archives nationales vade-mecum de larchivage des documents lectroniques

Vade-mecum de larchivage des documents lectroniques

sous la direction dAgns MAGNIEN, directrice des Archives nationales

Version mise jour janvier 2012

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Objectifs
Dans le cadre de la rorganisation des Archives nationales, la direction de linstitution a dcid dharmoniser la politique de gestion des archives des services de ltablissement. Ses objectifs sont: - de faciliter lutilisation des archives par les services pour leur gestion quotidienne ; - de rsorber les passifs darchivage (versements, tris et liminations rglementaires) dans les services, afin de pouvoir raliser les transferts des dossiers lors des dmnagements des bureaux de site site ; - de permettre chaque service de reprer rapidement les dossiers qui lui permettront de reconstituer lhistorique des situations quil est amen grer; - de mettre la disposition du public le fonds darchives des Archives nationales pour la priode contemporaine, comme toute institution publique y est tenue. Dans le cadre de la collecte des archives des Archives nationales, toute une partie de la production rcente prend pleinement la suite des fonds papier dj cots ou en cours de classement. Ces documents viennent complter et enrichir la mmoire de notre institution. Ce vade-mecum sadresse tous les personnels, quel que soit le service de rattachement. Pour des prcisions sur les normes, leurs volutions et les procdures gnrales, il faut se rfrer aux circulaires et directives du Service interministriel des Archives de France (SIAF) et leur site Internet (www.archivesdefrance.culture.gouv.fr), rubrique Grer les archives.

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1 - Que sont les archives lectroniques?

Selon le Code du patrimoine, article L 211.1, les archives publiques sont: lensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans lexercice de leur activit . Au mme titre, les archives lectroniques sont donc: Les documents produits ou reus [] par les personnes ou organismes publics [] dans le cadre de leurs activits, issus dune production de donnes lectroniques natives. Ex.: les fichiers bureautiques, les tableurs de gestion, linformation vhicule dans les courriels, les bases de donnes, les plans calques multiples (type Autocad), les fichiers image, sonores ou audiovisuels enregistrs avec un enregistreur numrique, etc.

Le document lectronique se caractrise autant par: son contenu: ce sont les donnes; sa forme: les formats dans lesquels les donnes peuvent tre structures; son contexte informationnel et technique: ce quon appelle les mtadonnes. Les informations indispensables la comprhension dun document (lgende) ou la vrification de son authenticit (auteur, date) peuvent ne pas tre directement dans le document, mais autour (proprits du fichier, champs dune base de donnes...). Le lien entre document et mtadonnes doit toujours tre conserv. Donnes, formats et mtadonnes forment le document lectronique, une simple impression papier ne permet pas de conserver les mtadonnes. Cest pourquoi larchivage doit comprendre ces trois lments.

Original ou copie?
La production de documents lectroniques est multiple et rpond diffrents usages. Il est important de faire la distinction entre les documents de travail et les documents qui porteraient une valeur probante. Ces derniers engagent juridiquement linstitution. Cest leur gard que la distinction entre original et copie est ncessaire. Sont donc dclars originaux, tous les actes lectroniques natifs tablis et conservs dans les mmes conditions didentification de lauteur et dintgrit du contenu de lacte. Dans le cas des Archives nationales, loriginal est la dernire version valide du document, sur laquelle porte une dcision, mme si, en dehors de tout systme ddi de production et de maintien de linformation, il est difficile dassurer linvariabilit de linformation.

2 - Quentend-on par document lectronique?

Il est ncessaire de distinguer deux formes de donnes: le numrique natif, directement cr, qui comprend les documents bureautiques, le multimdia, les donnes de lInternet, le contenu des messageries ou les donnes contenues dans des applications informatiques, en flux ou non; le numrique de substitution: il sagit des fichiers lectroniques issus de la numrisation de documents papier, de photographies argentiques ou denregistrements sonores ou audiovisuels sur support magntique ou vinyle. On parle alors de donnes numrises ou de fichiers de numrisation.

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Sil sagit dun acte juridique, il peut tre sign lectroniquement (signature lectronique1). Toute reproduction littrale des documents considrs comme originaux est une copie, soit simple, soit valeur probante. La copie ne fait alors foi que: lorsque loriginal ne subsiste plus et sous les distinctions tablies par larticle 1335 du Code civil, mais dont la valeur est reconnue des fins spcifies (notamment pour les notifications), sous les conditions de la loi (copies tablies par des officiers publics comptents)2. Pour tre retenue par les juges, la reproduction doit tre non seulement fidle, mais aussi durable3. lexception des services administratifs, et en particulier les passations de marchs dmatrialiss, la majorit des documents produits sont des documents de travail internes, non soumis lapposition dune signature lectronique.

Comment se fait larchivage des donnes lectroniques?

La production des archives lectroniques est exponentielle. Chacun produit sur son poste de travail des documents dont certains peuvent faire lobjet dune ou plusieurs copies sur les ressources partages. Les archives lectroniques restent un ensemble de donnes essentielles la constitution et la comprhension de la masse papier dun mme dossier. De plus en plus, elles deviennent lunique source mise en circulation au sein des organisations. Certains documents rpondant des actions administratives nexistent alors plus que sous forme lectronique, ds quil sagit de faire une rapide diffusion (notes de service, rapports, etc.). Attention il est trs important de considrer larchivage trs en amont, ds le moment de la production du document. Du fait de sa complexit fonctionnelle et technique et dun cycle de vie de linformation qui ne peut plus tre uniquement celui dune gestion des archives papier, il est ncessaire de connatre le sort final du document, ds sa cration. cette condition seulement, les archivistes seront en mesure de bien grer son cycle de vie, plus ou moins long, et dtre en capacit technique et intellectuelle de prenniser cette information en larchivant. ce titre, il faut distinguer clairement larchivage, du stockage et de la sauvegarde4: 1/ pour larchiviste, larchivage est un processus mtier prcis visant garantir la conservation prenne et laccs des donnes ou des documents en dehors du systme qui les a produits; 2/ pour les informaticiens, larchivage est vu comme une opration pour librer de la place sans se proccuper des procdures de prennisation des documents. Il fait donc soit de la sauvegarde (procder des copies) soit du stockage (garder des donnes ou documents dans un espace).
4 Cf. Dfinition de l'archivage, du stockage et de la sauvegarde dans le glossaire en annexe.

