Você está na página 1de 13

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

CONVERSO RETROSPECTIVA
DE

REGISTROS BIBLIOGRFICOS

Edwin Hbner

2002

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

RESUMO

Mostra que a converso retrospectiva ainda uma necessidade nacional e que atravs de metodologia apropriada consegue-se colocar os acervos de uma Biblioteca em meio magntico em relativamente curto espao de tempo. Considera que o servio de converso deve caminhar em paralelo com a automao da Biblioteca. Indica os diversos tipos de materiais que pode ser

convertidos. Destaca a necessidade de usar fontes onde podem ser encontrados registros de boa qualidade. Enfatiza a importncia de se adotar um formato

padro para o qual os registros devem ser convertidos. Indica alternativas e formas de execuo de servios de converso. Evidencia que a relao custobenefcio muito favorvel para as bibliotecas

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

ABSTRACT

It shows that the retrospective conversion is still a national necessity and that through appropriate methodology it is possible to put the catalog of a Library on magnetic media Considers that the conversion service must worked out in parallel with the Library automation. Indicates the different types of materials that can be converted. Highlights the necessity to use sources where records of good quality can be found. Emphasizes the importance of using a standard format to which the records should be converted. Indicates alternatives for the execution of the

conversion services. Evidences that the cost-benefit relation is very favorable for the libraries.

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

I. Introduo II. Registros em meio no magntico ou de forma inadequada III. Automao de Bibliotecas e Converso Retrospectiva IV. O Projeto para um Servio de Converso Retrospectiva V. As fontes de Registros Bibliogrficos para Converso VI. Converso e Formato Padro VII. Alternativas para execuo VIII. Custo-Benefcio para as Bibliotecas IX. Concluso

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

I Introduo

Converso retrospectiva tambm conhecida pela sigla RECON, abreviao dos termos em ingls: REtrospective CONversion designa a atividade de converter registros bibliogrficos a partir de fichas, ou de qualquer outro suporte, para registros em meio magntico, legveis por computador. Ou ento, conforme Beaumonte & Cox, 1989, converso retrospectiva de catalogao de registros bibliogrficos refere-se transformao de catlogos j existentes

em bibliotecas em formato de fichas, num catlogo em formato legvel por mquina, de acordo com normas e padres estabelecidos. Pode-se ainda fazer uma distino entre catalogao retrospectiva e converso retrospectiva (Campbell, 1994). Este autor mostra que, enquanto a catalogao retrospectiva enfatiza a qualidade dos registros, podendo-se declarar propriedade aos registros assim criados, a converso busca a incorporao da totalidade dos registros dos acervos das bibliotecas aos catlogos online, e desta forma eliminar o problema de ter que conviver com catlogos manuais e automatizados ao mesmo tempo, situao esta que ainda encontrada em muitas bibliotecas. Utilizando metodologias adequadas, possvel converter registros

bibliogrficos para o formato padro MARC, em um espao de tempo relativamente curto e a um custo acessvel.

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

II.

Registros em meio no magntico ou de forma inadequada


Estima-se que o total do acervo brasileiro gira em torno de 15.000.000 de

ttulos e que mais de 50% ainda no est no formato padro MARC ou sequer se encontra em meio magntico. Um percentual elevado ainda se encontra em catlogos de fichas ou no catalogado e, portanto, no acessvel ou no mnimo de difcil acesso para os usurios. Diante deste quadro, os projetos de converso retrospectiva de acervos bibliogrficos podem ser uma excelente soluo para as bibliotecas, no sentido de disponibilizar os seus acervos atravs de sistemas de automao em um espao de tempo relativamente curto.

III.

Automao de Bibliotecas e Converso Retrospectiva


O projeto de RECON de uma biblioteca deve ser desenvolvido em paralelo

com o de automao da biblioteca. Tenho presenciado o processo de automao de muitas bibliotecas. Muitas vezes observa-se que dedicado muito tempo e esforo na escolha de um software, com grandes investimentos para a instituio. Tem-se a impresso que o software considerado o mais importante e que ir resolver todos os problemas, quando na realidade no o software o mais importante e sim os dados, isto , os registros bibliogrficos que iro alimentar o software. Os sistemas (software) que hoje esto em evidncia, amanh podem estar obsoletos e sendo superados por outros. O software que no sofre constante atualizao, ter sua vida til encurtada, devido rpida evoluo tecnolgica. Por outro lado, os registros bibliogrficos, as informaes, guardados e manipulados pelo software, so permanentes. No devem estar sujeitos vida de um sistema
6

