Intézz El Mindent

.
,,,
/
ntezz e
min ent!
A stresszmentes
eredmnyessg
// /
muveszete
f _s 0 o g g 2 _A : ~ -
David Allen
1
i
\
i
i
A fordts alapjul szolgl eredeti kiads:
David Allen: Getting Things Done
- The Art of Stress-Free Productivity
Fordtotta: Frank Benedek
Szakmailag lektorlta: Sallay Katalin
ISBN 963 944 7 59 5
Copyright 2001 David Allen
Published by arrangement with Viking,
a division of Penguin Group (USA), Inc.
All rights reserved
Hungarian translation 2004 Frank Benedek
Minden jog fenntartva, belertve a sokszorosts,
a nyilvnos a rdi- s tvads jogt,
az egyes fejezetekre is.
Kiadja: Bagolyvr Knyvkiad
kiad: a Bagolyvr Kft. igazgatja
Budapest, 2005
Kathynek, aki letem s munkm fantasztikus partnere
1402 - XIV.Bosnyk u.1A
650 A 43 FS00188421
ALLEN, DAVID
INTZZ EL MINDENT! : AST
111111111111111111111111
1 210002 435383
J
:
l
Tartalomjegyzk
Ksznetnyilvnts
Kszntelek az Intzz el mindent! vilgban!
9
1 1
1. rsz A TENNIVALK ELINTZSNEK 17
1. Egy j mdszer az j valsg szmra 19
2. Vedd kzbe leted irnytst: a munkafolyamat t
elsajttsa 44
3. Hogyan tedd grdlkenny projekjeidet:
a projekttervezs t fzisa 77
II. rsz STRESSZMENTES PRODUKTIVITS A
GYAKORLATBAN 109
4. Elinduls: az a tr s az eszkzk megteremtse 111
5. dolgaid" sszeterelse 133
6. Feldolgozs: rtse 149
7. Rendszerezs: a kosarak ltrehozsa 169

8. Attekints: rendszered m'kd"kpessgnek biztostsa 215
9. Cselekvs: a legmegfelelbb tennivalk kivlasztsa 226
10. A projektek kordban tartsa 248
III. rsz A LEGFONTOSABB ALAPELVEK
BETARTSNAK EREDMNYE 261
11. A szoksnak eredmnye 263
12. A tennival" eldntsnek eredmnye 275
13. A clorientltsg eredmnye 290
Konklzi 298
.rW'iieli 'wm""".._._ ___ . ____ _

Elismersek a
Az vad legjobb olvasmnya a 1nunkval s az lettel kap-
csolatos jtancsokrl . . . kedvencem az let-szervezsben az
Intzz el mindent! ... abban nyjt segtsget, hogy j ment-
lis kpessgekkel vrtezzk fel magunkat a szmos feladatot
rnk zdt, tlterhelt vilgban. "
- Sue Shellenbarger, The Wall Street Joumal
A kzelmltban rszt vettem Davidnek a szervezettsggel fog-
lalkoz egyik szeminriumn, s miutn lttam, hogyan dolgo-
zik, csak remlni tudom, hogy egyre tbb ember szemt sike-
rl majd kinyitnia. "
- Stewart Alsop, Fortune
Allen filozofls helyett leereszkedik a fldre, s
elmondja az apr rszleteit. Sznj r egy per-
cet, hogy err1
- Mark Henricks, Entrepreneur
David Allen produktivitsi alapelvei nagy eszmkben gyke-
redznek. . . s mgis rendkvl praktikusak."
- Keith H. Hammonds, Fast Company
David A/len jfajta megvilgtsba helyezi a clok erejt, a
relaxci termszett, s tmutatsok-
kal segt letnket rncba szedni. Nagy tapasztalatt, szem-
lyes trtneteit, valamint gyors s szrakoztat sa-
jt receptjeit osztja meg velnk."
- Frances Hesselbein, igazgattancsi elnk,
The Drucker Foundation
Brki, aki ezt a knyvet olvasta, a benne foglalt tudst s
gyakorlati mdszereket azonnali eredmnyessggel tudja al-
kalmazni sajt letben. "
- Stephen p. Magee, az zleti s gazdasgi tanszk professzora,
University of Texas, Austin
L
Igazi szkeptikus vagyok minden szemlyes menedzsmentet ja-
vt tmakrben, de be kell vallanom, hogy David programja
tnyleg
- Joline Godfrey, az Independent Means, Inc. igazgatja s az
Our Wildest Dreams knyv
,,Az Intzz el mindent! hihetetlenl praktikus folyamatot r le,
amely segtsget nyjt az elfoglalt embereknek ahhoz, hogy is-
mt kzbe vegyk sajt letket. Segt abban, hogy sikeresek

legyenek. Es ami mg fontosabb, egy boldogabb let
gt knlja."
- Marshall Goldsmith, a The Leader of the Future s a
Coaching for Leadership
FIGYELEM: Az Intzz el mindent! elolvassa rtalmas lehet
rgi halogatsi szoksaidra. David Allen mdszere
s intuitv. Rendszerekkel, eszkzkkel s trkkk-
kel lt el bennnket ahhoz, hogy komoly eredmnyeket rhes-
snk el."
- Carola Endicott, a Quality Resources, New England Medical
Center igazgatja
Ksznetnyi Ivn ts
Az vek sorn szmos mentor, partner, kollga, alkalmazott s
bart segtett nekem abban, hogy megrtsem s kif ejleszthes-
sem az ebben a knyvben alapelveket. Szemlyes s
szakmai kulcsszerepet jtszott George Mayer,
Michael Bookbinder, Ted Drake, Dean Acheson s Russell Bis-
hop. A maguk mdjn nagyon sokat segtettek abban, hogy ki-
forrt munkval llhassak Ron Medved, Sally McGhee, Les-
lie Boyer, Tom Boyer, Pam Tarrantine s Kelly Forrister is.
Ezen kvl gyfelek s szeminriumi hallgatk tzezrei se-
gtettek visszaigazolni s finomtani ezeket a modelleket. Kln
ksznettel tartozom azoknak a stratgknak,
akik idejekorn felismertk a most kzreadott anyag
gt vllalati kultrjuk talaktsban, s akik adtak
nekem arra, hogy ezt megtegyem: Michael Winston, Ben Can-
non, Susan V alaskovic, Patricia Carlyle, Manny Berger, Carola
Endicott, Klara Sztucinski s Elliott Kellman. Shar Kanan s
Andra Carasso adminisztratv s morlis segtsge felbecslhe-
tetlen rtkkel br a szmomra.
A knyv nem jhetett volna ltre ebben a formjban Tom
Hagan, John s Laura McBride, Steve Lewers, Doe Coover,
Greg Stikeleather, Steve Shull s Marian Batemen egyedlll
energija s klnleges megltsai nlkl. Hatalmas rdemei
vannak Janet Goldstein-nek, aki fantasztikus
- s trelmes - oktatknt vezetett be a knyvrs
szetbe.
Vgl, de nem utolssorban hls ksznetemet szeretnn1
kifejezni lelki mentoromnak, J-R-nak, aki fantasztikus
9
-$' '
10
volt, mindig emlkeztetve engem valdi prioritsaimra; nagy-
s z r felesgemnek, Kathrynnek, bizalmrt, szeretetrt, ke-
mny munkjrt, valamint mindazon szpsgekrt, amelyeket
az letembe hozott.
Kszntelek az INTZZ EL
MINDENT! vilgban!
dvzllek az aranybnyban, ahol bepillantst nyerhetsz sz-
mos olyan stratgiba, amelyek arrl szlnak, hogyan lehetsz
energikusabb s pihentebb, illetve hogyan rhetsz el sokkal tb-
bet, sokkal kisebb erbedobssal. Ha te is hozzm hasonlan
mK:dsz", akkor nemcsak elintzni szeretnd (s jl elintzni)
hanem ekzben letedet is lvezni akarod - br
rrtindez egyre kevsb lehetsges, vagy egyenesen lehetetlen, ha
tl kemnyen kell dolgoznod. Ez azonban nem
egy vagy-ez-vagy-az tpus vlaszts. Lehetsges valamit hat-
konyan elvgezni, mikzben jl rzed magad a munka minden-
napi vilgban.
Vlemnyem szerint a hatkonysg j dolog. Amit teszel,
az lehet fontos, rdekes vagy hasznos; de az is lehet, hogy nem
az, mgis mindenkppen el kell vgezned. Az esetben sze-
retnd, ha a befektetett s energia maxi-
mlisan megtrlne. A msodik esetben vi-
szont szeretnl minl elbb tovbblpni, le-
het1eg elvarratlan szlak htrahagysa nl-
kl.
Bnnit is teszel ppen, valszn1eg
szeretnd azt minl lazbban venni, bzva ab-
ban, hogy aktulis tevkenysged pontosan
az, amit abban a pillanatban valban tenned
kellene: srzs a kollgkkal a munkanap
vgn; pillants blcsben alv gyermekedre
az jszaka kzepn; vlasz egy
11
Nagy embereink egyik
titka minden bizony-
nyal az a md, ahogy
elmjket pihentetni
tudjk, s annak ere-
je, ahogy kpesek ki-
engedni a fejkho7
minden gondot s ag-
godalmat.
- J.A. Hatfield
kapitny
e-mailre; vagy egy pr informlis perc eltltse a potencilis
gyfllel a megbeszls - ezek mind olyan tevkenys-
gek, amelyeket akkor s ott meg kell tenned.
Knyvem megrsnak clja ppen az volt, hogy megtant-
sam neked, miknt lehetsz maximlisan hatkony s nyugodt ott
s akkor, amikor arra szksged van, vagy ppen azt szeretnd.
Hozzd hasonlan, n is hossz ideje keresem a vlaszt
azokra a krdsekre, hogy mit, mikor s hogyan csinljak. Mi-
vel tbb; mint hsz ve dolgozom azon, hogy szemlyes s
szervezeti hatkonysgot mdszereimet kifejlesszem, il-
letve alkalmazzam, s mellette hossz vek ta foglalkozom a
szemlyes terletnek tanulmnyozsval is, bizton l-
lthatom, hogy egyetlen, mindig s mindenre rvnyes vlasz a
fenti krdsekre nem ltezik. Nincs az a szoftver program, sze-
minrium, menedzsernaptr, vagy szemlyes kldetst
llts, amely tehetn munkanapodat, vagy dnt-

seket hozhatna helyetted napjaid, heteid vagy leted sorn. Es
mi tbb, amint rjssz, hogy egy bizonyos szinten miknt lehet-
nl eredn1nyesebb, s hozhatnl knnyebben dntseket, mris
egy szinten tallod magad, ms
sekkel, j kihvsok el lltva magadat. Ezen a szinten azonban
mr nem az szint mdszerei.
Ha nem is ltezik egyetlen olyan mdszer, amellyel sze-
mlyes szervezettsgnket s hatkonysgunkat tkletesthet-
nnk, mgis vannak olyan eszkzk, amelyekkel segthetnk
magunknak. Ahogy az vek mlsval egyre rettebb vltam,
gy leltem r azokra az egyre mlyebb, fontosabb s
sebb dolgokra, amelyeknek figyelmet kellett szentelnem, s
amelyekre sszpontostottam a tovbbiakban. Olyan
mdszerekre bukkantam, amelyek nagymrtkben segtenek,
hogy proaktv mdon, konstruktvan kzdjnk meg a mai vilg
realitsaival.
A most olyan adok kzre,
amely tbb mint kt vtized rdemleges felfedezseit leli fel a
szemlyes produktivits tmakrben - olyan tmutatt,
.......

s
Kszntelek az INTZZ EL MINDENT! vilgban!
13
amely segt maximalizlni az outputot az input minimalizlsa
mellett egy olyan vilgban, amelyben a munka egyre nagyobb
s egyre sokrtbb. Sok ezer rt tltttem gyfele-
immel, az rasztaluk mgtti lvszrokban" konzultlva,
hogy kzsen feldolgozzuk s rendszerezzk munkjukat. Az
ltalam felfedezett mdszerek rendkvl hatkonynak bizonyul-
tak minden tpus szervezetben, minden munkakri szinten s
kultrban, mg az iskolkban s az otthonokban is. A vilg
legkpzettebb s leginkbb hatkonyan
egsz sorval hsz ven keresztl folytatott konzultciim s
trningjeim tapasztalatai alapjn tudom, hogy vilgszerte hatal-
mas igny van az ilyen mdszerekre.
A alapelvrsknt szeretnnek kmletlen

vgrehajtkat" kinevelni nmagukbl s munkatrsaikbl. Ok is
tudjk, s n is tudom, hogy a vgn mg mindig ott
tornyosulnak a megvlaszolatlan telefonzenetek s e-mailek, a
delegland feladatok, a megbeszlsek s beszlgetsek feldol-
gozatlan tmi, illetve azok az elintzetlen dolgok, amelyekrt
szemlyesen feleinek. Az zleti vilg ezen emberei kzl sok
azrt sikeres, mert az ltaluk megoldott krzisek, illetve azok a
amelyekkel lnek, nagyobbak, mint a problmk,
amelyeknek teret engednek sajt irodjukban s aktatskikban.
A mai let s az zleti vilg tempja azonban
ezt az egyenletet.
Egyrszt szksg van olyan bevlt eszkzkre, amelyek
stratgiai, illetve taktikai szempontbl is segtenek az emberek-
nek energiikat fkuszlni anlkl, hogy brmi fontos infonn-
ci a sllyesztbe" kerlne. Msrszt olyan munkakrnyezet
kialaktsra s olyan kszsgek elsajttsra van szksg,
amelyek megvjk a legrtkesebb embereinket a stressz miatti
totlis Pozitv munkamdszereket kell kialaktanunk,
amelyek segtsgvel nemcsak odavonzzuk, de meg is tartjuk a
legjobb s a legtehetsgesebb embereket.
Tisztban vagyunk vele, hogy ezekre a munkamdszerekre
nagy szksg van a szervezeteknl. Az iskolkban is nagy a hi-
.. \
14
ny e tren, ahol gyermekeinket mg mindig nem tantottk
meg az informcik feldolgozsnak hatkony mdjra, az
eredmnyekre val fkuszlsra, vagy arra, hogy mit kellene
ezek elrshez tennik. Szksgnk van tovbb ezekre a md-
szerekre magnemberknt is, hogy kpesek legynk kihasznlni
az add s hogy folyamatos, mdon
tovbbi rtkeket adhassunk a bennnket vilgnak.
Az ltalam most kzreadott alapelvek nagysze-
s hatkonysgt gy rezheted meg a legjobban, ha sa-
jt lmnyknt, vals valdi helyzetekben, a valdi vi-
lgodban led t azokat. A knyvnek ezt a dinamikus munkafo-
lyamat-menedzsment ler s szemlyes produktivitst
tmutat funkcijt persze lpsr1 lpsre haladva kll betlte-
nie. Igyekeztem gy rendszerezni elveimet, hogy egyszerre lt-
hasd az inspirl sszkpet, ugyanakkor tkzben kap-
hass az azonnal is.
A knyvet hrom rszre osztottam. Az rszben ismer-
tetem a mdszer lnyegt, a rendszer egsznek rvid ttekint-
svel, mikzben felvzolom, hogy mindez olyan egyedi s
Az mdszert magt a legtmrebb for-
mban mutatom be. A msodik rszben elmagyarzom, miknt
alkalmazhatod a rendszert. Ez a te szemlyes trninged, amely
lpsre kalauzol, kitrve a modellek rszle-
teire is. A harmadik rszben mg mlyebbre sok, elmagyarz-
va az apr rszletekben finomsgokat. Megrtheted, hogy
elveim s mdszereim alkalmazsval miknt rhetsz el komoly
eredmnyeket munkdban s leted egyb terletein egyarnt.
Szeretnm, ha te is csatlakoznl hozzm. Arra krlek,
hogy prbld ki az itt lertakat, prbld meg fellmlni!
Azt szeretnm, hogy magad jjj r arra, hogy amit n itt grek,
az nemcsak lehetsges, de szmodra is folyamatosan megval-
sthat. Minden, amit itt javasolok, roppant kivite-
Semmilyen j kszsget nem ignyel a Pon-
tosan tudod mr, hogy miknt fkuszlj, hogyan jegyezz le dol-
-
Kszntelek az INTZZ EL MINDENT! vilgban! 15

gokat, miknt hozz dntseket az clokrl s tenniva-
lkrl, illetve hogy hogyan kell altematvidat ttekintened s
dntened a R fogsz dbbenni, hogy szmos
eddigi - sztnsen kialakult - szoksod teljesen helynval.
Olyan eszkzket bocstok rendelkezsedre, amelyekkel mr
szoksaidat a hatkonysg jabb, magasabb szintjre
emelheted. Arra sztnzlek, hogy mindezt konvertld egy
olyan jfajta magatartss, amely mindenkit csodlatra ksztet.
Knyvemben gyakran hivatkoztam az ebben a tmakrben
tartott konzultciimra s szeminriumaimra. Menedzsment
tancsadknt" dolgoztam az utbbi kt vtizedben - egyedl,
illetve szakcsoportok tagjaknt. Munkmat a szem-
lyes hatkonysgot konzultcik jelentettk, valamint az
/
itt bemutatott mdszereken alapul szeminriumok vezetse. En
s kollgim tbb mint ezer zletemberrel konzultltunk, sze-
minriumainkon tbb szzezer szakember vett rszt, s nyilv-
nos szma is tbb szzra Ez jelenti azt az
alapot s htteret, amelyb1 tapasztalataimat s pldimat mer-
tettem.
Az ltalam grtek valsgnak altmasztst
fogalmazta meg egyik kliensem: Amikor megszoksbl kezd-
tem el hasznlni a program ltal javasolt mdszereket, megme-
nekltem a kosztl ... de amikor valdi hittel alkalmaztam
azokat, megvltozott az letem. Az itt lertak egyrszt nap mint
nap jelentenek az n. illetve az adott munkanap
krzis-krdseknek szmt gyeink megoldsban, msrszt el-
lenszerknt szolglnak arra a bizonytalansgrzetre, amelyet az
emberek napi szinten nmaguknak teremtenek."
1. rsz
A tennivalk elintzsnek
m v s z t
mtrlftif n
.. . ~ .
ad
1.
Egy j mdszer
az j valsg szmra
Igenis lehetsges az, hogy valaki nagy leterheltsg mellett is
produktvan, tiszta fejjel, s a nyugodt nkontrolJ pozitv rz-
svel lhessen. dolog gy lni s dolgozni, hogy az
ember magas szinten eredmnyes s hatkony. Ezt a kritikus
stlust manapsg egyre inkbb el is vrjk a sikeres
s jl szakemberekt1. Azt mr tudod, milyen nagy
szksg van a nagy teljestmnyek elrshez arra, hogy min-
dent elintzz. Msokhoz hasonlan azonban neked is arra van
szksged, hogy jobb idbeosztssal, teljessgre trekedve s
mdszeresen lsd el feladataidat, mert csak gy tudhatsz fljk
kerekedni, ahelyett, hogy maguk al temetnnek. Habr ezek a
mdszerek s technikk, amelyeket ebben a knyvben lerok,
roppant gyakorlatiasak s a jzan szen alapulnak, mgis sok
embernek meg kell vltoztatnia a munkaszoksait
ahhoz, hogy ezeket a 1ndszereket alkalmazni tudja.
Mr a kisebb vltozsok is vl-
Az aggdst a kont-
tozst hozhatnak abban, hogy hogyan kzel-
roll, a szervezs, a fel-
ted meg napi munkd kulcsfontossg terle- kszls s a cselek-
teit. gyfeleim kzl tbben is gy reztk, vs hinya okoua.
hogy ez a bizonyos szemlletvltozs egsz - David Kekich
letkre kihatott.
A most bemutatott mdszereknek kt clja van:
( 1) rendszerbe rakni mindazt, amit el kell intzned - most vagy
ksbb, legyen akr valami nagy vagy apr dologrl
sz - logikus, megbzhat mdon, gy, hogy ne a fejedben
kelljen elraktroznod a dolgokat, mg csak gondolnod setn
19
20
(2) arra, hogy minden input-
tal kapcsolatban azonnal dontest hozz, hogy amint belpnek
letedbe, legyen ksz terved, a velk kapcsolatos l-
psre, amelyet aztn alkalmazni, illetve mdostani tudsz br-
mely pillanatban.
Ez a knyv bevlt mdszert ismertet ennek a nagyteljest-
munkafolyamat-menedzselsnek a megoldsra. A vg-
rehajtst j eszkzk, tippek, technikk s trkkk kzreads-
val segti. Ltni fogod, hogy ezeket az alapelveket s mdsze-
reket azonnal felhasznlhatod szemlyes s szakmai leted va-
lamennyi tenni valjval kapcsolatban.* A lertakat beptheted
a munkdba, de az is lehetsges, hogy csupn irnyelvknt al-
kalmazod, ha jobb kontrolllsi mdszert keresel, amikor ennek
rzed majd szksgt.
A problma: j kvetelmnyek, elgtelen

Szinte mindenki, akivel mostanban tallkozom, gy rzi,
hogy tl sok mindennel kell foglalkoznia, s nincs ideje, hogy
mindennel vgezzen. Egyetlen ht lefolysa alatt konzultltam
egy hatalmas pnzgyi vllalatnl dolgoz partnerem-
mel, s aki azon aggdott, hogy a most megkapott nagyobb ve-
krrel csaldi elktelezettsgeit mr vgkpp
alig tudja vllalni, valamint egy emberi
aki prbl rr lenni az elraszt napi 150-nl is tbb e-mai-
len, mivel egy ven bell szinte meg kell duplznia a jelenleg
* gy gondolom, a munka" legltalnosabb rtelmezse
mit jelenthet, amit tenni akarok, vagy amit tennem kell) klonb?,z
1
an ma n-
kznapi fogalmtl. Sok ember les hatrvonalat hz a munka
., valy a
let" kztt, n azonban ezt nem teszem: szmomra a kert gyom sa a ..z
" k.. yvrs vae"'
mdostsa ppen annyira munka , nunc a on . ._.Jer s
konzultci. E knyvben szcrepl6 valamennyi hat-
technika a teljes let/munka spektrumban alkalmazhat - hogy
0
)
kony lgy, amilyennek csak lenned kell.
-
Egy j mdszer az j valsg szmra
21
l 100 embert ahhoz, hogy a cg regionlis szinten is
s emellett prbl normlis magnletet lni a htvgken.
rdekes paradox helyzet llt az j vezredben: az em-
bereknek sikerlt ugyan elrnik egy jobb letsznvonalat,
azonban ezzel arnyosan tbb stressz is jr, mivel az elvllalt
dolgokhoz sokszor nem ll rendelkezsre a
Olyan, mintha csak a szemk kvnn az egszet, mi-
kzben a hasuk mr megtelt volna. A legtbb embert ez nem-
csak frusztrlja, de zavarban is rzik magukat amiatt, hogy nem
kpesek a helyzeten javtani.
A munka hatrtalan hatrai
A stressz oka, hogy mg mun-
Az a termszetnek
knk jellege alapjaiban megvaltozott az vek
sorn, addig az ehhez trsul megnvelt tel-
jestmny ,,produklsra" nem kaptunk
trninget. A XX. szzad msodik felben a
munka" iparikorszak-beli rtelmezse (fut-
szalag, csinld, mozgasd) megvltozott, s
ma mr - Peter Drucker terminolgijval
az a rsze, amely meg-
akadlyozza, hogy a
dolgok egyszerre tr-
tnjenek. gy
azonban, hogy mosta-
nban ez nem
dik.
lve - inkbb tudsalap" mun- - Anonim
knak az, amit csinlunk.
Rgen a munka magtl volt. A fldeket fel kel-
lett szntani, a gpeket megszerelni, a dobozokat bepakolni, a
teheneket megfejni, a ketyerket pedig megbtyklni. Tudtad,
hogy mit kell elvgezni - mert lttad. Tisztn lthat volt,
hogy mikor volt egy munka ksz, vagy befejezetlen.
Mostanban azonban sokunk szmra nincs igazn jl be-
hatrolhat vge egy-egy feladatnak. Az ltalam ismert embe-
rek zmnl legalbb fl tucat olyan dolog szerepel a tennivalk
listjn, amelyeket mg akkor sem lennnek kpesek hibtlanul
befejezni, ha egsz letket ezek elvgzsre szentelhetnk. Va-
lszn1eg te is hasonl problmkkal kszkdsz. Mennyire
hasznos az a konferencia valjban? Milyen hatkony lesz a tr-
ning, vagy a kompenzcis csomagjnak strukt-
1
---
22
Szinte minden projek- rja? Mennyire lesz inspirl az esszd, amit
tet lehetne jobban is most rsz? Vajon elg motivl-e a munka-
csinlni, s ma mr Sikeres lesz-e a cges tszerve-
szinte korltlan mennyi zs? Es mg egy utols krds: Milyen meny-
sg ll ren-1 adat lenne szksges ahhoz, hogy
jobban" csinld azokat a projekteket? A v-
mmdezt el 1s ejuk.
1
h
1
.
asz az, ogy vegte en menny1segu, knnyen
adat (legalbbis potencilisan) a Vilghln ke-
resztl.
A msik oldalon viszont azt is eredmnyezheti a hatrok
hinya, hogy mindenkinek tbb munkja lesz. A modem szer-
vezeteknek ahhoz, hogy eredmnyeket rjenek el, sokszor arra
van szksgk, hogy rszlegeik kztt is simn menjen a kom-
munikci, a kooperci s az Elszeparlt kis
irodai kalitkink lassan sztmorzsoldnak, s velk egytt
el az a luxus is, hogy ne kelljen a msolatknt kapott
e-mailekkel, amelyeket a marketing vagy az emberi
osztly kld szt, vagy esetleg egy konkrt projekt ltrehozsra
fellltott bizottsg terjeszt
Munknk llandan vltozik
Projektjeink s munkink folyamatosan hatrai
mr nmagban nagy kihvst jelentenek legtbbnk szmra.
Ehhez azonban mg llandan vltoz munkakri lersunk is
hozzjn. Gyakran teszem fel szeminriumi hallgatim szmra
is a krdst: Ki az, aki kzletek csak s kizrlag azt teszi,
amirt eredetileg felvettk?" Ritkn ltok olyan kezet, amely a
magasba emelkedik ilyenkor. Mivel a munka annl nehezebben
behatrolhat minl alaktalanabb, ezrt ha lenne
r, hogy elg hossz ideig kitarts egyetlen specilis, jl k?rlrt
'1 h y nut kell
tevkenysg mellett, akkor bizonyosan raJonne , og
csinlnod, milyen intenzitssal s milyen szinten ahhoz,
normlis zemmdban maradhass. Sajnos keveseknek adatik
meg ez a kt okbl kifolylag:
[ ...
:111
D
23
Az j dolgokra soha-
sem kszlhetnk fel
igazn. 1 gazodnunk
kell a vltozshoz, s
minden radiklis ki-
1. A szervezetek, amelyekkel kapcsolatban
vagyunk, llandan vltoznak, folyama-
tosan vltoztatva term-
keiket, partnereiket, gyfeleiket, piacai-
kat, techno"lgijukat s tulajdonosaikat.
igazts az nrzetn-
Ezek a tnyez"k fella-
ket rombolja: tesztel-
ztj k a szerkezeteket, a formkat, a sze- nek bennnket, s ne-
repeket s a krket. knk bizonytanunk
2. A mai tlagos szaken1bcr sokkal inkbb kell. nbizalmat kell
emlkeztet egy szabadsz gynkre, magunknak
n1int bnnikor korbban, mivel olyan ahlwz, hogy a draszti-
gyakran vltogatja hivatst, mint szlei kus vltozsokat
egykor az llsukat. Mg a negyvenesek j s;zeomls csi-
s tvenesek is a folyamatos nvekeds 1 vegig.
k
..
1
, .h .k k Cl ,- Enc Hoffer
ovete menyi ez tartja magu at. -
manapsg sokkal inkbb illeszkednek a f 6ram-
hoz, elfedve a mindenre hivatsos. menedzs-
ment, fejlesztsi elnevezsekkel - ami
en azt jelenti, hogy nem fogjk hosszabb keresztl
ugyanazt csinlni, amit most csinlnak.
Manapsg amikor munkrl van sz, egyre kevesebb dologgal
kapcsolatban mernk hossz tv kszteni: nem
vilgos, hogy milyen input szksges ahhoz, hogy
azt jl vgezzk. Hatalmas in-
f
Minl gyorsabban sze-
ormcit engednk be, kommuniklunk a
dem a lbam, annl
klvilggal, s hasonl tletet s inkbb lemaradok.
megllapodst generlunk sajt 1nagunkkal, _ Anonim
s ismt msokat sajt vilgunkbl.
Sajnos nem rszesltnk keU6 kpzsben ahhoz, hogy a bels6
s elktelezettsgek ilyen mennyisgvel knnyedn
megbirkzzunk.
A rgi modellek s szoksok mr nem elegendek
Sajnlatos rndon sen1 aJapoktatsunk, sen1 a hagyom-
nyos n10Jcllck. dc mg a ll
tn1rdek eszkzk - pl<luJ az eJcktro-
nikus Microsoft Outlook, vagy a pal1ntop, a dj-
gitl is szen1l yi asszinsztens (PDA) - sem garantljk sz-
n1unkra, hogy az j kihvsoknak n1eg fogunk tudni felelni. Ha
mr prbltad a pldaknt felhozott mdszerek s eszkzk br-
melyikt is /alkalmazni , egyet fogsz rteni velen1 abban, hogy
ezek nem kepesek maradktalanul eleget tenni a munka komp-
Jex itsnak, tempjnak s a vltoz priorits
A szelek s a hullmok 1
mirulig a legtehetsge- j
sebb kormnyosok ol- 1
dalra llnuk. 1
1
- Edward Gibbon !
Ahhoz, hogy sikeresek s nyugodtak le-
gynk, illetve hogy kzben tarthassuk a dol-
gokat ezekben a termkeny, de viharos
ben, mr msknt kell gondolkodnunk s dol-
goznunk. Hatalmas igny van j n1dszerek-
re, technolgikra s szoksokra, an1elyeket
rnunknk sorn alkalmazhatunk, hogy jra kzbe vegyk le-
tnk irnytst.
Az s szemlyes szervezettsg hagyo-
nuinyos 1ndszerei a rnaguk idejben nagyon hasznosak voltak.
Trnpontokat nyjtottak azoknak az embereknek, akik az ipari
futszalagok n1clll kien1elkedve j munkakrlmnyek kz
kerltek, ahol n1r ahemat vk kzl kell ki vlasztaniuk, hogy
rnikor s mit csinljanak. A szemlyes ideje ak-
kor rkezett el, amikor mr az ,Jd'" is komoly vlt
a rnunka vgzse sorn. a '80-as vekben is sokan
gondoltk gy, hogy csak akkor lehet igazn szervezett az ern-
ber lete, ha rendelkezik egy napi bonts
a mai napig is sokan hiszik hogy letk kordban tartsho7
zsebnaptrunk a legfbb eszkz.) Az
vel eg} tt 1nerlt fe1 az igny, hogy
ha!'sanak az emberek arrl. hogy mit kell csinlniuk .. ,Az. ABC
priorit. -kdok s a napi tennivalk li stja" olyan
sg md zerek voltak. an1elyeket azr1 fcjlcs1.tettck ki. hof!Y
segtsenek rteln1escn dnteni ki)1iiL
25
Valszn1eg mr te is rjttl arra - legalbbi s egy bizo-
nyos zinten -, hogy a br fontos , valjban
szervezsre 'r dolgaidnak arnylag egy kis szelett kpes
csak hatkonyan 1nenedzselni. A napi tennivalk s az
prioritsi kdok mdszere sen1 bizonyul alkal-
masnak arra. hogy az tlagen1ber a r zdul
s 1nunkval megbirkzzon. Egyre tbb ember munkja
ll tbb tucat, vagy mg annl is tbb e-mail fogadsbl , ame-
lyek nem teszik hogy figyelmen kvl hagyjunk akr
egyetlen krst, rendelst vagy panaszt sem. Manapsg nagyon
kevs ember tud (vagy akar) n1indent ,.A", B" vagy C" fon-
tossgi kddal elltni; oJyan emberb1 sincs tl sok, aki kpes
lenne egy meghatrozott tennival listn vgigmenni egy
nap anlkl, hogy telefonhvsa vagy krdse ne
bortan azt f el teljesen.
sszkp, vagy rszletek?
A spektrurn msik vgn szmos, az zleti szl
knyv, modell. s guru hangoztatja a nagy ssz-
kp" mint egyfajta megoldst szvevnyes vilgunk
megrtsre s ttekintsre. Ezen elgondols szerint, amennyi-
ben f6bb s rtkeink vilgosak, gondolkodsunk
a plyra ll , s ezzel rendet, rtelmet s irnyt visz
a 1nunknkba. Sajnos a gyakorlatban ez a fajta j szndk, r-
gondolkods sokszor nem ri el a kvnt eredn1nyt.
Sznnalanszor lttan1 ezen ktba esni , az albb
f t lsorolt okok egyike, vagy azok kombincija miatt:
1. Elktelezettsgeink napi-, illetve rkra lebontott szi ntjn.
tl sok zavar van ahhoz, hogy a magasabb szin-
tekre sszpontosthassunk.
2. A nem szemlyes szervezsi gyak-
ran tudatalatti ellenllst okoznak a mg nacyobh kalihenI
projektek s clok bevllalsnl. an1elyckel valszfnu1eg
nem tudnnk elg hatkonyan s ez fng
vbb fokozza a zavarodottsgot s a .
1 l
26
3. Amikor tnylegesen rvilgtunk a magasabb szinte.kr ,
. a fontosabb rtkekre: a
Eleted nem vlik egy- standardJaink (azaz a SaJat magunkkal szem-
ha az rt- beni elvrsaink szintje is), miltal mg job-
kekre sszpontostasz. ban felfigyelnk arra, amit meg kellene vJ-
rtelmet s irnyt mu- toztatnunk. Mr gy is elg negatvan reag-
tat majd neked, de 1}1nk a rnk hrul temrdek elintznivalra.
egyszersmind jval Es vajon mi okozta a legtbb munkt, ame-
sszetettebb lesz
minden. lyek a listnk elejn szerepelnek? rtkeink,
azaz elvrsaink!
Valban kritikus fontossg az eredmnyekre s r-
tkekre val sszpontosts kpessge. Ez azonban mg nem azt
jelenti, hogy kevesebbet kell csinlni, vagy azt, hogy kisebb el-
lenllsba fog tkzni a munka elvgzse. ez csak tovbb
emeli a jtk ttjt, amelyet fggetlenl is mindennap le
kell jtszanunk. Pldnak okrt egy emberi mene-
dzser szmra nem lesz egyszerbb az let attl, hogy elhat-
rozza, hogy aktvan fog foglalkozni a munkahelyi lgkr
sgvel, hogy odacsbtsa s megtartsa a legtehetsgesebb em-
bereket.
Tudsalap munkakultrnkbl hinyzik egy nagyon fon-
tos rsz: egy olyan rendszer, amely koherens mdon prostja a
viselkedsi szoksokat s eszkzket, melyeket a
tnyleges munka szintjn lehetne hatkonyan hasznlni. E rend-
szernek egyesteni kellene mind az sszkpben val gondolko-
ds, mind a legaprbb figyelmet rszletekkel val
ds eredmnyeit. Kpesnek ke11 lennie arra, hogy a prhuzamo-
san fut prioritsokat menedzselje. Napi tbb szz jonnan be-
inputot kell kontrolllnia. Sokkal tbb s
kell megtakartania vele, mint amennyi a rendszer f
hoz szksges. Egyszerbb kell tennie a dolgok elvgzeset.

27
Az gret: a vztkr tudatllapot"
Gondolj bele egy pilJanatra, hogy milyen is lenne az, ha
nmagad s leted menedzselse teljesen snen lenne, minden
szinten s minden idben. Milyen rzs lenne, ha figyelmed 100
szzalkt szentelhetnd az ppen aktulis te-
vkenysgedre, amely elvgzsr1 te dn- Az letet az oda nem
figyels tagadja meg,
tesz, mindenfajta zavar nlkl? legyen az ablakpuco-
Nos, ez lehetsges. Van r md, hogy ls, vagy egy remek-
kzbe vgy mindent, nyugodt maradj, s r- megrsa.
telmes dolgokat csinlj minimlis - Nada Boulanger
sel, leted s munkd valamennyi terletn.
Te is kpes leszel abba a tudatllapotba ke-
rlni sajt szvevnyes munkd sorn, ame-
lyet a vztkr tudatl-
Energiagenerlsi k-
pessged ellazulsi
kpessgeddel egye-
nesen arnyos.
lapotnak", a sportolk pedig cscs-tarto-
mnynak" neveznek. Tulajdonkppen szinte biztosra veszem,
hogy te is voltl mr ebben az llapotban.
Ez egy olyan munka, cselekvsi s ltezsi llapot, amely-
ben az elmnk tiszta, s amelyben konstruktv dolgok trtnnek
velnk. Brki kerlhet ilyen llapotba, s mostansg
egyre inkbb szksgnk is lesz r, hogy hatkonyan megbir-
kzzunk a huszonegyedik szzadi let komplexitsval. A
teljestmnyeket produkl szakemberek szmra ez a men-
tlis llapot egyre inkbb kvetelmny lesz, ha szeretnk meg-
lelki nyugalmukat, s munkjukban is pozitv eredmnye-
ket akarnak elrni. Craig Lambert, vilgklasszis rja le,
hogy milyen rzs ez a Mind Over Water c. knyvben. (Hough-
ton Mifflin, 1998):
Az van egy j kifejezsk erre a srldsmen-
tes llapotra: ringatzs . . . Gondolj csak vissza arra a
fantasztikus lvezetre, amely elnttte szvedet, a1nikor a
kertben rltl a hintra: knnyed lendlet s htra, -t: -"'>
mely a hintbl eredt. A hintn csak gy lnk; ne1n
tetjk. Lbunkat lbljuk majd htra, hogy 1ng na- /'
,,..,,,,/!
' / .
/
28
lf t .
...
gyobb vet rjunk le, azonban a munka oroszlnrszt a ne-
hzsgi vgzi el helyettnk. Nem is annyira hintzunk
mint inkbb ringatva vagyunk. A haj is ide-oda ringat. A
karcs versenycsnak szeretne minl gyorsabban menni: a
sebessg a vonalaiban s a termszetben. A mun-
knk csupn csak annyi, hogy mozgsunkkal ksrjk a ha-
jt, hogy ne akadlyozzuk sajt abban a
remnyben, hogy attl majd gyorsabban fogunk haladni.
Ha tl kemnyen prblkozunk, azzal csak lelasstjuk az
egszet. A prblkozsok vlnak, az
ts pedig a visszjra fordul. A trsadalmi ltrn kapasz-
kod hegymszk" megprblnak arisztokratkk vlni,
azonban nem jrnak eredmnnyel. Az arisz-
tokratk nem akarnak mr megrkeztek. A
ringatzs egy megrkezett llapotot tkrz.
A tudatllapot" hasonlata
A karatban van egy bizonyos mentlis kp, mellyel a t-
kletes kszenlti llapotot szoktk jellemezni:
tudatllapot". Kpzeld magad el azt, amikor egy kavicsot be-
dobsz a tba. Mi trtnik? Hogyan reagl a vz? A vlasz: az
s a kavics slynak tkletesen ezek utn
visszatr nyugalmi llapotba. Nem reaglja
Ha fejed tiszta, mindig
felkszlt llapotban se tl, se alul az egszet.
A karatban az ts ereje nem az izom-
van: mindenre nyitott.
- Shunryu Suzuki bl, hanem az ts sebessgb1 ered;, a su-
hints vgre sszpontostott csapas ,az
egsznek a kulcsa. Ezrt lthatunk egszen kicsi embereket
lt s tblt trni puszta kzzel: nincs szksg masszv, brutah:
izomzatra, csak rra, hogy az ember kpes legyen r, hogy
sszpontostssal, nagy sebessggel ssn. A megfesztett
azonban lassan cselekszik. A a rengeteg tre-
ning is leginkbb azt illetve kveteli meg, hogy testileg-
lelkikeg nyugodtak, s nmagunkkal sszhangban A
tiszta fej, illetve a rugalmassg kulcsfontossg tnyezo ehhez.
- --
29
Bnni, ami alulvagy tlreaglsra
ksztet bennnket, az egyszersmind hatalm-
ba is kerthet, ami gyakran be is kvetkezik.
Az e-mailekre, beosztottaidra, projektjeidre,
olvasatlan irataidra, kapcsolatos
gondolataidra, gyermekeidre vagy
val helytelen reakcid mind az htott hat-
Brmi, ami alulvagy
tlreaglsra ksztet
bennnket, az egy-
szersmind hatalmba
is kerthet, ami gyak-
ran be is kvetkezik.
konysgod ellen dolgozik. A legtbb ember vagy tbb, vagy ke-
vesebb figyelmet fordt a dolgokra annl, mint amit megrde-
melnek, csupn azrt, mert nem sikerl a tudat-
llapotba" helyezkednik.
Kpes vagy belpni a produktv llapotba", amikor
szksg van r?
Gondolj vissza a legutbbi alkalomra, amikor igazn pro-
duktvnak rezted magad. Valszn1eg rezted, hogy te vagy a
helyzet ura"; nem voltl kigve a sszponto-
stottl arra, amit pp csinltl; az csak gy replt (mris
van?!); s gy rezted, hogy szlel-
haladsz egy fel.
Szeretnd, ha tbbszr lenne ilyen rzsed?
Ha pedig tvol kerlsz ett1
az llapottl - s elkezded rezni, hogy a
dolgok kicssznak a kezedb1, stresszelsz,
nem tudsz sszpontostani, unatkozol s el-
akadsz - kpes vagy-e magadat visszahzni
ebbe a pozitv tudatllapotba? Knyvem
mdszerei pontosan ezen a tren fogjk a leg-
nagyobb hatst gyakorolni letedre, mivel
megmutatjk, miknt lehetsz llandan vz-
tudatllapotban" - valamennyi
Van egy dolog, amit
tehetnk, s a legbol-
dogabb emberek
azok, akik
ikhez mrten ezt meg
is teszik. Teljes mr-
tkben jelen lehetnk.
Minden terleten a
mnak lhetnk. Az
ll
geknek szentelhetjk
teljes figyelmnket.
- Mark Van Doren
rendelkezsre ll s eszkzdet maximlis szin-
ten kihasznlva, ill.
r
30
Az alapelv: elktelezettsgeid hatkony
kezelse
Tbb mint hsz ve trningezek s foglalkozom emberek-
kel, amely alatt azt a nagy alapigazsgot le ho
b k
"l "b . 1 tk ,,,, ' gy
az em ere e ete en Je en ezo stressz nagy reszben a helytele-
nl menedzselt - sajt magunk ltal krelt, vagy elfogadott_
elktelezettsgekb1 fakad. A fggben dolgokra azoknak
is rdemes pontot tennik, akik nem tudatosan lik
meg stresszesnek sajt letket, mivel ezltal mg knnyebben
fognak tudni kikapcsoldni, sszpontostani s energival telve
lni az let adta
Minden bizonnyal jval tbb gretet tett] nmagadnak,
mint amennyit fel tudsz idzni, s minden egyes elktelezetts-
get - legyen akrmilyen nagy vagy kicsi - egy nem egszen
tudatos rszed tartja szmon. Ezek azok a bizonyos befejezet-
len" dolgok, elvarratlan szlak", amelyek az n meghatroz-
somban figyelmedet elterelik, mivel olyan helyen trolod azo-
kat, ahov s ahogy nem tartoznak. Elvarratlan szlak lehetnek
egszen nagy dolgok, mint pldul az emberek sorsn
val javts", vagy szernyebb kvnsgok, mint egy j as.z-
szisztens felvtele", de lehet valami egszen banlis dolog is,
mint a lecserlse".
Valszn1eg a szmon tartott mennyisgnl jval tbb
prhuzamosan fut prblod teljeste-
ni egyszerre. Gondolj csak bele, hogy hany
ban rzed azt, hogy valanulyen mertekben fe-
Minden, ami jelen tor- lels vagy rte, hogy megvltoztasd, befe-
mjban nem oda tar- jezd, kezeld vagy tgy vele valamit. Itt van
tozik, ahol most trol- pldaknt elktelezettsged, hogy a
va van, olyan kommunikcis csatornkkal e-mai-
lan szl, amely figyel-
1
.dd
1
hangpostafikoddal, leveleiddel -
d
k. 1 t lt 1 ei e '
me ert 1a t, az e ere 1
1
.lk E" b. ar" a szmos olyan pro-
fog a ozz. s 1zony ll
. l b t an meg ke ene
jekted is van, amelyekkel kapcsa at an os .
0
_
hatroznod, hogy krd meddig is terjed, de a cel
31
kat s az irnyvonalak<Jt is ti sztznod kclL nem beszlve karri-
ered
111
enedzselsr61. illet vc leted ltalnos
Valanlyen szintl clvllaltl minden befeje-
zetlen dologgal kapcsolatban. an1elyhez letednek s munkd-
nak kze van.
Ahhoz, hogy ezeket a dolgokat hatkonyan kezelhcsd,
szr fel kell ismerned s ssze kell mindent,
bel szirnid valamilyen mdon megszlalnak, majd ezutn
ki kell terve1ned, hogy miknt jutsz velk Ez br egy-
hangzik, mgis nagyon kevesen kpesek vgigcsinlni.
Az elktelezettsgek menedzselsnek
kritriumai
Ahhoz, hogy e1ktelezettsgeinket jl menedzseljk, n-
hny cselekvs s magatartsforma megvalstsra
van
is, ha fejben kell valamit tartanod, akkor a fejed nem
lehet ti szta . . Mindent, amit befejezetlennek tlsz meg brmi-
lyen 1116don, be kel 1 tenned egy megbzhat rendszerbe - a
fejeden kvl. Ezt n nevezem,
amelyhez rendszeresen visszatrhetsz, s tnzheted a tartal-
1nt.
Msodszor: ti sztznod kell, hogy pontosan mi is a feladatod,
s mit kell ahhoz tenni - ha egyltaln van ilyen
hogy teljesthesd azt.
Han11adszor: ha egyszer eldnttted, hogy milyen konkrt l-
pseket kell megtenned a vllalt gy rdekben, olyan eml-
kell azokrl ksztened, amelyeket rendszeredben
folyamatosan
Fontos gyakorlat a modell tesztelsre
Azt javaslom, hogy rd /e a projektet ,agy hely:.e1e1,
ebben a pillanatban tged a leginkbb fogla/koi.101. Mi az ami
a leginkbb ,.piszkl " tged, el vonja a figyelmedet. rdekel
vagy brmilyen 1ns 1ndon hat.aln1as szelett kveteli tudatos
1 i
' q
32 A tennivalk elintzsnek
figyelmednek? Ez lehet olyan projekt vagy problma a
1
t
l d l "" '' 1 ' me Y
eny eg az orro e ott van, va ami , affil nyomaszt mert
' iog-
lalkoznod kellene vele, vagy egy helyzet, amellyel, gy rzed
inkbb elbb, mint utbb kellene foglalkoznod. '
Esetleg egy nyaralssal kapcsolatban merl fel va-
lami utols pillanatban meghozand dnts. Lehet, hogy nagy-
bcsikdtl rkltl hatmilli dollrt, s nem tudod. hogy mi-
hez kezdj vele. Brmi lehet.
Nos, megvan? J. Akkor most prbld meg egyetlen mon-
datban megfogalmazni a felvzolt problma vagy helyzet sike-
res megoldst. Magyarul: Mit kellene tenned ahhoz, hogy a
projektet" kipiplhasd ksz" -knt? Lehet valami pofonegy-
dolog, mint pldul utazz el Hawaiiba nyaralni", oldd
meg az X gyfl helyzett", beszld t Zsuzsi kollgiumnak
krdst", tisztzd az j szervezet menedzselsi struktrjt",
vagy alkalmazd az jfajta befektetsi stratgit". Minden vil-
gos? Nagy
Most pedig rd le a tnyleg soron fizikai csele-
kedetet, hogy haladj a helyzet sikeres lezrsa/megoldsa fel.
Ha most semmi mssal nem kellene foglalkoznod az letedben,
csak azzal , hogy ezt a konkrt helyzetet lezrd, akkor merre in-
dulnl , s milyen szemmel lthat mdon cselekednl? Felven-
nd a kagylt, s telefonlnl egyet? rnl egy e-mailt a szm-
tgpeden? Paprt s tollat ragadva lelnl az asztalhoz tletel-
ni? Ngyszemkzti megbeszlst tartanl proddal,
del , gyvdeddel vagy Szgeket vsrolnl a szer-
szmos boltban? Mit tennl?
Erre is megvan a vlaszod? Jl van.
Sikerlt hasznos gondolkodssal eltltened az elmult ket
percet? Ha a szeminriumomon emberekhez hasonlan
Gondolkozz akkor most te is biztosan tlted -
ember mdjra, s cse- legalbb egy picit - a nagyobb 1:k?ntro!I. a
lekedj gondolkoz em- jobb relaxci s fkuszls Bizo-
ber mdjra. nyra moti vltabbnak is fogod rezni magad,
- Henry Bergson hogy tnylegesen tgy is valamit azzal a
-
33
helyzettel kapcsolatban, amelyrJ eddig csak gondolkodtl.
Most kpzeld el. hogy ez a 1nolivltsg hogyan hatvnyozdna,
ha egsz letedet s munkdat ebben a szellen1ben lnd!
Ha brmilyen pozitv hn nnyel gazdagodtl e fenti gya-
korlat okn, akkor gondolkozz el rajta: Mi vltozott ennek ha-
tsra? Vajon sajt lmnyeden bell mi okozhatta a helyzet ja-
vulst? A helyzet ett1 mg persze nem olddott meg, leg-
albbis fizikai rtelemben nem. Egsz biztosan nincs lezrva
sem. Ami trtnt, az csupn csak annyi , hogy egy tisztbb kpet
kaptl arrl , hogy mi is a szmodra kvnatos vgcl - ered-
mny - , s ehhez mi a szksges lps.
De hogyan sikerlt ide eljutnod? A vlasz gon-
dolkodtl. Nem sokat, csak ppen eleget ahhoz, hogy elktele-
zettsgedet szilrdabb alapokra helyezd, s meghatrozd a telje-
stshez szksges
A tudsalap munkval kapcsolatos valdi feladatok
Szeretettel kszntelek a tudsalap munka" valsgos
lmnyben, s egyszersmind hadd osszak meg veled egy ko-
n1oly nlffkdsi alapelvet: tbbet kell gondolnod sajt dolgaid-
ra, n1int de nem annyit, mint hiszed, hogy kellene.
Ahogy Peter Drucker - amerikai marketing guru - rja: A
tudsalap n1unkban a feladat nem adott; azt meg kell hatroz-
ni. Ett1 a konkrt munktl milyen eredmnyeket vrnak el?
- ez az krds, amely a tudsalap szakembereket
produktvv teszi. Ez pedig olyan krds, Minden cselekedet
amely nagy rizikval jr dntseket kvetel e1:y Rondolat.
meg. ltalban nincs egyetlen helyes vlasz; - Ralph Waldo
helyette sokkal inkbb vlasztsi Emcrson
vannak. Az eredmnyeket pedig vilgosan meg kell hatrozni.
ha tnyleg produktvak szeretnnk lenni."
A legtbb ember e11en1 lst tanst azzal szen1hen. hogy
energit fektessen annak feltrsba. hogy a sajt be-
engedett valaminek" a valdi rtelmre rleljen. s eldntse,
hogy mit is kellene tennie vele kapcsolatban. Sajnos ncrn
r
tantottk meg neknk azt, hogy egy munka elvgzshez
szr el kell gondolkodnunk magn a munkn; napi tennivalink
tbbsge rnr eleve nleghatrozott, hi szen an1ikor rnegrkeznk
az irodba rnk 111erednek az elvgzetl enl hagyott kupa-
cok, otthon pedig ott \ an az hes csaldunk, a mossra vr ru-
hk, s az ltzsre vr gyerekek. Kevesen rzik szksgesnek
koncentrlt mdon elgondolkodni, s n1eghatrozni a kvnt
vgeredmnyeket. A valsgban azonban ez a fajta eredmnyo-
rientlt gondolkods az egyik leghatkonyabb mdja annak,
hogy lmainkat valra vltsuk.
Mirt foglalkoztatnak bizonyos dolgok?
A legtbbszr azrt foglalkoztat valami, mert szeretnd,
hogy ms Jegyen. mint amilyen 1nost. Azonban:
ne1n tisztztad, hogy pontosan mi is az cl;
nen1 dnttted el , hogy mi lesz a konkrt lps a
cl elrse rdekben, s/vagy
nem helyeztl el az eredmnyr1 s a teen-
d6kr61 egy JtaJad megbzhatnak tartott rendszerben.
Ezrt foglalkoztat. Amg nem ti sztztad ezeket a gondolatokat,
s nen1 hoztl velk kapcsolatban, i11etve nem helyezted
el az ezekb61 adatokat egy olyan rendszerben, amelyet
rendszeresen s tuti-biztos mdon hasznlni
A legnagyobb s 1 fogsz, addig fejed a munkjt nem fogja tud-
energiapocskols ab-
m 1nsnak tadni. Mindenkit becsaphatsz, k.i-
bl ered. hogy lland
jelleggel, teljesen ter- 1 vve Fejed tudniiJlik pontosan tudja, hogy
1nke1/en mdon va- 1 meghoztad-e a szksges dntseket vagy
gyunk elfoxlalva azon j nem, s az ebb1 fakad eredmnyeket
dolgainkkal. amelyeket 1 tenniva]kat elhelyezted-e egy olyan helyen,
tennnk kellene. ahonnan brmikor jra eJdvchetcd a prnb-
- Kcrry Gkcson lmt/projektet, hogy aztn tudatosan fo.g lal-
kozz vele. Ha mindezt nern tetted tneg. akkor agyad tl0nin1i
fog. Mg akkor is, ha dntttl a kvetkcz6 egy proll-
Jn1a megoldsa rdekben. fejed ncrn fog tudni sz.abadulni tle.
35
egszen addig, amg nem kszl rla feljegyzs egy olyan he-
lyen, amelyr1 tudja, biztosan meg fogod nzni a ksbbi-
ek sorn is. Egszen addig azonban nyomasztani fog tged azzal
a meg nem tett lpssel, radsul pont akkor, amikor semmit
sem tudsz kezdeni vele, ezltal nvelve a stresszt.
Fejed nem nllan gondolkozik
Agyad egy bizonyos rsze rdekes mdon tnyleg buta.
Ha rendelkezne intelligencival, akkor kpes lenne arra,
hogy csak akkor emlkeztessen azokra a dolgokra, amelyekkel
tennivald van, amikor tnylegesen tudsz is velk foglalkozni.
Van valahol egy elemlmpd kimerlt elemekkel? Agyad
mikor szl neked, hogy j elemekre lenne szksged? Amikor
szrevetted, hogy mr nem mlcdik! Ez nem tl okos dolog.
Ha intelligencija okosabb lenne, akkor mr olyankor
szlna, amikor a boltban szreveszed az elemeket, s ezek kzl
is a tpusakat vlasztand ki.
Nzz r az rdra: mennyi telt el mita felkeltl? Van
mg olyan dolgod, amelyre ma mr gondoltl, azonban mg
mindig nem tettl semmit sem vele kapcsolatban? Tbb mint
egyszer gondoltl mr erre a Mirt? Teljesen feles-
leges s energiapazarls olyan dolgon gondolkodni, aminek
haladsrt nem teszel semmit. s csak az aggodalmadat
nveli, mivel olyan dolgokat juttat eszedbe, amelyeket tenned
kellene, de mgsem teszed.
gy hogy a legtbb ember szereti, ha a feje felel a
klnsen akkor ha a tl-sok-tennivalm-van
. '
szindrmrl van sz. Minden bizonnyal sok
dolgot" s elvarratlan szlat adtl t egy, a
bel b.
so 1zottsgodban helyet foglal entits-
az elmdnek, amely azonban kptelen
hatkonyan kezelni a rbzott feladatokat.
Urald gondolataidat,
klnben gondolataid
fognak uralni tged.
- Horatius
36
A dolgok" talaktsa
me sajt meghatrozsom a dolgokrl": brmi, amit lelki
vagy fizikai vilgodba beengedtl, s nem oda tartozik, ahol je-
lenleg trolod, azonban mg nem hatroztad meg, hogy mi a c-
lod, ill. a konkrt lps vele kapcsolatban. A legtbb
szemlyes azrt nem m"kdtt eddig az em-
dolgain- bereknek, mert dolgaikat" nem
kat'' kivitelezhe- konvertltk a fenti elvek szerint. Amg a te-
lpsekre kell csak dolgok", addig nem
transzformlnunk, me- Az vek sorn ltalam ltott napi tenni-
lyeket meg kell ten- valk listja (akinek egyltaln volt ilyen)
nnk. felsorolsai voltak az aktulis dol-
goknak", nem pedig lel trknt mutattk az azokbl fakad
konkrt tenni valkat. Rszleges funkcionltak
egy halom megoldatlan projekttel kapcsolatban, amelyeket mg
nem alaktottak t eredmnyekre s konkrt lpsekre
- azaz annak valdi vzlatra s rszleteire, amelyet a lista k-
tennie" kellene.
A dolgok" nem felttlenl jelentenek rossz kategrit. A
figyelmnket esemnyek, addan
dologknt" jelentkeznek berkezskkor. Azonban amint be-
lpnek letnkbe s munknkba, hogy megha-
trozzuk s tisztzzuk rtelmket. Tudsalap szakemberekknt
ez a mi ha a dolgokat" mr eleve szpen szor-
trozva s vilgos cllal kapnnk kzhez, akkor munknkra -
a fizikai rszen kvl - nem lenne igazn szksg.
Egyik szeminriumom vgn egy hatalmas biokmiai vl-
lalat visszapillantott a sajt tennival listjra, s felki-
ltott: ez mekkora nagy kivitelezhetetlen maszlag volt!
Eddig ez volt a legjobb megfogalmazs arra, amit a
listnak tart nyilvn. Az emberek tbbsge eddig
oly mdon prblta kordban tartani hogy meghatr?-
zatlan cl dolgok hinyos listjt rendezgette; nem isn1ertek
fl, hogy mit s hogyan kellene rendszereznik ahhoz, a:-
valban megtrljn. mindent ssze keJI szednunk.
ln
Egy j mdszer az j valsg szmra 37
runin gondolkodnunk kellene, s csak utna a
gondolkods alapjn, hogy eredrnnn.; el zrul ja-
....
nak.
A folyamat: cselekedeteink menedzselse
A sportolkhoz hasonlan te is edzheted hogy
gyorsabban s gyesebben reaglj, proaktfvabb lgy, s jobban
sszpontostva hasznld ki azt a amely a birtokodban
van. Ha mindezt akkor hatkonyabban fogsz tudnj
gondolkodni, s az fakad eredmnyeket is lazbban, s
jobban fogod menedzselni. A flbehagyott dolgokat rrnima1i-
zlhatod nemcsak szakmai , de magnleted egsz terletn is,
radsul gy, hogy kevesebb tbbet rsz el. Mr
rgtn a dolgok" berkezsekor dntst fogsz hozni a
s meghatrozhatod az j vezredre vonatkoz sajt
dsi alapelveidet, munkdra s letedre nzve egyarnt.
Azonban mindezt megtehetnd, hozz. kell szok-
nod, hogy semmit sem tartasz fejben. Ahogy azt eddig is lttuk,
ennek elrshez nem az az informcit vagy a prioritso-
kat kell menedzselned. Ha jobban belegondolsz:
nem fogsz tudni 5 percnyi gy menedzselni, hogy a v-
gn 6 perced legyen;
nem tudsz a korltlan mennyisgben rd zdul informci-
val foglalkozni - ha kpes lennl erre, akkor amint bestl-
nl egy knyvtrba, amint felcsatlakoztl az vagy
felcsapnl egy telefonknyvet, mris robbannl ;
a prioritsokat nem te szablyozod - arok van-
nak, mert adottak.
A dolgaid" menedzselsnek kulcsa e helyett az, hogy
tennivalidat menedzseld.
r

A legnagyobb kihvs a konkrt tennivalid
menedzselse
Mit kezdesz az hogyan hasznlod fel a birtokodban
informcit, hogyan hasznostod sajt testedet, s priorit-
saidhoz kpest mire fkuszlsz - nos, ezek a valdi
gek, melyekre a korltozott mennyisgben rendelkezsre l1
fordtanod kell. A legnagyobb krds az, hogy
miknt tudunk dntst hozni egy adott
add A valdi krds teht: miknt menedzseljk
konkrt tennivalinkat.
Lehet, hogy szmodra mindez magtl
Az utat mr flig meg-
tettk, ha tennivalink-
ba belekezdtnk.
de meg fogsz hogy milyen sok em-
ber nem hatrozza meg projektjei
s elktelezettsgei konkrt lp-
- Grg kzmonds st. nehz beazonostatlan, illetve
eldntetlen tennivalkat kzben tartani. Az
emberek tbbsgnek tbb tucat olyan tennivalja van, ame-
lyekkel prhuzamosan kellene haladniuk, de mg csak azt sem
tudjk, hogy mik ezek a dolgok. A legtbbszr hangoztatott pa-
nasz, hogy Nincs hogy ... " (kitlts tetszs szerint),
teljesen mivel a projektek hatalmasnak - s va-
lban azok is, mert egyetlen egyet sem tudsz elvgezni! Csupn
egy projekttel kapcsolatos valamelyik vagy kpes kivi-
telezni. A legtbb tennival pedig a kontextusban
gyakran csupn egy-kt percet venne ignybe, s mris
lpnnk az egsz projekttel.
Tbb ezer szakembernl azt lttam, hogy nem az hi-
nya az igazi problma (br 'k maguk ezt sokszor gy rzkelik);
a valdi problma az, hogy nem igazn vilgos, s nincs is jl
A dolgok ritkn akad- meghatrozva szmukra, hogy tulajdonkp-
nak el miatt. pen mit is takar egy adott projekt, s melyek
Azrt nem haladnak, a hozz tartoz szksges lpsek.
mert nem hatroztuk Ha a dolgokat mr rgtn a berkezskor
meg a velk kapcsola- tisztzzuk, amint n1egje-
tos Ienik, ahe1yett, hogy utlag, a baj kialakulsa
_J
--
39
utn vennnk kezelsbe, ez mris teret enged neknk ahhoz
hogy a jl menedzselt tennivalink gymlcst lvezhessk. '
A felfel mdszer gyakorlati haszna
Az vek sorn rjttem, hogy a gyakorlatban milyen hasz-
nos is lehet a szemlyes produktivits fejlesztsre fkuszlva
szemllni a dolgokat, s a szinten zajl aktivit-
sainkkal s elktelezettsgeinkkel kezdeni mindent. Ha a ha-
gyomnyos szjrs szerint terveznnk, akkor lefel ha-
ladva a szemlyes s vllalati kldetst kellene megha-
trozni, aztn jnnnek a kulcsfontossg majd
vgl ezek gyakorlati alkalmazsra kellene sszpontostanunk.
A baj ott hogy a legtbb ember annyira beletemetke-
zik a napi elktelezettsgeib1 fakad feladataiba, hogy ,,nem
ltjk a ftl az s ezrt nincs az sszkp meg-
pillantsra sem. Kvetkezskppen hasznosabban a
felfel mdszer.
Horizontodat akkor fogod tudni igazn kiszlesteni, ha
napi szinten felgyeleted alatt tartod a postafikodat s a fejed-
be ppen most dolgokat, s olyan gyakorlatot alaktasz
ki, amely segt abban, hogy az kijellt ton maradj. Mirt
j ez? Mert a benned felszabadul kreatv, energia j
magassgokba emeli a f kuszodat, egyszersmind nbizalmad is
hogy jdonslt kreativitsod gymlcseit jobban hasz-
nosthatod. Azok az emberek, akik ingujjukat nekilt-
nak e mdszer alkalmazsnak, azonnal valami termszetes sza- ]
badsgrzetet, felszabadultsgot s inspircit reznek.
A magasabb gondolkodsbl eredmnyek ki-
hasznlsra csak akkor leszel kpes, ha az A vzi nem
ebb1 fakad j tennivalk kzbentartshoz vllalkozni is kell hoz-
rendelkezsedre llnak a szksges eszkzk z. Nem elg felnzni
amelyeket napi szinten alkalmazhatsz. Be- a tetejre, h.a-
postafikodon kvl bizony akadna nem fel zs
egyb dolog is amelyen nagyobb haszonnal kell menni ;{l}tai
gondolkodhatn,l, azonban amg nem tudod - Vaclav ave
J
s, ' . .
. Hie - sr-J
40
hatkonysggal kezelni az oda d
1

rezheted magad, mint az sz, akit vzzel te1
1
bo"" u? g?kat, ugy
szonad
akadalyoz. rarua
Szmos olyan akivel egy adott napon azzal f
k t k h k
.t. " k 1 oglal-
oz .un , ogy i isztitsu a apveto rendszereit, s tisztz k ,
asztalon projektek mivoltt, szrevette, hogy a kzu az
..... l kr . ovetke-
zo esten o yan eativ gondolatai tmadtak, amelyek sa
"lJ 1 . .. ,,,,. h 1 "k . . es
va a ata JOVOJet e yezte UJ megvtlagtsba. Ez szinte ki
1
lk
..
1
.k k vete
n u automat1 us vetkezmnye a munkafolyamatok _
. , "ak
ttszttasan .
A vzszintes s tpus
menedzsmentje
Elktelezettsgeidet, projektjeidet s cselekedeteidet kt
mdon kell kontrolllnod: vzszintesen s fgg1egesen. A vz-
szintes" kontroll tartja fenn a koherencit az ltalad vgzett sz-
mos aktivits kztt. Kpzeld el, amint pszichd radarknt fo-
lyamatosan a krnyezetet psztzza; a figyelmedet csbt,
vagy azrt kilt tbb ezer dolog kzl brmin megakadhat egy
adott 24 rs a gygyszertrban, a hzmeste-
ren, Mrti nagynnden, a stratgiai terven, az ebden, egy her-
vad irodai nvnyen, egy gyflen, egy pr kitiszt-
tand Blyeget kell vsrolnod, bankba kell menned,
szllst kell fogla1ncxl, egy munkamegbeszlst kell lemonda-
nod, vagy este moziba szeretnl menni. Taln azon,
hogy milyen hatalmas dologgal ke11 illet-
ve foglalkoznod. Szksged lesz egy olyan rendszerre,
mindent naprakszen nyilvntart, krsre kiadja a szksges
1
?-
formcit rluk, s teszi, hogy figyelmedet knnyeden
s gyorsan msra irnythasd.
Ezzel szemben ott van a fgg1eges'' kontroll, az
egyes tmkkal s projektekkel kapcsolatban se-
gt vezetni. ,,radarod" pldul a kzelgo nya-
rals tmjt, amint kedveseddel beszlgetni kezdtek
csora kzben- hogy mikor s hova mentek, mit fogtok csm -
Egy j mdszer az j valsg szmra 41
ni, hogyan akartok felkszlni az tra stb. Az is lehet, hogy
nkddel pp az j szervezeti struktra tervt kell megbeszl-
ned, vagy fel kellene frisstened az informcikat arrl az gy-
flr1, akit pp fel akarsz hvni. Tgabb rtelemben ezt hvjuk
projekt-tervezsnek". Egyetlen trekvsre, helyzetre vagy em-
berre koncentrl, s megprbl minden tletet, rszletet, priori-
tst s esemny-folyamatot elbnyszni, amelyre pillanatnyi-
lag szksgnk lehet.
A vzszintes s fgg1eges menedzsment clja egy s
ugyanaz: elintzni a dolgokat gy, hogy ksbb mr ne kelljen
rjuk gondolni. Cselekedeteid menedzsmentje
v teszi, hogy nyeregben rezhesd magad, amint munkd s le-
ted szles horizontjn haladsz vgig, mikzben a
sszpontostsi kpessg egy-egy projektre tisztnltst biztost,
rvilgtva a szksges konkrt lpsekre.
A nagy vltozs: kitenni mindent a
Az ltalam grt nyugodt kontrollt nem ltalban fordtott
igazn lehet megvalstani, ha mindent fej- arnyban ll az, amit
ben tartasz. Amint ltni fogod, a knyvben a fejedben trolsz, s
lert klnfle viselkedsi szoksok s md- az, amit a fejed segt-
szerek tbbsgt mr eddig is alkalmaztad. sgvel el tudsz intz-
Kztem s msok kztt az a lnyegi klnb- ni.
sg, hogy n minden dolgomat" 100 szzalkban paprra rom,

ahelyett, hogy fejben tartank brmit is kzlk. Es ez mindenre
vonatkozik - akr nagy, akr kis dolog, akr szemlyes, akr
szakmai, akr akr nem. Mindenre!
Biztos vagyok benne, hogy eddigi letedben vagy egy pro-
jekt sorn valamikor mr rknyszerltl, hogy nekilj, s e/k-
szts egy listt, mert szksged volt r. Nos, ha gy van, akkor
tudod, hogy mire gondolok. A legtbben azonban csak akkor
jutnak el ide, ha mr olyan nagy a kosz letkben, hogy vala-
mit muszj tennik ellene. ltalqan csak arrl a konkrt kis te-
ksztenek listt, amely nagyon zavarja 1cet. Ha azon-
ban ezt a fajta ttekintst leted s munkd szerves rszv ten-
42
nd, ha ez egyfajta m'kdsi aJapelved lenne, amelyet
terleten egyforma kvetkezetessggel (nemcsak t
k 1 , ".'.1.. uzo tas-
ent a egegetoub helyzetekben), akkor - karats lcrm
16
.
1 "I .. rno g1-
ava e ve - feketeves'' menedzsere lehetnl letednek.
Nincs okunk arra, Igyekszem sztnsen vlasztani Jehc-
hogy valaha is ktszer kzJ, ahelyett, hogy azon trnm a
kelljen ugyanarra a do- fejemet, hogy melyek ezek a Jehet6sgek.
Jogra gondolnunk, ha- Ekkora mr kialakult gondolatailnnak kell
csak szeretnk ar
1
lennik, amelyek eredmnyt megbzhat
ra a dologra l mdon s helyre lejegyeztem. Nem akarom
gondolni. 1
1
"k d,,,, h
arra pazaro n1 az erte es I omet, ogy vala-
mire egynl tbbszr kelljen gondolnom. Ez nem jelenten kre-
atv energim hatkony hasznostst, radsul n1g stressz s
frusztrci forrsa is lenne.
Kptelen vagy elmaszatolni ezt a fajta gondolkodsn1dot.
Fejed folyamatosan dolgozni fog mindenen, rng nem
hoztl dntst. Van egy bizonyos hatra annak, hogy
n1ennyi megoldatlan dolgot" tudsz trolni, a biztostk
kig.
Agyunk rvid (jv memrija - amely a befejezetlen, el-
dntetlen s eJ nem rendezett dolgokat'' trolja - a szmt-
gp RAM-jhez (Read And write Memory - a Ford.) hasonlt-
hat. Agyad tudatos rsze a szmtgp hasonl-
an az sszpontostsra val eszkz, nem pedig egy trolegy-
sg. Egyszerre csak kt vagy hrom dologra tudsz gondolni. A
befejezetlen dolgokat azonban tovbbra is ebben a rvid tv
1ne1nriaegysgben trolod, melynek kapacitsa azonban vges:
Ha tllpjk ezt a kapacitskorltot, mr nem fogunk
ugyanazon a magas fordulatszmon prgni -
Az en1berek tbbsge RAM memrija maximlis

kihasznlva szaladgl mindennap. Figyelmk lland6an
landozik, kpessgket rnegzavarja sajt
tlterhehsgk.
Vajon az elrnJt percekben el6for<lult-e hogy gon-
. k :e az
dolataid elkalandoztak olvan terletre. n1elynek nincs
07
-
"'
.:lil!Blll
D
43
ltalad itt s most olvasottakhoz? igen. s n1inden
bizonnyal valami olyan jutott eszedbe, arnellyel n1g foglalkoz-
nod kell majd. Az elkalandozsra helyzet pusztn
jtt fejed RAM egysgb1, s rd kjablt. Te pedig n1it
tettl'! Hac ak nem rtad le egy paprra, s helyezted el egy
olyan 1negbzhat helyre, tudod, hogy rendszeresen t-
nzed, ezrt hamarosan eszedbe fog jutni, csak
idegeskedtl miatta. Nem a leghatkonyabb viselkedsi fonna:
nem trtnt, s a feszltsg csak Nehz olyan e/lensg-
gel kzdeni, am_efy a
A legnagyobb problma az, hogy fejed sajt fejnkben l/o-
l landan akkor prbl tged emlkeztetni msozik.
dolgokra, amikor nem tudsz 1nit tenni velk - Sally Kempton
kapcsolatban. Agyadnak nincs - ezrt szmra nincs
se mlt-, se Ez azt jelenti. hogy amint instrukcit adsz
magadnak, hogy valamit tenned kellene, s ezt RAM memri-
dban elraktrozod. fejed bizonyos rsze azt gondolja, hogy azt
a dolgot llandan tenned kellene. Mindent, amire azt mondtad
neki, hogy meg kell csinlnod, azt gondolja, hogy most azonnal
kell nlegtcnncd. szlva, amint kt dolgot - tennivalt
- trolsz RAM mernridban, szemlyes kudarcot vallasz,
inert ne1n fogod tudni egyszerre elvgezni. Ez pedig folya-
n1atos stressz-fo1T od lesz.
A legtbb e1nber letben szinte llandsult ez a fajta
stresszes llapot - ilyen vagy olyan formban-, ezrt mr fel
sem szn1ukra, hogy letk rszv vlt. A gravitcihoz
hasonlan lland olyannyira, hogy akik tlik, mr
szinte nem is rzik a rjuk nyomst. A legtbben ak-
kor dbbennek r. hogy milyen lnek
mindennap egytt, amikor vve magukon, koloncaikat le-
vetik. s felszabadulnak.
Vajon kpes vagy arra, hogy megszabadulj sajt ,.kolonca-
idtl", amelyek stresszelnek? Ht persze, hogy kpes vagy! A
knyv rszeiben megtudhatod, 1njknt.
2.
Vedd kzbe leted irnytst:
a munkafolyamat t
elsajttsa
A nyugodt s alatt tartott tudsalap n1unka elsajt-
tshoz 1ta1ban egy alapmdszert szoktam n1egtan-
tani , amellyel a munkafolyamatokat hatkonyan lehet mene-
dzselni. Szinte mindegy, hogy milyen szituciban vagyunk,
1nunknk sorn t jl fzison megynk
keresztl. ( 1) s,\ ... eg_\ azokat a dolgokat, amelyek figyel-
1nnket ignylik: (2) a-:,onostjuk rtelmezve jelentsket
s a velk kapcsolatos majd (3) rendszerezzk az eb-
add amelyeket ( 4) ttekintve kivlasztjuk
"
/
azt a amelyet (5) kivitelezhetnk.
l tZ ll ful <S. fllllt'/\'et Wl \ .... .. ,,, ,,, k " . te "
l ./
.
1
,, .
1
..
1
. Ez kepez1 eletunk uany1tasana v1zsz1n s
l I IU <lSfUlJ( \ 't" Wll\, . .
' . ,
1
aspektusat - azaz minden ftgyelmunket
csaJ( a tettem" Jen nm- 1
tatko:ik m('g dolgot rendszerbe integrlunk. N
1
A d l" 1 " r Jnak tuntk
Azt. amit 1nos1arui /Ja11 , m szer e eg ny1 vanva '
tudsnak hnmk. rulaj- l azonban tapasztalatom szerint a em-
do.nkppen nus. \ bernek lenne miben
m_mt. a konl'er- \ munkafolyamat-menedzsment lancod cs
tlt mfomwcio, amely 1 annyira mint leggyengbb
az eredmny elrsre l ezrt kell minden lncszemet sszehangolnt.
.. , 1
ossz.ponto.stt. ! . ... . A legtbb canben1c ...
P F D k
es rutinszeruve tenni.
- ctcr . ruc cr . , .. ,,,,.. , . , , k<lt) prtlh-
mar az oss:.egvu11eskor (azonos1t.as
'
' . ak ' - " l/.. k t rn\!)\ctn
en1 1 vann . Sokan br azono. tottak a tenn1va ll '-' , . r.
dolgoztk fel 6kct. vagy nem dntttek tovbhi S(lr..ukrl. Ma-
sok ugyan jl dntenek a .. do1gokr6r egy adott pi1tinatban.
-
Vedd kzbe leted irnytst!
45
mgsem profitlnak a sajt gondolkodsukbl, mert nem rend-
szerezik az eredmnyeket. Megint msok jl rend-
szereznek, de nem elg kvetkezetes az ttekintsk ahhoz, hogy
tartsk rendszerket. Vgl pedig fontos meg-
jegyezni, hogy ha akrmelyik ponton is gyenge a rendszer, ak-
kor mindegy, melyik megoldst vlasztjuk kivitelezsre az adott
pillanatban, az korntsem biztos, hogy a legjobb dnts lesz.
Ennek az t a dinamikjt kell megrtennk, a
helyes technikkat s eszkzket felhasznlva, hogy optimlis
szinten az egsz rendszer. Nemcsak nagyon hasznos-
nak, de szinte mr elengedhetetlennek rzem az egyes fzisok
elklntst ahhoz, hogy napjaimat hatkonyan ljem. Van
olyan amikor csak az inputokat, s nem
hozok dntst a tovbbi tennivalkrl. Mskor egy megbeszl-
sen ksztett jegyzeteimet szeretnm feldolgozni. Lehet, hogy
egy nagy trl hazatrve csak arra van szksgem, hogy az t
sorn sszeszedett dolgaimat szortrozzam s rendszerezzem.
a tevkenysgi krm egszt, vagy legalbbis
annak egy rszt szeretnm alaposan ttekinteni. Vgl, de nem
utolssorban nagyon sokszor tltk azzal, hogy olyan dol-
gokat intzek el, amelyeket muszj.
Arra dbbentem r, hogy az emberek gyakran azrt valla-
nak kudarcot a rendszerezs tern, mert megprbljk vala-
mennyi fzist egyszerre vgezni. A legtbben, amikor lelnek,
hogy egy listt ksztsenek", egyszersmind szeretnk ssze-
szedni a legf ontosabb dolgokat" is olyan mdon, mely rgtn
tkrzi a prioritsokat s szekvencikat, anlkl, hogy sok eset-
ben (illetve gyakran egyltaln) nem ki konkrt tenniva-
lkat ezekkel kapcsolatban. Ha azonban nem hozol dntst ar-
rl, hogy mit is kellene szletsnapjval tenned, mert
,,mg nem olyan fontos", akkor ez az elvarratlan szl rtkes
energiidat fogj a felemszteni, s megakadlyozza, hogy a
tnyleg fontos dolgokra maximlis hatkonysggal koncentrl-
hass.
Ez a fejezet mutatja be az t A
45
------
71$' s ..;J
46
4.-t1 a 8. fejezetig kompakt program pedig l"
psre haladva segt valamennyi fzist tkletesen l-
szmos pldval s a legjobban tippekkel
1
egesz1tve.
1. fzis:
Fontos tudnod, hogy mit kell sszeszedned s ho
h t d
. .
1
h ' gyan ve-
e a n;1ne atekonyabban ahhoz, hogy megfele-
lo modon tortenhessek az azonosts. Ahhoz, hogy fejed k
legyen attl az tevkenysgt1 megszabadp le.s
11 1 . d f' u Ili,
ame ye rmn ent igyelemmel ksr, biztosnak kell lenned ben-
ne, hogy sszeszedtl mindent, ami valamilyen mdon
feladatot Jelenthet a szmodra, illetve a kzeljvben fel is dol-
gozod s t is tekinted mindezt.
A flbehagyott" teljes leltrozsa
Ahhoz, hogy betmjk a rendszer lyukait",
nyilvn kell tartanod a befejezetlen dolgaidat. Befejezetlen do-
log minden szemlyes vagy szakmai, nagy vagy kis dolog, sr-
vagy kevsb fontos tennival, amelyr1 azt gondolod, hogy
meg kellene vltoztatni jelenlegi llapott, s mindezt bellr1
is rzed, mert elktelezett vagy irnta.
Szmos olyan dolog van azonban, amely automatikusan
gy1ik szmodra olvass kzben ebben a pillanatban is. E-mai-
lek rkeznek postafikodba, rsos sszefoglalk landolnak fa-
chodban, krleveket kapsz az asztalodra tve, mikzben hang-
postd is folyamatosan j zenetekkel gyarapszik. Ugyanakkor
a krnyezetedben s a fejedben is folyamatosan az
olyan dolgokat, amelyek egyltaln nem tartoznak jelenlegi for-
mjukban oda, ahol vannak - s soha nem is fognak
ni. Lehet, hogy nem annyira tennivalk ezek, rrunt
e-mailjeid, mgis szksges tenni velk valamit - megnyugta-
t mdon lezrni Paprra firklt stratgiai tervek egy
pac tetejn, javtsra vagy cserre szorul ketyerk a fikod me-
lyn, vagy kidobsra vr rgi magazinok a kvzasztalodon
mind ugyanebbe a dolgok" kategriba tartoznak.
J
47
Amint felcmkzel egy ttelt a kellene", ,,muszj" vagy
,j lenne" szavakkal, azonnal befejezsre vr ttelekk vlnak.
Azon dntseid pldul, amelyeket mg meg kell hoznod, hogy
eld1jn, valamit megcsinlsz-e vagy sem, mris befejezetlen
dolgokat eredmnyez. Ide tartoznak a majd ezt s ezt fogom
tenni ... " tpus kijelentseid, amikor mr eldnttted, hogy va-
lamit teszel, azonban mg konkrtan nem lptl az gyben. Ter-
mszetesen ide tartozik valamennyi fggben s folyamatban
gyed, illetve azok a dolgok, amelyekkel kapcsolatban
megtettl minden t1ed - azaz lezrtad az gyet -
azonban ezt a tnyt mg sajt magad nem ismerted el.
Ahhoz, hogy befejezsre vr projektjeid leltrt megfele-
kezelhesd, ssze kell trolkba", melyek
gyeidet rendszerezik, egszen addig, amg van
egy kis eldnteni, hogy mir1 is van sz, s mit fogsz tenni
velk kapcsolatban - ha egyltaln szeretnl tenni valamit. A
tartkat pedig rendszeresen rtened kell, ha azt szeretnd, hogy
hasznlhat funkcionljanak.
Tulajdonkppen tgabb rtelemben mr most is minden
gy1ik. Ha nem tudatosan irnytod egy megbzhat
rendszeredben, akkor pszichd egyik bugyrban lakik valahol a
tennival. Attl, hogy nem tudatosan tettl be valamit a
fikodba, mg nem jelenti azt, hogy nem regisztrltad. Most
azonban annak fontossgrl beszlnk, hogy mindent, amire
csak szksged van, a fejeden kvl kell trolnod.
A eszkzei
Szmos modem s kevsb high-tech eszkz ll rendelke-
zsre, melyekkel sszeszedhetjk az elvarratlan dolgainkat. A
lista brmelyik ttele alkalmas postafik-
knt" funkcionlni, amely kpes trolni mind a bellr1 gene-
rlt, mind a klvilgbl informcikat is:
fach-rendszer
'
diktafon,
papralap rendszerek,
digitlis rendszerek,
e-mail.
' g
1 '-f 2 ii-.
48
Fach-rendszer
A standard fbL vagy drthlb 'J
kszlt f achok a leggyakoribb trolrendszerei a papron
informc iknak, illet ve minden egyb fi zikailag
goknak. an1elyeket fel kell dolgoznunk: posta, magazinok lr-
oglalk, feljegyzsek. zenet cetlik, sz1nlk _
n1g z ebl mpnak is, melynek eleme ki1nerlt .
Fzetek s jegyzettmbk
A sima tmbk, spirlos vagy hagyomnyos fzetek, illet-
ve a filofax oldalai mind eszkzk a ksza t-
letek, inputok, tenniv alk stb. lejegyzetelshez. zlsedhez
vlassz, s hasznlj egyet.
Digitlis jegyzetels
A lehet jegyzetelsre is hasznlni ,
majd a folyamn feldolgozni a bevitt tteleket. Aka-
ismcrsi technolgia rohamos folyamato-
san a digitli s eszkzk trhza, melyekkel kedvnkre
jegyzetelhetnk. A kzbe n tarthat ktyk (PDA - Persona)
l)igital Assistant z1ntgpek) s digitlis jegyzettmbk
egyarnt
Hangfelvtel
A hangot kszlkek kztt egyarnt megtallha-
tk az a hangposta, illetve a diktafonok szles
sklJ. a. Mindegyik hasznos lehet hangos zenetnk felvtelre,
'"' J"" f
1nelynek a tovabb1 figyelmunket igeny o
dolgokat rgztjk. hogy visszatrhessnk rjuk.
E-mail . , . ul akkcr a
Ha a vilggal val kapcsolatod e-mailre alap .
- k " fi' 1oknak -
szoftver szerves rsze a berkew Jevelekne es a.J . '
. , .
teu postafik, amelyben a cs e e: s k
ro1hatod A szemlyi hvk s a n1ob1lte1cfonok 1. pc
ilyen inputok rgztsre.
--------11111
49
Mg modernebb ketyerk
Egyes szmtgpeknek manapsg mr diktlni is lehet s
a kzzel rt szveget is elfogadjk. Amint egyre tbbet kommu-
niklunk digitlisan, illetve drtnlkli eszkzket hasznlva,
gy vlik egyre knnyebb az tletek feljegyzse (amelyhez tr-
sul az egyre nagyobb adat rnk z-
dulsa is!).
Szmtgp !"
Igen, David?"
Kenyeret kell vennem."
Igen, David."
lelmiszerszksgletemet sszelltottam. Amint a tenni-
valkat folyamat rendszerezsi fzisa egyre moder-
nebb s digitalizltabb vlik, a ,,kenyr" automatikusan hoz-
zaddik majd az elektronikus bevsrl-listmhoz, s taln egy
kiszlltssal egytt meg is lehet rendelni azt.
Legyen sz akr modem, akr hagyomnyos eszkzkr1, a fen-
ti mdszerek s eszkzk egyazon clt szolglnak: postalda-
knt troljk a potencilisan hasznos informcit, el-
ktelezettsgeinket s megllapodsainkat, amelyekkel teen-
van. Bizonyra mr most is hasznlod a legtbb eszkz
valamilyen formjt.
A
Sajnos a postafik lte mg nmagban nem teszi
azt A legtbb embernek van valamilyen
t1dja, azonban ltalban nem kpesek azt hatkonyan kezel-
ni. Nzzk, mi a fzis rnK:dsnek hrom alapfeltte-
le:
1. Minden elvarratlan szlnak s befejezetlen projektnek sze-
repelnie kell a rendszeredben, a fejeden
2
A szma a legtgabb legyen, amivel
azrt mr el tudsz boldogulni.
3
Rendszeresen rtened kell

