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Excel 2007

Gred Harvey
R
Rio de Janeiro . 2008
Excel 2007 para Leigos
Do original Excel 2007 For Dummies Copyright 2008 da Editora Alta Books Ltda.
Authorized translation from English language edition, entitled Excel 2007 For Dummies, by
Gred Harvey, published by Wiley Publishing, Inc. Copyright 2007 by Wiley Publishing, Inc..
Portuguese language edition published by Editora Alta Books, Copyright 2008 by Editora Alta
Books.
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sejam quais forem os meios empregados: eletrnico, mecnico, fotogrco, gravao ou quais-
quer outros. Todo o esforo foi feito para fornecer a mais completa e adequada informao,
contudo a editora e o(s) autor(es) no assumem responsabilidade pelos resultados e usos
da informao fornecida. Recomendamos aos leitores testar a informao, bem como tomar
todos os cuidados necessrios (como o backup), antes da efetiva utilizao. Este livro no
contm CD-ROM, disquete ou qualquer outra mdia.
Erratas e atualizaes: Sempre nos esforamos para entregar a voc, leitor, um livro livre
de erros tcnicos ou de contedo; porm, nem sempre isso conseguido, seja por motivo de
alterao de software, interpretao ou mesmo quando alguns deslizes constam na verso
original de alguns livros que traduzimos. Sendo assim, criamos em nosso site, www.altabooks.
com.br, a seo Erratas, onde relataremos, com a devida correo, qualquer erro encontrado
em nossos livros.
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o uso apenas ilustrativo e/ou educativo, no visando ao lucro, favorecimento ou desmereci-
mento do produto/fabricante.
Produo Editorial: Editora Alta Books
Coordenao Editorial: Thalita Arago Ramalho
Traduo Eveline Vieira
Revio: Karina Gerke
Diagramao Rosane Corra
Impresso no Brasil
O cdigo de propriedade intelectual de 1 de Julho de 1992 probe expressamente o uso cole-
tivo sem autorizao dos detentores do direito autoral da obra, bem como a cpia ilegal do
original. Esta prtica generalizada nos estabelecimentos de ensino, provoca uma brutal baixa
nas vendas dos livros a ponto de impossibilitar os autores de criarem novas obras.

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Rua Viva Claudio, 291 - Jacar
Rio de Janeiro - RJ CEP 20970-031
Tel: 21 3278-8069 Fax: 21 3277-1253
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altabooks@altabooks.com.br
Sobre o Autor
Gred Harvey autor de uma quantidade enorme de livros de informtica,
com os mais recentes sendo o Excel Workbook for Dummies (Pasta de Tra-
balho Excel para Leigos) e o Roxio Easy Media Creator 8 for Dummies (Roxio
Easy Media Creator 8 para Leigos). Os mais populares so o Excel 2003 para
Leigos e Excel 2003 All-In-One Desk Reference for Dummies (Guia de Con-
sulta Excel 2003 para Leigos). Comeou a treinar os usurios sobre como usar
os computadores pessoais da IBM e seu software de computador auxiliar
na poca da competio acirrada do DOS, WordStar e Lotus 1-2-3, nos anos
80. Depois de trabalhar para vrias empresas de treinamento independentes,
Greg passou a dar cursos semestrais sobre o software de gerenciamento de
planilhas e bancos de dados na Golden Gate University em So Francisco.
Seu amor pelo ensino traduziu-se em um amor igual pela escrita. Os liv-
ros Para Leigos so, claro, os seus favoritos pois lhe permite escrever para
seu pblico preferido: o iniciante. Tambm lhe permitem usar humor (um
elemento-chave para o sucesso no treinamento) e, o aspecto mais agradvel
de todos, expressar uma opinio ou duas sobre o assunto em questo.
Greg fez doutorado em Letras Clssicas em Filosofa e Religio com uma
especializao nos Estudos Asiticos e Religio Comparativa em maio pas-
sado. Todos fcaram felizes por Greg ter fnalmente sado da escola antes de
se aposentar.
Agradecimentos
Aproveito esta oportunidade para agradecer a todas as pessoas na Wiley
Publishing, Inc., e na Mind over Media, Inc., cuja dedicao e talento combi-
naram-se para colocar este livro em suas mos com uma tima forma.
Na Wiley Publishing, Inc., quero agradecer a Andy Cummings e a Katie Felt-
man por seu encorajamento e ajuda ao colocarem este projeto em andamen-
to e por seu apoio contnuo em cada etapa do caminho, e editora Christine
Berman. Essas pessoas asseguraram que o projeto andasse e colocaram-no
em produo para que todas as pessoas talentosas na equipe de produo
pudessem criar este timo produto fnal.
Na Mind over Media, quero agradecer a Christopher Alken por sua reviso do
texto, pelas informaes e sugestes valiosas sobre como reestruturar melhor
o livro para acomodar todos os novos recursos do Excel e o mais importante:
apresentar uma nova interface do usurio.
