INFORMATiZ AO de BiBLiOTECAS

recomendaes para seleo de produtos

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Governo do Estado de So Paulo Jos Serra Secretaria da Cultura Joo Sayad Secretaria de Economia e Planejamento Francisco Vidal Luna Fundao Prefeito Faria Lima - Cepam Felipe Soutello

Adriana Cybele Ferrari Luiz Atlio Vicentini

Gerncia de Comunicao e Marketing

Reviso | Eva Clia Barbosa e Vnia Neves Valva (estagiria) Direo de arte | Jorge Monge Assistente de arte, diagramao e arte-nal | Marina Brasiliano, Bruno de Oliveira Romo (estagirio) e Lucas Silva Spaleta (estagirio)

So Paulo, 2008

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 Secretaria da Cultura

Adriana Cybele Ferrari

Secretaria da Cultura Assessoria

Luiz Atlio Vicentini

Coordenador do Sistema de Bibliotecas Universidade Estadual de Campinas

Workshop sobre Automao de Bibliotecas Pblicas

Promoo | Secretaria da Cultura Data | 31 de julho de 2008 Local | Auditrio da Secretaria da Cultura - So Paulo (SP)

Ficha Catalogrfica elaborada pelo Sistemas de Bibliotecas da Unicamp / Diretoria de Tratamento da Informao / Bibliotecrio: Helena Joana Flipsen CRB-8 / 5283
Ferrari, Adriana Cybele. F412p Projeto de informatizao de bibliotecas : recomendaes para seleo de produtos / Adriana Cybele Ferrari, Luiz Atlio Vicentini. -- So Paulo : Secretaria de Estado da Cultura de So Paulo, 2008. 1. Bibliotecas - Automao. 2. Tecnologia da informao. 3. Software - Projetos. I. Vicentini, Luiz Atlio. II. Ttulo. CDD - 020.285 - 001.539 - 005.1 ndices para Catlogo Sistemtico: 1. Bibliotecas Automao 020.285 2. Tecnologia da informao.....001.539 3. Software Projetos 005.1

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ul tu ra, es t a E st ad o d a C e d a ri ta re ec et as d a S U m a d as D entre as m o s p au lis ta s. e tr en , ra itu le s o in ce ntivo a d e B ib liote ca p ro m o o e ento d o S is te m im ec al rt fo o d id as tro rea s a e s em p re en atua em q ua ue q , lo au P o o E st ad o d e S s, ca p ac ita Pb lic as d o ento d e ac er vo am at tr e to en envo lv im liote ca s, e p rin ci p ai s: d es ap lic ad a a b ib o a rm fo in cn o lo g ia d a d e eq ui p es, te ga o. rm a o e d iv ul ac es so info tic ip a o ni d ad es d e p ar tu or op s ria v e e ca p ac ita o, de re ce ptiv id ad N a ve rtente d id as, co m gran ov om pr do si ento s t m em cu rs os e ev vo. d o p b lic o-al

rksh o p so b re ss es d o wo cu is d as ra g ab al ho inte preten de O p re se nte tr a in ic iativa qu e um s ai m , as lic B ib liote ca s Pb us se rv i os. Autom a o em info rm atiz ar se m ja ne la p ue fis si on ai s q au xi lia r os p ro es, se r o d as eq ui p a ic lif ua q na do s q ue, inve stin da s bi bl iote ca Acred ita m o s o de se rv i os ta es pr a s ai orar ai nd a m po ss vel ap rim un id ad e. ic ip ai s co m p b lic as m un

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o a t n e s e r ap
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sumrio

A PR E S E N TA

O
.... .... .... .... .... ....

1. IN T R O D U O ....

.... .... .... .... .... ....

.... .... .... .... .... ....

2 . O PR O JE T O D E IN F O R M AT IZ A 2.1 Es tru tu ra do Pr oj eto .................... .... .... 2. 2 Re qu is ito s Fu nc io na is ............

.... .... .... .... .... ....

.... .... .... .... .8 .. 13

O ............................
.... .... .... .... .... ....

.... .... .... .... .... ....

.... .... .... .... .... ....

.... .... .... .... .... ....

.... .... . 13

.... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... . 14 2. 2.1 M d ul o de ca ta lo ga o: co m pr ee nd e a ca ta lo ga o do s m ater ia is da s bi bl io te ca s no s di ve rs os su po rte s ................................ 2. 2. 2 M d ul o op .... ... 14 ac (o pe n pu bl ic ac es s ca ta lo g) pe sq ui sa p bl ic a: in te rfa ce de ac es so ao s us u rio s in te rn o e ex te rn o .................... 2. 2. 3 M d ul o ci rc .... 18 ul a o: co m pr ee nd e o co nt ro le de ci rc ul a o do s m ater ia is bi bl io gr f ic os .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... ... 21 2. 2.4 Mdulo aqui sio e inve ntrio: compree nde a po ssibilidade de re gistro de suge st e s de compras e rotinas para inve ntariar o acer vo .... 2. 2. 5 Dissemina .... . 25 o seletiva: o siste ma avisar os us u rios cadastrados sobr e as novas incorp orae s no acer vo da bibliote ca ........ .... 27 2. 2.6 Re la t rio s ge re nc ia is ................ .... .... .... ....