50
Szrj ki mindent a fejedbl!
Ha mg mindig tl sok mindent prblsz RAM memrid-
ban trolni, minden nem leszel tl motivlt be-
postafikjaid becsletes hasznlatra s rtsre. A leg-
tbb ember viszonylag kevs figyelmet fordt az eszkzkre
'
mert tudjk, hogy nem mindent megold, nll, egsz rend-
van sz amgy sen1: gy gondoljk, hogy van egy ku-
pac befejezetlen dolog a postafikjukban, meg egy befejezetlen
kupac a fejkben, s egyik sem igazn mK:dik
ezrt nem is velk. Olyan ez, mint a flipper, amelyen
tl nagy lyukak vannak, ezrt a labda mindig beleesik. Nem iga-
zn motivl a jtk.
A fenti eszkzk egy utn leted szerves
rszv kell, hogy vljanak. Tartsd K:et testkzelben, hogy br-
hol rgzthesd a potencilisan rtkes gondolataidat - gondolj
rjuk ugyanolyan nlklzhetetlen eszkzknt, mint ahogyan a
fogkefdre, a jogostvnyodra vagy a szemvegedre gondolsz.
Minimalizld a szmt!
Csak a fel ttlenl szksges
hasznld - a tl sok sem lesz hatkony. Szksged lesz rjuk
minden helyzetben, mivel minden pillanatban addhat olyan do-
log, amelyet rgzteni szeretnl valamilyen mdon. Ha azonban
tl sok van, akkor a feldolgozs mdja is megne-
hezedik. ..
A modem technikra (digitlis, elektromos
l tltengse ritkn okoz problmt; a valdi
ds a legtbb ember szmra a
. ,,, . ,,, f h kb " teruleten
nyos Jegyzeteles, illetve a valos ac o a gy
. ,,, .e l . k 11 dolgoznunk, nem
van. A Jegyzeteket szortrrozas utan ie 1s e . t
k
1
"d hagyni o"e .
pedig kupacokban s fzetekben hny o o va d
. ,,, "ttekinthet ren -
Minden, amit paprra vetnk, egy v1l gos es a
szerbe kell, hogy bekerljn. d bevethe-
Az tletek s inputok rgztsre m egyre
t eszkzkre lesz szksged, ahogy munkad s
J
n
komplexebb vlik. Amint karriered
fokain lassan egyre feljebb mszol, szre fo-
god venni, hogy munkddal kapcsolatos leg-
jobb tleteid nem a munka vgzse kzben
fognak megszletni benned. A nagyobb pro-
51
A valdi gniuszok ak-
kor igazn aktvak,
amikor a legkevesebb
munkt vgzik.
- Leonardo da Vinci
duktivits kulcsa abban rejlik, hogy - s llandan
rendelkezsre ll - eszkzket alkalmazol gondolataid rgz-
tsre.
rtsd rendszeresen a
Az eredmnyes utols nyilvnval:
ha nem rted s dolgozod fel dolgaidat", a fach oknak semmi
rtelme nem lesz, s csak gy1nek bennk az egyre kevsb
meghatrozhat anyagok. Persze attl, hogy kirted a ldkat,
mg nem kell mindenron befejezettnek tekintened a
helyeken - hangpostdon, e-mailben vagy a fachban - trolt
egsz csak t kell nzned s el-
dnteni, mit kell tenni velk (ha egyltaln van ilyen), majd in-
tegrlni a rendszeredbe. De ne tedd vissza a
Az rtetlen lda olyan, mint a szemt, amelyet nem vi-
szel ki soha - mindig j trolkat kell venned, hogy elfrjen.
A munkafolyamatot rendszerednek teljesen
kell lennie ahhoz, hogy rendszeresen kirt-
hesd a fikodat". Ha nem elg hatkony az anyagok"
kivezetse, akkor rgtn feltornyosulnak a kezeletlen dolgok, s
onnantl fogva bizony minden tovbbi fzisra is kihat a rend-
szertelensg. Gyakran rezzk gy, hogy knyelmesebb egysze-
a rekeszben hagyni a feldolgozatlan dolgainkat, ha
mr tudjuk, hogy kellene velk tennnk valamit, azonban pilla-
natnyilag nem tudunk. A klnsen a papro-
kat s e-maileket trolk - gyakran kimertik az emberek fej-
ben alkotott ,,rendszer" fogalmt - legalbb bzhatnak benne,
hogy valahol a dzsungelben van valamirl egy
amellyel mg foglalkozni kell. A azonban abban a pil-
lanatban amikor a kupacok mr tl nagyra
s az e-mailek nem fmek r egyetlen
52
Amikor elsajttod a fzist, s tudod mk,
dolgozhatod fel knnyen s gyorsan a befejezetlen ent
fach" is jra az eredeti funkcijban fog .a
Most pedig nzzk, mit is kell tennnk a fachok s az e-m
0
\
fikok rtse rdekben, anlkl, hogy az abbl add
ges munkt mr most el kellene vgeznnk.
2. fzis: Azonosts
Tantvnyaim letben szinte kivtel nlkl a legnagyobb
s egyben a legfontosabb az jelentette, amikor a bej-
fikok rtse rdekben megtanultk ttelr1-ttelre vgig-
gondolni az egyes projekteket. Amikor az egyik globlisan
vllalat legnagyobb rszlegnek befejeztk
valamennyi flbehagyott ttelnek ttekintst s feldolgozst,
szkben htrad1ve azt mondta, hogy br a naptrba vetett bi-
zalma rvn eddig is nyugodtan kszlt a rtekezle-
tekre, mgsem rezhette ugyanezt a megknnyebblst munkja
egyb terletein, amelyeket most tisztztunk. Minden tennivalt
s informcit, amellyel kapcsolatban emlkeztetsre szorult,
most azonostottunk, s egy konkrt rendszerben megbzhatan
el troltunk.
Milyen krdst kell magadnak feltenni (s megvlaszolni)
minden egyes e-mail, hangzenet s sszefoglal megpillant-
sakor, vagy egy tlet felmerlsekor? Szemlyes szerve-
zettsged alapjt kpezi a tennivalkat rendszer e
fzisa. Sokan akarnak egy ,,rendszert" kipteni maguk kr,
azonban elkvetik azt a hibt, hogy flbehagyott dolgokat"
prblnak rendszerezni. A dolgokat nem rend-
szerezheted - csupn s azonosthatod.
azt kell rendszerezned, hogy dntseid alapjn melyek a szuk-
sges tennivalid a konkrt projektekkel kapcsolatban. Az azo:
nosts s a rendszerezs lnyegt a oldaJon ta11hato
dnts-fa modell trzse mutatja.
1
at
A ksbbi fejezetekben alaposan ttekintjk a fo yam
d
-
Projektlista
(tervezsre)
"dolgok"
y
postafik

Mi is ez
egyltaf n?
Van vele valami
konkrt tennival?
y
van
Mi a k;vetkez
lps?

Projektterveket i
tra 1 pa Kt percnl kevesebb vesz ignybe a cselekvs?
i
it/en
l
Elvgezni Deleglni Elhalasztani
/
53
Szemt-
eldobhat
Troland
anyagok
'
fejlc:
megtartani ksOobi
'" tnzsre)
Referencia
mappa
(legyen

amikor szuksges
1
Vrni
Naptrba
berni tennivalk
{hogy valaki ms
rregcsinlja) (adott 1d6re megcsinlni) (megcsinlni. amint lehet)
Munkafolyamat-bra - azonosftsi fzis
54
valamennyi fzist. Most viszont azt javaslom, hogy vlassz ki
magadnak a szmos tennival-listidbl egyet, vagy vgy
egy kupac paprt a fachodbl, s rtkelj nhny ttelt
kzlk a ben1utatott ttekintsnk szerint.
Mi is ez egyltaln?
Ez nem is olyan buta krds. Eddig beszltnk mr dol-
gokrl" s Azonban nem beszltnk arrl,
hogy tulajdonkppen mit takar maga a dolog", s mit kellene
vele tennnk. Szmos olyan meghatrozhatatlannak ttel
van pldul, amelyek kicssznak a mert mond-
juk az llamtl kapott hivatalos 1evlr1 van sz, vagy a vllalat
postzott valamit a cmnkre - de vajon kell-e tennnk valamit
,
ezekkel? Es mi a helyzet azzal az e-maillel, amelyben az emberi
rszleg tjkoztat a bla-b]a gyben trtnt bla-bla
relpsr1? Temrdek kupacot s raszta1fikot
bogarsztam t gyfeleimmel, mivel rendszeresen ott landoltak
a dolgok, an1elyekhez a berkezs pillanatban nem vettk a f-
radsgot, hogy egy pr msodperc alatt eldntsk, mir1 is szl-
nak. Ezrt olyan fontos a dnts.
Van vele konkrt tennival?
Erre kt lehetsges vlasz van: VAN vagy NINCS.
Nincs vele tennival Ha a vlasz az, hogy nincs", akkor h-
rom van:
1. Szemt, ezrt nincs r szksgnk.
2. Jelenleg nincs vele azonban egy
pontban felmerlhet valami (eltenni).
3. Az anyag potencilisan hasznos informcit tartalmazhat,
amelyet hasznosthatunk (referencia).
Ez a hrom kategria mr nmagban is
mg sz lesz az egyik fejezetben. Most azonban tegynk pontot
a dologra azzal, hogy szksged lesz egy .s
Del" (trls) illetve egy rdekessegek fehratu
d
-
55
dosszira a ksbbre eltenni dolgokhoz, s egy alkalmas
mappra, amelyben a referenciaanyagokat
Van vele tennival Ez az igen" csoportja a tteleknek, ame-
lyekkel kapcsolatban a tovbbiakban konkrt dolgunk akad. Ti-
pikus pldk erre az olyan e-mailek, melyekben rszvteledet
krik egy vllalati projektben egy adott vagy a cg
alelnkvel trtnt szemlyes tallkozdkor ksztett jegyzete-
id, amelyek egy j s projekttel kapcsolatosak,
amelyhez radsul fel kell venned egy tancsadt is.
Kt dolgot kell megllaptanunk valamennyi olyan tma-
krrel kapcsolatban, amellyel addik:
1. Milyen projekt" vagy eredmny mellett ktelezted el ma-
gadat? s
2. Mi a konkrtan szksges lps?
Ha egy projekttel kapcsolatos . . . Fel kell jegyezned az ered-
mnyt a ,,Projektek" c. listdon. Ez lesz a bja,
eszedbe jut a flbehagyott tmakr. A Heti
(Id. XX oldal) alkalmval ezen a listn is eszedbe fog jutni,
hogy mg vannak rajta olyan ttelek, amelyekkel tennivalid
vannak. Rendszeredben egszen addig lni fog a feljegyzs,
amg be nem fejezted, vagy ki nem trlted a tenni valk kzl.
Mi a lps? Ezt a kritikus krdst kell feltenned
mindennel kapcsolatban, amelyet a listdra. Ha
mdon vlaszolsz erre a krdsre, A dolgok elvgzse
mris feltrul a kulcstenni- nem sok ignyel:
val, amelyet el kell vgezned. A viszont rengeteg
lps" a fizikai, kzzel foghat ak- van szksg ahhoz,
tivits, amelyet meg kell lpned ahhoz, hogy hogy eldntsk, mit is
a jelenlegi vals llapotot a vgcl - ered- kell csinlnunk. d
mny "'b d"' d - Elbert Hubbar
- iranya a moz 1ts .
Nhny plda a konkrt lpsre:
Felhvni Lacit az ltala ajnlott kiad garzs
A kltsgvetssel kapcsolatos gondolatokat sszefoglalni.
56
Anglval megbeszlni az irodba sznt j szortroz rend-
szert.
Megnzni az Interneten az programokat.
A fent emltett pldk egyt1 egyik valdi fizikai tennivalkat
tesznek szksgess. Az ezekre vonatkoz fogjk
gpezeted apr fogaskerekeit jelente-
.
Ill.
Vgezd el, Delegld, Halaszd el! Amint dntttl a
konkrt hrom kzl vlaszthatsz:
1. Vgezd el! Ha egy tevkenysg kevesebb, mint kt perc
alatt akkor intzzk el, amint rjttnk szksges-
; ;
segere.
2. Delegld! Ha a tevkenysg tbb mint kt percet venne
ignybe, tedd fel magadnak a krdst: Vajon n vagyok a leg-
megfelelbb ember a kivitelezsre?" Ha a vlasz nemleges, de-
legld az illetkes szemlynek.
3. Halaszd el! Ha a tevkenysg tbb mint kt percet ig-
nyel, s neked szemlyesen kell elvgezned a feladatot, a valdi
munkt halaszd el nyilvntartva a
tennivalk" c. listdon.
3. fzis: Rendszerezs
A munkafolyamatot brzol bra kre mutatja az
s anyagoknak azt a nyolc, jl
kategrijt, amelyek dolgaid" feldolgozsnak eredmnye-
knt alakulnak ki. Ezek egyttesen egy olyan rendszert alkot-
nak, amely gyakorlatilag egsz letedet kpes kordban tartani,
elrendezve a mr dolgaidhoz napi s heti szinten csa-
pd dolgokat is.
A cselekvst nem ttelek rendszerezshez v-
lasszunk a szemt", a troland anyagok" s a ,,referencia
mappa" kzl. Ha valamivel nem addik dobd ki, tedd
be egy rdekessgek felirattal megjellt dossziba ksbbi tte-
-
,
''dolgok''
'Y
postafik
l
Mi is ez
egyltaln?
l
Van vele valami
konkrt tennival?
'Y
Projektlista van
"" (tervezsre)
l Mi a
, .____l_p_s?_ .
Projektterveket

trol maopa

Kt percnl kevesebb vesz ignybe a cselekvs?
"" a (ennivalkat) ....

Elvgezni Deleglni Elhalasztani
/
57
....
Szemt-
eldobhat

Troland
anyagok
fejlc:
megtartani
tnzsre)
Referencia
mappa
(legyen ke,restiet5\
amlKor szuksges
1
Vrni Naptrba
berni tennivalk
(hogy valaki ms
megcsinlja)
....
(adolt 1dtlre megcsinlni) amint
Munkafolyamat-bra - fzis
?"' --
58
kints cljbl, vagy le az anyagot a referenciaknt hasz-
nlhat mappba, hogy ksbb knnyen megtalld. Ahhoz,
hogy a konkrt tennivalkat tteleinket hatkonyan me-
nedzseljk, szksgnk lesz egy projektlistra, a projektterve-
ket trol niappra, egy naptrra, a lpsekre eml-
listra, s egy olyan listra, amely az lta-
lad (msoktl) vrt dolgokat kveti nyomon.
A rendszert biztost kategriknak fizikailag is teret kell
biztostanunk. Amikor listkrl'' beszlek, valami pkzlb
hasznlhat, folyamatosan gon-
dolok, amely lehet fzetben vezetve, vagy egy szmtgpes
program keretben frisstve, a kategriaelvlasztkkal ell-
tott mappk is ugyanezt a clt szolgljk.
je gyzetek" vagy projektek" rsze alkalmas erre;
hasznlhatunk PDA-t is (amely a laptop mg kisebb vltozata),
de egy spirlfzet is hibtlanul tud mK:dni a kate-
grikat kln oldalakon vezetve. A vrlists tennivalkat
(mint pldul felhvni a mrcius hetben,
hogy megbeszljnk egy szintn lehet egy papr-
alap rendszerben nyilvntartani, de a modem technolgit
ugyangy bevethetjk itt is.
Projektek
Projektnek nevezem azokat a dolgokat, amelyeknek konk-
rt cljt csak tbb lpsben lehet elrni. Ez azt jelenti, hogy
olyan aprsgok is szerepelni fognak projektlistdon, amelyeket
normlisan nem is kategorizlnl projektknt. Rgtn meg is in-
doklom, hogy mirt gondolom mindezt. Ha tudniillik egyetlen
lpsben nem tudunk befejezni valamit, azaz el-
rni, szksgnk lesz valamilyen bja fellltsra,
amely jelzi, hogy mg van mit tennnk az adott ggyel kapcso-
A latban. Ha nincs ilyen a tennival azon-
nal visszakerl agyad RAM memrijba. Gondolhatunk mind-
erre gy is, mint flbehagyott dolgaink listjra.
J
59
Rszleges Projekt" lista
0 munkatrs felvtele
AJugusztusi vakci
Cges kirnduls
Knyv kiadsa
Befejezni a szmtgpek friss-
tseit
Vgrendelet frisstse
Kltsgvetsi terv vglegestse
j termkvonal bevezetse
j kapcsolattart program elsaj-
ttsa
Fortune magazin cikket megsze-
rezni
Kiadt keresni
Befejezni az orchidek ltetst
a kertben
K+F kzs video projekt
Trning CD frisstse
vi szeminriumi terv ki-
alaktsa
60 perces konferenciabeszd
megszerkesztse
Videokonferencia rendszer elsa-
jttsa
vglegestse
Kerti lmpk felszerelse
Dl-amerikai irodval formlis
kapcsolat ltestse
Munkakri s eljr-
sok vglegestse
Nappaliba j szket venni
A projekteket nem kell felttlenl sorrendbe rakni sem a
mretk, sem a fontossguk szempontjbl. Egsz
csak fel kell rni K.et egy mellyel biztostod, hogy
rendszeres idK.znknt ttekinted az ott szerepl tteleket,
hogy biztos lehess benne, hogy mindenhez hozzrendeltl egy

A valsgban igazbl sohasem csinlsz meg egy projek-
tet, hanem a hozz tartoz teendK.et vgzed el. Ha
vgeztl, akkor egy helyzet, amely
egsz kzel van az eredetileg clodhoz, teht ,,ksznek"
tekintheted munkdat. A projektek listja csupn clvonalak
halmaza, melyeket magunk el ki, hogy
konkrt lpseinknek lendletet adjunk.
A projektekhez tartoz segdanyagok
Szmos projektedhez fogsz fontos httr-informcikat
amelyeket tma vagy nv szerint akarsz majd elren-
dezni _es trolni. Projektjeid listja pusztn trgymutatknt fog
funkcionlni. Minden rszletet, tervet s informcit,
----

Zt m-
60
amelyre munkd sorn szksged lehet az egyes projektek kap-
csn, kln mappkban, fzetekben vagy fjlokban kell trol-
nod.
Segdanyagok s referenciafjlok Amint elrendezted a projek-
tekhez tartoz segdanyagaidat tmkra lebontva, ltni fogod,
hogy szinte teljesen azonosak a referencia anyagaiddal, ezrt
tarthatod akr ugyanott is (egy -vel kapcsolatos
fjlt trolhatsz az ltalnos anyagok" mappban pldul). Az
egyetlen klnbsg az aktv s a passzv projektek kztt, hogy
az aktvakat valszn1eg rendszeresebben kell ttekintened,
hogy biztos lehess benne, minden tennivalrl gondoskodtl, il-
letve azokat azonostottad.
;
Altalban azt javaslom az embereknek, hogy a httr-in-
f ormcikat ne tartsk tlsgosan maguk inkbb valahol
a kzelben". Taln az a legknyelmesebb megolds, ha kamyj-
tsn yira vannak, mert lehetnek olyan projektek s helyzetek,
amelyekben praktikusabb ezeket gyorsan tltni. Ehhez kln-
,
sen alkalmasak a mappk, vagy az egymsra
pakolhat asztali rekeszrendszerek.
kategrik
Amint az a munkafolyamati brn is jl ltszik, a kvetke-
valkrl szl dnts kulcsfontossg. Kivtel nlkl
ez a lps hatrozza meg viselkedsnket a fizikai
tennivalval kapcsolatban, hogy a flksz feladatokat a cl fel
terelgessk.
Termszetesen minden kt percen bell fel-
adatot, illetve az egyb, mr elvgzett tennivalt nem kell itt le-
kvetned. Nyomon kell kvetned viszont minden ame-
lyet konkrt idben s napon kell megtenned (ezeket rd be nap-
, azon dolgaidat, amelyeket a leggyorsabban kell
megtenned (ezeket rd hozz a tpus
listkhoz); illetve azokat, amelyekhez msokra vrsz, hogy
folytathat a munka (ezeket rd fel a V rt dolgok" lis-
tjra).
61
Naptr
Az feladatokat kt nagy csoportra bonthatjuk.
Az egyik csoportban vannak a konkrt napon s idben kivite-
dolgaink, mg a msik csoportban tallhatk az amint-
lehet tpus dolgok. Naptrad az csoport befogadsra al-
kalmas.
Hrom dolgot lehet a naptradba berni:
Idnz kttt
Naphoz kttt tennivalk; s
Naphoz tartoz informci.
kttt Ez tulajdonkppen a tallkozkra meg-
beszlt jelenti. Sokszor egy projekt lp-
se abbl 11, hogy elmegynk egy megbeszlsre, melyet a pro-
jekt rdekben tartunk. Ehhez elg, ha a naptradat hasznlod
rendszerknt.
Naphoz kttt tennivalk Ezek azon tennivalid,
egy adott napon kell megtenned, azonban nem konkrt idnz
ktve. Lehet, hogy Jolnknak grted, hogy pnteken felhvod
a leadand jelents miatt, hogy szmra is rendben van-e. Cs-
trtkn mg nem tudod tkldeni, de szombaton mr elutazik,
ezrt a pnteki nap alkaln1as erre a konkrt tennivalra - mind-
egy, hogy azon bell mikor. Ebb1 kvetkezik, hogy a pnteki
napra feljegyzed ezt a de nem ktd konkrt
hoz. Hasznos az olyan tpus an1elybe lehet
hz kttt s idnz nem kttt napi programokat is bejegyezni
Konkrt naphoz tartoz infonnci A naptrban van a helye
annak is, amir1 egy adott napon csak tudni vagy rteslni sze-
retnl. Ezek nem annyira tennivalk, mint inkbb hasznos infor-
mcik, amelyek egy adott napon jl jhetnek. Ide tartoznak a
megbeszlsekre vonatkoz pontok, msoknak
(csald, munkatrsak) kiadott feladatokrl informcik, vagy a
?ennnket esemnyek. Ide rhatjuk a kis
is, hogy valakit hvjunk fel, mert aznap tr haza a va-
kc1orl.
62
Nincs tbb Napi tennivalk listja'' Csak s kizrlag a fen-
ti hromfle dolog tartozik a naptrba, s semmi egyb! Tudom,
hogy sokan ellenttesnek vlik a fenti rvelsemet a hagyom-
Szerencssek a rugal- nyos trningeken tantot-
mas emberek, mivel takkal, ahol ltalnos tartjk a
nem lehet 'ket kizk- napi tennivalk listjt". Ezek a fajta listk
kenteni sajt formjuk- nem kt okbl kifolylag.
bl. is llandan j inputokat ka-
- Michael McGriffy, punk, s ahogy napi munknkkal haladunk,
M.D. gy vltoznak prioritsaink is, ezrt szinte le-
hetetlen megszabni a tennivalk listjt. Fontos, hogy le-
gyen egy rugalmasan alakthat tennivallistnk, amelyet szk-
sg esetn talakthatunk brmelyik pillanatban. Ha egy
vsett" listhoz prblunk ragaszkodni, amelyet naponta t kell
rnunk egy j naptri oldalra, mert nem vgeztnk vele, akkor
az nemcsak de is egyben. A
tennivalk" tpus listimmal nem szksges ilyen felesleges
munkba bonyoldnunk, mert mg a nagyon tenni-
valnkat is rgzti - s nem kell naponta jrarnunk.
Msodszor, ha olyan ttel szerepel a napi listnkon, ame-
lyet ne1n felttlenl kell aznap elvgeznnk, akkor az csak el-
vonja a figyelmnket a tnyleg fontos tennivalinkrl. Ha pn-
teken fel kell hvno1n Jolnkt, mert egybknt nem rem el
majd hozzrok napi tennivalimhoz t msik, kevsb fontos
vagy idbz nem kttt tennivalt, akkor a napi hektikban v-
gl kimarad Jolnka. Fejem ekkor knytelen visszavenni az em-
funkcit, hogy eszembe juttassa, hogy ez az egyetlen,
tnyleg fontos aznapi tennivalm. Ez pedig nem op-
timlis rendszerfelhasznlsnak. Az n llspontom szerint a
naptr szent s srthetetlen kell legyen. Ha valamit felrsz ide,
akkor azt vagy intzd el aznap, vagy ne is nylj hozz egylta-
ln. Az egyetlen trs a megbeszlsek megvl-
tozsa lehetne.
A tennivalk" listi
Hov is tartoznak a tenni valk A kvetke-
63
listjra, an1ely a naptnal egytt mindennapja-
inkat teszi rendszerezett s jl
Minden olyan tennivaldat vezetned kell valahol, amely
kt percnl tovbb tart, s nem tudod msnak deleglni. Fel-
hvni Kovcs Pistt a kltsgvetssel kapcsolatban," ,,Beszlni
Piroska s Julcsi szleivel, a nyri tborral kapcsolatban," s
felvzolni az ves marketing konferencin tleteket"
- ezek tnind olyan emlkcztct<>k, amelyeket a list-
kon vagy kell nyon1on kvetni , hogy brn1ikor
esznkbe jussanak.
Ha csupn csak hsz-harminc darab ilyen tteled van, ak-
kor egyetlen tennivalk" Ji stn . zere-
peltetni, amelyet szabad perceidben ttekinthetsz. A legtbb
embernek azonban ezek szma valahol tven s szztven k-
ztt van. Ebben az esetben viszont Mindent a /e-
kategorizlni a tennivalk" listt gegyszeru1Jben kell
pldul Telefonok"-ra (hogy felhvd a meg- csi1Uni, de annl egy-
embert, amikor telefonkzelben vagy), I szeru1Jben
vagy Projektekkel kapcsolatos krdsek'' -re, - Albert Einstein
amelyeket a heti ttekintsnl feltehetsz ma-
gadnak.
Cselekvst nem ttelek
Rendezett k1nll rendszerekre van szksged nemcsak
' -
a feladatot ad, de a cselekvst nem ttelek nyilvntar-
tshoz is. Az aktv kzretn'kdst nen1 ignyk5' ttelek rend-
szere hrom rszre oszthat: szernt. ks6bbi hasznlatra tro-
land anyagok s referenciaanyagok.
Szemt
A szemt mindig jl lthat: dobj ki n1indent, amivel k-
sbb sem tudsz mit kezdeni, s mg referenciaknt sem hasz-
nlhatod. Ha a kidobsra vr anyagokat a hasznos dolgok k-
ztt trolod, akkor ez komolyan alshatja egsz rendszeredet.
,
64
Troland anyagok ks'bbi hasznlatra
A szemt mellett kt csoportja van a dolgoknak, amelyek,
br nem ignyelnek azonnali mgis a megtartsukra
kell trekedned. Itt is fontos , hogy klnvlaszd a tetteket
illetve nem dolgaidat, klnben egy utn
mr csak nzni fogod a kupacaidat, s fogalmad sem lesz, hogy
inelvikkel kellene valamit kezdened.
"
Lehet, hogy egy j tleted tmad az egyik projekttel kap-
csolatban, mikzben egy trgyalsi sszefoglalt vagy e-mailt
olvasol. Egy napon ezt esetleg felhasznlhatod, ezrt szeretnd,
ha emlkeztetne r valami, hogy a jvben jra tgondolhasd
ezt a Postn megrkezik a szimfonikus zenekar k-
zenei szezonjnak programajnlata. Gyorsan tnzed,
s konstatlod, hogy a tged darabot csak ngy hnap
mlva fogjk - ez tl tvoli ahhoz, hogy
brmit is kezdj ma ve]e (nem tudod mg biztosan, hogy ponto-
san hoJ is leszel akkor), de ha pp itthon vagy, akkor felttlenl
szeretnl elmenni s meghallgatni Mit is kellene tenned
ezzel kapcsolatban?
Ktfle trol rendszer" alkalmazhat az ilyen tpus dol-
gokra: a Majd/taln" tpus listk, s a
ls" fjlok.
Majd/taln'' Hasznos s inspirl lehet egy listt ltesteni,
amelyen a nem tl tvoli jvben megvalsthat dolgaidat tar-
tod nyiJvn. Ez azoknak a projektjeidnek a parkolja", ame-
lyekkel ma kptelen vagy foglalkozni, de nem szeretnl teljesen
megfeledkezni rluk. Rendszeres emlkezni sze-
retnl rjuk.
Tipikus rszleges Majd/taln" lista
Halszhaj beszerzs
Megtanulni spanyolul
Beiratkozni festtanfolyamra
Konyhai vglapot venni
Pancsol kiptse
Robogt venni Katnak
megszervezse
Borospince megptse
Beutazni Kanadt
Photoshop program megtanulsa
Non-profit alaptvny ltrehozsa
Helyi Rotary Klub felkeresse
..... .
65
Halast ltestse Munkatrsakrl promcis vi-
de elksztse
Digitlis kamera beszerzse
szak-olasz tra megszervezse
csmestersg kitanulsa
Festmnyeink megvilgtsa
Rgi fotk s videk digitaliz-
lsa
Szomszdokkal bulizni egyet
Otthonra tlltani a munkahelyi
e-mailt
Bizonyra lesznek alkategriid is a listdon, mint pldul:
CD-k, amelyeket szeretnk beszerezni;
Vide klcsnzb1 filmek;
Olvasni val knyvek;
Bortpusok, amelyeket meg szeretnk kstolni;
Htvgi kirndulshoz tletek;
Gyerekekkel
Szeminriumok, amelyeken szeretnk rsztvenni.
Ezt a listt is rendszeresen t kell tekintened, ha valdi hasznot
akarsz hzni bel1e. Azt javaslom, tarts egy msolatot ebb1 a
listbl a heti listd mellett (Id. XX. oldal).
fjl Az ttekints legelegnsabb for-
mja a figyelmeztet6'" rendszer, amelyet nha ,,felfggesztett"
vagy nyomon fjlnak hvunk. Ez az a rendszer,
amellyel szinte sz szerint postzhatsz magadnak valamit, hogy
a egy adott napon kzbestve legyen szmodra.
Naptrad ugyanezt a clt szolglhatja. Feljegyezheted pl-
dul mrcius 15-re, hogy adbevallsodat egy hnap mlva kell
feladnod postn; vagy szeptember 8-ra, hogy az orosz balett
trsulat hat ht mlva fog fellpni a Nemzeti Sznhzban.
Tovbbi rszleteket a 7. fejezetben tallsz ezzel kapcsolat-
ban.
Referenciaanyagok/ Httr-informcik
Szmos olyan dolog van, amely nem ignyli aktv kzre-
ml<dsedet, azonban hatalmas informcis rtke van. Ezeket
gy kell eltenned, hogy brmikor knnyen 1negtalld Az
archivls lehet papr alap vagy trtnhet digitlisan is.
r
r
sn .....
66
A papron trolt informcikat - kezdve a helyi, hzhoz-
szlltst vllal tterem menjt1 egszen az j irodaplet
tervrajzig s a bemutat prospektusig - legjobb
egy fizikailag is knnyen rendszerben trolni.
Ilyen lehet a nylontasakokat befogad mappa, melyben a ked-
venc ttermek, vagy egy iskolai bizottsg tagjainak kontaktjai
vannak, de akr egsz trolszekrnyt is hasznlhatunk erre a
clra, amelyet egy vllalat fuzionlsval kapcsolatos papr-
munkknl megkvetelt gondossggal kezelhetnk.
A digitlis trols lehet egy hlzati adatbzissal val kap-
csolat, melyhez azonnali hozzfrsnk van, hogy hozzadhas-
sunk ad hoc referencia anyagokat, vagy archivlsra sznt map-
pk az e-mail programunkon bell.
A legfontosabb az egszben azonban az, hogy emlkez-
t znk a referencia sz jelentsre: informci, melyhez knnyen
hozzfrnk, amikor csak szksges. A referencia rendszerek
ltalban kt tpusba sorolhatk: (1) tmakr, illetve fizikai el-
helyezs szeri11ti trols, s (2) ltalnos referencia fjlok. Az
elbbit ltalban a trols helye hatrozza meg - pldul egy
polc, melyen csak a troljuk dtum szerint; egy
fik, amelyben az alkalmazottak bizalmas informcii vannak;
vagy egy szekrnysor, melyben a mr lezrt jogi esetek vannak,
melyeket egy esetleg jra kell vennnk.
ltalnos referenciatrols A msik tpus referencia rend-
azokat az ad hoc informcikat tartalmazza, amelyek nem
tartoznak valamilyen meghatrozott kategriba. Ezt is j
a kzelnkben tartani. Szksged van olyan helyre, ahol a mo-
biiod hasznlati utastst trolhatod, vagy ahova a Nagy-pro-
jekttel kapcsolatos dosszidat teheted, illetve ahol azt a maradk
dollrodat trolhatod, amely az utadbl megmaradt (s
amelyre jra szksged lesz, ha legkzelebb ismt utazol).
Az ltalnos-referencikat trol hely hinya gtat szabhat
az nszervez"" rendszernk hatkonysgnak. Ha a trazs
nem megy knnyen s gyorsan (iJletve szrakoztatan!), akkor
egy utn inkbb csak tornyosulnak a dolgaink, ahelyett,

67
hogy szpen szortf roznnk Ha a referenciaanyagok nincse-
nek jJ lthatan elhatrolva egymstl, akkor a van vele ten-
nival'' s ni ncs veJe tenni val" kategrik vizulisan s l-
lekben" is sszefolynak, mert fejnk egy utn mr nem fog
tudni klnbsget tenni az egyes dolgok kztt. A stressz-men-
tes produktivitshoz kulcsfontossg, hogy md-
szernk legyen az ilyen tpus dolgok trolsra; a 7. fejezetben
is fogJaJkozunk a tmval.
4. fzis: ttekints
Egy dolog, amikor felrod magadnak a bevsrl listra a
tejet; az viszont mr ms krds, hogy a boltban csorogva em-
lkezni r! Vagy: amikor felrod magadnak, hogy be-
szlned kell telefonon az egyik bartoddal, hogy megszerezd
le az ingatlangynk telefonszmt, mg nem jelenti azt, hogy
amikor nylik telefonlni, akkor ez eszedbe is fog
jutni.
Rendszeres s szinteken t ke11
tudni tekintened munkd s leted egszt. A legtbb ember a
munkafolyamat-menedzsment csodjt leginkbb az ttekints
szakaszban tapasztalja. Ez az a fzis, amelyben sikerl rlt-
nod valamennyi befejezetlen projektedre s flbehagyott mun-
kdra, amelyet n 3000 mteres szintnek nevezek (Id. XX. ol-
dal), s amely heti rendszeressggel trtnik. Ez az az alkalom,
amikor nylik valamennyi tennivaldat s
gedet magad el venni, drasztikusan nvelve brmely adott pil-
Janatra vonatkoz dntsed hatkonysgt.
Mikor, mit kell ttekinteni?
Ha a korbban javasolt szervezettsghez szksges rend-
szeremet alkalmazod, ,,Projekt" listval, K-
tennivalk" listval, s egy Mstl vrt dolgok" list-
val , akkor nem is kell k1nsebb tenned, hogy
fenntartsd a rendszert .
68
Minden bizonnyal naptradat fogod leggyakrabb
k
. . .
1
,,,
1
"k . an atte-
1ntenL m1ve o en1 e -eztet atTa: 1111 az, an1it mindenk
k 11
. l d E . eppen
meg e cs1n' no aznap. z persze nen1 Jelenti azt hogy ,
' az ott
dolgok a , teljes palettt" tekintve _
de ezek.kel nrindenkppen foglalkoznod kell. Az let adta hely-
zetek kzti sokat segt. ha tisztban vagyunk
azzal, hogy mit s miko1Ta kell felttlenl megcsinlnunk. rde-
mes j szoksknt betartanunk, hogy amint kipipltunk egy ten-
ni valt (egy megbeszlst. telefonhvst, vagy egy jelents
megrst), azonnal ttekintjk a listn fenn1narad egyb teen-
is.
Listidat nzd t, ami- 1
lyen gyakran csak kell \
ahhoz, hogy kiverhesd \
azokat a
Miut.1n \ geztl a naptr ttekintsvel,
figyelmed legtbbszr a tenniva-
lk" listra fog tirnyulni. Ezek a listk tar-
talmazzk azokat az meghatrozott ten-
ni valkat, melyeket a nap sorn add sza-
megtehetsz. Ha tn1akrkre bontottad (pl.
Otthoni dolgok", ,.Sz1ntgp". Laci val val megbeszls t-
mi"}, akkor nunden bizonnyal a kontextusban fog-
nak
A Projektek'\ .. vrt dolgok'' s a Majd/Eset-
leg" listkat csak olyan gyakotisggal vedd hogy ne kelljen
tprengened a listkon szerepl ttelekkel kapcsolatban.
Kritikus a heti
Minden olyan dolog. amely potencilisan munkt adhat,
rendszeres ttekintst ignyel, hogy n1egkmlje fejedet emlke-
s funkcijtl. Ahhoz, hogy bzhass a pillanat-
rl pillanatra hozott gyors s sztns dntseidben. kvetkeze-
tesen vissza kell vonulnod egy kiss magasabb szintre.
lyes tapasztalatomra alapozva (tbb ezer emberrel egytunu-
kdve) ehhez fel kell vennnk egy j szokst - amely kulcs a
sikerhez -: a heti ttekints alkalmazst.
Minden lezratlan gyedet (projektedet). aktv projekt
vedet s a tennivalk' ' , ,.Napirend", ..
-

69
vrt", mg a Majd/Esetleg" listidat is hetente egyszer t
kell nzned. Ezzel a fajta ttekintssel biztostod magadnak a
hogy a fejed tiszta maradjon, s az elmlt napok
legfrissebb esemnyeit is feldolgozd s rendszerezd.
Ha te is a legtbb emberhez hasonlan akkor bi-
zonyra tapasztaltad, hogy viszonylag elveszteni a dol-
gaink feletti egy pr intenz- Az let szvevnyes
vebb nap titn. Ezt nagyjbl el is vrhatod, gyei prhuzamos
hiszen senki sem akarja tvol tartani magt a szinteken futnak, s
munktl, csak azrt, hogy llandan patyo- az, aki gy foglalko-
lattisztn s rendben ljen. Nem fogsz ma- zik brmelyikkel is,
gadnak meglljt parancsolni csak azrt, mert hogy figyelmen kvl
pillanatnyilag tl sok munkd van. Ha azon- hagyja a tbbit, csu-
pn egy lmodoz,
ban azt szeretnd, hogy magabiztossg tekin-
aki alkalmatlan arra,
tetben ne szaladjon el veled a l, hogy a vilg dolgait
leg hetente legalbb egyszer szeretnl rendet uralja.
rakni sajt hzad tjn. - James Fenimore
A heti segt Cooper
sszeszedni s feldolgozni minden dolgodat",
ttekinteni egsz munkafolyamati rendszeredet,
frissen tartani listidat,
tisztzni, vilgosan tltni, illetve naprakszen s kompletten
tartani letedet.
A legtbb embernek nincs igazn kompakt s komplett
rendszere, s szmukra emiatt nem is igazn
a dolgok ttekintse: a kp gysem
teljes. Persze azrt nagyjbl rzik, hogy va-
lami hinyzik. Az ltalam javasolt komplett
rendszer fellltsbl s hasznlatbl faka-
d egy krhz hasonlthatk: minl
teljesebb a kr - azaz a rendszer-, annl
jobban fogsz bzni benne. s minl inkbb
bzol benne, annl motivltabb leszel a .fenn-
Az emberek tbbsge
akkor rzi magt a leg-
jobban, amikor tisztz-
ta, lezrta, feltrta s
tbeszlte valamennyi
ktelezettsgt - n-
magval s msokkal
egyarnt. Tedd meg
ezt hetente, ne pedig
tartsban. Az olajozottan rendszer csak vente egyszer.
kulcsa a heti
s"*
Egy adott cselekvs-
hez val dntsnk
mindig sztns. Az
igazi kihvs abban rej-
lik, hogy az
eljus-
sunk annak a biztos tu-
datig, hogy valban
jl vlasztottunk.
Az emberek tbbsge a vakci ,
1
.
k h
. o e ott1
mun a eten erz1 n1agt a legjobban _ s en-
nek oka nem n1aga a vakci tudata M'
. It lS
cs1nalsz a nyaralas utols hten ltal-
ban? Tisztzod, lezrod, feltrod s tbesz-
led valamennyi ktelezettsgedet - nma-
gaddal s msokkal egyarnt. n csupn azt
javaslom, hogy ezt ne csak vente egyszer,
hanem hetente tedd meg.
5. fzis: Kivitelezs
A munkafolyamat-menedzsment lnyege, hogy
a dntst egy adott pillanatban leginkbb kivitelezhe-
kapcsolatban. Ha 10:33 rakor sz-
tneidre hagyatkozva dntened kell, hogy Katit hvod fel, befe-
Tbb tennival vr jezed az anyagt, vagy e-mailjei-
rd, mint amennyit el det dolgozod fel , sokkal magabiztosabban
tudsz vgezni. Egy a fogsz tudni cselekedni, ha megter-
fontos: gy kell rez- vezted a fontossgi sorrendet. Cselekedeteid
ned, hogy jl vlasztot- sorn gy mr nem csak remnykedhetsz, de
tl. bf zhatsz is sajt magadban, ezltal azonnal
nvelve munkatempdat s hatkonysgodat.
A kivlasztsnak hrom mdja
Ttelezzk fel, hogy az elintzni val dolgokat" nem ha-
gyod kalldni bizonytalankodsbl vagy halogatsbl kifoly-
lag. Mindig nagyon hossz listd lesz azokrl a
amelyeket az adott pillanatban ppen nem csinlsz.

alapjn fogod eldnteni, hogy mit csinlj, illetve mit ne csinal.J,
gy, hogy kzben mindkt csoporttal kibklve lhess?
J t" 'dben Ha
Vlaszom. gy, hogy b1zo osz one1
mdszeresen feldolgoztad, s
kintetted valamennyi jelenlegi ktelezettsgedet, akkor
tovbb er6stheted nmi s praktikus
gondolkodssal sajt munkdat s rtkeidet
BL
71
Hrom modellt ki, amelyek segt-
sgvel knnyebben fogsz donten1 aktulis
Nem fognak neked konkret valaszokat adni - hogy Dvidot
hvd-e fel, hogy e-mailt kldj-e a fiad iskoljba, vagy inkbb
fordts nn1i informlis csevegsre a _ azon-
ban segtenek majd jobban krvonalazni a Ez
pedig olyan tbblet, amire az s priorits-me-
nedzsment elmletek nem alkalmasak.
1. A pillanatnyi tevkenysg megvlasztshoz kialaktott
ngyf eltteles modell
Mi alapjn dntd el, hogy szerdn dlutn 15:22-kor mit
fogsz csinlni? Erre ngy kritrium meghatrozsa alapjn
tudsz vlaszolni, a sorrendben:
1. Kontextus;
2. Rendelkezsre ll
3. Rendelkezsre ll energia;
4. Priorits.
Kontextus Bizonyos dolgokat brhol elintzhetnk (pl. tletek
felfirklsa egy lapra toll s papr segtsgvel), azonban a leg-
tbbet mr csak vagy egy konkrt helyen (pl. otthon vagy az
irodban), vagy egy konkrt eszkzzel (pl. telefonon vagy sz-
mtgp mellett) lehet megvalstani. Ezek szabjk meg
legesen, hogy milyen tudsz lni egy adott pilla-
natban.
Rendelkezsre ll Mikor kell valami mst csinlnod? Egy
t percen bell megbeszls szmos, hosszabb
ignybe feladattl veszi el az
Rendelkezsre ll energia Mennyi energid van? Bizonyos
tennivalkhoz szksged lesz egy nagy adag kreatv s friss
mentlis energira. Ms f e1adatokhoz inkbb fizikai szks-
ges, de vannak olyanok is, ame1yhez egyik sem kell igazn.
z s r.J
72
Priorits Az adott kontextusban s rendelkezsre Jl idbe
s energival melyik tennival elvgzse gri a legnagyobb
talmat? Van egy ra az irodban lsz egy telefonJ s
egy szmtgp s energiaszinted 7 ,3 egy tzes skln. Va-
jon inkbb az gyfelet kellene visszahvnod, vagy a javaslaton
dolgoznod? Netn a hang- s elektronikus postalddat kellene
feldolgoznod, vagy inkbb a kedvesedet felhvni, hogy hogyan
telik a napja.
Most kell sajt sztneidre hallgatnod, s
re hagyatkoznod. Ahhoz, hogy tovbb boncoljuk ezt a koncep-
cit, nzznk meg kt msik modellt is, ame-
lyek a ,,legfontosabb tennivalink'' kivlasztsban segts-
gnkre lehetnek.
2. A napi munka rtelmezsnek modellje
Amikor vgzed, vagy ltalnos rtelemben v-
ve dolgozol", hrom aktivitst folytathatsz:
meghatrozott munkt vgezhetsz;
A felbukkan munkkkal foglalkozhatsz;
Meghatrozhatod, hogy mit szeretnl csinlni.
meghatrozott munkt vgzel Amikor meghatro-
zott munkt vgzel, akkor a tennivalk" listd alap-
jn dolgozol - azaz olyan feladatokat vgzel, amelyeket korb-
ban hatroztl meg, ezltal menedzseled a munkafo-
1 yamatot. Elintzel nhny fontos telefont, tleteket vzolsz,
beszlni szeretnl kollgiddal, vagy sszerod egy
paprra azokat a dolgokat, amelyeket gyvdeddel szeretnl
megbeszlni.
Felbukkan munkkkal foglalkozol A munka gyakran ad hoc
jelleggel addik - gyantlanul s vratlanul -, amelyet n1eg
kell, vagy meg akarsz csinlni, amint tudomsodra jut. Partne-
red belp az iroddba, s szeretn veled azonnal 1negbeszlni az
j termk bevezetst, ezrt elkezdesz vele foglalkozni, n1inden
egyb dolgodat flretve. Mindennap tartogat vratlan meglepe-
73
tsckct: olyan dolgokat, amelyekre tbbnyire valamennyi s
energit sznnod kell. Amikor gy dntesz, hogy ezekkel fogsz
foglalkozni, akkor betervezett tennivalid htrbb soroldnak.
Meghatrozod ksvbi munkidat Munkid 1neghatrozs-
hoz elengedhetetlen, hogy postafikjaidat, e-mailjeidet,
hangpost<lat s trgyalsi feldolgozd, ilJetve az
j projekteket konkrt tennivalkra bontsd szt. Amint feldolgo-
zod inputjai<lat, bizonyra szmos, kt percnl tovbb tart
veletet is elvgzel majd a dolgok pakolsa s szortrozsa kz-
ben (ez is egy verzija a felbukkan munkknak). Az ilyen t-
pus aktivitsok java rsze azon teend1c azonostsbl fog ll-
ni , amelyeket majd egyszer el kell intzned, de nem most. Min-
den listd gazdagodni fog jabb s jabb ttelekkel.
Amint meghatroztad valamennyi biztos lehetsz ben-
ne, hogy a tennivalkat tartalmaz listk komplettek, s a kr-
nyezet, illetve a rendelkezsre ll s energid is
teszi, hogy szmos dolgot kivitelezhess. Az egyetlen dolog,
amelyet mg t kell gondolnod, az a munka tpusa, illetve clja
s sznvonala.
3. Sajt munkd ttekintsnek hatszintes modellje
Dntseinket a prioritsoknak kellene meghatrozni, azon-
ban a legtbb ilyen modell nem alkalmazhat megbzhat m-
don valdi munkknl. Ahhoz, hogy meghatrozhasd prioritsa-
idat, tisztban kell lenned azzal, hogy mit kell tenned. Ezt pedig
legalbb hat perspektvbl lehet megllaptani.
Analgiaknt a lgikzlekedsben hasznlatos magassgi szin-
teket kpzeld el:
12 OOO+ mter: egsz leted;
10 OOO mter: hrom s t v kztti vzik;
8000 mter: egy- s ktves tervek;
5000 1nter: kreink;
3000 mter: je1enlegi projektek;
Kifutplya: jelenlegi tennivalk.
'.
'
N
- s'an .
74
Kezdjk lentr1 felfel haladva:
Kifutplya: jelenlegi tennivalk Ide tartozik az sszes tev-
kenysged, amelyeket egy listra felrtl , mint tennivalkat _
valamennyi telefonhvs, megvlaszoland e-mail,
dolgok a vrosban, s a tervek, amelyeket a vagy a
proddal kell megbeszlned. Ha a vilg megllna ebben a pilla-
natban, s se te, se ms nem adna j feladatokat neked, akkor
nagysgrendileg 300-500 rnyi munkd lenne ezen a szinten.
3000 mter: jelenlegi projektek Az sorakoz tenniva-
lkat a nagysgrendileg harminc s szz kztti
projekt generlja. Ezek az arnylag rvid tv eredmnyek,
amelyeket el akarsz rni. Ilyen pldul otthonra egy j szmt-
gp beszerzse, egy marketing konferencia megszervezse, m-
sik laknegyed.be kltzs, vagy taln egy j fogorvost.
5000 mter: kreink Projektjeid tbbsgt azrt
vllalod el, mert kreidbe tartoznak, melyeknek sz-
ma ltalban valahol 10 s 15 kztt van. Ezek azok a terletek,
ahol j eredmnyeket szeretnl elrni, s tartani akarod a szn-
vonalat. Munkakrdb1 kifolylag tartozol olyan
dolgokrt, mint pldul a stratgiai tervezs, az irodai admi-
nisztratv dolgok felgyelete, munkatrsak trningje, piackuta-
ts, gyflkapcsolat felgyelete, vagy az anyagi javak mene-
dzselse. Magnletednek is hasonl terlete van,
amelyekrt felelsz: egszsged, csaldod, pnzgyeid, otthoni
krnyezeted, spiritualits, stb. kreid lis-
tzsa s ttekintse tfogbb szerkezetet biztost a projektek
teljes leltrozsnl.
8000 mter: egy- s ktves tervek j perspektvban kerl
megvilgtsra jelenlegi munkd akkor is, amikor az egy-kt
ven bellre cljaidat veszed magad el - legyenek
ezek munkd vagy leted brmely terletn. Ahhoz, hogy mun-
kd megvalsthasd, gyakran n1eg kell
nod f kuszodat is, amelynek kvetkeztben akr j felelssegi
'
_J
Vedd kzbe leted rnytsti
75
kreid is addhatnak. Bizonyra magnletedben vannak
olyan . . amelyek miatt jelenlegi
rneg fogod valtoztatni.
10 OOO tnter: hrom s t v kztti vzik Cljaink rnegfo-
gatn1azsa hrom- t vre mr jval nagyobb kategrik-
rl val gondolkodst eredmnyez: vllalati krnye-
zeti trendek, karrier s letkrlmnyeink alakulsa. A t-
nyez6k kz tartoznak a hossz tv karrier a csald-
dal kapcsolatos dolgok, illetve pnzgyi kiltsaink s befekte-
tseink. A vilggal kapcsolatos tmakrk kztt rdemes
mege1nlteni a munkval s szervezettel kapcsolatosan esetleg
vltozsokat, mint pldul a technolgia, a globaliz-
ci, a piaci trendek, vagy a versenytrsak helyrete. Az ezen a
szinten dntsek knnyedn megvltoztathatjk munkd
szmos aspektust.
12 OOO+ nzter: egsz leted Ez az a szint, amelyik az egsz
kpet" eld trja. Mi szervezeted fenn11snak cJja? Mi a te
leted clja? Minden dolog ltezsnek rtelme meghatrozza a
vele kapcsolatos valdi munkt". Ez az igazi munkakri lers.
Minden vzi, projekt s cselekedet fakad, s
ehhez vezet el.
A felsorolt szinteket'' nmileg tetsz1egesen hatroztuk meg,
s lehetsges, hogy a valdi letben nem. fogod tudnj pont ezek-
ben a horizontokban elhelyezni a tnyleges priortsaidat vagy
fkuszodat. Viszont segthetnek neked abban, hogy egyfajta ke-
retszerkezetet biztostsanak, amellyel mindig emlkezhetsz
munkd" s az azokbl fakad ktelezetts-
gekre, illetve feladatokra.
Nyilvnvalan szmos kell figyelembe venned
ahhoz, hogy megnyugodhass: tnyleg a legjobb dntst hoztad
arrl, hogy mit kell tenned, s mjkor. A hossz tv clokra s
rtkekre val sszpontosftshoz szksges - hagyomnyos
rtelemben vett - prioritsok feJlltc;a" br nyilvnvalan

s r n7liiJ
76
A tennivalk eltntzsnck mvsze:te
'- / k. t.!.\!!-> dl l }g. a1.onhan oc1n iga1n ad p1 aktiku
a napi nn1nknkhan k l!- thh
tainkho1. A 1 tnka \ k. ':.i l.11 11 1111y1 t
1
.11t t ""11 hut! y a l1.:h1..tll'"( 't' t
1

}.{ th h! )kJt 'okl.ll .ink.ihh rnlion
n k u " / l H1h t,"" JOl bu1. ft )d 1nagaJ n: Lni .
. \ \ n1 t konkrt liI lan\. or .t

1
1og) k pe. l 1 hiron1 H1lldell d J ,
( tt itr-...t:" cl ho1 n1 konkrt dde 1 kapcSlllatban. All b 1.: I
ilon 1. h< gy a j ,
tt ttekint fzisai nl n1elyek a k gjtlblxm
hcv.a lt \ ru k k ; .
.. .......
3.
Hogyan tedd grdlkenny
projekjeidet:
a projekttervezs t fzisa
/\ dolgok lezser, de biztos kzbentartsa kt pillren nyugszik:
( 1) vilgosan meghatrozott clok (projektek), illetve az ered-
mnyek elrshez szksges konkrt tenni- Mikzben kis dolgaid-
val6k meghatrozsa; (2) megbzhat rend- dal gondolj
szerben trolt em1keztet6k, amelyeket rend- nagy dolgaidra, hogy
szeresen tnznk. Ez az, amit n horizont- minden kis dolgodat a
lis f kusznak nevezek. Amilyen irnyba te-
az egsz, olyan tkletes eredmnyeket relhesd.
knyvelhetnk e] a folyamat alkalmazsval. - Alvin Toffler
A vertiklis" fkusz
A legtbb helyzet kezelshez ltalban csupn a horizon-
tlis fkuszra lesz szksged. azonban olyan
szakok is, amikor nagyobb fegyelem s sszpontosts szks-
ges egy projekt kzben tartshoz, egy meg- A cl az, hogy teher-
ol?s kitallshoz, vagy ahhoz, hogy tudjuk: mentestsd a fejedet a
minden lpsre gondoltunk. Ilyenkor lesz s napi
szksgnk a vertiklis fkuszra. Ha tiszt- munktl, s nem az,
ban vagy vele, hogy miknt tudsz hatkonyan hogy kzben elve-
gondolkodni ,,vertiklis" mdon, illetve mi- sztsd a potencilisan
knt integrlhatod az eredmnyeket sajt hasznos tleteidet.
rendszeredbe, mris birtokban vagy a msik kulcsfontossg
magatartsi szettnek, amely a tudsalap munkhoz szksges.
77
78
Nem kell nagyon rszletekbe menni az ilyen gondolkods-
nl. Legtbbszr informlisan trtnik az tletels, amelyet n
,.bortk-htoldal" tpus tervezsnek hvok - mivel ezt ltal-
ban tnyleg egy bortk vagy hasonl fecni - htoldalra fel-
firklva tallja ki az ember, mondjuk egy kvzban ldglve
a kollgjval, mikzben egy eladsi prezentci napirendjt s
szerkezett vgjk ssze. Tapaszta1atom szerint ez a legproduk-
tvabb tervezsi mdszer, lvn hogy a befektetett energia cse-
kly n1rtkhez kpest fantasztikus eredmnyek szletnek.
Igaz, hogy nha szksg van egy kicsit formJisabb szerkezet
vagy terv kialaktsra is, hogy a rszleteket, folyamatokat s
prioritsokat tisztzzuk. Rszletes tervekre is szksged lehet,
hogy a komplex feladatokat is kzben tarthasd - ha pldul k-
rszlegeknek kell egyttm'kdnik egy projekt kap-
csn, vagy ha egy zleti tervet kell alaposabban felvzolni,

hogy egy komoly a szaktudsodrl. Al-
talnossgban azonban mgis az az igazsg, hogy mr egy da-
rab paptTal s ceruzval a kezedben is nagyon kreatv lehetsz.
Munkm sorn azt lttam eddig, hogy az zleti vilgban a
szakembereknek nincs szksgk tovbbi formlis modellek al-
kalmazsra. Azok, akik szeretnnek ilyet, mr vagy rendelkez-
nek ezekkel, vagy knnyedn hozzfrhetnek ilyenhez brmi-
lyen trning vagy kurzus rvn. Hatalmas hiny van viszont a
projekt-fkusz modellekb1, melyeket mi, a tbbiek" hasznl-
hatnnk. Olyan mdszerekre van szksgnk, ame1yekkel gon-
dolatainkat altmaszthatjuk, s rvnyket igazolhatjuk, legy:-
nek azok brmilyen informlisak is. Formlis tervezsekre es
H
hiper-szuper" (mint pldul a
szoftverek) bizonyra szksg lehet, azonban az esetek donto
a rsztvev'knek szksge lesz mg egy
lesre - a fent emltett bortk-hta tpusra -, hogy a tenyle
ges munkt elvgezzk, illetve irnythassk. A formlisabb s
strukturltabb megbeszlsek ltalban mg egy tovbbi fontos
ugranak t: ez pedig az, hogy mirt van szksg a pro-
jekt e1indtsra s kivitelezsre egyltaln. Gyakran arra sem
_.-.adl
Hogyan tedd grdlkenny projektjeidet?
79
sznnak hogy tletbrze keretben
az olyan - sokszor teljesen -javaslatokat, amelyekt1
sokkal rdekesebben, knnyebben, profitbilisabban, vagy egy-
szrakoztatbban lehetne az egszet kivitelezni. Vgl,
de nem utolssorban a megbeszlsek tbbsgn nincs
kppen meghatrozva, hogy milyen konkrt lpseket kell tenni
az gy rdekben, s ezekrt egyenknt kik a
Van egy j hrem: ltezik olyan produktv' mdszer,
amellyel projektjeink.re, helyzeteinkre s az letben add fel-
adatainkra msknt gondolhatunk, radsul mindezt gy, hogy
minimlis s energiabefektetsnk maximlisan megtrl-
jn. Ez a mdszer trtnetesen az, ahogy termszetesen gondol-
kodunk s terveznk; ez azonban nem felttlenl egyezik meg
a normlis eljrssal, amit gyakran alkalmazunk, amikor tuda-
tosan prblunk meg egy projektet irnytani. Tapasztalataim
szerint, amikor az emberek tbbet terveznek termszetes mdon
- informlisan -, nagy adag stresszt1 szabadulnak meg, s
jobb eredmnyeket is rnek el.
A termszetes tervezsi modell
Korbban mr megismerkedtl a vilg legkreatvabb s
legbrilinsabb tervezjvel: sajt agyaddal. Tulajdonkppen te
magad is egy gp vagy. Tervezel, amikor felltzl,
ebdelsz, vsrolsz, vagy csak
b
, ,,, A vilg legtapasztal-
eszelgetsz. Bar a folyamat vletlenszerunek t bb t
6
.
a ervez 1e - sa-
tunhet, elg komplex jt agyad.
kell lezajlania ahhoz, hogy agyad fizikailag
valamit tegyen a szmodra. Agyad szinte brmely fel-
adat megoldsa rdekben t jr be:
1. A dolog cljnak s az elveknek a meghatrozsa;
2. eredmny elkpzelse;
3 Otletbrze;
4. Rendszerezs
'
5. Konkrt lpsek azonostsa.

