Captulo II LAS PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Los documentos administrativos tienen varias veces, las mismas estructuras que, segn su ubicacin, constituyen el encabezamiento, el texto y el trmino del documento. Es preciso advertir que estas partes, en la mayora de los documentos administrativos, permanecen ubicadas en el mismo lugar y se las conoce con el mismo nombre.

1. ENCABEZAMIENTO Damos el nombre de encabezamiento al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, nombre del ao, lugar y fecha, cdigo, destinatario, asunto y referencia.

2. TEXTO Denominamos texto a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto reciben el nombre de secciones, cuya cantidad y denominacin depe nde de cada clase o tipo de documento. (Se estudian al tratar cada documento).

3. TRMINO Conocemos como trmino al extremo inferior del documento y est integrado por las siguientes partes: antefirma, firma, pos firma, sello, anexo, con copia y pie de pgina. Las partes que acabamos de indicar son las ms importantes y corresponden a los documentos administrativos ms usados; del mismo modo, estn designados por sus nombres ms difundidos. Hay documentos que tienen todas estas partes, pero hay tambin lo s que tienen slo algunos, como veremos al estudiar cada uno de ellos.

ESQUEMA DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

1) membrete 2) nombre del ao 3) lugar y fecha

Encabezamiento

Texto

4) cdigo 5) destinatario 6) asunto 7) referencia ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1) antefirma 2) firma 4) sello 3) pos firma 5) anexo 6) con copia 7) pie de pgina

Trmino

1. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO

1.1. MEMBRETE El membrete es la inscripcin que identifica a la institucin, organismo, entidad o empresa que remite el documento. El membrete comprende, como mnimo, los siguientes elementos:

1.1.1.

En los ministerios, el Gran Sello del Estado y el nombre del respectivo ministerio:

1.1.2.

En las entidades privadas, el nombre o razn social de la empresa o entidad:

DISTRIBUIDORA UNIVERSAL

OBSERVACIONES: a) El membrete, adems de los elementos mnimos que hemos sealado, puede contener emblemas, figuras, dibujos, direcciones, nmero telefnico y de fax y/u otras referencias de inters. Veamos los siguientes ejemplos:

1) MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL SANTA CHIMBOTE 2)

EMPRESA DE TRANSPORTES

CRUZ DEL SUR S.A.

Av. Bolognesi 234, Telf. 4537651 CHIMBOTE-PER

3)

LIBRERA Y DISTRIBUIDORA LA TERESITA

tiles de escritorio, papelera y textos escolares y universitarios Jr. Elas Aguirre 204, telefax 879854 - Chimbote

b) El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres correspondientes: 1) En el papel A4, a un centmetro y medio de los bordes superior e izquierdo, como se ve a continuacin:
PAPEL A4 MEMBRETADO 1.5 cm. 1.5 cm.

2) En el papel A5 y en los sobres de carta y oficio a un centmetro de los mismos bordes.

PAPEL A5 MEMBRETADO
1 cm.

1.5 cm.

c) A pesar que el membrete se imprime en la parte superior izquierda en la mayora de los documentos, puede variar su ubicacin imprimindose especialmente en la parte superior central del papel:

PAPEL MEMBRETADO EN LA PARTE CENTRAL

d) En la impresin de los membretes debe existir armona o equilibrio entre los tipos de letras utilizados y las figuras o ilustraciones que pudieran acompaarlos. e) El membrete se le llama tambin timbre. f) El papel membretado o timbrado se emplea nicamente para redactar documentos oficiales, o sea, slo para aquellos que proceden de las autoridades, funcionarios o representantes del ms alto nivel jerrquico, porque su impresin resulta a veces costosa.

1.2. NOMBRE DEL AO El nombre del ao es la denominacin que da el gobierno a cada ao calendario, mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo, el ao de 2013 ha sido denominado AO DE LA INVERSINPARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA. Cada ao calendario recibe un nombre diferente. El gobierno, con la denominacin que otorga a cada ao, trata de expresar un programa, un proyecto, un ideal, o pretende reconocer algn acontecimiento de trascendencia para nuestro pas. Esta denominacin del ao debe escribirse o imprimirse en toda comunicacin escrita de carcter oficial que se difunde en las instituciones pblicas. El nombre del ao se ubica en la parte cntrica superior de la hoja, debajo del Membrete. Se escribe con letras maysculas y entre comillas con letra Arial N 10, como se ve en el siguiente esquema:

UBICACIN DEL NOMBRE DEL AO

Membrete

..

OBSERVACIONES: a) Algunas instituciones que utilizan abundante documentacin oficial hacen imprimir el nombre del ao en una cantidad determinada de hojas, ms o menos en la que necesitan para usarlas durante el ao; pero, en cambio, otras, emplean sellos rectangulares con dicho nombre para estamparlos en las hojas que las requieran.

Recurren a estos sellos, con la finalidad de no quedarse con hojas impresas a fin de ao con la denominacin que fenece. b) En los documentos oficiales que circulan nicamente en el interior de comunicaciones escritas que se envan fuera de ellas. l as

instituciones pblicas, el uso del nombre del ao no es obligatorio, pero s en las

1.3. LUGAR Y FECHA El lugar y fecha es la parte que indica dnde y cundo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el da, el mes y el ao de su elaboracin. Por ejemplo: Chimbote, 29 de Enero de 2013.

