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UNISUL - UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA Curso de Engenharia Civil INTRODUÇÃO AO MICROSOFT

UNISUL - UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA Curso de Engenharia Civil

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT

Prof. Dr. Oscar Ciro López

(oscar.lopez@unisul.br)

Esta apostila foi baseada e contém trechos de diversos documentos e livros

Florianópolis, 2008

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT

2

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO

3

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

3

PLANEJAMENTO DE PROJETOS COM PERT/CPM

5

ESTABELECENDO OS REQUISITOS

6

REPRESENTAÇÃO AMERICANA OU REDE I-J

7

REPRESENTAÇÃO FRANCESA OU REDE DE PRECEDÊNCIAS

8

CONSTRUINDO REDES PELO MÉTODO AMERICANO

9

MICROSOFT PROJECT

11

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO MICROSOFT PROJECT

11

TRIÂNGULO DO PROJETO

12

O

PROCESSO DE PLANEJAMENTO NO MICROSOFT PROJECT

13

O

AMBIENTE DE TRABALHO DO MICROSOFT PROJECT

14

ALGUNS MODOS DE VISUALIZAÇÃO

15

 

Modo Gráfico de Gantt / Gantt de Controle

16

O

modo Gráfico PERT

17

O

modo Uso da Tarefa

18

O

modo Uso do Recurso

19

O

modo Planilha de Recursos

20

O

modo Gráfico de Recursos

20

Parametrização inicial do MS Project: A tela Opções

21

Configurar o Calendário de Trabalho de projeto

22

COMEÇANDO UM PROJETO DO COMEÇO

23

 

Criar e organizar uma lista de tarefas

24

Estabelecer as durações das tarefas

24

Algumas ações freqüentes sobre as tarefas

24

Estabelecendo Relações entre Tarefas

25

Criando Tarefas Resumidas: indentando atividades

27

Alocação de recursos

28

Definições Preliminares

28

Criar Planilha de Recursos

31

Editar um Recurso

31

Associar Recursos às Tarefas

32

Superalocação de Recursos

32

Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades

36

Trabalhando com os custos

37

Salvando o Projeto

38

Acompanhando o Projeto

39

Múltiplos Projetos

41

Relatórios

42

Duração do Projeto

42

Modelo Probabilístico

45

 

EXERCÍCIOS

46

BIBLIOGRAFIA

53

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT

3

APRESENTAÇÃO

O objetivo deste documento é apresentar os conceitos introdutórios para o emprego dos recursos do MS Project. O conteúdo foi elaborado de forma a ser usada como um tutorial que apresenta os principais recursos para que pretende trabalhar com gerencia informatizada de projetos, desde a sua criação, edição e controle.

Portanto, diversos recursos avançados do MS Project não fazem parte do escopo do presente documento. Recomendamos, portanto, àqueles que pretendem trabalhar com gerência de projetos, a complementação do conhecimento através da consulta à livros que tratam do assunto.

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O entendimento do termo gerenciamento de projetos envolve conceitos relacionados com o

conhecimento amplamente utilizado na viabilização e aperfeiçoamento de negócios e empreendimentos, nos mais diversos setores da economia, bem como, com o que realmente

se

compreende por projetos.

O

gerenciamento – entendido como o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os

esforços realizados pelos membros de uma organização e o uso de todos os recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos - se torna um instrumento de grande valia quando é utilizado em todo o ciclo de vida de um empreendimento, desde a sua concepção até seu ciclo de operação.

Na visão do PMI - Project Management Institute (2004), o projeto é entendido como sendo um

empreendimento temporário conduzido para criar um produto ou serviço único.

Essa definição, no entanto, ressalta que o projeto, caracterizado como empreendimento, almeja alcançar objetivos, envolve desafios e incertezas, em função de serem executados dentro de prazos definidos (para atender a característica de temporaneidade) e com características de singularidade, no sentido de serem diferentes de qualquer outro empreendimento anterior.

Portanto, temporário significa que cada projeto tem um começo e um fim bem definidos. Chega-se ao fim do projeto quando os seus objetivos foram alcançados ou quando torna-se claro que os objetivos do projeto não serão ou não poderão mais ser atingidos. O projeto é então encerrado.

O termo único significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de

todos o dos outros produtos ou serviços semelhantes. Os projetos envolvem o desenvolvimento

de algo que nunca foi feito antes, e que é, portanto, único. Um produto ou serviço pode ser

único, mesmo considerando que já tenha sido desenvolvida uma infinidade de produtos/serviços em sua categoria. Por exemplo, muitos e muitos edifícios já foram construídos, mas cada nova unidade lançada, é única – com um proprietário diferente, projeto próprio, localização específica, construtor diferente, e assim por diante.

Nesse sentido, o gerenciamento de projetos pode ser entendido como o processo de planejar, organizar e administrar tarefas e recursos para alcançar algum objetivo gerencial concreto, geralmente submetido à restrições de tempo, recursos ou custos.

Segundo o PMI (2004), o gerenciamento de projetos é aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas ás atividades do projeto, de forma a atingir as necessidades e expectativas dos interessados pelo projeto.

envolvidas,

invariavelmente envolve o equilíbrio entre demandas concorrentes, como:

O ato

de

atingir

ou

exceder

as

necessidades

e

expectativas

das

partes

Escopo, prazo, custo e qualidade;

Diferentes necessidades e expectativas das partes envolvidas;

Necessidades concretas e expectativas.

Essas duas definições envolvem a necessidade de desenvolver competências específicas do contexto de projetos, desenvolver habilidades humanas e conceituais, dominar e aplicar técnicas, bem como o domínio de ferramentas que possibilitem cumprir os objetivos

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estabelecidos. Portanto, é responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção das metas almejadas, com base nos parâmetros estabelecidos, como tempo, custo e recursos; enquanto se mantém um padrão de qualidade especificado.

O PMI - Project Management Institute, no seu Guia do Conjunto de Conhecimentos em

Gerenciamento de Projetos, identifica 09 (nove) áreas de conhecimento (Figura 1) em gerenciamento de projetos, a saber:

Gerenciamento de Integração entre os elementos do projeto;

Gerenciamento de Escopo de Projeto;

Gerenciamento de Tempo do projeto;

Gerenciamento do Custo;

Gerenciamento da Qualidade;

Gerenciamento de Recursos Humanos;

Gerenciamento de Comunicação;

Gerenciamento de Risco;

Gerenciamento das aquisições do Projeto.

Gerência da Integração do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que

os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Ele é composto pelo

desenvolvimento do plano do projeto, execução do plano do projeto e controle geral de mudanças.

Gerência do Escopo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso. Composto pela iniciação, planejamento do escopo, detalhamento do escopo, verificação do escopo e controle de mudanças do escopo.

Gerência do Tempo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. Composto pela definição das atividades, seqüenciamento das atividades, estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma.

Gerência do Custo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto. Composto pelo planejamento dos recursos, estimativa dos custos, orçamento dos custos e controle dos custos.

Gerência da Qualidade do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que

as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas. Composto pelo

planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade.

Gerência dos Recursos Humanos do Projeto: descreve os processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. Composto pelo planejamento organizacional, montagem da equipe e desenvolvimento da equipe.

Gerência das Comunicações do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar

que a geração, captura, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações

do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Composto pelo planejamento das

comunicações, distribuição das informações, relato de desempenho e encerramento

administrativo.

Gerência dos Riscos do Projeto: descreve os processos que dizem respeito à identificação, análise e resposta a riscos do projeto. Composto pela identificação dos riscos, quantificação dos riscos, desenvolvimento das respostas aos riscos e controle das respostas aos riscos.

Gerência das Aquisições do Projeto: descreve os processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. Composto pelo planejamento das aquisições, preparação das aquisições, obtenção de propostas, seleção de fornecedores, administração dos contratos e encerramento do contrato.

Todas essas disciplinas, aliadas às técnicas, métodos e ferramentas que compõem cada uma, apóiam a condução do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados.

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Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desde o início do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, até a sua conclusão.

e outras fases do projeto, até a sua conclusão. No contexto do gerenciamento de projetos, o

No contexto do gerenciamento de projetos, o aprendizado do MS Project deve ser entendido como uma ferramenta que vem auxiliar a gestão de empreendimentos, portanto, não é suficiente possuir domínio dos recursos que o software oferece, mas, torna-se indispensável, entender e aprofundar o conhecimento em torno da prática de gerenciamento de projetos.

PLANEJAMENTO DE PROJETOS COM PERT/CPM

O planejamento em qualquer atividade de uma organização é sempre encarado como uma

rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito

se executa e muito tempo gasta-se refazendo um trabalho que, com um devido planejamento,

poderia ter sido evitado.

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Normalmente, parte-se do princípio que todos os participantes de um projeto tem, como

princípio, um claro entendimento de que planejar é essencial. A realidade é bem distante desta

visão

Nos dias de hoje, o administrador de projetos conta com diversas técnicas e ferramentas de

planejamento, tais como Controle de Qualidade, Métodos de Controle Estatístico, Técnicas baseadas em rede, gráficos de barras, cronogramas, orçamentos etc. que facilitam a sua tarefa

de gestão.

Embora exista uma grande variedade de técnicas baseadas em rede, a indústria desde a segunda metade da década de 50, vêm tradicionalmente usando dois métodos para o planejamento e controle de projetos.

O primeiro deles, denominado Critical Path Method – CPM, que pode ser traduzido como

Método do Caminho Crítico, surgiu entre 1956 e 1958 e foi desenvolvido pela companhia E. I. Du Pont de Nemours em parceria com o Centro de Pesquisa Aplicada UNIVAC da Remington Rand Division.

Quase que simultaneamente, em 1958 o governo norte-americano estava planejando construir uma série de submarinos atômicos e mísseis balísticos, cujo projeto foi denominado Projeto Polaris. As equipe de projetos da Marinha dos Estados Unidos, trabalhando em conjunto com

as empresa Lokheed e a Booz, Allen & Hamilton International, Inc., desenvolveram um sistema

computacional que foi denominado de Program Evaluation and Review Technique - PERT, cuja

tradução é Técnica de Avaliação e Controle de Programas.

Tanto o CPM quanto o PERT foram desenvolvidos baseados nos conceitos da teoria de grafos, da Pesquisa Operacional. Originalmente, não existia uma diferença conceitual entre ambos métodos. A maior diferença residia no cálculo das durações das atividades.

A partir do início dos anos 60, a aplicação do método PERT, quando havia aspectos

probabilísticos na determinação das durações das atividades, e do método CPM, quando as durações das atividades eram consideradas determinísticas, passou a ser conhecida com a sigla PERT-CPM.

Estabelecendo os requisitos

Normalmente, para iniciar o planejamento de um projeto há necessidade de se estabelecer:

A lista das atividades a serem executadas;

A relação de precedência das atividades, ou seja, a identificação de quais são as tarefas antecessoras e quais as sucessoras;

O tempo necessário para a execução das tarefas, isto é a duração de cada uma das atividades, adotada sempre numa única unidade, de acordo com o bom senso e a precisão desejada para o planejamento.

O que se pretende, nesta fase preliminar do planejamento, é montar uma estrutura lógica de tarefas a serem executadas, suas interdependências e suas durações normais. Estas informações possibilitarão a montagem gráfica do projeto na forma de uma rede. Uma rede é uma representação gráfica composta de nós e arcos, como ilustrado na figura 2.

Uma rede PERT-CMP é a representação gráfica de um projeto. Na rede são apresentadas as interdependências das atividades e as suas durações. Os objetivos básicos pretendidos ao elaborar uma rede PERT-CPM são dois:

executar um projeto na menor duração e com o menor custo. Em outras palavras, o método PERT-CPM possibilita uma análise de otimização de tempo e custo.

possibilita uma análise de otimização de tempo e custo. Figura 2 – Representação gráfica de uma

Figura 2 – Representação gráfica de uma rede

As redes PERT-CMP podem ser representadas de duas maneiras: a primeira com as atividades nos arcos, também denominadas de redes I-J ou representação americana e a

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segunda, com as atividades nos nós, denominadas de redes de precedência ou representação francesa.

Representação Americana ou rede I-J

Um projeto, representado através do Método Americano, é uma rede composta de:

Arcos, que são Setas ou Linhas orientadas, que representam as Atividades;

Círculos ou Nós, que representam os Eventos.

