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Catalogao

Administrao de Recursos Materiais p/ ICMBio ? Analista Administrativo

Professor: Felipe Petrachini

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Administrao de Recursos Materiais p/ ICMBio Analista Administrativo

Teoria e exerccios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

Tpico Extra - Codificao

SUMRIO

PGINA

Sumrio
Codificao de Materiais ................................................................................. 1

Presentinho para o Senhor! A codificao de materiais est bastante ligada tanto ao estudo dos estoques como da gesto patrimonial. Dar uma lida neste tpico vai te ajudar a unir uma coisa a outra, ligando definitivamente estes dois pontos da sua rede neural :P.

Codificao de Materiais
Pense em uma fbrica de bicicletas. O almoxarifado possui quinze tipos de correias dentadas, que se diferenciam pelo seu tamanho, material, e marca, e vrios pneus de diferentes aros. perfeitamente aceitvel que o almoxarifado comece a se confundir quando o setor produtivo pede uma correia em sua requisio de materiais e acabe
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entregando uma correia diferente daquela que o setor produtivo esperava receber. Mas embora isso seja aceitvel, vai atrasar toda a produo das bicicletas, o que vai deixar o dono da empresa bastante frustrado. Por conta desta diversidade incontvel de itens, fica invivel identificar todos eles usando apenas o seu nome, voc j viu a zona que seria. Mas, se ao invs disto, eu agrupasse todos os itens correia e inventasse, sei l, um nmero ou trs letras, um cdigo, que representasse todo o grupo, e na
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segunda parte deste cdigo eu distinguisse todas as correias que esto no estoque tambm por outro nmero, isso tornaria as coisas mais fceis, no acha? A cada item especfico corresponde um cdigo, mas os cdigos so montados de maneira que todo item semelhante possua parte do cdigo igual aos seus pares. E o setor produtivo, ao invs de pedir a correia dentada x, vai pedir o item AC 1275, que corresponde exatamente ao tipo da correia dentada que deseja, em tamanho, marca e material. isto que representa a codificao de materiais. Mas, o cdigo s ser eficiente se for capaz de agrupar itens semelhantes, do contrrio, ao invs de uma infinidade de nomes, eu terei uma infinidade de cdigos sem sentido, que no serviro para muita coisa. Assim o sendo, conforme Marco Aurlio P. Dias faz questo de deixar claro: "O objetivo da classificao definir uma catalogao, simplificao, especificao, normalizao, padronizao e codificao de todos os materiais Codificao voc j sabe o que , aqui vai a descrio dos demais temas. - Catalogao: a empresa ir arrolar (registrar) todos os itens existentes, de maneira a no esquecer nenhum deles. Isto permitir ter uma ideia geral. - Simplificao: consiste em reduzir a grande variedade de itens existentes quando eles tem a mesma finalidade. Por exemplo, se a empresa tem
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dois materiais que fazem exatamente a mesma coisa, seria bom escolher a penas um deles. Isso facilitar a normalizao. - Especificao: chegou a hora de descrever detalhadamente cada item, com todas as informaes referentes a formato, tamanho, peso, etc. Desta forma, ganha-se duas vezes: no haver dvida sobre o material que ser solicitado, e isto facilitar a inspeo de qualidade do material.

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- Normalizao: todo material tem um propsito. Sero descritas todas as suas diversas aplicaes nesta etapa. - Padronizao: no adianta nada a empresa executar todos os passos anteriores se ainda tiver de estocar uma infinidade de itens. Na padronizao, se estabelece uma especificao para determinado material , que ser sempre deste ou daquele tipo, evitando que uma infinidade de materiais fique estocada desnecessariamente. Acredito que o exemplo do parafuso ilustrativo: na padronizao, a empresa especfica que s ir utilizar parafusos com este peso e dimetro, e assim, s aquele parafuso comprado e estocado. Ok, feito tudo isto, estamos prontos para utilizar um sistema de codificao. Os dois mais cobrados em prova so os seguintes: - Sistema alfabtico: os materiais so codificados utilizando letras, e cada letra especificando um conjunto de caractersticas e especificaes. Como s possumos 26 letras no alfabeto, este sistema de codificao pouco utilizado. Exemplo: A- Pedal, B- Correia, C- pneu. - Sistema alfanumrico: este sistema utiliza uma combinao de letras e nmeros, nas quais as letras representaro a classe do material e o seu grupo dentro da classe, enquanto os nmeros representam o cdigo indicador do item. Exemplo: AD 2568 A Grupo D- Classe 2568 Cdigo Indicador Vou explicar o significado de grupo, classe e cdigo indicador no item do sistema decimal.
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Sistema Decimal: este o sistema mais utilizado, inclusive por reparties pblicas na codificao no s de matrias, mas de quase qualquer coisa que precise de uma codificao (por exemplo, contas pblicas em direito financeiro). Sua popularidade decorre da facilidade de seu uso e da possibilidade de classificar milhes de itens atravs das combinaes dos nmeros. Voc j vai ver porque. Funciona assim: Os dois primeiros dgitos especificaro o grupo do item. Esta classificao mais abrangente e constitui o primeiro agrupamento de itens. Exemplo: 01 matria prima 02 produtos em processamento 03 produtos acabados 04 material de escritrio Como voc pode ver, estes agrupamentos so bastante gerais, e essa a ideia do Grupo. Cada grupo sofrer uma nova diviso, agora em classes, que nada mais so do que detalhamentos da informao do grupo. Exemplo: 04 material de escritrio
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01 canetas 02 lpis 03 papel Ok, est muito mais especfico, mas ainda no suficiente. Canetas existem de diversos tipos tambm. Mas falta uma definio destes diversos tipos de materiais, o que feito atravs do cdigo de identificao. Vamos brincar com as canetas:
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04 material de escritrio 01 canetas 01 caneta marca qualidade, ponta fina, cor preta 02 caneta marca estilo, ponta grossa, cor azul A questo que quando chegamos neste ponto, podemos ter uma infinidade de itens. Ento normalmente, quando se chega neste ponto, utiliza-se quatro, cinco ou seis dgitos ao invs de apenas dois. E o melhor desta classificao que ainda poderamos especificar o cdigo em subclasses, subgrupos e o que mais imaginarmos. E antes de finalizar, um dos sistemas numricos mais famosos o sistema americano Federal Supply Classification, que segue o mesmo esquema do que eu j expliquei: XX XX XXXXXX X Tem tudo que ns j aprendemos (explico o ltimo digito logo mais). Os dois primeiros dgitos so o grupo, os dois seguintes a classe, a terceira sequencia o cdigo de identificao e o ltimo o dgito verificador. No que diz respeito ao dgito verificador, concorda que existe a possibilidade de o encarregado do processo produtivo digitar o cdigo errado. Isso tambm traria atrasos. Para evitar isto, acrescentamos o ltimo algarismo (ou par
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de algarismos), que um dgito verificador. Ele gerado atravs de uma frmula que leva em conta os dgitos anteriores. Pode ser qualquer frmula. Desta maneira, se o encarregado errar um dos dgitos do cdigo, o nmero verificador no vai bater, gerando uma mensagem de erro. Tudo que ele precisar fazer ver onde errou e reinserir a informao.

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