Conversão Retrospectiva de Registros Bibliográficos

CONVERSÃO RETROSPECTIVA

DE

REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS

– 2002 –

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Edwin Hübner

Conversão Retrospectiva de Registros Bibliográficos

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RESUMO

Mostra que a conversão retrospectiva ainda é uma necessidade nacional e que através de metodologia apropriada consegue-se colocar os acervos de uma Biblioteca em meio magnético em relativamente curto espaço de tempo. Considera que o serviço de conversão deve caminhar em paralelo com a automação da Biblioteca. Indica os diversos tipos de materiais que pode ser convertidos. Destaca a necessidade de usar fontes onde podem ser encontrados registros de boa qualidade. Enfatiza a importância de se adotar um formato padrão para o qual os registros devem ser convertidos. Indica alternativas e formas de execução de serviços de conversão. Evidencia que a relação custo- benefício é muito favorável para as bibliotecas

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Conversão Retrospectiva de Registros Bibliográficos

ABSTRACT

It shows that the retrospective conversion is still a national necessity and that through appropriate methodology it is possible to put the catalog of a Library on magnetic media Considers that the conversion service must worked out in parallel with the Library automation. Indicates the different types of materials that can be converted. Highlights the necessity to use sources where records of good quality can be found. Emphasizes the importance of using a standard format to which the records should be converted. Indicates alternatives for the execution of the conversion services. Evidences that the cost-benefit relation is very favorable for the libraries.

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Conversão Retrospectiva de Registros Bibliográficos

I. Introdução

II.	Registros em meio não magnético ou de forma inadequada
III.	Automação de Bibliotecas e Conversão Retrospectiva
IV.	O Projeto para um Serviço de Conversão Retrospectiva
V.	As fontes de Registros Bibliográficos para Conversão
VI.	Conversão e Formato Padrão
VII.	Alternativas para execução
VIII.	Custo-Benefício para as Bibliotecas
IX.	Conclusão

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Conversão Retrospectiva de Registros Bibliográficos

I Introdução

Conversão		retrospectiva		–	também conhecida	pela	sigla	RECON,
abreviação	dos	termos	em inglês:		REtrospective CONversion		–	designa	a

atividade de converter registros bibliográficos a partir de fichas, ou de qualquer

outro suporte, para registros em meio magnético, legíveis por computador.

Ou

então, conforme Beaumonte & Cox, 1989, conversão retrospectiva de catalogação

de registros

bibliográficos refere-se à

transformação de catálogos já existentes

em bibliotecas em formato de fichas, num catálogo em formato legível por

máquina, de acordo com normas e padrões estabelecidos.

Pode-se ainda fazer

uma

distinção

entre

catalogação

retrospectiva

e

conversão

retrospectiva

(Campbell, 1994). Este autor mostra que, enquanto a catalogação retrospectiva

enfatiza a qualidade dos registros, podendo-se declarar propriedade aos registros

assim criados, a conversão busca a incorporação da totalidade dos registros dos

acervos das bibliotecas aos catálogos online, e desta forma eliminar o problema

de ter que conviver com catálogos manuais e automatizados ao mesmo tempo,

situação esta que ainda é encontrada em muitas bibliotecas.

Utilizando metodologias			adequadas,	é possível			converter	registros
bibliográficos para	o	formato	padrão MARC,		em	um	espaço	de	tempo

relativamente curto e a um custo acessível.

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II. Registros em meio não magnético ou de forma inadequada

Estima-se que o total do acervo brasileiro gira em torno de 15.000.000 de

títulos e que mais de 50% ainda não está no formato padrão MARC ou sequer se

encontra em meio magnético. Um percentual elevado ainda se encontra em

catálogos de fichas ou não catalogado e, portanto, não acessível ou no mínimo de

difícil acesso para os usuários. Diante deste quadro, os projetos de conversão

retrospectiva de acervos bibliográficos podem ser uma excelente solução para as

bibliotecas, no sentido de disponibilizar os seus acervos através de sistemas de

automação em um espaço de tempo relativamente curto.

III. Automação de Bibliotecas e Conversão Retrospectiva

O projeto de RECON de uma biblioteca deve ser desenvolvido em paralelo

com o de automação da biblioteca. Tenho presenciado o processo de automação

de muitas bibliotecas. Muitas vezes observa-se que é dedicado muito tempo e

esforço na escolha de um software, com grandes investimentos para a instituição.

