Padrões de Levantamento

Bras lia, 17 de maio de 2011 - Ano XLIV - N 7
PORTARIA-SEGECEX N 15, DE 9 DE MAIO DE 2011 Disciplina a realizao de levantamentos e aprova, em carter preliminar, o documento Padres de Levantamento.
SECRETARIA-GERAL DE ADMINIS TRAO
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Boletim do Tribunal de Contas da Unio http://www.tcu.gov.br BTCU@tcu.gov.br
SAFS Lote 1 Anexo I sala 422 - CEP:70042-900 - Braslia - DF Fones: 3316-7650/3316-7079/3316-7870/3316-7869 Presidente BENJAMIN ZYMLER Vice-Presidente JOO AUGUSTO RIBEIRO NARDES
Ministros ANTONIO VALMIR CAMPELO BEZERRA WALTON ALENCAR RODRIGUES UBIRATAN DINIZ DE AGUIAR AROLDO CEDRAZ DE OLIVEIRA RAIMUNDO CARREIRO SILVA JOS JORGE DE VASCONCELOS LIMA JOS MCIO MONTEIRO FILHO Ministros-Substitutos AUGUSTO SHERMAN CAVALCANTI MARCOS BEMQUERER COSTA ANDR LUS DE CARVALHO WEDER DE OLIVEIRA Ministrio Pblico junto ao TCU Procurador-Geral LUCAS ROCHA FURTADO Subprocuradores-Gerais PAULO SOARES BUGARIN CRISTINA MACHADO DA COSTA E SILVA Procuradores MARINUS EDUARDO DE VRIES MARSICO JLIO MARCELO DE OLIVEIRA SERGIO RICARDO COSTA CARIB SECRETARIA-GERAL DE ADMINISTRAO Secretrio-Geral Fernando Luiz Souza da Eira segedam@tcu.gov.br
Bolet im do Tribunal de Contas da Unio Especial v. 1, n. 1 (1982) 1982- . v. . Braslia : TCU,
Irregular. A numerao reco mea a cada ano. Continuao de: Bo letim Interno [do] Tribunal de Contas da Unio . Edio Especial. Contedo: Padres de Levantamento.
1. Ato administrativo perid ico Brasil. I. Brasil. Tribunal de Contas da Unio

(TCU).
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Segedam Secretaria-Geral de Administrao
BT CU ESPECIAL
1 Braslia Ano xliv n. 7 17/maio 2011
PORTARIA-SEGECEX N 15, DE 9 DE MAIO DE 2011
Disciplina a realizao de levantamentos e aprova, em carter preliminar, o documento Padres de Levantamento.
O SECRETRIO-GERAL DE CONTROLE EXTERNO, no uso de suas atribuies e consoante o disposto no art. 34, inciso III, da Resoluo-TCU 240, de 23 de dezembro de 2010, considerando a necessidade de elencar um contedo mnimo de informaes a serem levantadas nas fiscalizaes previstas no art. 238 do Regimento Interno, bem como de uniformizar o tratamento a ser dado a tais informaes; considerando a necessidade de disciplinar, em carter preliminar, os padres gerais, de planejamento, execuo, elaborao do relatrio e controle de qualidade dos levantamentos efetuados pelo TCU; e considerando que os padres propostos precisam ser previamente testados e adap tados s atividades do Tribunal e de seus servidores; resolve: Art. 1 Os trabalhos realizados mediante o instrumento de fiscalizao denominado levantamento observaro o disposto nesta Portaria at que seja emitida Portaria-TCU que discipline a matria. Art. 2 Os processos que documentam a realizao de levantamentos previstos no art. 238 do Regimento Interno sero considerados sigilosos , nos termos do art. 6, inciso VII, da Resoluo-TCU 229/2009. Pargrafo nico. Nos casos excepcionais em que houver deliberao no sentido de levantar o sigilo dos autos ou encaminhar o relatrio de levantamento ao gestor do objeto fiscalizado, devem, em regra, ser mantidas em anexo sigiloso as partes que tratam dos riscos identificados e das sugestes de futuras aes de controle. Art. 3 Ficam aprovados, em carter preliminar, os Padres de Levantamento, anexo desta Portaria, a serem utilizados na conduo da fiscalizao prevista no art. 238 do Regimento Interno cuja finalidade seja conhecer a organizao e o funcionamento de rgos/entidades da administrao pblica federal, identificar objetos e instrumentos de fiscalizao e avaliar a viabilidade da realizao de fiscalizaes. Pargrafo nico. Os padres a que se refere este artigo tambm devem ser utilizados, no que couber, nos levantamentos cuja finalidade seja conhecer a organizao e o funcionamento de sistemas, programas, projetos ou atividades governamentais.
\\_sarq_prod\Sistemas\Btcu (Sede) - \\_sarq_an\Sistemas\Btcu (Asa Norte) - \\srv-UF\Sistemas\Btcu (Estaduais)
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Art. 4 Cabe Secretaria-Adjunta de Superviso e Suporte orientar a utilizao dos padres de que trata o artigo anterior, bem como registrar sugestes para seu aprimoramento e posterior elaborao da verso definitiva do documento. Art. 5 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao.
MARCELO LUIZ SOUZA DA EIRA Secretrio-Geral de Controle Externo Substituto
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TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO

SECRETARIA ADJUNTA DE PLANEJAMENTO E PROCEDIMENTOS SECRETARIA ADJUNTA DE SUPERVISO E SUPORTE
PADRES DE LEVANTAMENTO
SEGECEX/ADPLAN/ADSUP ABRIL/2011
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SUMRIO
I. II. III. IV. V. VI.
PADRES GERAIS.................................................................................................................. 6 PADRES DE PLANEJAMENTO .......................................................................................... 8 PADRES DE EXECUO .................................................................................................. 11 PADRES DE ELABORAO DO RELATRIO ............................................................... 15 PADRES DE CONTROLE DE QUALIDADE..................................................................... 20 GLOSSRIO ............................................................................................................................ 21
VII. ANEXOS .................................................................................................................................. 23
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PADRES DE LEVANTAMENTO1
O objetivo deste documento definir os padres gerais, de planejamento, execuo, elaborao do relatrio e controle de qualidade para os levantamentos cuja finalidade seja conhecer a organizao e o funcionamento de rgos/entidades da administrao pblica federal, identificar objetos e instrumentos de fiscalizao e avaliar a viabilidade da realizao de fiscalizaes. Os padres definidos neste documento devero ser observados, no que couber, nos levantamentos cuja finalidade seja conhecer a organizao e o funcionamento de sistemas, programas, projetos ou atividades governamentais.
As expresses em negrito constam do glossrio e o sublinhado destina-se nfase.
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I PADRES GERAIS 1. Os levantamentos do Tribunal de Contas da Unio cujas finalidades sejam conhecer a organizao e o funcionamento de rgos/entidades da administrao pblica federal, identificar objetos e instrumentos de fiscalizao e avaliar a viabilidade da realizao de fiscalizaes obedecero aos padres estabelecidos neste documento e observaro, no que couber, as Normas de Auditoria do Tribunal de Contas da Unio NAT aprovadas pela Portaria-TCU 280, de 8 de dezembro de 2010. 2. O trabalho de levantamento tem como principais objetivos: 2.1. Propiciar que as unidades tcnicas obtenham e mantenham conhecimento acerca das unidades jurisdicionadas que compem a sua clientela. Dessa forma, seus resultados devem servir de subsdio para a criao e a manuteno de pastas permanentes , com informaes atualizadas e catalogadas sobre as unidades jurisdicionadas ou outros objetos de fiscalizao. 2.2. Identificar carncias de atuao do TCU em relao a algum tema ou potenciais reas de fiscalizao. Dessa forma, o encaminhamento do trabalho poder incluir propostas de aes de controle. 3. A proposta de realizao dos trabalhos de levantame nto deve contemplar o pedido de autorizao ao relator. 3.1. A critrio da Segecex, os resultados dos levantamentos podero ser disponibilizados na rede interna de informaes. 3.2. O levantamento no tem por finalidade constatar impropriedades ou irregularidades. Entretanto, se durante a realizao do trabalho tais constataes ocorrerem, o fato deve ser comunicado ao supervisor da fiscalizao e ao titular da unidade tcnica, que avaliar a convenincia e a oportunidade de aprofundar os exames acerca das impropriedades ou irregularidades durante o levantamento, ou propor a realizao de outra ao de controle com vistas a concluir a anlise dos fatos identificados. 3.2.1. Na hiptese de anlise dos fatos durante o trabalho de levantamento, o relato e a proposio de encaminhamento para essas constataes devem ser feitos em processo apartado, do tipo representao. 4. Anualmente, no momento em que a unidade tcnica proceder seleo de unidades jurisdicionadas que tero processo de contas ordinrio constitudo para fins de julgamento, deve ser avaliada a necessidade e a oportunidade de realizao de levantame nto para atualizao das pastas permanentes . 4.1. Critrios de significncia estratgica, materialidade e vulnerabilidade devem ser utilizados para definir a oportunidade e a periodicidade de levantame ntos em uma determinada unidade jurisdicionada. 4.2. A necessidade de realizao de levantame nto ser determinada, tambm, pela previso de futuras aes de controle em reas ou assuntos especficos de rgos/entidades sobre os quais exista pouca informao disponvel.
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5. O escopo do levantamento deve abranger os principais objetivos, as relaes externas e as definies estratgicas, que compem o nvel estratgico do rgo/entidade, bem como o detalhamento dos processos de trabalho relevantes para o escopo definido. Tais processos de trabalho so os mais abrangentes da organizao e devem ter nvel de agregao suficiente de forma a representar os principais objetivos do rgo/entidade e no somente representar fluxos operacionais de trabalho. 5.1. Os processos de trabalho acima referidos so comumente denominados macroprocessos . A delimitao entre processo e macroprocesso depende do nvel de abordagem do objeto em estudo. Neste documento, o termo processo ser utilizado de forma genrica. 6. Na definio do escopo do levantamento, deve ser considerado o tempo disponvel para a realizao do trabalho, o tamanho da equipe e o grau de complexidade dos processos envolvidos. 6.1. importante destacar que nem todos os processos da unidade jurisdicionada precisam ser detalhados, devendo ser priorizados aqueles que suportam os objetivos finalsticos do rgo/entidade e aqueles que envolvam maior materialidade. 7. Trabalhos posteriores de levantamento devem fazer meno aqueles anteriormente realizados, destacando o nmero dos processos, a data de realizao e os respectivos escopos. 8. A mensurao do volume de recursos fiscalizados no se aplica a processos de levantamento. 9. Todo o levantamento, desde seu planejamento at a concluso do relatrio, supervisionado pelo diretor ou pelo titular da unidade tcnica. Nas hipteses de afastamento legal do supervisor, a superviso dever ser feita pelo respectivo substituto. 10. A superviso e a coordenao do trabalho, a emisso das Portarias de Fiscalizao, a autuao do processo correspondente e a remessa do ofcio de comunicao da fiscalizao devero observar, naquilo que couber e com as adaptaes necessrias, o previsto no documento Padres de Auditoria de Conformidade aprovado pela Portaria-TCU 90, de 6 de maro de 2003 e revisado pela Portaria-Segecex 26, de 19 de outubro de 2009. 10.1. O Formulrio de Verificao da Equipe Levantamento e o Formulrio de Controle de Qualidade Supervisor Levantamento encontram-se respectivamente nos Anexos IX e X. 10.2. O ofcio de comunicao de fiscalizao deve ser encaminhado ao dirigente do rgo/entidade e, poder incluir solicitao de documentao ou normativos bsicos da instituio, tais como, planejamento estratgico, organograma, regimento interno. O Anexo II traz o modelo do ofcio de comunicao de fiscalizao.
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II PADRES DE PLANEJAMENTO 11. O titular da Unidade Tcnica deve assegurar prazo suficiente para a fase de planejamento, de forma a garantir: 11.1. detalhamento suficiente das aes previstas para a fase de execuo de modo a maximizar a relao entre o provvel benefcio da ao de controle e o seu custo total; 11.2. conhecimento a respeito das informaes necessrias sobre o rgo/entidade fiscalizado para descrever seu nvel estratgico e seus processos ; 11.3. discusso suficiente, no mbito da equipe e entre esta e o supervisor, a respeito da delimitao do escopo, dos procedimentos e tcnicas a serem utilizados; 11.4. reviso dos papis de trabalho, principalmente os instrumentos de coleta de dados que sero utilizados na fase de execuo, a exemplo de questionrios, de roteiros de entrevista e de observao direta. 12. O trabalho de levantame nto objetiva o conhecimento e a compreenso do rgo/entidade a ser fiscalizado, bem como do ambiente organizacional em que este est inserido, ou seja, consiste na construo da viso geral do rgo/entidade e no detalhamento dos seus principais processos de trabalho. 13. Apesar de a viso geral e o detalhamento dos processos serem finalizados nas fases de execuo e de elaborao do relatrio, necessrio que, na fase de planejamento, a equipe identifique as informaes necessrias, bem como as fontes dessas informaes. 14. Para identificao das informaes necessrias, a equipe deve considerar que a viso geral contempla: 14.1. Panorama geral do rgo/entidade direcionadores estratgicos; organograma geral; normativos bsicos aplicveis; contexto oramentrio; nome e objetivo dos principais processos de trabalho e descrio dos ambientes externo e interno. 14.2. Informaes sobre o ambiente interno e as atividades de controle no nvel do rgo/entidade. 15. O detalhamento dos principais processos rene informaes sobre nome e objetivo; aspecto organizacional; marco regulatrio; suporte de tecnologia da informao; materialidade envolvida; diagrama de blocos (representando as principais atividades abrangidas pelo processo); principais pontos fortes e fracos, ameaas e oportunidades; e avaliao simplificada de risco dos processos examinados. 15.1. A descrio dos tpicos acima indicados, que compem a viso geral e o detalhamento dos processos , encontra-se nos itens 27 a 30 deste documento. 16. A equipe pode fazer uso, entre outras, das seguintes fontes para as informaes necessrias construo da viso geral : 16.1. relatrios de gesto dos ltimos exerccios;
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16.2. processos anteriores relacionados ao rgo/entidade; 16.3. relatrios sobre as contas do governo dos ltimos exerccios; 16.4. stio do rgo/entidade na rede mundial de computadores; 16.5. Sistema de Informaes Organizacionais do Governo Federal - Siorg, Siafi, Siga Brasil e demais sistemas corporativos da administrao pblica federal; 16.6. sistemas corporativos e informatizados do rgo/entidade; 16.7. sistemas informatizados do TCU; 16.8. rede interna de informaes do TCU; 16.9. documentos produzidos pelas unidades tcnicas do TCU, principalmente pelas especializadas, acerca do rgo/entidade fiscalizado; 16.10. pasta permanente da unidade jurisdicionada ou outros cadastros existentes na Unidade Tcnica a que se vincula o rgo/entidade; 16.11. legislao e normas especficas; 16.12. manuais internos; 16.13. plano estratgico, de diretrizes e diretores, referencial estratgico e mapa estratgico; 16.14. servidores do TCU que tenham participado de trabalhos recentes no rgo/entidade; 16.15. rgo/entidade fiscalizado, em especial suas unidades organizacionais responsveis pelo planejamento e gesto e pela auditoria interna; 16.16. servidores ou funcionrios, gestores ou dirigentes do rgo/entidade; 16.17. documentao do rgo/entidade relatrios da diretoria, atas de conselhos de administrao e fiscal, demonstrativos financeiros, anlise de risco, estratgias de desenvolvimento sustentvel, planos e relatrios da auditoria interna; 16.18. notcias veiculadas na mdia; 16.19. trabalhos acadmicos publicados; 16.20. levantamentos anteriores no rgo/entidade. 17. Uma vez que nos levantamentos o rgo/entidade fiscalizado uma das principais fontes de informao, o trabalho deve basear-se em interao com gestores e funcionrios, o que exige o desenvolvimento de atividades da fase de planejamento nas dependncias do rgo/entidade. 17.1. A solicitao de documentos para subsidiar o planejamento deve observar o previsto no item 21 deste documento.
