GESTIN DE EVENTOS

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1. Qu es un Evento?

Es un medio para COMUNICAR los valores que se tiene como empresa o marca

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Es Una puesta en escena

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Con CONCEPTO

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Que debe CREAR lazos emocionales

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2. Cmo se programa un evento?

Metas y Objetivos del evento

1. Objetivo de Marca o Producto 2. Objetivo de carcter humano PASO #1. Por qu REALIZAR un evento?

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Cmo se programa un evento?

CLIENTES EMPRESARIOS COMPRADORES MEDIOS PBLICO EN GENERAL

PASO #2. A quienes est DIRIGIDO el evento?

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SOCIAL

Cmo se programa un evento?

EMPRESARIAL

CULTURAL

EVENTO NICO

EVENTO SECUENCIAL

PASO #3. Qu tipo de evento?

EVENTO

MULTIDISCIPLINARIO

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Cmo se programa un evento?
PASARELA SHOWROOM

FERIA
OTRO TIPO DE EVENTOS NUEVAS TECNOLOGIAS ENFOCADAS AL MARKETING

PASO #4. Con cul formato?

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Cmo se programa un evento?

1. Espacio fsico 2. Espacio conceptual 3. Espacio virtual

PASO #5. En dnde se va a realizar el evento?

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Cmo se programa un evento?

Disponibilidad del espacio Das y horarios adecuados para los Invitados Fechas de Eventos similares

PASO #6. En qu fecha se va a realizar el evento?

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Cmo se programa un evento?

As como los espectadores

temporada tras temporada esperan

experimentar lo inesperado
de las pasarelas

productos diferentes en las colecciones,

de igual forma, esperan en

cada detalle

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Cmo se programa un evento?

EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO

EJE COMUNICACIONAL

EJE LOGISTICO

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Cmo se programa un evento? EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO

Qu comunicacin interna es necesaria para este evento?

EJE COMUNICACIONAL

Cmo ser la comunicacin externa del evento? Cmo es la cultura organizacional y cmo puede incidir en el evento?

Qu es lo que se quiere comunicar a travs del evento

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Cmo se programa un evento? EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO Qu formato tiene el evento?
EJE LOGISTICO

Qu duracin tendr el evento? Cuntos asistentes habr en el evento? Quines sern los asistentes? Qu acreditaciones se realizarn? Qu procesos se instaurarn para garantizar la seguridad e higiene del mismo?

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Quines estn involucrados en el evento?

ORGANIZADOR DEL EVENTO

PRODUCTOR O COORDINADOR DEL EVENTO

JEFE DE PRENSA O RELACIONES PBLICAS STAFF

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Perfil y Funciones del cargo

ORGANIZADOR DEL EVENTO PRODUCTOR O COORDINADOR DEL EVENTO JEFE DE PRENSA O RELACIONES PBLICAS STAFF

Es la persona o empresa mentalizadora del evento Define su concepto y realiza la direccin general

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Promocin del evento

Medios de prensa convencional Medios de correo electrnico Los wikis RSS Rich Media Newsletter

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Promocin del evento

Medios de prensa convencional Medios de correo electrnico Los wikis RSS Rich Media Newsletter

Really Simple Syndication Buscadores de titulares de noticias y sus resmenes

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Promocin del evento

Medios de prensa convencional Medios de correo electrnico Los wikis RSS Rich Media Newsletter

Medios interactivos digitales para visualizar documentos con un reproductor en formato de video, flash, audio, msica, visitas virtuales de 360, etc.

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Promocin del evento

Medios de prensa convencional Medios de correo electrnico Los wikis RSS Rich Media Newsletter

Boletines electrnicos, que mediante suscripcin, entregan informacin con una frecuencia clara para ambas partes.