Sumrio
Introduo ............................................................................ xv
Sobre este livro...................................................................................................xv
Como usar este livro.........................................................................................xvi
O que voc pode ignorar com segurana.....................................................xvi
Suposies bobas...........................................................................................xvii
Como este livro est organizado...................................................................xvii
Parte I: Como iniciar no bsico......................................................xvii
Parte II: Como editar sem lgrimas...............................................xviii
Parte III: Como se organizar e continuar assim...........................xviii
Parte IV: Como entrar na anlise dos dados................................xviii
Parte V: Vida alm da planilha.........................................................xix
Parte VI: A parte dos dez...................................................................xix
Convenes usadas neste livro.......................................................................xix
Teclado e mouse...............................................................................xix
cones especiais................................................................................xxi
Para onde ir daqui..........................................................................................xxii
Parte 1: Como iniciar no bsico.................................................1
Captulo 1: Experincia do usurio Excel 2007................................3
Interface do usurio com a Faixa de Opes do Excel........................................4
Como manipular o Boto Offce........................................................4
Como se gabar da Faixa.....................................................................................6
Como adaptar a barra de ferramentas Acesso Rpido..................................10
Como se divertir com a barra de Frmulas.....................................14
O que fazer na rea Planilha.............................................................15
Como exibir a barra Status................................................................21
Como iniciar e sair do Excel..................................................................................22
Como iniciar o Excel a partir do menu Iniciar do..........................22
Windows Vista
Como iniciar o Excel a partir do menu Iniciar do
Windows XP.....................................................................................23
Como fxar Excel no menu Iniciar................................................23
Como criar um atalho do Excel para o Windows Vista..............24
Como criar um atalho do Excel para o Windows XP..................24
Como adicionar o atalho do Excel barra de ferramenta
Inicializao Rpida.......................................................................26
Como sair do Excel.........................................................................26
A ajuda est a caminho..................................................................26
Como migrar para o Excel 2007 a partir das verses anteriores..............28
Como diminuir a Faixa de tamanho.............................................28
Como localizar os botes equivalentes da barra de
ferramentas Padro........................................................................36
Como localizar os botes equivalentes da barra de
ferramentas de Formatao..........................................................40
Como otimizar o uso da barra de ferramentas
Acesso Rpido.................................................................................41
Como fcar pronto para prosseguir com o Excel 2007...............45
Captulo 2: Como criar uma planilha a partir do zero......................49
E o que voc colocar nessa nova pasta de trabalho?..............................50
Os prs e os contras da entrada de dados...................................50
Voc deve lembrar isto...................................................................51
Como fazer a entrada dos dados.................................................................51
Tem todos os tipos..........................................................................................54
Os sinais de texto indicadores.......................................................54
Como o Excel avalia seus valores.................................................56
Como fabricar aquelas frmulas fabulosas!................................63
Se quiser, simplesmente aponte....................................................66
Como alterar a ordem natural das operaes.............................66
Os erros da frmula........................................................................67
Como corrigir os erros da entrada dos dados............................................69
Voc realmente faz a AutoCorreo disso para mim.................69
Etiqueta de edio da clula.........................................................70
Como acabar com o trabalho pesado da entrada dos dados..................72
Simplesmente no fco completo sem voc...............................73
Preencha com o AutoPreenchimento..........................................74
Como inserir smbolos especiais..................................................80
Entradas em bloco..........................................................................81
Entrada de dados expressa............................................................83
Como tornar sua funo de frmulas ainda melhor.................................83
Como inserir uma funo em uma frmula com
o boto Assistente da Funo....................................................... 84
Como editar uma funo com o boto Assistente
da Funo........................................................................................87
Eu fcaria totalmente perdido sem a AutoSoma.........................88
Como ter certeza que os dados esto seguros e corretos.........................90
A caixa de dilogo Salvar Como no Windows Vista...................91
A caixa de dilogo Salvar Como no Windows XP........................92
Como mudar o local padro do arquivo......................................93
A diferena entre os formatos de arquivo XLSX e XLS...............94
Como gravar a pasta de trabalho como um arquivo PDF..........................95
Recuperao de documentos ao resgate...................................................96
Parte II: Como editar sem lgrimas........................................99
Captulo 3: Como tornar sua rea de trabalho mais agradvel aos
olhos.......................................................................................101
Como escolher um grupo seleto de clulas.............................................102
Selees de clulas do tipo aponte e clique.............................103
Selees de clulas com o teclado.............................................106
Como se divertir com a galeria Formatar como Tabela..........................109
Formatao de clulas a partir da guia Incio..........................................112
Como formatar clulas prximas origem com a minibarra de
ferramentas .................................................................................................. 115
Como usar a caixa de dilogo Formatar Clulas.....................................116
Como se sentir confortvel com os formatos do nmero........117
Os valores sob a formatao........................................................122
Crie uma data!...............................................................................123
Veja alguns outros formatos de nmero.....................................124
Como ajustar as colunas..............................................................................125
Como espalhar as linhas..............................................................126
Alterne a visualizao...................................................................127
Como enganar as fontes..............................................................................128
Como alterar o alinhamento.......................................................................130
Propsito dos recuos....................................................................132
De cima para baixo......................................................................132
Como alterar o modo como o texto divide-se...........................132
Como reorientar as entradas da clula......................................134
Reduza para caber........................................................................136
Ative as bordas!..............................................................................136
Como aplicar cores de preenchimento, padres e efeitos
de graduao nas clulas............................................................138
Faa-o nos estilos..........................................................................................139
Como criar um novo estilo para a galeria.................................139
Como copiar estilos personalizados de uma pasta de
