COMUNICACIN ESCRITA PROFESIONAL

Unidad Didctica N 2

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IV Mtodos para escribir Cmo organizarse?

A) Pensar antes de nada B) Primer paso. Recogida y organizacin de informacin C) El segundo momento redactor

V Estructura del texto

A) Maneras de organizar el texto y las ideas

VI Cuestin de estilo.
A) El prrafo B) La frase C) La palabra

VII Presentacin del texto

A) Tipo de letra B) Prrafos C) Apartados D) Pgina E) Grficos y Cuadros numricos

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IV Mtodos para escribir Cmo organizarse?

A) Pensar antes de nada
Se cuenta que un acaudalado empresario norteamericano realiz un viaje a Europa poco despus de la II Guerra Mundial. En el viejo continente muchos monumentos se encontraban derruidos o a punto de estarlo. Nuestro empresario encontr en dicho viaje un puente que curiosamente se encontraba en venta. Decidi comprar el puente en cuestin, para colocarlo en su lujosa finca de los Estados Unidos y as, cruzar un ro que divida sus terrenos. Cada pieza del puente fue numerada y enviada a Norteamrica. All las piezas fueron colocadas segn el riguroso orden en el que haban sido numeradas. Las piezas encajaron a la perfeccin y el puente qued reconstruido en su nuevo emplazamiento. Sin duda, el ingenio de este hombre de negocios era notable. Ms bien, su sentido comn, era notable. Algo parecido deberamos hacer antes de escribir. Nos habr ocurrido a ms de uno al redactar algn trabajo acadmico o un informe complejo que hemos inundado nuestra mesa de papeles e invertido cantidades ingentes de tiempo. Si aprendemos a organizarnos, nuestros escritos ganarn en coherencia, solidez y nosotros obtendremos ms tiempo y un poquito ms de xito. Tambin debemos aprender a numerar las rocas (argumentos, datos, ideas, testimonios) de nuestro puente (escrito) para que ste nos lleve a nuestro destino (un trabajo bien hecho). Recordemos la lista de preguntas que hacamos en la Unidad en la que cuestionbamos qu sabamos y qu no, acerca del tema a escribir, amn de otras cuestiones. Recordemos esa lista de preguntas antes de escribir, a la hora de planificar. Tengamos siempre presente ese mnimo examen.

B) Primer paso. Recogida y organizacin de informacin.

Entre todos los escritores hay una evidencia consistente en que, antes de empezar, la carrera de la escritura se compone de una serie de pasos. Tenemos varios enfoques, los ms clsicos o tradicionales toman el esquema de la retrica latina y hablan de: Invencin: Pensar en un tema, algo sobre lo que escribir, informarse y dominarlo. Disposicin: estructurar los elementos del texto y adoptar una lgica, establecer un planteamiento un desarrollo y una conclusin. Elocucin: sera la escritura o la redaccin, como tal, desarrollando las partes expuestas en la disposicin.

Otros, como es el caso de Norberto Alcover, Profesor de Tcnicas de Expresin Oral y Escrita en la Universidad Pontificia Comillas de Madrid, propone los siguientes pasos: 1 Prolegmenos: Ttulo, tormenta de ideas y preguntas previas Qu s? Qu me falta por saber? 2 Rectificaciones previas: cambio de ttulo si lo consideramos oportuno despus de reposar el texto un da o unas horas. 3 Primer momento del trabajo redactor. Esquema, rectificacin del ttulo y primera redaccin en bruto de algunas partes o de las que queramos. 4 Segundo momento redactor: depuracin y rectificacin del esquema estructural. Pensar en el prlogo y el eplogo. Rectificacin del ttulo si lo consideramos necesario. Segunda redaccin. 5 Interrupcin del trabajo redactor. Dejar descansar un da para distanciarnos del texto y analizarlo despus con objetividad.

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6 Tercer momento redactor. Correcciones de estilo y de tipo gramatical. Tercera y ltima redaccin. Ttulo definitivo. Conclusiones de nuestro anlisis crtico.