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18. A equipe e o supervisor do trabalho, levando em considerao o contido no item 5 e depois de levantadas as principais informaes, devem definir o escopo do levantamento, e, especialmente, indicar quais processos sero detalhados. 18.1. Nas situaes em que a unidade jurisdicionada j tenha seus processos definidos e a equipe e o supervisor entenderem que a definio ocorreu de forma muito agregada, parte de um processo poder ser objeto de maior detalhamento. 19. Na fase de planejamento, deve ser elaborada a Matriz de Planejamento, para sistematizar e detalhar os procedimentos que devero ser aplicados durante a execuo do trabalho. 19.1. Quando da elaborao da Matriz de Planejamento, a equipe far a estimativa de custo do trabalho a ser realizado. 19.2. A elaborao da Matriz de Planejamento deve obedecer ao modelo constante do Anexo I. 20. A fase de planejamento somente deve ser encerrada aps a concluso da matriz de planejamento, com a definio dos procedimentos e das tcnicas a serem aplicados na fase de execuo, bem como a elaborao dos papis de trabalho a serem utilizados. 20.1. Uma vez que o levantamento se destina a conhecer o rgo/entidade, uma das principais tcnicas a serem aplicadas na fase de execuo a de entrevista. A equipe deve selecionar as pessoas a serem entrevistadas, bem como elaborar os roteiros de entrevista a serem utilizados.
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III PADRES DE EXECUO 21. A reunio de apresentao, o ofcio de apresentao e a requisio de documentos e informaes devero observar, naquilo que couber e com as adaptaes necessrias, o previsto no documento Padres de Auditoria de Conformidade aprovado pela Portaria- TCU 90, de 6 de maro de 2003 e revisado pela Portaria-Segecex 26, de 19 de outubro de 2009. 21.1. O ofcio de apresentao e ainda eventuais reiteraes de ofcio de requisio devero alertar ao responsvel para as penalidades previstas no Regimento Interno, art. 268, incisos V e VI e pargrafo terceiro no caso de sonegaes de informaes. 21.2. Os Anexos III e IV trazem modelos dos ofcios de apresentao e de requisio. 22. Durante a fase de execuo, a equipe deve aplicar os procedimentos previstos na fase de planejamento a fim de construir a viso geral do rgo/entidade, bem como detalhar seus principais processos . 23. A viso geral do rgo/entidade consiste na descrio do funcionamento e da organizao do nvel estratgico da unidade jurisdicionada. 23.1. A equipe deve ter em mente que a descrio do funcionamento e da organizao do rgo/entidade se destina a retratar os fatos como realmente so e no como deveriam ser. Portanto, informaes obtidas, principalmente, de fontes do prprio rgo/entidade, devem ser validadas. 24. Para iniciar a construo da viso geral e o detalhamento dos processos , a equipe pode realizar entrevistas com os servidores, funcionrios, dirigentes ou gestores responsveis pelos setores abrangidos pelo escopo do levantamento. 24.1. De forma geral, para o levantamento das informaes relativas ao nvel estratgico, a equipe deve entrevistar os gestores ou dirigentes do rgo/entidade fiscalizado ou das unidades organizacionais responsveis pelo planejamento e gesto e pela auditoria interna. 24.2. A equipe deve registrar por escrito os pontos relevantes tratados nas principais entrevistas, para posterior reviso, consolidao de informaes e superviso dos trabalhos. Para esse registro deve ser usado o extrato de entrevista previsto no Anexo VII do documento Padres de Auditoria de Conformidade, aprovado pela Portaria-TCU 90, de 6 de maro de 2003, e revisado pela Portaria-Segecex 26, de 19 de outubro de 2009, no sendo obrigatria a assinatura do entrevistado. 24.2.1. Instrues sobre a organizao, conduo e registro de entrevistas encontram-se no roteiro Tcnica de entrevista para Auditorias, aprovado pela Portaria -Segecex 11, de 7 de abril de 2010. 24.3. Em regra, as informaes relativas aos processos (macroprocessos ) podem ser, primeiramente, obtidas junto aos seus responsveis, visto que estes possuem uma viso sistmica. Podem, ainda, ser realizadas entrevistas com os servidores ou funcionrios que executam rotineiramente os processos de trabalho, e conhecem as atividades realizadas em detalhe.
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24.4. Durante as entrevistas, a equipe deve obter a informao sobre a existncia de documentao (memorial descritivo, fluxogramas, diagramas etc.) atualizada relativa aos processos . 24.5. Sempre que necessrio, pode ser realizada mais de uma entrevista com o mesmo servidor com o intuito de obter esclarecimentos adicionais quanto ao funcionamento dos processos . 25. A equipe deve avaliar a necessidade da realizao de reunies com vrios servidores da unidade jurisdicionada para obter informaes adicionais sobre reas ou assuntos compreendidos no escopo dos trabalhos. 26. A viso geral do rgo/entidade e o detalhamento dos processos devem estar fundamentados em documentos juntados pasta permanente . 27. O Panorama geral do rgo/entidade ser composto pelos seguintes elementos: 27.1. direcionadores estratgicos misso, viso, negcio, valores, objetivos institucionais, principais resultados a serem alcanados, indicadores institucionais, po rventura existentes, que indiquem os benefcios das aes do rgo/entidade ou a extenso de sua atuao em termos do oramento da Unio; 27.2. organograma geral do rgo/entidade; 27.3. normativos bsicos aplicveis previso constitucional, lei de criao, regimento interno, estatuto, planejamento estratgico; 27.4. contexto oramentrio com indicao do nome e do cdigo das unidades gestoras executoras, dos programas previstos e executados, e detalhamento dos programas finalsticos em aes (projetos, atividades, operaes especiais); 27.5. nome e objetivo dos processos (macroprocessos ) de forma a explicitar o que o rgo/entidade faz; 27.6. ambiente interno e externo identificao dos principais fornecedores, insumos, produtos, clientes, parceiros do rgo/entidade e, se for o caso, dos rgos que tm poder de regulao sobre a unidade jurisdicionada. Alm disso, a equipe deve levantar informaes acerca das perspectivas sobre mudanas no ambiente em que o rgo/entidade opera, sobre as principais incertezas, foras e fraquezas, oportunidades e ameaas, aplicando para isso a tcnica Anlise SWOT, aprovada pela Portaria-Segecex 31, de 9 de dezembro de 2010. 28. Informao sobre o ambiente interno e as atividades de controle no nvel do rgo/entidade. 28.1. As informaes sobre o ambiente interno (cultura de controle) e as atividades de controle devem ser feitas com base no preenchimento do Formulrio de Informaes de Controles Internos Ambiente Interno e Atividades de Controle, constante do Anexo V. O citado Anexo traz, ainda, as orientaes e definies dos itens que sero abordados. 28.2. O formulrio pode ser aplicado com adaptaes, selecionando-se os itens que so pertinentes ao objeto do levantamento.
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29. possvel que o rgo/entidade tenha seus processos definidos. A equipe deve avaliar se os grandes processos , principalmente os finalsticos, da forma como esto definidos, retratam efetivamente o que o rgo/entidade faz. 29.1. No h impedimentos de que a equipe, caso julgue necessrio e com concordncia do supervisor, adote definio diferente da utilizada pelo rgo/entidade para os grandes processos (macroprocessos ). A delimitao desses processos (macroprocessos ) pode ser adaptada ao escopo do levantamento. 30. O detalhamento dos principais processos deve abordar os seguintes aspectos: 30.1. organizacional identificar a estrutura organizacional e a infraestrutura que suporta o processo: 30.1.1. estrutura organizacional representar por meio de organograma e lotacionogra ma (representao grfica que fornece a viso exata da disposio dos recursos humanos) as responsabilidades organizacionais (competncias e atribuies) e mencionar, se for o caso, as unidades descentralizadas; 30.1.2. infraestrutura bsica avaliar se as condies do ambiente de trabalho so adequadas e se as principais instalaes, equipamentos e servios necessrios para o funcionamento do processo esto disponveis; 30.2. marco regulatrio destacar a vinculao ao planejamento estratgico e identificar a legislao, as normas, os manuais, as publicaes e as polticas de treinamento aplicveis ao processo; 30.3. suporte de tecnologia da informao indicar o nome e o objetivo dos sistemas que suportam o processo; 30.4. oramentrio indicar os programas abrangidos, bem como a materialidade envolvida. Se no for possvel obter o valor exato da materialidade, a equipe pode estim-lo; 30.5. diagrama de blocos representar graficamente o processo mostrando a sequncia lgica de suas principais atividades; 30.5.1. o diagrama de blocos uma representao de nvel elevado usada tipicamente para compreender os conceitos gerais envolvidos e menos para compreender os detalhes de execuo. Para fins deste tipo de levantamento, recomenda-se que o processo seja representado pelas atividades principais que reflitam a sua totalidade; 30.5.2. para cada atividade podem ser identificados elementos do processo, tais como fornecedores, insumos, unidades responsveis, produtos e clientes, bem como, sempre que possvel, as principais necessidades dos clientes; 30.5.3. o Anexo VI traz um modelo da estrutura de um diagrama de blocos e formulrio de identificao dos elementos do processo. 30.6. principais pontos fortes e fracos, ameaas e oportunidades associados ao processo ou atividade, com o objetivo de complementar a anlise iniciada no item 27.6. A equipe poder utilizar os elementos apontados no item 30.5.2 para subsidiar a identificao desses pontos.
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30.7. avaliao simplificada de risco com base nas informaes e conhecimentos adquiridos sobre o processo e sobre o rgo/entidade, a equipe deve apontar os riscos associados ao processo. Para tanto deve identificar os eventos que possam impedir ou dificultar o alcance dos objetivos do processo bem como estimar qualitativamente suas consequncias e probabilidades; 30.7.1. a avaliao simplificada de risco deve ser realizada com base nas orientaes contidas no Anexo VII; 30.7.2. os eventos identificados pela equipe devem, na medida do possvel, ser fundamentados em documentao. 31. Uma vez que todos os processos abrangidos pelo escopo do trabalho tenham sido detalhados, a equipe deve identificar, considerando principalmente os riscos apontados para os processos , possveis aes de controle a serem realizadas futuramente pelo Tribunal. 31.1. Para sistematizao das informaes, deve ser preenchida a matriz de riscos, composta das seguintes colunas: 31.1.1. nome do processo ou da atividade se for o caso; 31.1.2. objetivos do processo; 31.1.3. riscos descrio do evento, probabilidade, consequncia e nvel de risco; 31.1.4. aes de controle. 31.2. Ao sugerir aes de controle, importante que a equipe considere que as aes tambm objetivam contribuir para a mitigao ou a eliminao dos riscos apontados. 31.3. Na sugesto de aes de controle, a equipe deve considerar o conjunto dos riscos identificados, pois possvel que uma nica ao de controle possa ser sugerida para diversos riscos apontados. 31.4. O Anexo VII traz um modelo da matriz de riscos. 32. Antes de encerrar a fase de execuo, as principais informaes levantadas devem ser validadas junto aos responsveis pelos processos abrangidos pelo trabalho de forma a confirmar o entendimento da equipe acerca do funcionamento e da organizao dos referidos processos . 33. Ao final da fase de execuo, realiza-se a reunio de encerramento com o gestor do rgo/entidade fiscalizado e outros responsveis, cuja participao seja considerada oportuna, ou representantes por eles designados. 33.1. Na reunio de encerramento, a equipe deve discorrer sobre o trabalho realizado com destaque para os processos detalhados. No se deve fazer meno a concluses ou possveis sugestes para futuros trabalhos. 33.2. Neste tipo de levantamento, a reunio de encerramento visa, principalmente, a comunicar ao gestor o trmino da fase de execuo.
