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Coordenao:

Conselho para a Avaliao e Qualidade


Gabinete de Qualidade, Avaliao e Procedimentos
Instituto Politcnico de Beja
Rua Pedro Soares, s/n
7800-295 BEJA


Equipa Tcnica:
Joo Leal
Manuel Monge
Olga Santiago
Anabela Fonseca

IPBeja/Maio de 2012



MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
2


IPBEJA

SECTOR FINANCEIRO


Manual de Procedimentos
ndice:

1. INTRODUO ....................................................................................................................... 4
2. NOTA DE REALIZAO .................................................................................................... 5
3. BREVE GLOSSRIO ........................................................................................................... 6
4. DOCUMENTAO ............................................................................................................... 8
5. CIRCUTO DA DESPESA ................................................................................................... 9
5.1. DESPESAS COM PESSOAL ............................................................................................. 9
5.2. DESPESAS COM CONSUMOS ...................................................................................... 11
5.3. DESPESAS COM CONTRATOS .................................................................................... 13
5.3.1. Cabimento/compromisso de contratos ..................................... 13
5.3.2. Processamento de faturas ............................................................... 14
5.4. NOVAS AQUISIES COM CONVITE + CADERNO DE ENCARGOS .................. 16
5.4.1. Situaes genricas oriundas do SAP ......................................... 16
5.4.1.1. Com entidade adjudicante ...................................................................... 16
5.4.1.2. Sem entidade adjudicante ....................................................................... 18
5.4.2. Situaes urgentes oriundas do SAP .......................................... 22
5.4.3. Fundo de Maneio ................................................................................. 24
6. CIRCUTO DA RECEITA .................................................................................................. 25
6.1. TRANSFERNCIAS DO OE ........................................................................................... 25
6.2. RECEITAS PRPRIAS ................................................................................................... 25
6.2.1. Propinas, emolumentos e taxas .................................................... 26
6.2.2. Servios prestados Comunidade ............................................... 28
6.2.3. Exploraes agrcolas ........................................................................ 30
6.2.4. Loja CUBO .............................................................................................. 32
6.3. FINANCIAMENTO DE PROJECTOS ........................................................................... 33
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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7. PROPOSTA DE ORAMENTO ....................................................................................... 35
8. PRESTAO DE CONTAS ............................................................................................... 38
8.1. EXECUO MENSAL .................................................................................................... 39
8.2. EXECUO TRIMESTRAL ........................................................................................... 40
8.3. EXECUO ANUAL ....................................................................................................... 41
9. CONTA DE GERNCIA .................................................................................................... 42
9.1. TRABALHOS PREPARATRIOS DE APURAMENTO E REGULARIZAO DE
CONTAS ........................................................................................................................................ 42
9.2. DEMONSTRAES FINANCEIRAS ............................................................................ 43
10. ELABORAO DOS DOCUMENTOS DE PRESTAO DE CONTAS .................... 44
ANEXOS ........................................................................................................................................... 46


MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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1. INTRODUO

Este documento visa servir de referncia ao Sector Financeiro (de ora em diante designado
por SF), bem como a todos os Servios e utentes intervenientes nos procedimentos
descritos.

O presente documento encontra-se dividido em duas partes. Uma primeira, designada por
Breve Glossrio e Documentao, onde se aborda o significado e contedo da
nomenclatura e da documentao, respetivamente, utilizada pelo Sector Financeiro, a qual
apresentada como anexo; e uma segunda, designada por procedimentos que consiste
em clarificar o trabalho desenvolvido pelo Sector. Ao longo do documento tambm
apresentada uma descrio dos procedimentos realizados bem como uma representao
visual (fluxograma) dos mesmos.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
5


2. NOTA DE REALIZAO


O presente trabalho o resultado de reunies de anlise realizadas entre o Sector
Financeiro e o Gabinete de Qualidade, Avaliao e de Procedimentos, com o objetivo de
identificao e levantamento dos circuitos, procedimentos e propostas no mbito da
realidade sentida no quotidiano do SF.

Assim, o resultado ora apresentado traduz o retrato fiel das relaes internas existentes no
SF, bem como das relaes inter-servios/gabinetes, em que o referido Servio
desempenhe funes ativas.

Beja, 15 de Maio de 2012

________________________ ________________________
O Sector Financeiro do IPBeja O GQUAP do IPBeja



MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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3. BREVE GLOSSRIO


AUTORIZAO DE PAGAMENTO
Documento representativo da autorizao de execuo do pagamento da
fatura/venda-a-dinheiro, emitido pelo Sector Financeiro.

CABIMENTO
Cativao do valor monetrio necessrio para despender com a aquisio de
determinado bem ou servio, no mbito de qualquer processo de despesa.

CIME
Cadastro e Inventrio dos Bens do Estado.

COMPROMISSO
Aceitao dos prossupostos inerentes aos deveres e obrigaes de qualquer
processo de despesa perante os fornecedores de bens ou servios.

Despesas de Consumos
Entende-se por despesas com consumos todas aquelas que ao serem efetuadas
no necessitam de requisio, como sejam: telefones, telemveis, internet, CTT,
quotas, guas, eletricidade, gs, bem como os restantes encargos das
instalaes.

Despesas com Contratos
Entende-se por despesas com contratos, todas aquelas que tm por base a
assinatura de um contrato, como sejam: contratos de manuteno, de limpeza,
de segurana, de assistncia tcnica, de licenas de software, de recibos verdes
(prestadores de servios). Para alm dos vencimentos, os compromissos com o
exterior so os primeiros cabimentos a efetuar no incio do ano econmico.

Epblica
Aplicao Informtica utilizada na gesto financeira do Instituto Politcnico de
Beja.

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INE
Instituto Nacional de Estatstica.

SIC
Sistema de Informao Contabilstica

SIGO
Sistema de Informao de Gesto Oramental.

DGO
Direco-Geral do Oramento.

GPEARI
Gabinete Planeamento, Estratgia, Avaliao e Relaes Internacionais.

DGCI
Direco Geral de Contribuies e Impostos

INE
Instituto Nacional de Estatstica

IEFP
Instituto de Emprego e Formao Profissional



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4. DOCUMENTAO


Circular Srie A n. 1363, da Direo-Geral do Oramento

Determina as orientaes gerais para a elaborao da proposta de oramento para o ano
seguinte.

Decreto-Lei n. 29-A/2011, de 1 de Maro

Estabelece as disposies necessrias Execuo do Oramento de Estado para 2011,
aprovado pela Lei n. 55-A/2010, de 31 de Dezembro.

Instrues n. 1/2004 2 seco do Tribunal de Contas

Estabelece instrues para a organizao e das contas abrangidas pelo Plano oficial de
contabilidade Publica e planos sectoriais

Lei n. 55-A/2010, de 31 de Dezembro
Aprova o Oramento de Estado para 2011.

Lei n. 91/2001, de 20 de Agosto, com alteraes introduzidas pela Lei
Orgnica n. 2/2002, de 28 de Agosto, e pelas Leis n. 23/2003, de 2 de
Julho, n. 48/2004, de 24 de Agosto, n. 48/2010, de 19 de Outubro, n.
22/2011, de 20 de Maio e n. 52/2001, de 13 de Outubro.

