Arquivologia

Autor:
Alexandre J os Granzotto

Ttulo:
Noes de Arquivologia
Tcnico Administrativo
Matria:

Pacote MPU 2010

P
A
C
O
T
E
S

Pacotes
Srie

Assunto:
Caixa
MPU: Noes de Arquivologia
Matria: Autor:
Arquivologia Alexandre Jos Granzotto

2

CONTEDO

ARQUIVOLOGIA:

1. Conceitos fundamentais de Arquivologia.

2. O gerenciamento da informao e a gesto de documentos: diagnsticos;
arquivos correntes e intermedirio; protocolos; avaliao de documentos; arquivos
permanentes.

3. Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao;
preservao, conservao e restaurao de documentos.

IMPORTANTE:

Este material foi elaborado tomando por base o Edital do Concurso para Analista e Tcnico do Ministrio
Piblico Federal (MPU), publicado em 30/06/2010, estando atualizado at a data de sua publicao.

Site ResumosConcursos
J ulho / 2010

Assunto:
Caixa
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1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

1.1. INTRODUO

Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos
sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo
da me dos deuses (Metroon). O imperador J ustiniano ordenou que se reservasse
um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos,
escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir
a adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser
encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se
reconheceu definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade.
Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo
arquivstico:

a) Criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos;
b) Proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;
c) Reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos
documentos de valor, do passado.

Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:

a) Necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental;

b) Motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma
espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de
museus;

c) Razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a
aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos
eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram um
rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade principal era
separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e
privilgios.

Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para
estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia,
eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo
administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a
desabrochar um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os
documentos ganham o status de testemunhos da histria.

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1.2. ARQUIVOS: ELEMENTOS E DEFINIES

O primeiro elemento essencial refere-se RAZO

pela qual os materiai s foram
produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados
na consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o
cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes
cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma
administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser considerados
arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos
histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada
como, por exemplo, os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo
podero ser considerados arquivos.

O segundo elemento essencial diz respeito aos VALORES pelos quais os
arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser
preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram
criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais.
Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores
(valor secundrio

).
Devem satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que
os oferece;

Deve-se mant-los conservados e preservados num todo como documentos
do rgo que os produziu, para que se possa garantir a integridade

;
Deve-se guard-los na sua totalidade

, sem mutilao, modificao ou
destruio de parte deles.

Arquivos: documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido
consideradas de valor, merecendo preservao permanente para fins de
referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados
para depsito, num
Ou
arquivo permanente.

Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por
um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros

.

Finalidade de um arquivo: a de servir Administrao;
funo de um arquivo: a de tornar disponvel as informaes contidas no
acervo documental sob sua guarda.

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O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma:

Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem
como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza
dos documentos.

1.3. ESTGIOS DE SUA EVOLUO

Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles
constitudos de documentos em curso ou consultados frequentemente
conservados em dependncias prximas de fcil acesso.

Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles constitudos
de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos
rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No h
necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos
documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de
limbo ou purgatrio .

Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so constitudos de
documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se
conservaram em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem
os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos
propriamente ditos.

A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira
diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma
organizao adequada.

1.4. EXTENSO DE SUA ATUAO

- Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais

.
Os arquivos setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado

) so aqueles
estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo
corrente.

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Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os
documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a
estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente.

1.5. NATUREZA DOS DOCUMENTOS

- Podem ser especiais e especializados.

O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas
fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e que,
por esta razo, merecem tratamento especial.

Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os documentos resultantes da
experincia humana num campo especfico, independentemente da forma que
apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos.

1.6. GNERO (caracterstica)

Podem ser:

Escritos ou textuais;
Cartogrficos (mapas e plantas);
Iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras);
Filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas);
Sonoros (discos e fitas audiomagnticas);
Microgrficos (rolo, microficha, jaqueta); e
Informticos (disquetes, HD, CD-ROM).

1.7. NATUREZA DO ASSUNTO (caracterstica)

- Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos.

Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao.

Sigilosos so os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento
restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e
divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:

Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos
rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.

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1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e
do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so
originariamente sigilosos.

2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e
do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data
de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual
perodo.

3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das
pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua
data de produo.

Art. 24. Poder o Poder J udicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de
direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser
interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de
24 de janeiro de 1.997.

1.8. CORRESPONDNCIA

toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas
jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores
de uma instituio.

- Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em: Externa
e interna.

Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio.
So os memorandos, despachos, circulares.

Externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos
de uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas.

- A correspondncia pode ainda ser oficial e particular.

Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das
atividades de uma instituio.

Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma
instituio.

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1.9. TIPO DE ARQUIVAMENTO

Pode ser horizontal ou vertical.

Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros,
bem como em caixas, estantes ou escaninhos.

Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos
outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros
documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

1.10. DIFERENCIAO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO

As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se
precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para
as respectivas custdias.