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IV PADRES DE ELABORAO DO RELATRIO 34. Relatrio o instrumento formal e tcnico por intermdio do qual a equipe comunica aos leitores: o objetivo; a viso geral do rgo/entidade, os principais processos , as concluses e a proposta de encaminhamento. No caso dos levantame ntos objeto deste documento, trata-se de um memorial descritivo do rgo/entidade que descreve a forma de funcionamento e organizao da unidade jurisdicionada. 35. Na redao do relatrio, a equipe deve orientar-se, no que couber, pelos requisitos de qualidade dos relatrios: Clareza, Convico, Conciso, Completude, Exatido, Relevncia, Tempestividade e Objetividade, conforme descrito nas Normas de Auditoria do TCU - NAT aprovadas pela Portaria-TCU 280, de 8 de dezembro de 2010. 36. O relatrio do levantamento deve estar estruturado nas seguintes sees: 36.1. Folha de Rosto; 36.2. Apresentao, se houver necessidade; 36.3. Introduo; 36.4. Viso Geral do rgo/entidade; 36.5. Principais Processos ; 36.6. Principais riscos e possveis aes de controle; 36.7. Concluso; 36.8. Proposta de Encaminhamento; 36.9. Anexos do Relatrio, se houver; 37. Os itens (pargrafos) do relatrio devem ser numerados, evitando-se excessivo desdobramento em subitens. Folha de Rosto 38. A folha de rosto destina-se a apresentar, de forma sucinta, os dados relativos identificao do trabalho realizado, sendo subdividida em trs partes princip ais, Da fiscalizao, Do rgo/entidade fiscalizado e Processo(s) conexo(s), conforme modelo do Anexo VIII. Apresentao 39. A apresentao destina-se ao relato de informaes que visem a contextualizar o trabalho realizado, caso seja necessrio fazer meno a especificidades ou a caractersticas da fiscalizao. Destina-se, tambm, a descrever a forma como se organiza o relatrio. Introduo 40. A introduo deve conter as seguintes informaes, apresentadas de forma concisa:
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40.1. deliberao que originou a fiscalizao e meno s razes que motivaram a deliberao, se necessrio; 40.2. objetivo e escopo; 40.2.1. o objetivo do levantamento deve ser indicado, bem como deve ser especificado e, se for o caso, justificado o escopo abordado; 40.2.2. na indicao do escopo, deve ser feita meno aos processos do rgo/entidade com destaque para os processos detalhados no trabalho; 40.2.3. os trabalhos anteriormente realizados devem ser citados, com meno aos nmeros dos processos originais (processo conexos), a data de realizao dos trabalhos e os escopos abordados. 40.3. metodologia utilizada e limitaes inerentes ao levantamento ; 40.3.1. a descrio da metodologia deve mencionar os procedimentos adotados, as tcnicas, os papis de trabalho utilizados no planejamento e execuo da fiscalizao e a observncia aos padres de levantamento definidos pelo TCU; 40.3.2. a descrio das limitaes deve indicar claramente aquilo que no pode ser verificado em profundidade suficiente, com as justificativas pertinentes.
Viso Geral do rgo/entidade 41. Esta seo e a prxima correspondem ao prprio desenvolvimento do relatrio. De sua leitura, deve ser possvel compreender o funcionamento e a organizao do rgo/entidade. 42. A viso geral do rgo/entidade deve conter informaes apresentadas de forma concisa e ser estruturada nos ttulos a seguir: 42.1. Panorama geral do rgo/entidade contempla os direcionadores estratgicos; o organograma geral; os normativos bsicos aplicveis; o contexto oramentrio; o nome e objetivo dos processos ; e a descrio dos ambientes interno e externo. 42.2. Informaes sobre o ambiente interno e as atividades de controle contempla o resultado da avaliao do ambiente interno e das atividades de controle no nvel do rgo/entidade. Principais Processos 43. Detalhamento dos principais processos o nome de cada processo descrito constituir um ttulo especfico. Para cada processo deve ser indicado: 43.1. Objetivos; 43.2. Atividades nome e objetivo das principais atividades abrangidas pelo processo; 43.3. Aspecto organizacional;
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43.4. Marco regulatrio; 43.5. Suporte de tecnologia da informao; 43.6. Aspecto oramentrio; 43.7. Diagrama de blocos; 43.8. Principais pontos fortes e fracos, ameaas e oportunidades; 43.9. Riscos descrio, probabilidade, consequncia e nvel de risco. 44. Os comentrios dos gestores a respeito das informaes levantadas devem ser colhidos ao longo da execuo do trabalho, de forma que o relato j contemple as observaes efetuadas. Principais Riscos e Possveis Aes de Controle 45. Compem esta seo os principais riscos identificados para os processos detalhados e as sugestes de aes de controle, que tm, inclusive, o objetivo de contribuir para a mitigao ou a eliminao dos riscos apontados. Tais informaes devem ser sumarizadas e apresentadas na matriz de risco. 45.1. Ante a natureza dos assuntos tratados e dos riscos identificados e considerando o nvel de evidenciao dos riscos apontados, bem como seu aprofundamento, a critrio da equipe e do titular da unidade tcnica, esta seo pode ser colocada integralmente em anexo ao relatrio. Concluso 46. Na concluso, devem ser feitas consideraes gerais sobre o trabalho realizado e podem ser apontadas as razes que indiquem, no entendimento da equipe, a necessidade de realizao de aes de controle no rgo/entidade, a justificativa para que a unidade jurisdicionada seja selecionada para constituir processo de contas ordinrias para fins de julgamento ou, ainda, a seleo de contedos especficos para os seus prximos relatrios de gesto. 46.1. As concluses podem estar baseadas em trechos do relatrio ou na sua avaliao como um todo. Sempre que possvel, devem ser feitas referncias aos ite ns que suportam as concluses tratadas no relatrio. 47. O benefcio estimado do trabalho deve ser relatado na concluso. Proposta de Encaminhamento 48. Nesta seo do relatrio devem estar registradas as eventuais sugestes de realizao de aes de controle que visem a direcionar futuros trabalhos, bem como de adoo de outras providncias que a equipe julgar necessrias. 48.1. Caso haja sugesto de fiscalizaes para realizao no curto prazo, a unidade tcnica dever preencher o formulrio referente proposio de fiscalizao e encaminhar o processo de levantamento ao relator, por intermdio da Segecex, para a manifestao prevista no art. 6, 1, da Resoluo-TCU 185, de 13 de dezembro de 2005.
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48.2. Para as fiscalizaes a serem planejadas em momento posterior, dever ser, poca da realizao, autuado processo administrativo especfico, com proposta a ser encaminhada Segecex, conforme previsto na Resoluo-TCU 185, de 13 de dezembro de 2005. 49. Quando o levantamento tiver por objetivo preparar fiscalizao j determinada, a seo Proposta de encaminhamento dever conter proposta contemplando a forma de realizao das aes de controle pertinentes, com a definio do seu escopo, ou, ainda, se for o caso, proposta por sua inviabilidade ou inoportunidade de realizao. 49.1. O produto do levantamento subsidiar a elaborao da matriz de planejamento a ser utilizada no trabalho. 50. A seo Proposta de encaminhamento deve contemplar proposta de arquivamento do processo na unidade tcnica responsvel pelo trabalho. 51. Sempre que possvel, devem ser feitas referncias aos itens do relatrio que fundamentam a proposta de encaminhamento. 52. Por ocasio do pronunciamento da Unidade Tcnica, o titular dever assegurar que os padres de levantame nto do TCU definidos neste documento foram seguidos, homologando o formulrio de controle de qualidade de fiscalizao previsto no Anexo X. O atesto do titular da unidade tcnica no dever constar do documento do despacho. Anexos do Relatrio 53. Consideram-se anexos aqueles documentos que, embora diretamente relacionados aos assuntos tratados no relatrio, no sejam essenciais compreenso deste, tais como, memrias de clculo, protocolos de teste e descries detalhadas. A separao dos citados documentos visa a tornar o relatrio conciso, entretanto no deve causar prejuzo de entendimento para o leitor, cabendo equipe avaliar cada caso. 54. Consideram-se anexos, ainda, aqueles documentos que por seu tamanho ou disposio grfica no possam constar do corpo do relatrio, tais como tabelas, grficos e fotografias. 55. O relatrio de levantamento tem caracterstica descritiva e detalhada, cujo cliente principal a Segecex, principalmente a unidade tcnica que realizou o trabalho. A critrio do titular da unidade tcnica, deve ser avaliada a convenincia da elaborao de um relatrio sinttico destinado ao relator que, se possvel, observe a estrutura do relatrio analtico, porm descreva de forma resumida as informaes levantadas privilegiando as concluses. 56. O Anexo VIII traz um modelo de relatrio de levantamento. 57. O relatrio dos levantamentos cuja finalidade seja conhecer a organizao e o funcionamento de sistemas, programas, projetos ou atividades governamentais de ve seguir, naquilo que couber, a estrutura de relatrio prevista neste documento. Ressalve-se que ajustes podem e devem ser realizados, entretanto a ideia principal deve ser mantida, qual seja, descrever o objeto de forma a destacar seus principais objetivos, a elencar as principais aes ou operaes que se destinam ao atingimento destes objetivos e, se for o caso, a detalhar estas aes e operaes.
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57.1. No caso de levantamentos de escopo amplo envolvendo, por exemplo, funes de governo, outras tcnicas para coleta, tratamento e anlise de informaes podem ser utilizadas em carter complementar. 57.2. No caso de levantamentos de objeto restrito limitado, por exemplo, a um determinado processo de trabalho, a representao grfica do processo pelo diagrama de blocos pode ser substituda pelo mapa do processo. As instrues da tcnica de auditoria Mapa de Processos, aprovada pela Portaria-TCU 142, de 24 de junho de 2003 podem ser usadas. 58. Devem ser obrigatoriamente juntados ao processo de levantamento : Portaria(s) de Fiscalizao, rol de responsveis, ofcios de apresentao e de requisio, ofcios encaminhados equipe pelo gestor. 59. Ao final do trabalho, todos os papis de trabalho obtidos devem ser classificados (transitrios ou permanentes) e armazenados observando, naquilo que couber e com as adaptaes necessrias, o previsto no documento Padres de Auditoria de Conformidade aprovado pela Portaria- TCU 90, de 6 de maro de 2003 e revisado pela Portaria-Segecex 26, de 19 de outubro de 2009. 59.1. No caso dos levantamentos , as evidncias das constataes so substitudas pela documentao que fundamenta a viso geral do rgo/entidade e o detalhamento dos processos de trabalho. Tal documentao deve ser juntada pasta permanente , preferencialmente, eletrnica.
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V PADRES DE CONTROLE DE QUALIDADE 60. O controle de qualidade ser efetuado com base na sistemtica prevista no documento Padres de Auditoria de Conformidade aprovado pela Portaria-TCU 90, de 6 de maro de 2003 e revisado pela Portaria-Segecex 26, de 19 de outubro de 2009 e visa exclusivamente melhoria da qualidade dos trabalhos de levantame nto. 61. Os formulrios de controle de qualidade do relatrio (Anexos IX Formulrio de Verificao da Equipe Levantamento e X Formulrio de Controle de Qualidade Supervisor Levantamento) devem ser preenchidos concomitantemente elaborao do relatrio, de modo a permitir avaliar a adequao do levantamento ao seu objetivo e a vinculao aos padres de levantamento adotados no Tribunal.