Enquadramento Oramental - Estabelece as disposies gerais e comuns de
enquadramento dos oramentos e contas de todo o sector pblico administrativo

Portaria n. 794/2000, de 20 de Setembro

Aprova o Plano Oficial de Contabilidade Pblica para o Sector da Educao (POC
Educao)


Regulamento (CE) n. 3605/93, do Conselho, de 22 de Novembro




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5. CIRCUTO DA DESPESA

5.1. DESPESAS COM PESSOAL
DLSLSAS CCM LSSCAL
Sl S8P Conselho de CesLo 1esourarla
Lncargos Clobals
com essoal
Lncargos Clobals
com essoal
CablmenLos Clobals
Anuals de essoal
AuLorlzao dos
CablmenLos
CablmenLos Clobals
AuLorlzados
ALuallzao dos
CablmenLos
lolhas de
venclmenLos
Mensals
rocessamenLo das
lolhas de
venclmenLos
Mensals
AuLorlzao de
agamenLo
AuLorlzao /
8aLlflcao
llchelro de
agamenLo
das lolhas
de venc.
rocessamenLo das
lolhas de
venclmenLos
Mensals
AuLorlzao de
agamenLo
llchelro de
agamenLo
das lolhas
de venc.
rocessamenLo e agamenLo de venclmenLos Mensal
CablmenLao Anual
agamenLo
das lolhas
de
venclmenLo
ConheclmenLo
do pagamenLo
das folhas de
venclmenLo
uesconLos
sobre
remuneraes
uesconLos
sobre
remuneraes
agamenLo
dos uesconLos
sobre
remuneraes
rocessamenLo das
lolhas de
venclmenLos
Mensals
AuLorlzao de
agamenLo agamenLo agamenLo
dos uesconLos
sobre
remuneraes
Arquvo
1
2
3
4
S
6 7 8
lnlclo

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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1. No incio do ano econmico, procede-se aos cabimentos anuais com base nos
valores disponibilizados pelo Servio de Recursos Humanos relativos aos encargos
globais com Remuneraes de Pessoal docente e no docente do IPBeja;
2. Os cabimentos anuais so posteriormente aprovados em reunio do Conselho de
Gesto;
3. O SF mantm atualizados os encargos com pessoal de acordo com as informaes
fornecidas pelo SRH atravs do envio das propostas de contratao do Conselho
Tcnico Cientfico (CTC);
4. Mensalmente o SRH envia as folhas de vencimentos para processamento, o SF
regista na aplicao informtica Epublica emitindo a autorizao de pagamento que
ser autorizada/ratificada em Conselho de Gesto;
5. O SRH envia via correio electrnico para o SF o ficheiro de pagamento de
vencimentos, que aps conferncia com as folhas de vencimento
autorizadas/ratificadas, enviado para um membro do Conselho de Gesto com
conhecimento Tesouraria que o ficheiro se encontra conferido, estando preparado
para pagamento;
6. Os descontos sobre remuneraes so enviados pelo SRH para o SF, que procede
comparao com as respetivas folhas de vencimentos;
7. Aps conferncia so enviados para a Tesouraria para pagamento;
8. A Tesouraria aps efetuar o pagamento devolve ao SF todo o processo para arquivo.
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5.2. DESPESAS COM CONSUMOS
DLSLSAS CCM CCNSUMCS
Conselho de CesLo Sl SA 1esourarla
CablmenLao anual
de conLraLos
CablmenLos Anuals
de ConLraLos
AuLorlzao dos
CablmenLos
CablmenLos Anuals
AuLorlzados
Arquvo
1
4
3
lnlclo
2
8eceo das laLuras
de lornecedores
laLuras de
lornecedores
Carlmbo lnLerno de
enLrada
rocessamenLo
lnformLlco da
facLura
Lmlsso da
AuLorlzao de
agamenLo
CablmenLos Anuals
AuLorlzados
laLuras de
lornecedores
AuLorlzao de
agamenLo
4.a1
AuLorlzao
AuLorlzao de
agamenLo
4.a2
agamenLo
AuLorlzao de
agamenLo agamenLo agamenLo agamenLo
ComprovaLlvo de
agamenLo
4.a3
4.a-Sempre que o prazo de
pagamenLo da faLura o permlLlr:
4.b-Sempre que o prazo de
pagamenLo da faLura se[a reduzldo:
CablmenLos Anuals
AuLorlzados
laLuras de
lornecedores
4.b1
AuLorlzao de
agamenLo
agamenLo
CablmenLos Anuals
AuLorlzados
laLuras de
lornecedores
4.b2
AuLorlzao de
agamenLo ggg
agamenLo
CablmenLos Anuals
AuLorlzados
laLuras de
lornecedores
AuLorlzao de
agamenLo
agamenLo
8aLlflcao
Arquvo
4.b3


MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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1. No incio do ano econmico, analisam-se os contratos relativos aos consumos
gerais, procedendo-se de seguida aos cabimentos para o ano, com base nos valores
gerais verificados no ano anterior.
2. Os cabimentos so enviados ao Conselho de Gesto para autorizar, regressando de
seguida ao SF onde ficam a aguardar as faturas relativas aos consumos efetivos para
ser debitadas nos respetivos cabimentos;
3. Quando as faturas chegam ao SF, aps verificao do SAP, colocado um carimbo
interno de entrada onde constam os campos para a data e a assinatura;
4. A fatura processada na aplicao informtica (Epblica), sucedendo-se a emisso
da respetiva Autorizao de Pagamento;
a.1. Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo
enviado ao Conselho de Gesto para autorizao;
a.2. De seguida remetido para a Tesouraria onde realizado o respetivo
pagamento;
a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem
como o restante processo para arquivo;
b.1. Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo enviado
Tesouraria para pagamento, aps o qual devolvido ao SF;
b.2. O SF envia neste momento ao Conselho de Gesto o processo para
ratificao;
b.3. Aps ratificao, o processo retorna ao SF para arquivo.

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5.3. DESPESAS COM CONTRATOS

5.3.1. Cabimento/compromisso de contratos

1. Existe uma folha de clculo em Excel, em permanente atualizao, com os
elementos de todos os contratos em vigor no Instituto Politcnico de Beja data de
1 de Janeiro;
2. Com base na informao recolhida no ponto anterior, efectuado um cabimento e
posterior compromisso, por cada contrato, at final do ano econmico, ou at fim do
perodo de vigncia anual do contrato;
3. Os referidos cabimentos e compromissos, so enviados ao Conselho de Gesto para
ratificao;
4. Sempre que se verifique que um contrato ter o seu trmino durante o ano
econmico, sero efetuados dois cabimentos, um relativo ao contrato que termina
pelo perodo de vigncia do contrato e, outro desde essa data at final do ano
econmico, sem entidade adjudicante;
5. Seguidamente o cabimento sem entidade adjudicante ser autorizado pelo Conselho
de Gesto;
6. O compromisso deste cabimento s ser realizado quando o contrato for renovado
ou quando for assinado o novo contrato.