Lo que a continuacin exponemos es un mtodo para redactar documentos profesionales. No importa cules sean. Lo fundamental es tener un mtodo para escribir, proponemos ste. Sin embargo, si el lector tiene el suyo propio, enhorabuena, pues adems de no ser un escritor corriente ha ganado un terreno considerable. Lo que cuenta es que siempre se trabaje de una manera determinada. Comentbamos anteriormente que una de las preguntas que deberamos hacernos era qu sabamos del tema que nos ocupaba escribir. De todo lo que sabemos conviene hacer una lista esquemtica, lo ms detallada posible, de nuestros conocimientos (qu s) y de nuestras opiniones (qu creo sobre el tema). Estamos en lo que podramos llamar fase de la tempestad de ideas. Algunos prefieren utilizar el trmino ingls brainstorming. Es el momento de verter sobre el papel todo lo que pase por nuestra cabeza. Es lo que algunos expertos llaman el primer momento redactor. No importa si es acertado o no lo que estamos escribiendo, el objetivo es no dejarse nada en el tintero. Ya tendremos tiempo de que otros, incluso nosotros mismos, censuren nuestras ideas. No olvidemos escribir todas aquellas preguntas que nos surjan, pues de las grandes preguntas nacen las grandes respuestas. Ya tenemos lo que nosotros sabemos o pensamos. Podemos pensar en: Partes en que podemos dividir el texto Posibles ttulos Frases concretas o ideas ms o menos desarrolladas Lugares comunes Estadsticas, datos de encuestas Historias, ancdotas, etc Argumentos, a favor y en contra Objetivos Mtodos Personas a las que afecta el tema A quin va dirigido

Un consejo sobre el mtodo de la tempestad de ideas es que lo llevemos a cabo con un grupo de personas. A la hora de pensar siempre se obtienen mejores resultados en grupo que individualmente. Recomendamos que cuando se haga una tempestad de ideas no se intente cohibir a nadie, que no se censure ninguna opinin. No se trata de discutir, sino de generar ideas y cuantas ms mejor. Ahora averiguaremos lo que no sabemos. Para completar lo que nos falta es fundamental hacer una lista de contactos o de fuentes que nos puedan nutrir de datos sobre nuestro tema. Esto es, tenemos que asegurarnos que nuestro futuro texto no est escrito ya. Si no Para qu volver a escribir lo mismo? Es el momento de buscar: Estadsticas Hechos concretos Ancdotas y ejemplos Opiniones de expertos, compaeros, familiares y amigos. Revistas especializadas en la cuestin. Pueden ser revistas cientficas publicadas por centros de investigacin o Universidades o de divulgacin. Libros. Anuarios. Hemerotecas

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No importa si es un informe o una carta, dependiendo de la trascendencia del escrito consultaremos ms fuentes y en mayor profundidad. Cuando se nos encarga un informe debemos ser, o al menos intentarlo, expertos en el tema que tratemos. Cuando escribamos una carta deberamos ser capaces de responder al lector cualquiera de sus dudas. Lo ideal sera que pudisemos responder casi a cualquier pregunta que nos hiciesen. As, al documentarnos nos situaremos mejor sobre el terreno. Ya hemos consultado todas las fuentes y documentos posibles. Ahora, es el momento de organizar la informacin. De cada fuente habr datos que nos interesen y que debemos ir anotando, pero no de forma cualquiera. Iremos organizando un pequeo fichero. Para cada dato, opinin, recorte de peridico que nos interese, iremos tomando nota en un papel. En cada papel debe constar: quin escribe o quin publica (Autor y publicacin) nmero de pgina o de pginas fecha de publicacin nosotros, a efectos personales, daremos un nmero a esa ficha Nuestro propio comentario o idea al respecto. Una costumbre que nos va a evitar trabajo es, una vez que hemos tomado un dato o una cita, escribamos debajo opiniones o ideas al respecto que nos surjan al leer.

Recordemos la ancdota del puente que compraba el empresario americano. Nos encontramos en la fase en la cual una vez tenemos las piedras las estamos numerando. El siguiente paso es el esquema, el armazn sobre el que colocaremos las piedras numeradas de nuestro puente.

C) El segundo momento redactor.