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VI GLOSSRIO Avaliao simplificada de risco Risco a possibilidade de algo acontecer e ter impacto nos objetivos, sendo medido em termos de consequncias e probabilidades. A avaliao de risco consiste em um processo global cuja metodologia envolve as seguintes etapas: identificao de riscos busca, reconhecimento e descrio dos riscos; anlise de riscos compreenso da natureza e determinao do nvel de risco; avaliao de risco comparao dos resultados da anlise de risco com os critrios de risco (termos de referncia contra o qual o significado de um risco avaliado) para determinar se o risco e/ou sua magnitude aceitvel ou tolervel. O processo de avaliao de riscos complexo e envolve a identificao das fontes de risco, das reas de impacto, das circunstncias envolvidas, das causas e das consequncias, inclusive aquelas relativas a cenrios alternativos. Uma vez identificados, os riscos precisam ser descritos e compreendidos e suas causas, fontes, consequncias e a probabilidade destas consequncias ocorrerem precisam ser apreciadas. A anlise de riscos pode ser qualitativa, semiquantitativa, quantitativa ou uma combinao destas. Finalmente, o nvel de risco encontrado, ou seja, a magnitude de um risco expressa em termos da combinao das consequncias e de suas probabilidades, deve ser comparado com os critrios de risco estabelecidos a fim de determinar a necessidade de tratamento. Para fins dos trabalhos de levantamento, ser realizada uma avaliao simplificada de risco visto que os riscos indicados no sero decorrentes de aplicao de metodologia com a utilizao de exames detalhados e rigorosos para este fim, mas sim apontados com base na percepo da equipe acerca das informaes obtidas e, por vezes, representaro fragilidades do processo. Os nveis de risco sero estimados pela equipe com base nas informaes coletadas de diversas fontes, inclusive de gestores, funcionrios e especialistas. As etapas da avaliao de risco convencional podem ser observadas, porm com menor grau de profundidade sendo a anlise somente qualitativa. Levantamento Instrumento de fiscalizao utilizado pelo Tribunal para: conhecer a organizao e o funcionamento dos rgos e entidades da administrao direta, indireta ou fundacional dos Poderes da Unio, incluindo os fundos e demais instituies que lhe sejam jurisdicionadas, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais no que se refere aos aspectos contbeis, financeiros, oramentrios, operacionais e patrimoniais; identificar objetos e instrumentos de fiscalizao; e avaliar a viabilidade de realizao de fiscalizaes. Macroprocessos os processos mais abrangentes da organizao. Ver definio de processo. Padres do levantamento Regras que devem ser observadas em relao ao planejamento, aos procedimentos e tcnicas a serem utilizados na execuo, ao relatrio e qualidade do levantamento. Pasta pe rmanente Arquivos, preferencialmente eletrnicos, que contm informaes atualizadas, e devidamente catalogadas, das unidades jurisdicionadas ou de outros objetos de fiscalizao. A caracterstica principal da informao que deve ser armazenada nas pastas permanentes o seu carter geral, ou seja, a utilidade da informao no deve se limitar ao trabalho realizado, mas sim ter aplicabilidade em qualquer trabalho a ser realizado, ou que tenha alguma vinculao, com a unidade jurisdicionada. Dessa forma, as pastas permanentes so as principais fontes de informao para trabalhos futuros.
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Processo conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em servios/produtos (sadas). Esses processos so geralmente planejados e realizados para agregar valor aos servios e produtos. Podem ser agrupados em macroprocessos e subdivididos em subprocessos. rgos/entidades executam uma srie de atividades que se destinam, simplificadamente, a transformar os insumos recebidos em produtos a serem entregues. Tais atividades podem ser divididas em dois tipos gerais: finalsticas e de apoio. As atividades finalsticas envolvem os macroprocessos vinculados essncia do funcionamento da organizao, aqueles que so diretamente relacionados aos objetivos da instituio e caracterizam sua atuao e dos quais resultam os produtos ou servios que sero entregues aos clientes. Os chamados macroprocessos finalsticos recebem suporte de outros macroprocessos , os macroprocessos de apoio. As atividades de apoio envolvem os macroprocessos que suportam os macroprocessos finalsticos. Os macroprocessos de apoio so essenciais para a gesto efetiva da organizao e esto diretamente relacionados gesto dos recursos necessrios ao desenvolvimento de todos os macroprocessos da instituio. De forma genrica envolvem as seguintes categorias: aquisio de bens e servios; gerenciamento de recursos humanos recrutamento, seleo, contratao, treinamento de pessoal; infraestrutura execuo financeira-oramentria, gesto patrimonial, questes jurdicas; desenvolvimento e tecnologia desenvolvimento de metodologia e de solues de TI, pesquisa; gerenciais ou de informao formulao de polticas e de diretrizes, estabelecimento de metas, indicadores de desempenho e de formas de avaliao dos resultados alcanados. (Fonte Gespblica) Viso Geral Objetiva o conhecimento e a compreenso do objeto a ser fiscalizado, bem como do ambiente organizacional em que este est inserido. Nos levantame ntos que se destinam a conhecer a organizao e o funcionamento de rgos/entidades da administrao pblica federal, dever ser composta das seguintes informaes: panorama geral do rgo/entidade e informaes sobre o ambiente interno e as atividades de controle.
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VII - ANEXOS
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ANEXO I AOS PADRES DE LEVANTAMENTO MATRIZ DE PLANEJAMENTO TC Fiscalis RGO/ENTIDADE: Declarar o(s) nome(s) do(s) principal(is) rgo(s)/entidade(s) fiscalizado(s) OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo do levantamento, destacando o escopo que ser abordado.
ASSUNTO/ TEMA/ PROCESSO Apresentar, em forma de perguntas, os diferentes aspectos que compem o escopo do levantamento e que devem ser investigados com vistas satisfao do objetivo. Identificar as informaes necessrias para responder a questo. Identificar as fontes de cada item de informao requerida da coluna anterior. Estas fontes esto relacionadas com as tcnicas empregadas. Cdigo ou enunciado do procedimento. Descrever as tarefas que sero realizadas, de forma clara, esclarecendo os aspectos a serem abordados (itens de verificao ou check list) . Pessoa(s) da equipe encarregada(s) da execuo de cada procedimento. Dia(s) em que o procedimento ser executado. Esclarecer precisamente que concluses ou resultados podem ser alcanados. INFORMAES REQUERIDAS FONTES DE INFORMAO PROCEDIMENTOS DETALHAMENTO DO PROCEDIMENTO MEMB RO RESPONSVEL PERODO O QUE A ANLIS E VAI PERMITIR DIZER
P11 P12 P1n P21 P22
Direcionadores estratgicos Organograma geral Normat ivos bsicos Descrio dos amb ientes externo e interno Informaes sobre o amb iente interno e as
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ASSUNTO/ TEMA/ PROCESSO INFORMAES REQUERIDAS FONTES DE INFORMAO PROCEDIMENTOS DETALHAMENTO DO PROCEDIMENTO MEMB RO RESPONSVEL PERODO
O QUE A ANLIS E VAI PERMITIR DIZER atividades de controle Principais processos - estruturao, suporte de TI, materialidade, marco regulatrio, diagrama de blocos, pontos fortes e fracos, ameaas e oportunidades Principais riscos e suas classificaes
P2n
ESTIMATIVA DO CUSTO
REMUNERAO PASSAGENS (R$) DIRIAS (R$) RESSARC. INDENIZ. DE DESPES AS DE TRANSPORTE TRANSPORTE SUPR. DE FUNDOS DES CONTO ADICIONAL AUXLIO EMB ARQUE/ ALIMENTAO DES EMB . OUTROS CUS TOS (*) CUS TO TOTAL
(*) Especificar o custo, caso este campo seja preenchido.
Equipe: Nome e matrcula
Supervisor: Nome e matrcula
Instrues de preenchimento:
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A Matriz de Planejamento deve ser preenchida ao longo da fase de planejamento com base no escopo definido para o trabalho e nas informaes levantadas. As questes devem ser elaboradas de forma a estabelecer com clareza o foco da anlise e os limites e dimenses que devem ser observados durante a execuo dos trabalhos. Devem, pois, ser elaboradas questes que enfoquem os principais aspectos do objetivo pretendido. Em seguida, procede-se explicitao das informaes necessrias, das fontes dessas informaes, de que tarefas devero ser realizadas para busclas (utilizando quais tcnicas), por quem e quando. A cada um desses elementos necessrios resoluo das questes corresponde uma coluna na matriz de planejamento. O preenchimento dessas colunas permitir concluir se as questes tm condio de serem respondidas, ou seja, se, a princpio, h informaes suficientes e disponveis, se a equipe domina as tcnicas para coleta e tratamento dessas informaes e se as limitaes, que a abordagem adotada porventura se defronte, so contornveis.
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ANEXO II AOS PADRES DE LEVANTAMENTO OFCIO DE COMUNICAO DE FISCALIZAO Ofcio n XXX/2011 - (Indicar a Secretaria) (Localidade),____ de ___________de 2011. Senhor (descrever o Cargo), Comunico a V. Ex (S) que este Tribunal est iniciando trabalho de fiscalizao nessa Unidade, coordenado pelo auditor (nome completo do auditor), matrcula xxx. O objetivo do trabalho ..., tendo sido originado da ... (Deliberao que determinou o trabalho). 2. A data provvel para que a equipe apresente-se nessa Unidade XX/XX/2011. Desse modo, solicito que sejam inicialmente disponibilizados os documentos listados a seguir: a) Documento ou informao 1...; b) Documento ou informao 2...; c) Documento ou informao 3...; d) Documento ou informao ...; e) Documento ou informao n... CASO AINDA NO HAJA PREVISO DOS DOCUMENTOS NECESSRIOS: 2. A data provvel para que a equipe apresente-se nessa Unidade XX/XX/2011. Desse modo, solicito que sejam disponibilizados os documentos necessrios fiscalizao. 3. Solicito, ainda, seja providenciado ambiente reservado e seguro para a instalao da equipe e senha para acesso aos sistemas informatizados, bem como a designao de uma pessoa qualificada para servir de contato e prestar esclarecimentos. Atenciosamente, _________________________ A Sua Excelncia/Senhoria o Senhor xxx Cargo xx.xxx-xxx (CEP) Municpio UF
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ANEXO III AOS PADRES DE LEVANTAMENTO OFCIO DE APRESENTAO
Ofcio n XXX/2011 - (Indicar a Secretaria) (Localidade),____de___________ de 2011.
Senhor (a) (descrever o Cargo), Apresento a V. Ex (S) o(s) auditor(es) deste Tribunal de Contas da Unio, (nome completo do auditor), matrcula xxx, (nome completo do auditor), matrcula xxx e (nome completo do auditor), matrcula xxx, designado(s) pela Portaria n XXX, de XX/XX/2011, para realizar, sob a coordenao do primeiro, trabalho de fiscalizao nessa Unidade, objetivando ................................................................................... . 2. Solicito a gentileza de providenciar ambiente reservado e seguro para a instalao da equipe, senha para acesso aos sistemas informatizados e divulgao interna da fiscalizao e do local em que a equipe se encontra, bem como a designao de uma pessoa qualificada para servir de contato e prestar esclarecimentos. Solicito, ainda, sejam disponibilizados os documentos que vierem a ser requisitados e facultado livre acesso s instalaes dessa Unidade necessrias realizao do trabalho. 3. Ressalto que a obstruo ao livre exerccio da fiscalizao, bem como a sonegao de processo, documento ou informao poder ensejar a aplicao de multa nos termos do art. 58, incisos V e VI, da Lei 8.443/92, c/c o art. 268, incisos V e VI, do Regimento Interno do TCU. 4. Agradeo, antecipadamente, a colaborao que puder ser prestada equipe.
Atenciosamente, _________________________
A Sua Excelncia/Senhoria o Senhor xxx Cargo xx.xxx-xxx (CEP) Municpio - UF