.... .... .... .... .... ....

.... .... .... .... .... ....

2. 3 Re qu is ito s de Q ua lid ad e ................

.... .... .... .... .... ....

.... .... .... .... .... ....

.... .... .... .... .... ....

. 28

.... .... .... .... .... ....

.... .... .... .... .... ....

3. AC E IT E D O PR O D U T O .... .... .... .... 4 . C O N S ID E R A S UGE S T E S G LO S S R IO

.... .... .... .... .... ....

.... .... .... . 29

.... .... .... .... .... ....

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.... 31

E S F IN A IS .... .... .... ....

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D E LE IT U R A

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Este

trabalho pretende encorajar e auxiliar as equipes responsveis pelas bibliotecas pblicas municipais a informatizarem os servios, atendendo aos crescentes pedidos de informaes sobre esse assunto que a Secretaria da Cultura de So Paulo recebe diariamente. Almeja tambm contribuir para que as bibliotecas alcancem um patamar tecnolgico que permita, em futuro prximo, a interligao dos catlogos bibliogrcos das bibliotecas do Sistema de Bibliotecas Pblicas do Estado de So Paulo. A automao plena dos servios de uma biblioteca no uma tarefa simples. Em primeiro lugar, recomendvel construir um projeto que descreva as necessidades, as metas e os resultados a serem atingidos. Tendo um projeto em mos, ser possvel identicar solues disponveis no mercado (livres ou comerciais), comparar os produtos com as mesmas caractersticas e tecnologia, e iniciar o levantamento dos custos.

Ressalta-se que a tecnologia adotada no produto impacta no seu custo. Portanto, preciso comparar preos de produtos compatveis com o que se deseja, ou seja, com o que est denido no projeto. Existem muitos produtos prossionais, no mercado, voltados para a rea de Biblioteconomia e Cincia da Informao, e preciso conhec-los, evitando reinventar a roda, o desperdcio de tempo, e o uso de solues provisrias que podem comprometer a qualidade dos servios prestados comunidade.

um produto em mos para o qual no se consegue dar continuidade em seu desenvolvimento, o que far com que a biblioteca necessite contratar mo-de-obra especializada. A adoo de um software livre, no lugar de proprietrio, que, neste documento, denominamos de software comercial, em muitos rgos pblicos, tem sido objeto de discusso, principalmente porque uma ao que visa reduzir custos de licenas e elimina os demorados processos administrativos exigidos pela lei de licitaes. Por outro lado, muitas empresas prossionais adotam polticas de comercializao de customizao, ou seja, o pacote implantado com os mdulos solicitados pelo cliente, prtica que torna compensador o custo de aquisio do software comercial. H, ainda, casos em que se opta pela transferncia de tecnologia, isso quando a equipe tcnica de informtica da instituio quer dar continuidade na sustentao e/ ou desenvolvimento do produto.

Essa medida inuencia o custo do projeto e no so todas as empresas que possuem essa poltica de comercializao. Existem aplicativos que so gratuitos para uma instalao monousuria (em um s equipamento), mas quando a necessidade do cliente se modica, como, por exemplo, para disponibilizar o catlogo para consulta na internet, muitas vezes necessrio pagar por essa melhoria. Os softwares comerciais, aps serem implantados, exigem que o cliente contrate servios de manuteno. A relao custobenefcio deve ser analisada, pois, nesse caso, a biblioteca no precisa contar com equipe da rea de Tecnologia da Informao para sustentao do produto. Eventuais problemas so resolvidos pela prpria empresa fornecedora.

atividades destinadas organizao e ao armazenamento do acervo, cando em segundo plano os recursos que facilitam a rotina dos usurios. Deve-se tomar cuidado com esse enfoque, porque muitos produtos conseguem atender certo nvel do projeto, mas quando se pensa nos servios voltados comunidade, podem exigir adaptaes e, ainda, recursos oramentrios no previstos ou adicionais. Com os recursos tecnolgicos disponveis, mesmo que a instalao da biblioteca seja pequena, ou modesta, muito importante que os catlogos estejam disponveis na internet, desde o incio do projeto, para que o usurio j perceba as melhorias nos servios oferecidos. comum as bibliotecas possurem catlogo apenas para os funcionrios. Quando o usurio quer saber o que existe no acervo, ele precisa se dirigir biblioteca, ou seja, para a comunidade, no h nenhuma facilidade.

