SALUD VIDA EPS

PROYECTO

Presentado por:

MIGUEL ALVARADO ALFONSO

CODIGO: 2061062

NORMA LUQUE AMAYA

CODIGO: 2061016

LIZETH RODRIGUEZ TORRES

CODIGO: 2061044

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
AREA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
2009
 SALUD VIDA EPS
PROYECTO

Presentado por:

MIGUEL ALVARADO ALFONSO

CODIGO: 2061062

NORMA LUQUE AMAYA

CODIGO: 2061016

LIZETH RODRIGUEZ TORRES

CODIGO: 2061044

PRESENTADO AL DOCENTE:
JOSUE GUILLERMO CUCAITA MURCIA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
 AREA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
2009
INTRODUCCIÓN

El presente informe se realiza para la materia de sistemas de información

gerencial, dirigida por el docente Josué Guillermo Cucaita Murcia

SALUDVIDA EPS es una organización que está habilitada y certificada en ISO

9001-2000 en el régimen subsidiado y contributivo que garantiza la prestación de
servicios de salud a afiliados bajo un modelo preferente de atención preventivo
asistencial con enfoque comunitario que vela por una población sana. Su alcance
es la contratación con entes territoriales, mercadeo, afiliación, actualización, citas
médicas, compra de servicios de salud, autorizaciones, auditoria médica y cuentas
médicas que aseguran el acceso y la prestación de los servicios de salud incluidos
en el POS para el régimen subsidiado y contributivo a nivel nacional.
Hemos centrado la atención en estos procesos después de haber realizado una
investigación previa que nos permitió conocer el funcionamiento de la EPS, su
proyección, su cobertura, los procesos de servicio y atención al cliente.

La realización de este proyecto permitirá que las áreas gerencial, comercial y

operacional de SALUDVIDA EPS Villavicencio se comuniquen a través de una
aplicación independiente de la base de datos principal y donde los usuarios
tendrán la facilidad de hacer consultas, hacer seguimientos y control de los
documentos además de obtener estadísticas de la información procesada, para
poder darles a la EPS un soporte a la toma de decisiones dentro de la empresa
En SALUDVIDA EPS Villavicencio se presentan dificultades en la afiliación de un
usuario a la EPS, en la actualización de documentos o datos y en el tramite para
solicitar una cita, esto debido a que el área comercial, de donde llegan los datos y
el área operacional que los ingresa a la base de datos y genera la información no
poseen un sistema de información que controle la llegada, el tramite y el resultado
de estos documentos.

Estas tareas se ejecutan manualmente y generan confusión y retrasos entre los

encargados que deben verificar dos y tres veces la misma información para estar
seguros del trámite. La comunicación entre estas áreas es verbal y de referencia,
hecho que retrasa el cumplimiento de los objetivos propuestos en los estándares
de calidad que conciernen a la atención del usuario.
Esto genera que se presente en la entidad una falta de comunicación entre
dependencias en el manejo de los documentos físicos que circulan a diario.
1- DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1- Quienes somos?

Somos una sociedad anónima de naturaleza abierta, con personería jurídica,

aprobada por la superintendencia Nacional de Salud mediante la resolución 1231
del 20 de junio de 2001, para administrar los regimenes contributivo y subsidiado
del SGSSS a nivel nacional.

En SALUDVIDA EPS nos hemos convertido en innovadores, ya que nuestro actual

Modelo de Salud, diferente al resto de modelos del mercado se fundamenta en lo
preventivo (PYP Promoción y Prevención) para evitar la presencia de las
enfermedades. Este modelo nos hace la administradora de salud en Colombia que
valora al usuario como la mas importante, como su centro, su principio y su fin.
1.2- Nuestra visión

En el 2011 seremos una Entidad Administradora de Planes de Beneficios (EAPB)

habilitada, certificada y acreditada, sólida financieramente, competitiva a nivel
nacional e internacional, con una red de servicios habilitada, y con el mayor
impacto en la calidad de vida de sus afiliados, medido a través de óptimos
indicadores de salud.
1.3- Nuestra misión

Somos una empresa promotora de salud, habilitada, certificada en ISO 9001-2000

en el régimen subsidiado y contributivo, que garantiza la prestación de los
servicios de salud a nuestros afiliados, bajo un modelo preferente de atención
preventivo asistencial con enfoque comunitario, que propende por una población
colombiana sana.
2- LOCALIZACIÓN

SALUDVIDAEPS VILLAVICENCIO está ubicada en la Calle 33A No. 27-45 Barrio

BARZAL media cuadra arriba de urgencias de la clínica Meta.

3- SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES

Para cada una de las zonales y de las sedes la organización dispone de una
infraestructura física adecuada, con las herramientas tecnológicas idóneas y los
equipos necesarios para el desarrollo de toda la operación (Hardware, Software,
Equipos de Oficina y Periféricos);
Dentro del Macro-Proceso de Informática están consignados los procesos para
desarrollo de software, soporte técnico, administración de las bases de Datos y
Administración del servidor.
El sistema actual para el control de documentos utiliza métodos rudimentarios
como el manejo de tableros para llevar el reporte de formularios devueltos,
aprobados o en proceso; hojas pegadas a la pared en la oficina que contiene los
códigos de motivo de devolución; un salón de archivo donde se almacenan con un
orden especifico los documentos procesados.

4. ANALISIS

SALUDVIDA EPS cuenta con MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y

PROCESOS en estos se contiene los siguientes Macro-procesos:
• GERENCIAL que establece las directrices generales del sistema de Gestión
de Calidad.
 • REGIMEN SUBSIDIADO encargado del mercadeo y la contratación, la
constitución y Administración de la Base de Datos y el recaudo.
SALUD controla y establece la compra de servicios de salud, autorizaciones con la
IPS auditorias y cuentas médicas.
CONTRIBUTIVO que direcciona y relaciona el área comercial, el sistema de
afiliaciones y el sistema de compensaciones.
APOYO establece los procedimientos a nivel Administrativo, financiero, de
informática, jurídico, de contabilidad y de imagen corporativa.
 5- PROCESOS DE LA EMPRESA SALUD VIDA EPS.

El sistema que le vamos a implementar a la empresa SALUDVIDA EPS, es un

sistema de información automatizado que controle la llegada, el trámite y el
resultado de todos los documentos de los usuarios. Como está la afiliación de un
usuario a la EPS, la actualización de documentos o datos y el tramite para solicitar
una cita,

1) AFILIACIÓN DE UN USUARIO A LA EPS

Esta persona llega donde un asesor. Este asesor le solicita toda clase de
documentos y datos. (Nombre, Apellido, ID. Beneficiario, Teléfono, Dirección,
fecha de nacimiento, dirección, fecha de la afiliación). La EPS verifica, si toda la
información suministrada es verdadera. Si la información es verdadera y el usuario
no se encuentra inscrito en otra EPS, la empresa aprueba y autorizan a entregar el
formulario al usuario.
Aquella persona diligencia el formato, lo lleva a la EPS al asesor que lo atendió. Y
allí junto con el gerente le dan el visto bueno. Después la empresa envía a la
ciudad de Bogotá donde se encuentra la principal de Salud Vida EPS, toda la
información y documentos pertinentes.
Todos los empleados de la empresa a través del computador asignado manejarán
el programa, cualquier dato que se ingrese a este sistema, quedará programado
para todos los computadores de la organización
DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO

- Afiliación de un usuario a la EPS

SOLICITUD DE
AFILIACION

SE SOLICITA (NOMBRE,
APELLIDO, ID,
TELÉFONO, DIRECCIÓN,
FECHA DE NACIMIENTO,
DIRECCIÓN,
ASESOR
VERIFICAR DATOS
USUARIO Inf. Verdad