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ANEXO IV AOS PADRES DE LEVANTAMENTO OFCIO DE REQUISIO Ofcio de Requisio YY-XXX/2011 1 (Localidade), ___ de ___________ de 2011
Senhor (a) (descrever o Cargo), Solicitamos a V. Ex (S), nos termos do artigo 87 da Lei 8.443/92, c/c o art. 245 do Regimento Interno do TCU, apresentar a esta equipe a documentao/informao relacionada a seguir: a) Documento ou informao 1...; b) Documento ou informao 2...; c) Documento ou informao 3...; d) Documento ou informao...; e) Documento ou informao...; f) Documento ou informao n... Tal documentao/informao dever ser fornecida at o dia __ /__/_____, s __ :__ h. NO CASO DE REITERAO, ACRESCENTAR: Cientificamos V.Ex(S). que a sonegao de processo, documento ou informao poder ensejar a aplicao de multa nos termos do art. 58, inciso VI, da Lei 8.443/92, c/c o art. 268, inciso VI, do Regimento Interno do TCU.
NOME Coordenador da Equipe Declaro ter recebido o original em ___/___/2011 s ___h ___. ________________________________________________ Assinatura e carimbo A Sua Excelncia/Senhoria o Senhor xxx Cargo xx.xxx-xxx(CEP) Municpio - UF
O cdigo XXX refere-se ao registro Fiscalis, enquanto que YY trata -se do nmero sequencial.
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ANEXO V AOS PADRES DE LEVANTAMENTO FORMULRIO DE INFORMAES DE CONTROLES INTERNOS Para levantar as informaes sobre o ambiente interno e as atividades de controle, a equipe deve ter em mente que: o ambiente interno e as atividades de controle so dois dos oito componentes do sistema de controle interno. Segundo o modelo de referncia Coso 1 um sistema de controle interno um processo integrado composto por oito componentes inter-relacionados, quais sejam: ambiente interno; fixao de objetivos; identificao de eventos; avaliao de riscos; resposta a riscos; atividades de controle; informao e comunicao; e monitoramento; a avaliao do ambiente interno e das atividades de controle interno no nvel do rgo/entidade refere-se avaliao dos elementos destes componentes que tm efeito global ou generalizado sobre a organizao; a avaliao dos demais componentes do sistema de controle interno bem como a avaliao do sistema no nvel de processo, ou seja, a avaliao do sistema de controle interno como um todo foge ao escopo do levantamento tratado neste documento. A avaliao do sistema de controle interno ser realizada mediante ao de controle especfica. Para que tal avaliao possa ser realizada, preciso que a unidade tcnica disponha da viso geral do rgo/entidade definida neste documento. A seguir esto descritos, sucintamente, os dois componentes que sero avaliados. A equipe deve considerar estas definies quando da aplicao do formulrio: AMBIENTE INTERNO O ambiente interno moldado pela histria e cultura da organizao e, por sua vez, molda, de maneira explcita ou no, a cultura de riscos da organizao e a forma como eles so encarados e gerenciados (tom da organizao), influenciando a conscincia de controle das pessoas. a base para todos os outros componentes do sistema, provendo disciplina e estrutura. Os fatores que compem o ambiente interno incluem integridade, valores ticos e competncia das pessoas, maneira pela qual a gesto delega autoridade e responsabilidades, estrutura de governana e organizacional, o perfil dos superiores (ou seja, a filosofia da direo e o estilo gerencial), as polticas e prticas de recursos humanos etc.
1
Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - Coso (Comit das Organizaes Patrocinadoras). O Coso publicou critrios prticos, amplamente aceitos, para o estabelecimento de controles internos e para avaliao de sua efetividade e apresentou em julho de 1992 o modelo denominado Internal Control Integrated Framework , atualmente conhecido como Coso I. Tal modelo mudou o conceito tradicional de "controles internos" e chamou a ateno para o fato de que eles tinham de fornecer proteo contra riscos. O modelo Coso I tornou-se referncia mundial pelo fato de: uniformizar definies de controle interno; definir componentes, objetivos e objetos do controle interno em um modelo integrado; delinear papis e responsabilidades da administrao; estabelecer padres para implementao e validao; criar um meio para monitorar, avaliar e reportar controles internos. A intensificao da preocupao com riscos fez com que o Coso encomendasse o desenvolvimento de uma estratgia de fcil utilizao pelas organizaes para avaliar e melhorar o prprio gerenciamento de riscos. O resultado foi a publicao, em 2004, do modelo Enterprise Risk Management Integrated Framework (Gerenciamento de Riscos Corporativos Estrutura Integrada), tambm conhecida como Coso ERM ou Coso II. Essa obra amplia o alcance dos controles internos, oferecendo um enfoque mais vigoroso e extensivo ao tema, agregando tcnicas de gerenciamento integrado de riscos, sem abandonar, mas incorporando, o Coso I.
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Organizaes com ambientes de controle efetivos fixam um tom (tom do topo) positivo, contratam e mantm pessoas competentes, formalizam e comunicam polticas e procedimentos de modo claro, adotam integridade e conscincia de controle, resultando em valores compartilhados e trabalho em equipe para efetivao de objetivos. ATIVIDADES DE CONTROLE So as polticas e os procedimentos estabelecidos e executados para mitigar os riscos que a administrao opte pela estratgia de tratar. Tambm denominadas de procedimentos de controle, no devem ser confundidas com o prprio sistema de controle interno, pois este, alm de abarcar todos os demais componentes do modelo, abrange todas as demais formas de resposta a riscos. As atividades de controle devem estar distribudas por toda a organizao, em todos os nveis e em todas as funes. Elas incluem uma gama de controles preventivos e detectivos, como procedimentos de autorizao e aprovao, segregao de funes (autorizao, execuo, registro e controle), controles de acesso a recursos e registros, verificaes, conciliaes, revises de desempenho, avaliao de operaes, de processos e de atividades, superviso direta etc. Alm de controles preventivos e detectivos, as aes corretivas so um complemento necessrio s atividades ou aos procedimentos de controle. As atividades de controle implementadas em um determinado rgo podem variar consideravelmente daquelas executadas em um outro rgo. Essa diferena pode ocorrer devido: s variaes em misses, metas e objetivos dos rgos; s diferenas no ambiente e na forma como operam; s variaes no grau de complexidade organizacional; s diferenas no histrico e na cultura dos rgos; s diferenas nos riscos que os rgos enfrentam e toleram e esto procurando mitigar. provvel que, mesmo que dois rgos tenham a mesma misso, as mesmas metas, os mesmos objetivos e as mesmas estruturas organizacionais, empreguem atividades de controle diferentes. Isso se deve a aspectos como julgamento individual, tcnicas de implementao e estilo de direo. O formulrio de Informaes de Controles Internos deve ser aplicado a servidores de diferentes nveis hierrquicos. Para aplicao do formulrio, a equipe pode realizar entrevistas ou encaminhar o documento por meio eletrnico para preenchimento. importante informar que as respostas no sero divulgadas e ser conferido tratamento confidencial s informaes. Aps a aplicao, cada componente poder ser avaliado pela mdia aritmtica das notas atribudas aos itens em todos os formulrios preenchidos, considerando: 1 Fraco; 2 Regular; 3 Bom e 4 timo. No relato das informaes de controles internos, devem ser elencados aqueles itens que se destacaram positiva ou negativamente, podendo-se fazer anlises comparativas entre a mdia aritmtica do componente e da pontuao atribuda a alguns itens.
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FORMULRIO DE INFORMAES DE CONTROLES INTERNOS AMBIENTE INTERNO E ATIVIDADES DE CONTROLE NVEL DO RGO/ENTIDADE TC ___________ Fiscalis ___________ Para cada item dever ser atribuda uma nota de acordo com os parmetros a seguir listados: 1 Nunca 2 Raramente 3 Com frequncia 4 Sempre
ELEMENTO OU ITEM AMBIENTE INTERNO Filosofia e estilo de direo (tom do topo) 1. A alta direo formaliza e comunica objetivos, metas, polticas e procedimentos. 2. A alta direo monitora a implementao das recomendaes e determinaes da auditoria interna, controle interno e externo. Estrutura organizacional e de governana institucional 3. A estrutura organizacional est formalmente estabelecida em organograma complementado por um manual da organizao. 4. Existem manuais de procedimentos que detalham a execuo das principais atividades. 5. Existe poltica de divulgao de normas e manuais para todo o corpo funcional. 6. Existem padres para medir o desempenho da organizao em relao a todos os seus objetivos e metas. 7. A auditoria interna reporta-se a alta direo do rgo/entidade e presta contas de suas atividades periodicamente. 8. Existem mecanismos ou instrumentos formais de acompanhamento de projetos e de gesto e melhoria de processos organizacionais. 9. Esto formalmente definidas as responsabilidades das diversas reas, bem como dos cargos efetivos e comissionados. Integridade e valores ticos 10. Existe um cdigo ou cdigos formais de conduta e outras polticas que explicitam os referenciais ticos da instituio a todos. 11. Existem regras explcitas sobre o uso de ativos da instituio, inclusive de informaes privilegiadas. Competncia profissional 12. So identificados e definidos os conhecimentos, as competncias e as habilidades necessrias para o desempenho e preenchimento de funes, cargos efetivos e em comisso. 1 2 3 4
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ELEMENTO OU ITEM 13. A instituio adota processo sistemtico de gesto e desenvolvimento de competncias. 14. Existe programa de educao continuada com aes de capacitao orientadas para melhorar o desempenho dos servidores. 15. As aes de capacitao planejadas so efetivamente executadas. Polticas e prticas de recursos humanos 16. Existem regras e controles para evitar privilgios na contratao de terceirizados, comissionados e estagirios. 17. So tomadas medidas disciplinares como resposta s aes indevidas ou desvios de procedimentos estabelecidos. 18. Avaliaes de desempenho so realizadas pelo menos duas vezes ao ano e impactam sobre benefcios. 19. Os resultados das avaliaes de desempenho so obrigatoriamente comunicados ao servidor mediante feedback das chefias. 20. A baixa produtividade, desempenho ou comprometimento de servidores alvo de aes por parte das chefias. ATIVIDADES DE CONTROLE 21. H poltica de gesto de riscos formalmente definida. 22. Relatrios gerenciais sobre o acompanhamento e a consecuo de objetivos e metas so elaborados para a alta direo e encaminhados, no que lhes diz respeito, para os demais gestores. 23. Quando necessrio, os gestores determinam aes corretivas com vistas ao alcance de metas. 24. As atividades da fora de trabalho so definidas com base nos objetivos e metas do rgo/entidade. 25. H poltica de segurana de informao formalmente definida. 26. Os ativos, recursos e registros vulnerveis so protegidos e salvaguardados por acesso restrito e controles fsicos. 27. Existe poltica definida de rodzio dos altos cargos do rgo/entidade. 28. Existe plano de atividades de auditoria interna, em base peridica, aprovado pela alta direo. 29. O plano de auditoria interna efetivamente executado. 30. Deveres e responsabilidades essenciais da alta direo tcnica so divididos ou segregados entre diferentes pessoas para reduzir o risco de ocorrerem erros, desperdcio ou fraude.
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ANEXO VI AOS PADRES DE LEVANTAMENTO DIAGRAMA DE BLOCOS
A seguir um exemplo esquemtico de um diagrama de blocos:
IDENTIFICAO DO PROCESSO
Atividade 5
Atividade 7
Atividade 1
Atividade 2
Atividade 3
Atividade 4
Atividade 6
Na indicao das atividades, utilizar, preferencialmente, verbos no infinito para iniciar a descrio. Para identificar os elementos do processo, quais sejam: os fornecedores, os insumos, os produtos e os clientes, bem como as principais necessidades dos clientes de cada uma das atividades, a equipe pode preencher o Formulrio de Identificao dos Elementos do Processo. Uma atividade pode ter vrios fornecedores, insumos, produtos e clientes. Alm disso, os clientes de uma determinada atividade podem ser os fornecedores de outras, assim como os insumos de uma atividade podem ser os produtos de outra e, ainda, um mesmo insumo pode servir para vrias atividades. Recomenda-se que sejam indicados somente os fornecedores, os insumos, os clientes e os produtos imediatos. Fonte: Gespublica - adaptado
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FORMULRIO DE IDENTIFICAO DOS EL EMENTOS DO PROCESSO PROCESSO: Identificao do processo Listar as ati vi dades: 1 ativ idade 1 2 ativ idade 2 3 ativ idade 3 ... n atividade n
Fornecedor (De onde vem?)

