FACTURACIN

DEFINICIN Forma que debe expedirse en las operaciones con comerciantes, importadores o prestadores de servicio, o en las ventas a consumidores finales. (Rodrigo Monsalve Tejada. Diccionario integrado Contable Fiscal. CIJUF)

CLASES DE FACTURAS

Existen diferentes clases de facturas y documentos equivalentes. Todos son documentos de igual peso legal y se pueden clasificar en:

Factura de venta, Factura de venta ttulo valor, Documentos equivalentes y Documentos sustitutivos.

OBLIGADOS A FACTURAR

El Artculo 615 del Estatuto Tributario, hace mencin de la obligacin de expedir la factura con lo siguiente: Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan

profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas, o enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera debern expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Direccin General de Impuestos Nacionales, as mismo los agricultores y ganaderos que vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas estn obligados a expedir factura o documento equivalente, quedando exceptuados nicamente aquellos que cumplan con los requisitos del literal h) del Decreto 1001 de 1997, esto es, que sean personas naturales que nicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas y que cumplan los limites de ingresos y patrimonio para pertenecer al rgimen simplificado. NO OBLIGADOS A FACTURAR
En el caso de los no obligados a facturar nos remitimos al Artculo 616-2 del Estatuto Tributario, que explica que no requiere la expedicin de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compaas de financiamiento comercial. Tampoco existir esta obligacin en las ventas efectuadas por los responsables del rgimen simplificado. De igual manera en el artculo 2 del decreto reglamentario 1001 de 1997 adems de las disposiciones anteriores, menciona como no obligados a facturar a Las Cooperativas de Ahorro y Crdito, los Organismos Cooperativos de grado superior,

las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados; Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo y gas natural comprimido; Las empresas que presten el servicio de transporte pblico urbano o metropolitano de pasajeros; Quienes presten servicios de baos pblicos; Las personas naturales vinculadas por una relacin laboral o legal y reglamentaria, en relacin con esta actividad; Las personas naturales que nicamente vendan excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del rgimen simplificado. Sin embargo las personas no obligadas a expedir factura o documento equivalente, si optan por expedirlos, debern hacerlo cumpliendo los requisitos sealados para cada documento, segn el caso.

REQUISITOS PARA EXPEDIR LA FACTURA Existen unos requisitos para expedir la factura y que son reglamentados por el Decreto 3050 DE 1997, el Decreto 1165 DE 1996 y el Estatuto Tributario en el Artculo 617, estos son:

Requisitos para emitir la factura de venta. A. Estar denominada expresamente como factura de venta. B. Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. C. Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios junto con la discriminacin del IVA pagado.

D. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de factura de venta. E. Fecha de su expedicin. F. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. G. Valor total de la operacin. H. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura. I. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Requisitos para emitir los documentos equivalentes.

Los documentos equivalentes en general debern tener como mnimo los siguientes requisitos:

A. Nombre o razn social de quien prestan el servicio y su Nit. B. Numeracin consecutiva. C. Fecha de expedicin. D. Descripcin especfica o genrica del servicio. E. Valor de la operacin.

Requisitos para emitir documentos sustitutivos.

Por ejemplo la entrada a espectculos pblicos debe cumplir:

A. Apellidos y nombre o razn social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono. B. Fecha de la transaccin. C. Concepto. D. Valor de la operacin

Requisitos para emitir la factura de venta ttulo valor.

La Ley 1231 de 2008 en su artculo 3, menciona como requisitos de la factura adems de los mencionados anteriormente en la factura de venta:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo 673 del Cdigo de Comercio. En ausencia de mencin expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entender que debe ser pagada dentro de los treinta das calendario siguientes a la emisin.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicacin del nombre o identificacin o firma de quien sea el encargado de recibirla segn lo establecido en la presente ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deber dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneracin y las

condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligacin estn sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

De igual manera, en el Artculo 621 del cdigo de Comercio en lo referente a los ttulos valores expresa:

1) La mencin del derecho que en el ttulo se incorpora, y

2) La firma de quin lo crea.

