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Infortabilidade

A Contabilidade na Era da Informtica


Professor: Danilo Giacobo E-mail: danilogiacobo@gmail.com Pgina Pessoal: www.danilogiacobo.eti.br

Danilo Giacobo

16/07/2013

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Principais fatores relacionados informao
Qualidade: Quanto mais precisa a informao, maior sua qualidade e com mais segurana os administradores podem contar com ela no momento de tomar decises; Oportunidade: Para um controle eficaz, a ao corretiva deve ser aplicada antes de ocorrer um desvio muito grande do plano ou do padro, portanto, as informaes devem estar disponveis pessoa certa no momento certo; Quantidade: Dificilmente os administradores podem tomar decises precisas e oportunas sem informaes suficientes; contudo importante que no haja uma inundao de informaes, de modo a esconder as coisas importantes; Relevncia: De modo semelhante, a informao que os administradores recebem deve ter relevncia para suas responsabilidades e tarefas.

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Vantagens que a informtica propicia s empresas
Custos: Quando bem utilizada, a informtica pode reduzir os custos da empresa; simplificar a burocracia interna; reduzir a ocorrncia de possveis erros. Produtividade: Possibilita uma maior produo por parte das pessoas, em menos tempo. Qualidade: A qualidade dos produtos e servios melhorada, pois ajuda a manter o padro dos produtos dentro das especificaes pr-estabelecidas, alm de proporcionar melhores condies de trabalho para os empregados. A tecnologia por si s no vale nada para a empresa; o que vale a informao gerada por ela.
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Componentes da informtica
Hardware: So os equipamentos de informtica. Neste grande grupo esto, por exemplo: teclado, mouse, monitor, HD, placas internas, etc. Softwares: So todos os sistemas e arquivos contidos no computador. Peopleware: So as pessoas, os chamados usurios.

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Conceitos bsicos de contabilidade
Contabilidade a cincia que estuda os fenmenos patrimoniais, preocupando-se com realidades, evidncias e comportamentos dos mesmos, em relao eficcia funcional das clulas sociais. A contabilidade, cincia em si, estuda as ocorrncias em termos econmicos provocadas por fenmenos que impactam ativamente determinada organizao empresarial. A Contabilidade no uma cincia exata. Ela uma cincia social, pois ao humana que gera e modifica o fenmeno patrimonial.

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Princpio fundamentais da contabilidade
Princpio de contabilidade so as normas que proporcionam interpretao uniforme das demonstraes contbeis. Para que um princpio seja considerado geralmente aceito e, consequentemente, incorporado doutrina contbil, deve ser: a) praticvel e objetivo; b) til. So princpios bsicos da contabilidade: Princpio da entidade; Princpio da continuidade; Princpio da oportunidade; Princpio da registro pelo valor original; Princpio da atualizao monetria; Princpio da competncia; e Princpio da prudncia.
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Caractersticas do profissional da contabilidade
Flexibilidade Liderana tica Comunicao Iniciativa Responsabilidade Social Capacidade de atualizao constante Criatividade Viso de futuro Prticas de aprendizado usando tecnologias on-line

O que sabemos uma gota; o que ignoramos um oceano. Isaac Newton


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Vantagens da informtica em sua rea de formao
Conseguir entender os problemas complexos das empresas, das organizaes sob enfoque sistmico; Ser o profissional que gerencia os sistemas de informaes contbeis das empresas; Operar aplicativos que atendam s suas necessidades de clculos, e necessidades grficas (aplicativos grficos); Ser mais produtivo nas etapas de desenho, gerao e criao de sistemas de informaes estratgicas e operacionais; Visualizar e compreender os componentes da informtica como partes do processo de informao e no como uma caixa preta; Utilizar a informtica como meio eficiente para otimizar as solues contbeis e gerenciais num ambiente empresarial competitivo; Proporcionar informaes integradas aos usurios, que reflitam realidades de diversas reas da organizao; Participar ativamente da gerao de sistemas de avaliao de desempenho, acompanhamento de gesto por reas de responsabilidade, avaliao de resultados, etc.
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Nota Fiscal Eletrnica
Dentre os benefcios da NF-e, destacam-se: - Confiabilidade do documento fiscal; - Melhoria no processo de fiscalizao; - Diminuio da prtica de sonegao fiscal.