trabalho para outra.......................................................................140
Como lidar com o recurso Pincel de Estilo..............................................141
Captulo 4: Como fazer as alteraes..........................................143
Como abrir a bendita para a edio.........................................................144
A caixa de dilogo Abrir no Excel 2007 executada
no Windows Vista..........................................................................145
A caixa de dilogo Abrir no Excel 2007 executada
no Windows XP..............................................................................146
Como abrir mais de uma pasta de trabalho de cada vez........148
Como abrir as pastas de trabalho recm-editadas...................148
Quando voc no sabe onde encontr-los...............................149
Como abrir arquivos com uma mudana..................................152
Muito alvoroo com o Desfazer..................................................................152
Desfazer refazer uma segunda vez..........................................153
O que voc far quando no puder Desfazer?.........................153
Como executar o velho arrastar e soltar....................................................154
Cpias, no estilo arrastar e soltar.................................................156
Inseres, uma cortesia do arrastar e soltar...............................157
Frmulas no AutoPreenchimento..............................................................158
Relativamente falando..................................................................159
Algumas coisas so absolutas!....................................................160
Corte e cole, no estilo digital.......................................................163
Cole de novo, Sam........................................................................164
Como acompanhar as Opes de Colar....................................164
Cole a partir do painel de tarefas rea de
Transferncia..................................................................................165
O que to especial no Colar Especial?....................................166
Deixemos clara a excluso...........................................................168
Parece estar tudo claro!................................................................169
Tire essas clulas daqui!..............................................................169
Como acompanhar a insero...................................................................170
Como erradicar os erros de ortografa......................................................171
Como erradicar os erros com a opo Converter Texto em
Fala................................................................................................................172
Captulo 5: Como imprimir a obra-prima......................................175
Como dar uma olhada nas pginas na exibio Layout
da Pgina.......................................................................................................176
Como verifcar a impresso com Visualizar Impresso...........................177
Como imprimir a planilha...........................................................................178
Como imprimir a planilha a partir da caixa de dilogo
Imprimir.........................................................................................................180
Como imprimir determinadas partes da pasta de....................181
trabalho
Como defnir e limpar a rea de Impresso..............................183
Minha pgina foi confgurada!...................................................................184
Como usar os botes no grupo Confgurar Pgina...................184
Como usar os botes no grupo Dimensionar............................190
Como usar os botes Imprimir no grupo Opes da
Planilha...........................................................................................190
Do cabealho ao rodap.............................................................................191
Como adicionar um AutoCabealho ou um Auto-Rodap.....192
Como criar um cabealho ou um rodap personalizado.......193
Como resolver os problemas da quebra de pgina.................................197
Como permitir que suas frmulas sejam exibidas...................................200
Parte III: Como se organizar e continuar assim.....................201
Captulo 6: Como manter a planilha.............................................203
Como se concentrar com o zoom.............................................................204
Como dividir a diferena.............................................................................206
Cabealhos fxos, uma cortesia dos painis congelados........................209
Notas eletrnicas..........................................................................................212
Como adicionar um comentrio a uma clula........................212
Comentrios com reviso............................................................213
Como editar os comentrios em uma planilha........................214
Como imprimir seus comentrios..............................................215
Jogo do nome da clula..............................................................................215
Se eu tivesse um nome................................................................215
Nomeie a frmula!........................................................................216
Como nomear as constantes.......................................................218
Busque e encontrars..................................................................................219
Voc pode ser substitudo!..........................................................................222
Faa sua pesquisa.........................................................................................223
Voc pode ser muito calculista..................................................................225
Como colocar sob proteo.......................................................................226
Captulo 7: Como manter diversas planilhas................................229
Como enganar as planilhas.........................................................................230
Como se mover entre as planilhas..............................................231
Como editar em massa.................................................................233
No me informe pouco!..............................................................................234
Uma planilha com qualquer outro nome.................................235
Uma guia da planilha com qualquer outra cor.........................236
Como colocar suas planilhas em ordem...................................237
Como abrir janelas em suas planilhas.......................................................238
Como comparar duas planilhas lado a lado............................................243
Como mover e copiar as planilhas para outras pastas de
trabalho..........................................................................................................244
Resumindo....................................................................................................247
Parte IV: Como entrar na anlise dos dados.........................251
Captulo 8: Como fazer uma anlise hipottica.............................253
Como fazer uma hiptese com as tabelas de dados..............................254
Como criar uma tabela de dados com uma varivel..............254
Como criar uma tabela de dados com duas variveis............257
Como fazer a hiptese com o recurso atingir meta...............................260
Como examinar diferentes casos com o Gerenciador de
Cenrios........................................................................................................262
Como confgurar os vrios cenrios ........................................262
Como produzir um relatrio de resumo...................................264
Captulo 9: Como lidar com tabelas pivs....................................267
Tabelas pivs: O resumo dos dados fnal..................................................267
Como produzir uma tabela piv...............................................................268
Como formatar uma tabela piv...............................................................271
Como aprimorar o estilo da tabela piv...................................272
Como formatar os valores na tabela piv.................................272
Como classifcar e fltrar os dados da tabela piv..................................273
Como fltrar o relatrio...............................................................273
Como fltrar os campos Coluna e Linha individuais...............274
Como classifcar a tabela piv...................................................275
Como modifcar uma tabela piv.............................................................276
Como modifcar os campos da tabela piv.............................276
Como girar os campos da tabela..............................................277
Como modifcar a funo de resumo da tabela.....................277
Fique esperto com o grfco piv.............................................................279
Como mover um grfco piv para sua prpria
planilha.........................................................................................279