Devem ser indicadas as pessoas, as unidades organizacionais, as reas, os rgos, as entidades, ou seja, aqueles que enviam fornecem ou disponibilizam o insumo necessrio para a realizao da atividade.
Entrada/Insumo (O que vem?)

Devem ser indicadas as informaes, os bens ou os servios necessrios para que se desenvolva a atividade, sem os quais no possvel realiz-las.
Unidade Responsvel
Deve ser indicada a unidade organizacional responsvel pela atividade.
Processo (O que feito?)

Fazer referncia atividade.
Produto (O que produzido?)

Devem ser indicadas as informaes, bens ou servios produzidos pela atividade. o resultado do trabalho. Para cada produto deve ser utilizada uma linha do formulrio. P1 P2 P3 P4 P5 P6
Cliente/Usurio (Para onde vai?)

Devem ser indicadas as pessoas, as unidades organizacionais, as reas, os rgos, as entidades, ou seja, aqueles (aquilo) a quem se destina ou que recebero o que foi gerado pela ativ idade.
Necessidade dos clientes

Deve ser indicada a demanda por parte do cliente que deve ser satisfeita pelo produto entregue.
E1 E2 E3 E4 E3 E5 E6 E7 Indicar somente os fornecedores, os insumos, os produtos e os clientes imediatos.
1 1 2 3 N N
BT CU ESPECIAL
ANEXO VII AOS PADRES DE LEVANTAMENTO AVALIAO SIMPLIFICADA DE RISCO e MATRIZ DE RISCOS Considera-se risco a possibilidade de algo acontecer e ter impacto nos objetivos, medido em termos de consequncias e probabilidades. Em termos de probabilidade, chance de ocorrncia, um evento de risco pode ser classificado em: improvvel, possvel e provvel. Quanto s consequncias, um evento de risco pode ser considerado como: fraco, moderado e forte. Tais classificaes combinadas permitem construir uma matriz qualitativa figura a seguir que facilita a anlise e a visualizao das reas onde o risco ser: alto, mdio ou baixo.
Consequncia
Fraco Moderado Forte
Provvel
Probabilidade
Possvel
Im provvel
Ri sco: Baixo B; Mdio M; Alto A
Com base nas informaes e conhecimentos adquiridos sobre o processo e sobre o rgo/entidade, a equipe deve identificar os eventos (ocorrncias ou alterao em um conjunto especfico de circunstncias) que possam impedir ou dificultar o alcance dos objetivos das atividades abrangidas pelo processo. Para a identificao dos eventos de risco, a equipe pode aplicar a tcnica Anlise SWOT, aprovada pela Portaria-Segecex 31, de 9 de dezembro de 2010, a fim de elencar as fraquezas do ambiente interno e as ameaas do ambiente externo. Para cada fraqueza e para cada ameaa devem ser associados os possveis eventos de risco. Pode haver mais de um evento de risco por fraqueza ou ameaa e um evento de risco pode estar associado a uma ou mais fraquezas e ameaas. Uma vez identificados os eventos de risco, a equipe deve estimar qualitativamente suas consequncias (fraco, moderado ou forte) e probabilidades (improvvel, possvel ou provvel). Para orientar a estimativa da probabilidade, a equipe deve levar em considerao os mecanismos de controle existentes que podem contribuir para diminuir ou suprimir o risco. Foge ao escopo deste trabalho avaliar se os mecanismos de controle identificados efetivamente funcionam. Na estimativa da consequncia, deve ser levada em considerao a materialidade. A equipe pode consultar os gestores do processo para proceder anlise do risco. A partir dos valores de consequncia e de probabilidade, o risco deve ser classificado em alto, mdio ou baixo. Para a indicao dos riscos no ser utilizada metodologia com utilizao de exames detalhados e rigorosos. Tanto a identificao dos eventos de risco quanto a mensurao de suas consequncias e probabilidades, ser feita com base na percepo da equipe ac erca das informaes obtidas.
BT CU ESPECIAL
MATRIZ DE RISCOS
A elaborao da matriz de riscos destina-se a indicar possveis aes de controle, a serem realizadas futuramente pelo Tribunal, que visem a contribuir para a mitigao ou eliminao dos riscos identificados nos processos de trabalho detalhados. Todos os riscos classificados como altos devem ser considerados para fins de sugesto de aes de controle. Riscos classificados como baixos no devem ser considerados. Fica a critrio da equipe e/ou do supervisor considerar os riscos classificados como mdios na elaborao da matriz. Na sugesto de aes de controle, a equipe deve considerar os riscos identificados para todos os processos, pois possvel que uma nica ao de controle possa contribuir para mitigar ou eliminar diversos riscos apontados.
Nome do processo e da atividade, se for o caso
Indicar o nome do processo detalhado e, se for o caso, o nome da atividade.
Objetivo do processo
Indicar objetivos processo detalhado. os do
Descrio do evento
Descrever os eventos de risco identificados pela equipe que podem impactar os objetivos do processo
Riscos Probabilidade
Indicar a probabilidade dos eventos de risco, tipicamente: possvel e provvel.
Consequncia
Indicar as consequncias dos eventos de risco, tipicamente: moderado e forte.
Nvel
Indicar o nvel de risco, tipicamente alto.
Aes de controle
Indicar as aes de controle que, no entendimento da equipe, devem ser realizadas.
BT CU ESPECIAL
ANEXO VIII AOS PADRES DE LEVANTAMENTO RELATRIO
TC Relator:
Fiscalizao
DA FISCALIZAO Instrumento: Levantamento Ato originrio: Objeto da fiscalizao: Ato de designao: Portaria de Fiscalizao - (Unidade Tcnica) ..., de..... (fl. ...) Composio da equipe: .......... matr. (Coordenador) .......... matr. DO RGO/ENTIDADE FISCALIZADO rgo/entidade fiscalizado: Vinculao (ministrio): Vinculao TCU (unidade tcnica): Responsvel pelo rgo/entidade: 1 nome: cargo: perodo: desde ......./......... Outros responsveis: vide rol fl. PROCESSO(S) CONEXO(S) - TC
Enumerar somente os atuais titulares dos rgos/entidades. O rol, com todos os responsveis devidamente identificados, deve ser juntado ao processo.
BT CU ESPECIAL
1 APRESENTAO (opcional) Contextualizar o trabalho realizado e descrever a forma como o relatrio est organizado. 2 INTRODUO 2.1 Deliberao Mencionar a deliberao que originou a fiscalizao e, se necessrio, as razes que a motivaram. 2.2 Objetivo e escopo Mencionar o objetivo do levantamento. Especificar o escopo abordado: mencionar todos os processos do rgo/entidade e destacar aqueles que foram detalhados. Mencionar os trabalhos anteriormente realizados: nmeros dos processos, datas de realizao e escopos. Justificar, se for o caso, o escopo abordado: justificar, por exemplo, a no descrio integral de pelo menos um processo. 2.3 Metodologia e limitaes Mencionar os procedimentos adotados, as tcnicas e os papis de trabalho utilizados no planejamento e na execuo da fiscalizao. Indicar claramente aquilo que no pode ser investigado em profundidade suficiente para a formulao de concluses, com as justificativas pertinentes. 3 VISO GERAL DO RGO/ENTIDADE 3.1 Panorama geral do rgo/entidade Registrar os direcionadores estratgicos; o organograma geral; os normativos bsicos; o contexto oramentrio; o nome e objetivo dos processos; e a descrio dos ambientes interno e externo. 3.2 Informaes dos controles inte rnos Registrar o resultado da avaliao do ambiente interno e das atividades de controle no nvel do rgo/entidade. 4 PRINCIPAIS PROCESSOS 4.1 Nome do processo Indicar o objetivo do processo. Indicar o nome e o objetivo das principais atividades abrangidas pelo processo. 4.1.1 Aspecto organizacional
BT CU ESPECIAL
4.1.2 Marco regulatrio 4.1.3 Suporte de tecnologia da informao 4.1.4 Aspecto orame ntrio 4.1.5 Diagrama de blocos 4.1.6 Principais pontos fortes e fracos, ameaas e oportunidades 4.1.7 Risco Descrio, probabilidade, consequncia e nvel de risco 4.2 Nome do processo Indicar o objetivo do processo. Indicar o nome e o objetivo das atividades abrangidas pelo processo. 4.2.1 Aspecto organizacional 4.2.2 Marco regulatrio 4.2.3 Suporte de tecnologia da informao 4.2.4 Aspecto orame ntrio 4.2.5 Diagrama de blocos 4.2.6 Principais pontos fortes e fracos, ameaas e oportunidades 4.2.7 Risco - Descrio, probabilidade, consequncia e nvel de risco ... 5 PRINCIPAIS RISCOS E POSSVEIS AES DE CONTROLE Matriz de risco. 6 CONCLUSO Mencionar o benefcio estimado do levantamento realizado. Apontar, se for o caso, as razes que, no entendimento da equipe, indicam a necessidade de realizao de outras aes de controle no rgo/entidade, a justificativa para que a unidade jurisdicionada seja selecionada para constituir processo de contas ordinria para fins de julgamento ou, ainda, a seleo de contedo para os prximos relatrios de gesto. Se possvel, fazer referncia aos nmeros dos itens em que os fatos que suportam as concluses so tratados no relatrio. Tecer consideraes adicionais que a equipe julgue necessrias.
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7 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO Registrar na Proposta de encaminhamento: as eventuais sugestes de realizao de outras aes de controle, bem como a adoo de outras providncias que a equipe julgar necessrias. proposta contemplando a forma de realizao das aes de controle pertinentes com a definio do seu escopo, ou, ainda, se for o caso, proposta por sua inviabilidade ou inoportunidade de realizao, quando o levantamento tiver por objetivo preparar fiscalizao j determinada. proposta de arquivamento do processo.
Unidade Tcnica, em data.
_____________________________________ nome CARGO matrcula Coordenador
_____________________________________ nome CARGO - matrcula Membro
8 ANEXO 8.1 Ttulo do anexo Incluir os documentos que, embora diretamente relacionados aos assuntos tratados no relatrio, no sejam essenciais compreenso deste. Incluir os formulrios de identificao dos elementos do processo e de informaes de controles internos.
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ANEXO IX AOS PADRES DE LEVANTAMENTO