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Certificao Digital
O uso da certificao digital garante: - Privacidade nas transaes eletrnicas; - Integridade na troca de mensagens eletrnicas; - Autenticidade da assinatura digital; e o principal: - No repdio! (no poder ser negado pela parte que o utilizou).

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Adoo de procedimentos informatizados
Atributo
Aumento na produtividade

Reflexo na contabilidade
Reduo no processamento das informaes diminuindo o tempo gasto na elaborao dos demonstrativos contbeis e financeiros.

Melhoria da dos servios

qualidade A impresso eletrnica apresenta como resultado um trabalho de melhor aspecto, quando comparado forma manuscrita e mecanizada.

Mais estmulo para os O trabalho torna-se menos cansativo e, em funo disso, profissionais da rea mais estimulante, resultando satisfao. Facilidade para leitura Os relatrios gerados pelos sistemas contbeis podem ser prvia de relatrios lidos previamente, na tela, mesmo antes de ser impressos. Maior segurana informaes das Os recursos de proteo dos dados permitem uma reduo numa eventual perda de informaes.

Maior espao fsico no Os atuais equipamentos de informtica ocupam pouco ambiente de trabalho espao fsico.

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Sistemas de Informao
Operacionais Administrativos Especficos Gerenciadores de Banco de Dados Segurana Sistemas so sequencias lgicas de comandos e instrues que servem para obter resultados especficos.
Sistemas de Informao so sistemas que coletam, processam, armazenam e distribuem informaes destinadas a apoiar a tomada de decises e o controle operacional de uma empresa.

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Impactos positivos e negativos da TI na empresa
Positivo Negativo
Podem processar clculos muito mais Podem acarretar desemprego. rapidamente do que pelo processo manual. Podem auxiliar as empresas a aprender Se forem parametrizados de forma errada, mais sobre os modelos de compra e as podem permitir a coleta de dados pessoais preferncias de seus clientes. por parte de outras empresas, violando assim a privacidade. Possibilitam novos avanos em diversas O uso excessivo de sistemas de informao reas. podem acarretar alguns problemas de sade. So os denominados tecnoestresse.

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Dado, Informao e Conhecimento
DADO

INFORMAO

DECISO

CONHECIMENTO

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Dado, Informao e Conhecimento
O dado 16/10/1982 : uma sequencia de nmeros? o cdigo de determinada ao na bolsa de valores? Uma data? (para pases que utilizam a forma ocidental de representao) Somente nmeros separados por uma barra invertida? Algum tipo de cdigo secreto?

16/10/1982

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A evoluo dos Sistemas de Informao nas organizaes
Perodo 1950 (Mudanas tcnicas) 1960 (Controle gerencial) 1970 (Controle gerencial) Caractersticas Mquinas de contabilidade eletrnica como principal inovao tecnolgica auxiliam o processo de automao da informao. Utilizao de dispositivos de armazenamento de dados. Os mainframes eram a inovao tecnolgica. Incio de enfoque aos Sistemas de Informao com a caracterstica principal para o incio da utilizao de sistemas em rede. Insero dos computadores pessoais nas rotinas empresariais. Integralizao dos sistemas de informao pela empresa e incio das atividades de conexo pela internet. Tendo como base a internet, a empresa no tem mais fronteiras e pode comunicar-se com seus clientes, fornecedores e rgos pblicos.

