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Principais atividades e benefcios do 5S em reas administrativas

Seiri Principais atividades Descarte de recursos e documentos obsoletos Reduo de papis sobre mesas e armrios Reduo do consumo de itens de escritrio (caneta, papel, tinta de impressora, toner de copiadora,

energia para iluminao e ar condicionado, copos descartveis, etc.). Principais benefcios Reduo, e at eliminao, do desperdcio Melhor utilizao dos espaos. Seiton Principais atividades Reviso do layout Identificao e sinalizao de compartimentos e ambientes Definio de locais de guarda Ordenao dos recursos e dos documentos nas mesas, armrios e locais fechados.

Principais benefcios Reduo do tempo e dos desgastes fsicos e mentais para acessar quilo que se deseja, gerando maior produtividade. Seiso Principais atividades Reciclagem de papis Coleta seletiva Manuteno da limpeza em espaos de uso coletivo como sala do caf, copiadoras, reunio e

banheiros. Principais benefcios Imagem positiva do ambiente Bem-estar, incluindo os espaos coletivos.

Seiketsu Principais atividades Padronizao de identificaes e sinalizaes Avaliao da ergonomia; organizao dos arquivos virtuais Definio de regras de convivncia Campanhas voltadas para a sade no relacionada ao trabalho (obesidade, dependncia qumica,

sedentarismo, stress, integrao do grupo, etc.). Principais benefcios Estabelecimento de regras que beneficiam s pessoas Preocupao com a higiene do trabalho (ergonomia) Ampliao do 5S para os meios virtuais. Shitsuke Principais atividades Levantamento de satisfao dos clientes internos e externos Cumprimentos de regras de convivncia Manuteno da ordem e da limpeza Tratamento adequado para os arquivos virtuais

Principais benefcios Maior otimizao do tempo em funo de uma maior pontualidade Liberao de tempo para atividades pessoais fora do horrio de trabalho Aumento da satisfao dos clientes internos e externos Desenvolvimento de esprito de equipe Estratgia para a prtica do 5S em reas administrativas A estratgia para estimular a prtica sistemtica do 5S em reas administrativas pode ser dividida em duas dimenses: 1a Dimenso 5S do Ambiente Administrativo So as prticas do 5S desenvolvidas em tudo o que material, ou seja, no ambiente fsico. uma boa forma para iniciar o 5S por conta das mudanas evidentes do ambiente e por fazer com que as pessoas usem seus sentidos naturais como mecanismo de aprendizagem e motivao. 2a. Dimenso 5S da Funo Administrativa So as prticas do 5S desenvolvidas em todas as funes administrativas. importante para que os ganhos potenciais nas atividades administrativas realmente ocorram, gerando maior produtividade. A seguir estas 2 dimenses esto detalhadas.

1a. Dimenso 5S do ambiente administrativo Seiri Combate ao desperdcio de recurso! Dicas de aplicao

Analise cada recurso que voc mantm no ambiente. Retire todas as coisas e documentos das
gavetas, armrios e outros compartimentos. Coloque de volta apenas o que voc usa. Mantenha prximo de voc apenas o que voc usa com muita freqncia e na quantidade adequada. O que voc usa de vez em quando, deixe em um local mais afastado e que possa ser usado por outras pessoas. Aquilo que voc no usa mais, descarte-o do ambiente, enviando-o para possveis interessados ou colocando-o no lixo. Verificar se o histrico de consumo justifica a manuteno da quantidade observada no local.

Evite excessos. Tenha somente o necessrio e na quantidade necessria. Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado. Evite manter no local de trabalho objetos ou documentos pessoais que voc no usa com freqncia. Mantenha as instalaes e os recursos em boas condies de uso, de forma que no gerem riscos ou
perdas.

Seiton Combate baguna e ao desperdcio de tempo! Dicas de aplicao

Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar. Defina o local de guarda de cada recurso mvel,
visando a facilidade de acesso, a reposio, a segurana, o conforto e a preservao. Isto inclui objetos pessoais como bolsa, pasta, casaco, palet, sobretudo, guarda-chuva, sapatos, etc.

Guarde os recursos de forma que seja fcil a sua localizao visual. Recursos colocados por trs,
muito acima ou muito abaixo da linha de viso do usurio na posio de p, obrigando-o a inclinar-se ou subir em um suporte (banco ou escada), dificultam a localizao visual.

Evite misturar recursos de caractersticas muito diferentes ou largar os recursos teis diretamente no
piso ou sobre armrios.

Identifique e sinalize recursos, locais e postos de trabalho para evitar perda de tempo e riscos para
voc e para outras pessoas que freqentam o ambiente ou utilizam os recursos. A identificao tambm deve ser feita para que substitutos eventuais ou efetivos tenham a mesma facilidade de acesso que voc.