FORMULRIO DE VERIFICAO DA EQUIPE LEVANTAMENTO
TC ___________ Fiscalis ___________

Item do documento1
ITEM I Padres Gerais Foi criado processo apartado para o tratamento de impropriedades ou irregularidades investigadas no mbito do trabalho. O supervisor orientou a equipe e acompanhou os trabalhos desde o incio do planejamento at a concluso do relatrio? Foi encaminhado ofcio ao dirigente do rgo/entidade fiscalizado com a devida antecedncia? II Padres de Planejamento O prazo destinado para a fase de planejamento foi suficiente para a obteno de informaes sobre o rgo/entidade fiscalizado, detalhamento dos procedimentos, discusso com o supervisor sobre escopo, procedimentos e tcnicas utilizadas na fiscalizao, e reviso dos papis de trabalho? O escopo do levantamento foi claramente definido e observou o contido no item 5? Ao final do planejamento, a equipe tinha cincia das informaes necessrias para a construo da viso geral do rgo/entidade? III Padres de Execuo Foram aplicados os procedimentos previstos na fase de planejamento e levantadas informaes suficientes para a construo da viso geral e o detalhamento dos principais processos? Foram elaborados os diagramas de blocos dos processos detalhados? Foram apontados os riscos dos processos detalhados? Foi preenchido o Formulrio de Informaes de Controles Internos Ambiente Interno e Atividades de Controle? As informaes obtidas na fase de execuo foram validadas pelos responsveis da unidade jurisdicionada? Foi realizada reunio de encerramento? IV Padres de Elaborao do Relatrio
1
2 3
N/A2
SIM
NO3
3.2.1 10 10.2
11
18 20
22
30.5 30.7 28 32 33
Padres de Levantamento. Marcar quando o item no se aplicar ao trabalho. Apresentar justificativas no caso de respostas negativas.
BT CU ESPECIAL
ITEM Foi indicado o objetivo do trabalho, bem como especificado e, se for o caso, justificado o escopo abordado? A viso geral do rgo/entidade contemplou: o panorama geral do rgo/entidade e as informaes de controles internos? O detalhamento dos principais processos abordou todos os aspectos previstos? Os principais riscos e as possveis aes de controle foram sumarizados na matriz de riscos? Na proposta de encaminhamento foram registradas as sugestes para a realizao de outras aes de controle? Na proposta de encaminhamento foi registrada proposta de arquivamento do processo? Os documentos juntados contm os seguintes elementos: Portaria(s) de Fiscalizao, ofcios de apresentao e de requisio, ofcios encaminhados equipe pelo gestor. A documentao que fundamenta a viso geral do rgo/entidade e o detalhamento dos processos foi juntada pasta permanente?
Item do documento1 40.2 42 43 45 48 50 58 59
N/A2
SIM
NO3
Justificativas para as respostas negativas: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________
Equipe: Nome e matrcula
Supervisor: Nome e matrcula
BT CU ESPECIAL
ANEXO X AOS PADRES DE MONITORAMENTO

FORMULRIO 1 DE CONTROLE DE QUALIDADE - S UPERVISOR LEVANTAMENTO
1.
INFORMAES GERAIS
TC ______________ Fiscalis _______ total de folhas do Relatrio: ___________

Previsto2 (dias teis) Realizado 3 (dias teis)
Fase Planejamento Execuo Relatrio Tempo entre a 1 verso entregue pela equipe e a aprovao pelo supervisor
2. PAPIS DE TRABALHO - marque com um X, ou conforme indicado, uma das opes a seguir:
Item 2.1 Matriz de Planejamento 2.2 Alteraes da Matriz de Planejamento Satisfatrio Oportunidade de Melhoria No elaborado (NE) ou No aplicvel (NA)
3.
RELATRIO marque com um X uma das opes a seguir:

Item Avaliado Satisfatrio Oportunidade de Melhoria
3.1 O relatrio foi redigido com clareza e correo gramatical? 3.2 O relatrio foi redigido de forma concisa, com pargrafos claros e preferencialmente curtos, e concentrando-se na descrio da organizao e do funcionamento do rgo/entidade fiscalizado? 3.3 Existe consistncia entre o contedo do relatrio e as aes propostas para trabalhos futuros?
4. AVALIAO DOS RESULTADOS DO TRABALHO marque com um X uma das opes seguir:
Item avaliado 4.1 O objetivo do levantamento foi alcanado? 4.2 O levantamento foi realizado de forma econmica, eficiente e eficaz? Satisfatrio Oportunidade de Melhoria
Este formulrio deve ser utilizado ao longo do trabalho, para auxiliar a superviso concomitante. O preenchimento do formulrio pode ser alterado medida que o trabalho esteja sendo executado, de acordo com as alteraes introduzidas nos papis de trabalho e no relatrio. A verso final deste formu lrio, a ser armazenada com papel de trabalho permanente, deve refletir a verso final do relatrio (assinado pela Equipe).
2 3
Considerar eventuais portarias de prorrogao. O registro do prazo efet ivamente realizado imp rescindvel para a avaliao da TEMPESTIVIDADE.
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Detalhar, caso julgue necessrio, os pontos no satisfatrios: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 5. BOAS PRTICAS - Quando o relatrio ou algum dos papis de trabalho puder ser considerado como BOA PRTICA , cuja divulgao para utilizao como modelo em levantamentos similares seja recomendvel, registrar tal informao no campo a seguir, justificando sua indicao. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 6. OPORTUNIDADES DE MELHORIA - Registrar justificativa para eventuais oportunidades de melhoria que no puderam ser incorporadas verso final do relatrio. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________
Preenchido por:
_____________________________ Em: ___/___/______ Supervisor
Parecer do Secretrio: (
) Aprovado ou (
) Aprovado com as seguintes observaes:
_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
_____________________________ Em: ___/___/______ Secretrio
Posicionamento da Equipe: ( ) Concorda ou ( ) No concorda nos seguintes aspectos: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________
Nome e matrcula _____________________________________________________________________________________
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Bras lia, 17 de maio de 2011 - Ano XLIV - N 7

SECRETARIA-GERAL DE ADMINIS TRAO

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Boletim do Tribunal de Contas da Unio http://www.tcu.gov.br BTCU@tcu.gov.br

1. Ato administrativo perid ico Brasil. I. Brasil. Tribunal de Contas da Unio

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Segedam Secretaria-Geral de Administrao

1 Braslia Ano xliv n. 7 17/maio 2011

PORTARIA-SEGECEX N 15, DE 9 DE MAIO DE 2011

Disciplina a realizao de levantamentos e aprova, em carter preliminar, o documento Padres de Levantamento.

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2 Braslia Ano xliv n. 7 17/maio 2011

MARCELO LUIZ SOUZA DA EIRA Secretrio-Geral de Controle Externo Substituto

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3 Braslia Ano xliv n. 7 17/maio 2011

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO

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4 Braslia Ano xliv n. 7 17/maio 2011

I. II. III. IV. V. VI.

VII. ANEXOS .................................................................................................................................. 23

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5 Braslia Ano xliv n. 7 17/maio 2011

As expresses em negrito constam do glossrio e o sublinhado destina-se nfase.

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Ofcio n XXX/2011 - (Indicar a Secretaria) (Localidade),de_______ de 2011.