UNIVERSIDAD AUTNOMA GABRIEL RENE MORENO

UNIDAD DE POSTGRADO DE LA FACULTAD DE INGENIERA EN CIENCIAS DE LA COMPUTACIN Y TELECOMUNICACIONES

TRMINOS DE REFERENCIA DISTRIBCIN DE AGUA PURIFICADA

DOCENTE : ING. MIGUEL MONTAO

MODULO

: TECNOLOGAS WAN

POSTGRADUANTE: ADAMS SERRANO ORELLANA

Santa Cruz Bolivia

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Contenido
1. 2. Introduccin....................................................................................................................... 3 Objetivos............................................................................................................................. 4 2.1. 2.2. 3. Objetivo general........................................................................................................ 4 Objetivo especifico .................................................................................................. 4

Problemtica Actual: descrita en forma de glosa. .................................................. 4

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1. Introduccin El presente proyecto trata de entender la actividad de distribucin de agua de la empresa La Gota, para proponer una alternativa de sistematizacin de los procesos que realiza. El entendimiento de los procesos es gracias a las entrevistas realizadas, que proporcionaron desarrollan. Ha sido posible identificar varias incidencias que radica en el aspecto operativo de distribucin del agua. En el cual se evidencia la ausencia de una sistematizacin de gestin de pedidos, que apoye y gue el accionar de los integrantes de la empresa. Despus lograr un entendimiento pleno del negocio se presentar una propuesta que establezca los requerimientos y los principales procedimientos que ayuden definir lo esperado por la empresa. Por tanto lo que pretende entender en este documento es presentar una descripcin negocio para luego corregir y mejorar los procesos, adicionalmente robustecer el control interno con la finalidad de optimizar los recursos, armonizar el trabajo en equipo, proporcionar reportes gerenciales, y ofrecer un servicio de alta calidad a sus clientes. Se puede decir que el beneficiario directo al incluirse este sistema es el propietario de la empresa pues porque contara con procedimientos sistematizados y documentos que sean de fcil comprensin y acondicionada a las necesidades que presenta de acuerdo a las actividades que desarrollan diariamente. informacin clave sobre el funcionamiento de la empresa,

primordialmente sobre el desarrollo de los procesos administrativos y operativos que

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2. Objetivos

2.1.

Objetivo general

Comprender el proceso de distribucin de agua purificada de la empresa La Gota en la ciudad de Santa Cruz.

2.2.

Objetivo especifico

Realizar seguimiento y entrevistas a cada uno de los procesos que intervienen en la distribucin de agua purificada de la empresa La Gota.

3. Problemtica Actual: descrita en forma de glosa. La empresa La Gota se encuentra ubicada en la ciudad de Santa Cruz, tiene como objetivo principal la venta y de distribucin de agua purificada, que la ofrece en diferentes tipos de embaces como ser: Presentacin: 1. 500 ml tapa rosca. 2. 500 ml tapa sport. 3. 350 ml tapa rosca. 4. 350 ml tapa sport. 5. 1 litro tapa rosca. 6. 1 litro tapa sport. 7. Botelln de 20 Litros.

La empresa est constituida por el propietario de negocio, una parte administrativa financiera y otra parte operativa conformada por: una operadora encargada de la recepcin de pedidos, reclamos u otros; un encargado de almacn que carga y registra los despachos y/o recepcin de productos; un equipo de entrega conformado: por un camin de distribucin que puede ser de la empresa o independiente; un chofer responsable de seguir la rutas, realizar la entrega y las ventas; un ayudante encargado de apoyar la logstica de distribucin.