1980 (Atividades centrais) 1990 (Atividades centrais 2000-2009 fronteiras)

institucionais institucionais sem

(Empresa

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Integrao: Contabilidade x Informtica

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A informtica (1) tem como principal objetivo auxiliar o contador (2) para que este interprete as leis, normas e nmeros para que o cliente (3) esteja, na maioria das vezes, satisfeito.
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A evoluo dos equipamentos de informtica
Ano 1642 1812 Equipamento Inveno da calculadora de Pascal Mquina de Babbage Funcionalidade Efetuava as operaes de soma e subtrao usando ganchos para digitao. Foi uma evoluo da calculadora de Pascal. Seu desenvolvimento e construo durou at 1859. O sucesso foi tanto que ela foi usada como mquina de clculos por vrias empresas e companhias de seguros. Eram to grandes que ocupavam salas inteiras. Usavam vlvulas e seu uso era exclusivamente para clculos. Diminuio do espao usado pelos computadores e uma melhora significativa no tempo de resposta do processamento. Modelo 8008 lanado pela Intel.

1940

Primeiros computadores eletrnicos

1965

Circuito integrado que possua vrios transistores. Incio da terceira gerao dos computadores. Primeiro microcomputador

1970

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A evoluo dos equipamentos de informtica

Mquina de Babbage

Calculadora de Pascal

Primeiro microcomputador

ENIAC

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Equipamentos praticamente extintos dos setores ou escritrios de contabilidade
Equipamento Funo

Mata-borro: Era usado para tentar eliminar os resduos de material que tentavam corrigir os possveis erros de grafia.

Caneta-tinteiro: O profissional contbil usava para transcrever a escriturao contbil nos livros. Mquina Ruff: Esta mquina foi um grande avano para a contabilidade. Atravs dela, o profissional contbil substituiu os procedimentos de escriturao dos livros oficiais contbeis que antes eram feitos de forma manual.

Mquina de calcular a manivela: O grande benefcio deste equipamento era a no necessidade de ligao na energia eltrica e considerado uma evoluo da mquina de Babbage.

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Equipamentos praticamente extintos dos setores ou escritrios de contabilidade
Equipamento Funo

Mquina de escrever: Com o advento da impressora, este equipamento praticamente caiu em desuso na grande maioria das empresas prestadoras de servios contbeis.

Prensa: Usada para prensar a forma gelatinosa dos livros contbeis que eram datilografados na mquina Ruff. Aps um tempo na prensa, o contedo era copiado para folhas de papel que depois eram encadernadas.

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A evoluo dos sistemas contbeis
Sistema de Contabilidade Fiscal: Desenvolvido com o fim de fazer a escriturao fiscal das empresas, emitindo guias de recolhimento dos impostos e contribuies; Sistema de Contabilidade de Custos: Utilizado nas indstrias, onde a complexidade de custos maior. Contm funes que geram demonstrativos de custos por produtos, canalizam informaes para a Contabilidade gerencial e alimentam relatrios de controle de produo e consumo; Sistemas de Contabilidade Gerencial: So os usados para possibilitar o cadastro de plano de contas e histricos padronizados, apresentam o balano patrimonial com termo de abertura e encerramento, geram balancetes em diferentes nveis de visualizao e controle, etc. Sistema de Recursos Humanos: um sistema com funes de gerao e controle das rotinas pertinentes ao departamento de recursos humanos, tais como: clculo e emisso de folha de pagamento, frias, rescises, etc.

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A evoluo dos sistemas contbeis
Sistemas Independentes Sistemas Integrados Sistemas Multiusurios Sistemas Web Sistemas Hbridos

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A Tomada de Decises e a Contabilidade
Alguns benefcios que podem ser alcanados com o sucesso da implantao do BI (Business Intelligence), dentre eles:
Reduo de custos com sistemas; Reduo de custos com administrao e suporte; Reduo de custos na avaliao de projetos; Reduo de custos com treinamentos aos colaboradores; ROI (Retorno sobre investimento) mais rpido para projetos implantados com BI; Maior controle e menos dados incorretos; Maior segurana da informao; Alinhamento de informaes estratgicas e operacionais; Facilidade de controle de acesso de definio de nveis de gerncia; Melhor alinhamento dos usurios corporativos; Rapidez na informao para tomada de decises estratgicas; Informao consistente em vrios locais dispersos; Vantagem competitiva.
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Business Intelligence
Informao conhecimento e conhecimento poder. Ser o primeiro uma vantagem competitiva! Business Intelligence um conceito que, atravs de sistemas especficos, auxilia os gestores na rdua tarefa diria de tomadas de deciso.