OBSERVACIONES: a) El lugar y fecha se escribe de dos maneras: Chimbote, 17 de febrero de 2013 y Chimbote, febrero 17 de 2013. La primera forma de escritura es tradicional y la segunda, de uso reciente, introducida por influencia del ingls. b) La denominacin del lugar puede suprimirse en los siguientes casos: 1) Cuando el documento se difunde en el interior de una institucin que no tiene sucursales. Por ejemplo, en los memorandos que se difunden en el Centro de Salud de Chimbote, en los que el nombre de la localidad se sobreentiende; 2) Cuando el nombre del lugar ya aparece en el membrete: SERVICIOS TURSTICOS HUASCARN Jr. Los cactus 156, Telf. 043-986754 HUARAZ 12 de abril de 2013. c) Algunos documentos se redactan dejando en blanco el espacio correspondiente a la fecha hasta que es revisado y firmado. Concluida la revisin y refrendado el documento con la firma respectiva, recin se aade la fecha utilizando un sello fechador: Chimbote,

20 AGO 12

d) En los documentos de circulacin interna, se puede abreviar la fecha de diferentes maneras: 15JUN12 15/06/12 15-06-12 15-VI-12 12-06-15

e) Los documentos que se redactan en el periodo comprendido entre el uno y el nueve de cada mes llevan escrita la fecha con un cero a la izquierda, con el fin de prevenir alguna adicin numrica en el futuro. Por ejemplo: Chimbote, 06 de 08 del 2013 f) La denominacin del lugar se separa de la fecha por medio de coma, el nombre del mes se recomienda escribir con minscula 1 y el ao calendario no lleva coma despus de la cifra de mil, as: Chimbote, 12 de mayo de 2013. g) El lugar y fecha no tiene ubicacin fija de los documentos: en la mayora, se ubica en el encabezamiento; en otros, como en las solicitudes, las constancias y los certificados, debajo del texto, en reemplazo de la antefirma.

1.4. CDIGO El cdigo es la parte que individualiza al documento e identifica a la institucin y/o dependencia remitente. Las instituciones y dependencias codifican los documentos que elaboran por medidas de control y seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronolgico y en forma correlativa para que cualquier aadido, sustraccin, cambio u otra irregularidad sea descubierta fcilmente. El cdigo est compuesto por los siguientes elementos: 1.4.1. El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra nmero, con maysculas. Por ejemplo: OFICIO N

La Real Academia Espaola de la Lengua sobre esta recomendacin dice: Cuando no encabecen prrafo o escrito, o no

formen parte de un ttulo, se recomienda escribir con minscula inicial los nombres de los das de la semana, de los meses, de las estaciones del ao y de las notas musicales. En Esbozo de una nueva gramtica de la lengua espaola; Madrid, Espasa Calpe s.a., 1973, PG. 145.

1.4.2.

El nmero correlativo asignado al documento, integrado por tres dgitos, que se renuevan anualmente: 025;

1.4.3.

Las dos ltimas cifras del ao calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones: -13-,y

1.4.4.

Las siglas de la institucin, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guion o barra oblicua: USP-DACCyADM o USP/DACCyADM Al unir los elementos estudiados, el cdigo queda estructurado del siguiente

modo: OFICIO N 025-13-USP-DACCyADM

Esta codificacin permite singularizar plenamente al documento: se trata del oficio nmero 25, del ao de 2013, elaborado por la Universidad San Pedro (USP), especficamente, por su Departamento Acadmico de Ciencias Contables y Administrativas (DACCyADM).

OBSERVACIONES: a) Todo el cdigo se subraya y al finalizar su redaccin no se coloca punto ni otro signo de puntuacin. b) La cantidad de cifras o dgitos (dos, tres, cuatro o ms) que se emplea en la numeracin de los documentos vara considerando la frecuencia con la que se usan en un ao. Por ejemplo, si un documento se utiliza con ms frecuencia en un ao, su numeracin se puede indicar con tres o cuatro dgitos; en cambio, si se emplea con menos frecuencia, bastar con dos. Sin embargo, la costumbre ms extendida consiste en utilizar tres dgitos para tal fin. En este caso, la numeracin de los documentos se efecta con dos ceros a la izquierda a partir del nmero uno hasta el nueve (001, 002, 003009); y slo con un cero a la izquierda desde el nmero diez hasta el noventa y nueve (010, 011, 012099). A partir del nmero cien para adelante, las cifras que las preceda (100, 101, 102). De esta numeracin ordinaria anual de los documentos, se exceptan las leyes y los decretos leyes que tienen un mismo orden de numeracin correlativa, que se inici con el nmero uno, que se asign a () la ley que esp ecialmente se dio el 20 de octubre de

1904, durante el primer gobierno de don Jos Pardo. Antes, las leyes se identificaban por la fecha y por el asunto que trataban 2. Asimismo, se exceptan de la citada numeracin ordinaria anual, los decretos legislativ os y los decretos de urgencia que son expedidos por el Poder Ejecutivo. Estos decretos de urgencia que son expedidos por el Poder Ejecutivo. Estos decretos tienen tambin su propia numeracin correlativa, independiente de la numeracin de las leyes y decre tos leyes, no obstante que los cuatro tienen la misma jerarqua legal 3. c) Por otro lado, conviene hacer notar que cada documento, individualmente, tiene su correspondiente numeracin correlativa anual. Por ejemplo, el memorando simple, el memorando mltiple, el oficio simple y el oficio mltiple tienen, cada uno, su propia numeracin. En cada oficina, al inicio del ao calendario, se elaboran tablas numricas para cada documento o se lleva un registro. Los nmeros se van tarjando o anulando con una X al momento de su asignacin a tal o cual comunicacin escrita. Veamos las siguientes tablas: CONTROL MEMORANDO SIMPLE 2013

001, 010, 019,

002, 011, 020,

003, 012, .

004, 013,

005, 014,

006, 015,

007, 016,

008, 017,

009, 018,

CONTROL MEMORANDO MLTIPLE 2013

001, 010, 019,

002, 011, 020,

003, 012, .