El armazn o el esqueleto de nuestro texto va a tomar forma de esquema, puede que tengamos una idea bien clara de lo que queremos hacer. En caso de que nuestra creatividad se encuentre agotada, podemos recurrir a las alternativas que ofrecemos ms abajo en Estructura del texto. El esquema general debe enmarcar las grandes partes prioritarias. Cuidado, una cosa es el esquema, un mtodo de trabajo para nosotros, y otra bien distinta es el ndice que consiste en s mismo en una parte del texto. El esquema debe ser lo ms detallado posible. Procederemos de la siguiente manera: 1. Establecemos los grandes bloques, captulos o partes en los que se dividir el texto. 2. Completamos con cada una de las ideas propias o reflexiones que tenemos. 3. Insertamos las citas, cuadros, estadsticas, grficos, todos numerados que hemos recolectado previamente. 4. Dejamos reposar el esquema durante un tiempo (unas horas o un da) y lo volvemos a revisar por si queremos enriquecerlo o corregirlo. Ya estamos preparados para comenzar a escribir. Es solo cuestin de ir desarrollando lo que hemos esquematizado. Hay que hacer notar que un esquema es algo tremendamente personal. No ha de ser un documento pblico que tengan que entender otros, salvo que hablemos de un documento compartido sobre el que tengan que trabajar otras personas. Es el plano sobre el que vamos a construir nuestro trabajo.

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Vamos a estudiar un ejemplo de esquema de trabajo para desarrollar un escrito. Es sobre el esquema para desarrollar un estudio sociolgico de opinin de los madrileos hacia el euro: 0. INTRODUCCIN 1. DISPOSICIN DE LOS ESPAOLES Y DE LOS MADRILEOS HACIA EL MEDIOAMBIENTE. EVOLUCIN Y ESTADO ACTUAL 1.1 Evolucin de la opinin de los espaoles. 1.2 La actitud de los madrileos 1.2.1 Actitud de confianza o desconfianza P1, P7 (A-E) 1.2.2 Inters por el medioambiente P3 2. NIVEL DE INFORMACIN SOBRE EL MEDIOAMBIENTE 2.1 Nivel de informacin subjetivo P2 2.2 Nivel de informacin objetivo P11 2.3 La actuacin de la administracin P5 (A-F) 3. LA SENSIBILIZACIN MEDIAMBIENTAL 3.1 Principales problemas globales P12, P14 3.2 Desarrollo sostenible P13, P16 4. CONSECUENCIAS 4.1 Contaminacin P8 4.2 Residuos P9 4.3 Desforestacin y desertizacin P17 5. ANEXO 5.1 Cuestionario 5.2 Ficha tcnica 5.3 Porcentajes En este caso coinciden en gran medida las partes del esquema con los apartados del ndice, no ocurre as con los subapartados. El autor realiz el trabajo sin citas de otros autores ni ms referencias que sus propios datos. Su cliente no le exiga un nivel de investigacin especialmente profundo. El esquema se reduce a una serie de epgrafes. En cada epgrafe observamos que figura a la derecha la letra P acompaada de un nmero; son las preguntas del cuestionario que el redactor del informe va a comentar, acompaadas de sus resultados correspondientes. Posteriormente, el autor iba realizando un esquema parcial de cada captulo en el que iba insertando: cuadros numerados con los datos de la encuesta ocurrencias o comentarios que no procedan de los cuadros Problemas de metodologa que surgieron cuando se realizaban las entrevistas o la justificacin de porqu la pregunta se realiz de una manera determinada y no de otra.

Si hubiese querido introducir citas, notas o ideas, hubiera sido cuestin de ir adjuntndolas al esquema. Luego, todo habra encajado como las piezas de un puzzle. Un consejo un tanto descolgado sobre la introduccin de cualquier texto. Resulta corriente ver a algunos escritores que escriben la introduccin antes que cualquier otra parte del texto. La introduccin se debe hacer justo despus de tener todo el cuerpo del texto escrito. En el esquema podemos apuntar cualquier idea o historia que consideremos adecuado para la introduccin, pero poco ms. Imaginemos que tenemos que presentar a una persona que no conocemos. Cmo lo haramos? Sera imposible y nuestro ridculo absoluto. Para redactar una introduccin que capte la atencin, fomente el inters, provoque el deseo y haga que el lector se meta en el texto hay que conocer bien el escrito. En consecuencia, para tener un buen conocimiento del texto es evidente que se debe hacer despus de haberlo escrito y no antes.