SE APRUEBA
INFORMACIÓN
ACTOR Nº 1
USUARIO
SE AUTORIZA DAR
FORMULARIO AL
USUARIO

GERENTE
EPS

2) PEDIR UNA CITA

Esta persona pide la cita de manera tradicional, acudiendo personalmente al

servicio de atención al usuario de la EPS. Al solicitar la cita medica se debe dictar
el Nº de la cedula o entregar el carnet que lo acredita como miembro activo de la
EPS Salud y Vida. Ellos a su vez comprueban en el sistema si esta en regla la
documentación y pago oportuno. Para así ser aprobada la solicitud. Una vez
comprobado se entrega en una ficha, el día, la hora, y el nombre de la persona
que lo va atender en la cita medica.
 DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO

- Pedir una Cita

SOLICITAR CITA
MEDICA

ENTREGAR CARNET QUE

LO ACREDITA COMO
MIEMBRO ACTIVO DE LA
EPS SALUD VIDA
USUARIO
SE COMPRUEBA EN
EL SISTEMA

APRUEBA LA
SOLICITUD
SERVICIO
ATENCIÓN
SE ENTREGA FICHA AL USUARIO
CON HORA Y DIA DE
LA CITA

3) ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS O DATOS.

Tener sus datos actualizados es supremamente importante para la correcta y oportuna

prestación de los servicios de salud a los que usted y sus afiliados tienen derecho. Los
procesos que se llevan a cabo en la actualización de los datos en la EPS Salud Vida
son:
- El usuario se dirige a Salud Vida EPS, donde solicita el oficio para poder actualizar los
datos personales.
- Se debe presentar los documentos que acreditan las condiciones legales de todos los
miembros de el núcleo familiar, así:

PARENTEZCO / ESTADO DOCUMENTO FRECUENCIA DE

 ACTUALIZACIÓN

Cónyuge Registro de matrimonio

Declaración juramentada Una vez y cuando cambie

en la que se manifieste el estado
Compañero permanente que la convivencia es
igual o superior a dos
años

Hijos, padres o parientes Registros civiles donde Una vez

hasta tercer grado de conste el parentesco
consanguinidad

Certificación del Semestral

establecimiento
educativo, donde conste
edad, escolaridad,
Estudiante
período y dedicación
académica.

Incapacidad permanente Certificación expedida Semestral

de los hijos mayores de 18 por un médico autorizado
años por la EPS

- Se deben llenar los datos para la actualización

* Identificación

Datos Básicos Personales

* Primer Segundo
Nombre Nombre
* Primer Segundo
Apellido Apellido
Correo
Electrónico
Celular

Datos de la Residencia
*
Departamento
 * Ciudad
* Barrio
* Dirección
* Teléfono

Datos de la Oficina
Departamento
Ciudad
Barrio
Dirección
Teléfono Extensión
* Teléfono
Contacto

- Este oficio debe ser entregado o llevado de nuevo a la EPS

DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO

- Actualización de documentos o datos

SOLICITA OFICIO

PRESENTA DOCUMENTOS
LAS CONDICIONES LEGALES
DE TODOS LOS MIEMBROS
DEL NÚCLEO FAMILIAR
USUARIO
REGISTRO DATOS
PARA ACTUALIZAR

OFICIO ENTREGADO
A LA EPS. SERVICIO
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE SALUD VIDA EPS EPS
ATENCIÓN

INICIO
“CITA ASIGNADA ”,
“HORA DE LA CITA ”,
USUARIO= CEDULA
HORA_CITAHORA_Cita
N_CEDULA,
N_CEDULA
HORA_Cita ==
DISPONIBILIDAD=
DISPONIBILIDAD
USUARIO
HORA_Cita
HORA
FIN SI
NO
 INICIO

EDAD, V_INF

EDAD >=18

DOCUMENTACION =
V_INF

“CLIENTE
AFILIADO”

FIN
 CASOS DE USO DOCUMENTACIÓN

CASO DE USO SISTEMA GENERAL ACTUAL DE SALUD VIDA EPS.

