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. INFORMAO x DOCUMENTO
. SUPORTE . DOSSI x ACERVO . ITEM DOC. x UNIDADES DE ARQ. . ARRANJO . ARMAZENAR x ACONDICIONAR . ACESSO . ARQUIVO
INFORMAO X DOCUMENTO
INFORMAO -> conhecimento extrado de dados, para formao de um juzo de valor.
DOCUMENTO -> registro de uma informao, independente da natureza do suporte que a contm.
SUPORTE
ARQUIVO
pedra - papiro madeira - pergaminho mrmore - papel cobre metal marfim tbuas placas (tabletes de argila) - cascas de rvore
EXPLOSO INFORMACIONAL
Sculo XIX progresso cientfico e tecnolgico
EXPLOSO DA INFORMAO
Evoluo e aperfeioamento das tcnicas de registro e anlise dos dados, permitindo, dessa forma: - a rapidez na recuperao da informao - dissemin-la de forma mais adequada
DOSSI -> DOCUMENTOS DIVERSOS (DETERMINADA PESSOA / ASSUNTO ESPECFICO). ACERVO -> CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE UM ARQUIVO.
DOSSI x ACERVO
UNIDADES DE ARQUIVAMENTO -> O MENOR CONJUNTO DE DOCS., REUNIDO DE ACORDO COM CRITRIO DE ARRANJO PREESTABELECIDO.
ARRANJO
ORGANIZAO
ACESSO
POSSIBILIDADES DE CONSULTA
CONCEITO ARQUIVO
espcie, tendo sempre relao com os direitos das instituies ou indivduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando no mais atendiam a esta exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas. (Paes, 1986, p.4)
CONCEITO ARQUIVO
MODERNO: o conjunto de docs.
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. (Solon Buck => ex-arquivista dos EUA)
FINALIDADE PRINCIPAL
FACILITAR A CONSULTA AOS DOCUMENTOS PELOS USURIOS (ADMINISTRADORES / PESQUISADORES), CONSTITUINDO-SE, PORTANTO, EM BASE DO CONHECIMENTO DA HISTRIA.
FUNES BSICAS:
GUARDA
PARA PERMITIR O
CONSERVAO DISPONIBILIZAO
OBJETIVOS:
Armazenar adequadamente os documentos; Transmitir, com preciso, as informaes contidas neles.
IMPORTNCIA
a racionalizao da informao;
DIPLOMTICA ->
PALEOGRAFIA -> tcnica que habilita a decifrar docs. antigos; estuda a histria da escrita e a evoluo das letras. Permite o conhecimento dos materiais e dos instrumentos usados para escrever; HERLDICA -> a arte ou cincia dos brases; dos emblemas; GENEALOGIA -> estudo da origem das famlias (ascendncia e a descendncia dos indivduos) e suas relaes.
O documento.
Centro de documentao ou informao . agrupa (rene) qualquer tipo de documento; . so, em sua maioria, reprodues (audiovisuais) ou referncias virtuais (bases de dados); . sua finalidade informar, com o objetivo cultural, cientfico, funcional ou jurdico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado.
MUSEU
instituio de interesse pblico; objetivo: informao e entretenimento; documentos: peas e objetos de valor cultural; por serem objetos, os documentos so chamados de tridimensionais; finalidades: cultural e didtica.
finalidade: cultural, didtica; objetivos: instruir, educar; aquisio: compra, doao ou permuta (troca); avaliao: peas isoladas (relao no-orgnica); docs. existem em numerosos exemplares; docs. so unidos pelo contedo; em sua maioria, so impressos (livros, peridicos); pblico-alvo: pesquisador, estudante e o cidado comum (qualquer pessoa); rgo colecionador.
BIBLIOTECA
finalidade: funcional (administrativa); objetivos: provar, testemunhar; aquisio: produo/recepo; avaliao: como um conjunto (relao orgnica); docs. existem em um nico exemplar ou em nmero limitado de cpias; docs. so unidos pela sua provenincia; em sua maioria, so docs. textuais (papel); pblico-alvo: administradores (rgos produtores) / pesquisadores (valor secundrio); rgo receptor (recebimento).
ARQUIVO
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA
(TERMOS BSICOS MAIS UTILIZADOS E QUE J CARAM EM CONCURSO)
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA
ACERVO -> Conjunto dos documentos de um arquivo. ACESSO -> Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais podero variar em funo de clusulas restritivas. ANTECEDENTE -> o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa (juntada de antecedentes -> ANEXAO).
ARQUIVAMENTO -> Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido.
ARQUIVSTICA -> Princpios e tcnicas observados na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos.
ARQUIVO EM DEPSITO -> Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora no pertenam ao seu acervo.
AVALIAO OU TRIAGEM -> Processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios, informativos e/ou histricos.
CLASSIFICAO -> Na organizao de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado (= ARRANJO). CORRESPONDNCIA -> Comunicao escrita, recebida ou expedida, apresentada sob vrias formas (cartas, cartes postais, memorandos, telegramas, entre outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.
