Implementación Del Sistema Integral de Mensajería

UNIVERSIDAD RICARDO PALMA
FACULTAD DE INGENIERA
Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera Industrial
DISEO DE UN MTODO DE SUPERVISIN EN LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA (SIM) PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE EXPEDICIN INTERNA EN EL BANBIF POR LA EMPRESA EXACT SAC
TALLER DE INVESTIGACIN APLICADA
ALUMNO: JONATHAN DEL AGUILA LIMONCHI
PROFESOR: ING. JUAN SIGARROSTEGUI GUTIERREZ.
Lima, 26 de Noviembre del 2013
SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM DISEO DE UN MTODO DE SUPERVISIN EN LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA (SIM) PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE EXPEDICIN INTERNA EN EL BANBIF POR LA EMPRESA EXACT SAC
1. PROBLEMTICA 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa EXACT SAC ha identificado factores que hacen que el proceso de expedicin interna no sea el ms eficiente, debido a que actualmente los clientes a quienes se les brinda el servicio de expedicin no cuentan con un sistema informtico, el cual les brinda una plataforma y estructura adecuada para soportar todo el tipo de transaccin documentaria que se realiza en el da a da y as poder llevar un control y seguimiento del trmite documentario. Actualmente EXACT ha desarrollado un nuevo sistema integral de mensajera (SIM) para implementarlo en uno de sus clientes claves que es el BanBif; el cual permitir la gestin del flujo de correspondencia interna, siendo utilizado por todos sus colaboradores y operadores, dando el soporte integral a los diferentes procesos operativos que forman parte de esta actividad. La aplicacin SIM cuenta con una interface intuitiva y de fcil uso para el cliente (mayor usabilidad); implementa los dos principales procesos de la correspondencia interna (recorrido de pisos y los envos a oficina), a los cuales se les hace seguimiento mediante un planificador de recorridos; asimismo permite la importacin masiva de documentos mediante el uso de plantillas personalizables. Las empresas se enfrentan continuamente a demandas y desafos en un mercado altamente competitivo, donde es necesario agilizar el flujo documentario a su destino final. Es muy claro que el hombre no tiene rendimientos equivalentes a los sistemas informticos, lo cual involucra conjugar la rapidez con otros factores, tales como: mximo aprovechamiento, precisin en dimensiones, etc.
SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM
1.2.
PROBLEMA GENERAL
Cmo el diseo de un mtodo de supervisin en la implementacin del Sistema Integral de Mensajera (SIM), optimizar el proceso del rea de expedicin interna? 1.3. PROBLEMAS ESPECFICOS
Cmo conocer la cantidad de documentos que se tramitan durante un determinado perodo de tiempo? Cmo identificar los estados en el que se encuentran los documentos procesados? Cmo medir la efectividad de entrega de los documentos por parte de los operativos de expedicin? 1.4. LIMITES DEL PROBLEMA
La limitacin de esta investigacin se enfoca a todo el sistema organizacional del BanBif, ya que la aplicacin SIM ser implementada en las sedes existentes del banco a nivel nacional. 1.5. ALCANCE DEL PROBLEMA
El perodo de duracin del prototipo (piloto) del aplicativo SIM que ser instalado en el sistema del BanBif a nivel nacional ser de 5 meses.
2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL
Mejorar el proceso del rea de expedicin interna del BanBif, mediante la implementacin del sistema integral de mensajera (SIM). 2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Determinar el nmero de documentos que se recogen o entregas en cada corte establecido, en un determinado perodo.

Llevar un seguimiento del tracking (estado) de los documentos que han sido procesados. Llevar un control automtico mediante el uso del aplicativo SIM, sobre la
efectividad de entrega de los documentos por parte del personal operativo EXACT.
3. MARCO TERICO 3.1. INVESTIGACIONES RELACIONADAS
Las instituciones del Estado deben reformarse, entre otras razones, porque subsiste la ineficiencia, que se expresa no tanto en el nmero de trmites a realizar para obtener un servicio del Estado, sino en el tiempo que tarda la realizacin de cada trmite. En segundo lugar, existe an una gran distancia entre el Estado y los ciudadanos, alejamiento que se origina en la insuficiente informacin accesible a los potenciales agentes econmicos y a la sociedad en general. El exceso de regulaciones y de demoras en los procedimientos limita severamente las oportunidades, traba una relacin eficiente entre Estado y el mercado y fomenta la corrupcin y la informalidad. Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) El gobierno promueve activamente el uso de las TIC como herramienta de trabajo fundamental para sus ciudadanos y autoridades locales, buscando el trabajo de calidad y apoyando la simplificacin administrativa de las organizaciones. Es por ello, que el RENIEC ha desarrollado el Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD), el cual es un herramienta tecnolgica que autoriza automatizar la gestin de los documentos administrativos del RENIEC, esto es, transformar un documento fsico en un documento digital, con el fin de optimizar drsticamente el flujo de los documentos y expedientes administrativos, logrando tambin su transferencia a todas las instituciones pblicas, alinendolas en el uso generalizado de las TIC, como medio de mejora de la gobernanza local y regional. Enfoque relacionado al acceso a la informacin y al conocimiento El desarrollo del Gobierno Electrnico en el Per que propende impulsar el avance de la Sociedad de la Informacin y del Conocimiento, se basa en la integracin y optimizacin de sus procesos y servicios, que le permite facilitar el cumplimiento de sus obligaciones y

el desarrollo de sus actividades al servicio del ciudadano, tanto de manera individual o en sus diversas formas de organizacin privada. Es por tanto necesario, llevar adelante un enfoque de integracin y calidad de los procesos, con el apoyo de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin, transformando la gestin del Estado, aumentando la competitividad global as como el desarrollo empresarial, procurando lograr una sociedad ms equitativa, integrada y democrtica. Este enfoque adems se realiza dentro del marco del Deber de colaboracin entre entidades del Estado que contempla la siguiente base legal: Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General - LPAG. Decreto Legislativo N 1029, que modifica la Ley N 27444, y la Ley del Silencio Administrativo - Ley N 29060. La LPAG regula en el Sub-Captulo III, artculos 76 y siguientes, la Colaboracin entre entidades; al respecto, en el numeral 76.1 del citado artculo 76 indica que: Las relaciones entre entidades se rigen por el criterio de colaboracin, sin que ello importe renuncia a la competencia propia sealada por ley. Atendiendo a dicho criterio de colaboracin, en el numeral 76.2.2 del artculo 76 de la LPAG se manifiesta que las entidades deben: Proporcionar directamente los datos e informacin que posean, sea cual fuere su naturaleza jurdica o posicin institucional, a travs de cualquier medio, sin ms limitacin que la establecida por la Constitucin o la ley, para lo cual se propender a la interconexin de equipos de procesamiento electrnico de informacin, u otros medios similares. En ese sentido el RENIEC, desarrolla polticas de desarrollo, investigacin, innovacin y accesibilidad para la mejora de su gestin interna y externa, as como la concientizacin de las TIC para el acceso a la informacin y comunicacin, en favor de todas las clases sociales. Descripcin del servicio Definicin
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un software automatizado de gestin administrativa y de uso interno (dentro de la institucin), el cual tiene como caracterstica principal, el reconocimiento jurdico de los documentos emitidos, mediante la incorporacin de la credencial digital (Certificado Digital) y el registro de la Firma Digital en los documentos digitales en formato PDF, emitidos por el personal de la organizacin a