80
L. .
Egy plda: ttermi vacsora megtervezse
An1ikor utoljra eln1entl vacsorzni, mi vett r arra, hogy
ezt megtedd? Szrntalan oka lehetett: hsged csillaptsa, be-
szlgets a bartaiddal, egy klnleges alkalom nneplse, egy
zlet nylbetse, vagy egy romantikus kapcsolat
Amint a fentiek kzl bnnelyik is valdi ignny konvertl-
dott, amely miatt lpni akartl, rgtn elkezdtl tervezni. Szn-
dkod volt a cl, amely automatikusan beindtotta
gpezetedet. Elveid krvonalaztk terved hatrait. Valszn1eg
nem gondoltl tudatosan a nem otthoni vacsorval kapcsolatos
elveidre, mgis ennek keretei kztt lavroztak gondolataid: az
tel s a kiszolgls sznvonala, a kltsgek, a knyelem vagy
a komfortrzet mind fontos szerepet jtszott. Brmelyik
is dnttt vgl, clod s elveid hatroztk meg, illetve szabtak
keretet tervednek.
Melyek voltak az gondolataid, amikor elhatroztad,
hogy megvalstod elkpzelsedet? Valszn1eg nem a a terv
II.A.3.b szm pontja". ksza tleteid kztt sokkal inkbb
olyasmi szerepelt, hogy olasz kaja Giovanninl", vagy ld-
glni a Bisztr kvz teraszn". Biztosan magad el kpzelted
pozitv kpknt, hogy majd hogyan rzed magad, vagy hogyan
fog sikerlni az este - taln az emberek, akikkel tallkozni
fogsz, a Jgkr, s/vagy a vgeredmny. Ez volt az eredmny
elkpzelise. Amg clod a vacsora mirt'' krdsre felelt, ad-
dig elkpzelsed a 1ni" krdst vizualizlta: a clodnak legin-
kbb fizikai valsg ltvnyt, hangzst s rzst.
Vajon agyad mit kezdett el termszetes mdon tenni,
amint sajt vzidat kialaktottad? kezdett el gondolkoz-
ni? Hnykor kellene mennnk?" Nyitva van ma este?" Nem
lesz tl zsfolt?" Milyen lesz?" tltzzek?" Van a ko-
csiban elg benzin?" Mennyire vagyunk hesek?" Ez volt az
tletelbne. Ezek a krdsek automatikusan rszei a term-
szetes kreatv folyamatnak, amikor elktelezted n1agad valami-
lyen cl mellett, amely azonban mg nem trtnt meg. Agyad
szrevette a ttong szakadkot terved s a valsg kztt, s
-
81
megprblta a disszonancit'' az bctJ-
tsvel. Ez a tervezsi foly.arnat hogyan" fzisnak
kezdete. A gondolkodast azonban nn11 leg s ad
hoc mdon vgezte .. Az vacsora szrnos aspektusa z-
gott t a fejeden. Szrnte bizonyos, hogy ezeket nem kellett pa-
prra vetned, hanem ezt a folyamatot fejben vgezted el. *
Amint tlet s rszlet ssze, e]
kellene kezdened azokat rendszerezni. Els"knt taln ezt rnond-
tad vagy gondoltad: meg keIJ tudnunk, hogy nyitva
van-e az tterem!" vagy Hvjuk fel Kovcskat, hogy htha
van kedvk velnk tartani!" Amint a clodhoz kelJ() mennyis-
relevns gondolatot generltl, fejed azonnal elkezdi 'kct
(alprojektknt) fontossg szerint s/vagy az ese-
mnyek sorrendje szerint szortrozni. lennnek pl-
dul: Gondoskodnunk kell a logisztikrl, az emberekr1 s a
helysznr1." A prioritsok kz tartoznak: Fontos tudni, hogy
partnernk valban szeretne-e vacsorzni." A sorrendhez tarto-
zik: ki kell detennk, hogy nyitva van-e az tterem,
aztn felhvni Kovcskat, aztn felltzni."
Vgl pedig (felttelezve, hogy tnyleg elktelezted ma-
gad az gy rdekben - ebben az esetben az ttermi vacsora
mellett) a konkrt lpsre sszpontostasz, hogy az
komponens megtrtnshez el"teremtsd a feltteleket.
Felhvni a Rzsa ttermet, hogy nyitva vannak-e, s asztalt
foglalni."
A projekt tervezs fenti t fzisa termszetes mdon trt-
nik gy, valamennyi napi tevkenysged megvalstsa sorn.
Ily mdon krelsz dolgokat - vacsort, nyugis estt, egy j ter-
mket vagy egy j cget. Ksztetst rzel, hogy e1rj valamit;
elkpzeled a vgclt; relevnsnak gondolt tleteket generlsz;
strukturlod meghatrozol egy fizikailag kivite1ezend6 ak-
tivitst, amely segt abban, hogy hozzlss terved megvaJst-
* Ha azonban, mondjuk, az egyik legjobb bart;od sikernek
szerveznd, az ggyel kapcsolatos rszletek, illetve azok egsz
biztosan indokoltt tenne minimlisan is egy bortk-hta tfpusu tervezst!
-
shoz. Mindezt teljesen termszetesen, klnsebb gondolkod ,
"'lk1 d as
ne u tesze .
Nem felttlenl normlis" a termszetes tervezs
De vajon egy bizottsg a fent emltett mdszerrel tervez
meg egy csoportos vallsi elmlkedst? Vajon az informatiku-
sok is gy kezdenek neki egy j rendszerszoftver installls-

nak? Igy llsz hozz az szervezshez, vagy gy gon-
dolsz t egy potencilis fzit?
Tisztztad a projekt cljt, kommuniklva azt
mindenkinek, aki illetkes? Megbeszlttek az eljrsokat s
mdszereket, amelyek nlkl nem sikerlhet az egsz?
mostan- Magad el kpzelted a sikert, s az in-
ban a hatalmas siker- novatv mellktermkeket", amelyek a meg-
valstsbl keletkeznek?
Minden lehetsges tlettel - elboztl mindent,
amit szmtsba kell venni, mivel az eredmnyedet befolysol-
hatja?
Azonostottad a kldets teljestshez szksges kritikus
elemeket, kulcsfontossg sarkkveket s fel tteleket?
Meghatroztad-e mr a projekt azon aspektusa-
it, amelyekkel mr most lphetnl, illetve az ezekhez kapcsol-
d konkrt tennivalkat s ezek
Ha te is hasonlan gondolkodsz, mint szeminriumaim s
konzultciim tbbsge, akkor a vlasz vala- ___
mennyi fenti krdsre ltalban nemleges. mg ' "
mindig van olyan eleme a termszetes tervezsi folyamatnak,
amelyet nem alkalmazol
Szeminriumaimon nem egyszer fordult mr a
rbrtam egy tnyleges, aktulis stratgiai "-
megtervezsre a fenti modell segtsgvel. Pr perc alatt elke-
szltek mind az t fzissal s ltalban teljesen el-
, .
kpedtek sajt hatkonysgukon, mivel a mltban lmodn; sem
mertek volna ilyen Egy r jtt oda hozzam az
egyik foglalkozs vgn: Nem is tudom, hogy hlmat vagy

83
.. ,,,
dhmet fejezzem-e ki Onnek. Epp most fejeztem be egy olyan
zleti tervet, amelyre sajt elgondolsom szerint tbb hnapot
kellett volna sznnom, s inast tessk: nincs kibvm, hogy ne
valstsam meg sajt tervemet!"
Ha van kedved, akkor most prblj meg te is valami ha-
sonlt. Vlassz egy olyan projektet, amely akr j, akr rgi res-
tancid, amellyel tiprdsz; vagy valamit, amit szeretnl jobban
csinlni. Gondold t clodat. Gondold ki, miknt festene a siker,
a megvalsts: fizikailag, anyagilag, a hrnvvel vagy brmi
egybbel kapcsolatos, szmodra fontos szempont szerint hol
lennl? Tarts tletbrzt a potencilis lpsekr1. Rendszerezd
1
tleteidet. Hozz dntst a Most mr vil-
gosabb, hogy hova s hogyan szeretnl eljutni?
A termszetellenes tervezsi modell
Ahhoz, hogy belssuk a termszetes tervezsi modell fon-
tossgt s hasznlatt a bonyolultabb dolgoknl is, hasonltsuk
ssze egy pillanatra a normlis"-nak nevezett modellel, ame-
lyet a legtbb helyzetben hasznlnak. Ezt neve-
zem n termszetellenes tervezsi modellnek.
Amikor a j tlet" rossz tlet
Hnyszor hallottad mr klnfle megbeszlsken a ve-
szjbl - csupa j szndktl vezrelve - elhangzani a
krdst: Rendben, akkor haluhk, kinek van Ha gy vrod a j t-
ezzel kapcsolatban egy j tlete?" let szletst, hogy t-
Mi is a felttelezs e mgtt? leted sincs hozz, ak-
biztonsggal kijelenthetnnk, hogy egy tlet kor nem tl sok tle-
valban j", tisztn kell ltnunk, hogy mi a ted fog tmadni.
cl; meg kell hatroznunk elkpzelseinket (vzinkat); vala-
mennyi relevns adatot ssze kell (tletbrze formj-
ban); s elemezni (rendszerezs). A Mi a j tlet?'' tpus
krds csak akkor helynval, ha az gyhz szksges gondol-
kods 80 szzalkt mr magunk mgtt tudjuk. Ha viszont ez-
lllJl&ua
84
zel a krdssel kezdennk, az minden bizonnyal teljes k-
oszt eredmnyezne.
Nagy nehzsgekbe fogunk tkzni minden olyan esetben,
amikor nem agyunk termszetes mlcdsnek perspektvjbl
kzeltnk valamihez. Az emberek tbbnyire ezt a helytelen
mdszert alkalmazzk, ami szinte kivtel nlkl a tisztnlts
rovsra megy, radsul felesleges stresszt is okoznak maguk-
nak. A msokkal val interakci sorn ugyanez a viselkeds te-
ret enged az emberek egjnak, a politizlsnak, s rejtett napi-
rendi pontoknak, amelyek tszabjk a megbeszls menett (l-
talban a verblisan legagresszvebb ember fogja tvenni a
sor irnytst). Ha egymagad vagy sajt
je", s gy prblsz egy j tleten" gondolkodni, hogy nem ha-
troztad meg clodat, nincs vzid, s nem be renge-
teg kezdetben rossz tletet, akkor rvid bell kreatv
szkrekedssel" fogsz kszkdni.
Fogjunk mindent Mrs. Williams-re!
Ha te is modem kultrnk oszlopos tagja vagy, akkor va-
lszn1eg a tervezsr1 s szervezsr1 szl utols formlis
trningben az ltalnos iskola negyedik vagy tdik osztlyban
rszesltl. Mg ha nem is ez volt az egyetlen ilyen cl okt-
sod, minden bizonnyal ez volt rzelmileg a legintenzvebb
(rtsd: ez ivdott beld legmlyebben).
Negyedikes Mrs. Williams,
A vzlatok nagyon egyl , ' b
.. oratervben szerepelt, hogy megtan1tson en-
szeruek, ha eloszor \ nk d
1
. k d , , M k llett
meg
'rtad f
1
nu et gon o ata1n ren ezesere. eg e
1 az ossze og a , .
lt. tanulnunk sszefoglalkat ksz1teni.
ahhoz, hogy egy sikeres sszefoglalt kesz1t-
snk, mit kellett tennnk? Igen, egy vzlatot kellett k-
sztennk!
Volt mr r plda, hogy egy vzlatot kellett elk-
sztened? Nztl mr farkasszemet egy rmai egyes szn1mal,
oldalad bal sarkban, amint resen csorgott nmagban,
mikzben az ramutat kmletlen mellett arra
-
,
Hogyan tedd grdlkenny projektjeidet? 85
gondoltl, hogy az tervezst s szervezst nem neked
talltk ki? Valszn1eg igen.
A vgn megtanultam vzlatot rni. megrtam az
sszefoglalt, aztn elksztettem bel1e a vzlatos kivonatot.
Ez az, amit oktatsi a legtbben megtanul-
tak a tervezssel kapcsolatban. Mg most is rengeteg vzlatot
ltok a komplett, kifejtett sszefoglalbl megrva, csak hogy
az illetkeseknek rmet okozzunk. Az zleti vilgban ezeket
ltalban clok" -nak vagy -nek titulljk. De
ezeknek mg nincsen sok kzk ahhoz, hogy az emberek mit
csinlnak vagy hogy mi inspirlja "ket. Ezek a dokumentumok
sokszor a fik mlyn lapulva, vagy e-mailek kztt megbjva
figyelnek, s nincsenek tl szoros kapcsolatban a tnyleges
kds valdi vilgval.
A reaktv tervezsi modell
Az emberek tbbsge ltalban a termszetellenes tervez-
si modellre gondol, amikor a tervezs" szba kerl. Mivel a
valdi munkhoz ez gyakran teljesen mesterklt s irrelevns, a
legtbben mr nem is terveznek. Legalbbis nem lthat m-
don: a legutols pillanatig ellenllnak a tervezst szolgl meg-
beszlsknek, prezentciknak s stratgiai krdseknek.
De mi is trtnik, ha nem el"re tervezel? Sokszor krzis-
helyzet alakul ki! (Nem vetted meg a jegyeket? Azt hittem,
hogy ezt elintzed?!) Amikor kzeledik a zr- Amikor gdrben tal-
ra, akciba lp a reaktv tervezsi modell . lod magad, hagyd ab-
Mire fkuszlunk amikor be- ba az sst!
csapdik a Vlsg? Cselekvs! - Will
Dolgozz kemnyebben! Tlrzz! Mozgstsunk mg tobb em-
bert! Intzz el tbb mindent egyszerre! A vgeredmny: renge-
teg agyonstresszelt ember. ,
Amikor pedig egy raks elfoglalt ember tapos mW:
son, . s a helyzet mg mindig nincs

megiegyzi, hogy ,.Szervezettebben kell . (Kezd is
'.
..
. ,
r.. .
86
vlni a dolog, ugye?) Ezek utn az emberek elkezdik
bedobozolni a problmkat, fel cmkzve a dobozokat. Esetleg
tdobozolni s tcmkzni .
. . A folyamat kzepe tjn rjnnek,
Ne csmalj vala- h d b k elnzsa nem J. elent igazi
. Alt . k' ll ' ogy a o ozo
mit. 'J zs t me ette. ld Ekk laki (aki " k , bb)
R h 11 M
mego ast. or va meg o osa
- oc e e yer bb kr . . k 11
azt mondja, hogy meg t eativ1ts e az
gy megoldshoz. Tartsunk tletbntf' Amikor mindenki
sszegy1t a szobban, a felteszi a krdst: Nos, kinek
van egy j tlete?" (Ksznm, Mrs. Williams!)
Amikor mg mindig nem trtnik semmi extra, a
gy gondolja, hogy csapata kreativitsa kifjt. Ideje fel-
venni egy tancsadt! Termszetesen, ha a tancsad megri a
pnzt, akkor egy bizonyos ponton fel fogja tenni a krdst:
Tulajdonkppen mit is akartok tenni?" (vzi, cl).
A reaktv mdszer a termszetes tervezsi modell ford-
tottja. Mindig fentr1 lefel kezd el sszpontostani. A krds
nem az, hogy vajon megvalsul-e a termszetes tervezs f olya-
mata, hanem az, hogy mikor, s milyen ron.
'-
A termszetes tervezs techniki: az t fzis
Termszetesnek mgis elmondom jra: ha hatko-
nyabb mdon gondolkodunk a s helyzetekr1, az-
zal hamarabb rnk el jobb eredmnyeket. Teht ha agyunk ter-
mszetes mdon tervez, mit tanulhatunk Hogyan haszno-
sthatnnk ezt a modellt gy, hogy tbb s eredmnyesebb gon-
dolatunk legyen?
Tekintsk t a termszetes tervezs t fzisnak mindegyi-
kt, s nzzk meg, miknt hasznosthatjuk sajt javunkra a tar-
talmukat.
Cl
Sosem rt feltenni a mirt" krdst. Szinte minden, amit
jelenleg teszel, s grdlkenyebb
87
ha mr fkuszod ezen szintjn rszletei-
re bontod az adott tevkenysget. Mirt ve-
szel rszt a trgyalson? Mi a fel-
adatod clja? Mirt hvtad meg bartaidat egy
grillpartira? Mirt veszel fel egy marketing-
Mirt ksztettl betartand kltsg-
vetst?
Fanatizmus az, ami-
kor
azrt duplzod meg,
mert megfeledkeztl a
clodrl.
- George Santayana
Elismerem: ez nem ms, mint jzan paraszti gondolkods,
halad szinten. A tisztnlts, a kreatv gondolkods s a ko-
operci szablya, hogy tisztban Jegynk tevkeny-
sgnk cljval. Ezt a fajta logikt ltalban mgsem
kvetik az emberek, csak azrt, mert olyan dolgokat
krelni, majd a sajt magunk ltal kitallt formktl elvarzsol-
va 1negfeledkezni valsgos s cljainkrl.
Tbb ezer rt tltttem el szmos irodban s szmos
szakemberrel , s tudom, hogy a mirt" krdst nem lehet csak
gy tugrani. Amikor valaki elpanaszolja, hogy milyen sok
megbeszlsen ke11 rszt vennie, felteszem neki a krdst: ,,Mi
a megbeszlsek clja?" Amikor megkrdezi: Kiket kellene
meghvnom a tervezssel kapcsolatos rtekezletre?", krdssel
kell felelnem: Mi az rtekezlet clja?" Amg nem kapok v-
laszt az n krdseimre, addig nem tudok vlaszolni az vre.
A mirt" krdsen val gondolkods rtkei
me a mirt'' krds feltevsnek nhny
Meghatrozza a sikert;
Dntshoz szempontokat krel;
Csatasorba lltja er6forrsaidat;
Motivl;
Rvilgt arra, amire sszpontostanod kell;
szmt nveli. Az emberek imdnak
nyerni. Ha nem vagy
Vegyk most sorra ezeket! teljesen tisztban tev-
kenysged cljval,
akkor a
sincs eslyed.
88
Meghatrozza a sikert Az emberek manapsg nagyon ki van-
nak hezve a Imdunk jtkokat jtszani s nyer-
nnepelj meg minden
Ne vrj a
hibtlan teljestmnyre.
- Ann McGee Cooper
ni, vagy legalbbis potencilisan poz-
ciban lenni. Ha nem vagy tisztban tev-
kenysged cljval, akkor a sincs
eslyed. A cl meghatrozza sikeredet: ez
minden s energiabefektets re-
ferenciapontja - legyen clunk akr a va-
l kzdelem, akr egy formanyomtatvny megtervezse.
soron kptelen leszel pozitvan gondolni egy mun-
kamegbeszlsre, hacsak nem tudod, mi volt az rtekezlet clja.
Ha nyugodtan akarsz aludni, j, ha van egy vlaszod
a krdsre, hogy mirt rgtad ki a marketing igazga-
thelyettest, vagy mirt vetted fel pnzgyi igazgatnak azt a
friss MBA diploms srcot. Arra sem tudsz vlaszolni, hogy
elg j-e az j zleti terved mindaddig, amg nem tudod a sike-
ressgnek kritriumt, amelyet a Mirt van szksgnk j z-
leti tervre?" krdsre adott vlasz fog meghatrozni.
Dntshoz szempontokat krel Minek az alapjn dntd el,
hogy rdemes-e prospektust csinltatni, vagy megteszi
az is, ha csak kt sznnel van nyomva? Honnan tudod, hogy r-
Nehz dntseket demes-e egy nagy stdit
gyakran csak gy tu- megbzni j internetes honlapod
dunk hozni, ha vissza- svel?
trnk az cl- Minden a clnak van alrendelve. Az
jainkhoz. adott cl elrshez vajon szksg van-e
ilyen s ha igen, konkrtan melyekre? Amg
nincs meghatrozva a cl, addig nem fogsz tudni vlaszolni!
Csatasorba lltja Minek alapjn osszuk szt a
rszlegek kztt a cg Hogyan tudnnk
a leghatkonyabban kihasznlni a jelenlegi cash-flowt, hogy
a legjobb pozciban legynk? Az
ebdre vagy inkbb a meghvott kltsnk tbbet tr-
sasgunk szoksos havi lsn?
89
A vlasz minden esetben az elrni kvnt cltl - a rrn _
"
rt" -t1 fgg.
Motivl Be kell ltnunk: ha nincs klnsebb okunk, hogy csi-
nljunk valamit, akkor azt nem rdemes csinlni. Gyakran
dm meg azon, hogy milyen sokan felejtik el sajt tevkenys-
gk okt - a mi rf '-et - s hogyan lehet egy
krdssel (Mirt teszed, amit teszel?) pillanatok alatt visszate-
relni a mederbe.
Rvilgt arra, amire sszpontostanod kell Amikor azonos-
tod cselekedeted valdi okt, azonnal tisztbban ltod a vilgot.
Pusztn azltal, hogy lelsz egy pillanatra, s lerod az okot,
amirt csinlsz valamit, mris lesebben fogod ltni a clodat
- mintha egy kerlne a fkuszodba. A mr-mr rthe-
tetlenn vl projektek vagy szitucik gyakran pillanatok alatt
jra rtelmet nyernek, amint valaki visszatr az alaphoz, s fel-
teszi a krdst: Mit is akarunk ezzel elrni?"
sz1nt nveli Paradox mdon, amint egyrtel-
vlik clod, gy trul eld egyre tbb kreatv a
feladat megoldsra. Ha tnyleg vlaszt tudsz
adni a ,,mirt" krdsre - a konferencia, az
irodai parti, a pozci megszntetse,
vagy a vllalati fzi okra -, gondolataid
fellnklnek, hogy minl tbb
Ha nem vilgos, hogy
mirt teszel valamit,
akkor egyre tbbet
kell vele foglalkoznod.
megolds jusson eszedbe a cl elrse rdekben. Amikor sze-
minriumaim lerjk egy-egy projektjkkel kapcsola-
tos cljukat, gy rzik, mintha egy friss fuvallat jrn t az el-
mjket, tisztzva tevkenysgk lnyegt.
Vajon elg vilgos s konkrt-e a clod? Ha a cltudatos fku-
szlsbl szrmaz sikerlt hasznostan?d - motiv-
ci, vilgossg, dntshoz szempontok, rendszerezs s krea-
tivits - akkor clod minden bizonnyal elg konkrt. Sajnos
azonban elg gyakori az olyan clmegfogalmazs", amely
tg ahhoz, hogy valban j eredmnyeket rhessnk el. A ,Jl
':J!
......
1
90
rszleg kialaktsa" bizonyra nem elgg
Mert tulajdonkppen nlit1 jl" egy rsz-
leg? Vajon olyan csoport-e ez, amelyik rendkvl motivlt, a ta-
gok egszsgesen kooperlnak-e egymssal, s
ek-e? Vagy inkbb egy olyan rszleg, amely az adott kltsgve-
tssel jl gazdlkodik? Magyarn, ha nem igazn tudod, hogy
mikor red el a clodat, vagy mikor siklott ki sajt si-
kerszerelvnyed'' , akkor nincs mkdK:pes A Hon-
nan fogom megtudni , ha nem a clomnak megf hala-
dok?" krdsre vilgos vlaszt kell tudnod adni.
Alapelvek
A projektirnytshoz s -tervezshez hasonlan, sajt
kdsi elveid s rtkeid is sokat nyomnak a latba. Br az em-
berek ezekre nem tudatosan gondolnak, mgis mindig ott lapul-
nak a httrben. Ha megszegjk K:et, figyelmnk
mikzben stresszt okozunk magunknak.
A legknnyebben gy tudunk elgondolkodni elveinken, ha
a mondatot befejezzk: Teljesen szabad kezet adnk
ebben msoknak, ha . . . " - ha mi? Milyen kimondott vagy ki-
A komplex s intelli-
gens viselkedst az
vilgos clki-
s elvrendszer te-
szi A bonyo-
lult szablyok s
rsok viszont
s buta magatartst
eredmnyeznek.
-Dee Hock
mondatlan elvek s szablyok alapjn
dik sajt csoportod? ... ha a kltsgvetsi
kereteket nem lpnk t"? . . . ha teljeste-
nk az gyfl krseit"? . .. ha egszsges
szellemben m'kdnnek egytt"? ... ha
pozitv kpet sugroznnak nmagukrl"?
A stressznek komoly forrsa lehet, ami-
kor msok nem az elveidnek jr-
nak el. Ha ezzel soha nem kellett f oglalkoz-
nod, akkor a kevs szerencss ember kz
tartozol. Ha viszont foglalkoztat a dolog, akkor nmi konstruk-
tv beszlgets alapszablyokrl, illetve azok tiszt-
zsrl j energit adhat a csapatnak, elkerlve ezzel felesleges
konfliktusokat. Taln ezzel a krdssel kezdened: Mi-
lyen viselkedsfajta htrltathat munkmban, s hogyan tudnm
91
ezt megakadlyozni?" Ezzel az krdssel tu-
dod alapelveid meghatrozst elkezdeni.
A msik komoly rv elveink szem tartsa mellett,
hogy vilgos referenciapontknt nagyban hozzjrulnak pozitv
vezetsi stlusunkhoz. Miknt szeretnl vagy kellene
kdnd msokkal ezen a projekten, hogy sikereket rhess el?
Teljestmnyed vajon milyen hozzlls mellett lesz a legjobb?
Mg clod meghatrozza az irnyt s a tartalmat, addig el-
veid keretet adnak a konkrt cselekedeteidnek s a sikereket
hozzllsnak.
Vzi/eredmny
Ahhoz, hogy a leghatkonyabban hasznlhasd a fel-
sznen s a httrben meghzd fejedben vil-
gos kpnek kell lennie a - milyen lenne annak ltv-
nya, tapintsa s hangzsa. Clunk s alapelveink adjk a
lendletet, illetve a szerkezetet, azonban a vzi rvn szletik
d
' 1 " E d. . ?., . ' ?"
meg a v gere meny enyomata . z pe 1g a rmt. a ffilert.
helyett. Miknt fog ez a projekt vagy ez a szituci valjban
jelenteni, miutn sikeresen megvalsult?
Tantvnyaid hibtlanul elsajttottk a tananyagot, ame-
lyet tudnak alkalmazni a val vilgban is. A piaci r-
szeseds 2 szzalkponttal az szakkeleti rgiban az el-
mlt pnzgyi v sorn. Lnyod tisztban van tmogatsoddal
s elvrsaiddal is az egyetem szemesztervel kapcsolat-
ban.
Az sszpontosts ereje
A '60-as vek ta tbb tucat knyv hangslyozta a pozitv
lelki belltottsg s fkusz erejt. Az fkuszra,
kpzeletre tmaszkod gondolatokat tananyagknt mr rgta
tantjk az lsportolknak, akik gy maguk el kpzelik a fizikai
a pozitv energit s a sikeres eredmnyeket, hogy
aztn a tnyleges alkalmval a legnagyobb
tudat alatti tmaszt biztostsk a maximlis teljestmny rdek-
ben.
r
. :
..
Kztudoms, hogy fkuszunk nieghatrozza, hogy mi-
knt szlelnk bizonyos dolgokat, s miknt teljestnk. Ez pp-
A kpzelet fontosabb, gy igaz a golfplyn, mint mondjuk egy
millt a tuds. munkatnegbeszlsen, vagy a partnernkkel
- Albert Einstein val kornolyabb elbeszlgetskor. Egy olyan
rnodellt szeretnk neked bemutatni s hasznlatra tadni
'
an1ellyel dinamikus s praktikus mdon sszpontosthatsz, k-
lnsen a projektekben val gondolkozs terletn.
Amikor elkezdesz sszpontostani valamire - legyen az a
nyarals, az pp megbeszls, vagy az j ter-
mk, amelyet be akarsz vezetni -, azonnal kreatv
gondolataid tmadnak, amelyek mskor nem jutottak volna
eszedbe. Mg fiziolgiailag is reagl sz a fejedben kialakult kp-
re, mintha az mris valsg lenne.
Automata kreatv me-
clwnizmusod teleologi-
kus; azaz clok s vg-
eredmnyek alapjn
m'kdik. Amint megb[-
zod egy konkrt vgcl
elrsvel, bzhatsz
benne, hogy automati-
kus
vel, sokkal hatkonyab
ban eljuttat tged c-
lodhoz, mint ahogy ar-
ra te " tudatos gon-
dolkods rvn kpes
lennl. A clt te"
adod azltal, hogy
konkrt vgeredm-
nyekben gondolkodsz.
Automata rendszered
pedig majd eljuttat t-
ged oda.
- Maxwell Maltz
A retikulris aktivcis rendszer A Scienti-
fic An1erican e. folyirat 1957. mjusi szm-
ban jelent meg egy rdekes t-
mj cikk az agy belsejben tallhat retiku-
lris Ez a bizonyos
n1ny tulajdonkppen tudatos szlelsed ka-
puja; a kapcsol, amely aktivlja az adatok s
tletek szlelst, felfogst. Segtsgvel
kpes vagy akr zenesz mellett is aludni, de
brmikor felriadsz a szomszd szobban alv
kisgyermeked leghalkabb nyszrgsre is.
A szmtgphez hasonlan agyadban is
van egy funkci - amely azonban
sokkal csodlatramltbb, mint a szmt-
gpben dolgoz hasonmsa. gy
szunk ltal van programozva, ezen bell 1s
arra koncentrl , amivel azonosulni tudunk.
Sokan gondolnak erre a keres6rendszerre,
mint paradigmink nleleggyra. Csak
vagyunk hajlamosak szrevenni, an1i egyezik
bels6 hitrendszernkkel s a n1r ismer6s
11.&t
HO!JYWI t<HJd urdl6konny projektjeidet?
93
korit cxt1J,,1JkktJI. Ha p<.: ld{tul szcrnt-. z vagy, akkor egy emberek-
kd tl;l val (>sznCfJ cg a embereket fogod
tu1 vllalkoz(>knt dolgozol, akkor egy szobba
Jpvc; annak f zi kai llapott veszed rnajd el6szr szre. Ha
egy pin 's nl kpzelsz rnagad el, akkor a szobban
kikbcnzvc l;ghzcn r<:szlttcf\cn fogsz majd ltni minden apr
fel il ctct.
Annctk hcrnutat"a, hogy ez a bcls() ho-
gyan rn11kdk rnknt f gyelrncztct tudat alatti rendszernk
hogy bizonyos informcikat -,
egy <.:gi,z heti nri urr1ra clcgcnd6 anyag lenne. Most vi-
hc annyival , hogy valami automatikus s rendkvli
folyarnat rncgy vghc <t gya<lhan, amikor clodat kpekben l-
trnJ1 k arra f (,k
A rnn yck tisztzsa
V :.u1 egy nagyon dc mJ yrc hat alapigazsg,
mnd y a1, )zl c;I() el vnek megrtsb1 fakad:
ncut fog(>d tudni , h<>gy hogyan kell tenni valamit, amg nem l-
tod sajdt 1r"JJ<Utat ppen leszed azt.
l{atni valarninck a trtnst ha az mr korbban
1ncgH\rtnt veled, vagy ha rr1r van tapasztalatod az ehhez ha-
i,onl "ikcrckhcn. viszont olyan sikerek-
hc hclclncd rnagadat. arr1clyek j s idegen terletet jelentenek
aza1 ha nt: nt igazn konkrt referen- 1 Ahhoz, hogy a valdi
ciapontokra azzal kapcsolatban, letben dolgaid megva-
hogy C 'Y CM.: rnny hogyan is nz ki lsuljanak, tbbnyire
V<t l(,jhan, t-. (Jt tng a sajt, ahhoz sztiksges a fejben kell
kapcf-iolatban is bizonytalan azokat elkpzelned.
vau. y,
SokJn cgzcn <1ddig nem vagyunk hajlandak elkpzelni
kv:lut vgcrc<lrnnyt, amJg valaki meg nem neknk,
nikut j uthatunk cl oda. Sajnos ez a mental}.ts
,. fordftottja annak, ahogy agyunk a megoldsokat s a
r<.; kt!l gcncr:Jljt.t, illetve ahogyan fel ismeri azokt.
A rnunka vi l::gban az egyik legfontosabb le-
94
s kszsgnk az, hogy vilgos
seket s vgeredmnyeket kreljunk. Ez nem felttlenl olyan
termszetes s magtl mint ahogy azt n itt most le-
rtam. Folyamatosan meg kell hatroznunk (illetve szksg ese-
l Mindig is szerettem tn tfogalmaznunk) azt, hogy mit szeretnnk
'. volna valaki" lenni. a szinteken elrni, s ehhez
Lehet, hogy egy kiss forrsainkat kvetkezetesen jbl s jbl t
konkrtabban kellett kell csopo1tostanunk, hogy a cl rdekben
volna fogalmaznom. tett cselekedeteinket maximlis hatkonysg-
- Lily Tomlin gal s hatssal vgezhessk.
amerikai Hogyan fog festeni ez a projekt, miutn
l
1

megvalsul? Milyen rzseket szeretnl kelteni gyfeledben, s
mit vrsz el t1e, hogy a prezentci utn mit tudjon vagy mit
csinljon? Hol fogsz tartani karriered ptsben hrom v ml-
va? Miknt vgezn munkjt az idelis pnzgyi vezr-
igazgat-helyettesed? Hogy nzne ki, s milyen funkcikka}lt-
nd el honlapodat, ha a sajt elkpzelseidet valsthatnd.rineg?
A vgeredmny/vzi lehet akr egy egszen ki-
fejtse a projektnek, mint pl. Vglegesteni a szmrigpes
rendszer alkalmazst," vagy akr egy teljesen rszletes -
- akciterv, amely valamennyj
kpes megjelenteni a maga pompjban. lme alapveto
lps a vzi kialaktshoz:
1. Projektedet nzd az elkszls hatrideje mgl.
2. Lsd magad a HATALMAS SIKERT! (Hagyj fel az
Igen, de ... " kijelentsekkel!)
. ,
3. Azonostsd az eredmny jellegzetessgeit, aspektusait, es
tulajdonsgait.
Amikor sikerl rvennem az embereket, hogy elkpzeljk a si-
kert" (ki-ki a maga mdjn) egy adott projekttel kapcsolatban,
akkor egszen belelkeslnek, s valami olyan klnleges dolog
jut eszkbe, amire addig soha nem gondoltak. A Nem. lenne
ha ... " tpus krds mris j kiindulsi
helyzeten val elgondolkodsnak, s rdemes megvami, arrug
valamit vlaszknt is kitlnk erre a krdsre.
1
J
95
Az tletbrze
Ha hogy szeret- 1 Annak, hogy j tle-
nl megval ob1tam, lep a ''.ho- 1 ted Legyen, az a /eg-
gyan" Amint k1alakult fejed- .jobb mdja, ha sok t-
ben nhny amely a jelenlegi valsgod- ll leted van.
ti automatikusan elkezded feJ- - Linus Pauling
tlteni a kztk szakadkot, vagy tletbrzt tartasz. Az t-
letek bukkannak - vannak kisebbek, jelen-
hasznosak s kifejezetten jk. A leg-
tbb ember szmra ez az egsz (a legtbb dologra vonatkoz-
an) folyamatknt zajlik, ameJy az esetek tbbsgben ele-
is. Pldul tban szobja fel a folyosn tgon-
dolod, hogy mit szeretnl mondani neki. Sz- Agyad szeretn kitlte-
mos olyan helyzet addhat azonban, amikor ni a jelen s a k-
nagyot lendthet produktivitsunkon s gon- 1 ztt ttong de va-
dolkodsunkon, ha dolgainkat lerjuk, vagy l lamifle
egyb mdszerre] rgztjk azokat. 1 sorrendben.
Az tletek rgztse
Az elmlt vtizedek sorn szmos vizulis tletbrze-tech-
nikt ki , hogy a projektekkel s tmk-
ka1 kapcsolatos kreatv gondolkodst. Ezeket sokfle nven ne-
veztk, mint pldul agytrkp, frtzs (haJmazols), mintzs,
hlzs s hal-csontozs. Br a mdszerek feltalli szeretnek
sajt tallmnyukrJ gy besreJni, mint ami eltr a ne-
knk, vgfelha';znlknak, az alapelv ugyanaz marad: engedd
meg magadnak brmilyen tlet rgztst s kifejezst, s majd
ksbb rrsz kigondolni , hogy hogyan passzol a nagy kpbe",
s mihez fogsz vele kezdeni. Ha msrt nem (s nagyon sok
m<;" van), akkor ez a mdszer segt m1cdsedet
hatkonyabb tenni - amikor tleted tmad. nyakon csped, s
gy ksbb nem kell majd jra elkezdened gondolkodni rajta.
A legeJterjedtebb technika az gynevezett agytrkpezs"
(mind mapping), amelyet az angol agykutat, Tony Buzan fej-
lesztett ki, s ami nem ms, mint az tletbrze ltvnyos, grafi-
kus fonnja. Az agytrkp lnyege, hogy az alaptletet kzpen
96
brzoljuk, mg az ahhoz kapcsold tmakrket (tleteket)
onnan eredeztetve rajzoljuk kr ktetlen sma szerint. Ha pl-
dul kitalltam 1nagamnak, hogy elkltztetem az irodmat, ak-
kor eszembe fog jutni a szntgpek krdse, nvjegyeim le-
cserlse, minden technikai kapcsolat tvarilsa, j btorok be-
szerzse, a telefonok tszervezse, lomtalants, szortrozs,
csomagols, s a tbbi. Ha mindezen gondolataimat paprra vet-
nm, az valahogy gy nzne ki:
Ezt a fajta trkpezst csinlhatod ntapads cetliken,
amelyeket f elragasztasz egy nagy tblra, de egy szvegszer-
vagy segtsgvel is a
dolog.
97
Osztott szlelsek s felismersek
Az nrnagunkbl ,,kirt" tletbrze nemcsak azrt j,
mert lehet vele tleteinket rgzteni, hanem mert egy
sor olyan j tletet is esznkbe juttat, amelyek nem lttak volna
napvilgot, ha nincs egy megbzhat rendszer gondolataink t-
rolsra s folyamatos visszatkrzsre.
Olyan ez, mintha agyad azt mondan: Nzd:
n csak annyi tletet fogok neked
bedobni , amennyivel hatkonyan elbnsz. Ha
nem trolod 1:et megbzhatan, nem fogok
Semmi sem veszlye-
sebb egy olyan tlet-
nl, amelyen kvl
ms nem jut az eszed-
be.
neked ennyit adni. Ha azonban hasznostod - Emile Chartier
(mg akkor is, ha csak ksbb, s addig
trolod valahol azokat), akkor tessk: itt van egy tucat! Jaj igen
. . . err1 jut eszembe egy msik tlet, meg mg egy ... " stb.
A pszicholgusok ezt s a hasonl folyamatokat manapsg
kezdik osztott szlelsnek" cmkzni. Segtsgvel kpes vagy
a dolgokat a fejeden kvl trolni, objektv, form-
tumban. Gimnziumi angoJtanromnak azonban nem volt szk-
sge eme elmlet ismeretre ahhoz, hogy megtantsa a lnyeget:
David - kezdte-, rettsgi utn tovbb fogsz tanulni, s az
egyetemen majd dolgozatokat kell rnod. Jegyezd fel
valarnennyi szrevteledet s gondolatodat kis krtykra. Ami-
kor eljutsz gondolataid rendszerezshez, tertsd ki a krtykat
a fldre, nzd t az egsz struktrt, s gondold vgig, mi hi-
nyzik!" Edmundson tanr r a termszetes Csak aki knnye-
tervezsi modell lnyegt adta a kezembe! dn bnik tleteivel,
Kevesen tudnak egy tmra kt percnl uralhatja azokat, s
tbbet koncentrlni valamilyen objektv csak aki tletei
struktra, eszkz vagy se- ura, nem fogja rabul
gtsge nlkl. Gondolj va]amelyik aktulis ejten.i sajt tlete.
k d "'
1
. t "' - Lm Yutang
proJe te re, es proba J meg erre osszpon os1- .
tani legalbb 60 msodpercig. Ez elg nehz lesz, hacsak nincs
toll s papr a kezed gyben, amelyek segtsgvel elkezdhetsz
tleteket Aztn mr rkat szszlhetsz a projekted-
del. Ezrt szletnek j gondolatok, mikzben a szmtgpeden
98
egy projekten dolgozol, agytrkpet ksztesz egy paprlapon,
esetleg egy ttermi szalvtra firklsz, vagy netn egy olyan te-
remben tartasz megbeszlst a tmrl, amely kpes kontextu-
son bell maradni (persze ott is sokat segt egy nagy tbla, ame-
lyet alkoholos filccel lehet telerni, vagy javtani).
tletbrze alapok
Szmos technikt lehet alkalmazni az tletbrzhez s a
kreatv, szabad gondolkodshoz. Az alapelvek azonban egysze-
sszefoglalhatk:
Ne tlj, ne vonj ktsgbe, s ne rtkelj vagy kritizlj!
Mennyisgre, s ne trekedj!
Az elemzs s a szervezs maradjon httrben!
Ne tlj, ne vonj ktsgbe, s ne rtkelj vagy kritizlj! A ter-
mszetellenes tervezsi modell knnyen feltheti borzas fejt az
tletbrze folyamn, embereket arra ksztetve, hogy tl hamar
vonjanak le kvetkeztetseket, vagy tegyenek kritikai megjegy-
Ha r szeretnnk jn-
ni, hogy valamit miknt
hasznosthatunk, akkor
zseket. Ha csak egy picit is rdekel, hogy
mit mondhatnak kritikusaid, azonnal megpr-
blsz nekik eleget tenni, s nkifejezsedet
ezzel automatikusan cenzrzod - azaz
dent, amire nem alkal- vad", de j tleteid nem ltnak napvilgot.
Nagyon nehz egyenslyt tartani az tletbr-
ze mederben tartsa s a j tletek elfojtsa
dertsnk ki rla min-
mas.
kztt. Fontos, hogy az tletbrzt a tervezsi folyamat szerves
rsznek rezzk, s ne csak tehernek, mert akkor csak
elcspelt s teljesen cltalan lesz az egsz. Ha kpes
vagy ezt a folyamatot, amit jelenleg csinlsz, gy felfogni, mint
egy szksges szakaszt ahhoz, hogy utna tovbblphess a meg-
olds fel, akkor nem terhesnek, hanem hasznosnak fogod rz-
kelni az tletbrze folyamatt.
Ez persze nem jelenti azt, hogy kritikus gondolkodsodat
teljesen ki kell zrni - a tervezs jeJenlegi fzisban minden-
nek arnyban kell szerepeJnie. min-
.....
99
den gondolatodat begyjteni s parkolplyra lltani, hogy k-
mdon hasznosthasd 6ket. az
ges szempont a nem pedig a szK:ts. -v
Mennyisgre, s ne trekedj! Ha a mennyisgre t-
rekszel, azzal serkented gondolataidat. Sokszor nem tudod,
hogy mib1 lesz j tlet, amg ki nem tlttl valamit, ameJyet
ksbb zsenilisnak vlsz. Biztosan te is ismered azt a j rzst,
amely egy hatalmas boltban a pult lJva eltlt, mivel ma-
gad ltsz tbb tucat hasonl termket, amelyek kzl biza-
lommal vlogathatsz. Ugyanez rvnyes a projektekkel kapcso-
latos gondolkodsra is. Minl nagyobb gondolattal
dolgozol", annl biztosabb a kontextus, amelyben
ket generlsz, s dntseket hozol.
Az elemzs s a szervezs maradjon httrben! Az analzisnek
s rtkelsnek, illetve gondolataid rendszerezsnek ugyan-
olyan szabad folyst kell biztostanod, mint kreativitsodnak.
Az tletbrze folyamatban azonban nem szabad, hogy ezek
uraljk a terepet.
A Jistakszts lehet kreatv tevkenysg is: knnyen
sszellthat pldul azon emberek nvsora, akikkel szeretnl
egytt dolgozni; az gyfelek szoftverrel kapcsolatos ignyei; az
zleti terv elemei. Csak arra figyelj, hogy mindezeket ssze-
majd haladj tovbb, amg el nem jutsz a gondolatok
gyomllshoz s f kuszod kialaktshoz, amely mr a kvet-
szakasz tartalma.
Rendszerezs
Amennyiben alapos munkt vgeztl, s az tletbrze f-
zisa alatt felmerlt szmos gondolatot sikerlt a fejedb61 kir-
tened", szre fogod venni, hogy kezd kialakulni egy termszetes
Amint azt kzpiskolai angoltanrom is javasolta:
amint gondolataidat szemmel lthatv teszed, automatikusan
szlelni fogod a termszetes kapcso1atokat s a struktrt. Ez
az, amire a legtbben gondo1nak, amikor ,,projekt tervek"-r61
beszlnek.
i. -.1 '!
100
A rendszerezs ltalban akkor trtnik, amikor azonos-
tod az elemeket s az alelemeket, a folyamatokat vagy az ese-
mnyeket, s/vagy a prioritsokat. Melyek azok a dolgok, ame-
1 yeknek meg kell valsulniuk, hogy megszlessen a vgered-
mny? Milyen sorrendben kell ezeknek megtrtnnik? Melyik
a legfontosabb komponens a projekt sikernek biztostsban?
Ez az a fzis, amelyben hasznodra vlhatnak a
eszkzk, kezdve a teljesen inf orrnl is vzlatpon-
A ,,projekttervvel" azo-
nosthatod a rszered-
mnyeket, amelyeket
azutn mr term-
szetes mdon fogsz
tudni tervezni.
tokba szedett jegyzetekt1 egszen az olyan
profi szoftverekig, mint pl-
dul a Microsoft Project. Amikor egy projekt
kapcsn komoly s objektv kontrollra van
szksged, nlklzhetetlen lesz valamilyen
hierarchikus vzlatflesg, amely
elemekb1 s alcsoportokbl ll, s/vagy egy
GANTT tpus folyamatbra, amely mutatja a fzi-
sokat, egymsra illetve fggetlen rszekkel, amelyek va-
lamilyen mdon kapcsolhatak a nagy egszhez".
A kreatv gondolkods azonban nem r itt vget: csupn
csak ms formt lt. Amint kialakult egy szerkezet,
agyad elkezdi betmkdni a lyukakat". Amikor pldul azono-
stasz hrom kulcspontot, amelyekkel okvetlenl foglalkoznod
kell egy projekt kapcsn, azonnal eszedbe juthat egy ne-
gyedik s egy tdik dolog is, amikor az eredeti hrmat ltod
egyms mellett sorakozni.
A rendszerezs alapjai
A legfontosabb lpsek ennl a pontnl:
A lnyeges elemek azonostsa;
Rendszerezs (egy vagy tbb)
> Komponens,
> folyamat s
> priorits alapjn;
A_ nagyobb rszeket a szksges rszletessgig tovbb bonta-
ni.
Mg lttam kt olyan teljesen egy-
forma mertekben kellett .volna strukturaln1 s rszletezni, hogy
tbbet nem gondolva rjuk (legalbbis fejben), elinduljanak a
megvalsts rgs tjn. Viszont szinte minden projektnl
szksged lesz nmi jobbflteks kreatv gondolkodsra, a Mi
a tervem?" krdst szem tartva.
lpsek
A tervezs utols fzisban mr a fizikai el- s
jraosztsrl kell dntennk, hogy a projekt minl hamarabb
megvalsuljon. Itt kell feltenni magunknak a krdst: Mi a k-
lps?"
Amint azt a korbbi fejezetben is emltettem, ez a fajta
fldhzragadt, realisztikus gondolkods - vilgos
kiegsztve - adja a tudsalap munka lnyegt. Eddigi tapasz-
talatom szerint, a listakszts valamennyi projektedr1, s vala-
mennyi projekted soron lpsek folyamatos mene-
dzselse teszi ki annak a folyamatnak a 90%-t, an1elyet ltal-
ban projekttervezsnek neveznk. Ez a kifutplya sznttT'
hozzlls szmos dologban knyszert majd
Vajon tnyleg komolyan gondolod, amit csinlsz? Ki a
KellK:ppen vgiggondoltad a rszleteket?
Ha egy van sz, akkor valamikor dntst
kell hoznod a A projekttel kapcsolatos
gondolkodsod rettsgt mutatja, ha kpes vagy megmondani,
hogy konkrtan (fizikailag) mit kellene tenned valamivel kap-
csolatban, ha semmi ms dolgod nem lenne. Ha ezt mg nem
tudod, akkor a termszetes tervezsi folyamat egy korbbi f zi-
shoz visszatrve kell a projektet
* . k gy
Tervezhetsz passzv projekteket is, amelyekhez nmcs sz .. s. g e .
lpsre - pldul lmaid otthonnak megter_vezse. lps h1.- _
automatikusan a egyszer/taln" kategnba sorolja a projektet rum tel
Jesen rendben van az ilyen jellegt! dolgoknl.
1
i
102
Az alapok
Dnts a soron konkrt lpsekr1, amelyeket egy
projekt folyamatban rszeivel kapcsolatban
n1eg kell tenned.
Amennyiben szksges, hozz dntst a tervezsi folyamat
is.
A folyaniatba.n rszek., aktivlsa Egy projektet akkor
tekinthetnk a kivitelezs szernpontjbl megter-
vezettnek, atnikor n1inden szinten, minden olyan J-
dnts szletett, amelyek elvgzshez mr nem kell arra
vrni, hogy valamely ms lps Ha egy
projekt tbb elemb1 ll ssze, mindegyiknl egyenknt kell fel-
tenni magunknak a krdst: Van-e valami, amin valaki dolgoz-
hat ezzel kapcsolatban?" Prhuzamosan kereshetsz pldul sz-
nokokat egy konferencira, mikzben a helysznt ku-
tatod.
olyan helyzetek is, amikor csupn egyet-
len dologgal lehet mivel az sszes tbbi
ennek az fgg. Teht lehetsges csupn egyetlen
lps" is, amely az sszes tovbbi lpst n1eghat-
rozza.
Szksg van mg tovbbi tervezsre? Mi van akkor. ha mg
mindig nem rzed magad elg felkszltnek a kvetkez6 lp-
sekkel kapcsolatban, ezrt tovbbi tervezsre van szksged? Itt
is van konkrt tennivald - csak ppen ez egy fol)tUnattal lesz
kapcsolatos. Mi a tervezs folytatshoz szksges
lps? Mg tbb tlet felvzolsa. E-mail Rznak s Ferinek,
hogy az inputjukat is. Szlni az asszisztensednek,
hogy szervezzen meg egy tervezsi megbeszlst a termkme-
nedzsment csapattal. . .
Az a szoks, hogy - a helyzett1 fggetlenl - o:undig
vilgosan meghatrozd a lpst egy-egy
kapcsolatban, fontos ahhoz, hogy knyelmesen ira-
nytsod alatt tarthasd az egsz folyamatot.
ad
Amikor a lpst valaki msnak kell nzegtennie ...
Ha nem te vagy a a lpsrt, felttlenl tisz-
tznod keJI , hogy ki az (ez az xY-tl vrom" tpus listk
rtelme). Amikor csoportban trtnik egy projekt ter-
vezse, nem felttlenl szksges minden tudnia,
hogy az gy rszleteinek egyenknt melyek a lp-
sei. Sokszor a projekt egyes rszfeladatairt val fele-
tadni a szemlyeknek, akik majd meghat-
rozzk, hogy milyen konkrt lpseket kell megtennik a rjuk
bzott dolgok elvgzshez.
Ez a fajta tpus megbeszls kikny-
szerti a szervezeti tisztnltst. Olyanfajta tmakrk s rsz-
Jtnak napvi1got, amelyek egybknt fel sem me-
rltek volna, ha valaki nem knyszerti 'ket szembeslni az
forrs-eloszts fizikai rea1itsval. s praktikus
megbeszls, ameJy hats, s radsul al-
kalmas az gyek meg1dtsra, s a gyenge pontok azonost-
sra.
Mennyi tervezsre van valjban szksg?
Vajon ebb1 a tervezsi mode11b1 milyen
kell alkalmaznod, s mennyire rszletesen? A vlasz
annyit, amennyivel fejedet megszabadtod az ggyel kapcsola-
tos tehert1 .
.;
Altalnossgban elmondhat, hogy azrt jrnak bizonyos
do1gok a fejedben, mert sem az vgclt, sem a hozz
kapcsold konkrt nem hatroztad meg
s/vagy nem helyeztl el megbzhat helyeken
ame1yekre tmaszkodhatnl. Ezen kvl esetleg nem gondoltad
t a rsz1eteket, a szempontokat s a megoldsokat
mlysgben ahhoz, hogy a terved hatkonysgban biztos le-
hess.
Ha szeretnnk fejnket megkrnlni a felesleges gondolko-
akkor a legtbb projekt esetben - projektknt rtve
mindent, amihez egynl tbb tennivalt kell elvgeznnk -
1
'
)
104
nem kell tbb egy listnl amelyen
Ha egy projekt mg ' szerepel
mindig a fejedben ka- illetve a szksges
varog, akkor tovbbi o et epese reszletezse. Szksged van
e??' Hvd fel a bartodat, hogy
aJanlJon valakit! Szeretnl egy j nyomtatt
otthonra? Lpj fel a vilghlra, ahol tbb
tervezsre van szk-
sg.
szz ajnlat vr berazva. Becslsem szerint a projektek 80 sz-
zalka ilyen Itt is vgig fogsz menni a teljes tervezsi
folyamaton, azonban csak fejben, s annyi energit rsznva,
hogy eldntsd a lpseket, amelyeket clod elrsig
vgigksrhetsz.
A projektek tovbbi 15 szzalka ignyelhet valamilyen-
fajta - nem fejben vgzett - tletbrzzst; agytrkpezst,
vagy valamilyen PowerPoint/W ord fjlban vzolt jegyzetelst.
Ilyen fajta tervezst ignyelhet mondjuk a megbeszlsek napi-
rendi pontjainak megtervezse, vagy a nyarals szervezse,
vagy a helyi nkormnyzat testleti lsn elmondott beszd
,
megirasa.
A projektek fennmarad 5 szzalknl lehet csupn igny
arra, hogy alkalmazzuk a termszetes tervezsi
modell mind az t fzist, illetve annak egy vagy tbb lpst.
A modell gyakorlatias mdon tlalja a projektek beindtsnak,
megoldsnak s clba juttatsnak hatkony mdszereit. sz:-
retnd mg tisztbban ltni, vagy mg nagyobb lendlettel elo-
revinni az gyeidet? Ha igen, ez a modell lehet szmodra a ha-
tkonysg kulcsa.
Tisztbban szeretnl ltni? d-
Ha szeretnd jobban tltni a dolgokat, akkor gondolko k
soddal haladj felfel a termszetes tervezsi sk1.n. A,z
gyakran alig ltszanak ki a sok munka all (tenruvalok), ugy
1 h
., "t Ilyenkor
akkor zavart reznek, s a vilgos irnyvona ianya fia
kell tervket, vagy alkotni egyet (rendszerezes).
16
_
t
. . d 1 dat akkor va
a ervezes sz1ntJen nem ltod vilgosan a o gat ' ,. ondo-
folytatnod kell az tletbrzt, hogy elegend6 UJ g
----s&tlll
latot generlj, aminek kvetkeztben majd bzni fogsz sajt ter-
vedben. Ha az tletbrzt kds gondolatok bntjk, a fkuszt
vissza kell helyezni a vgeredmny vzijra, adva
ezzel agyad retikulris hogy a legjobb hogyan/mi-
knt" tpus gondolkodst generlja. Ha a vgeredmny/vzi
nem vilgos, vissza kell trned a legalapvetbb szintre, feltve
a krdst: mirt vagy a jelenlegi helyzetben egyltaln?" (cl).
Tbb trtnsre van szksged?
Ha gyorsabb/tbb trtnsre van szksg, akkor a model-
len lefel kell menni. Gyakran rezzk sajt lelkesedsnket a
projekt cljval kapcsolatban, azonban nel-
lenllsba" tkznk, amikor a tnyleges
megvalstshoz rnnk. Manapsg egy me-
nedzser fel adatai kztt szerepelhet a mun-
kakrlmnyek s a munkahelyi let hangu-
latnak javtsa", de a kvnt vgeredmny
vilgos kpe sokszor nincs meghatrozva. A
A tervek bevismek t-
ged a dolgok
be, neked viszont ki
kell tallnod a renge-

- Will Rogers
gondolkodsnak konkretizlni kell a vzit. Ismtlem: ne fel edd
feltenni magadnak a krdst: mi az elkpzelsem a vgered-
mnyr1?"
Ha sikerlt vlaszt tallni erre a krdsre, de mg mindig
nem indult be a dolog, ideje foglalkoznod a hogyan" tmak-
rkkel, a gyakorlati kivitelezs rszletkrdseit s perspektvit
megvizsglva (tletbrze). Sokszor dolgozom egytt olyan gy-
felekkel, akik egy nagyon konkrtan megfogalmazott feladatot
kapnak, mint pldul bevezetni az j
rendszert," mgsem jutnak vele mert mg nem szntak
arra, hogy a megvalstshoz szksges tleteiket ssze-
szedjk.
Ha az tletbrzt feladjuk (s a ez
gyakran megesik), extra fegyelmet kell tanstanunk, hogy a
elrshez elengedhetetlen kvetelmnyekkel tiszt-
ban legynk, s dntst hozzunk rluk (rendszerezs/szervezs).
Ez szokott pldul olyankor el6fordulni, amikor egy infonnlis
106
tletbrze megbeszls sorn rengeteg tlet szletett, a tallko-
z mgis gy r vget, hogy nincs meghatrozott terv a kvet-
fzisra - konkrt teend6k formjban.
Ha mr van terved, de a szekr mg mindig ll, valakinek
t kell tekintenie minden egyes elemet, arra koncentrlva, hogy
,,Mi a s az kinek a feladata?" Az egyik me-
nedzser, aki egy hatalmas - vente - konferencia
szervezst mr hnapokkal az esemny magra vllalta,
krdezte t1em, hogy miknt tudn elkerlni az vi kon-
ferencia szervezsnl tapasztalt jszakba nyl tlrzsokat.
Amikor vzlatosan prezentlta nekem a feladatait,
megkrdeztem Mely rszfeladatokkal lehetne mr most
foglalkozni?" Miutn azonostottunk vagy fl tucatot, meghat-
rozva a lpst mindegyiknl, mris ment minden,
mint a karikacsaps.
Az kt fejezetben ttekintettk az alapmodelleket, ame-
lyekkel produktivitsunkat s kontrollunkat gy tudjuk maxima-
lizlni, hogy kzben minimlis kell tennnk letnk
s munknk kt szintjn: napi tennivalink, vala-
mint a magunkra vllalt projektjeink esetben, amelyek ezeket
a tennivalkat csak gy ontjk magukbl.
Az alapok tovbbra is tartjk magukat - vagy
Produktivitsod nvel- minden flbemaradt gyed
sre nincs szksged azonostsuk utn az tgondolsukrt, s a
j kszsgekre - csu- gondolkods eredmnyeknt add rend-
pn csak j magatar- szerezsrt, ttekintsrt s kivitelezsrt.
tsformkra, amelyek- Minden olyan helyzethez, amellyel kap-
kel meghatrozhatod, csolatban ktelezettsgeket vllaltl a fele-
hogy .mikor s hol megoldsrt rendelkezsedre ll
hasznld eddigi ksz- , ' 1 t mely
, . egy termeszetes tervezsi io yama , a
sege1det. , f.' . , d ll Jkaln1a-
. seg1t clba rni. Az t az1su mo e a
zsnak hatsa rvn utadat knnyebb, gyorsabb s
produktvabb teheted.
Ezek a modellek rtelmezhet6k s alkalmazha-
tk. Alkalff1azsuk fantasztikus crcdn1nycket produkl. Tulaj
donkppen nincs s7ksged j 1nr most is tu-
dod. hogy 1nknt kell jegyzetelni , vilgos vgen;J1nnyckbcn
gondolkoJni , 1psekr61 dnteni, a dolgokat katego-
rizlni. Hckintcnj , a kzl sztnsen vlaszta-
ni. Mostantl viszont kpes vagy a sikeres vgeredrnnyekre f 6-
kuszlni. tletbrzt tartani , gondolataidat rendszerezni s a k ...
lpseket n1egtenni.
E kpe.,sgek birtoklsa azonban mg nem eredmnyez va-
ldi eredmnyeket. Pusztn attl , hogy kpes vagy a magas
produkti vit ra, a relaxlt nyugalornra, illetve a
kzbentartsra, mg nem fogsz tvltozni egy csapsra. Az
ernberek tbbsghez hasonlan neked is j1 jhet egy trner,
aki lpsre vgigksr a tapaszta1atszerzs tjn, tm-
pontokat adva s trkkkre tantva tged tkzben mindaddig,
arng sajt m'kdsi stlusod nem rgzUJt eJe-
ganciv&JI .
Ezzel a msodik rszben tallkozni.
, .
.
ll
!
1
:J
'I
f.
'
'
"

l

: J
.
l
r
11. rsz
Stresszmentes produktivits a
gyakorlatban
_.-... __ .atlll
4.
Elinduls: az a tr s az
eszkzk megteremtse
A msodik rszben a munkafolyamat uralsnak elvi
s korltozott gyakorlati alkalmazstl ttrnk annak teljes
megvalstsra s legjobb gyakorlatra. Az emberek nagy
rsze soha nem tapasztalt nyugalmat l t e program elsajttsa
utn, azonban ehhez - pontosabban a clba rshez - ltal-
ban szksg van a lpsr1-lpsre halad folyamat katalizl

hatsra. Eppen ezrt szeretnlek megismertetni egy olyan logi-
kus, egymsra ll folyamattal, amely meg-
knnyten, hogy csatlakozhass a sikeres emberekhez, s hogy
a legtbb rtket hasznosthasd a technikbl.
Az alkalmazs - legyen az akr mindent tfog,
akr alkalmi - a trkkk" szl
Ha nem vagy biztos abban, hogy ezeket a mdszereket
mindenre szeretnd alkalmazni, hadd nyugtassalak
meg, hogy nagyon sok ember szmra mdszereimmel kapcso-
latban a legnagyobb rtket a sok apr j tenned va-
trkk" jelenti. Nha egyetlen apr trkk el- lamit a jobb rzse-
sajtitsrt megri az itt lert informcikat drt, mint reztetni
ttekinteni. Voltak olyanok, akik azrt hll- magaddal, hogy job-
kodtak egy ktnapos szeminriumom utn, ban teszel bizonyos
mert megtantottam nekik a naptr helyes do.lgokat.
i1Jetve a mdszert. A - O.H. _Mowrer
trkkket a nem-tl-kompliklt,
rszknek talltk ki. Az ltalam ismert emberek kzl sokszor
\
111
' .
L , ...
112 Stresszmentes produktivits a gyakorlatban
azok teljestettek a legkiemelkedbben, akik letk szerves
szv tettk a legjobb praktikkat. Tudom, hogy ez velem
1z-
tosan gy van. Az okosabbik felnk kitall szmunkra tenniva-
lkat, amelyre a nem-annyira-okos felnk csaknem automatiku-
san reagl, olyan viselkedst produklva, amely tel-
jestmnyt eredmnyez. Trkksen rvesszk magunkat egy
olyan tennival elvgzsre, amit tnyleg meg kell tennnk.
Ha pldul hozzm hasonlan te is rendszertelenl mo-
zogsz, akkor bizonyra neked is vannak ilyen-olyan trkkjeid, .
amelyekkel rbrod magad a tornzsra. Az n trkkm a ruha
- az ltzk, amelyet magamra veszek, illetve amit levetek.
Amint a trningruha rajtam van, azonnal gy rzem, mintha mr
mozognk is. Ha nincs rajtam, akkor hajlamos vagyok mst csi-
nlni.
Most nzznk pldt egy valdi produktivitsi trkkre.
Ugye mr veled is, hogy olyan munkt vittl haza,
amelyet msnap vissza kellett vinned? fontossg volt,
hogy msnap reggel ne feledkezz meg rla. Teht hova ksz-
tetted ki az este? Esetleg az ajtd el, vagy a kulcsod al,
hogy biztosan magaddal vigyed? Vajon ezrt tanultl tovbb?
Micsoda fantasztikus s komplex n-menedzsment mdszert al-
kalmazol! De valjban ez tnyleg az. Az okos feled este
pontosan tudja, hogy a kevsb okos feled msnap reggel nem
lesz igazn magnl. Jaj mi ez itt az ajtm Ja, igen, ezt
el kell vinnem magammal!"
Ez aztn a kivl munka - de tnyleg! Ezt a trkkt gy
hvom, hogy Tedd az Ajtd El" trkk. Mostani cljaink
kben ez a bizonyos ajt" nem a fizikai rtelemben vett otthoni
ajtt, hanem fejed ajtajt jelenti. Az tlet mg ugyanaz.
Ha most a s rszletesen v -
gigmennl a tizenngy nap
b
. lki "lt l JaJ.
iztosan akadna legalbb egy olyan, amelynl fe a an ' .. j,.
jut eszembe hogy mg meg kell csinlnom a ---
15

' . dolato-
Ha ezek utn valami olyan helyen rgztend ezt a gon b.
0
'ob a
dat, amely ks6bb ksztetni fog a cselekvsre. mris J
--
m
- -- --
Elinduls: az a tr s az eszkzk megteremtse
113
reznd magadat, tisztbban gondolkodnl,
s tbb pozitv dolgot tennl. Ez nem kvan-
tumfizika, csak egy j trkk.
Ha most egy szp tiszta res
lapot s kedvenc reszkzdet, majd hrom
percig elgondolkodsz a tged jelenleg legin-
kbb foglalkoztat projekttel kapcsolatban,
garantlom neked, hogy legalbb egy Jaj
igen, ezt is figyelembe kell vennem!" tpus
Produktivitsodat s
kreativitsodat hatv-
nyozottan nveled,
amikor a
gondolsz a
dolgokra,
s hasznos gondolatai-
dat a eszk-
zkkel rgzted.
gondolat is eszedbe fog jutni. Ezek utn rd le a paprra, ami
eszedbe jutott, s tedd oda az ahol az tletedet
vagy az informcit tnylegesen hasznlhatod. Egy grammal
sem leszel okosabb, mint tz perccel korbban, mgis jabb r-
tkkel gazdagtottad munkdat s letedet.
A munkafolyamat feketeves" mdon val menedzsel-
snek elsajttsa nagyrszt arrl szl, hogy prbljunk meg ki-
kapcsolni, s gy gyakoroljuk be az egyes lpseket, hogy az
azokhoz szksges gondolkods minl automatikusabb legyen;
gy sokkal knnyebben tudunk bekapcsoldni a jtkba. Kvet-
javaslataim arrl, hogy miknt teremts tbb teret s
eszkzt sajt dolgaidhoz, rgta bevlt mdszereket jelentenek
ahhoz, hogy a dolgok trtnst - egy teljesen j
szinten.
Ha leted menedzsmentjn" valban komolyan szeretnl
vltoztatni, azt ajnlom, alaposan tanulmnyozd t a
oldalak tippjeit, betartva a maguk teljessgben. A sziner-
gia hatsa itt is rvnyeslni fog: az egsz tbb lesz, mint a r-
szek sszege. R fogsz jnni, hogy a program kivitelezse kiv-
tel nlkl valdi eredmnyeket produkl az letedben
vals dolgoknl. Legnagyobb meglepetsedre szmtalan projek-
tedet fogjuk j s hatkony mdokon elintzni.
Az
. Azt javaslom, hogy a folyamat megkezdsh:_z hozz
egy s egy sarkot, amelyben megfelelo hely, buto-
'
rok s eszkzk vannak a szmodra. Ha helysznt t _
11t1, tudat alatti ellenllsod munkddal kapcsolatban
cskkenni fog, mg vonzv is teheti szmodra, hogy lelj
s trgd magad az inputok feldolgozsn s a munkd
zsn. Ehhez idelis esetben kt egymst teljes napra
van szksg. (Ne ijedj meg: ha nincs ennyi akkor is hasz-
nodra vlik brmely ltalam javasolt mdszer, fggetlenl attl,
milyen sok vagy kevs tudsz erre szentelni. A kt nap nem
felttlen kvetelmny ahhoz, hogy a technikkbl s
alapelvekb1 hasznod legyen - ezek alkalmazsa szinte azon-
nal A teljes folyamat vgrehajtsa akr
hat, vagy tbb rt is ignybe vehet, mg azt inputok sztvlo-
gatsa, osztlyozsa s rendszeredbe val beilleszke-
dse, vagyis a adatok feldolgozsa s dntshozs a to-
vbbi sorsukrl tovbbi nyolc rt vehet ignybe. Persze rszle-
tekben is be s f eldolgozhatod dolgaidat, de sokkal
knnyebben fogsz boldogulni, ha a teljes kiindul adathalmazt
egy szuszra elintzed.
Szmomra az az idelis, amikor egy teljes htvgt vagy 2
munkaszneti napot tlthetek el egy gyfllel, mert a zavar t-
ilyenkor minimalizlhatk. Ha munkanapon foglalko-
zom valakivel, akkor mindenkppen biztostjuk, hogy aznap ne
legyen semmifle megbeszls, s csak vszhelyzetekben za-
varhassanak bennnket kvlllk; a telefonhvsokat zenet-
irnytjuk, vagy titkrnc5k fogadjk azokat, esetleg egy
sznetnkben tovbbtva a trningben embernknek.
Nem ajnlom a munkanap utni rkat erre a tpus tevkeny-
sgre, mivel ilyenkor mr lnyegesen cskken emb:r
gkpessge, s hajlamosak vagyunk a restanc1ink kozo
. *
veszru.
. r elveket egy ti-
* A munkanap vge j alkalom az olyan restanc1k ptls a, am ... rok tefif-
pikus munkanap sorn hinyban kihagytl: ilyen fr
zse, fnykpek elrendezse, bngszs az Interneten nyara !'t aJ
kszve, vagy a kltsgszmlk rendberaksa.
- . -

Elinduls: az a tr s az eszkzk megteremtse 115
A l.egnehezebb feladat a legtbb vezett? szmra akikkel
egytt dolgozom, hogy a vilgot erre a kt napra kiiktassk le-
tUkb6l - nehz megszabadulni attl a tudattl, hogy rendelke-
zsre kell llniuk minden megbeszlsre, s a kommunikcis
csatornkon is kell lennik a ,,munkanap" f0Jya-
n1n. Ez az oka annak, hogy tbbnyire a htvgi trninget v-
lasztjuk. Ha radsul az amerikai tpus ,,nylt iroda" megoldst
alkalmazza a cg - amikor nincsenek falakkal s ajtkkal el-
vlasztott irodai helysgek, csak flkk - akkor ennek a zavar-
talan id6blokknak a megteremtse egy normlis munkanap
munkaidejben mg nagyobb kihvsnak a szmukra.
Nem mintha ez a tisztz" folyamat maga valami szent
s srthetetlen" eljrs lenne; csak nagy adag lelki-
s energia szksges ahhoz, hogy minden flbehagyott
gynket azonostsuk s klnsen, ha mr tl
hossz ideje vannak flbehagyva", dnts nlkl" vagy v-
r 1 i stn" ragadva. A ktnapos programot zavar esemnyek
csak lasstjk az egszet - mondhatni megduplzzk a szks-
ges Ha kpes vagy minden restancidat
s egsz rendszeredet rncba szedni egyetlen
krbehatrolt rgtn fogod
rezni, hogy nyeregben vagy, mert mris el-
rtl valal1llt, amit61 egy raks kreatv ener-
gia szabadul fel benned. A folya-
mn persze rendszeredet mr karbantarthatod
Sznj kt napot erre a
folyamatra, s megl-
tod, tbbszrsen
megtrl majd produk-
tivits s szellemi
egszsg formjban.
kisebb id6kontingensekben, a napi munkd szabad per.ceiben is.
A hely megteremtse
Szksged lesz egy fizikai helyre, amely kzponti irny-
tpultknt fog Ha mr van egy kialakult irodai kr-
?Yezet - asztallal -, amelyben dolgozol, akkor az lesz a leg-
JObb kiindulsi alap. Ha otthon alaktottad ki iroddat, nyilvn-
az lesz bzisod. Amennyiben otthon is, s az
iroddban is rendszeresen dolgozol, lesz egy teljesen
ne nhtwitx6-
116
Stresszmentes produktivits a gyakorlatban
azonos, akr egymssal rendszert kialaktanod
mindkt helyen.
A munkavgzs helynek szksglete e
lk 1 .(:' l" l t l "'d " ' . gy
1rasra a a mas ie u et es egy pos a a a az UJonnan
dolgok szmra. Nhny ember, munkakrb1 fakadan, nem
is ignyel ennl tbbet - erre plda egy szerszmbolt eladja,
egy a krhzban, vagy egy bbiszitter. A
legtbb szakterleten dolgoz ember szmra termszetesen
nem egy szimpla rf ellet'', ezrt 1c mr
eszkztrral vgnak neki a napi munknak: telefon, szmtgp,
irattartk, referenciafikok vagy szekrnysorok is tallhatk n-
luk. Egyeseknek elengedhetetlen a fax, a nyomtat, a video-
magn s/vagy egy multimdis videokonferencia kzpont. A
legfanatikusabbak tovbbi ketyerket alkalmaznak a sportols-
hoz, a kikapcsoldshoz s a hobbijaikhoz.
Munkdhoz elengedhetetlen egy jl funkcionl hely ki-
alaktsa. Ha mg nincs ilyen clbl ltrehozott munkahelyed s
dolgod legyen, hogy ilyet kialakts.
Ez persze ugyangy rvnyes dikokra, otthoni munkt vgz1c-
re s nyugdjasokra is. Mindenkinek szksge van egy fizikai-
lag kzpontra, ahonnan gyeit s lett irnythatja.
Ha most valamilyen oknl fogva pr percen bell
ltre kellene hoznom egy munkahelyet, akkor vennk egy nagy
ajtlapot, rfektetnm kt fikos altt-szekrnyre, rtennk h-
rom bls gyjtkosarat", egy jegyzettmbt meg tollakat. Ez
lenne otthoni bzisom (ha lenne lelni, akkor mg egy
zsmolyt is vennk!). Akr hiszed, akr nem, nem egy olyan ve-
irodjban jrtam mr, akinek korntsem volt ilyen funkci-
onlis a szobja.
Ha irodban dolgozol, akkor is szksged lesz egy
otthoni helyre .
Otthonrl se sprold ki a munkahelyet" ! Amint azt ltni
fogod e folyamat kapcsn is, nagyon fontos, hogy otthon
gy rendelkezsedre lljon az irodai felszerelssel szinte azonos
eszkztr. Sokan mesltk nekem szgyenkezve eddigi gyfele-
d
-----
im kzl, hogy irodjukhoz kpest micsoda Mindenkppen szks-
kosz uralkodik otthonukban; nagyra rtkel- ged lesz egy koncent-
tk azt az engedlyt", amelyet sajt maguk- rtt munkahelyre ott-
nak adtak, hogy otthon ugyanolyan felttele- hon, iroddban, de
ket teremthessenek, mint irodjukban. Hoz- mg utazs kzben
zjuk hasonlan te is ltni fogod, micsoda is, ha lehetsges.
forradalmi vltozs fog leted szervezsben bekvetkezni, ha
egyetlen htvgt rsznsz a rendszered kialaktsra.
A mobil iroda
Ha sokat utazol - akr zletemberknt, akr mozgalmas
letet magnemberknt-, jl fog jnni egy mobil mini-iro-
da, amellyel tkzben dolgozhatsz. Minden bizonnyal ez egy
aktatskbl, s egy hordozhat laptop-tskbl vagy mobil-
irattrolbl fog llni, benne rekeszekkel s az tra
sszeksztett irodai eszkzkkel.
Sokan rtkes rkat vesztegetnek el, amelyben produkt-
vak lehetnnek, mert nem kszltek az egyik helyr1 a msikra
val utazs kzben add alkalmakra s szabadid1cre. A meg-
feldolgozsi stlus, a helyes eszkzk s a j sszektte-
ts irodnkkal s otthonunkkal hihetetlenl j htteret biztost-
hatnak ahhoz, hogy bizonyos dolgokat eredmnyesen vgezhes-
snk el tkzben is.
Sajt helyedet ne oszd meg mssal!
Elengedhetetlen, hogy legyen egy sajt helyed - de leg-
albbis egy irattart s egy fizikai hely, ahol a papr-
munkt elvgezheted. Szmos olyan hzasprral dolgoztam
egytt, akik kzs rasztalt hasznltak otthon, majd amikor -
msodik asztalt beszerezve - ,,klnvltak", fnyvekkel
Jutottak elbbre produktivits tern. Ez a fajta elklnls ko-
olyan negatv hats, mint sokan szmtanak r: va16-
Jban egy halom stresszt61 szabadulnak meg sajt kapcsolatu-
kon bell, amely kzs letk dolgainak fa-
kad. Az egyik fiatal pr odig ment el, hogy a kisbaba megsz-
->w,_ i
118
Ietse utn a konyhban is fellltottak egy mini-munkaasztal
hogy az otthon marad desanya munka kzben fl szemt t,
nappaliban kicsin tarthassa. a
Vannak vllalatok, amelyek tmogatjk a mobil munkae-
koncepcijt - olyan munkatrsak alkalmazst, akik k-
pesek teljesen nll egysgknt, mobil munkapadokkal
kdni', ilyen mdon brmikor s brhol rkapcsoldva'' a cg-
re, otthon dolgozni. Nekem ktsgeim vannak e koncepci gya-
korlati Egyik bartom, aki Washington-
ban a kormnynak azon dolgozott, hogy megalkossa a
irodjnak modelljt", azt lltotta, hogy a koncepci az
enym" faktortl bukik meg: az emberek ignylik sajt cucca-
ikat. Szerintem azonban van egy ennl mlyebben meghzd
is: nulla-ellenllsnak kell lennie a tudat alatti
szinten, hogy rendszereinket hasznljuk. Ha mindig j-
ra s jra fel kell tallnunk, hogy hol s milyen krlmnyek
kztt lltsuk fel fikunkat, vagy szortroz s feldol-
goz rendszernket, azzal llandstjuk a zavar llapott.
Szinte brhol kpes leszel munkt vgezni, ha van egy
tiszta, vilgos s kompakt rendszered, s dolgaidat kpes vagy
gyorsan s mobilan feldolgozni. azon-
Sajt munkahelyed fel- ban mg szksged lesz egy otthoni bzisra''
lltsa elengedhetet-
len. Hasznlni akarod is, amely jl hasznosthat eszkzket s
rendszereidet, nem pe- ferenciid, segdanyagaid szmra elegendo
dig csak gondolni rjuk helyet biztost, hogy leszllskor"
sgban rezhesd magad. gyfeleim
gnek legalbb ngy fikra van szksge ltalnos referencia-
anyagaik s projektekkel kapcsolatos irataik trolsra - ezt a
mennyisget pedig nehz travalknt" elkpzelni.
A szksges eszkzk beszerzse
dszer teljes
Ha elktelezted magad a munkafolyamatl ren ' Z
'k ' s es -
alkalmazsa mellett, akkor van nhny alapvet6 t ba-
kz, amelyre szksged lesz mr a kezdetekben 1s. Amtll