DATA-LIMITE -> Elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido. DEPSITO -> Local onde os documentos so guardados, sob custdia de terceiros, sem que haja transferncia de posse ou propriedade. DESCARTE, ELIMINAO OU EXPURGO -> Destruio de documentos julgados destitudos de valor para guarda permanente.
DESCLASSIFICAO -> Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. DESTINAO -> Depois de se avaliar o grau de importncia do documento, dizer para onde o mesmo ser encaminhado. INSTRUMENTO DE PESQUISA -> Meio de disseminao e recuperao da informao utilizado pelos arquivos.
ITEM DOCUMENTAL -> A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. Exs.: uma carta, um memorando, uma fotografia, um registro sonoro etc. NOTAO -> Elemento de identificao das unidades de arquivamento, permitindo a sua localizao (terminologia). PRECEDENTE -> o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porm de pessoas diferentes (juntada de precedentes -> APENSAO).
PROCESSO -> Termo geralmente usado na administrao pblica, designando: conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. PROTOCOLO -> Denominao atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso. -> Denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento. -> Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
RECLASSIFICAO -> Alterao, pela autoridade competente, de classificao de dado ou informao (mudana no grau de sigilo).
REFERNCIA CRUZADA, REMISSIVA OU REFERNCIA -> Liga dois ou mais assuntos correlatos (referncia - VER TAMBM). -> a indicao de um documento em dois ou mais lugares ou assunto contido em outro mais amplo (referncia - VER TAMBM). -> Quando a entrada do nome de pessoas fsicas feita atravs de pseudnimos, usamos a ficha remissiva VER. -> Quando uma empresa mais conhecida pela sigla ou parte do nome de sua razo social ou nome de fantasia, usamos a remissiva VER.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO -> O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. Exs.: pastas, maos ou pacotilhas.
TEORIA DAS TRS IDADES (CICLO VITAL DOS DOCS./ ESTGIO DE EVOLUO DOS ARQS.) Arquivos correntes intermedirios permanentes (GRAU DE FREQUNCIA DE USO)
(primeira idade) . INTERMEDIRIO -> CONSULTA NO FREQUENTE (segunda idade) . PERMANENTE -> FONTE DE CONSULTA (docs. preservados para sempre) (terceira idade)
LOCALIZAO FSICA
. ARQS. CORRENTES -> JUNTO AOS RGOS PRODUTORES OU PRXIMO DELES (FACILITAR O ACESSO); . ARQS. INTERMEDIRIOS -> LOCAL AFASTADO DOS RGOS PRODUTORES; . ARQS. PERMANENTES -> JUNTO AOS CENTROS CULTURAIS OU PRXIMOS S UNIVERSIDADES (LOCAIS COM AMPLAS SALAS DE CONSULTA).
(TRANSFERNCIA)
PASSAGEM DO INTERMEDIRIO AO PERMANENTE
(RECOLHIMENTO) Obs.: um documento pode passar direto do corrente para o permanente, sem passar pelo arquivo intermedirio.
PBLICOS PRIVADOS
ESPECIAL) -> DOCS. DE FORMAS FSICAS DISTINTAS (EXCETO O PAPEL). ESPECIALIZADOS (ARA ESPECFICA DO CONHECIMENTO HUMANO) (MDICO, DE ENGENHARIA, CONTBIL).
Gnero -> configurao que assume um doc. de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram p/ registrar a mensagem. Espcie -> configurao que assume um doc. de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Tipologia -> o estudo dos tipos documentais. Tipo -> configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou.
. GNERO -> DIFERENTES SUPORTES . ESPCIE -> ASPECTO FORMAL (FORMALIDADE) . TIPO -> TIPOLOGIA ESPCIE + FUNO = TIPO
(RELATRIO) (FINANCEIRO) (RELATRIO FINANCEIRO)
OUTROS EXEMPLOS:
ESPCIES -> RELATRIO; ATA; CERTIDO; BOLETIM; EDITAL; CONTRATO. TIPOS -> RELATRIO DE RECURSOS HUMANOS; ATA DA AGE DO CONDOMNIO MORADA FELIZ; CERTIDO DE NASCIMENTO; BOLETIM DE FREQUNCIA; EDITAL DE CONCURSO PBLICO; CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIOS.