nivel de todas las dependencias funcionales; constituyndose en uno de los primeros sistemas innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina. A travs de este sistema se puede realizar un eficiente control del flujo de documentos y del envo de los mismos en formato electrnico protegido con firma digital, lo que permite darle validez legal al documento, identificar al remitente; y gracias al proceso de almacenamiento de documentos digitales, garantizar la integridad de los mismos. Asimismo, permite una total accesibilidad a la informacin, puesto que facilita consultar cualquier documento, referencia, sustento, documentos relacionados, etc., sin necesidad de recurrir a archivos fsicos. El aplicativo notifica respecto al estado de los documentos y plazos de cumplimiento de las disposiciones dadas, constituyndose en una herramienta fundamental de apoyo a la gestin de todos los funcionarios. El aplicativo emite todo tipo de reportes estadsticos y nominales, que permiten mejorar la gestin y seguimiento a los documentos. De esta manera, al administrar el archivo electrnico de manera centralizada, se dispone de manera inmediata de toda la documentacin, permitiendo acortar al mximo los tiempos de espera y obteniendo en tiempo real, informacin del estado y lugar exacto de un documento, as como del responsable de la gestin del mismo. El uso del Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) propicia la reduccin de costos asociados a la Gestin Documentaria y al uso del papel, contribuyendo con la Gestin Administrativa Digital Cero Papel, as como con la preservacin del medio ambiente debido a su alto ndice de omisin de uso de papel. Funcionalidad
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) soporta el flujo documentario para la atencin de trmites administrativos, partiendo de la recepcin y digitalizacin de los documentos fsicos recibidos en Mesa de Partes y dirigidos a las distintas Unidades Orgnicas de la institucin, los cuales, una vez llevados a su forma digital siguen el flujo de trabajo respectivo para su atencin.
Grafico N 5.2.2.1: Esquema General de Funcionamiento del SITD RENIEC
Recepcin del Documento en el SITD
Emisin del Documento en el SITD
Grafico N 5.2.2.2: Esquema detallado del Sistema Integrado de Trmite Documentario