Arquivos Bibliotecas
- tm estreito vnculo com as ativi dades
funcionais de um rgo do governo ou de
qualquer outra entidade;

- Seu valor cultural pode ser considerado
secundrio ou acidental;

- so rgos receptores;

- os arquivos so produzidos ou recebidos por
uma administrao para o cumprimento de
funes especficas;

- sua qualidade prpria s se conserva
integralmente enquanto a forma e a inter-
relao natural forem mantidas;

- os documentos de arquivos existem em um
nico exemplar ou em limitado nmero de
cpias.
- o material de visa primordialmente a fins
culturais estudo, pesquisa e consulta;

- so rgos colecionadores;

- Os materiais so adquiridos principalmente a
partir de compras e doaes;

- Uma biblioteca no deve recolher
documentos oficiais.

- os materiais de biblioteca existem, via de
regra, em numerosos exemplares;

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Distino quanto aos mtodos empregados:

Arquivista Bibliotecrio
- Ao apreciar o valor dos documentos
expedidos por um rgo oficial ou privado, Faz
o seu julgamento em relao s demais peas,
isto , em relao inteira documentao,
resultante da atividade que a produziu;

- O arquivista deve estabelecer uma
classificao ditada pelas circunstncias
originais de criao;

- a arqui vstica trata de conjuntos de
documentos;

- O bibliotecrio avalia o material a ser
adquirido por sua instituio como peas
isoladas. Por isso, os arquivistas no podem
arranjar seus documentos de acordo com
esquemas predeterminados de classificao de
assunto;

- O bibliotecrio pode empregar qualquer
sistema de classificao no arranjo de seu
material, que consiste em peas avulsas;

- a biblioteconomia trata de documentos
individuais;

O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos

, mas o valor de
determinada pea no estar necessariamente perdido se no for classificado em
determinado lugar.

O mesmo no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas
do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Da surgiu o
PRINCPIO DA PROVENINCIA, pelo qual os documentos so agrupados pelas
suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas
circunstncias originais de criao. O princpio da provenincia resultou de
experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de
diversos esquemas de classificao.

1.11. CENTROS DE DOCUMENTAO OU INFORMAO

Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da
biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu campo bem maior,
exigindo especializao no aproveitamento de documentos de toda espcie. Em
sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar,
classificar, selecionar e dissemi nar toda a informao. A essncia da
documentao deixou de ser o documento, para ser a informao em si
mesma. Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo
e o esforo intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j
solucionados ou repetir experincias que foram testadas anteriormente.

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2. O GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE
DOCUMENTOS:
Diagnsticos; arquivos correntes e intermedirios; protocolos; avaliao de documentos; arquivos
permanentes.

2.1. GESTO DE DOCUMENTOS

Gesto de documentos: Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento
em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais
administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso de
vias desnecessrias.

A TRAMITAO e UTILIZAO de documentos consistem nas atividades de
protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao);
expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e
consultas).

A AVALIAO (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos
documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus
prazos de guarda

, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e
quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao
para a instituio e para terceiros.

2.2. DIAGNSTICO DE ARQUIVOS

Anlise das informaes bsicas (quantidade, localizao, estado fsico,
condies de armazenamento, grau de crescimento, freqncia de consulta) sobre
arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de
transferncia, recolhimento, microfilmagem, conservao e demais atividades.

2.3. ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS CORRENTES

A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser
fixados os valores da documentao recolhida
1

1
Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.
. Determinar ainda o grau de
facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para reteno
num arquivo permanente.

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O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual
foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos
permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos
arquivos correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica

conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original.

Assim que o VALOR PRIMRIO (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de
existir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a
um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento
das atividades correntes.

Valor Primrio
Qualidade inerente s razes de criao de todo documento, em
decorrncia das atividades-fim e das atividades-meio de uma instituio. O
mesmo que Valor Mediato ou administrativo do documento.
So documentos de valor i mediato e guarda temporria aqueles que,
esgotados os prazos de vigncia, prescrio e precauo definidos nas
Tabelas de Temporalidade, podem ser eliminados, sem prejuzo para a
coletividade ou memria da Administrao.

Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com
que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados

, da maneira
mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos
mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so
eficientemente administrados quando:
a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno
ou confuso;

b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto
indispensveis s atividades correntes;

c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o
necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para
pesquisa e outros fins.

Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados
quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em
que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. A
administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da maioria dos
documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os que
devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um arquivo permanente,
ou ao limbo de um depsito intermedirio.

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A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos
documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se
torna administr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so os que se
referem s origens, organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e
aos seus programas essenciais.

Referem-se antes direo do que execuo das funes da repartio. Os
documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma
poltica nem sempre podem ser identificados como tal, quando so inicialmente
expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes de rotina so facilmente
classificveis. Os documentos de importncia so difceis de ser retirados de circulao
uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no
se tornam obsoletos ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram.
As orientaes neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes,
alm disso, so difceis de reunir para serem preservados num arquivo de custdia
permanente, porque muitos deles tm que ser segregados de uma grande massa de
documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa
separao aps perderem os documentos o valor para as operaes correntes, quando j
se tornou obscura a sua identificao.

A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases:

a) Levantamento de dados;
b) Anlise dos dados coletados;
c) Planejamento;
d) Implantao e acompanhamento.

a) Levantamento de Dados
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos,
normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora
do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre documentao.
preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais freqentes;
os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo;
arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; mdia de
arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados
para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo,
manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve
acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de
pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o equipamento
(quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea
ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes,
proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax).