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Para brindar un buen servicio la empresa cuenta con once camiones distribuidores, organizados y divididos por zonas, donde se asignaron: ocho camiones para la ciudad; uno para el norte integrado y Viru Viru; uno a la guardia; y otro para Cotoca. Dichos camiones se encargan de: transportar el agua purificada en los diferentes embaces; entregar, instalar y recoger bebederos en caso lo requiera. Cada camin debe realizar el recorrido de su ruta asignada, cubriendo en forma conjunta todos los sectores de la ciudad. Sin embargo a pesar que se cuenta con un instrumento de GPS instalado en cada camin, no se logra evidenciar que cada unidad finalice su recorrido de forma confiable. Siendo esta una tarea a mejorar en la logstica de entrega para brindar un servicio ms eficiente. El equipo de entrega opera de la siguiente manera: se dirige a la fbrica o almacn para cargar de agua purificada, el camin es cargado de productos sin un criterio o comportamiento de entrega, es decir, no cuentan con un mecanismo de carga; recibe una boleta de constancia de los productos suministrados por parte del encargado del almacn; realiza el ruteo de distribucin, el ruteo es definido por el chofer quien conoce a que clientes que debe entregar en su zona asignada, desconoce de la demanda y priorizacin de entrega, tiempos de entrega u orden alguno en la distribucin; Las horas de trabajo no estn definidas, el horario de ingreso, y salida tampoco est establecido, cada equipo realiza sus labores segn su conveniencia o criterio propio, no cuentan con objetivos ni metas de distribucin a alcanzar; realizan ventas directas en su recorrido, no registran ninguna informacin de ese cliente (nombre, direccin, fecha, hora, cantidad de productos, detalle), solo se sabe que se vendi algo ms; reciben orden de entrega, de nuevos pedidos o en cambio otro tipo solicitud por parte de la operadora, del cual no se reporta si se entreg o atendi lo solicitado, tampoco lo registra en alguna bitcora, a no ser que el cliente sea al crdito; Al final de la jornada cada equipo rinde cuentas a un responsable de recepcin, donde se entrega: boletas de clientes al crdito, dinero en efectivo de las ventas al contado, productos sobrantes y si se da el caso, dispensador con su boleta; Cobro del porcentaje de ventas realizadas en efectivo. Una de las polticas que la empresa tiene es que las ventas se las efectan al pblico en general, donde se clasifica en dos tipos de clientes: al contado y al crdito. Los clientes al contado son todas las personas que compran agua ya sea por una solicitud de pedido o de forma directa de un distribuidor, estos clientes se caracterizan por realizar pagos en efectivo. La empresa no tiene registro de tales compradores solo sabe que se vendi. (Se espera poder contar con datos de este tipo para poder realizar

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estimaciones de comportamiento de compra y de consumo e identificar a los clientes para mejorar la distribucin, disminuir el esfuerzo y los gastos de operacin). Mientras tanto los clientes al crdito son todas las personas que tienen una suscripcin con la empresa LA GOTA, estos estn registrados en la base de datos, en cada entrega de agua el distribuidor le extiende una boleta de constancia, al final del mes se hace un resumen de las boletas y se le enva la factura con el monto acumulado por el mismo medio. Asimismo cuentan con el beneficio de prstamo de dispensadores, como tambin del servicio de mantenimiento de los mismos. Cabe recalcar que la entrega del agua se les realiza de forma programada, basada en la experiencia del equipo de distribucin, no haciendo uso de ningn tipo de sistema que determine o estime la necesidad del cliente, que ayude en la frecuencia de la distribucin. En el caso prstamo de bebederos los clientes deben realizar contrato previo con la empresa, luego se planifica la entrega e instalacin del equipo, tal tarea es asignada a un distribuidor. En el caso de soporte tcnico, los distribuidores son los responsables de revisar cada equipo consignatario cada vez que entregan un producto, si el equipo mostrase seales de mal funcionamiento este es retirado y reemplazado

inmediatamente por otro. El distribuidor emite una boleta del dispensador observado y el equipo es remitido a diagnostico tcnico de la empresa para determinar la falla e informar al cliente, acerca de los costos del mantenimiento u otra solucin. Todos los pedidos y llamadas son recibidos por una operadora, el cual los registra en una planilla donde especifica la fecha, el nombre del cliente, un detalle que contiene: la direccin donde se va entregar el pedido; el producto y la cantidad requerida o el motivo de la llamada (consulta en general, reclamo por retraso, falta de entrega, servicio tcnico); Luego le se asigna el pedido al distribuidor de la zona correspondiente. Posteriormente la operadora comunica a cada distribuidor de las solicitudes designadas. En el caso que l pedido no puede ser entregado al cliente por algn motivo, el distribuidor no da reporte de tal suceso, el pedido no es reprogramado, queda a dispensas del distribuidor, es ms no se reporta si se entreg o no un pedido comunicado por la operadora. La empresa al llevar sus registros de esa manera no puede seguir un control adecuado sobre la recepcin de llamadas (cantidad de llamadas recibidas diarias, mensuales, anuales.), no puede determinar la incidencia de un cliente en un da de forma eficiente y ms an saber el motivo de cada llamada es decir demuestra un proceso lento en el control de incidencias de las llamadas. La ausencia de datos hace que no se pueda

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establecer un comportamiento de compra y consumo de los clientes, perjudicando a la empresa realizar planificaciones de distribucin apropiadas, que logren alcanzar menores costos de operacin y mayor rendimiento en el proceso de entrega. La falta de informacin oportuna de las ventas no permite generar reportes que indiquen niveles alcanzados y otros que ayuden a disminuir el esfuerzo operacional.

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