Esta representação é denominada de rede I-J porque a seta que representa a atividade caracteriza-se por um nó inicial I, denominado evento inicial, e por um nó final J, chamado evento final. Os eventos são numerados. A seta é orientada de I para J e leva na parte superior a identificação (designação) da atividade e embaixo a sua duração, como ilustrado na Figura 3.

Uma atividade (ou Tarefa) representa

a execução efetiva de uma operação

e consome tempo e recursos. Por exemplo: fundações, baldrames; reboco, etc. Os RECURSOS podem ser de quatro tipo: recursos materiais, mão-de-obra, equipamentos e dinheiro.

Um evento representa um marco (ou instante) importante de um projeto e caracteriza-se por não consumir nem tempo nem recursos. Por exemplo:

início da sondagem, fim da pintura.

Por exemplo: início da sondagem, fim da pintura. Figura 3 - Representação pelo Método Americano As
Por exemplo: início da sondagem, fim da pintura. Figura 3 - Representação pelo Método Americano As

Figura 3 - Representação pelo Método Americano

As atividades, originalmente, eram identificadas colocando por extenso o seu nome. Entretanto hoje em dia, com o uso intensivo do computador, a identificação simbólica é a mais usada (veja Figura 1.4). Uma representação simbólica identifica uma atividade por um código ou símbolo que substitui o registro do nome por extenso que consta da base de dado (veja Quadro 1).

Didaticamente, este tipo de identificação torna mais simples e rápido o entendimento e aprendizagem da construção de uma rede.

o entendimento e aprendizagem da construção de uma rede. Figura 4 – Projeto com representação simbólica

Figura 4 – Projeto com representação simbólica das atividades

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Quadro 1 – Representação tabular para o projeto da Figura 4

(NÓ INICIAL, NÓ FINAL)

ATIVIDADE

DURAÇÃO

(1, 2)

Análise de Viabilidade

2

(1, 3)

Tramites legais

3

(2, 5)

Projetos: arquitetônico, estrutural etc.

5

(2, 4)

Demolições

4

(3, 4)

Instalações provisórias

1

(3, 6)

Sondagens

6

(5, 7)

Marcação e gabarito

2

(4, 5)

Fantasma

-

(4, 7)

Tapumes e sinalização

8

(6, 7)

Projeto de fundações

7

Representação Francesa ou Rede de Precedências

O Método Francês, também chamado de Rede de Precedências, representa um projeto na forma de uma rede (veja a Figura 1.5a) composta de:

Arcos ou linhas Orientadas, que representam a relação de precedência atividades;

Blocos (quadrados ou retângulos), que representam as Atividade.

No método Francês há a necessidade de introduzir duas tarefas fictícias que são: INÍCIO e FIM (veja Figura 5b).

As atividades no Método Francês se interligam por meio de setas que representam 4 (quatro) tipos de relações de dependência, como mostra a Figura 6

a) Representação Francesa b) Representação Francesa para o projeto da Figura 4

a) Representação Francesa

a) Representação Francesa b) Representação Francesa para o projeto da Figura 4

b) Representação Francesa para o projeto da Figura 4

Figura 5 - Representação pelo Método Francês

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INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT 9 Figura 6 – Relações de Dependência para o Método Francês

Figura 6 – Relações de Dependência para o Método Francês

Figura 7 – Representação de atividades em série e em paralelo

Figura 7 – Representação de atividades em série e em paralelo

Fim-Início: Para que uma atividade possa iniciar TODAS as sua atividades ANTECESSORAS devem haver concluído. Esta é a situação mais comum;

Início-Início: Para o início de uma atividade é necessária a realização parcial do trabalho das atividades ANTECESSORAS, ou seja, é estabelecida uma defasagem (d), positiva, negativa ou nula, entre o início das atividades;

Fim-Fim: representa a ligação do fim de uma atividade com o fim da atividade sucessora;

Início-Fim: representa a ligação do início de uma atividade com o fim da atividade sucessora;

Esse tipo de relações de precedência são úteis em casos

reais, fazendo com que uma atividade inicie depois (defasagem positiva), simultaneamente (defasagem nula) ou antes (defasagem negativa).

Construindo Redes Pelo Método Americano

Para se elaborar uma representação gráfica de um projeto pelo método americano é necessário conhecer alguns fatores:

1. As atividades podem ser realizadas em série (veja Figura 7a), ou seja, atividades executadas seqüencialmente ou, em paralelo (Figura 7b), que são atividades que podem ser executadas simultaneamente.

Figura 8 – Atividades que nascem ou chegam a um evento

Figura 8 – Atividades que nascem ou chegam a um evento

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2. De um evento podem nascer várias atividades (Figura 8a) e, para um evento, podem convergir várias atividades (Figura 8b).

3. Uma atividade somente pode iniciar se TODAS (relação fim-início) as suas atividades ANTECESSORAS concluíram.

4. Entre dois eventos sucessivos somente pode existir uma única atividade (veja a explicação no Quadro 2).

Quadro 2 - Atividade Fantasma (exemplo e explicação extraídos de HIRSCHFELD, pg. 36)

(exemplo e explicação extraídos de HIRSCHFELD, pg. 36) Figura 1.9 – Atividades Paralelas Para a Figura

Figura 1.9 – Atividades Paralelas

Para a Figura 2.8, temos as seguintes atividades e durações:

A – Pedro toma banho - duração: 10 minutos

B – Maria prepara café - duração: 20 minutos

C – Pedro lê o jornal - duração: 15 minutos

D – Pedro toma café - duração: 10 minutos

Vemos nesta rede duas atividades paralelas:

B - Maria prepara café

C - Pedro lê o jornal

Elas são chamadas paralelas porque acontecem paralelamente entre os eventos 2 e 3 (representação i- j ), ou melhor, enquanto "Pedro lê o jornal" temos que "Maria prepara café".

A atividade "Pedro lê o jornal" poderia ser representada por "atividade 2 - 3". A atividade "Maria prepara café" poderia também ser representada por "atividade 2 - 3".

Vemos, por tanto, que as duas atividades poderiam ser designadas por " 2-3", o que originaria confusão, principalmente porque um projeto é representado computacionalmente como uma base de dados.

A fim de evitar a confusão apontada no Método Americano, usa-se um artifício. Este artifício consiste na introdução de um Evento Fictício e de uma Atividade Fantasma.

A Atividade Fantasma, também chamada Atividade Fictícia, Muda ou Virtual,e é representada por

uma seta tracejada. A Atividade Fantasma não consome tempo nem recursos. Veja na Figura 10 como a rede anterior poderia de forma certa ser apresentada, com a introdução de um Evento Fictício e, por conseguinte, de uma Atividade Fantasma:

Fictício e, por conseguinte, de uma Atividade Fantasma: Figura 10 – Atividade Fantasma e Evento Fictício

Figura 10 – Atividade Fantasma e Evento Fictício

O evento 5 é um evento fictício , pois foi introduzido para resolver o dilema da representação i - j e

permitir ao computador identificar corretamente a atividade em questão não consumindo tempo nem recursos. As atividades fantasmas devem ser evitadas quando for possível.

A atividade 5-3 é Fantasma,

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MICROSOFT PROJECT

O Microsoft Project é um software desenvolvido pela Microsoft para o gerenciamento de

projetos. Esse aplicativo possibilita organizar a informação sobre a atribuição de tempos às

tarefas, a associação de custos tanto de mão de obra quanto de materiais, de forma a propricial

o gerenciamento dos prazos, sem exceder o orçamento, objetivando alcançar as metas propostas para o projeto.

O Microsoft Project é uma ferramenta eficaz e flexível, cuja primeira versão foi lançada em

1985 que, além de contar com interface gráfica e amigável, vem sofrendo melhorias e dispondo

de novos e poderosos recursos para permitir a administração de projetos, sejam simples ou

complexos.

O Microsoft Project é uma ferramenta de planejamento para:

Organizar o plano e ajudá-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos;

Agendar metas que devem ser alcançadas;

Agendar as tarefas nas seqüências corretas;

Alocar recursos e custos e agendá-los de forma correta sem sobre alocá-los;

Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o orçamento;

Preparar

relatórios

explicativos

para

os

clientes,

gerentes,

trabalhadores

fornecedores.

e

Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o Microsoft Project pode ajudá-lo em:

Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para verificar se tudo ficará dentro do orçamento e tempo;

Revisar o agendamento para acomodar mudanças não previstas;

Testar diversos cenários antes de mudar o plano;

Comunicar automaticamente os afetados por mudanças feitas no projeto e solicitar feedback sobre os seus progressos;

Colocar atualizações instantâneas do seu projeto na Internet ou intranet;

Produzir relatórios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham afetando

o mesmo.

Características Básicas do Microsoft Project

O Microsoft Project armazena todas as informações de um projeto na sua base de dados.

Emprega essa informação para calcular e controlar a programação, os custos e os outros

elementos do projeto através de um planejamento. Quanto mais informação seja disponibilizada, mais será preciso o planejamento.

De forma similar a uma planilha de cálculo, o Microsoft Project mostra os resultados dos cálculos de forma imediata. Para tanto, é necessária a inserção das informações essenciais das tarefas que compõem o projeto.

Dentre os diversos recursos disponíveis no MS Project, destacamos:

Em termos gerais

Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas da década de 60 mas totalmente superados;

Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas

e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um Gráfico de Gantt

é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados;

Aceita relações de precedências entre tarefas tipo Fim-Início, Início-Início, Fim-Fim, e

Início-Fim;

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 12

Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras;

Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Este aspecto é muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho;

Permite uso de subprojetos;

Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;

Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios relatórios;

Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação;

Quanto ao tempo (Datas e Folgas)

O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opção pode ser desativada, caso conveniente;

Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados;

O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”;

Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas;

Permite o uso do modelo probabilístico

Em relação aos recursos

Os recursos são ligados diretamente às tarefas;

Permite

redistribuição

de

recursos

(ou

nivelamento

automática.

Em relação aos custos

de

recursos),

manual

ou

Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados.

Triângulo do projeto

No processo de gerenciamento de um projeto através do MS Project, três fatores desempenham papeis determinantes, a saber:

Duração: é o tempo necessário para completar o projeto, que se reflete na sua própria programação.

Dinheiro: representa o orçamento do projeto, baseado no custo dos recursos humanos, materiais e de equipamento necessário à realização das tarefas.

Escopo: os objetivos e tarefas do projeto, bem como o trabalho necessário para realizá-los.

Essa tríade forma o denominado triângulo do projeto. Os três fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo, isto é, o ajuste de um dos elementos afeta os outros dois. Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável tempo acarretará em um incremento na variável recurso ou implicará na alteração de alguma especificação do produto.

Embora os três elementos sejam importantes, normalmente um deles poderá ter maior influência no âmbito do projeto. A relação de importância entre os elementos difere de um projeto para outro e, geralmente, determina a classe de problemas que o gerente do projeto encontrará e guia as soluções que podem ser implementadas.

Em outras palavras, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo. Se o gerente sabe onde encontrará limitações e onde poderá flexibilizar o processo, lhe será muito mais fácil planejar e administrar o projeto.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 13

O processo de planejamento no Microsoft Project

Para realizar o planejamento de um projeto típico, usando Microsoft Project, devem ser levados em consideração três componentes básicos:

Tarefas – as etapas necessárias para completar um projeto são chamadas tarefas. As tarefas são executadas em uma seqüência determinada pela natureza do projeto. Algumas tarefas ocorrem seqüencialmente, uma após a outra, ao passo que outras podem ocorrer paralelamente.

Marcos – um marco representa um evento ou condição que marca a execução de um grupo de tarefas relacionadas ou o término de uma fase do projeto. Quando você completa um grupo de tarefas relacionadas, alcança um marco do projeto.

Recursos – para executar uma tarefa, é preciso de recursos, os quais podem incluir pessoas, equipamentos e instalações especiais necessárias à execução da tarefa. Como os recursos raramente se encontram disponíveis 24 horas por dia, sete dias por semana, freqüentemente é necessário levar em conta a sua disponibilidade. Importante também é definir os custos destes recursos. Os recursos no MS Project serão alocados as atividades.

O Microsoft Project planeja o inicio e o final de uma tarefa tomando em conta diversos fatores,

incluindo as dependências entre as tarefas, as delimitações e as interrupções, como dias

festivos, feriados e férias.