Facilite a localizao e o acesso aos recursos e documentos fsicos, aperfeioando a identificao e


sinalizao.

Guarde os recursos de acordo com a freqncia de uso. Aquilo que voc usa de vez em quando pode
ser guardado de forma mais compacta e em locais mais altos, mais baixos ou por trs, desde que o acesso no cause maiores transtornos e seja em no mximo 30 segundos. Aquilo que voc usa com freqncia deve ser acessado em, no mximo, 8 segundos.

Evite empilhamento de recursos diferentes, um sobre o outro, dificultando o acesso e a reposio,


facilitando a desordem.

Quando o volume incompatvel com o espao reduza o volume, aumente o espao ou utilize melhor
o espao vertical.

Discuta com os demais usurios do ambiente a melhor forma de organizar os recursos permanentes
para facilitar o acesso, a circulao, a limpeza, a segurana e o conforto.

Seiso Combate sujeira! Dicas de aplicao

A melhor pessoa para manter o ambiente limpo voc. A limpeza feita pelo prprio usurio do
ambiente contribui para a reduo da sujeira, o combate fonte de sujeira, a identificao e eliminao de locais de difcil acesso, a identificao de problemas de conservao, a identificao de malefcios provocados pela sujeira e a melhoria do ambiente de trabalho.

Mesmo quando a limpeza do ambiente feita por pessoal especializado, cabe a voc evitar a gerao
de sujeira e indicar os pontos onde a sujeira se esconde.

Use adequadamente os locais de uso coletivo, como banheiros, copa, espao do caf, salas de
reunio, mquina copiadora, impressora compartilhadas, corredores, etc. Caso estes ambientes ofeream limitaes para se manterem limpos, procure o responsvel e d sugestes de melhorias (conservao, lixeiras, papel, layout, avisos, odor, recursos para a limpeza, tapetes, etc.). Sempre que sair destes locais, deixe-os limpos e organizados, adequados para serem usados por outros.

Analise se as lixeiras e outros coletores de recursos inteis ao ambiente para facilitam a manuteno
da limpeza e a remoo do material descartado (quantidade, localizao, conservao, higiene, tipo, tamanho, sinalizao, identificao, freqncia de retirada do lixo e prtica da coleta seletiva. D sugestes de melhorias.

Seiketsu Um ambiente de trabalho mais saudvel Dicas de aplicao

Identifique os recursos de acordo com um padro. Caso ainda no existam alguns deles, d
sugestes.

Discuta com a equipe as Regras de Convivncia para os comportamentos que incomodam algumas
pessoas, at chegar a um consenso.

Tenha uma preocupao efetiva e pr-ativa com relao sade e higiene do trabalho. Verifique se
existem problemas de ergonomia. Se h desconfiana, solicite um estudo de um especialista.

Invista na sua sade fsica e mental. Exemplos: Cuide da higiene pessoal (limpeza das roupas e
calados, barba, cabelo, higiene bucal, etc.); Pratique exerccios de relaxamento; Previna e/ou elimine doenas contradas fora do trabalho (obesidade, dependncia qumica, cncer, stress, sedentarismo, etc.); Crie o hbito de se integrar com outros colegas de trabalho (confraternizaes, torneio de jogos, etc.); Discuta com a equipe uma decorao adequada para o seu ambiente (quadros, plantas, fotos e outros elementos ornamentais), etc.

Shitsuke Atitudes de qualidade Dicas de aplicao

Honre a sua palavra. Ela sagrada. Cumpra rigorosamente todos os compromissos assumidos na
data e horrio definidos. Na impossibilidade, faa contato o mais rapidamente possvel com as pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e at estabelecendo um novo acordo, quando for o caso. Evite repetir impontualidades.

Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras independente de cobranas. Aquilo que voc no
concorda, apresente sugestes aos responsveis, mas respeite o que foi consensado e/ou definido.

Analise se as suas atitudes esto prejudicando outras pessoas, direta ou indiretamente. Seja humilde
e tente mudar a forma de agir quando a sua conscincia reconhece isto. Pea o apoio das pessoas mais prximas, pois no fcil mudar uma hbito adquirido e praticado ao longo de toda a sua vida.