119
Jadsz vltogatni fogod eddigi eszkzeidet a szmos j le-
, . ..
Itt jegyzem meg, hogy az UJ eszkozok nem felttlenl dr-
gk. Azok az dolgok, melyeket feltuproznak", sok-
szor teljesen hasznlhatatlanok.
A feldolgozst szolgl alapeszkzk
Ttelezzk fel, hogy mindent a nullrl kezdesz. A fizikai
rfelleten - asztalon - kvl szksged lesz a
dolgokra:
Paprtrol tlck (legalbb hrom);
Egy csomag sima A4-es papr;
Toll/ceruza;
ntapads post it" cdulk (kb. 7x7 centisek);
Gemkapcsok;
Iratkapcsok;
s tzdkapcsok;
Cellux;
Radr;
Automata
Iratmappk;
Naptr;
Szemtkosr I kosr (recycling).
Paprtrol tlck
Ezeket hasznlod s fikknt, plussz egyet
vagy a folyamatban egyb munkaanyagaid trolja-
knt s/vagy az tolvasni/tnzni" kategrij iratok
knt. Legpraktikusabbak az oldalrl nyitott f achok vagy egy-
msra irattlck, amelyek oldaln nincs ,,nyls'',
amin vatlanul kicsszhatna egy-egy lap.
Sima papr .
d informcik s gondolatok rgztsre s fel-
olgozasra a sima paprt ajnlom. Akr hiszed, akr nem,
'<ti'r, e#
tett
egyetlen gondolat lersa egy szp tiszta A4-es lapra , ,
kpes. Br a legtbben a hagyomnyos
1
,,. t"' " . t l"' "l k" k k' ,,, atndo-
nap o ipusu Jegyze e esne otne I, nehnyan azrt
k
. k d ak ,,,,,, vannak
a i megmara n az egyszeru egy-oldal-egy-gondol' t , '
"1 M' d a mod-
szeme . ln enesetre nagyon hasznos, ha kznl van egy k r '
.. ,,, . b
1
upac
ures pap1r vagy Jegyzettom , ame yre ad hoc gondolataink
knnyedn felrhatjuk. at
ntapads cdulk, gemkapcsok, stb.
A pillanatrl pillanatra ntapad cetlik, gemkapcsok,
infonricirgz- cellux s radr egyarnt jl jhet a papr
ts, gondolkods, fel- anyagok szo1trozsnl. A papr tmval mg
dolgozs s rend- nem vgeztnk (ha nem volna fel!:)), s
szerezs mr nmag- a paprok menedzselshez szksges eszk-
ban is elg nagy kih- zk kritikusan fontosak.
vs; biztostsd a megfe
eszkzket, hogy A
minl knnyebben
menjen minden.
Munknkhoz a fon-
tos eszkz. gyfeleim ezrei: szak-
emberek s otthoni munkt ma mr sajt automata cm-
kenyom kszlkkel dolgoznak, s az 6 visszajelzseikkel van
tele vendgknyvem": Hihetetlen- nem is gondoltam volna,
hogy micsoda klnbsget jelent a hasznlata!" A
hasznlhatod mappid, polcaid s egyb dolgaid fel cmkzsre
.
lS.
Knyvem rsnak idejn a Brother mrkj tu-
dom javasolni - ez a leginkbb felhasznlbart vltozat. Sze-
rezd be a legolcsbbat, amelynek van hlzati kbele is
ne kelljen llandan elemeket cserlni). rdemes beszerezni J
adag, cmkzsre alkalmas szalagot is - fekete f
szalagon (nem sokkal knnyebben lehet
tragasztani is, ha egy mappt a ks6bbiek sorn majd msra
.
Lehet kapni szmtgppel etikettekhez
18
papi
U vlto-
(s .szoftvert), n azonban inkbb a hagyomnyos on zemel-
zatot preferlom. Ha valami hatalmas programot kell beu
' d
. ' il ta , , fl'IC--
r
121
ned ahhoz, hogy etikettet tudj valamihez kszteni, az csak a ha-
tkonysgodat cskkenti s kedvedet szegi, amely persze mK:-
dskptelenn teszi a rendszert.
Iratmappk
Szksged lesz egy tucat iratmappra (lehet1eg A4-es
szerezz be). Jl jhetnek a nylon mappk is, ame-
lyek strapabrak, s knnyen teszik tartalmukat,
valamint a kategrikat beoszt vlasztlapok is nagy szolgla-
tot tesznek. A sima kemny, sznben kaphat
mappk nagyon alkalmasak e clra - egyb sznkdok ltal-

ban nem szksgesek. Altalnos referenciaanyagaidat tartalma-
z rendszered egy knyvtr keJJ, hogy legyen.
Naptr
Naptrra nincs szksged csak azrt, hogy flben hagyott
dolgaidat sszeszedd, viszont szmos olyan dolog - tennival
- fog eszedbe jutni, amelyeket viszont ide keJI bernod. Amint
azt mr korbban is emltettem, a naptr funkcija nem a tenni-
valk listjnak befogadsa, hanem az olyan konkrt dolgok/in-
formcik trolsa, amelyeket egy adott napon s idben kell
elvgeznnk.
A legtbb szakembernek manapsg mr van valamilyen
hatrid"naplja: kezdve a egy-ht-
egy-oldal" tpustl a hatalmas s mdosthat nagy nap-
trakon (amelyekben napi, heti, havi s ves szinten is ttekint-
heti tulajdonosa az aktualitsokat), s szmtgpes, egy-fel-
hasznls naptrprogramokon t, egszen a cgeket is kiszolg-
l kalendriumokig, mint pldul az MS Outlook vagy a Lotus
Notes programok.
A naptr sok embernek jelenti a szill<-
sges kzponti eszkzt. Persze nagy szerepet jtszik bizonyos
fajta adatok s emlkeztet6k rgztsnl, amelyek ktelezett-
sgvllalsainkhoz tartoznak, s konkrt id"pontokban esedke-
sek. Szmos olyan van azonban, amelyhez, br
szksges egy naptr, mgsem kizrlag azt fogod ignybe ven-
f'
"
.;
122
ni: naptradat integrlod majd egy sokkal tfogbb rend b
1 t k
.. k ,., , d
1
. szer e
ame yet a mos ovet ezo mo szer e saJahtasa sorn fo ki'
1 k
. gsz _
a a tani.
Mr azon, hogy milyen tpus
naptar lenne szamodra ideahs, es en ebben segteni is fogok n _
ked, de csak a fejezetben lesz err1
teht maradj az eddig hasznltnl. Miutn kezded
rezni a rendszer egsznek lnyegt, knnyebben fogsz tudni
dnteni a szksges j eszkz(k)r1 is.
kosr
Ha te is hasonlan mK:dsz, mint az emberisg javarsze,
akkor bizonyra tetemes szemetet fogsz termelni,
mivel jval tbb dologtl fogsz majd megszabadulni, mint azt
eredetileg gondolnd. Nhny beoszts gyfelem kife-
jezetten hasznosnak vlt fellltani egy hatalmas szemetes kosa-
rat, amelybe a kiselejtezett dolgokat - kzs mun-
knk napjnak reggeln!
Szksged van egy
Szmos fgg, hogy szksges-e filofaxot hasz-
nlnod. Hozzszoktl mr valamelyiknek a hasznlathoz? Ho-
gyan akarod rendszerezni a tennivalkra, napi munkdra s pro-
jektjeidre vonatkoz emlkeztet"ket? Hol s milyen gyakran
lesz szksg ezek ttekintsre? Mivel fejed nem
gyeid troljaknt, nyilvn szksged lesz valamire, amely kt-
Ha egyszer mr tudod,
hogyan kell feldolgoz-
nod az anyagaidat, s
mit kell rendszerez-
emlkeztet tged fel adataidra. Vlas:t-
hatod a trols hagyomnyos mod-
j t, mappkban irataidat, vagy
nlhatsz valamilyen jegyzettmbt, vag.Y ter
,
1
. f rm1t is de
ned, valjban mr ele vezt, esetleg ezek d1g1t is o '
ha sszelltod akr kombinlhatod is ezeket.
a listdat, majd mene- Az rszben lert
d 1 d
- - esz
zse e azt. . a cscstechnolgit inkbb me , s kln-
kzk mind a rgzts, a feldolgozs s a ,
11
fogsz
aspektusait hivatottak Irattlcat s papi
,
h
4
tszn1ni az informcik rgztsre. Amint a feldolgozs fo-
lyamatban vagy, szmos, kt percnl kevesebb ignybeve-
v6 tennivaJd addik majd, amelyekhez cdulkra, s
getnkapcsokra lesz szksged. A kt percnl tbb ignybe-
feladataidnak - magazinok, jsgcikkek s feljegyzsek
tolvassa - egy kln fachot rdemes ltesteni. Ezen kvl
bizonyra nem kevs dolgodat kell szortrozva le-
Ami 1ng htravan - projekt leltr fri sstse, naptri t-
teJek, tennivalk s bejegyzse s azoknak a dol-
goknak a nyornon kvetse, amelyeket vrsz -, ah-
hoz szksged lesz formtum listk elksztsre,
illetve a hasonl tpus ttelek
A listkat lehet valami mdszerrel is menedzsel-
ni , paprokon, amelyeket egy mappban trolunk (pl. a felhvan-
dkat egyenknt egy-egy paprra kirod, s behelyezed a tele-
fon" fjlba). Hasznlhatsz modernebb mdszert is egy
mappa formjban (telefon" cmszval egy oldalon
hogy kiket kell felhvnod). Ha pedig ignybe szeretnd venni a
XXI. szzad vvmnyait, akkor ajnlom a digitlis formt (pl.
ltrehozni egy hvs" fjlt a tennivalk" menpont alatt a
palmtopban, vagy az Outlookon bell).
A hordozhat referenciaanyagok trolsn kvl (pl. tele-
fonok/cmek) a legtbb filofaxot gy alaktottk ki, hogy listk
szmra is van hely bennk. (Naptrad mr tulajdonkppen n-
magban is egy lista - s nap-specifikus tennivalk eml-
amelyek sorrendben szerepelnek.) A '80-as
vek kezdete ta tbb ezer kialakts
bukkant mr fel egszen a kezdetleges heti
t61 kezdve a manapsg divatos digitlis sze1nlyi asszisztens-
nek" kezelt palmtopig, vagy az olyan szoftverekig, mint a Mic-
rosoft Outlook s a Lotus Notes.
, Vajon inkbb a rgi mdszeredet kellene felturbznod az
el mindent! mdszerrel, vagy szksged lesz valami tel-
jra? A vlasz azt a megoldst vlaszd, amelyik
VJ seJkedsedet megvltoztatva a eszkzk hasznla-
124
t"ntt :; -f :kJ
Szemlyes produktivit
sod nvelsnek egyik
legjobb trkkje olyan
eszkzk
alkalmazsa, amelye-
ket sz vesen hasznlsz
tra sztnz. Tern1szetesen itt is v
h
"k , . annak
ate amelyeket sztnts-
ba kell venni. Sok d1g1tlis ton
. , k in1or-
mac1ot apsz, amelyeket egyszerbb kvet
egy digitlis eszkzzel? Papralap napt

van szksged, mellyel nyomon
s mdosthatod valamennyi terminusodat t-
kzben is? van szksged (pl. telefonhvsok)
s nincs nagy mappkkal jrklni? s
a tbbi megfontoland krdseket. De ne felejtsk el az esztti-
kai s lvezeti sem! Nha olyankor tudtam a legha-
tkonyabban tervezni s frissteni sajt listimat, amikor vala-
milyen indokot kerestem, hogy palmtopomat hasznlhassam
(jtszhassak vele!), pldul egy tteremben, a vacsort vrva.
Amikor egy (filofax) beszerzsn s haszn-
latn gondolkodsz, illetve azon, hogy milyen tpust vlassz ma-
gadnak, gondolj arra, hogy azt valjban csak listk menedzse-
lsre kell hasznlnod. Menetkzben kell listkat krelnod, t-
tekintened, illetve trnod, mindezt knnyedn s rendszeresen.
Amint tisztban vagy vele, hogy mit kell felrnod a listkra, s
miknt kell azokat hasznlnod, a mdium mr nem is olyan r-
dekes. Trekedj az a gyorsasgra s a szrako-
zsra!
A szortroz/trol rendszer kritriumai
Ha szortroz- s tro- A folyamat elengedhetetlen rsze eg7
lrendszered nem elg de jl szemlyes
gyors, funkcionlis s arendszer. Az dolog, amelyet megvizs-
szrakoztat, akkor el- glok j gyfeleimnl a munkafolyamat
lenrzseid lesznek az mdszer bevezetse az az illet6
egsz folyamattal kap- hasznlt szortroz s trol rendszer.
, 'l mu-
csolatban. azt a 2. fejezetben mar emltettem, a J 'k
h. a az egy
ltalnos referencikat trol rendszer iany dszer
, k edzsment ren
legnagyobb akadlya a hatkony mun amen , , l
6
gyfe-
alkalmazsnak, s a legtbb beosztsban v
..axrt"F*' * --
Elinduls: az a tr s az .eszkz<Jk megteremtse 125
lemnl ezen a tren lehetne a le&>tbbet
ksrtem el szemlyesen eb')'-egy gyfulemet az irodaszereket
rul boltba, hogy kzsen vegyk meg a fikos a
mappkat s a mivel, m.egfele16 helyet kellett
kialaktani ahhoz, hogy rendszerbe elhelyezzk az irodban
szerteszt iratokat s kupacokat.
Minket most leginkbb az ltalnos referenciaanyagok t-
rolsa rdekel - amely cJklnJ a specili s tmkat trol
pnzgyi informc6k vagy egyb
konkrt t1nk, amelyek kln helyet ignyelnek, mcgfeJeJ je-
llsekkel). Az ltalnos referenciaanyagok alatt olyan dolgokat
rtek, mint jsgcikkek, brosrk, paprok, nyomta-
tott anyagok vagy faxok - tulajdonkppen minden, am1r1 gy
gondolod, hogy rtkes informcit de nem kapcsol-
hat egyik konkrt kategrihoz sem, s a poJcon sem JJna
meg nmagban (mint ahogy egy szoftver kziknyv vagy egy
szeminriumi mappa m_egJI).
Ha van egy megbzhat asszisztensed vagy aki
karbantartja szmodra ezt a rendszert, akkor szuper: csak r kell
rnod az adott paprra egy ntapads hogy ,,X tma al
s tadni neki. IJyenkor azonban ne felejtsd el feltenni
magadnak a krdst, hogy maradt-e mg egyb tged
szemlyesen vagy bizalmas segdanyag, amelyet brme-
lyik pillanatban el kelJ tudnod rni - mg akkor is, am.ikor
asszisztensed esetleg nincs a kzelben. Ha igen. akkor is szk-
sged lesz a sajt rendszered fellltsra asztalodon, vagy an-
nak krnykn.
A trols sikertnyez1
Komolyan javaslom, hogy tartsd naprakszen kznl
trolrendszeredet. Egy percnl tbbet nem vehet ignybe
a folyamat: postafikodbl vagy e-mailb1
nyomtatva a nyomtatdbl ki veszel eldntd, hogy br
konkrt tennival nincs vele, de potenciUsan rtkes inform-
. ,
ciot tartalmaz, majd Jef(fzd egy megbzhat helyre. Ha mindez
tWWtt'"sbbiz S ' ;;
mgis tbb mint egy percig tart nlad, akkor komoly .
llsz, mivel nem le
helyette csak egy kupacban A gyorsasg
persze fontos, hogy egy rendszer kedvcsinl, knnyen kezelhe-
napraksz s teljes legyen. Msklnben ellenrzseket fog
bel6led ki a. postafik rtse,. mivel tudod, hogy
van ott valami, airuvel tenned kellene valairut, de r sem akarsz
nzni a tornyosul paprhalmazra. Megnyugodhatsz: nem egy
embert lttam mr, aki az ellenll eljutott addig a
szintig, amikor mr komolyan lvezte a szortrozst sajt jl
rendszern bell.
Fontos, hogy egyarnt elboldogulj mind egy egyetlen apr,
kzzel rott cetli mind egy hatalmas gy tereblyes
archvumval is. Az iratok rendben tartshoz az emberek tbb-
sgnek olyan kell tennik, hogy emiatt vagy
egyltaln nem bonyoldnak bele a rendszer kialaktsba, vagy .
zsfolsig telt szekrnyekkel veszik krbe magukat - s persze
ilyenkor teljesen sszevissza kis gyek sorakoznak egyms
mellett (pldul a hzhozszlltst vllal pizzs menje s az
aktulis vonat1nenetrend).
Brmi is legyen, amit meg kell tenned ahhoz, hogy trol
rendszered gyors s hatkony legyen, tedd meg! Sajt rend:
szeremet remekl tudom hasznostani, s mindenki ms is, aki

kiprblja, ezrt ajnlom, hogy a most tana-
csokat mrten prbld meg integrlni rend-
szered automatizlshoz.
, l' ,+. k, l 'l' . t 'd t tansd k-
Alta anos reJerencia ent szo ga o zra ai a
1
k , k" kell en-
zelsgben. A azonnahna es onny n-
, d h egy ad hoc t
nie. Ha minden alkalommal fel kell allno , ogy taJodon
formcit egy utn hajlamos leszel az , nak is
kupacba ezeket, s mg a ab-
ellenszeglsz majd (mivel tudat alatt rzed, hogy ,van v . ,rfeJetn
fi
df) Szamos ug, L'
ban a kupacban, amelyet le kellene uzno . krnynek
tervezte t irodjt, hogy ngy ltalnos referenciasze
nr
. y),,...

h
.
1
nJJon helyet, ameJyek kztt csak krbe kell fordulnia irodai
cs
szkvel.
Egyetlen alfabetikus rendszer. Nekem egyetlen A-tl Z-ig ter-
jed6 szortroz rendszerem van, nem tbb. Az emberek hajla-
mosak arra, hogy a fjlokat hasznljk eszkzknt,
ezrt aztn megprbljk projektenknt vagy tmaterle-
tenknt felosztani - ezltal prhuzamos rendszereket teremtve
sajt maguknak. Ez ksbb oda vezet, hogy egy konkrt dolog-
nak tbb olyan helye is lehet, ahol ppen nincs, mivel nem em-
lkszel, hogy milyen szempont szerint le anno. Az egyet-
len, mindent tartalmaz alfabetikus rendszerben minden elfr
tmnknt, projektenknt, emberenknt vagy cgenknt, ezrt
aztn maximum hrom-ngy hely valamelyikn lehet csak, ami-
kor nem jut eszedbe, hogy hova tetted eredetileg. Minden tm-
hoz legalbb egy al-tmt egy-egy cmkn, mint
pldul Kerti dolgok - cserepek" s Kerti dolgok - tle-
tek". Ezeket mind a K" alatt trolod.
Nekem jelenleg ngy ltalnos iratokat tartalmaz referen-
cia'izekrnyem van, melynek fikjaira jl lthatan van rrva,
hogy ,,A-E", F-L" stb. - ezrt aztn nem kell mindig kitall-
nom, hogy mi hova tartozik, amikor felcmkztem.
Nha lehet egy olyan projektnk, amely hatalmas httr-
anyaggal rendelkezik, ezrt ilyenkor egy kln fikot vagy pol-
cot rdemes kreJni. Ha viszont kevesebb, mint fl fiknyi ter-
letet ignyel valami, akkor azt javaslom, hogy maradjunk az
alap alfabetikus rendszerben. . .
legyen kznl sok j mappa! Nekem mindig van a kzelem-
egy j adag j mappa, amelyekbe brmit hogy
fikom rtse knnyen menjen. Nincs annl
mint amikor valamit le kellene s nincs kznl egy ha-
lom j dosszi, amely megknnyten a folyamatot - ezrt tar-
mindig egy fl fiknyi vadonatj vagy jrahasznlhat map-
J tancs: rendelj j mappkat, amikor szz darab '1} apad
z otthoni kszlet.
'
<

(' ., { ,...,.
128
A fikot maximu1n hromnegyedig tltsd meg! Prbld m fi
kjaid teltettsgi szintjt 7 5 % alatt tartani. Ha zsfolsig !-
vannak, tudat alatt ellenrzseid lesznek hasznlatukkal
latban, s inkbb az asztalodon fognak kupacban gylni a fik-
ba val anyagok. Amikor egy fikom elkezd tlcsordulni, neki-
llok a kitakartsnak - ezt sokszor olyankor is tehetem mel-
lkelfoglaltsgknt", amikor valamire vagy valakire vrnom
kell pr percet.
Szinte nem ismerek olyan embert, akinek ne lennnek
agyonzsfolt fikjai. Ha rtkesnek vled fikjaid tartalmt, s
szeretnd rmmel hasznlni trolrendszeredet, akkor felttle-
nl tartsd hasznlhat llapotban, hogy ne kelljen klnsebb
tenned anyagaid illetve elbnyszs-
nl.
Nhny ember riadtan kilt fel: De akkor tovbbi szek-
rnyeket kell vennem!", mintha ez valami borzaszt csaps len-
ne. Egy kis segtsget krek: ugye, ha gy gondoljuk:,
hogy megri eltenni, akkor az is megri, hogy knnyedn elr-
hessk ksbb, nem? Ha pedig nem ri meg eltenni, akkor mi-
nek tetted el? Azt mondjk, hogy most az Informci korban
vagyunk; ha ez igaz, s ha valami olyasmit csinlsz, ami meg-
akadlyoz ennek kihasznlsban ... az nem tl okos dolog.
Lehet, hogy szksged lesz egy ref erenciat:
rol rendszerre, hogy vltozatlanul knnyedn kezelhesd napi
anyagaidat. A befejezett projektek jegyzeteit s
ll gyf eleid anyagait tovbbra is el teheted, .de
nem kell fizikailag olyan kzel lennik napi tevekenysege
helyszneihez, mint az aktv anyagoknak.
Mappidat cmkzd fel automata A
teljesen megvltoznak irataid s egsz viszonyo ,
mappiddal. A nyomtatott cmkk jl
lsteremben; mindenki knnyen azonosthatja tvo, iJc
. 'l latsZ '
knnyedn elolvashatod "ket, s aktatskdban is J . egv
amikor pedig kinyitod szekrnyeidet vagy fikjaidat,

nyomtatott indexlistt ltsz majd magad el6tt, amely al a
d
....
b "'
129
sorrendben tnteti fel tartalmt. Kellemess teszi a rendszer
hasznlatt, mert szvesen fogod fikjaidat kihzogatni.
Az agykutatktl a XXL szzad szakaszban taln
kapunk majd egy ezoterikus s komplex idegrendszeri magya-
rzatot arra, hogy mirt olyan hatkonyan a cmk-
vel elltott fjlok/dosszik. Addig viszont higgy nekem: szerezz
be egy sajt etikett-nyomt! Ahhoz, hogy a rendszer tnyleg
grdlkenyen mtkdjn, legyen ez 1nindig kznl, hogy brmi-
kor lefzhesd, atnit akarsz. Azrt olyan fontos a sajt
mert ha n1egosztod valakivel, akkor nem biztos, hogy mindig
kznl lesz, s ilyenkor automatikusan elkezdenek f elgylemle-
ni az iratok. A cmkz6 olyan a1apvet6 eszkz, mint a
Hasznlj j berendezseket! Az irattrol szek-
rnyek nem szabad sprolni. Nincs ann1 kellemet-
lenebb, mint amikor prblsz kinyitni egy nagy
szekrnyt, s egyszer csak meghallod azt a rmes csikorg-
hangot, amelyet az akciban" vsrolt 1999 Ft-os
szekrnyed produkl. Tnyleg csak olyan szekrnyt s fikos
rendszert rdemes venned, amely mg 3/4-ig telve is egy Mer-
cedes ajtajhoz hasonl halksggal s puhn nylik, illetve z-
rdik. Nem viccelek!
Szabadulj meg dosszitartktl! Vllalva az
ilyen rendszereket hasznlk megbntsnak kockzatt, azt ja-
vaslom, hogy ne a lg n1apparendszereket hasznld, ha-
nem sima, dosszikat, amelyek kpesek 1negllni a
tart fikokban, a htukon lv6 n1ozgathat fn1lemezekkel rg-
ztve. A sokkal kevsb hatkonyak, mert tl
nagy er6f eszts egy j anyag ad hoc elhelyezse, s jval for-
mlisabb is teszi az egsz trols rendszert. .
A kyetkez6 e-mailt egy szenior kaptam, miutn
kt vnyi rgds utn (a rendszerbe val_krbbi befek-
tetse miatt) vgre elhatrozta, hogy ttr az ltalam javasolt-fi-
kos mdszerre: .
..
'
l
t 'zt._
J(endszered FANTASZTIKUS!!! Teljesen trendeuem _
sszes mappmat s anyagaimat otthon is s az
is -- mindezt ngy nap alatt -, ttrve a hagYomnvo
" s
1nappaszisztmra, egyetlen alfabetikus rendszen alkal-
mazva. H! Annyival egyszer'bb lett minden! Valami rej-
tlyes oknl fogva mg az asztalom is rendezetrebb a sok
kupac ltvnya nlkl!
De ha mgse menne . . . Sokan maradnak mgis a
dosszis rendszernl - legalbbis munkahelykn, mivel mr-
Ha a munka hevben mr vllalati standard lett ez a fajta megol-
60 msodpercnl tbb ds. Ha teht mindenkppen ezzel kell egytt
ignyel valaminek lned, akkor a javaslom:
a lefOzse, nem fogod
a paprjaidat,
s ezzel
a kupacok.
Az iratokat cmkzd fel, ne a ,,fogasokat'' !
gy majd magaddal tudod vinni a mapp-
kat megbeszlsekre s utazsok sorn, a
fogast htrahagyva.
Fogasonknt egy mappt hasznlj! Ezltal ltvnyban is ren-
dezettnek majd az egsz, s elkerld vele azt a kelle-
metlensget, amikor egy fogason tbb mappa van, nen1
elosztsban. Tl sok bonyodalmat okozhat egy map-
pa s az ebb1 fakad jrakalibrlsa egsz alfabe-
tikus rendszerednek.
Tarts egy nagy adag j mappt s sima fogasos akasztt va
]amelyik kzeli szekrnyedben, hogy brmikor gyorsan ltre-
hozhass j rszeket!
Mappidat tiszttsd ki legalbb vente egyszer. A mappa-kar
bantarts megakadlyozza, hogy irataid elvesztsk rtelniket
s hasznosthatsgukat, de emellett arra is j, hogy mindennel
(jra) kpben legyl, htha valamire kell majd". gyis n1indent
trtkel sz majd egy pr hnap mlva, s akkor majd r:sz el
hogy mit rdemes megtartani, s mit nem.
mar korbban is emltettem n Jtalban mellktevkenySt: ....
knt szoktam mappimat tnzni s megtiszttani a feles-
' ..
.,_,y'WtiiiP
Jegessg vlt dolgoktl (n1ondjuk egy vgt-1 r(j konfcren
alkalrnval erre idtJ;
Azt javaslorn, hogy rnndcn vf hdat jcJlJJjin ki egy rJapOt
(ha mg meg nem tette) ScJcjt..- nl.tpnaktt, arnikor a-.t alkalmazot-
tak farmerben s tornac; p6bcn fij <,zortfr<Ylr7.k a felgy-
lemlett kupacokat - - s persze nem vlat<>t.ofnak JtcJcfo-
nokra s e-mailekre.* /\ Hzcrnetcs ko arakat s zskokat bevi-
szik a szobkba, s rnindcnkinck engedlyezik az cg1'iz napos
szortrozsi zernmtlot''. A kukan.ap"" idelis nap-
tri ttel, amel yct r<lcrncs egy k1,elg6 Onner> el vagy kt n-
nep kz tenni, esetleg v vgre, vagy az oo6bevt!Hs ids7.a-
kra, amjkor gyis ssze kell szedned pnzgyi
hoz az iratokat s a szmlkat.
Mg egy utols dolog a felkszJshezu_
Sikerlt a szksges jd6bJokkot kijcJi)Jni , rncgvan a mun-
kavgzs helye, s rendelkezsedre llnak az eszkzk
is, hogy alkalmazd a mdszert. Mi jn
Ha rvettcd magad, hogy bizonyos id6t sznj a munkafo-
lyamat-rendszer Uzernbc helyezsre, akkor van mg valami,
amit tenned ke11, hogy maximaHzJd harkonysgodat minden
egyb kte1ezettsgedt(51 meg kcJI szabadulnod erre az id6tar-
tamra.
Ha van egy hvs, amt muszj elintzned, vagy valami,
amit t keJl adnod, vagy esetleg kedveseddel kell
megbeszlned, akkor azt tedd meg mo.t/ Vagy megllapo-
dst magaddal, hogy mikorfogod rncgtcnnif ,; crrl ksztsem-
olyan helyre, arnclyct bitosan szrcves1..el. Utfon-
tossg, hogy elmd teljes mrtkben az cf()Ucd ll munkra
tudjon most figyelni.
* __ ,_,_.,. ..x.-...... .... ...,.. _ ............. """'" ... .... ...
16 alkalom erre a karcsony jt megcl<11A' napt vagy valami .m..ii\1 Un
k1..cli id'pont. amely mg munknnuvnak 1'zmfr., A legtbb ember
i1ycnkor gyis parti vasn mr. j alkaJnrn kcst
<lultan pakolszni sajt, hzunk Mjn.
f

f
?
l
1
1
1
Atnint lelk valakivel, hogy nekiveselkedjnk a t
1
. b. h " . d. k o Ya-
matnak, szinte 1ztos, ogy m.eg min ig a ad dolguk, amel
nen1 rendeztek el - br kijelltek erre a tevkenysgre
idblokkot, mg pnzt is fizetnek
kem azrt, hogy foglalkozzak velk. Jaj igen, mg vissza kel]
hvnom ezt az gyfelet valamikor a nap sorn" - mondjk
vagy Meg kell krdeznem a promat, hogy sikerlt-e
ni a jegyeket az esti koncertre." Vlemnyem szerint arrl rul-
kodik ez az egsz, hogy kultrnkbl hinyzik a tudatossg s
az rettsg, n1ivel ez a rengeteg, szakmailag profi ember rend-
szeresen figyehnen kvl hagyja a sajt lelkvel szembeni fele-
l6ssgnek ezt a szintjt.
Teht: te 1nr elintzted minden ilyen dolgodat? Jl van.
Akkor ideje minden flbehagyott gyedet egy helyre terelned.
5.
dolgaid" sszeterelse
A 2. fejezetben lertam a dolgok sszeszedsnek a1apvet6 me-
nett. a fejezetb1 tbb rszletet is megtudhatsz a folya-
matrl, hogy miknt be vaJamennyi
s flbehagyott dolgodat egyetlen helyre - a lddba.
A tudat11apot" elrshez ez az fontos l-
ps. Ha csak nhny dolgot be azon fell, amelyekkel
ppen tennivald van, mr attl is jobban fogod magad rezni.
Ha viszont kpes vagy kitartan s 100 szzalkosan elvgezni
a folyamatt, az drmai vltozst eredmnyez kzr-
zetedben, s jabb szolglhat leted s munkd
tltsban.
Amikor egy gyfllel dolgozom egytt, a folya-
mat valahol egy s hat ra kztti id6t vesz ignybe. (Br volt
valaki, akinl ez hsz teljes rba telt, amikor vgre azt mond-
hattam neki, hogy most mr kezded rteni"). Hosszabb ideig
tarthat a folyamat, mint gondolnd, klnsen akkor, ha tnyleg
mindenre - munkddal s leteddel kapcsolatban egyarnt -
kezded szmba venni s a dolgokat.
Ez azt jelenti, hogy minden lehetsges trolhely minden egyes
kis szgletbe s sarkba bemsz" vitor1sodt61 s autdtl
kezdve a hzadon t a munkahelyi projektekig, hogy sszeszedd
tennivalidat minden dologgal kapcsolatban, amely leted r-
szt kpezi.
Megnyugtatlak: ha adsz magadnak legalbb kt rt erre,
akkor a dolgok garmadt azrt sszeszedheted. A fennmarad
is sszegezheted, ha ksztesz egy-egy
cetht rluk - pl. Autval kapcsolatos dolgokat
rendbesz d . ''
e n1 vagy Kamrban rendet tenni".
133
' . -
A vals letben valszn1eg nem fogod tudni 11and
100 szzalkos szinten llapotban tartani a
idat. Az emberek tbbsgvel egyetemben nyilvn neked is el
gyorsan zajlik az leted, s tl sok dologgal foglalkozol
norml hten ahhoz, hogy minden tletedet s kteJezettsgedet
rendszeresen a fejeden kvl rgzthesd. Viszont motivl szo-
ksodd teheted fejed rendszeres rtst" - legyen az kap-
csolatban munkd vagy leted brme]y terletvel.
Vigyzz, ksz ...
Nagyon s praktikus okai vannak annak, hogy
mg a feldolgozs mindent
1. J tudni, hogy milyen dologgal kell majd
megbirkznod;
2. Segt megltni az alagt vgt";
3. Amikor a feldolgozsnl s a rendszerezsnl tartasz, mr
nem akarod, hogy mentlisan elvonja figyelmedet egy
meghatrozhatatlan massza", amely mg va-
lahol lehet". Amint mindent sszeszedtl egy helyre, kon-
centrcid s sszpontost kpessged automatikusan le-
sebb lesz.
Eltntort lehet az a informci s anyag, amely
egy-egy ilyen sorn egyetlen helyen akkumulldik,
s nem a helyen van trolva. Mg taln el is btorta-
lanthat, mivel a cuccok nagy rsze nem is volt, s nem is lesz
annyira fontos"; pp ezrt hever szanaszt a szobban. Mr a
kezdetben sem volt valami s valszn1eg azta sem
robbant fel semmi sem, csak mert valamivel mg nem foglal-
koztunk. Egy nvjegykrtya a pnztrcdban, azt go?-
doltad, hogy majd egyszer hasznos lehet felhvni a tulajdonosat.
Egy apr kis kty a fikod m1yn, amelyhez ptolnod kell va-
lami alkatrszt. A nyomtat, melyet mr mita tervezel
pteni a szoba msik pontjra. Ezek azok a dolgok, ameJye
dolgaid'' sszeterelse
135
gytrnek tged: mg rluk, s ki sem
hztad 6ket De mivel azt gondolod, hogy
lehet mg valanu fontos veluk kapcsolatban, a dolog" sakkban
tartja fejed szabad kapacitst, s jval tbb mentlis energit
szv el, mint amennyit megrdemelne. Tartsd szben, hogy csak
akkor lehetsz nyugodt afel1, amit nem teszel, amikor tudod,
hogy mit nem teszel.
Itt az ideje, hogy nekilljunk. Vedd magadhoz a fa-
chodat / kosaradat egy kupac sima fehr A4-es oldallal a jegy-
zeteidnek, s . . .
... Rajt!
Fizikai
Az feladat krbenzni a szobban, Trenrozd arra maga-
s sszeszedni mindent, ami tartsan nem dat, hogy mindig min-
gy s nem oda val, ahol ppen van, majd dent szrevegyl s
betenni a ldba. Olyan dolgokat ami nem
fogsz amelyekkel mg tovbbi oda tartozik, ahol p-
tennivald van, vagy amelyek mg valami- pen van.
lyen dntshozatalra vrnak. Mind a fachba mennek,
hogy legyenek a ksbbi feldolgozsnl.
Mi az ami ott marad, ahol pp most van?
A legjobban gy tudod megtlni, hogy minek kell
_,
lddba kerlnie, hogy tudod minek nem kell odakerlnie. Ime
a dolgok ngy nagy kategrija, amelyek jelen formjukban,
klnsebb tennivalk nlkl maradhatnak a helykn:
irodai kszletek,
referenciaanyagok,
dekorci,
felszerelsek/kszlkek.
Irodai kszleteken ... rtek mindent, amit azrt tartasz, mert
rendszeresen hasznlod azokat. Paprok, nvjegyek,
.. ; ...
136
ntapads cdulk, jegyzettmbk, gemkapcsok, toll-
bettek, elen1ek, formanyomtatvnyok, radrok _
ezek n1ind ide tartoznak. Sokan tartanak munkahelykn egy
,,szemlyes" fikot is fogkefvel/fogkrmmel,
vel, cukorkval stb.
Referenciaanyagok ... al tartozik minden, amit informci
gyannt trolsz: pldul szoftver kziknyvek, a pizzs menje,
vagy gyermeked kln rinak Ide tartozik mg a te-
lefon s cmlistd is, infonncik, brmilyen segdanyag a pro-
jektekhez, fontos tmakrk, valatnint a forrsknt szolgl
sztrak, enciklopdik vagy almanachok.
Dekorcin ... rtetn a csaldi fotkat, festmnyeket vagy az
tblra felkerlt jpof asgokat. Szintn ide tartozhatnak
a kpek, a relikvik vagy a szobanvnyek.
Felszerelsek/kszlkek ... a telefont, a szm-
tgpet, a faxot, a nyomtatt, a szemetes kosarat, a btorzatot
s a videt jellik.
Bizonyra szmos olyan dolgod van, amelyek ebbe a ngy ka-
tegriba tartoznak - minden eszkzd s felszere-
lsed, amelyekkel most nincs konkrt Minden ms
megy a fachba. Azonban az is hogy bi-
zonyos dolgokat irodai kszletnek, ref erenciaanyagnak. dekor-
cinak vagy felszerelsnek tekintesz, de mgis van n1g velk
tovbbi tennivald, mivel mg mindig nen1 nyertk el vgleges
formjukat.
Sok ember tart pldul a fikjaiban vagy az asztaln olyan
referenciaanyagokat, amelyek vagy elavultak, vagy mshova
valk lennnek. Ezek is a fachba valk. Ha teht a te
kszletes fikod sincs rendben, mert tele van teljesen hasznl-
hatatlan vagy rendszerezetlen dolgokkal, akkor ezt is szmold
bele a elvarratlan szlak krbe. Frisstetted gye-
rekeid kpeit? Az a kp van a falon, amelyet ltni akarsz nap
mint nap? Emlktrgyaid kztt valban csak a szmodra ked-
d
,,dolgaid" sszeterelse
137
,, darabok vannak? A btort jlycn szgben s belltsban sze-
ve.,
etnd ltni? Nvnyeid mg lnek? Magyarn e)6fordulhat,
bizonyos szentnek" hitl trgyakkal is foglalkoznod kell,
mert lenne velk tecnd6 vgleges llapotuk elnyershez.
A kapcsolatos szempontok
Amint belemlyedsz a fzisba, te is belefuthatsz
egy vagy tbb helyzetbe a kvctkezdk kz 1:
Sokkal tbb dolog ssze, mint amennyi egyetlen bejv6
kosrban elfrne;
Elkalandozol a tisztogats s a rendszerezs rnezejre - ho-
lott most mg nem kne;
Mr van valamilyen s rendszerezett csomagod";
s/vagy
Olyan dolgokba botlasz, amelyeket szeretnl l1andan ma-
gad el6tt ltni.
Mi van akkor, ha egy ttel/trgy tl nagy, s nem fr el a
fachban? Ha ez a helyzet ll fenn, akkor rd r annak a trgy-
nak a nevt egy res lapra, hogy onnantl kezdve az jelentse
szmodra a trgyat. Ha pldul van egy nagy kp az irodai ajtd
mgtt, amelyet szeretnl thelyezni , akkor rd fel a paprra,
hogy Nagy kp az ajt mgtt", s azt tedd be a kosaradba.
Ne felejtsd el a dtumozst sem, amelynek kt is
van. Ha a sorn netalntn olyan paprokat tartalmaz-
na rendszered, amelyek ms clt is szolglnak, hasznos tudni,
hogy a jegyzet mikor kszlt. Szoksknt is nagyon praktikus:
legyen az egy kzzel rt cetli, az asszisztensnek szl zenet,
hangpostk meghallgatsa s rgztse paprra, vagy egy gy-
fllel trtnt telefonbeszlgets id6pontja. Mr akkor is megrte
szokss tenned a dtum feljegyzst, ha leted azon hrom
szzalkban, amikor szksged van r, tudod venni, s
megnzni.
Mi van akkor, ha mr akkora kupac ssze. hogy neni fr
el a fachban? Ha Ugyf eleim 98 szzalkhoz hasonl-
,, '45'11 ' WW s n WJfli'lifmtJ' Uri'il ::;q
'
L
an akkor mr a sorn akkora 1nennyis
anyagot szedtl ssze, hogy az mr nem fr el egy norml
iratos kosrban. Ha ez a helyzet, akkor kezdd el kr vagy
a fldn al tenni az anyagaidat. A vgn gyis nlindent kiilr-
tesz a szortrozs s rendszerezs folyarnn, teht ezek majd el-
Arra azrt figyelj, hogy amg a dolgokat, a ku-
pacokat jl megklnbztesd a tbbi, mg fldn dolog-
tl.
Azonnali kukzs. Ha valamir1 evidens, hogy szemt, akkor
azt termszetesen azonnal dobd ki. Nhny gyfelemnl ez a
rendcsinls jelenti az alkalmat a fikok tartalmnak tte-
kintsre s rtsre!
Ha nem vagy biztos benne, hogy valamire szksged lesz-
e akkor tedd be a kosrba, mert majd a szortrozsnl
eldntd a sorst. Mindenkppen kerld el, hogy ebben a fzis-
ban belebonyoldj a rszletekbe, minden egyes kis fecninl el-
gondolkodva annak rtelmn s a vele kapcsolatos esetleges
tennivalkon. Ezekkel a feldolgozs fzisban fogsz sokkal
knnyebben elboldogulni. A folyamat clja, hogy minl
gyorsabban mindent, hogy a
frontvonal trajzolsa".
Ne lgy a vrus ldozata! Sokan esnek
e vrus ldozatul, amikor irodjuk (s otthonuk) zu-
gait szortrozzk s tiszttjk. Ha elkaptad a vrust", az sem
baj, feltve, hogy rendelkezel gigantikus
hogy trgd magad az egszen (mondjuk van egy het
szabadsgod). Msklnben fel kell osztanod kisebb
a rendcsinlst, s kis projektekknt vagy tennivalnknt
ve 1cet emlkeztet1cet kell rni magadnak rluk. (pl. ngyfi-
kos szekrny rtse" vagy ,Jrodai kamra rendezse"). 'k r
Nem szabad beleesned a
megprblod munkd bizonyos rszeit gyorsan tJatni
tisztogats segtsgvel, de nem vagy kpes az ;en
1
a-
folyamatot - konkrt feladatokra bontva - szisz

dolgaid'' sszeterelse
139
tiku an alkalmazni. A f olya1nat hosszabb ideig tarthat, mint
2
ondolnd. de biztos vagyok benne, hogy egszben akarod v-
gigc. ezrt a biztos clba rshez azt javaslom, hogy mi-
nl elbb 11t5d fel a rendszeredet.
Mi ran azokkal a dolgokkal, amelyek mr szerepelnek valami-
lyen listdon vagy Lehet, hogy mr ma-
gad is sszeszedtl valamilyen li stra bizonyos dolgokat, vagy
rendelkezel mr egy m"kd6 letszervez<Y' rendszerrel. Ha
munkd s leted szervezshez eddig is ezt a munkafolyamat-
menedzsment rendszert hasznltad mr, akkor m'lcdkpesek
a Ji stid. Ha vi szont nem, akkor azt hogy a listdon
tteleket ugyangy feldolgozand tmknak kezeld, s
helyezd a kosaradba, mint az sszes tbbi , nem lists t-
telt. Clunk az, hogy a listk konzisztensek legyenek: ezrt fon-
tos, hogy mindent ilyen perspektvbl szem11jnk, mert csak
akkor tudjuk projektjeinket is kvetkezetesen vgigcsinlni.
De azt a dolgot nem veszthetem el ... ! " A f olya-
mata sorn gyakran bukkannak fel olyan informcik vagy pa-
prok, amelyekre rcsodlkozva felkiltunk: ,,Jaj Istenem,
megfeledkeztem! Most azonnal kell valamit tennemr Lehet ez
egy telefonra cetli, amelyet kt nappal korbban
keJJett voJna elintzni, vagy egy valamilyen megbeszlsen le-
firkJt fecni , ame1lyel kt hete lett volna Ezrt ezt most
vgkpp nem akarjuk jra betenni a fik tornyosul ku-
pacba, nehogy megint vagy feledsbe merljn az
gy.
Ha netn veled is ez trtnne, akkor tedd fel magadnak a
hogy az adott ggyel felttlenl a rendszer teljes f ell-
kell-e foglalkoznod. Ha igen, akkor intzd el, hogy fe-
Jedet a tovbbiakban mr ne terhelje. Ha nem olyan a t-
ma, akkor csak tedd be a egyebek mell - ne flj, nem
fog eJveszni, mert gyis mindent fel fogsz dolgozni, kirtve a
kosr kdat.
Ha valamivel kellene, de az adott pillanatban nem tudsz
-..___
r
. '" &e at4+ s . , *'i-
140
foglalkozni, akkor alakts ki egy vszhelyzet" kupacot eml-
amelyet a kzeledben tartasz. Ez persze nem az
igazi megolds, de ideiglenesen megteszi. Szmts r, hog
amint egyre jobban_ a anyagok menni
sge, gy fogsz majd egyre 1nkabb aggodn1, hogy megbirkzol-
e velk. Alakts ki magadnak olyan segdeszkzket, amelyek
megknnytik a folyamatot.
Kezdd az rasztallal!
Felkszltl? OK. Akkor kezdd el bepakolni cuccaidat a
kosrba. Mr ezen a felleten is szmos olyan dolog le-
het, amelynek a kosrban a helye. Sokan egsz asztalukat egy
hatalmas kosrknt kezelik; ha te is kzjk tartozol, ak-
kor rgtn farkasszemet fogsz nzni egy csom kupaccal, amint
megkezded a folyamatt. A munkt kezd az egyik v-
gen, s ngyzetcentire haladj a msik vg fel.
Az itt tallhat tipikus dolgok:
posta s feljegyzsek kupacai,
telefonzeneteket tartalmaz cetlik,
msok nvjegykrtyi,
megbeszlsekre utal jegyzetek.
Prblj meg ellenllni a ksrtsnek, s ne mondd azt, hogy
Pontosan tudom, hogy mi van abban a kupacban, s azt aka-
rom, hogy gy is maradjon minden." Pont ez az, ami eddig sem
s ezrt kell betenned a fikodba.
Amint psztzod az asztalodat, gondold t, hogy az
eszkzk kzl nem akarsz-e valamit megvltoztatni?
a telefonod? Szmtgped? Maga az asztal? Ha brnll
vltoztatsra, cserre szorul, akkor rj egy cetlit rla, s tedd a
fikba.
Asztaltikok
1
i fi-
Most jnnek az rasztalfikok, egyenknt. Van
gyelemremlt odabenn? Brmi konkrt tennival? Va ami,

141
nem oda val? Ha brmelyik krdsre igen" -nel feleltl, akkor
a dolgot tedd be a bcjv6 kosrba, vagy rj rla egy
cetlit magadnak, ami azt reprel'.entlja. Itt is rvnyes a korb-
ban emltett ha van akkor nzz t mindent, ami
a fikodban lapul ; ha nincs, akkor rj listkat ma-
gadnak a ksbbi elintzshez.
Egyb vzszintes felletek
Folytasd krutadat" az irodban egyb felleteken
(alacsonyabb szekrnyek, vitrinek, polcok), hogy mindent
sszeszedj, ami nem ott s nem gy van, ahol s ahogy lennie
kellene vgleges llapotban. olvasni val
magazinok, knyvek, iratok, posta s vegyes mappk I segd-
anyagok a klnfle projektekhez s esemnyekhez. be
mindent!
Lehet, hogy van valamilyen referenciaanyag, amelyet ko-
rbban hasznltl, s azta ott maradt ell. 11yenkor ezt csak
fogd meg, s tedd a helyre. Gondold vgig azonban, hogy van-
e valami egyb tennival is azzal a konkrt anyaggal kapcsolat-
ban, mg elteszed. Ha van, akkor tedd a ldba,
hogy ksbb jra eszedbe jusson a szortrozs sorn.
Szekrnybels'k
Most nzz be a szekrnyek belsejbe: mit ltsz? le-
knlnak a hatalmas kupacok elnyelsre, referencia-
anyagok trolsra, valamint egyb rgi pro- Gondold t, hogy a r-
jektek befogadsra. Van itt valami idejt- gi holmik s nosztalgi-
mlt vagy hasznlhatatlan cuccod? Jmagam kus trgyak szmodra
gyakran tallkozom olyan rgi trgyakkal s mg mindig ugyanazt
nosztalgikus darabokkal, amelyek mr rg jelentik-e, mint egykor.
nem jelentenek szmomra semmit, s gyfeleimnl sem tudo111
Az egyik biztosttrsasg igaz-
gatoJa peldul egy teli kuknyi elismersi" ki szaba-
dult meg, amelyeket az vek sorn ssze.
Az rsz megjegyzse ide is rvnyes: ha nincs ele-

1
t &'' 1 ' ; ; .J
az egsznek az ttekintsre s szortrozsra, akkor
rd fel egy cetlire, s azt dobd be a kosaradba.
Fld, falak s polcok
Van valami az ami konkrt tennivalval jr?
Lg valami a falon, ami nem oda val? Van brmi
a kpekkel, a festmnyekkel vagy a dekorcival kapcsolatban?
Mi van a nylt szekrnyek polcaival? Van valamilyen knyv,
amelyet el kellene olvasnod, vagy netn elajndkoznod? Br-
milyen lejrt vagy frisstsre szorul mappa, katalgus vagy
dosszi, amelyekkel van valami potencilis tennival? A fldn
valamifle azonostatlan kupac? Mindent tegyl a kosr
mell!
Fel szerelsek, btorok s kellkek
Van valami, amit szeretnl tenni vagy megvltoztatni iro-
dai btorai ddal vagy a fizikai adottsgokkal kapcsolatban?
kdik minden? Van elg fny az irodban? Ha van valami teen-
akkor tudod mi a dolgod: rd fel, s tedd a bejv&' kosr-
ba!
Egyb helysznek
Attl hogy milyen rendrakst tervezel ,
lehet, hogy esetleg j lenne ugyanezt a procedrt leted
helysznein is vgigcsinlni. Ha valban szeretnd fejedet teljes
mrtkben megszabadtani a felesleges tehert1, akkor fontos,
hogy mindenhol rendet tgy. ,
Nhny arra is meg szokott ker-
Ne engedd ni, hogy segtsek nekik otthon is ugyanezt a
csapdba csalni azzal,
1 1
. d" . t fantasztikus ered-
. . 10 yamatot e in 1tam, mer ,
hogy otthon. dolgaidat ,
1
, . Sokszor csaltak
nem olyan fontos"- menyeket lehet vele e erru. . d
1
_
d "b uk 1 h gy otthoni o ga
knt kezeled, mert ez a a mag at azza '
0
. ba sorol-
elszvja energiidat. 1kat a ,,nem olyan fontos kategon
tk, s ez elszvta az energijukat.

"dolgaid" sszeterelse 143
llekben: agyunk . . . .
Amint gy rzed, hogy rmnden olyan fiz1ka1 dolgot sike-
resen a krnyezetedben, amelyek feldolgozst ig-
nyelhetnek, rdemes lelki RAM memridban is krbenzni,
hogy van-e valami nem oda val". Mi az, ami figyelmedet
ignyli, s mg nincs kpviselve a fikban?
Itt jut ismt szerephez a kupac sima fehr papr. Azt ajn-
lom, rd fel kln paprra egyenknt a gondolataidat, tleteidet,
projektjeidet vagy tmakreidet, amelyek foglalkoztatnak. K-
szthetnl egyetlen hossz listt is egy paprra, de mivel ks6bb
gyis egyenknt fogsz vgigmenni minden ttelen, ezrt hat-
konyabban m'Kdik a kln papros mdszer. Ezeket a papro-
kat valszn1eg nem fogod eltenni (hacsak nem dntesz gy,
hogy szmodra ez a hagyomnyos trolsi mdszer a legjobb),
de mgis praktikus a ttelek teljes elszeparlsa a feldolgozs
sorn.
Nagyjbl hsz s hatvan perc kztti lesz szks-
ged, amg fejedet teljesen ki tudod rteni - miutn minden fi-
zikailag Ltni fogod, hogy gondo-
lataid sorrendben fognak - kis dolgok,
nagy dolgok, szemlyes dolgok, szakmai dolgok-, teljesen ve-
gyesen .
. Most a mennyisgre trekedj. Sokkal jobb kicsit eltloz-
ni ezt a folyamatot, mintsem esetleg brmit kihagyni - a fe-
dolgoktl gyis megszabadulhatsz tleted
talan az z 't ' db
" onre eg megmentese" lehet, de aztan esze e JUt,
macskaeledelt kell vennem!" Mindent ssze, s ne
!edJ meg, ha a folyamat sorn hatalmas kupaccal nzel farkas-
szemet kosaradban.
,,Gondolatbreszt"'' lista
larnit ki tiszttsban - na s hogy el ne felejts va-
teles /. tmpontknt szolglhat a most lista t-
mely a potencilisan befejezetlen'" tmkat
J ossze. Nha csak egy kulcsszra van szksged, s
mris eszedbe jut valami homlyba merlt tmakr, mellyel
most foglalkoznod kne. Amikor eszedbe jut valami, rd fel, s
dobd be a kosaradba.
Flbemaradt tmk"
Szakmai
Elkezdett, de be nem fejezett
projektek
Elindtand projektek
Elktelezettsgek msok fel

Kollgk
Beosztottak
Egyb emberek a cgnl
emberek
gyfelek
Ms cgek
Szakemberek
KommunikJand dolgok
(kapni/kldeni)

Kezdemnyezni vagy
vlaszolni:
Telefonok
Hangpostk
e-mailek
Szemlyhvk
Faxok
Levelek

Egyb rsok, amelyeket be kell
fejeznineadni
Riportok
Vlemnyezni valk/
I ttekintend'k
Javaslatok
Cikkek
Promcis anyagok
Kziknyvek/hasznlati
utastsok
dolgok
Megbeszlsek, amelyeket ren-
dezni/kmi kell
Kinek milyen kell tud-
nia?
Fontos olvasnivalk/ttekinten-

Pnzgyi dolgok
Cash Flow
Statisztikk
Kltsgvetsek

Nyugdjjrulkok/hitelek
Knyvels
Hitelkeret
Tervezs/szervezs
Formlis tervezs (clok,

Jelenlegi projektek
lpsek)
projektek
zleti/marketing tervek
Vllalati kezdemnyezsek
esemnyek
Megbeszlsek
Prezentcik
Vllalati strukturls
Vltoztatsok az pletekben
j rendszerek/felszerelsek be-
zemelse
Utazs
e
f
f

...
145
Bankok

Tartozsok
Hzipnztr
Adminisztrci
Jogi tmk
Biztosts
Szemlyzet
Szablyok/eljrsok
gyfelek

Marketing
Promci
rtkests

Rendszerek
Telefonok
Szmtgpek
Irodai felszerelsek
Egyb felszerelsek

Szortrozs
Raktrozs
rukszlet
Szolgltatsok
Irodahz/telek
Irodai struktra
Btorok
Dekorci
Vrlista . . . (valamire)
Informci
Deleglt feladatok/projektek
Projektekhez szksges
lpsek
Visszajelzsek:
Levelekre
Emlkeztet6kre
Hvsokra
Javaslatokra
----
Felszltsokra/kvetelsekre
Krtrtsekre
Hzi pnztrra
Biztostsra
Megrendelt ttelekre
Javts alatt ttelekre
Jegyekre
Msok dntseire
Szakmai
Trningek/szeminriumok
Tanulnival dolgok
dolgok
Elsajttand j kszsgek,
klnsen: szmtgppel
kapcsolatban
Kazetta/video trning
nletrajzrs
Egyb oktats
Kutatsok - kiderteni a ...
zleti ruhatr
Szemlyes
Elkezdett, de be nem fejezett
projektek
Elindtand projektek
Elktelezettsgek msok fel
Prom
Gyermeke(i)m
Csaldom
Bartok
Kollgk
Klcsnkapott trgyak
Projektek: egyb vllalkozsban
Szolgltats
Polgri
nkntes
Kommunikland dolgok
(kapni/kldeni)
Csald
Bartok
146
Szakinai
Kezde.1nenve1..n

Tclctont"k
Lc\'cdck

Kzel.!\.)
..... .
alkuhnak
...
Szlett'snapok
vfordulk
EskYk
Ballagsok

Cta.cis.uk
kiruccansok
.....
N\ara1s
Trsasgi esen1nvek
.... .
Kulturlis eSt'rnnyek
S portesernn yek
T :rs3dabni elvrsok
helyek
... ... -
l\1eghi\and6/ n1egh, togatand

Hehi rdekl"ssgek
. .....
Adn1inisztn1ci
Pnzovi

Sz;:in1lk
Bank
Befek"'tetsek
Hitelek
Ad6k
Biztostsok
Jooi '-"\'ek

Lefz.endk
. . . (valamire)
Postai ton szlltott
megrendelsek
Ja\itand dolgok
...

Klcsnadott holmik
Egszsggyi adatok
Visszajelzsre vr gyek
Otthon/hztarts
Hzmester
Hztulajdonosi sttus
Jog
Ingatlan
Znzs
Adk

Vz szerels
Villanyszerels

Tijal kapcsolatos dolgok
Kocsibejr
Falak/padl/plafon
Dekorci
Btorok

Berendezsi trgyak
Villany krtk/vezetkek
Konyhai dolgok
Mosgp/szrtgp/porszv
val
helyisgek
Szmtgpek
Szoftver
Hardver
Hlzati kapcsolatok
CD-ROM
E-maiVIntemet
TV
Vide
Zene/CD-k/kazettk
Kamera/filmek
Telefonok
zenetrgzt6
Sport felszerelsek
Gardrb/ruhk
Garzs/trol
Autszerels/karbantarts
Szersz1nok

Hzillatok
Egszsggyi ellts
Orvosok
Fogorvosok
Specialistk
Hobbik
Knyvek/lemezek/
/kazettk/diszkek
A kosr'' leltra
Elintzni valk
Szerszmbolt
Gygyszertr
Piac
Bank
Tisztt
Paprbolt
Lakkrnyezet
Szomszdsg
Iskola
Helyi nkormnyzat
Polgri/vrosi tmk
147
Ha a fejed mr mentes minden szemJyes s szakmai t-
akkor a fikod minden bizonnyal csordulsig
telt. A kosrban lapul papra1ap s fizikai rtelemben vett t-
telek mellett ne felejtsd el leltrba venni postafikod
fontosabb e-mailjeit s hangpostd tartalmt. Szintn ide tartoz-
nak azon ttelek, amelyek listidon szerepeltek korbban, s
mg nem rendeltl hozzjuk konkrt tennivalkat.
/
Altalban azt szoktam javasolni gyfeleimnek, hogy rjk
fel valamennyi hangposta zenetket egy paprra, s hatrid-
napljuk tarta1mval egytt helyezzk be ezt is a begy]t ko-
srba. A fenti dolgok tartalmt ltalban
gyis t ke11 rtkelni az rn1- A ,.letlts" akkor van
sval. Ha palmtopodat, a Lotus Notes szerve- befejezve, amikor mr
zqjt, vagy a Microsoft Outlook a knnyedn ltod befe-
naptr s telefon/cm funkcikon kvl is jezett dolgaid leltr-
nak krvonalait.
hasznltad, akkor az itteni is rde-
mes kinyomtatni egy pldnyt, s behelyezni.
Az e-maileket nagy terjedelmk s csekly hatkonysg tnye-
zjk miatt nem rdemes sajt krnyezetkb1 kiemelni, mert
azokkal ott a legegyszerbb foglalkozni.
s,; 1 n<ns.J
A cuccok azonban nem maradnak a
!
Amikor mindent sszeszedtl, kszen llsz a J-
psre. A dolgaidat nem akarod tl hosszan
ott tartani, mert akkor visszaksznnak a fejedbe, mivel agyad
pontosan tudn, hogy nem foglalkoztl velk. Az emberekben
sokszor azrt van ellenlls dolgaik kosrba"
en, mert hinyzik egy jl feldolgoz s
mdszer, amellyel kirlhet a kosr.
A fejezet: A gyJt':kosarad rtse", ppen ezt
a rendszert fogja bemutatani.
,
6.
Feldolgozs: rtse
Feltteleze1n, hogy u figyclrncdct lckt() valamennyi projektet
s t1nt gondosan sszcszcdtcd, ezrt most kvetkezhet a fel-
dolgozs: rtse. A kosr kirtse nem felttle-
nl jelenti hogy rnindcnt 1ncg is csinlsz, amit projektknt
vagy t1naknt sszeszedtl. A feldolgozs pusztn annyit je-
lent, hogy rninden ttelt azonostasz, s c'ldntd, hogy mi vele
a tennival.
A feldolgozsi folyamat akkor fejez6dik be, ha:
1. kidobtl mindent, an1irc nincs szksged;
2. elvgezted valamennyi, kt pcrcnJ kevesebb
tevkenysgedet;
3. kiadutl msoknak .rnindcn deleglhat feladatot:
4. integrltad valarnennyi, kt percnl tbb id6t ignybe
tennivaldat a sajt rendszeredbe, emJkeztet6k fonnj-
ban; s
5. azonostottad minden nagyobb elktelezettsgedet
(projektet), az inputok alapjn.
A folyamat ttekintshez hasznos segtsget nyjthat a kvet-
oldalon tallhat 1nunkafulya1nati tibra. A oszlop
illusztrlja az sszes olyan lpst, an1ely a feldolgozsban s a
kvetkez6 lpsek meghatrozsban szerepet jtszik.
Ez a fejezet az bra kzpst1 oszlopra koncentrl, a
a Jps"-ig. Valamennyi befejezetlen t-
telednl azonnal rezni fogsz egy termszetes
amely a modell felpftsb61 fakad. H.a pJduJ magad el ve-
szel egy olyan cetlit a kosrbl, amelyre felrtad, hogy ,,fel kell
149
Projektlista
(tervezsre)
"dolgok"
y
postafik
l
Mi is ez
egyltaln?
l
Van vele valami
konkrt tennival?

van
i
Mi a
lps?

Pr,oje\stterveket
tarOIO maopa Kl percnl kevesebb vesz ignybe a cselekvs?
(ttek1nt6i{ 1
a tennivalkat) +
i
nem
i
Szemt -
eldobhat
'I
Troland
anyagok
fejlc:
megtartani ksllbi
, tnzsre) j
Referencia
mappa
(leaven
amiRor silksges)
Elvgezni Deleglni
Elhalasztani
Vrni
(hogy valaki ms
megcsinlja)
/
Naptrba
berni
(adott megcsinlni)
1

tennivalk
(megcsinln, amint lehel)
Munkafolyamat-bra - azonosftsi fzis
d
Feldolgozs: rtse
151
hvnon1 Andit x tmval kapcsolatban, de ezt csak tehe-
tem meg, mivel csak akkor lesz bent az irodban", azonnal tu-
dod, hogy el keJI halasztanod ezt a feladatot, viszont rgtn be
is rod naptradba a htf naphoz.
Javaslom, hogy ezt s a fejezetet is olvasd t,
hogy tudd, miknt ke11 tenni vali dat hatkonyan szervezni, mg
miel6tt a tnyleges feldolgozs J nhny feles-
leges krt sprolhatsz meg! Ami kor gyfeleimmel ehhez a rsz-
hez rnk, szinte mindig egy oda-vissza tnc a befe-
jezend6 dolgokhoz kapcsold ltszlag dntshozsi
(feldolgozs) n1echanizmus, illetve a mr sokkal trkksebben
megoldhat teljes rendszerintegrls kztt - azaz, miknt
tudn az gyfl sajt rendszerbe tltetni ezeket a mechaniz-
musokat.
Szmos gyfelem szeretn pldul sszektni szemlyes
PDA (palmtop) digitlis a cges Microsoft
Outlook programmal, hogy szinkronban legyenek az informci-
k (e-mailek s programok). gyfeleimmel a gyjts befejezse
utni dolgunk, hogy a szmtgpes hlzat s
programok m"kdst. Ezek utn mindent kipucolunk (kinyom-
tatunk, majd trljk a feljegyzseket) , amit addig az gyfl
megprblt az Outlook naptrban rendszerezni - s term-
szetesen behelyezzk a Most jn az, hogy k-
kategrianeveket krelunk, mint pldul Hvsok",
EJintznivalk", Napirendi pontok" vagy szn1tgpes dol-
gok" stb. Amint elkezdjk a feldolgozst, gyfe-
lein azonnal odalhet szmtgphez, s 1negkezdheti sajt
kornplett rendszernek kialaktst, rninden egyes feladatt itt
rgztve.
Ha mg nem vagy egszen biztos benne, hogy neked mi-
lyen tpus lenne a legidelisabb, ne ag-
gdj! Nyugodtan kezdhetsz a hagyomnyos, papralap eml-
keztet1kel, mert ksbb brmikor feljebb vlthatsz" egy mo-
dernebb technikra.
152 Stresszmentes produk11vltr'! a gyakorlatban
Feldolgozsi tmutat
A gyakorlatban sajlJthalod l!I lc!:!.jobban 'Zl a ntnddh.
Van azonban nhny kvctcnd()
Mindig a legf els6 ttclJeJ kczJjcd !
Egyszerre csak egy ttcJJcJ dolgozz!
Soha semrrut ne tegyl vissza a !
A ttelt
Mg akkor is a legfell <.:ctlivcl kezdj. ha az t'L!Yl'rfll -
egy kukzhat e-mai 1, mg az alatta levl<I a kz-
Feldolgozni nem jelent
egyet az tlteni"
fogalmval.
trsasgi elnk krse fcl<.I. Ez la-
Jn egy kicsit dra111a1izlja a tk az
alapelvet jl szcn1llteti: rnindennl'k egyfor-
ma bnsmd (feldolgozs) j:ir. A .Jeldolgo-
zsH sz nem jelent egyet az id<'>tlts" fogaln1<ival. Csupn
annyit jelent, hogy nzd meg, hogy min')) van sz6. s rnil kc:ll
vele tenned, majd tedd meg a lpsi'. gyis u lchel'
leggyorsabban akarsz eljutni a kosr aljra, ezrt fontos. hogy
se1nmit sem hagyj figyelmen kvl.
A mg nem feldolgozs
A legtbb ember ltalban a legslirg6scbb. lcgrdckt'sl'hh
vagy legszrakoztatbb e-mailt vagy iratot kezdi cl bcj
fikjn bell. A ttekints'' teljesen rcndbt.'11
van, s nha mg szksges is (n is szoktan1 ilyet csiniilni).
het, hogy most trtl vissza egy hzon kvli trgyal:isr61. s ti -
zent perc mlva mr egy msik hossz mcgbcszlscd kl!Zdl)-
dik; tfutod a postafikodat, hogy nehogy valan1i SC>S dolog
maradjon ki, ame1Jyel azonnal foglalkoznod kellene.:.
nzd, hogy gyfeJed jvhagyta-e azt a nagy javasJatcso1rnagot.
amelyet mlt hten prezentltl neki. .
Ez azonban mg nem a postafik fcldolgozhw. hanem
csak Amikor fcldolgoz6 zcmm<'ldhan 1ntTkdsi'

ksodd keJI tenned, hogy minden egyes ttelen dnrahonkc.
111
-
Feldolgozs: rftso
153
a sor a vgig, sorrendben - lr'1gd nia u.I. A1nirtt
megszeged ezt a szablyt, s csak azokat a dolgokut nt.L;U 111cg
amihez kedved van, mr nincs n1ira.lencc.1 fel -
dolgozva. kezdve a munkafolya111ati tlcsr nc1n lesz
s a rendetlensg visszatr asztalodra s az iro
ddba.
A legrgebbi vagy a dologgal kell-e kezdeni?
elvileg fel kellene fonJt(Jnod fejjel lefel.
s a legrgebb ta ott lapul ttellel kezdeni
a feldolgozst. An1g n1dszeresen haladsz a ! A postafik a
kupac egyik a msikig, addig igaz- folyamat egy!k llom-
b
,
1
h h
1
k d d , . sa nem pod1g egy t-
nem szam1t, ogy o ez e - rot.
mindenre hamarosan sor kerJ. Ha e-n1atlJe1-
det szeretnd ttekinteni, akkor pedig kifejezetten praktikus, ha
a legutbb kapott zenettel kezded, mert akkor a levelezs
egsz ltod (lvn minden egyes fordtott
sorrendben lthat egy t1nval kapcsolatban).
Egyszerre csak egy ttellel foglalkozz!
Te is hajlamos lehetsz valamit kiemelni a kupacbl. rTiajd
rjssz, hogy nem tudsz mg vele mit kezdeni. ezrt egy
msik dologra, s azzal kezdesz el foglalkozni. Az a dolog azrt
tetszhet jobban, mert tudod, hogy n1it kell tenned vele -
s nem rzed magad knyszerhelyzetben an1iatt. hogy gondol-
kodnod kel1ene a kezedben lv6 dolgon. Ez azonban veszlyes
terlet. A kevsb rdekes dolog nagy az asztal
szln fog kiktni egy hm1nn1fogahna1nsincs" kupachan, 1nivcl
tallsz alatta valami sokkal rdekesebbet, fontosabbat vagy
knnyebbet, amivel foglalkozhatsz.
A legtbb ember szeretne egy 1nozdulattal 1naga venni
egy adagot, s annak tartalmt ledarlni''. Br n1agarn is a
nagy lptekkel val halads" prtfog6ja vagyok, 111gis rnindig
arra emlkeztetem az gyfeleket, hogy a legfels6 ttelen kvl
minden mst tegyenek vissza a kosrba. Az egy dologra val
>-
-
154
sszpontosts kiknyszerti a szksges s dntsho-
zst, amellyel mindent pedig
(ami vaJszn'), akkor nem hever korulotted sok kicsi
kosrkarsz, amely ismt teljesen tlthatatlan.
Kivtel: prhuzamos feldolgozs
Ltezik egy kivtel az egyszerre-csak-egy-dolog szably
all. Vannak olyan emberek, akiknek szksgk
van figyelmket egy percre valami msra irnytani, hogy dn-
tst hozzanak az adott dologrl. Amikor ezt tapasztalom valaki-
nl, akkor ltalban meg szoktam engedni , hogy egyszerre kt,
esetleg hrom dolgot is maga el vegyen a feldolgozs sorn.
Ezek utn knnyebben s gyorsabban fog tudni dntst hozni az
adott kapcsolatban is.
Ne felejtsd el, hogy a prhuzamos feldolgozs csupn ki-
vtel - s csak akkor mlcdik, ha betartod, hogy minden egyes
ttelen trgod magad gyors egymsutnban, s egy-kt percnl
tbb nem hagysz eltelni dntshozs nlkl.
Soha semmit ne tegyl vissza a
A kifel tvonala egyirny. Igazbl
ezt jelenti az a rgi figyelmeztets, miszerint a dolgokkal csak
egyszer foglalkozz", br az egyszeri foglalkozs nmagban
nem egy tlet. Ha tnyleg mindennel csak egy-
szer foglalkoznl , akkor listid sem lennnek, mivel amint n1eg-
pillantanl valamit, azonnal el is vgeznd a vele kapcsolatos
tennivalkat. De mg hatkony s hatsos sem lennl, mert az
j dolgok tbbsgvel nem lehet az szlelskor rgtn vgez-
ni". A fenti figyelmeztets valdi jelentse teht az, hogy, rgi
rossz szoksoddal szaktva, ne vegyl ki llandan j dolgokat
fikodbl, amelyeket aztn flretve mgsem dolgozol
fel, s csak hevernek az asztalodon. A figyelmeztets egy n
1
o-
s jobb formja taln gy hangzana: Amikor el6szr
kiveszel valamit a rgtn dntsd el a vele
kapcsolatos tennivaldat, s a tma helyt. Soha ne tedd vissza
a kosrba!"
# 1
Feldolgozs: rtse
Kulcskrds a feldolgozsban: Mi a
tennival?"
155
Ok, tment az zenet: egyszerre csak egy dologgal fogsz
foglalkozni, s konkrt eke )t fogsz meghat-
rozni minden egyes ttelnl. hangzik -valjban
az is -, ehhez azonban gyors s komoly gondolkodsra lesz
szksged. Az esetek tbbsgben nem Olyan vagyok, mint
magtl a feladat; azt meg ke11 hat- egy sz.nyog a nudista-
rozni. strandon. Tudom,
Ennl az ttelnl pldul: Fel kell hogy mit szeretnk,
hvnod valakit? Ki kell tltened egy krd6- de nem tudom, hogy
vet? Informcit kell szerezned az Interne- hol kel.lijem.
ten? Vsrolni kell valamit a boltban? Titkr- - Stephen Bayne
kell beszlni rla? E-mailt kell kldened rla a
nek? Mit kell tenned? Ha van egy konkrt tennival, az rgtn
meg is hatrozza a tovbbi De mi van akkor, ha
azt mondod: Ezzel nincs semmi dolgom."?
Mi van akkor, ha nincs mit tenni?
hogy tartalmnak bizonyos rsze
nem ignyel semmilyen tennivalt. Hromfle dolog tartozik
ebbe a kategriba:
szemt,
eltennival tte1ek,
referenciaanyagok.
Szemt
Ha kvetted tancsaimat, akkor 1nostanra nagy kupac sze-
mt gy1t ssze. Abban is biztos vagyok, hogy a
ba is kerltek olyan dolgok, amelyekre mr nincs szksged,
ezrt ne meg, ha mg mindig akad egy zsknyi szen1t.
A krnyezetedet dolgok feldolgozsa sokkal vil-
gosabb teheti szmodra, hogy mit kell tenned, s mit nem kell
tenned. Egy alaptvny igazgatja, akivel egytt dolgoztam, r-
jtt, hogy tl sok e-mailt (tbb ezret!) hagyott postafikjban
- s olyan volt, ainire iga-
zbl ! m.dszeren
1
n
1
el
egy egeszseges dietara kenyszerult, megszurve mindent, atne-
lyet addig ,,flbehagyottnak" gondolt.
valamikor felmerlhet a krds, hogy init r-
den1es jvbeni referenciaanyagnak eltenned. Erre kt n
1
egold-
si javaslato1n van:
An1ikor ktelkedsz valamiben, azt dobd ki!
Anukor ktelkedsz valamiben, azt tartsd meg!
Vlassz! Szerintem mindkt mdszer m'kdik; csak sztneid-
ben kell bznod, s a rendelkezsedre 11 helyet realisztikusan
fehnmi. A legtbb ember valamilyen szinten azrt tart az
mert rendszere korbban soha nem volt igazn
s jl krbehatrolt. Ha vilgos klnbsget teszel a re-
ferenciaanyagok s a kszletek, illetve a cselekvst dol-
gaid kztt, s ref erenciarendszered s
akkor gond nlkl megtarthatsz annyi anyagot, amennyi csak
elfr. Mivel ezekkel nincs konkrt csak a helyet s a
logisztikai rendszert kell biztostanod.
Az irattrol szakemberek tovbbi tippeket adhatnak ezzel
kapcsolatban, s segthet abban, hogy pnzgyi s
knyvelshez tartoz paprjaidat mennyi ideig vagy kteles el-
tenni. Azt javaslom, hogy a tennivalt illetve ne1n
dolgok kztt hzz egy vilgos hatrvonalat. Amint
vlik, hogy mivel nincs tovbbi tennivald, sz-
mos felszabadul.

