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Redao Oficial - Dicas e

Macetes




Redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos
normativos e comunicaes, que tantoser dirigidos ao poder pblico como a
particulares. uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e
uniformidade podem

Caractersticas
I - Impessoalidade - Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que
deve ser dado aos assuntos quecomunicaes oficiais decorre: constam das
a) da ausncia de impresses individuais de quem comunica: embora se
trate, por exemplo, de umexpediente assinado por Chefe de determinada
Seo, sempre em nome do Servio Pblico que feita a comunicao.
Obtm-se, assim, uma desejvel padronizao, que permite que
comunicaes elaboradas em diferentes setores da Administrao guardem
entre si certa uniformidade;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao, com duas
possibilidades: ela pode ser dirigida a umcidado, sempre concebido como
pblico, ou a outro rgo pblico. Nos dois casos, temos um
destinatrioforma homognea e impessoal; concebido de
c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: se o universo temtico
das comunicaes oficiais se restringe a questes que dizem respeito ao
interesse pblico, natural que no cabe qualquer tomparticular ou pessoal.



II - Conciso - A conciso antes uma qualidade do que uma caracterstica do
texto oficial. Conciso o texto que consegue transmitir um mximo de informaes
com um mnimo de palavras. Para que se redija comqualidade, fundamental que
se tenha, alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessrio
tempo para revisar o texto depois de pronto. nessa releitura que muitas vezes se
percebem eventuais redundncias ou repeties desnecessrias de idias. no se
deve de forma alguma entend-la comoeconomia de pensamento, isto , no se
devem eliminar passagens substanciais do texto no af de reduzi-lo emtamanho.
Trata-se exclusivamente de cortar palavras inteis, redundncias, passagens que
nada acrescentem ao que j foi dito. essa

III - Clareza - A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial.
Pode-se definir como claroaquele texto que possibilita imediata compreenso pelo
leitor. No entanto a clareza no algo que se atinja por sis: ela depende
estritamente das demais caractersticas da redao oficial. Para ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes que poderia
decorrer de um tratamentodado ao texto; personalista
b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de entendimento geral e
por definio avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o
jargo;
c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a imprescindvel
uniformidade dos textos;
d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos
lingsticos que nada lhe acrescentam.
pela correta observao dessas caractersticas que se redige com clareza
Tipos definidos pelo Manual de Redao da Presidncia
1. O Padro Ofcio
1.1. Aviso e Ofcio e Memorando
2. Exposio de Motivos
3 Mensagem
4. Telegrama
5. Fax
6. Correio Eletrnico

Pronomes de tratamento


316 (Gramtica Metdica Napoleo Mendes)
Vossa emprega-se quando nos dirigimos pessoa Acabo de receber
o diploma que Vossa SantidadeOu Vossa Senhoria nomear o seu substituto? Caso
a pessoa qual nos dirigimos seja do sexo masculino, o adjetivo deve guardar
concordncia: Vossa Senhoria est ocupado? (dirigindo-se a um homem) se dignou
enviar-me.
Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria est atarefada? (dirigindo-se a uma
mulher)
Sua emprega-se quando nos referimos pessoa - Vi sua Santidade
o Papa Paulo VI quando estive em Roma.

1- Vossa Excelncia:
a) do Poder Executivo;
Presidente da Repblica;
Vice-Presidente da Repblica;
Ministros de Estado<!--[if !supportFootnotes]-->;
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito
Federal;
Oficiais-Generais das Foras Armadas;
Embaixadores;
Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de
cargos de natureza especial;
Secretrios de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
b) do Poder Legislativo:
Deputados Federais e Senadores;
Ministros do Tribunal de Contas da Unio;
Deputados Estaduais e Distritais;
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;
Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais.
c) do Poder Judicirio:
Ministros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais;
Juzes;
Auditores da Justia Militar.
1.1 O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de
Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal
Federal.
1.2 As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido
do cargo respectivo:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
2. Vossa Senhoria
empregado para as demais autoridades e para particulares.
2.1 O vocativo adequado :
Senhor Fulano de Tal,
(...)
No envelope, deve constar do endereamento:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua ABC, n
o
123
12345-000 Curitiba. PR
Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do
superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa
Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo
acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o
apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem
concludo curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os
bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais
casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes.
Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por
fora da tradio, emcomunicaes dirigidas a reitores de universidade.
Corresponde-lhe o vocativo:
Magnfico Reitor,
(...)
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia
eclesistica, so:
Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo
correspondente :
Santssimo Padre,
(...)
Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos
Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:
Eminentssimo Senhor Cardeal, ou
Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal,
(...)
Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a
Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para
Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para
sacerdotes, clrigos e demais religiosos.
2.2. Fechos para Comunicaes
O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de
arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. Os modelos para fecho que vinham
sendo utilizados foram regulados pela Portaria n
o
1 do Ministrio da Justia, de
1937, que estabelecia quinze padres. Com o fito de simplific-los e uniformiz-los,
este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as
modalidades de comunicao oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica:
Respeitosamente, (COBRADO EM CONCURSO)
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente, (COBRADO EM CONCURSO)
Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades
estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no
Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores.