004, 013,

005, 014,

006, 015,

007, 016,

008, 017,

009, 018,

Los registros o las tablas numricas sirven para facilitar el control de la numeracin de los documentos, as como para cotejar la cantidad de los redactados con las copias existentes en los archivos.

d) En la utilizacin de las siglas, debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

2 3

Pedro Patrn Faura y Pedro Patrn Bedoya. Nuevo derecho administrativo en el Per, pg. 92.

Los decretos leyes que provienen de gobiernos de facto, originados por golpes de estado; las leyes que son aprobadas por el Congreso de la Repblica, los decretos legislativos y los decretos de urgencia que son expedidos por el poder Ejecutivo tienen el mismo valor de las leyes. Los decretos legislativos estn vigentes en el Per desde 1980 y los decretos de urgencia desde 1993, en virtud de las Constituciones Polticas de 1979 y 1993, respectivamente. (Sobre jerarquizacin de normas legales, consulte las pp 274).

1) En las comunicaciones de circulacin interna, se usan solamente las siglas de la dependencia que enva el documento. Por ejemplo, en el memorando que remite el jefe de la Unidad de Planificacin al del Personal se consigna slo las siglas de la unidad remitente: MEMORANDO N 117.13-UP: 2) En cambio, en las comunicaciones de circulacin externa y en las internas que requieran de la firma de la mxima autoridad de la institucin, se emplean obligatoriamente las siglas de la institucin y de la dependencia que elabora el documento. Por ejemplo, en el oficio que remite el Director de Planificacin de la Regin Ancash al alcalde del Consejo Provincial del Santa, se consideran dos siglas: de la regin y de la dependencia respectiva: OFICIO N 065-13-RA-DP; 3) Si hay necesidad de mencionar las siglas de dos o ms dependencias, dichas siglas se indican considerando el grado de subordinacin que existe entre ellas, de mayor a menor jerarqua. Y si las dependencias son del mismo nivel, sus siglas se escriben en orden alfabtico; 4) Un trabajador no puede estructurar a su criterio las siglas de la dependencia donde labora: corresponde a la institucin determinar las siglas de sus dependencias; e) Debido a la creciente modernizacin y mecanizacin de las entidades, las siglas de muchas instituciones y sus depende ncias vienen siendo reemplazadas por nmeros o series computarizadas. Por ejemplo, hay empresas que codifican as: CIRCULAR N 00713-100. f) En algunas instituciones, el nmero que corresponde a los documentos se escribe a mano, luego que han sido firmados, por ejemplo, as: OFICIO N 012-13-DRA LW g) Hay documentos que no llevan numeracin ni siglas, porque se elaboran pocas veces, tales como: 1) Las actas y los certificados que expiden algunas instituciones. Pero si estos documentos aumentan su uso, deben ser codificados; 2) Los memorandos e informes redactados por los trabajadores que no ocupan cargos administrativos. Estos documentos llevan slo su respectiva denominacin en la parte cntrica superior de la hoja. 3) La solicitud y las cartas de poder, notarial y familiar por ser redactadas por personas naturales o por trabajadores como si fueran tales.

1.5. DESTINATARIO El destinatario es la parte que identifica a la persona, dependencia, institucin o empresa a quien se remite el documento. Todas las comunicaciones escritas no llevan expresamente destinatario (por ejemplo, la resolucin, la directiva, el contrato, el certificado y el acta no tienen esta parte); y los documentos que s lo llevan no lo redactan de manera similar. Por estas dos razones preferimos estudiar esta parte al abordar cada tipo de documento.

1.6. ASUNTO El asunto es el resumen o la sntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen. Est integrado por los siguientes elementos: 1.6.1. 1.6.2. La palabra Asunto seguida de dos puntos; y Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa, tipo telegrama (con pocas palabras, pero que se comprenda). Por ejemplo: Asunto: Concurso de plazas docentes.

En la complejidad del mundo actual, el uso del asunto en los documentos juega un papel muy importante: permite conocer de manera rpida el tema o el motivo de la comunicacin, sin mayores esfuerzos ni necesidad de mucho tiempo. Pero el uso del asunto no slo ofrece esta ventaja, sino tambin facilita la elaboracin, la clasificacin, el tratamiento y el archivamiento de los documentos que lo llevan.

OBSERVACIONES a) Un documento debe desarrollar solamente un asunto. Sin embargo, en casos excepcionales, podr tratar dos o ms temas estrechamente vinculados entre s. b) El asunto no puede ser una frase rutinaria, que se repita indistintamente en todos los documentos. Expresiones como Asunto: Lo que se indica o Asunto: en el texto no deben usarse, porque no dicen nada sobre el contenido del documento.

El asunto es como el ttulo de un artculo periodstico que sintetiza su contenido, y que apenas lo vemos, nos da una idea general de lo que trata. c) A veces sucede que la redaccin del asunto se nos hace difcil. Debido a nuestra poca experiencia o habilidad; pero esta redaccin se facilita dejndola para cuando se ha terminado de elaborar todo el texto, momento en el cual ya se sabe realmente cul es el contenido exacto de la comunicacin. d) La escritura de la palabra Asunto se uniformiza con la del tratamiento del destinatario y de la palabra referencia. (sobre este tema lea la observacin d de la pgina subsiguiente). e) La frase que sintetiza o resume el contenido del documento se puede escribir de dos maneras: 1) Con mayscula solamente la letra inicial de la primera palab ra de la frase (y de los nombres propios, si hubiere): Asunto : Compra de tiles de escritorio.

2) O con mayscula la letra inicial de todos los sustantivos, adjetivos, verbos y adverbios, as: Asunto : Compra de tiles de Escritorio.

Ante estas dos posibilidades de escritura, debemos adoptar solamente una de ellas y conservarla cada vez que sea necesario. f) Como el asunto es una parte de uso reciente, algunos documentos todava no lo emplean, pero conviene que se vaya difundiendo porque es sumamente til.

1.7.

