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FIABILISATION ET CERTIFICATION DES COMPTES DES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE

Cartographie type du cycle de l'endettement long terme et de la trsorerie cour

tiongnraledel'offredesoins

SANTE

rt terme
Versionfvrier2012

Direction gnrale des finances publiques

Direction gnrale de l'offre de soins

CONTROLE INTERNE COMPTABLE ET FINANCIER DES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE SANTE (ordonnateur et comptable) Version fvrier 2012 Cartographie type du processus de l'endettement long terme Cycles / Processus et observations Principaux comptes Procdures Haut bilan Bas bilan Rsultat Taches

Acteurs

Risques

Objectifs de Impact Probabilit qualit financier (1) comptable

Exemples de mesure de matrise du risque

5 - Cycle endettement / trsorerie 5.1. Endettement LT Dossier permanent Dfinir le cadre gnral de la politique d'endettement de l'tablissement, dont les dlgations de signature (ngociation, topage des oprations, signature des

ORD

Mconnaissance des rgles de la part des acteurs concerns

ORD

Dfaut d'analyse, de suivi et de documentation

Rdaction d'un manuel de procdures dfinissant, en tant que de besoin, la stratgie d'endettement, le cadre de gestion (dlgation notamment) et la comptabilisation (dans le respect de la M21). Vrifier que le cadre est connu et diffus Inclure le PGFP et ses hypothses de construction dans le dossier permanent

Connaissance des conditions des emprunts en vigueur Dfinition du besoin

ORD

Non prise en compte des lments particuliers chaque emprunt

Etablir un jeu de fiches descriptives des emprunts en vigueur. Utilisation d'un logiciel de gestion de dette Suivi mensuel des engageemnts des oprations, reprage des crdits risquant de ne pas tre consomms ou d'tre surconsomms, ajustemnet de la ligne de trsorerie et modulation des chanciers d'entre de fonds. Formalisation des travaux d'analyse Cohrence avec comptes financiers antrieurs et prvisionnels (PGFP et explicitation des hypothses sousjacentes de construction) Rgularit moyen moyen

Dcliner le besoin annuel travers le tableau de financement (TDF) et le mettre jour de manire infra annuelle

Inadquation entre le fonds de roulement et l'ordonnancement fin des oprations

Dfinir le montant, la dure et les caractristiques de l'emprunt

ORD

Inadquation avec la variation du fonds de roulement et la trsorerie Dfaut de formalisme permettant de justifier la mise en concurrence Collusion Non respect des rgles de la commande publique

Contractualisation de l'emprunt

ORD

ORD Scuriser juridiquement l'emprunt : mise en concurrence

Rgularit

moyen

faible

ORD

Rgularit

moyen

faible

Existence d'une procdure formalise comprenant notamment les critres de choix : taux, marge, dure, mode d'amortissement, couverture, commissions, conditions de rengociation, etc. Documentation de la dcision l'tablissement Vrification du statut de l tablissement 3 / 15

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CONTROLE INTERNE COMPTABLE ET FINANCIER DES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE SANTE (ordonnateur et comptable) Version fvrier 2012 Cartographie type du processus de l'endettement long terme Cycles / Processus et observations Principaux comptes Procdures Haut bilan Bas bilan Rsultat ORD Non respect de la rglementation relative aux emprunts Non respect des dlgations Taches

Acteurs

Risques

Objectifs de Impact Probabilit qualit financier (1) comptable

Rgularit Sincrit Rgularit fort faible

Exemples de mesure de matrise du risque

Vrification du statut de l tablissement auprs de l'organisme financier (professionnel ou priv) Respect des procdures du CMP pour les instruments de couverture

ORD

fort

faible

ORD Vrification du contrat ORD

Inadquation du tableau d'amortissement

Exactitude

moyen

faible

Vrification du tableau d'amortissement Utilisation d'un logiciel de gestion de dette (rdaction systmatique d'une fiche synthtique) Dtection des cots cachs et valuation des risques susecptibles de provsionnement le cas chant Manuel de procdures Dlgations de signature jour, soit dtailles (par produits et montants ventuellement) soit gnrales (financements/couvertures)