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5.3.2. Processamento de faturas

rocessamento de Iaturas de Contratos
SA Sl lornecedor 1esourarla
Conselho de
CesLo
laLuras de
ConLraLos
Conferncla de
faLuras
1
Conferncla de
faLuras
1.a - Caso exlsLam duvldas na
conferncla da faLura
rocessamenLo de
faLura
8eLlflcao de
faLura
a.2
Lmlsso da
AuLorlzao de
pagamenLo
a.3
2.a - Sempre que o prazo o
permlLa:
laLuras de
lornecedores
Lmlsso da
AuLorlzao de
agamenLo
a.1
a.1
AuLorlzao de
agamenLo
AuLorlzao
AuLorlzao de
agamenLo
agamenLo
a.1
a.2
Arquvo
AuLorlzao de
agamenLo
ComprovaLlvo de
agamenLo
a.3
2.b.1-Sempre que o prazo da
faLura se[a reduzldo:
agamenLo
laLuras de
lornecedores ornecedores ornecedores ornecedores
AuLorlzao de
agamenLo
b.1
laLuras de
lornecedores
AuLorlzao de
agamenLo ggg
agamenLo
b.2
Arquvo
b.3
8aLlflcao


MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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1. As faturas que dizem respeito a contratos so conferidas no SF, com base na
informao disponibilizada no ficheiro Excel onde constam os contratos:
a.1. Caso existam dvidas na conferncia da fatura, solicitada colaborao
ao Servio de Aprovisionamento e Patrimnio (SAP);
a.2. Depois dos esclarecimentos/conferncias efetuadas, processada a fatura
se estiver em conformidade, seno a mesma devolvida ao fornecedor
para retificao;
a.3. Depois de processada emitida a autorizao de pagamento;
b.1. Caso no existam dvidas aquando da realizao das conferncias, a
fatura processada e emitida a autorizao de pagamento;
2. No que respeita ao pagamento das faturas:
a.1. Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo
enviado ao Conselho de Gesto para autorizao;
a.2. De seguida remetido para a Tesouraria onde realizado o respetivo
pagamento;
a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem como
o restante processo para arquivo;
b.1. Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo enviado
Tesouraria para pagamento, aps o qual devolvido ao SF;
b.2. O SF envia neste momento ao Conselho de Gesto o processo para
ratificao;
b.3. Aps ratificao, o processo retorna ao SF para arquivo.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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5.4. NOVAS AQUISIES COM CONVITE + CADERNO DE
ENCARGOS

5.4.1. Situaes genricas oriundas do SAP

5.4.1.1. Com entidade adjudicante

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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SI1UALS GLNLkICAS CkIUNDAS DC SA (com ent|dade ad[ud|cante)
Sl SA Conselho de CesLo 1esourarla
roposLa de
requlslo lnLerna
roposLa de
requlslo lnLerna
1
3
lnlclo
2
CablmenLo c/
LnLldade
Ad[udlcanLe
CablmenLo c/
LnLldade
Ad[udlcanLe
AuLorlzao
CablmenLo c/
LnLldade
Ad[udlcanLe
N
8eglsLo da anulao
Cpla do CablmenLo Anulado
+
Crlglnal rocesso Aqulslo
3
3 3
CablmenLo c/ LnLldade
Ad[udlcanLe
S
8eglsLo de Compromlsso
+
Lmlsso 8equlslo
oflclal
4
4
Lxpedlo do rocesso /
LxLerlor
8eceo da faLura e
respeLlva
conferncla
S
laLura
Lmlsso da
AuLorlzao de
agamenLo
2. no que respelLa ao processamenLo das faLuras ver procedlmenLo S.3.2 a parLlr do ponLo 2.a.1
Arquvo

1. O SAP aps identificar o procedimento a aplicar envia uma Proposta de Requisio
Interna
1
para o SF, onde consta a entidade fornecedora, o tipo de bem ou servio em
causa e o valor provvel da aquisio;

1
Conforme minuta para o efeito.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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2. O SF emite o respetivo cabimento em nome dessa entidade, e envia-o para o
Conselho de Gesto para autorizao;
3. Se o processo no for autorizado, devolvido ao SF para registar a respetiva
anulao e dar conhecimento ao SAP (envio de cpia do cabimento anulado e o
original do processo de aquisio);
4. Se o processo for autorizado pelo Conselho de Gesto o processo devolvido ao
SF, para registo do compromisso e emisso da respetiva requisio oficial;
5. Por seu turno, o SF envia todo o processo ao SAP (para expedir a requisio oficial
para o exterior);
6. Aps receo e conferncia da fatura no SAP, o processo enviado para o SF tendo
como objetivo o processamento da fatura, bem como a emisso da Autorizao de
Pagamento;
a.1. Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo
enviado ao Conselho de Gesto para autorizao;
a.2. De seguida remetido para a Tesouraria onde realizado o respetivo
pagamento;
a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem
como o restante processo para arquivo;
b.1. Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo enviado
Tesouraria para pagamento, aps o qual devolvido ao SF;
b.2. O SF envia neste momento ao Conselho de Gesto o processo para
ratificao;
b.3. Aps ratificao, o processo retorna ao SF para arquivo.




5.4.1.2. Sem entidade adjudicante
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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SI1UALS GLNLkICAS CkIUNDAS DC SA (sem ent|dade ad[ud|cante)
Sl SA lornecedor 1esourarla
Conselho de
CesLo
lnlclo
1
ldenLlflcao do
procedlmenLo a
apllcar
roposLa de
Ad[udlcao
roposLa de
Ad[udlcao
CablmenLo revlo
3
CablmenLo revlo
ueclso de
Ad[udlcao
Cpla do 8elaLrlo e
roposLa de
8equlslo
deflnlLlva
4
8ecLlflcao do
CablmenLo lnlclal
8eglsLo do
Compromlsso
Lmlsso da
8equlslo Cflclal
8equlslo Cflclal
8equlslo Cflclal
nC1A: Caso o valor proposLa para ad[udlcao se[a superlor ao valor que se enconLra cablmenLado, a
declso de ad[udlcao esLar dependenLe da verlflcao da exlsLncla de cablmenLos no CramenLo da
lnsLlLulo
CablmenLo lnlclal +
Compromlsso +
8equlslo Cflclal
S
8aLlflcao de
Lodo o processo
CablmenLo lnlclal +
Compromlsso +
8equlslo Cflclal
CablmenLo lnlclal +
Compromlsso +
8equlslo Cflclal
6
Lmlsso de laLura laLura
7
laLura
Lmlsso da
AuLorlzao de
agamenLo
6.a.1. no que respelLa ao processamenLo das faLuras ver procedlmenLo S.3.2 a parLlr do ponLo 2.a.1
Arquvo
2
AuLorlzao


MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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1. Aps autorizao do Conselho de Gesto para desencadear o processo de aquisio,
o mesmo remetido para o SAP;
2. O SAP aps identificar o procedimento a aplicar envia uma Proposta de Requisio
Interna
2
(sem referir a entidade), para o SF, onde consta o tipo de bem ou servio
em causa e o valor provvel da aquisio;
3. O SF emite o respetivo cabimento prvio sem mencionar a entidade e envia-o para o
SAP;
4. Aps a deciso da adjudicao o SAP remete cpia do relatrio e proposta de
requisio definitiva para o SF, os quais retificam o cabimento efetuado
inicialmente (entidade e valor correto); e registo do respetivo compromisso e
emisso da requisio oficial remetendo-a para o SAP (para expedio para o
exterior),
NOTA: CASO O VALOR PROPOSTO PARA ADJUDICAO SEJA SUBSTANCIALMENTE SUPERIOR AO VALOR
QUE SE ENCONTRA CABIMENTADO, A DECISO DE ADJUDICAO ESTAR DEPENDENTE DA VERIFICAO
DA EXISTNCIA DE CABIMENTO NO ORAMENTO DA INSTITUIO.
5. De seguida todo o processo enviado ao Conselho de Gesto para ratificao;
6. Depois de ratificado pelo Conselho de Gesto o processo devolvido ao SF, o qual
remete toda a documentao referente ao processo para o SAP, servio onde fica a
aguardar receo da futura fatura;
7. Aps receo e conferncia da fatura no SAP, o processo enviado para o SF tendo
como objetivo o processamento da fatura, bem como a emisso da Autorizao de
Pagamento;
a.1. Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo
enviado ao Conselho de Gesto para autorizao;
a.2. De seguida remetido para a Tesouraria onde realizado o respetivo
pagamento;
a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem
como o restante processo para arquivo;

2
Conforme minuta para o efeito.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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b.1. Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo enviado
Tesouraria para pagamento, aps o qual devolvido ao SF;
b.2. O SF envia neste momento ao Conselho de Gesto o processo para
ratificao;
b.3. Aps ratificao, o processo retorna ao SF para arquivo.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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5.4.2. Situaes urgentes oriundas do SAP
SI1UALS UkGLN1LS CkIUNDAS DC SA
Sl SA lornecedor 1esourarla Conselho de CesLo
lnlclo
1
edldo de
necessldade do
bem ou servlo com
caracLer urgenLe
7.a.1. no que respelLa ao processamenLo das faLuras ver procedlmenLo S.3.2 a parLlr do ponLo 2.a.1
ldenLlflcao do
procedlmenLo a
apllcar
SollclLao de
auLorlzao a um
membro do C.C.
AuLorlzao de
um s membro
2
2
AuLorlzao para
desencadear o
procedlmenLo
roposLa de
requlslo lnLerna
3
roposLa de
requlslo lnLerna
CablmenLo revlo +
Compromlsso
CablmenLo revlo +
Compromlsso
4
8equlslo lnLerna 8equlslo lnLerna
CablmenLo revlo +
Compromlsso
S
CablmenLo revlo +
Compromlsso
8aLlflcao da
AuLorlzao
CablmenLo revlo +
Compromlsso
AuLorlzados
6
CablmenLo revlo +
Compromlsso
AuLorlzados
Lmlsso de laLura laLura
7
laLura
Lmlsso da
AuLorlzao de
agamenLo
Arquvo


MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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1. O levantamento da necessidade do bem ou servio, chega ao SAP com carcter de
urgncia;
2. O SAP aps identificar o procedimento a aplicar, solicita a um dos membros do
Conselho de Gesto, autorizao para o desencadear do procedimento, ato sujeito a
ratificao do Conselho de Gesto;
3. De seguida, o SAP envia uma Proposta de Requisio Interna
3
, para o SF, onde
consta o tipo de bem ou servio em causa e o valor provvel da aquisio;
4. O SF emite o respetivo cabimento prvio/cabimento e compromisso, facultando
todo o processo ao SAP que por sua vez desencadeia o restante processo de
aquisio;
5. De seguida todo o processo enviado ao SF que o remete ao Conselho de Gesto
para ratificao;
6. Depois de ratificado pelo Conselho de Gesto o processo devolvido ao SF, o qual
remete toda a documentao referente ao processo para o SAP, servio onde fica a
aguardar receo da futura fatura;
7. Aps receo e conferncia da fatura no SAP, o processo enviado para o SF tendo
como objetivo o processamento da fatura, bem como a emisso da Autorizao de
Pagamento;
a.1. Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo
enviado ao Conselho de Gesto para autorizao;
a.2. De seguida remetido para a Tesouraria onde realizado o respetivo
pagamento;
a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem
como o restante processo para arquivo;
b.1. Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo enviado
Tesouraria para pagamento, aps o qual devolvido ao SF;
b.2. O SF envia neste momento ao Conselho de Gesto o processo para
ratificao;
b.3. Aps ratificao, o processo retorna ao SF para arquivo.


3
Conforme minuta para o efeito.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
24

5.4.3. Fundo de Maneio

1. No incio do ano constitudo um Fundo de Maneio devidamente autorizado pelo
Conselho de Gesto. Para o efeito efetuado um cabimento prvio na aplicao
informtica Epublica pelo montante autorizado;
2. A Tesouraria envia mensalmente ao SF os documentos de despesa pagos por Fundo de
Maneio. De seguida o SF regista na aplicao informtica Epublica todos os processos
de despesa que constituem o Fundo de Maneio;
3. O SF envia ao Conselho de Gesto a documentao paga por de Fundo de Maneio para
ratificao;
4. Posteriormente so devolvidos ao SF para arquivo.

NOTA: EXISTE UM FLUXOGRAMA RELATIVO AO FUNDO DE MANEIO NO MANUAL DE
PROCEDIMENTOS DA TESOURARIA DO IPBEJA, O QUAL CONSTITUI IMPORTANTE
COMPLEMENTO INFORMAO APRESENTADA.












MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
25


6. CIRCUTO DA RECEITA
6.1. TRANSFERNCIAS DO OE
1. Mensalmente emitido o Pedido de Libertao de Crditos (PLC) atravs do sistema
informtico da DGO, SIC para a transferncia duodecimal de verbas do Oramento
Geral do Estado, e submete-se atravs dos Servios on-line da DGO para aprovao;
2. Aps autorizao da DGO o PLC processado atravs da aplicao informtica SIC,
que gera um ficheiro para a transferncia da verba autorizada;
3. O SF regista a emisso e a cobrana do PLC na aplicao informtica Epublica, que
gera todos os movimentos contabilsticos.