3 - Larchivage
Trois facteurs sont dterminants dans larchivage des documents lectroniques: l identification de lauteur; l intgrit. Elle permet de reconstituer toute linformation ncessaire aux usages auxquels le document dorigine est destin; la prennit. Elle est dfinie par larticle 1348 alina 2 du Code Civil comme toute reproduction indlbile de loriginal qui entrane une modification irrversible du support . Une conservation prenne permet de garantir, moyen et long terme, un accs (matriel et intellectuel) aux documents quels que soient le systme, les outils et les supports utiliss. Assurer la fidlit et la prennit est ncessaire tant pour les originaux que pour les copies, si lon souhaite que ces dernires puissent tre recevables juridiquement.
1 Cf. Dfinition de la signature lectronique dans le glossaire en annexe. 2 Voir Cornu (Grard), Vocabulaire juridique, Paris, PUF, 2001, Ve Partie: copies (coll. Quadrige, 309). 3 Ibidem.

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Archiver, cest tre en mesure non seulement de conserver les donnes, mais aussi de les retrouver et de les communiquer.

les informations contenues dans les diffrents espaces de gestion ne seront pas redondantes. Il faudra alors archiver lensemble du dossier, tous espaces de gestion confondus: le respect des fonds commence avant tout par le respect de lintgrit dun mme dossier daffaire.

Quarchive-t-on?
Les documents lectroniques natifs valeur probante doivent tre conservs sous le format lectronique, que ce soit en prarchivage (offres non retenues des marchs publics, par exemple) ou en archivage historique. Larchivage des services se fait ensuite en fonction des dossiers daffaires ou documents existants: si certaines typologies de documents sont cres, diffuses et conserves majoritairement de manire lectronique, cest sous cette forme que se fera larchivage; si un dossier papier comporte une majorit dditions de documents bureautiques, la forme papier sera privilgie. Linformatique ntant alors quun support de cration et ddition documentaire. Dans certains cas de figures, les versions intermdiaires peuvent tre significatives de lvolution dun projet et porter une valeur historique: elles pourront alors faire lobjet dun archivage; les tableaux partags entre plusieurs gestionnaires et dont la forme lectronique serait plus riche quune dition papier seront archivs lectroniquement (certains tableaux permettent de mettre en place des gestions automatises quune dition papier ne pourra rendre. Exemple: les tableaux de suivi comptable, les plannings partags, les tableaux de suivi de prestation ou de travaux lis aux diffrents chantiers). les dossiers mixtes: dsormais, un mme dossier daffaire peut se prsenter sous diffrentes entres matrielles, sans que ces dernires ne puissent tre archivistiquement dissocies. Une partie du dossier nexistera que sous format papier, une autre sous format lectronique (arborescence des dossiers de travail et messagerie lectronique). Pour autant,

Organisation, tri et slection

Tout comme les archives papier, la production lectronique doit tre organise en faisant correspondre le rangement des fichiers dans une arborescence conforme, soit au plan de classement du service, soit aux dossiers daffaires. Les intituls de ces dossiers doivent tre identiques, que ce soit pour le papier, pour les courriels ou pour les ressources informatiques locales ou partages. Les fichiers doivent tre produits suivant les protocoles de gestion dcrits en partie 4. De mme, toute la production lectronique nest pas conserver. Il est ncessaire de trier rgulirement ses fichiers: ne pas dupliquer lexcs dans diffrents sous-dossiers un mme document nomm diffremment; supprimer rgulirement les brouillons, les documents non aboutis; penser raliser des liminations (avec visa) rgulirement. Dans la perspective du bon suivi du travail et de larchivage terme des informations lectroniques, il est ncessaire dvaluer la production autour de deux critres essentiels: les typologies documentaires des documents crs, quels quen soient les supports (notes, rapports, tableaux de suivis, etc.); le statut de linformation ou des documents produits: sont-ils vitaux pour mon travail (valeur administrative)? Pour linstitution? Ont-ils une valeur probante ou engageante (devant des tiers et/ou devant la loi)? Est-ce quil sagit de brouillon, de version de travail ou dune version valide? Doit-on les conserver des fins historiques pour documenter le fonctionnement de mon institution (valeur historique)?

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Larchivage historique?
partir de ces considrations, il devient alors possible de mettre en uvre des critres de tris et de conservation concerts avec les producteurs. Ces critres sont corrls, pour les dossiers daffaires mixtes, la production papier et permettent de mettre en place la conservation historique. Ne sont considrer, pour un archivage dfinitif, que les archives lectroniques natives documentant de manire administrative et historique linstitution. Nentrent pas dans le champ de larchivage historique, les donnes issues de la numrisation. Ces dernires ne sont pas considres comme des archives lectroniques. Afin de raliser les tris ncessaires la conservation historique, un rfrentiel gnral darchivage des services est propos en 2012.

les dates de rfrence (cration, modification, validation), sans utiliser un systme de date dynamique; le type de document (typologie); le titre; le nom de lauteur ou des coauteurs; le service; le numro de version; le statut (valid ou non); la liste de diffusion (les noms des destinataires et sil sagit dun envoi pour attribution ou pour information); le niveau de diffusion: restreint, gnral, etc.

Nommage des fichiers

Le nommage des fichiers devient un lment cl pour la recherche et pour larchivage futur. Il faut faire figurer les lments suivants dans son nommage, en considrant que plus le nom sera court, plus il sera facile de le conserver si les arborescences de rangement sont profondes: le code institution, FRAN, prcdemment demand, sera ajout automatiquement au moment des versements

4 - Bien produire, pour tre en mesure darchiver: procdures

Produire un document lectronique Les documents bureautiques
Les documents peuvent tre crs dans diffrents formats. Ceuxci peuvent tre propritaires ou libres. Les formats non propritaires (type Open Office) sarchivent de faon plus prenne et doivent tre privilgis lors de la production. Les formats propritaires reposant sur des calculs vectoriels ncessitent de mettre en place des procdures spcifiques darchivage.

le service, suivant la codification (voir document joint); le millsime ou la date plus prcise, inscrire comme suit: 2010 (anne)_03 (mois)_21 (jour). Cest gnralement la date de production du document. Elle permet la possible organisation chronologique de la production, lanne est bien souvent suffisante; un intitul vocateur du contenu du fichier, voire une codification courte et intelligible de tous, indiquant la typologie documentaire, tel CR pour compte-rendu; le numro de version (V1, V2, valide, etc.). Ne pas utiliser: des accents; des espaces entre les termes; dans la mesure du possible, on vitera lajout de trop nombreuses majuscules, ces dernires pouvant poser des problmes en fonction des diffrents systmes et logiciels. Le sparateur des termes est lunderscore: _ (correspond la touche 8).