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b) Anlise dos dados coletados
Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio
correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma
constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo
administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

c) Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio,
permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um
plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as
necessidades da instituio a que pretende servir.

d) Implantao e acompanhamento
O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e testados
todos os procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir organogramas e
fluxogramas, terminologia, informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades
e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc.

FASES DO PLANEJAMENTO

Posio do arquivo na estrutura da instituio
Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja
subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender
a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio
evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes
administrativas.

Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo
A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas
fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre central izados.

Centralizao
No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas
tambm a concentrao de todas as atividades de controle
recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de
documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional,
freqentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicaes e
Arquivo, ou outra denominao similar.
Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece,
destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores
possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida
delimitao de responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos
mais completos, reduo dos custos operacionais, economia de espao e
equipamentos.

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Descentralizao
A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao.
Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto
a cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua
rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e
sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a
documentao dos rgos administrativos. Essa descentralizao (sempre
de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critrios:
Centralizao das atividades de controle e descentralizao
dos arquivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou
arquivos setoriais.
Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos

Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez,
segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma
COORDENAO CENTRAL, que exercer funes normativas,
orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies:
prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais;
estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho;
promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais,
quando necessrio;
treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais;
promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos
setoriais.
Essa coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao
ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.

Escolha de mtodos de arquivamento e classificao
O problema bsico na administrao de documentos correntes o de conserv-los
de maneira ordenada e acessvel de forma a que possam ser rapidamente
encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos torna-se necessrio
que os documentos sejam: a) bem cl assificados; e b) bem arquivados.

Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em
considerao o testemunho ou prova que contm da organizao e da
funo. No tratamento dos documentos concernentes organizao e
funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatrio dos mesmos. Se a
classificao dos documentos visa a refletir a organizao, pode-se remov-
los para uma destinao adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se,
alm disso, so classificados pela funo separando-se a funo substantiva
(fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral,
distinguindo-se a documentao importante da secundria ento o mtodo de
classificao proporciona as bases para a preservao e destruio, seletivamente,
dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes.

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Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes
principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento.

Sistemas de registro
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um
rgo em duas sries, uma constituda de papis expedidos e outra de
recebidos. A caracterstica essenci al do sistema, da qual se deriva o seu
nome, o registro. No servio de registro protocolam-se os documentos
na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos.
Esses nmeros so a chave para o controle dos documentos em ambas as
sries, e constituem um meio de referncia para o nome dos signatrios e
para os assuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos
so identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada
srie.

Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo
fato de no usarem registros ou protocolos, isto , livros ou fichas nos
quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso
corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de
prosseguimento ou fichas-lembrete.

Elementos de Classificao
H trs elementos principais a serem considerados na classificao de
documentos pblicos:
a) a ao a que os documentos se referem (funes, atividades e
atos);
b) a estrutura do rgo que os produz;
c) o assunto dos documentos.

Em vista disso, os mtodos de organizao podem ser funcional,
organizacional e por assuntos.

Para que um rgo cumpra suas funes dever realizar dois tipos
principais de atividades que se podem caracterizar como fins
(substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execuo de
qualquer espcie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois
tipos de operaes ou atos: polticos ou normativos e executivos. Os
de natureza poltica determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos
do mesmo gnero.

Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou sistema de
arquivamento
2

2
No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima
. Por exemplo, o item Patrimnio pode estar organizado
geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabtica; o item
Correspondncia, em ordem cronolgica etc.

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Princpios de classificao
S em casos excepcionais

os documentos pblicos devem ser
classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise de
determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais
referem-se a materiais de pesquisa, de referncia e similares. Os
documentos pblicos podem ser classificados em relao organizao
e podem ser descentralizados, desde que as reparties que os acumulam
executem atividades relativamente distintas e separveis. Entretanto, os
documentos pblicos devem ser classificados em relao funo, pois
resultam de uma funo, so usados em relao funo e devem,
portanto, ser classificados de acordo com esta.

2.4. CONSTITUIO DE ARQUIVOS INTERMEDIRIOS

Os depsitos intermedirios s devem ser criados SE FICAR EVIDENCIADA a
sua real necessidade

. Em geral, existem em mbito governamental, em face do
grande volume de documentao oficial e de sua descentralizao fsica.

2.5. PROTOCOLOS

Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:

Passo Atividades
1
Receber a correspondncia
2
Separar a correspondncia oficial da particular
3
Distribuir a correspondncia particular
4
Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso
5
Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa
6
Abrir a correspondncia ostensiva
7
Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de
antecedentes
8
Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o
Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser
feita a juntada
9
Interpretar e classificar a correspondncia
10
Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
11
Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o
caso
12
Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo
13
Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao

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2.6. AVALIAO DE DOCUMENTOS

O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em
conseqncia de suas mltiplas atividades. Torna-se impossvel prover espao
para armazen-los

, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da
manuteno de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os
documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam teis
pesquisa erudita.