Lesznek olyan ttelek a melyekre azt
mondod: Ezzel most nincs konkrt tennivalm, de mg
lehet." Pldul:
Egy szrlap, amely a kt ht mlva esedkes

kamara programjt tartalmazza, egy szmodra er-
dekes akit szeretnl meghallgatni; viszont mos!
mg nem tudod, hogy akkor itthon leszel-e, vagy pp zleti
ton.
----11
Feldolgozs: rtse
157
Egy 1ncghv a bizottsgi gy1sre, amely hrom
ht 1nlva esedkes. Nincs vele ms tennival, mint felrni
'lnagadnak. hogy egy nappal olvasd t a tervezett napi-
rendi pontokat.
Az ltalad hasznlt, pnzgyeket szoftver frisstett
viltozatnak hirdetse. Tnyleg szksged van erre a verzi-
ra? Mg nen1 tudod eldnteni , ezrt fJreteszed, hogy gondol-
kodhass rajta egy hetet.
Egy tlet. a111ely eszedbe jutott a vi,
csapatnak tartand konferencihoz. nincs vele
konk.1t tennival, de szeretnd, ha valami majd emlkeztetne
r a hogy megkezdhesd a tervezst.
Egy cetlL anlire felrod legjabb hobbidat - akvareJJfests-
hez tanfolyamra beiratkozni -, amelyre azonban
nlg nincs
Mit csinlsz ezekkel a tpus dolgaiddal? Itt is kt
van, ami
Felrod a ,,majd/egyszer" listdra.
Berod vagy egy fjlba.
A folyamatnak lnyege, hogy fejedet azonnal
megszabadtjk bizonyos tmktl, s lelki nyugalmadat visz-
szanyered, mivel tudod, hogy a majd enl.l-
keztetve leszel az esetleges tovbbi rszleteket
tudhatsz meg a szl fejezetben.
csak tegyl ezekre a ttelekre egy ntapads cetlit, s
rd r, hogy taln" vagy oktber 17-n el6venni", majd tedd
be egy gyek" ahol vrakoznak a
*
ksbbi vlogatsig.
* Erre a clra alkalmas egy plusz kosr. A kezdetleges feldolgozshoz
ideiglenesen pakold ide a ks6bb rendezend6 dolgaidat. A ks6bbiek sorn pe-
dig itt trolhatod a fgg6ben vagy folyamatban lv6 munkid anyagait s az
emlkeztet6 cetliket a konkrt tennivalkhoz.
Referenciaanyagok
A ttelek kztt sz
l
. l . al mos olyan
lesz, ame y nem ige ny e tenni' ' ot. de potencilisan h .
formcikat tartalmaz projektekhez s
h
.. M "l f lll" ma orok-
oz. ostanra mar ren1e em, e itottad a sajt, 5k
rendszeredet (ahogy azt a 4. fejezetben tanultuk) rot epes
cia- s segdanyagaid szmra. Amint a feldolgozs
anyagok s e-mailek bukkannak amelyeket szeretnl
archivls cljbl, rgtn le m
Hamarosan arra is rjssz n1ajd hogy rengeteg
egyb" dolgod van, amelyeket szeretnl eltenni, de ezek az
sorn eddig kupacokban vagy fikokban hnydtak, mivel refe-
renciatrol rendszered tl nehzkes, vagy nem l-
volt. Emlkeztetni szeretnlek, hogy egy hatvan msod-
percnl kevesebb alatt kan1yjtsi tvolsgban k-
nyelmesen hasznlhat, ltalnos referencikat trol rendszer
elengedhetetlen e mdszer hatkony alkalmazshoz. Ha a
frontvonalon" (a vals letben) menete nem
gyors s szrakoztat, akkor hajlamosak vagyunk ku-
pacokba a dolgokat, ahelyett, hogy azonnal rendszerez-
nnk pedig sokkal nehezebb a feldolgozsuk.
A1nikor tallkozol valamivel , an1it szeretnl eltenni, k-
szts egy cmkt neki, tedd be egy felcmkzett dossziba, ame-
lyet aztn az aktkat tartalmaz fikba helyezel el. Ha van
asszisztensed, akkor elg neki kiadni ugyanezt az instrukc1ot.
Amikor hajdann elkezdtem szemlyes trningjeimet, gyakran
engedtem gyfeleimnek. hogy ltestsenek egy
kupacot. Ma mr nem engeden1; rjttem tudnullik, hogy
ha valamit nem visznk be azonnal a rendszerbe, akkor azt
tbbnyire mr nem is fogjuk. Ha nem lpsz most, akkor nagy
ksbb se1n fogsz.
s ha van . . . akkor mi az? . , l a
Ez az igazi krds. Ha van valami tnyleges kell
egyik ttellel kapcsolatban,
dnteni, hogy milyen konkrt lpseket kell tenned. ' Ko
Feldolgozs: rtse 159
Jps"-nek hvok minden fizikailag is aktivitst,
an
1
ely a vgeredmny elrshez szksges.
Ez egysze1Te knnyebb is, s nehezebb is. rnint ahogy
hangzik.
A lpsre arnylag knnyen r kellene jnnd,
de ehhez sokszor olyan gyors elemzsekre s tervekre van szk-
sged, amelyekre addig mg nem gondoltl, s amelyek
ttelei a konkrt cselekedeteidnek - mg akkor is, ha egy vi-
szonylag dologrl van sz.
Nzznk egy mintalistt azokra a dolgokra, amelyek egy
ember figyelmt ltalban lekthetik.
A garzs rendbettele/kitakartsa;
Adbevallsom elksztse;
A konferencia, amelyen rszt veszek;
Robi szletsnapja;
Sajtnyilatkozat;
Teljestmnyrtkelsek;
Vltoztatsok a menedzsmentben.
Br a fenti ttelek mindegyike elg s vilgosnak
hangzik, mgis nmi gondolkodst ignyel a lps
n1eghatrozsa az egyes projekteknl.
A garzs rendbettele/kitakartsa
... ht tulajdonkppen csak be kell mennem, s elkezdeni
a pakolst. Vrjunk csak, nem is! Van ott egy nagy
rny, meg kellene szabadulnom. Meg kellene
tudnom, hogy szksg lenne-e r az bcsik nyaraljban.
Meg kellene ...
Felhvni bcsit a garzsban kapcsn
.. . Mi a vlemnye err1 ...
Adbevallsom elksztse
.. de igazbl nem tudom elkezdeni, amg vissza nem ka-
pom az utols kimutatsomat. Addig sernmi. Teht ...
Kimutatst vrok a Nagy Pnz Rt-t1
... s azzal kapcsolatban ...
A konferencia, amelyen rszt veszek
... ki kell dertenem, hogy Ancsa elkszti-e azt a sajt-
anyagot nekem. Ht ehhez bizony ...
E-mailt kell kldenem Ancsnak a konferencira
sajtcsomaggal kapcsolatban
... s gy tovbb. A konkrt lpsek - felhvni b-
csit", kimutatst vmi a Nagy Pnz Ancsnak e-mai-
lezni" - azok, amelyekhez dntshozsra van szksg, hogy
va1amennyi ilyen projektet felszmolhass
A lpsnek valban a soron konkrt te-
kell jelentenie
Ne felejtsd el, hogy ezek tnyleg kzzel foghat tenniva-
Addig, amg nem vil-
gos, hogy mi a konkrt
lps, tovb
bi gondolkodsra van
szksg, hogy valami
trtnhessen.
lk. Sokan gondoljk gy, hogy mris meg-
hatroztk a lpst", amint felr-
tk maguknak, hogy megbeszlst ssze-
hozni". Ez azonban nem a lps,
mivel nem egy kzzelfoghat cselekedetet r
le. Hogyan hozol ssze egy megbeszlst?
Lehet telefonlni vagy e-mailt kldeni, de ki-
nek? Dntsd el! Ha nem most, akkor majd ksbb kell eldnte-
ned, s ez az egsz folyamat arra lett kitallva, hogy egy konk-
rt ttellel kapcsolatban ebben a fzisban be a gon-
dolkods. Ha nem hatrozol meg egy kvetkez6 - kzzelfog-
hat - lpst a akkor minden alkalommal
lami pszichs gtat fogsz rezni a projekttel kapcsolatban, meg
ha csak homlyosan gondolsz is r. Hajlamos leszel ezt nem
szre venni.
Amikor telefon- vagy szmtgp-kzelben vagy' a
do1kodsi fzis mr lezajlott, hogy a rendelkezsedre ll e.
Feldolgozs: t:.
161
kzket s helyet a projektek knnyed
mivel mr korbban hogy mi \e.J rni a teer&OO.
Mi van olyankor, amikor azt mondod magadnak: k-
tenniva]m meghatrozni ? hogy ezzel rn .a feladal.r?
Igen, ez trkks krds. A dntshozs igazbl nem kor1k-
rt mivel a teendk mg a dntshozatal
nem az. Mindig akad valamilyen fizikai amel}
gtheti a dntshozatalt. Az esetek 99 szzalkban
csak tbb informcira van szksge4 dntst hozol. Ez
a pluszinfonnci szrmazhat forrsok- Hatrozd r-eg. m ke!
bl (Felhvni Zsuzsit, hogy meghalJgassam tennedt hogy dnt-
az vlemnyt is err1 a javaslatrl'!), vagy hess!
gondolkods tjn (,YelvzoJru a gon-
dolataimat a cges tszervezssel kapcsolatban' ). Mjndkt eset-
ben szksg van egy lps hogy
a projekt.
Amikor megvan a konkrt lp.s
Amikor eld1t, hogy mi lesz a konkrt h-
ron1 van.
Megcsinlod (ha a Jps idgnye nem tbb, mint kt perc);
Deleglod (ha nem te vagy a 1egmegfe1e1bb ember a fel-
adatra);
Elhalasztod, rgztve rendszeredben o1yan ttelknt, amefJyel
mg foglalkoznod kell .
Csinld meg!
Ha a lps nem tart kt percnl hosszabb
akkor tedd meg, amint kezedbe kerl az adott dolog. Ha egy tr-
gyalsi sszefoglalt harminc msodperc alatt s aztn
igennel/nemmel vagy brmi egyb rvid vlasszal eJintzet ak-
kor tedd meg most. Ha van egy tennkkatalgus, akkor lapozd
t egy-kt perc alatt, htha van valami rdekes benne, hogy az-
tn kidobhasd, tpasszoJhasd vagy eltehesd. Ha a kvetkez6 l-
l
abbl ,ill. hog.y valakinek hagysz egy zenetet akk h'
, ' or tvd
ll\\lSl.
nk.kor is tedd n1eg, amit megtehetsz kt perc alatt, ha
az adott nc1n a legfontosabb - msklnben g .
1 ' , A k " b " ysem
h)god n1ar e intcznt. etperces sza aly mgtti logika . .
hogy az ennyi id6 alatt dolgokkal tbb tenniv:(
ha nyotnon kvetnd, jra stb., tnint-
ha azonnal foglalkozol velk - magyarul gy intzheted el a
Ha az adott nem rdemel annyi figyel-
n1et. hogy ehntezd, akkor egyszeruen dobd ki. Ha viszont rde-
1ncl. akkor belp a ktperces hatkonysgi faktor".
Sokan talljk gy, hogy a ktperces szably betartsa _
ttele - nagysgrendekkel javtja sajt hatkonysgu-
kat. Egy nagy szoftvergyrt vllalat alelnke hvott fel a mi-
nap. s chneslte. hogy ez az egy kis trkk napi egy ra pJuszi-
dt adott neki, amelyet arra fordthat, amire csak akarja! 6 is
azon kz tartozott, akik napi hromszznl is tbb e-
111ai lt kapnak, s a tnunkanap sorn legalbb hrom kulcstmra
A ktperces szably \ sszpontostanak. Az e-mailek tbbsge sajt
mgikus beosztottjaitl rkezett, akiknek szksgk
volt arra, hogy tudjon bizonyos dol-
gokrl. valan1int komrnentljon s jvhagyjon gyeket a pro-
jektek lezrsa rdekben. Mivel ezen levelek tbbsgnek t-
ll'Hlj a nem is volt szmra annyira fontos, s konkrt tennival
scn1 sznnazott az e-maileket mlesztve trolta bejv6
postafi6kjban, hogy majd ,,ksbb" foglalkozzon velk. Mi-
utn tbb ezer ilyen e-mail gylt mr ssze, knytelen volt ht-
vgken is betnenni, hogy utolrje nmagt. Ezzel semmi gond
nem is lett volna, ha most 26 ves, s gyis az egsz let egy
nagy adrenalin-parti, de mr harmincas veiben jrt, otthon
kiskor gyerekekkel. A htvgi melzs mr nem voJt elfogad-
hat 1negolds. Amikor elkezdtem vele a konzultcit, trgtuk
magunkat a bejv6 postafikban trolt 800+ e-mailen. Kiderlt,
hogy a tbbsgt eleve ki lehetett dobni a szemtbe, j nhnyat
el kellett tenni referenciaknt, mg egy msik nagy kupacot kt
d
Feldolgozs: rtse
163
percnl kevesebb alatt lehetett megvlaszolni s elintzni. r:
Egy vvel ksbb rtelefonltam, s mg mindig naprakszen
n1ent a munkja! Tbb sohasem hagyta egy
tbbre felhalmozdni e-mailjeit. Azt mondta, hogy rszlegnek
egsz jellegt megvltoztatta ez a rendszer, mert
olyan gyorsan reaglt mindenre. Beosztottai azt hittk,
teflonbl van, hogy a dolgok nem tapadnak le r".
A fenti valloms elg drmai vltozst rt le, amely tovb-
bi bizonytk arra vonatkozan, hogy az ilyen maga-
tartsbeli vltoztatsok a feldolgozs folyamatban milyen fon-
tosak lehetnek. Ha sajt munkd egyre gyorsul iramra s n-
mennyisgre gondolsz, akkor ez klnsen figyelemre-
mlt lehet a te letedben is.
A kt perc igazbl csak egy irnyelv. Ha ppen van ele-
a feldolgozsra, akkor akr t vagy tz percre is ki-
azt az amely alatt mg mindig hat-
konynak mondhat az adott gy kivitelezse. Ha pedig a dlut-
nodat szeretnd szabadon tlteni, s a feldolgozsra csak egy
sznsz, akkor cskkentsd a ktperces
svot egy percre, vagy akr harminc msodpercre, hogy minl
gyorsabban vgezz mindennel.
Az pr ttelnl nem butasg mrni az hogy aztn
mr rrezz az egsznek a tempjra. gyfeleim tbbsge nem
tudja pontosan megbecslni, hogy kt perc Meg fogsz
valjban milyen hossz, s gyakran albe- hogy mennyi ktper-
cslik az egyes tevkenysgek Ha el-
pldul csak egy zenetet kellene hagynod mtezrn meg a legege-
lak
. lak. ,,,
1
-:...,_ tbb projekteknl is.
va .1nek, de az a va 1 epp e ouen van a
vonal vgn, akkor a kt perc mris megnylik.
A ktperces tennivalkon nincs igazn mit nyomon kvet-
ni - csak csinlod dket. Amennyiben olyan projek-
ted van, amely egyetlen fizikai nem ak-
kor mris tisztznod kell, hogy mi a tennival, s r-
ugyanezen ktperces elv szerint kell (majd) azt is
elvgezni. Ha pldul kedvenc kifogyna a patron,
s az j utn kutatva rjssz, hogy elfogytak a ptpatronok , k
' a .-
kor lpsknt felrod magadnak, hogy j
nokat venni a boltban" , majd kivitelezed (elmsz s
szed), deleglod, vagy esetleg elhalasztod a feladatot.
Tartsd be a ktperces szablyt, s nzd meg, mennyi min-
dennel tudsz vgezni a feldolgozsnak foJyamat-
ban. Sokan teljesen elkpednek, mennyi mindent lehet kt perc
alatt elintzni, sokszor mg a jelenlegi kulcsfontossg projek-
tekkel kapcsolatban is.
Hadd tegyek meg mg egy megjegyzst a ktperces sza-
blyhoz, ezttal az e-mail rshoz kapcsoldva. Ha e-mailek k-
ztt led nundennapjaidat, tovbb nvelheted hatkonysgodat,
ha fokozod gpelsi sebessgedet, s ha nem az egrrel prb1sz
minden parancsot vgrehajtani (tl sok kattints, gyeskeds),
hanem a hasznlod erre a clra (pl. ments" -
Ctrl S). Sokan tltenek el tl sok felesleg azzal, hogy min-
den alkalommal egerkkel vadsznak a parancsokra". Tbbet
s gyorsabban tudnl dolgozni, ha a ktperces szablyt ssze-
kombinlnd az okosabb szmtgp-hasznlattal. Az a tapasz-
talatom, hogy rengeteg nem a technolginak ll ellen,
hanem a sajt
Delegld!
Ha a lps tbb mint kt percet vesz ignybe,
tett fel magadnak a krdst: Vajon n vagyok a legmegfelelbb
ember a feladat elvgzsre?" Ha nem, akkor add t a
embernek, valamilyen rendszer szerint.
A delegls nem felttlenl a beosztottak irnyba trt-
nik. Lehet, hogy gy ltod: ez valjban a fel-
adata", erre r kellene nzni a is" vagy ezzel
kapcsolatban ki kell kmem partnerem vlemnyt".
Rendszer szerinti" forma lehet a kzl br-
melyik:
E-mail kldse a flnek;
Feldolgozs: rtse
165
Feljegyzs vagy cdula ksztse, amelyet rtesze1 az adott
projektre, s az a kimen"" fikba kerl;
Hangzenet az
Napirendi pontknt felkerl arra a listra, amelyet az adott
emberrel val tallkozsnl
Szemlyes beszlgets, lben vagy telefonon.
Br a fenti lista brmely pontja mK:d"kpes, javaslom, hogy
fentr1 lefel halad sorrendben hasznld Az e-mail lta-
lban a leggyorsabb; elektronikusan nyomot hagy; s a cmzett
akkor foglalkozik vele, amikor szmra a legalkalmasabb. Az
rsos feljegyzs a msodik legjobban mdszer, mert
ez is azonnal bekerl a rendszerbe, s a fogad flnek van va-
lami, ami fizikailag emlkezteti a tennivaljra. Ha rott anya-
got tovbbtasz valakinek, akkor az a leghatko-
nyabb, ha krsedet r vagy mell rod; az e-mailhez hasonlan
itt is akkor foglakozik vele a cmzett, amikor szmra alkalmas.
A hangposta is hatkonyan - nem kevs ember l
ezzel a mdszerrel; a hogy nehezebb nyon1on kvet-
ni cmzettnek s feladnak egyarnt, radsul nem biztos, hogy
azt hallja a cmzett, amit a felad valjban mondani akart. A
mdszer a projekt napirendi pontknt val felrsa
arra a listra, amelyet a szemlyes tallkoz alkalmval
szel majd. Ez nha azrt szksges, mert knyes vagy rszletes
tmrl van sz, amely viszont gy meg kell, hogy vrja a sze-
mlyes tallkoz A legkevsb javasolt deleglsi
opci a szemlyes beszlgets, mivel ez mindkt felet megza-
varja a pillanatnyi tevkenysgben. Br azonnali, mgis kt
embert tart fel, s ugyanaz a htrnya, mint a hangpostnak:
nincs rla rsos bizonytk.
A deleglt ttel nyomon kvetse Ha valamit valakinek
delegltl, s rdekel, hogy az adott projekttel mi trtnt, akkor
azt nyomon kell kvetned. A fejezetben - amely a
rendszerezsr? szl - ltni fogod, hogy milyen fontos kateg-
rit kpvisel a mstl vrt" dolgok kategrija.
. -"
166
Amint kialakul sajt szemlyes rendszered a tnylegesen
deleglt s nyo1non kvetett dolgaidat nyilvntarthatod egy li_-
tn, paprtrolban, elklntett flecskkkel ttelenknt
s/vagy egy vrom" tpus listn, amelyet szmtgpedben t-
rolsz. Ha n1g nincs egy ilyen rendszered, akkor egye-
csak kszts egy cetlit: V rom: Gyuritl vlasz'' - s tedd
be a ttelek" kupacodba, egy kln fachba
vagy kosrba.
Mi van, ha mr msnl van a labda? A korbbi pldban,
amelynl azt fel tteleztk, hogy egy pnzgyi kimutatst Yrsz
valakit1, hogy elkszthesd adbevallsodat, msnl van a lab-
da. Ilyen helyzetekben hasznos lesz nyomon kvetned a tenni-
valt, mint deleglt vagy Vrt" feladatot. Arra a paprra.
amelyre felrtad, hogy Adbevallst elkszteni", rd r. hogy
pnzgyi kimutatsra vrok a Nagy Pnz s ezt is tedd
be a ttelek" kz.
Fontos, hogy dtummal lss el mindent, amit 1nsok11ak t-
adsz feladatknt. A szemlyes rendszeredben sok kategria
kzl ez az egyik legfontosabb, amelyet kordban kell ta11anod.

Erdemes szoksknt integrlni, hogy amikor nagyritkn szks-
ged lesz a pontos valamivel kapcsolatban (,.De n
mrcius 12-n telefonltam, hogy megrendelen1 a kszlket!'').
akkor kznl legyen.
Halaszd el!
hogy a dolgaiddal kapcso-
latos tennivalk" tbbsge tbb mint kt percet vesz
majd ignybe, s ezeket neked kell elintzned. Egy gyfelet kdl
felhvnod. Egy e-mail, amellyel kapcsolatban gondolkodnod
kell, hogy csapatodnak prezentlhasd az gyet. Egy ajndk b'i-
tydnak, amelyet ki kell tallnod, s megvenned a boltban. Az
lntemetr61 szoftver, amelyet ki is keJI prblnod. Egy
szerinted j befektetsr1 kell beszlned proddal. Ezek n1ind
ide tartoznak.
Ezeket a tennivalkat le kell rni valahova. nlajd n1egfelc16

Feldolgozs: rtse
167
kategrikba rendezni hogy brmikor hozzfrhess. Egye-
tegyl csak egy ntapads cetlit az adott paprra, amely a
van, rrva a konkrt vele kapcsolat-
ban, majd betve ezt a ttelek" kupacba - tovbbi fel-
dolgozsig.
A megmaradt ttelek"
Ha betartod az ebben a fejezetben ja vasoJt lpseket, akkor
megszabadulsz egy halom hasznlhatat]an dologtl, egy
nagy kupacnyi anyagot, rengeteg ktperces feladatot elvgzel,
s tadsz egy raks msikat msoknak. Mindemellett marad egy
tovbbi kupacod is, amelyben olyan projektek vannak,
amelyekkel van - hamarosan, a kzeljvben vagy
egy konkrt napon -, valamint hada sorakozik
olyan tmkkal kapcsolatban, amelyhez msok segtsgt v-
rod. Ez a bizonyos fggben" kupac a deleglt vagy elha-
lasztott dolgaidbl ll, s ez az, amelyet mg integr1nod kell
valamilyen mdon sajt rendszeredbe. A tmt a fe-
jezetben rszletesen is kifejtem.
A projektek azonostsa
A kirtshez szksges utols lpshez
szksged lesz arra, hogy perspektvdat thelyezd az egylp-
ses feladatokrl a nagy kpre" - azaz projektjeidre.
Emlkeztet"l: projektnek hvok 1nindent. an1elyhez tbb
mint egy tennival tartozik, amg clodat elred. Ha 1nost v-
giggondolod az eddig tennivalid leltrt - Fel-
hvni Ferit az autriasztval kapcsolatban"; E-mailezni Berni-
nek a konferenciaanyagokkal kapcsolatban" - bizonyra ltni
fogod, hogy egy csom feladat" jval tbb dolgot
von maga utn, mint az eredetileg lert kvetkez" lps". Lesz
mg valami, amit a riasztval majd csinlnod kell Feri felhvsa
utn, s bizonyra a Berninek rt e-mail utn is akad majd ten-
nival a konferenciaanyagokkal kapcsolatban.
Ren
1
lem, te is a oJdaJt annak, hogy a
projektet" iJyen szles ertelemben hatarozzuk meg: ha az lta-
Jad azonostott tennival nem tesz pontot egy gy vgre, akkor
hogy jelen-
leg gy harminc s
szz kztti projekted
neked is rdeked, hogy valami e1nlkeztcssen
a fggben dolgokra egszen a cl cJr-
sig. Projektjeidr1 listt keJI ksztened. Egy
projektlista" tartalmazhat brmit: nnepi
parti n1egszervezse"; Bigy termkvonal
van.
megszntetse''; vagy Kornpcnzcis csomag vglegestse".
A projektlista clja nen1 a prioritsok fellltsa, hanem a Je
nem zrt gyek nyilvntartsa.
Az, hogy projektlistdat a f
vagy csak a kvetkez6 Jpsek meghatrozsnl rod ssze,
nem szmt. A lnyeg, hogy valamikor ssze kell JJtanod
1
s
karban kell tartanod, mivel ez alapjn fogod tudni meghatroz-
ni, hogy jelenleg hol vagy, s ehhez kpest hol szeretn] lenni.
az legyen a cl, hogy a rendszerezs fzisra tel-
jesen fel legynk kszlve.
7.
Rendszerezs: a
kosarak ltrehozsa
A mindent tfog s telj esen rcndszcr l't!nntartsa ha-
talmas szabadthat fel benned. ruiVl'I segt fej edet teher-
mentesteni a napi rutinfeladatok clt&\tshoz szUksgcs alacso-
nyabb gondolkod.:'isl61. hogy sztu(iscn konccntrlhass
olyan fontosabb feladatokra. Hibamentesen
dig mdon tninden zavar d rendszer kell ah-
mentesen n1g nen1 foglalkozhalll. Ehhez hoz, hogy figyelmedet
viszont szksges, hogy fi zikai trol rend- a tvoli horizonton tart-
szered a mentlisnl jobb legyen. hasd.
Ebben a fejezetben segtek neked vgign1cnni az egyes
lpseken s eszkzkn. mnclyck
feldolgozshoz fontosak. A1nint n1cgkczdcd a kosr tartalm-
nak feldolgozst , dolgaidbl katcgrikat s listkat
fogsz sszelltani, a1nelyeket valmnilyen n16uon rend-
szerezni. Ennek kapcsn persze tovhbi ttelek jutnak eszedbe.
Magyarn szlva: rendszered' n1egtcrc1ntsc nr1n egy lgres
trben gyors folyan1at. /\ feldolgozssul egytt fog
kialakulni, s tn1enni egy gyakorlati teszten.
hogy valban nlinden a szn1odra idelis Mindent ss:eszed-
helyre kerlt-e. tem. de
hogy ho,a tettem.
A n1unkafolya1nati bra kls6 kre (lel. _ Anonym
a. oldal) n1utatja a legf6bb katcg6-
nkat, melyekbe dolgaidat csoportosthato<l unint eldntd,
hogy mi micsoda s n1it kell tenned vele.
169
------
170
Projektlista
"dolgok"
'f
postafik
l
Mi is ez
egyltaln?
1
Van vele valami
konkrt tennival?
'f
van
i
Mi a
lps?

Projektterveket i
trol maopa Kt percnl kevesebb vesz ignybe a cselekvs?
( ttekintP.fl 1
.... a f ennivalkat) t
i
nem
i
Elvgezni
1 Deleglni
Elhalasztani
/

Szemt-
eldobhat
Troland
anyagok

megtartani ksl:lbi
tnzsre)
Referencia
mappa
(legyen kereshet
1
amlKor si1ksges
1
Vrni
(hogy valaki ms
megcsmlja)
,..
Naptrba
berni

tennivalk
"'- ....
{adott megcsinlni)
....
(megcsinlni, ;mint lehet)
Munkafolyamat-bra - fzis
t
Hon h:1zorozs: n kosarak ltrehozsa 171
A alapkategrik
!\ ht olyan kategrija van, ameJye-
hasznos nyilvntartani, s nyo-
tlHH k(l\ll'lUi:
PrnjLkt a
kaptsold segdanyagok;
Nnpl:irhan nyilvntartott tennivalk s informcik;
. lpsek'' l.istja;
dolgok" listja;

lista.
A kategriahatrok fontossga
Kulcsfontossg, hogy az egyes kategrikatjJ e1klnt-
tartsuk cgy111stl. Valamennyien egy bizonyos tpus meg-
crcd1nnyt tkrzik, n1elyet sajt magunkkal ktt-
liink. t;S ha ncn1 tartjuk be a kztk hatrokat. rendszernk
cl veszti legnagyobb rtkt, s sszemosdva mkdskpte-
lcnn vlik.
Ha pldul referenciaanyagokat teszel
ugyanabba a kupacba. amelyben az olvasni-
val<>kal t{trolo<l, egy id6 utn egyiket sen1 fo- vizuahsan, fizikallag
1 s llekben is el kell
god tudni hasznaln1. Ha naptrad helyett b1- ! k ..
1
't ed
' 1 k k k - l ' " k'' 1 "' u ont en
zonyos tcte e et a ovet ezo epese 1sta-
ra rsz fel, br ezeket egy konkrt napon kellene megejtened,
akkor naptradban rnr nen1 fogsz bzni. inert tudod, hogy ms-
hol is nzned kell bizonyos dolgokat. hogy n1inden
tudj - listidat pedig llandan jra s jra t kell rtkelned.
Ha olyan tf pust projekted van. an1ellyel egy ideig nem fogsz
foglalkozni. akkor azt rd fel a Taln/egyszer" listra, hogy a
valdi projektek listjt tovbbra is a sszpontosts-
sa 1, a kvet kcz6 lpsek rneghatrozsra hasznlhasd.
Arncnnyibcn a dolgok" listjrl kerlt fel egy ttel a ten-
nivalk listjra, ne csodlkozz, ha jra s jra teljesen feles-
kgesen kell gondolkodnod az adott ttelen, mert mindig felh"
.. l t IV-
ja
1
naura a 11gye 1ne .
lgazb.I s van szksged
An11 nt v1 tagos szan1odra, hogy mll kell nyomon kvet d
az ame!.y a/eldolgozsrl mr
hstkra es dossz1ek.J a lesz szukseged, hogy referenc1aanyagaidat
n1cgfeldcn trolhasd. Listid (arniket korbban mr emltet-
tenl. hogy akr mappkban ttelek is) segtsgve)
E
fi
. , i 'k kvetheted projektjeidet s Taln/egyszer''
gy. uget sem fl< ne a , . . .. , .
komplexius e-:..en o/da- tetele1det, valamint a szukseges tennivalkat
fnak dolgaid eredmnyes lezrsa rdekben. Pa-
de akr letemet is fel- pralap vagy digitlis mappkra s dosszik-
/doz.nm. ha a komp- ra lesz szksg referenciaanyagaid s az
lexits msik o/da/- egyb, aktv projektekkel kapcsolatos infor-
nak. egys-:..enlsgt l- n1cik trolshoz.
vez.hetntn. Rengeteg ember kszt veken t min-
- Olivcr Wcndcll denfle listt, de soha nem talljk a md-
Holmcs
szert hatkonynak. Folyamatos szkepticiz-
n1us az olyan rendszerekkel kapcsolatban,
1nint ainilyent niost n is ajnlok neked. A legtbb
netn a tteleket rja fel, vagy befejezetlenl hagyja
mnely persze magukat a listkat is szinte hasznlhatatlan-
n teszi. An1int tisztban vagy vele, hogy mit kell a listra fel-
n1i, n1egltod, 1ninden knnyebben fog menni; kezdve
mr csak a listdat kell menedzselned.
Amint azt mr korbban is emltettem, ne foglalkozz azzal,
hogy a listkon dolgaidat valamilyen struktra
szerint prblod sorrendbe rakni, amelyet aztn jra s jra t
kell rendezned vagy rnod, ahogy projektjeid vltoznak. A rend-
szer ilyen tpus mr szmos embert ked-
vetlentett el, bosszsgot s frusztrcit okozva. Az egsz .listt
ltva sokkal sztnsebben fogsz tudni sorrendet 11tam egy
halom folyainatosan vltoz kztt. A lista
a clt szolglja, hogy a ktelezettsgknt elvllalt dolgaid telJes
Rendszerezs: a kosarak ltrehozsa 173
leltrra rltsod legyen, s folyamatosan nyomon kvethesd
ezeket.
Amikor listrl" beszlek, ne felejtsd el, hogy csupn
csak a hasonl tulajdonsg dolgok kategorizlsra gondolok.
A lista hron1flekppen nzhet ki: 1) mappa el vlasz-
tkkal, az azonos tpus paprok trolshoz; 2) tnyleges pap-
ron kategriacmmel elltott lista (sokszor valamilyen irat-
rendezben vagy trolva); vagy 3) egy szoft-
ver program vagy PDA ltal nyilvntartott leltr, mint pl. a Mic-
rosoft Outlook feladatkategrii, vagy egy palmtop opercis-
rendszerben kategrik.
Az rendszerezse
Ha sikeresen kirtetted, bizonyra jkora
halom ssze, melyek kt percnl tbb
illetve nem deleglhat projektjeidre vonat-
koznak. V a] ahol hsz s hetven kztt szokott lenni az ilyen
gyek szma, de esetenknt mg tbb is lehet. Biztos, hogy a
deleglt s a naptradba illetve a
_ Taln/egyszer'' tpus projektekr1 is sszeszedtl tetemes

ezeket valamilyen mdon kategorizlnod,
hogy amikor engedi, ttekinthesd s dolgozhass ve-
lk. Szintn most rdemes tgondolni, hogy milyen mdon len-
ne idelis a csoportok rendszerezse - legyenek ezek brmi-
lyen formban (mappkban, listkon, paprokra felrva vagy
szmtgpben trolva).
A naptrba val tennivalk
Ahogy azt korbban emltettem, a rendszer szempontjbl
kt tennivaltpus van: az, amelyiket egy adott napon
s/vagy kell elvgezni; s az, amelyet a tbbi nap-
trba vsett dolgod mellett megprblsz az adand pillanat-
ban megcsinlni. A naptri ttelek lehetnek konkrt
1 , 4 , 1tes produktivits a gyakorlatban
\PL Jancsi\ al 16:00-17 :00-ig), vagy naphoz
k\.'tth'k \ .k.'-'ili: ZitJt. hogy n1egkapta-e a javaslatot").
, tik . t ''n j tt\.t)Saradat dolgoztad fe1, bizonyra
tt'k an rgtn tvezettl
\)\\. kivizsgls" l-
A napt,\nltlk a az egyeztetse lenne, s - mi-
bevs tt k'J\., t Sl*l- Ycl ke,'esebb mint kt percedbe telt az
'llt egyeztetse - ezt el is intzted ott hely-
kbre n hcn. A kt.ntkrt bejegyzse pedig mr
ni aloot ,:t t-cnnszetes volt.
' tu: i. - a napi feladatlista rsnak rgebben
- tennivalikat naptrukban egy
k.\)nk.n.'t na1 t,\ n1ert s-:.t' reuzk ha azt a bizonyos ttelt pl.
a hl'tfd\ nappal Aztn persze nem biztos, hogy
e7t id ik. is ii. 1ninden ttel odbb csszik" keddre,
. -
tnajd \'<' < ngtc(j a csbtsnak! Naptradat kezeld
,\ napi ktelezettsgeidet egy szempillants
ntt tnutatja. Ez sokkal knnyebben kivitelezhe-
td. ha h5nyl 'g a1.ok a dolgok szerepelnek benne, amelyeket
e\ kelt intzned aznap. Amikor megfelel6 szere-
pet tennivalink tbbsgt nem ide, ha-
m.:'n\ az . annt fontosabb dolgaim teszik" e. ka-
t\.,\juk.
Az l',amint lehet' ttelek tmakr szerinti
csoportosftasa
(' \ l rjttetn. hogy a legjobban gy lehet en1J-
ke z.ni lehet. n1eg:csinlom" tpus dologra, ha a
. r.
konkret. a kontextusban
rolon1 - eszkzhz vagy helysznhez, akr
ahho7. a1 / ron;. aki szksges a projekt tovbbgrdf-
az adott tennival szntgpet ignyel,
kor kgjohb. ,'$.?:.. n1f t gppel kapcsolatos" listmra rom
:\mennyiben az furikzva tudsz valamit legjobban ehn-
tzni - pl. u vagy a szerszmos boltba beug-
Ht, rnf q 111t <1 lt'Ji1 . a kosarak ltrehozsa 175
r:w ' t1kkot HZI rd r I uz clintznivalk" Jistjra. Ha vala-
111il yr 11 t(' u1H n1cgbeszlsre van szksged ked-
vcM:drl. akkor lcgjohh lesz, ha felrod a Rka" map-
ptmu 1 atoll kHz.
l lor.Y llll' t1t1y irc kell JZ egyes kategrikat elszeparlni az
\Jtt61 hogy 1) tennivalt kell nyomon kvetned,
) 11iilyt11 varlod az <>sszcfggseket, amelyek a ka-
l {ui(akat vn11zzlk .
l la al'oll ritka e1nhcn.:k k<>z tartozol, akinek mindssze 25
Hk<lv tk l'Zt ltn11ivalja" van, akkor
kl\ v tkczc') tc11nival6k" lista is. Ez olyan dolgokat tar-
tal n 1azhat. 11 I ut pld(t ul Szi\gckct venni", beszlni a
j vagy ,,tletek felvzolsa a hzon k-
vUli A111cn11yiben 50 s 100 kztti
tctt11ival6d van. ukkor cgyctkn hatalmas lista mr nem lesz
inert nc111 fogod tltni a rajta tteleket: min-
den alkalonunal. anaikor lenne egy kis valamit elv-
gcznL tcnnkctlcnl tltend el azt az jraszortirozs-
sal. Ha naondjuk, vu11 egy sznet egy nagy konferencia kzben,
s lenne itl(fd nhny telefont elintzni, felesleges Jen-
a tcl f'ouhvfasok kihogarszsa az egyb kzl.
Anaikor apr6-<.:scpr() napi gyeidet akarod intzni. jobban jrsz,
ha ezeket egy kln list{lfa.
Ez a fajta Hzcrvezcusg produktivitsodat n1s n1don is
se '.t : c11 sokkal jobban tudod hasznostani amikor
(;Sak v.y hizonyos .,Uzcn1n16dban" Anrikor ,,telefon
vagy, gyorsan elintzhetsz egy halom beszlge-
tNt <.:sak haladj vig a .,hvtisok'' Amikor szmt-
g.pcd cl()11 Ulsz, <s rajta 16gsz az Interneten, akkor hasznos do-
log 11iiudl'11 iddarto1.6 n1cgszaktsok nlkl egyszerre
tb()11gsz11i vuy 1 tHltcni. Sokan nen1 is gondolnk, hogy mi-
lyen Nt >k ignyel egy bi zonyos cselekvsfajtbl (s az
ahhoz hozzllsbl) tkapcsolni'' egy msikba, felvve
annak rit1nus:'it t<s eszkzeit. An1ikor iroddban fontos emberrel
Ulsz k hl\lcscn teszed. ha n1inden r tartoz, aktulis
dol gon
l
Ili.... . -
A tennivalk leggyakoribb kategrii
Az albbi ltalnos listacmek kztt bi-
zonyra te is tallsz nhnyat, amelyek szmodra hasznlhatk:
Telefonok";
a szmtgpnl";
,,Intznivalk";
az irodban" (klnfle egyb feladatok);
otthon";
,,Napirendi pontok" (emberenknt s megbeszlsenknt);
,$lolvasni/tnzni" .
. , Telefonok" Ez a lista tartalmazz minden elintzni val tele-
fonodat; amikor csak telefonkzelben vagy, btran dolgozhatsz
! Minl kevsb vagy helyhez ktve (ma mr elg gyakori
a mobiltelefon), annl inkbb rdemes egyetlen listn nyilvn-
tartani az elintzni val telefonokat: utazsaid vagy a munkana-
pod kzben vratlanul ledbe hull szabad percekben - egy
sznetben vagy a vrakozva - tudsz
gyeket intzni telefonon keresztl, listd alapjn. Ha van egy
kln Telefonok" listd, knnyebben tudod kivlasztani, hogy
kit lenne a legclszerbb felhvnod az adott pillanatban.
Azt javaslom, sznj arra hogy minden hvand mell
odarod a telefonszmot is. Szmos olyan helyzet van, amikor
mr rg felhvtad volna az ha lett volna a szma,
de mivel kellene bngszni, mr nem vagy olyan motivlt.
a szmtgpnl" Ha szmtgppel dolgozol
leg, ha sokat vagy ton s laptopot hasznlsz, netn otthon is
van gped -, hasznos lehet minden, gpet projektet
sszeszedni, hogy alkalom adtn egy szusszal elintzhesd gye-
idet. Ezzel megteremtheted magadnak az sszpontostshoz
szksges feltteleket, mivel egyetlen listra rpillantva eszedbe
jut, hogy milyen e-maileket kell elkldened, s milyen
mentumokat kell tnzned vagy kijavtanod.
Mivel jmagam gyakran utazom ahol a fedJzete,n
nincs hlzati vagy internetes kapcsolat, nlam mg a
_.-.
gpes tennivalkon bell is .egy
port, a1nelyet lnternet/e-n1a1J hstnak h1-
vok. Mivel gy nem ke11 llandan azon gon-
dolkodnom, hogy a sima szmtgpes list-
mon ttelek kzl mihez keJJene in-
ternetes kapcsolat, sokkal szabadabban s
gyorsabban tudok kzben rns kritriumok
szerint gondolkodni.
Alaposan gondold t,
hogy hol s hogyan
tudsz, illetve nem
tudsz bizonyos dolgo-
kat elintzni, s esze-
rint lltsd ssze list.i-
dat.
Ha csak egy irodai gp ll nem felttlenl
lesz szksg egy kln szmtgpes Jjstra; Jehet, hogy az
Irodai teend6k" listja lefed mjnden ilyen dolgot mi-
vel gyis csak itt tudod a gpignyes f cl adatokat elvgezni.
(Ugyanezzel a logikval, ha csak otthon van gped, az nem
egy laptop, akkor bizonyulhat az Otthonj teen-
e. lista hasznlata.)
Intznivalk" Praktikus dolog futkoss'' dolgaidat is egyet-
len listra felrni. Amikor tudod, hogy autba kell pattannod,
hogy eljuss valahov, egy listval elindulnod. hogy t-
kzben is elintzhess bizonyos doJgokat. Az olyan tennivalk,
mint pldul a bankbl pnzt felvenni", vagy a leadott fotkat
elhozni" s petnikat venni a virgosnl" mind ide tartoznak.
Ez a lista persze nem ke11, hogy tbb legyen, mint egy n-
tapads cetli a vagy egy hely a
palmtopodban a tennivalk" rszben intznivalk'' alcsoport-
knt elknyvelve.
Sokszor hasznos az intznivalk tbb csoportra to-
vbb bontani. Pldul ha szerepel a szerszmos bolt tba ejtse,
akkor rdemes ennek egy kln listt nyitni, a1nelyen minden
ttelt felfrsz, arnint eszedbe jutnak. Ha nem akarsz
a technolgival akkor rd egy ntapads cdulra;
ha szereted a digitlis ktyket, Trekednnk kell a
akkor rgztsd a feljegyzst" a Szer- bonyolultsg mgtt
szmbolt" fjlban. megbv
Mive] orszgszerte szmos nagyvros- re.
ban megfordulok, ktfajta intznivalk" Jis- - John Gardner
178
tt tartok: az egyiken lntznivalk - otthon" (ahol lak ,
teleket mg a msikat Intzni valk - brhol"
0
!11)
1 h
. d curuneJ
tartom magamn , ogy rmn en egyebet, amelyet brhol b
rezhetek, azt itt tudjam nyomon kvetni. Ha mondjuk szer
k h kr
h .l. e ne
a ony asze eny ez egy spec1 is tartozekot vsrolni ugyan-
abban a boltban, ahol vettem, akkor azt az otthoni dolgaimhoz
csapom. Ha viszont az ltnymhz ill zoknikat keresek, ak-
kor azt szinte brhol beszerezhetem.
Teend6k az irodban" Amennyiben irodai munkd van, lesz-
nek bizonyos dolgok, amelyeket csak ott tudsz elvgezni, s az
kszlt lista hasznodra vlhat. Nyilvnvalan, ha van te-
lefon s szmtgp is az irodban, akkor a Telefonok" s Te-
enddk a szmtgpnl" listk is lefedhetnek bizonyos tenniva-
lkat. n pldul biztosan erre a listra rnm az Internetet
gyeimet, mondjuk egy anl. hogy tltsek
le a Webr1 egy nagy programot.
Teendk otthon" Szmos tennivalnkat otthon tudjuk csak
elintzni , ezrt erre is jl jn egy kln lista. Biztosra veszem,
hogy neked is rengeteg privt s hzkrli akad, s
gyakran a lps abbl ll velk kapcsolatban. ho.gy
megcsinlod Felakasztani az j kpet",
CD-ket" s A gardrbban a nyri ruhkat lecserlni a tl1ekre
mind tipikus ttelei az otthoni listnak. .
Ha hozzm hasonlan neked is csak otthoni irodd van. es
nem jrsz be egyb irodba akkor nem is lesz szksged
. . T d 5k otthon., hsta
Teenddk az rrodaban" hstara, mert a een o
mindent lefed.
, ' k-
" Napirendi pontok" Szinte hogy
,., . l 'd ,. egy rneobt:sZc::
A rendszeres megbe- vetkezo tenni va o at ne ""'
1
kell-
, I ' , 1 b "'] ts alkahnavn
sze ese1d s alland vagy kerekaszta - esze ge " .
11

tot V' t
0
Y ko '"=-
partnereid szmra r- jen 1negejtened - egy csapa idei
demes egy-egy sajt idat bevonva az gy.be. cc <.>n1cko-
. vort: ' '
napirendi pontok" tis- megbeszlned valami fontos. JO
1
t. , ..
1
=-' zi
tt ltrehozni. d kel a
z tervet; proddal egyeztetne
. .
programokat; bonyolult feladatot
deleglnod, amelyet e-mailben korulmenyes lenne elmagyarz-
ni. El ne felejtsd a szoksos rtekezleten beavatni mun-
katrsaidat az jfajta kltsgszmla rendszerbe!
Ezeket a tennivalkat klnll napirendi pon-
tok'' listkra kell felrnod emberenknt s megbeszlsenknt
(felttelezve, hogy az sszejveteleket rendszeresen ltogatod).
Azok az emberek, akik mr eleve tartanak egy kln mappt,
amelyben a tmk vannak, tulajdon-
kppen mr most is alkalmazzk ennek egy verzijt. Ha tuda-
tosan szeretnd meghatrozni minden egyes projekthez a kvet-
tennivalkat, akkor valahol hrom s tizent kztt lesz a
napirendi pontok" listk szma. Azt javaslom, hogy klnll
fjlokat s listkat tarts a partnereddel, assziszten-
seddel, hzastrsaddal s gyerekeiddel dolgok-

ra. Erdemes ugyanilyen listkat tartanod az gyvdnek, a pnz-
gyi tancsaddnak, a s/vagy a szmtgpes
kollgdnak, valamint brkinek, akivel a be-
szlgets alkalmval tbb mint egy dolgot kell megbeszlned.
Ha rendszeresen megbeszlseid vannak -
kollgkkal, projektekben emberekkel, bizottsgi ta-
gokkal, igazgati tagokkal, brkivel -, akkor ezek is megrde-
melnek egy sajt fjlt, amelyben az odatartoz tm-
kat a alkalomra.
Amikor csak egy bizonyos fogsz valakivel
egyttm"kdni, rdemes egy kln listt tartani, amely a fonto-
sabb tmakrket tartalmazza. Ha pldul ptkezel, s az p-
folyamatosan meg kell beszlned az aktulis kr-
dseket, akkor a projekt alatt egy nll lis-
tt vezetned. A nap vgn, amikor krbestlsz az ptkezsen
s szreveszel bizonyos dolgokat, akkor jrj krbe paprral s
ceruzval, hogy msnap megbeszlhesd munkapartnereddel a
szmodra fontos tteleket - a lista pedig knnyen s gyorsan
lesz.
Mivel ez a fajta lista igen hasznos, rdemes a rendszeredet
fellltani, hogy knnyedn hozhass ltre hasonl Jistkat
----
jabb s jabb tmakrk napirendi pontjainak. Egy 1negbesZ-
lssel kapcsolatban - egy vagy - rdemes pl-
dul egy-egy kln oldalt ltrehozni a ftlofaxodban, vagy palm-
topod Napirendi pontok" e. rszben, Emlkeztet"' formj-
ban.
Elolvasni/tnzni bizonyra szmos olyan
dolog gy1t ssze, ameJiyel kapcsolatban az tolvass a kvet-
lps. Remlem, betartottad a ktperces szablyt", s mr
egy tucat ilyen gyorsan ttekinthet"' tn1akrt tolvastl, Ie-
vagy tovbbkldtl.
A tbb mint kt percet olvasni valkat leginkbb
egy kln kupacban rdemes trolni, Elolvasni/tnzni" cm-
mel. Sajt meghatrozsom szerint mg ez is listnak" szmt,
de ezt a fajtt mr hatkonyabban lehet kezelni gy, ha a doku-
mentumokat s magazinokat egy kln kosrba vagy hordozha-
t mappba tesszk.
Sokaknl igen tetemes az olvasnivalk kupaca.
Ezrt olyan fontos , hogy tnyleg csak azok a kt percnl
hosszabb ideig tart dolgok kerljenek ide, amelyeket el is aka-
runk olvasni, amikor engedi. Az ilyen szortrozs
mr nmagban is elg nagy kihvsnak de ha mg a ka-
tegria vilgos hatrait is elmossuk, akkor aztn tnyleg kezel-
hetetlenn vlnak a dolgok, s szinte bnt a hats. Hatraid vi-
lgos meghzsa legalbb segt tudatostani a leltrt, s ha m-
sokhoz hasonlan benned is m1cdik egy ilyen nszablyoz
mechanizmus, knnyebben fogod tudni megklnbztetni az r-
tkest az s knnyebben tudsz dnteni arrl, hogy
mit tarts meg, s mit dobj ki.
Praktikus dolog, ha az olvasnivalkat a kzeledben vagy
Akik idejket legrosz-
szabbul hasznostjk,
azok panaszkodnak
szr, hogy milyen ke-
vs van bel1e.
- Jean de La Bruyerc
magadnl tartod, hogy akkor is hasz-
nosan tltsd el, amikor ton vagy egy megbe-
szlsre, amely ksve vagy egy
szeminriumon veszel rszt, ahol pp sznet
van, vagy netn a fogorvosnl knyszerlsz
vrakozni. A fentiek csak pldk, de mg
szmtalan ilyen kivl alkalom addik n1ind-
Rl:. ndszerezs: a megf elel kosarak ltrehozsa 181
annviunk 'ltbtn. ankor olvashatunk - hasznld ki
'd "" j . '
t tKet a en1rmre.
A "Vrlista" rendszerezse
HastH1lan azokhoz a dolgokhoz, amelyeket maoadnak
kl'll tlint zned. a 1nstl (\'is za)vrt vagy ms ltal
lul11okat is bizonyos rendszer szerint kell csoportostanod s t-
rolnod. ll) cn esctt'kben ltalban nem a konkrt l-
pt5sckrl' kell fi1!yclncd. hancn1 inkbb arra, hogy a deleglt dol-
r.nk a kt:rt \agy \ rt tndon s dben! elintzve kerljenek
J6 pt:lda erre egy sznhzjegy beszerz e. az j
irodai slklnner leszlltsa. az gyfl a java Jatod-
ru. Yagy a tbbi ilyen gy. An1ikor valakit61 vr z vala11Ut -
azaz a .. lps' az kezben van -. akkor nincs
szksged a hanem csupn arra. hogy
kito1 s nlil vrsz. A te feladatot ilyen gyekben a lista rend-
szeres ttekintse, s annak eldntse, hogy szksge -e lpned
\ alatnit - pl. ellen6rizni, hogy milyen l1apotban van a dele-
glt projekt. vagy ha valruni tl lassan trtnik , odat"", akkor
felprgetni az esen1nyeket.
A sajt tennivalk/lpsek" listdhoz hasonl-
an. ezt a listt is rdemes a kzelben tartani , hogy minden len-
d1etesen n1enjen. Gyakran fordul hogy a l-
ps .. ide-oda vndorol, mg az gy vgre lezrul.
Pldul fel kell hvnod egy szlltt, hogy ajnlatot krj tle egy
rnunkra (ezt a telefonok" listn tartod). Miutn felhvtad, v-
rod, hogy visszahvjon a konkrt ajnlattal (az ajnlat a vrt
dolgok" listra kerl). An1ikor befut az ajnlat, azt t kell nz-
ned (ilyenkor bekerl az Elolvasni/tnzni'' kupacba). Amikor
fnzted az ajnlatot, elkldd f6nkdnek jvhagysra ( ez"'zel
visszakerl a vrt dolgok" listra). s ez gy megy tovbb.
* A digitlis ktykben lv6 fjl menedzsereknek (pl. a palmtop) s az egyb
(papmlap) uiappkban trolt anyagoknak az a listkkal szembeni el6nY?k,
hogy az adott ttel/projekt emlkeztet6
helyre. s a sttusz vltozsval azt nem kell mmden alkalommal 3ra tmu
va.lahova.
182
Hidd el, hogy fantasztikus rzs lesz, amikor tudod. hoo
. f' 1 .. cY
a vrlista" mr minden ontos o yan ugyet tartalmaz, amelyet
msokra bztl.
Az eredeti anyag hasznlata
Az emlkeztet"k nyomon kvetsnek leghatkonyabb
mdja, ha valamilyen listra vagy mappba tesszk Maga
Az olyan e-maileket s
paprokat, amelyekkel
valamit mg tenned
kell, tartsd kln a tb-

az eredeti ernlkeztet" mr nem szksges.
ha egyszer f eldolgoztad az adott gyet A f -
nkddel trtnt beszlgets feljegyzseire
mr nem lesz szksg, ha a konkrt projekte-
ket (amire a jegyzetek vonatkoztak) mr kipi-
pltad. J nhny ember teszi eJ a hangpost-
ra befutott ezzel-mg-tenni-kell-valamit zeneteit, ez azonban
nem az emlkeztets leghatkonyabb mdja a bennk trolt

Termszetesen van nhny kivtel e szably all. Vannak
olyan inputok, amelyek nmagukban jelenthetik az en1lkezte-
ts hatkony formjt, s nincs szksg valamilyen
lps" meghatrozsra. Ez klnsen igaz bizonyos papralap
dolgokra vagy e-mailekre.
A papralap munkk menedzselse
Bizonyos dolgok nmaguk legjobb Az elol-
vasni/tnzni" kategrijba tartoz cikkek, publikcik s do-
kumentumok a legjobb pldk erre. Nyilvnvalan tJJ6nnk a
clon, ha felmnk egy listra: ,,tnzni a c. magazint",
mivel ennyi egsz betehetnnk magt a ma-
gazint is az olvasni valk kupacba gyannt.
Mg egy plda: akik szeretik a csekkeket s a szrnJkat
egyszerre s egy helyen befizetni ha krelnak egy k-
ln erre a clra ltrehozott doss;it szmlk'. cm-
meI._<vagy ,ltalnosabban pnzgyi dolgok'").
A konyveleshez szksges kltsgszmlkat ugyanezen elv sze-
f
'
t
--...
rint lehet mr a keletkezskor szortrozni, s a Feldolgozand
szmlk" c. bortkba vagy dossziba elhelyezni. *
Munkd, inputjaid s munkahelyed speci1is termszete,
mind kzrejtszhat abban, hogy hatkonyabb tedd a tevkeny-
sgedet, ha egyb kategrikat is ltrehozol, a1nelyekben eredeti
dokumentumok tallhatk emlkeztet".knt. Egy
szakember pldul szmos krst vagy krdst kaphat a fo-
gyasztktl, amelyekr1 felesleges kln kszte-
ni; egyszerbb - azaz hatkonyabb -, ha azokat a le-
veleket tartja egy kosrban, amelyekkel konkrt ad-
dik.
Az, hogy inkbb rjunk a listkra, vagy ko-
srba tve az eredeti anyagokat, azokat hasznljuk
knt, logisztikai krds. Jl jnne, ha nemcsak az asz-
talodnl lennnek ezek az Ha igen, akkor az
anyagok mobilizlhatsgt is figyelembe kell venned. Ha az
asztalodon kvl sehol mshol nem lennl kpes valamit elintz-
ni, akkor az emlkeztet1rnek is ott van a legjobb helye.
Brmelyik opcit vlasztod is, az - a
lpst1 - ltvnyosan jl elklntett kate-
grikban kell lenni k. Ha egy szolgltats megrendelshez a
lps a telefonls, akkor azt a Telefonok" listra
rdemes felrni; ha a lps valamilyen informci t-
tekintse s az inputok bevitele a szmtgpedbe, akkor azt a
a szmtgpnl" listra rd fel. Szmos, ltalam l-
tott munkamenedzsment rendszer hatkonysgt shatja al, ha
egy adott tpus dokumentumot (pl. szolgltats megrendelse)
egyetlen kosrkban trolnak, holott ezek mindegyike ms-ms
tennivalt ignyelne. Az egyik megrendelshez egy telefont kell
elintzni, a msikhoz iratokat kell ttekinteni, mg egy harma-
diknl valakire vrunk, aki majd informcit adhat - ezeket
* Ez a fajta eljrs veszlyes is lehet, ha nem sntsggel veszed magad el
a fizetend6'' vagy feldolgozand" szmlk e. kupacot. A rend-
szerezsk nmagban mg nem a fejed tehermentcs1tsre - rend-
szeresen t is kell nzni 6ket!
184 Stresszmentes produktivits a gyak0rJ;Jf&fi-,. -.
azonban mind egy kalap al Az ilyen Hp J ,(J C\Opo . ,

h .
1
. , no i -
ts sokszor lehet b n1to atasu, 1n1ve annyi rrrtr r1 kelle
dntseket hozni a r: t1;g
hoz.
Sajt rendszerein ele1nei kt. l szinte mindt;i, h(Jrdozhat
mivel a dolgok hnyadt li stkon tartun:. an
kt papralapt ameJ yct magam-
mal szoktam vinni: az egyik rendszeres ti egy
anyag mappban trolt Elolvasni/tnzni" e. mg a m-
sikat Rgztend6 adatok" -nak nevezem. Ez ufJ1bbiba teszek
minden olyan dolgot, melynek a
pemben rgzteni valamit (nvjegyek, ameJyc.Y..ct az elektroni-
kus cmlistmra kell felvinnem, idzetek az adatb-
zisomba, ttermekkel kapcsolatos amelyeket
Utazsok-vrosok" c. fjlomban alcsoportknt trol-
ni stb.).
E-mailes munkk menedzselse
A hagyomnyos paprokon trolt projektekhez hasonlan.
vannak olyan e-mailek is, amelyek ,,emlkeztetnek
nmagukra - ebben az esetben az e-mail programban lehet
knnyen nyomon kvetni. Ez klnsen igaz azokra nzve,
akik mindennapjaikat az irodai szmtgp, s annak e-mail
programja tltik; ilyenkor a feladatot ad le,elet rdemes
a rendszeren bell erre a clra ltrehozott mappban trolni,
semmint kln listkra kivezetni s nyomon kvetni .
gyfeleim kzl sokan talljk hasznosnak kt-hrom
egyb" mappa ltrehozst az e-mai1 programon bell. Igaz: a
legtbb mappt valamilyen referencia vagy archivlsi clra r-
demes ltrehozni, de nem lehetetlen kialaktani egy olyan rend-
szert sem, amely segt jl lthatan kln tartani az olyan leve-
leidet, amelyekkel mg valamilyen oknl fogva foglalkozn,od
kell. A legtbb ember sajnos mindent a le,-elek fi ok-
ban trol ilyen clbl. ,.
Azt javaslom, hogy krelj egy mappt a tbb mint ketper-
ces munkt e-mailjeidnek (itt is lesz egy csom olyan
tma, amelyet azonnal elintzhetsz, ha betartod a ktperces sza-
blyt). A mappa neve valamilyen
vagy jellel induljon, hogy ( 1) megklnbztethesd a norml re-
ferenciamappdtl s (2) a navigcis pult legtetejre kerljn.
Microsoft alap bell hasznld a @" je-
let, mg Lotus programoknl pldul a -" jelet lehet hasznlni
e clbl, mivel mindkt esetben a rendszer ilyenkor legfellre
helyezi az ilyen jelekkel mappaneveket. Az gy elke-

resztelt @TENNIVALOK" mappa, mondjuk, azokat az e-mai-
leket tartalmazhatja, amelyekkel van valami
Most csinlj egy @V ROM" mappt, amely fell majd
; .
kzvetlenl a @TENNIV ALOK" mappa al fog kerlni. Arm-
kor aztn felbukkan valami e-mail, amellyel kapcsolatban vala-
ki ms fog valamit tenni, s te azt vrod, knnyedn nyomon
kvetheted ebbe a mappba helyezve a levelet. Trolhatsz itt
olyan e-maileket is, amelyekben valakinek kiadtl valamilyen
feladatot e-mailen keresztl: amikor valakinek valamit tovbb-
tasz, krsz vagy deleglsz, csak ments egy msolatot bel1e a
@V ROM'' mappba.*
Nhny program teszi, hogy az elkldtt levele-
ket automatikusan lementse az ember egy adott mappba (ilyen
pl. a Lotus Notes, amelynl ezt a Klds s Ments" bellts-
sal rhetjk el). Ms programok - pl. a Microsoft Outlook
/Express - mindent az Elkldtt levelek" mappba ment le
automatikusan. Sokan gy oldjk itt meg a msolat ksztst,
hogy nmaguknak is elkldetik (cc"vagy bcc") a le-
velet, amelyben a krs szerepelt, s azt a msolatot teszik be a
;
@VAROM" mappba. (Arnylag knnyen bellthat az Out-
lookban az, hogy automatikusan betegyen egy nmagadnak
megcmzett (cc") levelet egy megadott mappba, ezltal
a fent lert folyamat automatizlhat.)
* A Microsoft Outlook lehet'v teszi a felhasznlknak, hogy tmsoljanak
vagy rakjanak bizonyos e-maileket a Feladatok" e. kategriba, amely, ha a
fentiek szerint van kategrikra bontva, akkor szintn jl
A e-niail-fik kirtse" A fent Jert mdszerrel
1
lesz postafikodat teljesen kirteni, ami
b
h
, .
1
. mar
nmagban is nagy an ozzaJaru a t1sztanJtshoz, s n .
"' " "' h A b . .. , l k api
munkd ?z. . ej ovo e er:ie valban bej-
-knt fognak hatni, es minden ott landolo e-mail olyan lesz
mint az az j zenet - egy villog piros
pcska jelzi, hogy valamit fel kell dolgoznod! A legtbb ember
postafikjt" az eldntetlen gyek vagy referenciaanya-
gok szmra hasznlja, s gy gyakran megbnul a fejk feldol-
Sokkal kevesebb
sztst ignyel a feldol-
gozatlan e-maileket
rgtn kinullzni, mint
ezresvel irtani.
goz kpessge: tudjk, hogy minden alka-
lonimal minden egyes ttelt jra t kell nzni,
valahnyszor rpillantanak a Ha
soha nem volt egy hosszabb
leveled, akkor ez a md-
szer mg de sajnos a legtbben
manapsg olyan levllel dolgoznak, hogy rjuk ez
; ;
nem ervenyes.
Az rsos anyagokhoz hasonlan itt is hangslyoznunk
kell: a fik" szimpla kirtse mg nem jelenti azt,
hogy mindent elintztl ! Annyit jelent csupn, hogy KITR L-
TL mindent, amit lehetett, (elektronikusan) min-
dent, amit meg akartl tartani, de nem volt vele tennivald, EL-
INTZTED a kevesebb mint kt percet feladatokat, s
minden olyan levelet betettl a mappba, amelyekkel
kapcsolatban vrsz valamit, vagy neked kell lpned.
Most kinyithatod a @TENNIV ALK" fjlt, s elkezdheted t-
nzni az sszes olyan levelet, amelyre szeretnl sznni. Ht
nem sokkal knnyebb ilyen mdon dolgozni, mint llandan
tbb informcit bngszni, mikzben rettegsz,
hogy valamit kihagytl, ami hamarosan robbanhat?
Figyelmeztets az emlkezet'k sztszrsval kapcsolatban
Van egy nyilvnval veszlye annak, ha szmunkra

helyekre helyeznk el Egy on-
rendszer funkcija, hogy olyan mdon
lkeztessen tged, hogy azt s akkor vedd szre, amit, s arnikor
szksges - csak gy bzhat sz n1eg sajt A nincs a ltterem-
dntseidben az aktulis tennivalkkal kap- ben, nincs a fejem-
csolatban. A nap vgn n1iel6tt hazan1cnnl. ben" mg nem jelenti
egyenknt kell tnzned az aktv kzrcnnik- azt, hogy elfeledke-
dsedet fggben 1naradl leveleidet, zem rla.
csakgy, mint a Telefonok" vagy a Teend6k a sz1ntgp-
nl" listjt. A @TENNIV ALK" fjl igazbl a Teend6k a
szmtgpnl" c. lista ezrt ugyanolyan mdon
kell ezt is kezelni. A papralap n1unkidat is
ugyanezen elv szerint kell tnzned, ha ezek a dokun1entumok
szolglnak kizrlagos en1lkeztet6knt.
Az emlkeztet"k sztosztsa n1appba, listkra s/vagy
egy e-mail rendszerbe teljesen elfogadhat n1egolds, feltve,
hogy minden egyes kategrit egyfornun tnzel, amely a k-
emlkeztet'ket tartahnazza. Bizonyra ne1n szeretnd,
ha brmi rejtve maradna rendszered rseiben, s azok nen1 szol-
glnk eredeti cljukat: a te en1lkeztetsedet.
Ahhoz, hogy gondtalanul tlthess nhny rt bartaiddal,
vagy egy hossz, cltalan ron1antikus stra indulhass kedve-
seddel, nem gondolva semmire kzben, bizony pontosan tudnod
kell, hogy hol trolod konkrt tennivalidat, n1elyek ezek, s
hogy mindez megvr. Ezt az tgondolst nhny 1nsodperc -
s nem nhny nap - alatt kell kivitelezned.
A rendszerezse
Igazi, lmny lehet olyan listt krelni s fenntar-
tani, amely valamennyi projektedet tartahnazza (azaz n1inden
ktelezettsgedet vagy n1elyet tbb mint egy l-
psben rhetsz csak el). Szerintem tbb ilyen van, mint azt ere-
detileg gondolnd. Ha eddig mg nem tetted volna meg, akkor
most itt az alkalom, hogy nekilss, s krelj egy for-
mtum ,,Projektek" listt, amely a korbban emltett tenniva-
lk" listhoz hasonl. A lista lehet egy elektronikus fjl alcso-
portja, vagy egy hagyomnyosabb hatrid6naplban egy ol-
dal/rsz, de mg egy dosszi is megteszi, an1elyre rrod, hogy
188
,.PROJEKTEK'". benne indexszel s/vagy szeparl oldalakk
a gyeknek. al
Projektlistk
A nProjektek"' lista nen1 aITa val, hogy rsz]etes terveket
kszts rajta gyeiddel kapcsolatban; ne is prbld priorits
vagy nagysg szerint elrendezni a tteleket - ez csupn egy t-
fog lista n1inden befejezsre vr gyedhez. A napi munkd
sorn igazbl nem en1 a listrl fogsz dolgozni; legtbbszr
a tennivalid listja, illetve btmilyen ad hoc feladat fogja pil-
A teljes s napraksz 1 lanatnyi fkuszodat meghatrozni. Ne feledd:
Projektlista" kulcsfon- ne1n csinlhatsz meg egy projektet, csupn
tossg esz- csak az egyes lpseit, amely a cl elrshez
!
kz, amely segt eljutni l szksges.
az egyetlen frt harca, A Projektek" lista azrt praktikus, mert
l akti- l mindent tltsz rajta, s ezltal knnyedn el-
vista szemlle hogy mindenhez van-e kvetke-
ttl az egsz me lps; ahhoz, hogy semmi se kerlje el a
nedzselsig.
figyelmedet, rdemes hetente egyszer tnz-
ned. A lista rendszeres ttekintse ad egy
fajta biztonsgrzetet, hogy tudsz, s snen vagy a
dolgaiddal. Arra is alkalmas, hogy tudd: van egy leltrad, amely
a te (s msok) rendelkezsre ll, valahnyszor
nik a leterheltsget fellvizsglni.
Egy nagy, vagy tbb megosztott lista szksges?
A legtbb ember inkbb a mindent tartalmaz nagy"
preferlja, mivel nem a napi prioritsokat akarja karbantartani,
hanem egsz leltrt szeretn ltni. Az organizl rendszer
csak knl valamennyi ]e nem zrt gyed es
opcid trolsra, hogy fejeddel knnyebben hozhass sztns,
piJlanatrl-pillanatra stratgiai dntseket. .
Az igazat megvallva, nem szmt, hogy hnyfle projekt:
listd van, amg valamennyinek a tartalmt kpes vagy kello
ttekinteni, mivel ezt amgy is ltalban a He-
ti Attekint alkalmval ejted meg.
'
l
'

e
...
t
....

___ .......
Nhny gyakori md a projektek tovbbi csoportostsra
Van egy-kt helyzet, amikor hasznos dolog tovbb bontani
a projektlistt tovbbi alcsoportokra. Nzzk vgig ezeket is.
Sze1nlyes/Szakmai Sokan rzik knyelmesebbnek, ha listju-
kat sztonthatjk szemlyes s szakn1ai rszre. Ha te is kzjk
tartozol , figyelmeztetlek: a ,,szemlyes" rszt ugyanolyan dr-
ki szigorral kell rendszeresen ttekintened, mint a ,,szakmai" -t
- azaz nem csak htvgenknt! Szmos magn gynket kell
htkznapokon elintzni, csakgy mint az sszes tbbi projek-
tnket. A legnagyobb nyoms gyakran abbl fakad, hogy az
emberek kptelenek szemlyes gyeiket is kzben tartani.
Deleglt projektek Ha mr szenior menedzser vagy
vagy, akkor bizonyra szmos olyan projekt van, amelyekrt te
felelsz, de a konkrt tennivalkat beosztottaidnak delegltad.
Br tehetnd ezeket a Vrom" c. listdra is, mgis rtelmesebb
nekik egy ,,Projektek - deleglva" c. listt krelni, amelyet az-
tn nyomon kvethetsz: feladatod csupn annyi, hogy rend-
szeres ttekintsd ezeket, hogy minden
a temben trtnik-e.
Meghatrozott tmj projektek Vannak olyan emberek, akik-
nek munkjukbl addan tbb, azonos tpus projektet kell
vinnik; ezeket a Projektlistn" egy alcsoportban
Nekem pldul van egy olyan alcsoportom, me-
lyet Begrt projektek"-nek neveztem el: olyan, sor-
rendben feltntetett szeminriumok, coaching gyfelek s ta-
ncsadi megbzsok, amelyeket elvllaltam. Ezek olyan rte-
lemben ugyangy projektek", hogy itt is kvetnem kell, hogy
minden a terv szerint trtnik-e, egszen a megvalsuls (vg-
eredmny) pillanatig. Mgis sokkal praktikusabbnak tartom
ezeket kln egysgknt trolni, a tbbi elklntve,
a naptramban sorrendben berva.
Ha ingatlangynk, tancsad vagy gyflkapcsolati igaz-
gat vagy, aki ajnlatokat kszt egy kis csoport potencilis
gyflnek brmilyen szakterleten, akkor hasznodra vlhat, ha
,
' .
....
190 Stresszmentes produktivits a gyak
1
or atban
minden folyamatban rtkestst'' egy list
1

l
.... E 1 h h d 1 db an a tsz m
e ott. z e et atan onap o an egy kln lista F
1
agad
gyflprojektek" cmen, vagy ha mr van kI

1 } k 1 k "' kk n ossz1e az
i yen a a u o ugye szamara, a or egy m b
1
k 1 d F appa an t
ro n1 eze et a po co on. ontos: ez is csak akkor mK:"d'k -
a mdszerrel valamennyi aktivitst helyzetet

a tbbi projekteddel egytt rendszeresen ttekinted
, ra e-
szen es eszben tartod azokat.
De mi van az alprojektek.kel?
Lesz nhny olyan projekted, amely tbb kisebb (de nma-
gban nagy ezrt elmletben nllnak tekintend) al-
projektb1 ll majd ssze. Ha pldul pp egy j hzba kltzl,
s ennek annak egsz belsejt s krnyezett t-
pted vagy modernizlod, akkor olyan nllnak
projektek szerepelhetnek ezen a nagy projekten bell, mint
Kert tervnek vglegestse", Konyha renovlsa", ,,Pince t-
kbelezse" vagy brmi hasonl. Ezeket a projekteket mind be-
zsfolnd a Kltzs" cmsz al, vagy inkbb klnll kis
projektekknt kezelnd
Igazbl mindegy, mert a lnyeg az, hogy rend-
szeressggel nzd t a nagyprojekt" valamennyi rszegysgt,
hogy produktv maradhass. Nincs egyetlen olyan es.zkz
vagy formtum sem, amelyik tkletesen megfelelne a honzon-
tlis s a vertiklis projektszortrozs kvetelmnyeinek; vala-
milyen ton-mdon tfogan kell ltnod az egszet (ilyen.lehet
pldul a Heti Ha egy tbbrszes nagy projektet
egyetlen bejegyzs alatt tartasz nyilvn, akkor lesz az
alprojekteket s/vagy magt a projekttervet projekt segdanya-
gok" cmsz alatt trolni, hogy amikor rpillantasz a
jektre", akkor rgtn eszedbe jussanak annak alkotelemet
15
k
Ezt klnsen akkor ajnlom, amikor bizonyos t
ms rszek - azaz csak ,,x" rszletet le e
l "' '' ' zlet Ilyen r-
megcstn n1, es csak azutn kvetkezhet az y res k
elye -
telemben hogy lesznek bizonyos dolgok, aIIl 6re a
he.z nem kapcsoldik lps", mivel ezek egyel
,,vro1n' e. fjlban vrjk, hogy sorra Lehet,
hogy addig nem fogsz tudni a konyha feljtsa" e. projekttel
foglalkozni, amg nem vgeztl a pince tkbelezse'' e. msik
rszprojektteL Viszont ezek .mellett te1jesen fggetlenl prhu-
zamosan haladhatsz a kert tervnek vglegestse" e. msik

rszprojekteddel. Eppen ezrt fontos, hogy llandan napraksz
lps" legyen n1eghltrozva a pince tkbelezse''
s a kert tervnek vglegestse" kapc!-,n is.
Ne en1szd n1agad, hogy 1nelyik projektnyilvntartsi
n1dszer alkaln1asabb. Ha bizonytalan vagy, n arra
hogy a nagy" projektet tedd fel a Projektek" e. listdra, mg
a rszeket a projekt httr- vagy segdanyagai kztt
trold, figyelve a1Ta, hogy a Heti alkaJmvaJ mindent
tnzz. Ha ezzel a megoldssal nem vagy teljesen kibk] ve,
akkor prbld meg az aktv s fggetlen al- Hogy miknt csoporto-
projekteket klnlJ ttelekknt feltntetni stod s szortrozod a
flistdon. projekteket s alpro-
Tkletes megolds nincsen arra, hogy jekteket, az csak raj-
projektj eidet s alprojektjeidet ugyanolyan
1
tad mlik; csak tudd,
mdon nyomon kvethesd. Csak tudd, hogy 1 melyik rszt hol
vannak projektjeid, s - a tbbi kisebb rsz- talalod.
egysgeikkel egytt -, ezeknek az emlkeztett a
helyen mindig megtallod.
Projekt segdanyagok
A projekthez szksges egyb infonncik s segdanya-
gok nem tennivalt jelentenek, s nem is Ezek
a projektteJ kapcsolatos nyjtanak tm-
pontokat, s gondolatbreszt6knt funkcionlnak.
Segdanyagokat ne hasznlj emlkezteto"knt Az ernberek lta-
lban paprkupacokat, s zsfolsig telt mappkat alka1maznak,
hogy emlkeztessk magukat: ( 1) van valamilyen projektjk, s
(2) valamit kell vele tennik. Tulajdonkppen anya-
gokat hasznlnak Az a baj, hogy az ilyen pro-
jektekkel kapcsolatos tennivalk" s vrom" tpu-
s ttelek nem lettek meghatrozva, s igazbl m . .
kupacokban vannak elrejtve - tovbbi cuccok" g 1;1
1
nd1g a
1 (
. ) d " . . k bb l. . . erzetet keltv
ame y antl- gaz aJat in a e Ijeszti, semmint tettekr b , e,
n. Amikor szoksos napi prgsedben vagy az .
1
e
. ' i yen ttpu ,
mappakat akarod a legkevesbe felkapni , hogy kezdh
1
1 k"bb 11 " ct f'"'' l k " ess veluk
va amit. n a me ozo a aJ o at es kupacokat me t ,
. ' r egyalta-
lan nem kesztetnek semnure, csak az aggodalmadat n l'k
.
1
ve 1 .
Ha i yen helyzetben vagy, akkor rd fel a pro k
P
k k" 1. "d h tet
a roJe te ista ra, ogy emlekeztessen tged egy bizon
"'lk. "" d E k "' f yos
ce ituzese re. ze utan ud el a lpseket s a v-
rom." a :,Tennivalk'' listra. Vgl
pedig, amikor eljon a cselekves ideje - pl. felhvsz valakit_
'
a httranyagaidat, amelyekre szksged lesz be-
szlgets kzben.
sszefoglalva: nem tancsos httranyagokat hasznlni el-
valamilyen projekttel kapcsolatban-
ez a tennivalk listjnak a dolga. Amennyiben a segdanyagok
nemcsak a szoksos ad hoc archivlt s referenciainformcikat
tartalmazzk, hanem projektterveket s ttekint1cet is, akkor r-
demes a szoksosnl picit jobban - nem egy fikos szek-
rnyben - tartani A fikos megolds ett1 mg
persze lehet teljesen alkalmas az ilyen dolgok trolsra is, de
ehhez az kell, hogy rendszeresen elbnyszd az anyagaidat,
valahnyszor Heti tartasz. Ha erre nem vagy
akkor jobban jrsz, ha egy kln paprtartban vagy a fuggo-
ben" e. kupacban tartod anyagaidat az asztalon vagy a polcon.
Az ,,kltzs" pldhoz visszatrve lehet egy map-
es tervet
P
d amely UJ. hz" cmsz alatt tartalmazza az ossz . ,
1
' " inceve
s rszletet vagy a kerttel, a s a P' hz
kapcsolatban. Heti sorn, az ':
tatarozsa" projekthez a Projektek" hstan, akkot yi fel-
ki t d valamenn
zod az Uj hz" mappt, s gondosan atte n. e doltI-e.
jegyzst, hogy lsd, minden tennivalora J:y msik
A tennivalkat elintzed, deleglod vagy elhalasztod amg
0
etn
tennival-listn feltntetve; a mappt .utna
lesz r jra szksg (a Heti Attekintoig
- '