Vrification du respect des Rgularit stipulations du cahier des charges

moyen

faible

Signature du contrat

ORD

Non respect des dlgations notamment pour le top tlphonique pour fixer les condition scontractuelles Non comptabilisation la date relle - absence de transmission de l'information au comptable

Rgularit

fort

faible

Gestion oprationnelle de l'emprunt

Appel de fonds Rengociation d'avenant

ORD

Exhaustivit Sincrit

faible

moyen

ORD

CF: procdure contractualisation de l'emprunt

CF: procdure contractualisation de l'emprunt

ORD

Sous-estimation du risque pris en contrepartie de la bonification de taux Non prise en compte de la soulte de rengociation et du nouveau risque

Exactitude Sincrit

fort

moyen

Recourir des valuations externes le cas chant

ORD

Exactitude Sincrit

moyen

faible

Encadrement de la ngociation

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CONTROLE INTERNE COMPTABLE ET FINANCIER DES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE SANTE (ordonnateur et comptable) Version fvrier 2012 Cartographie type du processus de l'endettement long terme Cycles / Processus et observations Principaux comptes Procdures Haut bilan Bas bilan Rsultat Recensement des avenants ORD Erreur ou absence de comptabilisation Dfaut d'information du comptable Erreur de liquidation Erreur d'imputation Confusion emprunt LT et ligne de trsorerie Discordances entre le document papier et le flux informatique Non imputation des fonds encaisss sur le titre de recette Taches

Acteurs

Risques

Objectifs de Impact Probabilit qualit financier (1) comptable

Exactitude Exhaustivit

Exemples de mesure de matrise du risque

fort

faible

ORD Comptabilisation de l'emprunt Emission du titre de recettes

Rgularit fort Exhaustivit Exactitude Imputation Sincrit Imputation Imputation faible faible faible faible

moyen

ORD ORD ORD

faible faible faible faible Contrle rgulier des prises en charge Contrle des soldes des comptes d'imputation provisoire de recette Procdure formalise partage avec le comptable Tenue d'un chancier

1641

Prise en charge du TR : visa

CL

4718

Encaissement des fonds

CL

Imputation Exactitude Exactitude

faible moyen moyen

faible moyen moyen

Emission du mandat ou prlvement l'chance Comptabilisation des chances : cas de paiement sans mandatement pralable Comptabilisation des chances : cas de paiement aprs mandatement Comptabilisation des contrats de couverture (swap)

ORD/CL Non respect de l'chance ORD/CL Insuffisance de liquidit Comptes d'imputation provisoire non solds Retard dans le paiement : intrts de retard payer Erreur d'imputation

1641

4721

6611

CL

Exactitude

moyen

moyen

Contrle des mandats de rgularisation mis par l'ordonnateur Suivi des chanciers dans le SI Connaissance de la nomenclature comptable et vrification de l'imputation Contrle des prises en charge

1641

6611

CL

Exactitude

moyen

moyen

ORD

Imputation

faible

faible

668 768

CL

Ecriture comptable errone Absence d'information du comptable

Imputation

Faible

faible

ORD

Exactitude

fort

moyen

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CONTROLE INTERNE COMPTABLE ET FINANCIER DES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE SANTE (ordonnateur et comptable) Version fvrier 2012 Cartographie type du processus de l'endettement long terme Cycles / Processus et observations Principaux comptes Procdures Haut bilan Bas bilan Rsultat Remboursement anticip /mission du mandat
1641 6611

Taches

Acteurs

Risques

Objectifs de Impact Probabilit qualit financier (1) comptable

Exactitude moyen moyen

Exemples de mesure de matrise du risque

Formalisation du circuit de rception des demandes de remboursement anticip et suivi de leurs ralisations Contrle priodique des soldes des comptes d'emprunt Contrle priodiques des soldes des comptes d'emprunt