O Microsoft Project programa cada tarefa utilizando a relação duração = trabalho / esforço do

recurso, onde:

Duração representa a quantidade de tempo que transcorre ante de a tarefa esteja realizada.

Trabalho é o esforço necessário durante um período de tempo para realizar uma tarefa.

Esforço do recurso é a quantidade de esforço dos recursos alocados à tarefa.

POR EXEMPLO:

Se três pintores trabalham dos dias numa tarefa, com um esforço de 8 horas por dia, o trabalho de cada recurso é de 16 horas (2 dias * 8 horas).

O esforço total dos recursos é de 24 horas ao dia (3 pintores * 8 horas)

O trabalho total na tarefa é de 48 horas (2 dias * 8 horas * 3 pintores).

O entendimento desta fórmula é muito importante para saber de que maneira as mudanças

realizadas nas tarefas afetam a programação do projeto.

Uma vez criada a lista de atividades ou tarefas e fornecida toda a informação para a programação, o plano é gerado. Você poderá visualizar um modelo completo do projeto, com sua data de término e as datas de inicio e término de cada uma das tarefas que o compõem. O processo envolve:

Revisão do caminho crítico para detectar possíveis problemas. Um caminho crítico é um série de tarefas vinculadas que deve realizar-se em tempo para que projeto termine na data programada. Se qualquer tarefa do caminho critico atrasa, poderá atrasar a finalização do projeto.

Avaliar e otimizar o plano. Antes de iniciar o projeto e de forma periódica ao longo da sua execução, deverá se avaliar e ajustar o planejamento do projeto, levando em consideração o âmbito, os recursos e a programação.

Atualizar o planejamento em relação ao progresso das tarefas. Isso permite que sejam respondidas perguntas tais como: está o projeto dentro do orçamento previsto? Há necessidade de trabalho em horas extras? O projeto irá sofrer atraso?

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 14

Fechamento

do

projeto.

Avaliar

as

lições

aprendidas

e

as

melhores

praticas

observadas.

O ambiente de trabalho do Microsoft Project

Quando você instala o Microsoft Project para a versão Windows, o programa de instalação coloca o MS Project no menu <Iniciar>, em <Programas>. Para iniciar o MS Project, escolha <Iniciar>, <Programas>, <MicrosoftProject>.

Na primeira vez que o programa está sendo aberto, será mostrado, no fundo da tela, um novo projeto denominado Projeto 1, e na frente da tela, a janela de diálogo em vindo ao Microsoft Project.

Ao fechar a janela de diálogo Bem-Vindo!, o MS Project apresentará um o novo projeto em branco num ambiente de trabalho como o ilustrado na figura 11.

num ambiente de trabalho como o ilustrado na figura 11. Figura 11 – Conhecendo a área

Figura 11 – Conhecendo a área de trabalho

Menu Principal: É a barra tradicional dos produtos da Microsoft e contém comandos tipo “cortina”, tais como:

Arquivo: trata das operações com arquivos;

Editar: cuida da edição;

Exibir: fornece as diversas visões do projeto;

Inserir: trata da inserção de dados, colunas etc;

Formatar: cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc;

Ferramentas: disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho;

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 15

Projeto: trata da inserção e ordenamento das informações relativas às tarefas e ao projeto;

Janela: trata da visualização da tela, projetos, etc;

Ajuda: permite tirar dúvidas on-line

Barras de Ferramentas: Contém ícones para os comandos mais utilizados pelo usuário, ou seja, contém uma série de botões que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus.

Barra de Modos: Contém ícones para as visualizações mais utilizadas pelo usuário.

Barra de Edição: Ao se entrar com dados nas tabelas do programa, eles aparecem também nesta barra (igual que na planilha Excel)

Tabela de Tarefas: Espaço onde são inseridos os dados de entrada para o banco de dados do MS Project.

Área do Gráfico de Gantt: Espaço onde aparecem as visualizações gráficas, como por exemplo o gráfico de Gantt.

Escala de Tempo: Algumas visualizações possuem uma escala de tempo que está composta de duas partes: uma escala de tempo principal, na parte superior e uma escala secundária, na parte inferior. Ambas escalas podem ser reduzidas ou ampliadas pelo usuário.

Barra separadora vertical: pode ser movida para esquerda ou para direita, possibilitando uma visualização melhor a parte gráfica ou as colunas da tabela de tarefas.

A seguir, algumas as opções mais importantes serão apresentados em maiores detalhes.

Alguns modos de visualização

A base de dados do projeto contém grande quantidade de informação cuja visualização, no

entanto, é necessária somente em determinados instantes de tempo do processo de planejamento. A Barra de modos exibe ícones de atalho com os modos de exibição mais freqüentemente usados no MS Project, entre os quais você pode selecionar o modo de visualização desejado para o seu projeto.

O MS Project possui três maneira básicas para exibir as informações. São eles:

Os Gráficos - que representam graficamente as informações. São gráficos os modos de exibição Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e Calendário.

As Planilhas - que representam informações em linhas e colunas. Cada linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em geral, chamadas de campos.)

Os Formulários – que representam informações em um formato semelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, como o MS Project possui varias formas de visualizar as informações de um projeto

e nem sempre estas são sempre necessárias, as formas de visualização que são essenciais para a elaboração e condução de projetos, na sua fase introdutória, são:

O Gráfico de Gantt;

A Planilha de Recursos;

O Gráfico de Recursos;

A Planilha de Uso do Recurso;

A Planilha de Uso da Tarefa;

Diagrama de Rede.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 16

Modo Gráfico de Gantt / Gantt de Controle

Os modos de visualização do Gráfico de Grantt e Gantt de Controle são alcançados clicando sobre esses ícones situados na barra de modos. A opção Gantt de Controle apresenta o gráfico de Gantt original do projeto (Figura 12), acrescido automática de algumas informações, tais como tarefas criticas e percentual de trabalho concluído, que serão úteis na fase de controle físico do projeto.

Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt é, sem dúvida, o mais utilizado e a mais importante visualização no MS Project. Ele é o padrão de visualização quando incializamos o software.

O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefas relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como gráfico de barras. Todas as informações que são inseridas como texto são também exibidas no formato de gráfico de barras. Use o Gráfico de Gantt para:

Criar e editar um projeto inserindo tarefas e durações de tarefas;

Estabelecer relações seqüenciais entre suas tarefas;

Atribuir pessoal e outros recursos às tarefas;

Controlar o andamento do seu projeto;

Alterar as informações exibidas;

Alterar as unidades de tempo que são exibidas;

• Alterar as unidades de tempo que são exibidas; Figura 12 – Modo de visualização do

Figura 12 – Modo de visualização do Gráfico de Gantt

Para mover-se no Gráfico de Gantt você pode utilizar as barras de rolagem verticais e as barras de rolagem horizontais.

Na barra de tarefas também existe a função Zoom + e Zoom – com elas você pode visualizar o gráfico de Gantt com mais ou menos detalhes. Perceba que o gráfico de Gantt possui no alto uma escala do tempo, esta escala varia conforme você aumenta ou diminui o Zoom.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 17

É muito comum o seu projeto possuir muitas tarefas ou mesmo ser muito grande. Normalmente, quando se deseja olhar uma tarefa específica do projeto utiliza-se a função <Ir para a tarefa selecionada>. Para isso:

1. Seleciona-se a tarefa na visualização de planilha

2. Na barra de ferramentas seleciona-se a função ir para a tarefa selecionada.

3. Ao clicar na função o Microsoft Project desloca o gráfico de Gantt até a data de início da tarefa.

o gráfico de Gantt até a data de início da tarefa. Clicando sobre o gráfico é

Clicando sobre o gráfico é possível realizar diversas ações, tais como alterar a relação de precedência entre as tarefas, modificar a escala de tempo etc. Além disso, várias opções podem ser acessadas clicando-se com o botão direito do mouse sobre a área do gráfico.

Para imprimir o Gráfico de Gantt, no <Menu Principal>, selecione a opção <File> (Arquivo),

depois <Print>

Você poderá imprimir o gráfico de todo o projeto ou apenas parte

dele, de acordo com as páginas ou a escala de tempo.

(Imprimir

).

O modo Gráfico PERT

Além do Gráfico de Gantt, pode-se visualizar o projeto através do Diagrama da Rede, que apresenta a precedência entre as tarefas (este diagrama também é chamado Diagrama de Precedências). Para acessar o modo do Gráfico PERT, na Barra de Modos clique no botão <Diagrama da Rede>.

O modo Gráfico PERT ou Diagrama de Rede (Figura 13) é a opção que mostra o fluxo geral do projeto e o relacionamento das tarefas, i.e, é um modo de visualização que mostra as dependências entre as tarefas do projeto como um gráfico de fluxo de rede.

As tarefas são representadas por caixas ou nós e as dependências de tarefa são representadas por linhas que conectam as caixas. As caixas, que representam cada tarefa, contém o nome da tarefa, o número da sua identificação (ID), a duração, a data de início e de término.

da sua identificação (ID), a duração, a data de início e de término. Figura 13 –

Figura 13 – Digrama de rede de precedência

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 18

Você pode alterar a aparência do modo de Gantt, com um duplo clique em qualquer lugar da

área do gráfico, escolhendo novas definições dentre as disponíveis na caixa de dialogo Estilo

de

Caixa.

O

Diagrama de Rede é útil para:

Criar e ajustar a sua agenda;

vincular tarefas para especificar a seqüência das tarefas e determinar as datas de início e término;

Mostrar graficamente tarefas concluídas, em andamento ou ainda não iniciadas;

Identificar o Caminho Crítico do projeto;

Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas específicas.

O modo Uso da Tarefa

O modo de exibição Uso da tarefa, apresentado na figura 14, possibilita a visialização da

distribuição do trabalho no período considerado de cada tarefa, exibindo as tarefas do projeto

com os recursos atribuídos agrupados abaixo delas.

projeto com os recursos atribuídos agrupados abaixo delas. Figura 14 – Modo Uso da Tarefa Você

Figura 14 – Modo Uso da Tarefa

Você pode alterar a aparência do modo Uso da Tarefa, com um duplo clique em qualquer lugar

da área da planilha, escolhendo novas definições para a mesma na caixa de diálogo <Estilo de

Detalhe>.

Use a Planilha de Uso da Tarefa para:

Atribuir pessoas e outros recursos às tarefas.

Inserir e editar informações sobre tarefas e recursos, como, por exemplo, trabalho, datas de início e de término, custo, alocação de trabalho e disponibilidade de trabalho.

Distribuir as atribuições de tarefas de maneira mais uniforme entre os recursos.

Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 19

Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitações do trabalho.

Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data posterior.

O modo Uso do Recurso

O modo Uso do Recurso, ilustrado na Figura 15, permite a verificação de quanto, como e quando está sendo usado cada recurso, ou seja, exibe os recursos do projeto com as tarefas atribuídas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles terão que desempenhar no projeto.

Para visualizar a opção Uso do recurso, clique no ícone correspondente da Barra de Modos.

recurso, clique no ícone correspondente da Barra de Modos. Figura 15 – Modo Uso do Recurso

Figura 15 – Modo Uso do Recurso

Você pode alterar a aparência do modo Uso do Recurso, com um duplo clique no lado direito da planilha, escolhendo novas definições para a mesma na caixa de diálogo <Estilo de Detalhe>.

Use a Planilha de Uso do Recurso para:

Inserir e editar informações sobre as atribuições de tarefas de um recurso;

Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação;

Distribuir as atribuições entre os recursos de maneira mais uniforme;

Determinar quanto tempo cada recurso tem disponível para atribuições de trabalho adicionais;

Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas;

Analisar os custos do recurso em uma tarefa específica.

Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitações do trabalho.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 20

O modo Planilha de Recursos

O modo de exibição Planilha de Recursos, mostrado na Figura 16, possibilita definir cada recurso, a que gruo de recurso pertence, a sua taxa horária, a sua taxa para horas extras, a forma de desembolso, entre outras.

taxa para horas extras, a forma de desembolso, entre outras. Figura 16 - O modo Planilha

Figura 16 - O modo Planilha de Recursos

Para visualizar a opção Planilha de Recursos, clique na opção correspondente na Barra de Modos. É possível inserir dados na Planilha de Recursos, clicando com o botão direito do mouse no título de qualquer coluna, selecionando <Inserir Coluna>. Na caixa de diálogo <Definição de Coluna> no campo Nome do Campo, escolha um rótulo para o cabeçalho da coluna e clique OK.