Akik gyfel ekke l vagy gyf1szerzssel foglalkoznak, sok-
szor prblkoznak gyfln1appkkal s/vagy kontakt-menedzs-
szoftverekkel (n1int pl. az Act!"), hogy az gyfelet me-
nedzseljk' '. Ilyenkor az a problma, hogy az ide infor-
rnci egy rsze adat vagy httrinformci, amelyet
csak le kell hogy alkalomadtn hasznlhassunk, mg a
msik rszt nyon1on kell kvetni , hogy az j gyfeleknl kiala-
kuljon a n1egfelc l6 kapcsolat, s a rgieknl teljesljenek krse-
ik - ezekhez persze cselekednnk kell , melyet a hatkonysg
sze1npontj ,i bl clszcni a Tenni valk listkra felvezetni. Az
gyfllel kapcsolatos infonnci csupn informci, amelyet t-
rolhatunk az ltalnos rcf ercnciaanyagokat tartalmaz mapp-
inkban is, vagy egy gyfl-knyvtrban. (Jmagam azrt szere-
ten1 az Act !-ot, n1ert bi ztost, hogy minden szks-
ges hel yen feltntethessem a ismert informcikat s a
fontosabb en1berekkel t11nt interakcikat. Szerintem ez egy
gyfl-adatbzis program.) Ha egy gyfelet kell felhv-
notn, a Tennivalk" listn kvl nem akarom mshol keresgl-
ni az
Projektekkel kapcsolatos ad-hoc gondolatok rendszerezse
A 3. fejezetben emltettem mr, hogy gyakran lesznek t-
leteid, amelyeket szeretnl rgzteni egy tmval kapcsolatban,
de ezek nen1 ignyelnek klnsebb cselekvst. Ezek
az tletek a projekt segdanyagok" tfog kategrijba tartoz-
nak. Ilyen lehet pldul: egy vakcival kapcsolatos
vgylom, vagy egy hataltnas projekttel kapcsolatos hirtelen
megvilgosodsa a rszleteknek. Ezek a gondolatok eszedbe
juthatnak a kocsiban lve rdihallgats kz- . .
ben, vagy egy kapcsold cikk elolvassa 1 s.em.milyen
t
,,. M' . "'l .
1
kk
1
.
1
temaval vagy uggyel
u an. 1t cs1na sz az 1 yen anyago a .
. kapcsolatban sem
Ilyen helyzetekben azt Javaslom, hogy "k .
1
eszten
1
. . szu seges e v
gondold veg1g, hol tartod az adott projekttel egy tletet.
kapcsolatos anyagaidat, miknt lehetne ezek-
hez informcikat hozztenni, s hol trolhatnd az ide vonat-
koz vaskosabb kutatsokat vagy adatokat. A legtbb embernek
klnfle techniki vannak: jegyzeteket tesznek egy listn s . _
repl6 ttel mell, digitlis inforn1cikat rendelnek valamilyze
" k 16 b en
e-mai 1 s/vagy adatbaz1s- eze programon ell a megfelel ,,
/ 1 / 'k
0
helyhez, valamint papira apu anyagai at a mappk-
ban troljk.
Csatolt f eljegyzsek A legtbb elektronikus esz-
kz (progran1) biztost brn1ilyen listn egy-egy
fe1jegyzs" csatolsra. Ha van egy projektlistd" a progra-
mon bell, akkor elmsz az aktulis projekthez, s azt megnyit-
va hozzcsatolsz egy elektronikus cetlit, amelyen tleted szere-
pel. Ez mdja a bortk-htra-rt gondolatok rgzts-
nek. H.a a Projektek" Jistd papralap, akkor ragassz egy n-
tapads cetlit az adott projekt mell, vagy, amennyiben ltre-
hoztl egy kln listt az alprojektek sztnra, akkor ugyanezt
ott tedd meg. Minden esetben fontos, hogy ne felejtsd el meg-
nzni a csatolmnyt, an1ikor a projektet, hogy hasz-
nosthasd az ott informcikat.
E-mailek s adatbzisok A projektekhez hasznos informcit
tartalmaz e-maileknek ltesthetsz egy kln mappt (kvesd a
/
korbban lert tancsokat a @TENNIV ALOK" mappval kap-
csolatban, s nevezd el az j mappt mondjuk @PROJEK-
TEK" -nek). Ha eddig mg nem vo]t ilyened, akkor szintn
hasznos lehet egy kln e clbl ltrehozott elektronikus adat-
bzist ltrehozni, amelyben brmilyen projekttel vagy tmakr-
rel kapcsolatos gondolataidat rgztheted. Ha munkahelyeden
pldul a Lotus Notes programot hasznljtok, akkor krelj egy
ilyen adatbzist akr sajt hasznlatra, akr a kollgkkal kzs
* /
hasznlatra. Erdemes azonban sztnzni a szoftverpiacon, hogy
milyen egyb szabadon alakthat program l-
tezik mg - akkor is, ha csak sajt hasznlatra vennd. Nagy
* Sok Lotus Notes felhasznl nem is tudja, hogy van ilyen funkcija a prog-
ramnak, holott egyik leghasznosabb rsze a szoftvernek. Ha a Notes-ot
hasznlod, szlj az mfonnatikus kollgnak hogy engedlyezze s mutassa
meg ezt a funkcit is ! '
--
Rendszerezs: a kosarak ltrehozsa
195
knnyebbsg, amikor az vagy az e-mai1ekb1 kim-
solt adatokat bedobhatod egy adott tma mell,
vagy berhatod gondolataidat. Mindemellett ne felejtsd el alapo-
san ttanuln1nyoznL hogy mire kpes( ek) a n1r tulajdonodban
eszkz(k) technikailag - ha az ember megtanuJja a
PalmTop-jban rendszer alkalmazhatsgt, mr az is ki-
felletet biztost a ksza jegyzetksztsre.
Papralap anyagok Nem butasg minden egyes papralap
projektet kln mappban trolni, f1eg, ha sok anyag vrhat.
Ez lehet, hogy nagyon sdi" 1ndszernek de ett1 fgget-
lenl elegns megolds. Az s knnyen
sg tesz egy ltalnos referenciaanyag trol rendszert
kpess - az ilyen rendszerben sokkal btrabban hozol ltre a
megbeszls jegyzeteinek egy kln mappt.
Jegyzetfzetek oldalai A papralap vagy elvlasztk-
kal szeparlt spirlfzetekben az a j, hogy egsz oldalakat
;
szentelhetsz egyetlen projektnek. En veken keresztl hasznl-
tam egy kzepes jegyzetfzetet, amelynek az elejn volt
a Projektek" rsz, s a htn a Projekthez anyagok"
rsz, ahol mindig volt nhny res oldal a vratlanul gon-
dolataim vagy terveim szmra.
A felsorolt mdszerek brmelyike hatkonyan alkalmazhat a
projektekkel kapcsolatos gondolatok rendszerezshez. A l-
nyeg, hogy kvetkezetesen s rendszeresen kell ttekintened a
jegyzeteket s az ott lert tennivalkat is, projektt1
Fontos, hogy kiszrd a mr felesleges vagy lez-
rult projektekkel kapcsolatos jegyzeteidet, hogy rendszered ne
legyen elavult. Nekem nagyon bevlt gondolataim ilyen
rendszerezse - na nem mintha minden tletemet megvals-
tanm (a legtbbel nem lek), viszont gondolkodsom mdsze-
ressgt segt konzisztensebb tenni. Vigyzok arra, hogy rgi
gondolataim ne lzengjenek krlttem t1 sokig, hasznosnak
tettetve magukat, mikzben mr rg nem azok.
196 Stresszmentes produktivits a
Cselekvst nem adatok rendszerezse
Sokak szmra rdekes mdon az egyik legnagyobb gon-
dot az jelenti. hogy rendszerkben sszekeverednek a cs;lek-
vst dolgok egy nagy raks hasznos, de semn
1
ilyen ak-
tivitst nem egyb dologgal. A tennivalkat s projek-
teket rendszerhez hasonlan, ugyanolyan fontos rsze Ul
letnknek egy konzisztens struktra, amellyel a cselekedeteket
nen1 dolgainkat menedzseljk - munknkban s le-
tnkben is. An1ikor az aktivitst nem tteleket nem
kezeljk, akkor ezek az egsz n1unkafolyan1atot
eldugtjk' ' .
A cselekvst nem dolgokat kt nagy csoportba so-
rolhatjuk: ( 1) referenciaanyagok s (2) olyan
amelyekkel jelenleg nincs de a sorn n1g
lehet.
Referenciaanyagok
Az asztalodon landol s letedben felbukkan dolgok
tbbsge referenciaanyag. Nincs vele tennival, de olyan infor-
n1cit jelent. amelyet tbb okbl kifolylag is rdemes lesz el-
tenned. Legfontosabb dntseid e tren a lesznek:
mit s n1ennyit tegyl el kzlk, mennyi helyet biztosts a sz-
mukra, milyen formtumban trtnjen a trols, s hol. A dn-
tsek szemlyes vagy cges hatskrbe tartoznak, amelyeket jo-
gi vagy logisztikai megfontolsok, illetve szemlyes preferen-
ciid alapjn fogsz meghozni. Referenciaanyagaiddal rde111ben
csupn akkor kell foglalkoznod, amikor rendszereden szeretnl
vltoztatni, mert vagy tl sok, vagy tl kevs informcid van
a szksgleteidhez vagy a preferenciidhoz kpest.
Az embereknek ltalban az a nyomaszt sajt dolgaikkal
kapcsolatban. hogy azok mg mindig csak dolgok" -
nem szletett dnts, hogy mivel kell, s mivel nem kell fogla ..
kozni. Amint sikerl meghzni a hatrvonalat a kt
k
I thet nyomast
ozott, a maradk referenciaanyag mr nem Je en
'
vagy befejezetlen tmt - ezek mr csak mini-knyvtrknt
figyelnek" a polcon. Ezen a ponton csak azt kell eldntened,
hogy
1
nilyen nagysg referenciabzist szeretnl zemeltetni.
Amint teljes egszben elkezdted hasznlni a tennival-me-
nedzsment mdszert, annyi anyagot ssze, amennyi
az ene a clra rendelkezsedre ll trben csak elfr (fizikailag
s elektronikus formtumban egyarnt). Ahogy szmtgpem
winchester mrett megnveltem, gy tudtam egyre tbb e-ma-
ilt archivlni. Minl tbb, annl jobb - legalbbis szerintem,
mert a nagy referenciaanyag nem okoz semmifle
lelki nyomst.
A ref erenciarendszerek tpusai
A referenciaknt trolt anyagokat szmos mdon rend-
szerezheted, klnfle eszkzk segtsgvel. Nzzk meg a
leggyakoribbakat ezek kzl.
ltalnos referencik trolsa - papron s
e-mail formban;
Nagyobb kategrik trolsa;
Rolodexek s kontaktmenedzser rendszerek;
Szemlyes knyvtrak s archvumok.
ltalnos referencik trolsa Amint azt
korbban is en11tettem, egy jl s trol rend-
szered adat-
s trol rendszer kulcsfontossg a dol-
kell, hogy
gok feldolgozshoz s rendben tartshoz. funkcionljon, amely-
Szintn elengedhetetlen a szmodra fontos, brmikor knnye-
de gigantikus mreteket paprhalmazok dn a szk-
s anyagok kezelshez is. Idelis esetben sges informci. Ne
mr a feldolgozsnl ltre- a projektekkel, priorit-
hoztl egy rendszert ltalnos referenciaanya- sokkal vagy potenci-
gaid szmra, amelyet teljesen funkcionli- lis gyfelekkel kapcso-
san hasznlhatsz, s mg egy fecnivel kap- latos emlkez-
csolatban . sem kell tl sokat gondolkodnod, trold itt!
hogy azt hov s miknt helyezd el. Alfabetikus rendszerednek
.,.
"'
,,
knnyen s praktikusnak kell lennie, amel
niindig kznl van. Ha ing nem helyeztl volna zembe
0
y
ilyet, akkor lapozz vissza a 4. fejezethez, ahol

hatsz err1.
Az emberek ltalban valahol 200-400 papralap ltal-
nos ref erenciairatot s 30- l 00 kztti e-1nailben rkezett refe-
renciafjlt ssze.
Nagyobb kategrik trol<.\'(I Minden olyan tmakr vagy
projekt, an1ely tbb 1nint 50 dosszi nyi helyet foglal el , mr k-
ln fikot/polcot n.lcrncl, sajt alfabetikus rendszerrel. Ha pl-
dul egy nagy fzis projektet koordinlsz, rengeteg dokumen-
tcival, rden1es lesz akr kt-hrom kisebb szekrnyt is r-
sznni az gyn1enet trolsra\ hogy minden elfr-
jen az gyek lelkiisn1eretes lebonyoltsa kzben. Ha a kerts,z-
keds vagy a vitorlzs, esetleg a a hobbid, akkor sznj
ezeknek is egy nagyobb nll helyet!
Ne felejtsd el, hogy ha esetleg olyan krd
van, amelynek httranyagai sszeolvadhatnak az egyb gyeid
httrinformciival, akkor el keJl dntened, hogy, mg ltal-
nos referenciairatknt, vagy esetleg egy konkrt tmakrnek a
referenciairataiknt trolod az anyagokat. Amikor eld kerl
egy cikk egy jfajta kertsr1, amelyet szeretnl eltenni. akkor
inkbb a ,,kertszkeds" vagy inkbb az ltalnos referencia'
mappba tennd, ahol az egyb hzkrli tmakrk is .,lak-

nak"? Altalnos szablyknt azt javaslon1. hogy egyet-
len ltalnos referenciarendszert tarts, s csak nhny nagyon
specilis tmval tgy kivtelt, amelyeket kln trolsz.
Rolodexek s kontaktm-enedzser rendszerek A infor-
mcik zme ltalban olyan emberekhez kapcsoldik, akik sa-
N
Jt kapcsolati hlzatod" rszei - azaz gy vagy gy 1smero-
seid. s informcikat kell tudnod
visszakeresni - otthoni s munkahelyi telefonszmokat,
ket, mobilszmokat, faxszmokat, e-mail cmeket stb. Ezen k-
vl hasznos lehet, ha nyilvntartod bartaid szletsnapjt, kol-
j
Rendszerezs: a kosarak ltrohoz6f o 199
Joid nvnapjait, fontosabb elrhct6sgcit, csctkg,
kedvelt teleiket, hobbijukat, vagy bnni chhc;z hasoul
adatot. Persze rden1es az ilyen adatokat a r-.;1.ak111ai ol -
dalrl is komolyan venni , s nyo1non kvetni a:t, j
felvtelnek idejt, vagy egy j gyfl sz1nra kszftdt
munka a teljestmnyrtkelsek dt un 1t , cl kj t ((z-
seket s egyb potencilisan fontos adatokat, aanclyck a cges
alkalmazottak fejlesztst szolgljk.
Az elmlt 50 vben forgalmazott hatrid(frwplk turtaltna
kzl minden bizonnyal a telefon/cm rsz (u naptrr<JI egytt)
a legnpszerbb s leginkbb hasznlt fellet. Mindenkinek
szksge van egy helyre, ahol a fontos telefonsz1nokat trol-
hatja. Fontos megjegyeznen1, hogy ezek referenciain-
formcinak Tenni val nincs velk kapc.:solathun
- csupn egy brmikor knnyen hozzfrhct6 informci6rl
van sz.
Teht nem nagy rejtly, hogy n1iknt kell telefonos regisz-
ternket rendszerezni - csupn szemlyes ignyeinket kell fi-
gyelembe venni. Itt is csak akkor addhat problma, an1ikor az
emberek megprbljk telefonos regiszterket emlkeztct<1knt
is hasznlni , hogy valamit megtegyenek. Ez nem
Amg minden emberrel kapcsolatos gyet s
azonostasz, s listkon nyomon kvetsz, addig fog
az amgy teljesen semleges funkcit tclcfon-
s cmregisztered is.
Itt csak arra kell figyelned, hogy mennyi infonnci6t, hol
s milyen eszkz segtsgvel szeretnl trolni, hogy szksg
esetn knnyen elrd. Nincs egyetlen tkletes eszkz, viszont
ahogy a technika, gy vlnak az egyes modern szerke-
zetek egyre kisebb, s knnyebben csatlakoztathatv a na-
gyobb adatbzisokhoz. Ennek eredmnyekppen egyre thb i n-
f ormcit fogunk tudni kezelni ugyanannyi vagy cr6-
fesztssel.
Szemlyes knyvtrak s archvuniok: szemlyre szabott
A hasznos informci, szinteken ,,lakik".
Ha
bl
-zonyos anyagok leg brmit ki tudsz derteni , ha haj1andc) \ ,
1 "1 l , . A iagy
tisztn referenciaknt e eg me yre easni. z, hogy mennyit m J
k
.. 1 b 1 f
1
ycn
szolglnak, akkor az oze seg en es n11 yen ormaban trolj , lJ -
egyetlen d jelleggel vltozni fog
krds, hogy megri-e nek s komfortrzetednek Szcr-
az s helyet rjuk vezettsgedt1 s produktivitsodtl
sznni. ez igazbl nem is olyan lnyeges krd
5
,
amg minden projektedet s tennivaldat kordban tartod, rend-
szeresen tnzve az aktualitsokat. A referenciaanyagok brmi-
lyen formja ezentl mr csak anyag lesz, amelyhez
hozzfrst kell biztostanod sajt szksgleteidnek s ignyeid-
nek
Nmi kvetkezetessg mindig jl jn. Milyen tpus dol-
gokat kell mindig magadnl tartanod? Ezeket a
ban kell trolnod. Konkrtan milyen dolgokra van szksged
egy megbeszlsen vagy egy hzon kvli esemnyen? Ezeket
tedd be aktatskdba, htizskodba vagy retikldbe. Mire lehet
szksged, amikor iroddban dolgozol? Ezeket tedd be a
ztt dolgaidhoz vagy a hlzatra csatlakoz szmtgpedbe.
Mi van a ritkn munkval kapcsolatos dolgok-
kal/helyzetekkel? Az idevg anyagokat a folysn szek-
rnyekben lehet archivlni , vagy egy kln raktrhelysgben.
Az Interneten tallhat oldalak vagy informcik kzl melyek
azok, amelyekre brmikor szksged lehet? Az ilyen informci:
kkal semmi nincsen, hacsak nem olyankor van ra
szksged, amikor pp nem vagy Internet kzelben - ilyen
esetekre nyomtasd ki magadnak a fontosabb anyag?.kat,
amikor ppen az Interneten dolgozol, vagy mentsd le a faJlt a
sajt gpedre.
Ugye ltod, hogy sajt referenciaanyagaid rendszere csak
logisztikai krds? E tren a siker kulcsa
hogy a tennivalt s nem dolgokat megkulo
bztessk. Amint ez megvan teljesen szabad kezet kapsz, hogy
l
' h sts s me-
o yan sok vagy olyan kevs referenciaanyagot aszno .. .. dbe
nedzselj, amennyit csak szeretnl. Ez a szemlyes hataskoro
- -- ...
tartoz dnt s. an1elyet annak alapj n rdemes mrlegelni , hogy
a rendszer fennt artsa s nlK:dtetse rdekben befektetett
s energia n1c rtkc arnyban ll-e az archivlni kvnt anyag r-
tkve 1.
Taln/egyszer"
Rendszered utol s fontos rszeknt mr csak azokrl a
dolgokrl kell szt ejtennk, amelyekkel jelenleg nem, de a j-
esetleg foglalkozni szeretnl. Ilyen lehet egy valamikor
utazs, olvasand knyvek vagy projektek, amelye-
ket a pnzgyi vben szeretnl al hozni; esetleg
olyan kszsgek vagy kpessgek, amelyeket szeretnl megta-
nulni . E n1odel1 teljes alkalmazshoz szksged lesz valami-
lyen tartal k genertorra" vagy vrlista- A taln/egyszer tpus
ze1nmdra. ttelek nem eldoban-
A dolgok elhalasztsra s tte- dk! Ezek lehetnek a
kintsre mdszerek vannak, ame- legrdekesebb s
lyek alkaln1asak a1Ta, hogy legkreatvabb dolgok,
r1 lekerl ve egy tehermentestsk a fe- amelyekkel valaha is
j edet. Az ilyen tteleket felrhatod a Ta- foglalkozni fogsz.
ln/egyszer" li stk valamelyikre, naptradba
vagy akr egy msfajta papralap is.
Az Taln/egyszer'' lista
An1ikor elvgezted gondolataid teljes bels<Y' nagytakar-
tst , bizonyra szmos olyan dolgot talltl, amelyek irnt
nem akarsz 100 szzalkosan Megta-
nulni spanyolul" ; Aniknak lovat venni"; Felmszni a Mont
Blanc-ra"; s Vendgek szmra kipteni egy plusz szobt"
- mind tipikus ttelei ennek a kategrinak.
Ha eddig mg nem tetted volna meg, akkor most javaslom,
hogy krelj egy ,,Taln/egyszer" listt a szmodra legkzenfek-
rendszerben. Ezek utn rj fel minden olyan dolgot, ame-
lyet idevalnak rzel. mr maga a listakszts is
szmos j, kreatv gondolatot fog eszedbe juttatni.
202
Stresszmentes produkti vits a gyakorlatban
de a li tra felrt dol gok k1.l nagyon .
Qtl . .megtrtnik. szinte brn1il yc n
- . k 1 N ,., 1 . ' t s neJ-
ktiJ Ha hi zel aJat epze oeroc cn:Jc 1Cll , alllcl 1 ycl rzkel ,
d
. , 1 1
det teljestn1nye et is n1egva tn1tat iatod, akkor knn ed,
1 1 , / ,, y en
belthatod. hogy egy i yen ,.ta an egys1cr ll pus a tud
. ,
1
. . .
zlel re hat\'a. zan1os potencia kalandb
k
' d " "l d " " an
r ze thet mun a e e ete soran cgyarant. Sokkal r ogk0-
nyabbak vagyunk egy elnk trul ha mr
azono tottuk, s rgztettk Nekem legalbbis
a a s a nagy
vaorlas hajok 1rany1tasa mind Ilyen kategonakban indultak.
kvl kt msik forrsa van a ta-
ln/egyszer' listra valknak: sajt kreatv kpzeleted s aktu-
lis projektjeid li stja.
Ks:ts leltrt sajt kreatv Melyek azok a
dol gok, amelyeket szvesen n1egvalstanl majd egyszer, ha
s pnzed lenne, s hajland lennl cselekedni ? rd fel a
,.Taln/egy zer" listdra! Tipikus kategrik:
Otthonodhoz szksges dolgok, berendezsek, ptenivalk:
j hobbik;
Elsajttand kszsgek;
Kreatv nkifejezsre ad dolgok;
Vsroland ruhk s
jtkok, sportfelszerelsek,
Tervezett utazsok;
Szervezetek/csoportok, amelyekhez csatlakozni kellene;
Kzssgi munkk, amelyekhez csatlakozni lehetne;
Ltni- s tennivalk.
Tekintsd t jra a jelenlegi projektjeidet! Most van itt az i?eje
' k k" }' t'' d t egy tVO-
Amit kpesek vagyunk annak, hogy Proje te c. IS a a , ,
megtenni. azt kpesek labbi perspektvbl (azaz munkd
vagvunk nem tenni is det figyelembe vve) szemlel es
- . , d mes
- Arisztotelsz elgondolkozz rajta, hogy trut lenne er e
jelenlegi gyeid kzl ttenni a Taln/Egy-
d
r
. '' listra. Ha a gondolkods sorn rjssz, hogy valamivel
tudnl az pr htben vagy hnapban fog-
. . /
lalkozni, akkor azt helyezd t erre a hstara.
A Taln/Egyszer" klnleges kategrii
" Bizonyra neked is vannak terle-
teid, amelyeknl szmos rdekes tennivald s
akadna. Ezeket szrakoztat lmny lehet egy listra
teni. Nzznk nhny pldt:
telek - receptek, menk, ttermek, borok;
Gyerekek - kzs
rdekes knyvek (olvasnivalk);
J CD-k (vsrlsra);
Videk (vsrlsa/klcsnzse);
,
Erdekes kulturlis esemnyek;
Ajndktletek;
Kertszkedshez tletek;
Bngsznival Weboldalak;
Htvgi kirndulsok - rdekes helysznek;
Megbeszlsekre tletek;
Partikra tletek;
Egyb tletek (amelyeket nem tudsz mshov besorolni).
Ezek a klnleges tmakrk valahol a sima referencia s
a Taln/egyszer" referenciaanyagok tall-
hatk: referenciaanyagok, mert arnylag lehet br-
melyik listhoz tovbbi elemeket hozzadni - j borokat, t-
termeket vagy knyveket igny szerint; Taln/egyszer'' kate-
gria, mert rendszeres alapon fogod majd tnzni az itt
tteleidet, hogy minl tbbet valsthass meg bel1k.
h Brhogy is van, ez csak egy jabb j ok, hogy knnyen
asznosthat rendszernk legyen, amelynek segtsgvel szem-
mel tarthatjuk az letnket rdekesebb valamennyi dol-
gunkat - anlkl, hogy fe1nket s fizikai helynket ellepnk
az etct
ontetlen s befejezetlen gyek.
204 Stresszmentes produktivits a gyakorlntban
A flretenni s tnzni" fjlok s kupacok
Sokan krelnak olyan kupacokat, amclyckhcn
bizonyos dolgokat ksbbi ttekints clj bl -- ez
egsz szekrnyeket emszthet fe] - , amelyek mind valamilyen
mdon illeszthet'k a Taln/egyszer" kategri ha. Azzal nyu"-
tatjk magukat, hogy Amikor majd engedi , akkor
hozzfoghatok ehhez". s erre a legalkalmasabb egy ilyen v{s-
rlists" kupacflesg. n szemly szerint azrt nem
az ilyen kateg1ia fellltst, mert tapasztalatom szerint az gy-
felek ltalban megtartottk" az anyagaikat, de sohascrn
tak el az ttekintsig", amely teljesen imrr1uni ss tette ()ket az
egsz kupaccal szemben, ellenrzseket ki vltva mr a kupacra
val rpillantskor is. A ,,Taln/egyszer" kategria rtke el -
vsz, ha nem tudatosan s bizonyos konzi sztencival figyelnk
az ott trolt dolgainkra.
Nagy klnbsg van egy jl menedzselt kategria (mint a
Taln/egyszer" lista) s egy ltalnos kztt,
amelyben csak gy gy1nek a dolgok". ltalban a dolgok-
kal" valamit tenni kell: tpasszolni dket a szemetesbe vagy az
olvasnivalk/tnzend"k" kz; felrni a naptrba vagy egy fi-
pipls" rendszerbe (Id. a korbban emltetteket
err1) -, amelyet havonta vagy a kvetkez6 negyedv elejn
tnzhetsz. Ezek kztt persze van olyan is, amivel valami
konkrt tennivald akad. Sokszor azon kaptuk magunkat egy
gyfllel, hogy miutn trgtuk magunkat a flretett s majd
kupacon, nem maradt semmi a dobozban!
A naptr hasznlata jveli
Naptrad szolgl olyan dolgok s projektek em-
is, amelyeket majd a kzeljvben
esetleg megvalstani. Az ltalam trningezett emberek
kzel sem tudta olyan knyelmesen kihasznlni sajt hatand6-
napljt, mint azt tehette volna; msklnben sokkal tbb dol-
got rtak volna bele.
Egy naptr hrom alapfunkcijnak egyike a konkrt ntlP'
-
ra vonatkoz inforn1ci trolsa. Ez sok mindent jelenthet, de
Jeokreatvabban gy lehet ezt a funkcit kihasznlni, ha olyan
rsz ide, amelyekt1 szeretnd fejedet tehermentesteni,
hogy egy ksbbi (konkrt) jra eszedbe jusson.
n
1
e nhny, az ezernyi dolog kzl, amelyeket berhatsz:
Projektek elindtsval kapcsolatos
Szmodra rdekes esen1nyek, an1elyeken szeretnl rszt
venru;
Dnts-kataliztorok.
Projektek elindtsval kapcsolatos emlkeztet'k. Ha van va-
lan olyan projekt, ame1lyel kapcsolatban mg nincs tenniva-
ld, de fontos feljegyezni egy ksbbi (mert lesz), ak-
kor vlassz egy szmodra dtumot, s rd be arra a
napra. Ha lehet, akkor inkbb egy adott napra, s ne egy konkrt
rd be - itt minden olyan ttel szerepel, amely az-
napra fontos; amikor eljn a nap, szreveszed a projektet, s fel-
rod 1nagadnak az aktulis Projektek" listra. Ilyen tpus dol-
gok tipikus pldi lehetnek a
Specilis esemnyek, amelyekhez bizonyos
ksztsi van szksg alaptvnyok-
nak akci szervezse stb.)
Rendszeres esemnyek, amelyekre kszlni kell, mint pld-
ul a bdzs ttekintse, ves konferencik, ves tervek elk-
sztse vagy havi megbeszlsek (pl. mikor kell a nProjek-
tek" listdra felrni a vi marketing konferencit?)
Szmodra fontos emberekkel kapcsolatos dtumok (szle-
tsnapok, vfordulk, nnepekkel kapcsolatos ajndkozs
stb.)
Szmodra rdekes esemnyek, amelyeken szeretnl rszt venni
Valszn1eg te is rengeteg s meghvt kapsz kln-
szeminriumokra, konferencikra, beszdekre s egyb
trsasgi vagy kulturlis esemnyekre, amelyek azonban mg
odbb vannak. Amikor az esemnyek mr kzelednek, rdemes
a naptradba egy rni az adott dtumra, pJdul:
Reggeli holnap a kereskedelmi kamara tagjaival?'' ;
Foci szezonbrletek eladsa mtl";
Spektrum tvn AusztrJirJ rdekes filn1 8-kor' ' ;
Grillezs a gylekezettel ht szon1baton''.
Ha eszedbe jut brmi ilyen esemny, akkor uzokat frd hc
most a naptradba.
Dnts-kataliztorok Nha olyan fontos t.mban kell dotcJ
ned, amelyben mg nem tudsz (vagy nern akarsz)
azonnal dntst hozni. Ez teljesen rendben is van egszen aJ
dig, amg tudod, hogy a plusz informci nem hanem
bellr1 fog rkezni (azaz alszol mg r egyet). (A kfvlr61 vrt
Helynval dolog el- informcit nyilvn a ,,Tennivalk" vagy a
dnteni, hogy nem dn Vrom" c. listk valamelyikn kell szerepcl-
tesz - csak legyen tetni.) Ahhoz, hogy bkben lj egytt a nem
egy eldntm-hogy- tevssel, valamilyen fajta kell ma-
nem-dntk tpus gad al kifesztened, amely biztostja, hogy a
rendszered. majd sszpontostasz az
. ...
adott tmra. Egy naptri ezt a clt szolgl.Ja.
Nhny tipikusan idetartoz dntsfajta:
Emberek felvtele / elbocstsa;
Fzi / felvsrls / elads / felszmols;

Alls- / karriervlts.
Tudom, hogy ez nmagban is nagy tmakr, an1ely-
re itt most nincs hogy kifejtse111, de rngi.s
tedd fel magadnak a krdst: Van valami olyan fontos dnts,
amelyhez kellene ksztenem, hogy addig is nyu-
godtan teljenek mindennapjaim?" Ha van ilyen, akkor jegyezd
fel a naptradban, hogy eszedbe jusson.
- ... - .......... ----

* Ha olyan elektronikus naptrt s szervez6rendszert hasznlsz,
embernek van hozzfrsi joga, ne felejtsd el szemlyes bejegyzs:idct t
A legtbb elektronikus naptrban van privt" funkci. omc ) C
az tlyen Jellegt! tteleknl aktivlhatsz.
A rendszer
A n1dszer elegns megolds a ksbb
aktv tevkenysget projektek kezelsre.* A naptr h-
ron1dimenzis vltozataknt kpes trolni magt az anyagot
(iratot, dokumentumot) is, amelyre egy adott napon emlkez-
nnk kell. Hihetetlenl praktikus rendszer, amely mini-postal-
daknt funkcionlva kpes sajt magadnak feladott leveleket
;
kzbesteni" egy ltalad megadott napon. En vek ta haszn-
lom, s munkmat ma mr el sem tudnm kpzelni nlkle.
A tulajdonkppen egy fjl-mapparendszer,
amelyben kedved szerint tudsz elhelyezni iratokat s
paprokat, amelyek emlkeztetnek bizonyos dolgokra; ezek az
aztn automatikusan" megjelennek -
- a megadott napon.
Ha van egy vagy asszisztensed, akkor is meg-
bzhatod az ilyen tpus bizonyos rsznek
kdtetsvel - felttelezve, hogy nla is van egy hasonl rend-
szer. Tipikus pldk:
Krem szpen ezeket az sszert napirendi pontokat a meg-
beszls reggeln."
lesz erre szksgem, hogy jra tgondolhassam a
szerdai trgyalsra."
Emlkeztess a hongkongi tra kt httel korbban, hogy
megtervezhessk a logisztikt."
Ezek utn mindennap az adott napra vonatkoz map-
pt, hogy ttekinthesd a napi emlkeztetket.
Amit lehet, azt prblj meg beosztottai ddal elvgeztetni,
viszont praktikus dolog - ha megteheted - leted szerves r-
szeknt integrlni s kezelni a sajt is. Sz-
mos hasznos funkcit kpes elltni, amelyek kzl nhnyat
felttlenl rdemes szemlyesen kihasznlnod, klnsebb
* A emltik mg dolgok'', ,,el6veend6k" vagy ks6bb
utnaJrm kategriaknt is.
nlk.l. ' t r a repl6jegye-
1m es azok v1sszaigazola auiak n
1
tl vanlarta:-,ara ha. 1. nlon
1
. D
itt tartom a papron tvona l lcr l)kat t {rkpcket i .
utaz ai rnhoz. vagy napirendi pontokat bi l nyo
i e emnyekkel kapc olato tj ' kc ztatkat. arnel yeket
po. tn kaptam; a j ben e etlede en tnegv rland dolgok t-
jkoztat Jefr t vagy brnli ehhez ha onl dolgot.
A l nyeg: a rendszer alkaln1azsa napi pr msod-
percnyi ignyel, viszont az ebbl szrmaz
nyk ora a befektetshez viszonytva hatvnyozottan jutalmaz-
za gazdjt.
rendszer fellltsa 43 darab n1appra lesz szksged
- 31 darab napi trolra amelyeket 3 l-ig szmozoJ, s
J 2 tovbbi mappra, amelyekre a hnapok neveit rod. A napi
trolkat a fi kos rendszer elejn tartsd, ell a holnapi dtum-
maJ elltott mappa ( ha ma oktber 5. van, akkor oktber 6." .
. lesz az eJs6 mappa). Az ezt napi mappk jelentik az e
hnapb6J htralv6 tovbbi napokat (6-tl 31-ig). Az e havi
,J J. ,. dtum n1gtt kvetkezik a havi mappa (No-
vernber"), ameJy n1gtt a n1aradk napok jnnek szp sorban
(ebben az esetben J -r61 5-ig vannak mr ott a mappk). E m-
gtt kvetkeznek a tbbi hnap mappi (decembert1 oktbe-
rig). A kvetkez6 napi mappa tartalmt kited aznapi
kosaradba, rnajd az res mappt beteszed a napi mappk mg
1
(ami a mi esetnkben most a november 5. mgtti mappt je-
arnennyiben az oktber 6. lett kirtve s feldolgozva).
Ugyanilyen elv szerint, amikor kirl egy adott hnap utols
napjnak a mappja is, akkor az res havi mappt betesszk a
mappa rendszer Jegvgbe (ebben az esetben az oktberi r:s
mappt betesszk a szeptemberi mg, amely a kvetkez6
oktbert fogja mr jelenteni. Ezzel minden napi
mappa a novemberi havi mappban lesz.) Ez kvzi rknaptr
knt" amely brmely a 3 J nap
s 12 hnap esemnyeit tartalmazza.
A valdi dosszik vagy mappk hasznlatnak egy
A MAPPARENDSZER MINTAELRENDEZSE (OKTBER 5.)
ilyen rendszerben az, hogy a valdi iratokat fogja trolni
(azt a formanyomtatvnyt, amelyet egy adott napon kell kitlte-
ni, a feljegyzst, amelyet egy konkrt reggelen kell ttekinteni,
vagy a telefonhvsra cetlit, amellyel aznap foglal-
koznunk kell stb.).
Ahhoz, hogy a rendszer grdlkenyen s hatkonyan
kdjn, mindennap frisstened kell. Ha elfelejted rteni a napi
mappdat, akkor mr nem fogsz bzni a rendszerben, s valami
ton vagy mdszerrel fogod nyilvntartani a fontos in-
21 o Stresszmentes produktivits a gyakorlatban
fonncikat. Ha 11cn1 itthon bizonyos napokon, akkor fel-
ttlenl t kell nzned rninJcn olyan napot, amelyben tvoJ
vaov 111 o dn1sz!
...
kreatv
A szen1lyes organizcin belli utols, emltsre mlt

tn1ak1iink az e1len6rz1ist,ikkaJ kapcsolatos. Erdemes 'ket
karbantartanod, inert ezek tartaln1azzk a recepteket potencilis
hoz.:ralkka/ a klnfle projektekhez, esemnyekhez, rtkes
terletekhez, valatnint az s kreidhez.
A legkreatvabb sokszor egy-egy csapatos
vagy cges megbeszls vge fel szJetnek meg. Szintn hat-
konyan a trningclra vagy j pozcikra sszefog-
laJt kreatv listk.
Amikor gyfeleimmel feldolgozsn gy-
kdnk, s kzben fontos tmakrk bukkannak fel,
sokszor botlunk olyan feljegyzsekbe, amelyeket nmaguknak
ksztettek. Pldul:
Rendszeresebben sportolni;
Trningekre vek biztostsa;
Tbb eltltse gyermekeimmel;
Mg tbb proaktv tlet a rszlegem szmra;
J hangulat megteremtse a csapaton bell;
Biztostani, hogy a v11alati stratgia irnyvonalainak megfe-
leljnk;
gyflszmlzst naprakszen tartani.
Hogyan kellene kezelni az ilyen ltalnosabb" ktele-
zettsgeidet, s a figyelmet terleteket?
is tisztzd az ltalnos tmakrkben
pro1ekteket s tennivalkat
Az ilyen dolgokhoz kapcsoldan van valamilyen projekt
es/vagy tennival, amelyet meg kell hatroznunk. Rend-
szeresebben sportolni" alatt azt kell rteni, hogy ki-
tallni vagy programot" (projekt)
s felh1vn1 Zsof1t, hogy kit Javasol szemlyi (valdi
lps). Ilyen esetekben mindig meg kell hatrozni az
ltalnos konkrt projektet s tennivalkat
'
amelyeket aztn integrlhatunk rendszernkbe.
Van azonban nhny olyan dolog is, amely nem passzol
ebbe a kategriba.
A kulcsfontossg munkaterletek s
krk felvzolsa
;
Erdemes azonban mg a J fizikai fenntartsa"
vagy a Testi-lelki egszsg" tpus konkrt is
egy rendszeresen szemlzett felrni. Mivel l-
landan vannak prhuzamos szinteken s a
vlasztsokat befolysol standardjaid, rdemes ezeket
nyomon kvetned - erre j a lista.
Korbban mr emltettem, hogy munkdat" legalbb hat
szinten lehet meghatrozni, s minden egyes szint
megrdemli a maga elismerst s rtkelst. Ha ksztennk
egy leltrt, amelyen szerepelne valamennyi olyan fontos gy,
amely a szintjeiden aktvan foglalkoztat - azaz k-
telezettsget vllaltl velk kapcsolatban -, akkor az hatalmas
produklna. Ide tartozik pldul:
Karriereddel kapcsolatos
Szolgltatsok;
Csald;
Kapcsolatok;
Kzssg;
Egszsg s energia;
Pnzgyi
Kreatv nkifejezs.
Ha munkdon bell egy szinttel lejjebb ereszkedsz", ....
jhet, ha van nhny a fontosabb felelossegt ko-
tnunkatrsaidrl, rtkeidr1 s egyb hasonlkrl. E .
1
lista a kvctkez6 elerneket tartahnazhatn: '
csapatmorL
folyamatok,
pontossg,
kollgkkal kapcsolatos tmk,
1nunka1negoszts,
ko1rununikci.
Ezeket a tteleket is szerepeltetheted a rendszered k lnbz6
listin hogy amikor szksges, irnyba tereld
a hajdat.
Minl jszerb egy helyzet, annl tbb kontrollra van
szksg
Minl inkbb vagy ismeretlen egy kr
- vagy helyzet-, annl nagyobb szksgnk lesz az ellen6r-
z61istkra s a kontrolleszkzk segtsgre. Ha rnr j
ideje ugyanazzal foglalkozol, s nincs semmilyen kny-
szer, hogy vltoztass, akkor valszn1eg mini1nlis segt-
sgre lesz szksged a snen maradshoz". Tudod, hogy a dol-
goknak mikor kell trtnnik, s mi az, megtrtnnek.
ezrt rendszered teljesen jl mK:dik a sajt kis egysgben.
Gyakran fordul azonban, hogy nem ez a helyzet.
Sok esetben kell egy ami segt fenntartani
fkuszodat egszen addig, amg nem rzed auton1atikusnak
az adott tevkenysget. Ha hirtelen s te ke-
rlnl a helybe, bizonyra jl jnne nhny lista s
vzlat, amely tartalmazza az j munkakr valamennyi specilis
feladatt a grdlkeny Ha pp most vettek fel va-
lahova, tele olyan krrel, amelyek egyel6re isn1eret-
lenek a szmodra, akkor itt is praktikus lesz valamilyen
pont-rendszert kialaktani, amely egyfajta szerkezeti
ad a munkval kapcsolatban - erre persze csak az nhany
hnapban lesz szksged.
Az n letemben is voltak olyan peridusok, ainikor ideig-
lenes tartoztan1 bizonyos - szmo1nra j - ter-
letrt, s ez ltalban addig tartott, amg ne1n norn1ali zl<lot1
jra a cg krli helyzet. Amikor pldul felesge1nn1el egytt
j alapokra kellett helyeznnk sajt, vek ta
Az listk
vllalkozsunkat, szmos jdonsg
rendkvl praktikusak
hrult rn1 - konkrtan a knyvels, a sz- lehetnek abbl a
mtgpek, a marketing, a jogi s adminiszt- szempontbl , hogy vi-
rcis tevkenysgek. Hnapokon t keJlett lgosan tartalmazzk
magam tartani a dolgokat, amelyek-
z1istkat, hogy biztos lehessek benne: nem kel nem kell foglalkoz-
hagytam ki vagy felejtettem el semmit sem, nod.
s az j struktra a legjobban van me-
nedzselve. Miutn egyenesbe kerltnk, mr nem volt szks-
gem a listkra.
Listk minden szinten
Lgy nyitott mindenfajta an1ikor csak
szksgt rzed elksztskre. A szinte vgtelenek
- kezdve az rtkek az a Ken1pinge-
zshez szksges dolgok"-ig. Az ad hoc listk ksztse -
amint eszedbe jut valami - az egyik leghatkonyabb, s egy-
szersmind leggyesebb s legegyszerbb mdszer, amelyet al-
kalmazhatsz.
Hogy kreatv gondolkodsodat beindtsam, me egy lista
nhny amelyekhez rdemes kszte-
ni - nekem vek ta bevlik.
Szemlyes lltsok, (pl. a szmodra fontos r-

Munkakri lersok, krk (sajt fontosabb ter-
leteid).
Utazshoz lista (minden, amit egy utazshoz vinned kell, il-
letve elintzni).
Heti (minden, amit heti rendszeressggel. keJJ tte-
kinteni, frissteni).
Trning progran1 elen1ei (minden, an1ire egy sze1ninriun
1011
gondolni kell A-tl Z-ig).
gyfelek.
Konferencihoz lista (minden, a1nire gondolni ke11
egy konferencia szervezsnl).
Fontosabb terletek, amelyekre sszpontostani kell
(kulcsszerepek az letben s kreim).
Fontos emberek az letemben/munkmban (kapcsolatok,
amelyeket rendszeresen polni kell, hogy fenntartsuk s
profitljunk bel1k).
Szervezeti felpts brja (fontosabb emberek s terleteik,
amelyeket menedzselni kell).
Szemlyes (dolgok, amelyeket rendszeresen szem-
lzni kell, hogy fenntartsuk a egyenslyunkat s
dsnket).
Bartkozz meg az ad hoc s az lland listkkal is. Lgy
ksz jak sszelltsra s a rgiek trlsre, ahogy szksges.
Ha hasznlod hatalmas jelenthetnek
szemlyes produktivitsod sorn.
Akkor llsz kszen a stresszmentes produktivits folyamatnak
fzisra, ha vgeztl az albbiakkal.
mindent, ami elvarratlan szlknt jelen van letedben s mun-
kdban; feldolgoztl minden egyes ttelt, s tudod, hogy sz-
modra melyik mit jelent, illetve milyen tennivalk lesznek vele;
s rendszerezted az eredmnyeket egy mindenre rend-
szerben, amely teljes s napraksz ttekintst biztost szmodra
minden jelenlegi s taln/egyszer" tpus projekttel kapcsolat-
ban (legyenek azok kicsik vagy nagyok).
).
t
,

- -
8.
,
Attekints: rendszered
biztostsa
A munkafolyamatokat rendszer clja nem az, hogy
fejnket pihenni azt szolglja, hogy elegnsabban s
produktvabb tevkenysgekkel foglalkozhassunk. Ahhoz azon-
ban, hogy elrjk a szabadsg ilyen magas fokt, fejnknek
rendszeresen kell valamennyi ktelezettsgnkkel s
tevkenysgnkkel. Biztosnak kell lenned benne, hogy egyarnt
helyn val mindaz, amit csinlsz, s az is amit pp ne1n csi-
nlsz. Rendszered terv szerinti ttekintse, frissen tartsa s
funkcionalitsa egyarnt az ilyen tpus kontroll-
nak.
Ha pldul van egy listd, amelyen az sszes lebonyoltan-
d telefon szerepel, akkor abban a pillanatban, hogy nem teljes
s napraksz ez a lista, mr nem fogsz benne bzni, s gy nem
fogod tudni mentlis feladataitl sem felsza-
badtani a fejedet. Visszaveszi az emlkezs, a feldolgozs s az
emlkeztets feladatait, mostanra mr megtanultad,
hogy nem igazn teszi tl hatkonyan.
Mindez azt jelenti, hogy rendszered nem lehet statikus.
Ahhoz, hogy mdon tmogasson dntseidben, fon-
tos, hogy napraksz legyen. Ezen kvl mg az is feladata, hogy
segtsgvel letedet s munkdat konzisztensen s
rtkelhesd valamennyi szinten.
Kt fontos krdssel kell foglalkoznod ezen a ponton:
Mire s mikor figyelsz
Mit s milyen gyakran kell tenned ahhoz, hogy biztos lehess
215
benne, rendszered konzisztens egszknt m'kdik, mentest-
ve tged mindentl, anu megakadlyozna a magasabb
gondolkodsban s tevkenysgekben?
Egy valdi folyamat eredmnyeknt mg inkbb gaz-
dagodhat gondolataid vilga, s nemcsak dolgok fognak
eszedbe jutni, de egyszersmind proaktvabb leszel letedben s
munkdban is egyarnt. Az ilyen fajta gondolkods kt folya-
mat egyttes eredmnye: rszben koncentrcid sszpontost-
sa, rszben pedig olyan tpus tletbrze rendszerestse,
amellyel az addig kevss helyeken prb-
lunk kutakodni", htha tallunk valami rtkeset. A kt folya-
matot persze csak oly mdon lehet megvalstani s serkenteni,
ha van egy szemlyes rendszernk, amellyel projekt-
jeink s tennivalink komplett leltrt tltjuk.
Mikor, mit kell megnzni?
Rendszeredet s viselkedsi smidat olyan mdon kell ki-
alaktanod, hogy amikor csak szksged van r, lsd minden le-
Br ez tnyleg csak jzan paraszti gondolkods
krdse, ennek ellenre csak kevesen alaktottak ki maguknak a
valsgban olyan folyamatokat s rendszert, melynek keretei
kztt minden esetben a legfunkcionlisabban m1cdhetnnek.
Amikor s addik a telefonlsra, akkor
ltalban napi pr m- r kellene pillantanod a kezed gyben
sodperc is Hvsok" listjra, s a szerinted legf onto-
ahhoz, hogy gyeidet sabbat elintzni, vagy azt mondani magad-
ttekintsd feltve, hogy nak, hogy most egyik sem fontos , s ezrt
a dolgokat nem kell velk azonnal foglalkoznod. Ami-
nzed a kor pp egy fontos megbeszlsre igyekszel
ben. vagy kollgdhoz, llj meg egy
percre, s nzd t a fontos napirendi pontokat, hogy biztos le-
hess benne: hatkonyan fogod eltlteni. Ha pp a tiszt-
tba tartasz, nzd meg egyb teenddet is, htha tkzben el
tudsz mg intzni valamit.
r
L
"'
r
1.
f
d
ttekints: rendszered biztostsa 217
Az e1nberek sokszor krdezik Mennyi tltesz
el rendszered ttekintsvel?" Ylaszon1 Annyit,
amennyivel biztonsgosan s knyeln1esen teheten1 az aktulis
tennivalimat." A valsgban ez az gy jn ssze, hogy el-
tltk kt msodpercet ezzel , hrom n1sodpercet azzal stb. A
legtbben sajnos i1en1 rtik n1eg, hogy listim bizonyos rtelem-
ben tulajdonkppen irodmat jelentik. Ahogy te is
ntapads cetliket s telefonos zeneteket tartasz asztalodon, n
is ugyanezt csinlom, csak neke1n a lpsek" list-
kon gy1ik ugyanez. Ha tnyleg mindent feldol-
goztl s elrendeztl magad krl, akkor n1r csak nhny rpke
pillanatra lesz szksged, hogy napi emlkeztetdet magad
lsd.
a naptradat nzd meg ...
Leggyakrabban a naptradat fogod hasznlni - abbl is a
napra bontott rszt-, s persze a rszt (ha van ilye-
ned), hogy lsd, milyen kihvsok" vrnak rd aznap.
tudnod kell az s helysznparamtereket. Ha tudod, hogy
reggel 8-tl este 6-ig egymst kvetik a megbeszlsek, szinte
ebdsznet nlkl, akkor ennek fnyben knnyebben fogsz
tudni dntst hozni egyb aktivitsaidrl is .
. . . aztn tennivalid listjt
Ha tnzted ktelezettsgeidet, s elvgezted az aznapi
dolgokkal kapcsolatos a listkon van a sor, hogy a
jelenlegi kontextusban knnyen dolgaiddal is haladj.
Ha pldul az irodban vagy, akkor nzd meg az elintznival
telefonok listjt, a szmtgpen dolgaidat, s az
egyb irodai Ez persze nem azt jelenti, hogy a list-
kon ttelek kzl meg is csinlsz valamit; csupn mr-
legeled az ott tteleket az aznap rd zdul egyb ten-
nivalkkal szemben, s eldntd, hogy mivel miknt tudnl a
legjobban boldogulni. Biztosnak kell lenned benne, hogy semmi
fontosat nem hagysz ki.
. '
218
sz1va, ha naptrad megbzhatan m"kd
" k " kk k I h ik, es
tennivalid hstaJa is napra esz, a or eze e etnek az egyed'T
olyan rszei rendszerednek, a1ne1yekke1 msodnaponta gy k u
1
a rab-
ban kell foglalkoznod. Sok olyan nap volt n1r az n lete b
k 11
11 i . m en
is, amikor nem e p1 . antanom istaunra, mert vilgosan
ltszott a hogy aznap lesz semmi egybre
mint a mar bejegyzett elfoglaltsagannra.
A ttekints a kontextusban
Brmikor szksged lehet akrmelyik listdra. Amikor a
nap vgn proddal egytt tnzitek az aktulis teend'ket a csa-
ldi s zleti gyekkel kapcsolatban, akarod majd venni a
vonatkoz listt, hogy ki ne maradjon valami. Ha vi-
szont ugrik be egy percre a szobba, hogy megbeszJ-
jtek az aktulis prioritsokat s helyzetet, akkor praktikus lesz,
ha Projektek" s N apirendi pontok" c. listd napraksz, hogy
tbeszlhesstek a szmodra fontos dolgokat is.
Rendszered frisstse
Az organizcis rendszer megbzhatsgnak kulcsa, hogy
rendszeresen frissted azt a fejedben informcikkal, min-
dig magad ltva a nagy egszet. Ez azonban lehetetlen
lesz, ha listid nem a valsgnak felelnek meg. Magadat nem
Ahhoz, hogy a tudst
termkenny tegyk,
egyarnt fel kell ismer-
nnk a ft is, s az er-
is. Meg kell tanul-
nunk a kapcsolatterem-
tst.
- Peter F. Drucker
tudod megtveszteni: ha rendszered elavult
informcikat tartalmaz, fejed rknyszerl
az alacsonyabb feladatok vllalsra
- s knytelen lesz jra mindenre emlkezni
s emlkeztetni.
Ez taln a legnagyobb kihvs. Ha m:rr
egyszer rreztl a tiszta, logikus s krea?v
gondolkods zre, amelynek eredmnyekent
mindent figyelemmel ksrhetsz, mr csak az
a krds, hogy kpes leszel-e ugyanezt hossz tvon is stan-
dardknt integrlni. Tbb vet tltttem azzal, hogy ezt a md-

1

i
j
1
1
krbcjrotn, kutatom, s alkaln1azom. Ennek eredmnye-
kt.' nl - szn1os gyflen tesztelve - arra jutottam, hogy a fo-

lya1nal hossz fenntartsnak titka a Heti Attekintben rej-
1 i k.
A Heti hatsa
Nlinden j szndkod ellenre gyorsabban fognak rd z-
dulni a vil,ig esemnyei, mint azt fe]foghatnd, vagy feldolgoz-
hat.nd. Vrnkben van, hogy folyamatosan tbb gyet vllal-
junk 1nagunkra, mint amennyivel egyszerre knyelmesen meg-
birkznnk. Egsz napra lefoglaljuk magunkat tr-
gyalsokkal , a normlis utni esemnyeken vesznk
rszt, hogy tovbbi t1eteket s ktelezettsgeket vllaljunk, s
olyan elfoglaltsgokba s projektekbe bonyoldunk, amelyek
potencilisan az gbe repthetik kreatv intelligencinkat.
ez a (hiper)aktivitsi spirl teszi olyan rtkess
a Heti Napi rutinunkat kiegsztve, olyan
biztost. amellyel j megvilgtsba helyezzk addigi dolgain-
kat. trtkelve, tdolgozva s msknt rtelmezve mindent -
a sajt lelki egyenslyunk rdekben. Az ilyen fajta
re" egsz nincs napi ru- Mindig tbb
tinunk kzben. get fogsz

A Heti arra is j, hogy szt- mint amennyit napi
ns fkuszodat a tnyleg fontos projektekre szinten kpes vagy fel-
irnytja, n1ikzben j inputok garmada m- dolgozni.
lik rd, s egyb potencilis zavar veszlyeztetik ha-
tkonysgodat. Meg kell tanulnod nemet mondani - gyorsab-
ban s tbb dologra - ahhoz, hogy ne merlj el vagy ki. Ha
van egy kis elklntett amelyben legalbb projektszinten
ltod dolgaidat, akkor az mr sokat segt az szsban".
l\.1i az a Heti
A Heti tulajdonkppen minden, ami figyelmet
rdetnel, hogy ne a fejedet terheld vele folyamatosan - a tiszta
gondolkods felttele. Ms szval: a korbban tanult munkafo-
220 tr produktivits a gyakorlatban
lyan1ati f1.isok lvgzsc - feldolgozs
. , 1 k .
1
N , rend-
szcrezJs '5s uck1utes - 1n1nuen int evosggeJ kapcsolatb
. . an
A folya
1
nal addig tart. a1111g szinten ncrn tudod azt monda .
hogy ,.Ebben a pi llanathan n1indenr1 tudok, amit pp nem

szek. dc lehetnk. lw akLJrn1n." e
A Heti ttekints folyamatnak valahogy ily mdon kelle-
ne trtnnie a 1nindcnnapokban, hogy leted normlisan halad-
JOn:
Szabadon paprok Szedj ssze minden szanaszt
sszevissza paprt, nvjcgykttyt, szmlt s egyebet, amely a
ht sorn elbjt a szabad felletek rseiben", ruhid
zsebeiben vagy egyb helyeken. Tedd be a
Dolgozdfeljegyzeteidet! Nzd t az sszes folyiratot, trgya-
lsi enilkeztet6t s sszefoglalt, vagy egyb jegyzetet. rd fel
a konkrt tenni valkat, projekteket, vrt dolgokat, naptri ese-
mnyeket s taln/egyszer tteleket, ahogy szksges. le
minden referenciaanyagot s jegyzetet. Helyezd magad el az

Elolvasni/ Atnzni" anyagokat (magazinok, folyiratok). Lgy
kmletlen: a projektekhez, interakcikhoz, j kezde-
mnyezsekhez s inputokhoz kapcsold, jnak mondhat
jegyzeteket s gondolatokat csak akkor tltsd le", ha tnyleg
szksgesek - ami nem keJJ, dobd ki!
Korbbi naptri adatok Rszletesen nzd vgig naptri be-
jegyzseidet, amelyek, br nem aktulisak, mgis fontosak: ten-
ni valk, referencia informci stb. lehet kzte! Ha megvagy,
csoportostsd t az informcikat az aktulis rendszerbe. Elmlt
heti naptradat gy archivld, hogy ne maradjon benne semrm,
amivel mg tennival ]enne.
A vonatkoz naptr Nzd meg a vonatkoz be-
jegyzett naptri esemnyeket (rvid s hossz tvra egyarnt).
Rgzts minden ktelezettsget s elK:szleti szksgletet az
sszes esemnyhez!
rtsd ki a fejedet! rj le kategorizlva) minden
1
)
olyan j projektet, tennivalt, vrt dolgot, taln/egyszer ttelt s
brmi egyebet, amelyet 1ng nem jegyeztl le.
Nzd t a Projektek" (s hossz tv clok) listjt! Egyen-
knt tekintsd t projektjeid, cljaid s eredmnyeid st-
tuszt, gyelve arra, hogy mindegyiknl szerepeljen legalbb
egy olyan nindt" tevkenysg, amely segt a folyamatok el-
indtsban.
Tekintsd t a lpsek" listt! Jelld a befejezett
aktivitsokat - ezeket ki is piplhatod. Nzd meg, hogy milyen
emlkeztetK: kellenek a tovbbi lpsek megttelhez - s
rgztsd ezeket.
Nzd meg a Vrom" e. listt! Jegyezz fel mindent, amivel
kapcsolatban tovbbi utnjrs szksges. Pipld a megkapott
dolgokat.
Nzz t minden relevns Van valami olyan,
amit tenned kellett volna, de mg nem tettl?
Tekintsd t a Taln/egyszer" listt! hogy van-e
valami, ami id1czben aktivldott, s ezeket tedd t a ,,Projek-
tek" listra. Trlj minden olyan ttelt, amelyik tbb mr nem
fontos.
Nzd t Fggen" dolgaidat s segdanyagaidat! Bngssz
vgig minden, a folyamatban projektekhez kapcsold se-
gdanyagot, htha valami j tennivalra vagy vrt dologra em-
lkeztetnek, esetleg valamire vgre pontot tehetsz a segtsgk-
kel.
Lgy kreatv s btor! Van-e valami csodlatosan
kreatv, riziks tleted, amit integ-
rlhatnl a rendszeredbe?
Ez a kis teljesen s logikus, mgis kevesen
lnk vele gy, ahogy kellene. Ez azt jelenti, hogy nem cselek-
A a tmr
emberi 1negolds az in
formcis tlterheltsg
re, egy sztns redu-
klsa a dolgoknak a
szksges, de elgs-
ges s
minimumra . . . Egy
olyan vilgban, ahol a
tartalom sokszor tl-
csordul, a rit
ka kincs lesz.
sznk ezek szerint elg rendszer
h f
. k ese.n ahh
ogy - eJ un et tehermentestve _ n oz.
munkat es uraln1unkat yugal-
Az s h
1
A annyira fonto:.yho ,
a JO ;zoksok, a krnyezet
ezeket tamogato eszkzk kialakt ,
A
. ki asara
rmnt alakult a knyvem mdszervel
ptett komfortznd, amellyel kordban tart-
hatod egsz letedet, mr nem kell az ttekin-
- Paul Saffo tssel tl sokat gytrnd magad - csak is-
mt vissza kell trned sajt standardjaidhoz.
Addig viszont tgy meg mindent, amit hetente egyszer
megtehetsz, hogy napi rutinodbl kiszabadulva, kt rt maoad-
e
dal tlts - nem kell ehhez kiesned a kerkvgsbl, csak fel-
emelkedned olyan magasra, hogy mindent lthass, s jra utol-
rd magadat.
Ha rendelkezel egy sajt iroda vagy munkahely luxusval,
amely nmileg szeparlt a kzvetlen s a napi
nyzsgst1, illetve munkaheted nagyjbl pntekig tar-
t ritmusban folyik, akkor azt javaslom, hogy pntekenknt ko-
ra dlutn sznj erre kt rt. Ez az hrom miatt
is idelisnak mondhat:
A ht esemnyei mg mindig elg frissek ahhoz, hogy
teljes ttekintst tarthass (,,Jaj, igen: vissza kell hvnom Sant
armatt ...
. '')
Ha olyan tenni valra bukkansz, amely ms embereket is rint
(s ez hatatlanul fog fordulni), akkor mg van
egy kis hogy elrd beksznt a hetvege.
' ' . , ht
J rzs, fejedet kirtve, megszabadulni, es a -
vgt f elfrisslssel s pihe.nssel tlteni.
,
. ek nonna-
Lehet, hogy olyan tpus ember vagy, akinek nmcsen . nun-
lisnak htvgi. Nekem pldul gyakran annyi
dcn gy1ik ssze, mint akr egy tlagos szerdai napon. Viszont
lvezem azt a luxust(?), hogy utazom s a le-
veoben tlttt sok-sok ra alatt gy van utolrni
01
;gam. Van egy j bartom s gyfelem, a legnagyobb
vllalatnak egyik dolgozja. 0 alaktotta ki
01
agnak azt a ritult, hogy vasrnap estnknt otthoni irod-
jban pihen, mikzben feldolgozza a ht sorn felgylemlett
tbb szz jegyzett, amelyek a trgyalsok sorn szlettek.
Brmilyen Jegyen is az letritmusod, szksged lesz a heti
rituljra. Va1szn1eg mr most is van valami ha-
sonl eljrsod, amelyet alkalmazol a dolgaid tltshoz. Eb-
ben az esetben kovcsolj magadnak mg nagyobb azl-
tal , hogy egy magasabb, 8000 mteres" szintr1 nzed az egsz
folyamatot.
Azoknak a legnehezebb szaktani erre a fajta ttekin-
akiknek folyamatosan megrendelsre kell dolgoznunk,
vagy otthoni krnyezetben dolgoznak - s nem ll rendelkez-
skre sem sem hely az ttekintshez. A legstresszesebb
szakemberek azok, akiknek folyamatosan reaglniuk kell vala-
milyen inputra (pl. nagy brkerek s cgve-
majd hazamenve fogadja egy-kt tz ven aluli gye-
rekk s szintn teljes dolgoz felesgk. A sze-
rencssebbek kikapcsoldskppen utaznak egy rt, s ilyen-
kor legalbb van idejk magukra.
Ha magadra ismersz a fenti lers alapjn, akkor a legna-
gyobb kihvs az lesz a szmodra, hogy kialakts magadnak egy
olyan kvetkezetesen vgzett szortrozsi folyamatot, amit
olyankor vgezhetsz, amikor pp nem csapnak ssze fltted a
hullmok. Ilyenkor kt kzl vlaszthatsz: vagy meg-
bklsz a pntek esti irodai szensszal"; vagy kialaktasz ma-
gadnak egy nyugodt otthoni krnyezetet, ahol helyed s is
van a munkdat" tnzni.
A tennivalk ttekintsnek ideje Szmos
prb!tam megtantani azt a trkkt, hogy heti kt rt ikszelje-
nek k1 pnteki napjukbl nmaguknak. A legnagyobb problma
sz,rnukra az, hogy tartani a nagy dol-
gokhoz szksges gond0Jkodas1 idot, es a tltu]usukbl ered
.... . o na-
p
i ktelezettsgeket, amelyekkel viszont gyakran el vannak
ma-
radva. Nehz dnts. A legtapasztaltabb s rutinosabb vezetQk
azonban tudjk, hogy a ltszlag rutinfeladatokat jobban
meg1i ideiglenesen beldozni", a dolgokkal fog-
lalkozhassanak, ezert 1dosz1geteket" kpez-
nek, amelyeken elvgezhetik ezt az
folyamatot.
Munkddal kapcsola-
1
tos legjobb gondolata-
id nem akkor jnnek
amikor pp dolgo-
Persze mg azok a vezetlc is szaktanak
nmi a napi rutinfeladatok ptlsra,
akik sikeresen integrltk ezt a gondolkod-
peridust sajt munkjuk sorn ezen a 8000 mteres magass-
gon". A szksges kontrollhoz s fkuszhoz szk-
sged lesz arra, hogy egy kicsit magasabbrl tekints le dolgaid-
ra, mikzben kt trgyals s egy kerti grillparti tlti ki egy-egy
zol.
A gondolkods az let napodat. Ha azt gondolod, hogy minden fl-
s a munka alapjt k- behagyott, befejezetlen, elvarratlan s egyb
pezi, mgis ezt a legne mdon rd vr gyedet azonostottad, tisz-
hezebb csinlni ". A tztad, felmrted, s lpsekre
nagy birodalmak p- bontottad, akkor ezt bizonyra magad sem
tin sok-sok rt tlte- gondolod komolyan.
nek szell.emi munk-
val, mialatt msok
csak buliznak. Ha nem A nagyobb sszkp" ttekintse
tudatosan s nszn-
Igen, valamilyen ponton bizony azono-
tadbl trekszel arra,
hogy fegyelemmel s stanod kell majd a nagyobb
kitartssal, integrlt hossz tv cljaidat, vziidat s elveidet,
mdon gondolkozz., ak- amelyek soron vezrlik s tesztelik sa-
kor tadod magad a jt dntseidet s azok helyessgt.
lustasgnak7 s tbb Melyek munkd legfontosabb
mr nem leszel ura sa- sei? Mit szeretnl elrni s magad ltni
jr 1-3 v mlva? Hogyan halad
- DaVId Kekich se? Vajon ez az letstlus az, amelyik sza-
modra a legtbbet nyjtja? Tnyleg azt teszed egy mlyebb,
J
1
hosszabb tv perspektvbl nzve is, amit tenned kell, vagy
akarsz tenni?
A knyv ne1n kifejezetten a 8-10 ezer mteres" magass-
gi szintekre fkuszl, de termszetesen buzdt tged arra, hogy
magasabb szintekr1 is lsd m1cdsedet. Clja, hogy segtsen
letedet teljesebben lni, s annak rtelmt megtallva, a
legteljesebb mrtkben elrni cljaidat. Amint egyre agilisabban
s gyorsabban haladsz a ,,kifutplya" s az alacsonyabb szin-
tek tisztogatsban, ne felejts el rpillantani a ma-
gasabb szinteken tallhat ktelezettsgeidre sem, hogy fejed
valban mindig tiszta s vilgos maradjon.
Csak te tudhatod, hogy milyen gyakran rdemes kihvs
el lltanod magadat az ilyen szles ttekints rvn.
Ennl az telgazsnl a elvet szeretnm veled meg-
osztani.
Ahhoz, hogy tnyleg jl rezhesd magad, letedet s mun-
kdat a horizontokon t kell tekintened,
dntseket hozva gyakorisggal.

lgy jutunk el a feldolgozsi, s tte-
mdszer valdi kihvshoz: mit csinlj szerda reggel
9:22-kor?
9.
Cselekvs: a
tennivalk kivlasztsa
Amikor elrkezik a cselekvs ideje - a valdi, mindent tte-
intzd-el tpus munkanap formjban -, akkor minek
az alapjn dntd el, hogy az adott pillanatban mihez kezdj?
Amint azt mr korbban is emltettem,
soron s mindig
a megrzseidben kell vlaszom hallgass a szvedre vagy
bznod. Viszont sz- a kedvedre. Ha ez nem megy, akkor prbld
mos olyan eszkz ll ki a kvetkez"ket, s hallgass zsigereidre,
rendelkezsedre, ame- hangulatodra s sztndre.
lyek segtsgvel Ez persze nem azt jelenti, hogy eddigi
stheted az irnta val letedet ktba dobod - kivve, ha tnyleg
bizalmadat. erre van szksg. Jmagam vgigcsinltam
ugyanezt az utat nmi bossz ltal vezrelve, s tansthatom,
hogy rtkes lecke volt, mg ha nem is fel ttlenl szksges.*
A 2. fejezetben vzoltam fel azt a hrom rangsorol szer-
kezetet, amely szerintem rendkvl nagy segtsget jelent, ami-
kor valamilyen tevkenysgr1 kell dntst hoznunk:
A ngy-feltteles modell, amellyel a pillanatnyilag
tevkenysgnket hatrozhatjuk meg
* Szmos leszmolni eddigi leteddel. Pldul nem veszel tudo-
a fiz1ka1 vtlgrl s a valsgrl, s elkezdhetsz hinni az Univerzumban.
En 1s ezt tettem, s mit ne mondjak, elg tt6 lmnyben volt rszem. Olyan-
mg ellensgeimnek sem kvnok. Ha azonban megadod
sajt bels6 s hagyod, hogy az a bels6 intelligencid s praktikUS-
sgod lsz, akkor mris egy magasabb szintre lptl. Ha
kpes vagy s intelligencid forrsban, akkor ezzel a sze-
mlyes produktivits s szabadsg sokkal elegnsabb formjt vlasztod.
226
Cselekvs: a tennivalk kivlasztsa 227
/\ napi n1unka modellje
S'1jt rnunkd ttekintsnek hatszintes modelJje
c:
7
ckct n1ost fordtott fontossgi sorrendben n1utaton1 be - azaz
a
111
cgszokott stratgia szerinti f entr1-1efel val halads pers-
pektvj val ellenttesen. az eddig hasznlt Intzz El Min-
dent! mdszerekhez, n1ost is ukkor jrunk a legjobban, ha alul-
rl felfel ptkeznk -- rtern czulall azt, hogy a
dolgokkal fogjuk kczclcn i.
A pillanatnyi tevkenysg megvlasztshoz
kialaktott ngy-feltteles modell
Ne feledd: tevkenysgedet a ngy kritrium
alapjn fogod tudni n1egvlasztani (sorrendben):
1. kontextus,
2. rendelkezsre ll
3. rendelkezsre ll energia,
4. priorits.
Vizsgljuk meg ezeket most annak fnyben, hogy rendszeredet
s viselkedsi szoksaidat miknt tudnd a leghatkonyabban
strukturlni, hogy azok lendlett maximlisan kihasznld.
Kontextus
mindenkor azt kell figyelen1be venned, hogy
az adott helyen s eszkzkkel mit tudnl kezdeni. Van telefon
a kzelben? van tallkozni azzal az e1nberre], aki-
vel meg kell beszlned hrorn fontos krdst? ppen
a boltban vagy, arnikor ms vsrolni val is az eszedbe jut? Ha
nem tudsz valamit megvalstani, n1ert nem a helyen
vagy, vagy hinyoznak a eszkzk, akkor se ess kt-
sgbe!
Ahogy azt mr emltettem, prbld meg mindig a kontex-
tus szerint elrendezni a dolgaiddal kapcsolatos
- Telefonok", Otthon", Szmtgpnl", Intzni valk",

Napirendi pontok Friciver' stb. Mivel mindig a
kontextus alapjn fogsz dnteni anl, hogy ppen mit tehetsz
ezrt a kontextus szerint kategorizlt listk megvnak majd
tl, hogy l1andan jra s jra rknyszerlj sorrend-
jnek trendezsre. Ha csak egyetlen nagy ,,Tennivalk" listd
van, amelyen keverednek a klnfle kontextusban
dolgok, akkor igazbl arra knyszerted magad, hogy lland-
an tnzz minden egyes ttelt.
Ha pp dugban llsz, s csak a mobil telefonoddal tudsz
intzkedni", akkor jl fog jnni egy kln Telefonok" lista.
Tennivalidat pedig az adott pillanatban feladattpu-
sok fogjk meghatrozni - teht eszerint kell 1cet csoportos-
tani is.
Egy msik fontos is szrmazik abbl, hogy tenniva-
lidat a fizikai kontextus szerint csoportostod: ez mr nmag-
ban rknyszert, hogy eldntsd, milyen tevkenysgbe bocst-
kozol lpsknt". Nekem minden tenni vals listm
gy ll ssze, ezrt mr el kell dntenem, hogy mi lesz
a lps, hogy tudhatnm, melyik listra akarom majd
felrni (ez olyan valami, amihez kell a szmtgp? ... a telefon?
... bngszs a boltban?). Azok, akik egy egyb" listt alkal-
maznak (azaz olyat, amelyik nem kontextus specifikus), gyak-
ran felejtik el meghozni a lpssel" kapcsolatos fon-
tos dntst is.
Gyakran buzdtom arra gyfeleimet, hogy mr a
kosr kezdetleges feldolgozsnl kezdjenek el kategorizlni,
mert ily mdon automatikusan logikus csoportokba
nek a projektek, s olyan helyeken keletkeznek
amelyek a tnyleges lpseket jelentik minden eset-
ben.
Rendelkezsre ll
A msodik legfontosabb egy tevkenysg kiv-
lasztsban az amely rendelkezsedre ll, mg br-
mi msba kellene belekezdened. Ha pldul trgyalsod 10 per-
/
sd
cen bell akkor bizonyra egszen ms tevkenys-
get fogsz vlasztani , niintha mondjuk a kt rd 1en=
ne szabad.
Nyilvn hasznos dolog tudni, hogy pillanatnyilag mennyi
ll rendelkezsedre (ezrt hangslyozom annyit a naptr s
az ra fontossgt). A teljes letre tennivalid leltr-
val maximalizlhatod az informcit a szksges aktivitsokkal
kapcsolatban, s ezltal knnyedn trsthatod a az
pp rendelkezsedre ll Magyarn, ha van 10 perced a
trgyals akkor keress egy olyan tennivalt, amely pp 10
percet vesz ignybe. Ha listid csak a nagy" s fontos' ' teen-
s projekteket tartalmazzk, akkor nem fogsz olyan ttelt
tallni, amit pont 10 perc alatt vgezhetn} el. Ha gyis el kell
vgezned azokat a kisebb is, akkor ennek leghatko-
! ' nyabb mdja az, ha kihasznlod a nap sorn add titkos kis

Rendelkezsre ll energia
Br energiaszintedet megnvelheted a kontex-
tus s fkuszod megvltoztatsval, ezen k- Mindegyiknknek van-
vl sajnos mst nem nagyon tehetsz. Amikor nak pillanatai, ame-
egy maratoni hosszsg bdzsterv vgn lyekben gyorsabban
marad nmi a nap vgn, akkor valsz- s hatkonyabban p-
n1eg nem ez lesz a legidelisabb egy po- rg a fejnk, s olya-
tencilis gyfl felkeressre, vagy a teljest- nok is, amelyekben
rendszer kidolgozsra. Ami egyltaln nem lenne
ilyenkor mg belefr: a foglals szabad gondolkod-
nunk.
megvltoztatsa, nhny kltsgszmla fel- _ Daniel Cohen
dolgozsa, vagy egy magazin tfutsa.
Miknt opciid ismerete - a lpsekkel kap-
csolatban - teszi, hogy kihasznlhasd az ppen ren-
delkezsre ll ugyangy vlik, ha tisztban
vagy azzal, amit fel kell dolgoznod s elvgezned, lvn gy
jobban sszehangolhatod aktivitsaidat aktulis energiaszinted-
del.
Azt javaslom, hogy mindig legyen kszenltben egy olyan
lista, amelyen a viszonylag kevs szellemi vagy kreatv en .
elintznivalk szerepelnek. Ha ppen ilyen l1a
kk
dd 1
,,,_,
1
. . ,,, pot an
rzed magad, a or ve e o a 1stat. es cs1nald ezeket. y .
1
, .
I" k kk k k 1" a ami
kis olvasn1va o (magaz1no , c1 e , ata ogusok), telefon/
-' kk. _, Cim-
lista bevitele a gpbe, n1appa 1szortirozsa, laptopod winch ._
1
,,, tl .. ,,, k es
ternek archiv asa, ese eg a novenye megntzse vagy a t _
utntltse mind olyan tpus tevkenysg,
valamikor gyis foglalkoznod kell.
Ez az egyik legjobb ok az organizcis rendszer vilgos
hatrainak meghzsra: knnyedn vgezhetsz hasznos dolgo-
kat akkor is, amikor nem vagy cscsformban. Amikor energid
fogytn van, s olvasnivalid rendezetlenl hevernek, szmlid
sszevissza vannak elszrva, el vagy maradva a s
Nincs okunk r, hogy sem akkor min-
ne legynk nagyon ter- den olyan hatalmas fel adatnak s ezrt
melkenyek - mg inkbb nem csinlsz semmit - ett1 viszont
olyankor s.em, mg rosszabbul rzed majd magad. Energia-
nem a legjobb forma- szinted nvelsnek egyik leghatsosabb
ban vagyunk. mdja, ha nhny elmaradsodat gyorsan
ptlod, s az ilyen tpus flbehagyott dolgokra minl elbb
pontot teszel. Ezrt fontos, hogy mindig legyen kznl egy
,,knnyen elintzhet"'' lista.
A tennivalk meghatrozshoz eddig felsorolt hrom kritrium
(kontextus, s energia) mind arra vilgt r, hogy bizony
szksgnk van egy komplett, mindenre rend-
szerre, ame1Jyel valamennyi tennivalnkat tlthat-
juk. Lesz olyan amikor kptelen leszel az ilyen
tpus gondolkodsra; ezt mr korbban kellett megtenned. Ha
. . "' . /
megtetted, akkor sokkal knnyebben fogsz tudni telJes1tem, e!
sajt tempdban utazhatsz", a helyzethez igaztva a megfe1elo
cselekedeteidet.
Priorits
Ha a kontextus s az illetve az energiaszint adott, a
kritrium, melynek alapjn tevkenysgedet megva-
'
Iasztod, a prioritstl fgg majd: Fennmarad
kzl melyik a legfontosabb ebben a pilJanatban?"
,,Mi alapjn dntk sajt prioritsaimrl?" - hangzik el a
gyakori krds szmos hallgatmtl. A krds onnan ered, hogy
ltalban sokkal tbb dolog van az orruk
mint amennyivel knyelmesen elboldo-
gulnnak. Tudjk, hogy olykor kemny dn-
tseket kell hozniuk, s lesz olyan dolog,
amellyel majd egyltaln nem fognak tudni
foglalkozni.
Ahhoz, hogy a nap vgn is nyugodtan
Lehetetlen megbklni
sajt vlasztsaiddal,
hacsak nem vagy tisz-
tban vele, hogy mun-
kd valjban is
ll.
gondolj mindenre, amire nem jutott tudatos dntseket
kellett hoznod ktelezettsgeidr1, s a szmod-
ra fontos rtkekr1. Ez a folyamat viszont szinte kivtel nlkl
komplex fggvnye annak, hogy miknt viszonyulsz a sajt vl-
Jalatodnak s neked fontos emberek cljaihoz, rtkeihez s el-
veihez, illetve ezek a kapcsolatok milyen brnak
sajt letedben.
A napi munka rtelmezsnek
modellje
A prioritsok fellltsa azt felttelezi, hogy bizonyos dol-
gok fontosabbak lesznek, mint msok; de vajon milyen mrce
alapjn lesznek ezek fontosabbak? Ebben a kontextusban a v-
lasz az, hogy munkd egsze jelenti a mrct - azaz minden,
amit magadtl vagy msoktl feladatknt elvllaltl. Itt kell
venni a kt szerkezetet, hogy tovbb gondolkodhass.
Ezek a munkd meghatrozsval kapcsolatosak. Ne feledd,
hogy br az itt kzreadott mdszertan a szakmai mun-
kdra fkuszl, a munka" szt n most mgis egy univerzli-
sabb rtelemben hasznlom, ide rtve mindent, amellyel kap-
csolatban ktelezettsget vllaltl, hogy szemlyesen vagy
szakmailag megvalstsd. A napi munkaaktivits manapsg mr
egy viszonylag jfajta jelentssel s kihvssal br a legtbb en1-
232
ber szmra, ezrt ha<.; 1nos ksz ezt megrtennk h , .
leghatkonyabb. procJ u kti vi
1, : Cj lC\\ k
hl. Amint arra korjbban 1nr kitrtcrn, egy tl , lU
k
k . . - 1 . . ' l rnun
anap a O\' l' tr(e7o iaro1n1e e aktivits egyike"! "' -
te11etcd:
nieghatroLott n1unkt vgezhetsz
A ,.bee 6' niunkval foglalkozhatsz
rvteghatrozhatod, hogy n1it szeretnl csinlni
Vgezhetsz a li std alapjn meghatrozott munkt ad-
vagy a feldolgozott inputok ki-
raJzolodo tevkenyseget - azonnal. vagy esetleg ksbbre ha-
la&ztva.
Ez jzan logika. Sokan azonban engednek a csbtsnak,
s csak a tf pu sal foglalkoznak - az ad hoc felbukka-
n feladatokkal -. mg a msik hanyagoljk.
Mondjuk, fl tizenegy van, s te az irodd-
ban l sz. pp n1ost f ejeztl be egy beszlgetst egy vratlanul
telefonl potencili s gyfllel. van hromoldalnyi
j egyzet, ameJyet kzben rtl. KollgiddaJ megbeszlsed lesz
11 -kor, addig van mg kb. fl rd. Tegnap estig tartott p-
rod csaldjval az sszejvetel , s emiatt mg mindig kicsit ki-
tve rzed n1agad (azt grted apsodnak, hogy majd vissza-
szlsz neki a . . . nu vel kapcsolatban is?). Asszisztensed pp
most tett eld hat fontos zenetet. Egy hataJmas stratgiai ter-
' ezsi sszejvetel vr rd kt nap mlva, amelyre mg ssze
kell szedned tleteidet. A kocsiban a szervizlmpcska felgyul-
ladt , amikor reggel az iroda fel jttl. pedig
a folyson, hogy szeretn hallani visszajelzsedet a
e-mailjvel kapcsolatban, mg a ma dlutn 3 rakor kezddO
megbeszls
Rendszered vajon elgg felkszlt-e arra, hogy
son tged ebben a fajta valsgban reggel fl

kor? Ha mg mindig fejben tartasz dolgokat. s mg mm nd
csak a ,,fontosabb' . tmakrket veted paprra. akkor vla.
7
szerintem ,.nem' lesz.
Azt vette1n sLre, hogy az en1berek sok-
kal knnyebben bnnak el az ad hoc eljk
trul dolgokkal s krfzisheJyzetekkel, tnint a
feldolgozand.
'-
s sszegezendd' - azaz ne1n annyira evi-
dens - feladataikkal. Knnyen bestlunk az
elfoglalt s ze1111nd csapdjba,
klnsen olyankor. atnikor szmtalan fel-
dolgozatlan s viszonylag kontrolllhatatlan
Sokszor knnyebb be-
letemetkezni a pillanat-
rl pillanatra
dolgokba, mint-
sem s
e-mail postafikod tar-
talmval, illetve egyb
flbemaradt dolgaiddal
foglalkozni.
tpus munka hever az asztalon. e-n1ailjeink kztt s a fejnk-
ben.
Tny, hogy letnk kihvsai s munkink legtbbszr
,.csapdnak be", s ilyenkor azonnal elsbb-
sget lveznek. Az is igaz, hogy a legtbb ember munkakrb1
kifolylag el kell. hogy lssa az j brmilyen form-
ban is jelentkeznek ezek. Lehet, hogy jelenik meg az
ajtban, s nhny percet beszlni szeretne veled. Valamire
megkr az egyik s ez a feladat minden felett el-

sbbsget lvez, amit aznapra terveztl. Eszreveszel egy jelen-
probln1t az egyik nagy gyflnek szlltssal
kapcsolatban. s azt azonnal orvosolnod kell.
Ezek mind dntsek. Az aggodalom akkor kezd fo-
kozdni, amikor a listn egyb tteleket figyelmen k-
vl hagyod, s nem veszed a fradsgot , hogy mdostsd kte-
lezettsgei det, legyenek ezek vagy kls1c Amikor nem
a listid szerint haladsz a munkddal, akkor folyamatosan ldo-
zatot kell hoznod, amelyet csak akkor lehet nyugodt szvvel vi-
selni, ha tudod, hogy pp mit nem csinlsz. Ehhez
rad rendszeres feldolgozsa szksges (munkd meghatroz-
sa), illetve a teljes lista-leltrad kvetkezetes ttekintse, hogy
tisztban lgy az meghatrozott is.
Ha persze tudatosan vlasztod az ad hoc munkt a beter-
vezettel szemben, az is elfogadhat, feltve, hogy ez a pillanat-
nyilag legjobb megolds. A legtbb embernek azonban
van a a tisztzsa s irnytsa, i1-
letve a teljes projektleltruk folyarnatos trtkelse ka
/
.
11
. . .. , , pcsan
Ha hagyod, hogy a p1 anatny1 surgetettseg erzse eluralkoct
rajtad anlkL hogy tudatban lennl mindannak, amit
tn nem csinlsz, akkor e,nnek eredrnnye f s aggo-
dalom lesz. t,ul a okoljk
alacsony hatekonysagukert es a stressz forrasakent. Ha viszont
tudod, hogy mit csinlsz, s mit nem csinlsz, akkor a megle-
petsek" csak j apropknt szolglnak a kreativitshoz s a ki-