Destino de um documento: Pode ser:

a) a transferncia para um depsito de armazenamento temporrio (record
center) - presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal;

b) a transferncia para um arquivo de preservao em carter permanente
presume o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins;

c) reduo de seu volume por meio de microfotografia - a microfilmagem, dado o
seu alto custo, s proposta quando os documentos tm valor primrio ou
secundrio que justifique a despesa; ou

d) simplesmente a destruio imediata.

Lista de descarte
Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar to-somente
identificao de corpos de documentos acumulados num rgo do governo e que
precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo.
(ou lista de eliminao )

Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem
descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos mesmos. O teste de
eficincia de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela includos
serem removidos e eliminados no fim dos perodos de reteno recomendados. A
remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de papis inteis dos arquivos
correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um importante instrumento de
administrao.

Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de identificar tipos
rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos
determinados.
Tabela de descarte

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Tabela de temporalidade
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de
um rgo e indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminao, seja
a transferncia para um arquivo de custdia permanente.
(ou plano de destinao)

Todos esses instrumentos de destinao so ATOS NORMATIVOS.

2.6.1. VALOR DOS DOCUMENTOS

Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:

Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente
por serem de importncia vital para a organizao.

Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser
conservados indefinidamente.

Temporrios quando se pode determinar um prazo ou determinada
data em que cessa o valor do documento.

Distino entre valores primrios e secundrios
Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias:
valores primrios, para a prpria entidade onde se originaram os documentos; e
valores secundrios, para outras entidades e utilizadores privados.

Distino entre valores probatrios e informativos
Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se
os analisarmos em relao a dois aspectos:
a) a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo governamental
que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos origem, ao
desenvolvimento e ao funcionamento de um rgo documentos probatrios ou
demonstrativos, que contm o testemunho da existncia e das atividades do
rgo; e
b) a informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies
etc. com que o rgo governamental haja tratado.

Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contm da organizao e
funes sero chamados de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos
devido informao que contm sero chamados de valores informativos .

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Valores probatrios
Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a
sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e
complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado
so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma
seleo criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um
corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre
a existncia de um rgo. Para efeito probatrio deve-se procurar responder as
seguintes perguntas: o que era o negcio?, como era conduzido, por quem e
com que resultados?.

Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a
servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes
foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los
pelos assuntos ou por outro princpio qualquer.

Valores Informati vos
Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos
oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas E NO

da
informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos
oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela
prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam
sobre pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e
propriedades que deram origem a competente ao.
Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista
no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os produziu,
ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que
contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos
documentos oficiais

. So eles:
a) unicidade;
b) forma; e
c) importncia.

Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da
informao, quanto a unicidade dos documentos que contm a
informao. O termo unicidade, aplicado informao, significa que a
informao contida em determinados documentos oficiais no ser
encontrada em outras fontes documentrias de forma to completa e
utilizvel. A informao obviamente nica se no pode ser encontrada em
outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a nica boa fonte
de informao sobre um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no
mesmo.

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Forma
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a
forma da informao nos documentos, e b) a forma dos documentos.
A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que:
a) uns poucos fatos so apresentados em dado documento sobre
muitas pessoas, coisas ou fenmenos (informao extensa);
b) muitos fatos so apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou
fenmenos (informao intensa); ou
c) muitos fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas
coisas e fenmenos (informao diversa).
Em geral, os documentos que representam concentrao de informao so
os que mais se prestam preservao arquivstica, pois os arquivos quase
sempre tm problemas de espao para a guarda de documentos.

O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles
contida refere-se condio fsica dos documentos oficiais. A condio
fsica importante, pois, se os documentos vo ser preservados num
arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no
os prprios criadores, us-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos
equipamentos mecnicos ou eletrnicos.

Importncia
O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a
documentao que contenha informao que satisfar s necessidades do
prprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos
pesquisadores e do pblico em geral. Antes de aplicar o teste da
importncia, o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem
os testes de unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a fatores
imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com real certeza.
Os testes de unicidade e forma, ao contrrio, referem-se a fatores
ponderveis a assuntos que so passveis de ser avaliados na base de
fatos que no deixam dvidas.

Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra
estatstica
Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre
pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro selecionar aqueles que
representam concentraes de informaes, tais como formulrios de
recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa,
intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um
certo nmero de documentos ou pastas que sejam representativos ou
ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os
fenmenos investigados.

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Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um
nmero limitado de processos sobre indivduos, dois princpios podem ser
adotados:
a) o de seleo especial; e
b) o de amostra estatstica.

Documentos relativos a coisas
No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem
considerados so os que derivam da informao que contm ore as
prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s coisas.
Entre as coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra
na qual vive.

Documentos relativos a fenmenos
O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas.
Se os fenmenos so antigos, interessam principalmente aos historiadores;
se novos, aos socilogos, economistas ou estudiosos de administrao. Um
arquivista, no importa qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar
os documentos principalmente por seu valor ou interesse histrico. A maioria
dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de
maneira significativa a pessoas, episdios ou acontecimentos importantes.
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos,
deve-se aplicar o princpio da seleo especial. Esse princpio significa,
simplesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao,
porque contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo,
porque tratam de um acontecimento ou ao importante ou significativa, ou
porque contm dados considerados prprios para um estudo de condies
sociais e econmicas especficas..

