Informe de AIIM

Gestin de documentos de archivo:

que sea robusta pero sencilla
Con la garanta de:

Acerca del informe

Como asociacin sin nimo de lucro dedicada a formar, hacer crecer y apoyar a las comunidades de usuarios y proveedores de ECM (gestin de contenido empresarial) y sistemas empresariales sociales, AIIM se complace en facilitar esta investigacin de forma totalmente gratuita. De esta manera, la comunidad al completo podr aprovechar el liderazgo de opinin y el carcter educativo y orientador que ofrece nuestro trabajo. Nuestro objetivo es presentar la sabidura de todos, basada en una slida comunidad formada por 70 000 personas. Para nosotros no supone ningn problema ampliar el uso gratuito de los materiales de este informe a compaas de usuarios finales y a consultores independientes, pero no a proveedores de sistemas, productos y servicios de ECM, con la excepcin de Alfresco y sus compaas subsidiarias y socios. Todo uso de este material deber llevar la atribucin AIIM 2013 www.aiim.org / Alfresco 2013 www.alfresco.com/es. En vez de distribuir una copia de este informe a sus compaeros, preferiramos que les dirigiera a www.aiim. org/research para que puedan descargar una copia gratuita por s mismos. Nuestra capacidad para ofrecer una investigacin de tan alta calidad se hace posible gracias a la ayuda financiera de nuestro patrocinador, sin el cual tendramos que regresar a un modelo de suscripcin de pago. Por este motivo, les pedimos que se unan a nosotros en agradecer a nuestro financiador la ayuda prestada:

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Acerca de AIIM

AIIM ha defendido y respaldado a profesionales de la informacin durante casi 70 aos. La misin de la asociacin es asegurarse de que los profesionales de la informacin comprendan los retos actuales y futuros relacionados con la gestin de los activos de informacin en una poca en la que se trabaja con grandes datos que estn en medios sociales, dispositivos mviles y en la nube. AIIM se basa en una slida historia de investigacin y servicio a sus miembros. Hoy en da, AIIM es una organizacin mundial sin nimo de lucro que ofrece investigacin, educacin y programas de certificacin de forma independiente a profesionales de la informacin. AIIM representa a la comunidad dedicada a la gestin de la informacin al completo: profesionales, proveedores de tecnologa, integradores y consultores. AIIM organiza varios programas de formacin, como el mster en ECM. www.aiim.org/training/ECM-Enterprise-Content-Management-Course

Acerca del autor

Nick Geddes es un analista de mercado de la divisin de Inteligencia de Mercado de AIIM. Cuenta con ms de 15 aos de experiencia en marketing en diversos sectores. Nick es tambin Cinturn Negro de Six Sigma, con 10 aos de experiencia en proyectos de mejora empresarial. Es licenciado en Tecnologas de la Informacin y en Marketing, y miembro del CIM del Reino Unido. 2013 AIIM 1100 Wayne Avenue, Suite 1100 Silver Spring, MD 20910 (+1) 301 587-8202 www.aiim.org 2013 Alfresco Bridge Ave, The Place Maidenhead, SL6 1AF +44 (0)1628 876 600 www.alfresco.com/es

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ndice
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Acerca de este informe:
Acerca de este informe: ...................................................................................................................... 1 Acerca de AIIM ...................................................................................................................................... 1 Acerca del autor .................................................................................................................................... 1

Introduccin:
Introduccin ......................................................................................................................................... 3

Gestin de documentos de archivo:

Gestin de documentos de archivo .................................................................................................. 3

Clasificacin automatizada:
Clasificacin automatizada ................................................................................................................ 4

Repositorios mltiples:
Repositorios mltiples: ....................................................................................................................... 5

Problemas de la nube:
Problemas de la nube ......................................................................................................................... 5

Social:
Social .................................................................................................................................................... 6

Conclusin:
Conclusin ........................................................................................................................................... 7

Recomendaciones:
Recomendaciones ............................................................................................................................... 7

