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-RESUMEN- ADMINISTRACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Manuales Administrativos son documentos escritos que contienen en forma sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados. ncluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se !an ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada. Los Manuales Administrativos representan una gu"a prctica que se utiliza como !erramienta de soporte para la organizacin y comunicacin.
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#on considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin !umana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa. #u elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar. #on documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna. Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y objetivos de la direccin de la misma. Los manuales administrativos son documentos que nos sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.
IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

$niforman y controlan el cumplimiento de funciones. %elimitan las actividades, responsabilidad y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados. #on una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa. Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. #on una base para el mejoramiento de sistemas. &educe costos al incrementar la eficiencia.

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%e acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos' Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, pol"ticas, procedimientos, normas, etc. (recisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. )oadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. #ervir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales. (roporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas. (ermite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Au*ilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. #irve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. nterviene en la consulta de todo el personal. +ue se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. (ara establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya e*istente. (ara uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. %etermina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. ,acilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben !acer y como deben !acerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. )onstruye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y m-todos. VENTAJAS Y DESVENTAJAS Ventajas: $n manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas' Logra y mantiene un slido plan de organizacin. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. ,acilita el estudio de los problemas de organizacin.

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#istematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. #irve como una gu"a eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave. %etermina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin. .vita conflictos jurisdiccionales y la yu*taposicin de funciones. (one en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien. )onserva un rico fondo de e*periencia administrativa de los funcionarios ms antiguos. #irve como una gu"a en el adiestramiento de novatos. .s una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar. Ayudan a institucionalizar y !acer efectivo los objetivos, las pol"ticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. .vitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. Aseguran continuidad y co!erencia en los procedimientos y normas a trav-s del tiempo. #on instrumentos /tiles en la capacitacin del personal. ncrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo. (osibilitan una delegacin efectiva, ya que al e*istir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por e*cepcin.

Desventajas: Muc!as compa"as consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al d"a. .*iste el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez. #u deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. .l costo de produccin y actualizacin puede ser alto. #i no se actualiza peridicamente, pierde efectividad. ncluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
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Muy sint-tica carece de utilidad' muy detallada los convierte en complicados. CLASIFICACIN DE LOS MANUALES .ntre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organizacin, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin !umana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las tareas que se le !an encomendado. POR SU CONTENIDO
Manual de (istoria' #u propsito es proporcionar informacin !istrica sobre el

organismo' sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. .sto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosof"a del organismo. 0ien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin.
Manual de organizacin' #u propsito es e*poner en forma detallada la estructura

organizacional formal a trav-s de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de )ol*ticas' )onsiste en una descripcin detallada de los lineamientos a

seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. .l conocer de una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Manual de )rocedimientos' .s la e*presin anal"tica de los procedimientos

administrativos a trav-s de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

Manual de contenido m+lti)le' )uando el volumen de actividades, de personal o

simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. POR SU FUNCIN ESPECFICA .sta clasificacin se refiere a una funcin operacional espec"fica a tratar. %entro de este apartado puede !aber los siguientes manuales'
Manual de )roduccin' )onsiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin..
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Manual de com)ras' .l proceso de comprar debe estar por escrito1 consiste en

definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los m-todos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de ventas- )onsiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las

rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas 2pol"ticas de ventas, procedimientos, controles, etc.3.
Manual de .inanzas' )onsiste en asentar por escrito las responsabilidades

financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.
Manual de conta/ilidad' 4rata acerca de los principios y t-cnicas de la contabilidad.