REFERENCIA La referencia es la parte que hace mencin a los antecedentes del documento que se elabora. Es una parte complementaria porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones ni en todos los casos. La llevan nicamente las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores. Esta parte comprende: 1.7.1. 1.7.2. El trmino referencia (completo o abreviado) seguido de dos puntos; y El cdigo y la fecha simplificados o abreviados del documento que sirve de antecedente. Por ejemplo: Ref. : Ofic. N 123-13.OR,

del 19 de Nov. De 2013 El empleo de la referencia evita repetir el asunto del documento que se contesta o reitera, as como facilita la ubicacin de la copia o del original de dicha comunicacin en el archivo correspondiente.

OBSERVACIONES: a) No debemos confundir asunto con referencia, porque son dos partes diferentes. Como sabemos, el asunto resume el contenido o el motivo de la comunicacin que se redacta y la referencia-si se usa-menciona a su antecedente, el que puede ser el documento al cual se da respuesta, el remitido anteriormente o cualquier otro relacionado con el que elaboramos y que hay necesidad de referirse a l. b) Cuando se requiere indicar en la referencia dos o ms antecedentes, stos se mencionan en orden cronolgico: de mayor a menor antigedad. Veamos: Ref.: Of. Mlt. N 029-12-DRE, de 20-06-12; Inf. N 009-11-DI, de 02-07-11 y Memo. N 235-10-UP, de 11-09-10. c) A veces la referencia reemplaza al asunto; en este caso, la referencia ocupa el lugar del asunto: Seor : Ref. :

Pero si el uso de las dos partes es necesario, la referencia se ubica debajo del asunto: Seor : Asunto : Ref. : Jefe de Personal Otorgamiento de vacaciones RDR N 346-12-DRA/RCH, del 26 de Dic. De 2012 d) La escritura de las palabras Asunto y referencia debe uniformarse con la del tratamiento del destinario. Por ejemplo, si el tratamiento seor se escribe con maysculas, asunto y referencia deben escribirse tambin as: SEOR ASUNTO : :

REF.

Y si el tratamiento se escribe solamente con la letra inicial mayscula, dichas palabras deben escribirse de igual manera: Seor Asunto Ref. : : :

Esta segunda forma de escritura es la ms difundida. Por otro lado, conviene hacer notar que los criterios dados para la escritura de los trminos asunto y referencia deben tenerse presente asimismo para la escritura de otras palabras, como al, de, del y fecha que se utilizan en el encabezamiento de algunos memorandos e informes. e) Si el documento que sirve de antecedente no tiene cdigo en la referencia del que se redacta se seala solamente el nombre y la fecha simplificada del citado documento. Por ejemplo:
<

Asunto : Ref. :

Justificacin tardanza. Memo, de fecha 14-03-13

NOTA SOBRE EL VOCATIVO El vocativo es una palabra o frase de cortesa que se utilizaba antes de empezar la redaccin del texto. Veamos algunos ejemplos de vocativo: Seor Director: Muy seor mo: De mi mayor consideracin: En la actualidad, los manuales de correspondencia moderna y las normas internas de los organismos del Sector Pblico no consideran al vocativo parte de un documento administrativo, y por tanto, ya no lo usan. En consecuencia, la redaccin del texto de un documento se inicia inmediatamente despus que se ha redactado el asunto o la referencia, segn sea el caso, sin que los separe palabra o frase alguna. La desestimacin del vocativo como parte de un documento administrativo es total, ni siquiera se conserva para ciertos documentos o circunstancias. No obstante esta desestimacin, existen todava algunas personas con mentalidad conservadora que se resisten a aceptar la desaparicin del vocativo, y lo siguen usando.

El vocativo, surgido y conservado al amparo de una falsa concepcin del respeto, profundiza las diferencias entre los trabajadores.

2. ESTUDIO DEL TEXTO El texto o cuerpo es la parte sustancial o principal de todo documento; comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmitir. La redaccin del texto es lo ms importante y lo ms difcil. Su dominio no se logra con la memorizacin de normas o modelos, sino con la misma prctica; o sea, con la misma experiencia administrativa y la lectura y redaccin permanente.

2.1. CARACTERSTICAS VITALES DEL TEXTO El texto de todo documento administrativo debe reunir las sigu ientes caractersticas que-como su nombre lo indica-son vitales y no deben faltar en ninguno de ellos. Dichas caractersticas son: 2.1.1. CLARIDAD Todo documento debe ser claro, inteligible, de fcil comprensin. Se debe buscar que las ideas expuestas lleguen al lector con suma facilidad. 2.1.2. INTEGRIDAD Toda comunicacin debe contener todas las ideas referidas al tema o asunto que se transmite; la misma que al ser leda no debe presentar vacos, dudas ni ambigedades. O sea que la informacin que se proporcione debe s er completa y coherente. 2.1.3. BREVEDAD Todo documento debe ser breve y gil, sin palabras y frases innecesarias. Las ideas deben ser expresadas sin rodeos, en forma directa y precisa.

2.1.4.

CORTESA Es decir, el tono de la redaccin debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector.