Naturaleza
Su eficiencia radica en que utiliza tecnologa actual para brindar una comunicacin eficiente, segura y confiabilidad en el manejo de los documentos de la institucin, lo cual ha generado un cambio de paradigma destinado a combatir los problemas generados por el manejo burocrtico de la gestin documentaria. Al ser utilizado en una Intranet o en la Internet, se consigue la independencia geogrfica en la administracin de los trmites documentarios, permitiendo la disponibilidad de los mismos en cualquier momento y desde cualquier lugar durante las 24 horas del da, garantizndose que los datos que viajan por la web estn protegidos de accesos no autorizados a utilizar mtodos seguros en la transmisin de datos. Con el uso de este sistema automatizado de gestin documentaria, se reducen los problemas generados por el manejo burocrtico del trmite documentario. Adems, la integracin al Certificado Digital del DNI electrnico y la extensin de la Firma Digital con el Documento Nacional de Identificacin electrnico (DNI-e), permitirn la autenticacin de la persona usuaria sistema de manera indubitable, lo que lo convierten en uno de los sistemas innovadores en su gnero en la administracin pblica en el Per y Amrica Latina el mismo que se encuentra registrado y patentado en INDECOPI. El SITD del RENIEC es un sistema automatizado que genera documentos a lo largo del trmite en formato PDF y los firma digitalmente. Como consecuencia del uso de firmas digitales es posible garantizar la autenticidad de los documentos generados, lo que soluciona el problema de la existencia de una sola copia fsica del expediente en aquellas instituciones que an siguen apostando por el sistema manual. De esta manera, permite el acceso inmediato y concurrente a cualquier documento generado en el sistema, de cualquier persona involucrada en el trmite, sin importar el lugar en la que se encuentre; a la vez que contribuye a un factor importante en la preservacin del medio ambiente y contribuyendo con la eco eficiencia. Caracterstica
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un aplicativo web que forma parte del Sistema Integrado Administrativo del RENIEC (SIA), enlazando 146 oficinas del RENIEC a nivel nacional, mediante una comunicacin de lnea dedicada. El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) presenta las siguientes principales caractersticas tcnicas: Estndar
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ISO). brindando seguridad y confidencialidad. sin del almacenamiento del documento electrnico a Microformas. identificacin y autenticacin del usuario al sistema de manera segura. to Nacional de Identificacin Electrnico (DNI-e).
Grafico N 5.2.4.1: SITD RENIEC Caractersticas del Producto
Usos
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es de uso interno en la institucin, y debido a su diseo tecnolgico y al grado de madurez que ha alcanzado su uso, est preparado para ser usado en los diferentes organismos del sector pblico, actualmente se encuentra instalado en el Consejo Nacional de la Magistratura, en la Corte Superior del Distrito Judicial de Lima Sur, se ha firmado convenio de transferencia de este aplicado con el Ministerio del Interior y se encuentra en proceso de firma de convenio con el Despacho de la Presidencia de Republica, as como con la Academia de la Magistratura, y en proceso de evaluacin con la SUNAT e INGEMET, pudiendo tambin adaptarse para el sector privado. Se estima que la aplicacin del producto se extender en forma dinmica a nivel del sector pblico, en los prximos meses con la puesta en produccin de la Planta de Certificacin Digital PKI (Public Key Infrastructure), a cargo del RENIEC en el Per, de la
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Infraestructura de Clave Pblica con lo cual se abrir paso al uso progresivo de los certificados digitales y la firma digital facilitando el comercio electrnico.1
Ao de aplicacin del SITD: 18 de Agosto del 2011.2
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1
Postulacin al Premio Proyectos 2012 Cumbre Mundial de la Sociedad de la Informacin CMSI Sistema Integrado de Trmite Documentario - SITD
2
Convenio de Cooperacin Interinstitucional entre la RENIEC y el MININTER.
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Proyecto de fortalecimiento de capacidades para la implementacin del sistema de trmite documentario en la Municipalidad del Callao
Definicin del problema
Inexistencia de recursos tecnolgicos en los procesos de gestin de trmite documentario y no contar con un sistema informtico integral que permita tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que llega y fluye dentro de la municipalidad, as como de la que se genera al interior de la misma. Propuesta Implementar una solucin integral que permita mantener un ptimo flujo de la documentacin, asegurando su seguridad e integridad de tal forma que la documentacin ingresada llegue oportunamente a su destino, permitiendo su atencin de manera eficaz y eficiente; as como tambin la posterior administracin del documento en el Archivo Central de la Entidad.
Establecer polticas de seguridad por roles para: visualizacin de expedientes, imprimir documentos, copia documentos, enviar por correo electrnico, imprimir pantalla, entre otros, es decir el sistema debe permitir las siguientes funcionalidades: Dar acceso a la documentacin del expediente a todo personal de la Municipalidad Provincial del Callao. Dar acceso a la documentacin del expediente a un grupo de personas que no participan en el expediente. Dar acceso a la documentacin del expediente slo a las personas que participan en el expediente. Restringir el acceso a algunos documentos del expediente. Esto implica que slo algunas personas puedan revisar esta informacin. Estas personas pueden participar o no del expediente. El acceso ser de lectura. Capacidad de auditora de eventos (crear, iniciar, aprobar. Etc.) Acondicionamiento para el uso de firma digital (Certificados Digitales).
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Capacidad de establecer comunicacin en lnea con los supervisados para intercambio de informacin, que permita la notificacin electrnica de documentos con valor legal. Capacidad de poder interrelacionar va Servicios Web a aquellos sistemas de la Municipalidad Provincial del Callao que lo permitan. Control de plazos de atencin del expediente para las solicitudes del TUPA y a nivel total. Tener un sistema de alertas en cual enviar correos electrnicos cuando se est por vencer o se han vencido los plazos totales. Las alertas se remitirn al responsable del proceso y a la persona que tiene el documento. La frecuencia de remisin de las alertas ser configurable en base a das hbiles o calendario.
SISTEMA INFORMTICO DE GESTIN DOCUMENTARIA (SIGDOC-MPC):
Desarrollo e implementacin del Sistema Informtico de Gestin Documentaria de la Municipalidad Provincial del Callao (SIGDOC-MPC), que deber comprender:
Manejo de seguridad a travs de niveles de roles y funciones. Gestin y administracin de toda la documentacin que ingresa por Mesa de Partes como aquella que genera la Municipalidad Provincial del Callao.
Generar consultas y seguimientos para la gestin de toda la documentacin en el proceso y almacenada, permitiendo el acceso a los diferentes tipos de usuarios.
Operatividad total del sistema debe ser llevada en forma gil, flexible y amigable, el sistema deber gestionar, clasificar y distribuir los documentos y el archivo de su organizacin.
Manuales y guas de usuarios y administradores del sistema. Definicin de las propuestas normativas respecto del proceso de gestin documentaria y las directivas para su implementacin, pruebas, puesta en marcha, operacin, mantenimiento, control y mejora continua del Sistema Informtico de Gestin Documentaria.
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Requerimientos funcionales mnimos del sistema
La solucin debe considerar el proceso integral de Gestin Documentaria, esto es, los procesos de recepcin, registro, derivacin, seguimiento de informacin, generacin de documentacin interna y de respuesta a comunicaciones externas. Descripcin general del flujo de trmite documentario
Plataforma de recepcin y orientacin al ciudadano: La recepcin de los documentos se inicia por la Oficina de Trmite Documentario (Mesa de Partes), la Plataforma de Atencin al Usuario (PAU) o por mesa de partes perifrica (de existir). Estos en cada caso, son revisados y registrados en el Sistema de Gestin Documentaria. Clasificacin y distribucin: De acuerdo a la naturaleza del trmite estos se clasifican y distribuyen a las reas de la Municipalidad responsables de la atencin del trmite segn corresponda a lo dispuesto en los Manuales de Procedimiento y el TUPA.