Tem-se a impressão que o software é considerado o mais importante e que irá

resolver todos os problemas, quando na realidade não é o software o mais

importante e sim os dados, isto é, os registros bibliográficos que irão alimentar o

software. Os sistemas (software) que hoje estão em evidência, amanhã podem

estar obsoletos e sendo superados por outros. O software que não sofre constante

atualização, terá sua vida útil encurtada, devido à rápida evolução tecnológica. Por

outro lado, os registros bibliográficos, as informações, guardados e manipulados

pelo software, são permanentes. Não devem estar sujeitos à vida de um sistema

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de computador que hoje pode ser o melhor do mundo, mas não se sabe o que

será dele amanhã. A partir destas considerações, vale observar duas coisas:

a)

Não adianta a biblioteca fazer altos investimentos em software, se não tem os

registros bibliográficos para “povoar” o sistema. Daí a necessidade de tratar,

juntamente com o projeto de seleção e aquisição de software, do projeto de

conversão retrospectiva dos registros bibliográficos, caso estes ainda não estejam

em meio magnético. b) Os registros devem ser convertidos para um formato

padrão tal que garanta a portabilidade dos mesmos, sem perda de informação,

como é o caso do formato MARC, em caso necessidade de migração para outro

software.

IV. O Projeto para um Serviço de Conversão Retrospectiva

O sucesso de um serviço de conversão retrospectiva certamente depende,

em grande parte, de um projeto bem planejado. Deve ser feito um levantamento

do acervo que deve ser contemplado pelo projeto para determinar claramente a

quantidade e tipo de material a ser convertido; determinar a quantidade de títulos

catalogados

e

não

catalogados,

se

existirem;

qual

o

suporte

em

que

se

encontram, isto é, catálogos de fichas, listagens, meio magnético, etc. Deve-se

relacionar e tabular todos os detalhes com os totais de cada caso. É importante

determinar a prioridade, ou seja, qual acervo deve ser tratado em primeiro lugar,

pois caso os recursos não forem suficientes, será tratado o que for mais

necessário.

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É desejável que, antes de partir para o projeto propriamente dito, fazer um

teste ou um projeto piloto, usando uma amostra de acordo com o levantamento

feito, para estimar o percentual que poderá ser encontrado nas fontes disponíveis.

Isto ajudará no planejamento da execução do serviço e na determinação dos

custos envolvidos. Serve também para testar a metodologia e o fluxo das diversas

etapas sucessivas envolvidas no processo.

V. As fontes de Registros Bibliográficos para Conversão

Até pouco tempo atrás não se dispunha no Brasil de fontes de registros

bibliográficos que justificassem projetos de RECON, visto que o percentual

conversível era muito baixo. Só no exterior, particularmente nos Estados Unidos,

existiam grandes bancos de dados, chamados de “Utilidades Bibliográficas”, como

o WorldCat da OCLC e o Catálogo da RLIN (Research Libraries Information

Network) do RLG (Research Library Groups). A escolha de uma boa fonte de

registros bibliográficos é uma etapa fundamental para um projeto de conversão

retrospectiva (MORRIS, 1990). Hoje, além das fontes internacionais, como as

citadas e outras, já dispomos no Brasil de registros bibliográficos, não só em

quantidade, mas em qualidade, onde por meio de metodologias adequadas é

possível converter registros para o formato padrão MARC. É importante, antes de

empreender um projeto de RECON, verificar as possíveis fontes e o acesso às

mesmas, se são de acesso livre ou não, se permitem a cópia de registros no

formato MARC, quais a facilidades que oferecem, etc.

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VI. Conversão Retrospectiva e Formato Padrão

O formato para o qual os registros devem ser convertidos é de suma

importância.

Um

projeto

de

conversão

retrospectiva

não

deve

se

limitar

a

converter os catálogos de fichas em catálogos automatizados em computador. É

preciso verificar se o sistema que é adotado pela biblioteca, ou que será adotado,

implementa um formato tal que preserve a integridade das informações em caso

de migração. O ideal é que o projeto de RECON seja planejado junto com

processo de seleção de software, como já foi alertado no item III, para que a

compatibilidade seja garantida. A maioria dos grandes catálogos online, que são

fornecedores ou fontes para conversão retrospectiva, mantém seus registros no

formato MARC. Então, o ponto número um é que os registros convertidos devem

estar neste padrão, em arquivos ISO-2709, pois isto facilita na hora da escolha do

software de automação, visto que hoje a maioria dos sistemas disponíveis no

mercado, implementam o formato MARC e importam arquivos ISO-2709.

Vale lembrar, porém, que a decisão de que o registros bibliográficos devem

ser produzidos em formato MARC/ISO-2709 não é tudo. Mesmo sendo o MARC

um formato padrão, ele permite variações, decorrendo daí que cada sistema tem

as suas peculiaridades na implementação do MARC. É necessário, pois, verificar

as particularidades do sistema que irá receber os registros convertidos e as

necessidades da biblioteca, em termos de campos obrigatórios, campos locais

específicos, se o sistema controla ou não catálogo de autoridades, isto é, nomes e

assuntos padronizados e hierarquizados, etc.