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

de computador que hoje pode ser o melhor do mundo, mas no se sabe o que ser dele amanh. A partir destas consideraes, vale observar duas coisas: a) No adianta a biblioteca fazer altos investimentos em software, se no tem os registros bibliogrficos para povoar o sistema. Da a necessidade de tratar, juntamente com o projeto de seleo e aquisio de software, do projeto de converso retrospectiva dos registros bibliogrficos, caso estes ainda no estejam em meio magntico. b) Os registros devem ser convertidos para um formato padro tal que garanta a portabilidade dos mesmos, sem perda de informao, como o caso do formato MARC, em caso necessidade de migrao para outro software.

IV.

O Projeto para um Servio de Converso Retrospectiva


O sucesso de um servio de converso retrospectiva certamente depende,

em grande parte, de um projeto bem planejado. Deve ser feito um levantamento do acervo que deve ser contemplado pelo projeto para determinar claramente a quantidade e tipo de material a ser convertido; determinar a quantidade de ttulos catalogados e no catalogados, se existirem; qual o suporte em que se encontram, isto , catlogos de fichas, listagens, meio magntico, etc. Deve-se relacionar e tabular todos os detalhes com os totais de cada caso. importante determinar a prioridade, ou seja, qual acervo deve ser tratado em primeiro lugar, pois caso os recursos no forem suficientes, ser tratado o que for mais necessrio.

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

desejvel que, antes de partir para o projeto propriamente dito, fazer um teste ou um projeto piloto, usando uma amostra de acordo com o levantamento feito, para estimar o percentual que poder ser encontrado nas fontes disponveis. Isto ajudar no planejamento da execuo do servio e na determinao dos custos envolvidos. Serve tambm para testar a metodologia e o fluxo das diversas etapas sucessivas envolvidas no processo.

V.

As fontes de Registros Bibliogrficos para Converso


At pouco tempo atrs no se dispunha no Brasil de fontes de registros

bibliogrficos que justificassem projetos de RECON, visto que o percentual conversvel era muito baixo. S no exterior, particularmente nos Estados Unidos, existiam grandes bancos de dados, chamados de Utilidades Bibliogrficas, como o WorldCat da OCLC e o Catlogo da RLIN (Research Libraries Information Network) do RLG (Research Library Groups). A escolha de uma boa fonte de registros bibliogrficos uma etapa fundamental para um projeto de converso retrospectiva (MORRIS, 1990). Hoje, alm das fontes internacionais, como as citadas e outras, j dispomos no Brasil de registros bibliogrficos, no s em quantidade, mas em qualidade, onde por meio de metodologias adequadas possvel converter registros para o formato padro MARC. importante, antes de empreender um projeto de RECON, verificar as possveis fontes e o acesso s mesmas, se so de acesso livre ou no, se permitem a cpia de registros no formato MARC, quais a facilidades que oferecem, etc.

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

VI.

Converso Retrospectiva e Formato Padro


O formato para o qual os registros devem ser convertidos de suma

importncia. Um projeto de converso retrospectiva no deve se limitar a converter os catlogos de fichas em catlogos automatizados em computador. preciso verificar se o sistema que adotado pela biblioteca, ou que ser adotado, implementa um formato tal que preserve a integridade das informaes em caso de migrao. O ideal que o projeto de RECON seja planejado junto com processo de seleo de software, como j foi alertado no item III, para que a compatibilidade seja garantida. A maioria dos grandes catlogos online, que so fornecedores ou fontes para converso retrospectiva, mantm seus registros no formato MARC. Ento, o ponto nmero um que os registros convertidos devem estar neste padro, em arquivos ISO-2709, pois isto facilita na hora da escolha do software de automao, visto que hoje a maioria dos sistemas disponveis no mercado, implementam o formato MARC e importam arquivos ISO-2709. Vale lembrar, porm, que a deciso de que o registros bibliogrficos devem ser produzidos em formato MARC/ISO-2709 no tudo. Mesmo sendo o MARC um formato padro, ele permite variaes, decorrendo da que cada sistema tem as suas peculiaridades na implementao do MARC. necessrio, pois, verificar as particularidades do sistema que ir receber os registros convertidos e as necessidades da biblioteca, em termos de campos obrigatrios, campos locais especficos, se o sistema controla ou no catlogo de autoridades, isto , nomes e assuntos padronizados e hierarquizados, etc. Uma vez com a mo na massa,

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

deve-se

produzir registros

mais

completo

possvel,

porm

sem

ser

perfeccionista, para no encarecer demais o projeto.