#e elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. .ste manual puede contener aspectos tales como' estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera.
Manual de crdito y co/ranzas' #e refiere a la determinacin por escrito de

procedimientos y normas de esta actividad. .ntre los aspectos ms importantes que puede contener este tipo de manual estn los siguientes' operaciones de cr-dito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
Manual de )ersonal' Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar

las actividades y pol"ticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos como' reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, pol"ticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros.
Manual tcnico' 4rata acerca de los principios y t-cnicas de una funcin operacional

determinada. #e elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como informacin general para el personal interesado en esa funcin. .jemplos de este tipo de 5Manual t-cnico de auditoria administrativa5, y el 5Manual t-cnico de sistemas y procedimientos5. .stos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesor"a.
Manual de adiestramiento o instructivo' .stos manuales e*plican las labores, los

procesos y las rutinas de un puesto en particular, son com/nmente mas detallados que un manual de procedimientos. MANUALES GENERALES

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#e refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de -ste tenemos a los siguientes manuales'
generales de organizacin' .ste es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional. Manuales Manual general de )rocedimientos- .ste es tambi-n resultado de la planeacin,

contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
Manual general de )ol*ticas' #e refiere a presentar por escrito los deseos y actitud

de la direccin superior1 para toda la empresa, estas pol"ticas generales establecen l"neas de gu"a, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo acondiciones generales. MANUALES ESPECFICOS
Manual es)ec*.ico de reclutamiento y seleccin- #e refiere a una parte de un rea

espec"fica 2personal3. 6 contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin. )onsiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin espec"fica a determinados tipos de actividad, aqu" se refiere a la auditor"a interna en forma particular.
Manual es)ec*.ico de auditor*a Manual es)ec*.ico de )ol*ticas de )ersonal' .ste se enfoca a definir 5pol"ticas5, pero interna'

de un rea espec"fica de la organizacin, sealando las gu"as u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como' contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc.
Manual es)ec*.ico de )rocedimientos de tesorer*a' )onsiste en elaborar los

procedimientos en el orden de importancia de un rea espec"fica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo' ingresos a caja, pago a proveedores, etc. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (resenta sistemas t-cnicos espec"ficos y seala el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades espec"ficas. .s un procedimiento por escrito. Los manuales de procedimiento, por sus caractersticas diversas, pueden clasificarse en manuales de procedimiento de oficina y de fbrica . 4ambi-n puede referirse a'

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1. 4areas y trabajos individuales, por ejemplo, cmo operar una mquina de contabilidad. 2. (rcticas departamentales en que se indican los procedimientos de operacin de todo un departamento. 3. (rcticas generales en un rea determinada de actividad, como manuales de procedimiento comerciales, de produccin, financieros, etc. El contenido de los manuales de procedimiento. CARTULA. .s la cubierta e*terior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organizacin responsable.
PORTADA. .sta contin/a despu-s de la cartula, lleva el nombre del manual, de la

organizacin responsable de su aplicacin y el lugar y la fec!a de edicin.

NDICE GENERAL . .s la presentacin resumida y ordenada de los elementos

constitutivos del documento.

PRESENTACIN. .s la e*plicacin clara y concisa de los objetivos del manual y la

e*posicin de la estructura del documento1 incluye un mensaje y la autorizacin del titular. CONTENIDO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE ORGANIZACIN .

7. dentificacin. 8. 9ndice. :. ntroduccin. :.7. ;bjetivo del manual. :.8. <mbito de aplicacin. :.:. Autoridad. :.=. )mo usar el manual. =. %irectorio. >. Antecedentes !istricos. ?. 0ase legal 2en caso de organismos p/blicos3.
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@. ;rganigrama. A. .structura funcional. B. ;bjetivos de cada unidad orgnica.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .

7. 9ndice. 8. ntroduccin 8.7. ;bjetivos del manual. 8.8. Alcance. 8.:. )mo usar el manual. 8.=. &evisiones y recomendaciones. :. ;rganigrama. :.7. nterpretacin de la estructura orgnica. :.7.7. #istemas de organizacin 2l"nea, funcional, etc.3 :.7.8. 4ipo de departamentalizacin 2geogrfica, por producto, etc.3 :.7.:. Amplitud de la descentralizacin y centralizacin. :.7.=. &elacin entre el personal con autoridad de l"nea y asesor"a. =. Crficas. =.7. %iagramas de flujo. >. .structura procedimental. >.7. %escripcin narrativa de los procedimientos. ?. ,ormas. ?.7. .mpleadas 2por lo general planeadas y rediseadas3. ?.8. nstructivos de las formas empleadas.

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