Solicitar ASESOR
Afiliación Actor Primario

Solicitar
Cita

BASE DE DATOS
Actor
Solicitar Secundario
Información

BENEFICIARIO
Actor Primario Verificar
Información
GERENTE
Actor Primario

Realizar
Afiliación

Actualizar
Información AUX. DE
OPERACIONES
Actor
Primario
 Número 1. CASO - AFILIACIÓN DE UN USUARIO A LA EPS

ASESOR
Actor Primario

Solicitar BASE DE DATOS

Actor Secundario
Afiliación

BENEFICIARIO
ActorºPrimario

GERENTE
Realizar Actor Primario
Afiliación

AUX. DE
OPERACIONES
Actor Primario
 Número 2. CASO - SOLICITAR CITA

ASESOR
Actor Primario
Solicitar
Cita

BENEFICIARIO
Actor Primario

BASE DE DATOS
Actor Secundario
 Número 3. CASO - ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS O DATOS.

ASESOR
Solicitar Actor Primario
Informació
n

BENEFICIARIO
Actor Primario
Verificar
Informació
n BASE DE DATOS
Actor Secundario

Actualizar
Informació
n
GERENTE
Actor Primario

AUX. DE
OPERACIONES
Actor Primario
ACTORES:

Actor 1. Documentación actor beneficiario

Nombre: Beneficiario
Tipo: Primario
Casos de uso:

• Solicitar Afiliación
• Solicitar Cita
• Solicitar Información
• Verificar Información
• Realizar Afiliación
• Actualizar Información

Actor 2. Documentación actor asesor

Nombre: Asesor
Tipo: Primario
Casos de uso:

• Verificar Información
• Realizar Afiliación
• Actualizar Información

Actor 3. Documentación actor base de datos

Nombre: Base de datos

Tipo: Secundario
Casos de uso:
• Solicitar Afiliación
• Solicitar Cita
• Solicitar Información
• Verificar Información
• Realizar Afiliación
• Actualizar Información
Actor 4. Documentación actor gerente

Nombre: Gerente
Tipo: Primario
Casos de uso:
• Solicitar Afiliación
• Solicitar Cita
• Solicitar Información
• Verificar Información
• Realizar Afiliación
• Actualizar Información

Actor 5. Documentación actor auxiliar de operaciones

Nombre: Auxiliar de operaciones

Tipo: Primario
Casos de uso:

• Solicitar Afiliación
• Solicitar Cita
• Solicitar Información
• Verificar Información
• Realizar Afiliación
• Actualizar Información
Número 1. CASO - AFILIACIÓN DE UN USUARIO A LA EPS

Nombre: Afiliación de un usuario a la EPS

Autor: Lizeth Rodríguez Torres
Fecha: 07/02/2009
Descripción:
Permitir la afiliación de pacientes Salud Vida EPS
Actores:
Beneficiario (usuario, paciente); Asesor, Base de datos (Computador), Gerente
y asesor de operaciones.
Precondiciones:
 El usuario o beneficiario debe llevar toda clase de documentos a la hora de la
afiliación
 El usuario o beneficiario no debe estar inscrito en otra EPS.

Flujo normal:

1. El usuario o beneficiario llega donde un asesor.

2- El paciente solicita afiliación al usuario
3- Este asesor le solicita toda clase de documentos y datos.
4- El asesor verifica, si toda la información suministrada es verdadera.
5- El auxiliar registra las solicitudes del paciente en la base de datos
6- El auxiliar genera la afiliación

Flujo excepciones:

El asesor y el auxiliar de operaciones comprueba la validez de los datos

personales, si éstos no son correctos se avisa al usuario o beneficiario de
ello permitiéndole que los corrija para luego generar la afiliación del
paciente y su debido almacenamiento a la base de datos de la empresa
Subflujos:
No hay
Poscondiciones:
La afiliación del paciente ha sido realizada satisfactoriamente por el asesor y el
auxiliar de operaciones y registrada en la base de datos de la EPS Salud Vida
Número 2. DOCUMENTACIÓN CASO DE USO - SOLICITAR CITA