Pensando nesses aspectos que apresentamos estas recomendaes para nortear a construo do projeto de automao da biblioteca, que podem ser adequadas a qualquer modalidade de aquisio de um software e para qualquer tamanho da biblioteca. O processo de informatizao de uma biblioteca envolve uma srie de tomada de decises anteriores escolha do software. Essas decises no devem se basear em ideologias, modismos e expectativas pessoais, mas, sim, na observao da biblioteca como um todo, no conhecimento de seus usurios e em quais so as reais necessidades, para que a informatizao contribua denitivamente com o cumprimento dos objetivos de uma biblioteca pblica. O projeto de informatizao est intimamente relacionado com a misso da biblioteca pblica, equipamento cultural que tem o usurio como a razo de sua existncia.

Software livre ou comercial?

Um ponto fundamental analisar a sustentao tcnica do produto. Sabe-se que h, na internet, uma srie de produtos livres; porm, software livre no signica necessariamente no ter custos para a biblioteca. A anlise da sustentao de um produto livre fundamental, para evitar que se tenha

Foco no usurio
comum que os projetos de informatizao priorizem as

1.

i n t ro d u o

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2 . o p r o j e to d e

i n fo r m a t i z a o

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2.

o p rojeto d e info r m atiz a o

2.1 Estrutura do Projeto
O projeto deve ser pensado para orientar o processo de aquisio de software para gesto de bibliotecas. Para tanto, so descritos os requisitos funcionais, que so as atividades/rotinas que o software deve contemplar, e os requisitos de qualidade, que esto ligados ao desenvolvimento do sistema, sua potencialidade tcnica. Os requisitos funcionais podem ser divididos em imprescindveis ou opcionais. Os requisitos de qualidade como os protocolos de comunicao, descrio MARC, banco de dados relacional devem ser assegurados como obrigatrios. importante conter: Escopo metas a serem alcanadas, por que e para que a biblioteca precisa ser informatizada, descrevendo o universo da biblioteca, as dimenses de acervo, seus usurios e servios prestados; Sustentao tcnica a partir da escolha do sistema, indicar quais pessoas e/ ou empresa sero os responsveis pelo suporte tcnico e solues de problemas. Treinamento da equipe da biblioteca capacitao dos funcionrios que alimentaro as bases de dados e dos que orientaro os futuros usurios do sistema.

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2.2 Requisitos Funcionais

Os softwares prossionais de biblioteca esto estruturados por mdulos. Para cada rea/atividade da biblioteca, h solues que, integradas, possibilitam a utilizao e a interao no s da equipe tcnica, como, tambm, da comunidade usuria. 2.2.1 Mdulo de catalogao: compreende a catalogao dos materiais das bibliotecas nos diversos suportes Deve permitir a catalogao de qualquer tipo de material bibliogrco, utilizando os padres MARC21 e formatos estabelecidos de acordo com as normas ISO, ABNT, entre outras. Pode-se pensar em duas formas de efetuar a catalogao. A primeira, inserir as informaes item por item, no recomendada, pois demanda um longo tempo na catalogao do acervo. Em diversos sistemas de automao, possvel efetuar a catalogao cooperativa. Isto signica que possvel copiar registros j prontos e disponveis na internet, evitando o retrabalho de catalogar itens que j existem em outras bases de dados. Esse servio pode ser obtido sem custos opcionais em catlogos disponibilizados, por exemplo, pela Biblioteca Nacional (www.bn.br), pelo Portal do Cruesp Bibliotecas (http://bibliotecas-cruesp.usp.br/unibibliweb/), pela Library of Congress (www.loc.gov), entre outros. Por isso, imprescindvel que o aplicativo atenda aos padres bibliogrcos. A catalogao dos peridicos tratada separadamente, no mesmo mdulo, pois, desta maneira, as colees dos ttulos e fascculos caro integradas na circulao. Para cada fascculo ou volume, poder ser atribudo um nmero de cdigo de barras, como nos livros, que permitir o controle para o emprstimo e inventrio. O Quadro 1 apresenta um conjunto de funes que o mdulo de catalogao deve atender.