Documents types
Pour les documents servant de modle type (compte-rendu de runion, rapport, note de service...), il est intressant dintgrer directement les champs suivants dans le texte du document lui-mme :

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Exemple: DIR_2010_nommage_fichiersbureautiques_valide.odt Ce fichier bureautique est la version valide de la note produite par la direction des Archives nationales en 2010, concernant le nommage des fichiers bureautiques. Le module de formation au nommage des fichiers bureautiques est accessible sur le serveur ladresse suivante: Archint1/ Lect-publique/AN_Archivage_des_services/nommage_ des_fichiers.

De fait, un courrier lectronique est un outil de communication qui permet la transmission lectronique dinformation textuelle ou non, partir de lordinateur de lexpditeur celui de son ou ses destinataire(s) travers un rseau de communication. Les fichiers attachs sont toujours considrs comme faisant partie intgrante du message lectronique. Plus quun moyen de transmission de messages, le courriel est un document nativement lectronique (message comme tel, et pices ou fichiers joints et donnes de transmission et de rception). Les messages reus et envoys, supports de travail, sont organiser par fonctions du plan de classement et/ou par dossiers daffaire. Ils suivent, tout comme les archives papier, les procdures darchivage rglementaire. Pour archiver, il est ncessaire de bien grer sa messagerie lectronique. Une bonne utilisation et gestion de la messagerie procurent de nombreux avantages: un gain de temps pour mieux grer ses tches; un suivi prcis des messages, donc un gain defficacit; la reprise plus aise dun dossier trait par quelquun dautre; la gestion cohrente de toutes les ressources (papier et lectronique) dune mme personne; une communication plus efficace, donc la satisfaction des interlocuteurs; terme, un archivage prenne des messages importants pour le fonctionnement et la mmoire de ltablissement. Le Manuel pratique (1re partie) sur la gestion et larchivage des courriels donne un descriptif dtaill des procdures suivre.

Les applications informatiques

La plupart des applications ont un statut darchives courantes. Cependant, lors de la constitution dune application, il est important de veiller ce que lensemble des informations qui permettront dans le futur larchivage des donnes soient prsentes: la documentation technique (fichiers de structure, dictionnaires de donnes, dictionnaires de variables) qui permettra son archivage puis son remontage, donc sa communication; lutilisation de formats compatibles avec un archivage prenne; lexistence ds la cration dun protocole dexport, avec la dfinition du cycle de vie des documents et le rythme de ces exports. La qualit des donnes saisies est, elle aussi, un lment important, non seulement pour la conservation, mais aussi pour la communication future de lapplication.

La messagerie lectronique
La messagerie lectronique est un moyen de communication qui associe une adresse lectronique un programme de messagerie sur un ordinateur connect lInternet, pour pouvoir diffuser rapidement des informations grce un protocole dchanges.

Le manuel pratique La gestion et larchivage des courriels est disponible sur le rseau (Lect-publique/AN_Archivage_des_services/gestion_des_mails).

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Schma darchivage des donnes numriques

NO 1 SERVICES VERSANTS archives courantes (production des documents lectroniques)

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5 - Faire un versement
La prparation du versement doit tre envisage ds la cration des documents, voire en amont, par l'organisation des dossiers par plan de classement. En effet, en dehors de tout systme de production de type gestion de contenus et sans un minimum de normalisation, il est difficile d'inventorier et de dcrire archivistiquement les fichiers bureautiques sans tre oblig de les ouvrir. Ainsi, ds qu'un versement dpassera les quelques centaines de fichiers, il ne pourra plus tre raisonnablement trait de faon manuelle. En effet, un versement d'archives lectroniques rpond aux mmes normes de description archivistique qu'un versement papier. Les dossiers et fichiers lectroniques s'organisent comme les fichiers papier, de faon hirarchise, partir du plan de classement. Le versement donne lieu la rdaction d'un instrument de recherche (rpertoire numrique dtaill) saisi, terme, dans le Systme d'information archivistique (SIA).

N 2 PRPARATION DU VERSEMENT Tri en amont

O

Prparation et organisation dans le serveur (arborescence des services)

NO 3 PROPOSITION DE VERSEMENT (Sommaire dtaill)

NO 3 bis PROPOSITION DLIMINATION limination avec rdaction dun bordereau sommaire

NO 4

documents dposs sur la ressource partage archivage lectronique Attribution dun numro de versement documents rcuprs dans la ressource partage par la Gestion des archives courantes et intermdiaires

Archives intermdiaires
Mise plat de larborescence

NO 5

VERSEMENTS (Fontainebleau)

Avec rdaction dun instrument de recherche dtaill (hirarchis)

NO 6

COMMUNICATIONS

La notion d'archives intermdiaires peut devenir caduque dans l'environnement lectronique, la considration du sort final du document devant tre prise ds le moment de sa cration. Cette catgorie est donc extrmement rduite en volume. Seuls les documents lectroniques valeur probante ou engageante ayant vocation tre dtruits passe la DUA sont prarchiver. Ils sont gnralement revtus de signatures lectroniques certifies par une autorit de gestion de preuve. Cette catgorie reprsente, dans les services, un trs faible volume de documents. Il s'agit, par exemple, des offres non retenues des marchs publics, passes uniquement sous format lectronique, les contrats par voie lectronique, les procdures de paiement en ligne, les envois lectroniques recommands, etc. Le service rdige un bordereau d'archives intermdiaires, soumet la proposition la Gestion des archives, puis, aprs accord, transfre ses fichiers sur un support disque non rinscriptible (WORM

Tous services et chercheurs

Administratives (services producteurs)

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physique, conformment la norme AFNOR NF Z-42013). La Gestion des archives se charge de la conservation et de la vrification rgulire des fichiers conservs, en lien avec les services supports concerns.

Le cas particulier des botes aux lettres lectroniques

Principales catgories de courriels justifiant de procdures de tri et archivage Type de courriels Courriels valeur administrative, juridique, financire ou historique

Archives dfinitives
Comme mentionn prcdemment, la valeur dfinitive d'un document est valuer trs en amont, ds le moment de sa cration, et non l'issue de son cycle de vie. Le service versant fait: une demande de cote, accompagne d'un sommaire dtaill du versement, auprs de la Gestion des archives. Pour des raisons de logique de transfert et de conservation des donnes Fontainebleau; organise ses fichiers suivant une arborescence correspondant, dans la mesure du possible, une organisation logique sinon au plan de classement ; rdige en parallle son instrument de recherche (dans le SIA5); envoie la Gestion des archives les fichiers et l'instrument de recherche. (Voir exemple d'instrument de recherche en annexe).

Exemples - Politiques, procdures, directives, plans d'action - Devis et soumissions - Correspondance officielle - Note de service valeur stratgique - Courriers personnels - Avis qui ne sont pas lis activit professionnelle ou sans consquence sur le fonctionnement de l'institution - Pourriels (spams)

Sort final Conservs (attention, la DUA de certains de ces messages peut tre trs courte!)