Una de las grandes dificultades que suele tener el escritor es el llamado sndrome del folio en blanco. El redactor se encuentra con que no puede comenzar a escribir. Esta dificultad suele venir por falta de mtodo para abordar el texto, por la ausencia de una estructura previa.

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Precisamente es lo que vamos a intentar solucionar. Para ello vamos a aprender a estructurar el texto.

V Estructura del texto

Si no somos capaces de hilvanar un esquema mnimo, es cuando debemos recurrir a formas estandarizadas de estructurar un texto. No obstante, si nos hemos documentado y realizado una correcta tempestad de ideas raro ha de ser que no hayamos podido construir nuestro propio esquema.

A) Maneras de organizar el texto y las ideas

Vamos a presentar varios esquemas prefabricados para estructurar el texto. As, al tener ese mnimo esqueleto sobre el que trabajar evitaremos el sndrome del papel en blanco y podremos confeccionar nuestro esquema. Siempre, para cualquier trabajo, sobre todo intelectual, resulta ms fcil partir de una base. El hecho de organizar el texto no es slo una ayuda para el que escribe, sino tambin, para el que lee pues se le ayuda a localizar la informacin que a priori le provoca ms inters. Vamos a ver once maneras de organizar el texto segn qu tipo de objetivos y qu clase de escritos tengamos que confeccionar. Dilogo. La idea es escribir un texto de tal manera que responda a las preguntas que el lector nos formulara sobre nuestro producto o servicio si estuvisemos frente a frente: El lector, cuando recibe un escrito suele preguntarse De qu va esto? Cmo me afecta? En qu me beneficia el hecho de leer esto? Esta estructura resulta especialmente adecuada para la correspondencia comercial, para realizar informes sencillos y breves, as como para formular propuestas.

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Anlisis. Viene a ser la manera en que se realizan los trabajos ms o menos de investigacin cientfica. Partimos de unas hiptesis en las que emitimos nuestro razonamiento sobre porqu suceden unos determinados hechos. Establecemos un anlisis; segn una serie de observaciones o experimentaciones de la realidad que estamos tratando, llegamos a la anttesis. Segn la base de nuestros anlisis, llegamos a la sntesis o conclusin en la que establecemos qu hiptesis son vlidas y cules son nulas. Pensemos que anlisis es lo contrario de sntesis. Si una sntesis es un resumen o una condensacin, un anlisis es la separacin y divisin de algo en todas sus partes posibles. Este mtodo se recomienda para informes de situacin, de viabilidad y de diagnstico. Causa efecto. Se suelen citar y explicar las causas que motivan una determinada situacin. Como se suele decir, nunca nada es producto de uno solo. Por ello, hay que tener presente a la hora de estructurar un texto en forma de causa efecto: Cules son las causas principales y cules las secundarias. Quines (qu instituciones, grupos o personas participan) motivan las causas. Cules son las causas originarias y cules meramente contributivas.

El texto se puede disponer mostrando primero los efectos y luego las causas, o viceversa. Este procedimiento es recomendado en informes de cierta complejidad, en informes de situacin y tambin de diagnstico.

Inductivo Podramos definirlo como el hecho de ir de lo particular a lo general. Es cuestin de exponer una serie de casos y establecer un principio general. Un ejemplo de estructura inductiva sera por ejemplo intentar establecer la calidad que tienen las carreteras de una determinada regin. Para ello podramos observar el estado de las carreteras y luego establecer la conclusin favorable o desfavorable dependiendo de si la mayora o no de las carreteras se encuentran en buen estado. Se recomienda especialmente para propuestas y para ciertos informes. Deductivo Viene a ser, prcticamente, lo contrario de la estructura inductiva. Se aplica un principio general a un caso concreto. Concluimos que las carreteras de una regin son buenas porque cumple los parmetros de calidad de la Unin Europea. A modo de ejemplo: Los parmetros de la Unin Europea, que son... garantizan la calidad de una carretera. Un 75% de las carreteras de nuestra regin cumplen los parmetros de la Unin Europea en materia de calidad. Podemos afirmar que las carreteras de la regin son de calidad.