Quadro 1 - Funes do mdulo de catalogao IT Catalogao Descrio Deve prever uma funcionalidade de catalogao com incluso, excluso e alterao de dados nos registros bibliogrficos. Deve prever, na catalogao, a base de autoridades composta de nomes, autores, assuntos, casa publicadora: a) Relacionamento de bases de autoridades a partir de campo, ou subcampo; b) Registros de autoridades com entradas autorizadas, remissivas Ver e Ver Tambm e notas explicativas em formato Machine Readable Cataloging (MARC); c) Consultas interativas (com remissivas) durante o cadastramento de um registro em thesaurus ou base de autoridades; d) Entrada de dados por digitao local; e) Cpia de catalogao de outras bases em tempo real; f) Incluso de Uniform Resource Locator Localizador Uniforme de Recursos (URL) de texto , imagem e som, em registros de autoridades (campo MARC 856 - recursos eletrnicos); g) Consultas interativas (com remissivas) durante o cadastramento de um registro na base de autoridades;

Catalogao

Catalogao base de autoridades

(continua)

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Quadro 1 - Funes do mdulo de catalogao (continuao)

Quadro 1 - Funes do mdulo de catalogao (continuao)

IT

Catalogao

Descrio h) Gerao de lista de registros cadastrados pela biblioteca por perodo estabelecido para reviso de catalogao. Deve permitir a catalogao a partir de outras bases de dados, em tempo real (importao de registros bibliogrficos respeitando padres especificados no projeto). Deve permitir as seguintes caractersticas especiais para catalogao: a) Integrao entre os dados bibliogrficos e de autoridades; b) Possibilidade de cadastramento fascculo por fascculo nas colees peridicas; c) Compatibilidade dos campos com Cdigo de Catalogao Anglo-Americano AACR2 (at o nvel 2); d) Processamento de materiais esp eciais (inclui o nvel 3 do AACR2); e) Obras raras, de acordo com o Descriptive Cataloging of Rare Books (DCRB);
(continua)

IT

Catalogao

Descrio f) Catalogao analtica: artigo de peridico; g) Incluso de URL, texto, imagem e som em registros bibliogrficos (campo 856 - Recursos Eletrnicos); h) Possibilidade de duplicao de um registro para incluso de novas edies, visando agilizar o processo de catalogao; i) Atualizao de registros bibliogrficos em lote, utilizando padro ISO 2709, ANSI Z39.2; j) Todos os campos e subcampos, em formato MARC, devem estar acessveis para entrada de registro, sem necessidade de habilitao do campo; k) Apresentao, na tela, das tabelas, com

Catalogao a partir de outras bases

Caractersticas especiais para catalogao

cdigos utilizados em campos indicadores (por exemplo: pas, lngua, entre outros).

Exportao de dados do acervo

Deve permitir a exportao de dados do acervo em tempo real por meio do protocolo Z39.50 (SERVER). Deve permitir a impresso das etiquetas de lombada dos materiais catalogados.

Impresso de etiquetas

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Quadro 2 - Funes do mdulo opac (continuao)

2.2.2 Mdulo opac (open public acess catalog) pesquisa pblica: interface de acesso aos usurios interno e externo O mdulo Open Public Acess Catalog (Opac) de pesquisa pblica, com interface de acesso aos usurios interno e externo, deve prever a pesquisa aos materiais bibliogrcos por assunto, autor, ttulo, e demais argumentos de busca bibliogrca. Os formatos dos resultados das pesquisas devem ser variados e, no mnimo, conter trs formatos distintos, previstos neste mdulo: cha, lista e MARC. O Quadro 2 especica as funes que o mdulo Opac deve conter.
Quadro 2 - Funes do mdulo opac IT Opac Descrio

IT

Opac

Descrio

Interface multilnge

Deve apresentar a opo da interface nos idiomas: portugus, ingls e espanhol (portugus obrigatrio). Permitir a navegao entre bases de dados bibliogrficos, a partir da seleo de termos das bases de autoridades: nomes e assuntos.

Navegao entre bases de dados Caractersticas de visualizao

Permitir as seguintes caractersticas de visualizao:

a) Visualizao on-line de campos de registro MARC; b) Visualizao on-line em breve referncia com cones indicando o tipo de material e as informaes completas; c) Visualizao completa, com nome da biblioteca e o nmero de chamada na primeira tela; d) Quantidade de exemplares de cada registro recuperado nas pesquisas; e) Recursos de hiperlink na visualizao dos campos, permitindo navegao entre os registros; f) Associao de URL com registros ligados aos respectivos endereos; g) Indicao da situao do documento pesquisado (emprestado, em restaurao, reservado, disponvel); h) Indicao do peridico consultado (corrente, no corrente, encerrado);
(continua)

O sistema deve permitir: 1 Pesquisa pblica a) O acesso s bases pelos argumentos de pesquisa: autor, ttulo, casa publicadora e assunto; b) Filtros de pesquisa por data, perodo, idiomas, tipos de materiais, nvel bibliogrfico, natureza de contedo, formato, local, publicao; c) A limpeza do formulrio para nova pesquisa; d) A reserva do material a partir da pesquisa pblica; e) Visualizao do cabealho com identificao do termo pesquisado e da quantidade de referncias dos registros encontrados - breve referncia. Deve conter interface especial para usurios com necessidades especiais (viso parcial). Deve conter interface especial com recursos de udio para usurios cegos.
(continua)