Todo documento debe redactarse teniendo en cuenta la jerarqua del destinatario, pero sin llegar a la sumisin ni adulacin y sin descuidar el respeto que merece tambin el subalterno. 2.1.5. CORRECCIN Al redactar documentos, no debemos cometer errores gramaticales ni ortogrficos. Debemos escribir las palabras con las letras o grafas que les corresponda; no abusar de las maysculas ni descuidarnos de ellas; colocar debidamente las tildes y los signos de puntuacin; u sar con propiedad las preposiciones, conjunciones, adverbios y otras palabras; construir oraciones claras, lgicamente vinculadas, de preferencia, cortas, evitar abreviaturas desconocidas que podran dificultar la comprensin de los mensajes o quitar tiempo al ser descifradas; asimismo, debemos evitar la cacofona, o sea, la repeticin contigua o cercana de sonidos que resultan musicales o rtmicos (por ejemplo, cometemos cacofona cuando escribimos estamos esperando la participacin de la institucin de mencin), lo que puede superarse haciendo uso de palabras o expresiones sinnimas; y, por ltimo, debemos partir o dividir adecuadamente que no podran escribirse integras a final de rengln. El redactor debe tomar conciencia que no escribe para l sino p ara otros, quienes, al leerlo, se formarn una opinin acerca de su preparacin acadmica y nivel cultural. En definitiva, deber ser el lector quien deber preocuparle, por lo que incluso deber tratar de ver las cosas desde su punto de vista. 2.2. ETAPAS DE LA ELABORACIN DEL TEXTO La elaboracin del texto comprende las siguientes etapas: 2.2.1. CONCEPCIN: La concepcin es la etapa inicial en la elaboracin del texto. Se realiza en forma mental, y permite formarnos una idea-la ms aproximada posible-de lo que ser nuestro texto. tendremos que hacer. 2.2.2. RECOLECCIN DE DATOS Una vez que se tiene la idea del documento a redactar, se procede a reunir todo el material y la informacin necesaria. Ms o menos nos da una pauta de lo que

En la recoleccin de datos la informacin que se rena debe proceder de fuentes confiables. Esta etapa, como puede notarse, es opcional. Se recurre a ella solamente cuando hay necesidad de contar con informacin exacta y delicada, de mucha responsabilidad.

2.2.3.

BOSQUEJO SINTTICO DE IDEAS Se hace anotaciones cortas, tipo telegrama, de las principales ideas que contendr el documento. Estas ideas se anotan agrupadas unas a continuacin de otras, en orden lgico. Este bosquejo viene a ser prcticamente el esqueleto del documento, porque como hemos dicho-comprende la relacin de las principales ideas ya ordenadas lgicamente, listas para ser desarrolladas.

2.2.4.

ELABORACIN DEL BORRADOR Una vez que las ideas han sido bosquejadas, se empieza la elaboracin del

borrador, que no viene a ser ms que el desarrollo de dichas ideas. Este desarrollo requiere de toda nuestra experiencia, capacidad, conocimientos y creatividad para lograr el texto que deseamos. Las ideas se desarrollan preferentemente en base a oraciones cortas, formando prrafos tambin de corta extensin. Se recomienda que cada prrafo contenga slo el desarrollo de una idea, igualmente, que los prrafos no excedan de 6 u 8 lneas, para facilitar la lectura y la comprensin de los textos. Si en el proceso de la elaboracin del borrador surgen ideas que no se presentaron anteriormente, debemos anotarlas de inmediato, aun sin importarnos su ubicacin. LO que ms interesa en esta etapa es captar y anotar todas las ideas, por ms pequeas e insignificantes que pudieran ser para que no falte algn detalle. Ya luego, en el interior del borrador, las ideas sern analizadas, fusionadas, transformadas, incorporadas o rechazadas. En el proceso de la elaboracin del primer borrador, no debemos esforzarnos por encontrar la palabra precisa, el signo de puntuacin adecuado o la idea exacta. La exposicin de las ideas no debe ser interrumpida por ningn motiv o.

Incluso si alguna de ellas no se plasma ntegramente, no debeos preocuparnos: se dejarn espacios en blanco y se completarn despus. Luego vendr le tapa de la evaluacin de todo el trabajo en forma minuciosa, lenta y cuidadosa. Y comprobaremos cmo poco a poco nuestro texto se ir haciendo realidad. Pasaremos el borrador a una y otra hoja; haremos los borradores que sean necesarios. El borrador considerando como el ltimo, antes de ser pasados en limpio, ser sometido a una evaluacin integral. 2.2.5. EVALUACIN DEL BORRADOR La evaluacin del borrador se lleva a cabo en dos momentos: a) En primer lugar, el borrador es sometido a varias preguntas para verificar si el texto que acabamos de elaborar rene las caractersticas vitales de claridad, integridad, brevedad, cortesa y correccin. Las preguntas a las cuales se somete el borrador son: el texto es claro?, es completo?, es breve?, el tono del lenguaje es respetuoso?, tiene el texto algn error de ortografa, de construccin o de lgica?En cada caso, dependiendo de la respuesta, habr de corregir lo que nos parece mal, escribiendo lo que consideramos correcto. b) En segundo lugar, el texto es sometido ntegramente a una lectura atenta en voz alta y de corrido; y si no se puede en voz alta, deber leerse e n forma silenciosa, pero tratando de reproducir mentalmente nuestra entonacin. Esta lectura-oral o silenciosa-deber realizarse en forma lenta y cuidadosa, pausada y atenta, bien pronunciada y entonada, de principio a fin, sin cortes ni detenciones innecesarias, para captar el tono del texto en su conjunto, y-lo que es ms importante-para comprobar si el texto se entiende o no. La lectura bien hecha del texto permite descubrir a la palabra repetida varias veces o a la que no conviene usar; as como facilit a detectar toda clase de redundancia; terminaciones tonales bruscas, pausas indebidas, el signo de puntuacin inadecuado, la cacofona, la entonacin forzada y otras incorreciones del lenguaje. Y si despus de todas las correcciones realizadas hay an algo que mejorar, habr que hacerlo.