2.3. Identificao do Signatrio
Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas
as demais comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que
as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a
seguinte:
(espao para assinatura)
NOME
Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica
(espao para assinatura)
NOME
Ministro de Estado da Justia
Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina
isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior
ao fecho.
3. O Padro Ofcio
H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que
pela forma: o ofcio, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se
adotar uma diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio. As
peculiaridades de cada um sero tratadas adiante; por ora busquemos as suas
semelhanas.
3.1. Partes do documento no Padro Ofcio
O aviso, o ofcio e o memorando devem conter as seguintes partes:
a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o
expede:
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-
MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento
direita:
Exemplo:
Braslia, 15 de maro de 1991.
c) assunto: resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do rgo em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.

d) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a
comunicao. No caso do ofcio deve sertambm o endereo. includo
e) texto: nos casos em que no for de mero encaminhamento de
documentos, o expediente deve conterseguinte estrutura: a
introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual
apresentado o assunto que motivacomunicao. Evite o uso das formas: Tenho a
honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma
direta; a
desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais
de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o
que confere maior clareza exposio;
concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio
recomendada sobre o assunto.
Os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que
estes estejam organizados emitens ou ttulos e subttulos.
J quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura
a seguinte:
introduo: deve iniciar com referncia ao expediente que solicitou o
encaminhamento. Se a remessa do documento no tiver sido solicitada, deve iniciar
com a informao do motivo da comunicao, que encaminhar, indicando a seguir
os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio,
e assunto de que trata), e a razo pela qual est sendo encaminhado, segundo a
seguinte frmula:
Em resposta ao Aviso n 12, de 1 de fevereiro de 1991, encaminho,
anexa, cpia do Ofcio n 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral
de Administrao, que trata da requisio do servidor Fulano de Tal.
ou
Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia do
telegrama n
o
12, de 1
o
de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederao
Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernizao de tcnicas
agrcolas na regio Nordeste.
desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer algum
comentrio a respeito do documento que encaminha, poder acrescentar
pargrafos de desenvolvimento; em caso contrrio, no h pargrafos de
desenvolvimento em aviso ou ofcio de mero encaminhamento.
f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicaes);
g) assinatura do autor da comunicao; e
h) identificao do signatrio (v. 2.3. Identificao do Signatrio).
3.3. Aviso e Ofcio
3.3.1. Definio e Finalidade
Aviso e ofcio so modalidades de comunicao oficial praticamente
idnticas. A nica diferena entre elesque o aviso expedido exclusivamente por
Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofcio
expedido para e pelas demais autoridades. Ambos tm como finalidade o
tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e, no
caso do ofcio, tambm com particulares.
3.3.2. Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, aviso e ofcio seguem o modelo do padro ofcio, com
acrscimo do vocativo, quedestinatrio (v. 2.1 Pronomes de Tratamento), seguido
de vrgula. invoca o
Exemplos:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes
informaes do remetente:
nome do rgo ou setor;
endereo postal;
telefone e endereo de correio eletrnico.