Referencias:
Referencias .......................................................................................................................................... 8

Con la garanta de:

Alfresco ................................................................................................................................................. 9 AIIM........................................................................................................................................................ 10

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Introduccin

El establecimiento de un sistema para la gestin de documentos de archivo que sea robusto y cumpla las normativas no es tarea sencilla. Por este motivo, contratamos a gestores de documentos de archivo cualificados y con experiencia. Decidir qu documentos o qu contenidos deben archivarse y clasificarlos en un programa de gestin de documentos de archivo tampoco es fcil, pero an as, se espera que los usuarios se encarguen de ello. Sin embargo, a menos que se simplifique el trabajo a los usuarios, este no se llevar a cabo de forma adecuada; es ms, es probable que ni tan siquiera se lleve a cabo. Al ampliar el alcance de la gestin de los documentos de archivo ms all de los sistemas internos hasta la nube, los entornos sociales y mviles, se aade una nueva complejidad potencial, y a menos que no se traslade al usuario, generar dudas, confusin y se incumplirn las normativas. A menudo se dice que las personas son inteligentes y los ordenadores tontos, pero al menos estos ltimos harn siempre lo que se les dice que hagan. Las personas son inteligentes, s, pero solo harn lo que se les dice hasta que haya pasado la novedad de la formacin que han recibido o cuando no tengan mucha prisa. Cada vez ms, se piensa que aprovechar la inteligencia del ordenador para establecer qu debe declararse como documento de archivo y cundo, y cmo aplicar metadatos de forma consistente y coherente es la nica forma segura de conseguir una gestin de documentos de archivo robusta y repetible. Si se incorpora la declaracin de documentos de archivo en un proceso empresarial, sujeto a un conjunto de reglas, el usuario ya no tendr que tomar decisiones. Todo seguir siendo sencillo y se cumplirn las normativas. Mientras que esto puede ser muy eficaz para un nico sistema de gestin de contenido, quiz no funcione tan bien cuando el contenido se ampla a otros repositorios, se crea en sistemas sociales o se coloca en la nube. El gobierno es un asunto clave aqu, y a menos que estos otros sistemas estn sujetos a las mismas reglas de gobierno desde el primer da y, por implicacin, utilicen los mismos mecanismos de clasificacin automatizada, no se declararn los documentos de archivo y, en caso de que se declaren, no existir coincidencia en los metadatos con el sistema principal. Muchos pueden decir que estos espacios de colaboracin en la nube especficos para proyectos son simplemente eso, y que no es necesaria una gestin del ciclo de vida del contenido que se genera o almacena en ellos. Sin embargo, si existen reas dentro de una empresa regulada que no cumplan las normativas, entonces la empresa en conjunto no cumple las normativas. Por este motivo, muchos gestores de documentos de archivo dan largas a las posibles ventajas de colaboracin de empresas sociales, comparticin de contenido en la nube y acceso mvil.

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Gestin de documentos de archivo