Como fltrar um grfco piv......................................................280
Como formatar um grfco piv................................................280
Parte V: Vida alm da planilha...........................................283
Captulo 10: Diagramas charmosos e grcos deslumbrante........285
Como deixar seus grfcos com aparncia profssional........................286
Como criar um novo grfco......................................................286
Como mover e redimensionar um grfco incorporado
em uma planilha .......................................................................288
Como mover um grfco incorporado para sua prpria
planilha grfca............................................................................288
Como personalizar o tipo e o estilo do grfco na guia
Desenho .......................................................................................289
Como personalizar os elementos grfcos na guia
Layout............................................................................................290
Como editar os ttulos em um grfco.......................................293
Como formatar os elementos grfcos na guia
Formatar........................................................................................294
Como adicionar grfcos com tima aparncia.....................................297
Como dizer tudo com uma caixa de texto 298
O mundo maravilhoso do Clip-art 300
Como inserir imagens a partir de arquivos grfcos................303
Como editar o Clip-art e as imagens importadas....................303
Como formatar o Clip-art e as imagens importadas................304
Como adicionar formas grfcas predefnidas........................305
Como trabalhar com o WordArt.................................................306
Torne meu o SmartArt.................................................................308
Tema do dia.................................................................................311
Como controlar o modo como os objetos grfcos sobrepem-se.......312
Como reorganizar a camada de objetos grfcos....................312
Como agrupar os objetos grfcos.............................................313
Como ocultar os objetos grfcos..............................................313
Como imprimir apenas os grfcos...........................................................314
Captulo 11: Como progredir com a lista de dados........................315
Como criar uma lista de dados..................................................................315
Como adicionar registros a uma lista de dados......................317
Como classifcar registros em uma lista de dados..................................325
Como classifcar registros em um nico campo.....................326
Como classifcar registros em diversos campos......................327
Como fltrar os registros em uma lista de dados.....................................330
Como usar fltros de nmero prontos.......................................331
Como usar fltros de data prontos.............................................332
Como ser criativo com o fltro personalizado .........................333
Como importar dados externos.................................................................336
Como consultar uma tabela do banco de dados Access.......336
Como executar uma nova consulta da Web............................338
Captulo 12: Hiperlinks e macros................................................341
Como usar add-ins no Excel 2007.............................................................341
Como adicionar hiperlinks a uma planilha.............................................343
Como automatizar comandos com macros............................................346
Como gravar novas macros........................................................347
Como executar macros...............................................................351
Como atribuir macros barra de ferramentas Acesso
Rpido...........................................................................................352
Parte VI: A parte dos dez....................................................353
Captulo 13: Os dez melhores recursos novos no Excel 2007..........355
Captulo 14: Os dez melhores fundamentos bsicos do
iniciante..............................................................................359
Captulo 15: Os Dez Mandamentos do Excel 2007.........................361
ndice......................................................................................363
Introduo
T
enho muito orgulho de apresentar o livro Excel 2007 para Leigos
completamente renovado e quase totalmente novo, a ltima verso
do livro favorito de todos sobre o Microsoft Offce Excel para os leitores
que no tm nenhuma inteno de se tornar os gurus da planilha. As
alteraes drsticas evidentes nesta verso do livro refetem as mu-
danas surpreendentes e, ouso dizer, revolucionrias que a Microsoft
trouxe para seu programa de planilha to popular. Uma olhada na nova
estrutura de comandos Faixa e em todas aquelas galerias de estilo ricas
no Excel 2007 e voc sabe que no est mais no Kansas porque defniti-
vamente no o Excel de sua me!.
Acompanhando a aparncia grfca e colorida do Excel, o Excel
2007 para Leigos adquiriu cor prpria (d uma olhada nas pginas
coloridas na seo do meio do livro) e agora inicia com uma intro-
duo defnitiva para a nova interface Faixa do usurio. Este livro
escrito para aqueles que consideram o Excel uma experincia com-
pletamente nova e para as pessoas que tiveram alguma experincia
com o antigo menu suspenso e interface Excel com diversas barras
de ferramentas, que agora se deparam com a tarefa aparentemente
assustadora de se sentir confortvel com uma experincia do usurio
inteiramente nova.
O Excel 2007 para Leigos cobre todas as tcnicas fundamentais que
voc precisa saber para criar, editar, formatar e imprimir suas prprias
planilhas. Alm de mostrar a planilha, este livro tambm exibe o
bsico do grfco, como criar listas de dados e executar a anlise dos
dados. Contudo, lembre-se que este livro apenas toca nos modos mais
fceis de fazer algumas coisas com esses recursos no tentei cobrir
o grfco, listas de dados ou anlise dos dados da mesma maneira
conclusiva como fz nas planilhas: Este livro concentra-se nas pla-
nilhas porque elas so o que as pessoas mais comuns criam com o
Excel.
Sobre este livro
Este livro no deve ser lido integralmente. Embora seus captulos
sejam organizados de modo livre em uma ordem lgica (progredindo
como voc faria ao estudar o Excel em uma situao de sala de aula),
cada tpico tratado em um captulo realmente deve fcar isolado.
xvi
Microsoft Ofce Excel para leigos
Cada anlise de um tpico enderea rapidamente a questo sobre para
que serve um determinado recurso antes de ir para o modo de us-lo. No
Excel, como na maioria dos outros programas sofsticados, voc geral-
mente tem mais de uma maneira de fazer uma tarefa. Para manter a sa-
nidade, limito de propsito as escolhas dando-lhe, geralmente, apenas os
modos mais efcientes de fazer certa tarefa. Posteriormente, se voc sentir
vontade, poder experimentar modos alternativos de fazer uma tarefa. No
momento, apenas se concentre em executar a tarefa como descrevo.
Ao mximo possvel, tentei tornar desnecessrio lembrar qualquer coisa
tratada na seo anterior do livro. Contudo, de tempos em tempos, voc
encontrar uma referncia cruzada com outra seo ou captulo no
livro. Na maior parte, tais referncias cruzadas so para ajud-lo a obter
informaes mais completas sobre um assunto, caso voc tenha tempo
e interesse. Se no tiver, tudo bem; simplesmente ignore as referncias
cruzadas como se elas nunca tivessem existido.
Como usar este livro
Este livro como uma consulta na qual voc inicia procurando o tpico
sobre o qual deseja informaes (no sumrio ou no ndice) e ento,
consulta diretamente a seo de interesse. Explico a maioria dos tpicos
de modo coloquial (como se voc estivesse sentado no fundo de uma
sala de aula onde poderia cochilar com segurana). Porm, outras vezes,
minha mentalidade de comandante do regimento assume o controle e
listo as etapas que voc deve executar para realizar certa tarefa em uma
determinada seo.
O que voc pode ignorar com
segurana
Quando voc encontrar uma seo que contm as etapas executadas
para fazer algo, poder ignorar com segurana todo o texto que vem
com as etapas (o texto que no est em negrito) se no tiver tempo nem
inclinao para percorrer mais material.
Sempre que possvel, tambm tentei separar as informaes de segundo
plano ou do tipo rodap dos fatos essenciais, separando esse tipo de coi-
sa em uma seo lateral (procure os blocos de texto com um fundo cin-
za). Essas sees so geralmente marcadas com cones que o permitem
saber qual tipo de informao voc encontrar l. Voc pode desprezar
facilmente o texto marcado assim. (Irei inform-lo sobre os cones que
uso neste livro um pouco mais tarde.)
xvii
Introduo
Suposies bobas
Farei apenas uma suposio sobre voc (vejamos minha preciso): Voc
tem acesso a um PC (pelo menos algum atual) que est executando o
Windows Vista ou o Windows XP e no qual o Microsoft Offce Excel 2007
est instalado. Porm, tendo dito isso, no fao nenhuma suposio sobre
voc nunca ter inicializado o Excel 2007, o que dir fazer qualquer coisa
com ele.