CL

Retard dans le versement des fonds Erreur entre capital et intrts compte d'emprunt non sold Erreur entre capital et intrts compte d'emprunt non sold Absence ou erreur d'imputation des amortisements de primes ou frais d'mission Impact du remboursement in fine sur le tableau de financement : allgement ll t temporaire t i des d emplois, pic de remboursement Non respect de la date stricte du paiement des coupons et du principal Mauvaise imputation entre mouvements affrents la ligne de trsorerie et mouvements affrents au capital de l'emprunt Analyse financire de l'tablisement errone, notamment CAF nette Erreur dans la comptabilisation

CL

Imputation

Faible

faible

6611

Solde de l'emprunt

CL

Imputation

Faible

moyen

163

ORD

Exactitude

faible

moyen Dclinaison du PGFP au-del des 5 ans minimum rglementaires sur la totalit de la dure de vie des amortissements de la dette

Financement obligataire

ORD

ORD

Exactitude

moyen

faible

Veille calendaire impliquant la disponibiliit des fonds. Prparation du virement avec l'agent payeur.

ORD

Exactitude

faible

forte

Comptabilisation des OCLT

Bonne connaissance des contrats Capacit retraiter le compte 16441 Eventuellement subdiviser le compte

ORD

16441 16449

CL

Exactitude

faible

forte

Contrle de supervision des soldes des comptes d'emprunt Tenir un tableau des emprunts en vigueur avec la date de fin, avec tenant compte des ventuels avenants Utilisation d'un logiciel de gestion de la dette Documenter les critures comptables d'inventaire pour chaque emprunt

Inventaire des emprunts en vigueur Calculer la charge d'intrt lie chaque emprunt, ainsi que la part d'intrts courus non chus et du capital restant d

Oubli des nouveaux contrats et Exhaustivit avenants, maintien des emprunts ORD Rgularit totalement rembourss, erreurs Ralit sur le calcul des ratios Charge et/ou ICNE et/ou capital ORD restant d errons Exactitude, sparation des exercices

moyen

faible

moyen

faible

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CONTROLE INTERNE COMPTABLE ET FINANCIER DES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE SANTE (ordonnateur et comptable) Version fvrier 2012 Cartographie type du processus de l'endettement long terme Cycles / Processus et observations Principaux comptes Procdures Haut bilan Bas bilan Rsultat Retard ou absence de ORD comptabilisation des ICNE dans les comptes Taches

Acteurs

Risques

Objectifs de Impact Probabilit qualit financier (1) comptable

Exactitude Sparation des exercices

Exemples de mesure de matrise du risque

Mandatement des ICNE

moyen

faible

Arrt des comptes (critures d'inventaire) Prise en charge et comptabilisation de tous les lments lis chaque emprunt

ORD

Mise jour du pricing

Exactitude

moyen

Ajustement de l'valuation du risque et moyen modification du provisionnement le cas chant Comptabiliser selon la rglementation moyen en vigueur (un avis du CNOCP est attendu sur ces sujets)

ORD

Non comptabilisation des risques de taux ou de change Retard ou absence de comptabilisation des ICNE dans les comptes

Sincrit Exactitude, sparation des exercices Exactitude

fort

CL Mandatement des remboursements courus non chus des emprunts diffrs (in Elaborer l'tat F3 de l'annexe au compte financier

moyen

faible

Suivi rgulier des fiches d'emprunt d emprunt dans le systme d'information

Information errone aux ORD pouvoirs publics et au compte financier Information errone dans ORD l'annexe ou absence CL d'information claire dans l'annexe

faible

faible

Dcompte crois avec le Trsorier

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CONTROLE INTERNE COMPTABLE ET FINANCIER DES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE SANTE (ordonnateur et comptable) version fvrier 2012 Cartographie type du processus de la trsorerie court terme

Cycles / Processus et observations

Principaux comptes Haut bilan Bas bilan Rsultat Procdures Taches Acteurs Risques

Objectifs de Impact qualit Probabilit financier comptable

Exemples de mesures de matrise du risque

5 - Cycle endettement / trsorerie 5.2. Gestion de la trsorerie court terme

Dfinir le cadre gnral de gestion de la trsorerie court terme, au sein d'un plan de trsorerie annuel, ainsi que les Dossier procdures et habilitations permanent correspondantes

ORD

Mconnaissance de la politique gnrale de financement de l'tablissement et des rgles de la part des acteurs concerns

