Operacin Microsoft Excel 2007 by JSequeiros

Gua del Usuario

Centro de Capacitacin e Investigacin en Informtica CECINFO UTEA
Pag 64
CAPTULO 10. IMPRESIN.
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la
configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la
impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.

Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla.
Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseo de pgina para poder ver los saltos de pgina,
mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja.
Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seguir los siguientes pasos:
Selecciona la pestaa Vista.
Elige la opcin Vista de Diseo de pgina.

En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa como en la parte
inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista
previa: Pgina 1 de 1).
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica diferencia
es que sabremos cmo quedar en la hoja al imprimirla.
Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una pgina utiliza la opcin Vista
preliminar que encontrars en el Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.
Operacin Microsoft Excel 2007 by JSequeiros
Gua del Usuario
Centro de Capacitacin e Investigacin en Informtica CECINFO UTEA
Pag 65

La pgina se mostrar de este modo:

En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones:
para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del teclado.
Operacin Microsoft Excel 2007 by JSequeiros
Gua del Usuario
Centro de Capacitacin e Investigacin en Informtica CECINFO UTEA
Pag 66
para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del
teclado.
Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados.
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal
forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la pgina
donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera.
Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn .

Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn , para
que aparezca el cuadro de dilogo Impresin explicado ms adelante.
Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn , para
que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina explicado ms adelante.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn para cerrar la Vista preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn
donde har Excel 2007 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.

Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que afectan a la
presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao
del papel, ...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos hacer
clci en el botn Configurar pgina...
Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina descrito a continuacin. Dicho cuadro consta de 4
fichas.
La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del
papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.
Operacin Microsoft Excel 2007 by JSequeiros
Gua del Usuario
Centro de Capacitacin e Investigacin en Informtica CECINFO UTEA
Pag 67

Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel
siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada
por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero
de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as se imprimir en una sola hoja,...).
Observa como en la parte derecha disponemos de un botn para ir a opciones especficas de la
impresora seleccionada para imprimir.
Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la
ficha Mrgenes.
Operacin Microsoft Excel 2007 by JSequeiros
Gua del Usuario
Centro de Capacitacin e Investigacin en Informtica CECINFO UTEA
Pag 68


En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a
imprimir.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos centmetros del
borde del papel queremos que se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo
realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.
Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de pgina.
Operacin Microsoft Excel 2007 by JSequeiros
Gua del Usuario
Centro de Capacitacin e Investigacin en Informtica CECINFO UTEA
Pag 69


En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn
encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos recuadros aparece
una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno.
Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado...
En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no hay
ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar.
Para modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...

Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos permite definir cmo
queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
Operacin Microsoft Excel 2007 by JSequeiros
Gua del Usuario
Centro de Capacitacin e Investigacin en Informtica CECINFO UTEA
Pag 70

En rea de impresin: podrs indicar qu rango de celdas quieres imprimir.
En Imprimir ttulos podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de
columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de la
fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en
blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo tendr
sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Ttulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la izquierda)
y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

Imprimir
Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y despus, seguir los
siguientes pasos:
Hacer clic sobre la opcin Imprimir del Botn Office.
Operacin Microsoft Excel 2007 by JSequeiros
Gua del Usuario
Centro de Capacitacin e Investigacin en Informtica CECINFO UTEA
Pag 71
Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos cambiar alguna opcin de impresin como
puede ser la impresora donde queremos que imprima o el nmero de copias deseadas.


En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra
computadora.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora
de la lista desplegable que se abrir.
Con el botn Priopiedades podremos cambiar algunas caractersticas de la impresora.
En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las pginas, o
bien slo un rango de Pginas, especificndolo en Desde: y hasta
En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las Hojas activas
(seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de
la hoja.
Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias a realizar y si las quieres
Intercala.
Puedes imprimir la hoja directamente sin pasar por este cuadro de dilogo haciendo clic en la opcin
Impresin Rpida que se encuentra en eldesplegable Imprimir del Botn Office.
Operacin Microsoft Excel 2007 by JSequeiros
Gua del Usuario
Centro de Capacitacin e Investigacin en Informtica CECINFO UTEA
Pag 72