Courriels sans valeur

limins

Les procdures d'archivage des courriels contenus dans les messageries lectroniques font encore l'objet d'tudes et de tests internes. Un manuel pratique sera prochainement diffus.

La gestion des archives est de votre responsabilit. Les archives mal gres, mal identifies, mal nommes, mal ranges ne peuvent tre rcupres et traites. Elles seront donc proposes l'limination, hors documents vitaux clairement identifis.

Le cas particulier des archives sous protocole

Certains dossiers sont composs d'archives dont le statut peut tre la fois public et priv. C'est le cas, par exemple, des informations contenues dans les messages lectroniques. De mme, les archives scientifiques produites dans le cadre de ses fonctions sont protges par le droit de la proprit intellectuelle6.
6 Code de la proprit intellectuelle, partie lgislative, premire partie sur la proprit littraire et artistique (droits dauteurs).

5 En attendant le lancement gnral du SIA, les instruments de recherches sont rdigs avec une feuille de style SOSIE. Cette dernire permet de saisir du texte en Open Office et de pouvoir en faire automatiquement le transfert en XML/EAD. Ce format de description des donnes peut ensuite tre directement transfr dans le SIA.

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Dans ces cas de figures, la collecte des archives lectroniques s'accompagnent de la signature d'un protocole de versement qui dfinit les conditions de communication et de reproduction des documents.

Un certificat de destruction sera demand au service informatique.

6 - Faire des liminations

La messagerie
Pour simplifier les procdures de rdaction de bordereaux, les liminations de courriers lectroniques ne seront pas comptabilises, l'exception des courriers qui porteraient une valeur probante.

7 - La demande d'un document en communication administrative

Le circuit des communications administratives est exactement le mme que celui prvu pour les archives papier. Il est possible de demander en communication les dossiers dj archivs. Physiquement, les archives sont conserves sur des supports grs par le service Nouveaux supports. Elles peuvent tre communiques, article par article.

8 - Conservation
Les documents bureautiques
Au moment o l'on procdera un travail d'archivage lectronique, avec rdaction d'un instrument de recherche, les dossiers liminer seront globalement comptabiliss : nombre de dossiers, volume et dates extrmes, sans faire un dtail prcis des intituls des dossiers. La demande est adresse la Gestion des archives courantes et intermdiaires, qui la saisit directement dans le systme d'information archivistique du ministre de la Culture et de la Communication (SIAM), pilot par la Mission Culture. Cette dernire envoie ensuite la forme papier, dment valide, des bordereaux d'limination. Exemple: Volume Description Dates extrmes 2005-2007 DUA Dans l'attente de la ralisation d'une plate-forme d'archivage lectronique interministrielle des Archives nationales l'horizon 2014, les archives dfinitives sont conserves dans le systme CONSTANCE au service Nouveaux supports.

2410 fichiers (1,2 Mo)

Gestion du personnel: fiches de demandes de congs, notes de services de la direction concernant la gestion des congs.

2 ans

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Annexes

Archives nationales

votre disposition
- Vos correspondants archives au sein du SCN: Pilotage gnral pour le SCN:

Hlne GUICHARD-SPICA (01 40 27 64 70) helene.guichard-spica@culture.gouv.fr Service Nouveaux supports :

Marie Laperdrix (01 64 31 73 81) marie.laperdrix@culture.gouv.fr - Mission Culture et Communication: douard VASSEUR (01 40 15 84 51) edouard.vasseur@culture.gouv.fr

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1 - Rfrences rglementaires
Code civil: articles 1108-1 et 1108-2 (validit des actes juridiques conclus sous forme lectronique); articles 1316-1 (crit sous forme lectronique) et 1316-4 (signature); article 1325 alina 5; article 1335 (valeur juridique des copies); article 1348 alina 2 (copies numriques); Lois: loi n 78-17 du 6 janvier 1978 modifie, relative l'informatique, aux fichiers et aux liberts, modifie par la loi du 6 aot 2004; loi n 79-18 du 3 janvier 1979 relative aux archives, modifie par la loi du 15 juillet 2008 (Code du patrimoine); loi n 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation de la preuve aux technologies de l'information et relative la signature lectronique; Ordonnances: ordonnance 2005-674 du 16 juin 2005, relative l'accomplissement de certaines formalits contractuelles par voie lectronique prise en application de l'article 26 de la loi sur la confiance dans l'conomie numrique (loi n 2004-575 du 21 juin 2004, modifie par la loi n 2004-669 du 9 juillet 2004); ordonnance 2005-1516 du 8 dcembre 2005 relative aux changes lectroniques entre les usagers et les autorits administratives et entre les autorits administratives; Dcrets: dcret n 79-1037 du 3 dcembre 1979 modifi par le dcret n 2009-1124 du 17 2009 relatif la comptence des services d'archives publics et la coopration entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques;

dcret n 2001-272 du 30 mars 2001 relatif la signature lectronique scurise; dcret n 2006-975 du 1er aot 2006 portant code des marchs publics; dcret n 2010-112 du 2 fvrier 2010 pris pour l'application des articles 9, 10 et 12 de l'ordonnance 2005-1516 du 8 dcembre 2005 relative aux changes lectroniques entre les usagers et les autorits administratives et entre les autorits administratives;

Arrts : arrt du 26 aot 2006 pris en application du I de l'article 48 et de l'article 56 du code des marchs publics et relatif la dmatrialisation des procdures de passation des marchs publics formaliss; arrt du 9 novembre 2009 portant approbation du rfrentiel gnral d'interoprabilit (RGI), Version 1.0; arrt du 14 dcembre 2009 relatif la dmatrialisation des procdures de passation des marchs publics;

Circulaires: circulaire du 2 novembre 2001 relative la gestion des archives dans les services et tablissements publics de l'tat; circulaire du 29 dcembre 2009 relative au Guide des bonnes pratiques en matire de marchs publics, publie au JORF n 0303 du 31 dcembre 2009 (11.7);

Directive : directive europenne 2002/58/CE du 12 juillet 2002 vie prive et communications lectroniques;

Normes et standards: AFNOR NF Z-42013. Prcise des procdures techniques et organisationnelles permettant de garantir l'intgrit des documents lors de leur enregistrement, de leur stockage et de leur restitution;

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AFNOR FD X50-185, relative au management de l'information ; ISO 14721 dite OAIS (Open Archival Information System). Modle conceptuel destin la gestion, l'archivage et la prservation long terme de documents lectroniques; ISO 15489 relative au records management; ISO 23081. Dfinit les mtadonnes dont doit disposer un organisme qui souhaite conserver des documents valeur probante sous forme numrique; Srie des normes ISO 30300 relatives au systme de management des documents d'activits; ISO 19005-1 relative au format PDF ddi l'archivage d'informations pour le long terme (format PDF/A); MOReq2010 (Modular Requirements for Records System), version 1.1. Traite essentiellement des exigences fonctionnelles pour les systmes d'archivage lectronique (SAE); ICA-Req (ISO 16175). Traite des principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement lectronique; Standard d'change de donnes pour l'archivage (SEDA). Il modlise les diffrentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l'archivage de donnes; Software Independant Archiving of relational databases (SIARD). Format d'archivage pour les bases de donnes relationnelles.