La gestin de los documentos de archivo y de la informacin existe para garantizar que la informacin valiosa se crea, almacena, mantiene y elimina con eficiencia, normalmente como parte de polticas y procedimientos definidos en la propia empresa. Los documentos de archivo que se han creado y gestionado de esta manera pueden encontrarse son facilidad cuando se necesitan, maximizando el valor de la informacin empresarial y reduciendo el riesgo de prdida o de problemas para encontrarlos. El mtodo para crear y clasificar documentos de archivo es una parte fundamental del proceso, ya que de otro modo, la empresa perder la informacin no declarada como documento de archivo. La informacin que se haya declarado documento de archivo pero que se clasifique con metadatos deficientes o inconsistentes podra ser difcil de encontrar y complicar las bsquedas, dificultando as todo el proceso y hacindolo largo y costoso. Los sistemas de gestin de documentos de archivo (RM) tradicionales han tenido una serie de problemas, ya que son herramientas especializadas y no siempre fciles de manejar para los usuarios. Su ampliacin puede resultar cara, y como cada vez son menos los usuarios implicados que las utilizan, la adopcin completa es a menudo difcil. Las demandas en la gestin de documentos de archivo han aumentado en los ltimos aos y existe una necesidad creciente de cumplimiento de normativas en cada vez ms procesos. Muchos sistemas de RM antiguos han introducido herramientas para ampliar las normas relacionadas con el cumplimiento de normativas (por ejemplo, DoD 5015.02, MoReq 2, y en menor medida, MoReq 2010), pero esto ha hecho que a menudo sean incluso ms difciles de utilizar. Las empresas no deben dar por supuesto que es suficiente el simple hecho de contar con un plan de clasificacin y taxonoma: deben obtener muestras y auditar la realidad actual, establecer si se est siguiendo la poltica y hasta qu punto que se estn aplicando las taxonomas. Al realizar estas auditoras, muchas empresas se han alarmado por los niveles de error e incumplimiento. Muchas han disminuido deliberadamente sus planes de ficheros y tratado los problemas de las interfaces de usuario, pero todos estn de acuerdo en que se necesita mayor automatizacin para garantizar la consistencia. Esto ha hecho que los proveedores de ECM/RM desarrollen tecnologa que pueda simplificar el proceso mediante un mtodo basado en reglas que declare los documentos de archivo de forma automtica aplicando al mismo tiempo la clasificacin adecuada.
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Clasificacin automatizada

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La declaracin y clasificacin automatizadas de los documentos de archivo es una tecnologa que evoluciona con rapidez, ya que los proveedores estn mejorando continuamente sus herramientas, hacindolas ms y ms sofisticadas. En un sitio de colaboracin de equipos, por ejemplo, los documentos pueden declararse automticamente como documentos de archivo y archivarse en consecuencia, en base al atributo de estado o cambio de ubicacin. Pueden introducirse pasos de flujo de trabajo para solicitar a los usuarios que confirmen el estado actual y la relevancia de los documentos de archivo. La clasificacin automatizada puede simplificar en gran medida el proceso de declaracin y clasificacin de documentos de archivo, garantizando la consistencia y el cumplimiento demostrable. AIIM ha realizado un seguimiento del inters en la clasificacin automatizada durante varios aos, y a pesar del escepticismo inicial en torno a que la tecnologa era suficientemente capaz, cada vez se cree ms que la clasificacin automatizada es la nica posible solucin dados los grandes volmenes de datos que se generan y la reticencia por parte de los usuarios a tomar sus propias decisiones. Por lo tanto, se trata de cundo dar el paso y no de si es lo suficientemente bueno. Un estudio de AIIM reciente1 mostr que aunque solo el 14 % de las empresas utilizan hoy en da la declaracin y clasificacin automatizadas, el 29 % ha comenzado ahora a emprender esta va, y el 32 % tiene planes firmes de adoptar esta tecnologa. En total, un significativo 65 % de las empresas planean usar la clasificacin y declaracin automatizadas de los documentos de archivo.

Figura 1: Cmo describira sus planes generales para la declaracin y clasificacin automatizadas de los documentos de archivo? (N = 420)
No tenemos planes: 17% Lo estamos haciendo con xito con diversos pos de contenido: 8% Lo estamos haciendo con xito con uno o dos pos de contenido: 6%

Pensamos que no funcionara bien para nosotros: 3%

Lo probamos, pero no seguimos: 2% Nuestro sistema no nos ofrece esa opcin: 3% Justo estamos empezando: 29%

Es algo que pensamos hacer en el futuro: 24%

Somos parda 8%

En relacin a las preocupaciones sobre precisin y repetibilidad, el estudio1 muestra que solo el 5 % que utiliza la tecnologa se muestra decepcionado con su precisin, y a la mayora de los usuarios les parece que es igual o mejor de lo que esperaban. 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%
Mucho mejor de lo esperado Ms o menos lo esperado No tan bueno como lo esperado Es dicil medir esto en realidad No lo s