Interface especial

Interface especial I

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Quadro 2 - Funes do mdulo opac (continuao)

IT

Opac

Descrio

2.2.3 Mdulo circulao: compreende o controle de circulao dos materiais bibliogrcos O sistema deve possibilitar o controle da circulao de materiais bibliogrcos, como consulta, emprstimo, devoluo, renovao, reserva, cobrana de material no devolvido, suspenso e aplicao de penalidade aos usurios, de acordo com o regimento da biblioteca. Por exemplo, a biblioteca pode optar por aplicar multa, por dia de atraso, ou suspenso, para materiais devolvidos com atraso. (Quadro 3)
Quadro 3 - Funes do mdulo circulao IT Circulao Descrio a) Deve permitir o registro de emprstimo do material 1 Emprstimo para os usurios, considerando a poltica de emprstimo estabelecida para a biblioteca, categorizando o emprstimo em domiciliar, especial, permanente e entre bibliotecas; b) Dentro do emprstimo especial, esto contidos os emprstimos overnight (emprstimo em perodo noturno) e local (emprstimo para consulta). 2 Devoluo Deve permitir o registro da devoluo do material. Deve permitir a reserva do material no balco ou remotamente 3 Reserva (via WEB) por usurios autorizados e considerando a poltica de reservas estabelecida para a biblioteca.

i) Visualizao da quantidade de registros recuperados. 7 Operadores de busca Permitir as seguintes caractersticas especiais para pesquisa: a) Pesquisa com operadores booleanos E, OU e NO; b) Pesquisa por palavras de ttulos, assuntos e nomes encadeadas sem a digitao do operador booleano E; c) Busca por truncamento direita; d) Opo de estender a pesquisa, automaticamente , preservando os elementos iniciais para Google e outras fontes de pesquisas. 8 Salvar resultados de busca Permitir salvar os resultados de buscas para envio por e-mail. Prever estatsticas on-line sobre resultado de pesquisa 9 Estatsticas com abrangncia temporal, terminolgica, autoral, tipo de material, nvel bibliogrfico, idiomas.

(continua)

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Quadro 3 - Funes do mdulo circulao (continuao)

Quadro 3 - Funes do mdulo circulao (continuao)

IT

Circulao

Descrio Deve permitir o registro da renovao do emprstimo,

IT

Circulao

Descrio

a) Estatstica de uso do acervo com indicao de assuntos mais consultados no perodo, e usurios com maior nmero de emprstimo; b) Estatstica quantitativa do acervo em circulao; c) Movimento dirio; d) Materiais mais emprestados; e) Relatrio de materiais com reserva; f) Relatrios de multas por atraso, em ordem alfabtica, ou nmero de registro do usurio e a multa devida; g) Relatrios de suspenso por atraso, em ordem alfabtica, ou nmero de registro do usurio e a suspenso devida; h) Relatrio de obras emprestadas por usurio, por perodo e por biblioteca; i) Relatrio por categoria de usurio ou ordem alfabtica ou ordem de matrcula.

Renovao de emprstimo

no balco, ou remoto, considerando a poltica de emprstimo estabelecida para a biblioteca.

E-mail automtico emprstimo E-mail automtico devoluo

Deve enviar e-mail automtico ao usurio, quando da operao do emprstimo , substituindo a impresso do comprovante. Deve enviar e-mail automtico para o usurio, quando do registro da devoluo. Deve prever o cadastramento dos usurios, com senha para validao, nas operaes de emprstimo.

Cadastramento de usurios

E-mail de cadastramento de senha E-mail de cobrana de devoluo

a) Deve enviar e-mail para os usurios informando a senha. b) Deve permitir a alterao de senhas pelo usurio. Deve enviar e-mail para os usurios em atraso (com pendncia de devoluo de material).

10

E-mail de reserva disponvel

Deve enviar e-mail ao usurio sobre reservas disponveis.

11

Carta de cobrana

Deve emitir carta de cobrana para os usurios com atraso na devoluo do material. Deve prever uma consulta do histrico do usurio contendo a movimentao, as suspenses e a aplicao de multas. Deve prever os seguintes relatrios:
(continua)

14

Extrato de movimentao de materiais

Deve permitir a consulta do extrato de movimentao de materiais.

12

Consulta ao histrico do usurio Relatrios de circulao

Deve permitir o cadastramento de poltica de emprstimo, 15 Poltica de emprstimo por biblioteca, tipo de material, categoria de usurio, considerando o calendrio de atendimento da biblioteca.