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A Contabilidade Digital A Internet
DARPA (Agncia de Projetos Avanados de Pesquisa em Defesa), EUA; DARPANET: comunicao de um grupo de 4 computadores por meio de linhas telefnicas; National Science Foundation: uniu vrios centros de supercomputadores; NSFNET (National Science Foundation Network; Sua aplicao profissional pode ser observada em praticamente todos os ramos; Descentralizao da informao; Acessar, modificar, receber e enviar informaes.

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A Contabilidade Digital - A Internet
Dentre as diversas possibilidades do uso da internet pelos profissionais contbeis, estes podem utilizar-se da rede para fazer: Downloads: baixa de arquivos ou programas da internet para o computador do usurio). Uploads: transferncia de arquivos ou programas do computador do usurio para a internet).

Vantagens Reduo de custos fixos; Consequente vantagem competitiva perante concorrentes tradicionais; Mais tempo para o trabalho de consultoria e auxlio do profissional contbil perante o cliente.

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A Contabilidade Digital - Governo
Gradativamente, o governo, por meio de algumas declaraes, consultas, formas de contato, entrega de outros documentos, etc., est tornando obrigatrio o uso da internet para a entrega de documentos. Exemplos: FEDERAL: Entrega da Declarao de Imposto de Renda Pessoa Fsica ESTADUAL: Inscrio no Cadastro de Contribuintes do ICMS (Paran) MUNICIPAL: Emisso de guias para o ISS (Guarapuava-PR)

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A Contabilidade Digital - A integrao bancria
O nvel de desenvolvimento da surpreendente, eis alguns exemplos: automao bancria chega a ser

Transmisses de dados via satlite, entre o banco e seus clientes; Recolhimento de tributos; Autorizao para crdito de valores referente a folhas de pagamento do funcionalismo; Pagamento de fornecedores; Pagamento de clientes e outras atividades.

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A Contabilidade Digital - A disponibilidade da informao
O cliente deve ser tratado de forma especial, pois ele j deu o primeiro passo em sua direo, comprando um produto ou servio contbil.

- Transformar a internet em um canal de comunicao com o cliente possvel, por meio de programas especficos de comunicao remota, ter um relacionamento mais presente e ativo com o cliente. Programas como Skype ou o envio de e-mail podem ser uma forma gil na soluo de dvidas, pedido de trabalhos, etc.

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O Governo Virtual - Certificao Digital
Um Certificado Digital um arquivo eletrnico que identifica a pessoa jurdica (e-CNPJ) ou a pessoa fsica (e-CPF). Estes documentos digitais so usados exclusivamente na relao entre o contribuinte e a Receita Federal do Brasil. O uso do certificado digital garante: Privacidade; Integridade; Autenticidade; No Repdio.

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O Governo Virtual - Nota Fiscal Eletrnica (NF-e)
Caractersticas Integrao do processo de controle fiscal; Melhor intercmbio e compartilhamento de informaes entre os fiscos; Reduo de custos; Reduo da burocracia; Fortalecimento do controle e da fiscalizao. Benefcios: Melhora significativa na confiabilidade da Nota Fiscal; Melhoria no processo de controle fiscal; Diminuio da sonegao; Integrao entre os fiscos estaduais e federal; Rapidez e agilidade no processo de busca da informao; Reduo no uso de papel.