Rdaction d'une note de procdure dfinissant le cadre de gestion arrt par l'tablissement, y compris les dlgations, ainsi que les rgles de comptabilisation dans le res^pect des dispositions de la M21

Acquisitions de titres et produits

ORD

Non respect des dispositions rglementaires (art. L. 61458-1 CSP, art. L. 1618-2 CGCT) relatives aux motifs d'acquisition des titres Non respect des dispositions rglementaires relatives la nature des produits souscrits (montant, dure) Absence de dlgation

Rgularit

Faible

Faible Procdure retraant la rglementation applicable

Souscription de titres et produits Acquisition et cession de valeurs mobilires de placement (obligations , bons du trsor, autres) Placements court terme

ORD

Rgularit

Faible

Faible

464 465 4672 4713 4728 506 507 508 515 516

Ordre de paiement

ORD

Rgularit

Faible

Faible

Actualisation rgulire des dcisions de dlgation

627 667 764 767

Mandatement des frais

ORD

Non imputation des ventuels Rgularit frais bancaires et Exactitude commissions Exhaustivit Absence d'mission du titre de recettes ou du mandat de Rgularit paiement si la vente gnre Exhaustivit une plus-value ou une moins- Sincrit value

Faible

Faible Intgration et vrification des informations financires transmises par le Trsor et les organismes de placement (avis d'opration).

Comptabilisation des plus ou moins values

ORD

Faible

Faible

Cycles / Processus et observations

Principaux comptes Haut bilan Bas bilan Rsultat Procdures Taches Acteurs Risques

Objectifs de Impact qualit Probabilit financier comptable

Exactitude Imputation

Exemples de mesures de matrise du risque

CL Visa/Prise en charge CL

Absence ou erreur de comptabilisation

Faible

Faible

Surveillance du solde du c/ 465 Contrle de la bonne imputation comptable

Pices justificatives absentes Rgularit ou insuffisantes Exhaustivit

Faible

Faible

Contrle des pices justificatives (avis d'oprations)

Suivi du compte de trsorerie

CL

Absence de bordereau des chques remis l'encaissement Absence de comptabilisation d'un chque Date d'encaissement chue

Exhaustivit Exactitude

Faible

Faible

Existence et rapprochement des bordereaux de remise des chques l'encaissement

CL Suivi des valeurs l'encaissement CL

Exhaustivit Sincrit Rgularit

Faible Faible

Faible Faible Suivi des diffrentes valeurs l'encaissement q (Helios) ( ) : prise p en Informatique charge automatique (apurement du c/ 5117, dbit du c/ de recette crdit l'origine)

CL

Absence de suivi des valeurs impayes

Exactitude Exhaustivit

Faible

Faible

CL 511 515 Tenue du compte

Affectation errone ou non exhaustive des mouvements Exactitude affrents l'tablissement en Exhaustivit cas de tenue de compte pour plusieurs entits juridiques

Moyen

Faible

Procdure de confirmation de solde de l'tablissement par rapprochement avec les comptes caisse et banque de la comptabilit gnrale de l'Etat

CL

Absence d'information de l'ordonnateur sur la situation du compte

Rgularit Exactitude

Moyen

Faible

Communication rgulire l'ordonnateur des situations du compte

Cycles / Processus et observations

Principaux comptes Haut bilan Bas bilan Rsultat Procdures Taches Acteurs Risques

Objectifs de Impact qualit Probabilit financier comptable

Exemples de mesures de matrise du risque

CL

Erreur dans la prise en compte de la date de valeur Exactitude des mouvements (encaissement/dcaissement) Erreur dans le dnouement des oprations dmatrialises Rgularit Sincrit Exactitude

Moyen

Faible Justification des tats de rapprochement bancaire (analyse des sommes en rapprochement) Procdure de vrification de l'coulement des oprations