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29%

Es algo que pensamos hacer en el futuro: 24%

Somos parda 8%

Figura 2: Hasta qu punto le parece precisa la declaracin y clasificacin automatizadas que est consiguiendo? (N=151 usando clasificacin automatizada)
0% Mucho mejor de lo esperado Ms o menos lo esperado No tan bueno como lo esperado Es dicil medir esto en realidad No lo s 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%

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Existe un alto porcentaje que encuentra difcil medir la precisin o que simplemente la desconoce, lo que pone de manifiesto una oportunidad para trabajar ms en esta rea con el fin de permitir a los usuarios comprender lo bien que funciona su clasificacin y declaracin automatizadas. 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%
reglas de gobierno y seguridad Repositorios mltiples Ms dicil aplicar nuestras

Fragmenta an ms al nuestros Todas las empresa se enfrentan problema de que el contenido se guarda en mltiples repositorios repositorios de contenido repartidos por toda la empresa: ficheros que se comparten, sistemas de correo electrnico, ERP, CRM, No bajo de reglas de retencin de y mltiples sistemas contenido y colaboracin. La conexin de todos estos sistemas los unos con los de documentos archivo se ha llevado a cabo en muchas empresas, y CMIS (Servicios de otros para gesn facilitar bsquedas y de accesos Ms dicil de integrar con Interoperabilidad de Gestin de Contenidos) puede ofrecer un til estndar para esta conectividad. Ms all de acceso, bsqueda, etc. de gestinportales de contenido activa y de bsqueda, la gestin de documentos de archivo de forma consistente es supone un mayor reto. La gestin in situ es una opcin, en la que el sistema de RM principal coloca los Copia de seguridad y acceso a largo plazo controles adecuados del contenido en otros repositorios que necesitan tratarse como documentos de archivo. No,completado descargamos/sincronizamos CMIS no se ha todava en esta rea, pero s ofrece a buen punto de partida. Una alternativa copias a nuestros repositorios locales al sistema central cuando as lo soliciten los flujos de trabajo es automigrar los documentos de archivo adecuados o el filtrado de lotes. Evitar duplicados y establecer un solo documento de archivo verdadero es No, no tengo ninguna de estas preocupaciones fundamental, especialmente cuando se trata del descubrimiento legal y la conservacin legal. Este tipo de racionalizacin permite un sistemacrcas de autoclasificacin consistente y, como se ha dicho, necesita ser lo ms No, no usamos SaaS para aplicaciones sencillo posible para los usuarios. No he pensado en esto realmente

La tecnologa de la nube se utiliza cada vez ms en la mayora de la empresas, algo que seguir aumentando. Los proveedores de software ofrecen cada vez ms un componente en la nube o versiones completas en la nube de sus aplicaciones,0% y a medida que el almacenamiento la nube 5% 10% 15% 20% 25% 30% en 35% 40% y las plataformas de colaboracin prevalecen (debido a su facilidad de uso y efectividad), es difcil alejarse de su uso. Hemos observado con frecuencia que los entornos de colaboracin y comparticin de ficheros en la nube los No trabajamos social empresariales, sin ningn tipo de autorizacin oficial por parte del utilizan en gran medidacon loscontenido departamentos departamento de TI. Estas plataformas corren el riesgo de convertirse en mayores islas de contenido, pero No pensamos que es necesario guardar las incumpliendo adems las normativas de forma integral. Las empresas deben por lo tanto garantizar que los acvidades sociales como documentos de archivo servicios en la nube se incluyen en sus polticas y procedimientos de gestin de documentos de archivo, y Existen interacciones sociales que pensarser que se trata en realidad de otro repositorio de informacin. podran importantes pero que actualmente no tratamos como documentos de archivo No sabemos cmo acceder a documentos de archivo sociales para guardarlos y gesonarlos
Guardamos las acvidades sociales internas como documentos de archivo, pero no las externas Guardamos las acvidades externas como documentos de archivo, pero no las internas Guardamos ambas como documentos de archivo Nadie se encarga de esto AIIM 2013 www.aiim.org / Alfresco 2013 www.alfresco.com/es