2 - Glossaire
Les dfinitions suivantes ont t retravailles partir des glossaires des normes ISO 16575-2 (ICA-Req), MoReq2, MoReq2010 et de la norme AFNOR NF Z-42013. A Archivage: 1/ pour l'archiviste: processus mtier prcis visant garantir la conservation prenne et l'accs des donnes ou des documents en dehors du systme qui les a produits. 2/ pour l'informaticien: peut tre simplement une opration technique visant dplacer des donnes ou des documents pour allger un systme mtier rendu moins efficace. Il n'y a pas de procdures de prennisation de ces donnes ou de ces documents. Archivage lectronique: ensemble des actions visant identifier, recueillir, classer, conserver, scuriser, communiquer et restituer des documents lectroniques, pour la dure ncessaire la satisfaction des obligations lgales ou pour les besoins dinformations ou des fins patrimoniales. Archives: documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans lexercice de leur activit (Code du patrimoine, Livre II, Titre Ier, chapitre Ier, art. L. 211-1). Authenticit: qualit de ce qui est original (MoReq2 repris dans MoReq2010). B Base de donnes (database): collection organise de donnes associes. Souvent structures et indexes pour amliorer l'accs des utilisateurs et la recherche d'informations (ICA-Req, module 3).

Rfrentiels: rfrentiel gnral d'interoprabilit (RGI); rfrentiel gnral de scurit (RGS).

Pour des prcisions sur les normes, leurs volutions et les procdures gnrales, il faut se rfrer aux circulaires et directives du Service interministriel des Archives de France (SIAF) et leur site internet (www.archivesdefrance.culture.gouv.fr), rubrique Grer les archives .

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D Document: information enregistre ou objet qui peut tre trait comme une unit (MoReq2). Document lectronique natif: document dont les donnes sont directement cres de faon numrique. Exemple: un document de bureautique, une base de donnes, etc. Document engageant: toute information, sous tout format, produite, reue ou conserve titre de preuve et d'information par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations lgales ou la conduite de son activit (ICA-Req).

I Information de prennisation (ou mtadonnes): ensemble structur dinformations attaches un document servant dcrire les caractristiques de ce document en vue de faciliter son reprage, sa gestion, son usage ou sa prservation. (cf. dfinition du modle de mtadonnes) Deux grandes catgories: celles qui permettent de grer l'information (gestion matrielle, technique, juridique...) et celles qui permettent d'en connatre le contenu (ICA-Req, module 3). Intgrit: caractristique dun document lectronique qui na subi aucune destruction, altration ou modification (NF Z42-013).

E Empreinte: ensemble de bits caractristiques dun document numrique. Lempreinte est obtenue par une fonction de hachage. Toute modification du document numrique entranera une empreinte diffrente qui rvlera la modification par comparaison avec la premire empreinte (NF Z-42013). L Lisibilit: dsigne la possibilit, lors de la communication dun document, davoir accs lensemble des informations quil comporte (NF Z42-013).

G Gestion lectronique de documents electronic document management system (GED EDMS): outil informatis servant organiser et grer des informations et des documents (attention, les documents ne sont pas forcment nativement numriques dans une GED, mais peuvent avoir fait l'objet d'une numrisation en entre) (ICA-Req, module 3).

M Modle de mtadonnes: standard ou norme dfinissant les mtadonnes ncessaires pour une catgorie d'informations, pouvant tre utilis ensuite dans une communaut professionnelle et/ou au niveau international. Ces modles permettent donc l'change de mtadonnes entre systmes diffrents. Il existe galement des mta-modles comme METS et PREMIS. Chaque institution peut ensuite dcliner son propre modle partir d'un modle commun (ICA-Req, module 3). Ex: ISAD(g)/EAD pour la description de fonds d'archives, ISAAR(cpf)/EAC(cpf) pour la description de producteurs d'archives, etc.

H Horodatage: opration qui consiste dater un document de faon certaine. Information permettant de dmontrer quune donne existait un instant donn (NF Z42-013).

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P Prennit: capacit garantir lintgrit, la lisibilit et lauthenticit des objets archivs sur une longue dure (NF Z-42013).

Stockage: fait de garder des donnes ou des documents dans un espace. N'inclut aucune opration visant prserver ces donnes ou ces documents ou en garantir la prennit. Ce terme peut prendre un sens diffrent dans certaines normes (ICA-Req, module 3). Systme / application mtier (business system): systme automatis qui cre ou gre les donnes d'un organisme ou d'une entreprise; contient normalement des donnes dynamiques sujettes des mises jour constantes, modifiables; les donnes y sont vivantes (ICA-Req, module 3). Systme d'archivage lectronique: systme automatis pour la cration, l'utilisation, la maintenance et le sort final des documents produits sous une forme native lectronique. Ces systmes conservent l'information contextuelle (mtadonnes) et les liens entre les documents archivs (Ica-Req, module 3).

R Records Management: organisation et gestion des documents d'archives. La norme ISO 15489-1: 2001 (F) en dfinit les principes. La partie 1, Principes directeurs vise ce que les documents soient crs, archivs et organiss d'une manire pertinente. Le terme anglais records dsigne les documents considrs dans leur dimension de preuve, par opposition documents (contenu informatif) et archives (porte historique). Pour autant, le sens franais doit replacer ce terme dans son contexte d'utilisation et en regard avec la dfinition franaise du terme archives. La bonne gestion des archives, ds leur cration, est trs importante dans le contexte lectronique.

T S Sauvegarde: fait de procder des copies (d'un systme, de donnes, de documents) pour s'assurer qu'en cas de perte d'informations la suite d'un problme technique ou d'une mauvaise manipulation), le retour un tat antrieur sera possible. Les donnes ne sont lisibles qu'en utilisant les outils qui ont permis de les produire (ICA-Req, module 3). Signature lectronique: donne ajoute une donne ou un ensemble de donnes et garantissant lorigine de cette ou ces donnes, cest--dire certifiant lauthenticit de lmetteur (NF Z-42013). La signature lectronique permet, laide dun procd cryptographique, de garantir lintgrit du document et lidentit du signataire (ANSSI; Glossaire scurit des systmes dinformation). La signature lectronique appose un document revient donner son accord pour le signataire, voire signaler sa proprit (AFNOR, Livret blanc de larchivage lectronique). Traabilit: facult de pouvoir prsenter lhistorique des traitements oprs sur un document durant tout son cycle de vie (NF Z-42013).