Este livro APENAS para os usurios do Microsoft Offce Excel 2007! Se
voc estiver usando qualquer verso anterior do Excel para Windows (do
Excel 97 ao 2003), as informaes neste livro apenas iro confundi-lo e
desconcert-lo, pois sua verso do Excel no funciona como a verso
2007 que este livro descreve.
Se estiver trabalhando em uma verso anterior do Excel, abaixe este livro
lentamente e pegue uma cpia do Excel 2003 para Leigos, publicada pela
Wiley Publishing.
Como este livro est organizado
Este livro est organizado em seis partes (o que d uma chance de ver
pelo menos seis daqueles timos desenhos animados de Rich Tennant!).
Cada parte contm dois ou mais captulos (para manter os editores
felizes) que mais ou menos se relacionam (para mant-lo feliz). Cada
captulo dividido tambm em sees mais ou menos relacionadas que
cobrem o bsico do tpico em mos. Contudo, voc no deve fcar muito
obcecado por seguir a estrutura do livro; basicamente, no importa se
voc descobre como editar a planilha antes de aprender a format-la,
ou se descobre como imprimir antes de aprender a editar. O importante
que encontre a informao e compreenda-a quando a encontrar
quando precisar executar uma determinada tarefa.
No caso de estar interessado, uma sinopse do que voc encontra em
cada parte dada a seguir.
Parte I: Como iniciar no bsico
Como o nome implica, nesta parte cubro os fundamentos sobre como
iniciar o programa, identifcar as partes da tela, fornecer informaes
na planilha, gravar um documento etc. Se voc estiver iniciando sem
nenhum conhecimento sobre como usar as planilhas, defnitivamente
desejar dar uma olhada nas informaes no Captulo 1 para descobrir
os segredos da nova interface Faixa antes de ir para a criao de novas
planilhas no Captulo 2.
C
U
I
D
A
DO!
xviii
Microsoft Ofce Excel para leigos
Parte II: Como editar sem
lgrimas
Nesta parte, mostro como editar as planilhas para deix-las com boa
aparncia, assim como fazer alteraes de edio maiores sem provocar
desastres. Leia atentamente o Captulo 3 quando precisar de informaes
sobre com formatar os dados para melhorar o modo como eles apare-
cem na planilha. Veja o Captulo 4 para reorganizar, apagar ou inserir no-
vas informaes na planilha. E leia o Captulo 5 para obter informaes
sobre como imprimir seu produto fnal.
Parte III: Como se organizar e
continuar assim
Aqui, forneo todos os tipos de informaes sobre como melhorar os da-
dos fornecidos em suas planilhas. O Captulo 6 est repleto de boas idias
sobre como controlar e organizar os dados em uma nica planilha. O Ca-
ptulo 7 fornece os prs e os contras de trabalhar com dados em diferentes
planilhas na mesma pasta de trabalho e fornece informaes sobre como
transferir os dados entre as planilhas de diferentes pastas de trabalho.
Parte IV: Como entrar na anlise
dos dados
Esta parte consiste em dois captulos. O Captulo 8 fornece uma introdu-
o para executar vrios tipos de anlises hipotticas no Excel, inclusive
como confgurar as tabelas de dados com uma e duas entradas, execu-
tar uma busca objetiva e criar diferentes casos com o Gerenciador de
Cenrio. O Captulo 9 apresenta a tabela piv muito melhorada do Excel
e as capacidades do grfco piv que permitem resumir e fltrar grandes
quantidades de dados em uma tabela ou lista de dados da planilha em
um formato tabular ou grfco compacto.
xix
Introduo
Parte V: Vida alm da planilha
Na Parte V, exploro alguns dos outros aspectos do Excel, alm da planilha.
No Captulo 10, voc descobre como muito fcil criar um grfco usan-
do os dados em uma planilha. No Captulo 11, descobre como podem
ser teis as capacidades da lista de dados do Excel quando voc tem
que controlar e organizar uma grande quantidade de informaes. No
Captulo 12, descobre como usar programas add-ins para aperfeioar os
recursos bsicos do Excel, adicionando hiperlinks para pular para novos
lugares em uma planilha, para novos documentos e at para pginas da
Web, assim como gravar macros para automatizar seu trabalho.
Parte VI: A parte dos dez
Como tradio dos livros Para Leigos, a ltima parte contm listas dos
dez fatos, dicas e sugestes mais teis. Nesta parte, voc encontra trs
captulos. O Captulo 13 fornece minha lista dos dez melhores recursos
novos no Excel 2007 (e cara, foi difcil manter em apenas dez). O Captu-
lo 14 fornece os dez fundamentos bsicos do iniciante que voc precisa
saber quando comear a usar este programa. E o Captulo 15 fornece a
Verso do Rei James dos Dez Mandamentos do Excel 2007. Com esse
captulo na manga, como tu poders perder-te?
Convenes usadas neste livro
As seguintes informaes fornecem os fatos concretos sobre como as
coisas so neste livro os editores chamam esses itens de convenes
do livro (contudo, nenhuma campanha, ostentao cvica, meno de
nomes ou indicaes est envolvida).