2a. Dimenso 5S da Funo Administrativa Esta dimenso praticada em duas etapas. A primeira envolve os arquivos virtuais e a segunda a prpria funo das pessoas que trabalham em rea administrativas. A seguir so apresentadas as dicas para cada uma delas. Etapa 1 5S no computador - As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador uma Fbrica Virtual de Excelncia! Dicas de Aplicao 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. O acesso aos arquivos virtuais deve obedecer a mesma lgica que os arquivos fsicos. Dedique um dia para analisar todos os documentos de rede, e-mail e CPU. Exclua aqueles que voc Verifique se os arquivos teis esto salvos com denominaes facilmente compreensveis e se esto D uma denominao aos arquivos virtuais de forma que sejam reconhecidos sem precisar abri-los. Separe os arquivos particulares dos arquivos da sua funo em diretrios diferentes. Defina um padro de denominao para todos os arquivos e diretrios compartilhados. Acostume-se em no guardar arquivos desnecessariamente; em no acumular e-mail em caixas de

no usa. Para facilitar, coloque-os em ordem cronolgica e suspeite daqueles mais antigos. guardados nos diretrio apropriados.

entrada; em esvaziar a lixeira; em no passar "correntes"; em no enviar cpias desnecessariamente e em no arquivar, em dois lugares, os anexos recebidos. 8. D um destino efetivo no primeiro contato com o e-mail. Lembre-se que este o momento mais adequado para voc trat-lo. Faa uma crtica quando receber e-mails desnecessrios e carregados de

figuras em que nada acrescentam. 9. 10. Estabelea um perodo para fazer uma anlise dos arquivos guardados buscando eliminar os Evite deixar para o dia seguinte a resposta para os e-mail recebidos hoje. desnecessrios.

Etapa 2 5S no Funo - As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritrio uma Fbrica de Informaes Dicas de Aplicao 1. 2. Identifique para que (objetivo) e para quem (processo seguinte) voc realiza cada uma de suas Verifique com o processo seguinte quais as necessidades dele (como ele precisaria ser atendido) e

atividades de rotina, iniciando por aquelas que mais consomem o seu tempo. de que forma voc est atendendo atualmente, levando em considerao os seguintes aspectos: qualidade, meio de informao e prazo. 3. Planeje uma forma de atend-lo atuando nas causas que atualmente dificultam o atendimento. Falta de recursos Providencie os recursos adequados. Se necessrio, discuta com o seu lder; Exemplo: Falta de conhecimento ou habilidade Planeje uma forma de corrigir esta deficincia com autoaprendizagem, com outros colegas e, se necessrio, participando de um curso especfico; Deficincia de outras reas ou pessoas Comporte-se como um cliente interno, apresentando s Falta de tempo Desconfie do tempo que voc perde por no praticar o 5S ou por ser afetado por outras reas e/ou pessoas as suas necessidades (qualidade, meio de informao e prazo). pessoas que no o pratica. Lembre-se que o somatrio de pequenas perdas poder representar uma grande perda no final do dia, da semana e do ms. Esteja seguro de que voc est realmente sobrecarregado antes de argumentar para o seu lder. 4. Procure simplificar ao mximo o seu dia-a-dia, evitando acumular pendncias e sendo eficaz na comunicao, utilizando o meio mais apropriado (contato pessoal, contato telefnico, documento fsico e documento virtual). 5. Seja eficaz nas reunies. Seja seletivo, verificando a necessidade real da reunio, da sua participao, da durao e das informaes necessrias. Resista a comparecer a reunies marcadas em cima da hora. Seja pontual e cobre pontualidade no incio e no final. Critique a cultura de se marcar um horrio para se comear em outro e de se estender a reunio alm do horrio previsto. 6. 7. Seja cordial, mas objetivo, nas consultas e nos contatos. No permita que as pessoas roubem, com A sua mente obedece ao seu hbito. Acostume-se a dimensionar o seu tempo para 80% do horrio muita facilidade, um de seus recursos mais preciosos, o tempo. de trabalho. Estabelea compromissos em horrios de sada do trabalho (curso, esporte, encontros sociais, etc.). 8. 9. 10. Dedique parte de seu tempo para atividades estratgicas e de melhorias. Dedique parte de seu tempo para atividades de descontrao (cafezinho, almoo, confraternizao Evite levar trabalho para casa.

no trabalho, etc.).

Estratgia para a implantao do 5S em reas puramente administrativas A estratgia de implantao do 5S proposta pressupe que o interessado conhece a metodologia de implantao em uma organizao. A implantao do 5S em ambientes administrativos feita seguindo as mesmas fases que as reas operacionais, adequando-se nos seguintes pontos:

Sensibilizao das Pessoas Estratgicas Garantir que os principais lderes responsveis pelas reas includas no Projeto concordem com a implantao. Isto pode ser feito atravs de uma apresentao por um dos lderes, inclusive do Nmero 1, durante 30 a 40 minutos, aproveitando-se uma reunio peridica j existente. Estruturao da Implantao

Eleger um Coordenador do Projeto e solicitar a cada lder eleger um facilitador o qual compor o
Comit de Implantao. importante que este grupo tenha uma boa imagem e penetrao junto aos colegas e aos respectivos lderes.