Use a Planilha de Recursos para:

Inserir e editar informações sobre recursos do projeto;

Analisar o número de horas de trabalho atribuídas a cada recurso;

Analisar os custos dos recursos;

Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

O modo Gráfico de Recursos

O modo Gráfico de Recursos, apresentado na Figura 17, possibilita a visualização gráfica da utilização dos recursos, após alocados em cada tarefa, bem como o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Você poderá analisar as informações sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de informações, você verá dois gráficos (um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados) de modo que possa compará-los.

Use o Gráfico de Recursos para:

Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação;

Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar;

Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha;

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 21

Determinar quanto tempo um recurso tem disponível para trabalho adicional;

ANALISAR OS CUSTOS DOS RECURSOS.

para trabalho adicional; ANALISAR OS CUSTOS DOS RECURSOS. Figura 17 - O modo Gráfico de Recursos

Figura 17 - O modo Gráfico de Recursos

Parametrização inicial do MS Project: A tela Opções

Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo a facilitar o trabalho de planejamento. Isso, porque o MS Project possui, por padrão, uma formatação própria que nem sempre representa aquilo que se deseja utilizar nos projetos Para alterar a formatação padrão, clique na opção <Ferramentas> do Menu Principal, selecione <Opções>.

Por exemplo, pode-se padronizar a unidade de duração das tarefas. O padrão inicial é “dia”. Ou seja, caso não seja informada a unidade de tempo da duração da tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas, me = meses, na = anos), o MS Project assume a duração em dias.

Se quiser alterar este padrão, após acessar a tela <Opções>, clique em <Agenda> e altere o campo <A duração é inserida em> para o valor desejado como padrão.

A entrada de dados pode ser facilitada pela criação de “padrões” de uso do MS-Project,

através da tela <Opções>. Para

em

do MS-Project, através da tela <Opções>. Para em Figura 18 - Ferramenta opções acessá-la, clique

Figura 18 - Ferramenta opções

acessá-la, clique <Ferramentas> <Opções>.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 22

Configurar o Calendário de Trabalho de projeto

Outra padronização importante diz respeito ao calendário a ser utilizado pelo MS Project. Toda tarefa pressupõe o uso de determinado calendário que especifica os dias de trabalho, horário do expediente e feriados.

O Calendário Padrão (Standard) pressupões que:

A semana começa no domingo

Os dias de trabalho vão de segunda-feira até sexta-feira

Os dias de descanso são o sábado e o domingo

O expediente de trabalho é das 08h00 às 12h00 e das 13h00 às 17h00

Não há feriado

É a partir destas informações que serão determinados o tempo de execução de cada tarefa, os recursos a ela vinculados e conseqüentemente a duração do projeto.

Para alterar as informações do calendário padrão, clique na guia <Calendário> que aparece na tela de opções e altere os valores desejados. Observe que nem todas as informações do calendário padrão poderão ser modificadas.

Você pode trocar o calendário do projeto para que reflita os dias e horas laboráveis de cada pessoa que participa no projeto.

Os valores predeterminados do calendário são de segunda-feira à sexta-feira, das 8:00 a.m. até as 17:00 p.m., com uma hora de almoço. As definições são válidas para o “mês corrente” (o mês que aparece na tela).

O

ser

o “mês corrente” (o mês que aparece na tela). O ser calendário pode modificado facilmente, podendo

calendário

pode

modificado

facilmente,

podendo

definir

outros

períodos não laboráveis, feriados ou férias.

1. No menu Ferramentas, clique em <Alterar o período de trabalho>.

2. Selecione uma data no calendário

3. Para trocar um dia da semana na totalidade do calendário, por exemplo para fazer com que a jornada de trabalho da Sexta-feira inicie às 7:30 a.m. e termine às 4:30 p.m., dê um clique no cabeçalho da coluna do dia (parte superior do calendário).

4. Para trocar o período de trabalho de todos os dias da semana, por exemplo, iniciar o trabalho de segunda-feira a sexta-feira, das 7:30 a.m. e finalizar às 17:00, com uma hora e meia de almoço, dê um clique no cabeçalho do primeiro dia de trabalho e arraste o mouse até o último dia de trabalho da semana.

Figura 19 - Propriedades de trabalho

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 23

Começando um projeto do começo

Para iniciar o planejamento de um projeto usando o MS Project, após abrir o programa, você deverá inserir as informações iniciais de um novo projeto. Quando um novo projeto é criado, pode-se especificar a sua data de início ou de finalização, mas não as duas ao mesmo tempo. Entretanto, recomenda-se estipular a data de inicio do projeto e deixar que o MS Project calcule a sua data de término, em função das durações e relações de dependência das tarefas.

Em geral, os projetos são programados dessa maneira. Ao introduzir uma informação sobre o projeto, como as durações e as relações de dependência das atividades, o Microsoft Project programa o trabalho e calcula a data mais cedo para o término do projeto.

Se, no entanto, o projeto deve concluir numa data pré-determinada, deve-se inserir essa data final. Nesse caso, o Microsoft Project procederá, recursivamente, à programação das tarefas a partir da data final do projeto, determinando a data mais tarde possível de terminar cada tarefa. Esta opção é útil quando temos uma data limite para a conclusão do projeto e queremos ter uma idéia de quando começar, de modo que o prazo seja cumprido.

Para criar um novo projeto, planejado a partir da sua data de inicio, e visualizar as suas informações iniciais, proceda da seguinte maneira:

as suas informações iniciais, proceda da seguinte maneira: Figura 20 - Informações sobre o projeto •

Figura 20 - Informações sobre o projeto

Abra o MS Project em um novo projeto em <Arquivo> <Novo>;

Altere a formatação padrão para atender ao modelo de trabalho atual;

Configure o Calendário de Trabalho de projeto;

Defina

a

data

de

início

do

projeto

em

<Projeto>

<Informações

Sobre

Projeto>

(Figura 20);

Após ter inserido os dados iniciais, bem como padronizado e criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seu projeto.

Após preenchida a tela

inicial,

será

apresentada a tela de dados.

entrada

de

Se desejar, você pode aumentar a parte visível da planilha, de modo que a coluna de predecessoras fique à mostra (coloque o ponteiro do mouse sobre a Barra Separadora Vertical, clique, segurando o botão do mouse e arraste para a direita).

Quadro 3 - Informações sobre o projeto

Data de início – data de início do projeto Data de término – data de término do projeto. Inicialmente contém a data atual.

Após a entrada de dados conterá a data de término do projeto, conforme calculado pelo programa. Caso se deseje que o programa efetue os cálculos na modalidade

do “fim para o início”, deve-se preencher este campo e também o campo seguinte.

Observe que o preenchimento deste campo é mutuamente exclusivo em relação ao campo Start date (Data de Início), conforme escolha a ser feita no campo apresentado a seguir.

Agendar a partir de – determina a data a considerar para montar a agenda (a Data de início ou a Data de término). Os cálculos para obter as datas das tarefas

da rede são feitos com base nesta opção.

Data de Início do Projeto - os cálculos são feitos do início para o final da rede Data de Término do Projeto - os cálculos são efetuados do fim para o início da rede. Data atual – data atual de acordo com o relógio do computador

Data de status – data da coleta dos dados de andamento do projeto (custos)

Calendário – especifica os dias da semana e horários a serem considerados na agenda. O calendário padrão (Standard), por exemplo, considera os seguintes dias/horários de serviço: segunda a sexta, das 08h00 às 17h00, com intervalo para almoço entre as 12h00 e 13h00. Estas informações do calendário padrão podem ser alteradas pelo usuário. Prioridade – indica a prioridade do projeto. Deve ser um número de 0 a 1000. Quanto maior o número maior a prioridade. Esta informação é utilizada quando o MS Project tem que decidir quanto à alocação de um recurso a um projeto ou outro.

apresenta estatísticas sobre o projeto, tais como: data de

início e término, duração, trabalho e custo.

O botão Estatísticas

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 24

Criar e organizar uma lista de tarefas

As listas de atividades são informações que podem ser visualizadas na folha de Diagrama de Gantt. Como já foi dito anteriormente, no MS Project, todas as ações, atividades (ou fases de um projeto), são denominadas tarefas.Tarefas são atividade que tem início e fim determinados e a conclusão de uma tarefa é pré-requisito para a conclusão do projeto.

Para digitar os dados do projeto, clique na coluna Nome da Tarefa, na Área para Tabelas, e digite o nome da primeira atividade (Figura 21). Depois clique na coluna Duração ou pressione a tecla TAB, e digite a duração da tarefa, que deve ser informada por um número seguido de uma letra.

que deve ser informada por um número seguido de uma letra. Figura 21 - lista de

Figura 21 - lista de tarefas

Estabelecer as durações das tarefas

A Duração é o período total de

trabalho ativo necessário para

a conclusão de uma tarefa. É

geralmente o período de trabalho do início ao término de uma tarefa, conforme definido pelo calendário do projeto e de recursos. A

duração decorrida é o tempo que a tarefa levará para ser concluída, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser inseridos em uma duração decorrida.

O Microsoft Project calcula as datas de início e de fim com base na duração da tarefa e em

como elas são relacionadas. O valor de duração é seguido de uma abreviação de unidade de

tempo que poderá ser: meses = me; semanas = s, dias = d; horas = h; minutos = m.

Eventualmente, quando se tenha informações suficientes apenas para determinar um valor provisório e não final da duração de uma tarefa, o MS Project permite que você trabalhe com uma duração estimada para a atividade. Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma duração estimada é claramente marcada por um ponto de interrogação após a unidade de duração.

Por exemplo, para a primeira atividade, digite 8h, indicando duração de 8 horas. Caso não tenha certeza do tempo de duração da atividade, você pode digitar o símbolo “?” após a letra (por exemplo, 8h?). Dessa forma, o MS Project entende que se trata de estimativa. Posteriormente, quando se disponha do valor correto, basta digitar o tempo de duração sem o símbolo “?”.

Observe que ao digitar o tempo de duração, o MS Project automaticamente calcula o valor das colunas Início e Término. Portanto, você não deve digitar nada nestas colunas.

Algumas ações freqüentes sobre as tarefas

Depois que você inserir a lista de tarefas, você pode querer realizar algumas ações, tais como acrescentar, excluir ou mover essas tarefas que permitem organizar melhor o projeto.

COMO INSERIR UMA TAREFA?

O MS-Project insere uma linha em branco acima da linha que está selecionada no momento

Caso você queira inserir uma tarefa entre duas já existentes proceda da seguinte forma:

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 25

Selecione a linha que deseja inserir a tarefa;

No menu <Inserir> escolha <Inserir tarefa>; Ou clique no botão direito do mouse e selecione <Inserir tarefa>;

Insira a nova tarefa.

Dica: Sugere-se que a primeira tarefa a ser inserida tenha o nome do próprio projeto, pois, posteriormente, todas as tarefas abaixo do nome do projeto podem ser recuadas a direita, tornando a primeira atividade o marco inicial do empreendimento.

COMO MOVER UMA TAREFA?

O MS Project pode mover tarefas de uma localização para outra. A grande vantagem é que o

MS Project mantém todas as características da tarefa na sua nova posição

Para mover uma tarefa:

Selecione, na extrema esquerda da tabela de Gantt, o numero da tarefa a ser movida;

Arraste com o mouse a tarefa para a sua nova localização.

COMO EXCLUIR UMA TAREFA?

Para excluir uma tarefa:

Selecione a tarefa;

No menu <Editar> escolha <Excluir tarefa>. Você também pode usar a tecla Delete do teclado.

COMO DESFAZER UMA EXCLUSÃO?

Caso você tenha errado no momento de fazer a exclusão ou você queira voltar atrás sobre alguma ação cometida, clique no botão Desfazer na barra de ferramentas Padrão. O Desfazer também pode ser acessado no menu <Editar> na opção <Desfazer>.

COMO INSERIR MARCOS?

Um marco é um objetivo ou ponto de verificação intermediário do seu projeto. Representa um ponto importante do projeto. Para inserir um marco você procede da mesma maneira que para inserir uma tarefa, no entanto a tarefa terá duração 0 (zero).

Para inserir um marco:

Digite uma tarefa;

Clique na coluna Duração;

Digite 0.

O gráfico de Gantt exibe então o marco como um diamante preto, com a data do lado.