6.2. RECEITAS PRPRIAS
1. A fase de lanamento da receita na aplicao informtica envolve duas fases: a
liquidao e a cobrana da receita, o SF procede emisso das receitas (liquidao)
e a Tesouraria executa a cobrana.

a. A liquidao da receita tem subjacente a classificao na contabilidade
oramental (classificao da receita em rubrica da classificao
econmica de receitas). Para permitir esta operao que implica a
classificao oramental e patrimonial (POC-E) necessrio a prvia
parametrizao na aplicao informtica para preenchimento automtico
da conta de proveitos, da conta de terceiros, da taxa de IVA associada e
centro de custo. Aps a classificao da receita, a aplicao informtica
gera automaticamente os movimentos contabilsticos;
b. A cobrana de receitas tem subjacente o registo do recebimento de
fundos de tesouraria. Em funo das equivalncias com as contas
bancrias e as contas do plano de contas, a aplicao informtica gera
automaticamente os movimentos contabilsticos adequados a serem
registados na classe 1 (disponibilidades) e 2 (terceiros), incluindo os
movimentos nas subcontas 25 (devedores pela execuo do oramento).
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
26



6.2.1. Propinas, emolumentos e taxas

rop|nas, Lmo|umentos e 1axas
Sl 1esourarla
Lmlsso de
uocumenLos de
8ecelLa orlundos da
ulCl1ALlS
1
lnlclo
Arquvo
Lmlsso de
uocumenLos de
8ecelLa orlundos da
ulCl1ALlS
8eglsLo das
8ecelLas no
Lpubllca
Cula de 8ecelLa Cula de 8ecelLa
8eglsLo da 8ecelLa e
respeLlva Cobrana
2
3
Cula de 8ecelLa
Cobrana da 8ecelLa

1. Aps a receo diria dos documentos de receita impressos pela Tesouraria da
aplicao informtica DIGITALIS, o SF procede ao registo na aplicao
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
27

informtica Epublica, que consiste na classificao econmica e patrimonial das
receitas;
2. De seguida os documentos so enviados para a Tesouraria para registo da cobrana;
3. No final de cada ms os documentos de receita so enviados pela Tesouraria para o
SF para arquivo.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
28

6.2.2. Servios prestados Comunidade
SLkVICS kLS1ADCS CCMUNIDADL
Sl
Conselho de CesLo ou
resldenLe do l8e[a
Servlos de 8ecursos
Pumanos
1esourarla CllenLes
lnlclo
1
AuLorlzao
rocesso de
resLao de
Servlos
Lmlsso de laLura
CablmenLo
2
3
Crlglnal da laLura uupllcado da laLura
agamenLo Cobrana
Arquvo
Cobrana
4
lnformao com
valores a processar
8eglsLo de valor no
CCA relaLlvo a recelLas
afeLas a
ueparLamenLos ou
LaboraLrlos
6.1
8ecelLas afeLas
a pessoal
6.2
ueduo de
despesas
especlflcas
1x 2S
ComponenLe
lnsLlLuclonal
1x 7S
rendlmenLos
do pessoal
CablmenLo
AuLorlzao /
8aLlflcao
C processamenLo de honorrlos no mblLo da colaborao Lecnlca especlallzada, enconLra-se
prevlsLa no ponLo S.1 desLe manual de procedlmenLos: uespesas com essoal".

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
29

1. Aps autorizao do Conselho de Gesto ou do Sr. Presidente do Instituto Politcnico
de Beja, os processos de prestao de servios comunidade so rececionados no SF
que procede emisso da fatura relativa prestao de servios, dando-lhe o
enquadramento adequado em sede do CIVA;
2. O documento original enviado para o cliente e o duplicado remetido Tesouraria
para cobrana e arquivo e procede-se comunicao via correio eletrnico da emisso
da fatura aos envolvidos e se a data de concluso da prestao de servios no for
conhecida, o SF solicita tambm essa informao;
3. De seguida procede-se ao registo dos encargos inerentes prestao de servios na
aplicao Epublica (cabimento) para submisso autorizao/ratificao do Conselho
de Gesto;
4. O SF verifica mensalmente a cobrana de todas as faturas que envolvem colaborao
tcnica especializada, a fim de apurar e informar os valores a processar pelo Servio de
Recursos Humanos;
5. Os SRH remetem de seguida para o SF o processo de encargos de pessoal que segue o
procedimento de processamento e pagamento de vencimentos mensal descrito non
ponto 5.1.
6. A afetao das receitas resultantes das atividades de prestao de servios
comunidade ser processada do seguinte modo:
6.1. Se as receitas cobradas forem afetas ao departamento ou ao Laboratrio para
aquisio de equipamento tcnicos, material bibliogrfico, formao profissional e
deslocaes a eventos de carcter cientfico, o SF regista o valor no respetivo
centro de controlo e apuramento;
6.2. Se as receitas cobradas forem afetas ao pessoal docente ou no docente envolvido,
procede-se da seguinte forma:
6.2.1. Deduo de despesas inerentes realizao dos servios;
6.2.2. Sobre o valor remanescente aplicam-se uma taxa de 25% relativa
Componente Institucional (receita do IPBeja);
6.2.3. Os restantes 75% constituem rendimentos para o pessoal docente ou no
docente envolvido.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
30

6.2.3. Exploraes agrcolas
LxLCkALS AGkICCLAS
Conselho de CesLo
ou resldenLe do
l8e[a
SA Sl 1esourarla CllenLes
lnlclo
1
AuLorlzao
Llaborao do
processo de venda
Arquvo
1. venda de bens com consulLa prevla de vrlos cllenLes
rocesso de venda
Lmlsso de faLura
laLura
uupllcado da laLura
Cpla da laLura
agamenLo Cobrana
Arquvo
2. venda de bens por proposLa apresenLado pelo CllenLe
1.1
1.2
AuLorlzao
2.2
rocesso de venda
Lmlsso de faLura laLura
uupllcado da laLura
agamenLo agamenLo
2.1

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
31

1. Se a venda de bens envolver a consulta prvia de vrios clientes, o processo de venda
elaborado no SAP;
1.1. Aps, devidamente autorizado pelo Conselho de Gesto ou pelo Sr. Presidente do
IPBeja, o processo de venda rececionado no SF, que procede emisso da fatura
dando-lhe o enquadramento adequado em sede do CIVA;
1.2. O documento original enviado para o cliente, o duplicado remetido Tesouraria
para cobrana e arquivo, e simultaneamente enviada uma cpia do original para o
SAP.
2. Se a venda de bens ocorrer por proposta apresentada pelo cliente:
2.1. Aps, devidamente autorizado pelo Conselho de Gesto ou pelo Sr. Presidente do
IPBeja, o processo de venda rececionado no SF, que procede emisso da fatura
e dando-lhe o enquadramento adequado em sede do CIVA;
2.2. O documento original enviado para o cliente e o duplicado remetido
Tesouraria para cobrana e arquivo.



MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
32


6.2.4. Loja CUBO
Lo[a CU8C
Lo[a Cu8C Sl 1esourarla
venda do 8em e
receo do
monLanLe
1
lnlclo
2
8eglsLo na Apllcao
rlmavera
8eceo dos
documenLos de
8ecelLa
uocumenLos de
8ecelLa
3
Arquvo
8eglsLo no
Lpubllca
uocumenLos de
8ecelLa
8eglsLo de Cobrana
uocumenLos de
8ecelLa
8eglsLo de Cobrana

1. Aps a receo diria dos documentos de receita da Loja Cubo, impressos da aplicao
informtica PRIMAVERA, o SF procede ao registo na aplicao Epublica, que consiste
na classificao econmica e patrimonial das receitas;
2. De seguida os documentos so enviados para a Tesouraria para registo da cobrana;
3. No final de cada ms os documentos de receita so enviados pela Tesouraria para o SF
para arquivo.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
33

6.3. FINANCIAMENTO DE PROJECTOS
I|nanc|amento de ro[etos
Sl CablneLe de ro[ecLos 1esourarla
resldncla / Conselho
de CesLo
Cula de 8ecelLa
ro[eLo de
llnanclamenLo
1
lnlclo
ro[eLo de
llnanclamenLo
AuLorlzado
3
Arquvo
AuLorlzao
ro[eLo de
llnanclamenLo
AuLorlzado
Mapa de
enquadramenLo
ConLablllsLlco
Mapa de
enquadramenLo
ConLablllsLlco
lnformao sobre
movlmenLos
conLablllsLlcos
8eglsLo no
Lpubllca
2
8eglsLo do CredlLo
Lspeclal
8eceo de verba
referenLe ao ro[eLo
llnanclado
4
lnformao da receo
da verba referenLe ao
ro[eLo llnanclado
lnformao da receo
da verba referenLe ao
ro[eLo llnanclado
Cula de 8ecelLa
S
Cula de 8ecelLa
Cobrana da 8ecelLa Cobrana da 8ecelLa
6 7

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
34

1. Aps a aprovao de um novo projeto o Gabinete de Projetos envia ao SF um mapa de
enquadramento contabilstico;
2. Procede-se elaborao de documento interno com informao necessria para efetuar
os movimentos contabilsticos relativos ao financiamento aprovado e registam-se na
aplicao informtica os respetivos movimentos contabilsticos;
3. De seguida elaborado um documento interno relativo aos registos do crdito especial
para o ano civil na tica da contabilidade oramental;
4. Durante a execuo do projeto e aps a comunicao da Tesouraria relativa ao
recebimento da verba na conta bancria, o Gabinete de Projetos identifica o respetivo
projeto e envia-o para o SF;
5. O SF procede ao registo emitindo a Guia de Receita atravs da aplicao informtica
Epublica, que consiste na classificao econmica e patrimonial das receitas;
6. De seguida os documentos so enviados para a Tesouraria para registo da cobrana;
7. Aps a cobrana dos documentos de receita so enviados pela Tesouraria para o SF
para arquivo.














MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
35

7. PROPOSTA DE ORAMENTO
roposta de Cramento
S8P CLA8l / uCC
Conselho de CesLo /
resldenLe do l8e[a
Sl C Servlos Academlcos
lnlclo
Aps publlcao da Clrcular
Serle A da ulreo Ceral do
CramenLo (uCC)
valor relaLlvo s
Lransfernclas
1
3
Llaborao dos
encargos com
pessoal
2
4
revlso de 8ecelLa
e uespesa dos
pro[eLos aprovados
lnformao sobre o
n. de alunos para o
ano segulnLe
S
lnformao do:
CLA8l S8P, C e SA
+ llxao do valor das
roplnas a Cobrar
llxao da
prevlso do n.
de alunos
7
6
LevanLamenLo de
recelLas relaLlvas
SComunldade
8
LevanLamenLo dos
conLraLos exlsLenLes
no l8e[a
9
Clculo dos
consumos medlos a
efeLuar
10
Llaborao de
Mapas slnLese
11+12
8eunles para
a[usLar a
proposLa de
CramenLo
13
reenchlmenLo dos
mapas para a
proposLa de
CramenLo
14
glna 1 de 2

roposta de Cramento
CLA8l / uCC S8P
Conselho de CesLo /
resldenLe do l8e[a
Sl C Servlos Academlcos
Mapas da proposLa
de CramenLo
roposLa de
CramenLo
1S
AsslnaLura ulglLal na
ueclarao de
Conformldade"
roposLa de
CramenLo
AsslnaLura ulglLal na
ueclarao de
Conformldade"
16
reenchlmenLo
de formulrlos
no SCL-SlCC
17
Mapa deflnlLlvo da
roposLa de
CramenLo
18
Submlsso no slLe
uCC- Cn LlnL da
roposLa de CramenLo
19
Conflrmao da 8eceo
da roposLa
20
Aprovao da roposLa
de CramenLo em
sesso de A.8.
llm
21
glna 2 de 2

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
36

1. A Circular Srie A da Direo Geral do Oramento (DGO) determina as orientaes
gerais para a elaborao da proposta de oramento para o ano seguinte;
2. Aps a respetiva publicao, remetida para o SRH para elaborao dos encargos
previstos com pessoal docente e no docente para o ano seguinte;
3. O valor relativo s transferncias do Oramento Geral do Estado s conhecido atravs
da comunicao do GPEARI, pelo que h sempre necessidade de aguardar pela mesma;
4. De seguida solicitado ao Gabinete de Projetos a previso de receita e despesa dos
projetos aprovados e que sero executados no ano seguinte;
5. tambm solicitado ao Sector Acadmico o nmero de alunos previstos para o ano
seguinte, o que inclui os alunos que iro progredir para o 2, 3 e 4 ano, os alunos de
mestrado, e o nmero de vagas disponveis em todos os nveis de ensino (CETs,
Mestrados, e 1 ciclo);
6. Aps a recolha da informao solicitada ao Sector Acadmico calculado o valor
previsvel de receita de propinas com base na previso de alunos para o ano letivo
seguinte;
7. So realizadas reunies com o Conselho de Gesto para determinao do valor real
(ajustado ao mais prximo possvel) da previso do nmero de alunos;
8. O SF procede ao levantamento de todas as receitas relativas a prestaes de servios
comunidade, loja cubo, laboratrios e venda de bens das exploraes agrcolas, para
estimar o valor mdio previsvel para o ano seguinte;
9. Da mesma forma o SF procede ao levantamento de todos os contratos existentes no
IPBeja para clculo do valor mdio estimado de encargos com os compromissos
previstos;
10. O SF elabora um documento interno de clculo mdio dos consumos para estimativa
dos consumos anuais previstos para o ano seguinte, ajustado s alteraes que j so
conhecidas, como por exemplo alterao da taxa do IVA;
11. Aps a recolha da informao junto do Servio de Recursos Humanos, Gabinete de
Projetos e Sector Acadmico, o SF elabora mapas onde sintetizada toda a informao;
12. So preparados mapas de anlise financeira para permitir estimar o valor de receita e
despesa por fonte de financiamento;
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
37

13. Quando o valor relativo a transferncias do Oramento Geral do Estado for
comunicado, realizam-se reunies com o Conselho de Gesto no sentido de ajustar a
proposta de oramento;
14. Aps a elaborao de todos os trabalhos preparatrios com vista apresentao da
proposta de oramento, o SF procede ao preenchimento dos mapas constantes da
Circular Srie A da DGO que compem a Proposta de Oramento;
15. Aps o preenchimento dos mapas, so submetidos via Correio eletrnico para o Sr.
Presidente do IPBeja para assinatura digital na Declarao de Conformidade;
16. Aps a assinatura digital o Sr. Presidente do IPBeja devolve ao SF todo o processo da
proposta de oramento para o ano seguinte;
17. O SF preenche os formulrios atravs da aplicao informtica SOE SIGO da DGO,
que do origem aos mapas relativos proposta de oramento;
18. Aps executar a opo fecho do oramento gerado pela aplicao informtica SIGO
o mapa definitivo da proposta de oramento;
19. Posteriormente o SF submete atravs do site DGO- ON LINE a proposta de oramento
composta pelo mapa definitivo, declarao de conformidade, mapa de pessoal docente e
no docente e outros documentos que so considerados importantes;
20. A DGO confirma a receo da proposta do oramento para o ano seguinte e valida-o;
21. A proposta de oramento aprovada em sesso da Assembleia da Repblica.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
38

