte de su tiempo, entonces habra que contratar a un contador general, incluso con auxiliares y una asistente, de 10 contrario, si las actividades son pocas, sera mejor contratar a un despacho de contabilidad para realizar a mucho menor costo, todas las actividades relacionadas. El mismo anal isis deb era hacerse con orras areas de la planta, basicamente control de calidad, mantenimiento, asesoria legal, contratacion de personal, vigilancia y personal de limpicLa. Hay una tendencia actual muy importante para la administracion y organizacion de las empresas de nueva creacion, eI uso intensivo de los sistemas de informacion. Ya se considera obsoleta [a antigua estructura del organigrama militar, donde eI gerente 0 director general era quien tomaba las decisiones en una estructura adminisrrativa rfgida. Las nuevas tendencias impulsan a la administracion por procesos y a la organizacion inteligente. 3

-' Organizacion intel igente no es un termino presuntivo, se ha acunado porque. al uti lizar la tecnologla informatica, las empresas disponen con mayor facilidad de los llamados datawarfhowe 0 minerta de daros. entre muchas otras facilidades, 10 que capacita a esa empresa para ser mas inteligenre qu e otras qu e no utilizan tecnologia inform,ltica. en terminos de la informacion que se puede ohtener y que ororga venrajas competitivas a la emp resa.

Marco legal de la empresa y factores relevantes

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La administracion por p rocesos4 implica definir cad a uno de los procesos que administraci6n por procesos define cada uno de los procesos suceden a 10 largo de la cadena de suministros 5 de la propia empresa. Este enfoque que suceden a 1 0 largo de la cade procesos va hasta las entraiias mismas de la administraci6n de cualquier organizadena de suministros de la empresa ci6n, analiza los pasos, etapas 0 actividades que generan valor para el cliente, quien con el fin de generar valor para el es el que realmente Ie interesa a los propietarios de cualquier empresa; de modo que cli ente se trata de realizar s610 las actividades generadoras de valor y eliminar, desde luego, aquellas que no 10 hacen. La administraci6n y organizaci6n de las nuevas empresas ahora esran subordinadas a eficientar la cadena de suministros con todos los procesos que contiene, ya que cad a uno de esos procesos agrega 0 genera valor para el cliente. organizaci6n inteligente Por otro lado, una organizacion inteligente es aquella que utiliza tecnologfa es aquella que utiliza tecnologia informatica en forma de una red interna en la empresa. En el pasado reciente, las informatica en forma de un a red pequeiias empresas adquirfan una PC y software s610 para administrar y controlar interna en la empresa la contabilidad de la empresa, luego adquirfan otra PC y software para controlar los inventarios, y despues otra mas para planear la producci6n, etc. Cuando querfan integrar toda esa informaci6n y sendan la necesidad de tener una red interna de Pc, se daban cuenta que cada software estaba en una plataforma distinta y que era un verdadero problema reunir todos los datos de cada PC individual en una sola base para operar en forma de red. Una organizaci6n inteligente, debe contar mfnimo con una red de computadoras y utilizar un software que maneje la informaci6n de manera integral, llamados comunmente ERP (Enterprise Resources Planning 0 planeaci6n de los recursos de la empresa). Mas alIa de esto existe en el mercado una enorme cantidad de software, que de ser utilizado por la empresa Ie otorgarfa grandes ventajas competitivas. Desde luego no es objeto de este texto profundizar en estos temas, aunque es conveniente seiialarlos a fin de que las empresas de nueva creaci6n inicien sus actividades con un mayor nivel de competitividad para que asf aumenten sus posibilidades de sobrevivencia y de exito.