Rapprochements bancaires

CL

Moyen

Faible

CL

Absence de rapprochement du compte avec le relev global du Trsor Public

Rgularit Exactitude

Moyen

Faible

Ligne de crdit de trsorerie

Pilotage des facteurs influenant le besoin instantan de trsorerie

Absence de politique de ORD CL gestion de trsorerie

Pilotage des dlais de paiement, paiement date, encaissement date, politique d'escompte, diffrenciation des mandats Plan hebdomadaire, mensuel et annuel de gestion de trsorerie Cohrence avec la politique gnrale de financement de l'tablissement Existence d'une procdure formalise de mise en concurrence et dfinition des crires de choix : fluidit, simplicit, taux, marge, commission de rservation, commission de non utlisation Actualisation rgulire des dcisions de dlgation

Dfinition du besoin

ORD

Dfinition imprcise du besoin de trsorerie aboutissant la souscription d'un montant inappropri

Choix de l'organisme bancaire

ORD

Dfaut de formalisme empchant de justifier la mise en concurrence

Contractualisation

ORD

Absence de dlgation

Cycles / Processus et observations

Principaux comptes Haut bilan Bas bilan Rsultat Procdures Taches Acteurs Risques

Objectifs de Impact qualit Probabilit financier comptable

Exemples de mesures de matrise du risque

Outil informatique permettant le partage de l'information entre ordonnateur et comptable sur la situation de trsorerie de l'tablissement Formalisation de ces changes dans la convention de partenariat Dfinition des modalits dans le contrat et respect des dispositions de celui-ci

ORD 4671 515 5193 ORD Gestion oprationnelle

Mouvements de tirage ou de remboursement inapproris par rapport au besoin rel de trsorerie

Mesure et valuation

Moyen

Faible

6615

Modalits de tirage ou de remboursement non scurises

Rgularit Exactitude

Faible

Faible

Ordre de perception/remboursement des fonds

ORD

Rupture de la permanence pour engagement des ordres Rgularit (dlgation de signature et Exhaustivit permanences non organises)

Moyen

Faible

Actualisation rgulire des dcisions de dlgation et organisation des permanences

Excution et comptabilisation

CL

Non excution ou excution tardive Absence d'imputation ou imputation errone des intrts Absence ou erreur de comptabilisation

Exhaustivit

Moyen

Faible

Formalisation du circuit d'information entre l'ordonnateur et le comptable Contrle de l'tat de solde par le comptable Procdure de dbit d'office Contrle de la bonne imputation comptable

Mandatement des intrts

ORD

Sincrit Exactitude Exhaustivit Imp tation Exactitude Imputation

Faible

Faible

CL Prise en charge et visa du mandat CL

Faible

Faible

Pices justificatives absentes Rgularit ou insuffisantes Exhaustivit

Faible

Faible

Contrle des pices justificatives (avis d'oprations)

Cycles / Processus et observations

Principaux comptes Haut bilan Bas bilan Rsultat Procdures Taches Acteurs Risques

Objectifs de Impact qualit Probabilit financier comptable

Exemples de mesures de matrise du risque

515 5411 5412

Disponibilit s chez les rgisseurs d'avances Dcaissements et de recettes

Discordance entre le montant Rgisseu des pices de dpenses r CL remises et le montant des dcaissements

Rgularit Sincrit Exactitude

Faible

Moyen

Procdures permettant de justifier le solde tout moment Discordance entre le montant des justificatifs de recettes et Rgisseu le montant des r CL encaissements : carts de rglement, trop-verss Rgularit Sincrit Exactitude

Encaissements

Faible

Moyen

Arrt des comptes et critures d'inventaire

ORD

Exactitude Non constatation des produits Sincrit recevoir si la clture du Rattacheme compte terme a lieu sur nt au bon l'exercice suivant exercice

Faible

Faible Intgration et vrification des informations financires transmises par le comptable et les organismes de placement (avis d'opration) Matrise des procdures de calcul des ICNE

Recensement et constatation des charges et des produits rattacher l'exercice 468 518 519 768

ORD

Erreur de calcul des intrts courus et non chus (ICNE)

Exactitude

Faible

Faible

ORD

Exactitude Non comptabiisation en fin de Sincrit priode des frais d'acquisition Rattacheme relatifs aux placements nt au bon exercice Non rattachement des intrts courus non chus l'exercice Erreur d'imputation comptable des ICNE Erreur d'imputation comptable des frais d'acquisition relatifs aux placements Rattacheme nt Imputation