Anukor s tennivalink listit tl hosz-
szan ignorljuk, akkor tovbbi az is a nyakunkba sza-
kadhat, hogy az itt megbv dolgok egy utn azonnal int-
vszhelyzetknt jelentkeznek majd, gazdagtva az ad hoc
munkk sort.
Sokan prbljk felmenteni magukat munkjuk rendszeres
meghatrozsa s a tennivalk leltrnak menedzselse all az-
zal a kifogssal, hogy a szinte vgtelennek azonnal- evi-
dens tenni valkkal foglalkoznak nap mint nap. elcs-
bulni a jl lthat, nem-olyan-fontos helyez-
svel, olyankor, amikor s organizcis
rendszered uralhatatlan. Tl gyakran hallani a zem-
mdban munkamenedzsment" mdszerr1, amely igaz-
bl csak egy kifogs, hogy ne kelljen a meghatrozhatatlan ku-
pacokkal foglalkozni.
Ez az a pont, amikor a tudsalap izomzat" szksgess-
ge valjban megmutatkozik. A legtbb ember nem olyan kr-
nyezetben fel, amelyben szksg lett volna vilgos hatrvo-
nalakkal elltni s elvgezni bizonyos tpus tevkenysgeket,
hatalmas elintzni valt menedzselve szimultn m-
don. De ha egyszer mr elsajttottad az ahhoz szksges ksz-
sgeket s szoksokat, hogy imputjaidat a
feldolgozd, integrlva azokat egy szigor rendszerbe,.
knnyebben fogsz bzni sajt dntseidben, hogy mikor nut csi-
nlj vagy esetleg ne csinlj (s kezdj helyette msba).
Ktltnc a pillanatok kztt
A feketeves" szinten villmgyorsan helyezkedhetsz
egyik lbadrl a msikra, majd vissza. Mikzben pldul
tartalmval foglalkozol, asszisztensed eld tr vala-
mit, ami azonnali figyelmedet ignyli. Semmi gond - kosarad
mg mindig van teljes feldolgozand A vratlan
tartalmval, amellyel jra foglalkozhatsz (nig ha lehetsges is
majd, ha visszatrsz hozz. Mikzben a vonal lenne) egyet jelentene
tls oldaln flre vrakozol, ttekinthe- a a spon-
ted tennivalid listjt, hogy nagyjbl kpbe taneits s a gazdag
kerlj amelyek a beszlgets pillanatok kihagys-
utn vrnak rd. Mg vrod a trgyals kez- val, amelyek az let"
<lett, rpillanthatsz az Elolvasni/tnzni" alkotelemei.
1
. . . dd
1
h "l V
1
. - Stephen Covey
istaJara, amit maga a ozta . egu , ami-
kor a trtnt vratlan megbeszls miatt mr csak
12 szabad perced maradt a trgyalsig, ezt az is
biztosan a mdon fogod tudni kihasznlni.
Ezeket az aktivitsokat csak egyenknt tudod csinlni. Ha
beugrasz valakihez egy pr szt vltani, akkor mr nem a lista
szerint cselekedsz, feladataidat feldolgozva. Az igazi kihvs az,
hogy teljes magabiztossgot rezz, amikor arrl dntesz, hogy
ppen mivel foglalkozz.
Teht minek az alapjn fogsz majd dnteni? Ez megint
csak sztns megtlsedre van bzva - milyen fontos a v-
ratlan munka minden egybhez kpest? Milyen hosszan hanya-
golhatod tartalmnak feldolgozst s ttekint-
st, anlkl, hogy dntseiddel kapcsolatos nbizalmad csorbt
szenvedne?
Az emberek sokszor panaszkodnak az lland megszakt-
sok miatt, amelyek akadlyozzk a normlis munkavgzst. A
megszaktsok azonban az let velejri. Amikor mr ele-
gancival dntesz dolgaid hovatartozsrl", s elg szervezett
vagy ahhoz, hogy az ledbe pottyan titkos kis
lni tudj, onnantl kezdve gyorsan fogsz tudni vltani kt fel-
adat kztt is. tnzhetsz majd e-maileket, mikzben egy kon-
2
Vgezz el minden ad
hoc munkt, de
ne azrt, mert gy tk-
zl a legkevesebb el-
lenllsba, hanem
Azonban
meg kell tanulnod 1de-oda tancolni a szmo
feladattpus kztt, hogy munkd
Iyozottan s biztosan folyhasson medrben.
Dntseidet azonban vltozatlanul a munkd
jellegnek s cljainak tisztnltshoz kell
kalibrlnod.
A vratlan" kezelsnek kpessge a te
mert gyis meg kell
csinlnod minden
egyb mellett. 1
Egy bizonyos ponttl kezd-
ve viszont, amikor mr nem tudod utolrni nmagadat, s uralni
a munkdat, akkor mr nagyban alshatja hatkonysgodat, ha
csupn a felsznen lthat" munkkkal foglalkozol. so-
ron pedig ahhoz, hogy tudd, mikor mit kell abbahagyni, s he-
lyette valami msba fogni, rezned keJI , hogy munkd mit, mi-
lyen mdon kvetel meg, s ez miknt illeszkedik leted egyb
kontextusaihoz. Ezt pedig csak gy rheted el, hogy letedet s
munkdat prhuzamosan tbb szinten is rtkeled.
Sajt munkd ttekintsnek hatszintes modellje
A munka hat szintjre - amint azt a 2. fejezetben mr lt-
tuk -, a magassgi szintek analgijval lehet gondolni:
12 OOO+ 1nter: egsz leted;
10 OOO mter: hrorn s t v kztti vzik;
8000 mter: egy- s ktves tervek;
5000 mter: f elelssgi kreink;
3000 mter: jelenlegi projektek;
Kifutplya: jelenlegi tennivalk.
A rendszer gy kerek egsz, ha az egyes szintek kiegsztik
egymst s igazodnak a felettk szintekhez. Magyarn
szlva, prioritsaid fentr1 lefel halad hierarchiban fogjk
egymst kvetni. Gyakorlati szinten, ha egy telefonhvs, ant
el kellene intzned, olyan tmj, amely leted cljval vagy r-
tkeivel tkzik, akkor azt nem fogod eJintzni, mivel csak gy
leszel nmagaddal sszhangban. Ha munkakrd nen1 felel meg
az egy v mlva cljaidnak, akkor rdemes tgondolni,
hogy jelenleg milyen terletekre sszpontostasz, s mirt vl-
lalsz - hogy lsd, melyik lenne a leghatkonyabb
t clod elrshez.
Nzzk meg az elbb emltett pldt lentr1 felfel. A
hvs, amit le kellene bonyoltanod (tennival), azzal a megl-
lapodssal kapcsolatos (projekt), amelynek segtsgvel az el-
adsok kr). Ez a konkrt lehe-
adna neked a rangltrn val (munka cl),
mivel ez az a piaci terlet, amelyet cged szeretne magnak
megszerezni (szervezeti Ez pedig
tged is kzelebb vinne a letsznvo-
nalhoz, anyagilag s szakmailag egyarnt
(leted).
Ha mindezt a msik irnybl nzzk,
akkor eldnttted, hogy sajt magad
F e/adatod felfedezni
sajt kldetsed, s
aztn teljes odaads-
sal belevgni.
-Buddha
szeretnl lenni, s a benned tehetsget s szellemi ka-
matoztatva egy konkrt terleten akarsz rvnyeslni, amely
sszhangban van sajt (let). Alaktasz ht egy
nll vllalkozst (vzi), nmi rvid tv m'kdsi alapelvvel
s (munka cl). Ez rd knyszert nhny kritiku-
san fontos szerepet, amelyeknek meg kell felelned, hogy bein-
duljon a szekr nhny azonnal cllal
(projektek). Valamennyi projekttel kapcsolatban lesznek majd
amelyeket a leghamarabb el kell intzned (k-
lpsek).
A harmonikus irnytshoz s inspirl produktivitshoz
szksges legegszsgesebb hozzlls az, ha valamennyi szin-
tet egyformn kiegyenslyozottan menedzseled. Minden szinten
nagyon fontos, hogy a legjobban azonostsd a bef ejezen-
s a flbehagyott dolgokat, illetve ktelezettsgeidet, ame-
lyek jelenleg a vlladon vannak. Mindig nagyon nehz lesz j
tengerekre vitorlzni anlkl, hogy elfogadnnk, s objektv
mdon felmmnk a jelen helyzetet. Mi vr rd az zenetrgz-
238 Stresszmentes produktivits a gyakorl a1ban
Milyen proj cktjcid vannak a gyerekekkel'! Milyen terlete-
krt felelsz n1unkahcJycdc11 ? Mi knyszert a vltozsra, illetve
ksztet alkot sra az el kvet kcz<> h6napokban vagy vekben? Ez
mind v{tlaszra vr bell , inert n1g nem dntttl velk kapcso-
latban, br ezekre a krdsekre gyakran mlyebben s klnb-
neJemz6 folyamatok rvn tudunk csak vlaszolni, hogy
azonostsuk a nagyobb s rejtettebb vgyain-
kat.
Van valami csodlatos abban, ahogy letnket a jelenben
ljk. Mindig elkpedek a krlttem esemnyek puszta
Legsikeresebb ott le-
hetsz, ahol pp vagy,
aclf, amid van.
- Charles Schwab
a val vilgtl. Van valami
ha nem egyenesen gygyhats
abban, hogy mondjuk, Jeskicceled hossz t-
v szemlyes pnzgyi terveidet, vagy kide-
rted a megvsrland cg sszes mltbli
adatt, vagy megprblod feltrni, hogy egy konfliktus sorn
valjban kj kinek mit mondott.
A dolgok elintzse, s az ezzel jr j rzs egyet jelent
azzal , hogy hajlandak vagyunk felismerni, elismerni s megfe-
menedzselni valamennyi tenni valnkat, amely tudatunkat
foglalkoztatja. A stresszmentes produktivits elsajttshoz er-
re lesz szksged.
Alulrl felfel haladva
Ahhoz, hogy letedet a legproduktvabb mdon l-
hesd, logikus lenne indulva tisztzni a dolgokat. Gon-
dolkozz el azon, hogy mi lehet e bolygn val ltezsed rtel-
Mindig van me. Ezek utn talld ki, hogy clod elrs-
ged arra, hogy priorit- hez milyen tpus let, munka s letstlus
saidat tisztzd a kln- lenne a legmegfelelbb. Milyen tpus mun-
szinteken. Figyelj kakr s szemlyes kapcsolatok tudnnak t-
oda, hogy melyik hori- ged a kijellt ton Milyen dolgo-
zont ignyli figyelme- kat tudnl most rgtn foganatostani s meg-
det. valstani, s ezek beindtshoz milyen fizi-
kai lpseket tehetnl azonnali
A valsgban brhonnan s brmikor rpillanthatsz priori-
tsaidra. Nekem mindig van valamim, aminek segtsgvel az
egyes szinteket tudatosabban s lesebb fkusszal lthatom.
Mindig vannak jabb s jabb elgondolkodtat vziim, jrar-
azonostand vagy kialaktand pro-
jektjeim, vagy tennivalim. Az egsznek az a trkk-
je, hogy a idben tanuljuk meg szrevenni a szks-
ges dolgokat, hogy magunkat s rendszernket is egyenslyban
tarthassuk.
Mivel mindent a felettes szinten prioritsok fognak
vezrelni , rdemes va]amennyi priorits meghatrozst a pira-
mis tetejn kezdeni. Ha pldul megprblsz prioritsokat 1l-
tani munkdban, majd rjssz, hogy igazbl nem is ez a munka
az, amelyet szvesen vgeznl, akkor elpazaroltl" rtkes
s energit, amelyet a tnyleg rdekes munka kialaktsval
tlthettl volna. Ha az alkalmazs szintjn (jelenlegi projektek
s tenni valk) nem rzed magad nyeregben, vagy nem bzol
magadban, hogy kpes leszel ezeket a szinteket menedzselni,
akkor a lefel val nmenedzsment gyakran frusztrl
/ /
erzes.
A dolgok praktikus szemszgb1 nzve
azonban azt tancsolom, hogy inkbb alulrl
felfel haladj. Mindkt segtettem mr
embereknek a megvilgosods" tekintet-
ben, s btran llthatom, hogy szinte ki vtel
nlkl akkor rtnk el maradandt valakinl,
amikor sajt vilgnak realitsaival
A legkevsb hat-
kony mdszer az, ami-
kor lefel pr-
blod menedzselni le-
tedet, mikzben lent
kosz uralkodik.
kezdtnk el foglalkozni (illetve azzal, hogy miknt tudna ura
lenni a helyzetnek), fokozatosan rtrve a magasabb szintekre.
Az alulrl felfel haladsnak legfbb oka az, hogy ilyen-
kor kitisztulnak gondolataink, s ezltal nylik
kreatv figyelmnket a s nehezebben
hatrozhat vzikra sszpontostani, amelyekhez sokszor
gondolkodsi van szksgnk. Ennek a mas1k
nagy hogy kifejezetten nagy szabadsagot es rugalmas-
sgot biztost olyan fajta gyakorlati gondolkodssal , ,
zettsggel prostva, a1nely ne1ncsak univerzlis d es szerve-
. d h "k , b/' - t ,,. ' e egyszer-
sm1n ate ony 1s - ai n11 egyen is fokuszunk t, ...
mes a mdszert elsajttani , fggetlenl attl Erde-
' pi anatn
lag nli vel foglalkozunk. Ha meggondolod magad _ b;' . YI-
. . am11veJ
kapcsolatban - , akkor p11Janatok alatt korriglhatod ho , ;-l ,
d
d 1 kh . . zzaa Ia-
so at az UJ o go oz. Ha pedig tudod, hogy kpes vag
" d . Y mind-
erre, mar tu od, hogy akar emelheted 1s a ttet. Ht nem f _
k
9
an
tasztl us erzes .
Mg a 12 OOO mteres magassg" prioritsaid leg-
fontosabb kontextusa, eddigi tapasztalatom azt tanstja, hogy
letnk akkor teljesedik ki igazn - mg nagyobb szabad-
sgrzetet s tovbbi biztostva az igazn fontos
dolgokhoz - , amikor megrtjk, s aktivizljuk valamennyi
szinten vJlalt ktelezettsgnket (klnsen a kifut" s a
3000 mteres" szinteken). Br az alulrl-felfel halad md-
szerr1 nem kell szuperlatvuszokban beszlni, mgis fontos an-
nak rdekben, hogy letnket kiegyenslyozottan, termke-
nyen s knyelmesen lhessk.
Kifutplya is hogy tennivalid listi val-
ban mindent tartalmaznak-e - ez mr nmagban is komoly
feladat lehet. Akiknek sikerl a s tr-
gyiastsra sszpontostani, hamar rjnnek, hogy szmos
telt elfeledtek, elkevertek, vagy egsz nem azonosi-
tottak. ..
Ha a naptradon kvl nincs legalbb tven klnbozo
tennival" s tpus tteled - ide:rve a
napirendi pontokat s trgyalsaidat is -, akkor ktelyeim ta-
. tt "l e Ameny-
madnak, hogy vajon tnyleg mindent sszegyuJt? e - se-
nyiben viszont szigoran kvetted a 2. rszben zet
ket, akkor most tu.dsz Ha a
mgsem ilyen rzss, s szeretnd ezt a hatodik
tudni, akkor szakts nmi s a negyedik, kvetni
fejezetben lertak szerint prbld meg a gyakorlat an
15
tancsai mat.

Amikor sikerlt rendet teremteni ezen a szinten, automati-
kusan jobban kpben leszel azonnali prioritsaiddal - ami
msklnben szinte lehetetlen lenne.
3000 mter Vglegestsd a Projektek" lis-
tt! Valban szerepel rajta minden, amivel
kapcsolatban ktelezettsget vllaltl, s tbb
mint egy lpst kell tenned a clba rsig? Ez
fogja m'Kdsed hatrait szablyozni htr1
htre, s teszi hogy fejed hosszabb
t pihenhessen - az ilyen fajta
gondolkodstl tehermentestve.
A jelenlegi munkddal
kapcsolatos valameny-
nyi szintre lel-
tr automatikusan le-
sebb fkuszt, egyfajta
hovatartozst s priori-
tsaid jobb rzkel-
st eredmnyezi.
Ha valban komplett listt szeretnl kszteni
amit ezen a szinten leted s munkd sorn szeretnl megval-
stani, akkor r fogsz jnni, hogy olyan is vannak, ame-
lyekre korbban nem gondoltl. Egy ilyen objektv leltr elk-
sztse mr nmagban nyjt, hogy tgondoltabb
dntseket hozhass pillanatnyi amikor erre alkal-
mad addik. Amikor az emberek felfrisstik Projektek" listju-
kat, akkor szinte kivtel nlkl rjnnek, hogy mennyi mindent
tehetnnek a fontos dolgok
Nagyon kevs ember szmra ll rendelkezsre egy ilyen
vilgosan krvonalazott, objektvnek mondhat adathalmaz".
Teht megprblsz dnteni a dlutni le-
gyen kznl ez az informci.
Persze, ha hasznostottad a knyv elveit, ak-
kor Projektek" listd is llapotban van. Szemlyes
trningben rszestett gyfeleink tbbsgnek ltalban tz-ti-
zent rba telik, mg sszeszedik, fel dolgozzk s rendszerezik
dolgaikat olyan szinten, hogy bzhassanak leltruk alapossg-
ban.
5000 mter Ez jelenlegi munknk kreit" jelenti.
Milyen ,,kalapokat" viselsz? Szakmai rtelemben a jelenlegi po-
zcid s munkd kerl al. A magnletben pedig csa-
ldi s barti krdben betlttt szerepedet vizsgljuk - nem
elfelejtve a sajt letedben betlttt szerepedet sem.
,...
Lehet. hogy e1.cket a s7erepkrket n1r n1eghatroztad
valarnilyen mdon is rg1tctted. Ha pldul j
krd van. s 1nunkakri lers -
krkkel. akkor a1.J k11ndula:-i1 alap khet. Ha korbban rnr v-
gigcsinltad a clkit1.s s a1. folyaniataiL
ezeknek rsos nyon1ai vannak, akkor azokat is vedd bell' a.z
j ,,cson1agba".
javas latom hogy kszts s tarts n1agadnl egy
olyan li stt, amelyen ,.kiemelten fontos terleteid'' szerepelnek.
Ezt tovbb bonthatod ,!Szakmai" s __ Szen1lyes kategrikra,
arne1y esetben egyforma n1don kell n1ajd ttekinte-
ni a jegyben. Ez egyike a leghasznosabb el-
amelyet leted n1enedzselshez hasznlhatsz.
Ellenttben a Projektek" c. li stval, ez a lista nem ignyli a heti
kalibrlst; sokka] inkbb hossz tvon kell majd nha ttekin-
Ha nem vagy egszen
tisztban vele, hogy
munkd s ll , ak
tened, hogy mg mindig rninden rvnyes-e.
Tekintsd ezt olyan, egy-hrom havonta tneg-
vizsgJand listnak, amely a potencilis j
kor mindg elhavazva /; projektek elindtsra figyelmeztet - attl
rzed magad. hogy leted fontosabb terletei 1ni-
J yen tempban vltoznak.
hogy kb. ngy-ht kulcsfontossg terle-
te van n1unkdnak, s mg egyszer ennyi a magnletcdnck.
Munkakrdbe tartozhatnak olyan krk, mint pl-
dul a 1nunkatrsak fejlesztse, rendszerek/folyamatok tervez-
se, hossz tv tervezs, adminisztrcis segtsg, marketing s
temezsi feladatok, vagy bizonyos rszJegekrt
sgvllals, teljests, t1ce-menedzsment s
hasonlk. Amennyiben sajt vllalkozsod van, figyelmed sok-
kal tbb terletre fog kiterjedni, mintha mondjuk egy hatahnas
cg specializlt funkcijban tevkenykedn1. leted egyb 1e-
r letei esetben pedig olyan dolgokra sszpontosthatsz. rninl
pldul a vagy hzastrsi szerepkr, gylekezeti rszv-
tel, egszsg, kzssgi szolgJac hztartsmenedzsn1ent, pnz-
gyi menedzsment, autogn trningek, kreatv
ts/nkifejezs stb.

A fontos terletek" lista gyakorlati rtelme, hogy biztost-
ja szmodra az ttekintst minden projektr1 s konkrt lps-
r1, hogy ennek fnyben menedzselhesd a terlete-
ket, amelyekrt vllaltl. Ha e lista alapjn
al vennd, s objektv mdon rtkelnd a projekteket - meg-
vizsglva, hogy mit csinlsz, s mit kellene csinlnod-, akkor
ktsgkvl rbukkannl szmos olyan projektre, amely
re mg nem szerepel a Projektek" c. listdon. A listt ttekint-
ve lesznek olyan fontos terletek, amelyek nem ignyelnek k-
lnsebb vltozst, mert mr foglalkozol/tl velk. Lesznek
azonban olyanok is, amelyekkel foglalkozni szeretnl, mert egy
ideje piszkl" a tma, s ezrt krelsz neki egy projektet, hogy
gondoskodhass rla. A fontos terletek" lista igazbl csak
egy jobban kivonatolt s finomtottabb verzija az emlkezte-
t1cnek", amelyet korbban mr rintettnk.
Az elmlt hsz vben trenrozott gyfeleim mindegyike
rbukkant valami fontos hinyossgra beszlgetsnknek ezen a
szintjn. Pldul gyakori a menedzsereknek s veze-
t1cnek a munkatrsak fejlesztse". Miutn eljutnak ehhez a t-
mhoz, rjnnek, hogy ltre kellene hozni egy-egy ilyen tmj

projektet - pldul Ujtani a rendszert".
A prioritsok" ttekintsnl integrlni vala-
mennyi szint jelenlegi ktelezettsgt (nmagaddal s msokkal
szemben). Ha sikerl egy ilyen munkakri lers" el-
sszelltanod s naprakszen hasznlnod, akkor
bizonyra nyugodtabban s nagyobb kontrollal fogod minden-
napjaidat meglni, mint azt az emberek tbbsge teszi a mai vi-
lgban.
8000-12 OOO+ mter Amg a hrom alacsonyabb szintin-
kbb a dolgok jelen llsval foglalkozik - tennivalid, pro-
jektjeid, kreid -, addig a feljebb szintek j-
letclodat, szndkaidat s tirnyodat tekintik priori-
tsknt. Termszetesen itt is van egy leltr, amit
ugrdeszknak hasznlhatsz, de ezek a szintek sokkal inkbb
azt feszegetik, hogy Mostani helyzetem vajon hogyan felel
.__- -
244
meg a tvolabbi Tn
1
Amikor nem : j ton haladok?" Ilyen lehet az eg eg
tos benne hogy ova . N' Yeves
k h 1 munkakn terve<ltol kezdve ( 8000 me' t ")
tartasz ak or so a- , . , '' er
f
' d tudni hogy I a hromeves karner es magnleti vzin / '
sem ogo , OO , ") ' ) at
mikor elg az elg". . (" 10 0 meter az e eted rtelmnek kere-
sse - s annak sztns megrzse, mad
az illdfejezs maximalizlsa ( 12 OOO+ mter). J
Azrt vettem egy kalap al a hrom szintet, mert
gyakran addik olyan helyzet, amelyet nem lehet egyetlen
konkrt szintre behatrolni. Tovbbi fontos szempont, hogy a
knyv inkbb a konkrt mdszerek gyakorlati alkalmazsrl
szl s nem annyira a clok s a vzik meghatrozsrl _
ezrt sem szeretnk szigor rtkelsbe bocstkozni. Ez a fajta
nvizsglat viszont termszetb1 addan felhozhat potencili-
san mly s komplex tmakrket: zleti stratgia, szervezeti
karriertervezs vagy az letclok s rtkek.
Mi arra fogjuk ezt felhasznlni , hogy megvizsgl-
juk s azonostsuk a te esetedben a motivl dolgokat, amelyek
meghatrozzk egsz munkd leltrt. Az, hogy rdemes-e cl-
ki s tirnyodat valamilyen mdon megvltoztatni
- elmlylt gondolkods, elemzs s megrzsek alapjn -
mr egy nll tmakr lehetne. Ett1 fggetlenl
mr most is vannak olyan dolgok, amelyek segtsgvel aktua-
lizlhatod gondolataidat sajt munkddal s a fontos tmkkal
kapcsolatban.
Ha most ellazult 11apotban elbvnl magadban egy kpet
a amelyben elkpzeled, hogy mit csinlsz majd tizen-
kt-tizennyolc hnap mlva (idertve munkakrdet is), akkor
milyen gondolatok jnnnek Ezen a kicsit komplexebb
szinten lehetnek olyan szemlyes dolgok, amelyeket el kellene
engedned, mg bizonyos emberi kapcsolatokat s rendszereket
ki kellene ptened, hogy grdlkeny legyen az tmenet. Mivel
manapsg a munka mozg clpontt" vlt, s a szakmai
is vltozik, szksgnk lesz
rozott projektekre, hogy sajt terletnk a realitas
talajn maradjon.
e
"'4'@
;\ magnleted tern itt kel 1 olyan dolgokra gondolni, mint
r ldul: Karricrc1n stagnlni fog, hacsak sajt
(vagy a f6nkrr1 nem tudatom hatrozottsg-
gal , hogy 1nik a cljaim." Vagy: MiJyen j aktivitsai lesznek
gyermekeimnek s neke1n kell-e majd emiatt valamit
vltoztatnom a sajt letemben?" ; Milyen mdon kell magam-
ra vigyznom, hogy karban tartsam egszsgemet?"
Ha tvolabbrl a dolgokat, akkor ilyen tpus
krdsekkel kzeJthetsz a fontos dolgok fel: Hogyan halad a
karriered? mederben van-e a magnleted? Cged
miknt reagl a krnyezetben tapasztalhat vltozsokra, s
mindez milyen hatssal van rd? Ezek azok az 1-5 ves hori-
zontra vonatkoz krdsek, amelyeket, amikor felteszek az em-
bereknek, mind ms-ms, de egyformn fontos vlaszt eredm-
nyeznek.
Nemrg olyan valakivel foglalkoztam, aki egy nagy nem-
zetkzi bankban dolgozott, s miutn nhny hnap alatt elsa-
jttotta az ltalam tantott anyagot - napi munkjt kordban
tartva - , elhatrozta, hogy ideje belevgni, s beindtani sajt,
modern ketyerkkel foglalkoz vllalatt. A cgalapts gondo-
lata eredetileg volt a szmra, de miutn elkezdett a dol-
gokon a kifutplya szintt1'' felfel gondolkodni - szintr1
szintre haladva -, sokka1 kzzelfoghatbb s termszetesebb
lett a tervezsi folyamat ezen a horizonton is.
Ha brmi olyan tevkenysgbe fogsz bele, amelynek
je tbb vre sz] (hzassg, gyerekek, karri-
er, cg vagy va1amilyen akkor jl teszed, ha elgon-
dolkodsz azon, hogy mit kellene tenned az adott projekt ered-
mnyes menedzselse rdekben.
Idevonatkoz krdsek:
Melyek cgem hossz tv s milyen tpus
projekteket kel1 al hoznom ezekhez kapcsoldan, hogy
eleget tegyek kreimnek?
Milyen szemlyes vannak, s ezekhez kapcso-
ldan milyen projekteket kell megvalstanom?
Milyen egyb trtnnek, amelyek befo-
lysolhatjk sajt lehetosege1met, 1l1etve azt, hogy mit csin-
lok?
n
1
e nhny plda, hogy a beszlgetsnek e szintjn milyen
tpus tmk bukkannak fel:
Munkd llandsul vltozkonysga, amely vllalatod vl-
toz prioritsaibl ered. Ahelyett, hogy hzon bell mene-
dzselnd a cges trningeket, tadod egy alvllal-
koznak.
Karriered irnynak meghatrozsa. Egy v mlva mr ms
munkakrt kpzelsz el magadnak, s a sima vltst a jelenle-
gi kell elindtani, mikzben utnanzel az
vagy thelyezssel kapcsolatos
.
IS.
A vllalat tevkenysgnek irnya, figyelembe vve a globa-
lizcit s a termszetes terjeszkedst. Ltod, hogy elg sok
klfldi utazs vr rd, ezrt megprblod karrieredet is eh-
hez illeszteni, figyelembe vve letstlusod preferenciit.
letstlus preferencik s vltoz ignyek. Amint gyerekeid
cseperednek, gy cskken annak szksge, hogy otthon lgy
velk, illetve ezzel prhuzamosan a befektetsi s a nyug-
djalap kpzsi ignyed.
A szinteken gondolkods sorn fel kell
ned magadnak nhny mindent krdst. Cged
van a piacon? Neked mi az letclod? Mi ltezsed alapveto er-
.
telme? Mi a szemlyes leted s munkakrd
amely vlasztsaidat befolysolja? Ez a nagy '
amellyel tbb szz knyv, modell s szakember foglalkozik,
hogy segtsenek tged a kzdelemben. ..
Mirt?": ez a nagy krds, amellyel mindannyian kuz-
dnk.
E
l d " k "letesen ren-
ete es munkd minden szintjn lehetsz to e
--11111111')
-
Cselekvs: a tennivalk kivlasztsa 24 7
cJ 1.ctl, vonalzval n1eghatrozva az egyes kis rszleteket. Mg-
is, ha cs<Jk kicsit is letrsz arrl a - szinten meghat-
rozott - igaznak" gondolt trl , amelyen mlyen gy rzed,
hogy rncnned kne, mris knyelmetlenl fogod magad rezni.
Szabadtsd meg fejedet a prioritsalap gondolkodstl!
Ha eddig nem tetted meg, akkor tarts 1nost egy pr perc
sznetet, s rj le egy paprra mindent, ami e fejezet olvassa
kzben n1egfogaltnazdotl BnniJycn gondolat is
fel az elrnlyh gondolkods sorn
vesd paprra, hogy ne kelljen f cjben tartanod.
Ezek utn dolgozd fel jegyzeteidet. Dntsd el , hogy amit
lertl , azzal akarsz-e valamit kezdeni, vagy nem. Ha nem, ak-
kor rd fel a Taln/Egyszer" listdra, vagy egy mappba, ame-

lyet Almain1 s amelyeket egyszer majd szeret-
nk megvalstani" cmmel ltsz el. Taln szeretnd folytatni az
ilyen gondolkodst kicsit formlisabb keretek k-
ztt is - pldul egy j zleti terv felvzolsa kapcsn a part-
nereiddel, vagy egy lomlet" megtervezse kapcsn a kedve-
seddel, esetleg egy konkrtabb, hromves karrierterv felvzo-
lsval, vagy azzal, hogy egy szemlyes trnert alkalmazol, aki
kpes tged vgigvinni az ilyen tpus gondolkodsi folyamato-
kon. Ha a fentiek kzl valamelyiket szimpatikus tletnek tar-
tod (persze lehet brmi egyb nagy terved is), akkor azt most
rd fel a Projektek" listra, s dnts a konkrt lps-
r61. Ezek utn lpj, vagy add t msnak, hogy lpjen vele. vagy
rd fel valamelyik listra.
Ha ezzel is megvagy, akkor ideje fkuszodat az olyan pro-
jektekkel kapcsolatos gondolkodsra irnytani,
amelyeket mr azonostottl, de nem sikerlt mg teljes mrtk-
,,.
ben kibontanod azok minden rszlett. Erdemes lesz felkszl-
nd a vertiklis" feldolgozsra.
10.
A projektek kordban tartsa
A negyedikt1 a kilencedik fejezetig megtanulhattl minden
trkkt s technikt, amely a tisztnltshoz s a pillanatnyi te-
end1ckel kapcsolatos sztns dntshozatalhoz szksges le-
het. Ez a horizontlis szint - minden, ami figyelmet s cselek-
vst ignyel rszedr1 az let horizontlis skjn. A kirakjtk
hinyz darabja a vertiklis szint - az igazn mly s remek-
beszabott gondolkods skja, amely kreatv gondolataidat maxi-
mlisan kiaknzza; gy jutunk vissza a projekttervezs tovbbi
finomtshoz s felturbzshoz".
Szksg van a lazbb tervezsre
Hossz vek ta tltk tbb ezer emberre] egytt tbb-ke-
vesebb ezrt mra bizton llthatom, hogy mindannyian
hasznt vennnk, ha mg tbbet, informlisabban s
terveznnk letnket s projektjeinket egyarnt. Ha ezt valban
komolyan vennnk, lelki terheink cskkennnek, mikzben mi-
nimlis rengeteg kreativits szabadulna fel ben-
nnk.
A tervezs folyamatban termszetesen rengeteg
gnk van a Ez azonban ltalban nem a rendkvl
komplex s szvevnyes projektmenedzsment technikkkal r-
el - mint pldul a GANIT brk, amelyet nhny szak-
ember hasznl. Akinek szksge van ilyenre, mr
gyis hasznlja, vagy megtallta a trninget s szoft-
vereket. Igazbl inkbb arra van szksg, hogy a mr
vagy kreatv s/vagy proaktv gondolatainkat
valamilyen mdon rgztsk s hasznostsuk.
248
249
A hatkony, szmunkra tbbletrtket gon-
dolkods hinynak legfbb oka, hogy nem lltak rendelkez-
snkre olyan rendszerek, amelyekkel a potencilisan vgtelen
feJbukkan rszletet eredmnyesen kezelhetnnk.
Sajt megkzeltsemben ezrt lentr1 felfel ptkezem. Ha
nem rzed, hogy jelenlegi tennivalidat teljes Minden sikeres pro-
mrtkben kontrolllod, akkor nem szvesen jekt kzepe katasztr-
fogsz tovbbi tervek szvgetsre sem fku- faknt fest.
szlni. Tudatod alatt visszautasts trtnik. - Rosabeth Moss
Viszont amint elkezded a gyakorlatban is al- Cantor
ka1mazni a knyvben lert mdszereket, gy kezdesz el hatal-
mas kreatv energikat felszabadtani nmagadban, amelyek to-
vbbi gondolatokat szlnek majd. Ha rendelkez-
sedre llnak az olyan rendszerek s szoksok, amelyek segts-
gvel knnyedn megcsapolhatod ezt a kreatv adatbzist - t-
leteidet -, akkor produktivitsod is megsokszorozdhat.
A 3. fejezetben viszonylag alaposan vgigmentnk a pro-
jekttervezs t fzisn, az tlet szintjt1 egszen a fizikai meg-
valstsig.
A most rszben olyan prakti- Olyan rendszereket s
kus tippeket s technikkat szedtem csokor- technikkat kell alkal-
ba, amelyek a termszetes, infor- maznod, amelyek pro-
mlis tervezsi folyamatokat. Br javaslataim jektjeiddel s a kln-
egyt1 egyik a jzan paraszti logika eredm- helyzetekkel kap-
nyei, az emberek mgsem kvetik olyan csolatban gyakrabban,
gyakran, mint ahogy arra szksg lenne. Al- knnyebben s m-
kalmazd atllikor csak tudod, s ne pr- elgondolkod-
bld meg gondolataidat a nagy s formlis
megbeszlsekre tartogatni.
Milyen projektek ignyelnek tervezst?
A Projektek" listn legtbb ttel esetben nem
lesz szksged semmifle kzvetlen tervezsre azon kvl, amit
a fejedben knnyen s gyorsan el tudsz vgezni, amikor a k-
..
lpsek meghatrozsrl van Az autt , .
"b , szerv1zb
vinni" projekt esete en nincs n1asra szksg, mint , e
. kid . l 1 . . a telefon
knyvet felcsapva enten1, 1ogy 1ne y1k szerviz esik , b , -
. d ,,,, , u t a es
fe1hvni a szerelot egy 1 opontert. '
Van kt olyan projekttpus, arnelyek vi szont ign
1
. . (
1
) k
1
Ye nek
valan11lyen sz1ntu tervezest: azo . ame yek mg mindi k"
. k fi l d b / / h / g
0
-
veteh a 1gye me et - ar mar meg ataroztad a
1
,_
pseket, s (2) azok, amelyekhez tovbbi potencilisan has e
al
.
1
.i:
1
k znos
tletek vagy v ami yen iontos resz ete bukkantak
Az tpusnl - az olyan projekteknl, amelyeknl tu-
dod, hogy egyb dolgokat is szksges hozzjuk meghatrozni
eldnteni s megszervezni - rszletesebben kidolgozott
szerre lesz szksged, mert a lps meghatrozsa
mr nem Ezeknl a korbban emltett termszetes ter-
vezsi modell ngy fzisnak valamelyikt vagy azok kombin-
cijt kell konkrtabban alkalmaznod: cl s alapelvek, v-
zi/eredmny, tletbrze s/vagy rendszerezs.
A msodik tpusnl - az olyan projekteknl, ahol ad hoc
mdon jnnek jabb tletek a strandon, a kocsiban, vagy egy
trgyaJson - szksg van egy helyre, ahol az ide
vonatkoz plusztleteket rgztheted. Itt lehet azokat a ksbbi
felhasznlsig trolni.
Projektek, amelyeknl a tervezshez szksg van a
lps meghatrozsra
Bizonyra van a fejedben nhny olyan projekt, amelyeket
szeretn] tisztbban, rszletesebben ltni s jobban kontrolllni.
Esetleg van valamilyen trgyals, amelyhez fontos lenne a meg-
pontokat s anyagokat sszelltani; vagy pp most
rklted meg az ves partneri konferencia szervezsnek fel-
adatt, s szeretnl mindent tltni, hogy mielbb deleglhasd
feladatokat; vagy ssze kell lltanod az t;irtozo
munkakr lerst hogy tadhasd a humn eroforras men
' akk most ren
dzsemek. Ha eddig mg nem tetted volna meg, . or -
delj egy lpst valamennyi ilyen projekt tervez s
A projektek kordban tartsa 251
hez, s rd fel a listra. Ezek utn folytasd a tovbbi
tervezsi lpsekkel.
Tipikus tervezsi lpsek
A tervezsorientlt aktivitsok leggyakoribb tpusai a k-
vetkez1c tletbrze s rendszerezs, megbeszlsek szer-
vezse s
tletbrze A figyelmedet projektek kzl nhny
esetben szksged lesz arra, hogy szabadon gondolkodhass az
adott tmrl; ez azokra a projektekre lesz klnsen rvnyes,
amelyeknl eredetileg nem volt teljesen tiszta, hogy mirt pont
azt a konkrt lpst hatroztad meg, amelyet anno
felrtl. Ezek mindegyiknl meg kell hatrozni egy
lpst - pldul tleteket felvzolni X tmval kapcsolat-
ban".
El kell dntened, hogy hol s milyen formban szeretnd
az adott tevkenysget vgezni, hogy tudd, melyik listra kell
azt fel rnod. Vajon ezt a fajta gondolkodst inkbb a szmt-
gpen, vagy pedig egy sima papron, tollal tudod a legjobban
,
vgezni? En azt a mdiumot szoktam amit az szt-
neim sgnak. Nekem ez a tevkenysg vagy a Szmtgppel''
listra, vagy a Brhol listra menne (mivel agytr-
kpeket brhol rajzolhatok, amg van nlam papr s toll).
Rendszerezs Nyilvn olyan projektjeid is vannak, amelyek-
hez mr nhny jegyzetet vagy egyb httranya-
got, s most mr csak ezeket kell feldolgoznod s valamilyen
struktra szerint rendszerezned. Ebben az esetben a
lps az lenne, hogy Rendszerezni az Y projekt anyagait". Ha
mindehhez az irodai krnyezetedre van szksg (mert minden

anyagod ott van, s nem akarod magaddal hurcolszni ), ak-
kor ezt a tevkenysget az Iroda" e. listra rd fel. Ha a projekt
anyagait mindig magaddal hordod egy mappban vagy valami-
lyen hordozhat netn laptopon, akkor a
Rendszerezni ... " tevkenysg a Brhol vagy
252
Egyb" li stra kerl, amennyiben kzzel vgzed illetve
" , a
Sznltgppel" listra, ha
vagy szoftvert hasznl sz.
Megbeszlsek szervezse Sokszor gy lehet a legjobban
rehaladni egy projekt gyben, ha sszehozzuk a folytatshoz
A szervezeti
ts legnagyobb akada-
lyozja sokszor egy ve
dnts hinya,
hogy kivel s mikor kel
lene megbeszlst tar-
tani egy fontos tm-
val kapcsolatban, hogy
haladjon az gy.
szksges fontos embereket egy kzs tlet-
brzre. Ez gyakran egy e-mailt jelent, me-
lyet minden esetleg assziszten-
sknek tovbbtsra elkldnk, vagy egy te-
lefonhvs az embernek, hogy fixljuk
az
A projektekkel kapcsola-
tos gondolkodshoz lpsknt sok-
szor tovbbi adatok van szk-
sg. Taln beszlned kell valakivel, hogy kikrd a vlemnyt
(Felhvni Jzsit, hogy elmondja a rtekezlettel kapcso-
latos gondolatait"). Vagy vgig kell bngszned a

konferencia tavalyi anyagait (Atnzni a partneri konferencia
archv anyagait"). De lehet, hogy az Interneten akarsz valami-
nek utnanzni, hogy kicsit kpbe kerlj egy j tmval kapcso-
latban (Felkutatni olyan cgeket, ahol j az rtkests").
Random projekt gondolkods
Ne hagyd, hogy a projektekkel kapcsolatos potencilisan
hasznos tletek krba vesszenek. Sokszor eszedbe jut egy szen-
zcis tlet, amelyet nem akarsz elfelejteni - de olyan helyen,
aminek semmi kze sincs a projekthez. ton a bolt fel tmad
pldul egy tleted, hogy miknt kezdhetnd a kvet-
hvgi munkamegbeszlst. Vagy otthon a spagettit kever-
getve jut eszedbe, hogy az ajndkokat milyen csomagolsban
adhatnd t a konferencia Este a hradt nzed,
s eszedbe jut mg egy fontos ember, akit szeretnl bevenni a
tancsadi testletbe.
Mg ha ezek nem is kifejezetten konkrt tennivalk, ame-
253
lyek a listkra valk, akkor is helyet kell krelni a szmukra,
ahol trolhatod s rendszerezheted valamilyen logikus m-
don. Persze a legf bb garancia arra, hogy semmi se vesszen el,
az maga a - kosarad, jegyzettmbd, paprok
(vagy hasonlk) a 1nunkahelyeden s otthon, illetve valamilyen
hordozhat formtumban (pl. indexkrtyk), ha ppen ton
vagy. Minden tletnek helyet kell biztostanod addig, amg el
nem dntd, hogy mihez kezdesz velk.
A projektgondolkodst tmogat eszkzk s
szerkezetek
Fggetlenl attl, hogy a projekttletek milyen szinten je-
lennek meg, hasznos, ha rendelkezsnkre llnak a
eszkzk, hogy rgztsk Amikor ez megtrtnt, prakti-
kus, ha knnyen hozzjuk frnk, amikor csak szksges.
Eszkzk a gondolkodshoz
Az tletgenerlsnak s a produktivits nvelsnek egyik
legnagyobb titka, hogy alkalmazzuk a tartalomhoz-a-forma el-
vt - a eszkzk serkenthetik A szerencse mindent
gondolkodsunkat. (Nekem akkor jutnak befolysol. Horgod le-
eszembe a legjobb gondolatok, amikor a re- gyen mindig a vzben;
pltren vrakozva jtszom a palmtop sz- ott fogsz halat fogni,
mtgpemmel.) ahol a legkevsb vr-
Ha nem rod le a dolgokat, akkor igen nd.
nehz brmire is koncentrlni pr percnl to- - Ovidius
vbb, klnsen, ha egyedl vagy. Amikor azonban valamilyen
eszkzt hasznostasz a gondolkodshoz, akkor akr rkig is
konstruktvan foglalkozhatsz a dolgokkal.
,
lrszerszmok
Legyen mindig kznl valami j reszkz, hogy ne ennek
hinya miatt ne vesd paprra legjobb tleteidet. Ha nincs nlam
valamilyen ralkalmatossg, akkor rgtn rzem, hogy nem
A tartalom gyakran k-
veti a formt. Adj ma-
gadnak
hogy valahol lerhasd
gondolataidat, s lss
csodt: olyan gondola-
taid lesznek majd,
amelyekre korbban
nem is gondoltl vol-
na, hogy
megy olyan knnyen a projektekkel egvb
.._._,
kapcsolatos gondolkods.
Fordtva is igaz a dolog: akkor jutottak
eszembe a legjobb gondolatok. an1ikor csak
gy hasznlni akartan1 a szp j tollaimat!
Lehet, hogy velem ellenttben tged nem hoz
annyira lzba egy-egy darab: ha vi-
szont nlgis, akkor tgy magadnak egy sz-
vessget, s invesztlj valarni spci resz-
kzbe.
Javaslom olyan helyeken is tarts j tollakat. ahol
megfordulsz - pl. a telefonnl vagy a konyhban -. hogy ott
is jegyzetelhess.
Papr s jegyzettmbk
Az reszkzk rnellett szksg lesz mg valamire: kzk-
zelben s hasznlhat formtun1 paprokra vagy jegyzet-
tmbk.re. Az A4-es jegyzettmbk azrt

a .. praktikusak, mert egy-egy oldalt knnyen le-

tombod? Tedd meg ko- h ,
1
k , 1 , 1 d "' ak
tep etsz ro u , es a e1rt ot etei et aztan cs
zelebb magadhoz!
be kell dobnod a tovbbi fel-
dolgozsig. Egybirnt arra is alkalmasak, hogy a t-
mkhoz kapcsold, kzzel skiccelt agytrkpeket eltehesd a
mappba anlkl, hogy jra kellene rajzolnod azokat.
Tblk s flip-chartok
Ha van r hely, akkor a alkoholos filcek.kel
fehr tblk s flip-chartok is nagyon praktikus gondo-
eszkzk lehetnek Nagy felletet bizto-
Honnan tudjam, hogy
mire gondolok, amg
nem hallom, amit mon-
dok?
- E. M. Forster
stanak az tletek lefirkantsra, s praktiku-
sak abbl a szempontbl is, hogy vgig ma-
gad tarthatod, amg egy tmval foglal-
kozol. Ezeket a tblkat egyarnt jl lehet
hasznlni az irodban vagy egy trgyalte-
remben, s minl nagyobbak, annl jobbak.
Ha vannak gyerekeid, akkor azt javaslom, hogy tegy1 egyet a

"'fi!}) E
255
szobjukba is (brcsak n is egy ilyen mellett nbettem volna
fel, hogy tletein1ben tmogatst kapjak!). Ne felejts el mell-
tenni/venni egy raks sznes alkoholos filcet; frusztrl, amikor
van egy cson1 filc, s egyik sen1 fog.
Amikor kt vagy tbb ember vesz rszt egy megbeszl-
sen, rden1es valakinek a tblra rni gy, hogy azt mindenki
lssa. Mg ha le is trld a gondolatokat, a puszta rsuk mr
a konstruktv tleteket. (Roppant praktikusnak tartot-
tam mr szmos esetben, amikor ttermi paprtert1ae, tnyra-
lttekre vagy akr szalvtkra tudtam brkat felvzolni, nor-
mlis papr hinyban.)
A szmtgp
Szeretek laptopom lni, amikor
gondolkodom. Annyi minden van, amit majd ksbb esetleg
hasznostani szeretnk gondolkodsombl, ezrt
amikor mr eleve digitlis formban rgzthetem hogy az-
tn ms helyekre s programokba msolhassam t a legjobba-
kat. Amint a gpet, /s n:egnylt Szmtgpedet hasz-
a program, mans konnyebben, mar-mar auto- nld gondolkodsod
matikusan megy a gondolkods is. Ezrt is helysznl.
rdemes a gpelsi technikdat fejlesztened,
illetve megtanulnod a megadhat parancskombin-
cikat - a szmtgppel val munkdnak s sz-
rakoztatnak kell lennie.
A munkdat egyb szerkezetek
A mindig kznl j eszkzkn tl, az is
produktivitsunkat, ha knnyen formtumokban
tudjuk a projektekkel kapcsolatos gondolatainkat rgzteni.
Ahogy a papr s a toll segt az tletbrzben, gy vlnak hasz-
nodra az olyan eszkzk is, amelyek segtenek az ilyen projek-
teket linerisan megtervezni s rendszerezni.
Hasznlj dosszikat vagy n1appkba lapok,H!
Egy jl n1i11di g lvc.) <lltalnos rcfcr n-
ciaanyag trol rendszer ncn1csak az n1unkafolyarria-
tokat knnyti n1eg, dc a projektekke l kapcsolatos
is nagyban egti. Sok zor gy alakul ki egy projekt, hogy re-
levns adatokat. jegyzeteket s vegyes anyagokat tallunk. \
ppen ezrt le z szksged egy nlindent tartalmaz mappra, ha
mr sszellt egy tmnyi anyag. Ha rendszered tl bo-
nyolult (vagy nem 1tez6). akkor az idejekorn sszpon-
tosts szmos Jehet"sgt fogod kihagyni. Anlint
egy n1egbeszlsr1, friss jegyzetekkel egy pp krvonalazd
tmakrre] mris rden1es egy j dosszit krelni ,
hogy ott gy1hessenek az anyagok (persze csak az utn, hogy
sszeszedted a hozztartoz tennivalkat).
Sokszor azt veszem szre, hogy a trningben
gyfelein1 mr att6J jobban urai a helyzetnek, ha ltrehozunk
egy-egy ilyen kln niappt valamilyen tmnak, ahol az sszes
odatartoz s potencilisan fontos anyagot Ilyen m6-
don fizikailag, ltvnyosan s llekben egyarnt tfogjkn az
gyet.
Ha szereted a (vagy a hatridnapldat),
akkor rde1nes a kzelben tartani friss bettlapokat is, hogy egy
Ha nincs jl j tn1nl knnyedn hozzrajzolhass, vagy.
rendszered a rossz t- rhass valamit a mr anyagokhoz,
letek trolshoz, ak- 1 ahogy szksges. Persze lesznek olyan tma-
kor a jk- krk, amelyek egy egsz szekcit vagy f-
hoz sincs. zetet ignyelnek majd, a legtbb projekt
azonban nen1 gy indul tjra'' . Tbbnyire tmnknt
egy-kt oldal, hogy nhny, arra vonatkoz tletedet trolhasd.
Szoftverek
A szoftver krdst bizonyos rtelemben homly fedi.
amelyet ki kell tapogatnod. hogy rlelj a megfeJc1<1 projektme
nedzsment" programra. Sajnos a legtbb, kifejezetten i1yen cl-
bl kszlt program tlzottan komplex s nagy kaliher ahhoz.
257
hogy praktikusan zolgJja az e1nbcrek 98 ltal ig-
nyelt funkcikat. !\ zak1nai vilg azon elhanyagolhat rsznek
amelyik tnyleg ilyen ko1nplex. Neknk, fldi halan-
dknak azonban sokkal a kis
gyakran nagyobb szoftverek n1el lkprogra1njaknt" funk-
cionl - progran1ok. an1elyek sokkal inkbb felhasznlba-
rtak". An1int azt n1r korbban is e1nltett.em, tng soha nem
tallkoztam kt olyan projekttel, amelyek teljesen azonos
mennyi s tpus rszletezst s szerkezeti infrastruktrt
ignyeltek volna. Ezrt is lenne nehz egyetlen olyan programot
tallni , amely minden clra
Elektronikus vzlatkszts A legtbb embe1nek sajt, projek-
tekkel kapcsolatos gondolatai rendszerezshez brmilyen egy-
hierarchikus funkcival br program meg-
teszi. Rgebben a Symantec ltal forgalmazott Grandview"
programot hasznJt.am, mostanban viszont inkbb a Microsoft
Word funkcijt alkalmazom a projekttervezs so-
rn. A oldalon lthat egy vzlatrszlet, amelyet az
egyik munka1negbeszlsnkhz ksztettem.
Az a a programokban, hogy lehet
egsz vagy akr nagyon komplex mdon is al-
kahnazni. Sz1nos kzl vlogathatunk a piacon,
tnindegyikkel lehetsges egy hierarchikus struktrt
krelni. Az egsznek az a trkkje, hogy egy olyan programot
vlasszunk, amelyet lvezettel s knnyedn hasznlunk, hogy
gyorsan belejjjnk a fejlcek s egyebek szerkesztsbe. Amg
meg nem tanulod a program apr trkkjeit, addig nem fogsz
tudni a valdi munkra koncentrlni (gondolataid sszeszedse
s strukturlsa).
Mindegy, hol trolod ezt a vzlatos gondolkodst; a l-
nyeg, hogy brmikor knnyen hozzfrj, s tlsd - szksg
szerint berva j inputjaidat s gondolataidat.
Programok az tletbrzhez Nhny programot kifejezetten
az tletbrzk fejlesztettek ki. Inspiration" volt
Hogyan jutunk el jelenlegi helyzetnkb61 a megoldshoz
Csomagols
i hely
= Dobozolt
= K6zlkDcllk
= Rmglszt6mlt;
= Plplr
= Menttl'9nd
= Tervrajz
= Kbelezs
= Parlco/s
= Vilgfts
, t=J Biztong
-e- Uj Iroda felllisa
t=J BtotOk
t=J Asztalok helye
Felszerelsek
Szam06g6pek
= ......
t=> Telefonok
= Fix
Egyb vltozok
= FelszereMsek
-o- Kommunikci
az egyik ilyen programnak a neve, amelyet a Tony Buzan fle
agytrkp technikk alapjn fejlesztettek ki. Volt nhny hasz-
nos tulajdonsga, de n igazbl visszatrtem a hagyomnyos
toll s papr mdszerhez, hogy az ltalam megszokott gyors s
informlis gondolkods tovbbra is gyorsan, s informlisan
trtnhessen .
. Az tletbrze folyamatnak digitalizlsval az a baj, hogy
ltalban nem gy kell elmentennk az tleteinket, mint ahogy
azt az tletbrze sorn lertuk - a lnyeg a konklzi, amely a
csiszolatlan gondolatokbl levonhat. A hipermodern, tletbr-
zzsre kitallt ktyk s ketyerk - mint pldul az elektro-
mos falitblk s a digitlis kzrst eszkzk - saj-
r
259
nos nen1 lesznek olyan mint ahogy azt feltallik
gondoltk. Magt a kreatv gondolkodst nem kell lemente-
nnk; neknk csak az abbl szrmaz struktrkra van szks-
gnk. klnbsgek vannak a a feldolgozs s
a rendszerezs folyamatai kztt, ezrt az ezekhez hasznlatos
eszkzk is lesznek. tleteidet mlesztheted egy sz-
vegszerkesztbe is.
progra1nok Amint arra mr korbban is utal-
tam, a legtbb szoftver tl szigor feltteleket
szab a tervezshez s a gondolkodshoz. Az vek sorn azt ta-
pasztaltam, hogy az emberek az ilyen programokat kiprbls
utn inkbb nem hasznljk tovbb nehzkessgk miatt. Ha
egy-egy programot sikerrel hasznlnak, akkor az ltalban eg-
szen testre szabott", hogy a cg vagy az iparg kvetelmnye-
inek maximlisan megfeleljen.
;
U gy gondolom, hogy a termszetes gondolkodssal s ter-
vezssel sszhangban, a kevsb strukturlt s sokkal funkcio-
nlisabb programok kora hamarosan beksznt. Addig is hasz-
nlj valami de
Elektronikus jegyzetek csatolsa
Ha valamilyen digitlis hasznlsz, akkor a feje-
den kvli projekttervezs javarszt elvgezheted
egy csatolt digitlis jegyzet formjban. Ha maga a projekt sze-
repel a palmtopon bell, vagy a Microsoft Outlook feladatai k-
ztt, akkor nyisd meg ott az odatartoz jegyzetedet s a projekt
egyb informciit. Csak azt tedd meg, hogy rend-
szeressggel nzed a csatolmnyokat, hogy azok
tnyleg a hasznodra vljanak.
260
Stresszmentes produktivitas a gyakorlatban
Miknt tudom mindezt sajt krnyezetemben
alkalmazni?
A lpsek'' hasonlan a ,,Projektek''
listt is naprakszen kell tartani. Ha ezzel megvagy, akkor . d'
. k' k .
1
. magadnak nmi id't - idelisan kb egy ha)
KszulJ ne 1, rea J / / - a-
szefggst, s rom orat - , hogy 1n1nden projekttel kapcso-
egy os . 'k /
1
. ,,
ondolj ki nhny kre- latban annyi vertl a 1s gondolkodst vgez-
;tv projektet. A leg- hess, amennyi csak szksges.
tbb embert jcskn Legalbb annyit tegyl meg most (vagy
lekrzheted ily m- amint lehet), hogy a szmodra leggetbb, il-
don. tetve a tged leginkbb foglalkoztat projek-
teken elgondolkodsz, az inforn1cikat s rendszere-
zed, amit csak lehet, a rendelkezsre ll eszkzeiddel.
Egyenknt vedd al, minden apr kis rszle-
tkre figyelemmel. Ekzben tedd fel magadnak a krdst: Ez-
zel kapcsolatban mit szeretnk tudni, rgzteni. vagy mire kell
emlkeznem?"
Lehet, hogy agytrkp segtsgvel akarod gondolataidat
magad el trni, vagy egy fjlt akarsz ltrehozni, s a rajzodat
oda bedobni. hogy szeretnl va-
lamit lerni az egyik programban, hogy aztn jegyzetknt" csa-
told a mappba. Az is lehet, hogy Microsoft Word-
Aggodalmaskods he- 1 ben dolgozol legszvesebben.
lyett gondolkozzunk s Az a kulcsa az egsznek, hogy tleteidet
tervezznk! jtszi knnyedsggel hasznld fel brhol; s
-Winston Churchill szokd meg, hogy energidat eleve konstruk-
tv mdon sszpontostod a vgeredmnyre s a flbemaradt
dolgok befejezsre, s nem akkor kapkodsz, amikor mr g a
hz.
Ill. rsz
A legfontosabb alapelvek
betartsnak eredmnye
?,- , r
1 .
11.
A szoksnak eredmnye
Ezek az cgys1.crt1 technikk sokkal tbbre kpesek, mint azt el-
Olyan szisztc1natikus mdszert knlnak,
atnelynek segtsgvel fejedet n1i.ndig megkmlheted a zavar
s gy a tnunkd is hatkony s ered-
1nn) es lehet. Ez 1nr nn1agban is indok lenne a
tndszerek gyakorlati alkaln1azsra.
Azonban mg ennl is sokkal tbbet rhetnk el! A kvet-
hrom fejezetben sajt tapasztalataimrl fogok beszmol-
ni. Az ehnlt hsz v sorn volt felfedezni a gyak-
ran sokkal finomabb. s egyszersmind mlyebb hatsokat is,
ainelyek az tndszerek alkalmazsbl eredtek. A
hosszabb tv ered111nyek befolysolhatjk szem-
lyisgedet, s pozitv hatssal lehetnek a vllalati kultrra is.
Ha az en1berek szreveszik, hogy krseiket s az egyb
n1egllapodsokkal kapcsolatos valamennyi hiba nlkl
s mai-adktalanul feldolgozod s rendszerezed, k-
lnleges bizalomban fognak rszesteni. Ilyen ereje van annak,
ha a befejezetlen, flksz projekteknek konkrt helyeket s em-
ltestesz. Lelkier6det h\tvnyosan de kom-
1nunikcis kpessgeiden s kapcsolataidon is javt - a ma-
gnletben s a 1nunkban egyarnt.
Szemlyes hasznod
Milyen rzs volt vgigcsinlni a s a letlts
folyamatt? A legtbben egyszerre szenvednek, s rlnek is
kzben. De ez hogyan lehetsges?
263
...
264 A legfontosabb alapelvek betartsnak eredm ,
enye
Az emberek nagy szzalkhoz hasonlan vals "l
d
. 1 "./:''} 1 11 b z1nuegt
ge 1s va e to t e :g ell a fol a , -
kzben. Amikor a szerrunanu1non1 t megkre y h mat
mesljk el rzseiket, amelyet e folyan1at kzben m, ogy
.. h " " "k" f' , . reztek, a
legtobben a zu atag , pan1 , rusztrac10 , fradts
d
" 1 "(I, h 'l"k V J ag es
un or Je zol\..et aszna J . an va affil, amit ebben a k
ban elhalasztottl? Ha igen, akkor mris
- El kellett/lehetett/tudtam volna ezt mr korbban is int _
. " z
Ill.
,
Ereztl-e a fenti negatv rzsek mellett brmilyen meg-
knnyebblst, felszabadulst vagy kontrollt is, mikzben ke-
zed alatt prgtek az iratok? A legtbben igennel felelnek erre
a krdsre. De hogyan kerthet hatalmba kt ilyen ellenttes
plus rzs egyszerre? Egyazon idben rznk aggodalmat s
megknnyebblst, rnk zdul munkamennyisget s kon-
trollt. Mi a frsz van itt?
Amikor egyszer megrted, hogy erednek a dolgaid-
dal kapcsolatos negatv rzsek, akkor - hozzm hasonlan -
te is r fogsz jnni, hogy miknt tudsz t1k megszabadulni. Tu-
lajdonkppen, amikor pozitv rzsek tltenek el az sszeszeds
kapcsn, akkor mris megkezdted sajt negatv rzseid elimi-
nlst.
A negatv rzsek forrsa
Honnan szrmaznak ezek a nem-annyira-j rzsek? Tl
sok tennival van? Nem, mert mindig tl sok a tennival. Ha
azrt rezted magad a padln, mert jval tbb dolgod van,
mint amennyit kpes vagy elltni, akkor soha nem tudnl
szabadulni ett1 az A rossz rzsek oka teht nem a tul
sok tennival. Mshol kell keresnnk.
Hogyan rezted magad, amikor valaki nem tartotta be
grett vagy egy kzs megllapodst? Azt grte neked

hogy cstrtkn 4-kor tallkozik veled, de a megbeszelt
1
0
pontban nem jelent meg, s nem is telefonlt. Gondolom,
rJ rzs volt. Amikor valaki megszegi az grett, komoly ara
A szoksnak eredmnye 265
fizet: elveszti a bizalmunkat, amelyet bel s a kapcsolatba fek-
tettnk - ez negatv kvetkezmny.
De mi az a sok 1ninden a kosaradban? A sajt magad ltal
vllalt ktelezettsgek. Negatv rzseid abbl fakadnak, hogy
kptelen vagy betartani sajt greteidet - ezek a sztesben
nbizalmad tnetei. Ha azt a
feladatot adtad ki magadnak, hogy vzold fel
az j stratgiai terv alapjait, s ezt nem tetted
Az aggodalom s a
rzse nem
abbl fakad, hogy tl
meg, akkor rossz rzsed lesz. Azt mondod sok tennivald van;
magadnak: rendszerezd a dolgaidat" -, ezek automatikus k-
majd nem rendszerezel; dvzllek a
dat s frusztrci birodalmban! Megfoga-
dod, hogy mg tbb fogsz gyerekeiddel
tlteni, de nem tudod tartani - voil! nyug-
talan vagy s tlterhelt.
vetkezmnyei annak,
hogy az nmagadnak
tett greteidet meg-
szeged.
Hogyan lehet az nmagadnak tett gretek
megszegst
Amennyiben a rossz rzsek greteid be nem tartsbl
erednek, hrom van orvosolni s egyszer-
smind elejt venni a negatv kvetkezmnyeknek:
Ne tgy gretet!
Teljestsd az gretedet!
Mdostsd az gretedet!
A fenti hrom opci mindegyike ha szeretnd a kel-
lemetlensgeket elkerlni.
Ne tgy gretet!
j rzs volt rgi dolgaidat sszeszedve r-
bkni egy nagy kupacra, s azt mondani: Ezekkel mr nem
akarok tbbet foglalkozni, ezrt kidobom." A flbehagyott dol-
gok kezelsnek egyik legjobb mdszere, ha nemet mondunk.
Ha kicsit lejjebb tennd a magadnak fellltott lcet, akkor
bizonyra minden knnyebben menne. Ha nem rdekelne
266
A legfontosabb alapelvek betartsnak eredmnye
annyira, hogy minden tkletes - szJ<)i Sl,crt.-
ped, munkahel yi rend zered. moralJa, szrnt
6
gpc\
programjaid fri s es ge - . akkor sokkal kevesebb tcendxJ
akadna.*
Ktlem azonban! hogy tandardjaidbl engednl. Amikc;r
azonban tnyleg rted ennek a lnyegt, valszn1eg kevel>ebb
gretet fogsz majd tenni. Tudom, hogy nlam ez gy mkcii;u.
Rengeteg ktelezettsget vllaltam, csak hogy megprbljak
megfelelni az embereknek. Amikor rjttem, hogy milyen rat
fizetek sutyiban" azrt, hogy nem tartom az greteimet, mr
sokkal tudatosabban figyeltem azokra, amelyeket tnyleg meg-
grtem. Az egyik biztosttrsasgnl dolgoz jellemez-
te e rendszer alkalmazsbl szrmaz legnagyobb
Korbban mindenkinek azt mondtam, hogy Persze, majd
megcsinlom!, mert nem tudtam, hogy valjban mennyi teen-
d6m sznnazik a korbbi greteimb1. Most, hogy egsz lelt-
ron1at tisztn s tfogan ltom, mr csupn integritsom fenn-
tartshoz is szksg van r, hogy azt mondjam: Nem, sajnos
azt nem tudom rnegtenni. Elnzst krek! Az a legelkpesz-
tbb, hogy az emberek ahelyett, hogy kiakad-
nnak a reakcimon, csak mulnak a fegyel-
mezettsgemen !"
Ha tisztban vagy mun1
kd objektv leltrval, j
akkor sokkal knnyeb-
ben tudsz tisztessg- l
gel nemet mondani. 1
Egy msik gyfelem, aki vllalkozknt
tevkenykedik a szemlyes trning zletg-
ban, azt mondta nemrg, hogy vllalsai lel-
trnak elksztse rengeteg stresszt s aggodalmat vett le a vl-
lrl. Azltal, hogy mindent szigoran a gyjt1cosarba helye-
zett, arra knyszerlt, hogy tgondolja mindazt, amivel tnyleg
foglalkozni akart valamilyen szinten. Ha arra sem volt hajland .
..------

* NpszenI elmlet volt az hogy ha
koncentrlsz, azzal leted egyszenlbb vlik. n az ellenkc1.6 oldal r) 'k
tek a dolgok fel: az emberekre zdul rengeteg munka
Ezek az rtkek s elvek kritikus elemei az rtelemnek s !J
verd r magad - minl jobban figyel sz ezekre. annl tbb dologrt og tud-
rezni. Lehet, hogy elveid segtsgvel
m dntseket hozni, de ne gondold azt, hogy ett61 egysz,en1bb az.
- -
A szoksnak eredmnye
267
hogy valamivel kapcsolatban egy cetlit dobjon a
akkor azzal egyszcr(frn nern foglalko/otl tbbet!
Ezt a fajta lartorn. En-
nek a aL egyik legnagyobb el6nyc. hogy a1nikor
tnyleg vllalsz azrt, hogy 1nindcnt , an1i a fejed-
ben van, rgzts. s nyomon kvess, akkor ktszer is n1eggon-
Jolod, hogy vllalsz-e olyan elktelezettsget. a1nelyre nincs
igazn szksged, vagy nen1 akarsz vele foglaJkozni. Ha nem
tudod felmrni , hogy mennyi mindennel kell foglalkoznod, az
olyan, mintha olyan hitelkrtyd lenne. amelynek sem a li1nitjt,
sern az egyen1egt nem isn1ered - sokkal knnyebb
lennek lenni ilyenkor.
Teljestsd az gretedet!
Persze van egy m ik mdszer is a rossz rzsek elin1in-
lsra: ktelezettsgeidet s greteidet tartsd be, hogy aztn ki-
pi plhasd "kct , amikor elintzted, amit kelJett. Ttulajdonkppen
szeretsz gykdni . a dolgokat intzni, csak legyen elgedett-
sg-rzsed a vgn. hogy be is fejeztl vala- A cselekvs feszlts-
mit. Ha kezdend elintzni a dolgokat, ame- a befejezettsg
lyek n1int kt percet vesznek nyugalmba.
ignybe, akkor bizonyra te is knnyen azo- - .Julia Louis
nosulni tudnl az ebb1 fakad lelki kny- Woodruff
nyebbsggel s Rengeteg gyfelem rzi magt szu-
perl n1r egy-kt rnyi rendraks s kupacszortrozs utn is,
n1ert annyi mindent tudnak a ktperces szably betartsval el-
intzni vagy befejezni.
Az egyik htvgn pldul elintzhetsz egy csom ssze-
gylt lds intznivalt a vrosban, amelyek otthoni dolgaiddal
vagy leted egyb terleteivel kapcsolatosak. Amikor val.a-
mennyi befejezetlen dolgodat sszeszedted, s listra rtad -
kicsit s nagyot egyarnt-, akkor fogod csak igazn azt rezni
(akr inspirci, akr kreatv undor vagy flelcrn formjban).
hogy valamid nagyon harcol azrt, hogy bizonyos ttelek Jcke-
riHjenek a listrl.
L
268 A legfontosabb alapelvek betartsnak eredmnye
Ltszlag rnindannyjan ki vagyunk hezve egy ki s
lemre. Leginkbb gy csillapthatod hsgedet, ha knnyen ki-
feladatokat vlasztasz - olyanokat, amelyeket nem-
csak elkezdesz, de be is fej ezel.
Csinltl mr meg olyan feladatot. amely nem volt a listn,
de amikor befejezted, felrtad, mint elvgzett tevkenysget? Ha
igen, akkor tudod, hogy mire gondolok.
Van itt azonban mg egy fontos szem-
Sokkal knnyebb gre- pont. Hogyan reznd magad ha a listidon
teket teljesteni , amikor
1
,,
1
k , k 'db "'l "' ,
dod h
.k k
1
szerep o tete e es a upaca1 o szarmazo
tu , ogy m1 azo . , .
1
, k
tevekenysgek mind le ennene zarva - ra-
adsul sikeresen? Valszn1eg ugrlnl rmdben, teli kreatv
energival. Persze mi lenne hrom nap mlva? Igen, egy jabb
lista, ami radsul mg nagyobb is! Olyan boldog lennl a sike-
reidt1, hogy mg tbb s mg nagyobb dolgokat vllalnl.
Ez mg hagyjn . . . de mit szlna a ltvn pro-
duktivitsodat s eredmnyeidet? Igen: mg tbb dolgot bzna
rd! Ez a karrier 22-es csapdja: minl jobb vagy, annl jobban
szeretnl mg jobb lenni.
Mivel valszn1eg nem fogsz lejjebb adni a megszokott
sznvonalbl , vagy felhagyni a tovbbi teend1c krelsval,
ezrt jobb, ha megbklsz a harmadik opcival, mg tel-
jesen kignl.
Mdostsd az gretedet!
Ttelezzk fel, hogy meggrtem neked, hogy tallkozni
fogunk cstrtkn 4 rakor, de gretem utn t1tkeltem a
sajt vilgomat. j prioritsaim alapjn gy dntk: nem fogok
veled tallkozni cstrtkn 4-kor. Azonban az meg
nem jelens helyett mit kellene tennem, ha szeretnm a kapcso-
latunk integritst Igen: telefonlni, s mdostani
az Egy mdostott megllapods nem egy megsze-
gett grettel
/ .
Erted mr, hogy mirt rzed majd jobban magad, ha min-
dent kirsz a fejedb1, s magad el teszel? Mert automatikusan
A szok.s.nik eredmnye 269
mdosthat __ be! !->6 azl- , A megbocsts aktusa
tal, hogy rajuk elgondolkodsz egy 1 ad egyedl
kicsit, s vagy ahban a pillanatban, ! get arra, hogy a
vagy azt mondod: nNem, nem A j vet kapcsolatban lta-
problma a olyan
1
tban kreatvan gon-
mdostani , arnelyekre dolkov.unk.
nem emlkszel! - Desmond Wilson
A tny, hogy nem valamire, Atya
amivel kapcsolatban mcgl1apodtJ sajt magaddal, mg nem
azt jelenti, hogy nem fogod magadat tekinteni rte.
Krdezz meg brmilyen pszicholgust, hogy fejed azon rsze,
amelyik trolja a mennyi mlt vagy
zkkel br, s azt a fogod hogy semennyivel. Ott
minden jelen zajlik. Ez azt jelenti, hogy amint utastod
magad, hogy tgy valamit, az fejed rvid tv memrijban t-
roldik, amely azt gondolja, hogy azt a valamit llandan ten-
ned kellene. Ez pedig annyit jelent, hogy amint prhuzamosan
kt feladatot adtl fejednek tennivalknt, azonnali s automa-
tikus stresszforrst, ilJetve kudarclmnyt hoztl ltre, mivel
nem vagy kpes azokat egyszerre elltni.
A tbbsghez hason1an bizonyra neked is van otthon va-
lamifle trolhelyi sged - taln egy garzs-, ame11yel kap-
csolatban egykor megfogadtad ()ehet, hogy ennek mr hat ve
is van!), hogy rendbe s kitiszttod. Ha ez igaz, akkor
bizonyra van egy olyan kis rsze a fejednek, amely hat ve
gondolja azt folyamatosan, hogy nonstop rendezned kellene azt
a helyisget. Nem csoda, hogy az emberek ilyen fradtak! Fel-
figyeltl sajt kis bizottsgodon bell arra a hangra, ame-
lyik folyton neked tmad, valahnyszor elstlsz a garzs
Mirt stlunk a garzs Nem kellene inkbb rendbe ten-
nnk?" Mivel mr alig brod elviselni sajt szenvedsedet, las-
san be sem msz, ha nem muszj, hogy ne kelljen r gondolnod.
Ha el akarod hallgattatni ezt a kis hangot, akkor hrom
sged van a sajt magaddal kttt meglJapods kezelsre:
,/
1. Garzsoddal kapcsolatos elvrsaidat cskkented (
1
h h
, . ezt e-
et, ogy mar meg 1s tetted). Baromi rendetlen gar
d k
. / d k zsom
van . . . e it er e eJ ?"
2. Tartsd be az gretedet - tedd rendbe a garzst.
3. a rendbe tenni" feladatot a Taln/Egyszer"
hstara. Igy amikor hetente ttekinted ezt a listn, legalbb
azt mondhatod magadnak, hogy Nem, nem ezen a hten."
Amikor aztn legkzelebb a garzsnl jrsz, csak annyit
fogsz haHani bellr1, hogy Haha! Nem ezen a hten!".
En ezt teljesen gondolom. gy fejnknek van
egy olyan rsze, amely ltszlag nem tesz klnbsget a kztt
a kt megllapods kztt, hogy rendbe tesszk a garzsunkat,
illetve felvsrolunk egy cget. Ott bell csak egy
gret vagy megllapods magunkkal - vagy tartjuk vagy
nem. Ha valamit bell trolsz, akkor amint nem lpsz vele azon-
nal rgtn megszegett" gret lesz.
Radiklis bcs a hagyomnyos
Ez a mdszer radiklisan eltr a hagyomnyos
nedzsment modell elveit1. Azok a modellek ltalban azt suly-
koljk az emberbe, hogy ha valami, amit meg kellene csinlnod,
nem olyan fontos, akkor nem lehet a nyomon kvetse, a me-
nedzselse vagy a vele val foglalkozs sem fontos. Sajt ta-
pasztalatom alapjn azonban ez pontatlan megfogalmazs, leg-
albbis abban az rtelemben, ahogy a kevsb tudatos rsznk
mKdik. Fejnk tudatos rsze viszont tnyleg gy mKdik,
ezrt minden egyes megllapodst tudatos szintre kell hoznunk.
Ez azt jelenti, hogy muszj mindent tudatos bersggel, rend-
szeres rgzteni, trgyiastani s ttekinteni, hogy
a dolgok az nmenedzsels arnjn bell oda kerlhessenek,
ahova valk. Ha ez nem trtnik meg, akkor a dolgok sokkal
tbb szellemi energit emsztenek fel, mint amennyit megrde-
melnnek. . .
6
_
Tapasztalatom szerint minden, anut szellenu RAM mem
rinkban trolunk, a megrdemeltnl mindig vagy tbb, vagy