Marco legal de la empresa y factores relevantes

En toda naci6n existe una constituci6n 0 su equivalente que rige los actos tanto del gobierno en el poder como de las instituciones y los individuos. A esa norma Ie siguen una serie de c6digos de la mas divers a fndole, como el fiscal, sanitario, civil y penal; finalmente, existe una serie de reglamentaciones de caracter local 0 regional, casi siempre sobre los mismos aspectos. Es obvio seiialar que tanto la constituci6n como una gran parte de los c6digos y reglamentos locales, regionales y nacionales, repercuten de alguna manera sobre un proyecto y, por tanto, deben tomarse en cuenta, ya que toda actividad empresarial y lucrativa se encuentra incorporada a determinado marco jurfdico. No hay que olvidar que un proyecto, por muy rentable que sea, antes de ponerse en marcha debe incorporarse y acatar las disposiciones jurfdicas vigentes. Desde la primera actividad al poner en march a un proyecto, que es la constituci6n legal de la empresa, la ley dicta los tipos de sociedad permitidos, su funcionamiento, sus restricciones, dentro de las cuales la mas importante es la forma y el monto de participaci6n extranjera en la empresa. Por esto, la
4 Proceso se define como una secuencia de pasos 0 etapas que se utilizan para transformar un insumo en un resulrado co n un valor determinado para un cliente, interno 0 externo. Insumo se emplea aquf con un significado general que incluye objetos, pero tambien cualquier tipo de aportaci6n susceptible de generar un resultado. Cuando se emplea el termino cliente interno se considera que un proceso no esta aislado en la empresa, sino que forma parte de un conjunro de procesos inrerconectados y el resulrado de uno es, a su vez, insumo del siguienre. 5 La cadena de suministros esr:i formada por proveedores, proveedores de sus proveedo res, clienres, clientes de sus clientes, competidores con los que cooperan, rransportistas de sus materias primas y de sus producros, empresas que almacenan y disrribuyen sus productos, esto es, actualmenre se considera que la empresa no empieza y termina en sus Ifmi tes ffsicos, sino mucho mas alia.

~ _ ~~~~~~LO TRES: Estudio tecnico

primera decision juridica que se adopta es el tipo de sociedad que operarila empresa y la forma de su administracion. En segundo lugar, determinara la forma de participacion extranjera en caso de que existiera. Aunque parezca que solo en el aspecto mencionado es importante el conocimiento de las leyes, a continuacion se mencionan aspectos relacionados con la empresa y se sefiala como repercure un conocimiento profundo del marco legal en el mejor aprovechamiento de los recursos con que ella cuenta.
tI ) Mercado

1. Legislacion sanitaria sobre los permisos que deben obtenerse, la forma de presentacion del producto, sobre todo en el caso de los alimentos. 2. Elaboracion y funcionamiento de contratos con proveedores y clientes. 3. Permisos de vialidad y sanitarios para el transporte del producto.
h) Localizacion

1. Estudios de posesion y vigencia de los dtulos de bienes rakes. 2. Litigios, prohibiciones, contaminacion ambiental, uso intensivo de agua en determinadas zonas. 3. Apoyos fiscales por medio de exencion de impuestos, a cambio de ubicarse en determinada zona. 4. Gastos notariales, transferencias, inscripcion en Registro Publico de la Propiedad y el Comercio. 5. Determinacion de los honorarios de los especialistas 0 profesionales que efectuen todos los tramites necesarios.
c) Estudio tecnico

1. Transferencia de tecnologia. 2. Compra de marcas y patentes. Pago de regalias. 3. Aranceles y perm is os necesarios en caso de que se importe alguna maquinaria 0 materia prima. 4. Leyes contractuales, en caso de que se requieran servicios externos.
tI) Administracion y organizacion

1. Leyes que regulan la contratacion de personal sindicalizado y de confianza. Pago de utilidades al finalizar el ejercicio. 2. Prestaciones sociales a los trabajadores. Vacaciones, incentivos, seguridad social, ayuda a la vivienda, etcetera. 3. Leyes sobre seguridad industrial minima y obligaciones patronales en caso de accidentes de trabajo.
e) Aspecto financiero y contable

1. La Ley del Impuesto sobre la Renta rige 10 concerniente a: tratamiento fiscal sobre depreciacion y amortizacion, metodo fiscal para la valuacion de inventarios, perdidas 0 ganancias de operaci6n, cuentas incobrables, impuestos por pagar, ganancias retenidas, gastos que puedan deducirse de impuestos y los que no estan sujetos a esta politica, etcetera. 2. Si la empresa adquiere un prestamo de alguna institucion crediticia, hay que conocer las leyes bancarias y de las instituciones de credito, asi como las obligaciones contractuales que de ello se deriven. Estos y algunos otros aspectos legales son importantes tanto para su conocimiento como para su buen manejo, con el fin de que la empresa aplique optimamente sus recursos yalcance las metas que se ha fijado.