AVALIAO DE DOCUMENTOS

o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente
e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio
(eliminao ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a Tabela de
Temporalidade, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos.

A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de
avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de
critrios de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas
profissionais.

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Como justificativa para esta exigncia, verifica-se a necessidade de se
identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na
tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por profissionais
que conheam a estrutura e o funcionamento da instituio:
arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos;
autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do
rgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos
documentos;
profissionais da rea jurdica;
profissional da rea financeira;
profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata os
documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenheiro,
socilogo, mdico, estatstico etc).

Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao
efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor
eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio.

Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no
tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de
avaliao e seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto
de vista tcnico e gerencial.

Vantagens da avaliao para a instituio:

Possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e
secundrio, trazendo para a instituio ganho considervel de espao fsico;

Diminui os gastos com recursos humanos e materiais, uma vez que no
haver necessidade de se conservar tantos documentos inteis;

Facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo, uma vez que o
volume de documentos guardados ser menor, facilitando a busca.

2.6.2. CONCLUSES

A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em
suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise
total da documentao relativa ao assunto a que se referem os documentos

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em questo. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo
em que aquilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em
conta o conjunto da documentao do rgo que os produziu. Igualmente, ao
apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve levar em
considerao a documentao total em conexo com o assunto a que se refere a
informao. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questo contm
informao nica e se apresenta uma forma que o torne til como uma fonte de
informao, e s depois de feito isto dever entrar no reino do impondervel.

2.7. ARQUIVOS PERMANENTES

Constituem-se de materiais seleci onados, que so escolhidos de uma grande
massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu
valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a
apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no
conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em
termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da
sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de
documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-
los disponveis para serem usados.

Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade
pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou
e sero conservados para a perpetuidade

. Qualquer lei que diga respeito
administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua
re-obteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da
repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi, que foi traduzido
como contra o rei no h prescrio .
A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as
responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado
em relao ao conceito de propriedade pblica.

Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer
rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos
pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia
de propriedade,

pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado.

Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto
sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte:

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Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos
direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente
reproduo e autenticao de cpias.

Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e
privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas
entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e
publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente
criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de
particulares.

Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom
cumprimento de seus deveres.
Deve haver disposies legais regulamentando o problema da
destruio de documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir
a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a
devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos.

2.7.1.

CLASSIFICAO DO ARQUIVO PERMANENTE:
Arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos;

Descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e
divulgao;

Conservao medidas de proteo aos documentos e,
conseqentemente do local de sua guarda,
visando a impedir sua destruio;

Referncia poltica de acesso e uso dos documentos.

a) Atividades de arranjo

Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a
ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais
dentro das sries. O arranjo uma das funes mais importantes em um arquivo,e, por
isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas
no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na anlise
dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo. As atividades fsicas
se referem colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento,
fixao de etiquetas etc.

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H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo
permanente. Quanto aos arquivos intermedirios, no existem mtodos ou
princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado. Nesses
arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de disposio dos
documentos em estantes e armrios.

Princpios de arranjo de arquivos
O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos
de uma nica repartio, como o caso do arquivista encarregado dos
documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob
sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises
administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus
documentos para uso no-corrente, em contraposio ao uso corrente, e
arranja-os de acordo com certos princpios bsicos da arquivstica e no segundo
qualquer classificao predeterminada ou esquema de arquivamento.

b) Atividades de descrio e publicao
O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos de
pesquisa, que consistem na descrio e na localizao dos documentos no acervo, e se
destinam a orientar os usurios nas diversas modalidades de abordagem a um acervo
documental.
Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o
contedo e as caractersticas dos documentos.

Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendo-se referncia ao rgo
administrativo que os criou, s funes, ou s atividades. Os documentos so
descritos estruturalmente, dando-se informao sobre a natureza fsica dos mesmos e
sobre os sistemas segundo os quais so arquivados ou classificados.

O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada
mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do rgo governamental, que
os criou; o segundo elemento o tipo fsico a que pertencem os documentos
correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento o ttulo da
unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade partes de
um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de documentos ou
caixas.

Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa
Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de seu presidente,
com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa bsicos. Considerando que
a maioria dos arquivos brasileiros no dispem de instrumentos de pesquisa e
nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e definiu os quatro
seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repertrio.

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Guia
Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na
utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.
o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar
sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade
informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a
quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.

Inventrio sumrio
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de
uma de suas divises so identificadas e descritas sucintamente. Trata-
se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o
arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie,
por exemplo.

Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela
enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas
e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca
para cada fundo.

O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes
sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporao do fundo no
acervo do arquivo; breve notcia histrica sobre a instituio, a pessoa
ou a famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de
consulta do inventrio.

O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de
pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos
constitudos de documentos de carter oficial quanto para os de arquivos
privados.

Inventrio analtico
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo
ou de uma de suas divises so identificadas e descritas
pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um
conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da
descrio minuciosa de seu contedo.

Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico,
cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos
pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou
pormenorizada.

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Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo
assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou
que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos
existentes num ou mais fundos.