Esta estructura se utiliza para propuestas o informes sobre todo de diagnstico. AIDA Es una frmula comercial muy comn que responde a las iniciales de las palabras Atencin, Inters, Deseo y Accin. Consiste en desarrollar cada uno de estos puntos en la estructura del texto. 1. Captar la atencin. Llamar la atencin del lector, se puede realizar con una pregunta o con una frase que cause impacto.

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2. Fomentar el inters. Una vez captada la atencin hay que conseguir que se mantenga el inters. 3. Conseguir que el lector quiera, desee lo que se le est proponiendo. 4. Empujar a la accin, que el lector haga lo que queremos, que nos llame, que concierte una entrevista con nosotros, etc. Comparacin Consiste en establecer las similitudes y diferencias de distintas opciones para despus establecer una serie de ideas finales. Puede ser til para la redaccin de ciertos informes. Cronolgico Quiz sea una de las formas ms sencillas y recurridas a la hora de redactar informes. Consiste en desarrollar los diferentes momentos de un suceso determinado. Podemos ir de lo ms reciente a lo ms antiguo o viceversa. Al fin y al cabo as es como se dispone el texto de un curriculum vitae. Se emplea en estudios de investigacin, actas de reuniones y para formular procesos de actuacin o instrucciones. Episdico o secuencial Se enuncian y explican los distintos pasos que, de manera ordenada, hay que ejecutar para llegar a un fin determinado o que han tenido lugar. Se recurre a este mtodo especialmente a la hora de redactar instrucciones, actas de reuniones, algunos informes y manuales de procedimientos. Espacial Se explica el proceso o el fenmeno que se quiera analizar segn determinadas zonas geogrficas. Es muy indicado para informes sobre resultados de ventas o de implantacin de ciertos procesos (cursos de formacin, consultora...) o para la evolucin de ciertos fenmenos (hbitos de lectura, expansin de ciertas enfermedades, por ejemplo). Una opcin es ir desde lo ms cercano y de ah pasar a otros mbitos geogrficos como el pas o el internacional. Definicin La manera es explicar en qu consiste, por ejemplo, el servicio o el producto que ofrecemos. Qu partes tiene Qu precios Dentro de qu clase de servicio o producto lo podemos enmarcar, Sus ventajas (respecto a otros bienes y servicios parecidos) Beneficios (que originar a la persona que los adquiera). Empleable en correspondencia comercial y presentaciones de ventas.

El lector se habr dado cuenta de que algunos de estos mtodos guardan mnimas diferencias y que algunos incluso se solapan. En efecto, no hay formas puras de estructurar el texto. Lo normal es que se tome una como base y luego otras como complemento.

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VI Cuestin de estilo
A todos nos habr gustado ms un escritor que otro. En ocasiones, hemos sido capaces de leer un libro de una sentada o por el contrario, no hemos pasado de la tercera pgina. Sabemos que tenemos mejor disposicin a leer unos escritos que otros, pero no sabemos por qu. La solucin a ese interrogante pasa por una cuestin del estilo del autor. Cuando hablamos de estilo nos referimos a aspectos tales como la longitud de las frases, si el vocabulario es divulgativo o tcnico, o si siempre se emplean las mismas palabras. Para explicar en qu consiste el estilo vamos a tratar una serie de consejos sobre la pgina, el prrafo, la frase y la palabra. Algunos consejos generales sobre el estilo son: Estamos acostumbrados a que la escritura debe tener un lenguaje particularmente culto o elevado lo que en ocasiones acaba degenerando en la pedantera. Por qu no escribir como hablamos? Cuando utilizamos la comunicacin oral solemos ser ms directos y sobre todo claros, somos ms hbiles para mantener la atencin de nuestro interlocutor. Olvidmonos de las despedidas del tipo Servidor de usted o de saludos como Muy Seor mo de puro antiguo empiezan a resultar malsonantes y antinaturales. Parece ser que el lenguaje oral ha evolucionado ms que el escrito. La norma es que el lenguaje escrito sea natural pero no espontneo ni demasiado coloquial. Uso de la primera persona cuando expresemos opiniones, acciones y recomendaciones personales. Para el resto del texto lo ms habitual es recomendar un plural en el que se englobe a lector y escritor Vamos a ver cmo han aumentado las ventas en el ltimo semestre. Cuando hablemos representando a una organizacin debemos emplear el plural Hemos

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observado que no hay ninguna alteracin notable en el comportamiento de los alumnos de la escuela. Economa del lenguaje. Cuantas menos palabras empleemos, cuantas menos expresiones superfluas utilicemos, menos tiempo invertiremos en escribir y antes acabar de leer nuestro destinatario. En un buen escrito no debe sobrar nada. Si hay algo de ms, por poco que sea, que no aporte nada sustancial al lector, debemos eliminarlo.