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(continua)

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Quadro 3 - Funes do mdulo circulao (continuao)

IT

Circulao

Descrio

2.2.4 Mdulo aquisio e inventrio: compreende a possibilidade de registro de sugestes de compras e rotinas para inventariar o acervo

Deve permitir o cadastramento de poltica de reserva, 16 Poltica de reserva por biblioteca, tipo de material, categoria de usurio, considerando o calendrio de atendimento da biblioteca. Deve permitir o cadastramento de poltica de multas por atraso de 17 Poltica de multas entrega de material por biblioteca, tipo de material, categoria de usurio, considerando o calendrio de atendimento da biblioteca. Deve permitir o cadastramento de polticas de suspenso do 18 Poltica de suspenso usurio por biblioteca, tipo de material, categoria de usurio, considerando o calendrio de atendimento da biblioteca. Calendrio de funcionamento da biblioteca Deve conter calendrio de funcionamento das bibliotecas para clculo de multas / suspenso por atraso. Deve armazenar o histrico do usurio sobre emprstimos, suspenso e atrasos. Deve permitir a funcionalidade de suspenso do usurio, considerando as polticas de suspenso estabelecidas para a biblioteca. Deve permitir o cadastramento de calendrio de atendimento, por biblioteca. Deve prever o registro de emprstimo entre bibliotecas. Deve prever consultas de materiais por situao. Por exemplo, disponvel, reservado, emprestado, em restaurao, entre outros. Deve permitir a consulta on-line da movimentao de emprstimos de determinada obra, por perodo. O resultado da consulta deve apontar os usurios que tomaram emprestada a obra, com a data de emprstimo.

O sistema deve permitir o registro de sugestes de compra de materiais bibliogrcos e possibilitar a emisso de arquivos em formatos como .xls e relatrios impressos para apoiar a elaborao de requisio de compras. Deve permitir, tambm, o controle para inventrio dos materiais. (Quadro 4)
Quadro 4 - Funes do mdulo de aquisio e inventrio IT Aquisio e Inventrio Relatrios de aquisio / inventrio 2 Sugesto de compras Descrio

Deve prever os seguintes relatrios de aquisio/inventrio: a) Obras adquiridas, por perodo; b) Relatrio dos exemplares desaparecidos (inventrio); c) Relatrio financeiro. Deve permitir: a) O registro de sugesto de compra de material bibliogrfico; b) A edio das informaes das sugestes de compras (fornecedor, data prevista de entrega, entre outros); c) A priorizao das sugestes de compras e

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Histrico do usurio

21

Suspenso de usurio

22

Calendrio de atendimento

23

Emprstimo entre bibliotecas Consulta de materiais por situao

possibilitar que a sugesto possa ser rejeitada ou reprogramada para outra oportunidade.

24

(continua)

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Consulta de histrico de emprstimo da obra

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Quadro 4 - Funes do mdulo de aquisio e inventrio (continuao)

IT

Aquisio e Inventrio

Descrio Deve prever a funcionalidade de inventrio do acervo

2.2.5 Disseminao seletiva: o sistema avisar os usurios cadastrados sobre as novas incorporaes no acervo da biblioteca O sistema deve possibilitar o cadastro de pers pelos usurios para fornecer informao automtica da base de dados. Por exemplo, um usurio interessado em determinado autor, pode cadastrar seu perl, e quando a biblioteca processar material daquele autor, o usurio receber aviso em seu e-mail sobre a disponibilidade do material na biblioteca. (Quadro 5)
Quadro 5 - Funes do mdulo disseminao seletiva IT Disseminao Seletiva Descrio

Inventrio do acervo

por meio de coleta automtica (chip ou cdigo de barras), importando dados de coletor externo. Deve permitir a pr-catalogao para fins de registro de tombo, a partir dos dados da sugesto de compras cadastradas. Deve permitir a consulta ao acompanhamento das sugestes de compras. Deve permitir a insero de dados patrimoniais, como o tipo de aquisio, os custos, a procedncia.

Pr-catalogao

Acompanhar a situao das sugestes de compras

Dados patrimoniais

Disseminao seletiva

a) Deve avisar o pblico interessado, por e-mail, quando da chegada de um material para os perfis cadastrados pelos usurios. b) Deve permitir que o usurio possa cadastrar perfis de seu interesse para receber informaes sobre novas aquisies, com possibilidade de definir o perodo de recebimento.