Faible

Faible

CL

Faible

Faible

Contrle et suivi des comptes de rgularisation Contrle de la bonne imputation comptable

Intgration comptable charges et des produits rattacher l'exercice

CL

Faible

Faible

CL

Imputation

Faible

Faible

Cycles / Processus et observations

Principaux comptes Haut bilan Bas bilan Rsultat

515 58

Procdures

Taches

Acteurs

Risques

Objectifs de Impact qualit Probabilit financier comptable

Rgularit Sincrit Exactitude Sincrit Exactitude Faible Faible

Exemples de mesures de matrise du risque

Virements internes

CL

Compte non sold en fin de priode Non constatation de la dprciation des valeurs mobilires de placement

Contrle du solde du compte

ORD 59 6866 Dprciation de l'actif CL

Faible

Faible

Non comptabilisation de la dprciation des valeurs mobilires de placement

Sincrit

Faible

Faible

Contrle de l'enregistrement comptable de la dprciation

DGFiP Liste des critres de qualit comptable Rgularit

Dfinition

Conformit aux lois et rglements en vigueur des oprations fincires conduisant des enregistrements comptables: - les lments d'actif et de passif (hors amortissement et provision) en Sous-critre: Ralit comptabilit existent rellement et sont bien rattachs l'entit Sous-critre: - tous les lments enregistrs en comptabilit sont correctement Justification justifis par une pice Sous-critre: - les postes sont dcrits conformment aux normes applicables Prsentation et l'information financire. Les oprations sont prsentes conformment bonne information aux normes en vigueur. Application sincre des rgles afin de traduire la connaissance que les responsables de l'tablissement des comptes ont de la ralit et d Sincrit el'importance relative des lments comptabiliss (cas des calculs et valuations partir d'lments externes la comptabilit) Correcte valuation chiffre des actifs et des passifs enregistrs dans la Exactitude comptabilit Enregistrements comptables dtaillant la totalit des droits et obligations Exhaustivit de l'entit: Sous-critre: - tous les droits et obligations de l'entit sont enregistrs Totalit Sous-critre: Non - les droits et obligations de l'entit sont enregistrs, sans contraction contraction d'aucune sorte entre eux Les droits et obligations de l'entit sont imputs la subdivision adquate Imputation du plan comptable Rattachement au Enregistrement dfinitif en comptabilit des oprations se rattachant une bon exercice priode comptable donne.

CNCC - Assertions d'audit (flux et oprations)

Dfinition

Ralit

Les oprations et les vnements qui ont t enregistrs se sont produits et se rapportent l'entit Toutes les oprations et tous les vnements qui auraient du tre enregistrs sont enregistrs Les montants ou autres donnes relatives aux oprations et vnements ont t correctement enregistrs Les oprations et les vnements ont t enregistrs dans la bonne priode Les oprations et les vnements ont t enregistrs dans la bonne priode

Exhaustivit

Mesure Sparation des exercices Classification

Critres de qualit comptable

14/15

CNCC - Assertions d'audit (soldes de fin de priode)

Dfinition

Existence Droits et obligations Exhaustivit

Les actifs et les passifs existent L'entit dtient et contrle les droits sur les actifs et les dettes correspondent aux obligations de l'entit Tous les actifs et les passifs qui auraient du tre enregistrs l'ont bien t Les actifs et les passifs sont inscrits dans les comptes pour des montants apprpris et tous les ajustements rsultant de leur valuation ou imputation sont correctement enregistrs

Evaluation et imputation

CNCC - Assertions d'audit (informations fournies en annexe) Ralit et droits et obligations Exhaustivit Prsentation et intelligibilit Mesure et valuation

Dfinition

Les vnements, les transactions et les autres lments fournis se sont produits et se rapportent l'entit Toutes les informations relatives l'annexe des comptes requises par le rfrentiel comptable ont t fournies L'information financire est prsente et dcrite de manire approprie et les informations donnes dans l'annexe sont clairement prsentes Les informations financires et les autres informations sont donnes fidlement et pour les bons montants

Critres de qualit comptable

15/15