Nombre: Solicitar Cita

Autor: Lizeth Rodríguez Torres
Fecha: 03/ 07/2009
Descripción:
Permitir al usuario o beneficiario de la EPS Salud Vida, poder solicitar una cita
medica u odontológica.
Actores:
Beneficiario (usuario, paciente); Asesor y Base de datos (Computador)
Precondiciones:
El usuario o beneficiario debe ingresar a la EPS Salud Vida ó debe realizar una
llamada telefónica a la misma
Flujo normal:
1) El usuario o beneficiario solicita la cita medica u odontológica al asesor
de la EPS
2) El usuario dicta al asesor el Nº de la cedula o entrega el carnét que lo
acredita como miembro activo de la EPS
3) A través de la base de datos se comprueba en el sistema si el
beneficiario o usuario esta en regla con la documentación y pago
oportuno.
4) El asesor aprueba la solicitud
5) Una vez comprobado se entrega en una ficha, el día, la hora, y el
nombre de la persona que lo va atender en la cita medica.

Flujo excepciones:
No hay
Subflujos:
No hay
Poscondiciones:
El usuario o beneficiario tendrá conocimientos sobre el día, la hora y el nombre
de la persona que desea que lo atienda en la cita medica.
Número 3. DOCUMENTACIÓN CASO DE USO- ACTUALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS O DATOS.

Nombre: Actualización de documentos o datos.

Autor: Lizeth Rodríguez Torres
Fecha: 03/07/2009
Descripción:
Permitir al paciente la actualización de documentos o datos pertinentes, parqa
la prestación de este servicio satisfactoriamente.
Actores:
Beneficiario (usuario, paciente); Asesor, Base de datos (Computador), Gerente
y asesor de operaciones.
Precondiciones:
El paciente debe actualiza los documentos o datos cada semestre.
Tener los datos actualizados es supremamente importante para la correcta y
oportuna prestación de los servicios de salud a los que usted y sus afiliados
tienen derecho.
Flujo normal:
 El usuario se dirige a Salud Vida EPS, donde solicita el oficio para poder
actualizar los datos personales.
 Se debe presentar los documentos que acreditan las condiciones legales
de todos los miembros de el núcleo familiar
 Se deben llenar los datos para la actualización
 Se verifica la información que el usuario suministro
 El oficio del formulario debe ser entregado o llevado de nuevo a la EPS al
asesor o al auxiliar de operaciones.
 Se actualiza la información, documentos y datos.
Flujo excepciones:
2. El auxiliar comprueba la validez de los datos personales, si éstos no son
correctos se avisa al paciente de ello permitiéndole que los corrija para
luego generar la actualización y su debido almacenamiento a la base de
datos de Salud Vida EPS.
Subflujos:
No hay
Poscondiciones:
La actualización de documentos o datos ha sido realizada satisfactoriamente
por el asesor y el auxiliar de operaciones, registrada en la base de datos de
 Salud Vida EPS.

DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓN

El sistema se encuentra estructurado, en tablas que almacenan información y se

encuentran definidas así:

- DISEÑO DEL SISTEMA

1- Beneficiario 2- Asesor

- Nombre - Nombre
- Apellido - Apellido
- Id _ beneficiario - Password
- Teléfono - Cod_asesor 5- Auxiliar
- Dirección - Fecha Operaciones
- Fecha_nac
- Fecha - Nombre
- Servicio - Apellido
- Cod_auxiliar
- Password
3- Base de Datos 4- Gerente
- Fecha
- Numero - Nombre
- cod_asesor - Password
- Fecha - Apellido
- No _ formulario - id _ gerente
- Beneficiario

Tabla1.

1- Beneficiario o Usuario

Nombre o Tipo de Tamaño Descripción

Campo dato

Id _ Varchar 15 Identificación del beneficiario

beneficiario Varchar 30 Nombre del beneficiario
Nombre Varchar 30 Apellido del beneficiario
Apellido Varchar 10 Número telefónico del beneficiario
Teléfono Varchar 50 Dirección del beneficiario
Dirección Varchar 50 Tipo de servicio que desea el
Servicio Date 10 beneficiario
 Fecha Date 10 Fecha de solicitud
Fecha_nac Date 8 Fecha de nacimiento del usuario
Tabla2.