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2.2.6 Relatrios gerenciais O sistema deve prever relatrios gerenciais por mdulos, de modo a apoiar as decises da biblioteca. Deve incluir mecanismos de sada para que a biblioteca personalize relatrios.(Quadro 6)
Quadro 6 - Funes do mdulo relatrios gerenciais IT Relatrios Gerenciais Descrio

2.3 Requisitos de Qualidade Expressam como o sistema far o que foi denido pelos requisitos funcionais, apontando os itens necessrios e a sua abrangncia, para indicar a operacionalizao que o software deve satisfazer. (Quadro 7) Esses requisitos so importantes para definir a qualidade do aplicativo, a tecnologia em que est baseada, como o armazenamento dos dados (formato e banco de dados) e os protocolos de comunicao. Esses aspectos afetam a qualidade do produto, a possibilidade de comunicao e a inter-relao com outras bases de dados internas ou externas biblioteca. Por exemplo, alguns aplicativos permitem que sejam tratados itens bibliogrcos, museolgicos e documentao arquivstica.
Quadro 7 Requisitos de qualidade IT Requisitos de Qualidade Descrio

Relatrios gerenciais

Devem conter: a) Estatsticas on-line de consultas especficas, por unidade, por tipo de material/documento, ano de publicao; b) Relatrio pelos campos: autor, ttulo, assunto, pas,

nacionalidade, editora, ano de publicao, local de publicao, nome/senha do catalogador, data do cadastro, data da alterao, tipo do material, idioma, nvel bibliogrfico; c) Relatrios estatsticos de produtividade sobre as operaes de catalogao e circulao. Deve disponibilizar o acesso on-line a informaes

Banco de dados

O banco de dados deve ser relacional (Oracle, SQL Server, Mysql, entre outros). O formato de descrio bibliogrfica e de autoridades deve seguir o padro MARC21. Deve possuir implementao do Protocolo Z39.50, nas modalidades cliente e servidor. Deve suportar a norma ISO2709 (Z39.2), para

MARC21

Estatsticas

estatsticas de nmero de acesso, por faixas de horrio, dia da semana, dia do ms, ms do ano, domnios. 3 Z39.50

ISO 2709 (Z39.2)

intercmbio de dados estruturados de um sistema para outro ou de uma base de dados para outra.
(continua)

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Secretaria da Cultura

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Quadro 7 Requisitos de qualidade (continuao)

IT

Requisitos de Qualidade

Descrio

XML

Deve suportar o padro XML para troca de informaes Deve ter interface WEB para os mdulos de pesquisa

WEB based

pblica, circulao (renovao e reserva), sugestes de aquisio, Disseminao Seletiva da Informao (DSI). Deve possuir interface windows, para o mdulo

Interface cliente windows

catalogao, e operaes de emprstimo e devoluo, no mdulo de circulao. Deve permitir o uso de help em todos os campos e em todas as possibilidades de pesquisa. Deve contemplar o formato ABNT 6023

Help de campos

Formato ABNT 6023

para exibio de resultados de busca, com possibilidade de adoo de outras normas. Toda a atualizao da base de dados relativa s operaes do sistema (catalogao, emprstimo, devolues, cadastramentos de polticas, usurios e outros) devem ser on-line.

3. a c e i te d o p r o d u to
Se no estiverem envolvidas outras atividades, como migrao de dados, ou converso de registros, o contrato de aquisio pode prever simulaes com o cliente para testar as funcionalidades do sistema. Geralmente, o produto instalado integralmente, com todos os mdulos. Assim, recomenda-se testar o aplicativo no ambiente denitivo, ou seja, instalado no equipamento que vai abrigar o software. Quando h migrao ou converso de dados, o aceite ou a homologao torna-se uma tarefa mais complexa.

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Atualizao da base de dados

Um ponto a ser destacado se a biblioteca possui base com registros em outro sistema. Neste caso, recomenda-se contratar, no projeto, a migrao dessa base para a nova, no formato MARC 21.

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4. c o n s i d e r a e s f i n a i s
Encontra-se, na literatura, uma srie de documentos que tratam do tema automao e/ou informatizao de bibliotecas e sistemas de informao. Alguns exemplos esto listados ao nal, em Sugestes de Leitura. Este trabalho no pretende esgotar a discusso, mas servir de base para a elaborao de projetos de automao e apoio na seleo de produtos. Temos percebido o movimento de organizaes/ bibliotecas em busca de solues para informatizar as bibliotecas. importante destacar que est sendo prtica a aquisio de produtos, por meio de editais de licitao, tendncia que estimula o mercado nacional. As bibliotecas necessitam trabalhar em redes cooperativas, para ampliar seus servios aos usurios. A tecnologia de informao, se bem aplicada, permitir a integrao de catlogos de bibliotecas e a criao de grupos locais, regionais, nacionais ou internacionais. Solues que adotam padres viabilizam essa reunio e permitem a criao de portais . Conhecer boas prticas de outras bibliotecas uma estratgia que auxilia na elaborao do projeto. Outro ponto importante a cooperao entre as equipes das bibliotecas e os responsveis pela rea de Tecnologia de Informao (TI) das prefeituras, criando um time para buscar as melhores solues.