GNERO DOCUMENTAL
. TEXTUAIS
FOTOGRAFIAS AREAS)
(FOTOGRAFIAS (NEGATIVOS, AMPLIAES), DESENHOS, GRAVURAS, CARTAZES, CARTES POSTAIS, ESTAMPAS, DIAPOSITIVOS (ESLAIDES), PARTITURAS)
. FILMOGRFICOS IMAGENS EM MOVIMENTO (FILMES, FITAS DE VDEO) . SONOROS (REGISTROS FONOGRFICOS) (DISCOS, FITAS DE UDIO) . MICROGRFICOS (MICROFILMAGEM) (MICROFICHAS, JAQUETAS, ROLOS) . INFORMTICOS (COMPUTADOR) (DISQUETES, DISCOS RGIDOS, DISCOS PTICOS)
ESPCIES DOCUMENTAIS
DE CUMPRIMENTO OBRIGATRIO (LEIS, DECRETOS, PORTARIAS, REGULAMENTOS) DEVEM SER PRESERVADOS PARASEMPRE. EMITEM UMA OPINIO (PARECERES, VOTOS, RELATRIOS) FIRMA FATOS, ACONTECIMENTOS (ATAS, AUTOS DE INFRAO)
ATOS NORMATIVOS
ATOS ENUNCIATIVOS
ATOS DE ASSENTAMENTO
COMPROVAM DECISES (CERTIDES, ATESTADOS, CPIAS AUTENTICADAS) REPRESENTAM ACORDOS FIRMADOS - DOCUMENTOS PACTUAIS (CONVNIOS, CONTRATOS)
ATOS DE CORRESPONDNCIA
FORMA DOCUMENTAL
EST RELACIONADA COM O PREPARO DO DOCUMENTO E A MANEIRA COMO ELE DISPONIBILIZADO AO USURIO.
(MINUTA, RASCUNHO, ORIGINAL, CPIA)
FORMATO DOCUMENTAL
EST RELACIONADO COM AS CARACTERSTICAS FSICAS DE UM SUPORTE. (CADERNO, LIVRO, CDICE) CDICE = LIVRO DE REGISTRO
NATUREZA DO ASSUNTO
LEI 12.527/2011
. NOVEMBRO/2011 -> SANCIONADA
Levantamento de dados
a) INCIO DO LEVANTAMENTO
. legislao pertinente
b) CONHECER A DOCUMENTAO
. inerentes documentao
d) RECURSOS
Planejamento
Formulao de um plano arquivstico: Posio do arquivo na estrutura organizacional Centralizao ou descentralizao / coordenao Escolher instalaes e equipamentos Mtodos de arquivamento adequados Estabelecer normas de funcionamento Recursos humanos/ financeiros Formao de arquivos intermedirio/permanente
TIPOS DE ARQUIVAMENTO:
HORIZONTAL -> DOCUMENTOS DISPOSTOS UNS SOBRE OS OUTROS. (Arquivos Intermedirios / Permanentes) VERTICAL -> DOCUMENTOS COLOCADOS UNS AO LADO DOS OUTROS OU ATRS. (Arquivos Correntes)
MATERIAL DE ARQUIVO
. DE CONSUMO -> MENOR DURABILIDADE (PASTA, FICHA, GUIA DIVISRIA, TIRA DE INSERO) - ACESSRIOS . PERMANENTE -> MAIOR DURABILIDADE (ARQUIVOS, ARMRIO DE AO, ESTANTE, FICHRIO) - EQUIPAMENTOS -
CORRESPONDNCIA
. A COMUNICAO ESCRITA, RECEBIDA (PASSIVA) OU EXPEDIDA (ATIVA), APRESENTADA SOB VRIAS FORMAS CARTAS, OFCIOS, MEMORANDOS, ENTRE OUTRAS PODENDO SER: INTERNA OU EXTERNA, OFICIAL OU PARTICULAR, OSTENSIVA OU SIGILOSA.
INTERNA -> correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. Exs.: memorandos, circulares, despachos. EXTERNA -> correspondncia trocada entre uma instituio e outras entidades e/ou pessoas fsicas. Exs.: ofcios, cartas, telegramas. Oficial -> trata de assunto de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. PARTICULAR -> a de interesse pessoal de servidores de uma instituio.
ATA -> EXPOSIO DOS FATOS OCORRIDOS EM UMA REUNIO; ATESTADO -> AUTORIDADE DECLARA ALGO LEVANDO-SE EM CONSIDERAO UM FATO, UMA SITUAO (+ USADO PARA PESSOAS). TEM VALOR DE PROVA JUNTO A TERCEIROS; AVISO -> CORRESPONDNCIA ENTRE MINISTROS DE ESTADO OU GOVERNADORES DE ESTADOS; BOLETIM -> PEQUENO ESCRITO NOTICIOSO, GERALMENTE P/ SER AFIXADO EM CERTOS LOCAIS;
CARTA -> CORRESPONDNCIA UTILIZADA EM COMUNICAES SOCIAIS ORIGINRIAS DE CARGO E FUNO PBLICOS. NAS EMPRESAS PRIVADAS, A CARTA MUITO USADA P/ TRANSMISSO DE INFORMAES, FEITURA DE CONVITES. MENOS FORMAL QUE O OFCIO; CERTIDO -> DOC. PROVENIENTE DE FUNCIONRIO POSSUIDOR DE F PBLICA, TRANSCREVENDO ALGO J REGISTRADO ANTERIORMENTE. LOGO, A CERTIDO UMA TRANSCRIO AUTENTICADA; CERTIFICADO -> DOC. QUE GARANTE A VERACIDADE DE ALGO.