Atencin del trmite (gestin): Es la actividad propia de la atencin de las solicitudes o expedientes realizada por las diferentes reas de la municipalidad, segn sus competencias funcionales y la definicin de los procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos. Notificacin de resultados: Luego que las reas tcnicas emiten su opinin respecto del trmite solicitado, el funcionario competente emite una resolucin, autorizacin o respuesta, segn corresponda a la naturaleza del trmite, lo cual debe ser finalmente comunicado a la persona o entidad que solicit el trmite. Archivo Central: Esta es la fase final de todo trmite, en la cual con las medidas de seguridad se almacenan los documentos fsicos y/o digitales que corresponden a un expediente. Los usuarios internos de la municipalidad pueden solicitar informacin especfica
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va correo electrnico o requerir el prstamo de la documentacin completa o parcial del expediente; los usuarios externos a la municipalidad slo podrn solicitar visualizar el contenido digital del expediente.1
Ao de aplicacin del SIGDOC: 2011
3.2.
INVESTIGACIN TERICA
Qu es un Sistema Integral de Mensajera? El Sistema Integrado de Mensajera y Paquetera: SIM, da soporte integral a los diferentes procesos de gestin y operativos que se desarrollan en empresas dedicadas a la Mensajera y Paquetera: Local y Nacional. Fue desarrollado en la moderna plataforma Visual Studio .Net 2010 y la base de datos SQL Server Express 2008, considerando las mejores prcticas del diseo y programacin de sistemas orientadas al manejo de grandes volmenes de informacin. SIM, integrada de una manera bastante gil y sencilla las diferentes sucursales en las cuales corre la solucin a la vez que facilita el seguimiento centralizado de los indicadores de gestin de cada una de las oficina remotas.2 Principales beneficios del SIM SIM automatiza la totalidad de sus procesos de negocios, desde el procesamiento de las bases de datos de los clientes o generacin de guas de despacho, hasta el proceso de facturacin y publicacin en web.
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1
Proyecto de Fortalecimiento de Capacidades para la Implementacin del Sistema de Trmite Documentario en la Municipalidad del Callao.
2
http://sim.cmiperu.com/
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Las mejoras de productividad obtenidas le permitir desarrollar una mayor capacidad de produccin en menor tiempo y a bajo costo: hacer ms con menos. La potente base de datos del sistema est preparada para el procesamiento de grandes volmenes de informacin. Nuestro proceso de implementacin configura el sistema acorde a sus
necesidades considerando las buenas prcticas del sector. De esta manera contribuimos a la recuperacin de su inversin en el menor tiempo posible. Para desarrollar esta aplicacin SIM se han desarrollado los siguientes temas: Diagramas de UML El UML est compuesto por diversos elementos grficos que se combinan para conformar diagramas. Debido a que el UML es un lenguaje, cuenta con reglas para combinar tales elementos. La finalidad de los diagramas es presentar diversas perspectivas de un sistema, a las cuales se les conoce como modelo, para el caso de nuestro sistema, se ha utilizado esta tcnica para poder identificar cual es el status actual del proceso, es decir que actividades se realizan manualmente y que podemos aprovechar para automatizarlas; y de esa manera mejorar la eficiencia y productividad del rea de expedicin interna. Recordemos que un modelo es una representacin simplificada de la realidad; el modelo UML describe lo que supuestamente har un sistema, pero no dice cmo implementar dicho sistema.1
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1
http://webbress.com.ar/site/materiales/proyecto/diagramas_del_uml.pdf
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A continuacin se describirn los diagramas ms comunes del UML y los conceptos que representan: Diagramas de clase: los diagramas de clases describen la estructura esttica de un sistema. Las cosas que existen y que nos rodean se agrupan naturalmente en categoras. Una clase es una categora o grupo de cosas que tienen atributos (propiedades) y acciones similares. Un ejemplo puede ser la clase Aviones que tiene atributos como el modelo de avin, la cantidad de motores, la velocidad de crucero y la capacidad de carga til. Entre las acciones de las cosas de esta clase se encuentran: acelerar, elevarse, girar, descender, desacelerar Un rectngulo es el smbolo que representa a la clase, y se divide en tres reas. Un diagrama de clases est formado por varios rectngulos de este tipo conectados por lneas que representan las asociaciones o maneras en que las clases se relacionan entre s.
Diagrama de objetos: Los Diagramas de Objetos estn vinculados con los Diagramas de Clases. Un objeto es una instancia de una clase, por lo que un diagrama de objetos puede ser visto como una instancia de un diagrama de clases. Los diagramas de objetos describen la estructura esttica de un sistema en un momento particular y son usados para probar la precisin de los diagramas de clases.
Diagrama de Casos de Uso: Un caso de uso es una descripcin de las acciones de un sistema desde el punto de vista del usuario. Es una herramienta valiosa dado que es una
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tcnica de aciertos y errores para obtener los requerimientos del sistema, justamente desde el punto de vista del usuario. Los diagramas de caso de uso modelan la funcionalidad del sistema usando actores y casos de uso. Los casos de uso son servicios o funciones provistas por el sistema para sus usuarios.
Diagrama de Estados: En cualquier momento, un objeto se encuentra en un estado particular, la luz est encendida o apagada, el auto en movimiento o detenido, la persona leyendo o cantando, etc. El diagrama de estados UML captura esa pequea realidad.
Diagrama de Secuencias: Los diagramas de clases y los de objetos representan informacin esttica. No obstante, en un sistema funcional, los objetos interactan entre s, y tales interacciones suceden con el tiempo. El diagrama de secuencias UML muestra la mecnica de la interaccin con base en tiempos.
Diagrama de Actividades: Un diagrama de actividades ilustra la naturaleza dinmica de un sistema mediante el modelado del flujo ocurrente de actividad en actividad. Una actividad representa una operacin en alguna clase del sistema y que resulta en un cambio en el estado del sistema. Tpicamente, los diagramas de actividad son utilizados para modelar el flujo de trabajo interno de una operacin.
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Diagrama
de Colaboraciones:
El diagrama de colaboraciones describe las
interacciones entre los objetos en trminos de mensajes secuenciados. Los diagramas de colaboracin representan una combinacin de informacin tomada de los diagramas de clases, de secuencias y de casos de uso, describiendo el comportamiento, tanto de la estructura esttica, como de la estructura dinmica de un sistema.
Diagrama de Distribucin: El diagrama de distribucin UML muestra la arquitectura fsica de un sistema informtico. Puede representar a los equipos y a los dispositivos, y tambin mostrar sus interconexiones y el software que se encontrar en cada mquina.1
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1
http://webbress.com.ar/site/materiales/proyecto/diagramas_del_uml.pdf
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Prototipado de Software Tambin conocido como desarrollo con prototipacin o modelo de desarrollo evolutivo, se inicia con la definicin de los objetivos globales para el software, luego se identifican los requisitos conocidos y las reas del esquema en donde es necesaria ms definicin. Este modelo se utiliza para dar al usuario una vista preliminar de parte del software. Este modelo es bsicamente prueba y error ya que si al usuario no le gusta una parte del prototipo significa que la prueba fallo por lo cual se debe corregir el error que se tenga hasta que el usuario quede satisfecho. Adems el prototipo debe ser construido en poco tiempo, usando los programas adecuados y no se debe utilizar mucho dinero pues a partir de que este sea aprobado nosotros podemos iniciar el verdadero desarrollo del software. Pero eso si al construir el prototipo nos asegura que nuestro software sea de mejor calidad, adems de que su interfaz sea de agrado para el usuario. Un prototipo podr ser construido solo si con el software es posible experimentar. 1
Etapas del Prototipado