Repertrio
o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente
documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais
fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou
geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que
estabelece ou no a incluso de determinado documento. Sua elaborao
s se justifica em casos especficos, quando h inteno de ressaltar
documentos individuais relevantes. A disposio das entradas e demais
informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos
minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.

ndice instrumento de pesquisa auxiliar
uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um
documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para
indicar sua localizao no texto.

Tabela de equivalncia ou concordncia
um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas
notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de
alterao no sistema de arranjo.

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3. TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FSICOS:
Microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao de documentos.

3.1. TIPOLOGIA

SRIE DOCUMENTAL
Conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados no exerccio de uma
mesma competncia, funo ou atividade, documentos estes que tm idntico modo de
produo, tramitao e resoluo.

TIPO DOCUMENTAL
a configurao que assume o documento em decorrncia da disposio de suas
informaes. Ex: ofcio, relatrio, ata, processo, planta, projeto.

SUPORTE FSICO
Material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica,
disco tico, disquete etc.

3.2. MICROFILMAGEM

Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois:
Reduzir o seu volume;
Garantir a sua durabilidade.

Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseada nos
seguintes princpios:
os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa
operao;
o processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso,
sopesar esse custo contra o da preservao dos documentos na forma
original; e
os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas fsicas
que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matria.

Microfilme
A adoo da microfilmagem exigir da instituio equipamentos que permitam ler tais
documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em
alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado.

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A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a
economia de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior;
, portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento
qualquer.

Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme,
que significa que o mesmo possui o mesmo valor do documento original
em papel, e poder substitu-lo nos casos em que no tiver valor
histrico.

dispensvel dizer que o arquivo ser acompanhado de um ndice.
Por fora das gavetas so marcados os cdigos dos rolos que elas
abrigam, tornando muito fcil a consulta. Naturalmente dever haver
junto do arquivo, um aparelho para a leitura dos microfilmes.

3.3. AUTOMAO

Gerenciamento eletrnico de documentos ou Gesto electrnica de
documentos (GED) uma tecnologia que prov um meio de facilmente gerar,
controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informaes existentes em
documentos. Os sistemas GED permitem aos usurios acessar os documentos de
forma gil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet
corporativa.

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED
permite preservar esse patrimnio e organizar eletronicamente a
documentao, para assegurar a informao necessria, na hora exata, para a
pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentao.

Qualquer tipo de empresa, pequena, mdia ou grande, pode usar o GED, entre: escolas;
empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomnios; empresas de
recrutamento; escritrios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e
de comunicao; e consultorias. Nas mdias e grandes empresas, o GED poder ser
aplicado para setores especficos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing,
Informtica). Este servio avalia as necessidades especficas do cliente e oferece um
sistema modular, o que possibilita a implantao gradativa do Gerenciamento Eletrnico
de Documentos.

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O que digitalizao?

a reproduo por varredura eletrnica em disco ou outro suporte de alta
densidade permitindo a visualizao do documento em terminal ou sua impresso
em papel.

DOCUMENTOS QUE PODEM SER DIGITALIZADOS:

Voz - Informaes geradas de forma verbal. Cada vez mais informaes verbais esto
deixando o carter informal e assumindo importncia no mundo dos negcios. Voc
pede uma pizza, aplica no banco e altera a sua aplice de seguro. Tudo isso por
telefone.

Texto - Informaes normalmente mais formais. Vo de cartas a contratos, planilhas,
manuais etc.

Imagem - Informaes que no podem ser representadas nas formas anteriores:
mapas, fotografias, assinaturas etc.

VANTAGENS DESVANTAGENS
Reduo de reas de arquivamento
Reduo no tempo de recuperao da
informao
Rapidez para atualizao dos dados
Possibilidade de acesso por mais de um
usurio
Possibilidade de manter cpias de
segurana

Constantes mudanas de mdia com custos
associados imprevisveis
Obrigatoriedade da existncia de
equipamento e software para recuperao
do dado
Inexistncia de valor jurdico (em alguns
casos).

Parmetros para avaliao de custos de digitalizao
Tamanho e tipo do documento
Volume de documentos e nveis de indexao
Softwares e hardwares envolvidos
Resoluo da imagem
Tipo, resoluo e velocidade do scanner (alimentador automtico)
Velocidade do processador e Sistema operacional
Custo homem/hora
Preservao

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MTODO PARA AUTOMAO DE ARQUIVOS

1. Constituir grupo de estudo
2. Avaliar a real necessidade:
Base 10 000 documentos
Mdia mensal de crescimento e consulta
Localizao geogrfica das consultas
Software escolhido dependendo do tipo de documento (imagem, texto,...)
3. Hardware escolhido de acordo com o volume e a mdia mensal de crescimento de
documentos e de consulta
4. Consultar o mercado para verificar possveis softwares
5. Visitar instituies

PLANO DE CONTINGNCIA PARA ARQUIVOS ELETRNICOS
(Para garantir a preservao das informaes com mdias eletrnicas)
Instalaes / Infra-estrutura
Conexes
Hardware
Software
Suprimentos

AES PARA CADA ITEM
Identificar dependncias crticas
Idealizar solues alternativas
Desenvolver processos de recuperao
Testar os processos
Revisar os processos periodicamente

RISCOS ENVOLVENDO HARDWARE
Incndio
Parada do Sistema
Roubo
Falta de Energia
Rede
Sabotagem
Raios e enchentes

RISCOS ENVOLVENDO DADOS
Vrus
Erros no Software
Uso inadequado
Hackers

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OUTROS RISCOS
Fogo / Calor
Umidade / Vapores
Fumaa / Gases Corrosivos
Poeira
Exploso
Magnetismo

MEDIDA DE RECUPERAO

o processo de planejar procedimentos afim de manter o fornecimento de servios
aos usurios no caso de falha ou desastre tanto pela volta dos servios
normalidade como pela tomada de aes alternativas para suportar aplicaes
crticas.