CIRCULAR -> CORRESPONDNCIA DIRIGIDA, AO MESMO TEMPO, A VRIOS DESTINATRIOS; CONTRATO -> ACORDO ENTRE DUAS OU MAIS PARTES QUE ENTRE SI TRANSFEREM DIREITO OU SE SUJEITAM A UMA OBRIGAO; CONVNIO -> ACORDO FIRMADO ENTRE ENTIDADES, PARA A REALIZAO DE ALGUM OBJETIVO CONVERGENTE. DISTINGUE-SE DO CONTRATO PELO FATO DE OS PARTICIPANTES ESTAREM EM IGUALDADE DE CONDIES;
MEDIDA PROVISRIA -> ATO NORMATIVO DE INICIATIVA DO PODER EXECUTIVO, SEM NECESSIDADE DE TRAMITAO NO PODER LEGISLATIVO; MEMORANDO -> CORRESPONDNCIA INTERNA, DESCRITA COM OBJETIVIDADE E SIMPLICIDADE, PARA ASSUNTOS HABITUAIS ENTRE CHEFIAS DE UM MESMO ORGANISMO; OFCIO -> FORMA DE CORRESPONDNCIA TROCADA ENTRE AUTORIDADES DA MESMA HIERARQUIA OU ENTRE SUBALTERNOS E AUTORIDADES.
PETIO -> INSTRUMENTO PELO QUAL SE PEDE AUTORIDADE PBLICA A CONCESSO DE UM FAVOR REGULAMENTAR OU O RECONHECIMENTO DE UM DIREITO (SEM CERTEZA DO RESPALDO LEGAL). DIFERE DO REQUERIMENTO PELO FATO DE NESTE INSTRUMENTO A REIVINDICAO TER AMPARO LEGAL; PORTARIA -> ATO PELO QUAL AUTORIDADES COMPETENTES DETERMINAM PROVIDNCIAS DE CARTER ADMINISTRATIVO, DEFININDO SITUAES FUNCIONAIS, APLICANDO PENALIDADES DISCIPLINARES, ENTRE OUTRAS;
REGIMENTO -> CONJUNTO DE NORMAS QUE ESTABELECE O MODO DE FUNCIONAMENTO DE UM RGO; REGULAMENTO -> CONJUNTO DE PRINCPIOS E DE NORMAS ESTABELECIDAS PARA A PERVEIO EXECUO DE UMA LEI; RELATRIO -> DOC. ONDE SE RELATA A UMA AUTORIDADE SUPERIOR O DESENVOLVIMENTO DOS TRABALHOS REFERENTES A DETERMINADOS SERVIOS PRESTADOS OU A UM PERODO ESPECFICO;
RESOLUO -> ATO PROVENIENTE DE RGO COLEGIADO, REGISTRANDO UMA DECISO OU UMA ORDEM NO MBITO DE SUA REA DE ATUAO; TERMO -> DECLARAO ESCRITA EM PROCESSO OU EM LIVRO ESPECIAL, REGISTRANDO UM ATO, UM ACORDO, UMA VONTADE; TESTAMENTO -> DECLARAO SOLENE DA VONTADE DE PESSOA INTERESSADA SOBRE OS PREOCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS COM O SEU PATRIMNIO, APS A SUA MORTE.
PROTOCOLO
Protocolo => Atividades de Controle: . recebimento (ENTRADA) classificao (VER O ASSUNTO) registro (CONTROLE SUCINTO) autuao (ABERTURA DE PROCESSOS) distribuio (O PRIMEIRO DESTINO) movimentao (TRMITE, FLUXO) expedio (SADA)
PROTOCOLO (2 COMPARTIMENTOS):
RECEBIMENTO E CLASSIFICAO - RECEBE O DOCUMENTO; - SEPARA OS DOCS. (OFICIAL DO PARTICULAR; OSTENSIVO DO SIGILOSO); - ENCAMINHA OS DOCS. DE NATUREZA SIGILOSA E PARTICULAR AOS DESTINATRIOS ESPECFICOS; - INTERPRETA E CLASSIFICA OS DOCS. OSTENSIVOS; - ENCAMINHA OS DOCS. AO SETOR DE REGISTRO E MOVIMENTAO.
REGISTRO E MOVIMENTAO
ATUA NA DISTRIBUIO E REDISTRIBUIO DO DOCUMENTO
EXPEDIO
ARQUIVAMENTO
ARQUIVAMENTO (ROTINAS) INSPEO ANLISE (ESTUDO, CLASSIFICAO E CODIFICAA) ORDENAO ARQUIVAMENTO EMPRSTIMO E CONSULTA
INSPEO
EXAMINAR O DOC., VERIFICANDO O LTIMO DESPACHO. (ARQUIVE-SE/ PARA ARQUIVO)
ANLISE
LER COM ATENO O DOCUMENTO; CLASSIFICAR E CODIFICAR O DOC. AS REFERNCIAS CRUZADAS NECESSRIAS; A EXISTNCIA DE ANTECEDENTES.
AGILIZA O ARQUIVAMENTO E RACIONALIZA AS TAREFAS. A FORMA DE DISPOSIO DOS DOCS., OBEDECENDO A CLASSIFICAO E A CODIFICAO ADOTADAS.