Recoleccin y refinamiento de requisitos Modelado, diseo rpido Construccin del Prototipo Desarrollo, evaluacin del prototipo por el cliente Refinamiento del prototipo Producto de Ingeniera
Ventajas del Prototipado

No modifica el flujo del ciclo de vida. Reduce el riesgo de construir productos que no satisfagan las necesidades de los usuarios.
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1
http://www.ecured.cu/index.php/Modelo_de_Prototipos
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Reduce costo y aumenta la probabilidad de xito. Exige disponer de las herramientas adecuadas. Este modelo es til cuando el cliente conoce los objetivos generales para el software, pero no identifica los requisitos detallados de entrada, procesamiento o salida.
Tambin ofrece un mejor enfoque cuando el responsable del desarrollo del software est inseguro de la eficacia de un algoritmo, de la adaptabilidad de un sistema operativo o de la forma que debera tomar la interaccin humano-mquina.
Tipo de Modelos de Prototipos
Modelo de Prototipos rpido: Metodologa de diseo que desarrolla rpidamente nuevos diseos, los evala y prescinde del prototipo cuando el prximo diseo es desarrollado mediante un nuevo prototipo.
Modelo de Prototipos reutilizable: Tambin conocido como "Evolutionary Prototyping"; no se pierde el esfuerzo efectuado en la construccin del prototipo pues sus partes o el conjunto pueden ser utilizados para construir el producto real. Mayormente es utilizado en el desarrollo de software, si bien determinados productos
de hardware pueden hacer uso del prototipo como la base del diseo de moldes en la fabricacin con plsticos o en el diseo de carroceras de automviles.
Modelo de Prototipos Modular: Tambin conocido como Prototipado Incremental (Incremental prototyping); se aaden nuevos elementos sobre el prototipo a medida que el ciclo de diseo progresa.
Modelo de Prototipos Horizontal: El prototipo cubre un amplio nmero de aspectos y funciones pero la mayora no son operativas. Resulta muy til para evaluar el alcance del producto, pero no su uso real.
Modelo de Prototipos Vertical: El prototipo cubre slo un pequeo nmero de funciones operativas. Resulta muy til para evaluar el uso real sobre una pequea parte del producto.
Modelo de Prototipos de Baja-fidelidad: El prototipo se implementa con papel y lpiz, emulando la funcin del producto real sin mostrar el aspecto real del mismo. Resulta muy til para realizar tests baratos.
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Modelo de Prototipos de Alta-fidelidad: El prototipo se implementa de la forma ms cercana posible al diseo real en trminos de aspecto, impresiones, interaccin y tiempo.1
Tcnicas del Prototipado Lenguajes de especificacin ejecutables El lenguaje es especificado en un lenguaje formal. Esta especificacin es procesada y se genera automticamente un sistema ejecutable. AL final del proceso, la especificacin puede servir como la base para la reimplementacin del sistema.
Lenguajes de muy alto nivel Lenguajes que incluyen facilidades muy poderosas de manejo de datos. Necesitan un sistema de soporte de run-time muy grande. No es normalmente usado para el desarrollo de sistemas grandes. Algunos lenguajes ofrecen excelentes facilidades de desarrollo de Interfaces de Usuario. Algunos lenguajes tiene un ambiente de soporte integrado cuyas facilidades pueden ser usadas en el prototipo. Lenguajes de cuarta generacin Lenguajes de dominio especifico para sistemas de negocios basados en un sistema de manejo de bases de datos. Normalmente incluye un lenguaje de bases de datos, un generador de reportes y una hoja de clculo. Disponible en las herramientas CASE. Efectivo en costos para sistemas pequeos y medianos.
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1
http://www.ecured.cu/index.php/Modelo_de_Prototipos
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Prototipado con reuso El sistema es prototipado incluyendo componentes previamente existentes. Utilizado como libreras de componentes re-utilizables. Requiere de un lenguaje como UNIX o un Shell. Visual Basic se basa en este enfoque.1
Teora de Sistema Distribuido La primera diferencia que tienen los sistemas distribuidos con los sistemas centralizados, radica en que como el sistema est distribuido en dos o ms localidades, varios aspectos de diseo deben ser considerados, tales como: confiabilidad, disponibilidad y sobrevivencia del sistema cuando sea implementado. Para crear diseos efectivos, es necesario conocer y entender las caractersticas de las arquitecturas comnmente usadas para soportar los sistemas distribuidos y compartir datos. Hay que decidir si se quiere particionar los datos y el procesamiento a lo largo de varias localidades. Las capacidades y los aspectos relacionados con las tecnologas que pueden ser usadas para upsize, downsize y, distribuir SI y datos, son fundamentales para entender como migrar de diseos y aplicaciones centralizadas a ambientes de computacin distribuidos y multiproceso. Cuando se disean sistemas distribuidos, debe generarse documentacin que consolide la informacin a considerar cuando se implemente fsicamente el sistema diseado. Los tipos de informaciones que debenser consideradas cuando se implementa un sistema distribuido son:
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1
delta.cs.cinvestav.mx/~pmejia/softeng/Cap8.ppt
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1) Descripcin de la localidad (para cada una). Informacin geogrfica, localizacin fsica, informacin de la infraestructura, caractersticas del personal (entrenamiento, Habilidades, etc.), otros. 2) Descripcin del uso de los datos (para cada localidad). Elementos de datos usados, elementos de datos creados, elementos de datos actualizados, elementos de datos eliminados. 3) Descripcin de los Procesos del Negocio (para cada localidad). Lista de los procesos y descripcin de los procesos. 4) Contraste de las alternativas de arquitectura del SI para la localidad, los datos y los procesos necesarios (para cada localidad). Pros y contras del soporte tecnolgico, pros y contras de la ausencia de red -sistema local-, pros y contras de distintas configuraciones de distribucin, otros pros y contras. Base de datos distribuida. Una nica base de datos lgica que es esparcida fsicamente a travs de las computadoras ubicadas en mltiples localidades, conectadas por un enlace de comunicacin de datos.
Tcnica Scrum Scrum tiene un problema y es que necesita que tanto los desarrolladores del proyecto y los clientes participen activamente. Y tiene una virtud, nos permite mostrar al cliente como avanza la web poco a poco y que nos puedan solicitar mejoras y caractersticas sin ningn problema. Entonces, en scrum se definen 4 tipos de participantes:

Usuarios Scrum Team
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1
http://prof.usb.ve/lmendoza/Documentos/PS-
6116/Teor%EDa%20PS6116%20Sists.%20Distrib.%20y%20C-S.pdf
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Scrum Master Product Owner Los usuarios no son ms que los clientes. El Scrum team son los desarrolladores del proyecto (programadores, diseadores, dba) El Scrum Master viene a ser como el lder del proyecto. Su principal funcin es coordinar al scrum team y a los usuarios. Resolver los problemas que se puedan encontrar y ejercer de paragua entre el team y el mundo exterior, liberando a los mismos de la presin. El Product Owner es la persona encargada de priorizar y marcar los objetivos. Fases de SCRUM Ahora que sabemos qu papel ejerce cada uno, debemos conocer que fases se producen en la realizacin del proyecto. No voy a dar los nombres de cada fase, porque en realidad el nombre es lo de menos. Planificacin: El primer da es cuando se deben establecer los objetivos.
Esta reunin requiere dos partes, la primera es la seleccin de los requisitos y no es ms que la parte en el que el cliente presenta las necesidades de su proyecto al equipo. El equipo establece los objetivos que cree prioritarios y pregunta las dudas que puedan surgir al cliente. Este proceso no debera durar ms de 4 horas. La segunda parte es la planificacin, el equipo elabora la lista de objetivos necesarios para el proyecto y los miembros se asignan las tareas a realizar. Aqu interviene el product owner dando prioridad a las tareas que el cree necesarias.
En esta planificacin se establecen los sprints que son periodos de 2 o 4 semanas en las cuales se establecen X objetivos. Los objetivos deben ser metas alcanzables y no elegidas a la ligera. Ejecucin: Cada da de trabajo se realiza una reunin de 15 minutos con todo el equipo y se ponen en comn los progresos y los problemas que surgieron desde la ltima reunin.
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Las preguntas que cada miembro debe responder son:

Qu he hecho desde la ltima reunin? Qu voy a hacer a partir de este momento? Qu impedimentos tengo o voy a tener?
En esta parte de la reunin tambin interviene el Scrum Master que debe solventar todos los problemas que el equipo se haya ido encontrando. Cada finalizacin del Sprint se realiza otra reunin, de unas 2 horas, para revisar el Sprint completo y darlo por terminado. Y el ciclo se repite otra vez hasta terminar el proyecto He de agregar tambin, que los sprints, una vez empezados, no se pueden modificar. Es decir, todas las modificaciones que el cliente pueda llegar a solicitar, no se pueden aplicar en ese mismo sprint sino que se agregarn a otro sprint. Tambin decir que los sprints se deben cumplir en el tiempo estimado.1
3.3.
GLOSARIO DE TRMINOS
Correspondencia interna: Considera documentos y/o paquetera que emite un usuario del BanBif. Expedicin Interna: Es el rea de personas que se encargan de Recepcionar, despachar y extender ciertos documentos o correspondencias, y esta se encuentran en la sede principal del Banco. Importacin de documentos: Es el descargo de documentos almacenados en el sistema, los cuales guardan un historial de informacin, que es necesario para la evaluacin del desempeo.
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1
http://apuntes.skamasle.com/2012/que-es-scrum-y-como-aplicarlo/
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Operativos: Es la persona que se dedica a realizar el trabajo operativo de la administracin de la correspondencia, es decir, el traslado de la correspondencia hasta llegar al punto destino. Planificador de recorridos: nos permite evaluar el compromiso y responsabilidad del personal, ya que este planificador se encargar de evaluar el cumplimiento de los recorridos que el operativo realizar. Productividad: es el grado de que tan bien se est realizando el proceso de expedicin interna, es el indicador que nos ayuda a conocer el comportamiento de la empresa al momento de realizar trabajo. Sistema Informtico: es el conjunto de partes interrelacionadas, que permite almacenar y procesar informacin correspondiente al rea de Expedicin. Sistema Integral de Mensajera (SIM): Es un sistema integrado que permite mantener una perfecta comunicacin directa y continua entre La Empresa, sus clientes y colaboradores; dando, soporte integral a los diferentes procesos operativos y de gestin. Trmite documentario: es una aplicacin que permite a las organizaciones tener el control de la ubicacin fsica y estatus, actual y pasado de la documentacin que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y en base a estos datos mostrar estadsticas que permitan analizar pasos repetitivos o que no agreguen valor y los cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos dentro de la organizacin. 3.4. MARCO LEGAL
El Sistema Integral de Mensajera (SIM), est respaldado por el certificado digital Verisign, que lo brinda la empresa Symantec, quien es el lder mundial en soluciones que ayudan a los usuarios individuales y a las empresas a garantizar la seguridad, la disponibilidad y la integridad de su informacin.1
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1
http://www.symantec.com/es/es/about/profile/business.jsp
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4. HIPTESIS 4.1. HIPTESIS GENERAL
Si se admite los requerimientos necesarios, el Sistema Integral de Mensajera (SIM), tendr un mejor performance y as contribuir a la mejora del proceso de Expedicin Interna del BanBif.
4.2.
HIPTESIS SECUNDARIAS
Si se conoce el nmero de documentos que se recogen o entregan, se podr determinar la carga de trabajo en un determinado perodo. Si se lleva un control del estado del documento procesado, podemos determinar qu tan efectivo es el servicio de expedicin. Si se lleva un control del rendimiento del personal operativo, podemos determinar qu tan eficiente es el servicio de expedicin.
5. METODOLOGA DEL ESTUDIO A APLICAR
5.1.
TIPO DE INVESTIGACIN
El estudio planteado es del tipo descriptivo con un anlisis cualitativo y cuantitativo, por un lado se describir el fenmeno objeto de estudio y por otro, las alternativas para mejorar el proceso de expedicin interna del BanBif mediante el uso del aplicativo SIM, as mismo nos permitir tener alcances estadsticos, los beneficios y bondades que tendr el aplicativo SIM dentro del servicio de expedicin interna, que permita llevar un mejor control y nivel de servicio en el mbito del trmite documentario, mediante distintos factores importantes dentro del proceso, como: Carga de trabajo diaria dentro del rea de expedicin interna. Seguimiento de los estados de los documentos procesados. Aumentar la calidad del nivel de servicio del rea de expedicin interna.
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5.2. DISEO DE INVESTIGACIN
La presente investigacin utiliza un diseo descriptivo ya que tiene como finalidad, detectar y analizar cules son los factores que actualmente no son controlados y que mediante la implantacin del aplicativo SIM se podr analizar el servicio de expedicin interna que la empresa EXACT SAC le brinda al BanBif. Se us este diseo porque es el ms adecuado para el anlisis de la realidad empresarial que afronta el servicio de expedicin interna dentro del marco organizacional del BanBif, tratamos a travs de la investigacin a fondo, verificar las condiciones en la que se encuentra el servicio de expedicin y analizar medios viables para su mejor desarrollo mediante el uso del aplicativo SIM, ya que de esa manera se podr determinar las causas del porque diferentes factores alteran el nivel del servicio de expedicin interna. 5.3.
HIPTESIS
1. Hiptesis General Si se admite los requerimientos necesarios, el Sistema Integral de Mensajera (SIM), tendr un mejor performance y as contribuir a la mejora del proceso de Expedicin Interna del BanBif. 2. Hiptesis Secundarias a. Si se conoce el nmero de documentos que se recogen o entregan, se podr determinar la carga de trabajo en un determinado perodo. b. Si se lleva un control del estado del documento procesado, podemos determinar que tan efectivo es el servicio.
VARIABLES DE ESTUDIO
VARIABLES
1. Variables de Hiptesis General V.I.: Sistema Integral de Mensajera. V.D.: Proceso de expedicin interna del BanBif
INDICADOR DE LA VARIABLE INDEPENDIENTE
NDICADOR DE LA VARIABLE DEPENDIENTE
HORAS DE USO DIARIO/ HORAS PROGRAMADAS DE USO
N DOCUMENTOS PROCESADOS AL DA / HORAS FUNCIONAMIENTO SIM
2. Variables Secundarias V.I.: Documentos por recoger o entregar. V.D.: Carga de trabajo
N DOCUMENTOS PROCESADOS DIARIOS
N DOC. PROCESADOS / N TRABAJADORES
V.I.: Estado de los documentos. V.D.: Efectividad del servicio.
N DOCUMENTOS PROCESADOS CON ESTADOS ESPECIFICADOS
N DOC. ENTREGADOS / N TOTAL DOC. PROCESADOS
b. Si se lleva un control del rendimiento del personal operativo, podemos determinar que tan eficiente es el servicio de expedicin.
V.I.: Desempeo del personal operativo. V.D: Eficiencia del servicio de expedicin.
HORAS TRABAJADAS POR TURNO/HORAS PROGRAMADAS POR TURNO
CALIFICACIN REAL DEL PERSONAL / CALIFICACIN ESPERADA
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5.4. POBLACIN Y PROCEDIMIENTO MUESTRAL
Se utiliz 2 poblaciones para la aplicacin de los instrumentos: 5.4.1. LA POBLACIN estuvo constituida por el personal operativo del rea de expedicin del turno de maana-tarde. Los criterios de inclusin y exclusin son: Operativos asignados a la entrega de documentos en pisos de la sede del BanBif. Operativos asignados a la recepcin de documentos provenientes de pisos de la sede del BanBif. Operativos digitadores de documentos.
Tamao de la poblacin: la poblacin es finita (6 personas) ya que solo se consider a los operativos de expedicin, ya que ese es el rea en donde se realiza el proceso del trmite documentario, y es donde los documentos llegan para el proceso correspondiente. 5.4.2. LA POBLACIN estuvo constituida por el personal operativo del rea de expedicin del turno de tarde - noche. Los criterios de inclusin y exclusin son: Operativos asignados a la entrega de documentos en pisos de la sede del BanBif. Operativos asignados a la recepcin de documentos provenientes de pisos de la sede del BanBif. Operativos digitadores de documentos.
Tamao de la poblacin: la poblacin es finita (4 personas) ya que solo se consider a los operativos de expedicin, ya que ese es el rea en donde se realiza el proceso del trmite documentario, y es donde los documentos llegan para el proceso correspondiente. En cuanto al muestreo, para la presente investigacin se desarroll un muestreo no probabilstico intencional, cualitativo.
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SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM El tipo de muestreo no probabilstico fue el: Muestreo Intencional, se usar este como coment anteriormente, porque se realiza sobre la base del conocimiento y criterio del investigador, adems de ser apropiado porque permite seleccionar a los participantes que mejor representen a la poblacin y el procedimiento ser guiado por los objetivos de la investigacin y al criterio de punto de saturacin; cuando la informacin se vuelve repetitiva y no exista informacin que sea un aporte a la investigacin. 5.4.3. PROCEDIMIENTO MUESTRAL:
El procedimiento para el tamao de la muestra fue el siguiente: Se comenz con la evaluacin (observacin) de los operativos de expedicin interna, analizando la cantidad de documentos que se recogan o entregaban, y que se procesaban. Identificamos cuales eran los operativos que poseen mayor volumen de documentos. Se utiliz informantes que ayuden a elegir a los operativos ms representativos del departamento de expedicin interna. (Supervisor de Expedicin) La muestra fue analizada y ajustada al momento, para facilitar la informacin obtenida hasta entonces.
El tamao de la muestra obtenida, fue de 5 operativos dedicados al recojo, entrega y procesamiento de los documentos (3 operativo del 1 turno y 2 operativos del 2 turno), cabe mencionar que esta cantidad representa el 50% de todos los operativos que laboran en el rea de expedicin interna en ambos turnos; adems detallamos que el tiempo de muestra para la evaluacin del aplicativo SIM es de 5 meses. Como esta es una investigacin cualitativa-cuantitativa, la mejor decisin acerca de la obtencin de datos y de quienes obtenerlos se toman en el campo, ya que los participantes son desconocidos al comienzo pero conforme se vaya obteniendo informacin se ir sesgando al muestreo.
5.4.4. UNIDAD MUESTRAL
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Entrevista a profundidad y gua de observacin: Operativos del rea de expedicin interna del BanBif (5 participantes) 5.5. INSTRUMENTOS
Para abarcar el anlisis de todos los objetivos de mi investigacin utilic los instrumentos: la entrevista a profundidad, gua de observacin y toma de tiempos. Con la entrevista a profundidad med las diferentes limitaciones que tienen los operativos en el proceso de expedicin interna en el BanBif, adems se obtuvo informacin sobre el desarrollo de este proceso, analizndose si se contaba con tecnologa adecuada, una cadena logstica y si se cumpla los procedimientos establecidos. Con la observacin analic si los procesos de trmite documentario se estn llevando a cabo de manera eficiente, med de qu manera influye la implantacin del aplicativo SIM en el servicio de expedicin interna. La toma de tiempos es otro factor importante, porque de esta manera se puede verificar que el uso del aplicativo SIM es muy productivo para el proceso de expedicin interna. TCNICA Y MTODO DE TRABAJO
Entrevista a profundidad: Para la recoleccin de mis datos utilic una gua de entrevista dirigida a los
operativos del rea de expedicin del BanBif. La estructura de esta gua const de 5 partes, cada una con sus respectivos tems: Informacin general de los entrevistados. Problemas en el proceso de trmite documentario. Acciones para mejorar el proceso. Cumplimiento de procedimientos internos.
Gua de observacin:
Para la recoleccin de mis datos utilizar una gua de observacin dirigida a los operativos del rea de expedicin interna, en donde nos muestren de manera
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SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM general toda la operatividad del proceso de expedicin, tratando de identificar que tan beneficioso es el uso del aplicativo SIM.
6. ANLISIS Y PROCESO DE DATOS
Para el desarrollo de los instrumentos utilizar el siguiente procedimiento: 1. Las entrevistas a los operativos del rea de expedicin interna tendr una duracin de 15 minutos como promedio, pudiendo verse extendido, segn vayan presentndose las preguntas e indagando sobre otros temas que se aborde como resultado de la diversidad de opiniones. 2. La recoleccin de la informacin y los datos obtenidos por el investigador se apoyar en las notas de apuntes en el mismo momento de la entrevista. 3. Luego de obtener estos datos, sern procesados y digitados hacia un archivo en formato MS Word. 4. Se analizar y mediante la depuracin de la informacin, nos centraremos en lo que realmente nos interesa, que es el enfoque y objetivo que busca la entrevista. La manera de contactar a los operativos, ser de manera directa, presentndome en la sede del BanBif, rea de Expedicin interna. Con respecto a los imprevistos, pueden manejarse diferentes factores como falta de informacin brindada, difcil acceso a las entrevistas, disponibilidad de tiempo por parte de los encuestados, en el caso de que si no podra contactarme con la persona indicada, la opcin sera desarrollar los instrumentos con personas que trabajan en el rea de expedicin (Supervisor de Expedicin), es una opcin ms factible si no se puede contactar con la persona idnea. El tiempo de prueba del piloto SIM, ser de 5 meses Asumiendo que un (1) mes tiene 30 das, y que no se trabaja los das sbados y domingo, el tiempo efectivo de prueba es de 110 das.
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SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM Documentos Procesados Expedicin Interna BanBif Cantidad Julio Agosto Setiembre Mensual (n1) Diario (n2) 4876 223 5,943 270 6,132 278
Octubre 6,186 281
*El piloto SIM se inici en el mes de Agosto, por lo que se puede observar el aumento de documentos procesados con respecto al mes pasado.
Proyectando mediante la taza aritmtica (inters simple): ( )
El porcentaje (%) de crecimiento acumulado de Agosto a Octubre es de 4.2% Proyeccin de la cantidad de documentos para Noviembre: ( )
Proyeccin de la cantidad de documentos para Diciembre: ( )
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MES DE MUESTRA: OCTUBRE
Existen 4 cortes diarios en donde se procesa documentos, donde la cantidad de documentos aproximados por corte se brinda en el siguiente cuadro
Documentos por cortes establecidos Cantidad de Cortes documentos diarios 84 9:00 am 62 1:00 pm 60 3:30 pm 75 5:30 pm Total 281 documentos
Los documentos con Tracking (estado): ENTREGADO durante el mes fueron de 6175. Documentos rezagados Meses Cantidad (unid.) Cantidad (%) Agosto 66 1.11% Setiembre 47 0.77% Octubre 50 0.81%
Nivel de servicio - Octubre Niveles Peligro 10 Meta 16 ptimo 20
Indicador
Unidad de medida
Valor obtenido
Eficiencia en el servicio de Expedicin Interna
Mensual
18.64
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Indicadores de las variables independientes y dependientes Se ha realizado una comparacin entre los resultados del mes de Julio, ya que en este mes no se haba implementado el SIM, y del mes de Octubre que cuenta con resultados con el aplicativo SIM ya instalado, sta comparacin nos ayudar a analizar el impacto de cun importante es el aplicativo SIM para la mejora del proceso del rea de Expedicin Interna del BanBif.
Evaluacin de Indicadores - Julio Variable Dependiente