TAREFAS DE CONVERSO PARA ARQUIVOS DIGITALIZADOS
Preparao do documento
Digitalizao
Inspeo
Indexao
Compactao da Imagem
Gravao da mdia
Certificao da qualidade (Controle de Qualidade)

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PREPARAO DO DOCUMENTO
Pode ser realizada por sua prpria equipe ou por um bir
Ocorre antes da digitalizao do documento
Remoo manual de encadernaes, grampos e clipes, alm do reparo de pginas
rasgadas
Treinar a equipe para a remoo e destruio de duplicatas

DIGITALIZAO E SCANNERS
Os documentos so pr-classificados antes da digitalizao, em lotes
Ajustar o scanner para a digitalizao de acordo com o tamanho ou cor do
documento
Escolher a extenso da imagem digitalizada
A qualidade de uma imagem digitalizada medida em pixels por polegada, quanto
mais pixels, maior a qualidade, podendo ser 100, 200, 300 ou 400 pixels por
polegada
medida que a qualidade da imagem e o nmero de pixels aumentam, a
velocidade de digitalizao diminui e aumentam os requisitos de armazenamento
em mdias

INSPECIONANDO IMAGENS
As imagens de documentos podem ser inspecionadas imediatamente aps a
digitalizao
Se as imagens estiverem ilegveis, os documentos podem ser digitalizados
novamente
Quando aprovadas, as imagens so gravadas em discos
Podem ocorrer aprimoramento de imagens, tornando-as legveis de acordo com o
padro e gravadas a seguir

INDEXAO E CAPACIDADE DE ACESSO
necessrio ter um ndice preciso, pois atravs dele que os documentos sero
localizados, selecionados e recuperados para visualizao e cpia
A indexao pode ser por assunto, tpico, pasta e palavras-chave
A indexao pode ser feita antes ou aps a digitalizao do documento

COMPACTAO DA IMAGEM
A compactao reduz o tamanho da imagem digitalizada para armazenamento e
transmisso
A compactao pode ser realizada controlando a resoluo da imagem digitalizada,
o seu tamanho e a extenso de gravao em mdia

Assunto:
Caixa
Matria: Autor:

34

CERTIFICAO DA QUALIDADE (CONTROLE DE QUALIDADE)
Auditoria realizada posteriormente em cada lote convertido, para verificar se os
requisitos de hardware, software, indexao e qualidade das imagens esto sendo
respeitados

3.4. PRESERVAO

Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a
preservao dos documentos da instituio.

A preservao evolver as atividades de conservao, armazenamento
e restaurao dos documentos.

O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos
documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em
que foram criados.

A restaurao tem por objetivo revi talizar a concepo original, ou
seja, a legibilidade do documento.

AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS

FSICOS:
Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de
degradao dos materiais bibliogrficos, por isso, deve-se evitar a exposio dos
documentos luz natural (luz solar) e ainda reproduo , pois tais fatores
causam o envelhecimento do papel.

Temperatura Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradao
do papel, que encontra na casa aproximada dos 22 sua temperatura ideal.

Umidade - o excesso de umidade, bem como o clima muito seco tambm contribui
para a acelerao do processo de envelhecimento do documento.

Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) so extremamente comuns a nossa
realidade de pas de clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua presente no
ar atmosfrico, resultante da combinao dos fenmenos de evaporao e condensao
dgua, que esto diretamente relacionados temperatura do ambiente.

Assunto:
Caixa
Matria: Autor:

35

Todo o papel possui uma caracterstica comum: o seu carter higroscpio, ou
seja, toda a fibra de papel absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de
umidade existente no local em que est sendo mantido. Essa oscilao de umidade
faz com que as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam
ao perder umidade. Esse movimento brusco de contrao e dilatao ocasiona
rupturas na estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento.

A taxa adequada para a manuteno de um acervo a seguinte: temperatura de 22 a
25C, umidade relativa de 55%. A medio da temperatura se faz com o uso de
termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendo-se utilizar tambm o termo-
igrmetro (juno dos dois equipamentos).
CUIDADOS GERAIS NA CONSERVAO DOS DOCUMENTOS:

Documentos em papel:

As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem);
Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos;
No utilizar fitas adesivas tipo durex, fitas crepes e cola branca (PVA) para
evitar a perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais
possuem alta acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicados;
No escrever nos documentos;
No dobrar as pginas;
No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;
No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;
Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o
aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou
gaze, para maior proteo do documento;
Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de
algodo;
Durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas,
papis e cartes cidos;
Quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que
no agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais
correes, se necessrio.