A szoksnak eredmnye
271
kevesebb figyelmet kap. Valjban ne1n azrt be min-
dent, mert minden egyformn szmt. E1lenkez1eg: pont azrt,
me11 semmi se1n egyformn fontos. A befejezetlen s ssze nem
szedett dolgok ugyanolyan tnlabs egyformasgot jelentenek
nyomasztsguk s figyeletnignyk szempontjbl.
Milyen van szksgnk?
Minden egyes, mg be nem ttel azonostsakor
jobban fogod rezni n1agad - legyen az brmi. Amikor azt
mondod: Jaj igen: vajat kell vennem, ha legkzelebb boltban
jrok," majd ezt felrod a bevsrl listdra, akkor mris meg-
szabadulsz egy tehert1. Amikor eszedbe jut: Fel kell hvnom
pnzgyi tancsadmat a befektetsi alappal kapcsolatban," s
ezt felrod egy olyan helyre, amelyrl biztosan tudod, hogy sz-
re fogod venni (pl. Telefonok" e. listdra), akkor utna is job-
ban rzed magad. Fnyvnyi klnbsg lesz azonban, amikor
mindent sszeszedtl.
Honnan tudod, hogy mg mennyi van htra a fo-

lyamatbl? Es mikor van vge? Csak akkor, amikor mr sem-
mi sincs a fejedben. Ha valami azt sgja, hogy mg mindig nem
teljes a leltr, akkor az eddig halmazt sem lehet 100

szzalkosnak mondani. Es honnan tudod, hogy semmi nincs
mr fejedben? Onnan, hogy semmir1 nem kapsz tovbbi eml-

Ez persze nem azt jelenti, hogy a fejed res". Ha tudato-
san led leted, akkor agyaddal mindig sszpontostani fogsz
valamire. Amikor azonban egyszerre csak egy dologra kell
sszpontostani, akkor rezheted magad csak igazn a cs-
cson".
Javaslom, hogy dolgokrl gondolkozz, ne pedig dolgokra!
Tbbletrtket szeretnl hozzadni a projektjeidhez s kapcso-
lataidhoz, nem pedig szimpln emlkeztetni magadat ltezsk-
r1. Ahhoz, hogy tnyleg rlelj a produktivits helyre s hely-
zetre, mindent rgztened kell. Figyelmed sszpontostsra s
szoksaid megvltoztatsra lesz szksg, hogy trenrozd ma-
gad a legaprbb megllapodsok felismersre s azok letlt-
272
, ,. (paprra), an1int fcjeuhcn rncgalkotou ezeket. A
sere / .
1
. . . s1
folyanlat gJoblis s <.tZ U.J a_Jta viselkeds integr-
lsa, a1nellyel vaJan1enny1 injr ... " hclpskor rgztesz,
egyszeii-e fog adni, s lesz JcJcff1cJc)cn produktv.
A szoksnak haszna partneri
kapcsolatokban s vllalati kultrkban
Mi van akkor, ha minden e1nbcrben, aki egy csapatban van
_ Jegyen az hzassg, munkaheJyi rszleg, munkakzssg,
csald vagy cg - megbzhatunk olyan hogy
semmit sem fog elfelejteni, s a keze kzl kicsszni hagyni?
szlva, ha eljutottl erre a szintre, akkor mr nem azon
fogsz gondolkozni, hogy ki ejti e) a labdt - ennl sokkal na-
gyobb do1gok fognak mr foglalkoztatni.
Ha azonban mg niindig a kommunikciban vannak hi-
nyossgok, akkor az egsz kultrt thatja a frusztrcinak egy
bizonyos szintje, iJJetve egy ltalnos nyugtalansg. A legtb-
ben gy rzik, hogy ha nem fogjk folyamatosan a tbbiek ke-
zt, akkor brmi kicsszhat, flre mehet vagy e) a rend-
,
szerben", s egy adott pillanatban fel is robbanhat. Eszre
sem veszik, hogy ez az rzs azrt van, mert hossz ideje ten-
ebben a helyzetben, s mr tekintik,
akr a gravitcit. Nem kell, hogy ez gy legyen.
,
En ezt vek ta figyelem. Olyan emberek lpnek be le-
tembe nha, akik mg nem alkalmazzk a fent emltett produk-
tv viselkedsi formkat, s azonnal ki lehet szrni, mert
furcsn viselkednek. Jmagam teljesen tiszta szellemi RAM-
mal", s vilgosan tlthat rendszerben lek idestova hsz ve.
Amikor egy cetli hever feldolgozatlanul valakinek a
sarban, vagy egy beszlgets sorn elhangzik a J, majd elin-
tzem!" mondat, de nem rnak le semmit emlkeztet1, akkor
az n ajjaj" szirnim megszlalnak. Ez szmomra
gadhatatlan viselkeds. Sokkal nagyobb pecsenyket lehetne in-
kbb megstni, mintsem azon aggdni, hogy valaki valahol va-
Jarni t elfelejt.
-
A szoksnak eredmnye
273
Tudnom s bznom kell benne, hogy bnnilyen krs vagy
relevns informci, amelyet egy msik ember hangpostjra,
e-n1ailjre kldk, egy beszlgetsben vagy , ,
egy cetlin kommuniklok fel, az majd beke-
1 ,,,, d "b
1
h ,,,, l to energ1at veszi el a
ru az o ren szere e, es a e eto eggyor- , . , ,
bb f
.
1 1
d
1
d , v1z k1lapatolasa.
sa an e esz o gozva es ren szerezve,
hogy alkalomadtn dnthessen az ezzel kapcsolatos teend6kr1.
Ha a cmzett mondjuk csak a hangpostjt kezeli szvesen, mg
az e-mailjeit s a pap1jait kevsb, akkor ezzel lebntja a kom-
munikci hatkonysgt. Ez azonban elfogadhatatlan magatar-
ts minden olyan cgnl, amelynek elve, hogy minden a legke-
vesebb trtnjk.
Amikor vltozsra van szksg, bznunk kell benne, hogy
a vltozst kezelik. Brmely p rendszer so-
ron csak annyira mint leggyengbb lncszeme;
sokszor pont egy kulcspozciban ember kommunikcis
passzivitsa jelenti a rendszer Achilles-sarkt.
Ezt klnsen akkor veszem szre, amikor olyan munka-
helyeken jrok, ahol vagy nem lteznek vagy
tlcsordulnak, mivel nem foglalkoznak velk mr
hossz ideje. Ezek a kultrk ltalban komoly zavartisz" -ben
szenvednek, mert kptelenek megbzhat mdon
kommunikcis rendszerket.
A stabil rendszerrel munkakultrkban - ahol az
utols paprfecnit is nyilvntartjk - az tlthatsg kzzelfog-
hat. Szinte mr nem is tudatos lik meg, mert
mindenki jval nagyobb s fontosabb dolgokra tud koncentrl-
ni. Ugyanez rvnyes az olyan csaldokra is, ahol
rakat rendszerestettek - a a gyerekeknek, a bbi-
szitternek, a vagy brki msnak, akivel rend-
szeres kapcsolata van a csaldnak. Az emberek sokszor csodl-
koznak, amikor elmeslem nekik, hogy felesgemmel klcsn-
sen egyms helyeznk el dolgokat, mg akkor
is, amikor nhny mterre vagyunk egymstl; szmukra ez
hideg s gpies". Azonban ez a cselekedet nemcsak egy udva-
riassgi forma, amellyel elkerljk, hogy a msikat megzavar-
27 4 A legfontosabb alapelvek betartsnak eredmnye
juk n1unka kzben, hanem ez a gyakorlat tovbb a me-
legsget s a kapcsolatunk szabadsgt is, mert a rutin dolgokat
elltja a rendszer, s gy mi tnyleg egymsra figyelhetnk.
Sajnos a szemlyre szabott rendszereket nem lehet egys-
ges formtumban alkalmazni. Mindenkinek szksge van a sa-
Otyan szervezeti kult- jt maga ltal legjobban hasznlhat rendszer
ra kialaktsra van megteremtsre, hogy hatkonyan foglalkoz-
szksg, amelyben el- hasson azzal, ami tnyleg figyelmet rdemel.
fogadhat, hogy min- Mindenki viszont az eredm-
denkinek tbb mint ele- nyekrt s a munkk nyomon kvetsrt, il-
munkja van, letve menedzselsrt. Mg valami: a knyv-
de emellett mindenki- ben kzreadott informcit is tadhatod ne-
nek megengedett az,
hogy blcsen eldntse,
hogy mit nem csinl.

kik. Igy legalbb nem mondhatjk, hogy 'k
nem kpesek erre - hisz minden tmutat.itt
van.
Ez persze nem azt jelenti, hogy mostantl mindent - amit
eddig a tudsalap vilgrl elmondtam (remlem, -
mindenkinek be kell tartania, mg akkor is, ha az meghaladja a
sajt kapacitst. A lnyeg az, hogy kpesek legynk meglla-
podsainkat folyamatosan mdostani - amennyiben s akivel
szksges-, hogy bkben ljnk mindennel, amit ppen nem
tesznk. Ez az igazi tudsalap munka - egy komplexebb szin-
ten. Sajnos azonban nem juthatunk el erre a szintre a
golyll" rendszerek alkalmazsa nlkl. Ne felejtsd
el: nem tudsz olyan megllapodst mdostani, amelyre nem
emlkszel. Persze azokat a megllapodsokat sem fogod tudni
mdostani, amelyeket msokkal ktttl, de a rendszeredben
nyoma veszett.
Amikor egsz csoportok alkalmazzk a 100 szzalkos
elvt, ezzel egy vzhatlan vitorlshajt ptettek ma-
guknak. Ez mg nem azt jelenti, hogy j irnyba is haladnak,
vagy hogy a hajn vannak; ez csak annyit jelent,
hogy az adott hajn, az adott irnyban a leghatkonyab-
ban vitorlznak.
12.
A tennival"
eldntsnek eredmnye
Szemlyes kldetsemnek tekintem, hogy az ltalnos gondol-
kodsi folyamat szerves rszv tegyem a ,,Mi a ten-
nival?" c. krdst. A vilgot olyannak kpzelem el,
amelyben nem ]esz trgyals vagy megbeszls, amely vget r-
ne anlkl, hogy a felek meg ne llapodtak volna a szksges
lpsekben, konkretizlva, hogy melyek ezek, meg-
nevezve a V zimban a szervezetek olyan standar-
dok alapjn amelyek rvn minden munkatrs a sa-
jt terletre projektekrt vllal, s az el-
intzshez szksges dntseket menedzseli. Kp-
zeld el , micsoda szabadsgot jelent majd mindez: gy aztn
tnyleg a fontos dolgokra s koncentrlhatsz!
Az vek sorn azt vettem szre, hogy
valahnyszor konzisztensen alkalmazzk a Amikor egy vllalat
Mi a tennival?" krd- (vagy egyb csoporto-
suls) kultrjba
st, az emberek s a csoportok energiaszintje szervesen integrlja a
s produktivitsa exponencilisan A Mi a l-
krds, br mgis ritkn ps?" krdst, auto-
ltni alkalmazst a szksges helyeken. matikusan tbb energi-
Megltod, milyen frusztrl lmny, ja lesz a csoportnak,
amikor te (s krnyezeted) mr alkalmazza a mikzben produktvab-
Mi a lps?" mdszert, s hirte- ban, tisztbban s job-
len szembetallod magadat egy olyan part- ban
l k
. . H .r.i t .
1 1
fognak dolgozna.
nerre, a 1 viszont nem. aszna a ava o yan
knnyen vilgoss vlnak bizonyos dolgok; ezrt rm-
275
lornnak a mdszert nern ernberekkel val inunkaka
csoJat. P
Mindannyian \' aeyunk a ,
. . . . , , ._ ma-
so kka J kotott illetve ez -
nyilvnta1ts11. Ezen tln1en6cn pedig niindcn olyan
" 1 " f l 1 " 11 J ne
nyert. an1e yc11 e e os:eget va . a dntseket kclJ hoznunk
a lpsekkel k3pcsolatban. Nagy klnbsg van
azonban akztt, hogy akkor hozunk dntst, amikor a dolgok
felbukkannak. vagy akkor, arnikor n1r robbannak.
A mdszer forrsa
Ezt az mdszert tbb mint
hsz vvel tanultan1 rgi bartomtl s 1nentoro1ntJ,
Dean Acheson-t1 (aki nem rokona az egykori amerikai llrun-
titkmak). oean korbban veket tlttt vezet6k kpzsvel, azt
kutatva, hogy mi szksges a lelki ellenlls tnegtrshez,
a1nelyct az emberek egy-egy projekt s helyzet kapcsn tans-
tottak. Egy szp napon fogta az egyik asztaln
s sorra kezdte faggatni a gazdjt - kvzi knyszert-
ve a dntshozatalra -, hogy mi a azzal
kapcsolatban. A krdsek megvlaszolsval olyan azonnali s
kon1oly ered1nnyt rt el az a bizonyos hogy Dean mg
vekig folytatta e rndszer tkletestst, ugyanezt a technikt
alkaltnazva a feldolgozsnl is. Azta mindketten
rengeteg en1bert kpeztnk ezzel a fontos mdszerre], s mg
mindig teljesen zembiztosnak tartom a dolgot. Ki vtel nlkl
minden alkalommal a produkti s az ember lelki
nyugaln1t, ha meghatrozzuk a fizikai tenni valt va-
laminek az rdekben.
A cselekvs megteremtse
}
Hogyan lehet vaJami ami ilyen ilyen hatkony ;
A krds megvlaszolshoz arra kr1ek, hogy tarts velem
..
A kvetkez tennival" eldntsnek eredmnye 277
a korbban lert lista" jbli megtekints-
ben (Id. 143. oldal). Ha ez most tl nagy feladat, akkor annyit
tegyl meg legalbb, hogy a fejedben projekteket tgondo-
lod. Motoszkl benned az az rzs, hogy ezek a dolgok nem
olyan konzisztensen s termkenyen haladtak vgcljuk
fel, m.int amennyire haladhattak volna? Valszn1eg magad is
beltod, hogy bizony van egy pr ilyen beragadt" ttel kztk.
Ha nem voltl benne teljesen biztos, hogy el kell intzned
egy telefont, vagy el kell kldened egy e-mailt, esetleg valami-
nek utnanzni, vagy valamit megvenni lpsknt,
akkor az a bizonyos projekt bizony nem haladt Az egsz-
ben az az ironikus, hogy ltalban kevesebb, mint tz msod-
percbe telik a listn projektekhez kapcsold kvetke-
lpsek meghatrozsa, illetve az ezzel kapcsolatos dnts
meghozatala. A legtbb ember azonban mg mindig nem tette
meg ezt a tz msodperces gondolkodst.
Az egyik gyfelemnek pldul ott van a listjn, hogy gu-
mjk".
Megkrdezem ht t1e, hogy Ez meg mit takar?"
Azt mondja: Ht, j gumikat kell vennem a kocsimhoz."
Akkor mi a lps?"
Ezen a ponton az gyfelek tbbsge sszerncolja a hom-
lokt, majd elkezdi vakarni a fejt, s gy szl: Ht, azt hiszem,
fel kell hvnom a gumist, s megtudni nhny abroncs rt."
Nagyjbl ennyi van szksg minden esetben, hogy
eldntsk, mit is kellene tennnk" az gynk rdekben. Csu-
pn csak ennyit kellene gondolkodnunk, de az emberek tbbs-
ge mgsem teszi ezt meg.
V alszn1eg az is stimmel, hogy akinek j gumikra van
szksge, mr egy j ideje ltja a projektet sajt radarkp-
Ugyanez az ember mr rengetegszer volt telefonk-
zelben, szabad percekkel s hasznosthat energival, hogy le-
bonyolthasson egy ilyen telefont. De akkor mirt nem intzte
el? Azrt, mert abban a lelkillapotban az utols dolga lett vol-
na, hogy minden projektjt tgondolja, s hozzrendeljen egy
278
lpst - idertve a kerekeket is A
a pillanatokban egyltaln nem akart gondolkodni. zokban
Ennek az embernek arra lett volna akkor szks h
k. l"r ge, ogy
addigra mr mindent ita a JOn, amit tenni akait. Ha kigo d .
,,,, . 1 "t" kk .k . n olJa
a ,,kvetkezo tenniva o a or, ami or van tizent szabad
"l " 1 "" l + per-
ce egy megbesze es e ott, egy te e1onJa, arrut hasznlhat e' ,
. ,
mi energija - mondjuk 4,2 egy 10-es skln -, akkor r il-
lanthat a sajt tennivalinak listjra, s rmmel
, . rajta a Gumist felhvni az abroncsok ra
A !1'1lads tztka; hogy att" e. ttelt. Ez vgre valami, amit most
.az uton .. Az megtehetek, s sikeresen be is fejezhetekl''
ellndulas titka pedig, f . d
1
. .d .
h
, ko - orua gon o ni, maJ pedig tenyleg moti-
ogy a nagy es mp- ,
1
l h" l b , . ,
lex feladatokat apr, va t esz a ivas e onyohtasa irant, pusztn
rszek- azrt, hogy rezhesse hogy ,,nyert" - mivel
re bontjuk, majd az el- hasznostotta az pp rendelkez-
sbe belevgunk. sre ll s energit. A jelen krnyezet-
- Mark Twain ben kptelen lenne egy hatalmas stratgiai
terv elksztsre egy gyfl szmra, viszont
vannak ahhoz, hogy egy telefonon be-
nyomkodja a szmokat, s gyorsan informcit krjen. Igen va-
hogy rvid bell a vadonatj abroncsait fogja n-
zegetni, s gy rzi majd, hogy v a vilg.
A produktivits nvelsnek igazi titka, ha kpesek va-
gyunk meghatrozni, hogy valjban hogyan is nzne ki maga
a cselekvs a szinten, majd ennek folyomnya-
knt elhelyeznnk a egy olyan rend-
szerben, amelyben bzunk.
A tennival Ezek knnyen elsajtthat technikk,
hinyban egy potenci- radsul minl inkbb alkalmazzuk, annl
lisan vgtelen ke- jobban fognak menni.
letkezik a valsg s a Sokszor egszen banlis projektek van-
teendd kztt. nak valahol letapadva, mert nem
dntst, hogy akkor most tulajdonkppen nut. aka-
runk lpni ezzel vagy azzal kapcsolatban. A szeminriumaimon
rszt emberek listin gyakran olyan ttelek szerepelnek,
....._.-:. .. ___ _
A tennival" eldntsnek eredmnye 279
mint pl.: Kocsit szervizbe vinni." A szervizbe vivs'' vajon
lpsnek szmt? Nem, hacsak nem te vagy a
kezedben a szerszmokkal, olajos gatyban.
- Szval, mi a lps?
- , el kell vinnem a kocsit a szerelbz. Ja igen, meg
kell krdeznem, hogy tudnak-e fogadni. Gondolom, ehhez fel
kell hvnom a szervizt, hogy egyeztessnk.
- Megvan a szmuk?
- A fenbe . . . nincs meg a szerviz szma. Laci ajnlotta
ne}\em azt a helyet, s nincs meg a szmuk. Tudtam, hogy va-
lami hinyzik a kpletb1.
Sajnos ilyen s ehhez hasonl dolog rengetegszer fordul
szmos emberrel. Rpillantunk a projektre, s egy rsznk
azt gondolja: Itt-ott hinyzik egy darab." Tudjuk, hogy valami
hinyzik, de nem vagyunk benne biztosak, hogy pontosan mi is
az, ezrt inkbb feladjuk.
- Szval, mi a lps?
- Meg kell szereznem a szmot. Gondolom, Laci majd
megadja.
- Megvan Laci szma?
- Igen, Laci szma megvan!
Valjban a lps teht: Felhvni Lacit, hogy
adja meg a szmt."
szrevetted, hogy milyen sok lpsnyit kellett visszamen-
nnk, mg eljutottunk a valban tennivalig? Ez tipi-
kus. A legtbb ember tele van ilyen gyekkel.
Mirt pont az rtelmes emberek halogatnak a
legtbbszr?
Valjban a legokosabb embereknek van a legtbb eldn-
tetlen szm projektje sajt letben s listin. De vajon mirt?
Gondolj csak bele, hogy testnk miknt reagl a fejnkben ki-
alakult kpekre! gy hogy idegrendszernk kptelen k-
lnbsget tenni egy lnken elkpzelt kp s a valsg kztt.
Szeretnm ezt bebizonytani egy pldval: kp-
""'-- ._
zeJd el magad, arnint a boltban odastlsz a szpen megvilg-
tott gyn
1
'lcss/zJdsges pulthoz. Ott vagy n1r? J, akkor
most menj a citrusflesgekct tartaln1az ldkhoz - naran-
csok, grapefruitok, citrornok. Most nzd n1eg a nagy kupac sr-
ga citromot. Van egy les ks s egy vgdeszka meJJettk.
Vgy egy nagy srga citro1not. s vgd kett. Erezd a citrorn il-
latt. Roppant lds, s csak gy cspg a citrornJ a vgdesz-
kra. Most vedd a kezedbe a c itn>1n egyik fell , s vgd kett,
hogy egy negyed citron1gerezd legyen a kezedben. Jl van -
Az okos embereknek etnlkszel, hogy mit csinltl ilyenkor gye-
megvan az a kpess- rekkorodban? -- n1ost vedd a szdhoz ezt a
gk, hogy sokkal gyor- negyed gerezd citromot, s harapj be1e !
sabban s dramatiku- Reccs!
sabban kapnak frszt, Ha velem tartottl az elbbi jtkban,
mint az tlagemberek akkor bizonyra hogy a nyl sszefu-
tott a szdban. Tested felkszlt a citromsav emsztsre. Pedig
csak elkpzelted.
Ha tested valban gy reagl az elkpzelt kpekre, akkor
hogyan fogod magad fizikailag rezni, amikor pldul az ad-
bevallst kell csinlnod? Olyan kpeket kldesz majd magad-
nak, amelyek a knnyen fog menni", csinljuk", befejezs, si-
ker, s Nyertem' ' rzseket tkrzik? Valszn1eg nem. Pon-
tosan ezrt, vajon milyen tpus emberek fogjk logikus mdon
a legnagyobb ellenllst tanstani azzal kapcsolatban, hogy
emlkeztetve legyenek egy ilyen projekttel kapcsolatban
- azaz kik fogjk a Jegksbbre halasztani ezt? Igen: a
leginkbb kreatv, rzkeny s intelligens ernberek! Mindez
regember vagyok, s azrt, mert az 6 rzkenysgk teszi csak le-
sokfle bajt ismerek, hogy fejkben a leglnkebben e]-
de a legtbb soha nem kpzeljk azt a rmlmot, amely az ilyen pro-
kvetkezett be. jektek sorn velk, s minden
- Mark Twain , k.. tk bbl d 'dik
negativ ove ezmnyt, amely a a o . ,
ha nem tkletesen vgzik munkjukat! Pillanatok alatt bepni-
kolnak, s feladjk!
Teht kik azok, akik nem halasztjk el sajt dolgaikat?
Gyakran a teljesen rzketlen mamlaszok, akik be-
lefognak valatnibe anlkl, hogy belegondolnnak mindabba,
ami balul slhet el azzal kapcsolatban. Mindenki ms ltalban
fennakad majd valamin.
Csinljam meg az adbevallsomat? Jaj ne! Nem lesz az
olyan Idn biztosan ms lesz, mint tavaly. Lttam a be-
vall veket - mr is eltrnek a tavalyitl. Biztos van-
nak j szablyok, amikre majd r kell jnnm magamtl. El kell
majd olvasnom azt a frnya sok tmutatt hozz. Hossz for-
mula, formula, vllalkozi formula? Egytt ke-
zelni, elszeparlni? Vissza akarjuk ignyelni a kedvezmnyeket,
de ehhez akkor indokls szksges, amihez minden httrszm-

la is kelleni fog. Uristen - fogalmam sincs, hogy megvan-e
minden szmlnk, ami szksges ehhez ... s mi van akkor,
ha csak gy visszaignyeljk a kedvezmnyeket a httrszm-
lk nlkl, s gy menne a knyvvizsglatunk? Knyvvizsg-
lat? Jaj, ne! - APEH! - BRTN!!!

lgy ht rengeteg ember rzi magt a puszta adbevallsi v
ltvnytl a brtnben. Csak azrt, mert olyan okosak, rzke-
nyek s kreatvak. Hossz trningveim sorn ez a fajta visel-
kedsminta megszmllhatatlanul sokszor fordult mr a sze-
mem lttra - ltalban a legintelligensebb s sokat tud em-
berek azok, akiknek a legtbb felgylemlett kupaca van irod-
jban, otthonban s a fejben. A vezetK:nt dolgoz gyfeleim
tbbsgnek ltalban tbb kupacnyi nagy, komplex s behat-
rolhatatlan projektje van fizikai vagy mentlis polcain elsu-
vasztva. Mindig van valamilyen gondolat a fejkben
- Ha nem gondolunk vagy nznk a pro-
jektekre akkor taln csendben maradnak!" A negatv kpek szne-
M
.' t h "t ld ? 1 "l t tettetse mindig nveli
1 e a a mego as . gya egye , es ne . . t
.e lalk fi
1
d . .. ik az energ1aszm et.
iog ozz vele. Meg 1gye te rm tortn az
emberekkel, amikor alkohol befolysa al kerlnek? Energiju-
kat azonnal el kellene, hogy szvja, mert zsibbaszt hats;
gyakran viszont pont az trtnik, igaz csak ideigle-
nesen. Mirt? Az alkohol valban elnyom valamit - lelltja a
nem akar negatv gondolatokat s vzikat, ame-
lyek az ilyen emberek fej ben forognak. Persze, hogy fog
az energiaszintem, ha felhagyok a nyomaszt gondolataimmal
'
amelyek szerint valamely tevkenysgem balul thet ki , ha nem
jl vgzem a dolgom. A feleds, n1int megolds azonban min-
dig csak id1eges lehet, legjobb esetben is. A dolgok" nem foo-
o
nak Amikor kitjk magunkat, akkor sajnos ezt
nem tehetjk szelektv mdon - az inspirci, a lelkeseds s
az energia ugyangy ki lesz tve.
Hogyan ssk ki magunk okosan?
Van azonban ms n1egolds is: fejedet intelJigens mdon
is szabadsgra kldheted azltal , hogy meghatrozod a kvetke-
lpst. Kivtel nlkl megknnyebblsz, amikor brmely el-
vagy mdostand ktelezettsgeddel kapcsolatban
megszabod a lpst, hogy az esemnyeket
vidd. A vilgban valjban semmi sem fog megvltozni. De ha
olyan valamire sszpontostasz, amelyet a fejed
nek vagy tart, azzal megnveled pozitv energi-
dat, motivcidat, s az tirnyt is jobban fogod rezni. Ha va-
Fggetlenl a probl-
ma nagysgtl vagy
szaba-
dulj meg a konfzitl
gy, hogy teszel egy
kis lpst a megolds
irnyba. Csinlj vala-
mit!
lban minden dolgot sszeszedtl a (n)agyta-
karts sorn, akkor most menj vgig jra a
listn, s rd fel mindegyik ttelhez a kapcso-
ld tenni valt. Figyeld meg,
hogy hogyan vltozik energiaszinted.
A listn tallhat ttelek vagy vonza-
nak, vagy tasztanak; semleges reakcit ki-
vlt ttel nincs. Vagy pozitvan llsz s von-
- George F. zdsz egy-egy ttelhez s annak befejezs-
Nordenholt 1 " t
hez, vagy ellenallast tanus1tasz va ami rran '
ezrt nem is akarsz vele foglalkozni. Sokszor a lps
meghatrozsa az, amely a klnbsget teszi a kt vglet
Amikor visszatrek az ltalam vagy kollgim ltal
gezett gyfelekhez, hogy megnzzem, hogy haladnak, az
apr, de htralps sokuknl az, hogy tennivalik
:1
listjt lassacskn visszanvesztik feladatok-
k s alprojektektekk, tennivalk
helyett. Mg mindig vannak a tbb-
sghez kpest, mert mindent lernak, de sok-
szor rzik magukat beragadva s kssben,
mert hagytk, hogy tennivalik listjn olyan
ttelek szerepeljenek, mint pl.:
Tallkozs a Bankett Bizottsggal"
Jancsi szletsnapja"

Diavetts"
A listidon s kupaca-
idban ttelek
vonzhatnak, vagy ta-
szthatnak - semle-
ges rzelmet egyik
sem fog kivltani
led.
Magyarn a tennivalk lassacskn dolgokk",
ahelyett hogy minden megmaradna a tennivalk szintjn. Itt
nincsenek vilgosan krvonalazott lpsek, s brki,
aki ilyen ttelekkel tlti fel listit, tlterheli a sajt fejt, vala-
hnyszor rpillant ezekre.
Ez vajon pluszmunka? Vajon a ktelezettsgeidhez kap-
csold lps kitallsa extra A kiskereskedelmet
feszts, amely nem is szksges? Nem, per- csak orvosolni lehet,
sze hogy nem az. Ha a kocsidat kell szervi- a csak a
zelni, akkor gyis ki kellene ta- nagykereskedelemben
llnod, hogy mi a lps ezzel kap- lehetsges.
csolatban. A baj az, hogy a legtbb ember ad- - Brock Chisolm
dig vr, amg a lps az lesz, hogy Kihvni a von-
tatautt, hogy bevigyenek egy szervizbe!! !''
Mit gondolsz, a legtbb ember mikor hozza meg a szks-
ges dntst a projektekhez kapcsold lpsekr1 -
amikor megltja vagy amikor bombaknt kszl robbanni
az gy? Szerinted ]enne-e vltozs Nagyfok eredmnyte-
sajt letkben, ha a dolgokat mr az elejt1 lensget s felesleges
fogva menedzselnk, ahelyett, hogy csak stresszt okoz a teen-
foglalkoznak velk, az utols eldntsnek utol-
pillanatban? Vajon melyik mdszer lehet ha- s pillanatra halaszt-
tkonyabb az letben (maradshoz): dnteni sa.
.
284
Y P
roiekt an1ikor nlegjelenik radar-
eg J b " k " "kb
hogy aztn bizonyos sza vany atego,na a cso-
portostva hatkonyan rendszerezd vagy addig
nem gondolni valamire, amg 11e1n n1uszaJ, hogy aztan tuzolts-
parcellzd az sorakoz tucatnyi szksg-
helyzet kztt? . . .
Ez lehet, hogy tlzsnak hangz1 k, de amikor a csoportjaim
megkrem, hogy saccoljk meg, cgknl ltalban
milyen stdiumban trtnik a dntshozatal, akkor nhny kiv-
eltekintve azt vlaszoljk: ,.Amikor tzet kell oltani.''
Az egyik nagy nemzetkzi vllalat kutatst vgzett sajt
munkatrsai krben, hogy fnyt dertsen a stressz okaira. Az
emberek szm stresszforrsa abbl szrmazott, hogy min-
dig az utols pillanatban keJlett a munkkat elvgezni - kvzi
krzishelyzetek kialakulsakor mr-, amelynek oka kvetke-
zetesen az olyan voltak, akik nem hoztak meg-
dntseket a pillanatokban - azaz idejekorn.
A val dntshozs
standardjnak rtke
Tbb tapasztalt, beosztsban dolgoz gyfelem is
azt a visszajelzst adta, hogy a Mi a lps?" krd-
snek bevezetse cges standardknt, vltoztatta
meg az emberek teljestmnyt. A vllalati kultrt tartsan s
befolysolta - pozitv irnyba.
Hogy mirt? Mert a krds kiknyszerti a tisztnltst, a
vonhatsgot, a produktivitst s a felhatalmazst.
Tisztnlts
Tl sok megbeszls r gy vget, hogy a csak
gy nagyjbl tudjk, hogy szletett dnts, s ehhez 1nit
kell tennik. Anlkl azonban, hogy vilgosan meghatroztuk
volna, hogy igenis van egy lps, s ennek fel el
X Y, esetek tbbsgben csak levegben lgnak a dol-
gok - amivel senki semmit nem tud kezdeni .
Gyakran kmek fel , hogy vezessek le egy-egy rnegbesz-
lst. Sajt kromon megtanultam: fggetlenl att61, hogy ppen
hogy llunk a beszlgetsben, kb. hsz perccel a vge el6tt fel
kell tennem a krdst: Szval akkor mi a kvetkcz() lps?"
Tapasztalatom szerint hozzvet1egesen id<5rc van
szksg ahhoz, hogy a dolgokat tisztzzuk (s nha komolyabh
dntseket is hozzunk) a lps meghatrozshoz.
Ez radiklis jzan szjrs - radiklis, mert gyakran r-
knyszert embereket, hogy a szmukra knyelmcsnJ mlyebb
tmakrket boncolgassunk. Ko1nolyan gondoljuk ezt?" Va-
lban tudjuk, hogy mit tesznk?" Tnyleg kszek vagyunk ar-
ra, hogy rtkes s sznjunk ezekre?" Na-
gyon is kihagyni ezt a magasabb gondolkodst.
Csak gy akadlyozhatjuk meg, hogy ezek a tmk kicsssz.a-
nak a keznk kzl, s megfoghatatlan maszlagknt Jegyenek
jelen letnkben, ha kiknyszertjk a velk kapcsolatos kvet-
lps eldntst. Sokszor szksges tovbbi nhny mon-
dat, kutats, mrlegels s egyeztets velk kapcsolatban, hogy
a tmt eltehessk msnapra. A vilg manapsg tl kiszmtha-
tatlan ahhoz, hogy felttelezznk bizonyos eredmnyeket: fele-
kell vllalnunk azrt, hogy a dolg
1
0- R t d
1 1 tzs um va . ne ni e-
kat tisztzzuk. het megflizni.
Kell, hogy legyen valamifle sajt ta- _ Knai kzmonds
pasztalatod ezzel kapcsolatban, hogy rtsd
mir1 beszlek. Ha ez megvan, akkor most felkil-
tasz, hogy Igen!" Ha nem egszen rted, hogy mire gondolok,
akkor a megbeszls alkalmval fejezd be a beszl-
getst gy, hogy felteszed a krdst: Ok, akkor itt mi a kvet-
lps?" Figyeld meg, hogy mi trtnik!
vonhatsg
Az kultrk" rnyas oldala, hogy senki
nem semmirt. A te vagy n?" sajnos nem sze-
repel a legtbb vllalati sztrban. gy rzik, hogy ez udvariat-
lansg lenne. Mindannyian egy clrt kzdnk!'', hangzik a di-
felkilts, amely azonban nem tapasztalhat tl sokszo ,
" T "I k r a
napi n1unka ken1eny "terepein. u r gy V-
get, hogy a resztvevdk csak vala1n1 homalyosat reznek, ho
valami majd trtnni fog, s abban remnykednek,
n1ajd nern az lesz.
n azonban gy ltom mindezt, hogy az a legnagyobb ud-
variatlansg, ha gy hagyunk elmenni embereket, hogy nincs
vilgos eredmnye a megbeszlsnek. A valdi mindannyian
sszetartozunk" rzs abban nyilvnul meg, hogy mindenki fe-
vllal a valdi meghatrozsrt, s ezek fe-
megnevezsrt, hogy senkinek se legyenek ktelyei
vagy agglyai a n1g eldntetlen dolgokkal kapcsolatban.
Itt is igaz: ha mr jrtl ilyen utcban' ', akkor tudod, mi-
r1 beszlek. Ha mg nem, akkor prbld ki - reszkrozz ki-
csit, s a munkamegbeszls vgn, vagy a vacsora-
asztalnl csaldi krben", a kzs tmknl tedd fel a krdst:
Teht mi a lps?"
Produktivits
A szervezetek automatikusan produktvabb vlnak, ami-
kor munkatrsaikat megtantjk a tennivalval kap-
Vannak bizonyos koc- csolatos dntshozatalra, mr a dolgok ber-
kzatai a programsze- kezsnl. A fent emltett okok miatt hama-
r cselekvsnek, ezek rabb s tbb dolgot rnk el, kevesebb
azonban jval kiseb- sztssel, ha a kvnt eredmny tisztzsa
bek, mint a hossz t- utn meghatrozzuk a szksges
v kockzatai s klts kat, hogy valami trtnjk.
gei a knyelmes sem- Rendkvl hasznos tudomny megtanul-
mittevsnek. ni ttrni a bonyolult kreatv gondolkodsbl
- John F. Kennedy akadlyokon - azaz kigabalyodni
pszichs hlinkbl, mivel ezek gyakran lefagyasztanak ben-
nnket, s kptelenek vagyunk normlisan cselekedni. A pro-
duktivitst" cges berkeken bell vek ta egyre inkbb szeret-
nk nvelni. Brmilyen eszkz, amely nagyobb eredmnyekhez
vezet, m.r alkalmas a produktivits nvelsre. A tudsalap
A tennival'' eldntsnek eredmnye 287
1nunka vi lgban hiba akad naponta jabb a szn1-
tgpes technol gi a a tern, vagy hiba
hhz;.1nra vczcti trningeken, n1ert
ha nern vagyunk kpesek a napi 1nunknk sorn sajt rcakcii -
d'nk tcn1pjn javtani. akkor sern fog javulni. Ehhez
pedi aITa )esz szksg, hogy a dolgokkal az
kctdj el f ogla1kozni. rknyszerlnl.
A produkti vitsban legnagyobb lket"
ott lttarn, hogy hinyoznak a meghatrozott tenni va-
lk a tv projektek esetben. A hossz tv" nem je-
lent egyet a Taln/Egy zer" kategrival.
Az olyan projekteket amelyeknek cl-
vonala a tvolabbi horizonton
fel, mg mindi g a leghan1arabbi
be ll kell a hossz tv' . csak
annyit jelent hogy ,.tbb lpst kell megtenni
a cl elrsig", nen1 pedig azt, hogy feles-
leges mg dnteni a mert
gyis oJyan n1essze van mg a leszmols
idljc". Anlikor rninden egyes projektet s el-
varratlan szlat figyelernmel ksrnek egy c-
A produktivits csak
akkor fog javulni, ha
az emberek nvelik
operatv rzkenysg-
ket. A tudsalap mun-
ka terepn ez azt je-
lenti, hogy a dolgokkal
kapcsolatos
nem utlag, hanem
tisztzzuk.
gen bell. akkor teljesen j szablyok alapjn indul a jtk.
Felhatalmazs
A mdszernek egyik legnagyobb
el6nye taln az, hogy drmaian a dolgok bekvetkez-
st. s ezzel javulni fog sajt nbecslsed s konst-
ruktv kitekintsed is a vilgra.
Az emberek folyamatosan tesznek valamit, de ltalban
n1r csak akkor, amikor rknyszerlnek sajt nyomsuk
vagy a msoktl knyszer hatsra. Nem rzik sem azt.
hogy nyertek volna, sem azt, hogy urai lennnek a helyzetnek,
sem azt, hogy magukkal vagy a viJggal koopcrlnnak. Pedig
mindenki ki van hezve az ilyen lmnyekre.
Meg kell vltoztatnunk a napi viselkedsi forn1kat1 anie-
Iyeknek segtsgvel n1eghatrozzuk, hogy mi szmt befejezet-
lennek, illetve hogyan cselekedjnk, hogy lezrjunk dolgokat.
Ha kpes vagy magadtl rezni - mindenfajta nyoms
vagy stressz nlkl - , hogy tenned kell valamit valami-
vel, azzal olyan magabiztos ntudatra teszel szert, amely aztn
leted valamennyi terlett thatja. Sajt hajdon te vagy a ka-
pitny; minl inkbb ilyen perspektvbl cselekszel, annl job-
ban fognak menni a dolgok.
A Mi a lps?'' e. krds feltevsvel nem kell
magadat ldozatnak tekintened. Ez tudniillik feltte-
lezi azt, hogy igenis van remny a vJtozsra, s te tehetsz va-
lamit annak rdekben, hogy trtnjk vaJami. Az ilyen tpus
hozzllsnl ezt a felttelezzk. Ezek a feltte-
lezett gyakran sokkal hatssal br-
nak nkpnk javtsban, mintha ezerszer elismtelnnk, hogy
s hatkony vagyok, letemet n irnytom!"
Tl sokan panaszkodnak krltted? Ha legkzelebb el-
kezd valaki nyavalyogni valamivel kapcsolatban, akkor krdezd
Az emberek mindig sa- meg hogy Most mi a lps?"
jt krlmnyeiket Az emberek csak olyan dolgok miatt szoktak
okoljk azrt, amilye- panaszkodni, amelynl gy rzik, hogy lehet-
nek. n nem hiszek a ne az a valami jobb is, mint mostani llapo-
krlmnyekben. Azok tban van. A cselekedetre vonatkoz krds
az emberek lesznek eb- kiknyszert valamit a tmval kapcsolatban.
ben a vilgban sikere- Ha meg lehet vltoztatni, akkor cselekedhe-
sek, akik felkereked- tnk gy, hogy megvltozzon. Ha nem lehet,
nek, s megkeresik a
szmukra k akkor a krnyezet szerves rszeknt kell elfo-
rlmnyeket, s ha gadni, beptve a stratginkba s a takti-
nem talljk, akkor el- knkba. A panaszkods annak a jele, hogy
azokat. valaki vagy nem akar kockztatni egy meg-
- George Bemard vltoztathat helyzet megvltoztatsa kap-
Shaw csn, vagy nem hajland tudomsul venni az
llandnak mondhat krlmnyt sajt terveiben. Ez azonban
ideiglenes s sekly formja az nrvnyestsnek.
Br sem kollgim, sem n nem szoktuk ezzel eladni a
d
munknkat s nmagunkat, mgis gyakran veszem szre, hogy
az en1berek tnyleg egyfajta s lendletet kapnak, amikor
arra tantjuk hogy alkaln1azzk a techni-
kjt. A szemkben ragyogs ltszik, lpseik megknnyebbl-
nek, s valami pozitv szikra mutatkozik gondolkodsukban s
viselkedskben.
Amikor elkezdesz konkrt dolgokat valra vltani, akkor
kezded elhinni, hogy kpes vagy a dolgok valra vltsra. s
ppen Ez az, ami a dolgokat valra vltja.
13.
A clorientltsg eredmnye
Tbb ezer kutats foglalkozott a lelki fo-
lyamataival, amellyel a vltozs - a kezdeti po-
zitv gondolkodsrl" szl knyvekt1 a mai idegkutats ter-
letn elrt eredmnyekig.
Szemlyes arra irnyul ezzel kapcsolatban,
hogy miknt lehet ezt az elvet a gyakorlatban alkalmazni: segt
bizonyos dolgokat megcsinlni? Ha igen, akkor hogyan tudjuk
leginkbb hasznt venni munknk menedzselse sorn? Val-
ban kpesek vagyunk ezt az informcit gy felhasznlni, hogy
cljainkat kevesebb rn rjk el? A vlasz
jra s jra: ,Jgen".
sszpontosts s a gyorst sv
Az vek sorn fantasztikus eredmnyeknek voltam szem-
tanja; ezeket az eredmnyeket olyan emberek rtk el, akik a
knyvben mdszereket alkalmaztk mindennapjaik sorn.
Amint te is szoksodd teszed a kisebb-nagyobb
praktikkat, a mindennapok tllsi eszkzeiknt -
kezdve az e-mailek feldolgozstl egy hz vagy egy cg meg-
vsrlsn t a megbeszlsek strukturlsig s a gyerekeiddel
val beszlgetsekig -, megltod, produktivitsod a cscson
lesz!
Szmos olyan szakemberrel dolgoztam egytt, akik e md-
szerek integrlsnak ma teljesen munka-
krket tltenek be, de hogy karrierjk is j irnyt
vett emiatt. Ezek a mdszerek igazbl a mindennapi tenniva-
link elintzsnl leginkbb - azaz munknk so-
290
291
rn. Amikor bebizonytod magadnak s msoknak, hogy egyre
jobban megbirkzol a lvszrokban is mindennel, akkor val-
szn 1eg nem fogsz tl hosszan ugyanabban az rokban kupo-
rogni. * Inspirl volt szmomra megtanulni, s megtantani m-
soknak is, hogy miknt kell megbirkzni a kK:emny valsg-
gal - s miknt lehet a pozitv alkalmazni napi
letnk sorn a gyakorlatban is.
A gyorst sv" hasznlata a fenti alcmben kicsit flre-
lehet. Bizonyos emberek szmra a lassts, a mkuske-
val kiszlls s a sajt magukkal val tbb lehet
az elvrt eredmnye a mdszer alkalmazsnak. A
lnyeg, hogy mindez tudatosabb s koncentrltabb tesz, de
egyben a kvnt vltozsokat s eredmnyeket is a
mdon fogod kezelni, brmilyen tmval kapcsolatban.
Kitallni, hogy miknt tlthetnk rendszeresen tbb
a lnyommal" - konkrt projektnek de attl mg ugyan-
gy meg kell hatrozni a tennivalt ezzel kapcsolat-
ban. Ha valami csak azt sgja, hogy tbbet kellene" a lnyod-
dal foglalkozni, de konkrtan nem teszel ezrt semmit, akkor
knnyedn pnikba eshetsz. Gyakran dolgozom olyan gyfelek-
kel, akik hajlandak befejezetlenknt" elismerni letk ezen
szintjn a vals tennivalkat - lerni mindent, meghatrozni az
szrmaz valdi projekteket, s biztostani, hogy a kvet-
tennivalt is meghatroztk - egszen a clvonal tlp-
sig. Ez az igazi produktivits, taln a legfantasztikusabb meg-
nyilatkozsban.
* Persze, azok az emberek, akik eleve vonzdnak az Intzz el mindent! mdsze-
reihez, mr most is valamifle nfejlesztsi folyamaton.
keresztl, s ezrt sem felttelezik, hogy egy v mlva ugyanazt fogik majd
csinlni, mint most. azonban azt szeretik ebben, hogy gy legalbb gyor-
sabban jutnak el cljukig.
292
Az eredmnyorientlt gondolkods
alkalmazsnak
Azt szeretnm kiernelni, hogy ezzel a vilgos
s konzisztens mdszerrel rnunknk s letnk rszleteit is k-
pesek vagyunk gy feldolgozni , hogy azzal rnagunkat s mso-
kat is addig vratlan mdokon befolysolunk majd.
Amint emltettem, a
A produktivits cscsa
1
az, amikor olyan konk- lrl val dntshozs rndszeres hasznlata
rt projekteket s k- egyszene segti a tisztnltst, a
lpseket hat sgre vonhatsgot, a produktivitst s a fel-
rozunk meg, amelyek hatalmazst. Nos, ugyanezeket az eredm-
a valdi nyeket rheted el, amikor tar1od magad ahhoz
tmkkal kapcso az elvhez, hogy n1indig a valdi cljaidat
latosak. azonostsd, konkrtan n1eghatrozva azokat a
projekteket, amelyek segtenek clod elrsben.
Minden sszefgg. Nem lehet meghatrozni a tnyleg
lpst, arrg ne1n vilgos a vgclod, s a
sem lesz sszhangban a valsggal, ha nem vagy
tisztban azzal, amit fizikailag tenned kellene rte. Brmelyik
irnybl kzelthetsz a dolgok fel - szksged lesz r, ha el
akarsz intzni bizonyos dolgokat.
Ahogy a kt-agyflteks-tanuls s j bartom,
Steven Snyder, fogalmazta, Az letben kt nagy problma van:

(1) tudod, hogy mit akarsz, de nem tudod, miknt kapod meg;
s/vagy (2) nem tudod, mit akarsz." Ha ez igaz (s szerintem
az), akkor kt megolds lehetsges:
Talld ki!
Valstsd meg!
Ezt brmilyen, neked szimpatikus modell alapjn kitallhatod
F 1 t lk t k
- yin/yang, jobb agyflteke/bal agyf lte-
o yama osan a o un 1 ,,,, ,
s teljestnk. ke, teremto/befogado. Az igazsg az,
hogy energink dualisztikusnak s teleo-
1 ogikusnak - olyan dolgokat krelunk, illetve azonos-
-
293
tunk, amelyek nem valsultak meg minden
amikor ezt megtesszk, rjvnk, hogy hogyan kell Jelenlegi vi-
lgunkat jjszervezni , s j lendlettel belevgni a
A figyelmedet dolgok szndkodat is 1genyhk
(kiknyszertik). Mi jelent ez a szmomra?" Mirt van ez itt?"
Mit akarok ezzel kapcsolatban megvalstani?" C,Mi a siker
jele - milyen eredmnyt vrok?") Mindennl, amit befejezet-
lennek lsz meg, kell, hogy legyen egy viszonytsi alap, amely
a befejezett llapotra" utal.
Amint elhatroztad, hogy lenne valami,
amit szeretnl megvltoztatni, s ezzel egy
betlteni, tedd fel magadnak a krdst:
Hogyan tudom ezt megtenni?" s/vagy Mi-
lyen lesz szksgem, hogy
megvalstsam a tervemet?" (Mi a kvetke-
lps?").
leted s munkd eredmnyekb1 s
tennivalkbl ll. Amikor gy m1cdsz,
Az let nem adhat na-
gyobb rmt annl,
mint amikor fellkere-
kedsz a nehzsgeken,
a siker egyik
krl a msikra lpsz,
s kzben j lmokat
rmdet leled.
- Dr. Samuel
Johnson
hogy minden utadba dolgot minden szinten elrendezel,
akkor kifolylag valami mlyen hat azonosuls jn
ltre, s csodlatos dolgok trtnnek. Hihetetlenl produktvv
vlsz. Kitallsz s megvalstasz dolgokat.
Az dolgok elsajttsnak varzsa
gyfeleim gyakran csodlkoznak, hogy hogyan brok sok-
szor rkig mellettk kuporogni az irodjukban, mikzben az
fikban, szekrnyekben s fejben dolgaikat
selejtezik. A gyakori szgyenkezs mellett - hogy t.i. nem kel-
gondossggal sajt letk apr rszleteivel - gy
gondoljk, hogy szmomra a velk val munka maga a dgu-
nalom. n viszont ennek pont az ellenttt gondolom. gy gon-
dolom, hogy ez az egyik legrdekesebb munka, amit vgezhetek
valaki mellett. Ismerem a meg- s felszabaduls, illetve a teljes
szabadsg rzst, amely akkor ksznt rnk, amikor vgznk
a szen1 __ tdo1:1bbal. gyakorlatra s t-
mogatasra, illetve vilagos es tiszta fokuszra van szksge a d
1
_
gok elintzshez, egszen addig, amg kialakulnak a
standardok s magatartsok, a1nelyek a produktv letvitelh
. ez
elengedhetetlenek. Azt 1s tudom, hogy milyen vltoz-
.. ezek az em?erek a kapcsolataikban sajt
fonokukkel, partnerukkel, gyerekeikkel esnem utolssorban n-
magukkal is a nhny rban s (remljk) napok-
ban, illetve vekben.
Ez cseppet sem az egyik legizgalmasabb munka,
amit vgezhet valaki tancsadknt.
eredmnymenedzsment
Az igazi kihvs az,
amikor a magas
idealista fkuszlst 1
kombinljuk az let ad-
ta fldies dolgainkkal.
A vgn gyis ugyan-
az a fajta gondolkods
szksges mindkt
esetben.
,
En a fkuszls zletben utazom. Ta-
ncsadknt s trnerknt krdse-
ket teszek fel, s gyakran nagyon kreatv s
intelligens vlaszokat kapok msoktl ...
mg nmagamtl is!), amely tovbbi pluszr-
tket ad az adott szitucihoz s
Az emberek nem lesznek okosabbak a velem
val munka utn - csak produktvabban ir-
nytjk s hasznostjk sajt intelligencijukat.
A hatkonysg s eredmnyessg kombincija az, ami
olyan klnlegess teszi az Intzz el mindent! gyakorlati meg-
kzeltst, mivel a mdszerek minden szinten biztostjk sz-
modra a produktivitst. Szmtalan inspirl forrsa van a maga-
sabb cl, rtkek, vzi" tpus gondolkodsnak, s mg
ennl is tbb eszkz ltezik a fldhzragadt dolgok elintzsre
- telefonszmok, megbeszlsek vagy bevsrl listk karban-
tartsa. Sajnos a vilg eddig nem olyan mdszerek-
ben, amelyek mindkt szintet tmogattk volna,
kombinlva azokat. .
6
_
,,Ez mit jelent a szmomra? Mit akarok megval
stani?" Mi az ehhez szksges lps?" Ezek azok

az krdsek, amelyekre mindennel
kapcsolatban vlaszolnunk kell vaJanukor.
Az ilyen tpus gondolkods s az ezt tmo-
gat eszkzk olyan mdon szolglnak majd
tged, amelyre eddig lmodban sem gondol-
tl.
A termszetes tervezs eredmnye
295
Az idealista gy vli,
hogy a rvid tv nem
szmt. A cinikusnak a
hossz tv mindegy. A
realista gy gondolja,
hogy minden, ami be-
fejezett vagy befejezet-
len rvid tvon, meg-
hatroz lesz hossz
A termszetes tervezs valdi rtke, tvon.
hogy integrlt, rugalmas s termszetes gon- - Sidney J. Harris
dolkodst biztost minden helyzetben.
Teljesen egszsges s rett hozzllsnak ha az
ember brmelyik tevkenysgvel s annak cljval kapcsolat-
ban keresztkrdseket tesz fel magnak. A vzik ,,kitallsa" s
a siker kpeinek elkpzelse - mg a mdszerek teljes elsaj-
ttsa - rendkvl fontos jellemvons, amelyet rdemes
A kreatv intelligencink teljes hozzfrshez eln-
gedhetetlen, hogy legyenek tleteink - jk, vagy rosszak -,
amelyeket kifejeznk, s tlkezs nlkl rgztnk valahol. Ma
mr szksges mentlis kpessg a ksza tletek s informcik
harmonizlsa s rangsorolsa alkotelemekk s folyamatok-
k, hogy konkrt cljainkat elrjk. A lps eldnt-
se s kivitelezse (a valdi cselekvs) az, amely a produktivits
. .
esszencia Ja.
Az j vezred taln egyik szakmai kompe-
tencijt jelentheti a fenti elemek s megfele-
illetve egyenslyozsnak tudomnya. Sajnos
ez azonban mg nem szmt bevett szoksnak, Mg mindig
feladatnak ezt a tudatossgot alkalmazni szemlyes
s szakmai letnkben egyarnt. Aggodalomra azonban nincs
okunk: mg ha csak rszleteiben is alkalmazzuk ezt a modellt,
mr akkor is hatalmas sikereket rhetnk el.
A trningezssel tlttt vek sorn szmos visszajelzst
kaptam a modellel kapcsolatban, s mind visszaigazolta azt a
hipotzist, hogy a termszetes tervezs modelljvel (mr a leg-
J
' ...
........
296
kisebb mrtkben is) rhetnk el. Fantasztikus
rzs ltni, amint emberek letk szinte minden te-
eszkzknt hasznljk az tletbrze folyamatt.
Ormteli hnny, amikor vezetlc, akik mr ezt a
modellt hasznljk a megbeszlsek lebonyoltsra, azt mond-
jk: rengeteget profitltak bel1e. Mindez azt bizonytja, hogy
fizikai letnket rdemes gy bonyoltani, ahogy agyunk term-
szetes mdon m"kdik.
A modell lnyegben az elv, amellyel meghat-
rozhatjuk cljainkat s cselekedeteinket mindennel kapcsolat-
ban, amit feladatnak tekintnk. Amikor az elbbi kt fkusz-
pont normv vlik napi munknk sorn, akkor a produktivits
hatrvonala feljebb ugrik egy szinttel. Az tletbrze folyamat-
nak hozzadsa - az tletek, s projektekkel kap-
csolatos rszletek kifejezsnek s rgztsnek legkreatvabb
mdja - jabb elegns megoldst knl nyugalmunk
sre s a dolgok elintzsre.
Vlts egy pozitv organizcis kultrra
Nem ignyel klnsen nagy vltoztatsokat egy csoport
eredmnyessgnek nvelse. Folyamatosan kapok visszajelz-
seket arrl, hogy a mdszer minimlis alkalmazsa azonnal le-
teszi, hogy bizonyos dolgokat gyorsabban s knnyeb-
ben tegynk.
Az aktivitsok, a t"keallokcik, a kommunikcifajtk, a
szablyok s a folyamatok konstruktv (t)rtkelse minden
s eredmny fnyben egyre kritikusabb vlik min-
den szervezetnl. Vllalataink egyre nagyobb nyoms alatt van-
nak, a globalizcinak, a versenyhelyzetnek, a
technolgia gyors a vltoz piacoknak s az egyre
magasabb termelsi s teljestmnybeli standardoknak/elvr-
soknak.
Mit szeretnnk, hogy trtnjen ezen a
,,Mi a clja ennek a formanyomtatvnynak?" Az idelis
mire lenne kpes ebben a munkakrben?" Mit akarunk elerru
A clorientltsg eredmnye 297
ezzel a szoftverrel?" Az ilyen s ehhez hasonl krdsek mg
mindig alig hangzanak el a legtbb helyen. Rengeteget beszl-
nek jl hangz dolgokrl a Nagy Megbeszlseken,
de ami igazn komoly ered1nnyekhez vezet, az az olyan krd-
sek feltevse, mint pl.: Mirt csinljuk ezt?" s Miknt fog
mindez festeni, amikor sikeresen befejeztk?''. Amikor a krd-
sekre adott vlaszokat napi szinten hasznostjuk, akkor helyze-
tnk is gykeresen megvltozik.
A felhatalmazs rzse termszetes kvetkezmny lesz az
emberek szmra, amely abbl fog eredni, hogy tkapcsolunk
szerencstlen ldozatbl eredmny- s cselekvsorientlt zem-
mdba, vilgos Amikor mindez csoportos stan-
dardknt funkcionl , akkor nemcsak a hangulat, de az eredm-
nyek is jobban lesznek. Van elg problma, amin
gondolkodhatunk; a negatvizmust s a passzv ellenllst le
kell cserlnnk a folyamatos fkusz llapotra, amelyben a
szinteken a kvnt eredmnyekre sszpontostunk.
Az emberek mikrokozmosza - a mindennapi postjuk, e-
mailjk s beszlgetseik folyamata - fog kultr-
juk s szervezettsgk makr valsgban is. Ha a labdkat
elejtjk, a teend1ckel kapcsolatos dntseket mr a dolgok be-
rkezsekor elhrtjuk, s flksz dolgainkat nem
sgteljesen menedzseljk, akkor ezt csoportos szinten sokszoro-
san visszakapjuk, s az egsz szubkultra stresszel teli,
t-mentalits lesz. Ezzel szemben, ha mindenki alkalmazn a
knyv elveit, akkor a kzssg nagyobb tel-
jestmnyt, magasabb fordulatszmon vrhat,
s kap is. A problmk s konfliktusok nem
fognak - ezek az let term-
szetes velejri, brmit prblsz megvltoz-
tatni (vagy fenntartani). A knyvben szerepl
mindennapi letvitellel kapcsolatos
alapelvek azonban bizonyos struktrt s f-
kuszt biztostanak, amellyel valban a leg-
produktvabb lehetsz.
A feladat nlkli vzi
egy lom, a vzi nl-
kli feladat llekrom-
bol, mg egy vzi s
egy feladat a vilg re-
mnysge.
- Egy sussexi
templom
ca. 1730-bl
Konklzi
Remlem, a knyv hasznos volt szmodra - s mris lvezed
minden annak, hogy kevesebb munkval s stresszel
tbb dolgot intzhetsz el. Ezen kvl tnyleg remlem, hogy si-
kerlt belekstolnod a tudatllapotba", s a md-
szerek alkalmazsbl szabadsgrzsbe, amely kreatv
energidat felszabadtja. Azok, akik elkezdik az itt lertak alkal-
mazst sajt letkben, rjnnek, hogy sokkal tbb s komo-
lyabb dolog jr egytt e mdszerek alkaln1azsval, mint az
szr szembe bizonyra a magad mdjn ezt te is rzed.
Biztos vagyok benne, hogy az Intzz el mindent! rengeteg,
mr eleve szoksodban meg. Bzom benne
azonban, hogy sajt jzan szjrsodat valamelyest strukturlja
egy olyan vilgban, amely egyre jobban zavar bennnket inten-
zitsa s komplexitsa rvn.
Szndkom nem az, hogy jabb mdszerrel gyaraptsam a
modern elmleteket s modelleket, amelyek a siker kulcst
,
ruljk'' . En csupn megprbltam meghatrozni azokat az
mdszereket, amelyek az sorn nem vltoznak, s
amelyek alkalmazskor kivtel nlkl m1cdnek. A gravitci-
hoz hasonlan, ha rted az elvt, akkor mindent sokkal hatko-
nyabban csinlhatsz, legyen az brmi. Ez lehet a vissza-az-ala-
pokhoz" mdszer
Az Intu. el mindent! tulajdonkppen egy trkp, amely-
nek segtsgvel eljuthatsz a pozitv, nyugodt fkuszls llapo-
tba, amely a legproduktvabb llapotodat jellemzi. Hasznld
egszsggel ezt a trkpet, hogy ha nha-nha letrsz a megfe-
trl, akkor ezt gyorsan visszatallj.
298
Konklzi
299
Ahhoz, hogy kvetkezetesen a kijellt plyn rnaradj , le-
het, hogy olyan dolgokat keH tenned, amelyeket mg nem te-
szel: ne fejben trold a dolgaidat; a dolgok megj elensekor (bel-
dnts azok sorsrl , ne pedig
s rendszeresen tekintsd t, illetve frisstsd munkd s leted
flksz projektjeinek leltrt. Remlem, mostanra legalbb ott
tartasz, hogy kialakult benned egy kp ezeknek a magatartsi
szoksoknak az rtkr1. Ne meg azonban azon, ha n-
mi lesz szksged az automatikuss ttelkhz. Lgy t-
relmes, s lvezd a folyamatot!

In1e nhny utols tipp a sikerhez:
,
Alltsd fel a sajt fizikai feldolgozsi hardver rendszeredet.
Rendezd el a munkaasztalodat/helyedet. Szerezz be
kosarakat. Hozz ltre egy szemlyes rendszert -
munkra s otthonra egyarnt. Szerezz be e.gy j listamene-
eszkzt, amely inspirl a hasznlatra. Azt is melegen
ajnlom, hogy engedlyezz magadnak brmilyen vltozst,
amelyr1 mr egy ideje gondolkodsz, hogy munkakmyeze-
tedet jobb tehesd. Helyezz el kpeket, vegyl to1lakat, dobj
ki dolgokat, rendezd t a munkahelyedet. Segtsd sajt j-
rakezdsedet !
Szakts nmi arra, hogy iroddat, s ksbb otthonodat
is aprnknt rendbe tedd - egy-egy terletet megragadva, s
azon teljesen vgigmenve. Rendszeredben ssze min-
dent, s aztn haladj vgig a dolgokon, az Intzz el mindent!
mdszerei segtsgvel!
Ossz meg valakivel minden apr tanulsgot s tapasztalatot,

amit tanultl. (lgy lehet a leggyorsabban tanulni!)
Lapozd t jra az Intzz el mindent! knyvet hrom-hat h-
nap mlva. Olyan dolgokat fogsz szrevenni, amiket
nem, s garantlom, hogy egy teljesen j" knyvet fogsz a
kezedben tartani1
300
Konklzi
Tartsd a kapcsolatot olyanokkal. akik ezeket a viselkedsi
formkat s standardokat alkaln1azzk, s gondolataik van-
nak rluk. (Minket is megtallsz: ltogass el a
http://www.davidco.co1n
cmre, ahol mindig rengeteg segtsget kaphatsz, lthatod a
legjobb tippeket msoktl, elrhetsz klnbz6 segdanyago-
kat s szolgltatsokat, illetve felveheted a kapcsolatot olyan
emberekkel, akik megosztjk veled sikerreceptjeiket a pro-
duktivits tern. Keress meg bennnket a The David Allen
Company-nl az info@davidco.co1n cmen vagy a (805) 646-
8432-es kaliforniai telefonszmon.)
Sikerekben gazdag tovbbi letet kvnok neked!
MEGJELENT KNYVEK LISTJA TMAKRK SZERINT
Kd
T13 Robert T. Kiyosaki
T16 Boda Schafer
T21 Robert G. Allen
T22 David Owen
T27 Blair Singer
S28 Wallace D. Wattles
J01 Brian Tracy
A11 W.Steven Brown
A 12 Oakley-Krug
A13 M. H. McCormack
A 14 Gareth Gardiner
A15 Wess Roberts
A 16 Geoffrey Moss
A17 Andrew Leigh
811 Andrew S. Grove
812 Andrew S. Grove
J04 John C. Maxwell
JOB John C. Maxwell
J09 John C. Maxwell
A21
A22
Richard Greensted
Michael E. Gerber
A31 Bock-Senn
P-22 Ries-T rout
P-23 Ries-Trout
A34 Trout-Rivkin
A35 Ries-Trout
A36 T rout
A37 Harris-Harris
Cm
ANYAGI FGGETLENSG
Gazdag papa, szegny papa
A CASHFLOW-ngyszg
Gazdag papa befektetsi tancsai
t az anyagi fggetlensghez
Gazdag gyerek, okos gyerek
Gazdag papa - zleti iskola
Visszavonulni fiatalon s gazdagon
Gazdag papa prfcija
Passzv jvedelem-forrsok (egyktetes kiads)
Papa Bank
Gazdag papa adssg - kalauz
Gazdag papa Sikertrtnetei
zletvadszok
A gazdagsg blcsessge
milliomos ...
MENEDZSMENT
13 vgzetes hiba, amit menedzserek elkvetnek
vltozsmenedzsels
A igazsg az
Vezets kuel
Attila ttkai
A eredmnyessg ABCje
Menedzserkalauz
Csak a paranoidok maradnak fenn
vezets
Vezets 101
Felkszts 101
A csapatjtkos 17 nlklzhetetlen tulajdonsga
VLLALKOZS
Hogyan indtsunk sajt vllalkozst
A vllalkozs mtosza
MARKETING
Internet-kalauz zletembereknek
A marketing 22 vastrvnye
Pozicionls
Az. j pozicionls
Alulrl marketing
Marketinghbor
Az elgedett a legjobb reklm
Kd
A38
A39
A310
A311
R01
R02
R04
R05
R07
A41
A42
A43
A44
A45
A46
A47
A48
A49
A410
A411
A412
004
J07

V.O.Schwab
Harry Beckwith
Harry Beckwith
Harry Beckwith
Dr. Hoffmann Istvnn
Dr. Hoffmann Istvnn
Dr. Mria
Erdei Magdolna
Dr. Hoffmann Istvnn
Raymond Hull
Houel-Godefroy
M1lo 0. Frank
Milo 0. Frank
Geoffrey Moss
Nierenberg-Calero
Majesky-Butler
Josef Kirschner
T erry Gillen
Michael Barratt
Peter Honey
Dr. David Lewis
Alexander Oakwood
John C. Maxwell
Cm
Hogyan rjunk j reklmszveget?
Hogyan adjuk el a lthatatlant?
A lthatatlan rints
A lthatatlan kapcsolat
***
A reklm birodalmbl
Sportmarketing
Empatikus marketing
az gyfl
Direkt s interaktv marketing
KOMMUNIKCI
A sikeres nyilvnosbeszd alapjai
Hogyan bnjunk nehz emberekkel?
Hogyan rveljnk rviden s hatsosan
rtekezlet, megbeszls - rviden s eredmnyesen
Az. eredmnyes kommunikci kziknyve
Testbeszd-kalauz
Hazugsgvizsgl knyv
A manipulci
A mesterfogsai
Mdiaszerepls
Problms emberek
Hogyan rtessk meg magunkat?
Az. eredmnyes megbeszls ABCje
Kapcsolatok 101
***
R03 Bethlenfalvy Gbor
R06 Dezsnyi Pter
Sajtkapcsolati
Krd klcsn a medve kalapcst!
A51
A52
A53
A54
A55
T12
William Ury
Fisher-Ury-Patton
Herb Cohen
Roger Fisher
Chester L. Karras
Roger Dawson
A61 Frank Bettger
A62 Frank Bettger
A63 Joe Girard
A64 Stephan Schiffman
A65 Joe Girard
A66 Stephan Schiffman
M7 Gallagher-Levinson
TRGYALSTECHNIKA
Trgyals nehz emberekkel
A sikeres trgyals alapjai
Brmit meg tud trgyalni
Kapcsolatpts a trgyalsok sorn
A trgyalsi jtszma
trgyalsi taktikk
ZLETKTS
Az. zletkts iskolja
zletkts a gyakorlatban
Hogyan adjunk el brmit brkinek
25 szoks/25 hiba
Hogyan adjuk el nmagunkat?
Bizonytottan hideghvsi technikk
Gerilla zletkts
Kd
A68
J03
833
R09
A71
A72
A73
A74
A75
A76
J02
S24
S31
T05
AB1
A82
A83
A84
A85
A86
A87
A88
840
841
J05
L01
L02
S22
S29
S30
T11
T23
R08
R09
A91
A93
A94
N01
N02

Wilson-Wilson
Brian Tracy
Smith - Rutigliano
Frank Aponyi
Hyrum Smith
Alan Lakein
Ray Josephs
Michael LeBoeuf
R. R. Updegraff
Dan Kennedy
Brian Tracy
Keith Ellis
Robert Scheinfeld
William Oncken, 111
Feinberg-T arrant
Robert Ringer
Ries-Trout
Loehr-Mclaughlin
Michael Korda
Lee Wallek
Donald Norfolk
Cm
Vltoztasd meg a jtszmt!
Hatr a csillagos g .. .
Fedezze fel
***
American Business School - Az zletkts tzparancsolata

A sikeres s letvitel 1 O termszettrvnye
Hogyan gazdlkodjunk s letnkkel

Az nszervezs iskolja
amire szksgnk van
vllalkozknak ...
Amit ma megtehetsz ...
A csodalmpa
Lthatatlan svny a sikerhez

KARRIER
Mirt csinlnak okos emberek gbekilt ostobasgokat?
Nyers megflemltssel
Karrierlift
Lelki llkpessg
Hatalom!
Maffia menedzser
Stresszkalauz
Charles Kovess A siker kulcsa a szenvedly
Buckingham - Coffman is szegd meg az sszes szablyt!
8uckingham - Clifton Fedezze fel az - MOST!
John C. Maxwell 101
Dryden - Vos
Dryden - Vos
James R. Sherman
Wallace D. Wattles
Benjamin Franklin
Brian Tracy
Stephen A. Covey
Huszka
Dr. Telkes Jzsef
Bock-Senn
Daniel S. Janal
Perjs Lszl
Damjanovich Nebojsa
Damjanovich Nebojsa
A tanuls forradalma - 1. rsz
A tanuls forradalma - 2. rsz
Csinld!
Az egszsg blcsessge
Az erny
Maximlis teljestmny
A sikeres emberek 7 szoksa
***
munkanlkliek kziknyve
llsvadszat
INTERNET
Internet
Online marketing kziknyv
Internet marketing magyar szemmel
E-mail marketing
Online marketing -
#,., ...
-.;
AFORIZMA
621
Alexander Oakwood
1011 aforizma
622
Alexander Oakwood
Aforizmk knyve 1-11 . ktet
825
Alexander Oakwood
Aforizmabank
***
C02
Czebe Lszl
Gondolatok
EGYPERCESEK
E01
Blanchard-Johnson
Az egyperces menedzser
E02 Blanchard-Lorber Egyperces menedzsment a gyakorlatban
E03 Blanchard-Oncken
E04 Blanchard-Zigarmi vezets
E05 Johnson-Johnson Az egyperces tanr
E06 Johnson-Wilson Az egyperces
E07 Spencer Johnson Egy perc nmagunkra
EOB Blanchard-Carew Az egyperces menedzser csapatot pt
E09 Blanchard-Edington Az egyperces menedzser kap
KULCS KNYVEK
K03 Hill-Stone A siker titka: pozitv lelki belltottsg
KOS Ron Holland Beszlj s gazdagodj!
KOS Alexander Oakwood Mikor mondjunk NEMet s hogyan?
K10 Maxwell Maltz Pszichokibernetika
K15 Napoteon Hiti tvenkt lps a gazdagsghoz
K17 Denis Waitley A kivlsg 1 O titka
K20 Harry Lorayne A gondolat ereje
K22 Ritt-Cypert 365 nap Napoleon Hill gondolataival
K23 David Seabury Az nrvnyests
K24 Ben Sweettand Alapknyv a
K26 Elmer Wheeler A gazdagsg benned van
K28 Alexander Oakwood s boldogsgrl
K29 Don Gabor Ismerkeds-trsalgs
K30 Robert Ringer Millikat r szoksok
K33 Cavett Robert Mi mozgatja az embereket?
K34 Robert Ringer Ne hagyd magad!
K35 Maxwell Maltz Pszichokibernetika II.
K36 Napoleon Hill A nehzsgek nagy haszna
K37 Martha Friedman Flelem a
S27 Napoleon Hill Gondolkozz s gazdagodj cselekvsi tmutat
Minden szlnes kp s leirs, partner knyvesboltok listja
tallhat a www.bagolyvar.hu honlapon!
Internet: www.bagolyvar.hu E-mali: iroda@bagolyvar.hu
Tel. : 214-5068 Fa'<: 214-5071
Mrkaknyvesbolt: Szakknyvruhz, VI. u. 43
T el./fax: 373-05-00, 373-05-01

Intézz El Mindent

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Intézz El Mindent

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

.

a .. praktikusak, mert egy-egy oldalt knnyen le-

Você também pode gostar