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Os e- e a Contabilidade - E-business
Negcios pela internet. um termo popularizado pela IBM. Esta empresa fornecedora de produtos e servios de tecnologia associou o termo nova oportunidade em negcios altamente conectados, ligando o termo diretamente internet. Se analisarmos com cuidado, e-business pode ser identificado como sistemas de informao que auxiliam nos processos de negcio tendo como base a internet.

Por meio do e-business, a empresa pode: Divulgar-se a milhes de pessoas em todo o mundo; Melhorar sua comunicao; Vender produtos e servios pela internet.

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Os e- e a Contabilidade - E-commerce
E-commerce ou comrcio virtual uma forma de transao comercial feita pelo conjunto de um equipamento eletrnico e o cliente. Um exemplo prtico e evidente do comrcio eletrnico so as transaes praticadas com o uso do computador e da internet. A prestao de servios contbeis comea agora a vislumbrar esse nicho de mercado. J possvel encontrar pela internet empresas virtuais cujo principal produto a prestao de servios contbeis.

Auxlio no desenvolvimento de contratos, verificao e desenvolvimento de relatrios prticos, cursos e treinamentos especficos na rea contbil so alguns destes servios.

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Os e- e a Contabilidade - E-commerce
Apesar das inmeras vantagens que este conceito possui, infelizmente, como em tudo na vida, existem alguns problemas e dificuldades como, por exemplo: o Comprar gato por lebre: Como a aquisio do produto feita pela internet e ele no est na sua frente onde possvel v-lo e manipul-lo, o imaginrio e a compra pelo corao, muitas vezes, podem personificar uma compra desnecessria ou errada. Calote do fornecedor: Pelo fato da internet ser livre e possibilitar (por enquanto) o registro de empresas sem a cobrana obrigatria e universal de um critrio de preexistncia, existem inmeros casos de consumidores que compraram o produto pela internet e no o receberam.

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Os e- e a Contabilidade - E-procurement
Ela est entre a empresa e seus fornecedores, substituindo o mecanismo de compras atual por um processo automatizado com maior grau de segurana, eficincia e um menor custo. E-procurement signifca procura eletrnica. Seu objetivo , por meio de um sistema informatizado, determinar, no seu departamento, quais os fornecedores possveis para certo material. Por exemplo, ao necessitar de um produto especfico, o e-procurement permite buscar a cotao na internet. O sistema mostra quais os fornecedores possveis para esse determinado item, qual o preo praticado por cada um deles. Com isso, a empresa pode obter rapidamente a melhor cotao da mercadoria.

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Os Sistemas ERP
Enterprise Resource Planning: Planejamento dos Recursos Empresariais; Surgiu na dcada de 1970; Sistemas totalmente integrados; Mdulos customizveis.

Insero de novas janelas

Criao de campos

Desenvolvimento de novos relatrios

ERP

Manuteno e criao de tabelas

Alterar formas de integrao com os mdulos Danilo Giacobo

Criao e alterao de novos parmetros 16/07/2013 37

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Administrao da Empresa Contbil na Era Digital
Uso da Tecnologia da Informao em Pequenas e Mdias Empresas Tecnologia Computadores Possuem (%) 71

Rede
Conexo com a internet Celular Softwares especficos

60
71 91 34

Fonte: Observatrio das Micro e Pequenas Empresas do Sebrae - So Paulo.

Uso da Tecnologia da Informao nos Escritrios de Contabilidade Tecnologia Computadores Rede Conexo com a internet Softwares contbeis
Fonte: Conselho Regional de Contabilidade - So Paulo. Danilo Giacobo 16/07/2013 38