a. Microsoft Office Excel Horas de uso diario del software = 10 horas/da Horas Programadas de uso = 14 horas/da Eficiencia % = 10/ 14 = 71.4% b. Documentos generados para su procesamiento N documentos procesados en el da = 223 doc.
Variable Independiente
a. Proceso de Expedicin interna N documentos procesados en el da = 223 doc. Horas de uso diario del software = 10 horas Productividad del rea de expedicin = 223/10 = 22.3 doc./hora b. Carga de trabajo N documentos procesados en el da = 223 doc. N trabajadores al da = 5 trabajadores Carga de trabajo diario = 223 doc. / 5 trab. = 44.6 doc. / trab.-da c. Efectividad del servicio de expedicin N documentos entregados = 194 doc. N documentos procesados en el da = 223 doc. Efectividad % = 194/223 = 87% d. Eficiencia del personal de expedicin Calificacin real del personal = 15.22 Calificacin esperada = 20 Eficiencia del personal % = 15.22/20 = 76.1%
c. Estado de los documentos No hay informacin
d. Desempeo del personal operativo Horas trabajadas por turno = 6 horas Horas programadas por turno = 7 horas Desempeo % = 6/7 = 85.7%
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Evaluacin de Indicadores - Octubre Variable Dependiente

e. Sistema Integral de Mensajera Horas de uso diario del aplicativo = 11.5 horas/da Horas Programadas de uso = 14 horas/da Eficiencia % = 11.5/ 14 = 82.1% f. Documentos generados para su procesamiento N documentos procesados en el da = 281 doc.
Variable Independiente
e. Proceso de Expedicin interna N documentos procesados en el da = 281 doc. Horas de uso diario del aplicativo = 11.5 horas Productividad del rea de expedicin = 281/11.5 = 24.4 doc./hora f. Carga de trabajo N documentos procesados en el da = 281 doc. N trabajadores al da = 5 trabajadores Carga de trabajo diario = 281 doc. / 5 trab. = 56.2 doc. / trab.-da g. Efectividad del servicio de expedicin N documentos entregados = 274 doc. N documentos procesados en el da = 281 doc. Efectividad % = 274/281 = 97.5% h. Eficiencia del personal de expedicin Calificacin real del personal = 18.64 Calificacin esperada = 20 Eficiencia del personal % = 18.64/20 = 93.2%
g. Estado de los documentos N documentos procesados en el da con estado definido = 281 doc. h. Desempeo del personal operativo Horas trabajadas por turno = 5.5 horas Horas programadas por turno = 7 horas Desempeo % = 5.5/7 = 78.6%
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO EXPEDICIN INTERNA SIM
Proceso de Expedicin Interna
Proceso Envo
Usuario Contrasea
Ingresar al Sistema Login
Buscar la bandeja de destino
Elegir una bandeja de destino
Elegir tipo de empaque
Detallar contenido
Seleccionar tipo de correspondencia a enviar
Ingresar nueva correspondencia
Insertar
Eliminar o modificar SI Seleccionar Item Si
Cancelar
Modificar
Eliminar
EXACT EXPEDICION INTERNA (E.E.I.)
Ms detalles No Grabar y Terminar
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Proceso Confirmacin
Correspondencia Recibida
Dar Clic en Confirmar
Ingresar a Confirmar
Estado Confirmado
Confirma No Validar
Si Ir a inicio
Ingresar opcin histrico
Dar clic en ver detalle del autogenerado deseado
Ver detalle
Ver tracking y contenido
Confirmado
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En Rutar- FAC
Correspondencia creada
Ingresar a la ventana FAC
Seleccionar la correpondencia
Seleccionar Iniciar Ruta
Correspondencia en Ruta
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Recepcionar- FAC
Correspondencia en Ruta
Ingresar a la ventana FAC
Seleccionar la correpondencia
Observar o recibir
Observar
Recibir
Correspondencia Recepcionada
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Operativo
EXP-EI-P-01 Recepcin de documentos provenientes de pisos Proc. EXP-EI-P10 Recepcin de documentos de oficinas Proc. EXP-EI-P13 Recepcin y entrega de documentos por Mesa de Partes
Inicio
Recibe documentos valorados y comunes
Documento comn?
SI
Proviene de Oficina
SI
NO
NO
Crea autogenerado en el SIM
Clasifica y encasilla segn destino
Genera cargo electrnico y asocia documentos
Carga informacin a PDA
Envalija bolsa azul, bolsas vacas y documentos comunes
Encasilla y valida con ayuda de PDA
Encasilla comprobantes y precinto
Informa al remitente sobre lo sucedido y propone una solucin.
SI
Documentos faltantes?
NO
Cierra valija y pesa paquetes
Elabora comprobante de servicio o gua de remisin y los Comprobante de encasilla