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Presupuesto del evento

GASTOS PREVISTOS

FUENTES DE INGRESOS
BENEFICIO PREVISTOS

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Gastos previstos a tomar en cuenta:

C O S TO S A D M I N I S T R AT I V O S Administracin (Telfono, correo, envos) Costos de licencias y permisos Alquiler del Recinto ferial o Saln del evento Seguro del evento

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Gastos previstos a tomar en cuenta:

COSTOS DEL RECURSO HUMANO Organizador del evento Coordinador / Productor de evento Jefe de Prensa / Relaciones Pblicas Staff

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Gastos previstos a tomar en cuenta:

C O S T O S D E M O N TA J E Diseadores Interioristas y Escaparatistas Tcnicos de Iluminacin, audio, video Tcnicos electricistas y carpinteros Transporte de Equipos Montaje y desmontaje Props (Utilera) Productos capilares y de maquillaje (Opcional)

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Gastos previstos a tomar en cuenta:
COSTOS DE MARKETING Papelera y costos publicitarios Sealtica Imagen corporativa Costos de Imprenta

COSTOS ADICIONALES Gastos de Representacin

Servicio de Catering
Viajes Promocionales Presencia en ferias Alquiler y/o compra de equipos y decoracin

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3. Tipos de eventos
PASARELA SHOWROOM

FERIA
OTRO TIPO DE EVENTOS NUEVAS TECNOLOGIAS ENFOCADAS AL MARKETING

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PASARELA SHOWROOM

Perfil de Invitados
Los VIP y Celebrities Los Diseadores Los Representantes de marcas Auspiciantes Prensa especializada Compradores para cadenas Comerciales Presentadores del evento Compradores finales Pblico en general

FERIA
OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

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PASARELA SHOWROOM

Distribucin de Invitados y Prensa

Definir estratgicamente la ubicacin y establecer quienes estarn en primera lnea: Los personajes clasificados como VIP La prensa escrita Los auspiciantes

FERIA
OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

Planificar la movilidad para personas con discapacidad

Verificar la temperatura interior del saln del evento o recinto ferial

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Quines son los Medios?
PASARELA SHOWROOM

Comunicacin con los Medios

Dos meses antes, se

FERIA
OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

debe desarrollar un boletn de prensa, que mencione en qu consiste el evento, el perfil de los participantes, fecha, lugar, etc.

prensa quien es la persona o el representante de marca mas adecuado para ser entrevistado

El Staff y los acomodadores harn saber a la

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Quines son los Medios?
PASARELA SHOWROOM

Los Medios y la Sala de Prensa

FERIA
OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

radio, TV, prensa escrita y Bloggers

Se consideran como medios de comunicacin, La Sala de Prensa proporciona un espacio que

dispone de entradas para audio digital de alta calidad, equipos de fax, fotocopiadoras, Wi-Fi, zona para entrevistas, enchufes suficientes, telfonos

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Qu es un Showroom?
PASARELA SHOWROOM

FERIA
OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

estructurados tienen contacto directo con la prenda o producto de moda

Es el espacio a travs del cual los clientes grandes y

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Qu es un Showroom?
PASARELA SHOWROOM

FERIA
OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

colecciones, controlar el producto y tener un manejo ms cercano de los clientes

El objetivo es, adems de presentar nuevas

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Cmo se organiza un Showroom?
PASARELA SHOWROOM

FERIA
OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

En el Showroom de productos de moda se puede presentar simultneamente:

Productos de rotacin Nuevos productos de temporada Productos para testear

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Cmo se organiza un Showroom?
PASARELA SHOWROOM

FERIA
OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

Uso de ESCAPARATES y DISPLAYS

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Qu es una Feria?
PASARELA SHOWROOM

FERIA
OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

para promocionar, mercadear, comercializar productos o servicios en un corto plazo

Es un evento que sirve

para comunicar marca

Es un medio perfecto

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PASARELA SHOWROOM

FERIA
OTROS EVENTOS
Experiencias de marca o Performance

NUEVAS TECNOLOGIAS

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Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD Establecer comit organizador RESPONSABLE ORGANIZADOR ORGANIZADOR COORDINADOR