No tendr el carcter de ttulo valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales sealados en el presente artculo. Sin embargo, la omisin de cualquiera de estos requisitos, no afectar la validez del negocio jurdico que dio origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formacin y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicacin del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.

La omisin de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las sealadas en el presente artculo, no afectar la calidad de ttulo valor de las facturas.

La firma podr sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del ttulo, por un signo o contrasea que puede ser mecnicamente impuesto.

Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho, lo ser el del domicilio del creador del ttulo; y si tuviere varios, entre ellos podr elegir el tenedor, quien tendr igualmente derecho de eleccin si el ttulo seala varios lugares de cumplimiento o de ejercicio. Sin embargo, cuando el ttulo sea representativo de mercaderas, tambin podr ejercerse la accin derivada del mismo en el lugar en que stas deban ser entregadas.

Si no se menciona la fecha y el lugar de creacin del ttulo se tendrn como tales la fecha y el lugar de su entrega.

Adicionalmente, el Artculo 2 de la Resolucin 3878 de 1996 denominado Autorizacin de la Numeracin de las Facturas, menciona Las personas o entidades obligadas a expedir factura debern solicitar autorizacin de la numeracin ante la Divisin de Recaudacin

o la dependencia que haga su veces de la administracin de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente a su residencia o domicilio fiscal. Se

autoriza la expedicin de facturas por medio de talonarios o por computador. Para este efecto, los interesados o sus apoderados debern presentar la solicitud por intervalos de numeracin consecutivo ante la Administracin respectiva, ya sea personalmente o por correo certificado.

Quienes utilicen el sistema de facturacin por computador deben solicitar la autorizacin del software, salvo que se utilice papel de facturacin con la pre impresin de los requisitos sealados en el Artculo 617 del Estatuto Tributario.

Si resultare insuficiente la facturacin, el interesado deber solicitar autorizacin de nueva numeracin. Si no la utilizare antes de dos aos deber solicitarse habilitacin de la numeracin restante.

REQUSITOS PARA RECIBIR LA FACTURA

El Artculo 618 del Estatuto Tributario menciona:

Los adquirientes de bienes

corporales muebles o servicios, estn obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a

exhibirlos cuando los funcionarios de la administracin tributaria debidamente comisionados para el efecto as lo exijan.

Es importante anotar que todos los responsables del impuesto sobre las ventas deben entregar factura o documento equivalente por todas las operaciones que realicen. (Artculo 511Estatuto Tributario).

Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto de renta, as como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerir de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) del artculo 617, as como del artculo 618 del Estatuto Tributario.

Tratndose de documentos equivalentes se debern cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artculo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligacin de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transaccin que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deber cumplir los requisitos mnimos que el Gobierno Nacional establezca. (Artculo 771-2 del Estatuto Tributario)
En relacin a esto, en el Artculo 177-2 del E.T de la no aceptacin de costos y gastos, se mencionan la necesidad de que el

comprador que realice transacciones con el rgimen simplificado debe expedir el documento equivalente a la factura y adjunto a esto debe ir la copia del RUT del vendedor. As como lo expresa el Decreto 522 del 2003 en su artculo 3: Documento

Equivalente a la Factura en adquisiciones efectuadas por responsables del rgimen comn a personas naturales no comerciantes o inscritas en el rgimen simplificado. El adquirente, responsable del rgimen comn que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el rgimen simplificado, expedir a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Apellidos, nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o servicios; b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono; c) Nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva; d) Fecha de la operacin; e) Concepto; f) Valor de la operacin; g) Discriminacin del impuesto asumido por el adquirente en la operacin.