Fotografias:
Devem receber proteo individual de boa qualidade;
Devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio
de ao;
No forar a separao de uma fotografia da outra;
Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.

Diapositivos (slides):
Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de
polietileno ou polipropileno);

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36

Utilizar mobilirio metlico;
Produzir duplicatas para projees freqentes.
Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e
colocados em latas vedadas umidade;
A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos,
umedecido com Kodak Film Cleaner.

Disquetes e CD-ROM:
Usar os disquetes e CD/DVD de boa qualidade;
Mant-los em local fresco, seco e longe do computador;
Usar programas antivrus;
Proteger o CD/DVD contra arranhes e poeira.

Caixas de arquivo:
Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a
transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas
devero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos e
utilizando, quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro
delas;
Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas
eletronicamente ou, na impossibilidade desta impresso, utilizando canetas
hidrogrficas ou esferogrficas.

Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas
periodicamente para revis-lo e manter a limpeza, pois limpeza um dos
fatores prioritrios de preservao e deve ser realizada em todas as fases do
arquivamento.

Limpeza do assoalho
Para se evitar a umidade, recomendvel que no haja a entrada de gua no
arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, panos midos e aspiradores,
evitando-se inclusive a limpeza do piso com gua;
A remoo da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de
evitar o seu deslocamento para a superfcie das estantes e para os documentos.
Idealmente deve ser realizada com o auxlio de aspirador de p, pois assim evita-
se que a poeira fique em suspenso. No se deve utilizar vassoura ou
espanadores como na higienizao domstica, esse procedimento faz com que a
poeira se desloque de um local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de
ter aspirador de p, a vassoura revestida de pano levemente umedecido.
necessrio que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra
rea do acervo.

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37

Em todo esse processo fundamental que o pano de cho nunca esteja molhado.
Para saber se est no ponto correto de utilizao, deve-se torcer o pano at no
pingar nenhum excesso lquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser
lavado ou substitudo por outro. A utilizao do pano sujo causar apenas o
deslocamento de sujidade de uma rea para outra.

3.5. CONSERVAO

A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e,
conseqentemente, ao local de sua guarda.

H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of Standards)
que afetam a preservao do material sob a custdia de um arquivo: agentes externos
e internos de deteriorao.

Os agentes externos decorrem das condies de armazenagem e de uso;
Os agentes internos so inerentes prpria natureza material dos documentos.
Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendo-se
de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos agentes externos e
empregando mtodos que preservem os materiais perecveis

, seja na forma
original, seja em qualquer outra forma.
A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no papel so
os principais agentes de deteriorao. Os agentes externos mais responsveis pela
deteriorao so os gases cidos da atmosfera e particularmente o dixido sulfrico
(H
2
SO
5
). A poluio cida do ar, bem como outros fatores externos de deteriorao,
temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelo uso de
aparelhos de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio atmosfrica,
os prdios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-
condicionado. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por
meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao
dos documentos denomina-se climati zao.

As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano
secundrio, em face do importante problema da preservao dos documentos.

SO ALTAMENTE PREJUDICIAIS

conservao do acervo documental:
A luz do dia deve ser abolida na rea de armazenamento, porque no s
acelera o desaparecimento das ti ntas, como enfraquece o papel. A
prpria luz artificial deve ser usada com parcimnia (cuidado).

O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel.

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38

A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o
desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e
48%.

A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20 e 22. O
calor constante destri as fibras do papel. O ideal a utilizao
ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim
de climatizar as reas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No
sendo vivel tal prtica, deve-se empregar slica-gel, acondicionada em
recipientes plsticos, no fundo das gavetas ou estantes para combater a
umidade.

A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos
papis. As emanaes deletrias dos gases tambm destroem as fibras do
papel.

Determinados insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou
casena, mas a umidade a principal causadora de seu aparecimento,
pois neste ambiente encontram condies ideais para se desenvolverem.

3.5.1.

OPERAES DE CONSERVAO:

Desinfestao
O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica
a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do
papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de
desenvolvimento, so completamente destrudos.

Contudo, a fumigao de documentos no mais recomendada em virtude dos gases
txicos e compostos oxidantes danosos

.
Limpeza
a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao,
utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p.

Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os ao
do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara
de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas
eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego
de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento adequado,
aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.

Assunto:
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39

3.6. RESTAURAO

Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a
restaurao por qualquer mtodo.

A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. Vrios
so os mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do
papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem
que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o
volume e o peso.

Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua
resistnci a, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem
dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este
processo, que natural, tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos,
alm de exigir habilidade do executor.

Tecido
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com
pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o
emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos
raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.

Silking
Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade,
mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes.
Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios
ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um processo de
difcil execuo, cuja matria prima de alto custo.

Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel
de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato
de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda,
e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so
asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de
fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e
sabo.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser
mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na
restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim,
as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal.

Assunto:
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40

Laminao manual
Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao
mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela
acetona. A laminao manual, tambm chamada l aminao com solvente, oferece
grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos
mecanizados.

Encapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O
documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por
fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm,
deixando o documento solto dentro das duas lminas.
A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de
documentos.

FIM

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