V Valeur administrative: valeur d'un document au regard de l'administration et/ou de la justification d'un droit. Valeur historique: valeur d'un document au regard de sa contribution la connaissance de l'histoire, qui termine sa conservation dfinitive. Valeur probante: qualit des documents d'archives qui leur permet de servir de preuve.

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3 - Abrviation des services dans le cadre du nommage des fichiers bureautiques

5 DSF DIRECTION SCIENTIFIQUE DE FONTAINEBLEAU DSF_DIR DSF_SF DSF_NS DIRECTION SERVICE DES FONDS SERVICE DES NOUVEAUX SUPPORTS SERVICE DES PUBLICS

1 DIR

DIRECTION

DSF_SP

DSF_ATL ANTENNE ADMINISTRATIVE, TECHNIQUE ET LOGISTIQUE DSF_DI DPARTEMENT DE LINFORMATIQUE

2 DAFI DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIRE DAFI_BC DAFI_RH PLE BUDGTAIRE ET COMPTABLE PLE RESSOURCES HUMAINES

DAFI_CPAJ PLE COMMANDE PUBLIQUE, AFFAIRES JURIDIQUES DAFI_SESU PLE Scurit PLE GESTION IMMOBILIRE ET LOGISTIQUE DAFI_gil

6 ST

SERVICES TRANSVERSAUX MISSION DE LA COMMUNICATION

COM

MCDS MISSION DE LA COORDINATION ET DE LA DIFFUSION SCIENTIFIQUES DACE DPARTEMENT DE LACTION CULTURELLE ET DUCATIVE

3 MPP MISSION PROJET PIERREFITTE MPP_CP MPP_CB MPP_CF CONDUITE DU PROJET BTIMENT CHANTIER DES FONDS

DC

DPARTEMENT DE LA CONSERVATION DC_RR RELIURE ET RESTAURATION DC_IS IMAGE ET SON

MPP_DEMAT DMATERIALISATION DES INSTRUMENTS DE RECHERCHE MPP_SIA SIA

DC_GR GESTION DE LESPACE ET RCOLEMENT DI DC_cp conservation prventive DC_ac achats ET conditionnements

DPARTEMENT DE LINFORMATIQUE

4 DSP DIRECTION SCIENTIFIQUE DE PARIS DSP_DIR DSP_SA DSP_XIX DSP_XX DSP_mc DSP_ap DSP_cp DSP_bh DIRECTION SECTION ANCIENNE SECTION DU XIXe Sicle SECTION DU XXe Sicle minutier central des notaires de Paris SECTION Des archives prives SECTION Des cartes, plans et photograhies bibliothQUE HISTORIQUE

DSP_DOC DPARTEMENT DE LORIENTATION ET DE LA COMMUNICATION

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4 - Bordereaux

Le contrle scientifique et technique sur les archives est assur par la Mission Archives auprs du ministre de la Culture et de la Communication, conformment au dcret n 2009-1124 du 17 septembre 2009. Ce service, dpendant du SIAF, suit la production et lactivit archivistiques des services et oprateurs du ministre, dont les Archives nationales font partie.

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Archives intermdiaires

MINISTRE DE LA CULTURE ET DE LA COMMUNICATION

ARCHIVES NATIONALES

BORDEREAU DARCHIVES INTERMDIAIRES n

*A tablir en 3 exemplaires, le service versant doit garder un exemplaire aprs visa*

Service ou mission:

Visa du chef de service:

Personne responsable et coordonnes: Mtrage linaire: Date de la demande: Localisation: Visa du chef de la Mission de la coordination et de la diffusion scientifiques:

Description sommaire:

Gestion des archives courantes et intermdiaires (Archives nationales) correspondant archives: Hlne Guichard-Spica Tl.: 01 40 27 64 70 Fax: 01 40 27 66 02 helene.guichard-spica@culture.gouv.fr

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No de carton

Analyse / description des dossiers

Dates extrmes

DUA

No de carton

Analyse / description sommaire des dossiers

Dates extrmes

DUA

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liminations

Interface du systme dinformation archivistique du ministre

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5 - Exemple

Direction des Archives de France: Observatoire des drogations

Rpertoire numrique dtaill du versement 20100182

douard Vasseur

Premire dition lectronique

Archives nationales Fontainebleau 2010

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Pour insrer le sommaire: clic droit sur la bande grise puis clic gauche sur Actualiser lindex/table Enfin, effacer ces 3 lignes! Sommaire Enregistrement des autorisations de consultations titre drogatoire attribues par le ministre de la Culture et de la communication. ................................................................................... 9

Cet instrument de recherche a t rdig avec un logiciel de traitement de texte. Il est en franais. Conforme la norme ISAD(G) et aux rgles dapplication de la DTD/EAD (version 2002) aux Archives nationales, il a reu le visa du Service interministriel des Archives de France le .....

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Rfrence 20100182/1 Niveau de description Groupe de cotes Intitul Enregistrement des autorisations de consultation par drogation aux dlais lgaux de communicabilit accordes par le ministre de la Culture et de la Communication Dates extrmes 2000-2009 Noms des principaux producteurs Direction des archives de France/Service technique (2000-2002) puis Dpartement de la politique archivistique et de la coopration interministrielle/Bureau des affaires juridiques et de laccs aux archives Importance matrielle 1 fichier de 2,82 Mo (2964896 octets) Langue des documents Franais Institution responsable de laccs intellectuel Archives nationales Localisation physique Fontainebleau Conditions daccs Librement communicable Conditions dutilisation Selon le rglement de la salle de lecture Existence de copies Localisation des originaux Modalits dentre Versement Historique du producteur