ANLISIS DE COSTOS Y GASTOS Para el anlisis de costos y gastos, es necesario tener claro cules son las expensas deducibles, segn como lo explica el Artculo 107: Son deducibles las expensas realizadas durante el ao o perodo gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre

que tengan relacin de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad. La necesidad y proporcionalidad de las expensas debe determinarse con criterio comercial, teniendo en cuenta las normalmente acostumbradas en cada actividad y las limitaciones establecidas en los artculos siguientes

CASOS SANCIONABLES

En los ltimos aos se han sancionado a contribuyentes por mltiples razones como:

No facturar estando en la obligacin de hacerlo Facturar sin cumplir todos los requisitos legales incluido la resolucin de autorizacin de facturacin.

Generar doble facturacin Cobrar IVA y no pagarlo Generar cuentas de cobro estando en la obligacin de facturar Entregar pre-cuentas Entregar facturas borrador Entregar cotizaciones en vez de la factura de venta Entregar pre-facturas

SANCIONES

Segn el Artculo 652 del Estatuto Tributario Sancin por expedir facturas sin requisitos expresa:

Quienes estando obligados a expedir facturas, lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales a), h), e i) del artculo 617 del Estatuto Tributario, incurrirn en una sancin del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de 950 UVT. Cuando hay reincidencia se dar aplicacin a lo previsto en el artculo 657 del Estatuto Tributario.

Pargrafo. Cuando la sancin a que se refiere el presente artculo, se imponga mediante resolucin independiente, previamente se dar traslado de cargos a la persona o entidad a sancionar, quien tendr un trmino de diez (10) das para responder.

Esta sancin tambin proceder cuando en la factura no aparezca el NIT con el lleno de los requisitos legales.

As mimo el Artculo 652-1. Sancin por no facturar dice que quienes estando obligados a expedir facturas no lo hagan, podrn ser objeto de sancin de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesin u oficio de conformidad con lo dispuesto en los artculos 657 y 658 del Estatuto Tributario.

Con relacin a esto se hace referencia al Artculo 653 que habla de la constancia de la no expedicin de facturas o expedicin sin el lleno de los requisitos, expresando que dos funcionarios designados por el Jefe de Fiscalizacin que hayan constatado la infraccin, darn fe del hecho mediante un acta en la cual se consigne el mismo y las explicaciones que haya aducido quien realiz la operacin sin expedir la factura. En la etapa de discusin posterior no se podrn aducir explicaciones distintas de las consignadas en la respectiva acta.

De igual manera el Artculo 657 Sancin de clausura del establecimiento, menciona que La Administracin de Impuestos podr imponer la sancin de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio, y en general, el sitio donde se ejerza la actividad, profesin u oficio, cuando no se expida factura o documento equivalente estando obligado a ello, o se expida sin los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f), g), del Artculo 617 del Estatuto Tributario, o se reincida en la expedicin

sin el cumplimiento de los requisitos sealados en el Artculo 652 del mismo Estatuto. En estos eventos, cuando se trate de entes que prestan servicios pblicos, o cuando a juicio de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales no exista un perjuicio grave, la entidad podr abstenerse de decretar la clausura, aplicando la sancin prevista en el artculo 652 del Estatuto Tributario.

Por ltimo, el Artculo 657-1 Retencin de mercancas a quienes compren sin factura expresa que las personas comisionadas que hayan constatado el hecho de la compra sin factura o documento equivalente, debern elaborar simultneamente el informe correspondiente, y darn traslado a la oficina competente para que se imponga al establecimiento una sancin de cierre por evasin, de conformidad con el procedimiento establecido en el artculo 657 del Estatuto Tributario. BIBLIOGRAFA Diccionario Integrado Contable Fiscal. Rodrigo Monsalve Tejada. Editorial CIJUF. Ao 2002 Estatuto Tributario Cdigo de Comercio Resolucin 3878/1996 Ley 1231/2008 Decreto Reglamentario 1001/1997 Decreto Reglamentario 3050/1997

Decreto Reglamentario 1165/1996 Decreto Reglamentario 522/2003

ELABOR Lady Diana Bedoya Carmona Andrea Gaviria Snchez Catalina Gmez Arango Ana Mara Gmez Gmez Sara Lucia Marn Lopera Faber Mauricio Vlez Restrepo Manuela Giraldo Osorio Ivn Daro Arango Munera