3.4. Memorando
3.4.1. Definio e Finalidade
O memorando a modalidade de comunicao entre unidades
administrativas de um mesmo rgo, queestar hierarquicamente em mesmo nvel
ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao
eminentemente interna. podem
Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a
exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado
setor do servio pblico.
Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em
qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos
burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os
despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de
falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma
espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de
decises, e permitindo que se historie o andamento da matriatratada no
memorando.
3.4.2. Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a
diferena de que o seudestinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Ao Sr.
Subchefe para Assuntos Jurdicos
4. Exposio de Motivos





4.1. Definio e Finalidade
Exposio de motivos o expediente dirigido ao Presidente da Repblica ou
ao Vice-Presidente para:
a) inform-lo de determinado assunto;
b) propor alguma medida; ou
c) submeter a sua considerao projeto de ato normativo.
Em regra, a exposio de motivos dirigida ao Presidente da Repblica por
um Ministro de Estado.
Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministrio, a
exposio de motivos dever serpor todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa
razo, chamada de interministerial. assinada
4.2. Forma e Estrutura
Formalmente, a exposio de motivos tem a apresentao do padro ofcio
(v. 3. O Padro Ofcio). O anexoque acompanha a exposio de motivos que
proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo, segue o modelo
descrito adiante.
A exposio de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas
formas bsicas de estrutura: uma para aquela que tenha carter exclusivamente
informativo e outra para a que proponha alguma medida ouprojeto de ato
normativo. submeta
No primeiro caso, o da exposio de motivos que simplesmente leva algum
assunto ao conhecimento do Presidente da Repblica, sua estrutura segue o
modelo antes referido para o padro ofcio.
5. Mensagem
5.1. Definio e Finalidade
o instrumento de comunicao oficial entre os Chefes dos Poderes
Pblicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao
Poder Legislativo para informar sobre fato da Administrao Pblica; expor o plano
de governo por ocasio da abertura de sesso legislativa; submeter ao Congresso
Nacional matrias que dependem de deliberao de suas Casas; apresentar veto;
enfim, fazer e agradecer comunicaes de tudo quanto seja de interesse dos
poderes pblicos e da Nao.
5.2. Forma e Estrutura
As mensagens contm:
a) a indicao do tipo de expediente e de seu nmero, horizontalmente, no
incio da margem esquerda:
Mensagem n
o

b) vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do
destinatrio, horizontalmente, no inciomargem esquerda; da
Excelentssimo Senhor Presidente do Senado Federal,
c) o texto, iniciando a 2 cm do vocativo;
d) o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente
fazendo coincidir seu final commargem direita. a
A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da Repblica,
no traz identificao de seusignatrio.
6. Telegrama
6.1. Definio e Finalidade
Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos
burocrticos, passa a receber o ttulo de telegrama toda comunicao oficial
expedida por meio de telegrafia, telex, etc.
Por tratar-se de forma de comunicao dispendiosa aos cofres pblicos e
tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas quelas
situaes que no seja possvel o uso de correio eletrnicoou fax e que a urgncia
justifique sua utilizao e, tambm em razo de seu custo elevado, esta forma de
comunicao deve pautar-se pela conciso (v. 1.4. Conciso e Clareza).
6.2. Forma e Estrutura
No h padro rgido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos
formulrios disponveis nas agnciasCorreios e em seu stio na Internet. dos
7. Fax
7.1. Definio e Finalidade
O fax (forma abreviada j consagrada de fac-simile) uma forma de
comunicao que est sendo menosdevido ao desenvolvimento da Internet.
utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de
documentos, de cujo conhecimento h premncia, quando no h condies de
envio do documento por meio eletrnico. Quando necessrio o original, ele segue
posteriormente pela via e na forma de praxe. usada
Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no
com o prprio fax, cujopapel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.
7.2. Forma e Estrutura
Os documentos enviados por fax mantm a forma e a estrutura que
lhes so inerentes.
conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de
rosto, i. ., de pequenoformulrio com os dados de identificao da mensagem a
ser enviada, conforme exemplo a seguir:
8. Correio Eletrnico
8.1 Definio e finalidade
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade,
transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de
documentos.
8.2. Forma e Estrutura
Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade.
Assim, no interessa definirforma rgida para sua estrutura. Entretanto, deve-se
evitar o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial (v. 1.2 A
Linguagem dos Atos e Comunicaes Oficiais).
O campo assunto do formulrio de correio eletrnico mensagem deve ser
preenchido de modo a facilitar a organizao documental tanto do destinatrio
quanto do remetente.
Para os arquivos anexados mensagem deve ser utilizado,
preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum
arquivo deve trazer informaes mnimas sobre seu contedo..
Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de confirmao de leitura.
Caso no seja disponvel, deve constar da mensagem pedido de confirmao de
recebimento.
8.3 Valor documental
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio
eletrnico tenha valor documental, i. , para que possa ser aceita como documento
original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do
remetente, na forma estabelecida em lei.



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