8. PRESTAO DE CONTAS

O Decreto-Lei n. 29-A/2011, de 1 de Maro, estabelece as disposies necessrias
execuo do oramento de Estado para 2011, aprovado pela lei n. 55 A/2010, de 31 de
Dezembro, no Art. 44 define os deveres de prestao de informao, onde se l:
1- Os Servios e Fundos Autnomos so responsveis por proceder ao registo de
informao sobre a execuo oramental no suporte informtico definido pela
DGO, nos ternos dos nmeros seguintes:
2- Mensalmente at ao dia 10 do ms seguinte ao qual a informao se reporta,
registam:
a. As contas da execuo oramental de acordo com os mapas n. 7.1
Controlo oramental Despesa, e 7.2 Controlo oramental Receita,
do POCP ou planos sectoriais e os balancetes analticos evidenciando as
contas at ao 4 grau de desagregao;
b. Todas as alteraes oramentais de acordo com os mapas n. 8.3.1.1,
Alteraes oramentais Despesa, e 8.3.1.2, Alteraes oramentais
Receita, do POCP ou planos setoriais.
3- Trimestralmente, at ao dia 10 do ms seguinte ao fim do trimestre prestam
informao sobre as operaes de financiamento, nomeadamente, emprstimos e
amortizaes efetuadas, bem como as previstas at ao final de cada ano.
4- Trimestralmente, at ao dia 30 do ms seguinte ao fim do trimestre, procedem:
a. Ao envio do relatrio da execuo oramental, elaborado pelo competente
rgo fiscalizador ou, na sua falta, pelo respetivo rgo de gesto;
b. previso da execuo oramental para o conjunto do ano, incluindo a
previso de despesas de anos anteriores a suportar;
c. indicao da situao de dvida e dos ativos expressos em ttulos da divida
emitidos pelas administraes pblicas, avaliadas ao valor nominal de
acordo com o Regulamento (CE) n. 3605/93, do Conselho, de 22 de
Novembro.
No n. 1 do art. 46 do mesmo diploma legal determina que:
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
39

Os servios integrados e os servios e fundos autnomos so responsveis por proceder
mensalmente ao registo da informao sobre os encargos assumidos e no pagos, incluindo
o saldo da divida inicial, o movimento mensal e o saldo da dvida a transitar para o ms
seguinte, no suporte informtico da DGO, at ao dia 15 do ms seguinte a que se reporta.

8.1. EXECUO MENSAL
INFORMAO A REPORTAR PRAZO LIMITE DISPOSIO DO DL
EXECUO OR
Deslocaes em territrio nacional e estrangeiro - DGO Dia 15 do ms seguinte N. 2 do art. 31
Atualizao da execuo fsica do PIDDAC - DGO ltimo dia til do ms
Encargos assumidos e no pagos - DGO Dia 15 do ms seguinte N. 1 do art. 46
Informao relativa a Encargos Plurianuais - DGO Permanente N. 3 do art. 12
Contas de execuo oramental- DGO Dia 10 do ms seguinte Alnea a) do n. 2 do
art. 44
Balancete analtico - DGO Dia 10 do ms seguinte Alnea a) do n. 2 do
art. 44
Alteraes oramentais - DGO Dia 10 do ms seguinte Alnea b) do n. 2 do
art. 44
Informao relativa Unidade de Tesouraria - DGO Dia 15 do ms seguinte N. 1 do art. 26
Informao sobre operaes ativas de financiamento -
DGO
Dia 10 do ms seguinte Alnea b) do n. 1 do
art. 25
Encargos com remuneraes - GPEARI Dia 4 do ms seguinte
Informao sobre o encerramento Projeto IEFP 15 dias aps a fim do Projeto
Declarao recapitulativa do IVA - DGCI Dia 20 do ms seguinte

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
40


8.2. EXECUO TRIMESTRAL
INFORMAO A REPORTAR PRAZO LIMITE DISPOSIO DO
DL EXECUO
OR
Atualizao da execuo fsica do PIDDAC -
DGO
Dia 15 do ms seguinte aps o trimestre
Informao relativa aos Fluxos Financeiros
para as Autarquias Locais - DGO
30 do ms seguinte ao fim do trimestre
CGA Demonstrao Financeira - DGO 30 do ms seguinte ao fim do trimestre
Relatrio de execuo oramental - DGO 30 do ms seguinte ao fim do trimestre Alnea a) do n. 4 do
art. 44
Previso de execuo oramental para o ano -
DGO
30 do ms seguinte ao fim do trimestre Alnea b) do n. 4 e
n. 7 do art. 44
Situao da dvida sobre ativos - DGO 30 do ms seguinte ao fim do trimestre Alnea c) do n. 4 do
art. 44
Informao relativa execuo de Projectos
IEFP
Dia 30 do ms seguinte ao trimestre
Declarao Peridica do IVA - DGCI At 15 de Maio 1 Trimestre
At 15 de Agosto 2 Trimestre
At 15 de Novembro 3 Trimestre
At 15 de Fevereiro do ano seguinte 4
Trimestre







MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
41


8.3. EXECUO ANUAL

INFORMAO A REPORTAR PRAZO LIMITE DISPOSIO DO DL
EXECUO OR
Atualizao da execuo fsica do PIDDAC - DGO Prestao de Contas 29 de
Fevereiro de 2012

Prestao de contas do exerccio - DGO 15 de Maio de 2011 N. 6 art. 44
Informao sobre rcio de auto financiamento 15 de Maio de 20 N. 6 art. 44
Informao necessria aferio do cumprimento da
regra do equilbrio - DGO
2 de Maio de 2011 art. 25 da Lei do
Enquadramento
Oramental
Informao Empresarial Simplificada (IES) - DGCI 16 de Setembro do ano
seguinte

Modelo 10 IRS - DCGI 28 de Fevereiro do ano
seguinte

Modelo 25 - DGCI 28 de Fevereiro do ano
seguinte

Modelo 30 DGCI 31 de Julho do ano seguinte
Informao sobre receita cobrada de propinas descrita
por nvel de formao e ano lectivo- GPEARI
At 20 de Julho 1
semestre
At 20 de Janeiro 2
semestre

Documentos de prestao de contas Balano e
Demonstrao de Resultados - INE
Maio do ano seguinte
Informao sobre os principais credores do Estado
Tribunal de Contas
Junho do ano seguinte
Informao sobre patrimnio Financeiro pblico
Tribunal de Contas
28 de Fevereiro do ano
seguinte

Prestao de Contas Conta de Gerncia Tribunal de
Contas
15 de Maio do ano seguinte





MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
42

9. CONTA DE GERNCIA

1. Considera-se fim do exerccio o dia 31 de Dezembro de cada ano para a
contabilidade patrimonial e o 31 de Dezembro acrescido do perodo complementar
para a contabilidade oramental;
2. Nos trabalhos preparatrios deve ter-se em conta os princpios contabilsticos, os
critrios de valorimetria e os lanamentos de regularizao enunciados no POC
Educao;
3. Os modelos e as regras para a elaborao dos documentos de prestao anual de
contas devem obedecer ao POC Educao e Resoluo do tribunal de Contas;
4. O relatrio de gesto deve incluir indicadores sobre informao da situao
econmica, financeira, patrimonial, oramental e de execuo de projetos de
investimento;
5. De acordo com o POC Educao proceder anualmente consolidao de contas
integrando as contas da entidade que constituem o grupo pblico;
6. As contas consolidadas so objeto de certificao legal de contas.