La mejor evaluacin del borrador es leerlo varias veces, porque la lectura permite comprobar dos hechos: uno, si la tonalidad de todo el texto es agradable al odo; dos, si lo que se ha escrito se entiende o no (y si es lo que queramos decir o comunicar). 2.2.6. PASADO EN LIMPIO DEL BORRADOR El borrador, una vez evaluado con seriedad, es pasado en limpio, o sea, transferido a otra hoja. Pero esta accin debe realizarse con sumo cuidado, porque hay quienes que en esta etapa vuelven a cometer errores. Por ltimo, la persona que firmar el documento, deber leerlo una vez ms, con mucha atencin y concentracin, para estar plenamente seguro que lo que va firmar no tiene errores que podran daar su prestigio. Se recomienda realizar esta lectura final porque-valgan verdades-a veces quien pasa el trabajo en limpio no lo hace con cuidado, o porque hay casos en los que recin se descubren errores que no se advirtieron antes. 2.3. IDENTIFICACIN DE DIVISIONES DEL TEXTO Las ideas que se transmiten por medio de un documento, muchas veces necesitan ser divididas o agrupadas unas con otras teniendo en cuenta el grado de relacin lgica que existe entre ellas. Estas divisiones o agrupaciones son prcticamente obligatorias cuando se redactan documentos de relativa complejidad como informes y directivas. Este hecho de unir o diferenciar ideas facilita la organizacin del pensamiento y la redaccin y comprensin de las mismas. 2.3.1. IDENTIFICACIN DE DIVISIONES SIMPLES Las divisiones simples de un texto pueden ser identificadas por medio de los sistemas: a) Numrico, que consiste en asignar a cada parte de la divisin un nmero seguido de punto. As: 1. 2. b) Literal, que consiste en otorgar a cada elemento de la divisin una letra minscula, en orden alfabtico, seguida de parntesis o punto: a) a.

b)

b.

Esta clase de identificacin se emplea para divisiones de corta extensin. (Observe la identificacin de divisiones simples en el informe de la pg. 170).

2.3.2.

IDENTIFICACIN DE DIVISIONES COMPLEJAS La identificacin de divisiones de textos completos se lleva a cabo teniendo en cuenta el grado de dependencia que existe entre ellas. Se utilizan los siguientes sistemas:

a) Numrico, que consiste en identificar: 1) La primera divisin, con un nmero seguido de punto. Por ejemplo:

Primera divisin

1. 2.

2) La segunda divisin, que tiene lugar dentro de la primera, con el nmero de esa divisin y la fraccin decimal inmediata inferior:

1 Segunda divisin 1.1. 2.2. 2 Segunda divisin 2.1. 2.2.

3) La tercera divisin, que se produce luego de la segunda. Esta divisin se identifica con la numeracin de la segunda y la fraccin decimal que le sigue en inferioridad:

1. 1.1

Tercera divisin

1.1.1 1.1.2 1.2.

Segunda divisin

1.2.1. 1.2.2. 2. 2.1

Tercera divisin

2.1.1 2.1.2 2.2.

Segunda divisin

2.2.1. 2.2.2.

b) Numrico-literal, que como su nombre lo indica, combina nmeros y letras en la identificacin de divisiones de textos complejos. Por lo general, las letras se usan en la identificacin de la ltima divisin. Veamos algunos ejemplos: 1. 2. a) b) 2. a) b) c) 2. 1.2. a) b) 1. a) b) 1. 1.1. a) b)

OBSERVACIONES: a) Las divisiones de un texto pueden ser tambin identificadas por el uso de ttulos y subttulos.

b) El empleo de un sistema de identificacin de divisiones u otro depende de la complejidad de la organizacin interna de los textos. Sin embargo, hasta donde sea posible, debemos procurar redactar textos sin mayores divisiones, con el fin de evitar complicacin y confusin al momento de identificar sus elementos y de captar su contenido.

3. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL TRMINO 3.1. ANTEFIRMA La antefirma es la palabra o frase de cortesa que se emplea cuando se ha concluido la redaccin del texto de un documento administrativo. Como su nombre lo seala, procede a la firma del responsable de la comunicacin. En la actualidad, la frmula que ms se usa como antefirma viene a ser la palabra atentamente, seguida de coma. La frmula Dios guarde a Ud. ya no se utiliza. Hay documentos que no llevan antefirma, tales como la resolucin, la directiva, el contrato, el certificado, el acta, la solicitud y el convenio.

3.2. FIRMA La firma comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rbrica estilizados de la persona que se responsabiliza del documento.

OBSERVACIONES: a) La persona que ha firmado el original de un documento puede dejar de firmar sus copias, en las cuales se estampar su sello facsmil o aquel que reemplace a este sello. b) Si son dos los responsables de un documento, firma al lado izquierdo, de la hoja el de mayor jerarqua, o si son del mismo nivel jerrquico, el ms antiguo en el cargo; y si son de la misma antigedad en el cargo, firma en ese lado, el que mayor participacin ha tenido en la actividad o asunto que se informa. Cuan do los firmantes son ms de dos, firman uno a continuacin de otro, teniendo en cuenta su jerarqua, antigedad en el cargo y/o el grado de intervencin en la labor o gestin efectuada.

c) El servidor que visa o autoriza la remisin o la expedicin de ciertos documentos (como algunos informes, certificados, copias certificadas, directivas y resoluciones) firma, rbrica o coloca su media firma al lado izquierdo o debajo de la firma del que ha redactado el documento, en seal de conformidad. La rbrica o media f irma viene a ser aquel rasgo o trazo peculiar que nos pertenece y que en nuestra firma acompaa a nuestro nombre y apellido. El que visa o autoriza un documento encabeza su firma, rbrica o media firma con la abreviatura de la frase visto bueno: V B, que es la frmula de certificacin ms difundida de nuestro medio.

3.3. POS FIRMA La pos firma es la parte que identifica al responsable de la comunicacin. Est compuesta por los siguientes elementos: 3.3.1. Profesin o grado acadmico, en forma abreviada, del respo nsable del documento. Por ejemplo: Ing.: 3.3.2. Nombre o nombres y apellidos del mismo, con maysculas: CARLOS PERALTA ANTICONA 3.3.3. Cargo que desempea, cuyos sustantivos y adjetivos se escriben con letra inicial mayscula: Jefe de Planificacin. Al agrupar estos elementos, el pos firma queda estructurada de la forma que sigue.