Problemas de la nube

Mucho mejor de lo esperado Ms o menos lo esperado No tan bueno como lo esperado Es dicil medir esto en realidad No lo s

Figura 3: Le preocupa alguno de los aspectos siguientes en relacin al contenido que guarda actualmente o podra guardar en sistemas SaaS basados en la nube oficialmente autorizados (pero no aplicaciones no oficiales de comparticin de ficheros para consumidores)? (N = 362)
0% Ms dicil aplicar nuestras reglas de gobierno y seguridad Fragmenta an ms nuestros repositorios de contenido No bajo reglas de retencin de gesn de documentos de archivo Ms dicil de integrar con portales de acceso, bsqueda, etc. Copia de seguridad y acceso a largo plazo No, descargamos/sincronizamos copias a nuestros repositorios locales No, no tengo ninguna de estas preocupaciones No, no usamos SaaS para aplicaciones crcas No he pensado en esto realmente 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%

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La inclusin de informacin que se mantiene en los repositorios en la nube en sistemas de RM tradicionales o existentes es posible, pero esto resulta a menudo difcil y caro. La tecnologa carece en ocasiones de la flexibilidad necesaria (una razn clave por la que ir a la nube en primer lugar), y aplicar las polticas de 0% 5% puede 10% ser 15% 20% sistemas 25% 30%de 35% 40% gobierno puede ser complicado. Una solucin ms eficaz utilizar ECM o RM ms modernos y a nivel local que ofrezcan la flexibilidad para ampliar los sitios de proyectos y equipos a la nube, manteniendo a su vez la habilidad para aplicar las polticas de gobierno con facilidad, garantizando que se No trabajamos con contenido social cumplen las normativas sin ninguna intrusin desmedida en la aceptacin por parte del usuario. No pensamos que es necesario guardar las acvidades sociales como documentos de archivo Existen interacciones sociales que podran ser importantes pero que actualmente no tratamos como documentos de archivo Estamos rodeados de contenido social, y las empresas de todos los sectores lo crean cada vez ms. Debera cmo acceder a documentos de pensarseNo ensabemos este contenido (blogs, tuiteos, entradas en redes sociales, etc.) como en cualquier otro tipo de archivo sociales para guardarlos y gesonarlos informacin que crea la empresa, pero a menudo este no es el caso. Guardamos las acvidades sociales internas como Cualquier informacin la empresa, incluida la social, debe seguir la poltica y procedimientos de gestin documentos de de archivo, pero no las externas de la informacin establecidos por la empresa. El contenido social puede ser tan valioso, o peligroso, Guardamos las acvidades externas como regirse especficamente por una poltica de gestin de la como cualquier otro tipo de informacin, y debe documentos de archivo, pero no las internas informacin, que cubra los mecanismos para identificar y declarar el contenido apropiado como documento de archivo, junto a las reglas de almacenamiento, retencin y destruccin. El estudio de AIIM3 muestra que ambas como documentos de archivo el 37Guardamos % de las empresas piensa que debe tratar el contenido social como documentos de archivo, pero esto no se hace, ya que solo un 15 % lo guarda en parte, si no todo. Nadie se encarga de esto Pero ms preocupante es el 17 % que simplemente hace caso omiso de este canal de informacin. Los reguladores o las solicitudes legales de informacin no diferenciarn el canal y esperan que dicha informacin se presente cuando se solicite. Como mnimo, esto significar que debern hacerse numerosas bsquedas, que llevarn tiempo y necesitarn recursos, y en el peor de los casos, se perder o ser imposible encontrar informacin importante.