ORDENAO
EMPRSTIMO E CONSULTA
EMPRSTIMO DOS DOCUMENTOS: QUANDO UM DOCUMENTO FOR RETIRADO DA ESTANTE, DEVE SER COLOCADA NO LOCAL UMA GUIA DE SUBTITUIO , TAMBM CONHECIDA COMO FICHA LOCALIZADORA OU GUIA-FORA
GUIA-FORA
DESTINAO
DESTINAO FINAL
(MPOG)
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
MTODO ALFABTICO
Vantagens:
- agilidade na recuperao da informao; - custo baixo; - sistema direto e de fcil implantao.
Desvantagem:
- Erros mais constantes de arquivamento.
REGRAS DE ORDENAO
LETRA POR LETRA DEL PRETE, Alfredo DE PENEDO, Carlos PALAVRA POR PALAVRA DE PENEDO, Carlos DEL PRETE, Alfredo
REGRAS DE ALFABETAO
1) NOMES DE PESSOAS FSICAS (ltimo sobrenome e depois o prenome) Antnio Carlos Jobim Arquiva-se: JOBIM, Antonio Carlos
2) SUBSTANTIVO + ADJETIVO OU LIGADOS POR HFEN (no se separam) Marcelo Castelo Branco Ruth Villa-Lobos Arquivam-se: CASTELO BRANCO, Marcelo VILLA-LOBOS, Ruth
3) SANTA, SANTO OU SO (No se separam) Maria Santa Rita Antnio So Paulo Arquivam-se: SANTA RITA, Maria SO PAULO, Antnio
S. Valentini Sandra Valentini Solange Valentini Arquivam-se: VALENTINI, S VALENTINI, Sandra VALENTINI, Solange
5) ARTIGOS E PREPOSIES (No so considerados parte integrante do ltimo sobrenome) Vincius de Moraes Arquiva-se: MORAES, Vincius de
6) GRAU DE PARENTESCO
Antnio Souza Neto Csar Souza Filho Arquivam-se: SOUZA NETO, Antnio SOUZA FILHO, Csar
(So considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica)
7) TTULOS
(No so considerados na alfabetao) Professor Lucas Soares da Silva Arquiva-se: SILVA, Lucas Soares da (Professor)
8) Nomes estrangeiros
(So considerados pelo ltimo sobrenome, exceto nos casos de nomes espanhis e orientais) Sophia Loren Arquiva-se: LOREN, Sophia
10) NOMES ESPANHIS (So registrados pelo penltimo sobrenome) Oviedo Lopez Diaz Arquiva-se: LOPEZ DIAZ, Oviedo
11) NOMES ORIENTAIS Ali Mohamed Deng Yutang Omar Saad Arquivam-se: ALI MOHAMED DENG YUTANG OMAR SAAD
12) NOMES DE FIRMAS, EMPRESAS, INSTITUIES E RGOS GOVERNAMENTAIS (Devem ser registrados como se apresentam. No entanto, os artigos e as preposies no so considerados na alfabetao) Bonf Correia LTDA. Fundao Roberto Marinho O Globo The New York Times Arquivam-se: BONF CORREIA LTDA. FUNDAO ROBERTO MARINHO GLOBO (O) NEW YORK TIMES (THE)
13) TTULOS DE CONGRESSOS, CONFERNCIAS, REUNIES, ASSEMBLEIAS E ASSEMELHADOS (Os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses) IX Congresso Brasileiro de Arquivologia Stimo Encontro Nacional de Jornalistas Arquivam-se: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (IX) ENCONTRO NACIONAL DE JORNALISTAS (Stimo)
MTODO GEOGRFICO
Vantagens:
- sistema direto; - ordenao alfabtica; - fcil de usar.
Desvantagem:
- uso de 2 classificaes (local e nome do correspondente).
MTODO NUMRICO
Vantagem:
- erros reduzidos de arquivamento.
Desvantagem:
- sistema indireto (exigindo pesquisa aos ndices).
MTODO NUMRICO SIMPLES: . pasta arquivada em ordem numrica . n pasta + um n seqencial (ordem entrada) . usado com freqncia em arquivos especiais e especializados . pode-se aproveitar o n de uma pasta que venha a vagar MTODO NUMRICO CRONOLGICO . + usado em sistemas de protocolo . ordem cronolgica . ordem numrica (data + nmero)
NUMRICO DGITO-TERMINAL
. DIVIDIDOS EM 3 GRUPOS
MTODO ALFABTICO
Vantagens:
- agilidade na recuperao da informao; - custo baixo; - sistema direto e de fcil implantao.
Desvantagem:
- Erros mais constantes de arquivamento.
