SENA CLEM TULUA

CONTABILIDAD Y FINANZAS
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COMPETENCIA No 1: CONTABILIZARLOS RECURSOS DE OPERACIN, INVERSION Y FINANCIACION DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y POLITICAS ORGANIZACIONALES.
21030101901: Identificar los tipos de entidades, segn su organizacin principios corporativos, aspectos legales y actividades.

PARA QUE SIRVE LA CONTABILIDAD

Hace poco una empresa contrato a Juan para actualizar la contabilidad, que se encontraba atrasada. Al

terminar el trabajo, descubri que la persona que manejaba el dinero lo estaba tomando prestado (a escondidas, claro est). Que creen Ustedes que pas ?. El responsable fue despedido y entre llantos y arrepentimientos, no tuvo como devolver el dinero. Lo triste es que esta pequea empresa, a pesar de un gran esfuerzo de un gran equipo humano, ni siquiera poda pagar la nmina porque, supuestamente, el dinero no alcanzaba.. Pero esto no ocurre slo en la pequea empresa, se vive a diario, ustedes pueden ver y escuchar en las noticias, en las grandes empresas privadas y del estado, el dinero se traslada a bolsillos equivocados por falta de control. Aunque la contabilidad puede a veces parecer innecesario, situaciones como estas y muchas otras, hacen que las personas y empresas sientan la necesidad de organizar sus cuentas. La contabilidad sirve en primer lugar para saber si el negocio da utilidad o prdida y para revisar costos y gastos. Como soporte y base para la liquidacin de los impuestos. Para controlar el manejo de bienes como efectivo e inventarios, cuando estos se deben confiar a terceros. Como prueba fiscal ante las administraciones de impuestos, para probar que lo que se dice en las declaraciones tributarias es verdad. Como prueba judicial ante una demanda, para demostrar que a usted le deben o que usted no debe lo que el demandante reclama. Como herramienta para utilizar la situacin real de la empresa en sus areas operativas, administrativa y financiera. En el rea operativa o departamento de produccin, para indicar si se est utilizando al mximo la capacidad instalada o si, por el contrario se le est subutilizando. En el rea administrativa muestra la eficiencia o deficiencia de la administracin, con base en el resultado final de utilidad o perdida durante un ejercicio determinado. En el rea financiera, permite saber si el dinero, se est manejando bien o mal, si est invirtiendo con criterio o si, por el contrario, se estn haciendo inversiones y gastos que generan perdidas. 2013 por Carmen Alicia Rebolledo Vlez / SENA Instructora Contabilidad y Finanzas.

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ANALISIS De poco sirve esforzarse por producir si al final por la mala administracin o por un manejo equivocado del dinero, se pierde su fruto de tanto trabajo. Por eso es fundamental manejar con sabidura el dinero. OPORTUNIDAD DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS Este registro se debe hacer diariamente, los resmenes o estados financieros, mensualmente, para analizar los resultados y as aplicar los correctivos a que haya lugar. Hace poco, un cliente me solicito actualizar la contabilidad de la empresa que haba iniciado hacia tres aos, con el fi de conocer la utilidad obtenida. El resultado fue de prdida y endeudamiento total. En este caso, evidentemente, la preocupacin por conocer los resultados de la empresa no fue oportuna. Si la contabilidad se realiza semestralmente o anualmente, es muy difcil cumplir con el objetivo de control y anlisis. La contabilidad atrasada slo muestra la historia de los hechos, pero no sirve como mecanismo de control ni para aplicar correctivos, y mucho menos para tomar decisiones. Pensemos por un momento en su extracto bancario. Cuando usted lo revisa para constatar que las consignaciones que realiz se hayan abonado a su cuenta y los cheques girados estn descontados correctamente, est haciendo una auditoria o control. Si encuentra los datos en orden, usted queda tranquilo, y si encuentra un error reclama al banco. Ahora bien, si usted revisa su extracto cada seis meses, el efecto de su reclamo ser escaso. Saben a cuantas personas y empresas se les confunde el dinero por no utilizar este chequeo? En una empresa que estaba empezando, el gerente era el encargado de conciliar con el banco cada tres meses, ya que el presupuesto no alcanzaba para contratar un contador, y slo poda darle empleo a una secretaria que colaboraba en las labores de la oficina. Por alguna razn tuvo que cancelar el contrato de esta persona y slo despus del retiro, al revisar los extractos, se encontr con que cobraba los cheques por un mayor valor del anotado en la chequera. Si ya no estaba, a quien le poda reclamar? Experiencias como ests nos sealan la importancia de tener las cuentas al da y realizar controles peridicos cada mes. El trabajo de actualizar una contabilidad se toma muy dispendioso cuando no existe la documentacin necesaria. (Comprobantes de Egreso, Recibos de Caja, Copias de Consignacin, Facturas, Etc.)

2013 por Carmen Alicia Rebolledo Vlez / SENA Instructora Contabilidad y Finanzas.

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Pg. 3 de 3 Esto generalmente tambin ocurre cuando la persona que maneja el dinero tiene tanta confianza en su memoria que seria ms fcil meterle la cabeza dentro del disco duro del computador o Escanearle el cerebro para obtener la informacin necesaria.

2013 por Carmen Alicia Rebolledo Vlez / SENA Instructora Contabilidad y Finanzas.