Ing. CARLOS PERALTA ANTICONA Jefe de Planificacin

OBSERVACIONES: a) Por Ley N 24310, vigente en el Per desde el 21 de setiembre de 1985, la denominacin de todo honor, grado acadmico, ttulo profesional, oficio, funcin pblica, cargo, empleo u otra actividad ocupacional o laboral, cualquiera que sea su origen o nivel, ser expresada, cuando corresponde a la mujer, en gnero femenino, si ella es posible gramaticalmente: En consecuencia, debe decirse ingeniera, abogada, arquitecta, contadora pblica, licenciada, mdica cirujana,

mdica veterinaria, qumico-farmacutica, odontloga, etc. si el ttulo profesional corresponde a una mujer, del mismo modo, debe llamarse presidenta, ministra, rectora, decana, directora, jefa, secretaria general, contadora general, asesora, inspectora, auditora, Gerenta general, jueza, fiscala, etc. si el cargo correspondiente lo ejerce tambin una mujer. b) Si una persona tiene dos o ms ttulos profesionales o grados acadmicos, en la pos firma utiliza solamente la abreviatura de su ttulo profesional o grado ms alto. Y si stos son del mismo nivel, emplea la abreviatura del ttulo o grado de mayor prestigio social. c) Si una persona ocupa dos o ms cargos administrativos simultneamente, en la pos firma indica slo el cargo ms lato; y si son del mismo nivel, hace mencin al cargo que ocupada en calidad del titular. d) Si la persona cuya identificacin aparece en la pos firma no puede firmar el documento por algn motivo y hay urgencia de remitirlo, podr firmarlo su reemplazante pero colocando una p delante del primer elemento de la pos firma, as:

p. Prof. Eddier Flores Idrugo Director La p significa: firmo por Se recomienda firmar por otro solamente en documentos internos, de remisin inmediata, no comprometedores. e) Antiguamente, la pos firma apareca encabezada por una raya horizontal sobre la cual se firmaba; en la actualidad, dicha raya ya no se utiliza y la firma recae directamente sobre la pos firma. Por ejemplo:

C.P.C. Jorge Lujn Torres Contador General Esa raya horizontal ha quedado relegada para los sellos de pos firma y de colegiatura. f) En la denominacin del cargo que se desempea en forma transitoria, se aade cualquiera de los detalles siguientes:

1) La abreviatura de la frase latina ad nterin entre parntesis: Dr. JORGE DANIEL ROBLES Director (a.i.) (L a frase ad interine significa provisional, interino): 2) La palabra encargado Eco. LUIS LUNA VILLAREAL Jefe Encargado O su abreviatura, entre parntesis: Eco. LUIS LUNA VILLAREAL Jefe (e) 3) o el trmino accidental (difundido en las instituciones castrenses): Cap. PNP. FREDDY ROLAND PANDURO Jefe Accidental del Frente Policial de Huacho g) la pos firma del servidor que sin ser profesional ocupa cargo administrativo se consigna as. JAIME MADUEOS GIBRALJAR Jefe Y del que siendo profesional no ocupa cargo, se detalla: h) La pos firma de los servidores que no tienen cargo ni profesin y de las personas naturales (y de las consideradas como stas) comprende nicamente sus nombres y apellidos escritos del modo siguiente: Jos Calle Barrenechea (Los que firman solicitudes y cartas familiares, notariales y de poder lo hacen como personas naturales, por ms que ocupen cargos y tengan profesin).

i) En muchas instituciones, la post firma no se imprime, sino se estampa el sello de pos firma.

j) El sello de pos firma es reemplazado por el sello de colegiatura cuando el responsable de la comunicacin firma un documento de su competencia profesional.

3.4. SELLO El sello es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se enva: refrenda la firma del responsable de la comunicacin. Este sello tiene la forma redonda o circular en los organismos dependientes del Estado, y puede tener otras en el Sector Privado. Lo usan todas las personas que ocupan cargos directivos. Recibe el nombre de sello de legalizacin. 3.5. ANEXO El anexo es una parte opcional. Se emplea nicamente cuando al documento que remitimos hay necesidad de acompaar objetos u otros documentos, como recibos, facturas, certificados, planos, tablas, testimonios, fotografas, casets, videos, diskets, USBs, etc., para sustentar el pedido que se realiza ilustrar la informacin que se proporciona. Por ejemplo, se usa anexo en la solicitud que lleva adjunta un certificado de estudios. El anexo est integrado por: 3.5.1. La palabra anexo (todo con mayscula o slo su letra inicial), su brayada, seguida de dos puntos; y 3.5.2. El nombre del objeto o del documento que se acompaa. As: ANEXO: Copia de la R.R. N 176-13-UNA, de 15-03-13.

OBSERVACIONES: a) Si los objetos o documentos que se acompaan al que redactamos son dos o ms, se utiliza el trmino anexos y se los ordena y enumera teniendo presente uno de los criterios que mencionamos en la observacin siguiente. Por ejemplo:

ANEXOS: 01. Partida de nacimiento

02. Certificado de trabajo 03. Declaracin jurada. b) Los objetos o documentos que se anexan se ordenan y enumeran teniendo en consideracin uno de los siguientes criterios: 1) La antigedad de los objetos o documentos (de mayor a menor antigedad); 2) La importancia que tienen; 3) El orden en el cual aparecen citados en el documento al que acompaan; y 4) El orden en el que los requieren algunas instituciones, por ejemplo, en sus reglamentos o bases de concurso. c) Cada objeto o documento que se acompaa lleva una inscripcin integrada por la palabra anexo, con maysculas, y el nmero que se le asigna en el orden amiento respectivo. Los documentos la llevan en la parte superior derecha de la primera pgina. Por ejemplo:

ANEXO 01

d) Los documentos que se adjuntan, una vez ordenados y enumerados se engrapan o se ponen en un flder y luego se envan conjuntamente con la comunicacin a la cual acompaan.