2- Asesor

Nombre o Tipo de Tamaño Descripción

Campo dato

Cód_asesor Varchar 10 Identificación del asesor en la EPS

Nombre Varchar 30 Nombre del asesor
Apellido Varchar 30 Apellido del asesor
Password Varchar 10 Clave de acceso al sistema
Fecha Date 10 Fecha en la que lleva a cabo la
solicitud junto con el cliente.

Tabla3.

3- Base de Datos

Nombre Tipo Tamaño Descripción

id _ respuesta Varchar 10 Numero único de cada respuesta

Tipo Varchar 40 Identifica el tipo de servicio
No. Formulario Varchar 10 Formulario utilizado
Asunto Varchar 40 El asunto de la respuesta
Gerente Varchar 30 La persona que da el aval a la
Auxiliar Varchar 30 solicitud.
operaciones Varchar 30 Persona que manipulo la
Jefe comercial Date 10 información
Fecha Date 08 Fecha de la respuesta

Tabla4.

4- Gerente

Nombre o Tipo de Tamaño Descripción

Campo Dato

Id _ gerente Varchar 10 Identificación del gerente

Nombre Varchar 30 Nombre del gerente
Apellido Varchar 30 Apellido del gerente
Password Varchar 10 Clave de acceso al sistema
Tabla5.

5- Auxiliar de operaciones

Nombre o Tipo Tamaño Descripción

Campo

Cód_auxiliar Varchar 10 Identificación del asesor en la EPS

Nombre Varchar 30 Nombre del asesor
Apellido Varchar 30 Apellido del asesor
Password Varchar 10 Clave de acceso al sistema
Fecha Date 08 Fecha en la que lleva a cabo la
solicitud junto con el cliente.

DICCIONARIO DE DATOS

TABLA A Beneficiario

Nombre Tipo Longitud Rango Descripción

Nombre Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el nombre del usuario
Apellido Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el apellido del usuario
Cedula Varchar 15 (0-9)(‘)(,) identificación del usuario
Fecha Date 10 (0-9)(-) Fecha en la que se ingreso los
datos, o solicitudes
Servicio Varchar 20 (a-z)(A-Z) Es el servicio que el cliente
requiere

TABLA B ASESOR

Nombre Tipo Longitud Rango Descripción

Nombre Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el nombre del asesor
Apellido Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el apellido del asesor
código Varchar 15 (0-9)(‘)(,) identificación del asesor en el
sistema
Password Varchar 10 (a-z) (0-9) Clave de acceso al sistema
Fecha Date 08 (0-9)(-) Fecha el en la que se efectúa
la devolución
TABLA C BASE DE DATOS

Nombre Tipo Longit Rango Descripción

ud

id _ respuesta Varchar 10 (a-z)(A-Z) Numero único de cada

Tipo Varchar 40 (a-z)(A-Z) respuesta
No. Formulario Varchar 10 (0-9)(-) Identifica el tipo de servicio
Asunto Varchar 40 (a-z)(A-Z) Formulario utilizado
Gerente Varchar 30 (a-z)(A-Z) El asunto de la respuesta
Asesor Varchar 30 (a-z)(A-Z) La persona que da el aval a la
Operaciones Varchar 30 (a-z)(A-Z) solicitud.
Beneficiario Varchar 10 (a-z)(A-Z) Persona que pertenece a la
EPS
Fecha Date 8 (0-9)(-) Fecha de la respuesta

TABLA D GERENTE

Nombre Tipo Longitud Rango Descripción

Nombre Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el nombre del gerente
Apellido Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el apellido del gerente
Password Varchar 10 (a-z) (0-9) Clave de acceso al sistema
Cedula Varchar 15 (0-9)(‘)(,) identificación del gerente

TABLA E AUXILIAR DE OPERACIONES

Nombre Tipo Longitud Rango Descripción

Nombre Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el nombre de la
persona que maneja la
información de la BD
Apellido Varchar 30 (a-z)(A-Z) Apellido del auxiliar de
operaciones
código Varchar 10 (0-9) Numero que lo identifica en el
sistema
Fecha Date (0-9)(-) Fecha el en la que se efectúa
la devolución
Password Varchar 10 (a-z) (0-9) Clave de acceso al sistema