A) El prrafo
Coherencia y cohesin. En cualquier comunicacin escrita u oral, hay ideas principales y secundarias. Al redactar un texto debe quedar claro que hay unidad de significado entre la idea principal y las secundarias. Una vez que tenemos clara la idea de cada prrafo, no podemos perder de vista la idea central porque entonces perderemos al lector. Variedad en el lenguaje. Si dentro de un mismo prrafo o de un texto recurrimos varias veces a la misma palabra (libro, libro, libro, libro...) acabaremos cansando al lector. No digamos ya, si es dentro de la misma frase, los resultados pueden ser devastadores. Las palabras son como colores y podemos utilizar siempre el mismo o recurrir a una infinita gama. El lector agradecer que utilicemos sinnimos (libro, texto, escrito, documento, ensayo u obra literaria, redaccin...). Una de las reglas de oro en la comunicacin escrita es no aburrir al lector.

B) La frase
Una oracin es, lo mnimo que podemos escribir si queremos transmitir algn pensamiento de cierta complejidad. Cualquier frase ha de cumplir una serie de requisitos para ser excelente. Palabras que no se deben alterar o alejar. No conviene alejar el sujeto del verbo; ni el verbo del objeto directo. El sujeto debe ir junto al verbo y el resto puede ir al principio o al final de la frase. En el siguiente ejemplo el sujeto y el verbo se encuentran muy alejados: Mnica, si acaba de una vez la carrera, que le est costando mucho, tendr un buen trabajo. Queda mucho ms claro dejar el sujeto al lado del verbo y colocar el resto al principio o al final de la frase: Mnica encontrar un buen trabajo si acaba la carrera, que le est costando mucho. Anacolutos. Viene a ser empezar a escribir una frase con una idea y acabar con otra. Se suele recurrir muy a menudo a este elemento en los medios de comunicacin oral, radio y televisin. Los problemas de los nios no hay solucin posible. Lo ms adecuado sera No hay solucin posible a los problemas de los nios. El primer orden confunde y tiene un significado poco claro. Rimas internas. Puede resultar paradjico, pero tambin hay que pensar como suenan las frases escritas. Esto es, cuando leemos tambin omos, por eso nos suelen chocar las rimas dentro de una misma frase. Frente a una frase del tipo Para la corrupcin el cumplimiento de la ley es la mejor solucin resulta ms oportuno escribir Para frenar la corrupcin lo mejor es el cumplimiento estricto de la ley. Exceso de relativos. A menudo, abusamos de los relativos en una misma frase. Solemos utilizar numerosas veces la palabra que para unir diferentes ideas dentro de la misma frase. Por ejemplo Los que acaban de llegar no

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saben que cuando suena el reloj que est en la pared es que se debe salir en ese momento. Los que son tantos que acaban por romper el ritmo de la frase y oscurecer su significado. Resulta ms comunicativo Los recin llegados no saben que cuando suena el reloj de la pared se debe salir en ese momento. Hay que eliminar los que cuando sea posible y siempre que sean demasiados. Longitud. Existe un gran debate en referencia a cuntas palabras son las adecuadas para una frase. En cualquier manual de estilo suelen comentar que en castellano una frase larga es aquella que excede de las 30 palabras. Los hay que emplean como mximo las 25 palabras. Si nos movemos en la banda de las 25 o 30 palabras, iremos por buen camino. En el procesador de textos Word, si nos dirigimos a la opcin Herramientas, Ortografa y Gramtica, Opciones, Valores, podremos marcar el mximo de palabras por frase. Tambin, podremos hacer lo propio con el nmero de preposiciones, las expresiones superfluas, expresiones influidas por otros idiomas. Por el contrario, un exceso de frases cortas no acaba de llegar al lector pues tampoco le hacemos entrar en materia. Pocos incisos. Hay que evitar demasiados incisos, parntesis, comas, guiones... Tanta intercalacin acaba por hacer perder el ritmo al lector pues tiene que hacer el esfuerzo por recordar constantemente con qu idea comenzaba la frase.