Social

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copias a nuestros repositorios locales No, no tengo ninguna de estas preocupaciones No, no usamos SaaS para aplicaciones crcas No he pensado en esto realmente

Figura 4: Cmo describira la filosofa general de su empresa en relacin al contenido social?(N = 405)
0% No trabajamos con contenido social No pensamos que es necesario guardar las acvidades sociales como documentos de archivo Existen interacciones sociales que podran ser importantes pero que actualmente no tratamos como documentos de archivo No sabemos cmo acceder a documentos de archivo sociales para guardarlos y gesonarlos Guardamos las acvidades sociales internas como documentos de archivo, pero no las externas Guardamos las acvidades externas como documentos de archivo, pero no las internas Guardamos ambas como documentos de archivo Nadie se encarga de esto 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%

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Al igual que con el contenido en la nube, la gestin del contenido social de una empresa dentro de una infraestructura de RM tradicional puede ser difcil. Un sistema de ECM flexible a nivel local que sea capaz de tomar el contenido producido en canales sociales, declararlo documento de archivo y aplicar datos de clasificacin adecuados es un habilitador para la empresa que garantiza que se apliquen las polticas y se mantenga el cumplimiento de normativas.

Conclusin

Puede resultar difcil hacer que el proceso de gestin de documentos de archivo de una empresa sea sencillo y que garantice al mismo tiempo la aplicacin de las polticas adecuadas de gobierno y de documentos de archivo en todas las formas de informacin, incluidas las creadas en la nube o por medio de canales sociales. Las herramientas de clasificacin y declaracin automatizadas pueden ayudar a simplificar el proceso, pero deben estar respaldadas por polticas, reglas y procedimientos slidos que garanticen el cumplimiento de normativas. Al ser cada vez ms la informacin que se crea y comparte en plataformas de colaboracin en la nube, y debido al mayor auge de los medios sociales como herramienta de marketing eficaz, la solucin para identificar, clasificar y declarar documentos de archivo dentro de la empresa debe abarcar muchas reas nuevas. Si las plataformas de RM existentes no pueden proporcionar una solucin flexible, rentable y, sobre todo, sencilla para que estas fuentes de informacin queden bajo el gobierno y cumplan las normativas, deber investigarse la tecnologa de ECM alternativa a nivel local con el fin de garantizar que toda la informacin cumpla las normativas relevantes.

Recomendaciones
n Realice una auditora del cumplimiento por parte de los usuarios de las reglas de gobierno de la
informacin, especialmente en relacin a la precisin y consistencia en la declaracin de los documentos de archivo y al tiempo que les lleva hacerlo. en tela de juicio a causa de una declaracin de documentos de archivo deficiente, trate de simplificarlo. Evale las posibles ventajas de la declaracin y clasificacin automatizadas.

n Si el xito y cumplimiento de normativas de su sistema de gestin de documentos de archivo se pone

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n Si ha llegado el momento de evaluar sus sistemas de RM y ECM actuales, o si ha iniciado un

proyecto de documentos de archivo electrnicos por primera vez, site la declaracin/clasificacin automatizadas en lo ms alto de su lista de requisitos. de forma centralizada los documentos de archivo creados en esos sistemas. Utilice estndares de interconexin siempre que sea posible, como CMIS.

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n Tenga en cuenta otros repositorios de contenido dentro de la empresa y busque la manera de controlar

n Si est creando o racionalizando sitios de colaboracin en la nube, sitios de proyectos o reas sociales,
eche un vistazo a la importancia que puede tener incluir todo ello en sus requisitos de gobierno de la informacin.

n Para obtener garanta de cumplimiento de normativas de todos los sistemas de gestin de documentos
de archivo existentes, gestin de documentos a nivel local, suites de colaboracin en la nube, sitios sociales y acceso mvil, ample su sistema de ECM local en vez de intentar la sincronizacin desde sistemas o servicios independientes de comparticin en la nube, aunque sean de lo mejor que hay.

Referencias

1 AIIM Industry Watch, March 2013, Information Governance records, risks and retention in the litigation age www.aiim.org/research 2 AIIM Industry Watch, October 2012, Content in the Cloud making the right decision www.aiim.org/research

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