Teclado e mouse
O Excel 2007 um programa sofsticado com uma interface do usurio
inteiramente nova e maravilhosa, apelidada de Faixa. No Captulo 1, expli-
co tudo sobre essa nova interface Faixa e como se sentir confortvel com
sua nova estrutura de comandos. No livro, voc encontrar as seqncias
de comandos Faixa usando a abreviao desenvolvida pela Microsoft,
com o nome na guia na Faixa e o boto de comando selecionado sendo
separados por barras verticais, como em:
Incio | Copiar
xx
Microsoft Ofce Excel para leigos
Esta a abreviao para o comando Faixa que copia qualquer clula ou
grfco selecionado atualmente na rea de Transferncia do Windows.Signi-
fca que voc clica na guia Incio na Faixa (se j no estiver exibida) e ento,
clica o boto Copiar (que exibe o cone da pgina lado a lado tradicional).
Algumas seqncias do comando Faixa envolvem no apenas selecionar um
boto de comando em uma guia,mas tambm selecionar um item em um
menu suspenso.Neste caso,o comando do menu suspenso segue o nome da
guia e do boto de comando,tudo separado por barras verticais,como em:
Frmulas | Opes do Clculo | Manual
Esta a abreviao para a seqncia de comandos Faixa que ativa o
reclculo manual no Excel. Informa que voc clica na guia Frmulas (se
j no estiver exibida) e ento, clica o boto Opes do Clculo seguido
da opo do menu suspenso Manual.
Embora voc use o mouse e as teclas de atalho do teclado para se
movimentar na planilha Excel, ter que reservar algum tempo para
fornecer os dados para que possa fnalmente procurar com eles. Portanto,
este livro, s vezes, encoraja-o a digitar algo especfco em uma clula
especfca na planilha. Naturalmente, voc sempre pode escolher no
seguir as instrues. Quando digo para fornecer uma funo especfca,
a parte que voc digita geralmente aparece em negrito. Por exemplo,
=SOMA(A2:B2) signifca que voc deve digitar exatamente o que v:
um sinal de igual, a palavra SOMA, parntese esquerdo, o texto A2:B2
(completo com dois pontos entre as combinaes de nmero e letra) e
um parntese direito. Ento, claro, ter que pressionar Enter para fazer a
entrada.
Quando o Excel no estiver comunicando-se com voc atravs de caixas
de mensagem instantneas, ele exibir mensagens altamente informativas
na barra de status na parte inferior da tela. Este livro apresenta as mensa-
gens que voc v na tela assim:
Calcule
Esta a mensagem que informa que o Excel est no modo de reclculo
manual (depois de usar a seqncia de comandos Faixa anterior) e que
uma ou mais frmulas em sua planilha no esto atualizadas e precisam
muito de reclculo.
s vezes, forneo uma combinao de teclas de funo que voc pode
pressionar para escolher um comando com o teclado, ao invs de clicar
os botes na Faixa com o mouse. As combinaes de teclas de funo
so escritas assim: Alt+FS ou Ctrl+S (ambas as combinaes de teclas de
funo gravam as alteraes da pasta de trabalho).
Com as combinaes de teclas Alt, voc pressiona a tecla Alt at que as le-
tras da tecla de funo apaream em pequenos quadrados na Faixa. Nesse
ponto, voc pode soltar a tecla Alt e comear a digitar as letras da tecla de
funo (a propsito, voc digita as letras das teclas de funo com letras
minsculas apenas as coloco com maisculas para destac-las no texto).
As combinaes de teclas de funo que usam a tecla Ctrl so mais anti-
xxi
Introduo
gas e funcionam de modo um pouco diferente. Voc tem que pressionar
a tecla Ctrl enquanto digita a letra de funo (apesar de que novamente,
digite apenas letras minsculas, a menos que veja a tecla Shift na seqn-
cia, como em Ctrl+Shift+C).
O Excel 2007 usa apenas um menu suspenso (o menu suspenso Arquivo)
e uma barra de ferramentas (a barra de ferramentas Acesso Rpido).
Voc abre o menu suspenso Arquivo clicando o boto Offce (o boto
redondo com quatro cores no canto superior esquerdo da janela do
programa Excel) ou pressionando Alt+F. A barra de ferramentas Acesso
Rpido com seus quatro botes aparecer logo direita do boto Offce.
Todas as verses anteriores deste livro usam setas de comando para lev-lo
do menu suspenso inicial ao submenu etc., at o comando fnalmente
desejado. Por exemplo, se voc precisar abrir o menu suspenso Arquivo
para obter o comando Abrir, essa instruo fcaria assim: Escolha Arquivo ->
Abrir. Isso equivalente a Boto Offce | Abrir e a Alt+FO. Os comandos que
usam a antiga notao de setas de comando, ao invs da notao da barra
vertical, ocorrem apenas nas tabelas no Captulo 1 para as pessoas que
fazem upgrade para o Excel 2007 a partir das verses anteriores do Excel.
Finalmente, se voc for realmente observador, poder notar uma discre-
pncia entre as letras maisculas dos nomes das opes da caixa de
dilogos (como, por exemplo, cabealhos, botes de opo e caixas de
seleo) no modo como aparecem no texto e realmente aparecem no
Excel na tela de seu computador. Uso intencionalmente a conveno
de letras maisculas das letras iniciais de todas as palavras principais de
uma opo da caixa de dilogos para ajud-lo a diferenciar o nome da
opo do resto do texto que descreve seu uso.
cones especiais
Os seguintes cones so colocados estrategicamente nas margens para
indicar coisas que voc pode ou no querer ler.
Este cone alerta sobre as discusses chatas que voc pode querer pular
(ou ler quando ningum mais estiver por perto).
Este cone alerta sobre os atalhos ou outras sugestes valiosas relaciona-
das do tpico em mos.
Este cone alerta sobre as informaes a lembrar, caso voc queira ter um
pouco de sucesso.
Este cone alerta sobre as informaes a lembrar, caso voc queira evitar
um completo desastre.
E
Q
U
I
P
E
T
CN
IC
A
D
I
C
A
L
E
M
B
R
E
-SE
C
U
I
D
A
DO!