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Uma vez “com a mão na massa”,

Conversão Retrospectiva de Registros Bibliográficos

deve-se

produzir

registros

o

mais

completo

possível,

porém

sem

ser

perfeccionista, para não encarecer demais o projeto.

VII. Alternativas para execução

A execução de um projeto de RECON pode ser de vários formas. Cabe

identificar as alternativas disponíveis e viáveis. As principais alternativas que

devem ser consideras são: execução local ou interna pela própria biblioteca ou

terceirização dos serviços, sendo que a terceirização pode ser de forma completa

ou parcial.

1. Execução interna. Nesta modalidade os maiores problemas estão

relacionados com a disponibilidade de pessoal. Normalmente, o pessoal técnico

da biblioteca é em número reduzido e mal dá conta do acervo corrente. Se for

executar um projeto de RECON internamente, via de regra, será necessário

contratar pessoal qualificado por tempo determinado, prover equipamento e

espaço físico para o trabalho.

2. Terceirização completa – A terceirização de serviços de conversão

retrospectiva requer a escolha e uma empresa devidamente qualificada para este

trabalho, caso contrário pode haver surpresas desagradáveis. Na modalidade

"terceirização completa"

a contratante entrega o seu catálogo à contratada e

recebe os registros prontos.

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3. Terceirização parcial - Esta é a forma geralmente adotada, onde

parte do trabalho é realizado localmente e parte pela empresa contratada. Nesta

modalidade

a tarefa de seleção, verificação, identificação e preparação do

material é feito pela equipe da contratante. O material poderá ser enviado em

etapas ou por lotes à contratada que, à medida que for concluindo os lotes, remete

os registros produzidos para que seja feita a verificação final e dado o devido

encaminhamento.

Cada uma das alternativas deve ser avaliada, determinando as etapas e o

fluxo

dos

serviços

envolvidos,

estimando

o

custo

de

cada

alternativa.

Normalmente a falta de pessoal e/ou os custos são determinantes para a decisão

de qual das alternativas a ser adotada. No caso de terceirização de um projeto de

RECON, é preciso definir claramente que parte do processo caberá à contratada e

que parte à contratante e de que forma e em que suporte o material deverá ser

encaminhado,

quais

os

produtos

que

deverão

ser

devolvidos,

periodicidade da remessa dos arquivos, etc.

forma

e

VIII. Custo-Benefício para as Bibliotecas

Na avaliação do custo-benefício de um projeto de conversão retrospectiva

deve-se levar em conta não só o aspecto financeiro, mas também o quanto a

comunidade, os usuários, vão se beneficiar com isto. Muitas bibliotecas tem parte

do acervo automatizado e uma grande parte ainda em catálogos tradicionais ou

não catalogado. O material que ainda não está no catálogo automatizado tende a

ficar esquecido na prateleira.

Devido às metodologias hoje disponíveis para

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conversão

retrospectiva,

acelerando

significativamente

o

processo

de

informatização da biblioteca, com registros de boa qualidade, maximizando o

acesso através de um sistema de busca eficiente, certamente irá gerar satisfação

e beneficiará o usuário, que deve ser o objetivo da biblioteca. Se for analisado o

custo-benefício de um projeto RECON do ponto de vista financeiro, certamente

também será favorável, principalmente se for executado em uma das modalidades

de terceirização. Isto se justifica pelo fato de uma empresa qualificada já ter uma

metodologia testada, experiência acumulada e pessoal técnico treinado para o

trabalho o que possibilita um custo final menor em função do aumento da

produtividade.

IX.

Conclusão

Diante

do

exposto

podemos

concluir

que

um

projeto

de

conversão

retrospectiva, se bem planejado e executado, é altamente vantajoso para a

biblioteca, pois é uma forma rápida e eficiente para incorporar ao catálogo online

centralizado os registros que se encontram em catálogos manuais ou dispersos

muitas vezes em diversas bases provisórias de soluções locais. Vale à pena

investir em projetos de RECON, pois o retorno será positivo em termos de

projeção da biblioteca, melhoria na qualidade dos serviços e

usuário.

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satisfação do

Conversão Retrospectiva de Registros Bibliográficos

Referências bibliográficas

1. BEAUMONT, J.; COX, J.P. Retrospective conversion; a practical guide for libraries. Westport: Meckler, 1989. 198p. (Suplements to Computers in

Libraries,7)

2. CAMPBELL, TONY. Special Issue on Retrospective Conversion, Retrospective Cataloguing and Retrospective Bibliography. IFLA Journal:

v.16, n.1, p.27-36,.1990.

3. MORRIS, Leslie R., Morris, Sandra C., Russell, Moira. Choosing a Bibliographic Utility. Neal-Schuman Publishers, 1990.

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