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SUgestes de LeitUra
CORTE, A. R.; ALMEIDA, I. M. (Coord.) Avaliao de softwares para bibliotecas. So Paulo: Plis/ APB, 2000. 108 p. CORTE, A.R. et al. Automao de bibliotecas e centros de documentao: o processo de avaliao e seleo de softwares. Cincia da Informao, Braslia, v. 28, n. 3, p. 241-256, set./dez. 1999. Disponvel em: <http://www.scielo.br/pdf/ci/v28n3/v28n3a2.pdf>. Acesso em: 17 maio 2008. FILGUEIRAS, E. Q.; WANDERLEY NETO, O. C. Manuteno de software & software livre: reexes. E-Revista Facitec, v. 1, n. 1, art.5, mar. 2007. Disponvel em: <http://www.facitec.br/seer/ojs/viewarticle.php?id=25&layout=html>. Acesso em: 3 jun. 2008. LIMA, G. A. B. Softwares para automao de bibliotecas e centros de documentao na literatura brasileira at 1998. Cincia da Informao, Braslia, v. 28, n. 3, p. 310-321, set./dez. 1999. Disponvel em: <http://www.scielo.br/pdf/ci/v28n3/v28n3a9.pdf>. Acesso em: 14 jun. 2008. MILLER, P. Z39.50 for all. Ariadne, v. 21, sept. 1999. Disponvel em: <http://www.ariadne.ac.uk/ issue21/z3950>. Acesso em: 14 jun. 2008. SANTOS, G. C.; RIBEIRO, C. M. Acrnimos, siglas e termos tcnicos: arquivstica, biblioteconomia, documentao e informtica. Campinas: Plis, 2003. 277 p. UNDERSTANDING MARC Bibliographic: Machine-Readable Cataloging. Library of Congress. Disponvel em: <http://www.loc.gov/marc/umb>. Acesso em: 14 jun. 2008.

GLOSSRIO
ABNT 6023
Regras para a elaborao das referncias bibliogrcas.

Cliente Client
Qualquer computador que acesse e utilize os recursos de um servidor, seja em uma rede local ou na Internet. Programa processando uma solicitao em um computador, o qual requisita servios de outro computador remoto (servidor).

ISO 2709 (Z39.2) Formato de intercmbio de dados

um formato padro de comunicao para registros bibliogrcos, utilizados para intercmbio de registros em meio magntico de um sistema para outro. O formato MARC ISO-2709 torna possvel a transferncia de um item bibliogrco de um sistema ou banco de dados para outro, sem perda de informaes, fazendo com que os dados sejam independentes de software e hardware, tornando os registros bibliogrcos portveis entre sistemas.

MARC21 Machine readable cataloging

Formato de descrio bibliogrca desenvolvida pela Library of Congress, em 1965, com o piloto MARC I, com o objetivo de produzir dados catalogrcos em formato legvel por mquina. O formato MARC21 teve nalizada a sua estruturao, em 2000, prev pargrafos, que se aplicam a todos os tipos de material, incluindo gravao sonora, programas de computador, mapas e outros itens no-convencionais.

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Servidor Server
Computador central, em uma rede, responsvel pela administrao e fornecimento de programas e informaes aos demais computadores a ele conectados. O mesmo que host. Programa (computador) que prov servios (arquivos ou acesso a bases de dados) quando requisitado remotamente por um computador cliente.

XML eXtensible Markup Language Linguagem de formatao extensvel

Verso reduzida da Standard Generalized Markup Language (SGML) que permite a criao de tags personalizadas, de modo a facilitar a organizao e a apresentao das informaes contidas numa pgina da WEB. Linguagem da WEB para intercmbio de dados, estruturados e independentes dos aplicativos utilizados, suporta todas as funcionalidades mais difundidas do padro SGML (Standard Generalized Markup Language Linguagem de Formatao Padro), permitindo nmero ilimitado de tags, cada uma delas indicativa do signicado individual.

Z39.50 Protocolo de comunicao

Protocolo de padro internacional, desenvolvido pela National Information Standards Organization (NISO), que dene um nvel de aplicao pelo qual um computador pode fazer perguntas a outro computador e transferir resultados dos registros, usando formato cannico. Protocolo de comunicao entre computadores desenhados para permitir pesquisa e recuperao de informao documentos com textos completos, dados bibliogrcos, imagens, multimeios em redes de computadores distribudos. Baseado em arquitetura cliente/servidor e operando sobre a rede Internet.

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apoio

re a liz a o

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