servicio o gua de remisin
Entrega valija a empresa proveedora
Coloca documentos valorados en bolsa de plstico azul
Enva cargo electrnico y hace seguimiento de confirmaciones en SIM
Fin
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7. EVALUACIN ECONOMICA CUADRO DE COSTOS DEL 19/08 AL 26/11 FECHA 28/08/2013 06/09/2013 Asesora 13/09/2013 18/09/2013 02/10/2013 18/10/2013 Impresin de trabajo 02/10/2013 Uso de laptop Economato Impresin de trabajo 25/11/2013 CD quemado 25/11/2013 Entrega de trabajo 25/11/2013 movilidad Levantamiento de informacin ACTIVIDAD LUGAR URP - PABELLN G URP - PABELLN G URP - PABELLN G URP B-107 URP B-107 URP - PABELLN G URP B-107 Casa Casa Librera Librera TIEMPO 04:30 p.m. 06:40 p.m. 07:00 p.m. 05:00 p.m. 05:00 p.m. 09:50 a.m. 35horas COSTO S/. 3.00 S/. 4.80 S/. 2.40 S/. 2.00 S/. 2.40 S/. 2.40 S/. 2.00 S/. 50.00 S/. 25.00 S/. 25.00 S/. 3.50 S/. 3.00 2 horas 1.5 horas 2 horas 2 horas 1.5 horas 1.5 horas 1.5 horas S/. 80.00 S/. 60.00 S/. 80.00 S/. 4.00 S/. 80.00 S/. 60.00 S/. 60.00 S/. 60.00 S/. 349.50
COSTOS ADMINISTRATIVOS
COSTOS DE INVESTIGACIN
27/08/2013 BanBif 28/08/2013 BanBif 10/09/2013 BanBif Proyectos realizados Internet Entrevista operativos 25/09/2013 BanBif 11/10/2013 BanBif Supervisin SIM 22/10/2013 BanBif 30/10/2013 BanBif
TOTAL DE COSTO
8. ANLISIS DE LOS RESULTADOS Despus de la comparacin de los indicadores, se evaluaron dos situaciones, la primera, que pertenece al mes de Julio, el rea de expedicin interna no contaba con un sistema integrado de mensajera, y la segunda situacin corresponde al mes de Octubre en donde ya se encuentra implementado el aplicativo SIM; con respecto a los indicadores podemos indicar que: En el mes de Julio solo se usaba la herramienta de office Excel un 71.4%, a comparacin del aplicativo SIM que su uso representa un 82.1%, debido a que es una herramienta ms sofisticada. La cantidad de documentos procesados en el mes de Julio es de 223 documentos a comparacin del mes de Octubre en donde se procesaron 281 documentos.
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La carga de trabajo en el mes de Julio es de 22.3doc./trab. con respecto al mes de Octubre en donde la carga es de 28.1doc./trab. La efectividad del servicio de expedicin en el mes de Julio es de 87%, notndose un incremento del 10.5% para el mes de Octubre. El desempeo en Julio (85.7%) es mayor que en Octubre (78.6%), debido a que como se usaba la herramienta Excel, requera que los operativos trabajen ms tiempos, ya que se presentaban momentos en donde los archivos de Excel se colgaban y requeran de ms tiempo para la labor diaria, a comparacin del mes de Octubre en donde el tiempo trabajado es ligeramente menor, debido a que se cuenta con un sistema informatizado y que le brinda ms facilidades al operativo y a su vez tiempos libres. La eficiencia del personal de expedicin en el mes de Julio es de un 76.1%, existiendo un incremento del 17.1% para el mes de Octubre.
9. CONCLUSIONES La implementacin del aplicativo SIM sin duda alguna a contribuido a la mejora del proceso de expedicin interna del BanBif, debido a que se ha informatizado todo el proceso, optimizando los trabajos realizados por los operativos, aumentando la eficiencia del proceso de expedicin interna as como la productividad del rea. Al conocer mediante el aplicativo SIM el nmero de documentos que se han procesado, as como el nmero de operativos, podemos definir la carga de trabajo al da, obteniendo de esta manera que la carga por persona ha aumentado con respecto al mes de Julio en donde no se contaba con un sistema, confirmando que el uso del aplicativo SIM es de mucha utilidad. El aplicativo SIM, contribuye a llevar un seguimiento de los documentos que se han procesado, conocindose de esa manera cual es el tracking del documento, lo cual permite identificar la efectividad con la que el rea de expedicin interna del BanBif est brindando su servicio. Finalmente, ante la implementacin de este nuevo aplicativo SIM, la eficiencia del personal ha aumentado, brindando de esta manera un mejor servicio a los usuarios del BanBif, ya que el SIM es una herramienta muy flexible y que permite una mayor atencin de documentos as como el control respectivo de los mismos.
10. RECOMENDACIONES Si bien es un sistema nuevo que se est lanzando al mercado, se debe practicar ms su uso durante el tiempo de trabajo, ya que a pesar que su utilidad ha mejorado notablemente el proceso de expedicin interna del BanBif, se debera
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aprovechar al mximo hacindolo til por lo menos el 90% de su tiempo programado de uso. Acondicionar el rea de trabajo de los operativos, dndoles mayores espacios, y abastecindoles de toda la logstica necesaria, para que puedan manejar sin problemas los documentos procesados del da, as como brindarles un mejor soporte tecnolgico para que el sistema pueda ejecutarse de una manera ms rpida. Ensearle al operativo cuales son los estados por los que puede pasar un documento, ya que al momento de la supervisin del piloto, se podan identificar ciertas dificultades al momento de definir cul era el estado en el que se encontraban los documentos, lo que en algunos momentos retrasaba el momento y el tiempo de atencin al seguimiento se extenda. A pesar que el indicador de nivel de servicio es alto, se debe incrementar las capacitaciones al personal, porque de esta manera logramos interiorizar al operativo con su trabajo y con el manejo eficiente del aplicativo SIM, ya que el uso de esta herramienta har que el nivel de servicio sea mayor; y que la eficiencia del personal sea la ms ptima, para asegurar un servicio de calidad.
11. BIBLIOGRAFA rea de Expedicin Interna BanBif rea de Tecnologa de la Informacin de EXACT S.A.C. Cyberdoc Sistema de trmite documentario Proyecto de fortalecimiento de capacidades para la Implementacin del Sistema de Trmite documentario en la Municipalidad del Callao. Sistema de Trmite Documentario SITD Reniec http://www.alephsystem.com/web/nuestros-productos/sistema-de-tramite-documentariosisdoc http://sim.cmiperu.com/ http://webbress.com.ar/site/materiales/proyecto/diagramas_del_uml.pdf http://prof.usb.ve/lmendoza/Documentos/PS6116/Teor%EDa%20PS6116%20Sists.%20Distrib.%20y%20C-S.pdf
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12. ANEXOS Instrumentos: 1. Entrevista a profundidad a. Ttulo: Gua de entrevista no estructurada. b. Consigna e Instrucciones: Estamos realizando una investigacin para conocer acerca de las opiniones, ideas y experiencias que nos pueda brindar el encuestado. Responda con autonoma y veracidad, evite. A continuacin se muestra una lista de preguntas sin un orden especifico, para ahondar en diferentes temas, la informacin que nos brinde, ser de mucha ayuda para su posterior anlisis. c. tems organizado por rea temtica: Informacin general de los entrevistados y del sector: Qu funciones realiza usted en la empresa? Qu tiempo viene la empresa desarrollando actividades en el sector? Cules son los destinos de los documentos que procesa? Cul es el aporte de la empresa en beneficio al proceso de expedicin interna? Problemas y acciones para mejorar el proceso de expedicin interna: Podra explicar el desarrollo del proceso de expedicin interna? Cules son los inconvenientes surgidos antes de la implantacin del aplicativo SIM? Cree Ud. que la operatividad del proceso de expedicin se da de manera eficiente con el SIM? Existen problemas que se presentan en el proceso de expedicin teniendo el aplicativo SIM implementado? Cumplimiento de procedimientos internos: Conoce los procedimientos internos para el procesos de expedicin interna? Cul es la importancia del cumplimiento de los procedimientos internos?
d. Cierre: Muchas gracias por su tiempo y atencin brindada. Que tenga buen da.
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Diagrama de Gant
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MATRIZ DE CONSISTENCIA TEMA: DISEO DE UN MTODO DE SUPERVISIN EN LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA (SIM) PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE EXPEDICIN INTERNA EN EL BANBIF POR LA EMPRESA EXACT SAC
PROBLEMAS
1. Problema Principal Cmo el diseo de un mtodo de supervisin en la implementacin del Sistema Integral de Mensajera (SIM), optimizar el proceso del rea de expedicin interna?
OBJETIVOS
1. Objetivo General Mejorar el proceso del rea de expedicin interna del BanBif, mediante la implementacin del sistema integral de mensajera (SIM).
HIPTESIS
2. Hiptesis General Si se admite los requerimientos necesarios, el Sistema Integral de Mensajera (SIM), tendr un mejor performance y as contribuir a la mejora del proceso de Expedicin Interna del BanBif. 3. Hiptesis Secundarias c. Si se conoce el nmero de documentos que se recogen o entregan, se podr determinar la carga de trabajo en un determinado perodo. c. Si se lleva un control del estado del documento procesado, podemos determinar que tan efectivo es el servicio.
VARIABLES
2. Variables de Hiptesis General V.I.: Sistema Integral de Mensajera. V.D.: Proceso de expedicin interna del BanBif
NDICE
ndice VI: Eficiencia del aplicativo SIM. ndice VD: Productividad del rea de expedicin interna del BanBif.
2. Problema Secundarios
2. Objetivos Especficos a. Determinar el nmero de documentos que se recogen o entregan en cada corte establecido, en un determinado perodo,
3. Variables Secundarias ndice VI: Nmero de documentos generados por corte. ndice VD: Carga de trabajo diaria. ndice VI: Estado de distribucin de documentos. ndice VD: Efectividad del servicio de expedicin EXACT SAC.
a. Cmo conocer la cantidad de documentos que se tramitan durante un determinado perodo de tiempo?
V.I.: Documentos por recoger o entregar. V.D.: Carga de trabajo
b. Cmo identificar los estados en el que se encuentran los documentos procesados?
d. Llevar un seguimiento del tracking (estado) de los documentos que han sido procesados. c. Llevar un control automtico mediante el uso del aplicativo SIM, sobre la efectividad de entrega de los documentos por parte del personal operativo Exact.
V.I.: Estado de los documentos. V.D.: Efectividad del servicio.
d. cmo medir la efectividad de entrega de los documentos por parte de los operativos de expedicin?
e. Si se lleva un control del rendimiento del personal operativo, podemos determinar que tan eficiente es el servicio de expedicin.
V.I.: Desempeo del personal operativo. V.D: Calidad del servicio de expedicin.
ndice VI: Rendimiento del personal operativo. ndice VD: Eficiencia del servicio de expedicin.
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UNIVERSIDAD RICARDO PALMA

TALLER DE INVESTIGACIN APLICADA

ALUMNO: JONATHAN DEL AGUILA LIMONCHI

PROFESOR: ING. JUAN SIGARROSTEGUI GUTIERREZ.

Lima, 26 de Noviembre del 2013

1. PROBLEMTICA 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

TALLER DE INVESTIGACIN APLICADA

SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM

2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL

TALLER DE INVESTIGACIN APLICADA

SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM

3. MARCO TERICO 3.1. INVESTIGACIONES RELACIONADAS

TALLER DE INVESTIGACIN APLICADA

SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM

TALLER DE INVESTIGACIN APLICADA

SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM

TALLER DE INVESTIGACIN APLICADA

SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM

Grafico N 5.2.2.1: Esquema General de Funcionamiento del SITD RENIEC

Recepcin del Documento en el SITD

TALLER DE INVESTIGACIN APLICADA

SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM

Emisin del Documento en el SITD

Grafico N 5.2.2.2: Esquema detallado del Sistema Integrado de Trmite Documentario

TALLER DE INVESTIGACIN APLICADA

SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM

TALLER DE INVESTIGACIN APLICADA

SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM

Grafico N 5.2.4.1: SITD RENIEC Caractersticas del Producto

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SISTEMA INTEGRAL DE MENSAJERA - SIM

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