C) La palabra
Vamos a presentar una serie de parmetros que no debemos olvidar a la hora de escribir un documento, sobre todo si es de tipo profesional. Sencillez. El filsofo Ortega y Gasset afirm que la claridad es la cortesa del filsofo, hagmosle caso. No caigamos en la pedantera. Tenemos que escribir para expresarnos, para que nos entiendan, para comunicar, para llegar a nuestro interlocutor, no para impresionar. En caso de tener que recurrir a un tecnicismo o similar, lo ms adecuado es explicarlo. No obstante, depende del pblico al que nos estemos dirigiendo. No utilicemos tecnicismos con el nico fin de satisfacer nuestro ego, pensando que somos superiores. Expresiones rodadas. Hay dos palabras en castellano de las que se hace un uso abusivo que ha acabado por vaciar de significado a estas palabras. Son significativo e importante. El uso que se hace de estas dos palabras es tal que vienen a transmitir humo, esto es, nada. Lo que recomiendan algunos expertos es que se emplee un lenguaje lo ms puro posible. As significativo se debera utilizar en cuanto que algo es significativo porque tiene una diferencia estadsticamente significativa. La palabra importante es especialmente vaca pues es subjetiva debido a que la importancia es relativa segn lo que cada cual percibe. Lo que para uno es importante para otros no tiene por qu serlo. Los polticos abusan de este vocablo hasta desgastarlo. En lugar de importante o significativo se puede recurrir a un abanico de expresiones que transmiten mucho ms y son ms precisas: destacado, sobresaliente, notable, de fuste, relevante, palmario, evidente, indicativo, acentuado, pronunciado, claro, revelador, descomunal, poderoso, rotundo, espectacular, llamativo, prominente, fehaciente, visible, acusado, marcado, sorprendente, abrumador, determinante... Seguimos? Propiedad lxica. Las palabras son como las personas, irrepetibles, y cada una de ellas quiere decir algo y nada ms. Los actores de cine disponen de dobles que les sustituyen en las escenas de peligro, algo parecido ocurre con

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los sinnimos. Por eso, cuando queremos resultar ms prudentes empleamos expresiones como habr que depurar responsabilidades en lugar de alguien se va a quedar sin trabajo por haber cometido un grave error. En cualquier caso, convendr saber a qu nos referimos cuando empleamos ciertas palabras como por ejemplo, plausible. Habitualmente se usa como posible o probable cuando en realidad quiere decir digno de aplauso. Conviene Evitar los siguientes elementos a la hora de redactar un documento: o Lenguaje anticuado. Las expresiones del tipo Muy Seor mo o Quedamos a su servicio tienen su origen en el lenguaje de la correspondencia comercial del siglo XIX. Ms que comercial se poda calificar de servil. No es cuestin de ser demasiado coloquiales pero s algo ms actuales y espontneos. Palabras comodn. Los verbos ser, estar, hacer o tener podemos sustituirlos por otras palabras que sean ms precisas. Al mismo tiempo estaremos elevando la categora de nuestros escritos y el lector lo notar. Infinitivo radiofnico. No conviene comenzar una frase por un infinitivo. Lo denominamos infinitivo radiofnico porque es as como comienzan las frases los comentaristas deportivos: Recordar que el equipo local acaba de quedar eliminado de la competicin. Adems de ser gramaticalmente incorrecto es poco comunicativo, pues parece que no se est dirigiendo el mensaje a nadie en concreto.

Al final, la forma del texto, acaba superando al fondo, al significado. Conseguiremos nuestro objetivo si sobre la base de un fondo slido, somos capaces de construir una buena forma.

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VII Presentacin del texto

Cuando nos presentan un texto para que lo examinemos la primera impresin es de un cierto horror. Nos echamos a temblar pensando que vamos a tener que tragarnos una cantidad ingente de folios que, a primera vista, se nos van a atragantar. Al menos pensamos as por el aspecto de la hoja. El texto debe tener una presentacin, una fachada y de eso es de lo que vamos a tratar.