Possuem (%) 100 79 99 93

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Administrao da Empresa Contbil na Era Digital
Importante!
1. 2. 3. 4. Informtica no custo. investimento! Os equipamentos de informtica so as ferramentas de seu trabalho e precisam estar sempre em ordem para que no prejudiquem o andamento dos servios do escritrio. Quando confiar os servios de informtica a um profissional ou a uma empresa, CERTIFIQUE-SE da qualidade deste prestador de servios, pesquisando seu passado! NO CONFIE o trabalho de manuteno ou implantao de servios a pessoas que se intitulam, por si s, como sendo pessoas que mexem com informtica mexericos denigrem a imagem de profissionais competentes e aumentam ainda mais os custos do seu escritrio. Quando for comprar um equipamento de informtica, lgico, tenha a segurana e a garantia deste produto EXIGINDO SEMPRE o documento fiscal comprobatrio. Pirataria CRIME !!! No compactue com este ato instalando sistemas que no sejam originais ou que tenham poltica free. Seu escritrio pode passar por uma fiscalizao ! Quebra galho, Tapa buraco, Gambiarra, Puxadinho, etc. so palavras que no devem fazer parte do dicionrio e conduta do bom profissional contbil.

5. 6. 7.

Danilo Giacobo

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Administrao da Empresa Contbil na Era Digital
Elegendo um funcionrio da rea de TI
As responsabilidades deste funcionrio so: Instalar novos programas e equipamentos de informtica; Prestar manuteno corretiva e preventiva nos equipamentos e sistemas instalados; Gerenciar a segurana das informaes que esto nos computadores e em outras mdias de armazenamento sempre atualizando os sistemas antipragas; Gerenciar a segurana e prestar manuteno na rede de computadores; Gerenciar a conexo com a internet; Treinar os usurios para os novos sistemas que porventura sejam instalados; Organizar os manuais, livros tcnicos, mdias de instalao, contratos de uso de sistemas e outros documentos referentes informtica.

importante enfatizar que os trabalhos relacionados informtica e tecnologia devem ser restritos a este funcionrio, pois ficaria mais fcil o controle e a soluo de problemas que viessem a ocorrer.
Danilo Giacobo 16/07/2013 40

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Administrao da Empresa Contbil na Era Digital
Sistemas Operacionais
Existem duas formas bsicas de aquisio de sistemas: Free (Linux e suas distribuies: Kurumim e Ubuntu); Pagos (Windows, Mac OS).

Perguntas 1. Qual o melhor Sistema Operacional? 2. Para qual atividade eu irei usar meus computadores? 3. Os outros sistemas que irei usar dependem do Sistema Operacional instalado?

Danilo Giacobo

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Administrao da Empresa Contbil na Era Digital
Requisitos para sistemas contbeis
Com o advento da Tecnologia da Informao, quando se estudam anlise e desenvolvimento de sistemas, os primeiros atributos que um sistema deve ter so: Sistema multiusurio: vrios funcionrios podem acessar ao mesmo tempo o sistema. Sistema integrado: ele deve ter a opo de conexo com outros sistemas instalados na empresa. Sistemas web: estar preparado para a internet.

Em um escritrio de contabilidade, os principais sistemas para o desenvolvimento das atividades so: Escriturao Contbil; Escriturao Fiscal; Folha de Pagamento; Gerenciador de Escritrio.

Danilo Giacobo

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Administrao da Empresa Contbil na Era Digital
O que eu devo levar em considerao quando da escolha dos sistemas contbeis? Elaborar um questionrio elegendo as principais questes na escolha do sistema; Procurar o fornecedor de sistemas; Verificar os representantes na sua prpria regio; Entrar em contato com os fornecedores e anotar as respostas do questionrio; Elaborar um novo questionrio para entrar em contato com os clientes do sistema.

O custo para aquisio importante, mas no o nico fator de escolha!

Danilo Giacobo

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Administrao da Empresa Contbil na Era Digital
Infraestrutura tambm importante!
Rede eltrica
o o Aterramento Tomadas

Equipamentos acessrios
o o Estabilizadores No-break

Rede de Dados
o o Rede sem servidor (Cliente x Cliente) Rede com servidor (Cliente x Servidor)

Danilo Giacobo

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Referncias Bibliogrficas
PRIMAK, F. V. Infortabilidade - A Contabilidade na Era da Informtica. Rio de Janeiro: Cincia Moderna, 2009.

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