REGRAS DE ORDENAO
LETRA POR LETRA DEL PRETE, Alfredo DE PENEDO, Carlos PALAVRA POR PALAVRA DE PENEDO, Carlos DEL PRETE, Alfredo
REGRAS DE ALFABETAO
1) NOMES DE PESSOAS FSICAS (ltimo sobrenome e depois o prenome) Antnio Carlos Jobim Arquiva-se: JOBIM, Antonio Carlos
2) SUBSTANTIVO + ADJETIVO OU LIGADOS POR HFEN (no se separam) Marcelo Castelo Branco Ruth Villa-Lobos Arquivam-se: CASTELO BRANCO, Marcelo VILLA-LOBOS, Ruth
3) SANTA, SANTO OU SO (No se separam) Maria Santa Rita Antnio So Paulo Arquivam-se: SANTA RITA, Maria SO PAULO, Antnio
S. Valentini Sandra Valentini Solange Valentini Arquivam-se: VALENTINI, S VALENTINI, Sandra VALENTINI, Solange
5) ARTIGOS E PREPOSIES (No so considerados parte integrante do ltimo sobrenome) Vincius de Moraes Arquiva-se: MORAES, Vincius de
6) GRAU DE PARENTESCO
Antnio Souza Neto Csar Souza Filho Arquivam-se: SOUZA NETO, Antnio SOUZA FILHO, Csar
(So considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica)
7) TTULOS
(No so considerados na alfabetao) Professor Lucas Soares da Silva Arquiva-se: SILVA, Lucas Soares da (Professor)
8) Nomes estrangeiros
(So considerados pelo ltimo sobrenome, exceto nos casos de nomes espanhis e orientais) Sophia Loren Arquiva-se: LOREN, Sophia
10) NOMES ESPANHIS (So registrados pelo penltimo sobrenome) Oviedo Lopez Diaz Arquiva-se: LOPEZ DIAZ, Oviedo
11) NOMES ORIENTAIS Ali Mohamed Deng Yutang Omar Saad Arquivam-se: ALI MOHAMED DENG YUTANG OMAR SAAD
12) NOMES DE FIRMAS, EMPRESAS, INSTITUIES E RGOS GOVERNAMENTAIS (Devem ser registrados como se apresentam. No entanto, os artigos e as preposies no so considerados na alfabetao) Bonf Correia LTDA. Fundao Roberto Marinho O Globo The New York Times Arquivam-se: BONF CORREIA LTDA. FUNDAO ROBERTO MARINHO GLOBO (O) NEW YORK TIMES (THE)
13) TTULOS DE CONGRESSOS, CONFERNCIAS, REUNIES, ASSEMBLEIAS E ASSEMELHADOS (Os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses) IX Congresso Brasileiro de Arquivologia Stimo Encontro Nacional de Jornalistas Arquivam-se: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (IX) ENCONTRO NACIONAL DE JORNALISTAS (Stimo)
MTODO GEOGRFICO
Vantagens:
- sistema direto; - ordenao alfabtica; - fcil de usar.
Desvantagem:
- uso de 2 classificaes (local e nome do correspondente).
PELO ESTADO
PRIORIZA-SE A ORDEM ALFABTICA DOS ESTADOS. AO ORDENAR POR ESTADO, A CAPITAL DESSE ESTADO DEVE VIR PRIMEIRO. BAHIA ILHUS SANGALO, IVETE MINAS GERAIS BELO HORIZONTE VALENTINI, IVO MINAS GERAIS ARAX- ARAJO, RUTH MINAS GERAIS VARGINHA COSTA, MNICA MINAS GERAIS VARGINHA RIBEIRO, JOO DE S RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO SOUZA, ARY
PELA CIDADE
AO ORDENAR PELA CIDADE, OBSERVA-SE A ORDEM ALFABTICA DAS CIDADES (INCLUSIVE AS CAPITAIS).
AREAL RONDNIA LOPES, ANDRESSA CARAPEBUS RIO DE JANEIRO SILVA, LUCINDA DA SO PAULO SO PAULO SOARES, RUI
PELO PAS
MTODO NUMRICO
Vantagem:
- erros reduzidos de arquivamento.
Desvantagem:
- sistema indireto (exigindo pesquisa aos ndices).
MTODO NUMRICO SIMPLES: . pasta arquivada em ordem numrica . n pasta + um n seqencial (ordem entrada) . usado com freqncia em arquivos especiais e especializados . pode-se aproveitar o n de uma pasta que venha a vagar MTODO NUMRICO CRONOLGICO . + usado em sistemas de protocolo . ordem cronolgica . ordem numrica (data + nmero)
NUMRICO DGITO-TERMINAL
. DIVIDIDOS EM 3 GRUPOS
IDEOGRFICO (ALFABTICO)
DICIONRIO -> OS ASSUNTOS SO DISPOSTOS EM RGIDA ORDEM ALFABTICA. ARQUIVO CORRENTE ARQUIVOINTERMEDIRIO DOCUMENTO USADO COMO FONTE DE PESQUISA SINALTICAS
ENCICLOPDICO -> EXISTE UMA RELAO MTUA ENTRE OS ASSUNTOS. (HIERARQUIZAO) ARQUIVO CORRENTE DOC. POSSUI VALOR PRIMRIO SETORIAL ARQUIVOINTERMEDIRIO DOC. POSSUI VALOR PRIMRIO PR-ARQUIVO ARQUIVO PERMANENTE DOC. POSSUI VALOR SECUNDRIO
DUPLEX -> ABERTURA ILIMITADA DE CLASSES. (OS NMEROS SO SEPARADOS POR UM TRAO). ONSTRUO: 1 1-1 1-2 2 2-1 2-1-1 2-2
IDEOGRFICO (NUMRICO)
DECIMAL -> BASEIA-SE NO SISTEMA DECIMAL DE MELVIL DEWEY, QUE DIVIDE O SABER HUMANOEM 9 CLASSES PRINCIPAIS EUMADCIMA GERAL. (OS NMEROS SO SEPARADOS POR UM PONTO). APARTE INTEIRA COMPOSTA POR 3 ALGARISMOS. A PARTE DECIMAL PODE OU NO EXISTIR. CONSTRUO: 100 DEPARTAMENTO PESSOAL 110 ADMISSO 111 EXAME MDICO 112 DOCUMENTOS 112.1 DOCUMENTOS RECEBIDOS 112.2 DOCUMENTOS PENDENTES
UNITERMO OU INDEXAO COORDENADA . A BASE DESTE MTODO A ANALOGIA; . UTILIZADO EM ARQUIVOS ESPECIAIS E ESPECIALIZADOS. CARACTERSTICAS: . FICHAS EM ORDEM ALFABTICA; . 10 COLUNAS EM CADAFICHA; . ATRIBUIR ASSUNTOS DE UM NICO TERMO.
