El rol de un facilitador con experiencia e intuitivo es importante para la ejecucin de un proyecto y agrega un efecto significativo al proceso y los resultados

en:

Lecciones aprendidas Planificacin y evaluacin de riesgos Resolucin de diferentes asuntos Mediacin Resolucin generalizada de problemas

Entender cmo y por qu ste es el caso, permitir a los gerentes de proyecto considerar a un profesional de este tipo para procesos futuros de modo de lograr resultados positivos en los proyectos. La Funcin del Facilitador La funcin del facilitador consiste en hacer ms fcil el proceso en el que estn ayudando, tanto para quienes los han contratado as como para los participantes. Como asistente al grupo, el facilitador tiene una meta - ayudar al grupo a lograr su objetivo asistiendo a los participantes para que establezcan un dilogo constructivo, tan independiente como sea posible de la dinmica interna que podra bloquear el discurso productivo (Raelin 2006). Y si no slo fuera ms fcil sino qu tambin se tradujese en mejores resultados? Qu destrezas aporta un facilitador a una sala de personas inteligentes para facilitar el proceso? Esto requiere una habilidad para ayudar al grupo a:

Mantener un dilogo constructivo Desarrollar un sentido de justicia social Lograr las metas requeridas dentro de un perodo de tiempo disponible (muy parecido a un proyecto dentro de un proyecto)

El facilitador incorpora al grupo sus propias destrezas, conocimientos y sistemas de creencias. Esta fuerza significativa debe centrarse en el proceso y no en los resultados. La experiencia y la teora claramente demuestran que un facilitador que se enfoca en una solucin disminuir el aporte de todos los dems miembros del grupo. Esto plantea la pregunta obvia: Es mejor para el equipo de proyecto contar con un facilitador que es especialista en un tema o un experto en procesos grupales? Esto ltimo es la clave, particularmente cuando el grupo est formado por profesionales capacitados tcnicamente. La ignorancia tcnica no impedir que el facilitador comparta su sabidura sobre cultura organizacional, vincule a los contactos, presente hechos y datos y gue la dinmica del grupo. De hecho, el facilitador tiene tanta responsabilidad en el proceso, que proporcionar asesora tcnica es irrelevante. Los problemas y desafos que hoy enfrentan los proyectos a menudo estn incorporados en los comportamientos e interacciones de los equipos de proyecto, en comparacin con los errores tcnicos claros. Aprendizajes de la facilitacin Existen consideraciones especiales en las cuales el facilitador sabe como guiar al grupo para ayudarse entre ellos, particularmente cuando existe la expectativa de un resultado de aprendizaje del proceso. La ciencia y arte del aprendizaje y el comportamiento son importantes; el dominio del conocimiento tcnico es de propiedad del grupo. Para que el grupo desarrolle una filosofa de aprendizaje, cada miembro del grupo debe ser incentivado a:

Ser ms autnomo en su accin Ser ms confiable en evaluar sus propias capacidades y desarrollar necesidades mentales Aceptar ms la responsabilidad de sus propias acciones y de las de los dems

En respuesta, el facilitador debe modelar comportamientos del grupo tales como:

Tolerancia a la ambigedad Apertura y franqueza (suspensin de juicio) Empata y consideracin absolutamente positiva Compromiso con el aprendizaje

Por qu funciona la facilitacin El desafo para los facilitadores es que una tcnica establecida no ser exitosa en todos los grupos y que stos deben poder adaptarse a la historia, los valores y el significado que el grupo trae consigo al proceso (Jung 1934). El facilitador debe hacer coincidir las respuestas empticas con el estilo preferido de un grupo y se ha demostrado que esto aumenta la calificacin de sentimiento entendido y la calificacin de calidad del proceso de facilitacin (Hovarth 2001). Un facilitador eficaz es aquel que emplea mtodos especficos, ofrece relaciones slidas y adapta al grupo y al problema tanto los mtodos discretos como las posiciones frente a la relacin. Los refuerzos verbales y no verbales deben ser manejados para estimular comportamientos de grupo positivo. La relacin de trabajo entre el facilitador y el grupo es clave para la calidad del resultado y ha sido probada en enfoques de relaciones amplias. El psicoterapeuta estadounidense Carl Rogers (1956) consider el refuerzo positivo y el respecto por el cliente (grupo) esencial para el crecimiento futuro. Las emociones positivas tambin producen patrones de pensamiento que son flexibles, creativos e integradores y abiertos a la informacin. Las micro destrezas (o unidades de comunicacin) del facilitador desarrollarn esta importante relacin en un entorno en que el tiempo es limitado. Estas destrezas son representadas por el uso de:

Cuestionamiento (abierto/cerrado) Estimuladores (una variedad de medios verbales y no verbales para estimular la comunicacin) Parfrasis Resmenes Reflejar los sentimientos Silencio

En un lenguaje simple, la relacin del facilitador con el grupo es crucial para el resultado; puede ser mejorada por ciertas contribuciones del facilitador y adaptada eficazmente a cada cliente. Agregar ms que un resultado Cualquier grupo de personas inteligentes lograr un resultado. Lo que el facilitador agrega es una clave para entender la dinmica del grupo y alinear el proceso con una meta comn. Muchos de los aspectos positivos de este entendimiento ya han sido discutidos. El otro lado de esta moneda es la capacidad de abordar aspectos negativos. Por ejemplo, algunos participantes pueden comprometerse en forma consciente o inconsciente en la comunicacin defensiva:

Prcticas habituales que impiden en vez de estimular el dilogo abierto; efectuar declaraciones que podran ser consideradas hostiles o pasivo-agresivas, que podran tener como resultado que los dems se pusieran a la defensiva. Dominar la conversacin, permitiendo a pocas personas que participen activamente Usar al grupo para satisfacer problemas personales no resueltos, tales como la necesidad de reconocimiento o de esconder una posible incompetencia.

El hbil manejo de estas comunicaciones defensivas por parte de un facilitador especializado acelerar el desarrollo y aprendizaje del equipo. Resumen A menudo se ha denominado la facilitacin como un arte ms que una destreza, porque con frecuencia requiere intervenciones que se basan ms bien en el sentimiento ms que sobre el pensamiento

racional planificado previamente. Ms de 100 aos de investigacin y prctica cuantitativa han establecido que la destreza de la facilitacin es ms que slo intuicin. Irnicamente, mientras ms exitosa es la facilitacin menos obvio es el facilitador - como lo debera ser un rbitro en una competencia deportiva de calidad. Esto no debe disminuir la importancia ni el efecto de los profesionales con destrezas y conocimientos (inteligentes). Contar con un facilitador con destrezas e intuitivo es una consideracin importante para maximizar el desempeo del grupo durante el ciclo de vida de un proyecto. Las destrezas y conocimientos particulares podrn ayudarle a adoptar decisiones constructivas informadas y consultivas, frente a la inexorable presin del tiempo y el presupuesto. El facilitador no es slo un gua para la eficiencia de la operacin o para eliminar los obstculos para el logro de las tareas. El facilitador es esencial para desarrollar los sistemas sociales del proyecto y de las personas con el fin de obtener resultados exitosos continuos.

Rol, funciones y responsabilidades del facilitador en un proyecto de desarrollo organizacional

La facilitacin describe el proceso de conducir a un grupo a travs del aprendizaje o del cambio de modo que se anime a todos los miembros del grupo a participar. Este enfoque parte de la base que cada persona tiene algo nico y valioso que aportar. Sin la contribucin y conocimiento de cada persona, la habilidad del grupo para entender o responder a una situacin puede reducirse. El papel del facilitador es extraer el conocimiento e ideas de los diferentes miembros de un grupo, ayudar a animarlos a que aprendan los unos de los otros y a pensar y actuar en conjunto.

Tareas que realiza el facilitador en un proceso de desarrollo organizacional:

presentar el tema: el facilitador asegura que todos los participantes comprenden la misin y los objetivos de la sesin. establecer las normas: propone normas y procedimientos. Algunas de ellas en los comentarios iniciales, otras a lo largo de la sesin. gestionar la agenda: es responsable de mantener las discusiones relevantes a los temas de la agenda, controla los tiempos y asegura que la sesin se desarrolla segn fue planificada. reconocer las contribuciones: haciendo referencia explcita a los comentarios de los participantes para que se les reconozca como importantes, agradeciendo la intervencin y reforzando los mensajes necesarios. intervenir: realizando preguntas o asignando tareas que debe realizar el grupo. Algunas intervenciones pueden darse de forma pblica durante la sesin o de forma privada. evaluar: los avances de los participantes debe ser evaluado mediante revisiones, pruebas, preguntas u otros medios que sean adecuados. resumir: con la frecuencia necesaria, el facilitador resume y clarifica las decisiones tomadas y sita el momento de la sesin en la agenda.

Como te puedo ayudar como facilitador en un proyecto de desarrollo organizacional:

delegar: algunas tareas de la facilitacin pueden delegarse, por ejemplo: control del tiempo, del momento de los descansos, tomar notas

Diseando conjuntamente una serie de actividades orientadas a realizar un diagnstico de la situacin actual y definir las iniciativas y el plan de accin para mejorar la organizacin. El proyecto lo podemos realizar en sesiones presenciales o a distancia mediante una plataforma interactiva.