Estabelecendo Relações entre Tarefas

Criada a lista de tarefas informada a duração de cada uma delas, o próximo passo é estabelecer a relação de precedência entre as tarefas, isto é, construir vínculos entre as tarefas. As relações entre as tarefas são denominadas de relações de dependência ou precedência. Uma tarefa que deva começar ou finalizar antes de outra tarefa possa começar é chamada tarefa predecessora. Uma tarefa que dependa do início ou fim de outra tarefa é chamada tarefa sucessora. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes que outras possam começar ou, ainda, outras podem depender da data de início de uma tarefa predecessora.

Vincular um projeto consiste em estabelecer uma dependência entre tarefas. Quando você vincula tarefas, na realidade você define uma dependência entre as datas de início e de término. No MS Project, essas relações podem ser (veja Figura 6):

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 26

Término-a-início (TI): é a relação padrão quando você vincula tarefas. Assim que a primeira tarefa finaliza, a próxima tarefa tem início;

Início-a-início (II) – é a relação em que duas tarefas começam ao mesmo tempo;

Término-a-término (TT) – é a relação em que ambas as tarefas finalizam ao mesmo tempo;

Início-a-término (IT) – é a relação menos comum. Pode ocorrer quando o fim de uma tarefa depende do início de uma tarefa posterior.

Você pode realizar a vinculação entre tarefas de diversas maneiras. Para vincular duas atividades, proceda da seguinte maneira (Figura 22):

1. Selecione a primeira tarefa;

2. Selecione a segunda tarefa. Você pode usar CTRL+Clique do Mouse para selecionar tarefas que não sejam adjacentes;

3. No menu <Editar> escolha a opção <Vincular Tarefas> ou na barra de ferramentas clique no ícone

Tarefas> ou na barra de ferramentas clique no ícone Figura 22 - Vincular tarefas . Entretanto,

Figura 22 - Vincular tarefas

.
.

Entretanto, esse procedimento é útil e rápido quando se tem que realizar a vinculação de somente duas atividades. Para o

caso em que uma atividade tenha mais de uma antecessora, o procedimento deverá ser repetido com cada uma das atividades antecessoras.

Uma alternativa mais eficiente quando uma atividade possui mais de uma atividade antecessora é empregar a tela Informações sobre a tarefa, e manipular as tabelas de entrada de dados das atividades.

Você poderá editar os dados na tela de informações sobre a tarefas da seguinte maneira (Figura 23):

1. Na tabela de Gantt de um duplo clique na tarefa cujos dados deseja editar;

2. A caixa de dialogo <Informações sobre a Tarefa> aparecerá;

3. Dê um clique na orelha Predecessoras para ativá-la. Na tela da orelha Predecessor existem os seguintes campos:

Na tela da orelha Predecessor existem os seguintes campos: Figura 23 – Informações dobre as tarefas

Figura 23 – Informações dobre as tarefas

Nome: Nome da tarefa

Duração: Duração

Predecessores: Predecessores

ID: Numero identificador da tarefa. O mesmo da tabela de Gantt

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 27

Nome da Tarefa: Nome da tarefa predecessora

Tipo: Tipo (TI, II, TT, IT)

Retardo: Folga ou Antecipação - com o MS-Project você pode especificar um tempo de folga ou antecipação entre as tarefas para que possa ter um modelo preciso das dependências que ocorrem na prática. Um tempo de antecipação é quando o início de uma tarefa precede o fim da predecessora. Um intervalo entre duas tarefas é chamado tempo de folga. Você pode inserir a antecipação ou folga entre tarefas em minutos, horas, dias ou semanas; minutos, horas, dias ou semanas decorridas; ou como porcentagem da duração das tarefas das predecessoras. Tanto a folga ou a antecipação pode ser inserida da mesma forma, ou seja, especificando um tempo de folga ou de antecipação digitando um sinal de + (folga) ou de – (antecipação) à frente da duração.

4. Na tabela de informações clique na coluna Nome da tarefa e selecione a atividade predecessora da atividade corrente. Quando haja mais de uma predecessora, mude de linha para inserir todas as atividades.

5. No campo Tipo especifique o tipo de relação entre as tarefas: Término-a-início (TI), Início-a- início (II), Término-a-término (TT), Início-a- término (IT). Para alterar o tipo de vínculo, de uma maneira rápida, proceda da seguinte maneira (Figura 24):

maneira rápida, proceda da seguinte maneira (Figura 24): Figura 24 – Dependência entre tarefas • No

Figura 24 – Dependência entre tarefas

No lado direito do Gráfico de Gantt, na parte gráfica, clique duas vezes sobre a linha de vínculo;

Na

janela

Dependência

selecione

entre

o

tipo

tarefas,

de

no

vínculo

campo

desejado.

Tipo,

À medida que o conjunto de atividades que compõem o projeto está sendo informado, repare que o MS Project automaticamente vai montando o Gráfico de Gantt.na Área Gráfica (lado direito da planilha), ou seja, par e passo em que você informa cada atividade, o cronograma físico (Gráfico de Gantt) do projeto vai sendo plotado, bem como, construídas as relações de precedência entre elas.

Criando Tarefas Resumidas:

indentando atividades

Tarefas de resumo é um recurso para montar uma rede criando estruturas hierárquicas entre as tarefas (Figura 25). O MS Project permite hierarquizar tarefas em até 9 níveis.

Para criar níveis em um conjunto de atividades, proceda da seguinte maneira:

Digite todas as atividades na tabela de entrada;

estarão

1.

é,

as

atividades

que

na tabela de entrada; estarão 1. é, as atividades que Figura 25 – Indentando tarefas 2.

Figura 25 – Indentando tarefas

2. Selecione

as

atividades

que

serão

indentadas,

isto

diretamente vinculadas à atividade da linha superior à primeira linha da seleção;

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 28

Para remover uma atividade, isto é, para remover a estrutura de tópicos criada, basta pressionar, na barra de ferramentas, o ícone recuo para a esquerda.

Alocação de recursos

Neste ponto do processo de planejamento do projeto, é necessário fazer a identificação do diferentes recursos para a realização das tarefas. A atribuição de recursos torna o gerenciamento da agenda do projeto mais precisa, bem como o uso do software poderá fornecer informações para ajudá-lo no gerenciamento desses recursos. Além disso, como padrão, o Microsoft Project calcula a duração de cada tarefa com base no número de recursos atribuídos e na sua alocação à tarefa.

Os recursos são responsáveis pela conclusão efetiva das tarefas do projeto. Há dois tipos de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho.

Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que é responsável pela conclusão das tarefas em sua agenda. Você pode configurar recursos em seu projeto e atribuí-los às tarefas.

Use recursos em seu projeto quando sua meta for:

Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou a quantidade de material usada na conclusão das tarefas.

Assegurar um alto nível de responsabilidade e compreensão do projeto. Quando as responsabilidades estão claras, o risco de as tarefas não serem supervisionadas é menor.

Ser mais preciso ao agendar o tempo necessário para as tarefas e a data de sua provável conclusão.

Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribuído muito pouco ou bastante trabalho.

Controlar o tempo e os custos dos recursos

O Microsoft trabalha com dois tipos de recursos:

Recursos de Trabalho são equipamentos e pessoas que realizam trabalho para concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas.

Recurso material são os suprimentos e outros itens de consumo usados para completar as tarefas de um projeto.

Quando um recurso é alocado a uma tarefa, o Microsoft Project calcula o tempo de trabalho do recurso baseado em valores de alguns campos.

Normalmente o Microsoft Project agenda o recurso para iniciar o trabalho no mesmo momento do início da tarefa para a qual foi alocado. O software então distribui de forma uniforme o trabalho agendado ao recurso ao longo da tarefa.

Microsoft Project somente agenda trabalho durante as datas e horários definidas como horas de trabalho do recurso, definidas no calendário do recurso.

Caso o usuário defina que as unidades do recurso serão menores que 100%, isto é, o recurso não estará alocado o tempo todo para a tarefa, o Microsoft Project agenda o tempo de uso do recurso de acordo com o percentual, dividindo de forma uniforme o trabalho. Por exemplo, caso haja uma tarefa que dure 40 horas e um recurso seja alocado com 50% de utilização (ou 0,5 da unidade), então este recurso deverá trabalhar somente 20 horas nesta tarefa. O mesmo vale para caso em seja necessário alocar mais de 100% de unidades de recurso.

Para entender melhor estes conceitos é preciso conhecer como o Micorsoft Project parametriza e calcula a duração em função da alocação de recursos.

Definições Preliminares Como já foi dito anteriormente, sempre convém, ao se criar um novo projeto, estabelecer antecipadamente as definições preliminares que serão válidas para todo o projeto. No caso de recursos, é importante conhecer os seguintes conceitos e definições:

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 29

Tipo de tarefa relativamente à carga de recursos e duração;

Tipo de tarefa relativamente ao empenho;

Como fornecer quantidade de recursos

TIPO DE TAREFA RELATIVAMENTE À CARGA E DURAÇÃO

No MS Project as tarefas podem ser classificadas como pertencentes aos tipos mostrados a seguir e que têm influência direta na duração da tarefa (acesse a opção <Ferramentas>, no

Menu Principal, <Opções

>,

<Agenda>, campo <Tipo de tarefa padrão>:

Duração Fixa: a duração da tarefa não se altera pela alteração na quantidade de recursos a ela alocada;

Unidades Fixas ou Carga Fixa: a duração da tarefa é conseqüência da quantidade de recursos alocados;

Trabalho Fixo: a duração da tarefa é conseqüência da quantidade de recursos alocados.

Estes tipos se relacionam da seguinte maneira: TRABALHO = CARGA X DURAÇÃO, em que a carga representa a quantidade de recursos.

Entender a formula do calculo de alocação de recursos do Microsoft Project é muito importante, pois é com ela que o software calcula os tempos e os custos do seu projeto.

A formula diz que o trabalho é igual às unidades dos recursos alocados, multiplicadas pela duração de suas tarefas.

alocados, multiplicadas pela duração de suas tarefas. Figura 26 - Tipo de tarefa A partir de

Figura 26 - Tipo de tarefa

A partir de derivações algébricas simples pode-se chegar a outras variações desta formula.

CARGA = TRABALHO / DURAÇÃO ou DURAÇÃO = TRABALHO / CARGA

Quando você aloca um recurso

a uma tarefa você precisa ao menos fornecer o nome do recurso. Você pode opcionalmente

informar as unidades de cada recurso e (ou) o trabalho alocado a cada recurso. A duração da tarefa foi informada quando você a criou.

O Microsoft Project está programado com a seguinte seqüência de calculo. Primeiro alterar a duração, depois e trabalho e por ultimo as unidades.

TIPO DE TAREFA RELATIVAMENTE AO EMPENHO

Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que são tarefas que possuem controle de empenho ou não possuem controle de empenho.

O agendamento controlado pelo empenho indica que à medida que você adicionar recursos

a uma atribuição de tarefa, o trabalho será redistribuído entre todos os recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa.

Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se você remover recursos das mesmas, o trabalho será redistribuído entre os recursos restantes, novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral.

Por exemplo, para a tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para pintar esta sala um determinado pintor consegue pintá-la em 08 (oito) horas, intuitivamente, sabemos que se tivermos dois pintores para realizar o trabalho, a tarefa de pintar esta sala deverá demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a duração desta foi modificada. Então esta é uma atividade (pintar paredes) que possui controle de empenho.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 30

Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avião, se dissermos que em uma viagem de Brasília

a São Paulo, com um piloto, o vôo demora 1 hora e 30 minutos, não importa a quantidade de

pilotos que pilotem o avião, a duração do vôo será a mesma. Ou seja, ao adicionarmos mais

recursos à tarefa, a duração desta não se modificou. Logo, esta é uma atividade que não possui controle de empenho.

Por padrão, no Microsoft Projectas tarefas são de Unidades Fixas e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribuídos a uma tarefa, menor será o trabalho que cada recurso precisará executar.

Se você tiver uma tarefa de Duração Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos forem atribuídos, menor será o trabalho que cada recurso precisará fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuição. Como se trata de uma tarefa de duração fixa, isso terá o efeito adicional de que cada recurso poderá ter um esforço menor, isto é, menos unidades de atribuição.

Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo é controlada pelo empenho. Exatamente como

ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se você adicionar recursos,

o trabalho será distribuído entre as atribuições e a duração diminuirá.

Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos:

No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes sobre ela;

Na janela, Informações sobre a tarefa, na pasta Avançado, selecione se a tarefa tem controle de empenho ou não;

Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo.

FORMA DE FORNECIMENTO DA QUANTIDADE DE RECURSOS

No MS Project as quantidades de recursos podem ser fornecidas de duas formas (acesse a

opção <Ferramentas>, no Menu Principal, <Opções unidades de atribuição como>:

<Agenda>, campo <Mostrar

>,

como >: < Agenda >, campo < Mostrar >, Figura 27 -Planilha de recursos Percentual :

Figura 27 -Planilha de recursos

Percentual: os valores são fornecidos na forma percentual. Por exemplo, pode-se informar que o recurso Pedreiro de uma tarefa estará dedicado a ela durante 50% de seu tempo total diário;

Decimal: os valores fornecidos se referem a quantidades inteiras com fração. Por exemplo, pode-se dizer que se necessita de 2,5 galões de tinta para a tarefa pintura ou, então, que se necessita de 0,5 pedreiro para realizar a tarefa.

são

Estas

equivalentes: tanto faz fornecer 0,5 pedreiro como 50%. O uso de uma ou outra forma depende da conveniência de linguagem.

duas

formas

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 31

Criar Planilha de Recursos

Antes de começar a atribuir recursos, você pode inserir todas as informações sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez, criando uma lista de recursos. Isto economizará seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o número máximo de unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso.

Para criar uma lista de recursos (Figura 27), siga os passos abaixo:

1.

Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos;

2.

No campo Nome do recurso, digite os recurso;

3.

No campo Tipo, selecione se o recurso é de trabalho ou material;

 

4.

Preencha as demais informações sobre o recurso, onde.

Recurso: nome do recurso; Iniciais: iniciais do nome do recurso; Grupo: o grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, localização na empresa ou espécie); Unidades Máximas: quantidade máxima de recursos disponíveis simultaneamente;

   

     

Atribuindo Custos a um Recurso

Os custos de um recurso podem ser atribuídos de 3 maneiras distintas.

Custo por Hora: Calcula-se o custo do recurso como a taxa por hora X duração da atividade;

Taxa Padrão: custo do recurso por hora de trabalho normal; Taxa h. extra: custo de recurso por hora extra de trabalho; Custo/uso: custo por utilização de uma unidade de recurso;

 

Custo por hora extra: Utilizado para

quando o recurso possuir diferenciação de preço de trabalho para horas extras;

 

Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, início e fim); Calendário Base: tipo do calendário que o recurso utiliza; Código: código do recurso.

Custo por Uso: O custo é uma função da quantidade solicitada e não do tempo de realização da atividade.

 

Editar um Recurso

O Microsfot Project permite que você edite as informações de cada um dos recursos que serão utilizados no projeto. Para isso, faça (Figura 28):

serão utilizados no projeto. Para isso, faça (Figura 28): Figura 28 - Informações sobre o recurso

Figura 28 - Informações sobre o recurso

1. Na planilha de recursos, dê um clique duplo na linha do recurso que deseja editar;

2. Quando o quadro Informações sobre o recurso estiver disponível, faça as alterações necessárias e pressione OK.

O campo disponibilidade do recurso é utilizado quando o recurso está disponível em apenas uma parte do projeto.

Os campos correio eletrônico e Grupo de Trabalho são utilizados quando o recurso estiver vinculado a um projeto em rede ou Internet.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 32

Associar Recursos às Tarefas

A associação de recursos às respectivas tarefas pode ser feita através da própria planilha de entrada de dados, na coluna Nome do Recurso. Caso deseje alocar mais de um recurso à mesma tarefa, separe-os com ponto-e-vírgula (;).

Outra maneira de atribuir recursos às atividades é seguir os seguintes passos:

1. Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt.

2. No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa para a qual deseja atribuir o recurso;

, selecione a tarefa para a qual deseja atribuir o recurso; Figura 29 - Atribuição de

Figura 29 - Atribuição de recursos

3. de

Na

Barra

Ferramentas,

clique

no

ícone

Atribuir

recursos

.
.

4. No campo Nome, selecione o recurso a ser atribuído à tarefa.

5. Clique em Atribuir.

Dicas:

Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades.

Para atribuir vários recursos diferentes, pressione CTRL

para selecionar recursos não- adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes.

Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se necessário, digite o nome de um novo recurso no campo Nome.

Uma marca de seleção à esquerda do campo Nome indica que o recurso está atribuído à tarefa selecionada. O nome do recurso também aparece próximo à barra de tarefas no Gráfico de Gantt.

aparece próximo à barra de tarefas no Gráfico de Gantt. Figura 30 - Superalocação de recursos

Figura 30 - Superalocação de recursos

Superalocação de Recursos

Os recursos são superalocados quando recebem mais trabalho do que podem concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer gráfico ou planilha, a superalocação é apresentada com o recurso ficando na cor vermelha.

Antes de tentar resolver problemas de superalocação de recursos, será necessário determinar que recursos são superalocados, quando ficam superalocados, para quais tarefas estão atribuídos e em que momentos. Para resolver o problema, os recursos devem ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser re-agendada para um momento quando o recurso estiver disponível.

Para verificar superalocação (Figura 30), faça:

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 33

1. No menu Exibir, clique em Uso do recurso.

2. O modo de exibição Uso do recurso mostra as horas totais em que o recurso está trabalhando, as horas totais em que o recurso está trabalhando em cada tarefa e as horas trabalhadas por período de tempo na escala de tempo.

3. Recursos que ainda não tenham nenhuma tarefa atribuída não têm tarefas listadas sob seus nomes.

4. Tarefas que não tenham recursos atribuídos são listadas em Não atribuído no campo Nome do recurso.

5. No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos superalocados.

e

6. Todos

os

recursos

de

trabalho

que

estiverem

superalocados

serão

exibidos

realçados.

Para resolver conflitos de superalocação, pode-se usar qualquer uma das estratégias que se seguem ou uma combinação delas.

Aumentar o número máximo de unidades disponíveis de um recurso. Se você realmente possui recursos adicionais disponíveis, insira um número grande de unidades na caixa de diálogo Informações do Recurso ou na Tabela de Recursos.

Alocar um recurso diferente à tarefa com excesso de alocação. Determinar se têm-se ou não outro recurso disponível que pode fazer o trabalho.

Ajustar relações ou restrições de tarefas. Quando duas tarefas que se sobrepõem causam um conflito de alocação, é possível re-programar uma tarefa de modo que uma tarefa comece mais tarde.

Deixar um espaço para horas extras. Pode-se inserir o trabalho em regime de horas extras para o recurso no campo trabalho hora extra.

Estende os dias e horas de trabalho no calendário de recurso. Este método é indicado quando se quer que o trabalho adicional seja pago como horas extras e que nenhum trabalho adicional seja incluído no cronograma da tarefa.

Outras duas formas de resolver superalocação são: Reduzir o trabalho de um recurso ou realizar o nivelamento de recursos.

REDUZIR O TRABALHO DE UM RECURSO

Após ter atribuído um recurso a uma tarefa, você pode alterar os valores totais de trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um período de tempo específico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalização de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisa em um nível mais detalhado.

Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos estão agrupados embaixo das tarefas às quais estão atribuídos.

Na parte da escala de tempo do modo de exibição, altere os valores de trabalho individuais (ou horas) dos recursos atribuídos.

DICA 1: Você também pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuição de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho.

DICA 2: Você também pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais estão atribuídos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 34

NIVELAMENTO DE RECURSOS

O nivelamento de recursos (ou redistribuição de

recursos) é outra opção que se pode utilizar em situações nas quais a carga de uso de um determinado recurso exceda a sua disponibilidade. O Microsoft Project chama de nivelamento ao processo de descobrir, a partir da simulação de cenários, uma nova programação de tarefas, de tal forma que o projeto possa ser executado com os recursos disponíveis.

O software permite que seja feito o nivelamento

manual de uma tarefa ou o nivelamento automático das tarefas (Figura 31).

Para realizar o nivelamento de recursos de um projeto, proceda da seguinte maneira:

Clique em <Ferramentas>, do Menu principal

1.

e escolha a opção <Redistribuição de recursos>;

2.

Determine se o nivelamento será manual ou automático;

3.

Figura 31 - Redistribuição de recursos
Figura 31 - Redistribuição de recursos

Escolha a forma de procura por super alocações (precisão). A procura poderá ser realizada minuto a minuto, hora a hora, dia a dia, semana a semana ou mês a mês;

4.

5.

6.

Determine o intervalo em que o nivelamento será realizado;

Escolha a ordem do nivelamento no campo Ordem de redistribuição. Existem 3 ordens de nivelamento:

Somente identificação: determina como critério de desempate entre duas atividades super alocadas, o numero de identificação.

Padrão: analisa inicialmente a folga de cada atividade. Quanto maior a folga, maior a possibilidade de deslocamento durante o nivelamento. Se ocorrer empate na folga, o critério passa a ser o ID da atividade.

Prioridade, Padrão: utiliza inicialmente o critério de prioridade da atividade como critério de desempate. Caso as atividades envolvidas no nivelamento tenham a mesma prioridade, a ordem de controle do nivelamento passa a ser a Padrão.

Defina os outros parâmetros para o nivelamento, dentre eles, se o nivelamento deve ser dentro da folga permitida, sem atrasar o projeto, se o nivelamento pode alterar os perfis de alocação de recursos e se o trabalho pode ser interrompido e retomado posteriormente;

7.

8.

de Distribuição.

Clique em <Redistribuir somente dentro das margens de atraso permitidas> (ou atraso somente dentro das folgas disponíveis).

Microsoft Project permite que sejam definidas Restrições e Prioridades para o

Nivelamento. As restrições limitam os ajustes que o software pode fazer ao determinar quais

atividades devem ser distribuídas.

Os principais tipos de restrição são:

O

9.

Compare as situações antes e depois do nivelamento através do modo de exibição Gantt

Clique em <Redistribuir agora>.

Mais breve possível – A Atividade deve se iniciar o mais breve possível

Mais tarde possível – A atividade deve se iniciar o mais tarde possível, não permitindo folga entra as atividades;

Deve iniciar em – A atividade deve iniciar em uma data específica;

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 35

Deve terminar em – A atividade terminar em uma data específica;

Não iniciar antes de: A atividade somente se inicia após uma determinada data;

Não iniciar depois de: A atividade tem um limite máximo de data para se iniciar;

Não terminar antes de – A atividade somente é concluída após uma determinada data;

Não terminar depois de – A atividade tem um limite máximo de data para ser concluída.

atividade tem um limite máximo de data para ser concluída. Figura 32 - Tipos de Restrição

Figura 32 - Tipos de Restrição sobre a tarefa

Para atribuir uma restrição:

1. Selecione a atividade que terá alterada as suas restrições

2. Dê um clique duplo para abrir o formulário de informação da tarefa;

3. Clique em guia <Avançado>;

4. No campo restringir tarefa, selecione o tipo desejado e clique OK.

A prioridade indica a importância de uma atividade e a disponibilidade para o nivelamento. As tarefas com prioridade mais baixa são atrasadas ou divididas primeiro.

Os principais tipos de prioridade são:

Não redistribuir – A atividade não será nivelada em nenhuma hipótese.

Máxima – A atividade será nivelada somente em casos extremos.

Muito Alta – A Atividade será nivelada em casos especiais e estratégicos.

Alta – A atividade será nivelada se em conflito com atividades de prioridade mais elevada.

Média – É a configuração padrão do Microsoft Project

Baixa – A atividade será nivelada com grande facilidade e freqüência.

Muito Baixa – A Atividade será nivelada na maioria absoluta dos casos.

Mínima – A atividade será a primeira a ser nivelada caso algum conflito ocorra e a envolva.

a ser nivelada caso algum conflito ocorra e a envolva. Figura 33 - Prioridade para as

Figura 33 - Prioridade para as Tarefas

Para atribuir uma prioridade:

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 36

2. Dê um clique duplo para abrir o formulário de informações da tarefa;

3. Clique na guia <Geral>;

4. No campo Prioridade, selecione o tipo desejado e clique OK.

OUTRA OPÇÃO PARA RESOLVER A SUPERALOCAÇÃO DE RECURSOS

Caso tenha tentado resolver uma superalocação de recursos usando outros métodos e a superalocação persistir, pode estar na hora de re-atribuir a tarefa a outro recurso mais disponível. Este é um método alternativo de redistribuir manualmente sua agenda re-atribuindo trabalho e não atrasando trabalho. Evite causar uma superalocação do recurso de substituição.

Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.

No menu <Formatar>, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em Superalocação.

Examine a escala de tempo à direita para cada superalocação realçada, examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia.

Selecione a linha inteira da atribuição de tarefas que você necessita re-atribuir.

Arraste a atribuição de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribuí-la.

Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades

O Microsoft Project possui diversos perfis de alocação para os recursos nas atividades. São eles:

Crescente: o trabalho é agendado na forma gradativa até que, no último dia, esteja plenamente utilizado.

Decrescente: o trabalho é agendado na atividade de forma decrescente até que, no último dia, não esteja mais sendo utilizado.

Pico duplo: O trabalho é agendado com dois picos de trabalho

Pico inicial: O trabalho é agendado com um pico nos primeiros momentos do trabalho, ocorrendo uma queda nos valores de trabalho logo após esse pico. A velocidade de queda é mais lenta que a velocidade de crescimento.

Pico Final: O trabalho é realizado em um crescente até que o valor máximo do trabalho é atingindo, ocorrendo uma queda após este máximo. A velocidade de queda é mais rápida do que a velocidade de crescimento.

Sino: O trabalho é realizado em um crescente, atinge um máximo e cai logo em seguida, mantendo a velocidade de crescimento e queda na mesma proporção.

Tartaruga: O trabalho é realizado em um crescente, atinge um máximo, permanece nesse máximo de trabalho por algum período e cai, mantendo a queda na mesma proporção.

Para escolher um perfil de alocação de trabalho no recurso (Figura 32):

um perfil de alocação de trabalho no recurso (Figura 32): Figura 32 - Informações sobre atribuição

Figura 32 - Informações sobre atribuição

1.

Altere o modo de exibição para Uso da tarefa;

2.

Dê um clique duplo sobre o recurso alocado na atividade que terá seu perfil de alocação de trabalho definido ou alterado;

3.

No campo delimitação do trabalho, escolha o tipo de agendamento de trabalho desejado;

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 37

Trabalhando com os custos

Certamente, o custo é um importante aspecto no gerenciamento de projetos. No MS Project os custos devem ser definidos diretamente nas tarefas, nas seguintes modalidades:

Custo fixo da tarefa;

Custo dos recursos que estão alocados às tarefas

O custo de uma tarefa é a soma do custo fixo, se houver, mais o custo das suas alocações de

recursos. O custo do recurso é calculado a partir das informações de custo unitário do recurso

– custo normal, custo de hora extra, custo por utilização e método de acúmulo – que você define para o recurso.

e método de acúmulo – que você define para o recurso. Figura 33 - Tabela de

Figura 33 - Tabela de Informações de Custos

CUSTOS FIXOS

Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que é fornecido independentemente de sua duração ou dos recursos que a tarefa vai utilizar.

Para utilizar custos em tarefas no Microsoft Project, deve-se inicialmente defini-los na Tabela Custo (Figura 33).

Para isso, clique

<Exibir>, aponte para

<Tabela

> selecione a opção <Custo>).

As colunas da tabelas têm o seguinte significado:

e

Custo Fixo:

Para atividades planejadas é igual ao custo planejado

Para atividades completadas é igual ao custo real

Para atividades em andamento é igual ao custo planejado + o custo real

Acumulação de Custo Fixo: têm-se as seguintes opções:

Start (Início): o valor do custo é lançado no momento de início da tarefa;

End (Fim): o valor do custo é lançado no momento de término da tarefa;

Prorated (Rateado): o valor do custo é rateado no período de execução da tarefa.

Custo Total: é um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo fixo + custos dos recursos);

Linha de Base: é o custo “congelado” em uma determinada data. É calculado como a soma do custo fixo com os custos de todos os recursos (tal como Custo total);

Variação: representa a variação entre o custo estimado da Linha de base e o custo fixo;

Real: custo verdadeiro da execução da tarefa;

Restante: custo restante

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 38

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT 3 8 Figura 34 – Opção de Salvamento Salvando o Projeto

Figura 34 – Opção de Salvamento

Salvando o Projeto

Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento (que é o mesmo para todos os programas Microsoft):

Clique em <Arquivo> no Menu de Opções

Selecione a opção <Salvar>

Digite o nome do arquivo

Clique no botão <Salvar>

Após clicar no botão <Salvar>, o MS Project apresentará a janela ilustrada na Figura 34, perguntando se deseja salvar o projeto com linha de base ou não (veja Quadro 4).

A linha de base é uma base para comparação. Caso você salve o projeto com uma linha de base, as informações iniciais de tempo, recursos e custos serão armazenadas em campos especiais, de modo a possibilitar futuras comparações do tipo previsto/realizado quando o projeto estiver em andamento ou sofrer alterações.

Após fazer a sua escolha, clique no botão OK.

Uma vez criada a linha de base (baseline), a janela apresentada não será mais exibida.

Entretanto, pode ocorrer a

se

situação

efetuou o salvamento das linhas de base e, posteriormente, deseja-se efetuar um novo

o

salvamento, pois anterior ficou obsoleto.

Para isto, clique em <Ferramentas> no Menu Principal, aponte para a opção <Controle> e selecione <Salvar Linha de Base

em

que

Quadro 4 - Linha de Base

Por que devo criar uma linha de base?

A linha de base é essencial para controlar o andamento. As estimativas originais que ela contém são pontos de referência permanentes, com base nos quais você poderá comparar as informações atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informações reais registradas. Alguns exemplos dessas informações são as durações reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho concluído em uma atribuição.

Se você criar uma linha de base, poderá controlar o andamento exibindo as variações entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por exemplo, se você estimar o custo de uma tarefa em R$ 50,00, mas registrar um custo agendado de R$ 60,00, a variação de custo será de R$ 10,00. Monitorando as variações regularmente, você poderá tomar medidas para garantir que o projeto não se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que você só poderá exibir as variações dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de base. Por exemplo, se você não inserir os custos dos recursos antes de salvar uma linha de base, não poderá exibir as variações de custo dos recursos.

Quando devo criar uma linha de base?

Teoricamente, você cria uma linha de base após concluir e ajustar o plano do projeto. Como a linha de base fornece pontos de referência com base nos quais você compara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores estimativas para a duração das tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis do projeto que você deseja monitorar.

Informações da linha de base que constantemente diferem dos dados atuais indicam que o seu plano original não é preciso. Normalmente, essa diferença ocorrerá se o escopo ou a natureza do projeto tiver sido alterado. Você poderá modificar ou refazer a linha de base a qualquer momento durante o projeto, se os investidores do projeto concordarem que a diferença justifica isso.

O que o Microsoft Project faz com os dados da linha de base?

Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project salva os dados dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base não é um arquivo separado. Por exemplo, quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project copia as informações dos campos Início e Término para os campos Início da linha de base e Término da linha de base. Você pode modificar os dados da linha de base para acomodar as alterações efetuadas no projeto, como, por exemplo, a combinação, adição e exclusão de tarefas. Também pode remover todos os dados limpando a linha de base, se, por exemplo, o projeto tiver terminado e você desejar usar o plano do projeto como modelo para um projeto futuro.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 39

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT 3 9 Figura 35 - Salvar linha de base A opção

Figura 35 - Salvar linha de base

A opção <Salvar plano provisório>, que aparece na janela ilustrada na Figura 35, é útil para efetuar simulações de planejamento, salvando um plano atual como “plano provisório”. Isto é válido somente para as datas de início e término informadas.

Também é possível apagar a linha de base. Para isto, clique em <Ferramentas> no Menu Principal, aponte para <Controle> e selecione a

opção <Limpar linha de base

>.

Acompanhando o Projeto

Para gerenciar um projeto, é preciso monitorar os elementos do triângulo do projeto: tempo, dinheiro e escopo. Como já foi dito, o ajuste um desses elementos afeta os outros dois. Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alterações de recursos podem causar problemas em sua agenda.

Se forem mantidas informações atualizadas do projeto, sempre será possível acompanhar o status mais recente do projeto. Dessa forma, é possível identificar mais cedo os problemas que podem prejudicar o êxito do projeto e usar o Microsoft Project para encontrar soluções.

Para manter o projeto dentro da programação, é necessário certificar-se de que as tarefas iniciem e terminem no prazo final. O modo de exibição Gantt de controle ajuda a encontrar problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Dessa forma, é possível ajustar a dependência entre tarefas, atribuir novamente os recursos ou excluir algumas tarefas para atender os seus prazos finais.

O modo de exibição Gantt de controle combina a agenda atual com a agenda original de cada tarefa. Quando o projeto for salvo com uma linha de base, mas antes de ter inserido dados

atuais

andamento, o modo de exibição Gantt de controle mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras agendadas ou atuais sincronizadas.

o

sobre

base e as barras agendadas ou atuais sincronizadas. o sobre Para acompanhar um projeto no Microsoft

Para acompanhar um projeto no Microsoft Project, siga o seguinte procedimento (Figura 36):

No

menu

Exibir,

clique

em

Gantt

de

controle.

Para exibir os campos de variação, no menu <Exibir>, aponte para <Tabela> e clique em <Variação>.

Se

necessário,

pressione

TAB

para

ver

os

campos

de

variação.

Figura 36 - Gantt de Controle

No menu <Exibir>, aponte para Barras de ferramenta e clique em <Controle>.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 40

Atualize o andamento das tarefas em seu projeto.

Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e, em seguida, clique em <Atualizar como agendado>.

Se a tarefa não estiver com o andamento agendado, No menu <Exibir>, clique em <Gráfico de Gantt>.

No menu <Exibir>, aponte para Barras de ferramentas e clique em <atualizar tarefas>

Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Início ou Término.

Se você inserir uma data de término, certifique-se de que a tarefa esteja 100% concluída; o Microsoft Project assumirá que a data está correta e reagendará as tarefas apropriadamente.

Clique em OK.

Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho do seu projeto assim que o projeto está em andamento. Antes de o projeto começar, você cria uma linha de base que é uma cópia do cronograma original que permanece inalterado.

Ao acompanhar o projeto você trabalha com três tipos de informações:

Linha de Base: É o modelo fixo de como o projeto deveria prosseguir. Também pode chamar-se informações planejada. Essa informação não muda a menos que você especifique que deseja mudar a linha de base.

Atual: Este é um modelo funcional que está sempre mudando, para as tarefas que vão ocorrer, depois que o projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar à medida que você recebe novas informações e faz ajustes.

Real: As informações reais são tarefas que já estão em andamento ou que já foram finalizadas. À medida que você insere datas reais para as tarefas completadas, as datas de início e fim para as tarefas programadas remanescentes são finalizadas.

INSERINDO INFORMAÇÕES REAIS

Você insere informações reais à medida que as tarefas ocorrem (Figura 37).

1. zCom o botão direito do Mouse, dê um clique em uma barra de ferramentas para exibir o atalho Barra de Tarefas e em seguida escolha Controle;

2. Selecione as tarefas que serão atualizadas;

3. Na barra de ferramentas Controle, de um clique no botão Atualizar como agendado

ATUALIZANDO TAREFAS ESPECÍFICAS

como agendado A TUALIZANDO T AREFAS E SPECÍFICAS Figura 37 - .Barra de ferramentas de Controle

Figura 37 - .Barra de ferramentas de Controle

1. Selecione a tarefa;

2. Na barra Controle selecione Atualizar Tarefas;

3. Selecione o modo de atualizar a Tarefa:

Em percentual;

Indicando a data de início e término.

COMPARANDO RESULTADOS

Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project proporciona formas para você comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de base.

formas para você comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de

Figura 38 - Atualizar Tarefas

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 41

1. No menu <Exibir>, escolha <Tabela> e em seguida escolha <Variação>. Dê um clique duplo nas bordas das colunas, se necessário, para ajustar as larguras das colunas.

Além da tabela Variação, a visualização Gantt de Acompanhamento permite comparar visualmente o progresso planejado com o progresso realizado, exibindo as barras de Gantt tanto para o cronograma de linha de base quanto para o cronograma real.