16
Microsoft Ofce Excel para leigos
Para onde ir daqui
Se voc nunca trabalhou com uma planilha de computador, sugiro
que, logo depois de rir com os desenhos animados, primeiro v para o
Captulo 1 e descubra com o que est lidando. E se voc for uma pessoa
com alguma experincia com as verses anteriores do Excel, desejo que
v diretamente para a seo, Como migrar para o Excel 2007 a partir
das verses anterioresno Captulo 1, onde descobrir como fcar calmo
enquanto se familiariza e sim, sentir-se confortvel com a nova interface
do usurio Faixa.
Ento, quando as necessidades especfcas surgirem (como, por exemplo,
Como copio uma frmula?ou Como imprimo apenas uma seo de
minha planilha?), voc poder ir para o sumrio ou o ndice para encon-
trar a devida seo e ir diretamente para ela para obter as respostas.
Parte 1
Como Iniciar
no Bsico
The 5
th
Wave de Rich Tennant
Usei vrios programas de planilha, mas este o melhor para desenhar
padres de colcha
Nesta parte...
U
ma olhada na tela do Excel 2007 com seu novo boto Micro-
soft Offce, barra de ferramentas Acesso Rpido e Faixa, e voc
percebe quanta coisa existe aqui. Bem, no se preocupe: No Captulo 1,
divido as partes da interface do usurio Faixa do Excel 2007 e coloco
algum sentido no aparecimento de guias e botes de comando que
voc encontrar dia aps dia aps dia.
Naturalmente, no sufciente simplesmente sentar e ter algum como
eu explicando o que o que na tela. Para tirar proveito do Excel, voc
tem que comear a aprender a usar todos esses acessrios (o botes
e caixas, neste caso). onde entra o Captulo 2, dando informaes
concretas sobre como usar alguns dos botes e caixas mais notveis
da tela para fornecer os dados de sua planilha. A partir deste humilde
incio, uma viagem rpida at o domnio total da tela.
Captulo 1
Experincia do Usurio
Excel 2007
Neste captulo
u Como se familiarizar com a nova janela do programa Excel 2007
u Como selecionar comandos na Faixa de Opes
u Como personalizar a barra de ferramentas Acesso Rpido
u Mtodos para iniciar o Excel 2007
u Como navegar uma planilha ou pasta de trabalho do Excel 2007
u Como obter alguma ajuda com o uso deste programa
u Guia inicial rpido para os usurios que migram para o Excel 2007 a partir das
verses anteriores
D
esigners e engenheiros da Microsoft realmente se superaram desta vez -
inventando uma nova maneira de usar o programa de planilha favorito
de todos. Esta nova interface do Excel 2007 descarta sua dependncia de
uma srie de menus suspensos, painis de tarefas e numerosas barras de
ferramentas. Ao contrrio, usa uma nica faixa na parte superior da planilha
chamada Faixa de Opes, designada a colocar grande parte dos comandos
Excel que voc usa ao seu alcance o tempo inteiro.
Adicione um nico menu suspenso Offce restante e a nica barra de ferra-
mentas Acesso Rpido junto com alguns painis de tarefas restantes (rea de
Transferncia, Clip-art e Pesquisar) Faixa e acabar com o modo mais fcil
de usar o Excel. Esta verso oferece a maneira mais prtica de esmiuar seus
nmeros, produzir e imprimir relatrios fnanceiros elegantes, assim como
organizar e criar grfcos para seus dados, em outras palavras, fazer todas as
coisas maravilhosas para as quais voc conta com o Excel.
E o melhor de tudo, esta nova interface do usurio Excel aperfeioada inclui
todos os tipos de melhorias grfcas. Antes de tudo, est a opo Visualizao
Dinmica que mostra como os dados atuais de sua planilha apareceriam
com uma determinada fonte, formatao da tabela etc. antes de realmente
selecion-los. E mais, agora o Excel suporta uma opo Visualizar Layout da
Pgina muito boa que exibe rguas e margens junto com os cabealhos e os
rodaps para toda planilha e tem um controle de zoom na parte inferior da
tela que permite ampliar e reduzir os dados da planilha instantaneamen-
te. Por ltimo, mas no menos importante, o Excel 2007 est repleto de
galerias pop-up que tornam fceis a formatao e o grfco da planilha,
especialmente junto com a opo Visualizao Dinmica.
Interface do usurio com a Faixa
de Opes do Excel
Quando voc inicializa pela primeira vez o Excel 2007, o programa abre
a primeira das trs novas planilhas (chamada Planilha1) em um novo
arquivo da pasta de trabalho (chamado Pasta1) dentro de uma janela de
programa como a mostrada na Figura 1-1 e na Folha colorida 1.
A janela do programa Excel contendo esta planilha da pasta de trabalho
composta pelos seguintes componentes:
Boto Offce que quando clicado, abre o menu suspenso Offce
contendo todos os comandos relacionados ao arquivo, inclusive
Salvar, Abrir, Imprimir e Sair, assim como o boto Opes do Excel
que permite mudar as defnies padro do Excel.
Barra de ferramentas Acesso Rpido que contm os botes
que voc clica para executar tarefas comuns, como, por exemplo,
gravar seu trabalho, desfazer e refazer as edies, e que voc
pode personalizar adicionando botes de comando.
Faixa que contm muitos comandos Excel organizados em uma
srie de guias variando desde Incio at Exibir.
Barra de Frmulas que exibe o endereo da clula atual junto
com seu contedo.
rea da Planilha que contm todas as clulas da planilha atual
identifcada pelos cabealhos da coluna usando letras na parte
de cima e por cabealhos da linha usando nmeros na borda
esquerda com guias para selecionar novas planilhas, uma barra
de paginao horizontal que se move para a esquerda e para a
direita na planilha na parte inferior e uma barra de navegao
vertical para subir e descer a planilha na borda direita.
Barra de Status que o mantm informado sobre o modo atual
do programa, qualquer tecla especial utilizada, permite selecio-
nar uma nova exibio da planilha, ampliar e reduzir a planilha.