A) Tipo de letra
Actualmente cualquier procesador de textos nos ofrece mltiples posibilidades a la hora de escoger tipografas. Sin embargo, las palabras como las personas, deben vestir de gala, de uniforme o de calle segn la ocasin. Respecto a los tipos de letras La letra redonda se debe utilizar para el texto normal y corriente, para el texto general. La cursiva se utiliza cuando se mencionan publicaciones, obras artsticas y similares, casi como si fuesen nombres de personas. La cursiva tambin debemos emplearla cuando citemos palabras en otros idiomas (aunque sean idiomas autonmicos que nos resulten familiares como Lehendakari o Generalitat). Tambin las expresiones en latn, los latinajos se deben escribir en cursiva para notar que no estn en castellano referendum o curriculum vitae. No todo el mundo tiene que saber si estamos empleando el latn o no. La negrita debemos emplearla cuando escribamos epgrafes o apartados. Asimismo, se puede utilizar cuando queramos destacar algn trmino o frase dentro de algn texto para reclamar la atencin del lector o facilitarle el trabajo. En lo que se refiere al tamao de la letra lo habitual es utilizar un tamao que oscile entre los 10 o 12 puntos (segn los procesadores de texto) para el cuerpo del escrito. Para ttulos o encabezados del texto podemos recurrir a tamaos 12 o 14.

B) Prrafos
Conviene que los prrafos estn compensados. Esto es, que no nos encontremos un prrafo de una pgina y el siguiente contenga dos frases. Los prrafos, si queremos seguir una norma, deben glosar cada uno de los puntos de nuestro esquema. As, un esquema trata slo sobre una idea central, lo cual le dar coherencia y unidad.

C) Apartados
Los apartados y subapartados conviene que vayan numerados, sobre todo con los informes profesionales y trabajos de investigacin de cierta complejidad. Un texto epigrafiado o dividido en partes resulta ms atractivo que una sucesin de prrafos. No obstante hay que guardar un tope de niveles. Cuando dividamos nuestro texto en partes conviene no descender a ms de tres niveles. No conviene presentar nuestro texto ms all del punto 1.3.3, ya que podemos causar tedio en el lector. Otra cuestin es nuestro esquema de trabajo en el cual podemos recurrir a todos los niveles que consideremos tiles para realizar nuestro trabajo.

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D) Pgina
Una pgina es el rostro de un texto en el sentido de que nada ms verlo nos va a transmitir una sensacin de cierta seriedad o no. Hay que vigilar una serie de elementos: Interlineado. Hace que el texto no se nos presente como un ladrillo. El espacio entre prrafos siempre debe ser mayor que el espacio entre lneas. La misma norma debe regir para los apartados, subapartados y ttulos. Mrgenes. Si son razonadamente amplios transmitirn una cierta sensacin de desahogo y una imagen de limpieza. Se suele recomendar unos tres centmetros a los lados del texto. Un texto demasiado pegado a los mrgenes transmite una sensacin de cierto agobio y dificulta la lectura.

E) Grficos y Cuadros numricos

Puede ocurrir que nuestro informe o trabajo de investigacin incluya grficos y cuadros con informacin numrica. Lo mejor para poder seguir un texto con profusin de cuadros es: 1. 2. 3. 4. Numeracin de cada cuadro. Comentario del cuadro. Colocar el nmero de cuadro al final del texto. Situar debajo del cuadro la fuente completa de la que hemos extrado los datos. Por ejemplo: Encuesta de Presupuestos Familiares 2011. Instituto Nacional de Estadstica. Ministerio de Hacienda.

Por ejemplo, si hemos comentado el cuadro 3.1 (nos referimos al cuadro 1 del captulo 3). Situaremos al final del prrafo entre parntesis la notacin (Cuadro 3.1) Para los grficos, depende de si previamente hemos expuesto un cuadro con los datos. En caso afirmativo habr que hacer una notacin al pie del grfico en la que indiquemos como fuente el cuadro. Si no hemos expuesto un cuadro anteriormente habr que citar la fuente directa al pie del grfico. La norma de citar el nmero de cuadro al final del comentario puede regir tambin para los grficos.

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