1. No menu <Exibir> escolha <Mais modos de Exibição>;

2. Na lista <Exibir> escolha <Gantt de Acompanhamento>;

3. De um clique no botão <Aplicar>.

Múltiplos Projetos

Os múltiplos projetos São utilizados em diversas áreas, a saber:

Um único coordenador precisa analisar globalmente vários projetos diferentes;

gerente de projeto precisa trabalhar com vários projetos de lideranças diferentes, e há necessidade de consolidados;

projeto tem predecessores e sucessores externos.

INSERIR E EXCUIR UM PROJETO NUM PROJETO JÁ EXISTENTE

1. Abra o projeto que funcionará como projeto principal;

2. Na barra de modos, clique em Gráfico de Gantt;

3. Clique na linha imediatamente inferior à linha que se deseja inserir o projeto;

4. No menu <Inserir> selecione <Projeto>;

5. Escolha o arquivo de projeto a ser inserido (Figura 39);

6. Determine se o projeto será vinculado ao projeto de origem;

7. Caso não se deseja que as alterações no projeto inserido sejam feitas no projeto de origem, marque a <caixa somente leitura>;

8. Desmarque a caixa de seleção <Ocultar sub-tarefas> se desejar que as atividades do projeto inserido sejam mostradas imediatamente no projeto principal;

9. Clique em <Inserir>.

no projeto principal; 9. Clique em < Inserir> . Figura 39 - Inserir projeto Para excluindo

Figura 39 - Inserir projeto

Para excluindo um subprojeto de um projeto principal, faça:

10. Selecione a linha do projeto inserido;

11. Pressione a tecla Delete;

12. Se o quadro Assistente de Planejamento aparecer, pressione OK.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 42

Relatórios

Diversos relatórios podem ser emitidos pelo MS Project. Eles contêm uma série de informações sobre o projeto que não aparecem nos diagramas. Para acessar as opções de relatórios predefinidos, clique em <Exibir> no Menu Principal e depois selecione a opção <Relatórios Aparecerá uma janela como a mostrada na Figura 40, escolha o relatório desejado e pressione Selecionar.

>.

Os relatórios pré-definidos são do tipo:

Visão Geral - Apresenta relatórios Genéricos do projeto, tais como calendários, etapas, atividades criticas e de primeiro nível.

são

Atividades

relatórios que analisam o acompanhamento e o controle do projeto, identificando

pendentes,

Atuais

atividades

do projeto, identificando pendentes, Atuais – atividades Figura 40 - Relatórios atrasadas, concluídas e em

Figura 40 - Relatórios

atrasadas, concluídas e em andamento.

Custos – São os relatórios financeiros do projeto, incluindo fluxo de caixa, orçamento, valos adquirido, atividades e recursos com orçamento estourado.

Atribuições – São relatórios que identificam as atribuições dos recursos nas atividades. Dizem respeito às funções, aos prazos, à lista de atividades pendentes e os recursos super alocados.

Carga de Trabalho – São relatórios que distribuem os recursos e as atividades ao longo do tempo, com suas respectivas cargas de trabalho.

Embora o Microsoft Project inclui mais de 20 relatórios predefinidos de tarefas, recursos e tabelas de referência cruzada, pode ser que, no entanto, nenhum deles seja adequado às suas necessidades e, nesse caso, tenha que criar os seus próprios relatórios personalizados.

Para criar um relatório personalizado:

1. Acesse o menu <Exibir>, opção <Relatórios>;

2. Clique em <Personalizado>;

3. Clique em <Novo>;

4. Selecione o tipo do relatório a ser criado;

5. Preencha as informações relativas a cada tipo de relatório, incluindo nomes, filtros e classificação;

6. Pressione OK para criar o relatório;

7. Para utilizar o relatório criado, dê um clique duplo no relatório.

Duração do Projeto

Após fornecer os dados de um projeto, é possível conhecer a sua duração total. Esta informação está disponível na tela Estatísticas. Para acessá-la, clique em <Projeto>, no Menu Principal, selecione a opção <Informações sobre o projeto> – a mesma tela apresentada ao

iniciar-se um projeto – e clique no botão <Estatísticas

>,

como ilustrado na Figura 41.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 43

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT 4 3 Figura 41 - Estatística do projeto C ÁLCULOS DE

Figura 41 - Estatística do projeto

CÁLCULOS DE DATAS NO MS PROJECT

O Microsoft Project automaticamente calcula as datas de um projeto (inclusive de todas as tarefas) sempre que se efetua alguma alteração de dados.

Para isso são utilizadas as Informações sobre o projeto.

No MS Project, as principais datas de planejamento de uma tarefa são as seguintes:

Início ou Início Mais Cedo – primeira data de início

Término ou Término Mais Cedo – primeira data de término

Início atrasado – última data de início

Término atrasado – última data de término

Essas informações são apresentadas na Agenda, acessadas a partir do Menu Principal, opção <Exibir>, <Tabela>, como já foi mostrado na seção de parametrização inicial. Conforme já foi mostramos anteriormente, o próprio projeto, como um todo, deve possuir uma data a ser escolhida entre as opções Data de início do projeto ou Data de término do projeto.

Dessa maneira, relembrando o que já foi dito, têm-se as seguintes opções para o cálculo das datas das tarefas de um projeto:

Fornecer Data de início do projeto: inicialmente o programa calcula as “primeiras datas de início” das tarefas do início para o fim do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de início do projeto. A seguir, o cálculo das “últimas datas de início” é feito do fim do projeto para o início e baseia-se na maior data das últimas tarefas, obtida no processo de cálculo da primeira etapa.

Fornecer Data de término do projeto: inicialmente o programa calcula as “últimas datas de início” das tarefas do fim para o início do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de término do projeto. A seguir, o cálculo das “primeiras datas de início” é feito do início para o fim do projeto e baseia-se na menor data das primeiras tarefas, obtidas no processo de cálculo da primeira etapa.

Além das datas acima, o Microsoft Project fornece também dois valores para as folgas das tarefas:

Margem de Atraso Permitida: Folga Livre (Free Slack)

Margem de Atraso Total: Folga Total (Total Slack)

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 44

CAMINHO CRÍTICO

Denomina-se de caminho crítico à seqüência de tarefas que define a duração do projeto. Em outras palavras, o caminho crítico representa a série de atividades que precisam ser executadas de acordo com as datas previstas no cronograma para que o projeto seja concluído dentro do prazo determinado.

As tarefas críticas possuem valor nulo para Folga Total ou Margem de Atraso Total. No

Microsoft Project é possível informar que devem ser consideradas como críticas todas as tarefas cujo valor de Folga Total fiquem abaixo de um determinado valor – clique em

guia

<Ferramentas>, no Menu Principal, selecione a opção <Opções

<Cálculo> e verifique o campo <Tarefas são críticas se o valor de Folga Total é menor ou

igual a

Cabe ressaltar que uma rede PERT/COM pode conter um ou mais caminhos críticos. A determinação do caminho crítico simples é realizada através do Assistente de gráficos de Gantt.

>,

clique

na

dias>.

1.

Pressione a ferramenta Assistente de Gráfico de Gantt;

2.

Pressione Avançar;

3.

Selecione a caixa Caminho Crítico no campo tipo de informações;

4.

Pressione Concluir;

5.

Pressione Formatar;

6.

Pressione Sair do Assistente.

MÚLTIPLOS CAMINHOS CRÍTICOS

Quando um projeto apresenta diversas tarefas de encerramento, costuma-se dizer que ele possui diversos “caminhos de encerramento”. É comum que apenas um deles defina a duração do projeto: ele constitui o caminho crítico. Os outros, por se encerrarem antecipadamente, possuem uma folga quando comparados com o caminho crítico. Esta situação (existência de folga em caminhos que chegam ao final do projeto) geralmente não agrada ao gerente do projeto, que deseja gerenciar como críticos todos os caminhos que chegam ao final do projeto. O Microsoft Project contempla esta necessidade. Podem-se ter as seguintes opções de cálculo das “datas atrasadas” (ou “últimas datas de término”) para os diversos caminhos que chegam ao final:

Utilizar, para todas as “últimas tarefas”, a maior data de término encontrada entre todas as “últimas tarefas da rede”;

Utilizar, para cada “última tarefa”, a sua própria data de término. Neste caso tem-se a situação denominada“ múltiplos caminhos críticos”.

Para ativar uma opção ou outra, deve-se ativar ou não o campo <Calcular vários caminhos críticos>, que aparece clicando-se na opção <Ferramentas>, do Menu Principal, opção

<Opções

>,

guia <Cálculo>.

ULTRAPASSANDO O CAMINHO CRÍTICO

A redução da duração do caminho crítico é geralmente mencionada como estouro do caminho crítico. Como as tarefas críticas afetam diretamente a data de fim do projeto, as seguintes estratégias para estourar o caminho crítico são focalizadas na redução da duração das tarefas.

Mudança nas relações das tarefas: Esta estratégia encurta o caminho crítico sem acrescentar recursos ou estender o número de horas de trabalho.

Programação de Horas Extras: Esta estratégia encurta a duração.

Acréscimo de mais Recursos: Esta estratégia encurta a duração das tarefas orientadas a recurso.

Removendo predecessoras desnecessárias. Esta estratégia elimina os atrasos causados pelas tarefas predecessoras que não afetam a tarefa.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 45

Modelo Probabilístico

O Microsoft Project permite a entrada de dados no chamado “modelo probabilístico”. Nesta opção, você informa a duração otimista, a esperada e a pessimista para cada tarefa. Para

acessá-la, clique em <Exibir>, no Menu Principal, aponte para <Tabela

tabelas

selecione <Mais

>,

>

e selecione <Planilha de Entrada para PERT PA> (Figura 42).

< Planilha de Entrada para PERT PA > (Figura 42). Figura 42 - Tabela do Modelo

Figura 42 - Tabela do Modelo Probabilístico

Cada duração do modelo probabilístico tem um peso

padrão:

Duração Otimista - DO:

Peso padrão = 1

Duração Esperada - DE: Peso padrão = 4

Duração Pessimista - DP: Peso padrão = 1

Os pesos padrões podem ser alterados pelo usuário. Para isso, clique em <Exibir>, no Menu Principal, aponte para <Barras de Ferramentas> e selecione <Análise PERT>. Na barra de ferramentas que será exibida, clique no botão <Níveis de importância PERT>.

A

partir da duração definida,

o

Microsoft Project calculará

a duração mais provável (DMP) da seguinte maneira: DMP = (1 x DO + 4 x DE + 1 x DP) / 6

Quando o cálculo é solicitado – clique no botão <Calcular PERT> na barra de ferramentas Análise PERT -, o valor de DMP substitui o campo Duração das tarefas.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 46

Exercícios

Resolver os seguintes exercícios usando o MS PROJECT MSProject_Lição 01; Lição 02 e Lição 03

ID

Nome da tarefa

Duração

Predecessora

1

Preparo do terreno

2s

 

2

Fundações

3s

Preparo do terreno

3

Alvenaria

3s

Fundações

4

Esgotos

1s

Fundações

5

Telhado

5s

Alvenaria

6

Piso

1s

Esgotos

7

Instalações Elétricas

3s

Telhado

8

Instalações Hidráulicas

4s

Telhado

9

Portas e Janelas

6s

Telhado ; Piso

10

Pintura Interna

8s

Instalações Elétricas; Instalações Hidráulicas; Portas e Janelas

11

Pintura Externa

2s

Portas e Janelas

12

Limpeza

1s

Pintura Interna; Pintura Externa

MSProject_Lição 04

 

ID

Nome da tarefa

Duração

Predecessora

Observação

1

Atividade A

2d

   

2

Atividade B

2d

Atividade A

TÉRMINO A INÍCIO

3

Atividade C

2d

   

4

Atividade D

2d

Atividade C (II+1d)

(II) INÍCIO A INÍCIO

5

Atividade E

2d

   

6

Atividade F

2d

Atividade E (TT+1d)

(TT) TÉRMINO A TÉRMINO

7

Atividade G

2d

   

8

Atividade H

2d

1 Atividade G (IT+3d)

(IT) INÍCIO A TÉRMINO

MSProject_Lição 05 Modelo probabilístico (Exibir>Barras de Ferramentas>Análise PERT) :

   

Duração (minutos)

 

Tarefa

Otimista

Mais provável

Pessimista

Dependência

 

A 35

39

50

-

 

B 20

25

38

-

 

C 38

45

60

-

D 3

 

5

10

-

 

E 30

49

56

A, B

 

F 55

65

68

C, D

 

G 25

39

46

E, F

 

H 73

90

96

-