La DAF comprenait, depuis 1979, sous lautorit du directeur, une inspection gnrale, une sous-direction des services administratifs, compose de deux bureaux (personnel et affaires gnrales, affaires financires), un service technique, une dlgation aux clbrations nationales (DCN). La rorganisation administrative de la DAF, dfinie par deux arrts du 25 mars 2002, a profondment modifi lorganisation originelle de la direction en clatant les attributions du service technique et la sous-direction des services administratifs au profit de trois nouveaux dpartements: dpartement du rseau institutionnel et professionnel (DRIP); dpartement de la politique archivistique et de la coordination interministrielle (DPACI); dpartement de linnovation technologique et de la normalisation (DITN); dpartement du public (DP). Lobservatoire des drogations a t successivement gr par le service technique jusquen 2002, puis par le DPACI/bureau des affaires juridiques et de laccs aux archives jusquen 2010. Sur la procdure des drogations La loi n 79-18 du 3 janvier 1979 tablit le rgime de communication des archives publiques, dfinies comme 1 les documents qui procdent de lactivit de ltat, des collectivits locales, des tablissements et entreprises publiques; 2 les documents qui procdent de lactivit des organismes de droit priv chargs de la gestion des services publics ou ministriels; 3 les minutes et rpertoires des officiers publics ou ministriels (art. 3). Les documents darchives publiques deviennent librement communicables lexpiration dun dlai de trente ans (art. 6), sauf (art. 7) les documents comportant des renseignements individuels caractre mdical (libre communicabilit au bout de 150 ans compter de la date de naissance), les dossiers de personnels (120 ans compter de la date de naissance), les documents relatifs aux affaires portes devant les juridictions (100 ans compter de lacte ou de la clture du dossier), les documents comportant des renseignements individuels ayant trait la vie personnelle et familiale et aux faits ou comportements dordre priv, collects dans le cadre des enqutes statistiques (100 ans) et les documents qui contiennent des informations mettant en cause la vie prive, la sret de ltat ou la dfense nationale (60 ans).

Sur le producteur Le service des Archives nationales a t cr par dcret le 7 septembre 1790. Son rattachement ministriel a vari jusquen 1870, date laquelle il est rattach au ministre de lInstruction publique. La fusion, en 1897, au sein de ce mme ministre, des Archives nationales et du bureau des archives du ministre de lIntrieur cre la direction des Archives, qui devient en 1936, direction des Archives de France (DAF). Celle-ci est rattache en 1959 au ministre des Affaires culturelles, dont elle est lune des quatre grandes entits administratives constitutives.

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La consultation de ces documents titre drogatoire peut tre autorise par ladministration des archives avant lexpiration de ces dlais, sauf pour les documents statistiques (art. 8). Le dcret n 79-1038 du 3 dcembre 1979 a prcis les modalits dattribution de ces autorisations titre drogatoire. Il prcise que Toute demande de drogation aux conditions de communicabilit des documents darchives publiques est soumise au ministre charg de la Culture (direction des Archives de France) qui statue, aprs accord de lautorit qui a effectu le versement ou qui assure la conservation des archives. Lautorisation de drogation mentionne expressment la liste des documents qui peuvent tre communiqus, lidentit des personnes admises en prendre connaissance et le lieu o les documents peuvent tre consults. Elle prcise en outre si la reproduction des documents peut tre effectue et en dtermine les modalits (art. 2). Ce dcret ne concerne pas les documents conservs par le ministre de la Dfense et le ministre des Affaires trangres. Les modalits dinstruction des autorisations par drogation ont t prcises par plusieurs instructions de la direction des Archives de France: circulaire AD 86-5 du 22 dcembre 1986 (procdure doctroi des autorisations de communication, par drogation, des documents darchives publiques non librement communicables); note AD/DEP 3153 du 23 juin 1995 (communication des registres de recrutement militaire); note AD/DEP 46309 du 22 dcembre 1995 (procdure dinstruction des demandes de drogation aux rgles de communicabilit des archives publiques dans les collectivits territoriales); circulaire AD 98-1 du 2 janvier 1998 (dconcentration des dcisions administratives individuelles intressant les archives. Cas particulier des drogations aux rgles de communicabilit des archives publiques). Ces textes prvoient que le responsable du service darchives o sont conservs les documents demands doit saisir lautorit qui en a effectu le versement . La demande de consultation par drogation, accompagne de lavis de lautorit versante, doit ensuite tre transmise la direction des Archives de France pour dcision.

Jusquau 31 dcembre 1995, la notification de la dcision de ladministration des Archives tait transmise au responsable du service darchives o sont conservs les documents, charge pour lui de notifier la dcision au demandeur. partir du 1er janvier 1996, la notification a t directement adresse par ladministration des archives au demandeur, avec copie pour information au responsable du service darchives concern. Lautorisation tait dsormais valable non plus pour un an, mais pour une dure illimite (note du 22 dcembre 1995). Linstruction des demandes de communication par drogation est reste de la comptence de ladministration centrale des Archives (circulaire du 2 janvier 1998), sauf pour les registres matricules du recrutement militaire (note du 23 juin 1995), pour lesquels, en accord avec le ministre de la Dfense, la dcision a t dconcentre aux directeurs darchives dpartementales. Les rgles de communication des archives publiques ont ensuite fait lobjet de 2 modifications importantes par: la loi n 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations; la loi du 15 juillet 2008 modifiant le code du patrimoine, notamment les articles L. 213-1 et suivants qui fixent le rgime de communication des archives publiques. La loi du 12 avril 2000 a contraint les personnes rencontrant des difficults pour consulter des archives publiques saisir pour avis la Commission daccs aux documents administratifs institue par la loi du 17 juillet 1978, avant tout exercice dun recours contentieux (art. 7 modifiant lart. 5 de la loi du 17 juillet 1978). La loi du 15 juillet 2008 a profondment remani les conditions de communicabilit des archives publiques dsormais codifies dans le Code du patrimoine:
Art.L. 212-1.-Les archives publiques sont imprescriptibles. Nul ne peut dtenir sans droit ni titre des archives publiques. Le propritaire du document, ladministration des archives ou tout service public darchives comptent peut engager une action en revendication darchives publiques, une action en nullit de tout acte intervenu en mconnaissance du deuxime alina ou une action en restitution.