3.6. CON COPIA La con copia es la parte que identifica o hace mencin a las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envan copias del documento que se redacta. Comprende los siguientes elementos: 3.6.1. En encabezamiento, que viene a ser la abreviatura de la frase con copia, as: c.c., y 3.6.2. La relacin de las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se remiten las copias del documento. Por ejemplo: c.c.: Direccin Subdireccin Archivo OBSERVACIONES: a) Esta parte denominada provisionalmente con copia se usan en todos los documentos cuyas copias hay necesidad de hacer conocer a autoridades, dependencias o servidores que, por funcin o a juicio del remitente, deben enterarse de lo que se est remitiendo. Pero en 5 documentos que son : oficio mltiple, memorando mltiple, directiva, carta circular y circular esta frase con copia se reemplaza por la palabra distribucin, que se escribe en forma completa, con maysculas, subrayada y seguida de dos puntos: DISTRIBUCIN: Dpto. de Adquisiciones Dpto. de Ventas Almacn Archivo. Este cambio de con copia por distribucin no es por gusto; se debe a que las personas o dependencias consideradas en la distribucin de esos 5 documentos son sus destinatarios, por lo que estn obligadas a cumplir o asumir sus responsabilidades en lo que les atae; mientras que quienes estn consideradas en la con copia slo tienen la obligacin de tomar conocimiento de lo que se ha

enviado, para que se mantengan informados de lo que est sucediendo, pudiendo actuar o no cuando lo crean conveniente4. b) En un documento no se puede emplear-al mismo tiempo- con copia y distribucin; hay que usar solamente a una de ellas. En caso de requerir el empleo de las dos formas, dentro de una se incluir a lo que correspondera a la otra. c) Las autoridades, dependencia y/o servidores a quienes se envan copias de un documento, se mencionan de mayor a menor jerarqua (o en orden alfabtico, al ser del mismo nivel jerrquico), uno debajo de otro, a un solo espacio, as: c.c.: Oficina de Bienestar Social Prof. Enrique Altamirano Bedoya Bach. Federico Villareal Flores Archivo. DISTRIBUCIN: Unidad de Transportes Ing. Julio ngeles Morales Srta. Sonia Guerrero Estupian Archivo. d) Si hay necesidad de mandar ms de una copia a alguna dependencia o persona quedar su conservacin en el archivo, el nmero de las mismas se especifica a continuacin de sus nombres, entre parntesis: c.c.: Unidad de Estadstica rea de Programacin Archivo (02). DISTRIBUCIN: Direccin Regional Oficina de Administracin Unidad de Poblacin y Des. Archivo. (04) (11)

El uso de la con copia concuerda con lo estipulado en el Art. 79 del Texto nico Ordenado de la Ley de Normas Generales de Procedimientos Administrativos.

e) Cuando los destinatarios de las copias son varios, se los agrupa bajo denominaciones genricas y se especifica, entre parntesis, el nmero de ejemplares que les corresponde: DISTRIBUCIN: Gerencia General Subgerencias Jefaturas Interesados Archivo. f) Todo documento se redacta, por lo menos, con una copia, para que quede como prueba de su elaboracin. Esta copia, debidamente sellada, firmada o rubricada por la persona que recibe su origina, se guarda en el archivo de la dependencia remitente o queda en poder de quien lo redact para su archivo personal. g) El que recepciona un documento estampa su sello, firma o rbrica en la copia o el respectivo cuaderno de cargos, indicando el da y la hora en que lo recibe. Esta accin constituye prueba de su recepcin. Por ejemplo: c.c.: Dpto. de Marketing rea de Servicios Archivo. h) En el documento que se redacta con una sola copia se indica: c.c. Archivo., sin los dos puntos, que ya no se colocan porque no encabezan enumeracin. En este caso , esta parte puede eliminarse, pero debe entenderse que el documento ha sido elaborado con una copia para el archivo: i) La con copia y distribucin se pueden eliminar en los documentos de circulacin externa. (02) (08) (25)

3.7. PIE DE PGINA El pie de pgina es la parte que identifica a los responsables de le elaboracin del documento. Comprende las iniciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona que se menciona en la pos firma y de aquella que se encarg de su redaccin o digitacin a computadora.

Estas iniciales se colocan al culminar la redaccin del documento, en el lado inferior izquierdo, separadas por una barra oblicua, del siguiente modo: con letras maysculas, las iniciales de la persona que figura en la pos firma; y con minsculas, de quien se encarg de redactarlo o digitarlo. Por ejemplo, si fueran Teodoro Julca Menacho , el que aparece en la pos firma, y Giovanna Terrones Blanco, la secretaria que redact l a comunicacin, las iniciales de aquellas personas se consigan as en el pie de pgina: TJM/gtb.

OBSERVACIONES: a) Cuando la naturaleza de la comunicacin, su contenido o cualquier otra circunstancia obligan a que sea la misma persona quien proyecte el documento la encargada de su redaccin, slo se coloca las iniciales de aquella persona con mayscula: PTF. b) Si el documento es preparado en equipo o si es tan elemental o rutinario se coloca solamente las iniciales de la persona encargada de su redaccin o digitacin, con minsculas: ytr. c) Entre las letras de las iniciales de las personas responsables de la comunicacin, no se coloca puntos. El punto se grafica nicamente al finalizar todo el pie de pgina, por ejemplo: MHT/tfd.

d) Los documentos redactados por personas naturales y por aquellas consideradas

como tales no llevan pie de pgina, porque se supone que sus nicos responsables son sus firmantes.