VARIADEX
MTODO ALFABTICO ACRESCENTA-SE CORES S LETRAS SO 5 CORES ( ELAS SO ATRIBUDAS EM FUNO DA 2 LETRA DO NOME DE ENTRADA NO ARQUIVO) AS CORES PODEM SER MODIFICADAS
LEI 8.159/1991 DISPE SOBRE A POLTICA NACIONAL DE ARQUIVOS PBLICOS E PRIVADOS E D OUTRAS PROVIDNCIAS.
GESTO DE DOCUMENTOS Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. ( Lei 8.159/1991, art. 3 )
GARANTIR, DE MANEIRA EFICAZ, A PRODUO,ADMINISTRAO, MANUTENO E DESTINAO DE DOCS. (DE FORMA RACIONAL, ECONMICA).
OBJETIVO
PRINCPIO BSICO:
A INFORMAO DEVE ESTAR DISPONVEL NOLUGAR CERTO, NA HORA CERTA, PARA AS PESSOAS CERTAS, E COM O MENOR CUSTOPOSSVEL (ECONOMIA DE TEMPO, ESPAO E USO RACIONAL DE RECURSOS HUMANOS E MATERIAIS).
AVALIAO DE DOCUMENTOS
Conceitos -> A avaliao de um documento feita atravs da anlise e seleo do mesmo, com vistas fixao de prazos para sua guarda ou eliminao (cria-se uma TABELA DE TEMPORALIDADE), contribuindo, assim, para a racionalizao dos arquivos. A destinao um conjunto de operaes subsequentes fase de avaliao, visando encaminh-los guarda temporria ou permanente, eliminao ou microfilmagem.
Objetivos: . reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos; . aumentar o ndice de recuperao da informao; . garantir condies de conservao da documentao de valor permanente; . conquistar espao fsico; . aproveitar melhor os recursos humanos e materiais.
QUEM DEVE AVALIAR UM DOCUMENTO? A COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO E DESTINAO DOCUMENTAL, COMPOSTA POR PROFISSIONAIS DAS MAIS DIVERSAS REAS.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os docs. devem ser mantidos nos arqs. correntes e intermedirios, ou recolhidos aos arqs. permanentes, estabelecendo critrios p/ microfilmagem e eliminao (terminologia). Registro esquemtico do ciclo de vida documental do rgo.
Principais elementos : . tipo e/ou assunto dos documentos; . perodo; . quantificao; . prazos de reteno (AC e AI); . destinao (T, R, M ou E); . observaes.
Assunto
Prazos de guarda Corrente Intermedirio 5 anos 5 anos aps aprovao de contas 10 anos 10 anos
Destinao Final
Obs. -
Legislao de Pessoal Cursos Sugestes Normas e Regulament os Notas de Empenho Sindicatos Planos e Projetos
Enquanto vigorar 5 anos Enquanto vigorar Enquanto vigorar At as contas serem aprovadas 5 anos Enquanto vigorar
MicroFilmar -
045.4 058.6
Microfilmar
Lista de eliminao -> contm a relao de documentos a serem eliminados em uma nica operao. Ela precisa ser aprovada por autoridade competente.
LISTA DE ELIMINAO
Especificao dos Documentos Datas Quantidades
Convites
1975 1977
3 caixas
Recortes de jornais
1965 1970
20 caixas
FORMAS DE ELIMINAO:
Tarefas de arranjo:
INTELECTUAIS -> anlise doc. (forma, contedo e origem funcional) SUBSTNCIA FSICAS -> arrumao dos papis nos locais adequados, seu empacotamento. TRABALHO BRAAL
FUNDO
CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE UMA MESMA PROVENINCIA.
PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
a) Princpio da Provenincia dos Arquivos (ou Respeito aos Fundos) o arquivo produzido por uma entidade no deve ser misturado aos de outras entidades geradoras. b) Princpio da organicidade as relaes administrativas espelham-se nos conjuntos documentais.
c) Princpio da unicidade os documentos de arquivo preservam seu carter nico, em funo de seu contexto de produo. d) Princpio da indivisibilidade ou integridade arquivstica os fundos devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo indevido.
e) Princpio da cumulatividade o arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica. f) Princpio do respeito ordem original o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora. (Fonte: BELLOTTO, Arquivos permanentes: tratamento documental)
Prncpio da pertinncia (ou temtico) os documentos deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em considerao a provenincia e a classificao original. Princpio da reversibilidade todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio.
Princpio da provenincia territorial (ou Princpio da territorialidade) os arquivos deveriam ser conservados em servios de arquivo do territrio no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares. Princpio da provenincia funcional com a transferncia de funes de uma autoridade para outra como resultado de mudana poltica ou administrativa,documentos relevantes ou cpias so tambm transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Tambm chamado pertinncia funcional. (Fonte: ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, 2005)
Descrio
DEFINIO -> Processo intelectual de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (terminologia).
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
BSICOS
GUIA INVENTRIO CATLOGO
REPERTRIO
AUXILIARES
NDICE TABELA DE EQUIVALNCIA OU CONCORDNCIA
GUIA
. ORIENTA
OS USURIOS
. + ABRANGENTE DOS
INSTRUMENTOS PESQUISA
INVENTRIO
SUMRIO -> DEVE SER O 1 INSTRUMENTO (PRELIMINAR) A SER CRIADO PARA OS FUNDOS DOS ARQUIVOS PBLICOS E PRIVADOS. ANALTICO -> PROPICIA AO USURIO UM
CONHECIMENTO INDIVIDUALIZADO DAS UNIDADES DE ARQUIVAMENTO, ATRAVS DA DESCRIO MINUCIOSA DE SEU CONTEDO.
CATLOGO
CRTRIO TEMTICO, CRONOLGICO, ONOMSTICO OU GEOGRFICO (RELAO METDICA) DESCRIO UNITRIA DOS DOCUMENTOS FORMA RESUMIDA OU ANALTICA
NDICE
LISTA SISTEMTICA E MINUCIOSA LISTA ALFABTICA (E EVENTUALMENTE CRONOLGICA) DE NOMES DE PESSOAS, LUGARES OU ASSUNTOS CONTIDOS EM UMA OU MAIS UNIDADES ARQUIVSTICAS. (BELOTTO)
OPERAES DE CONSERVAO
DESINFESTAO / DESINFECO
MTODOS DE RESTAURAO
BANHO DE GELATINA TECIDO SILKING LAMINAO LAMINAO MANUAL ENCAPSULAO
MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS
Processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos (Decreto 1.799/96 - regulamenta a lei da microfilmagem).
OBJETIVOS:
VANTAGENS:
. ALTO CUSTO;
DESVANTAGENS:
. PREPARO
ETAPAS:
LEI 5.433/1968 (REGULA A MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS OFICIAIS) . ART. SEGUNDO (OS DOCS. DE VALOR HISTRICO NO DEVERO SER ELIMINADOS, PODENDO SER ARQUIVADO EM LOCAL DIVERSO DA REPARTIO DETENTORA DOS MESMOS.
DECRETO 1.799/1996 (REGULAMENTA A LEI 5.433/1968) . ART. TERCEIRO -> DEFINE MICROFILME; . ART. STIMO E INCISOS -> O QUE ENTRA NA IMAGEM DE ABERTURA . ART. OITAVO E INCISOS -> O QUEENTRA NA IMAGEM DE ENCERRAMENTO; . ART. 13 -> OS DOCS. OFICIAIS OU PBLICOS, COM VALOR DE GUARDA PERMANENTE, NO PODERO SER ELIMINADOS APSA MICROFILMAGEM, DEVENDO SER RECOLHIDOS AO ARQUIVO PBLICO DE SUA ESFERA DE ATUAO OU PRESERVADOS PELO PRPRIO RGO DETENTOR.
AUTOMAO
FINALIDADE: . OTIMIZAR E RACIONALIZAR A GESTO DOCUMENTAL.
DIGITALIZAO
REPRODUO POR VARREDURA ELETRNICA PROCESSO DE CONVERSO DE UM DOC. POR MEIO DE DISPOSITIVO APROPRIADO, COMO UM ESCNER.
DOCUMENTOS ELETRNICOS
DOCUMENTOS DIGITAIS(VANTAGENS) . ECONOMIA DE ESPAO FSICO . GANHO DE PRODUTIVIDADE . FACILIDADE DE ACESSO AOS ESTOQUES
DOCUMENTOS DIGITAIS(DESVANTAGENS)
METADADOS
OS METADADOS SO IMPRESCINDVEIS PARA ASSEGURAR:
DOS DOCUMENTOS
DIGITAIS
Os dados descrevem como a informao foi registrada (hardware, software) e identificam o documento (autor, data, assunto, entre outros).