VII.

Alternativas para execuo


A execuo de um projeto de RECON pode ser de vrios formas. Cabe

identificar as alternativas disponveis e viveis. As principais alternativas que devem ser consideras so: execuo local ou interna pela prpria biblioteca ou terceirizao dos servios, sendo que a terceirizao pode ser de forma completa ou parcial. 1. Execuo interna. Nesta modalidade os maiores problemas esto

relacionados com a disponibilidade de pessoal. Normalmente, o pessoal tcnico da biblioteca em nmero reduzido e mal d conta do acervo corrente. Se for executar um projeto de RECON internamente, via de regra, ser necessrio contratar pessoal qualificado por tempo determinado, prover equipamento e espao fsico para o trabalho. 2. Terceirizao completa A terceirizao de servios de converso

retrospectiva requer a escolha e uma empresa devidamente qualificada para este trabalho, caso contrrio pode haver surpresas desagradveis. Na modalidade "terceirizao completa" a contratante entrega o seu catlogo contratada e

recebe os registros prontos.

10

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

3.

Terceirizao parcial - Esta a forma geralmente adotada, onde

parte do trabalho realizado localmente e parte pela empresa contratada. Nesta modalidade a tarefa de seleo, verificao, identificao e preparao do

material feito pela equipe da contratante. O material poder ser enviado em etapas ou por lotes contratada que, medida que for concluindo os lotes, remete os registros produzidos para que seja feita a verificao final e dado o devido encaminhamento. Cada uma das alternativas deve ser avaliada, determinando as etapas e o fluxo dos servios envolvidos, estimando o custo de cada alternativa. Normalmente a falta de pessoal e/ou os custos so determinantes para a deciso de qual das alternativas a ser adotada. No caso de terceirizao de um projeto de RECON, preciso definir claramente que parte do processo caber contratada e que parte contratante e de que forma e em que suporte o material dever ser encaminhado, quais os produtos que devero ser devolvidos, forma e periodicidade da remessa dos arquivos, etc.

VIII. Custo-Benefcio para as Bibliotecas


Na avaliao do custo-benefcio de um projeto de converso retrospectiva deve-se levar em conta no s o aspecto financeiro, mas tambm o quanto a comunidade, os usurios, vo se beneficiar com isto. Muitas bibliotecas tem parte do acervo automatizado e uma grande parte ainda em catlogos tradicionais ou no catalogado. O material que ainda no est no catlogo automatizado tende a ficar esquecido na prateleira. Devido s metodologias hoje disponveis para

11

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

converso

retrospectiva,

acelerando

significativamente

processo

de

informatizao da biblioteca, com registros de boa qualidade, maximizando o acesso atravs de um sistema de busca eficiente, certamente ir gerar satisfao e beneficiar o usurio, que deve ser o objetivo da biblioteca. Se for analisado o custo-benefcio de um projeto RECON do ponto de vista financeiro, certamente tambm ser favorvel, principalmente se for executado em uma das modalidades de terceirizao. Isto se justifica pelo fato de uma empresa qualificada j ter uma metodologia testada, experincia acumulada e pessoal tcnico treinado para o trabalho o que possibilita um custo final menor em funo do aumento da produtividade.

IX.

Concluso
Diante do exposto podemos concluir que um projeto de converso

retrospectiva, se bem planejado e executado, altamente vantajoso para a biblioteca, pois uma forma rpida e eficiente para incorporar ao catlogo online centralizado os registros que se encontram em catlogos manuais ou dispersos muitas vezes em diversas bases provisrias de solues locais. Vale pena investir em projetos de RECON, pois o retorno ser positivo em termos de projeo da biblioteca, melhoria na qualidade dos servios e usurio. satisfao do

12

Converso Retrospectiva de Registros Bibliogrficos

Referncias bibliogrficas

1. BEAUMONT, J.; COX, J.P. Retrospective conversion; a practical guide for libraries. Westport: Meckler, 1989. 198p. (Suplements to Computers in Libraries,7) 2. CAMPBELL, TONY. Special Issue on Retrospective Conversion, Retrospective Cataloguing and Retrospective Bibliography. IFLA Journal: v.16, n.1, p.27-36,.1990.

3. MORRIS, Leslie R., Morris, Sandra C., Russell, Moira. Choosing a Bibliographic Utility. Neal-Schuman Publishers, 1990.

13