Como manipular o Boto Offce
Bem na parte superior da janela do programa Excel, voc encontra o
Boto Offce (o redondo com o cone com quatro cores Offce bem no
canto esquerdo superior da tela) seguido imediatamente da barra de
ferramentas Acesso Rpido.
Quando voc clica no Boto Offce, um menu suspenso parecido com
o mostrado na Figura 1-2 aparece. Esse menu Offce contm todos os
comandos necessrios para trabalhar com os arquivos da pasta de
trabalho Excel, como, por exemplo, gravar, abrir e fechar os arquivos. E
mais, esse menu suspenso contm um boto Opes do Excel que voc
pode selecionar para mudar as defnies do programa e um boto Sair
do Excel que voc pode selecionar quando estiver pronto para fnalizar o
programa.
Figura 1-1:
A janela do
programa
Excel 2007
que apa-
rece ime-
diatamente
depois de
inicializar o
programa.
Figura 1-2:
Clique no
boto do
Ofce para
acessar os
comandos
em seu
menu sus-
penso, abrir
uma pasta
de trabalho
recente ou
mudar as
Opes do
Excel.
Boto do Ofce
Barra de ferramentas
Acesso Rpido
Barra de frmulas
Faixa
rea da Planilha Barra de Status
Como se gabar da Faixa
A Faixa (mostrada na Figura 1-3) muda radicalmente o modo como voc
trabalha no Excel 2007. Ao invs de ter que memorizar (ou adivinhar) em
qual menu suspenso ou barra de ferramentas a Microsoft colocou certo
comando que voc deseja usar, seus designers e engenheiros sugeriram a
Faixa que sempre mostra todas as opes usadas mais comumente para
executar certa tarefa do Excel.
A Faixa composta pelos seguintes componentes:
Guias para cada uma das principais tarefas do Excel que re-
nem e exibem todos os comandos comumente necessrios para
executar a tarefa essencial.
Grupos que organizam os botes de comando afns em subtarefas
normalmente executadas como parte da tarefa essencial da guia.
Botes de comando em cada grupo que voc seleciona para
executar certa ao ou abrir uma galeria a partir da qual pode
clicar em uma determinada miniatura note que muitos botes
de comando em certas guias da Faixa do Excel so organizados
em minibarras de ferramentas com defnies relacionadas.
Inicializador da caixa de dilogo no canto inferior direito de
certos grupos que abre uma caixa de dilogo contendo muitas
opes adicionais que voc pode selecionar.
Para ter mais da rea Planilha exibida na janela de programa, voc pode
minimizar a Faixa para que apenas suas guias sejam exibidas simples-
mente clique em Minimizar a Faixa no menu aberto clicando no boto
Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, clique duas vezes em
qualquer uma das guias da Faixa ou pressione Ctrl+F1. Para exibir nova-
mente a Faixa inteira e manter todos os botes de comando em sua guia
exibidos na janela do programa, clique no item em Minimizar a Faixa no
menu suspenso de Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido,
clique duas vezes em uma das guias ou pressione Ctrl+F1 uma segunda vez.
Figura 1-3:
Faixa do
Excel que
consiste
em uma
srie de
guias
contendo
botes de
comando
organizados
em grupos
diferentes.
Grupos
Guias Botes de comando
Inicializador da
caixa de dilogo
D
I
C
A
Quando voc trabalha no Excel com a Faixa minimizada, a Faixa
expande-se sempre que voc clica em uma de suas guias para mostrar
seus botes de comando, mas essa guia fcar aberta apenas at voc
selecionar um dos botes. No momento em que selecionar um boto
de comando, o Excel ir minimizar imediatamente a Faixa para exibir
apenas suas guias.
Como manter as guias na Faixa do Excel
Na primeira vez em que voc inicializar o Excel 2007, sua Faixa conter as
sete guias a seguir, da esquerda para a direita:
Guia Incio com os botes de comando normalmente usados ao
criar, formatar e editar uma planilha organizada nos grupos rea
de Transferncia, Fonte, Alinhamento, Nmero, Estilos, Clulas e
Edio (veja Folha colorida 1).
Guia Inserir com os botes de comando normalmente usados
ao adicionar determinados elementos (inclusive grfcos, Tabelas
Pivs, diagramas, hiperlinks, cabealhos e rodaps) a uma plani-
lha organizada nos grupos Formas, Tabelas, Ilustraes, Diagra-
mas, Links e Texto (veja Folha colorida 2).
Guia Layout da Pgina com os botes de comando normal-
mente usados ao preparar uma planilha para a impresso ou
reordenar os grfcos organizados na planilha nos grupos Temas,
Confgurar Pgina, Dimensionar, Opes da Planilha e Organizar
(veja Folha colorida 3).
Guia Frmulas com os botes de comando normalmente
usados ao adicionar frmulas e funes a uma planilha ou
verificar uma planilha para obter os erros da frmula orga-
nizados nos grupos Biblioteca de Funes, Nomes Definidos,
Auditoria de Frmulas e Clculo (veja Folha colorida 4). Note
que essa guia tambm contm um grupo Solues quando
voc ativa certos programas add-ins, como, por exemplo, as
ferramentas Soma Condicional e Moeda Europia veja o
Captulo 12 para saber mais sobre como usar os programas
add-ins do Excel.
Guia Dados com os botes de comando normalmente usados
ao importar, consultar, resumir e subtotalizar os dados coloca-
dos na lista de dados de uma planilha organizada nos grupos
Obter Dados Externos, Gerenciar Conexes, Classifcar e Filtrar,
Ferramentas de Dados e Resumir (veja Folha colorida 5). Note
que essa guia tambm conter um grupo Anlise se voc ativar
add-ins como, por exemplo, Ferramentas de Anlise e Add-in de
Soluo - veja o Captulo 12 para saber mais sobre os add-ins do
Excel.
L
E
M
B
R
E
-SE