Desenvolver um cronograma de implantao, mascote e materiais didticos.

Treinamentos Coordenador do Projeto e Facilitadores - Atravs de um profissional que tenha experincia comprovada de implantao do 5S em reas administrativas. Este treinamento pode ser complementado por leitura e visita outras reas ou organizaes com um padro mais avanado. Funcionrios Pelo Coordenador do Projeto quando a quantidade de funcionrios for relativamente grande, encarecendo a contratao de um profissional especializado.

Garantir a participao plena atravs de convocao e lembretes feitos pelo nmero 1. Deve ser
prevista, mas no divulgada, uma repescagem com aqueles que no participaram por motivo de viagem, frias ou outros motivos.

Lanamento do 5S

Fazer registros fotogrficos da situao atual. Se for vivel economicamente, contratar um diagnstico
para se registrar o padro atual do 5S nos diversos ambientes com o objetivo de se medir a evoluo ao longo do tempo.

Estes registros podero ser utilizados na fase de divulgao e posteriormente para comparar os
avanos;

Preparar o Dia D, programando as atividades (infra-estrutura e eventos) e fazendo a divulgao,


principalmente criando a expectativa para o Dia. Tomar os seguintes cuidados para garantir a eficcia deste dia: Reservar o Dia com o Nmero 1, uma vez que neste dia as atividades de rotina sero suspensas. Elaborar e divulgar os procedimentos para o descarte. aconselhvel que se crie uma ou mais reas Providenciar materiais de limpeza necessrios para que as pessoas possam limpar o ambiente de

de descarte. trabalho, aps o descarte.

Criar expectativa para o Dia D atravs de quadros de aviso e mensagens no computador (leves e
criativas).

Executar o Dia D, principalmente com atividades de descarte do desnecessrio. Terminar o Dia com
um evento de integrao e com um balano do Dia;

Determinar um prazo para o aproveitamento interno dos materiais descartados. Aps este prazo,
definir o destino de cada material;

Prtica sistemtica dos 3 primeiros S

Implementar sistemtica para avaliaes internas dos 3 primeiros S, incluindo os critrios de


avaliao, a formao dos auditores internos (que podero ser os prprios facilitadores) e o sistema de compilao dos resultados;

Fazer auditorias cruzadas mensais at que o nvel de todos os ambientes seja superior 90% (dividir
a quantidade de pontos obtidos pela quantidade de pontos possveis);

Divulgar os resultados e definir metas para a prxima auditoria; Praticar os 3 primeiros S at a sua consolidao.

Certificao de 3S

Realizar uma auditoria de Certificao em 3S (padro igual ou superior 90%), fazendo um evento de
reconhecimento para a entrega do Certificado de 3S

Planejamento para os dois ltimos S

Planejar a implementao dos dois ltimos S, definindo algumas condies gerais de padronizao,
regras de convivncia, sade e higiene, sistemtica de Manuteno do 5S e utilizao de computadores. Para tanto, devem ser consultados alguns profissionais especializados (Medicina e Segurana do trabalho, Informtica, Servios Gerais, etc.).

Envolver o nmero 1 para o anncio da nova fase e a chamada para os treinamentos de reforo; Capacitar as pessoas para a manuteno dos 3 primeiros S, a prtica dos dois ltimos S e a
introduo do 5S da Funo Administrativa;

Reciclar os auditores para as auditorias de todos os 5S.

Implementao dos dois ltimos S

Adequar as Regras Gerais s situaes de cada equipe. Isto coordenado pelo Facilitador com o aval
do respectivo lder;

O Coordenador do Projeto deve reunir os Facilitadores para fazer alguns ajustes do que foi planejado,
aps a discusso das Regras com suas respectivas equipes;

Prtica sistemtica dos dois ltimos S

Fazer auditorias bimestrais, desta vez incluindo todos os 5S. O 5S da Funo monitorado atravs de
auto-avaliaes e pesquisa;

Divulgar os resultados e definir metas para a prxima auditoria; Praticar o 5S no dia-a-dia.

Certificao de 5S

Realizar uma auditoria de Certificao em 5S (padro igual ou superior 90% em cada um dos S),
fazendo um evento de reconhecimento para a entrega do Certificado de 5S;

Realizar auditorias semestrais surpresa para verificao do padro de Certificao de 5S (caso a


instalao no mantenha perde o certificado por um perodo de 2 meses quando poder ser realizada uma outra auditoria surpresa).