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Les modalits dapplication des dispositions qui prcdent sont fixes par dcret en Conseil dtat. Art.L. 212-2. - lexpiration de leur priode dutilisation courante, les archives publiques autres que celles mentionnes larticle L. 212-3 font lobjet dune slection pour sparer les documents conserver des documents dpourvus dutilit administrative ou dintrt historique ou scientifique, destins llimination. La liste des documents ou catgories de documents destins llimination ainsi que les conditions de leur limination sont fixes par accord entre lautorit qui les a produits ou reus et ladministration des archives. Art.L. 212-3. - Lorsque les archives publiques comportent des donnes caractre personnel collectes dans le cadre de traitements rgis par la loi n 78-17 du 6 janvier 1978 relative linformatique, aux fichiers et aux liberts, ces donnes font lobjet, lexpiration de la dure prvue au 5 de larticle 6 de ladite loi, dune slection pour dterminer les donnes destines tre conserves et celles, dpourvues dutilit administrative ou dintrt scientifique, statistique ou historique, destines tre limines. Les catgories de donnes destines llimination ainsi que les conditions de cette limination sont fixes par accord entre lautorit qui a produit ou reu ces donnes et ladministration des Archives. Art.L. 212-4.-I. - Les archives publiques qui, lissue de la slection prvue aux articles L. 212-2 et L. 212-3, sont destines tre conserves sont verses dans un service public darchives dans des conditions fixes par dcret en Conseil dtat. Ce dcret dtermine les cas o, par drogation aux dispositions qui prcdent, ladministration des Archives laisse le soin de la conservation des documents darchives produits ou reus par certaines administrations ou certains organismes aux services comptents de ces administrations ou organismes lorsquils prsentent des conditions satisfaisantes de conservation, de scurit, de communication et daccs des documents. Il fixe les conditions de la coopration entre ladministration des Archives et ces administrations ou organismes. Les dispositions qui prcdent ne sont pas applicables aux archives des collectivits territoriales et des groupements de collectivits territoriales. II. - La conservation des documents darchives publiques procdant de lactivit des personnes vises larticle L. 211-4 qui nont pas encore fait lobjet de la slection prvue aux articles L. 212-2 et

L. 212-3 est assure par ces personnes sous le contrle scientifique et technique de ladministration des Archives. Lesdites personnes peuvent, aprs en avoir fait la dclaration ladministration des archives, dposer tout ou partie de ces documents auprs de personnes physiques ou morales agres cet effet par ladite administration. Le dpt fait lobjet dun contrat qui prvoit les conditions de scurit et de conservation des documents dposs ainsi que les modalits de leur communication et de leur accs, du contrle de ces documents par ladministration des archives et de leur restitution au dposant lissue du contrat. Un dcret en Conseil dtat fixe les modalits de la dclaration pralable ainsi que les conditions doctroi et de retrait de lagrment des dpositaires, et prcise le contenu des clauses devant figurer dans les contrats de dpt. Les donnes de sant caractre personnel sont dposes dans les conditions prvues larticle L. 1111-8 du code de la sant publique. III. - Le II sapplique au dpt des archives publiques qui ne sont pas soumises lobligation de versement dans un service public darchives. Art.L. 212-5.-Lorsquil est mis fin lexistence dun ministre, service, tablissement ou organisme dtenteur darchives publiques, celles-ci sont, dfaut daffectation dtermine par lacte de suppression, verses un service public darchives.
Linstruction DAF/ DPACI/RES/2009/12 du 29 mai 2009 relative aux procdures de communication par drogation de ltat civil aux gnalogistes professionnels est venue complter ce dispositif.

Sur lobservatoire des drogations Lobservatoire des drogations a t cr avant 1998. Lenregistrement systmatique des demandes de communi-cation par drogation na cependant t mis en place quau dbut de lanne 2000, et de manire plus systmatique partir de 2003. Depuis 2003, lenregistrement est ralis aprs signature des dcisions de ladministration et au vu des minutes des courriers, lexception des demandes transmises par les Archives nationales [la date correspond celle de la signature par le directeur des archives de France]. Cet enregistrement est systmatique. Pour les demandes transmises par les Archives nationales (Ar-

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chives Nationales et Archives Nationales dOutre-Mer), lenregistrement est effectu avant signature par le directeur des archives de France [la date correspond alors la date denregistrement par lobservatoire des drogations]. Cet enregistrement nest pas systmatique. Lenregistrement ne tient compte ni des drogations traites la Prfecture de police, ni des drogations concernant les registres matricules du recensement militaire, ni des drogations accordes depuis 2009 aux gnalogistes professionnels pour ltat civil. Historique de la conservation Lenregistrement des demandes de communication par drogation est effectu au moyen dune base de donnes relationnelle obs2000 utilisant le logiciel Microsoft Acces 97. Lensemble des donnes de la table T gnral pour la priode 2000-2009 ont fait lobjet dun export au format .csv puis .txt le 4 janvier 2010. Le sparateur choisi pour lexport est le point-virgule. valuation, tris et liminations Seule la table T gnral de lapplication obs2000 a t conserve. Mode de classement Numrique Accroissement Prsentation du contenu Le registre comprend les champs suivants: numro denregistrement date de dpart du courrier de rponse; nom et prnom du demandeur; service darchives conservant les fonds demands; nombre darticles accords; nombre darticles refuss; nature de la recherche; contexte; service versant; dcision; relance. Documents de mme provenance Sources complmentaires Autres instruments de recherche Bibliographie

Table des matires

Vade-mecum de l'archivage des documents lectronique ..... Objectifs ............................................................................................. 1 - Que sont les archives lectroniques?.................................... 2 - Qu'entend-on par document lectronique?. ......................... Original ou copie?...................................................................... 1 3 4 4 5

3 - L'archivage. .................................................................................. 6 Comment se fait l'archivage des donnes lectroniques? 7 Qu'archive-t-on? ....................................................................... 8 Organisation, tri et slection................................................... 9 L'archivage historique ? . ......................................................... 10 4 - Bien produire, pour tre en mesure d'archiver: procdures. Produire un document lectronique ..................................... Les documents bureautiques............................................... Documents types ................................................................... Nommage des fichiers........................................................... Les applications informatiques. ........................................... La messagerie lectronique.................................................. Schma d'archivage des donnes numriques................ 5 - Faire un versement................................................................... Archives intermdiaires........................................................... Archives dfinitives. .................................................................. Le cas particulier des botes aux lettres lectroniques. ...... Le cas particulier des archives sous protocole.................... 10 10 10 10 11 12 12 14 15 15 16 17 17

6 - Faire des liminations.............................................................. 18 La messagerie............................................................................. 18 Les documents bureautiques.................................................. 18 7 - La demande d'un document en communication administrative. ..................................................................................... 19 8 - Conservation............................................................................... 19 votre disposition. ........................................................................... 20 Annexes.............................................................................................. 1 - Rfrences rglementaires. ............................................... 2 - Glossaire. ............................................................................... 3 - Abrviation des services dans le cadre du nommage des fichiers bureautiques.................................................. 4 - Bordereaux . ........................................................................ 5 - Exemple................................................................................ 21 22 25 30 32 40

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Auteurs: Hlne Guichard-Spica, conservateur en charge de la gestion des archives courantes et intermdiaires et Marie laperdrix, conservateur, chef du service Nouveaux Supports, avec la participation de Magalie lopez, gestion des archives courantes et intermdiaires, Marie-Nolle LEBLANC et Isabelle GALLET-MNAGER, Service Nouveaux Supports, Archives nationales. Crdits photographiques: Atelier photographique des Archives nationales. Conception et maquette: Didier Boulanger, maquettiste PAO, Archives nationales, Dpartement de la conservation, Ple image.