Nombrar y definir funciones del coordinador del evento

Preparar el presupuesto Confirmar y firmar el contrato para el sitio Establecer el calendario del evento Analizar y aprobar el presupuesto Disear la estrategia promocional y ejecutarla Solicitar cotizaciones de los proveedores Realizar Marketing online para promocin del evento

COORDINADOR
COORDINADOR + STAFF ORGANIZADOR JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD COORDINADOR + STAFF JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

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Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD Contactar prensa, conferencistas y celebrites Realizar el lanzamiento oficial del evento Enviar invitaciones a celebridades y polticos, con cuatro meses de anticipacin Realizar el casting de modelos Contratar iluminacin y audio Seleccionar msica Entregar invitaciones al pblico en general (2 a 3 meses antes) Disear y definir la escenografa Contratar servicio de fotografa y video RESPONSABLE JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD COORDINADOR COORDINADOR COORDINADOR COORDINADOR + STAFF COORDINADOR + STAFF COORDINADOR + STAFF

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Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD Contactar servicio de catering y seleccionar men Enviar a imprenta la papelera, 2 meses antes Preparar el cuadro de coleccin (control y gestin de coleccin) Enviar boletn de prensa, 6 semanas antes Definir encargado de vestier y encargado de salidas Definir encargado de terminado y planchado de prendas Definir encargado de seguridad de las prendas en vestier Asignar los acomodadores para los invitados RESPONSABLE COORDINADOR JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD COORDINADOR + STAFF JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD COORDINADOR + STAFF COORDINADOR + STAFF COORDINADOR + STAFF COORDINADOR + STAFF

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Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD Contratar la agencia de seguridad RESPONSABLE COORDINADOR COORDINADOR

Asignar el encargado de boletera Ultimo aviso del evento a posibles clientes y visitantes
Iniciar campaa publicitaria, 1 mes antes

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD COORDINADOR

Coordinar las pruebas con modelos Gestionar la difusin de papelera impresa

Actualizar frecuentemente la pgina web

COORDINADOR + STAFF
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Hacer seguimiento de la publicacin del boletn de prensa y presencia en medios de comunicacin 2 semanas antes

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Unos das antes
ACTIVIDAD Cronograma de trabajo con encargados y actividades RESPONSABLE COORDINADOR + STAFF COORDINADOR COORDINADOR COORDINADOR COORDINADOR + STAFF

Diseo del plan de contingencia Contratar conferencias / presentadores del evento

Firma del contrato de Seguro Lista definitiva del listado de participantes y visitantes

Procedimiento de inscripcin o venta de boletera segn aplique

Elaboracin del checklist del evento

COORDINADOR + STAFF
COORDINADOR + STAFF

Montaje del evento

COORDINADOR + STAFF

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Durante del evento (EVENTO)
ACTIVIDAD Realizar la coordinacin y seguimiento del staff Coordinar con los proveedores y clientes Manejo y control de la produccin del evento Inicio y ejecucin del evento Uso del checklist RESPONSABLE COORDINADOR COORDINADOR COORDINADOR COORDINADOR + STAFF

COORDINADOR

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Despus del evento (POST-EVENTO)
ACTIVIDAD Cerrar cuentas por pagar RESPONSABLE COORDINADOR JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Enviar cartas de agradecimiento a los auspiciantes, conferencistas y celebridades que colaboraron

Buscar la retroalimentacion del evento a partir del mailing y newsletter y enviar contenidos de las conferencias Desmontar el evento

COORDINADOR
COORDINADOR + STAFF COORDINADOR COORDINADOR COORDINADOR + STAFF

Devolver equipos alquilados Hacer el cierre del evento con proveedores y cliente
Realizar el levantamiento de reportes y encuestas de resultados del evento

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Despus del evento (POST-EVENTO)

Medicin de los indicadores de la gestin del evento

Para evaluar deben considerarse indicadores de calidad como evidencia de los resultados Grado de impacto, de satisfaccin del cliente Orden y secuencia del evento

Nivel de la propuesta conceptual del evento

Optimizacin de recursos materiales

Eficiencia del recurso humano que particip en el evento