9.1. TRABALHOS PREPARATRIOS DE APURAMENTO E
REGULARIZAO DE CONTAS
1. Para permitir a elaborao do Balano, Demonstrao de Resultados e anexos
necessrio preparar:
1.1. O inventrio geral as existncias e o apuramento das existncias finais e dos custos
das matrias consumidas e das mercadorias vendidas;
1.2. O inventrio do imobilizado;
1.3. O clculo do montante das amortizaes;
1.4. As operaes relativas ao cumprimento do princpio da especializao dos
exerccios, nomeadamente:
1.4.1. Clculo e registo dos custos diferidos referentes s despesas ocorridas no
exerccio e cujos custos devem ser reconhecidos nos exerccios seguintes
Prmios de Seguros, Contratos e outros custos;
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
43

1.4.2. Clculo e registo dos acrscimos de custos a reconhecer no exerccio,
cuja despesa s vem a incorrer no exerccio seguinte Consumo de gua,
energia, telefone, telemveis, remuneraes e respectivos encargos por
motivo de frias, relativas ao exerccio.
1.4.3. Registo do reconhecimento do proveito referente a todos os projectos em
execuo.
1.4.4. ApuramenLo dos 8esulLados oramenLals, econmlcos e flnancelros do
ano

9.2. DEMONSTRAES FINANCEIRAS
Demonstraes I|nance|ras
S8P Sl SA SuL CCuA
Conselho
CesLo
llscal 0nlco uCC 1C
lnlclo
Conferncla de
saldos das ConLas
aLrlmonals
1
8elao de
Acumulao de
lunes
2
lnformao sobre
lmoblllzado +
amorLlzaes
3
lnformao da
caraLerlzao da
LnLldade
4
normas de
ConLrolo lnLerno
S
uossler de
resLao de
ConLas
6
ConLa de
Cerncla
7
8elaLrlo de
CesLo + ALa de
Aprovao
Aprovao
ConLa de
Cerncla
8
8elaLrlo de
CesLo + ALa de
Aprovao
Lmlsso de
8elaLrlo + arecer
de CerLlflcao
Legal de ConLas
ConLa de
Cerncla
9
8elaLrlo de
CesLo + ALa de
Aprovao
Lmlsso de
8elaLrlo + arecer
de CerLlflcao
Legal de ConLas
ConLa de
Cerncla
8elaLrlo de
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Aprovao
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de CerLlflcao
Legal de ConLas
ConLa de
Cerncla
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CesLo + ALa de
Aprovao
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de CerLlflcao
Legal de ConLas
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1. O SF elabora a conferncia de todos os saldos das contas patrimoniais para a elaborao
dos mapas de prestao de contas;
2. recolhida informao junto do Servio de Recursos Humanos relativa relao de
acumulao de funes;
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3. recolhida junto do Setor de Aprovisionamento e Patrimnio informao relativa ao
valor do imobilizado e respectivo valor das amortizaes que permita o preenchimento
dos mapas constantes no POC - E; a informao necessria para o preenchimento dos
mapas 8.3.2.1 Contratao administrativa Situao dos Contratos e 8.3.2.2
Contratao administrativa formas de adjudicao, e mapa sntese dos bens
inventariados F4.
4. recolhida informao junto do Servio de Planeamento e Desenvolvimento
Estratgico relativa caracterizao da entidade;
5. recolhida informao junto do Gabinete de Qualidade, Avaliao e Procedimentos
relativa s normas de controlo interno;
6. Aps a recepo da informao solicitada nos nmeros anteriores, o SF compila o
dossier a enviar para o Tribunal de Contas juntamente com todos os instrumentos de
prestao de contas elaborados neste sector,
7. A Conta de Gerncia enviada para apreciao do Conselho de Gesto a fim de ser
elaborado o Relatrio de Gesto e a respectiva Acta de aprovao,
8. Aps aprovada, a Conta de Gerncia enviada para o Fiscal nico com o intuito de
emisso de relatrio e parecer de certificao legal de contas.
9. Aps a emisso da certificao legal de contas, o SF remete a Conta de Gerncia para o
Tribunal de Contas e para a DGO.

10. ELABORAO DOS DOCUMENTOS DE PRESTAO DE
CONTAS
1. So documentos de prestao anual de contas:
1.1.1. Documentos informativos da situao financeira e patrimonial:
1.1.1.1.Balano
1.1.1.2.Anexos ao Balano
1.1.1.3.Fluxos de Caixa
1.1.1.4.Emprstimos
1.1.2. Documentos informativos da situao econmica:
1.1.2.1.Demonstrao de Resultados
1.1.2.2.Anexos Demonstrao de Resultados
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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1.1.2.3.Mapas de Custos
1.1.3. Documentos informativos da execuo oramental:
1.1.3.1.Controlo Oramental da Despesa
1.1.3.2.Controlo Oramental da Receita
1.1.4. Operaes de Tesouraria
1.1.5. Caracterizao da Entidade
1.1.6. Contratao Administrativa
1.1.7. Balano Social
1.1.8. Relatrio de Gesto
1.1.9. Ata da Reunio em que foi discutida a conta
1.1.10. Sntese das Reconciliaes Bancrias
1.1.11. Relao Nominal dos Responsveis
2. So documentos de prestao de contas consolidadas:
2.1. Relatrio de contas consolidado
2.2. Balano consolidado
2.3. Demonstrao de Resultados consolidada
2.4. Anexos s demonstraes financeiras consolidadas
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ANEXOS
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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ANEXOS:
FATURA ORIGINAL / DUPLICADO;
RECIBO ORIGINAL / DUPLICADO;
NOTA DE CRDITO ORIGINAL / DUPLICADO;
FATURA/RECIBO ORIGINAL / DUPLICADO;
GUIA DE RECEITA;
RECIBO;
NOTA DE CRDITO;
RESTITUIES E REEMBOLSOS;
REGISTOS CONTABILSTICOS;
CABIMENTO PRVIO;
CABIMENTO;
AUTORIZAO DE PAGAMENTO;
PAGAMENTO;
AUTORIZAO DE DESPESA PARA VENCIMENTOS;
CABIMENTO;
AUTORIZAO DE PAGAMENTO DE VENCIMENTOS;
PAGAMENTO DE VENCIMENTOS.